SISTEM INFORMASI MANAJEMEN - Universitas Mercu Buana

Modul ke:

Fakultas

Program Studi

Ekonomi dan Bisnis

S1 Akuntansi

Dosen : Fitria Nursanti SE., MPd.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM

www.mercubuana.ac.id

Spesialis-spesialis informasi sebuah perusahaanterdiri atas analisis sistem, administrator basisdata, webmaster, spesialis jaringan, programer,dan operator. Para spesialis ini pada awalnyaberada dalam unit layanan informasi, namunbelakangan mereka mulai dialokasikan ke area-area bisnis. Ketika sistem informasi yangpertama dikembangkan oleh spesialis informasi,pengguna tidak diharapkan (atau diizinkan)untuk melakukan hal-hal selain menyebutkankebutuhan informasi mereka. Tanpa melihatapakah sistem dikembangkan oleh spesialisi n f o r m a s i a t a u p e n g g u n a , b e b e r a p apengetahuan dari keahlian tertentu masih tetapd i b u t u h k a n

Pengguna dan pengembang bisnis Organisasi Bisnis

Sistem informasi dikembangkan dan digunakandalam organisasi-organisasi bisnis. Area-areabisnis dasar perusahaan adalah keuangan,sumber daya manusia, layanan informasi,produksi, dan pemasaran. Sistem informasi inidirancang khusus untuk organisasi fisik, yaitubagaimana cara sumber daya fisik (manusia,bahan baku, mesin dan uang) dialokasikan keberbagai area fisik perusahaan global, divisi,wilayah, distrik, cabang dan seluruhnya

Dukungan Sistem Informasi Bagi PerusahaanMenurut McLeod, sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area bisnis. Sistem informasi dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para manajer perusahaan, dimana sistem infromasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer tingkat strategis perusahaan danlima sistem informasi seperti; sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, sistem informasi keuangan, sistem informasi sumber daya manusia dan sistem informasi sumber daya informasi, dirancang untuk tingkat lebih rendah. Sistem-sistem ini dirancang khusus untuk organisasi fisik, yaitu cara bagaimana sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin dan uang) dialokasikan ke berbagai area-area fisik perusahaan - anak perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, cabang dan seterusnya. Struktur organisasi ini disebut sebagai organisasi maya (virtual organization).

Organisasi Layanan Informasi

SUMBER DAYA INFORMASIMengidentifikasikan sumber daya informasi yang teridiri atas perangkat keras, perangkat lunak, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data, dan informasi. Pada umunya sebagian besar sumber daya berlokasi di layanan inforasi dan merupakan tanggungjawab dari CIO (chief information officer).

SPESIALIS INFORMASISpesialis informasi menggambarkan karyawan yang bertanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan. Spesialis informasi awalnya meliputi analis sistem, programmer, dan operator, kemudian terakhir ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan dan Webmaster.

Analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam mendokumentasikan cara komputerdalam membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

Administrator basis data (Data Base Administrator –DBA) bertangung jawab atas basis data, yang terbagi dalam empat area utama yaitu perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.

Webmaster bertangungjawab atas isi dan penyajian situsweb perusahaan. Webmaster bekerjasama dengan pesialisjaringan untuk memastikan bahwa jaringan komuniksi antaraperusahaan dan pelanggan serta partner bisnisnya selaluterbuka. Tugas pentingnya adalah melacak orang-orangyang mengunjungi halaman web perusahaan.

Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem danpengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yangmenyatukan sumber daya komputasi ya ng menyebar.

Programer mengunakan dokumentasi yang dibuat analissistem untuk membuat kode program komputer yangmengubah data menjadi informasi yang dibutuuhkan olehpengguna.

Operator menjalankan peralatan komputer berskala besarseperti komputer mainframe dan server, yang berlokasidalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator memonitorkonsul, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaanpenyimpanan data dan lain-lain.

Struktur Organisasi Layanan Informasi

Perusahaan menugaskan sekelompok programerdan analis sistem tertentu untuk membangunsistem baru dan menugaskan analisi sistem danprogramer untuk memelihara sistem yang telahada. Unit unit operasional, database, administrasidan network memberikan kontribusi dalammengembangkan serta memelihara sistem. Yang mana masing-masing kelompok ini dipimpin olehseorang manajer. Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit-unit organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT.

Pada tahun 1990-an disadari bahwa sentralisasi ataupun desenralisasi memiliki keunggulan masing-masing, perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu truktur organisasi yang “terdesentralisasi secara sentral”. Hal ini terrjadi jika keputusan yang berkaitan dengan IT diberikan pada unit IS korporat dan wewenang penggunaan IT secara strategis di area masing-masing unit diberikan pada area bisnis tersebut masing-masing.

