Sisäisiä julkaisuja 15/2006 - Julkaisut - Väylävirasto · 2006. 5. 24. · houkutteleminen valtion leipiin suurten ikäluokkien siirtyessä eläkkeelle. On tärkeää miettiä,

Sisäisiä julkaisuja 15/2006

Tiehallinnon viestinnän toimintalinjat

Viestimme yhdessäVastaanottajan asialla - vastaanottajan kielellä

Tiehallinnon viestinnän toimintalinjat 1

Tiehallinnon viestinnän toimintalinjat

Viestimme yhdessäVastaanottajan asialla - vastaanottajan kielellä

Sisäisiä julkaisuja 15/2006

Tiehallinnon viestinnän toimintalinjat2

Verkkojulkaisu pdf (www.tiehallinto.fi/julkaisut)ISSN 1458-1561TIEH 4000513-v

TIEHALLINTOAsiantuntijapalvelutOpastinsilta 12 APL 3300521 HELSINKIPuhelinvaihde 0204 22 11


Sisältö

1 VIESTINNÄN LÄHTÖKOHDAT 5

1.1 Tiehallinnon toimintaympäristön viestinnälliset haasteet 51.2 Tiehallinnon arvot, visio, perusviestit ja toiminta-ajatus 61.3 Tiehallinnon strategiat 71.4 Lakiperusta 7

2 VIESTINNÄN PÄÄMÄÄRÄT 8

3 PÄÄMÄÄRIÄ TUKEVAT KEINOT JA ESIMERKKEJÄTOIMENPITEISTÄ 9

4 VIESTINTÄVASTUUT 13

5 VIESTINNÄN KOHDERYHMÄT 15

6 VIESTINNÄN KANAVAT 16

7 VIESTINNÄN SEURANTA JA ARVIOINTI 17

8 TIEHALLINNON PÄÄVIESTIT KOHDERYHMITTÄIN 18



1 VIESTINNÄN LÄHTÖKOHDAT

Tiehallinnon viestinnän toimintalinjojen tarkoitus on selkeyttää ja yhtenäistääviestintää sekä henkilöstön käsitystä viestinnästä. Viestinnän yhtenäisyydellätarkoitetaan, että viestinnän yleissävy, pääteemat sekä visuaalinen ilme ovatkaikkialla samat. Toisaalta viestinnän toimintalinjoissa nostetaan esiin myösalueellisen organisaation viestinnälliset hyödyt, mm. läheiset suhteet asiakkai-siin.

Viestintä on Tiehallinnossa jokaisen asia ja vastuu, johon viestintäryhmä tarjoaatukensa ja asiantuntijuutensa. Tiehallinnossa viestintä on suunniteltua, johdettuaja tavoitteellista. Viestintä on yksi yhteisön keinoista saavuttaa tavoitteensa.Viestintä liittää yhteisön jäsenet toisiinsa. Yhteisön asioista tulee yhteisiä vastaviestimällä.

Tiehallinnon viestinnän toimintalinjat perustuvat Tiehallinnon visioon, arvoihinja strategioihin, sekä rakentuvat yleisistä päämääristä, joita tuetaan erilaisinkeinoin ja toimenpitein. Toimintalinjojen toteuttamista varten laaditaan vuosittai-nen toimintasuunnitelma, johon sisällytetään päämääristä johdetut konkreettisetkehittämishankkeet. Toimintalinjoja täydennetään vuoden 2006 aikana katta-vammalla viestinnän mittaristolla sekä päivitetyllä graafisella manuaalilla, jotkapuolestaan tukevat toimintalinjojen toteutumista.

1.1 Tiehallinnon toimintaympäristön viestinnälliset haasteet

Tiehallinnon rooli on siinä mielessä pulmallinen, että Tiehallinnon johto joutuujatkuvasti punnitsemaan sanomansa poliittista ulottuvuutta. Virkamiehistönhaaste on osallistua ja aktiivisesti toimia erilaisten vaihtoehtojen jäsentäjänä japoliittisen johdon keskustelukumppanina. Tiehallinnon on kyettävä kertomaantienpidon ja sen rahoituksen eri vaihtoehdoista ja vaikutuksista. Julkisen sektorinmenestystähän mitataan etenkin sillä, kuinka hyvin yhteiskunta on onnistunuttuottamaan kasvua, työllisyyttä ja hyvinvointia. Tiet yhdistävät ihmisiä mutta neovat myös tärkeä tuotannontekijä.

