MANUAL PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN KONTRAK 3K (SPK3K) KONTRAK KEBERSIHAN KONTRAK KESELAMATAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN ASRAMA * Bahagian Audit Dalam * Kementerian Pelajaran Malaysia *
M
AN
UA
L
PE
NGG
UNA
SISTEM PENGURUSAN
KONTRAK 3K (SPK3K)
KONTRAK KEBERSIHAN
KONTRAK KESELAMATAN
KONTRAK BEKALAN MAKANAN ASRAMA
* B a h a g i a n A u d i t D a l a m * K e m e n t e r i a n P e l a j a r a n M a l a y s i a *
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 1 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
1 PENGENALAN
Manual Pengguna ini merupakan panduan kepada Sistem Pengurusan Kontrak bagi Kontrak
Perkhidmatan Kawalan Keselamatan, Kontrak Perkhidmatan Kebersihan Bangunan & Kawasan
dan Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak Asrama yang selepas ini dikenali sebagai
“Sistem Pengurusan Kontrak 3K (SPK3K)”.
Manual ini disediakan dalam beberapa bahagian untuk kemudahan kepada pengguna sistem di
Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM).
1.1 Apa Itu SPK3K?
SPK3K adalah sebuah aplikasi atas talian yang dibangunkan untuk memberikan laporan
yang lebih cepat, tepat dan terkini berkaitan dengan pemantauan prestasi kontrak dan
bayaran bulanan kontrak 3K kepada Pengurusan Atasan KPM, Bahagian Audit Dalam (BAD),
Bahagian Perolehan Dan Pengurusan Aset (BPPA), Bahagian-bahagian lain di KPM, Jabatan
Pelajaran Negeri (JPN) dan Pejabat Pelajaran Daerah (PPD). Keberkesanan dan kejayaan
SPK3K memerlukan kerjasama serta peranan daripada PTJ, sekolah-sekolah di seluruh
Malaysia di bawah KPM agar dapat melaporkan dan melaksanakan pemantauan bagi
memastikan Perlaksanaan Kontrak 3K mendapat “Value For Money”.
2 MANUAL
Manual ini disediakan untuk kemudahan kepada pengguna sistem untuk memberikan kefahaman
dan melicinkan usaha perlaksanaan dan pelaporan serta kunci masuk ke dalam SPK3K.
3 AKSES SISTEM
3.1 Setiap pengguna yang ingin menggunakan SPK3K memerlukan ID Pengguna dan Kata
Laluan seperti yang dibekalkan.
3.2 ID Pengguna dan Kata Laluan adalah sebagai kawalan keselamatan pada sistem ini.
3.3 Untuk akses ke SPK3K, perlu menggunakan ‘Internet Explorer’. Alamat URL adalah seperti
berikut :
http://www.moe.gov.my/bad/kontrak
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 2 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
3.4 Sekiranya anda gagal akses kepada sistem dengan menggunakan ID Pengguna dan Kata
Laluan anda, sila hubungi pentadbir sistem menerusi emel berikut :
4. PENGGUNA
4.1 Pengguna SPK3K terbahagi kepada 2 kategori iaitu :
Entri Data - PPD/PTJ/Sekolah
Laporan - Pengurusan Atasan/Bahagian-Bahagian/JPN/PPD
5. LOGIN
5.1 Berikut adalah halaman muka depan SPK3K setelah akses ke URL
http://www.moe.gov.my/bad/kontrak seperti Rajah 1 di bawah.
RAJAH 1
Halaman Muka Depan SPK3K
5.2 Untuk mengakses ke SPK3K, pengguna perlu ikuti langkah-langkah berikut seperti di dalam
Rajah 1 :
a) Masukkan ID Pengguna yang sah.
(Contoh ID Pengguna : WEA2006)
- Kod Sekolah bagi pengguna Sekolah/PTJ
Entri ID pengguna
WEA2006 - a)
Password - b)
Klik untuk masuk – c)
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 3 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
- Kod dibekalkan oleh BAD untuk Bahagian KPM, JPN & PPD
b) Masukkan Kata Laluan yang sah.
(Contoh Kata Laluan : password)
c) Klik pada butang setelah masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan untuk
mengakses sistem.
6. ENTRI DATA
6.1 Tukar Kata Laluan
Berikut ialah tatacara menukar kata laluan bagi tujuan keselamatan data pengguna.
