SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIOS (BPMS) APLICADO A LA LOGÍSTICA INTERNA MEDIANTE EL MODELAMIENTO EN MICROSOFT ACCESS PARA EL SECTOR PRODUCTIVO DEL PLÁSTICO ARELIS PACHECO RODRÍGUEZ UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL MEDELLIN FACULTAD DE INGENIERÍAS INGENIERÍA INDUSTRIAL MEDELLÍN 2015
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SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIOS (BPMS) APLICADO A
LA LOGÍSTICA INTERNA MEDIANTE EL MODELAMIENTO EN MICROSOFT
ACCESS PARA EL SECTOR PRODUCTIVO DEL PLÁSTICO
ARELIS PACHECO RODRÍGUEZ
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL MEDELLIN
FACULTAD DE INGENIERÍAS
INGENIERÍA INDUSTRIAL
MEDELLÍN
2015
SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO (BPMS) APLICADO A LA
LOGÍSTICA INTERNA MEDIANTE EL MODELAMIENTO EN MICROSOFT
ACCESS PARA EL SECTOR PRODUCTIVO DEL PLÁSTICO
ARELIS PACHECO RODRÍGUEZ
Proyecto para optar al título de ingeniería industrial
ASESOR
Augusto Serna Urán, I.I., M.Sc., Ph.D.
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL MEDELLIN
9. LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................. 88
10. LISTA DE TABLAS ................................................................................................................. 90
CAPITULO 1
Justificación
La idónea integración de actividades, recursos y acciones son mecanismos que
contribuyen a garantizar no solo un buen nivel de servicio a los clientes sino también
un mínimo de costos, siendo así un marco para lograr la competitividad dentro de
una organización, en especial para las industrias del sector del plástico, las cuales
ahondan problemas tales como organización de flujo de materiales, transportes y
control de inventarios [1]. Seguido lo anterior, cabe destacar que el sector productivo
del plástico representa el 4.1 % de la economía nacional [2], porcentaje que conlleva
a centrar la atención en la organización y administración de procesos mediante
herramientas eficaces como los son Bpm.
El siguiente proyecto de grado pretende integrar eslabones presentes dentro de la
logística interna (compras, control de inventarios, despachos), los cuales, no solo
serán modelados en el programa Microsoft Access, sino que también estarán
enfocados en herramientas y principios de Bpms, buscando así dar una adaptación
idónea a los procesos productivos involucrados en la logística interna para el sector
del plástico.
Planteamiento del problema
La competitividad entre las industrias plásticas no solo a nivel regional sino nacional
ha conllevado a la modificación de procesos, y a la integración de la cadena
logística, con el fin de promover un idóneo nivel de servicio al cliente y costos bajos
de producción [3]. Seguido a lo anterior, cabe mencionar que determinadas
empresas del sector plástico no cuentan con herramientas informáticas que les
permitan un monitoreo y seguimiento constante a los procesos, lo que aumenta el
riesgo en la toma de decisiones para seleccionar alternativas de almacenamiento,
cumplimiento de órdenes (entregas oportunas y en forma adecuada),
procesamiento de pedidos y administración de la demanda, afectando procesos
productivos que requieren del trabajo conjunto e interrelación de actividades.
De acuerdo a la anterior descripción se plantean los siguientes interrogantes:
¿Cómo integrar eficientemente las operacionales logísticas que afectan la
producción del plástico?, ¿Cómo lograr un flujo continuo de información en las
actividades que comprenden el desarrollo y elaboración del plástico?, ¿Cómo
gestionar sistemas de rendimiento productivo unificando procesos claves dentro de
la logística interna?, donde, para dar respuesta se propone el desarrollo de
estrategias y bases otorgadas por la logística interna y sistemas de gestión de
procesos de negocios Bpms, mediante la gestión y agrupación del flujo de
actividades que aseguren un adecuado nivel de servicio y bajos costos de
producción.
Objetivo general
Proponer un sistema de información mediante herramientas de Microsoft Access
que soporten Bpms dentro de la logística interna en el sector del plástico.
Objetivos específicos
Identificar procedimientos idóneos mediante la integración de actividades de la
logística interna como lo son despachos (ventas), control de inventarios y
compras.
Relacionar y analizar actividades involucradas dentro de la logística interna que
incentiven el desarrollo de estrategias competitivas.
Proponer estrategias basadas en herramientas de Bpms que conlleven a una
buena gestión de actividades logísticas dentro del sector del plástico.
Modelar procesos logísticos en herramientas de Microsoft Access basados en
teorías de Bpms.
Marco conceptual
A continuación se da una breve explicación de conceptos importantes que se
desarrollaran a lo largo del trabajo de grado.
Gestión de operaciones
Conocida también como administración de operaciones. Es un método de estudio,
herramientas y conceptos necesarios dentro de las organizaciones que contribuyen
con la solución de situaciones relacionadas a sistemas de producción de bienes y
servicios. Dentro de sus principales objetivos se resalta “garantizar” un buen nivel
de servicios maximizando las utilidades, teniendo en cuenta que para una buena
gestión de operaciones es necesaria la disponibilidad y buen manejo de recursos
físicos, intelectuales, materiales, capital y de sistemas [4].
Administración de la cadena de suministro
Abarca todas las actividades concernientes al suministro, adquisición y gestión
logística dentro de las compañías, buscando sistemas productivos, compras y
ventas más eficientes. Integra actores como proveedores, fabricantes, clientes,
transportistas y distribuidores los cuales están relacionados indirectamente,
creando un flujo de valor e información para la entrega de productos en el momento
indicado y en el tiempo predeterminado [5].
Cadena de suministros
Conjunto de actividades interrelacionadas como transporte, inventarios, recepción,
almacenamiento y otros que se repiten a lo largo del canal, en los cuales la materia
prima e insumos es transformada en productos terminados con valor agregado para
el consumidor final. Tiene como principal objetivo crear valor para los clientes y para
proveedores de la compañía, donde el tiempo y el lugar son mecanismos
estratégicos de competitividad [5].
