Modul 1 Sistem Informasi di Perpustakaan Ir. Yuyu Yulia, S.IP., M.Si. odul ini disajikan sebagai pengantar materi pokok Pengolahan Materi Pustaka. Dalam modul ini, akan dipelajari terlebih dahulu prinsip- prinsip pengolahan materi pustaka yang berkaitan dengan mengapa perlu dilakukan pengolahan, proses pengolahan materi pustaka, dan hasil kegiatan bahan pustaka. Perlu Anda ketahui bahwa berbagai jenis materi pustaka dihimpun dalam koleksi perpustakaan karena di dalamnya terdapat informasi berbagai bidang ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. Perpustakaan merupakan sistem informasi berfungsi dalam menyediakan dan menyampaikan informasi yang terdapat dalam koleksinya. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan perlu diolah, diatur sedemikian rupa sehingga informasinya dapat disimpan dan ditemukan kembali secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan. Dengan demikian, dalam perpustakaan diperlukan suatu sistem temu kembali informasi. Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan mampu menjelaskan: 1. Pengertian tentang sistem informasi di perpustakaan. 2. Kerangka dasar sistem informasi. 3. Proses pengindeksan. 4. Sarana temu kembali informasi. 5. Kebijakan dalam pengatalogan. M PENDAHULUAN
42
Embed
Sistem Informasi di Perpustakaan · buku-buku dan jurnal-jurnal dalam bentuk elektronik yang koleksinya tersimpan di penerbit buku dan atau jurnal elektronik tersebut, sedangkan perpustakaan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Modul 1
Sistem Informasi di Perpustakaan
Ir. Yuyu Yulia, S.IP., M.Si.
odul ini disajikan sebagai pengantar materi pokok Pengolahan Materi
Pustaka. Dalam modul ini, akan dipelajari terlebih dahulu prinsip-
prinsip pengolahan materi pustaka yang berkaitan dengan mengapa perlu
dilakukan pengolahan, proses pengolahan materi pustaka, dan hasil kegiatan
bahan pustaka. Perlu Anda ketahui bahwa berbagai jenis materi pustaka
dihimpun dalam koleksi perpustakaan karena di dalamnya terdapat informasi
berbagai bidang ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni.
Perpustakaan merupakan sistem informasi berfungsi dalam menyediakan
dan menyampaikan informasi yang terdapat dalam koleksinya. Oleh karena
itu, koleksi perpustakaan perlu diolah, diatur sedemikian rupa sehingga
informasinya dapat disimpan dan ditemukan kembali secara cepat dan tepat
pada saat dibutuhkan. Dengan demikian, dalam perpustakaan diperlukan
suatu sistem temu kembali informasi.
Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan mampu menjelaskan:
1. Pengertian tentang sistem informasi di perpustakaan.
2. Kerangka dasar sistem informasi.
3. Proses pengindeksan.
4. Sarana temu kembali informasi.
5. Kebijakan dalam pengatalogan.
M
PENDAHULUAN
1.2 Pengolahan bahan Pustaka
Kegiatan Belajar 1
Sistem Informasi
A. KERANGKA DASAR SISTEM INFORMASI
Yang dimaksud dengan informasi adalah informasi rekam. Informasi
rekam, yaitu pengetahuan yang dikomunikasikan melalui pelbagai media
rekam. Jika dilihat dari bentuk penyajiannya, informasi rekam dapat
dituangkan dalam berbagai bentuk media, yaitu
1. media cetak biasa, seperti buku, majalah, brosur;
2. media cetak mikro, seperti mikrofilm dan mikrofis;
3. media pandang dengar, seperti film, pita rekam, slide, dan sebagainya.
4. media elektronik, merupakan media yang sangat berkembang saat ini
yang memungkinkan untuk mengakses informasi melalui perangkat
komputer.
Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan maka bertambah pula
materi pustaka yang dihasilkan sehingga timbul istilah adanya ledakan
informasi (information explosion). Dengan berlimpahnya informasi maka
semakin sulit untuk memperoleh informasi dari sejumlah materi pustaka
tersebut. Oleh karena itu, diperlukan adanya pengaturan atau organisasi
supaya informasi rekam yang ada dapat dan mudah ditemukan kembali.
Istilah yang digunakan untuk konsep pengaturan tersebut adalah organisasi.
Di perpustakaan, organisasi informasi berkisar pada pelbagai kegiatan
yang bertujuan agar setiap materi pustaka dalam koleksi perpustakaan dapat:
1. diketahui tempat fisiknya melalui nomor panggil, dan
2. dikenali melalui sajian ringkas dari materi pustaka yang disebut dengan
cantuman bibliografi.
Dengan organisasi informasi, perpustakaan membangun sistem informasi
untuk menunjang temu kembali informasi dari berbagai jenis koleksi materi
pustaka.
Perpustakaan pada saat ini dapat diartikan sebagai sumber atau gudang
pengetahuan, dalam hal ini di dalamnya terdapat berbagai jenis materi
PUST2134/MODUL 1 1.3
pustaka. Lebih jauh lagi bahwa saat ini perpustakaan tidak hanya mengoleksi
materi pustaka yang ada di lokasi perpustakaan, tetapi dapat mengoleksi
buku-buku dan jurnal-jurnal dalam bentuk elektronik yang koleksinya
tersimpan di penerbit buku dan atau jurnal elektronik tersebut, sedangkan
perpustakaan hanya bisa mengakses melalui jaringan internet. Untuk itu,
perpustakaan dapat dipertimbangkan sebagai suatu sistem informasi dalam
konsep yang mendasar. Konsep ini menunjukkan bahwa apa saja yang
disebut informasi dan terdapat pada suatu rangkaian sistem informasi, tanpa
memperhatikan tingkat mekanismenya atau bentuk fisik informasi tersebut
dapat dikelola oleh suatu sistem informasi.
Berikut ini adalah gambaran sederhana yang memperlihatkan kerangka
dasar sistem informasi.
Masukan:
Karakteristik & organisasi
Keluaran:
Mencocokkan & penyampaian
Bahan
Pustaka Pengindeksan
Susunan
koleksi
Sarana temu
Kembali
informasi
Temu Kembali Pemustaka
Gambar 1.1. Diagram Sistem Informasi
Diagram sistem informasi di perpustakaan yang tercantum dalam
Gambar 1.1. di atas adalah modifikasi diagram The information frame work
(Doyle, 1975:191). Kerangka sistem informasi Doyle tersebut memberikan
garis besar sistem informasi sederhana, serta menunjukkan bagian-bagian
utama yang sama pada semua lembaga simpan dan temu kembali informasi,
seperti perpustakaan, kearsipan, serta pusat dokumentasi dan informasi, tanpa
memperhatikan tingkat mekanisme maupun jenis informasi yang dikelola
lembaga-lembaga tersebut. Diharapkan dengan melihat kerangka sistem
1.4 Pengolahan bahan Pustaka
informasi tersebut Anda lebih memahami komponen apa saja yang ada di
perpustakaan dan atau di unit informasi lainnya serta proses apa yang
seharusnya terjadi. Berikut dijelaskan beberapa komponen yang ada di
perpustakaan serta proses yang berlangsung di setiap perpustakaan ataupun di
unit-unit informasi lainnya.
B. KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Dalam sistem informasi terdapat empat komponen, yaitu materi pustaka
(materi pustaka), susunan koleksi, sarana temu kembali informasi, dan
pengguna perpustakaan (pemustaka). Keempat komponen sistem informasi
tersebut diuraikan di bawah ini.
