Apa Itu Pengendalian Internal?
Kegagalan-kegagalanlembagakeuangandankerugianyang
meluasselamaduadekadeterakhirtelahmengangkatart pentngnya manajemen
risiko yang efektf dan pengawasan inter-nal dalam sektor keuangan
formaldi seluruh dunia.Dari analisis
masalahyangberhubungandengankerugian-kerugianinidisim-pulkanbahwakerugian-kerugianiniseharusnyadapatdihindari
jikabank-bank/lembagakeuanganmempertahankansistem
pengawasaninternalyangefektf.Selainitu,sebuahtnjauan
bank-banktradisionalmenyatakanbahwaimplementasisistem
pengawasaninternalyangefektfmemainkanperanpentngda-lam mengurangi
kegagalan bank/lembaga keuangan.BY: IFDOL MAHYUDIN
Pengawasaninternaldanauditin-ternalmemainkanperanpentng
dalambaganumpan-balikmana-jemen risiko, di mana informasi yang
dihasilkandalamproses pengawasaninternaldilaporkan
kembalikepadadewandanmana-jemen.Mekanismepengawasan
internalberfungsiuntukmeningkat-kanprosespembuatankeputusan
denganmenjaminbahwainformasi ituakurat,lengkapdantepatwaktu
sehinggadewandanmanajemen dapatmemberikanresponterhadap
isu-isukontrolsegerasetelahinfor-masi tersebut muncul. Selain itu,
jika LKMmenghubungkanmekanisme pengawasaninternalnyadengan
manajemenrisiko,pengawasanin-ternaldapatmengidentfkasirisiko
danmemberitahukepadamana-jemen. PENGAWASAN INTERNAL /PENGENDALIAN
INTERNAL Journal of Microfnance ISSUE 01/II/2013 Hubungan antara
Manajemen Risiko dan Pengawasan
internalTanpamemihakpadasektor-sektorfinansialformaldaninformal,industrikeuanganmikrojuga
mengakuipentingnyapengawasaninternalyangefektif.KetikaLembagaKeuanganMikro(LKM)
tumbuhdanberoperasisebagaiperantarakeuanganyangdiregulasi,pengawasaninternalmen-jadipentingbagikelangsunganhidupLKMuntukjangkapanjang.Jumlahdanjenispihak-pihak
terkait (stakeholders) yang memberikan perhatiannya terhadap
finansial LKM kian meningkat. pa-ra donor ingin mendukung proyek
keuangan mikro yang berkesinambungan; para anggota dewan ingin
melindungi reputasi mereka dan memenuhi kewajiban-kewajiban mereka;
para investor
ter-tarikuntukmelestarikanmodal;parapeminjampeduliterhadapaksesberkesinambunganatas
pinjaman-pinjaman;parapemiliksimpananberharapterjaminnyakeamananuangmereka;dan
parapembuatperaturaninginmelindungilingkunganfinansialdankepentinganpemilikuang
(deposan).Untuktetapkompetitif,makaLKMsekarangtengahmelakukanekspansiprodukdan
pasarbaikpasarbarumaupunpasartersediasaatini,yangmemasukkanrisiko-risikodantan-tangan-tantanganbaruyangdisebabkanolehpertumbuhanyangpesat.Sistemyangefektifdari
pengawasaninternalmemungkinkanLKMuntukmemitigasirisikodengancarayangsistematis
sehingga mampu mengurangi kerugian-kerugian finansial dan
melindungi dirinya sendiri dari
ke-bangkrutan.Jadi,pengawasaninternalmerupakansebuahkomponenintegraldarimanajemen
risiko. Para praktisi seringkali mengacaukan pengawasan internal
dengan audit internal, yang merupakan bagian integral dari
pengawasan internal. Audit internal berfokus hanya pada
pengevaluasian
ma-najemenrisikoex-post(setelahoperasi),sedangkanpengawasaninternalyangterdiridaribaik
ex-antemaupunex-post(sebelumdansesudahoperasi)mengukurrisiko-risikokontrol.
Hubungan antara Manajemen Risiko dan Pengawasan
internalManajemenRisikoadalahsebuahpendekatansistematispadapengidentifikasian,pengukuran,
pemantauan dan pengelolaan risiko bisnis dalam sebuah lembaga.
