8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
1/70
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dalam perkembangan zaman saat ini, usaha harus mengikuti
perekonomian modern yang semakin kompleks dengan tingkat persaingan
yang tinggi dan kemampuan memperoleh laba. Perkembangan perusahaan
disegala sektor sebagai salah satu kemajuan perekonomian modern dalam
berbagai bidang usaha jasa serta usaha-usaha lainnya. Peranan perusahaan
sangat penting karena dapat meningkatkan pendapatan baik negara maupun
masyarakatnya. Perusahaan adalah sebuah organisasi yang beroperasi dengan
tujuan menghasilkan keuntungan dengan cara menjual produk (barang dan
jasa) kepada para pelanggannya. Ditinjau dari jenis usahanya, perusahaan
dibedakan menjadi: perusahaan jasa, perusahaan dagang dan perusahaan
manufaktur.
Perusahaan dagang (Merchandising Business), perusahaan jenis ini
menjual produk (barang jadi), akan tetapi perusahaan tidak
membuatmenghasilkan sendiri produk yang akan dijualnya melainkanmemperolehnya dari perusahaan lain.
!ntuk mengetahui informasi keuangan pada perusahaan dagang dapat
disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Penelaah mengenai laporan
tahunan kebanyakan perusahaan menunjukan tingginya persentase persediaan
terhadap total aset yang dimiliki oleh perusahaan. Persediaan tersebut
"
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
2/70
#
merupakan in$estasi yang sangat berharga yang nantinya diharapkan dapat
meningkatkan arus masuk kas (cash inflow) sehingga memberi dampak pada
peningkatan laba perusahaan.
Persediaan merupakan aset yang sangat sensitif terhadap keusangan,
penurunan harga pasar, pencurian, pemborosan, kerusakan dan inefesiensi
biaya akibat kurang efektifnya pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan.
%elain itu, persediaan juga membutuhkan in$estasi yang sangat besar.
&erdasarkan karakteristik persediaan di atas, maka dibutuhkan suatu sistem
pengendalian yang efektif tidak selalu mensyaratkan penyelengggaraan
tingkat persediaan yang rendah semua faktor harus dipertimbangkan dan
diseimbangkan secara 'ajar. Disatu sisi, perusahaan harus mengembangkan
tingkat persediaan yang optimum (palingekonomis)dan disisi yang lain juga
harus memperhatikan semua kebutuhan untuk produksi, penjad'alan biaya
dan keinginan konsumen.
P. adji *alla merupakan departementyang bertugas untuk menjual
dan menyediakan suku cadang (spare parts) produk Caterpillar. Perlu
diketahui bah'a penerimaan kas perusahaan yang paling besar bersumber
dari hasil penjualansparepartsdan di susul oleh penjualanprime product.*arena itu, persediaan (spare part)harus dikelolah dengan sangat hati- hati.
Ditambah lagi dengan banyaknya jenis spare partsyang tersedia digudang
tentunya membuat pengendalian persediaan semakin kompleks.
*ondisi diatas telah memaksa department partsuntuk melakukan upaya-
upaya guna mengendalikan persediaan sehingga memberikan kontribusi
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
3/70
+
positif bagi perusahaan. !paya-upaya inilah yang perlu direalisasikan demi
tercapainya tujuan utama dari departementini yaitu:
a. enyediakan suku cadang yang benar(To Provide The Right Parts)
b. %asaran yang tepat (At The Right Place)
c. aktu yang tepat (At The Right Time)
d. arga yang kompetitif(At The Right Price)
&erdasarkan latar belakang di atas, maka penulis mencoba melakukan
penelitian mengenai masalah tersebut dengan mengangkat judul Sistem
Pengendalian Persediaan (Spare Parts)Parts Departement ada PT. Had!i
Kalla "a#assar$.
B. R%m%san "asala&
&erdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah pada
penelitian ini adalah bagaimana sistem pengendalian persediaan parts
departmentpada P. adji *alla akassar sehingga operasional perusahaan
dapat berjalan sesuai yang diharapkan
'. T%!%an Penelitian
/dapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengendalian
persediaanparts departmentpada P. adji *alla akassar.
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
4/70
0
D. "anaat Penelitian
". !ntuk menambah pengetahuan dan pemahaman penulis
mengenai materi yang berkaitan dengan penelitian.
#. %ebagai bahan informasi bagi perusahaan dalam
pengendalian persediaan perusahaan.
+. %ebagai bahan acuan bagi rekan-rekan mahasis'a yang
akan mengadakan penelitian lanjutan pada objek yang sama.
