Skl guide offentligupphandling

1

Din

gui

de ti

ll off

entli

g up

phan

dlin

g

VER

KSA

MH

ETSN

YTTA

2

Vi vill alla att skattemedel ska användas för att få ut den bästa och mesta välfärden för pengarnaUpphandlingar, skötta på rätt sätt, är en viktig länk i det arbete som politiker och tjänstemän gör för invånarna. Här är en liten guide för dig som vill ha koll.

Offentlig upphandling från början till slut

3

Vid varje inköp som kommunen eller landstingen gör kan det bli aktuellt att genomföra en offentlig upphandling. Det huvudsakliga syftet med upphandlingen är förstås att tillgodose kommunens och landstingets behov av varor och tjänster. En effektiv inköpsverksamhet är en mycket viktig komponent för att servicen till invånarna ska fun- gera väl.

Det inledande upphandlingsarbetet består i att analy-

Behovs- och marknads-analys Förfrågnings-

underlag

Annons och anbudstid

Prövning & utvärdering av anbudTilldelnings-

beslut

Avtals-tecknande

Uppföljning

1

2

3

4

5

6

7

4

sera vad verksamheterna och medarbetarna verkligen behöver. Utifrån varje behov tar man reda på vilka leveran- törer som finns på marknaden och vad de kan erbjuda. Med den insamlade informationen sammanställs sedan ett så kallat förfrågningsunderlag. Underlaget består huvudsakligen av kraven på det som behöver köpas in och på den leverantör som ska leverera varan eller tjäns-ten. Utöver kravformuleringen kan det även ingå önskemål om ytterligare mervärden.

För att bland annat ta hänsyn till den grundläggande principen om öppenhet ska förfrågningsunderlaget också innehålla information om: • hur intresserade leverantörer ska gå till väga för att

lämna anbud• hur man avser att utvärdera anbuden • vilka villkor som ska gälla under avtalstiden

För att ge samma information till alla leverantörer på marknaden annonseras upphandlingen i en allmänt tillgänglig elektronisk databas. Samtidigt blir i de van- ligaste upphandlingsprocesserna även förfrågningsunder-laget publikt. Under vissa ekonomiska värden, så kallade direktupphandlingar och i speciella situationer krävs ingen annonsering men det är vanligtvis bra att vända sig till fler än en leverantör.

När tiden för att lämna in anbud har passerat öppnas anbuden och utvärderas mot kraven och kriterierna i för-frågningsunderlaget. Utvärderingen leder till beslut om vilket eller vilka anbud som ska antas.

Efter det att alla anbudslämnande leverantörer fått besked om det beslut som fattats ska den upphandlande myndigheten vänta i tio dagar med att teckna avtal. Denna period kallas avtalsspärr. Den ger leverantörer möjlighet att vända sig till domstol och ifrågasätta beslut under upphandlingen. Har de fattats på grunder som strider mot upphandlingsregelverket och det finns risk för negativa effekter för leverantören ska domstolen ingripa.

En offentlig upphandling avslutas genom att avtal teck-nas mellan kommunen eller landstinget och den eller de leverantörer som har fått uppdraget att leverera.

Under upphandlingsprocessens samtliga steg ska följande principer beaktas:

– Icke-diskriminering; att inte diskriminera leveran- törer som kommer från ett annat EU-/EES-land

– Likabehandling; det vill säga att leverantörerna ska behandlas lika

– Proportionalitet; att kraven i upphandlingen är rimliga

– Transparens; att förfarandet och kraven är trans- parenta

– Ömsesidigt erkännande; att intyg och certifikat utfärdade av en behörig myndighet i en annan medlemsstat ska gälla i samtliga EU/EES-länder

5

Direktupphandling Om upphandlingens värde understiger 505 800 kronor har den upphandlande myndigheten enligt LOU möjlig-het att göra en så kallad direktupphandling. Det är en upp-handling som inte behöver annonseras. Upphandlings-regelverket kräver inte heller att anbuden är skriftliga. En direktupphandling kan omfatta köp för ett par hundralap-par till en halv miljon kronor. Det är därför viktigt att skil-ja tillvägagångssätten för inköpen åt. Upphandlande myn-dighet behöver upprätta interna riktlinjer för när och hur direktupphandlingar ska göras.