Pengawasaninternaladalahmekanismelembagauntukmemantaurisiko-risikosebelumdan
sesudah operasi. Audit Internal adalah sebuah penilaian ex-post
yang sistematis dari suatu operasi lembaga dan laporan-laporan
finansial. Pengawasan internal dan audit internal memainkan peran
penting dalam bagan umpan-balik ma-najemenrisiko,dimana
informasiyangdihasilkandalamprosespengawasaninternaldilaporkan
kembalikepadadewandanmanajemen.Mekanismepengawasaninternalberfungsiuntuk
meningkatkanprosespembuatankeputusandenganmenjaminbahwainformasiituakurat,
lengkap dan tepat waktu sehingga dewan dan manajemen dapat
memberikan respon terhadap
isu-isukontrolsegerasetelahinformasitersebutmuncul.Selainitu,jikaLKMmenghubungkan
mekanisme pengawasan internalnyadengan manajemen risiko,pengawasan
internaldapat men-gidentifikasi risiko dan memberitahu kepada
manajemen. Hubungan antara Manajemen Risiko dan Pengawasan
internalPengertianPengawasaninternal:Susunanorganisasidansemuacara-carasertaperaturan-peraturanyangditetapkanolehmanajemenBank/LKMdengantujuanmengamankanharta
kekayaan, memeriksa kecermatan dan kebenaran data administrasi,
mengefisienkan tata cara kerja
danmendorongdipatuhinyakebijaksanaanyangtelahditetapkanmanajemen.Pengawasaninter-nal
terdiri dari dua yaitu: Accounting Controldan Administrative
Control.DaripengertiandiatasdisimpulkanbahwalangkahawalpelaksanaanPengawasaninternaladalah
adanya susunan organisasi atau pembentukan Struktur Organisasi.
Pengawasan internal akan dapat
dilaksanakandenganefetifjikatelahdisusunstrukturorganisasiyangjelasmengenaifungsidan
tanggungjawabmasing-masingbagianpadasusunanorganisasi.Strukturorganisasijugameng-gambarkanhirarkidalamorganisasidangarispertanggungjawabansertarentangkendaliyang
jelas. -Accounting control: meliputi semua cara dan prosedur yang
berhubungan dengan pengamanan
hartakekayaanbankdanberhubunganlangsungdengandataadministrasikeuangan.
Pengawasaninternaldisinimeliputisistempemberianwewenangdanpersetujuan,atauyang
berhubungandengantugas-tugaspenyimpanan,tugaspencatatan,pengawasanfisikatas
kekayaan LKM. -Administrative control: meliputi semua cara dan
prosedur menyangkut efisiensi perusahaan dan
ketaatanterhadapkebijaksanaanmanajemen,danpadaumumnyatidakterkaitlangsung
dengan catatan keuangan, misalnya: rencana cuti- mutasi
karyawan,dll. Sejauhmana
suatuorgansisasiLKMdanmetodepengawasanyangdigunakandapatdigolongkan
sebagai sebagai accounting control dan sebagai administrative
control tergantung kepada kondisi dan situasi masing-masing
lembaga. Hubungan antara Manajemen Risiko dan Pengawasan
internalPengawasan internal dapat bersifat: -Preventif dirancang
dan diterapkan untuk mencegah hasil-hasil yang tidak diinginkan
sebe-lum hal itu terjadi. -Detektif dirancang untuk
mengidentifikasi hasil-hasil yang tidak diinginkan ketika hal itu
ter-jadi.Kontrol ini mengidentifikasi kesalahan setelah kesalahan
tersebut terjadi.