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
5/70
BAB II
TINAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Pengendalian
1. Deinisi Pengendalian
Pengendalian merupakan usaha sistematis perusahaan untuk mencapai
tujuan dengan cara membandingkan pelaksanaan sebenarnya (aktual)
dengan rencana yang telah dibuat. %emua kegiatan harus terus-menerus
dia'asi jika manajemen ingin terus berada dalam batas-batas yang telah
ditetapkan.
Pengertian pengendalian dikemukakan oleh illiam *. 1arter dan
ilton 2. !sry (#33# : 4)yang diterjemahkan *ristamenyatakan bah'a
pengendalian adalah usaha sistematik manajemen untuk mencapai
tujuan.
Pengendalian dalam suatu perusahaan dilakukan akti$itas-akti$itas
yang dimonitor secara terus menerus untuk memastikan bah'a hasilnya
berada pada batasan yang diinginkan.
5katan akuntan 5ndonesia dalam %tandar/kuntansi *euangan P%/*6o."# (#33# : "#") menyatakan tentang pengertian pengendalian sebagai
berikut: Pengendalian (control) adalah 'e'enang untuk mengatur dan
menentukan kebijakan keuangan dan operasi dari suatu kegiatan usaha
dengan tujuan untuk mendapatkan manfaat dari kegiatan tersebut.
7
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
6/70
4
Pengendalian dapat dilakukan secara efektif jika ditunjang dengan
ketersediaan jaringan informasi yang memadai, dimana jaringan informasi
ini berperan sebagai media control. al ini dikarenakan pengendalian
merupakan fungsi sistem yang menyajikan pengarahan sesuai rencana
yang diterapkan
2. Prinsi*Prinsi Pengendalian
enurut ilton 2.!sry dan 8a'rence . ammer sistem dan teknik
pengendalian persediaan harus didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai
berikut:
a. Persediaan diciptakan dari pembelian
a) bahan baku dan suku cadang,
b) tambahan biaya pekerja dan overhead untuk mengolah bahan
menjadi barang jadi.
b. Persediaan berkurang melalui penjualan dan kerusakan.
c. Prakiraan yang tepat atas skedul penjualan dan produksi merupakan hal
yang esensial bagi pembelian, penanganan dan in$estasi bahan yang
efisien.
d. *ebijakan manajemen yang berupaya menciptakan keseimbanganantara keragaman dan kuantitas persediaan bagi operasi yang efisien
dengan biaya pemilikan persediaan tersebut merupakan faktor yang
paling utama dalam menentukan in$estasi persediaan.
e. Pemesanan bahan merupakan tanggapan terhadap perkiraan,
penyusunan rencana pengendalian produksi.
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
7/70
9
f. Pencatatan saja tidak mencapai pengendalian atas persediaan.
g. Pengendalian bersifat komparatif dan relatif tidak mutlak.
B. Deinisi dan Kara#teristi# Persediaan
1. Deenisi Persediaan
Persediaan dalam sebuah perusahaan merupakan aset yang cukup
besar nilainya. *eberadaannya dalam sebuah perusahaan juga
mengandung berbagai implikasi dilihat ada dan tidak adanya persediaan
tersebut. ika persediaan dalam perusahaan ada dan jumlahnya cukup
besar, maka implikasi biaya untuk menjaga keberadaan persediaan tidak
dapat dihindari. %ebaliknya jika persediaan dalam perusahaan tidak
tersedia, maka implikasi ke proses produksi dan penjualan tentu akan
menjadi terganggu. *eberadaan persediaan dalam laporan keuangan
demikian juga, persediaan mempengaruhi neraca dan juga mempengaruhi
laba rugi. &erbagai alasan tentang persediaan tentang keberadaan
persediaan tersebut, menyebabkan persediaan menjadi salah satu perkiraan
terpenting dalam sebuah perusahaan. 6amun demikian, kajian managemen
modern yang telah sampai pada konsepust in time! total "ualit# control!
total "ualit# management dan banyak konsep lainnya, cenderungmengurangi makna keberadaan persediaan.
Perusahaan yang memiliki banyak persediaan dianggap kurang
mampu dalam mengelola produksi dan penjualan. Perusahaan yang baik
dalam mengelola persediaan adalah perusahaan yang tidak memiliki
persediaan barang dagang. 6amun jika dilihat dari kenyataan dalam
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
8/70
;
sebuah perusahan, persediaan merupakan asset yang penting untuk
dipertahankan.