RAJAH 2
Halaman Utama Pengguna
i. Sekiranya ID Pengguna dan Kata Laluan adalah sah, sistem akan memaparkan
halaman utama seperti di Rajah 2 (bagi pengguna Entri Data). Pada halaman ini,
pengguna boleh menukarkan kata laluan yang baru bagi tujuan keselamatan.
ii. Dalam paparan ini, terdapat 2 bahagian iaitu;
(a) Maklumat pengguna
(b) Tukar Kata Laluan
iii. Sila tukar Kata Laluan (lama) kepada Kata Laluan (baru). Pengguna boleh memilih
sebarang kata laluan dalam bilangan terbaik ialah 8 aksara / angka.
(a)Maklumat pengguna
(b) Tukar Kata Laluan
Pwd dibekalkan
Pwd Baru
Ulang Pwd Baru
Klik Simpan
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 4 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
iv. Setelah pengesahan kata laluan baru dilakukan, klik pada butang untuk
menyimpan kata laluan dan meneruskan capaian yang lain.
6.2 Kemaskini Profil
Berikut ialah tatacara mengemaskini profil pengguna.
RAJAH 3
Halaman Kemaskini Profil Sekolah/PTJ
i. Untuk memastikan kesemua data yang akan di masukkan tepat dan betul, pengguna
perlu mengemaskini maklumat profil terlebih dahulu sebelum memulakan aktiviti
kunci masuk prestasi kontraktor.
ii. Untuk kemaskini profil, klik butang yang terdapat pada sebelah kiri skrin
atau terus ke menu Kemaskini Profil di sebelah atas skrin seperti di Rajah 3.
iii. Bagi capaian medan PTJ (Pejabat Pembayar Kontrak) seperti di dalam Rajah 4,
pengguna (sekolah) perlulah mengunci masuk samada Ya atau Tidak untuk
memastikan capaian bagi PTJ dan bukan PTJ dapat ditentukan agar capaian bagi
pengesahan oleh pejabat pembayar seperti PPD/JPN dapat dilaksanakan.
Klik utk kemaskini
profil
Klik utk kemaskini
profil
Sila pastikan profil sekolah/PTJ adalah betul
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 5 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 4
Halaman Pilihan Sekolah PTJ/Bukan PTJ(Bayar Kontrak)
iv. Capaian medan Asrama, pengguna wajib memilih sama ada sekolah mempunyai
asrama dengan menyatakan YA atau TIDAK* seperti pada RAJAH 5. (*Bagi sekolah
yang ada asrama tetapi kontrak bersekali dengan bangunan sekolah perlulah memilih
capaian TIDAK)
RAJAH 5
Halaman Pilihan Sekolah Ada/Tidak Ada Asrama
Klik utk pilhan PTJ / bukan PTJ
(Bayar Kontrak)
Klik utk pilhan ada / tidak ada
Asrama
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 6 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
v. Klik pada butang setelah Maklumat Profil dikemaskini. Halaman berikut
seperti pada Rajah 6 menunjukkan profil sekolah telah dikemaskini
RAJAH 6
Halaman Maklumat Sekolah/PTJ telah dikemaskini
7. MENU PENGURUSAN KONTRAK
Terdapat 3 capaian Menu pengurusan kontrak pada muka hadapan SPK3K iaitu :
a) Kebersihan
b) Keselamatan
c) Makanan Bermasak
7.1 Kebersihan
Capaian ini adalah untuk mengemaskini maklumat kontrak Kebersihan dalam bentuk
pelaporan terhadap prestasi serta maklumat isu yang dibangkitkan di peringkat
sekolah/PTJ. Capaian menu Kebersihan ini terbahagi kepada 4 sub-menu seperti pada
Rajah 6;
Maklumat Kontrak
Prestasi kontraktor
Maklumat Kontrak Asrama
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 7 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
(Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja)
Prestasi Kontraktor Asrama
(Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja)
RAJAH 6
Halaman Senarai Sub-menu Kontrak Kebersihan
7.1.1 Maklumat Kontrak
Pada bahagian ini, pengguna perlulah mengunci masuk maklumat data kontrak dan
kontraktor seperti pada RAJAH 7. Sila pastikan maklumat ini di input terlebih
dahulu sebelum melaksanakan laporan prestasi bulanan kontraktor.