Canal de flujo
Representa el movimiento del valor agregado desde el proveedor de materias
primas hasta los consumidores finales (clientes), resaltando que el valor de producto
se incrementa a través de las modificaciones físicas, envasado, servicios de soporte
y otras actividades que incrementan el deseo del producto por parte de los clientes
[5].
Logística
Forma parte de la integración de la cadena de suministros, donde se planifica y
controla el flujo y el almacenamiento de materias primas, inventarios, e información
relacionada desde el inicio del proceso hasta la entrega de un producto o servicio a
un cliente final, incluyendo todas y cada una de las actividades que tienen
repercusión en todos los procesos organizativos [5].
Logística interna
Modelo de gestión que agrupa actividades concernientes al área productiva,
actividades que inician desde la recepción de materia prima hasta el
almacenamiento de productos terminados. Permite estudiar escenarios de
movimientos, consumo y distribución de bienes, donde, se toman decisiones sobre
el origen y destino de los materiales, brindando así tomar acciones con
conocimientos previos de los costos asociados [6].
Business Process Management (Bpm)
Es una categoría de software que permite a las organizaciones modelar,
implementar y ejecutar simultáneamente conjunto de actividades interrelacionadas
(procesos de cualquier naturaleza), ya sea en un departamento o permeando la
entidad en su conjunto incluyendo participantes en las tareas de los procesos.
“Algunos autores y muchos vendedores usan Bpm para referirse a productos o
aplicaciones de software Bpm que deberían más apropiadamente denominarse
Bpms” [7].
Sistemas de producción
Conjunto de procedimientos y/o métodos que permiten la obtención de bienes o
servicios mediante la aplicación sistemática de decisiones e implementación de
herramientas tecnológicas, las cuales están adaptadas a las condiciones y
ambientes de cada puesto de trabajo. Tiene como principal objetivo incrementar el
valor de los productos con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes, donde
el flujo continuo de información es de gran relevancia [8]
Gestión de inventarios
Administración estratégica relacionada con la determinación de métodos de
registro, puntos de rotación y formas de clasificación de materia prima e insumos
destinados a la producción, los cuales tienen como objetivos:
Reducir al mínimo los niveles de existencia.
Asegurar disponibilidad de existencia en el momento justo, y el lugar adecuado.
Microsoft Access
Herramienta de aplicación que tiene como principal objetivo el manejo y uso de
bases de datos Sql, las cuales pueden ser carácter numérico, auto-numérico, de
texto, moneda, etc. Siendo así una interfaz de usuario idónea para un individuo,
proceso u organización [9].
CAPÍTULO 2
El siguiente capítulo aborda la administración de operaciones como contexto
general para el desarrollo del presente trabajo de grado, mostrando temáticas,
herramientas, actores, alcances e importancia de la cadena de suministros (logística
interna).
2.1. Administración de operaciones
La administración de operaciones es una herramienta que contribuye con el logro
diario de cada una de las actividades y objetivos trazados dentro de las compañías,
ello gracias a la buena administración de los recursos humanos, técnicos,
financieros y de información, los cuales son direccionados y controlados en torno a
los cambios que exige la economía moderna; es un sistema de gestión que favorece
el control de los sistemas productivos instaurados, donde el requerimiento de
insumos, procesos, productos y flujos de información están direccionados a las
necesidades de los clientes [10].
Figura 1: Administración de operaciones como proceso productivo [10].
Ligado a lo anterior se destaca la terminología proceso, entendida como “cualquier
actividad o grupo de actividades mediante las cuales uno o varios insumos son
Ambiente externo
Participación del
consumidor
Productos
Bienes o servicios
Información sobre
rendimientos
Insumos
Energía
Materiales
Mano de obra
Capital
Información
Operaciones y
procesos
transformados y adquieren un valor agregado para un usuario final: cliente”. Cada
proceso depende de la naturaleza de la compañía, tal como lo muestra la figura 1,
donde el producto final puede ser tangible (bien) o intangible (servicio) con la
particularidad del requerimiento y uso de diversos recursos: energía, materiales,
manos de obra, capital e información, además de la iteración que se da dentro de
los procesos de transformación los cuales son retroalimentados con el fin de obtener
información de rendimientos y resultados finales.
2.2. Evolución histórica de la administración de operaciones
Desde tiempos remotos el hombre ha tenido la necesidad de producir bienes y
servicios que promovieran una óptima calidad de vida, dicho factor da claridad y
esboza la necesidad que se ha tenido desde siempre en la óptima administración
de los recursos. No se tiene una fecha específica del inicio de la administración de
operaciones, a partir de dicho referente se toman las contribuciones más
importantes impulsadas por determinados personajes.
Frederick Wislow Taylor conocido como el padre de la administración científica dio
grandes aportes a las industrias gracias a la programación y planeación de la
producción mediante sistemas de “métodos y tiempos”, demostrando claramente la
importancia que se le debe dar a cada método de trabajo instaurado. Idealizo un
modelo de trabajo donde indicaba una serie de responsabilidades a cada trabajador,
el cual era elegido y asignado a cada puesto de trabajo según sus capacidades, así
mismo promovió el entrenamiento y establecimiento de incentivos por cada trabajo
realizado. Una vez propuesto el modelo de Taylor, los esposos Gilbreth lograron
aportar el concepto de trazabilidad de los procesos mediante la creación de hojas
de rutas las cuales centraban y contenían todos aquellos elementos de trabajo,
incluyendo aquellos que no proporcionaban valor a los procesos.
Mediante los modelos anteriores surgen los modelo Ford (modelos de producción
en cadena), el cual proponía una línea de montaje en la producción que evitara el
desplazamiento de los operarios hasta las piezas de ensamble; dicho aporte que
incursiono también en la creación de nuevas líneas de montaje trajeron un sin
número de ventajas dentro de la cadena logística como la reducción en tiempos de
entregas, de movimientos y desplazamientos.
