COFEMER / CIDE SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPAL Y CATÁLOGO DE TRÁMITES MUNICIPALES MEJORA REGULATORIA MUNICIPAL
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SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPAL Y CATÁLOGO DE
TRÁMITES MUNICIPALES
MEJORA REGULATORIA MUNICIPAL
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PROBLEMÁTICA
Desconocimiento de cuántos
trámites tiene que cumplir
Desconocimiento de cómo se
resuelven los trámites
Lenta resolución de los trámites
Incertidumbre sobre su situación jurídica
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OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPAL (SIM)
y Ordenar y aplicar de manera muy efectiva y eficiente los procesos de control de la autoridad.
y Agilizar los trámites ante la autoridad, eliminando la presentación y revisión de requisitos que ya se encuentren en los registros públicos.
y Transparentar la gestión de trámites delimitando los mecanismos y criterios de resolución de ellos.
y Presentar de forma clara toda la información que los particulares necesiten saber para obtener alguna autorización o servicio público.
y Posibilitar la realización de trámites por vía electrónica
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DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPAL
SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPALSIM
SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPALSIM
Registros Públicos MunicipalesRPM
Registros Públicos MunicipalesRPM
Catálogo de Trámites MunicipalesCatálogo de Trámites Municipales
Clasificación de los RPM del CatálogoClasificación de los RPM del Catálogo
Actividades productivasActividades públicas
Actividades profesionalesInmuebles comerciales,
industriales y de servicios.Catastro
Registro CivilServicios Públicos
Actividades productivasActividades públicas
Actividades profesionalesInmuebles comerciales,
industriales y de servicios.Catastro
Registro CivilServicios Públicos
Información esencial sobre particulares e
inmuebles
Información esencial sobre particulares e
inmuebles
Información sobre aspectos de
solicitud, procesa-miento y resolu-ción de trámites
Información sobre aspectos de
solicitud, procesa-miento y resolu-ción de trámites
Gestión del trámite obviando requisitos (documentos) que ya se encuentran en los RPM
Gestión del trámite obviando requisitos (documentos) que ya se encuentran en los RPM
• licencias• permisos• contratos• certificados• constancias• boletas de pago
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REGISTROS PÚBLICOS MUNICIPALES
y Registro Empresarialy Registro de Actividades Profesionalesy Registro de Actividades Públicas y Registro de Inmuebles Comerciales, Industriales y
de Serviciosy Registro de Catastroy Registro Civily Registro de Servicios Públicos
Los RPM son los bancos de información en los que se captura, ordena y actualiza permanentemente la información esencial de los particulares e inmuebles ubicados en el municipio. Se sugiere una clasificación de los RPM por grandes grupos de usuarios o tipo de actividades u objetos regulados
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REGISTROS PÚBLICOS MUNICIPALES
RECOMENDACIONES ADMINISTRATIVAS
} Los Registros deberán estar vinculados
} La administración de la información debe ser modular
RECOMENDACIONES TECNOLÓGICAS
} Se deben tener las mismas plataformas tecnológicas
} Uso de sistemas cliente –servidor, que cuenten con mecanismos adecuados para salvaguardar la confidencialidad de la información
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CATÁLOGO DE TRÁMITES
y FICHAS DE TRÁMITES
} Oficina donde se realiza
} Costo
} Tiempo de respuesta máximo de la autoridad
} Requisitos que deben presentarse
} Fundamento jurídico
y FORMATOS DE SOLICITUD
} Formatos vacíos en los que el particular escribirá los datos requeridos por la autoridad
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TRÁMITES Y DOCUMENTOS
y Los documentos (o productos finales de los trámites) más comunes son: } Licencias} Permisos} Constancias} Recibos de pago} Contratos de prestación de servicios
Un trámite es cualquier solicitud o entrega de información que las personas físicas o morales del sector privado hagan ante una dependencia u organismo descentralizado, ya sea para cumplir una obligación, obtener un beneficio o servicio o, en general, a fin de que se emita una resolución o cualquier documento que dichas personas estén obligadas a conservar
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METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES
1. Identificar el universo de trámites2. Identificar las características de los trámites3. Corroborar la ubicación organizacional de la oficina
donde se resuelven los trámites4. Determinar el universo de requisitos de los
trámites5. Analizar el marco normativo de los trámites y sus
requisitos6. Aplicar la reingeniería de procesos a los trámites7. Adecuar el marco normativo8. Crear el código de identificación para cada trámite9. Elaborar el Catálogo de Trámites10.Publicar el Catálogo de Trámites11.Difundir el Catálogo de Trámites
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METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES
Firma
Nombre
Fecha
AprobóRevisóElaboró
Validación de la información
1
ArtículosDisposición
Fundamento jurídico del tramite
1
CopiaOriginalRequisito o documento solicitado
Requisitos del Trámite
FundamentoCostoSíNoTiene costo el trámite
Se anexaClaveSíNoTiene formato el documento
Se anexaClaveSíNoTiene formato la solicitud
CiudadaníaPersonas MoralesPersonas FísicasÁmbito de aplicación
Tiempo de resoluciónVigencia del documento
Documento que se expide
Nombre del trámite
Oficina de trámiteÁrea de adscripción
Unidad administrativaDependencia
Identificación del trámite
Hoja de control de trámites municipales
1. IDENTIFICAR EL UNIVERSO DE TRÁMITES
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METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES
1. IDENTIFICAR EL UNIVERSO DE TRÁMITES
Recomendaciones generales
y Transferir la información de las hojas de control a hojas de cálculo en el software de su preferencia
y Identificar cada trámite con un número de control
y Anexar a las hojas de control, los formatos utilizados para la solicitud de trámite, los diagramas de flujo de los trámites, y los documentos de soporte (manuales de organización y procedimientos)
y Hacer un cuadro con la frecuencia de los trámites y el porcentaje de aprobación de éstos
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2. IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICASDE LOS TRÁMITES
Por ….
