SISTIM INFORMASI MANAJEMEN ( SIM ) MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ( MIS ) I. MATA KULIAH INI AKAN MEMBAHAS 10 TOPIK , YI : 1. INTRODUCTION / PENGANTAR SIBK(CBIS) 2. SISTEM 3. KOMPONEN SIM 4. PERENCANAAN SIM 5. PERMODELAN 6. SISTEM PENUNJANG DAN KOMUNIKASI DATA 7. PENGEMBANGAN DAN STRATEGI SISTEM 8. IMPLEMENTASI SIM 9. QUALITY ASSURANCE 10. EVALUASI SIM II. DESKRIPSI SINGKAT MATAKULIAH Pengenalan MIS, Peran dan Fungsi MIS, Komponen MIS, Model, Konsep, Perencanaan 1
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
SISTIM INFORMASI MANAJEMEN
( SIM )
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ( MIS )
I. MATA KULIAH INI AKAN MEMBAHAS 10 TOPIK , YI :
1. INTRODUCTION / PENGANTAR SIBK(CBIS)
2. SISTEM
3. KOMPONEN SIM
4. PERENCANAAN SIM
5. PERMODELAN
6. SISTEM PENUNJANG DAN KOMUNIKASI DATA
7. PENGEMBANGAN DAN STRATEGI SISTEM
8. IMPLEMENTASI SIM
9. QUALITY ASSURANCE
10. EVALUASI SIM
II. DESKRIPSI SINGKAT MATAKULIAH
Pengenalan MIS, Peran dan Fungsi MIS, Komponen MIS,
Model, Konsep, Perencanaan dan Pengendalian, Sistem
Penunjang, Pengembangan dan Strategi Sistem
Informasi, Implementasi (SIM : Pengadaan, Organisasi
dan Lainnya), Quality Assurance dan Evaluasi Sistem
Informasi.
1
III. TUJUAN UMUM PEMBELAJARAN
Mampu memberikan dan menyediakan informasi secara
cepat dan akurat dalam organisasi
IV. REFERENSI :
1. Robert G.Murdick, Joel E.Ross and James R
Clagett,1995, Sistem Informasi untuk Manajemen
modern, Jakarta : Erlangga.
2. Gordon B. Davis and Margetbe H. Olson, 1984,
Management Information System.
3. Hanson, Ward..2000, Pemasaran Internet,
Jakarta :Salemba Empat.
4. Mcleod Raymond 195, Management Information
System, A. Study of Computer-Based Information
System, New Jersey : Prentice-HII
5. Scott, Geroge M 1999. Prinsip-prinsip Sistem Informasi
Manajemen, Jakarta : PT Raja Grafindo.
6. Whitter, Jeffre Y.I, dkk, System Analysis & Design
Methods, Arizona University.
2
Topik 1
INTRODUCTION
1.1. Sumber daya organisasi dan pengelolaannya
1.1.1. Sumber Daya Organisasi ( 5 M Plus ) :
Man
Money Sumber daya fisik
Materials
Machine
Methode Sumber daya konseptual
plus Information
1.1.2. Pengelolaan SDO
Tugas manajer adalah mengelola SDO agar dapat
digunakan dengan cara yang paling efektif. Para
manajer menggunakan sumber daya konseptual
untuk mengelola sumber daya fisik. Oki Sumber
daya informasi juga harus dikelola dengan baik
sebagaimana halnya SDO lainnya.
Pengelolaan sumber daya informasi adalah suatu
rangkaian aktivitas mulai dari pengumpulan
data/bahan mentah, di proses menjadi informasi
yang berguna, disebar dan diterima oleh semua
anggota organisasi yang membutuhkan dalam
bentuk yang tepat dan saat yang tepat sehingga
3
informasi dapat dimanfaatkan, membuang informasi
yang tidak lagi berguna dan menggantikannya
dengan informasi baru.
Rangkaian aktivitas berupa memperoleh informasi,
menggunakannya seefektif mungkin , membuang
dan mengganti pada saat yang tepat disebut
Manajemen Informasi
1.2. Mengapa terdapat perhatian yang begitu besar pada
Manajemen Informasi ?
Ada 2(dua) alasan utama , yaitu :
a. Kegiatan bisnis yang semakin kompleks dan
meningkat,karena :
1) Pengaruh ekonomi Internasional.
Kekacauan ekonomi USA karena kredit
perumahan, kenaikan harga BBM di pasar
internasional, nilai tukar valas.
2) Persaingan global.
Persaingan bisnis saat ini tidak hanya dalam
skala nasional tetapi sudah berskala global.
3) Kemajuan teknologi yang semakin meningkat.
Hampir semua kegiatan bisnis sekarang ini
berbasis komputer (Bar code scanners,
ATM,reservasi, dll)
4
4) Batas waktu yang semakin singkat.
Banyak kegiatan operasional bisnis sekarang
menjadi lebih cepat karena penggunaan
komputer, telepon, faxmile, dll.
5) Kendala-kendala sosial.
Masalah perburuhan, lingkungan, dll
b. Kemampuan komputer yang semakin baik.
Seiring kemajuan teknologi, bentuk dan kegunaan
komputer menjadi bertambah baik dan canggih dan
sudah menjadi peralatan kantor biasa/standard
1.3. PENGERTIAN
SIM / MIS bukan merupakan hal yang baru dan tidak
identik dengan komputer. MIS / SIM ini sudah ada /
dikenal sebelum adanya komputer atau dg kata lain
komputer adalah alat untuk membantu operasionalisasi
MIS / SIM dalam suatu organisasi.
1.3.1. Pengertian secara parsial
Manajemen.
Proses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang
dilakukan manajer pada organisasinya :
5
M I S
MANAJEMEN INFORMASI SYSTEM
merencanakan, mengorganisasikan, memprakarsai
dan mengendalikan operasi.
Berhub pengambilan keputusan merupakan
persyaratan yg mendasar bagi tiap proses yg
terdahulu, maka tugas MIS / SIM adalah
memberikan kemudahan dalam proses
pengambilan keputusan yg diperlukan untuk
Perenc, Peng-org- an, pengendalian pek dan fungsi
bisnis.
Informasi
Informasi adalah data yg telah diolah dan
memiliki arti / nilai tertentu untuk tujuan informatif
atau sebagai dasar untuk peramalan dan
pengambilan keputusan. Contoh : Laporan
bulanan belanja pegawai
Data adalah fakta dan/atau angka yang tidak
sedang digunakan dan belum mempunyai
nilai/arti tertentu dan biasanya berbentuk catatan
historis yang dicatat dan diarsipkan. Contoh :
Daftar jumlah pegawai per masing-masing
Satker, Daftar data Individu Pegawai.
6
Sistem
Bagian-bagian yang saling berhubungan untuk
suatu tujuan bersama,atau sekelompok elemen
yang saling berhubungan dan terintegrasi untuk
suatu tujuan bersama. Subsistem adalah bagian
dari sistem yang lebih kecil. Sistem yang lebih
besar disebut Supersistem. Oleh karena itu
setiap sistem akan dipengaruhi oleh pertukaran
informasi. Organisasi adalah sistem dan
bagiannya (Divisi, Departemen, Biro) adalah
subsistem
KONSEP SIM : Menghubungkan kerja dari
subsistem-subsistem pada pertukaran
informasi menengah, atas dan bawah.
Tujuan suatu MIS / SIM adalah menyajikan
informasi untuk pengambilan keputusan pada
perencanaan, pengorganisasian, pemrakarsaan
dan pengendalian kegiatan operasi subsistem
suatu organisasi dan menyajikan sinergi
organisasi pada proses.
Kita berkepentingan dengan 3 sistem, yi :
Sistem sosial yg disebut organisasi.
7
Sistem manajemen yg digunakan dlm praktek
untuk memperbaiki operasi, produktivitas
organisasi dan subsistem nya.
Sistem informasi manajemen, yg menyajikan
informasi utk pengambilan keputusan melalui
proses manajemen.
Manajemen Informasi : Seluruh aktivitas untuk
memperoleh informasi, menggunakannya
seefektif mungkin dan membuangnya pada saat
yang tepat
1.3.2. Pengertian SIM
a. Donald W Kroeber
SIM adalah sebuah organisasi, sejumlah proses
yang menyediakan informasi kepada manajer
sebagai dukungan dalam operasi dan pembuatan
keputusan dalam suatu organisasi.
b. Gordon B Davis
SIM merupakan sebuah sistem mesin pemakai
yang terintegrasi, menyediakan informasi untuk
menunjang operasi-operasi menajemen dan
fungsi-fungsi pengambilan keputusan didalam
sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan
perangkat keras dan perangkat lunak komputer,
8
dan prosedur-prosedur manual model-model untuk
analisa, perencanaan, pengawasan dan
pengambilan keputusan dan suatu database.
c. George M.Scott ( 1999 )
Serangkaian sub-sub sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional
terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi lewat serangkaian
cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai
dengan gaya dan sifat pimpinan atas dasar kriteria
mutu yang telah ditetapkan.
Kesimpulan dari ketiga pendapat diatas :
Ditekankan pada suatu sistem mesin
Sebuah organisasi
Pihak penyaji informasi
Terdapat dalam suatu organisasi
Ditujukan untuk sesuatu hal, yaitu operasi sebuah
analisis dan pengambilan keputusan untuk
meningkatkan produktivitas.
