Smysl práce z domu

1

Implementace využívání práce z domu na Krajském úřadě Královéhradeckého kraje

Libor Košťál, vedoucí odboru kancelář ředitelky

10. Národní konference kvality ve veřejné správě Hradec Králové 19.2.2014

2

3

4

5

Smysl práce z domu

• Vědomí hodnot

• Společenská odpovědnost

• Co byste udělali, kdybyste se nebáli?

6

Globální cíl kraje

Vytvářet podmínky a prostředí umožňující spokojený život obyvatel v kraji a zvýšit atraktivitu regionu pro podnikání, investice a život

obyvatel.

7

Strategický cíl úřadu

Snížení fixních nákladů úřadu při zkvalitnění pracovních podmínek zaměstnanců, rozšíření pracovní doby úřadu a využívání práce z domu

Termín: prosinec 2013

8

Hrdost a autorství

• Kultura důvěry umožňující něco vytvořit a chtít se pod to podepsat

• Vztah kultura-strategie-struktura– Vítěz je pouze jeden

9

Proč náš úřad ?! Zvýšení efektivity výkonu veřejných služeb, resp. úřadu a růst spokojenosti

zaměstnanců (efektivnost předpokládá, že cíle jsou stanoveny a zdroje jsou k dispozici)

Práce z domu nejvýznamnějším cílem 2 strategií úřadu:

• Strategie úřadu 2011-2014 Snížení fixních nákladů, odstranění plýtvání ve využívání kancelářských

prostor, …..

• Slaďování rodinného a pracovního života Zkvalitnění pracovních podmínek zaměstnanců, nejvýznamnější benefit

pro zaměstnance

10

Podstata řešení

• Zkvalitnění řízení a organizace práce• Efektivnější využívání kancelářských prostor• Snížení provozních nákladů, resp. odstranění plýtvání• Rozšiřování moderních technologií, rozvoj znalostí a

dovedností• Růst spokojenosti zaměstnanců,loajalita k zaměstnavateli

11

Implementace práce z domu 2011 a 2012

Popis řešení2011 vytvořen PT, připraven harmonogram implementace analýza zaměstnanců vhodných pro práci z domu

projednání s dotčenými a schválení vedením

2012 pilotní odzkoušení (6 z odd. kontroly obcí a analýz) dohody do 31.12.2012

vyhodnocení a podpis dohod do 31.12.2013 schválení přípravy rozšíření práce z domu v r. 2013

12

Implementace práce z domu 2013

PT připravil rozšíření (80 nejenom může, ale chce)Vybráni ti, kteří alespoň 2 dny v týdnu z domuZajištění techniky (NTB, mobil, internet,…zpravidla obměna)

Od března, resp. září 37 zaměstnanců z 9 odborůKonec listopadu vyhodnocení2 nechtějí pokračovat3 nepovolenoNově vybráno dalších 12 pro práci z domu od 1.1.2014

13

Vývoj/měřítka 2012-2014

rok 2012 2013 2014

Zaměstnanci s domácí prací

6 37 44

Počet odborů s domácí prací

1 9 10

Redukce kanceláří 2 4 10

Úspory v tis. Kč 266 334 990

Zkratky odborů EO EO,DS,KH,KR,SM,ŽP,VZ,SV,ZD

EO,DS,KH,KR,SM,ŽP,VZ,SV,ZD, ÚP

14

Náklady a přínosy využívání práce z domu

1 zaměstnanec s prací z domu stojí cca 4 tis. Kč/rok i méně ataky „0“

1 uvolněná kancelář šetří cca 100 tis. Kč (resp. 3600 Kč/m2 /rok)

To podstatné zaměstnavatel (zatím) nevidí.

15

Inovativnost a přenositelnost

• Institucionalizace změny, zakotvení

• Podpora kultury učící se organizace (změna chování, řízení a organizace práce, komunikace, včetně informování veřejnosti o práci z domu a nabídka schůzek v rozšířené době prostřednictvím informačního centra….ukládání a přebírání úkolů, vzdělávání zaměstnanců

• Nové znalosti a dovednosti (využívání moderních komunikačních technologií, příprava vnitřních norem, Pracovní řád, dohody o práci mimo pracoviště zaměstnavatele, ..

• Nová IT řešení (aktualizace bezpečností politiky ICT, zajištění bezpečného vzdáleného přístupu k aplikacím a na servery prostřednictvím tenkého klienta, úprava některých aplikací dle požadavků , docházkový systém rozšířen o SW terminál, propojení s webovými stránkami kraje, proškolení zaměstnanců k využívání ICT,…)

16

Doporučení PT

• Jasná VIZE

• NALÉHAVOST změny JE x NENÍ ?

• VŠESMĚRNÁ KOMUNIKACE napříč organizací

• Brát v úvahu DŮVODY SE BRÁNIT– vlastní zájmy dotčené osoby, nejistota, obavy ze ztrát, neporozumění, špatná zkušenost

• Získat PODPORU VŮDCE a následně všech úrovní, zaměstnanců

• DŮSLEDNÉ ZAVÁDĚNÍ , bez výjimek oddalujících dosažení vize, cíle, mohou změnu zmařit

17

CHYTRÁ PRÁCE

• Využít znalostí ze zahraničí, které mají v Hodoníně, Třebíči,….• - metodika pro zavedení• Specifikace forem práce na dálku

• Chytrá práce vyžaduje modernější manažery = VEDOU LIDI ZA JASNÝMI VÝSLEDKY

Růst vzájemné spolupráce a sdílení Služby dostupné odkudkoliv a kdykoliv Vytvořit centrální místo úřadu

18

Další rozšiřování

? Vize 50 % zaměstnanců využívá práci z

domu

19

Jan Werich

Má-li se udržet oheň, musí být někdo, kdo fouká do jiskřiček. Přitom je třeba někdy zaujmout i nedůstojnou polohu.

20

Na závěr otázka

O co přicházíme, když zůstáváme při

starém?

21

Děkuji za pozornost

Mgr. Libor Košťál, MBAVedoucí odboru kancelář ředitelkyKrajský úřad Královéhradeckého kraje495 817 [email protected]