Posteriormente, surgen los sistemas ligados al control estadístico de procesos,
donde el control de calidad y la calidad total desempeñan un papel importante no
solo en el sector productivo sino también servicios; dichos modelos fueron
contemplados por el estadístico estadounidense Walter Shewart y el químico
industrial japonés Karou Ishikawa, los cuales contribuyeron con sistemas actuales
conocidos como manufactura ligera, donde se propone un proceso de
pensamientos sistémico como mecanismo de planeación estratégica.
Evolución histórica de la administración de operaciones
Figura 2: Evolución de la administración de operaciones [10].
Cada uno de los aportes dados por los personajes expuestos anteriormente, ha
conllevado al logro y organización de actividades y procesos dentro de las
compañías, además de ser un marco de referencia para modelos tecnológicos
nuevos en el mercado como lo son las herramientas de gestión de procesos de
negocio Bpm.
2.3. Alcance y recursos involucrados
La administración de bienes y servicios tienen una particularidad en común: la
orientación a la satisfacción del cliente final, es por ellos que no se debe hablar de
servicio y producto de forma aislada, puesto que ambos recurren a procesos y
procedimientos orientadas a los consumidores finales [10], [11]. A continuación se
hace una representación gráfica de los mecanismos y áreas abordadas dentro de
la administración de operaciones:
Alcance de las tareas dentro de la administración de operaciones
Sistemas de producción.
Estrategias corporativas.
Tácticas empresariales.
Adaptación de modelos industriales.
Administración de la cadena de suministros: logística.
Control y gestión de calidad.
Recursos involucrados dentro de la administración de operaciones
En este contexto se habla de las “5 P”, las cuales mencionan:
Personal como fuerza laboral.
Planta como sitio de producción.
Partes como insumos y materia prima.
Procesos donde se involucra tecnología, software y maquinaria.
Planificación y control de la producción.
Tabla 1: alcance y actores involucrados dentro de la administración de
operaciones. Elaboración propia.
Cada proceso desarrollado dentro de las organizaciones sin importar si es de
productos o servicio requiere de una gestión previa y control constante, donde la
intervención de recursos humanos y herramientas tecnológicas propician los
resultados finales. La tabla anterior muestra claramente cada uno de los recursos
involucrados dentro de la administración de operaciones, donde la participación
global de toda la compañía hace la suma del resultado para lograr un óptimo nivel
de servicio al cliente.
2.4. Actores de la administración de operaciones
Cada proceso sin importar la naturaleza contiene diversos tipos de clientes: clientes
finales o externos y clientes intermedios o internos, los cuales además de ser el foco
primordial de la administración de operaciones son clave de éxito dentro de los
procesos productivos.
A continuación se hace una breve descripción de los tipos de clientes que
intervienen dentro de los procesos productivos de una organización [12]:
2.4.1. Clientes intermedios o internos
Definido como aquel cliente que “recibe” o “toma” un proceso o producto con un
resultado previo, el cual posteriormente será entregado a otro usuario con el objetivo
de darle terminación y ser entregado a un usuario final. Se consideran tres tipos de
clientes intermedios o finales:
Ejecutivos: usuarios que definen cual es el producto o servicio a ofrecer, así
mismo son usuarios conocedores del mercado y el sector hacia el cual van
dirigidos los productos finales.
Comerciales: usuarios con una relación directa entre los diversos trabajadores,
promoviendo y vigilando la calidad continúa de cada una de las operaciones y/o
actividades a desarrollar.
Operativos: usuarios relacionados directamente con la elaboración y fabricación
de los productos de la compañía.
2.4.2. Clientes finales o externos
Cliente que no pertenece a la empresa; definido como un usuario final, donde se
busca satisfacerle una necesidad ya sea mediante un bien o servicio. Se clasifican
en 5 tipos:
Clientes leales: clientes que compran de manera reiterativa en la misma
organización.
Clientes especializados en descuentos: clientes que compran de manera no
reiterativa, solo en época de disminución de precios de los productos o servicios.
Clientes impulsivos: comprar por gusto y no por necesidad.
Clientes basados en las necesidades: son clientes que compran con el fin de
suplir una carencia vital en su diario vivir.
Clientes errantes: compran de manera esporádica y en cualquier negocio o
establecimiento público.
2.5. Áreas involucradas en la administración de operaciones
La administración de operaciones tiene como finalidad planear, organizar, dirigir y
controlar actividades que se llevan a cabo dentro de los procesos, para ello se basa
en decisiones estratégicas, la cuales están enfocadas en modelos y metodologías
que contribuyen con el mejoramiento de la rentabilidad y nivel de servicio al cliente
[4].
A continuación se describen algunas de las áreas que aborda la administración de
operaciones, destacando que el presente trabajo de grado hace énfasis solo la
administración de la cadena de suministros (gestión logística).
Figura 3: Áreas en las que se puede enfocar la administración de operaciones.
Elaboración propia.
Son muchas las áreas en las que interviene la administración de operaciones tal
como muestra la anterior figura, donde se involucran recursos humanos, técnicos y
tecnológicos determinados, con el fin de garantizar no solo eficiencias productivas
sino también un óptimo nivel de servicio al cliente. Para el presente trabajo de grado
se aborda la administración de la cadena de suministros (gestión logística) como
decisión de operación, representando un enfoque sistémico dentro de la
administración de operaciones.
2.6. Decisiones de operaciones de la administración de operaciones
Se refiere a la administración de la cadena de suministros (gestión logística), donde
se busca controlar el flujo de información y recursos a través del tiempo (planeación
agregada) partiendo de:
Control de salidas de productos.
Gestión de compras.
Gestión de almacenes ya sea de materias primas, productos intermedios o
productos finales.
Expedición de órdenes de compra.