RAJAH 7
Halaman Kemaskini Maklumat Kontrak
Klik medan ini untuk sahkan sama
ada sekolah/PTJ terima dokumen
kontrak atau tidak
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
(vi)
(vii)
(viii)
(ix)
(x)
Senarai Sub-Menu
Kontrak Kebersihan
7.1.1
7.1.2
7.1.3
7.1.4
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 8 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
(Perkara i hingga ix seperti dalam Surat Setuju Terima /perjanjian kontrak)
Rujukan perkara pada RAJAH 7 di atas seperti berikut:
i. Pilih Senarai Kontraktor yang telah didaftarkan dalam sistem. Sekiranya tidak
ada perlulah kunci masuk ke dalam medan no (ii).
ii. Medan ini adalah untuk kunci masuk nama kontraktor yang baru dan tidak ada
dalam senarai kontraktor di medan no (i).
iii. Masukkan tarikh kontrak bermula.
iv. Masukkan tarikh akhir kontrak.
v. Masukkan nilai keseluruhan kontrak.
vi. Masukkan nombor bilangan rujukan kontrak.
vii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut zon/ sekolah PTJ.
viii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut nilai premis/sekolah.
ix. Masukkan alamat kontraktor.
x. Klik pada kotak tersebut untuk memastikan sekolah mendapat dokumen kontrak
atau tidak.
xi. Klik pada butang setelah Maklumat Kontrak telah lengkap/betul.
Paparan seperti RAJAH 8 berikut adalah paparan maklumat kontrak yang telah
di simpan dan dikemaskini.
RAJAH 8
Halaman Maklumat Kontrak Yang Telah Di Simpan Dan Di Kemaskini
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 9 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
7.1.2 Prestasi Kontraktor
Setelah pengguna mengemaskini maklumat kontraktor pada bahagian 7.1.1
(Maklumat Kontrak), bahagian ini memerlukan pengguna untuk mengunci masuk
laporan prestasi bulanan kontrak seperti pada RAJAH 9.
RAJAH 9
Halaman Prestasi Pemantauan Kontraktor
i. Pengguna boleh memilih tahun prestasi yang hendak di lihat seperti pada
Rajah 9 di atas.
ii. Pengguna perlulah mengunci masuk maklumat prestasi dengan menekan butang
dan maklumat seperti pada Rajah 10 akan terpapar.
iii. Bahagian ini terbahagi kepada 2 capaian iaitu:
(a) Laporan Pemantauan
I. Memuaskan
II. Tidak Memuaskan
(b) Pengesahan
Klik pada butang PILIH pada pilihan
tahun prestasi
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 10 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 10
Halaman Laporan Prestasi Kontraktor
a) Laporan Pemantauan
Pengguna perlu melaporkan prestasi kontrak pada bulan semasa yang hendak
dikunci masuk sama ada kontrak tersebut memuaskan atau tidak memuaskan.
Sekiranya Laporan Pemantauan adalah;
I. Memuaskan
Sekiranya prestasi kontrak memuaskan, pengguna perlulah klik pada
butang Memuaskan seperti pada RAJAH 11 di bawah. Medan berikut akan
terpapar dan pengguna perlulah memuat naik 3 gambar seperti yang
dikehendaki di dalam medan tersebut.
RAJAH 11
Halaman Prestasi Memuaskan Dan Cara Muat Naik Gambar
(I)
(II)
(a)
(b)
Klik pada butang browse
untuk memuat naik gambar
yang berkaitan
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 11 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 12
Halaman Muat Naik Gambar
Selepas proses muat naik selesai, pengguna perlulah memasukkan “Nama,
Jawatan Dan No Telefon Pegawai” sebelum melaksanakan proses
seperti di dalam Rajah 12.
Sekolah bukan PTJ (Bayar Kontrak), proses masih belum lengkap selagi
pengesahan oleh PPD tidak dilaksanakan. Halaman berikut (Rajah 13)
akan terpapar menunjukkan bahawa proses simpan telah berjaya oleh
sekolah bukan PTJ(Bayar Kontrak).
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 12 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
Rajah 13
Halaman Maklumat Prestasi Kontraktor Berjaya Dimasukkan.
Pada halaman Rajah 13 tersebut, pengguna masih boleh mengemaskini
maklumat prestasi kontrak sekiranya perlu selagi butang tersebut
masih terpapar dan pengesahan oleh PPD masih belum dilakukan.
Sekiranya pengesahan PPD telah dilakukan butang tidak akan
terpapar lagi dan pengguna tidak boleh untuk menukar/ mengemaskini
maklumat.
