BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Perkembangan teknologi saat ini yang meliputi banyak aspek, seperti dalam bidang sistem informasi. Perkembangan tersebut memiliki ban yak penemuan yang mutakhir untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan, maka perlu kiranya informasi yang dihasilkan lebih praktis, cepat, dan akurat. Selain itu, mudah dalam memasukan data, cepat dalam memproses data, dan hasil informasi dapat mudah dibaca dan dipahami, sehingga perkembangan dalam bidang penjualan juga mengalami peningkatan dalam setiap harinya, terutama penjualan sepeda motor. Dewi Nura Motor Group merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan kendaraan roda dua, dimana ada dukungan penjualan secara kredit pada perusahaan yang akan menentukan keberhasilan dalam usaha penjualan sepeda motor. Dengan adanya sistem informasi yang berbasis komputer, akan lebih mudah mendapatkan data mengenai jenis dan type sepeda motor, harga, kesulitan dalam pencarian data konsumen yang lama, tenor angsuran dan besarnya angsuran,laporan transaksi penjualan baik cash maupun kredit.
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Perkembangan teknologi saat ini yang meliputi banyak aspek, seperti
dalam bidang sistem informasi. Perkembangan tersebut memiliki banyak penemuan yang
mutakhir untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan, maka perlu kiranya informasi yang
dihasilkan lebih praktis, cepat, dan akurat. Selain itu, mudah dalam memasukan data, cepat
dalam memproses data, dan hasil informasi dapat mudah dibaca dan dipahami, sehingga
perkembangan dalam bidang penjualan juga mengalami peningkatan dalam setiap harinya,
terutama penjualan sepeda motor. Dewi Nura Motor Group merupakan perusahaan yang
bergerak dalam bidang penjualan kendaraan roda dua, dimana ada dukungan penjualan secara
kredit pada perusahaan yang akan menentukan keberhasilan dalam usaha penjualan sepeda
motor. Dengan adanya sistem informasi yang berbasis komputer, akan lebih mudah
mendapatkan data mengenai jenis dan type sepeda motor, harga, kesulitan dalam pencarian
data konsumen yang lama, tenor angsuran dan besarnya angsuran,laporan transaksi penjualan
baik cash maupun kredit.
Proses penyajian data penjualan pada Dewi Nura Motor Group dilakukan dengan cara
data yang diterima oleh bagian counter sales harus dicatat kedalam lembar kerja sebagai arsip
dan belum menggunakan media penyimpanan data seperti Cd, Flashdisk, Hardisk dan lain
sebagainya. Mulai dari pemesanan barang, pencatatan dalam buku stok, pembuatan kwitansi,
sampai dengan pembuatan laporan. Masalah yang timbul dari sistem yang sedang berjalan
yang ada di Dewi Nura Motor Group adalah lambat dalam membuat kwitansi pembayaran
karena masih di tulis tangan dan proses laporan penjualan masih berbentuk laporan buku,
dengan begitu banyak waktu yang dikeluarkan untuk membuat laporan. Dalam pencatatan
buku stok juga masih dalam tulis tangan maka sering terjadi kesalahan pencatatan barang
masuk dan barang keluar. Semakin cepat tersaji sebuah laporan yang tepat dan akurat bagi
sebuah perusahaan merupakan hal yang baik bagi efisiensi dan aktifitas dalam menjalankan
operasional perusahaannya.Pencatatan penjualan sepeda motor di Dewi Nura Motor Group ini
masih bersifat manual.
Dari pandangan umum dan pengamatan langsung yang telah di terapkan banyak di
temukan permasalahan dalam pengolahan data secara manual diantaranya waktu yang di
perlukan dalam pengolah data yang lebih lama sering terjadi kesalahan dalam memasukan data
– data ke dalam laporan dan sering terjadi keterlambatan dalam pemprosesan pemberian
kredit. Berdasarkan latar belakang diatas, maka pembuatan di Tugas ini, penulis akan
merancang Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Pada Dewi Nura Motor Group sebagai
solusi perusahaaan untuk mempermudah dalam pengolahan data masuk berupa data
konsumen dan transaksi penjualan sepeda motor sehingga dalam pemprosesan data tersebut
dapat dihasilkan:laporan data motor, laporan data pembeli,laporan transaksi penjualan
kendaaraan secara kredit, serta laporan transaksi penjualan tunai yang dapat digunakan
sebagai bahan pertimbangan dalam menyelesaikan masalah atau pengambilan keputusan
dalam penjualan.
1.2 Rumusan Masalah
Dari penjelasan diatas maka dapat dirumuskan permasalahan pokok,diantaranya
adalah“Bagaimana cara membuat Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor (Cash And Kredit)
yang dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat, relevan dan efisien”.
Tujuan Dan Manfaat
Tujuan
1. Membuat sistem informasi pejualan kendaraan bermotor secara cepat, tepat dan efisien
yang diharapkan dapat membantu dalam proses operasional perusahaan dan informasi yang
dihasilkan akan diberikan kepada semua pihak yang membutuhkan sebagai bentuk pertanggung
jawaban.