y Promovente} Personas físicas,
} Personas morales o } Ciudadanía en general
y Tipo de Trámite} Autorización o
} Prestación de un servicio
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2. IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS TRÁMITES
Por ….
y Modalidades} Alta} Baja} Actualización} Ampliación de obligaciones} Disminución de obligaciones} Renovación} Suspensión} Reanudación} Terminación
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2. IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS TRÁMITES
Por ….
y Orden o secuencia de los trámites
} Antecede al trámite ….
} Sucede al trámite …
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2. IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICASDE LOS TRÁMITES
N
1Pago de renovación4
Permiso para podar árboles3
1Permiso sanitario2
2Licencia de funcionamiento1
STATJIHGFEDCBASACGPMPF
OrdenModalidadTipoPromovente
Nombre actual del trámite#
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METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES3. CORROBORAR LA UBICACIÓN ORGANIZACIONAL
DE LA OFICINA DONDE SE RESUELVEN LOS TRÁMITES
PodaParques y jardinesServicios públicosAdministración
3
Ventanilla de pagosCobro de derechosIngresosTesorería2
TrámitesLicencias y permisosComercioDesarrollo económico1
OficinaSecciónÁreaDependenciaNúm
En el caso de que existan diferencias en los nombres indicados en las hojas de control, será necesario proceder a corregir la información, ya sea utilizando el nombre autorizado o procediendo a la formalización del nuevo nombre.
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4. DETERMINAR EL UNIVERSO DEREQUISITOS DE LOS TRÁMITES
Para determinar el universo de requisitos que contienen los diversos trámites, se recomienda primero elaborar una relación de éstos (cuadro 5) y luego verificar cuáles se utilizan en cadatrámite (cuadro 6).
N
…
Licencia de funcionamiento9
Pago de derechos8
Examen médico7
Licencia sanitaria6
þþþþþþþPago de renovación4Dictamen de protección civil5
þþþPermiso para podar árboles
3Permiso de uso del suelo4
þþþþþPermiso sanitario2Recibo de pago de predial3
þþþþþþþþLicencia de Funcionamiento1Credencial del IFE2
N987654321Alta de hacienda1
Requisitos utilizadosTrámite
Nombre
Cuadro 6. Requisitos por trámiteCuadro 5. Lista de requisitos
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5. ANÁLISIS DEL MARCO NORMATIVODE LOS TRÁMITES Y SUS REQUISITOS
Finalidades
y Cotejar el marco normativo señalado en las hojas de control
y Identificar los trámites que no cuenten con fundamento jurídico
y Incorporar los trámites que no fueron señalados pero que las normas facultan u obligan al municipio a aplicarlos
y Validar la pertinencia de los requisitos según sus respectivos fundamentos jurídicos
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5. ANÁLISIS DEL MARCO NORMATIVO DE LOS TRÁMITES Y SUS REQUISITOS
Se propone la elaboración de un listado con todas las disposiciones jurídicas municipales vigentes, desglosadas hasta el grado de fracción (cuadro 8). Posteriormente se deberá comparar esta lista de disposiciones con cada uno de los trámites (cuadro 9).