Viestinnällisesti haasteellinen on myös aikajänne, jolla tiepitoa suunnitellaanja toteutetaan. Yritykset ja politiikka katsovat useimmiten muutaman vuodentai nykyisen vaalikauden tai budjettikauden päähän. Tienpitoa on suunniteltavaseuraavaa sukupolvea varten. Viestinnässä on siis tärkeää kuvata paitsi pitkä-jänteisiä myös lyhytjänteisiä hyötyjä.

Tiehallinnon viestinnän vahvuus on tieaiheen yleinen kiinnostavuus. Voimmesiis luottaa siihen, että tieasiat kiinnostavat, nyt ja jatkossa. Ihmiset janoavattietoa kaikesta, joka vaikuttaa heidän jokapäiväiseen arkeensa.

Tiehallinnon on kyettävä vaikuttamaan kansalaisten odotuksiin esimerkiksi tar-joamalla heille vaikutusmahdollisuuksia sekä avoimesti kertoa tienpidon valin-noista ja toimintamme reunaehdoista. Eräs tärkein kehittämisen kohde on näinollen parantaa kansalaisten vuorovaikutusmahdollisuuksia, sähköistä asiointiaja itsepalvelua sekä viranomaisten välistä tiedonsiirtoa ja asiakaspalvelutehtäviä.Julkishallinnon palvelujen kehittämisessä suurimpia ongelmia on edelleenkansallisten todellisten vaikutusmahdollisuuksien takaaminen. Vaarana onmyös, että julkishallinnon virastot etääntyvät liikaa kansalaisten arjesta.

VIESTINNÄN LÄHTÖKOHDAT


Uusi teknologia tarjoaa jatkuvasti uusia mahdollisuuksia vuorovaikutukseen.Julkishallinnolla ei ole varaa kokeilla uutta teknologiaa eturintamassa, muttasilti on tärkeää miettiä uusia keinoja tietotarpeiden tyydyttämiseen. Orastavanruohonjuuri-journalismin (“grassroots journalism”) vastikkeeksi on tärkeä tarjotamm. vuorovaikutteisia keskustelukanavia Internetissä.

Seuraavassa sukupolvessa on jo selkeästi valistuneempia viestijöitä aikaisem-piin sukupolviin verrattuna. Työelämään siirtyvät nuoret ovat kirjoittaneet ensim-mäiset sähköpostit jo koulun penkillä ja ovat monella tapaa rohkeampia viestijöitäja esiintyjiä. He myös vaativat viestinnältä enemmän kuin mikään muu sukupolviennen heitä.

Tiehallinnon ehdottomia vahvuuksia ovat viestinnän näkökulmasta alueellinenorganisaatio ja läheisyys kansalaisiin. Ominaispiirteiltään erilaiset tiepiirit antavatTiehallinnolle kasvot ja yleiset linjaukset tulee aina peilata paikalliseen näkökul-maan. Myös Tiehallinnon yhteisökuva on suhteellisen hyvällä tasolla. Tiehallin-non henkilöstöä arvostetaan heidän asiantuntijuudestaan. Toisaalta syvällinenasiantuntijuus voi olla myös heikkous, koska sanomansa pitää osata pukeaymmärrettävään muotoon.

Julkishallinnon yhteinen haaste lähivuosina tulee olemaan nuorien osaajienhoukutteleminen valtion leipiin suurten ikäluokkien siirtyessä eläkkeelle. Ontärkeää miettiä, miten säilytämme Tiehallinnon kiinnostavuuden työpaikkanaja mitä kerromme Tiehallinnosta työnantajana. Eläkeaalto luo paineita valtion-hallinnon toiminnan tehostamiselle ja työntekijöiden jaksamiselle. Verkostot jatiiviimpi yhteistyö muun muassa väylävirastojen kesken on eräs tapa parantaatehokkuutta myös viestinnän keinoin.