/dapun persediaan menurut Pernyataan %tandar /kuntansi *euangan
(P%/*) 6o. "0, persediaan didefinisikan sebagai akti$a :
a. ersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal.
b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan.
c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (suppl#) untuk digunakan
dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Pengertian persediaan diatas, sangat umum dan berlaku bagi
perusahaan jasa, perusahaan dagang maupun perusahaan manufaktur.
Persediaan juga meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual
kembali. isalnya barang dagang yang dibeli oleh pengecer untuk dijual
kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali.
Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang
dalam penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan dan termasuk
bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.
+. Kara#teristi# Persediaan
Persediaan merupakan aset yang sangat penting, pengelolaanpersedian akan sangat berdampak pada arus kas perusahaan. al ini di
sebabkan karena karakteristik yang melekat pada persediaan sebagai
berikut:
a. Persediaan merupakan in$estasi yang sangat besar. Pada perusahaan
pabrikasi, in$estasi ini dapat mencapai +3 persen dari asset. %emakin
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
9/70
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
10/70
"3
4. *euangan (finance) menginginkan minimisasi semua bentuk in$estasi
persediaan karena biaya in$estasi dan efek negati$e yang terjadi pada
perhitungan pengembalian aset (return of asset) perusahaan.
5. Personalia (personel and industrial relationship) menginginkan adanya
persediaan untuk mengantisipasi fluktuasi kebutuhan tenaga kerja dan
P* tidak perlu dilakukan.
6. =ekayasa (engineering) menginginkan persediaan minimal untuk
mengantisipasi jika terjadi perubahan rekayasa.
D. enis*enis Persediaan
Perusahaan dagang biasanya membeli persediaannya dalam bentuk yang
sudah siap untuk dijual sehingga tampak pada laporan keuangan hanya satu
perkiraan yaitu persediaan barang dagang. /dapun perusahaan manufaktur
pabrikasi, lazimnya memiliki tiga perkiraan persediaan, yakni : (") bahan
mentahbaku, (#) barang dalam proses (barang setengah jadi) dan (+) barang
jadi.
*etiga jenis persediaan tersebut memiliki karakteristik yang berbeda,
sehingga membutuhkan penanganan yang berbeda pula. >leh sebab itu,
pemahaman atas kerakteristik masing-masing jenis persediaan adalahmerupakan hal yang sangat penting.
,. Persediaan Ba&an Ba#%
&ahan baku adalah persediaan yang dibeli oleh perusahaan untuk
diperoses menjadi barang dalam proses dan barang jadi. Dari sudut
pandang sistem, persediaan ini merupakan input bagi perusahaan untuk
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
11/70
""
kemudian diproses sehingga menghasilkan output. Dalam menentukan
tingkat persediaan bahan baku yang harus dipertahankan, perusahaan perlu
mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini :
a) $ead time ('aktu yang dibutuhkan sejak saat pemesanan sampai
dengan barang diterima)
b) 2rekuensi (jumlah) pemakaian,
c) umlah in$estasi dalam persediaan, dan
d) *arakteristik fisik dari bahan baku yang dibutuhkan.
*ebutuhan masing-masing bahan baku dalam proses produksi
haruslah dapat dipenuhi,namun pada saat yang sama harus juga
dipertimbangkan faktor biaya, sehingga jumlah modal yang diin$estasikan
dalam persediaan bahan baku tidak terlalu tinggi.