2.Untuk membantu pengambilan keputusan yang dirancang untuk mempermudah proses
transaksi penjualan sepeda motor, yang merupakan salah satu bentuk perkembangan teknologi
informasi.
3.Merancang Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor (Cash And Credit) yang diharapkan
mampu meningkatkan efisiensi kerja dan waktu sehingga dapat memuaskan semua pihak.
1.3.2 Manfaat
1. Dapat meningkatkan penghasilan penjualan,serta memberikan kenyamanan pelayanan
terhadap pelanggan.
2.Dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam proses transaksi penjualan
sepeda motor.
3.Mampu meningkatkan efesiensi kerja dan waktu sehingga dapat memuaskan semua pihak.
BAB II
Pembahasan
2.1 Definisi Sistem Informasi Penjualan
Definisi Sistem Informasi Penjualan adalah sistem informasi yang dirancang untuk
melakukan pemrosesan data konsumen, penyediaan data konsumen dan untuk membantu
kelancaran proses penjualan baik cash maupun kredit. Dalam sistem informasi ini data - data
yang diolah adalah data konsumen, data motor, data penjualan cash/kredit. Pengertian Kredit
adalah kemampuan untuk melaksanakan suatu pembelian atau mengadakan suatu pinjaman
dengan suatu janji, pembayaran akan dilaksanakan pada jangka waktu yang telah
disepakati( Astiko,1996).
Alur Dari Proses Penjualan Unit
1.Penjualan unitsecaraTunai
a)Tahapan proses pemesanan kendaraan
1)Permintaan Customer
Tahapan penjualan baru akan terjadi bila ada permintaan yang dari customer yang datang ke
showroom, dimana tentunya customer tersebut datang untuk membeli, ataupun tukar tambah
kendaraannya dengan kendaraan yang lebih baik .
2) Sales melakukan pengecekan inventory sesuai permintaan customer jika customer tersebut
bertujuan untuk membeli kendaraan secara tunai maka bagian marketing / sales akan meminta
Fotocopy KTP customer lalu membuka SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) yang diisi data
customer dan unit yang akan dipesan. Selanjutnya sales akan mengecek pada inventory
kendaran, adakah kendaraan yang sesuai dengan permintaan customer tersebut dari jenis ,
tipe, tahun pembuatan dan jika ternyata tidak ada, sales akan memberikan alternatif-alternatif
pilihan yang dirasakan mungkin akan disukai customer tersebut.Sales juga akan menjelaskan
spesifikasi tipe-tipe unit.
3) Sales melakukan pengecekkan inventory di cabang Jika di dalam showroom tersebut tidak
ada kendaraan yang diinginkan oleh customer, Pengecekkan di tiap cabang masih dilakukan
dengan cara manual sehingga di rasakan oleh perusahaan sangat tidak praktis dan membuang-
buang waktu dan biaya.
4) Customer melihat kendaraan yang ditawarkan Proses ini akan terjadi bila customer telah
menemukan kendaraan yang diinginkan, dimana tentunya customer akan melihat dengan teliti
kondisi kendaraan tersebut, apakah kondisi kendaraan tersebut sesuai dengan keinginannya
5) Penetapan harga oleh pihak showroom sesuai pricelist yang berlaku. Serta tawar menawar
harga sampai terjadi kecocokan harga makan proses penjualan baru dapat berjalan kembali.
6) Customer memberi tanda jadi Sebagai tanda keseriusan customer setelah terjadi kecocokan
harga antara pihak showroom dengan customer sebagai tanda ikatan bahwa customer akan
membeli kendaraan tersebut. Sehingga kendaraan tersebut tidak dapat dijual lagi kepada pihak
lain, sampai batas waktu tertentu sesuai dengan perjanjian dari kedua belah pihak.
7) Pembuatan dan pengiriman surat pengambilan kendaraan ke cabang ,setelah Customer
memberi uang tanda jadi, jika kendaraan yang terjual itu berada di cabang lain, maka bagian
sales akan membuat dan mengirim surat pengambilan kendaraan.
8) Cabang membuat bukti form pengiriman kendaraan Jika kendaraan tersebut berada di
cabang, maka pada saat kendaraan tersebut diambil untuk dibawa ke showroom tempat
pembeli berada, maka cabang akan membuat bukti form pengiriman kendaraan yang akan
ditandatangani oleh yang mengambil kendaraan tersebut, sebagai bukti bawa kendaraan
tersebut telah di serahkan.