Finns dokumentationsmallar och tydliga riktlinjer blir det dessutom lättare för organisationens chefer att foku-sera på sina kärnverksamheter istället för att fundera på administrationen kring ett inköp.

Strategisk försörjning och avtalsrelationerPrecis som att det finns rutiner för diarieföring av all- männa handlingar i organisationen bör det finnas tydliga rutiner för hur inköp hanteras, samt när och hur en offent-lig upphandling ska genomföras. Det behöver finnas en tydlig ansvarsfördelning, nödvändig kompetens och verk-samhetsstöd.

Erfarenheten visar att satsningar på rätt resurser och

6

kompetenser vid rätt tillfälle är avgörande för en upphand-ling med gott resultat. Exempelvis är det förskoleper- sonalen som bäst vet vad förskolebarnen vill leka med. Därför är det viktigt att de inte bara är delaktiga i proces-sen utan också kan avsätta tid för rådgivning när lek- material ska upphandlas till förskolan.

En annan betydelsefull del i det strategiska arbetet med offentlig upphandling är att skapa möjligheter för en god och kontinuerlig uppföljning av avtalen. Vet leve-rantörerna att organisationen följer upp och kontrollerar avtalen, blir man också en respekterad avtalspart. Dess-utom är uppföljning av ställda krav en viktig åtgärd för att skapa konkurrens på lika villkor. Uppföljningen är därför ett viktigt inslag i en väl fungerande marknad.

Andra positiva effekter av en aktiv avtalsuppföljning är att det går att identifiera hur avtalstroheten i verksam-heterna ser ut. Genom att få svar på frågor om vilka verk-samheter i organisationen som använder avtalet, hur mycket och vad de köper skapas ett bättre informations-underlag om behoven inför kommande upphandlingar.

Leverantörsperspektiv Det är viktigt att få med leverantörernas perspektiv i det strategiska arbetet med offentlig upphandling. Dialog- möten ger värdefull information om hur man arbetar med offentliga upphandlingar, kommande upphandlingar och hur leverantörerna ska hantera anbudsinlämning. I samma forum kan leverantörerna dela med sig av erfarenheter av upphandlingarna och den senaste utvecklingen inom deras bransch. En tydlig dialog med marknaden kan även leda till att eventuella frågetecken och missförstånd mellan parterna reds ut och att färre upphandlingar hamnar i domstol.

7

Upphandla själv, anlita extern konsult eller beställa från ramavtal?Det finns olika alternativ att effektivt hantera offentliga upphandlingar och inköpsverksamhet. Organisationens särskilda förutsättningar och tillgängliga resurser styr.

När det gäller vanliga och återkommande inköp är det fördelaktigt att teckna någon form av ramavtal. Ett ram- avtal sätter upp ramarna för kommande beställningar inom ett visst område. Det innebär att man inte behöver annonsera en ny upphandling varje gång samma behov uppstår.

Upphandling av ramavtal kan hanteras genom egen upphandling. Men många gånger kan de vanligaste behoven också täckas genom beställningar från ett ram- avtal som upphandlats av en inköpscentral. En inköps- central ingår ramavtal om byggentreprenader, varor eller tjänster som är avsedda för andra upphandlande myndig-heter. Det finns flera regionala inköpscentraler och två på nationell nivå. SKL Kommentus inköpscentral – som ägs av Sveriges Kommuner och Landsting – är en nationell inköpscentral med uppdraget att upphandla ramavtal för kommuner, landsting och kommunala företag.

Är det en tjänst eller vara, som organisationen normalt inte upphandlar eller inte har rutiner för att upphandla, exempelvis ett omfattande IT-stöd, byggprojekt eller en konsult för ett utvecklingsprojekt, kan det vara fördelak- tigare att ta in extern upphandlingskompetens. I SKL ingår företaget AffärsConcept som är specialister på offentlig upphandling.