+. Persediaan Barang Dalam Pr-ses
Persediaan barang dalam proses terdiri dari keseluruhan barang-
barang yang digunakan dalam proses produksi tetapi masih membutuhkan
proses lebih lanjut untuk menjadi barang yang siap untuk dijual (barang
jadi). ingkat penyelesaian suatu barang dalam proses sangat tergantung
pada jangka 'aktu produksi (productionc#cle) serta kompleksitas prosesproduksi dilaksanakan. %emakin panjang productionc#cle, semakin besar
pula jumlah persediaan barang dalam proses. al ini menyebabkan
semakin besarnya biaya persediaan karena modal yang terkait didalam
persediaan semakin besar, dimana besarnya modal ini berkaitan langsung
dengan lambatnya perputaran persediaan. >leh karena itu perusahaan
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
12/70
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
13/70
"+
abel ": ipe Persediaan, ransaksi yang empengaruhi, %istem
dan Prosedur yang &erkaitan
ipe persediaan ransaksi %istem dan Prosedur yang
bersangkutan".Persediaan
produk jadi
Produk
selesai
diproduksi
Penjualan
=etur penjualan
Penghitungan
fisik persediaan
Prosedur pencatatan
harga pokok produk
jadi
Prosedur pencatatan
harga pokok produk
jadi yang dijual
Prosedur pencatatan
harga pokok produk
jadi yang diterima
kembali dari pembeli
%istem penhhitungan
fisik persediaan
#.Persediaan
produk dalam
proses
Produk selesai
diproduksi
Readustment
Penghitungan
fisik persediaan
Prosedur pencatatan
produk jadi
Prosedur readustment
persediaan produk
dalam proses
%istem penghitungan
fisik persediaan+.Persedian bahan Pembeliaan Prosedur pencatatan
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
14/70
"0
baku
=etur pembeliaan
Pemakaian
barang gudang
(dicatat sebagai
biaya bahan baku
)
Pengembalian
barang gudang
Penghitungan
fisik persediaan
harga pokok persediaan
yang dibeli
Prosedur pencatatan
harga pokok persediaan
yang dikembalikan
kepada pemasok
Prosedur permintaan
dan pengeluaran
barang gudang
Prosedur pencatatan
tambahan harga pokok
persediaan karena
pengembalian barang
gudang
%istem penghitungan
fisik persdiaan
0. Persediaan
bahan penolong
Pembeliaan Prosedur pencatatan
harga pokok persediaan
yang dibeli
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
15/70
"7
=etur pembelian
Pemakaian
barang
gudang(dicatatsebagai biaya
overhead pabrik
sesungguhnya)
Pengembalian
barang gudang
Penghitungan
fisik persediaan
Prosedur pencatatan
harga pokok persediaan
yang dikembalikan
kepada pemasok
Prosedur permintaan
dan pengeluaran barang
gudang
Prosedur pencatatan
tambahan harga pokok
persediaan karena
pengembaliaan barang
gudang
%istem penghitungan
fisik persediaan7.Persediaan
bahan habis
pakai pabrik,
persediaan
suku cadang
Pembeliaan
=etur
pembeliaan
Prosedur pencatatan
harga pokok persdiaan
yang dibeli
Prosedur pencatatan
harga pokok persediaan
yang dikembalikan
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
16/70
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
17/70
"9
%istem adalah suatu yang memiliki bagian-bagian (subsistem) yang
saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian persediaan
bertujuan untuk menyeimbangkan jumlah in$estasi dan jumlah permintaan.
Di satu sisi, pengendalian persediaan dimaksudkan untuk meminimumkan
persediaan sehingga in$estasi yang melekat pada persediaan tersebut tidak
terlalu tinggi. Di sisi lain, jumlah persediaan harus dapat memenuhi
permintaan custumeratau kebutuhan produksi, termasuk permintaan yang
tak terduga. !ntuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan interaksi antar
subsistem-subsistem yang terkait didalamnya.
Di dalam suatu pengendalian persediaan satu hal yang harus
diperhatikan adalah adanya pemisahan fungsi antara bagian yang menangani
persediaan secara fisik dengan bagian yang mencatat persediaan. /tas dasar
ini dapat ditarik kesimpulan bah'a pengendalian internal dapat dibagi dua
fungsi yaitu :
". Pengendalian terhadap fisik persediaan yang mencakup fungsi pembelian,
fungsi penerimaan, fungsi penyimpanan, dan fungsi pengiriman.#. Pengendalian terhadap pencatatan persediaan yang mencakup sistem
akuntansi biaya dan pencatatan persediaan dengan sistem perpetual.
&erikut contoh sistem permintaan dan pengeluaran barang atau
persediaan beserta prosedur pengendaliannya :
Aambar ": -lowchart %istem Permintaan dan Pengeluaran &arang
Audang (Persediaan)
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
18/70
";
!nit >rganisasi Pemakai &agian Audang
&ersamaan denganpenyerahanbarang
&agian /kuntansi
ulai
engisi
&PP&A
inta>torisasi
"
#&PP&A+
"
6
+
&PP&A +
#
&PP&A "
engisiargaPokok%atuan
enghitungB engisi
otal arga
&PP&A "
urnal !mum*artu Persediaan
6*artu &iaya
*eterangan :&PP&A : &ukti Permintaan
dan Pengeluaran &arangAudang
%elesai
6
"
#&PP&A +
"
engisi
*uantitas
"
#&PP&A +
# +
*artuAudang
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
19/70
".
%edangkan tugas dan 'e'enang dari masing-masing seksi yang ada
dalam di$isi ini adalah sebagai berikut:
") %eksi salesman dipimpin oleh seorang super$isor
&ertugas mengkoordinir, memberikan saran - saran kepada
salesman untuk peningkatan penjualanJ mengatur keuntungan
salesmanJ dan melaporkan kegiatan salesman.