N
…
YXNorma9
YXReglamento 18
KZLey 27
JYLey 26
þRenovación de licencia de funcionamiento4IXLey 25
þþþPermiso para podar árboles
3KZLey 14
þþþþþPermiso sanitario2JXLey 13
þþLicencia de Funcionamiento1IXLey 12
N987654321Constitución1
Disposiciones utilizadasTrámite
Fracción
Artículo
Disposición
Cuadro 9. Disposiciones por trámiteCuadro 8. Lista de disposiciones
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5. ANÁLISIS DEL MARCO NORMATIVO DE LOS TRÁMITES Y SUS REQUISITOS
Recomendaciones generales
y Una vez identificados los fundamentos jurídicos de los trámites, deberán distinguirse los que obligan a la presentación de requisitos y los que no lo hacen
y Debe recordarse que los permisos, licencias y registros (productos de los trámites) son algunos de los instrumentos que tiene la autoridad para verificar el cumplimiento de la norma, pero no son los únicos
y Muchos requisitos podrían eliminarse o verificar su cumplimiento de manera diferida, sin que por ello se afecte el objetivo de las regulaciones (v.g. ocasionar un daño a la sociedad o un grave riesgo a la población)
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METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES
6. APLICAR LA REINGENIERÍA DE PROCESOS
y Objetivo:
Identificar los pasos y requísitos que podrán eliminarse en el proceso de
desahogo de trámites
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6. Aplicar la reingeniería de procesos
Compenentes de análisis para determinar la pertinencia de los requisitos
y Utilización del Sistema de Información Municipal para eliminar requisitos que consten en los registros públicos
y Utilización de criterios SARE para discriminar requisitos de acuerdo a los giros y al tamaño de empresa
y Utilización de criterios de políticas públicas para eliminar requisitos que no aporten valor para cumplir el objetivo regulatorio o que puedan verificarse de otra forma (ex post, o por vigilancia)
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METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES
7. ADECUAR EL MARCO NORMATIVO
Una vez realizada la reingeniería de procesos y ordenada y sistematizada la información municipal, se podrán formular iniciativas de reforma a los reglamentos municipales para eliminar, o establecer en su caso, los trámites municipales y sus requisitos
Se recomienda también que los nuevos reglamentos expliciten: } Los criterios de resolución de los trámites} Los tiempos máximos para su resolución } La situación jurídica del particular en caso de no
presentarse respuesta en el tiempo señalado
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METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES
8. CREAR EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓNPARA CADA TRÁMITE
Código = RPM-Grupo(XX)-Modalidad (YY)
Donde:
RPM : Representa los Registros Públicos Municipales (RPM) que se haya considerado conveniente crear
Grupo (XX): Representa las subdivisiones que podrían existir dentro de la clasificación de los diversos RPM creados.
Modalidad (YY): Representa los movimientos lógicos que pueden existir para los diversos registros de los trámites
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8. CREAR EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓNPARA CADA TRÁMITE
Ejemplo de grupos de control
Gran industria14
Mediana industria13
Pequeña industria12
Micro industria11
Servicios peligrosos10
Servicios restringidos09
SorteosServicios generales08
LoteríasPeritosComercio en establecimientos07
RifasArquitectosComercio en centrales de abasto06
Juegos mecánicosIngenierosComercio en mercados05
IndustrialesExposicionesVeterinariosComercio en tianguis04
De serviciosFeriasMédicosComercio en bazares03
ComercialesBailes popularesContadoresComercio ambulante semi fijo02
De oficinasEspectáculosGeneralesComercio ambulante fijo01
Registro de inmuebles comerciales,
industriales y de servicios
Registro de actividades públicas
Registro de actividades profesionales
Registro empresarialXX
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METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES
8. CREAR EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN PARA CADA TRÁMITE
Ejemplo de modalidades para los trámites
Cierre de establecimientos11
Apertura de nuevos establecimientos10
Emisiones contaminantes09
Colocación de anunciosColocación de anuncio08
Cambio de horarioCambio de horario07
ReanudaciónReanudaciónReanudaciónReanudación06
SuspensiónSuspensiónSuspensiónSuspensión05
RenovaciónRenovaciónRenovaciónRenovación04
Actualización de datosActualización de datosActualización de datosActualización de datos03
BajaBajaBajaBaja02
AltaAltaAltaAlta01
Registro de inmueblesRegistro de actividades