Julkisissa arvokeskusteluissa kestävä kehitys ja yhteiskuntavastuu ovat tulleetjäädäkseen. Kestävällä kehityksellä tavoitellaan ratkaisuja, joilla voidaansäästää luontoa ja taloudellisia resursseja, sekä vähentää ympäristön kuormi-tusta samalla kun otetaan huomioon eri ihmisryhmien tarpeet. Myös Tiehallin-nossa kestävän kehityksen periaatteet ja vastuu yhteiskunnasta on näyttäväpaitsi viesteissä myös teoissa ja visuaalisessa ilmeessä.

1.2 Tiehallinnon arvot, visio, perusviestit ja toiminta-ajatus

Tiehallinnon toimintaa ohjaavat visio, strategiat ja arvot sekä Tiehallinnontoiminta-ajatus. Tiehallinnon viestinnän tehtävänä on tehdä nämä näkyväksi janäin tukea niiden toteutumista. Viestintä tukee myös Tiehallinnon toiminta-ajatuk-sen toteutumista. Tiehallinnon viestinnän tehtävänä on palvella kansalaisia jaelinkeinoelämää ajantasaisella viestinnällä ja vaikuttamalla tienkäyttäjien odotuk-siin.

Tiehallinnon arvot:

• Yhteiskunnallinen vastuu:Viestintä tuo näkyviin Tiehallinnon yhteiskuntavastuun eri ulottuvuudet.

• Asiakaslähtöisyys:Vastaanottajan tietämys ja tilanne on viestinnän lähtökohta.

• Osaaminen ja yhteistyöTiehallinto hyödyntää tehokkaasti vuorovaikutuskenttää myös viestin-nässään.



Tiehallinnon perusviestit:

• Hyvällä tiellä tulevaisuuteen• Hyvä tie on yhteiskunnan elinehto• Hyvä tie kehittyy muuttuviin tarpeisiin• Huomisen tie tehdään tänään

Perusviestit ovat kaiken viestinnän perusmateriaalia. Niitä käytetään niin tie-dotteissa, tiedotustilaisuuksissa, esitelmissä, tiimipalavereissa, haastatteluissakuin Tiehallinnon sisäisissä henkilöstötilaisuuksissa.

1.3 Tiehallinnon strategiat

Tiehallinnon viestinnän toimintalinjat nojaavat Tiehallinnon toiminta- ja tienpidonstrategioihin ja tukevat niiden toteutumista. Yleisesti Tiehallinnon tavoitteenaon viestiä oma-aloitteisesti tie- ja liikenneolojen tilasta ja kehittymisestä tavoit-teenaan varmistaa yhteiskunnan tarpeita vastaava tienpidon rahoitustaso. Joka-päiväisellä viestinnällään Tiehallinto perustelee olemassaoloaan ja tienpidonmerkitystä yhteiskunnalle osana toimivaa liikennejärjestelmää. Koska julkisuusvaikuttaa lähes kaikkiin yhteisön toimiin, huoli yhteisöä koskevan uutisoinnin jajulkisen keskustelun vaikutuksista ei ole vain viestintää hoitavien asia. Julkisuuson tärkeä analyysin kohde koko yrityksen toiminnan kannalta.

Tiehallinnon toimintastrategiassa painotetaan muun muassa palvelujen kohdis-tamista eri asiakasryhmien tarpeisiin, tiedon aktiiviseen tarjoamiseen, sekävuorovaikutteiseen toimintaan arvoverkoston ja kansalaisten kanssa. Näillä kai-killa osa-alueilla viestinnällä on keskeinen rooli mm. viestintäkanavien kehittämi-sessä sekä viestien sisällön muokkaamisessa.

1.4 Lakiperusta

Avoin ja aktiivinen viestintä on lakisääteinen velvoite, ja sitä ohjaavat useatlait. Kansalaisten perusoikeuksiin kuuluu oikeus tietoon ja hyvään hallintoon.