Atau;
II. Tidak Memuaskan
Sekiranya prestasi kontraktor Tidak Memuaskan, pengguna perlulah klik
pada butang Tidak Memuaskan dan laman seperti Rajah 13 berikut akan
terpapar.
Memerlukan pengesahan oleh
PPD
Klik pada Butang UPD sekiranya pengguna masih
ingin mengemaskini maklumat sebelum
pengesahan PPD telah dilakukan.
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 13 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 13
Halaman Soal Selidik Tidak Memuaskan - Kontrak Kebersihan
Bilangan i pada Rajah 13 di atas wajib di klik untuk membolehkan jumlah
penolakan mengikut syarat kontrak sebanyak 20% daripada nilai premis
keluar secara auto seperti (a).
(a)
Medan
isu ini
boleh di
klik lebih
daripada
1 isu
mengikut
prestasi
kontrak
sebenar
Klik pada butang browse
untuk memuat nait gambar
yang berkaitan
Wajib di klik
Klik sekiranya ada isu
Medan ini perlu diisi secara
manual
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 14 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
Pada bilangan i.Tidak Mematuhi Kontrak seperti Rajah 13 terbahagi
kepada 3 sub-medan isu utama yang perlu di klik isu (pilih isu yang
terlibat) serta di muat naik gambar untuk setiap isu tersebut seperti pada
Rajah 13 bilangan;
i.1 Tandas dan Bilik Air
i.2 Bangunan
i.3 Kawasan Sekolah
(sila muat naik gambar minimum 1 gambar untuk setiap 3 isu utama di atas)
Sekiranya ada isu pada bilangan ii.Tidak Hadir Kerja, Rajah 13 tersebut,
pengguna perlu klik terlebih dahulu kotak pada bahagian tersebut
sebelum mengunci masuk maklumat seperti berikut:
GPS -Gaji pekerja sebulan BH -Bilangan hari BP -Bilangan pekerja
Maklumat pada iii. Jumlah Penolakan dan iv. Jumlah Bayaran Rajah 13
tersebut adalah auto dan tidak memerlukan kunci masuk data daripada
pengguna.
Setelah maklumat selesai di kunci masuk, pengguna hendaklah mengisi
maklumat pengesahan tersebut sama seperti pada rujukan pada Rajah 12
iaitu dengan mengisi “Nama, Jawatan Dan No Telefon Pegawai” yang
membuat pengesahan.
Selepas itu pengguna boleh melaksanakan proses maklumat.
Rajah 14 dibawah adalah halaman selepas proses simpan berjaya
dilakukan.
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 15 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 14
Halaman Laporan Kontrak Kebersihan
Untuk menyemak semula maklumat yang telah dikunci masuk, sila klik
pada butang untuk memaparkan halaman soal selidik yang telah di
isi. Maklumat tersebut boleh dikemaskini semula sekiranya perlu sebelum
pengesahan oleh PPD dilakukan.
7.1.3 Maklumat Kontrak Asrama
Tatacara mengisi maklumat bagi capaian sub-modul ini adalah sama seperti
bilangan 7.1.1 Maklumat Kontrak. (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama
Yang Berasingan Sahaja)
7.1.4 Prestasi Kontraktor Asrama
Tatacara mengisi maklumat bagi capaian sub-modul ini juga adalah sama seperti
bilangan 7.1.2 Prestasi Kontraktor. (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama
Yang Berasingan Sahaja)
Maklumat berjaya dimasukkan dan menunggu
pengesahan daripada PPD
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 16 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
7.2 Keselamatan
Capaian ini adalah untuk mengemaskini maklumat Kontrak Keselamatan dalam bentuk
pelaporan terhadap prestasi serta maklumat isu yang dibangkitkan di peringkat
sekolah/PTJ. Capaian menu Kebersihan ini terbahagi kepada 4 sub-menu seperti pada
Rajah 15;
Maklumat Kontrak
Prestasi kontraktor
Maklumat Kontrak Asrama
(Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja)
Prestasi Kontraktor Asrama
(Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja)
RAJAH 15
Halaman Senarai Sub-menu Kontrak Keselamatan
7.2.1 Maklumat Kontrak
Pada bahagian ini, pengguna perlu mengunci masuk maklumat data kontrak dan
kontraktor seperti pada RAJAH 16. Sila pastikan maklumat ini di kunci masuk
terlebih dahulu sebelum melaksanakan laporan prestasi bulanan kontraktor.