Struktur sentralisasi ini memiliki dua kesulitan yaitu : pertama, TI saat ini memegang peranan lebih penting

dalam perusahaan di banding beberapa tahun sebelumnya. Kedua, cepatnya perubahan teknologi mengharuskan

strutur organisasi memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan penetahuan informasi dan keterampilan di bidang informasi baik di pihak pengguna maupun di pihak pengembang sistem. Selain itu, baik vendor maupun konsultan harus mampu menyediakan berbagai tipe sumber daya informasi yang diperlukan.

Struktur Organisasi Inovatif Peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur inovatif yaitu model sekutu (partner model), model platform (platform model), dan model terskala (scalable model).

1. Model sekutu adalah layanan informasi bekerja denagn area-area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis. Model partner adalah ide yang mengemukakan bahwa TI bekerja dengan area bisnis dalam penggunaan TI untuk mencapai inovasi-inovasi bisnis. Struktur tersebut menggambarkan unit TI bertanggung jawab dalam inovasi nilai, perencanaan strategis, mengelola infrastruktur, mengelola keuangan, mengelola sumber daya manusia, dan ketersediaan pelayanan.2. Model platform adalah layanan informasi tidak akan secara aktif mengawali inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga inovasi tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis.

Model platform mengasumsikan bahwa TI tidak akan berinisiatif secara aktif untuk memulai inovasi bisnis, tetapi akan menyediakan jaringan sehingga informasi dapat dilakukan oleh area bisnis. 3. Model berskala menyadari bahwa sumber daya harus diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang-peluang tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang minimum. Beberapa perusahaan, khususnya beroperasi secara berulang-ulang, terus secara cepat menyesuaikan tingkat sumber daya informasi mereka untuk merespon kondisi pasar. Sumber daya harus cepat di dapatkan ketika mendapatkan kesempatan merebut pasar dan harus cepat disimpan ketika kondisi pasar tidak memungkinkan untuk mempertahankan biaya tetap minimum.

Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama , yaitu :1. Dampak pendidikan komputer ; program pendidikan komputer yang ada pada sekolah negeri dan swasta, perguruan tinggi, dan perusahaan-perusahaan industri mulai terlihat tahun 1980-an. Perkembangan kemampuan di bdang komputer dari tingkat manajemen paling rendah hingga paling tinggi.2. Antrian layanan informasi ; perkembangan jumlah pengguna komputer sehingga meningkatkan jumlah antrian yang semakin menumpuk dan menuntut untuk diberikan layanan informasi dengan cepat, hal ini berdampak meningkatkan tuntutan atas tambahan dukungan sistem. 3. Murahnya piranti keras ; berkembangnya perusahaan penghasil piranti keras yang mengakibatkan membanjirnya piranti keras ini di pasaran, akibatnya karena persaingan piranti keras semakin murah di pasaran.4. Piranti lunak siap pakai ; berkembangnya perusahaan yang menghasilkan piranti lunak yang dapat memberikan informasi bagi pengambil keputusan. Piranti lunak siap pakai sangat banyak dijual dipasaran untuk ditawarkan pada pengguna untuk langsung diimplementasikan.

Pengguna Sebagai Suatu Sumber Daya Informasi

Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yanng dapat memberikan satu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif. Hal ini berlaku terutama ketika pengguna dapat secara aktif ikut berpartisipasi dalam pengembangan sistem dan mempraktikkan komputasi pengguna akhir.

Keuntungan Komputasi Pengguna AkhirEUC memberikan dua manfaat utama ;

Menyamakan kemampuan dan tantanganPergeseran beban kerja dalam pengembangan sistem ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-area tersebut.

Mempersempit jarak komunikasiKesulitan yang selalu menghantui pengembangan sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi. Pengguna memahami area masalah yang lebih baik daripada teknologi komputasi. Sedangkan, spesialis informasi adalah pakar dalam bidang teknologi, namun kurang memiliki pengetahuan dalam area masalah.

Resiko Komputasi Pengguna AkhirPengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan menghadapkan perusahaan kepada beberapa resiko :

Sasaran sistem yang burukSistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan

buruk, karena sepintar-pintarnya para pengguna tetap tidak akan bisa mengalahkan profesionalisme speeialis informasi.

Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien, misalnya karena ketidakcocokan hardware dengan software sehingga harus mengulang sistem yang telah dibuat.

Hilangnya integritas data, misalnya pengguna akhir salah dalam memasukan informasi sehingga berdampak kepada pengambilan keputusan.

Hilangnya keamanan, karena kecerobohan pengguna akhir dalam menjaga data

Hilangnya kendali

Pengetahuan Pengembangan SistemPengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari, baik itu melalui pendidikan formal maupun melalui pembelajaran sendiri (membaca dan mengamati).

Pengetahuan komputer (computer literacy) adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer guna medapatkan pemrosesan yang dibutuhkan.

Pengetahuan informasi (information literacy) meliputi pemahaman bagaimana menggunakan informasi dalam setiap langkah proses pemecahan masalah, dimana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana membaginya dengan orang lain.