#) %alesman
&ertugas mencari order sebanyak-banyaknyaJ mengadakan
kunjungan door to door! mencari informasi pasar dan menutup
transaksiJ memelihara hubungan baik dengan pelangganJfollow
up costumer! dan mengetahui keadaan juga kegiatan kompetitor0) Counter
&ertugas menerima dan melayani calon pembeli
sebaik-baiknyaJ melakukan penjualanJ membantu pembeli
melaksanakan dan menyiapkan administrasi penjualanJ
menyiapkan dan rnenyerahkan kendaraan dalam keadaan
0
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
50/70
lengkap beserta peralatannyaJ mencari informasi tentang harga -
harga bersaing, dan menghubungi kembali pelanggan juga
memelihara hubungan baik dengan mereka.
0) /dministrasi Penjualan
&ertugas mengatur administrasi penjualan J menyiapkan
semua keperluan salesman maupun counter dalam menjalankan
tugasnya termasuk memberikan informasi stock dan sebagainyaJ
mencatat dan menyimpan kegiatan penjualan, dan mengatur
%P*, kontrak, dan D> (deliver#order).
7) &agian surat-surat
&ertugas mengerjakan administrasi yang berkaitan dengan
penyelesaian dan penyimpanan fakturJ melakukan pemeriksaan
dan penga'asan terhadap fakturJ melakukan pemeriksaan dan
penga'asan terhadap faktur J membuat &P*& dan %56* serta
surat-surat lainnya
4) &agian Audang
&ertugas mengkoordinir menga'asi dan menge$aluasi
hasil kerja ba'ahanJ mengatur dan rnenga'asi penyimpananserta bertanggung ja'ab atas kelengkapan %tDk J melaksanakan
administrasi persediaan stok barang dan menandatangani berita
acara penerimaan barang maupun penyerahan barang dan D>J
menyampaikan laporan persediaan stok digudang.
73
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
51/70
BAB 4
HASIL PENELITIAN DAN PE"BAHASAN
A. HASIL PENELITIAN
,. Persediaan ada Per%sa&aan
P. oyota adji *alla merupakan salah satu perusahaan yang
bergerak dibidang penjualan mobil merek oyota. %alah satu produk
yang terdapat pada perusahaan tersebut adalah suku cadang (spareparts)
yang merupakan barang pelengkap. Daftar persediaan spare part dapat
dilihat pada lampiran. ingkat persediaan spareparts (maksimum dan
minimum) ditentukan oleh estimasi penjualan dan besarnya in$estasi
yang melekat pada persediaan.
+. Sistem Pengendalian Persediaan
eknik pengendalian persediaan yang di terapkan oleh perusahaan
adalah dengan cara penetapan jumlah persediaan maksimum dan
minimum.dengan menggunakan maC-maC sistem, maC-maC sistem
dibagi menjadi dua yaitu: maC-min adalah inventor# control, order
penggantian stok terjual dilakukan hanya ketika jumlah stok mencapaistandar minimum, mengakibatkan order partai besar dan safet#stoc%
le$el terlalu tinggi sedangkan maC-maC adalah inventor# control, order
penggantian stok terjual dilakukan setiap saat terjual, mengakibatkan
safet#stoc%efisien dan mengurangi in$entory di dealer dan distributor.
%istem pengendalian persediaan perusahaan terdiri dari :
7"
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
52/70
". Proses penerimaan suku cadang (receivingparts)
#. Proses pemesanan suku cadang (orderparts)
+. Proses pemesanan kembali (bac%-orderparts)
0. Proses pengembalian suku cadang (returnparts)
&erikut akan dijelaskan sistem pengendalian persediaan pada
perusahaaan :
2.1 Pr-ses Penerimaan S%#% 'adang (Ree!"!n#Parts)
6rong
Aambar 0 : ProsesReceivingParts
2.2 Pr-ses 1rder Parts
Proses order dimulai dengan menyeleksi CustumerPurchase
/rder (P>) dan 6omor 5dentitas Custumer (5D). *emudian
informasi tersebut akan secara otomatis akan masuk kedalam
sistem sebagai berikut :
Partstiba di gudang
1ek kondisi boC, jumlah dengandocument dan kondisiparts correct
%impan di tempat yang tepat
%impan di lokasipersediaan
%impan ditempatsementara
/mbil tindakanpenyelesaian
7#
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
53/70
a. 6ama dan alamat Custumer
b. ata uang yang digunakan (=p atau !%K)
c. 1ara pembayaran (unai atau kredit)
&ila identitas custumerbelum disetLupke dalam sistem, maka
diperlukan persetujuan dari BranchManagers. BranchManager
juga memiliki otoritas untuk menentukan status kredit custumer.