Melibatkan komputer, prosedur, suatu database.
9
1.4. Peran SIM
Perancangan, penerapan dan pengoperasian
sebuah SIM adalah mahal dan sulit. Upaya yang kuat
dan biaya yang diperlukan harus diperhitungkan. Ada
beberapa faktor yang membuatnya menjadi semakin
diperlukan dibandingkan pada beberapa tahun
belakangan ini, antara lain :
a. Pimpinan berhadapan dengan lingkungan organisasi
yang lebih rumit dibanding masa-masa yang lalu.
Kerumitan ini akibat situasi yang cukup cepat
berubah, akibatnya mensyaratkan organisasi untuk
selalu mempunyai data & informasi terbaru.
b. Lingkungan organisasi bukan saja rumit tetapi juga
sangat dinamis. Oleh sebab itu pimpinan harus
membuat keputusan dengan cepat, untuk
memperpendek waktu antara munculnya masalah
baru dengan pemecahan masalah. Sebuah SIM
yang mampu memberikan informasi yang canggih
(cepat, tepat dan terbaru) merupakan bahan yang
sangat mendukung seorang pimpinan untuk
mengambil suatu keputusan yang tepat. Hal ini akan
meningkatkan kemampuan adaptasi organisasi
terhadap lingkungannya. Dengan demikian peran
10
SIM pada sebuah organisasi sebagai media yang
membantu meningkatkan kemampuan adaptasi
organisasi dengan lingkungannya. Yang
berhubungan langsung dengan lingkungan
organisasi tersebut adalah para pemakai SIM.
Para pemakai SIM dapat digolongkan atas :
Pimpinan tingkat atas, menengah, dan bawah.
Non-pimpinan
Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam &
luar (pemerintah, masyarakat,)
Ada 3 perubahan yang sekarang
berlangsung pada perusahaan yg progresif, yaitu :
1) Manajemen telah berorientasi pada sistem dan
teknik manajemen yang rumit.
2) Informasi dirancang dan dibuat tersedia bagi
manajer setiap saat diperlukan.
3) Suatu sistem informasi mengkaitkan perencanaan
serta pengendalian oleh manajer dengan
implementasi sistem operasi.
Hasil gabungan dari konsep ini adalah sistem
Informasi manajemen.
Maksud dari suatu MIS adalah untuk meningkatkan
pengelolaan dari tingkat informasi yg sedikit demi
11
sedikit, kadang-kadang baik dan kadang-kadang
buruk, perkiraan yang berdasarkan intuisi dan
pemecahan masalah yang terisolasi menjadi tingkat
wawasan sistem, informasi sistem, pengolahan data
yg canggih dan pemecahan masalah sistem. Manajer
selalu mempunyai “sumber” informasi dan MIS
menyediakan suatu sistem informasi. Jadi MIS
merupakan alat / metoda yg ampuh untuk membantu
manajer pada pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan.
1.5. Fungsi SIM
Ada berbagai tujuan/ fungsi SIM dalam organisasi, baik
fungsi secara umum maupun khusus. Namun fungsi/
tujuan SIM pada umumnya ditujukan untuk :
“Menyediakan informasi yang digunakan untuk
pengambilan keputusan pada perencanaan usulan,
pengorganisasian dan pengawasan kerja dari sub-sub
sistem organisasi “
Dari uraian diatas, sudah jelas fungsi utama SIM adalah
menyediakan informasi untuk kebutuhan organisasi.
12
1.6. Manajemen dan komputer.
Dalam era digital sekarang ini, semua Manajer harus
mengerti (literacy) dan memahami komputer dan
informasi.
Mengerti komputer maksudnya adalah memiliki
pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk
mengoperasionalkan komputer (computer literacy),
meliputi : istilah-istilah komputer, keunggulan dan
kelmahan komputer, kemampuan menggunakan/
mengoperasonalkan komputer.
Mengerti informasi (information literacy) maksudnya
adalah memiliki pengetahuan dan kemampuan untuk
mencari dan memperoleh informasi, berbagi informasi
serta menggunakan informasi pada tiap tahap proses
pemecahan masalah.
1.6. SUATU MODEL SISTIM INFORMASI BERBASIS
KOMPUTER (CBIS).
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan
masalah dan informasi digunakan dalam membuat
keputusan.
Pada awalnya aplikasi komputer digunakan sebagai
pengolahan data akutansi dan disebut sebagai
pengolahan data (data processing). Aplikasi komputer
13
pertama sebagai suatu sistem informasi disebut
sebagai sistem informasi manajemen (management
Information System/MIS).
Selanjutnya secara berturut-turut diikuti oleh Sistem
pendukung keputusan (Decission support
system/DSS), Otomatisasi perkantoran (Office
Automation/OA), Sytem berbasis pengetahuan (Expert
System/ES). Kelima aplikasi tersebut sebagai sub-sub
sistem membentuk Sistem Informasi berbasis komputer
( Computer Based Information System/CBIS)
1.7. SPESIALIS INFORMASI.
Spesialis informasi (Information Specialist) adalah
orang atau pegawai yang sepenuh waktu bertanggung
jawab mengembangkan dan memelihara sistem
berbasis komputer.
Ada 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :
Analis sistem.
Analis sistem adalah pakar dalam mendifinisikan
masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis
mengenai cara komputer membantu pemecahan
masalah.
14
Analis Sistem bekerja sama dengan pemakai
mengembangkan sistem baru dan memperbaiki
sistem yang sudah ada sekarang.
Pengelola data base.
Pengelola data base adalah orang yang mengelola
suatu kumpulan data komputer yang sudah
terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara
yang memudahkan pengambilan kembali.
Pengelola database bekerja sama dengan pemakai
komputer dan analisis sistem menciptakan data base
yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan
informasi bagi pemakai.
Spesialis jaringan.
Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang
komputer dan telekomunikasi. Generasi baru dari
spesialis jaringan, yang disebut webmaster, memiliki
keahlian khusus dalam menggunakan World Wide
Web.
Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis
sistem dan pemakai membentukjaringan komunikasi
data yang menyatukan berbagai sumber daya
komputer yang tersebar.
15
Programer.
Programer menggunakan dokumentasi yang
disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode
instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer
mengubah data menjadi informasi yang diperlukan
pemakai.
Operator.
Operator menangani peralatan komputer berskala
besar seperti komputer mainframe dan komputer
mini, memantau layar komputer, mengganti ukuran-
ukuran kertas di printer,mengelola perpustakaantape
and disk storage dan tugas-tugas serupa lainnya.
Gambar dibawah menunjukkan bagaimana para
spesialis ini secara tradisional bekerja sama dengan
pemakai mengembangkan sistem berbasis komputer.
Panah-panah menggambarkan arus komunikasi,
termasuk arus informasi terakhir dari komputer ke
pemakai. Gambar ini memperlihatkan rantai komunikasi
tradisional yang menghubungkan pemakai, para
spesialis informasi dan komputer. Pemakai dapat
berupa seorang manajer, , non manajer, individu atau
organisasi dalam perusahaan.
16
1.8.KECENDERUNGAN MENUJU END-USER
COMPUTING.
Mulai dekade tahun 70 an ada perubahan berupa
meningkatnya kecenderungan minat pemakai dalam
mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri..
End-User computing (EUC) adalah pengembangan
seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh
para pemakai.
Rantai Komunikasi End-User Computing :
17
Pengelola data base
Analis sistem
Pemakai
Spesialis jaringan
Progra-mer
Opera-tor
Kompu ter
Faktor-faktor yang mendorong End-user computing :
Meningkatnya pengetahuan tentang komputer.
Semakin banyak orang yang ingin mengerti dan
mengoperasionalkan komputer baik lewat pendidikan
di Sekolah maupun kursus-kurusus. Dewasa ini
manajer dari berbagai tingkatan sudah mengerti
tentang komputer.
Antrian jasa informasi.
Para spesialis informasi dalam dekade tahun 80 an
lebih banyak pekerjaan / permintaan daripada yang
yang dapat mereka tangani sehingga orang harus
antri menunggu giliran untuk dapat ditangani datanya.
Perangkat keras yang murah.
Semakin lama harga perangkat keras komputer
18
Spesialis Informasi
Pemakai Komputer
menjadi lebih murah sehingga pemakai dapat
membeli atau memesan sendiri.
Perangkat lunak jadi.
Dewasa ini semakin banyak perangkat lunak dalam
bentu jadi yang dapat dibeli di pasaran , baik untuk
tugas akutansi maupun pengambilan keputusan. Hal
ini jelas memudahkan dan memampukan perusahaan
atau pemakai individu menerapkan sistim berbasis
komputer.
1.6. Sistem & Informasi
Diatas telah diuraikan bahwa informasi adalah sekumpulan
data yang telah diolah dan memiliki arti. Sedangkan sistem
bagian-bagian yang saling berhubungan membentuk tujuan
tertentu. Sedangkan konsep SIM sendiri menghubungkan
bagian-bagian tersebut sehingga terjadi pertukaran informasi
pada semua level organisasi.