1. Bahan Pustaka (Materi Pustaka)
Bahan pustaka merupakan media informasi rekam baik tercetak maupun
noncetak yang merupakan komponen utama di setiap sistem informasi baik
perpustakaan maupun unit informasi lainnya. Dengan adanya perkembangan
teknologi informasi maka materi pustaka yang dikoleksi perpustakaan tidak
hanya dalam bentuk tercetak, tetapi juga dalam bentuk noncetak, seperti
bahan pandang dengar (audio visual) yang terdiri atas koleksi rekaman suara,
rekaman video, bahan grafika, dan bahan kartografi, seperti peta, atlas, dan
sebagainya. Selain itu, juga terdapat koleksi digital, seperti CD-ROM, buku-
buku elektronik (e-books), dan jurnal elektronik (e-journal). Pada prinsipnya,
peraturan pengolahan materi pustaka untuk semua jenis materi pustaka
adalah sama, tetapi dalam modul ini hanya akan dibahas pengolahan materi
pustaka khusus buku tercetak, sedangkan materi pustaka lainnya akan
dibahas dalam mata kuliah lain.
2. Susunan Koleksi
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, saat ini terdapat berbagai jenis
materi pustaka elektronik, tetapi koleksi buku tercetak masih banyak dan
tetap dibutuhkan oleh semua pihak. Untuk itu, dalam pembahasan kali ini
yang dimaksud dengan susunan koleksi adalah susunan koleksi buku
tercetak. Penempatan koleksi perpustakaan merupakan hal yang perlu
diperhatikan juga. Sistem temu kembali informasi sangat berkaitan dengan
sistem penempatan koleksinya. Penempatan koleksi perpustakaan hanya
dapat disusun berdasarkan salah satu ciri materi pustaka. Lain halnya dengan
PUST2134/MODUL 1 1.5
sarana temu kembali informasi bisa dilakukan dari beberapa pendekatan,
seperti pengarang, subjek, judul, dan sebagainya sesuai kebutuhan kita. Ada
dua cara yang dapat dipilih untuk menyusun koleksi perpustakaan, sebagai
berikut.
a. Penempatan relatif yang menampilkan susunan koleksi berdasarkan
subjek buku. Dalam hal ini yang diberi tanda adalah bukunya sehingga
buku baru dapat disisipkan dalam susunan koleksi tersebut.
b. Penempatan tetap, menampilkan susunan koleksi berdasarkan salah satu
ciri buku, kecuali ciri subjek. Dalam hal ini, yang diberi nomor adalah
rak. Dengan demikian, setiap buku menempati tempat tetap dalam
susunan koleksi sehingga tidak mungkin untuk menyisipkan buku baru
sebagai koleksi perpustakaan.
3. Sarana Temu Kembali Informasi
Untuk mengetahui materi pustaka apa saja yang dimiliki oleh
perpustakaan dan dalam hal ini materi pustaka tersebut disimpan diperlukan
alat bantu yang disebut dengan sarana temu kembali informasi. Ada beberapa
sarana temu kembali yang biasa digunakan oleh pemustaka, di antaranya
berikut ini.
a. Bibliografi.
b. Katalog.
c. Indeks.
d. Search engines.
Dalam modul ini, akan dibahas salah satu alat bantu yang digunakan di
perpustakaan, yaitu katalog perpustakaan. Jadi, dalam sistem informasi di
perpustakaan, yang berfungsi sebagai sarana temu kembali adalah katalog
perpustakaan yang merupakan sajian ringkas dari koleksi perpustakaan.
Terdapat beberapa bentuk katalog, yaitu bentuk buku, kartu, bentuk
mikro, dan katalog terbacakan mesin yang dikenal dengan OPAC (Online
Public Accsess Catalogue). Dewasa ini, banyak perpustakaan yang sudah
menyediakan OPAC sehingga katalog berbentuk kartu sudah jarang
digunakan. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, saat ini
banyak perpustakaan dan pusat-pusat informasi yang sudah menyediakan
sistem katalog berbasis web sehingga koleksi perpustakaan dapat diakses dari
mana dan kapan saja melalui jaringan internet, tanpa harus mengunjungi
perpustakaannya.