%etelah itu, counter membuat shipping list untuk dikirim ke
custumer.Partsyang dipesan oleh custumerakan diberikan setelah
kas diterima ( penjualan tunai). Counterman harus memastikan
bah'a parts yang diberikan sesuai dengan permintaan custumer
sehingga tidak terjadi return.
2.3 Pr-sesBa$*%r&erParts
Bac%-/rderartinya pesanan customeryang belum terpenuhi
seluruhnya karena terjadi kekosongan barang. al ini sering terjadi
pada perusahaan. 8amanya 'aktu yang dibutuhkan untuk
memenuhi bac%-ordercustomertergantung dari leadtimen#a.
2.4 Pr-sesRet'rnParts
Partsreturntidak terjadi dengan serta merta. /da beberapa halyang melatar belakangi terjadinyapartsreturn, yaitu :
*. %alah order
. %alahsuppl#
0. erlambatsuppl#
,. Partsboo%yang salah
7+
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
54/70
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
55/70
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
56/70
pesanan suku cadang dan =1H. EI diisi dengan jumlah yang
diterima. &erikut dapat dilihat di ba'ah ini tampilannya.
0. Part /rder &uggestion(aC-aC)
Pada menu ini terdapat # bagian yaitu part order planning dan
part order purchasing. Pada bagian part order planning berisikan
semua pesanan suku cadang yang akan diinput yang memungkinkan
parts logistik mengalir identik dengan karakter permintaan pelanggan.
%etelah diinput akan ditampilkan pada bagianpart order purchasing
74
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
57/70
yang berisikan nomor suku cadang (Part 6o), nama suku cadang (Part
9ame), persediaan (&toc%), jumlah pesanan suku cadang (P> Ety), dll.
8ihat pada tampilan diba'ah ini:
,. Perbaikan suku cadang (Parts :ood 4ssue)
Pada tampilan ini berisikan tentang perbaikan suku cadang oleh
pelanggan yang terdapat pada perusahaan yang memudahkan
perusahaan mencari identitas pelanggan. enu utama pada tampilan
ini terdiri dari item service order yang digunakan untuk mencari
identitas pelanggan secara cepat. 8ihat tampilan diba'ah.
79
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
58/70
. Pr-sed%r5me#anisme r-ses in%t5-%t%t
a. Pemesanan part customerelpon Datang
C'st(mermenel-n #e g%dang s%#% /adang
*. Partman mengangkat telepon
. Partman menyapa customer
0. Customer menanyakan ketersediaan part
7;
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
59/70
,. Partman mengecek ketersediaan part pada sistem /%%
b. ika tersedia,partman mengkomfirmasi customer dan
menyuruh customeruntuk datang langsung kegudang part
c. ika tidak tersedia, partman mengkomfirmasi eta dan harga
part
a) ika setuju, partman membuat form urgen tipe " untuk
selanjutnya melakukan pemesanan ke depo
b) ika tidak setuju, maka customerclosing
C'st(merdatang #e g%dang s%#% /adang
". Customerdatang ke loket suku cadang
#. Partman menyapa customer
+. 1ustomer menanyakan ketersediaan part
0. Partman mengecek ketersediaan part pada sistem /%%
a) ika tersedia, partman mengkomfirmasi customer dan
mengarahkan customer membayar dikasir untuk selanjutnya
mengambil part di %/
b) ika tidak tersedia, partman mengkomfirmasi eta dan harga
part". ika setuju, partman membuat form urgen tipe " untuk
selanjutnya melakukan pemesanan ke depo
#. ika tidak setuju, maka customer closing
). Pemesananpart'st(mer)(($!n#
'%st-mer menel-n #e 3agian PI' )(($!n#
7
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
60/70
*) P51 boo%ingmengangkat telepon
) P51 boo%ingmenyapa customer
0) Customer menanyakan 'aktu boo%ingdan estimasi biaya
service
,) P51 boo%ingmengkonfirmasi 'aktu boo%ingdan estimasi
biayaservice
+) P51 boo%ing mengkonfirmasi ketersediaan part ke
partman
a. ika tersedia, P51 boo%ing mengkonfirmasi customer dan
selanjutnya mencetak > boo%ing
b. ika tidak tersedia, P51 booking mengkonfirmasi eta da harga
part.
,. ika setuju, P51 booking konfirmai ke partman untuk
selanjutnya dibuatkan form urgen tipe " dan melakukan
pemesanan ke depo.