8

Hållbar upphandlingDen köpkraft som offentlig sektor har – drygt 600 mil-jarder kronor – skapar en viktig plattform för att påverka samhällsutvecklingen. Efterfrågar många kunder samma sak från sina leverantörer finns också en sporre för leverantörerna att leda produktionen i den riktningen kunderna önskar. Offentlig upphandling används därför som ett medel för att uppnå olika samhällspolitiska mål. Allt från att förbättra tillgängligheten för alla medborgare till att det i upphandlingen tas med särskilda villkor att leverantörer anställer personer som står långt ifrån arbetsmarknaden. Upphandlingsregelverket ger upphand-larna goda möjligheter att ta socialt och miljömässigt ansvar.

9

OrdlistaAnbudsprövning Kontroll av kravuppfyllnad.

AnbudssökandeLeverantör som ansöker om att få delta i ett selektivt eller förhandlat förfarande, i en konkurrenspräglad dialog eller i ett urvalsförfarande.

AnbudstidTiden från det att upphandlingen offentliggörs till sista dag för att inkomma med anbud.

AnbudsutvärderingBedömning av vilket eller vilka anbud som överensstämmer med den på förhand bestämda tilldelningsgrunden. Detta innebär antingen ”lägsta pris” eller är det/de ”ekonomiskt mest fördel- aktiga”.

AnnonseringUpphandlingar över tröskelvärdena ska i de flesta fall annonseras i EUT/TED. Upphandlingar under tröskelvärdena och vissa tjäns-ter oavsett värde ska annonseras i en allmänt tillgänglig elek- tronisk databas eller i annons, för att möjliggöra effektiv konkurrens.

AvropTilldelning av kontrakt från ett ramavtal.

AvtalsspärrTidsfrist då upphandlande myndighet inte får teckna avtal efter ett tilldelningsbeslut eller ingå ramavtal efter beslut om att ingå ramavtal. Avtalsspärren gäller i 10 respektive 15 dagar beroende på kommunikationssätt. Syftet med spärren är att ge leverantö-rerna möjlighet att överpröva ett beslut om tilldelning eller ingå-ende av ramavtal.

CPV (Common Procurement Vocabulary)Ett standardiserat vokabulär som förenklar sökandet efter upp-handlingar inom ett visst område. CPV-koderna är även kopp- lade till de olika tjänste- och entreprenadkategorierna i LOU.

EU-domstolenEuropeiska Unionens domstol har bland annat i uppgift att på begäran av nationell domstol lämna förhandsavgörande om hur gemenskapsrätten, däribland upphandlingsdirektiven, ska tolkas och tillämpas.

EUTEuropeiska Unionens officiella tidning, som bland annat publi-cerar medlemsländernas annonser om offentliga upphandlingar över tröskelvärdena.

FörfrågningsunderlagUnderlag för anbud som en upphandlande myndighet tillhanda-håller till leverantörerna. Förfrågningsunderlaget beskriver det som ska upphandlas, och kan exempelvis innehålla krav på leverantören, kravspecifikation, utvärderingsgrund och kom- mersiella villkor.

10

Förnyad konkurrensutsättningEtt sätt att tilldela kontrakt från ett ramavtal. Tilldelningskriter- ierna för avropsavtalet har beskrivits i förfrågningsunderlaget och vid avrop bjuds leverantörerna i ramavtalet in att lämna anbud.

Icke-diskrimineringsprincipenFörbud mot direkt eller indirekt diskriminering av leverantörer, främst på grund av nationalitet men även av annan geografisk grund.

InköpscentralEn upphandlande myndighet som

1) ingår ramavtal om byggentreprenader, varor eller tjänster som är avsedda för andra upphandlande myndigheter, eller

2) medverkar vid en offentlig upphandling i egenskap av ombud åt flera upphandlande myndigheter.

KonkurrensverketTillsynsmyndighet över all offentlig upphandling i Sverige. Granskar att de offentliga aktörer som ska tillämpa upphand-lingsreglerna faktiskt gör det. Myndighetens uppgift är även att lämna in ansökan om att en upphandlande myndighet ska betala upphandlingsskadeavgift.