1.6 Pengolahan bahan Pustaka
4. Pengguna Perpustakaan (Pemustaka)
Pemustaka adalah pengguna perpustakaan yang akan memanfaatkan
koleksi perpustakaan. Istilah pengguna yang digunakan dalam Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan adalah pemustaka.
Pemustaka melakukan penelusuran informasi baik melalui katalog maupun
langsung ke jajaran koleksi. Seperti telah dijelaskan di atas, saat ini sudah
banyak perpustakaan yang menggunakan sistem katalog berbasis web dalam
hal penelusurannya dapat melalui internet sehingga pemustaka dapat
melakukan penelusuran informasi kapan dan di mana saja tanpa harus
mendatangi perpustakaan.
C. PROSES DALAM SISTEM INFORMASI
Dalam pengelolaan perpustakaan, kegiatan yang terjadi di perpustakaan
sebagai suatu sistem informasi ada dua, yaitu
1. Pengindeksan
Pengindeksan adalah terjemahan dari istilah indexing. Pengindeksan
merupakan proses yang berkaitan dengan masukan pada sistem informasi,
seperti yang dilakukan dalam pengindeksan adalah pendeksripsian materi
pustaka dari segi fisik dengan menentukan pengarang, judul, penerbit, dan
sebagainya, dan analisis subjek serta klasifikasi. Hasil akhir dari
pengindeksan ini adalah sarana temu kembali informasi yang diantaranya
adalah katalog perpustakaan. Padanan istilah pengindeksan yang biasa
digunakan di kalangan perpustakaan adalah pengatalogan, yaitu sebagai
proses pembuatan katalog. Bagaimana melakukan pengindeksan akan
dibahas secara rinci dalam buku materi ini.
2. Temu Kembali Informasi
Proses temu kembali dikerjakan pada bagian keluaran oleh pemustaka
melalui penelusuran yang ditunjukkan dengan garis putus-putus pada
Gambar 1.1. Proses temu kembali berakhir dengan penyampaian buku dari
susunan koleksi kepada pemustaka, yang ditunjukkan dengan garis lurus.
Tentunya buku yang diperlukan tidak selalu dapat disampaikan karena ada
kalanya buku tersebut tidak dapat ditemukan dalam susunan koleksi.
Kegiatan pengindeksan merupakan materi yang akan dipelajari dalam
mata kuliah Pengolahan Materi Pustaka, sedangkan proses temu kembali
PUST2134/MODUL 1 1.7
akan dibahas dalam mata kuliah lain. Mudah-mudahan dengan penjelasan di
atas, diharapkan Anda lebih memahami ruang lingkup kegiatan pengolahan
materi pustaka.
Pengindeksan sebagai kegiatan dalam teknik bibliografi mensyaratkan
adanya pemahaman mengenai materi pustaka yang ditangani serta
kemampuan dalam menggunakan peraturan pengatalogan, membuat analisis
subjek, dan menggunakan alat-alat bantu untuk menentukan kandungan
informasi atau subjek materi pustaka. Pengindeksan meliputi 2 (dua)
kegiatan, yaitu pengatalogan deskriptif dan pengindeksan subjek. Berikut
akan dijelaskan secara garis besar kegiatan pengindeksan yang dilakukan di
perpustakaan.
D. PENGATALOGAN DESKRIPTIF
Pengatalogan deskriptif merupakan kegiatan mengidentifikasi dari ciri-
ciri fisik suatu materi pustaka, seperti pengarang, judul, tempat terbit, nama
penerbit, jumlah halaman, dan lain sebagainya. Hasil identifikasi materi
pustaka tersebut lazim disebut dengan istilah deskripsi bibliografi yang
memberikan sajian ringkas untuk membedakan satu materi pustaka dari
materi pustaka lain. Pembuatan deskripsi bibliografi pada dasarnya sama
untuk semua jenis materi pustaka.