Senarai Sub-
Menu Kontrak
Keselamatan
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.2.4
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 17 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 16
Halaman Kemaskini Maklumat Kontrak Keselamatan
(Perkara i hingga ix seperti dalam Surat Setuju Terima /perjanjian kontrak)
Rujukan perkara pada RAJAH 16 di atas seperti berikut:
i. Pilih Senarai Kontraktor yang telah didaftarkan dalam sistem. Sekiranya tidak
ada perlulah kunci masuk ke dalam medan no (ii).
ii. Medan ini adalah untuk kunci masuk nama kontraktor yang baru dan tidak ada
dalam senarai kontraktor di medan no (i).
iii. Masukkan tarikh kontrak bermula.
iv. Masukkan tarikh akhir kontrak.
v. Masukkan nilai keseluruhan kontrak.
vi. Masukkan nombor bilangan rujukan kontrak.
vii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut zon/ sekolah PTJ.
viii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut nilai premis/sekolah.
ix. Masukkan alamat kontraktor.
x. Klik pada kotak tersebut untuk memastikan sekolah mendapat dokumen
kontrak atau tidak.
xi. Klik pada butang setelah Maklumat Kontrak telah lengkap/betul.
Paparan seperti RAJAH 17 berikut adalah paparan maklumat kontrak yang
telah di simpan dan dikemaskini.
Klik medan ini untuk sahkan
sama ada sekolah/PTJ terima
dokumen kontrak atau tidak
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
(vi)
(vii)
(viii)
(ix)
(x)
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 18 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 17
Halaman Maklumat Kontrak Keselamatan Yang Telah Di Simpan Dan Di Kemaskini
7.2.2 Prestasi Kontraktor
Setelah pengguna mengemaskini maklumat kontraktor pada bahagian 7.2.1
(Maklumat Kontrak) Rajah 16, bahagian ini memerlukan pengguna untuk mengunci
masuk laporan prestasi bulanan kontrak seperti pada RAJAH 18.
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 19 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 18
Halaman Prestasi Pemantauan Kontraktor
iv. Pengguna boleh memilih tahun prestasi yang hendak di lihat dan hendak
dikunci masuk seperti pada Rajah 18 di atas.
v. Pengguna perlulah mengunci masuk maklumat prestasi dengan menekan butang
dan maklumat seperti pada Rajah 19 akan terpapar.
vi. Bahagian ini terbahagi kepada 2 capaian iaitu:
(a) Laporan Pemantauan
i. Memuaskan
ii. Tidak Memuaskan
(b) Pengesahan
Klik pada butang PILIH pada pilihan
tahun prestasi
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 20 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 19
Halaman Laporan Prestasi Kontraktor Keselamatan
a. Laporan Pemantauan
Pengguna perlu melaporkan prestasi kontrak keselamatan pada bulan semasa
yang hendak dikunci masuk sama ada kontrak tersebut memuaskan atau tidak
memuaskan. Sekiranya Laporan Pemantauan adalah;
I. Memuaskan
Sekiranya prestasi kontrak memuaskan, pengguna perlulah klik pada
butang Memuaskan seperti pada RAJAH 20 di bawah. Medan berikut akan
terpapar dan pengguna perlulah memuat naik gambar seperti yang
dikehendaki di dalam medan tersebut.
RAJAH 20
(I)
(II)
(a)
(b)
Klik pada butang browse untuk
memuat naik gambar yang
berkaitan
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 21 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
Halaman Prestasi Memuaskan Dan Cara Muat Naik Gambar
RAJAH 21
Halaman Muat Naik Gambar
Selepas proses muat naik selesai, pengguna perlulah memasukkan “Nama,
Jawatan Dan No Telefon Pegawai” sebelum melaksanakan proses
seperti di dalam Rajah 21.
Selepas proses oleh pengguna telah berjaya. Bagi sekolah
bukan PTJ (Bayar Kontrak), proses masih belum lengkap selagi
pengesahan oleh PPD tidak dilaksanakan. Halaman berikut (Rajah 22)
akan terpapar menunjukkan bahawa proses simpan telah berjaya oleh
sekolah bukan PTJ(Bayar Kontrak).
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 22 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
Rajah 22
Halaman Maklumat Prestasi Kontraktor Keselamatan Berjaya Dikemaskini.
