Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
SISTEM PENGURUSAN FAIL DIGITAL (DFMS)BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI JABATAN KESIHATAN NEGERI PAHANG
Digital Filing Management System (DFMS)• Digital Filing Management System (DFMS) merupakan Sistem
Pengurusan Dokumen dan Fail secara Digital
• Ia merangkumi fungsi:
Perekodan & Akses kepada Dokumen (Dokumen Keluar / Masuk)
Pengurusan Fail (Pendaftaran Dokumen ke dalam Fail)
• 3 April 2018 – DFMS mula beroperasi sepenuhnya untuk semua warga
BPF Pahang.
PEGAWAI CAPAIAN SULIT PA JABATANPENTADBIR
SISTEM
KERANI FAIL BAHAGIAN KERANI FAIL PEGAWAI DAFTAR
DOKUMEN
KATEGORI AKSES
STANDARD OPERATING PROCEDURE
(S.O.P)
SURAT MASUK• PA Jabatan Terima Surat Masuk• PA Jabatan daftar surat Dapatkan No. Siri Surat • Surat diserahkan kepada TPKN untuk diminitkan• PA Jabatan Asingkan surat kepada 3 Unit• Hantar Surat untuk di Scan• Softcopy surat akan di simpan dalam Cloud Storage (Folder mengikut unit)• Surat akan di hantar kepada Kerani setiap unit• Kerani Fail:
• Sistem DFMS: failkan surat & Arahkan Tindakan Surat kepada pegawai berkenaan• Surat Fizikal: Failkan Surat dalam Fail Fizikal & Serahkan Surat kepada pegawai
Scan Surat(Cloud
Storage)
TerimaDokumen
0120
DapatkanNo. Siri
MinitTPKN
AsingkanDokumen
(Unit)
FailkanDokumen
ArahkanTindakan
123DaftarDokumen
PA JABATAN PA JABATAN PA JABATAN PA JABATAN
PA JABATANPAP / PRAKERANI FAILKERANI FAIL
PIJE
S.O.P DOKUMEN MASUKDigital Filing Management System (DFMS)
DIGITAL FILING MANAGEMENT SYSTEM (DFMS)BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI NEGERI PAHANG
SURAT KELUAR• Tandatangan TPKN
• Kerani Sediakan Surat• Sediakan Surat• Daftar & Failkan Surat (DFMS) Dapatkan No. Siri & No. Bil. Surat• Dapatkan tandatangan TPKN (Melalui PA Jabatan)• Scan & Muatnaik Dokumen (Jika Perlu)• Arahkan tindakan kepada pegawai (DFMS)• Failkan Salinan surat Fizikal (Kerani)
• Pegawai Sediakan Surat• Sediakan Surat• Daftar & Failkan Surat (DFMS) Dapatkan No. Siri & No. Bil. Surat• Dapatkan tandatangan TPKN (Melalui PA Jabatan)• Serahkan kepada Kerani yang bertanggungjawab• Scan & Muatnaik Dokumen (Jika Perlu)• Arahkan tindakan kepada pegawai (DFMS)• Failkan Salinan surat Fizikal
ScanDokumen*
SediakanDokumen
0120
DapatkanNo. Bil.
DapatkanNo. Siri
TandatanganTPKN(F)
MuatnaikDokumen*
ArahkanTindakan *
321123Daftar & Failkan
DokumenKERANI FAIL / PEGAWAI
KERANI FAIL / PEGAWAI
KERANI FAIL / PEGAWAI
KERANI FAIL / PEGAWAI
PA JABATANPAP / PRAKERANI FAILKERANI FAIL
PIJE
S.O.P DOKUMEN KELUARDigital Filing Management System (DFMS) TANDATANGAN TPKN(F)
DIGITAL FILING MANAGEMENT SYSTEM (DFMS)BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI NEGERI PAHANG
SURAT KELUAR• Tandatangan Pegawai
• Sediakan Surat• Daftar & Failkan Surat Dapatkan No. Siri & No. Bil. Surat• Serahkan Salinan surat kepada Kerani yang bertanggungjawab• Failkan Salinan surat Fizikal
ScanDokumen*
SediakanDokumen
S.O.P DOKUMEN KELUAR 0120
Digital Filing Management System (DFMS)
DapatkanNo. Bil.
DapatkanNo. Siri
TandatanganPegawai
Scan & Muatnaik
Dokumen*
ArahkanTindakan*
321123Daftar & Failkan
DokumenKERANI FAIL / PEGAWAI
KERANI FAIL / PEGAWAI
KERANI FAIL / PEGAWAI
KERANI FAIL / PEGAWAI
PEGAWAIPAP / PRAKERANI FAILKERANI FAIL
PIJE
DIGITAL FILING MANAGEMENT SYSTEM (DFMS)BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI NEGERI PAHANG
TANDATANGAN PEGAWAI
DOKUMEN SULIT
MuatnaikDokumen*
TerimaDokumen
0120
DapatkanNo. Siri
MinitTPKN
Scan Dokumen*
FailkanDokumen*
ArahkanTindakan*
123DaftarDokumen
PA JABATAN PA JABATAN PA JABATAN PA JABATAN
KERANI FAILKERANI FAILKERANI FAILKERANI FAIL
PIJE
S.O.P DOKUMEN MASUKDigital Filing Management System (DFMS)
DIGITAL FILING MANAGEMENT SYSTEM (DFMS)BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI NEGERI PAHANG
SULIT
ScanDokumen*
SediakanDokumen
0120
DapatkanNo. Bil.
DapatkanNo. Siri
TandatanganTPKN(F)
MuatnaikDokumen*
ArahkanTindakan *
321123Daftar & Failkan
DokumenKERANI FAIL / PEGAWAI
KERANI FAIL / PEGAWAI
KERANI FAIL / PEGAWAI
KERANI FAIL / PEGAWAI
PA JABATANKERANI FAILKERANI FAILKERANI FAIL
PIJE
S.O.P DOKUMEN KELUARDigital Filing Management System (DFMS)
DIGITAL FILING MANAGEMENT SYSTEM (DFMS)BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI NEGERI PAHANG
SULIT
TERIMA KASIH
Related Documents
