AUDITORIA DE SISTEMAS
SISTEMAS DE INFORMACINConcepto de Sistema de InformacinUn
sistema de informacin se puede definir tcnicamente como un conjunto
de componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan,
almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de
decisiones y el control en una organizacin.Actividades de un
Sistema de InformacinHay tres actividades en un sistema de
informacin que producen la informacin que esas organizaciones
necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar
problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas actividades
son:
Entrada:captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de
la organizacin como de su entorno externo.Procesamiento:convierte
esa entrada de datos en una forma ms
significativa.Salida:transfiere la informacin procesada a la gente
que la usar o a las actividades para las que se utilizar.Los
sistemas de informacin tambin requieren retroalimentacin, que es la
salida que se devuelve al personal adecuado de la organizacin para
ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada.Factores del
Entorno de un Sistema de InformacinUn sistema de informacin
contiene informacin sobre una organizacin y su entorno. Dentro de
este entorno figuran clientes, proveedores, competidores,
accionistas y agencias reguladoras que interactan con la
organizacin y sus sistemas de informacin.
PIRMIDE ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESADado que hay intereses,
especialidades y niveles diferentes en una organizacin, existen
diferentes tipos de sistemas. Un sistema no solamente proporciona
toda la informacin que una empresa necesita.Sistemas a nivel
operativo:Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de
actividades y transacciones elementales de la organizacin como
ventas, ingresos, depsito en efectivo, nmina, decisiones de crdito
y flujo de materiales en una fbrica.
Tienen como objetivo responder a las preguntas de rutina y
seguir el flujo de las transacciones a travs de la organizacin.
Cuntas partes hay en el inventario? Qu pas con el pago del seor
Gutirrez?
Sistemas a nivel del conocimiento:Apoyan a los trabajadores del
conocimiento y de datos de una organizacin. El propsito de estos
sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo
conocimiento en los negocios y ayudar a la organizacin a controlar
el flujo del trabajo de oficina. Estos tipos de sistemas estn entre
las aplicaciones de crecimiento ms rpidas en los negocios
actuales.
Sistemas a nivel administrativo:Sirven a las actividades de
supervisin, control, toma de decisiones, y administrativas de los
gerentes de nivel medio. La pregunta principal que plantean estos
sistemas es: Van bien las cosas? Por lo general, este tipo de
sistemas proporcionan informes peridicos mas que informacin
instantnea de operaciones. Apoyan a las decisiones no rutinarias y
tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las
cuales los requisitos de informacin no siempre son claros.
Sistemas a nivel estratgico:Ayudan a los directores a enfrentar
y resolver aspectos estratgicos y tendencias a largo plazo, tanto
en la empresa como en el entorno externo. Su funcin principal es
compaginar los cambios del entrono externo con la capacidad
organizacional existente.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACINSiete Tipos Principales de
SistemasLa organizacin cuenta con sistemas de apoyo a ejecutivos
(ESS, por sus siglas en ingls) en el nivel estratgico; sistemas de
informacin gerencial (MIS) y sistemas de apoyo a la toma de
decisiones (DSS) en el nivel administrativo; sistemas de trabajo
del conocimiento (KWS), sistemas de oficina en el nivel de
conocimiento, y sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) en
el nivel operativo. A su vez, los sistemas de cada nivel se
especializan en apoyar a cada una de las principales reas
funcionales.
1. Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones
(TPS)Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en
computadora. Trata con procesos de rutina bien estructurados,
incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros.
Est basado en la computadora y la relacin de los trabajos
rutinarios, es el ms importante y el ms utilizado dentro de la
empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades
rutinarias de la empresa.
Las caractersticas ms comunes dentro de la empresa son las
siguientes:
A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano
de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la
organizacin.Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de
Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza
apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin.Son
intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y
procesos suelen ser simples y poco sofisticados.Son fciles de
justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son
visibles y palpables.2. Sistemas de Soporte para la Decisin
(DSS)Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda a los
tomadores de decisin utilizando modelos y datos para resolver
problemas no estructurados. El objetivo principal de estos sistemas
es el de apoyar, no reemplazar, las capacidades de decisin del ser
humano.3. Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo
(GDSS)Ayuda a que la toma de decisiones sea ms eficaz para todos
los niveles de usuarios individuales. Ofrecen muchas herramientas
tiles para el trabajo en grupo. Permiten que los documentos
compuestos incluyan aplicaciones de diferentes compaas de software.