1.5.Kaitan SIM & Organisasi
Dalam merancang SIM perlu disadari bahwa para
pimpinan ada diberbagai level organisasi dan berbagai
area fungsi organisasi, karena hal ini dapat
mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajian
informasi. Tingkatan pimpinan seperti Direktur, Wakil
19
Direktur sering disebut pimpinan atas, dimana
pekerjannya lebih banyak membuat perencanaan
strategis. Ini berarti keputusan level atas akan
berpengaruh pada seluruh level organisasi. Sedangkan
pimpinan tingkat menengah lebih banyak melakukan
kegiatan pengendalian, bertanggung jawab
melaksanakan rencana pimpinan atas dan memastikan
tujuan tercapai. Pimpinan tingkat bawah (terendah)
melakukan operasional kegiatan organisasi.
Istilah eksekutif sering digunakan menggambarkan
seorang pimpinan yang berada pada level atas dan
melakukan tugas pada tingkat perencanaan strategis.
Pada gambar berikut dapat dilihat kaitan antara
kebutuhan informasi pada setiap level organisasi.
Dimana pimpinan tingkat atas lebih menekankan
informasi lingkungan daripada pimpinan tingkat bawah
dan para pimpinan tingkat bawah lebih mementingkan
informasi internal. Sedangkan gambar sebelah bawah
menunjukkan pimpinan tingkat atas lebih menyukai
informasi dalam bentuk ringkas, sedang para pimpinan
tingkat bawah memilih bentuk rinci.
20
Tingkat perencanaan Strategis
Tingkat Pengendalian manajemen
Tingkat Pengendalian Operasional
Gambar 1.2 Pengaruh pada sumber informasi
Tingkat perencanaan Strategis
Tingkat Pengendalian manajemen
Tingkat Pengendalian Operasional
Gambar 1.3 Pengaruh pada bentuk informasi
21
Ringkas
Rinci (terurai)
EXTERN
INTERN
Tingkat Perencanaan Strategis
Tingkat pengendalian
manajemen
Tingkat pengendalian
operasional
Fungsi Fungsi Fungsi Fungsi
Keu. SDM Informasi Publ.
Gambar 1.4 contoh Pengelompokan pimpinan pada semua
tingkat organisasi dan area Fungsional
MASALAH DAN PERTANYAAN.
1. Jelaskan apa saja sumber daya organisasi saat ini dan
bagaimana hubungannya dengan 5(five) M.
2. Mengapa dewasa ini perhatian manajer terhadap
pengelolaan informasi semakin besar dan meningkat ?
Jelaskan.
22
3. Siapa saja para pemakai komputer di Perusahaan ?
Jelaskan
4. Jelaskan apa perbedaan antara data dan informasi.
Berikan contohnya.
5. Apa yang dimaksud dengan Computer Based Information
System (CBIS) dan apa saja elemen-elemennya serta
perkembangannya.
6. Siapa sajakah yang dimaksud dengan spesialis informasi
dan apa saja tugasnya ? Jelaskan
7. Apa yang dimaksud dengan “End-user computing” dan
bagaimana pengaruhnya terhadap para spesialis
informasi ? Jelaskan
8. Sistim informasi merupakan milik para pemakai bukan
para spesialis informasi. Apa maksudnya ? Jelaskan.
9. Apakah konsekuensi politik dan sosial dari implementasi
pendekatan sistem (System Approach) ? Misalnya
bagaimana kita dapat menerapkan perencanaan fasilitas
terminal bis pemerintah bilamana diijinkan persaingan
yang tak terkendalikan. Apakah beralasan bagi lima
perusahaan bis yg berlainan untuk menjalankan bis-bis
luar kota yg terisi hanya 50 % menuju tujuan yg sama
pada sekitar waktu yg sama pula.
23
10Apakah dampak dari : a) revolusi teknologi, b) Penelitian
dan pengembangan, c) Perubahan produk dab d) ledakan
informasi terhadap kebutuhan informasi oleh manajemen
pada perusahaan manufaktur otomotif, Rumah sakit dan
Universitas.
11. Presiden Direktur sebuah perusahaan besar pembuat
makanan dan pengepakan nasional menyatakan baru-
baru ini bahwa “Sistim informasi kami memberikan
kepada kami senjata yang kami perlukan untuk mengatasi
pesaing kami “ . Jelaskan cara dimana sistem informasi
dapat memberikan senjata yang bersaing untuk
perusahaan ini.
4. Tunjukkan bagaimana pendekatan sistem dapat
bermanfaat dalam mengatasi masalah ekologi pada kota
yg besar. Bagaimana hendaknya organisasi industri
bekerja sama dengan Pemerintah dalam masalah ini.
12Tunjukkan bagaimana komponen sistem informasi
manajemen (manajemen, informasi, sistem) saling
dihubungkan.Tunjukkan juga bagaimana MIS dapat
memudahkan fungsi umum manajemen ( Merencana,
mengorganisasi dan mengendali)
24
Topik 2
SISTEM
2.1.Teori Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai
suatu tujuan.
Sistem Terbuka dan Tertutup :
Sistem terbuka adalah sistem yang tidak dapat mengatur
operasinya sendiri, sedangkan sistem tertutup
sebaliknya.
25
Sistem
subsistem
supersistem
Sistem Terbuka
Sistem Tertutup
2.2.Sistem Fisik dan Sistem Konseptual
Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik.
Sistem Konseptual adalah sebaliknya, ia menggunakan
informasi dan data untuk mewakili suatu sistem fisik.
Misal berupa citra mental dari pikiran supervisor/
manajer/ pimpinan, angka-angka tulisan pada selembar
kertas.
26
input outputTransformasi
Tujuan
MekanismePengendali
input outputTransformasi
Komputer adalah sistem fisik, tetapi data dan
informasi yang disimpan didalamnya dapat dipandang
sebagai suatu sistem konseptual. Sebab data dan
informasi mewakili satu atau lebih sistem fisik. Yang
terpenting adalah apa yang diwakili oleh data dan
informasi tersebut. Sistem fisik diperlukan karena
ujudnya, sedangkan sistem konseptual penting karena
penggambarannya atas sistem fisik.
Contoh : Jika pada komputer tercatat ada 70 perkakas
digudang, inspeksi di gudang harus mengungkap
ke 70 perkakas tersebut.
Sebab-sebab Pentingnya Pandangan Sistem :
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas
struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang
baik.
3. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian
dalam organisasi.
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan
lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi
umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara
sistem lingkaran tertutup.
27
2.3.Model SIM & Komputer
Suatu Model Sistem Informasi untuk memecahkan
masalah pada Komputer dapat dilihat pada gambar
berikut :
Suatu contoh SIM :
Laporan I
28
SI berbasiskomputer
S IAkuntansi
SIM
Sistem Pendukung Keputusan
Sistem Otomasi Kantor
Sistem Pakar
Keputusan
Masalah
Pemecahan Masalah
Informasi
Laporan Proyeksi Penggunaan Tenaga Kerja Jan – Des
2002
Dinas Kodya Bandung
No Tgl Tujuan Wilayah Panjang (M) Pekerja
Tetap
Pekerja
Kontrak
Total
1
2
3
2 Jan’02
15 Jan’02
1 Feb’02
Perbaikan Jalan
Utama
Perbaikan Jalan
Utama
Pelebaran Jalan
B Utara
B Kota
Setiabudi
3000
40000
2600
30
50
15
0
30
100
30
80
115
2.3. Organisasi Jasa Informasi :
Rantai Komunikasi End-User Computing :
29
Pengeloladatabase
Analis Sistem
Spesialis Jaringan
Pemakai Programer Operator Komputer
2.4.Siklus Hidup Komputer
Perancanaan
Analisis
Rancangan
Penerapan
Penggunaan
30
Spesialis Informasi
Pemakai Komputer
TahapPerencanaan
TahapAnalisis
TahapRancangan
TahapPenerapan
TahapPenggunaan
Berbagai Peran Supervisor dan Spesialis Informasi
selama Siklus Hidup Sistem :
2.5. Tugas & Diskusi :
1. Setujukah, Mengerti informasi lebih penting dari
pada mengerti komputer, jelaskan!
2. Jelaskan suatu sistem bukan milik spesialis
informasi, walaupun mereka lebih banyak
mengerjakan pengembangannya!
31
Tahap
Perencanaan
Analisis
Rancangan
Penerapan
Penggunaan
Manajer Spesialis Informasi
Mendefinisikan masalah
Mengatur
Mengatur
Mengatur
Mengatur
Mendukung
Melaksanakan penelitian
sistem
Merancang sistem
Mererapkan sistem
Menyiapkan sistem
3. Sebuah unit/ instansi merencanakan biaya operasi
kantor tiap bulan untuk tahun 2002. anggaran tahun
2001 (tahun lalu) untuk unit tersebut 800 juta rupiah
Jika ada satu barang yang tidak terpakai selama 10
bulan saya ingin mengetahuinya. Dapatkah anda
memberitahukannya?
Asep menarik selembar kertas dari mapnya. “Ini adalah
penjelasan kamus data dari catatan yang kami gunakan untuk
mencetak laporan”. Disana tidak terdapat tanggal penerimaan
dan pengeluaran barang, tetapi saya yakin kami dapat
menambahkannya. Lalu dengan mudah dapat dipilih catatan-
catatan yang tidak berubah selama 10 bulan atau periode
apapun.
Saat itu sekretaris Nona Ann masuk kedalam ruangan
dan berkata “Nona Ann mereka telah menunggu anda diruang
konference. Perlukah saya beritahukan mereka bahwa anda
akan sedikit terlambat? Jangan, saya segera kesana.