Diseño de bienes y servicios
Administración de calidad
Diseño del proceso y capacidad
Estrategias de localizaciónAdministración de la cadena
de suministros (gestión logística).
Estrategias de distribución de instalaciones
Administración de inventarios, planeación y
requerimientos de material
MantenimientoProgramación a medianos
y cortos plazos
Recursos humanos y diseños de trabajo
Planificación de la producción.
Previsión de la demanda.
Políticas de mantenimiento de equipos y maquinaria.
Cada uno de los ítems expuestos busca ser gestionados de manera global, teniendo
en cuenta cada área y recurso involucrado, para ello se toma la logística la cual es
definida como una de las ramas que integra la cadena de suministros con el objetivo
de planear y controlar el flujo de información y almacenamiento de forma eficiente,
desde el origen de los procesos (recepción de materias primas) hasta el punto final.
A mediados de los sesenta es definida como “logística integral” la cual está
orientada a las necesidades del cliente, donde se busca direccionar y coordinar
cada una de las actividades en forma conjunta, siendo elementos interrelacionados
que precisan una perspectiva global dentro de toda la organización. A partir de allí
la gestión logística centra su atención en criterios de calidad, minimización de
tiempos de recepción, tiempos de entregas y optimización de costos, los cuales son
delimitados en tres ciclos elementales: logística de entrada, logística interna,
logística de salida [13].
A continuación se muestra mediante un esquema, cada una de las actividades
involucradas dentro de la gestión logística según su división.
Actividades involucradas según el ciclo logístico
Figura 4: Actividades desarrollados dentro de la división logística. Elaboración
propia.
La cadena de suministros propende de un orden específico (logística de entrada,
logística interna y logística de salida), la cual a su vez tiene determinado número de
actividades a desarrollar. La ilustración 1 muestra cada una de las actividades
inmersas dentro de la gestión logística, las cuales están directamente relacionadas
en cada eslabón.
Uno de los enfoques del presente proyecto de grado está basado en la logística
interna, la cual se explica a continuación.
2.7. Logística interna
También denominada logística de planta. Tiene como principal objetivo agrupar
todas aquellas actividades que promuevan la organización de los flujos de
materiales e información, mediante la coordinación de recursos y demanda, con el
fin de asegurar un óptimo nivel de servicio y satisfacción al cliente al menor costo
posible.
• Compras.
• Almacenamiento
• Transporte.logistica de entrada
• Recepcion de materia prima.
• Almacenamientos de materia prima
• Distribucion de materias primas.
• Recoleccion de materia prima.
• Control de existencias.
• Devoluciones a proveedores.
• Transporte.
logistica interna
• Distribucion de productos terminados.
• Transporte de productos terminados.
• Servicio al cliente: servicios post-
venta.
logistica de salida
Cada una de las actividades involucradas dentro de la logística interna, exige de
una óptima coordinación, las cuales se pueden realizar mediante sistemas
automatizados como equipos o software predeterminados, garantizando así
reducción de ciclos productivos, agilidad en la cadena de suministro, aumento de la
productividad y reducción de errores gracias al intercambio de información. Seguido
a lo anterior vale destacar las ventajas que ofrecen los sistemas automatizados
frente a sistemas tradicionales, donde la trazabilidad se convierte en un “musculo”
de control de cada una de las actividades llevadas a cabo para los clientes (tiempos
de respuesta, satisfacción, quejas y reclamos), proveedores (tiempos de entrega,
tiempos de respuesta, calidad del servicio) y procesos productivos (productos
defectuosos, tiempos productivos).
A continuación se hace una descripción general de cada uno de los recursos
involucrados dentro de las actividades enmarcadas por la logística interna,
metodología que será desarrollada para el presente trabajo de grado.
2.7.1. Actividad de almacenamiento
La demanda no se conoce con certeza, es por ello que las empresas optan por
mantener un inventario y en muchas ocasiones un stock de seguridad, factores que
conllevan al diseño e implementación de sistemas para el control y manejo de
existencias, a continuación se exponen algunos.
Actividad: Almacenamiento.
Mecanismo: Estanterías industriales.
Tipo de estantería ventajas Inconvenientes Recomendaciones
Convencionales
Sistema de almacenaje “optimo” ya que se puede configurar a cualquier medida. Utiliza como unidad de carga la paleta.
No exige carga apilable.
Adaptación a cualquier tipo de cargas ya sea en peso o volumen.
Acceso directo a cada unidad de carga.
Requiere de ubicación de mercancía caótica.
Recolección de pedidos a grandes distancias.
Superficies distribuidas en gran parte del área de pasillos: ineficiencias.
Ideal para cargas unitarias paletizadas con poca cantidad y acceso a otros productos.
Compactas
Sistemas diseñados para el óptimo aprovechamiento de volúmenes, siendo así de grandes dimensiones donde las cargas se apoyan en los largueros.
Óptimo
aprovechamiento de superficies.
Óptimo aprovechamiento de volúmenes.
Costos de instalación bajos.
Estructura fácil y económica de construir.
No permite flujo FIFO.
Requiere de manutención especial.
Peligro de daño en las cargas.
Dificultad en la clasificación de los productos.
Ideal para productos homogéneos con unidades de carga duraderas y con cantidades superiores a las 12 paletas por referencia.
Dinámicas
También conocida como sistemas producto a operador, la cual permite el movimiento de las cargas gracias a la gravedad y convención del diseño.
Óptimo aprovechamiento del espacio.
Sistema FIFO estricto.
Control total de stock.
Consideración de gran cantidad de productos diferentes.
Separación de pasillos de picking disminuyendo posibles congestiones.
Riesgo de daños en las cargas como aplastamientos.
Sistema costoso de implementar.
Puede tener poca capacidad de almacenamiento.
Recomendado para productos homogéneos y de alta rotación y flujos FIFO.