-Korektifdirancanguntukmemastikanbahwatindakankorektiftelahdiambiluntukmengu-bah
hasil-hasil yang tidak diinginkan tersebut atau untuk memastikan
bahwa hal tersebut tidak terulang kembali.Kontrol ini dilaksanakan
untuk mengoreksi kesalahan yang telah teridentifi-kasi. Kesemua ini
secara bersama-sama berfungsi untuk memastikan bahwa tujuan atau
sasaran mana-jemen akan tercapai. Prinsip-Prinsip Pelaksanaan
Pengawasan internal
Agarsuatupengawasaninternaldapatdilaksanakandenganbaikdiperlukanprinsip-prinsipse-bagai
berikut ini: 1.Karyawan yang kapabel dan dapat dipercaya untuk
melaksanakan tanggung jawab.2.Adanya pemisahan wewenang dari
berbagai fungsi tanggung jawab. 3.Adanya uraian tugas dan tanggung
jawab yang jelas pada setiap pekerjaan. 4.Pengawasan yang kontinu
dari atasan. 5.Sistem yang menunjang terlaksananya pengawasan
internal 6.Terdapat mekanisme pemeriksaan yang otomatis dari sistem
itu sendiri 7.Pencatatan sistematis untuk setiap transaksi yang
mempunyai nilai ekonomis (finansial). 8.Pemeriksaan oleh pihak yang
independen dan dilakukan secara obyektif. Pelaksanaan Pengawasan
internal Pelaksanaan pengawasan internal dalam dunia lembaga
keuangan adalah sebagai berikut:
-Pemisahan:adanyapemisahanfungsiadministratif,operasionaldanpenyimpanan.Misalnya
pemisahan fungsi bagian teller, bagian pembukuan dan bagian
deposito. Disamping itu, juga adanya tingkatan wewenang untuk
melakukan transaksi. -Pengawasan ganda, yaitu adanya pengecekan
ulang oleh petugas yang berbeda. Hal ini
diper-lukanuntukmeyakinkanbahwapetugaspertamatelahmelaksanakanfungsinyasesuai
dengan sistem & prosedur yang berlaku. Pelaksanaan Pengawasan
internal
-Jointcustody,yaitusatupekerjaandilakukanolehduapetugas,misalnyapembukaanruang
khasanah,dimanakhasanahtersebutterdiridarinomorkombinasidankunci.Nomorkom-binasidankuncidipegangolehpetugasyangberbeda,halinidilakukankarenaruang
khasanahadalahtempatmenyimpanbarangberhargamiliklembaga(uangtunai,jaminan
dan surat-surat berharga).
-Cuti,cutidisampinghakjugamerupakankewajibankaryawandanharusdilaksanakanoleh
setiapkaryawanagarkesegaranjasmanidanmentalnyadapatpulihkembali.Disampingitu
selamacuti,tugas-tugasnyadilakukanolehkaryawanlainsehinggaapabilaterdapat
kecurangan ataupun ketidak beresan dapat diketahui selama karyawan
tersebut cuti.
-Rotasi/mutasi,mutasiataupunrotasikebagianlaindiperlukanbagisetiapkaryawanuntuk
menghilangkankejenuhandanmenambahkemampuannyauntukbekerjapadabagianlain.
Disampingituakandapatdiketahuijugaapabilaterdapatketidakberesanyangdilakukan
oleh karyawan tersebut.
-Formulirbernomorurut,dalamkegiatansehari-haribank/lembagakeuanganmikromemer-lukan
banyak formulir, sehingga diperlukan formulir yang bernomor urut.
Kegunaannya
apa-bilaterdapatnomortidakberurutanakansegeradiketahui,adanyatransaksiyangbataldan
segera dapat ditelusuri.
-Independencebalancing,pelaksanaansistemakuntansiyangbenarakansecaraotomatisdi-peroleh
hasil saldo yang seimbang antar rekening. Jumlah saldo
perincian-perincian tersebut
perludilakukanrechecking,penelusuranmaupunfootinguntukmemastikantidakterdapat
manipulasi pencatatan dalam sistem pembukuan. Hubungan Sistem &
Prosedur dengan Pengawasan internal
Sistemadalahsuatukerangkadariprosedur-proseduryangsalingberhubunganyangdisusunsesuai
dengansuatuskemayangmenyeluruh,untukmelaksanakansuatukegiatanataufungsiutamaperus-ahaan.
Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu ba-gian atau lebih, disusun untuk
menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi
pe-rusahaan yang terjadi. Pengendalian intern sebagai suatu proses
yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan
perso-nellainyangdirancanguntukmemberikankeyakinanmemadaitentangpencapaian3golongantujuan,
yaitu: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan
efesiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan
yang berlaku. Dari definisi diatas dapatlah disimpulkan bahwa
penyusunan sistem & prosedur menjadi tanggung jawab
manajemen,demikianjugahalnyadengankegiatanpengawasaninternmenjaditanggungjawabmana-jemen.
Berikut ini adalah beberapa pertimbangan dalam penyusunan sistem
& prosedur:
-Sistem&proseduryangdisusunharusmemenuhiprinsipcepatdanmampumenyediakaninformasi
yang diperlukan, dapat memenuhi kebutuhan dan kualitasnya memadai.