Saya berterima kasih karena anda menyediakan waktu
utk membahas laporan ini dengan saya. Jika anda dapat
melakukan beberapa hal yang telah kita bahas, saya yakin saya
akan menggunakan laporan ini lebih sering.
Satu pertanyaan terakhir, Asep bertanya ketika Nona
Ann beranjak ke pintu” Apakah anda pernah menggunakan
komputer?” Oh tidak, jawab Nona Ann, saya buka programer.
45
Pertanyaan :
1. apakah kelihatannya Nona Ann memerlukan
suatu laporan khusus atau laporan periodik? Beri penjelasan
ringkas.
2. Apa yang dapat dilakukan untuk
memperpendek keterlambatan laporan yang sampai pada
Nona Ann?”
3. Apakah anda menyarankan urutan
meningkat atau menurun? Apa yang akan menjadi field
kunci (pengendalinya)?
4. Dengan menyakinkan Nona Ann bahwa
field tanggal dapat ditambahkan, apakah Asep telah
bertindak benar?
5. Misalkan organisasi X memutuskan untuk
menyediakan pelatihan pada para pimpinan megenai
penggunaan Query language (data base barang) alasan apa
yang dapat Asep berikan agar Nona Ann mengikutinya?”
6. Buatlah bentuk yang diperlukan (informasi
dan model yang memenuhi keinginan Nona Ann)
46
1. KASUS TOKO BUKU ANEKA ILMUAnda adalah seorang wiraniaga Bookstore Software Inc., yaitu suatu Perusahaan Nasional yang memasarkan suatu paket perangkat lunak untuk digunakan oleh toko buku maupun perpustakaan. Suatu hari saat anda berbicara dengan Bp.Herman, manajer penjualan Toko Buku Aneka Ilmu di Surabaya, anda mengetahui bahwa perusahaan tersebut memiliki masalah dengan persediaannya. Catatan manual yang mereka buat tidak mencerminkan secara akurat status persediaan, jumlah , jenis buku dan nama pengarang buku-buku yang tersedia di dalam toko bukunya. Saat pengiriman barang / buku baru tiba, diperlukan beberapa hari untuk memperbarui catatan persediaan. Seorang pembeli yang menginginkan satu buku tertentu dan buku tersebut baru diterima serta ada di dalam toko buku tersebut, tetapi wiraniaga yang ada tidak mengetahuinya, Penjualan buku menjadi gagal karena informasi yang buruk.Anda sebagai wiraniaga Bookstore Software Inc. tahu bahwa paket perangkat lunak anda, yang disebut SMABORT (Sistem Manajemen for Bookstore Retail Trade) dapat memecahkan masalah ini. Dengan SMABORT, suatu toko buku dapat memperbarui catatan komputernya begitu suatu pengiriman tiba atau suatu penjualan terjadi. Catatan komputer selalu mencerminkan secara tepat buku / barang apa yang ada atau tersedia didalam toko buku. Biaya perangkat lunak dan perangkat keras sangat terjangkau oleh sebuah toko buku yang cukup besar.Langkah anda selanjutnya adalah adalah mendekati direktur Toko buku Aneka Ilmu, Bp. Yohanes yang kebetulan baru saja beberapa minggu menduduki jabatan tersebut untuk menawarkan produk perusahaan anda. Saat anda menelpon Bp. Yohanes untuk menjelaskan produk anda, dia memotong anda dan berkata : “Dengar, saya masih baru dalam jabatan ini. Saya baru lulus dari suatu Perguruan Tinggi terkenal, dengan kesarjanaan dalam teori sistem. Jika anda dapat menjelaskan bagaimana produk anda dapat membantu kami, dalam istilah-istilah Sistem , saya pikir saya dapat mengerti. Sekarang Jelaskanlah”.Tugas anda :
47
Jelaskan dalam istilah-istilah sistem, bagaimana SMABORT dapat menguntungkan Toko Buku Aneka Ilmu.
2. Bagaimana teknologi informasi modern berkontribusi pada makin singkatnya batas waktu transaksi bisnis ? Berikan contoh peralatan apa yang dapat digunakan dengan telpon dan apa dampaknya ? Jelaskan.
3. Berikan contoh-contoh informasi yang mengalir antara suatu perusahaan dan pemegang sahamnya. Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk memudahkan arus ini ? Jelaskan.
4. Seorang CIO menyatakan keyakinannya bahwa keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dapat dicapai dengan mengurangi biaya operasi perusahaan. Setujukah anda dengan statement CIO diatas ? Jelaskan argumentasi anda.
5. Apa yang dapat dilakukan suatu perusahaan untuk membuat pengunjung terus kembali ke home page-nya ? Jelaskan.
48
Topik 5
PERMODELAN
Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model
mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas
(entity).
Orang menggunakan model untuk mewakili permasalahan
yang akan dipecahkan.
5.1. Jenis-jenis Model
Ada empat jenis dasar model :
1. Model fisik
2. Model naratif
3. Model Grafik
4. Model Matematika
Model Fisik adalah penggambaran objek dalam bentuk tiga
dimensi. Model fisik biasanya digunakan untuk
49
menggambarkan suatu objek dalam ukuran mini, seperti :
maket gedung, atau prototype mesin-mesin, dll.
Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi
oleh benda nyata. Contohnya, investor gedung dapat membuat
sejumlah perubahan secara lebih murah pada rancangan model
fisik mereka dibandingkan pada gedung yang sesungguhnya.
Model Naratif, Ada satu jenis model yang digunakan orang
setiap hari, namun jarang dikenali sebagai suatu model. Ini
adalah model naratif, yang menggambarkan entitasnya secara
lisan maupun tulisan. Pendengar atau pembaca dapat
memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi
bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan
jenis model yang paling populer.
Model Grafik. Jenis model lain yang terus digunakan adalah
model grafik. Model ini menggambarkan entitasnya dengan
sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik digunakan
untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan
organisasi kepada organisasi pusat berisi grafik-grafik
berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan organisasi.
Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi
kepada pimpinan.
Model grafik juga digunakan dalam rancangan system
informasi. Banyak yang digunakan oleh analis sistem dan
50
programer bersifat grafik. Bagan arus (flowchart) dan diagram
arus data (data flow diagram) adalah contohnya, dan
diperlihatkan dalam gambar 5.1 Peralatan-peralatan grafik ini
akan dijelaskan dalam modul teknis.
Model Matematika. Sebagian besar perhatian dalam
pembuatan model saat ini tertuju pada model matematika.
Segala formula atau persamaan matematika adalah suatu
model matematika. Model matematika yang digunakan para
pimpinan umumnya tidak lebih rumit dari pada model yang
biasa digunakan untuk menghitung, Contoh EQQ :
Dimana P adalah biaya pembelian per unit (dlam rupiah), S adalah
penjualan per tahun (dalam unit), dan M adalah biaya
penyimpanan per unit untuk satu tahun (dalam rupiah). Biaya
penyimpanan meliputi semua biaya yang berkaitan dengan
penyimpanan barang, seperti asuransi, kerusakan, dan kecurian.
Model EQQ hanya menggunakan satu persamaan. Sebagian model
matematika menggunakan ratusan hingga ribuan persamaan.
Model-model besar cenderung tidak praktis dan sukar digunakan.
Kecenderungan sekarang mengarah pada model-model yang lebih
kecil yang ditujukan untuk membantu pimpinan tertentu
memecahkan masalah-masalah khusus.
51
Keunggulan model matematika adalah ketelitian dalam
menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
Matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang
berdimensi lebih banyak daripada model grafik yang dua dimensi
atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan
pimpinan yang menyadari kerumitan sistem organisasi,
kemampuan multidimensional model matematika adalah model
yang berharga.
Kegunaan Model :
Mempermudah pengertian
Mempermudah komunikasi
Memperkirakan masa depan
Pesanan Penjualan
Edit Pesanan
Pesanan Penjualan
Memasukkan data pesanan
penjualan
Pesanan Penjualan
Pelanggan
Edit pesanan
penjualan
Memasukkan data pesanan
File historis pesanan penjualan
MemasukkanPesanan penjualan
52
File historis
Gambar 5.1 Contoh sebuah model Grafik
5.2. Pendekatan Sistem dalam Permodelan
Model sistem Umum adalah suatu pendekatan yang
menggunakandiagram grafik disertai narasi dengan kerangka
kerja sistem (sistem fisik & konseptual).
Sistem Fisik : Terdiri atas input, proses dan output
Gambar 5.2 menunjukkan sistem fisik organisasi yang
mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output.
Sumber daya input datang dari lingkungan organisasi, terjadi
suatu transformasi dan sumber daya output dikembalikan ke
lingkungan yang sama. Karena itu sistem fisik organisasi
merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan
lingkungannya melalui arus sumberdaya fisik.
Menyiapkan laporan pesanan
penjualan
Laporan pesanan
penjualan
Menyiapkan laporan pesanan
penjualan
Pimpinan Penjualan
A. Diagram Arus B. Diagram Arus Data
Sumber daya Input
Sumber daya Output
Proses transformasi
53
Gambar 5.2 Sistem Fisik Organisasi
Sistem konseptual. Sebagian sistem terbuka dapat
mengendalikan kegiatannya sendiri, sebagian lagi tidak.
Pengendalian dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran
yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut yang
dinamakan lingkaran umpan balik, menyediakan suatu jalur
bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan
dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem. Mekanisme
pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-
sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan
menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.