Pada halaman Rajah 22 tersebut, pengguna masih boleh mengemaskini
maklumat prestasi kontrak sekiranya perlu selagi butang tersebut
masih terpapar dan pengesahan oleh PPD masih belum dilakukan.
Sekiranya pengesahan PPD telah dilakukan butang tidak akan
terpapar lagi dan pengguna tidak boleh untuk menukar/ mengemaskini
maklumat.
Untuk sekolah PTJ (bayar kontrak) butang tidak akan terpapar
selepas proses selesai di lakukan.
Atau;
II. Tidak Memuaskan
Sekiranya prestasi kontraktor keselamatan tidak memuaskan, pengguna
perlulah klik pada butang Tidak Memuaskan dan laman seperti Rajah 23
berikut akan terpapar.
Memerlukan pengesahan oleh
PPD
Klik pada Butang UPD sekiranya pengguna masih
ingin mengemaskini maklumat sebelum
pengesahan PPD telah dilakukan.
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 23 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 23
Halaman Soal Selidik Prestasi Kontrak Keselamatan
Bilangan i pada Rajah 23 wajib di klik untuk membolehkan jumlah
penolakan mengikut syarat kontrak sebanyak 20% daripada nilai premis
keluar secara auto seperti pada (a).
(b) Medan
isu ini boleh
di klik lebih
dari 1 isu
mengikut
prestasi
kontrak
sebenar
Klik pada butang browse
untuk memuat nait gambar
yang berkaitan
Wajib di klik
(a) Klik sekiranya ada isu
Medan ini perlu diisi secara
manual
abaikan isu ini
-abaikan isu ini
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 24 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
Pada bilangan i.Tidak Mematuhi Kontrak, Rajah 23 terbahagi kepada 3
sub-medan isu utama yang perlu di klik isu serta di muat naik gambar
seperti berikut;
i.1 Pengawal Keselamatan
i.2 Peralatan
i.3 CCTV/Burglar Alarm
(sila muat naik gambar minimum 1 gambar untuk setiap 3 isu utama di atas)
Sekiranya ada isu pada bilangan ii.Tidak Hadir Kerja, Rajah 23 tersebut,
pengguna perlu klik terlebih dahulu kotak pada bahagian tersebut
sebelum mengunci masuk maklumat seperti berikut:
KS -Gaji Sejam BJ -Bilangan Jam BP -Bilangan pekerja
Maklumat pada iii. Jumlah Penolakan dan iv. Jumlah Bayaran Rajah 23
tersebut adalah auto dan tidak memerlukan kunci masuk data daripada
pengguna.
Setelah maklumat selesai di kunci masuk, pengguna hendaklah mengisi
maklumat pengesahan tersebut sama seperti pada rujukan pada Rajah 21
iaitu dengan mengisi “Nama, Jawatan Dan No Telefon Pegawai” yang
membuat pengesahan.
Selepas itu pengguna boleh melaksanakan proses maklumat.
Rajah 24 dibawah adalah halaman selepas proses simpan berjaya
dilakukan.
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 25 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 24
Halaman Laporan Kontrak
Untuk menyemak semula maklumat yang telah dikunci masuk, sila klik
pada butang untuk memaparkan halaman soal selidik yang telah di
isi. Maklumat tersebut boleh dikemaskini semula sekiranya perlu sebelum
pengesahan oleh PPD dilakukan.
Bagi sekolah PTJ, maklumat pengesahan yang telah di simpan tidak boleh
di pinda.
7.2.3 Maklumat Kontrak Asrama
Tatacara mengisi maklumat bagi capaian sub-modul ini adalah sama seperti
bilangan 7.2.1 Maklumat Kontrak. (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama
Yang Berasingan Sahaja)
7.2.4 Prestasi Kontraktor Asrama
Tatacara mengisi maklumat bagi capaian sub-modul ini juga adalah sama seperti
bilangan 7.2.2 Prestasi Kontraktor. (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama
Yang Berasingan Sahaja)
Maklumat berjaya dimasukkan dan menunggu
pengesahan daripada PPD
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 26 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
7.3 Makanan Bermasak
Capaian ini adalah untuk mengemaskini maklumat kontrak Makanan Bermasak Asrama
dalam bentuk pelaporan terhadap prestasi serta maklumat isu yang dibangkitkan di
peringkat sekolah/PTJ. Capaian menu Makanan Bermasak Asrama ini terbahagi kepada 2
sub-menu seperti pada Rajah 25;
Maklumat Kontrak
Prestasi kontraktor
RAJAH 25
Halaman Senarai Sub-menu Kontrak Makanan Bermasak Asrama
7.3.1 Maklumat Kontrak
Pada bahagian ini, pengguna perlulah mengunci masuk maklumat data kontrak
dan kontraktor sebelum maklumat prestasi kontraktor di kunci masuk. Klik pada
Kemaskini Maklumat seperti pada Rajah 26.