El SW de GDSS, ayuda a la programacin, comunicacin y administracin
conjunta de grupos de trabajo.
CaractersticasDiseo especialFacilidad de usoFlexibilidadApoyo a
la toma de decisionesAportaciones annimasReduccin del
comportamiento negativo del grupoMantenimiento de registros
automticos
ElementosBase de datosBase de modelosGerente de dilogo
AlternativasSaln de decisionesRed de decisiones de rea localTele
conferenciasRed de decisin de rea extensa4. Sistemas de Trabajo con
Conocimientos (KWS)Los sistemas de oficina y las estaciones de
trabajo de diseo. Su principal cometido es integrar los
conocimientos en el conjunto de la organizacin y canalizar los
flujos de informacin asociados a puestos intensivos en informacin.
Son denominados K.W.S (Knowledge Work Systems).
Como se observa el conocimiento como activo intangible es difcil
de administrar, incluso apenas se est comprendiendo cmo se puede
administrar; el conocimiento es parte fundamental para las
organizaciones y su forma de hacer negocios y tener ventajas
competitivas. Dichas herramientas nos ayudan a identificar o
clasificar nuestros activos de conocimiento y a llevar los procesos
de su gestin de una manera ms efectiva, todas las habilidades y los
conocimientos deben de ser identificados y valorados, accesibles
desde cualquier sitio, deben ser capturados o almacenados, para que
a su vez se puedan desarrollar y mejorar.
ParaCREARconocimiento: Knowledge Work Systems (KWS), apoyan las
actividades de los empleados y profesionistas de alto desempeo y
los ayudan a crear nuevos conocimientos e integrarlos a la empresa
(CAD, sistemas de modelacin y simulacin).ParaCOMPARTIRconocimiento:
Grupos de trabajo, donde se comparte el conocimiento, este puede
ser presencial o a distancia (e-mail, teleconferencias,
groupware).ParaDISTRIBUIRconocimiento: Office Automation Systems,
ayuda a controlar el flujo de informacin a travs de la organizacin
(procesamiento de datos, calendarios electrnicos).5. Sistemas de
Automatizacin de Oficinas (OAS)Es una aplicacin de Tecnologa de
informacin diseada para aumentar la productividad de los
trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de
coordinacin y comunicacin de la oficina tpica.
Coordinan a diversos trabajadores de informacin, unidades
geogrficas y reas funcionales. Manejan y controlan documentos.
Programan actividades. Comunican.
Sirven a las necesidades de informacin en los niveles de
conocimientos en la institucinCoordinan y administranEnlazan el
trabajoAcoplan a la institucin
Para cumplir con las funciones ya descritas, las oficinas en
general llevan a cabo cinco actividades de oficinas
principales:
Administracin de documentosProgramacin de las actividades de las
personas y gruposComunicacin con personas y gruposAdministracin de
los datosAdministracin de proyectosAdministracin de DocumentosSon
las tecnologas que se utilizan para crear, procesar y administrar
documentos. (procesamiento de palabra, las publicaciones de
escritorio, imgenes de documentos y administracin del flujo de
trabajo).
Trabajo de Colaboracin (Groupware)Es el software que reconoce el
significado de los grupos en las oficinas al proporcionar funciones
y servicios que dan soporte a las actividades de colaboracin de los
grupos de trabajo.
Administracin de la Informacin (Base de Datos de
Escritorio)Herramienta en paquetes para bases de datos diseadas
para dar soporte a tareas de administracin de datos especficos de
la oficina para el trabajador de la informacin.
Administracin de ProyectosEs el software que facilita el
desarrollo, programacin y administracin de un proyecto complejo en
subtareas ms sencillas, cada una con su propio tiempo de terminacin
y sus requerimientos de recursos.6. Sistemas de Informacin para la
Administracin (SIA)(MIS Management Information System) son un
conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de
datos y dispositivos para suministrar la informacin rutinaria a
administradores y tomadores de decisiones.