Gambar 5.3 Sistem Fisik Organisasi sebagai sistem yang
terkendali
Gambar 5.4 adalah suatu laporan yang menggambarkan suatu
aspek dari sistem input. Analisis pemasok ini membandingkan
Manajemen
Proses transformatik
Sumber daya input
Sumber daya output
54
beberapa pemasok satu jenis tertentu bahan mentah dalam hal
harga, pengiriman dan kualitas. Departemen pembelian dapat
meminta laporan saperti ini sebelum menentukan siapa yang
akan menjadi pemasok.
Suplier :
Number Name LastDate
TransactionP.O.No.
Qty Unit PriceDays to Receipt
PCT Rejects
201
207
150
175
CV Dian
PT XYZ
Merry &
CO
Bay, PT
7/1
2
8/1
3
9/8
10/
7
1324
1206
1113
995
560
80
760
428
600.000
50.000
999.000
300.000
12
6
3
19
0.00
0.02
0.00
0.04
Gambar 5.4 Contoh laporan analisis input tentang pemasok
Contoh berikut ini menunjukkan bagaimana sistem konseptual
dapat membantu pimpinan mengetahui status proses
55
transformasi. Nomor pekerjaan dimasukkan kedalam
komputer, pimpinan dapat mengetahui rincian mengenai suatu
pekerjaan yang sedang berlangsung, sehingga pimpinan
mengetahui perkerjaan tersebut telah masuk langkah keberapa.
Gambar 5.5 Laporan Status Pekerjaan (Informasi Tentang
Proses Transformasi)
Dimensi-dimensi Informasi
Saat para pimpinan menentukan output yang harus disediakan
pengolah informasi, mereka mempertimbangkan empat
dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi ini memberi
kontribusi pada nilai informasi.
1. Relevansi Informasi, memiliki relevansi jika berkaitan
langsung dengan masalah yang ada. Pimpinan harus
mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa
membaca seluruh informasi mengenai subyek-subyek
lain.
Job Number 84-182Customer Wankel Automotive
Current StatusStep 4-wels support to frameDepartement 410-weldingDate and time begun 10/8;10:15AProjected job completion 10/14;9:30A
Next processStep 5-paint frameDepartement 632-paint
56
2. Akurasi Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi
peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena
alasan tersebut, pimpinan terpaksa menerima ketelitian
yang kurang dari sempurna. Berbagai aplikasi yang
melibatkan uang, seperti pembayaran gaji, penagihan
dan piutang, menuntut ketelitian 100 persen. Beberapa
aplikasi lain., seperti ramalan ekonomi jangka
panjangdan laporanstatistik sering dapat tetap berguna
jika datanya mengandung sedikit kesalahan.
3. Ketepatan Waktu, Informasi harus tersedia untuk
pemecahan masalah, sebelum situasi terjadi menjadi
tidak terkendali atau kesempatan menjadihilang.
4. Kelengkapan, harus mampu menyajikan informasi
lengkap tentang suatu masalah. Pimpinan adalah orang
yang tepat untuk menentukan dimensi-dimensi
informasi yang ia perlukan.
5.3. Tujuan dan Standar
Pengendalian atas Output. Agar output dapat
dikendalikan, maka harus ada dua unsur yaitu : informasi
tentang apa yang telah dicapai dan standar kinerja yang
mencerminkan apa yang harus dicapai.
Suatu sistem harus memiliki sedikitnya satu tujuan, tetapi
dapat pula beberapa tujuan. Tujuan biasanya dinyatakan secara
57
umum. Supaya para pimpinan dapat mengendalikan sistem,
mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus dari pada
tujuan, dan ini dicapai melalui standar. Standar adalah suatu
ukuran kinerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal
dalam istilah-istilah spesifik. Tabel 5.1 menggambarkan
perbedaan antara sifat umum tujuan dan sifat khusus standar.
Pimpinan menggunakan standar untuk mengendalikan
sistem fisik dengan membandingkan kinerja actual, seperti
yang dilaporkan pengolah informasi, dengan standar. Hasil
perbandingan menentukan apakah suatu tindakan diperlukan.
Gambar 5.6 menggambarkan tambahan standar pada model
umum. Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik
terdiri dari tiga elemen penting : manajemen, pengolahan
informasi dan standar.
Tabel 5.1 Perbandingan Antara Tujuan dan Standar
Tujuan Standar kinerja
Memenuhi kebutuhan masyarakat
Beroperasi secara efisien
Mencapai volume tahunan sedikitnya Rp. 25 milyarMempertahankan 20% pangsa pasarMempertahankan tingkat pertumbuhan tahunan 15%
Mempertahankan rekor hari-hari tanpa kecelakaan kerjaMenjaga turnover pekerja dibawah 10%Mengurangi tingkat kebocoran dana s.d
58
Investasi bagi masa depan
Memanfaatkan metode-metode modern
10%
Menginvestasikan sedikitnya 15% laba untuk penelitian dan pengembangan
Menginvestasikan tidak kurang dari 10% pendapatan untuk otomatisasi, komputerisasi dan mekanisasi.
Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti
pimpinan, yaitu pimpinan terlibat dalam aktivitas hanya jika
aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima
Management by exception memberikan tiga keuntungan
dasar :
1. Pimpinan tidak membuang waktu memantau aktivitas yang
berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan
dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada
hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Management by exception adalah suatu kemampuan dasar
yang disediakan oleh SIM yang berbasis komputer. Dengan
cara ini data-data dimasukkan kekomputer, sehingga komputer
dibiarkan memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem
fisik dan waktu pimpinan dapat digunakan secara efektif.
59
Gambar 5.6 Model sistem umum organisasi
5.4. Diagram Arus Data (DFD)
Pada uraian diatas telah dinyatakan bahwa diagram arus data
sangat berguna untuk berkomunikasi pada model grafik.
Diagram arus data (data flow diagram/ DFD), ialah suatu
gambar grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah
simbol-simbol untuk menggambarkan bagaimana data
mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan.
Penekanan pada DFD ada pada proses, bukan pada data.
DFD merupakan cara yang umum untuk mendokumentasikan
proses, dimana input pada suatu proses, akan menjadi input
pada proses berikutnya. Penggunaan DFD biasanya
dikombinasi dengan peralatan lainnya. Kombinasi yang umum
dalam pemakaian DFD adalah :
DFD
Bahasa Inggris terstruktur, digunakan untuk proses
Standar
Manajemen
Proses transformatik
Pengolah informasi
Sumber daya Input
Sumber daya
Output
Informasi & Data
SD Fisik
60
Kamus Data, suatu penjelasan tertulis (berupa daftar)
mengenai data yang berada didalam database, efektif untuk
data.
Simbol-simbol DFD :
DFD hanya terdiri dari 4 simbol utama. Simbol tersebut
digunakan untuk :
1 Elemen lingkungan yang berhubungan dengan sistem.
2 Untuk proses
3 Arus data
4 Penimpanan data
Elemen-elemen lingkungan
Menyediakan untuk input data dan output data sistem. Simbol
yang digunakan untuk input dan output sebagai awal dan akhir
sistem, diberi nama terminator, dengan gambar :
Terminator
Tiap simbol terminator diberi label dengan nama elemen
lingkungannya. Suatu terminator dapat berupa :
Orang, seperti : pimpinan, yang menerima laporan dari
sistem
Organisasi, seperti : Dept. A, Dept. B, dstnya
UnitX
Rekanan
61
Sistem lain yang berhubungan dengan sistem yang lain.
Proses
Adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses
dapat digambarkan dengan lingkaran, segi empat horizontal,
atau segi empat tegak dengan sudut bulat. Tiap simbol proses
diidentifikasikan dengan label. Teknik pembuatan label yang
paling umum adalah dengan menggunakan kata kerja dan
objek, tetapi dapat juga digunakan nama sistem atau program
komputer.
Arus Data :
Terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara
logis, bergerak dari sati proses ke proses lain. Disimbolkan
dengan tanda garis lurus atau garis cekung. Contoh :
Mencetak Faktur
Menghitung Upah Bersih
Memperbaharui buku besar
Sistem pembelian
Catatan pembelian
Faktur
Menerima pengiriman
Menerima data
62
Penyimpanan Data
Disebut juga store, adalah suatu penampungan data.
Disimbolkan dengan set garis parallel, segi empat terbuka atau
bentuk lonjong.
Level DFD
Level 0 (diagram konteks) mendokumentasikan sistem pada
tingkat tertinggi. Diagram konteks mudah digambar saat anda
memiliki ide, terdiri dari satu simbol proses yang
menggambarkan seluruh sistem. Diagram konteks
menunjukkan data mengalir ke dan dari terminator. Jika ingin
mendokumentasikan sistem secara lebih rinci dari diagram 0,
maka perlu digunakan satu atau beberapa diagram gambar n.