Julkisuuslaissa määrätään asiakirjojen julkisuudesta ja viranomaisten velvolli-suudesta tuottaa ja jakaa tietoa. Vuoden 1999 lopussa voimaan tulleen uudenjulkisuuslainsäädännön (621/1999) mukaan “viranomaisen on tiedotettavatoiminnastaan ja palveluistaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista javelvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa”. Viranomaisten asiakirjat ovatpääsääntöisesti julkisia.

Hallintolaissa määrätään ilmoittamisvelvollisuudesta, johon voi lukea ilmoitus-,kuuluttamis-, ja kuulemisvelvoitteen. Lisäksi Tiehallinto sitoutuu noudattamaanvaltionhallinnon viestintäsuosituksia (2002), joiden tarkoituksena on edistääavointa hallintokulttuuria ja valtionhallinnon viestinnän kehittämistä.


Tiehallinnon viestinnän toimintalinjat8VIESTINNÄN PÄÄMÄÄRÄT

2 VIESTINNÄN PÄÄMÄÄRÄT

Viestintä tukee tienpitoa ja sen kehittämistä tekemällä Tiehallinnon tehtävät,päämäärät ja tienpidon perustelut näkyväksi sekä talon sisällä että sen ulkopuo-lella. Julkisuudessa Tiehallinto näyttäytyy palvelevana asiantuntijaorganisaatio-na, joka puhuttelee eri kohderyhmiä heidän omalla kielellään. Tiehallinnonviestinnän yleisen tason päämäärät voidaan kiteyttää seuraavaan muotoon.

Tiehallinto tunnetaan palvelevana, asiantuntevana ja toimintaansakehittävänä virastona. Yhteiskunnassa tiedetään tienpidon suunni-telmista ja vaikutuksista.

Sisäinen viestintä on informoivaa, kannustavaa ja me-henkeä vah-vistavaa. Jokainen työntekijä ymmärtää oman vastuunsa viestin-nässä.

Viestinnän tuotteet ja palvelut on suunniteltu vastaamaan asiakkait-temme tarpeita. Puhumme vastaanottajan kieltä ja yhteydenpito mei-hin on vaivatonta.


3 PÄÄMÄÄRIÄ TUKEVAT KEINOT JA ESIMERKKEJÄTOIMENPITEISTÄ

Viestinnän päämäärien toteutumista tuetaan vuosittaisella toiminnansuunnitte-lulla ja kehittämiskohteiden valinnalla. Viestinnän kehittäminen vaatii toimintata-pojen hiomista, voimavarojen järjestämistä ja toimivia välineitä, sekä viestintä-osaamisen vahvistamista.

Tiehallinto tunnetaan palvelevana, asiantuntevana ja toimin-taansa kehittävänä virastona. Yhteiskunnassa tiedetään tien-pidon suunnitelmista, valinnoista ja vaikutuksista.

Viestimme suunnitelmallisesti ja yhdenmukaisesti. Pääviestimmeovat samanlaisia kaikilla tasoilla.

Esimerkkejä vuotuisista toimenpiteistä:

o johto määrittelee Tiehallinnon tavoitekuvan, jonka tarkoituksena onkuvata millä perustelemme olemassaolomme, miltä haluamme näyttääsidosryhmien silmissä, ja minkälaisena työnantajana haluamme profi-loitua.

o määrittelemme Tiehallinnon pääviestit ja teemat vuosittain ja kohderyh-mittäin. Ks. kohta 8.

o piirien TTS:lle ja esitteille etsitään yhtenäinen linja, jossa myös hyödyn-netään alueellisen organisaation vahvuudet.

o viestinnän suunnitelmallisuutta ja tavoitteellisuutta tehostetaan mm.valtakunnallisen ja kaikille yhteisen viestintäkalenterin kautta.

