KERAJAAN MALAYSIA SURAT PEKELILING AM BILANGAN 2 TAHUN 2009 SISTEM PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA (SPKM) DI LUAR NEGERI JABATAN PERDANA MENTERI MALAYSIA 24 Ogos 2009 Diedarkan kepada: Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Syarikat Berkaitan Kerajaan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
KERAJAAN MALAYSIA
SURAT PEKELILING AM BILANGAN 2 TAHUN 2009
SISTEM PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA (SPKM) DI LUAR NEGERI
JABATAN PERDANA MENTERI MALAYSIA
24 Ogos 2009
Diedarkan kepada:
Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Syarikat Berkaitan Kerajaan
2. LATAR BELAKANG 2.1 Konsep Organisasi Bersepadu yang berkuat kuasa mulai 3
November 1987 melalui Surat Pekeliling Am Bil. 7 Tahun 1987 telah
dilaksanakan dengan tujuan untuk mewujudkan satu sistem pengurusan
pusat yang kemas, teratur dan lebih berkesan serta mengoptimumkan
penggunaan sumber termasuk kemudahan pejabat dan tenaga manusia
bagi semua Perwakilan dan agensi-agensi Kerajaan Malaysia di luar
negeri.
2.2 Dengan mengambil kira perkembangan semasa, pertambahan
bilangan agensi-agensi Kerajaan Malaysia di luar negeri serta untuk
menangani isu dan cabaran berbangkit, Kerajaan telah memutuskan
untuk memperkenalkan sistem pengurusan pentadbiran baru iaitu
Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia (SPKM) di Luar Negeri bagi
menggantikan Konsep Organisasi Bersepadu.
3. TAFSIRAN SISTEM PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA DI LUAR NEGERI
3.1 Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia di Luar Negeri bermaksud
peraturan-peraturan dan garis panduan yang terkandung di dalam Surat
Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2009.
3.2 Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia di Luar Negeri
menggariskan semua aspek pengurusan Perwakilan dan agensi-agensi
Kerajaan Malaysia di luar negeri yang dipusatkan di bawah pengurusan
seorang Ketua Perwakilan yang bertanggungjawab terhadap program
yang telah ditetapkan di dalam Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2009
3
ini. Program-program yang dimaksudkan ialah program-program politik,
ekonomi, sosial, pentadbiran dan keselamatan. Butiran lanjut program-
program tersebut adalah seperti di Lampiran (I). Hal-hal yang
berkaitan dengan pengendalian program pula adalah di bawah
tanggungjawab pegawai agensi yang berkenaan.
3.3 Ketua Perwakilan dalam konteks Sistem Pentadbiran Kerajaan
Malaysia di Luar Negeri adalah merujuk kepada:
i. Duta Besar Malaysia atau Pesuruhjaya Tinggi Malaysia
yang di tauliah oleh Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan
Agong ke negara berkenaan;
ii. Wakil Tetap Malaysia ke Pertubuhan Antarabangsa dan
Serantau yang mendapat surat lantikan daripada YB
Menteri Luar Negeri dan diperkenan oleh Seri Paduka
Baginda Yang di-Pertuan Agong;
a. Wakil Tetap Malaysia ke PBB bagi New York; b. Wakil Tetap Malaysia ke PBB bagi Geneva; dan c. Wakil Tetap Malaysia ke ASEAN.
iii. Presiden Pusat Persahabatan dan Perdagangan Malaysia
di Taipei yang memperolehi surat lantikan daripada YB
Menteri Luar Negeri;
iv. Konsul Jeneral yang memperolehi surat lantikan dari YB
Menteri Luar Negeri; dan
4
v. Konsul yang memperolehi surat lantikan dari YB Menteri
Luar Negeri.
3.4 Perwakilan Malaysia dan Agensi Kerajaan Malaysia di luar negeri adalah seperti yang berikut:
i. Kedutaan Besar Malaysia / Suruhanjaya Tinggi Malaysia;
ii. Perutusan Tetap Malaysia ke Pertubuhan Antarabangsa
dan Serantau-
a. PBB di New York;
b. PBB di Geneva; dan
c. ASEAN di Jakarta.
iii. Pusat Persahabatan dan Perdagangan Malaysia di Taipei;
iv. Konsulat Jeneral / Konsulat; dan
v. Mana-mana pejabat yang penubuhannya diluluskan oleh
Kerajaan Malaysia.
5
4. PELAKSANAAN SISTEM PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA DI LUAR NEGERI
Bagi tujuan pelaksanaan Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia di Luar
Negeri, semua agensi hendaklah mematuhi perkara dan peraturan
berikut:
4.1 Kemudahan Perkhidmatan Luar Negeri
Bagi tujuan keseragaman pelaksanaan dan penyelarasan
kemudahan-kemudahan perkhidmatan luar negeri, semua
pegawai yang berkhidmat di luar negeri seperti yang ditafsirkan di
bawah perkara liputan di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2
Tahun 1994 (Peraturan Khidmat Luar Negeri) adalah tertakluk
kepada Pekeliling berkenaan kecuali jika dinyatakan sebaliknya.
4.2 Perancangan Arahan Penempatan
4.2.1 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia bertanggungjawab
memaklumkan Kementerian Luar Negeri mengenai perancangan
penempatan pegawai sebelum arahan penempatan dikeluarkan.
Ini adalah untuk memastikan urusan persetujuan dan penerimaan
oleh negara tuan rumah sekiranya diperlukan diperolehi terlebih
dahulu sebelum pegawai melaporkan diri untuk bertugas.
4.2.2 Kementerian Luar Negeri juga akan menyelaraskan jawatan
serta penentuan gelaran jawatan diplomatik pegawai mengikut
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1994 dan peraturan Vienna
Convention on Diplomatic Relations 1961.
6
4.2.3 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia hendaklah memastikan
bahawa segala keperluan pentadbiran dan kewangan dipatuhi
sebelum penempatan pegawai dilakukan.
4.3 Kursus Pra-Penempatan / Penempatan Sementara
4.3.1 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia adalah diwajibkan untuk
menghantar pegawai yang pertama kali ditempatkan di luar negeri
menghadiri kursus Pra-Penempatan (pre-posting) yang dianjurkan
oleh Kementerian Luar Negeri melalui Institut Diplomasi dan
Hubungan Luar (IDHL) dari semasa ke semasa.
4.3.2 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia adalah juga digalakkan
untuk menghantar pegawai ke Kementerian Luar Negeri atau
mana-mana Kementerian / Agensi yang berkaitan secara
penempatan sementara (temporary attachment) yang bertujuan
untuk mendedahkan serta memahirkan pegawai dengan isu-isu
yang spesifik sebelum ditempatkan di luar negeri.
4.4 Penubuhan pejabat baru, penutupan pejabat atau pindah lokasi pejabat, pengembangan program, penaiktarafan atau penambahan jawatan
4.4.1 Penubuhan pejabat baru, penutupan atau pindah lokasi
pejabat, pengembangan program, penaiktarafan atau
penambahan perjawatan sedia ada mestilah dirujuk terlebih
dahulu kepada Jawatankuasa Penyelarasan Sistem Pentadbiran
Kerajaan Malaysia di Luar Negeri seperti yang dinyatakan di
dalam perenggan 5 Arahan Pentadbiran ini.
7
4.5 Jawatankuasa Pengurusan di Perwakilan
4.5.1 Ketua Perwakilan adalah bertanggungjawab untuk
mempengerusikan semua Jawatankuasa Pengurusan di
Perwakilan seperti yang ditetapkan oleh peraturan-peraturan yang