LikabehandlingsprincipenAlla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättning-ar vid offentlig upphandling. Ingen leverantör får på något sätt missgynnas, inte heller får en leverantör favoriseras på något sätt.

LOULag (2007:1091) om offentlig upphandling. Kodifierar Europa-parlamentets och Rådets direktiv 2004/18/EG av den 31 mars 2004 om samordning av förfarandet vid offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster.

Nya direktivenTre nya upphandlingsdirektiv har antagits av EU:s ministerråd, och beräknas för Sveriges del att implementeras och träda i kraft i april 2016. Europarlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upp-hävande av direktiv 2004/18/EG kommer att ersätta reglerna i LOU.

ProportionalitetsprincipenÅtgärder som vidtas i en upphandling måste stå i proportion till dess mål. Exempelvis måste kraven som ställs stå i proportion till upphandlingsföremålet vilket innebär att kraven inte får gå längre än vad som är lämpligt, effektivt, relevant och ändamåls- enligt för den aktuella upphandlingen.

Ogiltigförklaring av avtalAvtal som ingås efter en otillåten direktupphandling eller i strid mot förbud mot att ingå avtal kan under vissa omständigheter ogiltigförklaras av en förvaltningsdomstol. Förbud att ingå av-tal föreligger exempelvis under avtalsspärr, förlängd avtalsspärr, interimistiskt beslut, tiodagarsfrist samt vid tecknande av avtal innan ett tilldelningsbeslut. Ett avtal kan dock kvarstå, trots att förutsättningarna för ogiltigförklaring är uppfyllda, om det finns tvingande hänsyn till allmänintresse.

11

Otillåten direktupphandlingIngående av kontrakt med en leverantör utan föregående annon-sering. Detta trots att upphandlande myndighet varit skyldig att annonsera enligt LOU.

RamavtalAvtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer. Syftet är att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Tilldel-ningen sker då genom avrop.

RättsmedelMöjligheter till domstolsprövning, vilket i LOU är överprövning av upphandling och avtals giltighet, skadestånd samt upphand-lingsskadeavgift.

TEDTED (Tenders Electronic Daily) är en kostnadsfri databas med information om offentlig upphandling. Databasen innehåller meddelanden om alla offentliga upphandlingar som överstiger tröskelvärdena.

TilldelningsbeslutEn upphandlande myndighet ska snarast möjligt skriftligen underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om de beslut som fattats om att sluta ett ramavtal eller att tilldela ett kontrakt och om skälen för besluten.

TransparensprincipenUpphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. Principen omnämns ibland även som principen om öppenhet och förutsägbarhet.

TröskelvärdenBeloppsvärden som avgör vilka upphandlingsregler som blir till-lämpliga.

Upphandlande myndighetOrganisationer (verksamheter) som omfattas av LOU. Med upp-handlande myndighet avses statliga och kommunala myndighe-ter.

UpphandlingsföremålDen vara, tjänst eller byggentreprenad som upphandlingen avser.

UpphandlingsskadeavgiftEfter ansökan av Konkurrensverket kan förvaltningsrätten döma upphandlande myndigheter att betala en sanktionsavgift som tillfaller staten. Upphandlingsskadeavgift kan aktualiseras vid brott mot avtalsspärr och förlängd avtalsspärr samt vid otillåten direktupphandling. Maximalt kan avgiften uppgå till tio miljoner kronor. Avgiften får dock inte överstiga 10 procent av kontrakt-svärdet.

Ömsesidigt erkännandeIntyg och certifikat utfärdade av en behörig myndighet i en annan medlemsstat ska gälla i samtliga EU/EES-länder.

Kundsupport Öppettider: mån – tor 9 – 16 samt fre 9 – 15.Postadress: 117 99 Stockholm. Besöksadress: Hornsgatan 15.Telefon: 08 709 59 00 | Kundsupport: 08 525 029 96E-post: [email protected] | www.sklkommentus.se

Har du frågorHör av dig till oss med allt du undrar kring Lagen om offentlig upphandling och om vår verksamhet inom SKL Kommentus.