Senarai Sub-
Menu Kontrak
Makanan
Bermasak
Asrama
6.3.1
6.3.2
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 27 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 26
Halaman Maklumat Kontrak Yang Perlu Dikemaskini
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 28 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 27
Halaman Kemaskini Maklumat Kontrak
(Perkara i hingga xiii seperti dalam Surat Setuju Terima /perjanjian kontrak)
Rujukan perkara pada Rajah 27 di atas seperti berikut:
i. Pilih Senarai Kontraktor yang telah didaftarkan dalam sistem. Sekiranya tidak
ada perlulah kunci masuk ke dalam medan no (ii).
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
(vi)
(vii)
(viii)
(ix)
(x)
(xi)
(xii)
(xiii)
Klik medan ini untuk sahkan
sama ada sekolah/PTJ terima
dokumen kontrak atau tidak
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 29 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
ii. Medan ini adalah untuk kunci masuk nama kontraktor yang baru dan tidak ada
dalam senarai kontraktor di medan no (i).
iii. Masukkan tarikh kontrak bermula.
iv. Masukkan tarikh akhir kontrak.
v. Masukkan nilai keseluruhan kontrak.
vi. Masukkan nombor bilangan rujukan kontrak.
vii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut sekolah.
viii. Masukkan nama Penyelia Asrama.
ix. Masukkan alamat kontraktor.
x. Klik pada kotak tersebut untuk memastikan sekolah mendapat dokumen
kontrak atau tidak.
xi. Masukkan Harga Sajian pada setiap waktu sajian.
xii. Masukkan Bilangan Penghuni Asrama mengikut kapasiti sebenar asrama
sekolah.
xiii. Masukkan Bilangan Penghuni Asrama mengikut jumlah sebenar penghuni asrama
yang berdaftar.
xiv. Klik pada butang setelah Maklumat Kontrak telah lengkap/betul.
Rajah 28 berikut adalah paparan maklumat kontrak yang telah di simpan dan
dikemaskini.
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 30 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 28
Halaman Maklumat Kontrak Yang Telah Di Simpan Dan Di Kemaskini
7.3.2 Prestasi Kontraktor
Setelah pengguna mengemaskini maklumat kontraktor pada bahagian 7.3.1
(Maklumat Kontrak), bahagian ini memerlukan pengguna untuk mengunci masuk
laporan prestasi bulanan kontrak seperti pada Rajah 29.
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 31 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 29
Halaman Pilihan Tahun Dan Prestasi Pemantauan Kontraktor
i. Pengguna boleh memilih tahun prestasi yang hendak di lihat seperti pada
rajah di atas.
ii. Pengguna perlulah mengunci masuk maklumat prestasi dengan menekan
butang dan maklumat seperti pada Rajah 30 akan terpapar.
iii. Bahagian ini terbahagi kepada 2 capaian iaitu:
a. Laporan Pemantauan
I. Memuaskan
II. Tidak Memuaskan
b. Pengesahan
Klik untuk memilih tahun
yang dikehendaki
Klik untuk mula masukkan
laporan prestasi kontraktor
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 32 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 30
Halaman Laporan Prestasi Kontraktor
a. Laporan Pemantauan
Pengguna perlu melaporkan prestasi kontrak pada bulan semasa yang hendak dikunci
masuk sama ada kontrak tersebut memuaskan atau tidak memuaskan. Sekiranya
Laporan Pemantauan adalah;
I. Memuaskan
Sekiranya prestasi kontrak memuaskan, pengguna perlulah klik pada butang
Memuaskan seperti pada Rajah 31 di bawah. Medan berikut akan terpapar
dan pengguna perlulah memuat naik 3 gambar seperti yang dikehendaki di
dalam medan tersebut.