MemperbaharuiBuku besar
Transaksi buku besar
PimpinanMenyediakan status pesanan
OrderStatus query
OrderStatus respon
File masterGaji
File barang Buku besar File Peminjam
63
Gambar 5.7 Diagram Konteks
Perlu diperhatikan saat menggambar diagram konteks :
1. Menggunakan hanya satu simbol proses
2. Memberi label simbol tersebut untuk menggambarkan
seluruh sistem
Dapat digunakan kata kerja, nama sistem
3. Tidak menomori satu simbol proses tersebut
4. Menyertakan semua terminator dari sistem
5. Menunjukkan semua arus data antara terminator dan sistem
Contoh DFD Level 1
Masyarakat
Sistem perawatan jalan
Dinas PU
Mengajukan permohonan
Lap. Perawatan
Masyarakat
1Seleksi
Permohonan
2Masukkan
DataPermohonan
3Sortir
perawatan jalan
4Menghitung
biaya
Dinas PU
File Form Perawatan
Mengajukan permohonan
Surat permohonan
MemasukkanPermohonan perawatan
Memasukkan data perawatab
Sortir data perawatan jalan
Lap. perawatan64
Gambar 5.8 Contoh DFD Level 1
5.5. Tugas/ Project Model :
pimpinan anda pada Unit “X” ingin mendapatkan laporan
Proyek “Y” setiap akhir bulan. Pandanglah sistem tersebut
sebagai elemen lingkungan. Anda diminta membuat diagram
kontek (DFD level 0, dan level n). Data-data dapat anda
kembangkan dengan menggunakan asumsi. Harap dituliskan
pada catatan tersendiri asumsi yang digunakan.
65
Topik 6
SISTEM PENUNJANG dan KOMUNIKASI DATA
6.1 Sistem Penunjang
Dalam hal-hal tertentu, informasi yang tersedia tidak memadai untuk
mengambil keputusan yang spesifik. Oleh karena itu diperlukan media yang
mampu mendukung pengambilan keputusan spesifik tersebut.
Sistem pendukung keputusan berupa grafik, tabel-tabel, yang lebih cepat
dibuat dengan bantuan komputer atau melalui software tertentu. Sistem
pendukung keputusan yang dibuat umumnya dijalankan oleh komputer dan
dapat menunjang untuk perencanaan dan pengambilan keputusan.
Tujuan Sistem Pendukung Keputusan
Membantu pimpinan membuat keputusan
Mendukung penilaian pimpinan
Meningkatkan efektivitas keputusan
Sistem Pendukung Keputusan
Pimpinan (perorang)
Kelompok (sharing)
66
Sistem ini banyak bersumber dari database. Isi database terdiri atas :
1. Perangkat lunak penulisan laporan
2. Model matematika
3. Perangkat lunak pendukung keputusan
6.2. Kosep Database
Manajemen data merupakan bagian dari sumber daya informasi.
Manajemen data digunakan untuk memastikan bahwa sumber daya/ data
perusahaan mencerminkan secara akurat sistem fisik yang diwakilinya.
Sumber daya data disimpan dalam penyimpanan sekunder, yang harus
dapat diakses secara langsung dan cepat oleh orang berhak
menginginkannya.
Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi,
diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan
pengambilan kembali. Pada gambar berikut dapat dilihat banyak file
organisasi yang dapat terintegrasi secara logis. Integrasi logis dari catatan-
catatan (data) dalam banyak file ini disebut konsep database. Garis-garis
dalam gambar menggambarkan integrasi logis.
FilePegawai
FileStatistikJasa yg
diberikan
FilePelayanan
FilePiutang
FilePembeli
FilePersediaan
FilePemasok
FileHutang dagang
FilePesanan
pembelianFile
Buku besar67
Gambar 6.1 Database terdiri dari file-file yang terintegrasiDua tujuan utama konsep database adalah meminimumkan pengulangan
dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan
untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan
pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dengan
menempatkan spesifikasi dalam tabel dan kamus data yang terpiash secara
fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.
Perubahan pada struktur data hanya dilakukan sekali yaitu dalam tabel.
Saat organisasi mengadopsi konsep database, maka datanya menjadi :
Database
File
Catatan-catatan
Elemen data
Gambar 6.2 Model Pendukung Keputusan
Pemecah masalah perorangan
Anggota kelompok lain
Software penulisan laporan
Model matematika/ formula
SoftwareDSS
Data base
68
Salah satu tugas pimpinan adalah memecahkan masalah untuk mencapai
tujuan. Selama pemecahan masalah pimpinan mengambil berbagai
keputusan. Agar keputusan yang diambil tepat, maka diperlukan
pendekatan-pendekatan tertentu. Salah satunya pendekatan sistem.
Implementasi dari hal tersebut berupa tahap-tahap pemecahan masalah
sbb :
6.3. Tahap-tahap Pemecahan Masalah
Tahap 1. Persiapan
Langkah 1. Memandang organisasi sebagai sistem
Langkah 2. Mengenali sistem lingkungan
Langkah 3. Mengidentifikasi subsistem organisasi
Tahap 2. Usaha Definisi
Langkah 4. Bergerak dari itngkat sistem ke subsistem
Langkah 5. Menganalisis bagian sistem
(Standar, manajemen, proses, sumber daya)
Tahap 3. Uasha Solusi
Langkah 6. Mengidentifikasi solusi alternatif
Sistem Pendukung Keputusan
Lingkungan
Data Komunikasi Informasi
69
Langkah 7. Mengevaluasi solusi alternatif
Langkah 8. Memilih solusi terbaik
Langkah 9. Menerapkan solusi terbaik
Langkah 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu
efektif.
6.4. Konsep Networking
Bila organisasi aktivitasnya tersebar pada berbagai geografis yang cukup
luas, maka timbul kebutuhan untuk mengumpulkan data sacara network
(jaringan). Pengiriman dan penyebaran data secara network memungkinkan
memberikan informasi secara luas tanpa halangan faktor geografis. Dengan
konsep Networking ini dimungkinkan juga sharing (berbagai) : data,
peralatan, software, dan sebagainya. Dengan demikian sebuah data dapat
diakses lebih dari satu orang pada saat yang bersamaan. Ada beberapa
Ada kaitan antara manajemen dan informasi. Bila diamati kaitan
tersebut sangat erat hubungannya dengan peran-peran yang
dimainkan oleh pimpinan pada semua level serta wewenang
yang diterima masing-masing unit dan pimpinan. Mintzberg
mengelompokkan peran-peran pimpinan atas :
Tabel 7.1 Peran Pimpinan Interpersonal
Roles
Figurhead
Leader
Liaison
Tugas-tgas seremonial
Memotivasi pegawai
Memelihara hub dgn unit lain
Informational Monitor Mengawasi linerja unit
Meneruskan informasi ke
82
Roles Disseminator
Spokesperson
intern
Meneruskan informasi ke
extern
Peran
Keputusan
Enterpreneur
Disturbance
handler
Recource
Allocator
Negotiator
Membuat perbaikan-
perbaikan
Aksi pada kejadian tak
terduga
Mengendalikan pengeluaran
unit-unit
Menengahi berbagai konflik
Dalam menetapkan “ Arus informasi” maka hirarki dalam
organisasi mempengaruhi sistem informasi, dan struktur hirarki
merupakan kerangka dasar disekitar nama informasi
diorganisasikan (Scott, 1999,77). Ini berarti sistem informasi
dirancang untuk mengalirkan informasi dari atas kebawah
berupa tujuan-tujuan organisasi, strategi, kebijakan-kebijakan,
dll. Sedangkan dan bawah keatas berupa laporan-laporan
periodik dan nonperiodik.
Wewenang & Informasi. Dapat diberikan kepada unit-unit/
bawahan yang disebut juga dengan “decentralized management”
83
(manajemen tersebar) dan dapay pula terpusat (centralized
management). Dengan manajemen terpusat, manajemen puncak
bertanggung jawab atas seluruh keputusan penting, sedang
pada manajemen tersebar sebaliknya.
Manajemen terpusat ini menimbulkan sistem informasi yang
padat, karena banyaknya informasi-informasi yang harus
dilaporkan pada pimpinan puncak, sehingga mereka tidak
sempat lagi menganalisisnya dengan cepat dan tepat.
Kemungkinan terjadinya pengambilan keputusan yang lambat
cenderung terjadi bila yang bersangkutan information overload
undeskill. Demikian pula halnya dengan sistem tersebar akan
terjadi sebaliknya, antara lain : kesalahan pengambilan
keputusan di unit-unit karena kurangnya data, keterbatasan
pengetahuan/ tenaga ahli, dll,. Namun kecepatan pengambilan
keputusan cenderung terjadi.
Kecepatan pengambilan keputusan “sangat erat
hubungannya dengan gaya manajemen/ kepemimpinan
seseorang. Dimana gaya manajemen/ kepemimpinan akan
menentukan bagaimana suatu organisasi bekerja yang sekaligus
menentukan kinerja organisasi “ (Scott, 1999,16). Sedangkan
84
gaya manajemen/ kepemimpinan sangat dipengaruhi oleh mutu
pemikiran pimpinan (sikap dasar/ kecerdasan alamiah, sifat
pengolahan informasi, pengalaman).
Hasil riset Scott tentang informasi menyatakan ada 4 unsur
kualitas seseorang yang mempengaruhi kemampuan
memproses informasi, seperti ditunjukkan gambar berikut :
Preseptif
A D
Sistematis Intuitif
B C
Reseptif
Seorang yang memiliki pemikiran sistematis biasanya
memecahkan masalah dengan cara menstrukturkannya secara
tepat kedalam istilah tertentu dengan metode sistematis, yang
selanjutnya mengarah pada pemecahan yang sesuai. Jenis
85
pimpinan seperti ini adalah pimpinan yang memiliki dasar
pemikiran baik.
Pimpinan yang berpola intuitif, biasanya menggunakan cara
coba-coba dalam menguji berbagai bentuk pemecahan masalah.