+. ika tidak setuju, maka customer closing
. Pengam3ilan Part
Te#nisi datang #e l-#et art
*. eknisi memba'a part order ke loket
. eknisi menyerahkan P> kepada part man
0. Part man menerima P> dan mengecek ketersediaan part
a. ika tersedia, part man menginput pesanan part ke dalam
sistem (/%%)
43
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
61/70
b. ika tidak tersedia, part man melakukan order ke depo
,. -inalchec%Mty part yang dipesan
+. Part man mengeprintpic%ingslip
5. Part man mengambil dan memba'a pesanan part ke loket dan
memberikannya ke teknisi
7. eknisi mengecek semua part pesanan
a. ika sudah lengkap, teknisi menandatanganipic%ingslip
b. ika belum lengkap, teknisi konfirmasi ke part man
8. enyimpanpic%ingslip'arna putih kemudian memba'a pesanan
part ke stall ser$ice untuk digunakan
d. Pengin%tan art n-n TGP
Te#nisi datang #e l-#et art
*. eknisi memba'a ser$ice order ke loket
. eknisi menyerahkan %> kepada part man
0. Part man menerima %> dan mengecek permintaansparepart(non
AP)
,. Part man menginput stock part non AP pada sistem sesuai jumlah
permintaan+. 2inal chec%Ety part sebelum cetakpic%ingslip
5. Part man mengeprint picking slip dan menyerahkan ke teknisi
7. eknisi memba'apic%ingslip'arna putih kemudian duserahkan
ke petugas material
e. Penerimaan Part
4"
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
62/70
Part man di area enerimaan art
*. Petugas depo datang memba'a pesanan part dengan kendaraan
. Petugas depo membuka boC penyimpanan part
0. Part man mengangkat dan memba'a part ke area receiving
,. Petugas gudang memberikan invoicekepada part man
+. Part man menghitung dan mencocokkan jumlah serta nomor part
yang ada di in$oice dengan part yang datang
a. ika sesuai, part man menginput pesanan part ke dalam sistem
(/%%)
b. ika tidak tersedia, part man mengkonfirmasi depo le'at
telepon
5. Part man mengangkat dan memba'a part ke lokasi penyimpanan
part
7. Part man mengangkat part sesuai dengan nomor lokasi
penyimpanan
8. Part man menyimpan invoicedi tempat penyimpanan
. Pemesanan se/ial -rder art
'%st-mer datang #e /-%nter ser6i/e
*. %/ menyambut customerdan menanyakan keperluan customer
. Customermenanyakan ketersediaan part yang dibutuhkan
0. %/ mengecek ketersediaan di bagian suku cadang le'at telepon
atau datang langsung ke loket suku cadang
SA menan0a#an #etersediaan art
4#
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
63/70
". %/ datang ke loket suku cadang
#. %/ menanyakan ketersediaa suku cadang
+. Part man mengecek ketersediaan part di /%%
a. ika tersedia, part man mengkonfirmasi ke %/ mengenai
ketersediaan dan harga part
") %/ mengkonfirmasi ke customermengenai ketersediaan
part dan harga part
a) ika setuju, %/ membuat order dan mengkonfirmasi
part man untuk memba'a part ke counterservice
b) ika tidak setuju, customerclosing
#) Part man menginput pengeluaran part pada sistem /%%
+) %/ mengarahkan customer untuk melakukan
pembayaran di kasir
0) Costomermelakukan pembayaran di kasir
b. ika tidak tersedia, part man mengecek ketersediaan part di
depo
") ika tersedia, part man mengkonfirmasi ke %/
mengenai ketersediaan, harga dan etaa) %/ mengkonfirmasi ke customer mengenai
ketersediaan, harga dan eta
") ika setuju, %/ mengkonfirmasi ke partman
#) ika tidak setuju, customer closing
4+
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
64/70
b) Part man membuatkan form urgen tipe " dan
melakukan pemesanan ke depo
c) Depo men supply part ke cadang
#) ika tidak tersedia, part man mengecek ketersediaan
pada / dan mengkonfirmasi ke %/ mengenai
ketersediaan dan eta
SA meleng#ai 3er#as S1P
". %/ mengkonfirmasikan ke customer mengenai harga dan eta
a. ika setuju, %/ membuat %> yang sudah ditandatangani oleh
kabeng, &>6 pesanan dan k'itansi DP
b. ika tidak setuju, customer closing
#. %/ memeriksa dan melengkapi H56 number
+. %/ mengupdate back order follo' up control board
0. Partman membuat form emergency dan memesan part ke depo
7. Depo melakukan pemesanan ke / untuk selanjutnya dikirim ke
cabang