Móviles
Similares a las
estanterías
convencionales, con la
diferencia de que su
estructura no está
anclada en el suelo
sino que reposa en
rieles.
Reducción al
máximo a áreas
destinadas a los
pasillos.
Fácil acceso
individual a cada
referencia o
producto.
Costos de
implementación
elevado
Difícil control de
rotación de
stocks.
Difícil control de
inventarios.
Acceso a solo un
pasillo.
Ideal para productos
ligeros y de baja
rotación.
Tabla 2: mecanismos implementados dentro de las actividades de
almacenamiento [14].
La tabla anteriormente descrita, muestra diversos sistemas implementados a nivel
industrial para el manejo y control debido de los inventarios, enmarcando las
ventajas, desventajas y recomendaciones de uso.
2.7.2 Actividad de control de existencias
La debida clasificación de los inventarios es otra de las prioridades que se deben
tener como política interna dentro de las organizaciones puesto que permiten
controles como la debida rotación de existencias, garantizando la calidad y el
cuidado de los productos e insumos almacenados.
A continuación se hace una breve descripción de los tipos de inventarios y su debida
clasificación a nivel industrial.
Actividad: Control de existencias.
Mecanismo: Inventarios.
Tipo de inventario Clasificación Definición
Según el grado de transformación.
Materias primas Valoración de todos aquellos materiales que se requieren para la elaboración o fabricación de
productos terminados.
Productos de fabricación o
componentes.
Valoración de artículos que se encuentran disponibles para ser llevados al montaje de productos finales.
Productos terminados.
Inventarios de productos listos para ser entregados a usuarios “finales”.
Según la función que realizan
Inventario de ciclo. También llamado “inventario a la mano”. Se constituye con el fin de hacer frente a demandas constantes, mediante la implementación de stocks.
Inventarios estacionales.
Inventarios implementados para cambios en la demanda, la cual es esperada.
Inventarios de seguridad.
Ligados con los inventarios de ciclos, los cuales se efectúan para cambios inesperados en la demanda.
Inventario de material recuperable.
Considerados como “stocks de segunda mano”, donde se valoriza todos aquellos materiales que se pueden recuperar: vidrio, cartón, plástico, etc.
Inventario de material inútil.
Todos los residuos catalogados como desechos.
Tabla 3: Mecanismos implementados dentro de actividades de control de
existencias [15], [16].
La selección del tipo de inventario a implementar es un factor importante a la hora
de hablar del control de mercancías, además de contribuir con la optimización de
los tiempos de búsquedas. La tabla 3 muestra diversos tipos de inventarios
implementados en el sector productivo, haciendo énfasis en la clasificación según
las necesidades.
2.7.3. Actividad de recepción, distribución y transporte de materias primas
Existen diversas actividades que se repiten a lo largo de la cadena de suministros
donde se destacan recepción, distribución y transporte de materias primas, las
cuales pueden ser manipuladas y procesadas mediante diversos sistemas de
cargas como los mencionados a continuación.
Actividad: Recepción, distribución y transporte de materias primas.
Mecanismo: Sistemas de transporte.
Sistema de
transporte Concepción Tipos de equipos
Bandas transportadoras
Mecanismos implementados para mover material entre
puntos específicos y con trayectorias fijas.
Transportadoras de canal: permite la comunicación entre dos líneas transportadoras eléctricas o la acumulación de material en áreas de embarque, siendo de gran eficiencia puesto que requiere de una cantidad mínima de espacio.
Transportadoras de correas: se definen según el tipo de banda que se maneje, entre las cuales se tienen: De correa plana: para movimiento de cargas
ligeras y medianas ya sea entre operaciones, departamentos y edificios. Idónea cuando se tiene trayectorias entre subidas y bajadas.
De correa telescópica: funcionan sobre soportes de guías deslizables telescópicas.
De correa magnética: idónea para el transporte y separación de materiales ferrosos y no ferrosos, ya sea en sentido vertical, colocados al revés, y en tramos no rectos.
Transportadoras de rodillos: son mecanismos idóneos para la acumulación de cargas y operaciones de combinación/clasificación los cuales pueden ser eléctricos o no.
Transportadoras de ruedas: es una banda similar a la de rodillos, con la particularidad de ser más económicas y de estar limitadas a cargas ligeras.
Transportadoras de tablillas: similar a la banda de correas con la particularidad de mover cargas pesadas con superficies abrasivas o que puedan dañar una correa.
Transportadoras de cadenas: mecanismos donde las cargas se transportan de modo directo. Idóneas para el transporte de bandejas de piezas.
Tabla 4: mecanismos implementados en la recepción, distribución y transporte de
materias primas [14].
Al igual que cualquier equipo tecnológico, las bandas trasportadoras requieren de
dispositivos; dispositivos que contribuyen con el óptimo funcionamiento de los
equipos para el transporte y manipulación de materiales, entre estos se tienen:
deflectores, desviadores por impulso, jaladores de rastrillos, bandas con zapatas
deslizables, ruedas sesgadas con apatibles, correas y cadenas abatibles, rodillos
abatibles, clasificador de charolas inclinadas, bandas con tablillas inclinadas,
correas cruzadas y clasificadores bombarderos, los cuales difieren no solo por el
flujo sino también por la capacidad de soporte de pesos y velocidades de
transportes.
Además de las bandas transportadoras se tienen otros mecanismos que permiten
un óptimo desplazamiento de las unidades de cargas, métodos versátiles
considerados como equipos de trayectoria variable, tales como:
Figura 5: vehículos de carga para el manejo y transporte de mercancías y materia
prima. Elaboración propia.
Son muchos los sistemas industriales como los expuestos anteriormente que se
pueden aplicar e implementar como mecanismo de soporte para las actividades
logísticas, recordando que es de gran importancia el tener en cuenta los espacios,
tamaño de la empresa y capacidad de instalación.
