SISTEM PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN (BPKP) PERWAKILAN PROVINSI ACEH BERBASIS WEB SKRIPSI Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer STMIK U’Budiyah Indonesia Oleh Nama : Redha Hidayatullah Nim : 121020220033 PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK U’BUDIYAH INDONESIA BANDA ACEH 2013
69
Embed
SISTEM PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN …simtakp.uui.ac.id/dockti/REDHA_HIDAYATULLAH-1.pdf · KELUAR PADA KANTOR BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN (B PKP) ... Tujuan dalam
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
SISTEM PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURATKELUAR PADA KANTOR BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN
PEMBANGUNAN (BPKP) PERWAKILAN PROVINSI ACEH BERBASIS WEB
SKRIPSI
Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syaratguna memperoleh gelar Sarjana Komputer
STMIK U’Budiyah Indonesia
OlehNama : Redha HidayatullahNim : 121020220033
PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASISEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK U’BUDIYAH INDONESIABANDA ACEH
2013
LEMBAR PENGESAHAN SIDANG
SISTEM PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURATKELUAR PADA KANTOR BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN
PEMBANGUNAN (BPKP) PERWAKILAN PROVINSI ACEH BERBASIS WEB
Tugas akhir oleh (Redha Hidayatullah) ini telah dipertahankan didepan dewan penguji pada
(02 September 2013)
Dewan Penguji:
1. Ketua Faisal Tifta Zany, M.Sc
2. Anggota Dedi Satria, M.Sc
3. Anggota T. Khairuman, M.Si
SISTEM PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURATKELUAR PADA KANTOR BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN
PEMBANGUNAN (BPKP) PERWAKILAN PROVINSI ACEH BERBASIS WEB
SKRIPSI
Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syaratguna memperoleh gelar Sarjana Komputer
STMIK U’Budiyah Indonesia
OlehNama : Redha HidayatullahNim : 121020220033
Disetujui,
Penguji I Penguji II
(Dedi Satria, M.Sc) (T. Khairuman, M.Si)
Ka. Prodi S1 Sistem Informasi Pembimbing
(Fathiah, S.T., M.Eng) (Faisal Tifta Zany, M.Sc)
Mengetahui,
Ka. STMIK U’Budiyah Indonesia
(Dr. Amin Haris, M.Pd)
LEMBAR PERNYATAAN
Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya susun, sebagai syarat memperoleh gelar sarjana
merupakan hasil karya tulis saya sendiri. Adapun bagian-bagian tertentu dalam penulisan
skripsi ini yang saya kutip dari hasil karya orang lain telah dituliskan sumbernya secara
jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah. Saya bersedia menerima
sanksi pencabutan gelar akademik yang saya peroleh dan sanksi-sanksi lainya sesuai
dengan peraturan berlaku, apabila dikemudian hari ditemukan adanya plagiat dalam skripsi
ini.
Banda Aceh, 03 September 2013
Redha HidayatullahNIM: 121020220033
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, sujud dan puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, yang
telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga dengan keridhaan dan izinNya maka
penulis telah dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “SISTEM PENGOLAHAN
DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BADAN
PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN (BPKP) PROVINSI ACEH
BERBASIS WEB“. Selanjutnya shalawat dan salam kepada junjungan Nabi Muhammad
SAW, yang telah memberikan kita umat manusia cahaya dan pencerahan kearah yang
lebih baik dengan segala tindakan dan perbuatan beliau.
Penulis sangat menyadari dalam penyusunan skripsi ini banyaknya kekurangan baik
segi tekhnis, materi dan penyusunannya. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan
kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan Skripsi ini nantinya. Dan dalam
kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Ibu Marniati, SE. M.Kes selaku ketua yayasan U’Budiyah Indonesia.
2. Bapak Dr. Amin Haris, M.Pd selaku ketua STMIK U’Budiyah Indonesia.
3. Bapak Jurnalis J.Hius, ST., MBA selaku ketua Program Studi Sistem Informasi.
4. Bapak Faisal Tifta Zany, M.Sc selaku pembimbing yang telah banyak meluangkan
waktu serta memberikan pengarahan dan semangat kepada saya disaat pengajuan
proposal ini.
5. Seluruh Dosen nonreg U’Budiyah 2012-2013 serta seluruh staf U’Budiyah.
6. Ayahanda dan Ibunda tercinta yang telah membesarkan, mendidik, memberi
perhatian dan dorongan serta do’a yang tiada hentinya untuk saya bisa melanjutkan
program studi gelar sarjana ini.