4. Partman memrima part dan konfirmasi ke %/ mengenai kedatangan
part9. %/ melakukan follo' up kedatangan part dan melakukan
perjanjian pengambilan part
7. Standar 1erasi-nal Pr-sed%r s%#% /adang ada er%sa&aan
/dapun sop pada P. adji *alla akassar yaitu
40
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
65/70
a. Part man melakukan klasifikasi %>P berdasarkan k'itansi
besaran DP yang telah dibayar oleh customer
b. Part man melakukan pemisahan part berdasarkan DP
c. Part man melakukan relokasi terhadap %>P tersebut
d. Part man membuat report ke > dan depo
8. Diagram Si#l%s Bagian S%#% 'adang
Aambar 7 : Diagram %iklus &agian %uku 1adang
Pemesanan part customertelepondatang
Pemesanan partcustomer booking
Pengambilan part
Penginputan part non AP
Penerimaan Part
!pdate 511
Pemesanan special orderpart
Penanganan part %%1
47
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
66/70
B. PE"BAHASAN
Dari hasil penelitian yang dilakukan sebelumnya dapat diketahui bah'a
sistem pengendalian persediaan yang diterapkan oleh perusahaan adalah
dengan cara penetapan jumlah persediaan maksimum dan minimum. /tau
dikenal dengan aC-aC %istem yang dibagi menjadi # yaitu aC-in dan
aC-aC. Dengan aC-in inventor# control, order penggantian stok terjual
dilakukan hanya ketika jumlah stok mencapai standard minimum,
mengakibatkan order partai besar dan safet# stoc% level terlalu tinggi.
%edangkan dengan aC-aC inventor# control, order penggantian stok
terjual dilakukan setiap saat terjual, mengakibatkansafet# stoc%efisien dan
mengurangi inventor#di dealer dan distributor. /dapun sistem pengendalian
persediaan perusahaan terdiri dari : proses penerimaan suku cadang
(receiving parts), proses pemesanan suku cadang (order parts), proses
pemesanan kembali (bac%-order parts) dan proses pengembalian suku
cadang (returnparts). Dari sistem pengendalian persediaan yang diterapkantersebut, operasional pada perusahaan dapat berjalan sesuai yang diharapkan.
44
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
67/70
BAB 4I
SI"PULAN DAN SARAN
A. Sim%lan
%istem pengendalian persediaan (spare parts)perusahaan di mulai sejak
barang diterima melalui stoc% order, pemesanan (order) barang oleh
custumer! bac%1order, hingga terjadi parts return. *eempat proses tersebut
dikontrol dengan baik, termasuk adanya otorisasi dari Branch Managerdalam
hal persetujuan kredit dan return barang. %istem tersebut semakin baik dengan
penerapan teknik penetapan minimum-maksimum persediaan dan
pengendalian inventor# turnover sehingga dapat memelihara keseimbangan
(balance) yang 'ajar antara in$estasi persediaan dengan jumlah permintaan
customer. 6amun, sistem pengendalian persediaan yang diterapkan
cenderung mengabaikan masalah banyaknya jenisspare parts. %eluruh jenis
spare partsyang ada umumnya dikendalikan dengan tingkat intensi$itas yang
hampir sama. 5ni dimaksudkan agar persediaan tidak kurang dan tidak lebih
sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. %elain itu, tidak
menyebabkan kelebihan stok di gudang.
49
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
68/70
B. Saran
&erdasarkan kesimpulan diatas, penulis mencoba untuk mengajukan
beberapa saran guna meningkatkan efekti$itas sistem pengendalian
persediaan, antara lain :
". Perusahaan sebaiknya tetap mempertahankan sistem pengendalian
persediaan yang telah diterapkan sebelumnya.
#. 1obalah untuk mengklasifikasikan spare parts dengan menggunakan
pendekatan analisis nilai (analisis /&1) sehinnga dapat di tentukan bentuk
dan prosedur penga'asan yang tepat.
4;
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
69/70
8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR
70/70
%yamsuddin, 8ukman. #33". Manaemen ;euangan Perusahaan ' ;onsep dan
Apli%asi dalam Perencanaan! Pengawasan! dan Pengambilan%eputusan!Ceta%an %e15!P. =aja Arafindo Persada, akarta.
idjajanto, 6ugroho. #33". &istem 4nformasi A%untansi, rlangga, akarta.
ilson, ames D, dan ohn &. #337 1ampbell, 1ontrollership : Tugas A%untanManaemen ( teremahan),2disi %e10rlangga, akarta.
93