Sistema de gestão documental

SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

AGENDA

Solução a Implementar

Metodologia

Fases de Implementação

SOLUÇÃO A IMPLEMENTAR

Solução de gestão documental que inclua as seguintes funcionalidades macro: Digitalização em massa de documentação Disponibilização de aplicação Document

Management Integração com sistemas e processos de

negócio

DIGITALIZAÇÃO EM MASSA DE DOCUMENTAÇÃO

Preparaçãoda

Documentação

Digitalização Indexação Controlo deQualidade

Repositóriode

Documentação

Consulta

DIGITALIZAÇÃO EM MASSA DE DOCUMENTAÇÃO

Digitalização de lotes documentais (exemplo: lote faturas ou recibos) Com nº de páginas fixas (exemplo: 1 página por documento) Com nº de páginas variáveis e com identificação de

separadores entre documentos (exemplo: Folha com um código de barras que identifique o fim de um documento)

Indexação de documentos (preenchimento dos atributos dos documentos, por exemplo: nº de fatura, nº de contribuinte, etc)

Validação dos atributos dos documentos Disponibilização dos documentos na solução de

arquivo

DISPONIBILIZAÇÃO DE APLICAÇÃO DOCUMENT MANAGEMENT

Digitalização

Mailboxes

Fax

Pastas de Documentos

Repositóriode

Documentação

Aplicação Document Management

DISPONIBILIZAÇÃO DE APLICAÇÃO DOCUMENT MANAGEMENT

Disponibilização de documentação em ambiente Web

Facilidade na pesquisa e consulta de documentação

Check-in/Check-out Controlo de Versões Perfis de acesso à documentação Roll-back de alterações efetuadas Elaboração de relatórios Auditoria ao sistema

INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS E PROCESSOS DE NEGÓCIO

Aplicação Document Management

Processos de Negócio

Sistema de Negócio

INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS E PROCESSOS DE NEGÓCIO

Integração com sistemas de negócio (por exemplo: Integração de faturas (faturas) com aplicação de faturação)

Integração com processos de negócio (por exemplo: aprovação de pagamento de recibos com base num documento digitalizado)

METODOLOGIA

Implementação iterativa e incremental de projetos utilizando uma metodologia ágil, permitindo maior eficácia, eficiência e adequabilidade.

A metodologia de implementação permitirá manter o foco nas entregas de maior valor.

Os entregáveis são incrementais, possibilitando a disponibilização mais rápida de componentes da solução.

No final de cada iteração serão recolhidos dados e feedback sobre os entregáveis disponibilizados, aumentando a rapidez de identificação e implementação de melhorias.

METODOLOGIA

Avaliação Tecnológica

Análise e Levantame

nto de Requisitos

Roadmap das

implementações

Desenho da solução

Desenvolvimento e Deploy

Formação e Operacionaliz

ação

KICKOFF DE PROJETO

ITERAÇÃO 1, 2, 3…N

ANÁLISE E LEVANTAMENTO DE REQUISITOS

Análise do processo atual de receção e armazenamento da documentação (“As is”)

Levantamento dos requisitos da futura solução de gestão documental (“To be”).

AVALIAÇÃO TECNOLÓGICA

Com base na análise de requisitos, procede-se a uma avaliação tecnológica das infraestruturas/aplicações existentes no cliente.

Paralelamente, são efetuadas provas de conceito com soluções de digitalização/gestão documental (software) e de componentes de hardware (servidores e scanners de alto rendimento).

No final desta fase, deve-se definir toda a base tecnológica para a implementação do projeto.

ROADMAP DAS IMPLEMENTAÇÕES

No inicio de cada iteração avaliam-se as prioridades e as funcionalidades que tem mais valor para o cliente (inclusive melhorias às iterações anteriores).

Com base nesta avaliação, planeiam-se as funcionalidades disponibilizadas na próxima iteração.

DESENHO DA SOLUÇÃO

Tendo o Rodmap das implementações efetuada, procede-se ao desenho da solução a ser desenvolvida na iteração.

Definem-se o sistemas/processos que serão implementados (“To be”).

DESENVOLVIMENTO E DEPLOY

Procede-se ao desenvolvimento dos requisitos/funcionalidades da iteração corrente.

Após o desenvolvimento são executadas baterias de testes técnicas e funcionais.

As incidências identificadas serão corrigidas e retestadas novamente.

Quando as incidências impeditivas estiverem fechadas, o cliente procede à aceitação dos desenvolvimentos efetuados.

Procede-se ao deployment da solução em ambiente produtivo.

FORMAÇÃO E OPERACIONALIZAÇÃO

Após a entrega incremental da solução ser efetuada, estão reunidas as condições para se avançar com a utilização da mesma.

Irá avançar com a formação de uma equipa disciplina e focada em objetivos de produtividade (exemplo: formar equipas específicas para a digitalização de documentação e outras equipas para a indexação de documentos).

Após o inicio da operacionalização da solução, será efetuado um acompanhamento com vista à recolha de feedback e identificação de melhorias.

NOVA ITERAÇÃO, NOVO CICLO

Após o fim de uma iteração, inicia-se um novo ciclo de implementação com as fases referidas anteriormente: Roadmap (Re)Desenho da solução Desenvolvimento e deploy Formação e operacionalização

EXEMPLO DE IMPLEMENTAÇÃO

Iteração 1• Implementaçã

o de digitalização de Faturas

Iteração 2• Implementaçã

o de digitalização de Contratos

• Implementação de melhorias à digitalização de Faturas

Iteração 3• Implementaçã

o Document Management para Faturas

• Digitalização de Correspondência

QUESTÕES