-Harusmemenuhiprinsipamandalamartiandapatmembantumenjagakeamananhartaperusahaan.
Dengandemikianmakasuatusistem&prosedurharusdisusundenganmempertimbangkanprinsip-prinsip
pengawasan internal. -Sistem & prosedur harus disusun dengan
prinsip biaya pelaksanaannya harus dapat ditekan sehingga relatif
tidak mahal, atau dengan kata laian harus mempertimbangkan faktor
biaya & manfaat. Ketiga faktor tersebut harus dipertimbangkan
sebelum menyusun sistem & prosedur, dan sangat dianjur-kan
salah satu faktor tersebut tidak ditinggalkan. Dalam penyusunan
system & prosedur harus memenuhi prinsip-prinsip pengawasan
internal. Pengawasan internal yang baik berdasarkan hasil dari
mitigasi resiko, hal ini dapat diperoleh jika LKM telah memahami
dan mengimplementasikan Siklus Manajemen ResikoBagaimana
Bagian-Bagian Melakukan Pengawasan Internalnya ?
UntukmeningkatkanefektifitaspengawasaninternaldiLKM,makasetiapbagian/unitharusmelakukan
pengawasan internal di bagiannya masing-masing. Berikut adalah
bagaimana seharusnya masing-masing bagian melaksanakan pengawasan
melekat
(waskat):1.Melaluisistemyangtelahada,misalnyadalampembuatanvoucherdimanatelahdiaturharusada
maker,checkerdanpemberipersetujuan(masing-masingdilakukanolehorangyangberbeda).
Kemudiansetelahtransaksidibukukan,makahasilpembukuanyangberupahasilvalidasiharusdi-periksa
ulang oleh petugas pengawasan intern.
2.Melaluikreativitasatauinsiatifbagianyangbersangkutanmenciptakanalatkontrol/monitoringter-hadapsegalasesuatuyangperludimonitor(apabilamemangbelumadapengaturannya),misal-nya:bagaimanabagiantabungandapatmemastikanbahwasemuatransaksitabunganpadahariitu
memang benar-benar telah dibukukan sesuai dengan voucher.
3.Pengawasan langsung oleh atasan kepada bawahan dengan cara antara
lain: 4.Melakukan peninjauan/pemeriksaan on the spot secara berkala
dan melakukan random sampling.
5.Padasaatmembubuhkanpersetujuandivoucher,harusmelakukanpencocokanterlebihdahuluter-hadap
dokumen pendukungnya. 6.Melalui "Departmental Proofing" (Proof
Sheet = Daftar Bukti Pencocokan). 7.Melalui media yang dinamakan
Sistem Monitoring Temuan PemeriksaanTiga kategori utama sasaran
pengawasan internal menurut COSO (Comite of Sponsoring Organizaton
of treadway Commision), yaitu: -Efektivitas dan efisiensi
operasional (Effectiveness and efficiency of operations)-Kehandalan
laporan keuangan (Reliability of financial reporting)-Kepatuhan
terhadap hukum dan ketentuan (Compliance with laws and
regulations).
Untukmencapaisasaran-sasarantersebut,pengendalianinternmenurutCOSOharusdisusunolehpilar-pilar
yang merupakan komponen pengendalian intern, yaitu:1.Lingkungan
Pengendalian (Control Environment) dimana di dalamnya termasuk
integritas kolektif pe-rusahaan/organisasi, tata-nilai dan etika,
serta filosofi manajemen.
2.Pengukuranrisiko(RiskAssessment)termasukidentifikasirisiko-risikoterkait,probabilitasrisikodan
penentuan besarnya risiko. 3.Kegiatan pengendalian (Control
Activities) termasuk kebijakan dan prosedur untuk pengamanan,
sep-erti otorisasi, pembagian tugas yang jelas, pengamanan fisik
dan kegiatan pengamanan lainnya.
4.InformasidanKomunikasi(InformationandCommunication)termasukidentifikasi,menangkapserta
mengkomunikasikaninformasiyagdiperlukanolehseluruh/setiapkaryawanuntukmelaksanakan
tanggung jawabnya. 5.Monitoring, yang merupakan kegiatan evaluasi
untuk menilai kecukupan dan pengaruh pengendalian intern yang
berjalan terhadap risiko perusahaan.Kendala-Kendala Didalam
Pengelolaan Dan Pelaksanaan Fungsi Pengawasan:
-Polaberpikirlingkunganyangberbedaataubelumseragam,demikianpulahalnyadengankultur/budaya.