Mereka mampu mendekati masalah-masalah yang sulit dan
kemudian menemukan pemecahan yang sesuai atas dasar
penilaian yang dikembangkannya dari pengalamannya. Pimpinan
tipe ini tidak memerlukan model berbasis komputer yang canggih
dan metode khusus untuk memecahkan masalah, bila
dibandingkan dengan tipe sistematis.
Pimpinan reseptif mambangun pemecahan atas dasar
informasi yang rinci. Mereka tenggelam dalam data selama
proses penganalisaan. Sedang pimpinan preseptif cenderung
memusatkan perhatiannya pada hubungan antar unsur suatu
data. Mereka terlalu cepat menguji rincian data, demi
menentukan cara yang paling sesuai, sehingga dihasilkan
gambaran umum dan masalah. Pimpinan reseptif biasanya
memiliki pengalaman, skill teknis dan pimpinan preseptif memiliki
pengalaman dan pendidikan tinggi.
86
Perbedaan dari sifat-sifat pemikiran pimpinan tersebut perlu
diwaspadai dalam merancang SI dan menyajikan informasinya.
Tabel berikut memberikan informasi kelompok pimpinan dengan
format yang disukai (Scott, 1999,25).
Tabel 7.2 Kelompok Pimpinan & Format yang disukai.Kelompok Pimpinan Format informasi yang
disukai
Akuntan Tabel keuangan dan laporan
keuangan
Pimpinan Keuangan Bagan-bagan dan tabel
keuangan
Insinyur Grafik
Pimpinan umum Deskripsi Naratif
Pengacara Ringkasan naratif dalam
bentuk kasus
Ilmuwan manajemen Rumusan dan model
matematis
Disamping hal tersebut diatas, agar pimpinan terdorong dan
termotivasi memakai/ memahami serta mau berinteraksi dengan
SI (Sistem Informasi), maka SI hendaknya dibuat sesederhana
87
mungkin. Sistem yang sederhana biasanya kurang menakutkan
baik bagi staf maupun pimpinan (pengguna SI). Beberapa sifat
pimpinan seperti ditujukan oleh tabel berikut :
Tabel 7.2 Sifat Pimpinan & Dampak pada SINo Sifat-sifat
PimpinanDampaknya pada Sistem Informasi
1 Pimpinan tidak akan mengandalkan diri pada sistem yang tidak dipahaminya
Sistem harus sederhana dan mudah dipahami
2 Pimpinan berorientasi pada manusia
Apabila diberikan pilihan, pimpinan lebih senang menerima informasi dari manusia ketimbang dari sistem informasi.
3 Pimpinan berkepentingan pada penggunaan waktunya secara efisien
Pimpinan kurang suka berinteraksi langsung dengan sistem informasi
4 Pimpinan melakukan pemrioritasan dan pemrioritasan ulang
Pimpinan memerlukan informasi atas masalah yang selalu ada, sehingga mereka dapat menggunakannya apabila mereka memiliki waktu untuk mengatasi masalah. Pimpinan yang sebelumnya setuju untuk terlibat dalam perancangan sistem, biasanya menata kembali prioritasnya, sehingga membuat personil sistem frustasi.
5 Kerja seorang pimpinan biasanya terpecah
Ahli analisis sistem frustasi karena sedikitnya waktu pimpinan bagi mereka
6 Pimpinan tidak menyukai kejutan
Sistem informasi harus dirancang untuk mencegah munculnya kejutan dengan memberikan
88
informasi tentang kecenderungan dan peristiwa-peristiwa kunci
7 Sebagai pimpinan, ia tidak ingin terlihat ketidaktahuannya
Pimpinan cenderung menghindari semua diskusi berlebihan tentang sistem dengan para personil sistem
SISTEM & SUMBER DAYA INFORMASI
Pada topik 1 (pengantar) telah dibahas bahwa sebuah
organisasi adalah suatu sistem fisik yang dikelola dengan
menggunakan sistem konseptual. Organisasi disatu sisi tertutup
(dalam arti dikelola oleh manajemen dengan informasi sebagai
umpan balik), disisi lain juga sistem terbuka, dalam arti
berhubungan dengan lingkungannya sbb :
Pemerintah pusat
Masyarakat keuangan Masyarakat
umum
Dep-dep. Lain
A, B, C, …
…..dstPemda
SerikatBuruh
Pemasok Organisasi
89
Gambar 7.1 Lingkungan sebuah organisasi
Lingkungan sangat berarti bagi organisasi, tiap organisasi
mempunyai ciri khas lingkungan tersendiri. Lingkungan adalah
alasan utama adanya organisasi tersebut. Pimpinan perlu
menyadari akan pelayanan pada lingkungan karena dari
lingkunganlah berasalnya sumber daya yang dimiliki.
Arus Sumber Daya Informasi
Informasi dapat dikelola dengan maksimal bila ada sumber
daya informasi yang menghasilkan informasi tersebut. Jadi
perhatian harus juga diberikan pada pengolah informasi yang
Chief Information Officer (CIO) atau pimpinan tertinggi jasa
informasi adalah seorang pimpinan yang menyumbangkan
keahlian managerialnya tidak hanya untuk memecahkan
masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi, tetapi
juga area operasi unit-unit lainnya.
Teknik-teknik untuk menjadi CIO :
Sediakan waktu, pelajari masalahnya+teknologinya
Buat kemitraan dengan unit organisasi lainnya, jangan
menunggu diuandang.
Fokuskan pada perbaikan dasar.
Jelaskan biaya IS dalam istilah sederhana
Bangun kepercayaan unit-unit lain
Jangan bersifat defensif
Perencanaan Strategis
Adalah perencanaan jangka panjang, yang menentukan
strategis-strategis tertentu untuk mencapai tujuan organisasi.
Perencanaan strategis ditentukan oleh top management. Setelah
perencanaan strategis ditentukan, maka tiap unit perlu
mengembangkan rencana strategis masing-masing sesuai area
91
tugas unit tersebut. Hubungan perencanaan strategis antar unit
dalam organisasi seperti ditujukan oleh gambar berikut :
Gambar 7.2 Hubungan perencanaan strategis antar unit
Perancanaan Strategis Sumber Daya Informasi
Pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan perenc
tersebut sepenuhnya pd tujuan strategis organisasi. Hasil dari
perencanaan strategis Sumber Daya Informasi (SDI) disebut
kumpulan strategis SIM terdiri atas :
Tujuan
Strategi.....
Rencana strategis
Rencana strategis
Rencana strategis
Rencana strategis
Rencana strategis
92
..........
Transformasi perencanaan strategis tersebut dapat dilihat seperti
yang ditunjukkan oleh gambar berikut :
Strategi Organisasi Strategi SIM
Gambar 7.3 Transformasi Strategis
Isi Rencana Strategis SDI :
Tujuan yang akan dicapai
Waktu
Sumber Daya yang dibutuhkan
Contoh :Misal sistem persediaan Departemen X, pada wilayah Y akan dimodifikasi, agar pesanan unit-unit lain didaerah tersebut tertangani lebih cepat. Peningkatan kecepatan dapat dicapai dengan membuat form permintaan dan pengiriman barang secara elektronik dan barang langsung dikirim oleh supplier ke user aktif.
Langkah selanjutnya dalam perencanaan adalah
mengidentifikasikan sumber daya informasi yang dibutuhkan
VISI MISI Tujuan Strategi
Organisasi
Tujuan sistem
Kendala sistem
Strategi
Proses Perencanaan Strategi SIM
93
untuk mencapai tujuan tersebut. Seperti yang diperlihatkan pada
gambar :
Rencana Strategis
SDI
Tujuan SIA
Tujuan SIM
Tujuan DSS
Tujuan OA
Tujuan S.Pakar
Kebutuhan SDI
Kebutuhan SDI
Kebutuhan SDI
Kebutuhan SDI
Kebutuhan SDI
SDM
Perangkat Lunak
Perangkat keras
Informasi & Data
SDM
Perangkat Lunak
Perangkat keras
Informasi & Data
SDM
Perangkat Lunak
Perangkat keras
Informasi & Data
SDM
Perangkat Lunak
Perangkat keras
Informasi & Data
SDM
Perangkat Lunak
Perangkat keras
Informasi & Data
94
Sistem PersediaanSubsistem Permintaan & pengiriman barangTujuan Menerapkan sebuah program pada 1
Feb’2003, yang memudahkan pengisian pesanan dan pengiriman barang dari supplier langsung ke user
Kebutuhan Sumber DayaPerangkat Keras 3 jam waktu mainframe tiap hari,
pemeliharaan dan pengujian programFasilitas Konfigurasi mainframe membutuhkan
sekitar 30 MB ruang disk, sebuah terminal keyborad, 1 printer+mouse
Perangkat lunak Menggunakan fasilitas yang adaDatabase Program......yang telah dimodifikasi,
Coding diperkirakan 1000 barisSpesialis Menggunakan master file yang adaInformasi Pengalokasian waktu jasa informasi
sbb:Analisis sistem (6), pengelola database (4), programmer (6), operator (2), Staf gudang 2 orang
Keterangan Pegawai adm gudang memerlukan kode unit permintaan dan kode supplier. Kode ini dimasukkan pada master catatan persediaan.
Pemakai Staf sistem pergudangan akan memberikan bantuan form yang diinginkan, notasi matematis.