2.8. Herramientas de apoyo dentro de la logística
Seguido a lo anteriormente expuesto, se destacan también herramientas de
carácter tecnológico que contribuyen con el control y óptima gestión de la logística
interna siendo variados y de múltiples funcionalidades, como se muestran a
continuación.
2.8.1. Voice picking
Mecanismo compuesto por audífono, micrófono y pequeños dispositivos, los cuales
contienen información necesaria para la ejecución de actividades de recolección de
pedidos, donde cada una de las instrucciones estará disponibles en equipos de
cómputo que serán transmitidas a través de ondas de radio [17]; es una herramienta
de gran uso, que no limita al personal en la ejecución continua y fluida de las labores
ya que no necesita del uso de las manos para su manejo, trayendo ventajas como
aumento en la productividad, beneficios en tiempos de entrenamiento, facilidad en
la ejecución de operaciones con alto volumen de trabajo y complementación a
tecnologías Rfid.
2.8.2. Pick to ligth
Sistema visual que guía a un operario a la ubicación exacta de determinado almacén
para ejecutar actividades de recolección de pedidos, teniendo como principal
ventaja la rápida instalación del software integrados a sistemas Erp (Enterprise
resource planning) [18]. Es una herramienta que contribuye no solo a la fácil
detección de materiales o insumos, sino también al control de los inventarios
mediante la actualización continua de las cantidades.
2.8.3. RFId (Radio frecuency identification)
Sistema tecnológico que captura datos en tiempo real, con el fin de identificar las
características de un producto determinado: nombre del producto, fecha de
fabricación, precio, lote, etc. Así mismo es idóneo para llevar el control logístico de
contenedores, cajas y pallets [19].
2.8.4. GPS (Global Positioning Systems)
Herramienta de control que se utiliza para la ubicación de vehículos de transporte
de cargas gracias a la instalación de un sistema móvil, ya sea en un computador o
celular, el cual es rastreado satelitalmente proporcionando trazabilidad en la entrega
de productos, control sobre los tiempos de entregas de mercancías, monitoreo de
rutas, etc. [20].
2.8.5. Código de barras
Tecnología que permite la identificación de un producto mediante la captura
automática de información mediante un código numérico que generalmente es
combinado con códigos alfabéticos, logrando así la estandarización y seguridad en
el suministro de la información [21].
2.8.6. Internet
Herramienta global que permite no solo consultas específicas de forma rápida sino
también el intercambio y “control” de información desde cualquier parte del mundo,
ya sea para gestión de compras, consultas sobre referencias, búsquedas de
usuarios proveedores o productos específicos; es un sistema de redes mediante el
cual una persona puede acceder a cualquier tipo de información y comunicación
directa con otros usuarios desde una computadora.
2.8.7. Extranet
Herramienta que gestiona información y comunicación de carácter interna dentro de
una organización, dinamizando y agilizando la estructura organizacional de las
compañías [22]. Posee la particularidad de otorgar permisos de acceso a usuarios
específicos como clientes y proveedores.
2.8.8. Bpm (Business process management)
Herramienta de gestión de procesos que integra cada una de las actividades
productivas de una organización mediante el uso de software de gestión. Es una
filosofía empresarial que busca mejorar la eficiencia de los procesos los cuales son
modelados, automatizados, integrados, monitoreados y optimizados de manera
continua, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones concernientes a la
administración y gestión de tareas de manera unificada.
El presente trabajo de grado tiene como finalidad abordar sistemas de gestión de
procesos (Bpms) dentro de la logística interna para el sector del plástico, para ello
posteriormente se abordara de manera más precisa conceptos y metodologías de
la herramienta 1.
.
1 Nota: existen actividades que se repiten en cada eslabón de la cadena de suministros. Para el presente trabajo
de grado se toman las compras y las ventas como actividades dentro de la logística interna, ello teniendo en
cuenta que Bpms es un sistema que integra las actividades sin importar la clasificación.
CAPÍTULO 3
El presente capítulo aborda la temática Bpms explicando su definición, evolución,
metodología de implementación y demás elementos necesarios para el desarrollo
del presente trabajo de grado.
3.1. Introducción a la herramienta Bpm
Business process management o administración de procesos de negocio es una
herramienta tecnológica que ayuda a las organizaciones a mejorar cada uno de sus
procesos mediante la automatización de principio a fin [23], propiciando ventajas
como mejorar el flujo de información, corrección oportuna de fallas dadas por la
naturaleza de los procesos o por el recurso humano, optimización de actividades, y
reducción de tiempos muertos entre tareas [24] 2.
3.2. Historia y evolución de Bpms
El sector industrial ha requerido de la innovación para poder responder a la
competitividad y a la globalización, es allí donde surge la integración de diversas
herramientas ingenieriles para dar respuesta rápida a los clientes, gestionar y
controlar los procesos de manera eficiente. Bpms Inicia en Estados unidos con la
finalidad de suplir carencias de sistemas ERP (Enterprise resource planning) como
las de remodelar y optimizar procesos automatizados, los cuales además de ser
costosos requieren de modificaciones una vez alterada la programación; empieza a
ser utilizado a gran escala para el año 2003 y adopta modelos de mejora continua
como lo son: CRM (customer relationship management), SCM (supply chain
2 Nota: Algunos autores y muchos vendedores usan Bpm para referirse a productos o aplicaciones de software,
en este sentido se empieza a hablar de Bpms, siendo este un proceso ejecutable que se obtienen mediante la
unión de varias tecnologías. Las temáticas abordadas en adelante serán enfocadas en la metodología Bpms,
objetivo del presente trabajo de grado.
management), PLM (product lifecycle management), con la ventaja de incorporar
varios procesos de manera simultánea [25].
Figura 6: Evolución de herramientas Bpms [26].