Dasar-dasar bisnis (business fundamentals) adalah topik-topik yng biasanya terdapat dalam dasar pengetahuan di perguruan tinggi (S1 dan S2) yang sebagian besar sistem informasi dikembangkan untuk mendukung dasar-dasar ini.

Teori Sistem (system theory) menjelaskan bagaimana cara menggambarkan suatu fenomena dalam bentuk struktur-struktur sistem normatif.

Keahlian Pengembangan Sistem

Meskipun keahlian merupakan suatu hal yang dapat dipelajari,namun setiap individu memiliki keahlian yang berbeda yangberasal dari bakat alamiah, dan proses belajar merupakanpenyempurnaannya. Keahlian pengembang sistem meliputikeahlian komunikasi, kemampuan analisis, kreatifitas, dankepemimpinan.

1. Comunication skills (keahlian komunikasi) merupakankemampuan menyampaikan informasi kepada orang laindengan baik secara lisan, tulisan, maupun dengan gambar.

2. Analytical ability (kemampuan analisa) melibatkan studiatau pemahaman akhir atas suatu situasi dengan tujuanuntuk merumuskan respon atau solusi.

3. Creativity (kreativitas) yaitu menciptakan ide atau solusibaru sepenuhnya atau sebagian. Leadership(kepemimpinan) merupakan kemampuan mengarahkanorang liain untuk melaksanakan tugasnya

Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor (Office Automation – OA)Otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer, pada pekerjaan kantor. IBM yang memperkenalkan istilah pengolahan kata (word processing) untuk menyatakan suatu konsep yang menyatakan bahwa kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan kata-kata. OA meliputi sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.Suatu keunggulan dari OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sehubungan dengan komunikasi bagi orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk salaing berkomunikasi satu sama lain

Kantor Maya

Konsep kantor maya (virtual office) ingin mewujudkan pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi mana saja selama tempat tersebut terhubung satu dengan lainnya.Suatu pekerjaan tidak hanya di lakukan di dalam kantor saja, pekerjaan dapat dilakukan dimana saja di suatu kantor maya. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.

TelecommutingIstilah telecommuting diperkenalkan karena sepertinya merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik “pergi” ke tempat kerja. Keuntungan terbesar telecommuting bagi karyawan adalah fleksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi akan dapat diakomodasi. Kerugiannya, yaitu:pertama, karena sifatnya terisolasi maka karyawan yang melakukan telecommuting dapat merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap penting. Kedua, kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggu karirnya. Ketiga, meningkatnya ketegangan keluarga karena batasan antara tanggung-jawab rumah dan kantor dapat dengan mudah menjadi kabur.

HotelingHoteling adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat membagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor. Konsep yang diberikanpun sama dengan hotel harus melakukan reservasi terlebih dahulu saat akan menggunakan fasilitas dengan sumber daya dukungan tertentu. Keuntungannya adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor. Kekurangannya adalah anggapan akan hilangnya “bonus” oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki ruangan kantor pribadi, hilangnya perasaan berada dalam suatu komunitas, dan potensi berdampak negatif dengan budaya korporat.

Beberapa keuntungan kantor maya adalah sebagai berikut:1. Karena berkurangnya karyawan yang berada di kantor maka biaya fasilitas dapat dikurangi.2. Hanya dengan memberikan komputer dan modem perusahaan dapat mempekerjakan karyawannya di rumah, maka biaya peralatan pun akan berkurang.3. Dengan kantor maya ini karyawan dapat melakukan pekerjaan setiap hari, jadi tidak ada alasan tidak bekerja karena hujan, badai, dan sebagainya.4. Kantor maya turut dalam kontribusi sosial, seseorang yang cacat fisiknya sekalipun dapat dipekerjakan asal memiliki keahlian dan pengetahuan yang cukup.Di balik kelebihan tersebut ada kekurangan yang harus dipertimbangkan, seperti rendahnya moral karyawan karena tidak adanya umpan balik karena tidak bertatap muka oleh atasan dan rekan karyawan. Selain itu keamanan informasi sangat penting untuk dipertimbangkan, dengan adanya kantor maya perusahaan akan sulit mengontrol lingkungan kantor maya.

DAFTAR PUSTAKA1. Raymond, McLeod, Jr. 2009. Sistem Informasi Manajemen edisi 10.

Jakarta: Salemba Empat.2. Nugroho, Adi. 2006. E-Commerce Memahami Perdagangan Modern

Dunia Maya Informatika. Bandung.3. Akbar, Ali, ST. 2006. Panduan Cepat Menguasai Teknologi Informasi dan

Komunikasi. Yogyakarta: Gava media.4. Laudon C. Kenneth and Jane P. Laudon. 2014. 13th edition. Management

Information System. Pearson

Terima KasihDosen : Fitria Nursanti SE., MPd