7. Teman-teman seleting dan seangkatan di kampus U’Budiayah juga berperan
membrikan informasi penting dalam pengajuan proposal skripsi ini.
8. Abang Amon yang sudah membantu memberikan pengarahan dalam proses
perancangan program melalui php dan mysql di kantor Layar Kaca.
Lebih dan kurang dalam penulisan ini mungkin masih jauh dari kesempurnaan, maka
dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan saran dan kritikan yang bersifat
membangun dari semua semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga Allah SWT
membalas jasa baik yang telah disumbangkan oleh semua pihak . Amin yaa
Rabbal’alamin…
Banda Aceh, 6 Mai 2012
Penulis,
Redha Hidayatullah
ABSTRAK
Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Acehsebuah kantor yang dalam mengolah surat masuk dan surat keluar memerlukan komputersebagai alat bantu yang dapat menghasilkan informasi yang lebih tepat dan akurat,Di dalam penulisan ini yang menjadi batasan masalah yaitu bagaimana cara untukmenggunakan komputer dalam sistem pengolahan surat masuk dan surat keluar padakantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Acehberbasis Web. Tujuan dalam penulisan laporan ini adalah untuk mengetahui pemanfaatankomputer pada bagian Sekretaris Perwakilan dalam sistem pengolahan data surat masukdan surat keluar berbasis Web yang dilakukan oleh pegawai Badan Pengawasan Keuangandan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh. Teknik pengumpulan data yangPenulis lakukan dalam menyelesaikan ini adalah dengan mengadakan studi kepustakaanuntuk mendapatkan bahan seperti buku-buku dan informasi lain yang berhubungan denganpermasalahan dan dengan cara wawancara langsung dengan karyawan/pegawai padaBadan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh gunamemperoleh keterangan atau informasi yang berhubungan dengan penulisan ini. Hasilpenelitian menunjukkan bahwa dengan adanya Sistem Pengolahan Data Surat Masuk danSurat Keluar berbasis Web pada kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan(BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh, maka proses penginputan maupun pencarian data suratmasuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat dan sesuai dengantuntutan semua pihak.
Kata Kunci : Sistem Pengolahan Data, Surat Masuk dan Surat Keluar, Berbasis web,
1. Observasi, yaitu pengamatan langsung terhadap mekanisme sistem yang sedang
berjalan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Cabang
Perwakilan Provisi Aceh.
2. Wawancara (interview), yaitu pengumpulan data berdasarkan tatap muka dan tanya
jawab dengan karyawan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan
(BPKP) Cabang Perwakilan Provisi Aceh agar memperoleh informasi yang akurat
sehingga diharapkan dapat menjadi bahan masukkan maupun pertimbangan dalam
proses penelitian.
3.3 Alat-alat yang dipakai Dalam Penelitian
a. Perangkat Lunak (Software)
a) MySQL Versi 3.51.12
b) PHP Versi 4.0
c) Xampp Versi 2.5
b. Perangkat Keras (Hardware)
a) Processor : Intel Pentium
b) Monitor : LCD 12 Inc
c) Mouse : Optical Wheel Mouse
d) HardDisk : 320 GB
e) RAM :1GB
3.4 Analisa Data
Adapun metode dalam analisa data yang dipakai disini adalah :
a. Metode Deskriptif, Metode yang mengolah dan menafsirkan data dengan maksud
agar bisa memberikan gambaran yang jelas dan wajar mengenai keadaan yang akan
diteliti.
b. Metode Dedukatif, Metode yang menarik beberapa kesimpulan yang bersifat umum
menjadi kesimpulan yang bersifat khusus serta sekaligus memberikan saran dalam
rangka penyempurnaan aktivitas penelitian dimasa yang akan datang.
Sedangkan teknik Pengolahan Data yaitu, Data yang diperoleh dari hasil penelitian,
selanjutnya akan dianalisa secara kualitatif dengan membandingkan antara teori dengan
hasil penemuan lapangan.
3.5 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Prosedur pengarsipan surat masuk yang sedang berjalan di Kantor Badan
Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh melalui
beberapa tahapan antara lain :
1. Sekretaris perwakilan menerima Surat dari instansi/Perusahaan lain.
2. Kemudian bagian sekretaris perwakilan mencatat data surat masuk.
3. Setelah dicatat surat dikeluarkan menjadi 2 file yaitu surat masuk dan salinan surat
masuk.