Para los años 90 se produjo un cambio organizacional profundo, donde el autor de
la reingeniería Michael Hammer propuso un nuevo enfoque administrativo: gestión
de procesos de negocio, el cual constituía una serie de inconvenientes como el
trabajo aislado entre departamentos o procesos productivos. Una vez instaurado
sistemas de software tecnológicos se logra avanzar más en herramientas de gestión
empresarial, hablando así de Bpms, donde las redes de colaboración manejan
características tales como autonomía a los empleados (Enpowerment), menor
número de niveles jerárquicos, reducción en independencia entre áreas funcionales
y gestión por equipos multifuncional, elementos que también se pueden lograr con
otros modelos pero que requieren de mayor esfuerzo, tiempo y dinero [27].
Workflow (gestión modelada y computarizada para tareas), es una de las múltiples
tecnologías que contribuyeron a la “creación” de la herramienta Bpms, la cual facilita
la ejecución de actividades secuenciales, particularidad que permitió agregar a la
herramienta la coordinación de tareas a lo largo de varias aplicaciones ya sean
independientes o interrelacionadas. Actualmente Bpms ha mostrado un crecimiento
significativo, donde, en el 2012 aumento en un 9,7% con una estimación aproximada
de 1.980 euros por software. Según estudios realizados por Auraportal (empresa
creadora y promotora de software Bpm) [28], el crecimiento se debe a que las
empresas están en la búsqueda de implementar la automatización a cada uno de
sus procesos, con el fin de mejorar la productividad, reducir costos, tener flexibilidad
operativa y tener un mayor control de cada una de sus actividades. A partir de allí
se tiene una previsión del mercado, 4.040 millones de Euros para el año 2017 y
5.333 Euros para el año 2018 (implementación de la herramienta dentro del sector
productivo) lo cual indica que la herramienta no solo es bien aceptada sino que
también ha mostrado ser efectiva.
3.3. Importancia de Bpms
La integración y control total de cada uno de los procesos instaurados dentro de una
organización son muestra clara de las relevancias de la herramienta, los cuales son
automatizados de principio a fin mediante el establecimiento de metodologías y
pasos previos. Permite el máximo aprovechamiento dentro de sistemas
centralizados en una herramienta de control, los cuales van ligados a la misión y
objetivos de las compañías. Es una herramienta que se adapta a cualquier cambio
siendo dinámica, de ejecución inmediata y de aplicabilidad a la reingeniería de
procesos con impactos negativos mínimos [23].
3.4. Metodología de implementación
No existe una forma “propia” o descrita de forma general para desarrollar la
metodología, puesto que cada software de programación contempla determinados
elementos, numero de procesos y actividades a integrar. Los procesos diseñados
mediante Bpms se pueden trabajar de manera integrada con software de gestión
previamente existentes dentro de la compañía, en los cuales se requieren de tres
procesos básicos:
Construir el diagrama del modelo de procesos.
Definir los roles o tareas de cada trabajador y herramientas de trabajo.
Ejecución del proceso mediante la herramienta donde se modela Bpm [29].
A continuación se hace una descripción general de los pasos que se deben abordar
para la implementación inicial de la metodología Bpms dentro de una organización,
dicha secuencia de pasos está dada según la convención científica de ingeniería y
arquitectura.
Figura 7: Pasos para el desarrollo de la metodología Bpms. Elaboración propia.
Implementar la herramienta Bpms dentro de una organización conlleva en primera
medida a detectar aquellas áreas que requieren ser automatizadas y controladas, a
partir de allí se inicia con una serie de pasos como los descritos en la figura 7, las
cuales se explican y abordan a continuación.
Paso 1. Selección de procesos a gestionar
Cada organización está constituida por diversas áreas de trabajo, las cuales están
relacionadas de manera directa e indirecta, así mismo dentro de estas existen
procesos críticos y de mayor atención, factor inicial para la ejecución y desarrollo de
la metodología Bpms dentro de un software de gestión.
1. Seleccion de procesos a gestionar
2. Seleccion de software de
gestion Bpms
3. Modelizacion
4. Simulación5. Ejecución
6. Monitorización
7. Optimización
Paso 2. Selección de software de gestión Bpms
Actualmente existen diversas compañías que se encargan de elaborar software de
gestión Bpm, los cuales están diseñados para resolver necesidades determinadas
dentro de las organizaciones, dichas empresas serán resaltadas posteriormente,
donde se mencionan algunas de las compañías más “importantes” a nivel mundial
en la creación de software de gestión Bpms.
Paso 3. Modelización
Etapa donde se inicia con el diseño y construcción de procesos mediante
diagramas, configuración y clases de determinadas actividades, representando
ventajas como reducción en tiempos de desarrollo, eliminación de errores de
programación y eliminación de problemáticas de comunicación. El proceso de
modelización inicia con la elaboración de los diagramas de procesos, los cuales
indican mediante símbolos la secuencia a desarrollar de una actividad o tarea
específica, identificando así eventos y compuertas de decisión para cada usuario.
Una vez elaborado los diagramas de procesos se lleva a cabo la configuración de
datos (ejecutores, tareas, calendarios, formularios, tiempos estándar,
condicionamientos, etc.) los cuales obligatoriamente se deben documentar. La
suma de las tres actividades anteriormente descritas dan como resultado el modelo
o clase de proceso.
Bpmn (Business process model and notation) es un mecanismo estándar que
contribuye con la etapa de modelización los cuales siguen la siguiente notación [30],
[31]:
Actividades
Son acciones que se llevan a cabo durante un proceso, los cuales se representan
ya sea en una tarea, un proceso o un subproceso (actividades compuestas),
mediante las siguientes ilustraciones de flujo:
TIPOLOGÍA DEFINICIÓN
Tarea
Denominada Task. Representan el nivel más bajo un proceso, lo que impide desagregarse en sub-tareas.
Subproceso
Denominados también sub-process. Son procesos compuestos por actividades, los cuales a su vez pueden
ser descompuestos por sub-actividades.
Tabla 5: Notación general (Bpmn) para representación de tareas y subprocesos
en Bpms. Elaboración propia.