Dalam pengatalogan deskriptif juga ditentukan tajuk entri sebagai titik
akses agar dapat mendekati dari segi bibliografis materi pustaka tersebut.
Nama pengarang pada umumnya ditentukan sebagai tajuk entri utama, yaitu
tajuk pada entri utama sebagai titik akses pengarang. Jika dikaitkan dengan
tujuan katalog maka adanya titik akses pengarang memungkinkan pemustaka
untuk:
1. menemukan materi pustaka tertentu yang diketahui pengarangnya;
2. mengetahui karya-karya dari pengarang tertentu yang terdapat dalam
koleksi perpustakaan.
Di samping itu, tujuan katalog juga disebutkan bahwa selain melalui
pengarang, pemustaka bisa juga menemukan materi pustaka dari aspek judul
dan subjek. Hal ini berarti bahwa katalog harus pula memberikan titik
pendekatan dari sisi judul dan subjek.
Dalam melakukan kegiatan pengatalogan deskriptif, yang perlu
diperhatikan adalah keseragaman dan ketaatazasan. Oleh karena itu,
1.8 Pengolahan bahan Pustaka
diperlukan peraturan standar sebagai pedoman dalam pengatalogan tersebut.
Saat ini, peraturan pengatalogan standar adalah The Anglo American
Cataloging Rules (AACR), yang digunakan secara internasional untuk
kegiatan pengatalogan deskriptif, sedangkan untuk melakukan otomasi
pengatalogan dapat menggunakan format MARC (Machine Readable
Cataloging) yang mulai diperkenalkan oleh Library of Congress pada akhir
tahun 60 an. Selain itu, dengan berkembangnya teknologi informasi maka
berkembang pula format lain untuk kebutuhan pengolahan materi pustaka
baik untuk materi pustaka digital maupun nondigital, seperti DCMES
(Dublin Core Metadata Element set), dan format lainnya. Peraturan
pengatalogan ini secara lengkap akan dibahas dalam modul berikutnya.
E. PENGINDEKSAN SUBJEK
Setelah Anda melakukan pengatalogan deskriptif, yaitu mengidentifikasi
ciri-ciri fisik materi pustaka yang menghasilkan deskripsi bibliografi dan
tajuk entri, langkah selanjutnya adalah melakukan pengindeksan subjek.
Dalam pengertian umum, banyak orang menyebut kegiatan pengindeksan
subjek ini dengan istilah klasifikasi.
Pengertian klasifikasi ialah suatu kegiatan yang mengelompokkan
sesuatu benda yang memiliki beberapa ciri yang sama. Dengan adanya
pengklasifikasian tersebut akan memudahkan dalam penyimpanan dan
pencarian kembali. Dalam proses pengindeksan subjek, pustakawan harus
mengetahui subjek apa atau mengenai apa materi pustaka tersebut. Oleh
karena itu, setiap materi pustaka yang masuk ke perpustakaan harus dianalisis
terlebih dahulu mengenai apa atau tentang apa materi pustaka tersebut.
Kegiatan ini disebut dengan istilah analisis subjek.
Setelah diketahui subjeknya, kemudian subjek tersebut diterjemahkan ke
dalam suatu kode atau bahasa indeks tertentu. Jadi, ada dua tahap kegiatan
pengindeksan subjek, yaitu (1) analisis subjek; dan (2) deskripsi indeks yang
merupakan sajian ringkas dari kandungan isi materi pustaka dan berfungsi
sebagai titik akses subjek.
Titik akses subjek dalam katalog dan susunan koleksi bertujuan untuk:
1. menunjukkan subjek-subjek tertentu yang ada dalam koleksi
perpustakaan;
2. menunjukkan kaitan yang ada di antara subjek-subjek yang ada dalam
koleksi perpustakaan.
PUST2134/MODUL 1 1.9
F. KLASIFIKASI DAN TAJUK SUBJEK
Dalam kegiatan pengindeksan subjek yang meliputi klasifikasi dan