9) Pengiriman kendaraan ke showroom tempat pembeli berada. Langkah selanjutnya ialah
kendaraan tersebut akan dikirim ke showroom tempat pembeli/customer melakukan transaksi
pembelian. Dan jika deperlukan maka kendaraan tersebut akan dicuci dan dipoles kembali agar
terlihat lebih menarik
b) Proses Pembayaran
Setelah adanya kesepakatan harga antara pihak customer dan pihak dealer. Maka customer
akan melakukan pembayaran secara tunai didealer atau secara tranfer rekening bank yang
direkomendasikan sebelum unit tersebut dikirim ke rumah customer. Pihak dealer akan
membuat kwitansi pelunasan yang telah dibayarkan oleh customer sesuai nominal yang
disepakati dengan menulis manual.
c) Proses Pengiriman Unit
Pada proses ini sebelum unit diterima customer, pihak dealer akan melakukan PDC terhadap
unit yang akan dikirim yaitu
1) Gesek nomor rangka/mesin
2) Memeriksa kebenaran nomor rangka/mesin sesuai surat jalan
3) membersihkan unit sehingga terlihat lebih bersih
4) memeriksa keadaan fisik unit dalam keadaan tanpa cacat
5) memeriksa part unit berfungsi dengan baik
6) mengecharge aki unit, menghidupkan unit agar siap pakai
7) mengecheck perlengkapan unit meliputi toolkit, kunci kontak, helm, jaket dll,
setelah proses tersebut dilakukan, maka driver meminta surat jalan serta tanda terima unit
kepada bagian admin untuk ditandatangani saat unit diterima di rumah customer.
Selanjutnya unit dinaikan oleh driver di mobil pengiriman dan unit siap diantar. Saat sampai
dikediaman customer, driver juga akan menjelaskan prosedur pemakaian unit kepada
customer.
2. Penjualan unit secara kredit
Penjualan secara kredit adalah penjualan unit yang pembayarannya secara bertahap oleh
customer, yaitu dengan menggunakan jasa perusahaan leasing, dari customer dealer hanya
akan menerima uang muka yang berkisar sekitar 30% dari harga unit, sedangkan sisanya delaer
akan dibayar oleh perusahaan leasing. Untuk customer, pembayaran selanjutnya dilakukan
dengan pembayaran kepada perusahaan leasing. Pada dealer ini mengunakan leasing Adira
Finance, FIF, OTO Finance, serta leasing-leasing lain yang sedang dalam proses MOU.
Tahap-tahap prosesnya adalah :
a. Proses Pemesanan unit
Pada tahap ini, proses pemesanan unit hampir sama dengan pembelian unit
secara tunai, sales akan meminta fotocopy KTP atas nama pemohon kemudian
membukakan SPK (Surat Pesanan Kendaraan) meliputi nama pemohon, alamat domisili,
nomor telepon yang bisa dihubungi serta spesifikasi unit yang di pesan. Setelah data
sudah lengkap, sales kemudian akan menjelaskan pricelist perhitungan aplikasi kredit
kepada customer, meliputi jumlah uang muka minimal, jangka waktu kredit, angsuran
per bulan, ataupun promo yang diberikan oleh dealer bagi pembelian kredit . Selain itu
sales juga akan menjelaskan syarat-syarat kredit yaitu :
1) Fotocopy KTP suami dan istri
2) Fotocopy Kartu Keluarga
3) Fotocopy slip gaji/keterangan penghasilan
4) Fotocopy rekening listrik/telepon/PBB dan lain sebagainya yang dirasakan perlu
sebagai syarat pengajuan kredit kendaraan
Data –data tersebut harus disiapkan oleh customer saat pihak leasing akan melakukan
survey dikediaman customer saat sudah ada kesepakatan kapan customer siap disurvey
oleh pihak leasing.
b. Proses Survey Leasing
Pada tahap ini pihak Surveyor akan datang ke kediaman customer dan
melakukan survey tempat tinggal, pekerjaan, data berapa jumlah uang muka serta
jangka waktu kredit yang diambil. Dengan menandatangani surat kontrak yang sudah
disiapkan surveyor berarti customer sudah menyetujui prosedur yang ada. Pihak Survey
akan meminta aplikasi data yang sudah disiapkan customer dan surat kontrak yang
sudah ditandatangani untuk diajukan ke kebagian marketing leasing.
c. Proses Verivikasi data
Proses ini akan dilakukan oleh pihak leasing dan akan membutuhkan waktu
sekitar 2-3 hari untuk cetak PO (Purchase Order) kepada pihak dealer, Tergantung
manajemen dari setiap leasing. Apabila data sudah disetujui, pihak leasing akan
mengirimkan PO tersebut kepada dealer yang maksud untuk melakuan penagihan PO
apabila unit sudah dikirim.
d. Proses Pembayaran uang muka
Setelah adanya persetujuan , berarti pengajuan kredit customer sudah disahkan
oleh pihak leasing. Maka pihak dealer secepatnya melakukan pengiriman unit ke
customer. Sebelum unit dikirim customer terlebih dahulu melakukan pembayaran uang
muka kepada pihak dealer.
e. Pengiriman unit
Proses Pengiriman unit ini sama dengan pengiriman unit secara tunai, driver
harus memperhatikan prosedur yang berlaku
f. Pengajuan pelunasan leasing
Pengajuan pelunasan ini dilakukan setelah unit dikirim oleh pihak dealer.
pelunasan ini akan diajukan kepihak leasing dengan melampirkan PO unit, kwitansi uang