Cabe mencionar que dentro de las actividades existen los marcadores de tareas
que especifican el comportamiento de las actividades durante su ejecución, así
mismo los tipos de tareas ilustran las actividades que se llevaran a cabo. A
continuación se ilustran algunas notaciones dadas en marcadores de tareas,
marcador de subproceso, tipos de tareas y tipos de subproceso.
MARCADOR DE TAREA
MARCADOR DE SUBPROCESO
TIPOS DE TAREA TIPOS DE SUBPROCESO
Ciclo estándar
Las tareas se ejecutan secuencialmente.
Ciclo estándar
Los subprocesos pueden repetirse
secuencialmente.
Tarea
Actividad dentro de un flujo de proceso único;
No se puede desglosar.
Subproceso
Actividades internas que se modelan usando
compuertas, eventos y flujos de secuencias.
Instancias múltiples en
paralelo
Las tareas se pueden repetir secuencialmente
Instancias múltiples en
paralelo
Los sub-procesos se pueden repetir
comportándose como un ciclo, donde se pueden crear una determinada
cantidad de actividades.
Envió
Se diseña con el fin de enviar un mensaje a un
usuario externo.
Transacción
Sub-proceso que incluye tres resultados básicos
de transacción: terminación exitosa, terminación fallida y
eventos intermedios de cancelación.
Instancias múltiples en
secuencia
Permite la creación de un número determinado de tareas las cuales se
pueden ejecutar de forma paralela o
secuencial.
Instancias múltiples en
secuencia
Sub-procesos que permiten la creación de un número determinado de tareas las cuales se
pueden ejecutar de forma paralela o
secuencial.
Recepción
Tarea que se diseña con
el fin de esperar la llegada de un mensaje por parte de un usuario
externo.
Subproceso de evento
Resultado del
lanzamiento de un evento, donde no hay
flujos de entrada ni salida.
Tabla 6: Notación General para tareas y subprocesos en Bpms. Elaboración propia.
Son múltiples las notaciones que se pueden dar para la representación de
actividades, procesos y subprocesos dentro de Bpms. La tabla 6 muestra
gráficamente y de forma escita las notaciones más usadas dentro de la etapa de
modelización.
Eventos
Son sucesos que ocurren durante un proceso afectando el flujo. Se categorizan
según las etapas en las que ocurren las actividades: inicio, intermedio, fin, así
mismo están categorizados por tipo: mensaje, regla, excepción, cancelaciones,
enlaces, etc. A continuación se muestra mediante ilustraciones, algunas de las
tipologías de representación para eventos Bpms.
Tabla 7: Notación Bpms para la representación de eventos [31].
La tabla 7 muestra la notación predeterminada que se sigue en la etapa de
modelización, la cual varía según el tipo de evento: inicio, intermedios y de fin.
Compuertas o puntos de decisión
Son diseñadas para representar decisiones en el flujo de secuencia, ya sea para
representar la división de una entrada en otras rutas de salida (modo división) o
viceversa (modo unión). A continuación se ilustran las compuertas de decisión
usadas en la notación de Bpms:
EVENTOS
Alto n
ivel
Evento
inte
rru
pto
r d
e
sub
pro
ceso.
Evento
no in
terr
upto
r
de s
ub
pro
ceso.
Captu
ra
Adju
nto
in
terr
upto
r
Adju
nto
no inte
rrupto
r
Lan
za
mie
nto
Alto n
ivel
Simple: Eventos sin especificar. Indican
puntos de inicio, fin y situaciones intermedias.
Mensaje: Recepción y envió de mensajes.
Temporal: Puntos de tiempo (timeouts).
Escalable: Cambio a un nivel más alto de responsabilidad.
Condicional: Reacción a cambios en las reglas de negocio.
Enlace: conectores fuera de página. Dos equivalen a un flujo de secuencia.
Error: Captura y lanzamiento de errores conocidos con nombre.
Tabla 8: Notación general dentro de la modelización Bpms [31].
Paso 4
Simulación
Entendida como una representación visual de actividades, donde se muestra el
comportamiento de los procesos. Mediante la herramienta Bpms, se pueden hacer
modelaciones bajo dos tipos de simulaciones: simulación estadística y simulación
real, siendo la primera idónea para la ejecución de procesos n número de veces
donde se obtienen resultados previos a la ejecución real. Diferente a lo
anteriormente expuesto, la simulación real ejecuta cada actividad bajo el entorno
actual, propiciando así una imagen certera de lo que realmente ocurre [32].
Decisión exclusiva
Exclusiva basada en
eventos
Decisión basada en evento
Decisión inclusiva
Decisión compleja
Decisión paralela
Paralela basada en
eventos
Selecciona exactamente un flujo de secuencias entre alternativas existentes.
En la ocurrencia de uno de los eventos subsecuentes se crea una nueva instancia del proceso.
Seguida por eventos o tareas de recepción activando un flujo saliente dependiendo del evento que ocurra en primer lugar.
En un punto de bifurcación un al menos un flujo es activado, el cual es esperado en un punto de convergencia.
Comportamiento complejo convergencia/bifurcación no capturado por el resto de compuertas.
En un punto de bifurcación los caminos salientes se activan, en los de convergencia las compuertas esperan a que todos los flujos estén completos.
En la ocurrencia de todos los eventos sub-secuentes se crea una nueva instancia de proceso.
Paso 5
Ejecución
Considerada como la fase de producción. Es la etapa donde se pone en marcha
cada uno de los pasos anteriormente descritos, siendo manejados por usuarios
determinados y condicionados a reglamentos y políticas organizacionales. Para ello
cada usuario requiere de la conexión de intranet posibilitando el uso de la
herramienta [32].
Paso 6 y 7
Monitorización y Optimización
Etapa donde se hacen cambios pertinentes a los procesos, ya sea para mejorarlos
o modificarlos, requiriendo del uso de la simulación real con el fin de determinar