4. Salinan surat masuk disimpan sebagai arsip oleh sekretaris perwakilan dan surat
masuk diserahkan kepada kepala kantor.
Prosedur pengarsipan surat keluar yang sedang berjalan di Kantor Badan Pengawasan
Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh melalui beberapa tahapan
antara lain :
1. Sekretaris perwakilan memberikan konsep surat keluar kepada kepala kantor untuk
diperiksa secara manual.
2. Setelah diperiksa kepala kantor mengeluarkan file surat keluar yang harus diperbaiki
oleh sekretaris perwakilan.
3. Sekretaris perwakilan memberikan surat keluar yang sudah di perbaiki kepada kepala
kantor untuk ditanda tangani.
4. Setelah ditandatangani surat tersebut diberikan lagi kepada sekretaris perwakilan
untuk di catat.
5. Setelah dicatat surat dikeluarkan menjadi 2 file yaitu surat keluar dan salinan surat
keluar.
6. Salinan surat keluar disimpan sebagai arsip oleh sekretaris perwakilan dan surat
keluar diserahkan kepada instansi/perusahaan lain.
3.6 Flowmap
a) Flowmap prosedur arsip surat masuk yang sedang berjalan di Kantor Badan
Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh.
Instansi/Perusahaan Lain Sekretaris Perwakilan Kepala Kantor
Gambar 3.4 Flowmap Arsip Surat Masuk yang Berjalan
b) Flowmap prosedur arsip surat keluar yang sedang berjalan di Kantor Badan
Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh.
Surat dariInstansi/Perusahaan
lain
Surat dariInstansi/Perusahaan
lain
Surat MasukSurat Masuk
Mencatatdata Surat
Masuk
Sekretaris Perwakilan Kepala Kantor Instansi/PerusahaanLain
Ya
Tidak
Gambar 3.5 Flowmap Arsip Surat Keluar yang Berjalan
Konsep Surat Konsep Surat
Surat yang sudahdiperbaiki
Surat yang sudahditandatangani
Memcatat datasurat keluar
Surat yang sudahdiperbaiki
Surat yang harusdiperbaiki
Surat MasukSurat Keluar
MemeriksaSurat
Menandatanganisurat
Mencatat datasurat keluar
PerbaikiSurat
CekSurat
Surat Keluar
3.7 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di Kantor
Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh
masih ada kekurangan, diantaranya :
1. Kesulitandalam pencarian arsip surat masuk dan surat keluar.
2. Cara penyimpanannya yang kurang efektif sehingga memungkinkan arsip bisa
hilang.
3.7.1 Usulan Perancangan Sistem
Dari kendala yang ada setelah di evaluasi, maka penulis mengajukan untuk membuat
Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar untuk menanggulangi kendala
yang sering terjadi. Dan untuk memperbaiki sistem yang ada agar lebih cepat, tepat,
efektif, dan efisien.
3.7.2 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar
adalah sebagai berikut :
1. Untuk mempermudah pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
2. Untuk mempermudah pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar.
3. Untuk mempermudah pencarian arsip surat masuk dan surat keluar.
3.7.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Gambaran umum sistem yang diusulkan dalam proses perancangan sistem ini,
penulisakan membangun sebuah Aplikasi Sistem Pengolahan Data surat masuk dan surat
keluar yang nantinya aplikasi tersebut dikelola oleh seorang Operator (salah satu pegawai
sekretaris perwakilan). Berikut adalah prosedur arsip surat masuk dan surat keluar yang
diusulkan :
1) Prosedur Arsip surat masuk yang Diusulkan
1. Operator menerima Surat dari instansi/Perusahaan lain.
2. Kemudian surat masuk tersebut diinput sehingga menghasilkan file baru.
3. Surat masuk kemudian diserahkan kepada kepala kantor sedangkan data surat
masuk beserta soft copy surat masuk diinput dan disimpan ke dalam aplikasi
system pengolahan data surat oleh operator.
2) Prosedur Arsip surat keluar yang diusulkan
1. Operator mencetak konsep surat keluar kepada kepala kantor untuk di periksa
secara manual.
2. Setelah di periksa kepala kantor mengeluarkan file surat keluar yang harus
dirubah oleh Operator.