(i)
(ii)
(a)
(b)
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 33 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 31
Halaman Prestasi Memuaskan Dan Cara Muat Naik Gambar
Selepas proses muat naik selesai, pengguna perlulah memasukkan “Nama,
Jawatan Dan No Telefon Pegawai” sebelum melaksanakan proses
seperti di dalam Rajah 31 di atas.
Selepas itu, pengguna bolehlah menekan butang untuk
menyimpan data tersebut.
Klik pada butang browse
untuk memuat naik
gambar yang berkaitan
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 34 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 32
Pada halaman Rajah 32 berikut, pengguna masih boleh mengemaskini
maklumat prestasi kontrak sekiranya perlu dengan menekan butang .
Atau;
II. Tidak Memuaskan
Sekiranya prestasi kontrak Membekal Makanan Bermasak Asrama pada bulan
semasa Tidak Memuaskan, pengguna perlulah klik pada butang Tidak
Memuaskan, laman seperti Rajah 33 berikut akan terpapar.
Soal selidik pada medan ini terbahagi kepada dua (2) bahagian isu yang
berbeza. Pengguna boleh melaporkan isu i.Sajian Sehari sahaja atau
ii.Waktu Sajian sahaja ataupun kedua-duanya sekali jika berlaku dalam
bulan semasa mengikut keperluan.
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 35 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
RAJAH 33
Klik pada butang browse
untuk memuat naik
gambar yang berkaitan
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
Medan isu ini boleh di klik lebih
daripada1 isu mengikut prestasi
kontrak sebenar
Abaikan isu ini
Abaikan isu ini
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 36 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
Rujukan perkara pada Rajah 33 di atas seperti berikut:
i. Klik Pilihan isu Sajian Sehari (sekiranya isu ini berlaku)
ii. Masukkan Jumlah Pemotongan berdasarkan pengiraan denda dalam
dokumen kontrak.
iii. Medan ini tidak perlu diisi kerana jumlah pemotongan keseluruhan ini
adalah jumlah tambah secara AUTOMATIK daripada data pada (ii) dan
(iv).
iv. Medan ini tidak perlu diisi kerana Jumlah Bayaran adalah jumlah tolak
secara Automatik daripada data Bayaran Bulanan dan data (iii).
Selepas proses muat naik selesai, pengguna perlulah memasukkan “Nama,
Jawatan Dan No Telefon Pegawai” sebelum melaksanakan proses simpan
seperti di dalam Rajah 33.
Setelah selesai memasukkan data yang dikehendaki, pengguna boleh lah
melaksanakan proses simpan data dengan menekan butang .
RAJAH 34
Halaman Maklumat Berjaya Dimasukkan
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 37 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
Pada halaman Rajah 34 tersebut, pengguna masih boleh mengemaskini
maklumat prestasi kontrak sekiranya perlu dengan menekan butang .
8 MAKLUMAT UMUM
8.1 Sistem ini telah menyediakan kemudahan butang-butang dan ikon untuk membantu
pengguna semasa menggunakan sistem.
8.2 Setiap butang yang terdapat pada sistem ini mempunyai fungsi-fungsinya yang tersendiri.
8.3 Istilah seperti akronim juga digunakan di dalam dokumen ini.
9 FUNGSI BUTANG
9.1 Sila lihat jadual berikut untuk memahami fungsi-fungsi butang yang terdapat pada sistem
ini.
Bil. Ikon/Butang Nama Ikon/Butang Keterangan
1.
Butang Login Untuk akses ke sistem.
2.
Butang Simpan Untuk menyimpan maklumat yang telah diisi ke pangkalan data.
3. Butang Carian Untuk mencari fail gambar untuk dimuatnaik
4.
Butang Tambah Untuk memasukkan data pemantauan kontrak
5.
Butang Update Untuk mengemaskini semula maklumat yang telah dikunci masuk.
6. Butang Kemas Kini
Untuk mengemaskini maklumat yang telah disimpan
8
Butang Batal Kembali kepada menu sebelum
©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 38 v.1.1.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah
SISTEM
PENGURUSAN
KONTRAK 3K
10 AKRONIM DAN SINGKATAN
Sila rujuk jadual berikut untuk rujukan maklumat akronim.
Bil. Akronim Nama Penuh
1. KPM Kementerian Pelajaran Malaysia
2. SPK3K Sistem Pengurusan Kontrak 3K
3. BAD Bahagian Audit Dalam
4. PPD Pejabat Pelajaran Daerah