públicasRegistro de actividades
profesionalesRegistro empresarialYY
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METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES
SIM-SP-XX-YYYYXXSPServicios públicos
SIM-CV-XX-YYYYXXCVCivil
SIM-CT-XX-YYYYXXCTCatastro
SIM-BI-XX-YYYYXXBIInmuebles comerciales, industriales y de servicios
SIM-EP-XX-YYYYXXEPActividades públicas
SIM-PR-XX-YYYYXXPRActividades profesionales
SIM-AP-XX-YYYYXXAPEmpresarial
Código del trámiteModalidadGrupo sujeto a
controlRPMNombre del registro
8. CREAR EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN PARA CADA TRÁMITE
Ejemplo de códigos de identificación para trámites
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Reanudación del funcionamiento de edificación industrialReanudaciónInmuebles industrialesSIM-BI-04-06
……..……..……..………
Actualización de datos en el registro de comercio ambulante en puesto fijoActualizaciónComercio ambulante fijo
SIM-AP-01-03
Baja del registro de comercio ambulante en puesto fijoBajaComercio ambulante fijoSIM-AP-01-02
Alta en el registro de comercio ambulante en puesto fijoAltaComercio ambulante fijoSIM-AP-01-01
Nombre del trámiteModalidadGrupo de controlClave del trámite
8. CREAR EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN PARA CADA TRÁMITE
Ejemplo de la lista final de trámites
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METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES
9. Elaborar las fichas de trámites
(26)(25)(24)
FUNDAMENTO JURÍDICOTARIFA APLICABLECOSTO DEL TRAMITE
Instalación(23)Inmuebles(21)Eventos(20)Profesional(19)Personas Morales(15)
Operación(22)Industrial(18)Servicios(17)Comercial(16)Personas Físicas(14)
APLICABLE EN:GIROS DE ACTIVIDAD ECONÓMICATIPO DE PROMOVENTE
(13)(12)
ANTE SILENCIO DE LA AUTORIDAD PROCEDECASOS EN LOS QUE APLICA EL TRAMITE
(11)(10)(9)(8)(7)
FORMATOTIPO DE TRAMITENOMBRE DEL TRÁMITE O SERVICIOVIGENCIADOCUMENTO A OBTENER
H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DEL MUNICIPIO DE(36)
REGISTRO MUNICIPAL DE TRAMITES
Espacio para el escudo del municipio
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(82)
NOTAS
(75)
FUNDAMENTO JURÍDICO
(66)(56)(46)
(65)(55)(45)
COPIASORIGINALREQUISITOS
(44)(43)(42)
Tiempo Estándar de Resolución MunicipalTiempo M áximo de Resolución
Horario de Atención
(41)(40)(39)(38)
Correo ElectrónicoFaxExtensiónTeléfono
(37)(36)(35)(34)
EstadoMunicipioCódigo PostalColonia
(33)Despacho(32)Piso(31)Número(30)Calle
(29)Dependencia
(28)Oficina de Trámite
UBICACIÓN DE OFICINAS DE TRÁMITE
9. Elaborar las fichas de trámites
METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES
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10. PUBLICAR EL CATÁLOGO DE TRÁMITES
Recomendaciones generales
y Discutir las adopción de las fichas de trámites con las áreas administrativas
y Turnar el Catálogo a los miembros del Cabildo para su análisis y aprobación
y En caso de ser aprobado el Catálogo de Tramites (constituido por las fichas de trámite y los formatos de solicitud) podrá ser publicado en la Gaceta del Estado o en la Tabla de Avisos del Palacio Municipal
y Debe quedar establecida la obligatoriedad por parte de las dependencias y entidades de la administración pública municipal para llevar a cabo los trámites en los términos que hubiesen sido acordados, así como la restricción para no generar nuevos trámites o modificaciones sin que sigan previamente un proceso de validación
METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES
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11. DIFUNDIR EL CATÁLOGO DE TRÁMITES
Recomendaciones generales
y Las fichas de trámites podrán difundirse a través de Internet
y De acuerdo con la clasificación aquí propuesta, se pueden establecer o habilitar menús de consulta que permitan al usuario ver la información, ya sea a través de equipos que se localicen en las oficinas municipales o bien a través de Internet
y En la publicación se establecerá que los formatos serán de libre reproducción
METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES
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BENEFICIOS DEL SIM
y El municipio tendrá la información ordenada con lo cual podrá planear de mejor forma sus políticas de regulación, sus servicios públicos y su recaudación
y Habrá menos tiempo de espera para que la autoridad desahogue los trámites
y Se disminuirá significativamente la discrecionalidadde funcionarios municipales para las autorizaciones
y Los particulares tendrán mayor certeza sobre los requisitos, costos y tiempo de resolución de los trámites y tendrán un instrumento jurídico para defender sus derechos
y Los particulares podrán conocer el estado actual de sus trámites y de sus registros vía electrónica