3. Operator memberikan surat keluar yang sudah di rubah kepada kepala kantor
untuk ditanda tangani.
4. Setelah di tanda tangani surat tersebut diberikan lagi kepada operator untuk di
input sehingga menghasilkan file baru .
5. Surat keluar kemudian diserahkan kepada instansi/perusahaan lain sedangkan
data surat keluar beserta soft copy surat keluar diinput dan disimpan ke dalam
aplikasi system pengolahan data surat oleh operator.
Instansi/Perusahaan lain Operator Kepala Kantor
Gambar 3.6 Flowmap Arsip Surat Masuk yang Diusulkan
Surat Masuk Surat Masuk
Surat Masuk
Input Data SuratMasuk
DatabaseSurat
Masuk
Operator Kepala Kantor Instansi/PerusahaanLain
Ya
Tidak
Gambar 3.7 Flowmap Arsip Surat Keluar yang Diusulkan
Mencetak KonsepSurat
Konsep Surat Keluar
Surat yang sudahdirubah
Surat yang sudahditandatangani
Surat yang sudahditanda tangani
Surat yang sudahdirubah
Surat yang harusdirubah
MemeriksaKonsep Surat
Menandatanganisurat keluar
Merubahsurat keluar
CekkonsepSurat
Surat Keluar
Input Data Suratkeluar
DatabaseSuratKeluar
3.8.2 Aliran Informasi
Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental
merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data
input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan.
Laporan surat masukLaporan surat keluar
Input data surat masukInput data surat keluar
Gambar 3.9 Diagram Kontek
3.9 Data Flow Diagram (DFD)
Terdapat 2 proses utama yaitu: proses daftar hadir masuk dan proses daftar hadir
keluar.
3.9.1 DFD Level 0
1. Surat Masuk
Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh operator dengan data dari
surat yang masuk untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.
AplikasiPengarsipanSurat Masuk
Dan SuratKeluar
Operator
2. Surat Keluar
Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh operator dengan data dari
surat yang akan keluar untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.
Tambah Surat
Tambah Surat
Edit Surat Edit Surat
Surat Masuk
Surat Keluar
Edit Surat Edit Surat
Tambah Surat Tambah Surat
Tambah Surat Tambah Surat
Edit Surat Edit Surat
Disposisi Surat Masuk
Tambah Surat Tambah Surat
Disposisi Surat KeluarEdit Surat Edit Surat
Gambar 3.10 DFD Level 0
1Surat
Masuk
2SuratKeluar
Operator
3Disposisi
SuratMasuk
4Disposisi
Suratkeluar
3.9.2 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk
1. Tambah
Operator menginputkan data isi surat masuk berupa id_operator, nomor_surat,
tanggal_surat, jenis_surat, asal_surat, perihal, disposisi dan keterangan.
2. Edit
Proses ini merupakan proses pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan input
data pada proses tambah.
3. Cari
Proses ini merupakan proses pencarian data surat masuk yang sudah di input dan
tersimpan di database.
4. Preview
Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk
dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.
Input nomor surat Simpan Data Surat MasukInput nomor surat
Input tanggal suratInput asal surat
Input jenis suratInput perihal
Id operatorInput keterangan
Edit Data Surat Masuk Simpan Surat Masuk
Data Surat Masuk
Input pencarian nomor surat Cari Surat Masuk Surat Masuk
Input pencarian perihal
Input pencarian tanggal surat Info Data Surat Masuk
Lihat Preview Laporan Info Laporan Surat Masuk
Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk
1.1Tambah
1.2Edit
1.3Cari
1.4Preview
Operator
3.9.3 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar
1. Tambah
Operator menginputkan data surat keluar berupa id_operator, nomor_surat,
tanggal_surat, jenis_surat, ditunjukan, dan keterangan.
2. Edit
Proses ini merupakan proses pengeditan data surat keluar jika ada kesalahan input
data pada proses tambah.
3. Cari
Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah di input dan
tersimpan di database.
4. Preview
Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah
masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.