Proporcionan informes peridicos para la planeacin, el control y
la toma de decisiones. Son sistemas que se sustentan en la relacin
que surge entre las personas y las computadoras. Su inters
principal es la eficiencia operativa.
ObjetivoOfrecer a la administracin la informacin necesaria de
manera habitual y continua.
No slo ofrece datos, sino el conjunto de stos analizados y
procesados.
Ayudar en el proceso de planeacin como una herramienta en el
desarrollo de estrategias para dar ventajas competitivas a la
empresa.
Disminuir la necesidad de dependencia de un ejecutivo en el
mecanismo de control en una empresa.
Permitir una comunicacin ms lateral y cruzada sobre una base
formal en una organizacin.
Y principalmente, dar soporte en la toma de decisiones en los
altos mandos administrativos de una organizacin mediante el uso de
la informacin recabada.7. Sistemas de informacin EstratgicosSon los
que ayudan a los administradores del nivel superior (o alta
gerencia) a abordar y resolver cuestiones estratgicas y tendencias
a largo plazo, tanto en la compaa como en su entorno exterior.
Caractersticas:Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro
de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a
paquetes disponibles en el mercado.
Su forma de desarrollo es la base de incrementos y a travs de su
evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o
funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas
funciones o procesos.
Apoyan en el proceso de innovacin de productos y proceso dentro
de la empresa.
Cambian significativamente el desempeo de un negocio al medirse
por uno o ms indicadores clave, entre ellos, la magnitud del
impacto.
Contribuyen al logro de una meta estratgica.
Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compaa,
la forma en que compite o en la que interacta con clientes y
proveedores.
Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean,
tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con
clientes y proveedores.
Ubicacin de los Sistemas de Informacin Dentro de la EmpresaLos
sistemas que se encuentran en las organizaciones estn diseados para
asistir a los trabajadores y a los gerentes en cada nivel en las
funciones de ventas, marketing, manufactura, finanzas, contabilidad
y recursos humanos.Los sistemas a Nivel Operativo proveen
informacin que supervisan las actividades elementales y
transacciones de la organizacin.
Los sistemas a Nivel Administrativo apoyan las actividades de
supervisin, control, de toma de decisiones y administrativas de los
gerentes de nivel medio.
Uso de los Sistemas de Informacin Dentro de una EmpresaEn la
mayora de las organizaciones los sistemas que se construyen con el
paso del tiempo, independientes unos de otros, apoyan por separado
los procesos de negocios y las funciones empresariales. Los
sistemas de la organizacin rara vez incluan a los proveedores y
clientes.
ConclusinLas aplicaciones empresariales requieren que la
administracin tenga una perspectiva de los procesos de negocios y
los flujos totales de informacin. Los gerentes necesitan determinar
qu proceso de negocios se deben integrar, los beneficios a corto y
largo plazo as como el nivel adecuado tanto de recursos financieros
y organizacionales que ayudarn a dicha integracin.En las empresas
hay muchos tipos de sistemas de informacin que apoyan diferentes
niveles, funciones y procesos de negocio. Algunos de estos
sistemas, como las aplicaciones empresariales (sistemas
empresariales, administracin de la cadena de abastecimiento,
administracin de las relaciones con el cliente y administracin del
conocimiento), abarcan ms de una funcin o proceso de negocios y se
pueden enlazar con otras organizaciones. Los sistemas anteriores
con frecuencia requieren un cambio organizacional muy extenso.
Los sistemas de informacin que apoyan flujos de informacin y
procesos de negocios de toda la empresa o de toda la industria
requieren grandes inversiones de tecnologa y planeacin. Las
empresas deben tener una infraestructura de tecnologa de informacin
(TI) que pueda apoyar el trabajo de cmputo de toda la empresa o de
toda la industria.Bibliografa
Laudon, K & Laudon, J. (2004) Sistemas de Informacin
Gerencial. Octava Edicin. Mxico: Editorial Pearson Prentice
HallSenn A. James(1992), Sistemas de Informacin para la
Administracin, Segunda Edicin. Mxico Grupo Editorial
Iberoamrica