-Tidak jelasnya pembagian wewenang dan tanggung jawab. -The right
man not in the right place -Bagian marketing yang merasa lebih
superior daripada bagian operasional/back office.
-Ruanglingkup/kawasanyangterlaluluas,baikyangmenyangkutsegimateriyangharusdiperiksa
maupunwilayahcabangyangberjauhan,sehinggadibutuhkansisteminformasi/komunikasiyang
canggih.
-Tingkatkemampuanyangbelummemadai/merata,misalnyayangmenyangkutpengetahuandasar
perbankan mengenai jasa/service/produk-produk bank, organisasi LKM,
sama sekali tidak atau kurang memahami ketentuan-ketentuan atau
prosedur yang berlaku. -Prosedur/sistem/organisasi intern itu
sendiri yang kurang baik/jelas/tegas. -Keadaan/situasi, misalnya
lay-out yang kurang memadai, peak periods, emosinal dll. -Force
majeure, misalnya kondisi yang tidak aman (peperangan), gempa bumi,
kebakaran dan bencana alam lainnya-Kecerobohan/kelalaian karyawan
LKM -Tidak adanya rasa "waskat" pada masing-masing individu. -Tidak
dilengkapi dengan alat/sarana yang memadai dan selalu berfungsi
dengan baik. Kendala-Kendala Didalam Pengelolaan Dan Pelaksanaan
Fungsi Pengawasan:
-Topmanagementyangkurangmendukungterlaksananyafungsipengawasaninternalyangmurni,
misalnya:"onemanshow"atautopmanagementsendiriyangmelanggarketentuanyangadaatau
yang dibuat sendiri, dll. -Kurang berperannya bagian pengawasan
(audit internal) didalam melaksanakan fungsinya. -Adanya unsur
kerjasama yang bersifat negatif/merugikan LKM, yang terjadi antara
karyawan maupun
antarakaryawandenganpihakluar,sehinggameskipunsuatuLKMdilengkapidengansuatusistem
pengawasan yang bagaimanapun canggih, maka akan menjadi tidak ada
gunanya. -Fraud dilakukan dengan memanfaatkan titik lemah dari
sistem pengawasan yang sudah ada.
-PihakLKMyangtidakmeng-upgradediridenganmelakukantindaklanjutpencegahanterhadap
kemungkinan terjadinya kejahatan pada
lembaganya.-PihakLKMyangsamasekalimelakukanreviewterhadaptindakkejahatantermasukmodusop-erandinya
yang telah/pernah terjadi. Hal-hal yang harus dilakukan LKM untuk
mencapai Pengawasan inter-nal yang efektf: -Mengkaji pengawasan
internal untuk mengetahui kekuatan & kelemahannya.
-Mengindentifikasipotensikecuranganberdasarkankelemahanyangadapadasistempengendalian
internal.
-Mengindentifikasihal-halyangtidakwajartermasukdiantaraanyatransaksi-transaksiistimewaantar
pihak terkait -Membedakan faktor kelemahan & kelalaian manusia
dari kesalahan yang bersifat kecurangan -Meneliti dokumen pendukung
transaksi yang menimbulkan tanda tanya. Kesimpulan: Bagaimanapun
baiknya suatu sistem pengawasan, tetap tergantung
terhadapSumberDayaManusiaataupihakyangmenjalankansis-temtersebutdikarenakansistempengawasanselalumemiliki
kelemahanyangdapatdimanfaatkanolehpihakyangtidakber-tanggungjawab,dengankata
lainkarakterbaiktetapmenjadihal yang utama dalam hal pencegahan
tindakan kecurangan dalam sua-tu sistem.Pengalaman PPi Di KOMIDA
Upcoming Issue MICRA INDONESIA Plaza Bisnis Kemang 2nd Floor, Suite
207 Jl. Kemang Raya No: 2 Jakarta Selatan 12730 021. 7192320 ph
021. 71793885 fax www.micra-indo.org Progress out of Poverty Index
(PPI), yaitu sebuah alat yang dapat digunakan untuk mengukur
kinerja sosial sebuah insttusi (Social Performance Management SPM).
Padaedisiberikutnya,kamiakanmengangkattopicmengenaipenerapanPPIdi
KOMIDA