Input Id operator
Input nomor surat Simpan Data Surat Keluar
Input tanggal surat
Input perihal
Input ditunjukan
Input keterangan
Simpan Data Surat Keluar
Edit Data Surat Keluar Data surat Keluar
Input pencarian nomor surat Cari Surat Keluar Surat Keluar
Input pencarian tanggal surat
Input pencarian perihal Info Data Surat Keluar
Lihat priview laporan surat keluar Info Laporan Surat Keluar
2.1Tambah
2.2Edit
2.3Cari
2.4Priview
Operator
Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar
Input Id tujuan masuk
Input nomor surat Simpan Data
Input bagian
Input keterangan
Disposisi Surat Masuk
Input pencarian nomor surat Cari Disposisi Surat Masuk
Input pencarian id disposisi masuk
Info Data Disposisi Surat Masuk
Lihat priview laporan Disposisi surat masuk Info Laporan Disposisi Surat Masuk
3.1Tambah
3.2Cari
3.3Priview
Operator
Gambar 3.13 DFD Level 3 Proses Input Disposisi Surat Masuk
Input Id tujuan masuk
Input nomor surat Simpan Data
Input bagian
Input nama intansi
Input Keterangan
Disposisi Surat Keluar
Input pencarian nomor surat Cari Disposisi Surat Keluar
Input pencarian Id Disposisi Keluar
Info Data Disposisi Surat Keluar
Lihat priview laporan Disposisi Surat Keluar Info Laporan Disposisi Surat Keluar
4.1Tambah
4.2Cari
4.3Privie
w
Operator
Gambar 3.14 DFD Level 4 Proses Input Disposisi Surat Keluar
3.9.4 Tabel Final
Tabel 3.4 Tabel Operator
Nama Field Tipe Size
Nama Operator Varchar 50
Id_Operator Varchar 50
Pasword Varchar 50
Hak Akses Varchar 50
Tabel 3.5 Tabel Surat Masuk
Nama Field Tipe Size
Nomor_Surat Varchar 20
Tanggal_Surat Varchar 15
Jenis_Surat Varchar 20
Asal_Surat Varchar 20
Perihal Varchar 30
Keterangan Varchar 50
Id_Operator* Varchar 10
File Picture
Tabel 3.6 Tabel Disposisi Surat Masuk
Nama Field Tipe Size
Id_Disposisi_Masuk Varchar 10
Nomor_Surat* Varchar 20
Bagian Varchar 20
Keterangan Varchar 50
Tabel 3.7 Tabel Surat Keluar
Nama Field Tipe Size
Nomor_Surat* Varchar 20
Tanggal_Surat Varchar 15
Jenis_Surat Varchar 20
Ditunjukan Varchar 30
Perihal Varchar 30
Keterangan Varchar 50
Id_Operator Varchar 10
File Picture
Tabel 3.8 Tabel Disposisi Surat Keluar
Nama Field Tipe Size
Id_Disposisi_Masuk Varchar 10
Nomor_Surat Date 20
Nama_Instansi Text 20
Keterangan Date 50
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Diagram Flowchart
Diagram Flowchart merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap dalam
menjalankan system informasi, pemecahan masalah dalam system informasi adapun tahap-
tahap dalam system pengolahan data surat masuk dan surat keluar yaitu menjelaskan
bagaimana proses pengolahan yang dilakukan mulai dari menjalankan program sampai
pada akhir program perancangan diagram flowchart sistem pengolahan data surat masuk
dan surat keluar.
Dari diagram flowchart pada sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar
pada kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) perwakilan provinsi
Aceh dapat dijelaskan bahwa, pada saat ingin menjalankan program yang pertama sekali
akan muncul adalah input password dan user harus memasukkan password dengan benar,
bila password yang dimasukkan salah maka akan kembali lagi ke input password, user
harus mengimput password sampai benar apabila password yang input benar maka user
akan masuk kedalam menu utama.
Dalam menu utama user dapat meng input informasi tentang data surat masuk dan
surat keluar, data bagian yang sudah disediakan pada form, setelah user menginput data
maka data tersebut akan tersimpan dalam database, apabila tersebut tidak di simpan maka
dia akan kembali lagi ke tampilan input data.
Pada menu laporan user dapat mencetak informasi tentang sistem pengolahan surat
masuk dan surat keluar dan laporan bagian dari jembatan apabila user ingin mencetak data
yang sudah diinput pada form maka data akan tercetak sebagai laporan. Apabila user tidak
ingin mencetak data maka akan kembali lagi ketampilan cetak data.
