SISTIM PENCATATAN UTANG
SISTIM PENCATATAN UTANG
2.1 PROSEDUR PENCATATAN UTANG
Ada dua metode pencatatan utang
1. Account Payable Procedur
2. Voucher Payable Procedures
1. Account Payable Procedur
Menurut metode account payable procedur, catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang.
Faktur dari pemasok
Jurnal pembelian
Kuintansi dari pemasok Jurnal
pengeluaran kas
kartu utang
Pencatatan transaksi
Pembayaran utang
Pencatatan transaksi
.......... timbulnya utang
2. Voucher Payable Procedures
Menurut voucher payable procedures tidak diselenggarakan kartu utang, namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dibagi menjadi dua yaitu :
1. One-time voucher prosedur
2. Built-up Voucher Procedures
1. One-time voucher prosedur
Dalam prosedur ini, untuk setiap faktur dari pemasok dibuatkan satu set voucher (teridiri dari 3 lembar). One-time voucher prosedur ini dibagi menjadi dua, yaitu :1. One – time voucher prosedur dengan dasar tunai (cast basis )2. One time voucher prosedur dengan dasar waktu
1. One – time voucher prosedur dengan dasar tunai (cast basis )
2. One time voucher prosedur dengan dasar waktu
2. Built-up Voucher Procedures
2.2 DISTRIBUSI PEMBELIAN
• Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media (faktur dari pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam pembelian, distribusi ini menyangkut peringkasan pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan pembayarannya untuk penyusunan laporan dan pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian menyangkut persediaan dan biaya.
Ada 5 metode distribusi pembelian 1. Metode Jurnal Berkolom atau Metode Spread Sheet
2. Metode Rekening Berkolom 3. Metode Rekening Tunggal
4. Metode Tiket Tunggal(Unit Ticket Method)
5. Metode Distribusi dengan Komputer
2.3 SISTEM RETUR PEMBELIAN
2.3.1. Deskripsi kegiatan
Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
2.3.2. fungsi yang terkait
fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian ada 4 yaitu
1. Fungsi gudang
2. Fungsi pembelian
3. Fungsi pengiriman
4. Fungsi akuntansi
2.3.3 Dokumen yang digunakan dalam sisitim retur pembelian ada 2 yaitu :
1. Memo Debit
2. Laporan pengiriman barang
2.3.4 Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian ada 3 yaitu :
1. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum
2. Kartu persediaan
3. Kartu utang
2.3.5 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sitem Retur Pembelian
Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
a. Prosedur perintah retur pembelian
b. Prosedur pengiriman barang ke pemasok
c. Prosedur pencatatan utang
2.3.6 Unsur pengendalian intern Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi pengiriman,
fungsi pencatatan utang, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian
yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut
Sistem Otoritas dan Prosedur Pencatatan
3. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman
5. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debit
yang didukung dengan laporan pengiriman barang
6. Pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi
Praktik yang Sehat
7. Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak.
8. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodic
irekonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar
2.3.7. Bagan Alir Dokumen Sistem Retur Pembelian