95
Pimpinan gudang memerlukan 2 hari latihan untuk praktek penggunaan sistem bersama stafnya, diajarkan staf sistem pergudangan. Jasa informasi akan menyediakan panduan pemakai.
Gambar 7.4 Rencana Strategis sistem permintaan & pengiriman
barang
Konsep Manajemen SDI
Adalah aktivitas yang dijalankan oleh pimpinan pada semua
tingkatan dalam organisasi dengan tujuan mengidentifikasi,
memperoleh dan mengelola sumber SDI. Manajemen SDI
mencerminkan mengenai nilai informasi dan sumber daya yang
menghasilkan informasi. Pimpinan disemua level memang
memberikan kontribusi pada SDI, tetapi sikap eksekutif
(pimpinan atas) adalah kuncinya.
7.2. Strategi Penerapan SIM
Ada beberapa strategi organisasi yang terkait pada sistem
informasi manajemen, diantaranya :
1. Strategi Multinasional
Dimana organisasi memberikan banyak kebebasan pada
unit-unit organisasi untuk memenuhi kebutuhan
96
masyarakat yang berada dalam wilayahnya. Strategi ini
sering juga disebut “strategi lepas tangan”, dimana unit-unit
melaporkan kegiatan masing-masing ke pusat.
Gambar 7.5 strategi multinasional
Disini terjadi desentralisasi pengambilan keputusan, masing-
masing memproses dan memiliki database sendiri-sendiri.
2. Strategi Global
Pusat
Pengendalian ketat Kept. Strategis jauh
Arus pelaporan keuangan
97
Mengumpulkan pengendalian di organisasi induk.
Organisasi berusaha memenuhi kebutuhan masyarakat
dengan jasa-jasa yang telah distandar (sesuai aturan,
panduan, juklan yang jelas, ....)
Gambar 7.6 strategi Global
Implikasinya pada strategi ini sebagian besar kapasitas
sistem informasi berlokasi di organisasi induk dan terdapat
sentralisasi proses & database.
3. Strategi International
Pusat
Pengendalian ketatKept. Strategis diatur terpusat
Arus satu arah(Fisik&konseptual)
98
Perpaduan sentralisasi pengendalian dari strategi global
dengan desentralisasi pengendalian strategi multinasional.
Strategi ini memerlukan suatu tim ahli di organisasi induk.
Keahlian tim ini disediakan untuk unit-unit organisasi. Unit-
unit organisasi menggunakan tim ahli yang ada
diorganisasi pusat.
Gambar 7.7 Strategi International
Disini terjadi informasi 2 arah, keahlian dari pusat dan
laporan dari unit-unit ke pusat. Disamping itu untuk
memudahkan komunikasi dua arah diperlukan
Pusat
Sistem pengendalian formal
Desentralisasi aktiva(Fisik & konseptual)
99
interorganisasi yang menghubungkan proses database di
unit-unit dengan di pusat organisasi.
4. Strategi Transnasional
Strategi ini menitik beratkan aktivitas pada unit-unit
organisasi. Organisasi induk dan unit-unit bekerjasama
Permasalahan Kasus:Sebagai seorang calon Analisis sistem, anda mendapat tugas untuk mengunjungi toko “Sukawati Mart” guna mengenal dan menganalisa kegiatan-kegiatan di Toko tersebut.Dalam kunjungan ke toko tersebut pada jam 10.00 anda melihat dan menemui kondisi sebagai berikut:Tempat parkir sudah penuh sehingga anda agak kesulitan memarkir mobil anda.Toko tersebut cukup besar dengan 12 tempat kasir tapi hanya 4 yang buka. Pada keempat tempat kasir tersebut termasuk salah satunya adalah jalur expres terlihat antrian pembeli yang panjang. Setelah anda mengamati sejenak kegiatan tersebut, selanjutnya anda menuju gudang. Disana terlihat beberapa orang sedang bekerja dan mereka kelihatannya sedang mencari-cari sesuatu. Ada beberapa barang yang habis sehingga beberapa pembeli terpaksa memesan lebih dulu dan diberi tanda
129
terima pesanan. Ini juga salah satunya yang menyebabkan terjadinya antrian panjang di tempat kasir.Ruangan gudang tidak teratur dan berantakan serta karton tersebar dimana-mana. Ketika anda menanyakan letak komputer , maka anda diantar kesatu ruangan kecil di Pojok. Anda tentu saja segera berpikir bahwa disinilah otomatisasi toko tersebut bekerja.Setelah melihat kegiatan dibelakang, anda kembali kedepan menuju ruang Kantor. Ternyata disana juga terdapat antrian panjang, pembeli yang akan komplain dan mengembalikan barang karena rusak/cacat. Setelah anda sampai pada ujung antrian anda kaget karena kasirnya adalah si Manajer Toko tersebut. Setelah ada waktu luang dia menjelaskan bahwa dia terpaksa “memberhentikan banyak orang” agar dapat tetap dalam anggaran yang telah ditetapkan oleh Kantor Pusat. Dari cara dia memberikan penjelasan tampak bahwa dia tidak senang dengan kondisi toko tersebut.
Tugas :Buatlah laporan untuk Pimpinan anda mengenai kondisi dan kegiatan-kegiatan di toko tersebut dengan pendekatan Sistem., baik Fisik maupun konseptual. Untuk tiap masalah anda juga harus mengajukan tindakan perbaikan yang mungkin dilakukan
1. Jelaskan 4(empat) jenis dasar model dalam SIM dan mana yang paling sering digunakan dan mana yang paling jarang digunakan oleh Manajer.
2. Pada saat pimpinan akan menentukan output yang harus disediakan oleh pengolah informasi, maka pimpinan harus mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi, yang memberikan kontribusi terhadap nilai Informasi. Jelaskan apa saja dimensi-dimensi dasar informasi tersebut.
3. Berikan komentar atas pernyataan berikut :a. Informasi yang dihasilkan oleh Pengolah informasi harus bebas dari
kesalahan.b. Sebuah pengolah informasi harus memberikan manajer sebanyak
mungkin informasi.
130
4. Agar suatu masalah menjadi terstruktur, apa yang harus manajer ketahui mengenai masalah tersebut ? Jelaskan.
5. Jelaskan apa saja tahapan-tahapan pemecahan masalah yang harus dilakukan oleh pimpinan dalam menerapkan pendekatan sistem
7. Bagaimanakah caranya mendorong dan memotivasi pimpinan agar mau memahami, memakai dan berinteraksi dengan Sistem informasi ? Jelaskan.
8. Beberapa strategi organisasi terkait pada sistem Informasi Manajemen. Jelaskan strategi organisasi apa saja yang terkait dengan Sistem Informasi Manajemen dan bagaimana keterkaitannya.
10. Kemampuan apa yang disediakan semua model dan kemampuan apa yang hanya disediakan model matematika ? Jelaskan.
11. Jelaskan apa saja 4(empat) arus sumber daya fisik.
12.Jelaskan apa perbedaan antara sistem lingkaran terbuka dengan sistem lingkaran tertutup. Jenis mana yang menggambarkan suatu perusahaan bisnis ?
13.Sebutkan dimensi informasi apa saja yang harus dipertimbangkan manajer.
14.Mengapa diperlukan standar bagi pengolah informasi ? Jelaskan.
15.Informasi yang dikumpulkan dari lingkungan sampai kepada manajer melalui jalur yang melewati model. Jelaskan jalur
16.Elemen pemecahan masalah manakah yang juga muncul dalam model sistem umum perusahaan ? Jelaskan.
17.Elemen model sistem umum apakah yang akan memberikan keadaan yang diharapkan ? Jelaskan
18.Agar suatu masalah menjadi terstruktur, apa yang harus manajer ketahui mengenai masalah tersebut ? Jelaskan.
19.Jelaskan siapa atau apa yang memecahkan : masalah terstruktur, masalah tidak terstruktur dan masalah semi terstruktur.
20. Nama apa yang digunakan Dewey untuk masalah dan keputusan ? Jelaskan.
21. Jelaskan apa saja tahapan usaha dalam menerapkan pendekatan sistem.
22. Sebutkan 3(tiga) cara untuk membagi suatu perusahaan menjadi subsistem-subsistem.
131
23. Siapakah yang berada dalam posisi terbaik untuk mengenali pemicu masalah (Problem trigger) ? Jelaskan.
24. Jelaskan empat karakteristik yang diharapkan dari suatu Standar.
25. Sebutkan tiga cara memilih alternatif terbaik, menurut Mintzberg.
26. Dalam penerapan SIM dijumpai beberapa masalah yang bersumber dari Sumber Daya manusia yang berakibat menghambat fungsi dan kelancaran SIM. Jelaskan apa saja masalah tersebut dan bagaimanakah cara untuk mengatasi masalah tersebut.
27. Jelaskan bagaimana keuntungan dan kerugian penerapan “Decentralized Management” dibanding dengan “Centralized Management” kaitannya dengan pengambilan keputusan dan sistem informasi.
28. Jelaskan apa perbedaan pola pemikiran pimpinan dalam kemampuan memproses informasi antara Pimpinan yang mempunyai “Pemikiran sistematis” dengan yang “Berpola Intuitif” serta mana dari keduanya yang tidak memerlukan model berbasis komputer. Berikan argumentasi anda.
29. Sistem yang bagaimanakah yang dapat mendorong dan memotivasi Pimpinan agar bersedia memahami dan bernteraksi dengan Sistem Informasi ? Jelaskan.