Tidak Ya
Start
InputPassword/Login
CekPassword
Y/THalaman Menu Utama
Input Surat MasukInput Disposisi Masuk
Input Surat KeluarInput Disposisi Keluar
Laporan Data Surat MasukLaporan Data Disposisi Masuk
Laporan Data Surat KeluarLaporan Data Disposisi Keluar
Logout
End
Gambar 4.15 Diagram Flowchart
4.2 Pengguanaan Aplikasi
Penggunaan Aplikasi Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada
kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi
Aceh, dilihat dari perancangan aplikasi ke dalam bentuk tampilan sebuah aplikasi.
4.2.1 Form Login
Form login digunakan sebagai sekuriti sistem dari penyalahgunaan hak akses,
sehingga keamanan data dapat terjamin. Di sini user diminta untuk memasukkan user
name dan password untuk dapat mengakses data selanjutnya. Untuk lebih jelas proses
Login dapat dilihat pada pada gambar di bawah.
.
Gambar 4.16 Tampilan Form Login
4.2.2 Menu Utama
Pada form dibawah ini adalah form menu utama yang isinya tampilan awal,
pengaturan, surat masuk, surat keluar,operator, profil instansi. Pengguna komputer tinggal
klik saja icon menu yang di inginkan untuk melihat apa saja yang ada di dalam file
tersebut.
Gambar 4.17 Tampilan Menu Utama
4.2.3 Input Surat
a. Input Surat Masuk
Menu input surat masuk merupakan halaman dimana user dapat menginput data
surat masuk. Dimana didalamnya berisikan tanggal surat, nomor surat, jenis surat,
perihal, dari, id operator, keterangandan file.
Gambar 4.18 Input Surat Masuk
b. Input Disposisi Surat Masuk
Menu input disposisi surat masuk merupakan halaman dimana user dapat
menginput data surat masuk. Dimana didalamnya berisikan id operator, nomor
surat, nama instansi, keterangan, lebih jelasnya seperti tampilan dibawah ini:
Gambar 4.19 Input Disposisi Surat Masuk
c. Input Surat Keluar
Menu input surat keluar merupakan halaman dimana user dapat menginput data
surat keluar. Dimana didalamnya berisikan nomor surat, tanggal surat, perihal,
ditunjukan, id operator, keterangan dan file. lebih jelasnya seperti tampilan dibawah
ini:
Gambar 4.20 Input Surat Keluar
d. Input Disposisi Surat Keluar
Menu input disposisi surat keluar merupakan halaman dimana user dapat
menginput data surat keluar. Dimana didalamnya berisikan id operator, nomor
surat, nama instansi, keterangan, lebih jelasnya seperti tampilan dibawah ini:
Gambar 4.21 Input Disposisi Surat Keluar
4.2.4 Lihat Surat
a. Lihat Surat Masuk
Menu Lihat Surat Masuk merupakan halaman untuk melihat seluruh data-data
surat masuk. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat masuk:
Gambar 4.22 Lihat Surat Masuk
b. Lihat Disposisi Surat Masuk
Menu Lihat Disposisi Surat Masuk merupakan halaman untuk melihat seluruh data-
data surat masuk. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat masuk:
Gambar 4.23 Lihat Disposisi Surat Masuk
c. Lihat Surat Keluar
Menu Lihat Surat Keluar merupakan halaman untuk melihat seluruh data-data
surat keluar. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat keluar:
Gambar 4.24 Lihat Surat Keluar
d. Lihat Disposisi Surat Keluar
Menu Lihat Disposisi Surat Keluar merupakan halaman untuk melihat seluruh data-
data surat keluar. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat keluar:
Gambar 4.25 Lihat Disposisi Surat Keluar
4.2.5 Pencarian Data Pada Lihat Data Surat
a. Pencarian Surat Masuk
Pada form dibawah ini user dapat mencari data surat masuk berdasarkan nomor
surat, tanggal surat dan perihal. Surat yang dimaksud akan muncul pada form
pencarian data.
Gambar 4.26 Pencarian Data Surat Masuk
b. Pencarian Disposisi Surat Masuk
Pada form dibawah ini user dapat mencari disposisi surat masuk berdasarkan
nomor surat dan nama bagian. Surat yang dimaksud akan muncul pada form
pencarian data.
Gambar 4.27 Pencarian Data Disposisi Surat Masuk
c. Pencarian Surat Keluar
Pada form dibawah ini user dapat mencari data surat keluar berdasarkan nomor
surat, tanggal surat dan perihal. Surat yang dimaksud akan muncul pada form
pencarian data
Gambar 4.28 Pencarian Data Surat Keluar
d. Pencarian Disposisi Surat Keluar
Pada form dibawah ini user dapat mencari disposisi surat keluar berdasarkan
nomor surat dan nama instansi. Surat yang dimaksud akan muncul pada form
pencarian data.
Gambar 4.29 Pencarian Data Disposisi Surat Keluar
4.2.6 Rancangan Keluar
a. Form Laporan Data Surat Masuk
Ini adalah berupa hasil laporan surat masuk yang akan dicetak setelah di input
form-form sebelumnya.
Gambar 4.30 Laporan Data Surat Masuk
b. Form Laporan Disposisi Surat Masuk
Ini adalah berupa hasil laporan disposisi surat masuk yang akan dicetak setelah di
input form-form sebelumnya.
Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Masuk
c. Form Laporan Data Surat Keluar
Ini adalah berupa hasil laporan surat keluar yang akan dicetak setelah di input form-
form sebelumnya.
Gambar 4.32 Laporan Data Surat Keluar
d. Form Laporan Disposisi Surat Keluar
Ini adalah berupa hasil laporan disposisi surat keluar yang akan dicetak setelah di
input form-form sebelumnya.
Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Keluar
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari pembahasan, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai
berikut:
1. Dengan menggunakan Web pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan
Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh sangat membantu pegawai
dalam bekerja agar mempermudah serta mempercepat proses input surat masuk dan
surat keluar pada bagian Sekretaris Kepala Perwakilan. Untuk meningkatkan sistem
peng agendaan surat masuk dan surat keluar dari sistem manual menjadi sistem
komputerisasi.
2. Untuk menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas, serta mempermudah
perolehan data yang diinginkan.
3. Dengan pengolahan database berbasis elektronik, maka data mitra kerja pada
kantor Bandan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan
Provinsi Aceh lebih lebih cepat diakses.
5.2 SARAN
Untuk mendapatkan hasil yang optimal adapun saran yang ingin penulis sampaikan
setelah melakukan pengamatan dengan menguraikan data yang di dapat, maka penulis
menpunyai beberapa saran :
1. Untuk menpercepat dan mempermudah kinerja karyawan, sebaiknya digunakan
program Sistem Pengolahan Data, sehingga tidak terjadi permasalahan dalam
mengiput data surat masuk dan surat keluar.
2. Dilihat dari kegiatan yang dilaksanakan pada Badan Pengawasan Keuangan dan
Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh, maka perlu diadakan
pelatihan-pelatihan untuk lebih menguasai program Sistem Pengolahan Data .
DAFTAR PUSTAKA
Agustina. 1992, Sistem Pengolahan Data. Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta.Baridman. 1990, Pengertian Komputer. Penerbit Raneka Cipta, Bandung.
Jogianto. 2005, Pengenalan Komputer. Andi Offset, Jakarta.
Kadir. 1999, Dasar-dasar Pengenalan Komputer. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Silmi. 2002, Pengertian Surat. Sinar Jaya, Jakarta.
Vicent. 1988, Pengertian Database. Jakarta.
Widjaja. 1994, Pengertian Surat Masuk. Surabaya.
Wursanto. 1994, Pengertian Surat Keluar. Fajar, Surabaya.
Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi
Aceh [Online] Tersedia : www.bpkp.go.id/aceh.bpkp [20 Mei 2013]
BIODATA
A. Data Pribadi Nama : Redha Hidayatullah Tempat/Tgl.Lahir : Desa Baru, 01 Maret 1991 Jenis Kelamin : Laki-Laki Agama : Islam Pekerjaan : Mahasiswa Alamat : Desa Baru Kec. Samadua Kab. Aceh Selatan
B. Riwayat Pendidikan MIN Kasik Putih Kec. Samadua Kab. Aceh Selatan tamat tahun 2003 SMP Negeri 1 Samadua Kab. Aceh Selatan tamat tahun 2006 SMA Negeri 1 Samadua Kab. Aceh Selatan tamat tahun 2009 AMIK Indonesia Banda Aceh tamat tahun 2012
C. Orang Tua Nama Ayah : Ansari Is Pekerjaan : Wiraswasta Nama Ibu : Rasmah Z Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga Alamat Orang Tua : Desa Baru Kec. Samadua Kab. Aceh Selatan
Demikian biodata ini saya perbuat dengan sebenarnya.