Varmistamme, että viestintä kytkeytyy tienpidon jokaiseen vaihee-seen strategisesta suunnittelusta aina vaikutusten seurantaan asti.


o tiedottajat “jalkautuvat” tehokkaammin mm. prosesseihin, tiimeihin jayksiköihin, esimerkkinä liikenneturvallisuus ja ympäristö tai/ja prosessit/yksiköt nimeävät viestintävastaavan jonka vastuulla on tiedonkulkuviestintään.

o hankeviestinnän eri vaiheet ja Tiehallinnon ja urakoitsijoiden välisetroolit selkiytetään yhteistyössä suunnittelu-, hankinta-, asiakaspalvelut-ja asiakkuusprosessin kanssa.

o hankeviestintää verkossa kehitetään yhteistyössä mm. asiakaspalvelui-den, asiakkuuden, suunnittelupäälliköiden ja projektipäälliköiden kans-sa, tärkeää mm. määritellä urakoitsijoiden ja Tiehallinnon välinen rooli.

PÄÄMÄÄRIÄ TUKEVAT KEINOT JA ESIMERKKEJÄ TOIMENPITEISTÄ


Vaikutamme viestinnällä asiakkaiden ja toimeksiantajien odotuksiin.


o tiedotteiden muokkaaminen lukija- ja kuulijaystävällisemmäksi, ymmär-rettävämpi kieliasu esim. suorat lainaukset tiedotteisiin, sisäisen am-mattisanaston “suomentaminen”.

o kerromme tienkäyttäjien vaikutusmahdollisuuksista sekä tienpidonvaihtoehdoista ja valinnoista, esimerkkinä tehostamalla viestintääpienistä hankkeista ja etsimällä uusia keinoja kansalaisosallistumiseen.

o tiedotamme avoimesti, oma-aloitteisesti ja nopeasti kielteisistäkinasioista, vrt. kriisiviestinnän käsikirja.

Tiedon lisäksi välitämme mielikuvia.


o viestinnän tuotteiden värimaailman ja valokuvien avulla tuemme Tiehal-linnon tavoitekuvaa mm. palvelevasta, ihmisläheisestä ja toimintaansakehittävästä yhteisöstä.

o graafisen manuaalin uusiminen käytännön läheisemmäksi, kaikille tie-hallintolaisten tueksi.

o tietoiskuja henkilöstölle, siitä miten viestinnällä voi vaikuttaa mielikuviin,lähtökohtana että jokainen työntekijä viestii olemuksellaan.

Korostamme yhteiskuntavastuuta ja kestävää kehitystä Tiehallinnontoiminnassa.


o johdon ja viestinnän tulisi määritellä mitä kestävä kehitys ja yhteiskunta-vastuu merkitsevät Tiehallinnolle, ja mitä korostamme mm. viestin-nässä.

o yhteiskuntavastuu näkökulma näkyy viestinnän tuotteissa, puheissajne., mm. vuosikertomuksen sisältö perustuu laajalti yhteiskuntavas-tuun kolmeen peruspilariin (taloudellinen ja sosiaalinen sekä ympäristö-vastuu).

Sisäinen viestintä on kannustavaa ja me-henkeä vahvistavaa.Jokainen työntekijä ymmärtää oman vastuunsa viestinnästä.

Alennamme viestinnän kynnystä. Jokaisella on vastuu siitä, että tietovälittyy talon sisällä ja sieltä ulos.


o viestintäkoulutusta asiantuntijoille, mm. viestintäsuunnitelman teke-misestä ja kohderyhmien määrittelystä

o sähköisen työpöydän mahdollisuudeto Sinetin julkaisujärjestelmän vaihtaminen, uusia keinoja vuorovaikutuk-

seen ja tiedon välitykseen.



Kehitämme viestintävälineitä ja kanavia


o Tiehallinnon verkkopalveluiden kehittäminen, sähköinen työpöytä, ver-kostot, uudenlaiset verkkopohjaiset vuorovaikutusmahdollisuudet

o tietoiskuja henkilöstölle eri aiheista, esimerkkinä esimiesviestintä,esitelmien pito, sähköpostiviestintä, palautteen anto jne.

o vahvistamalla yhteisöllisyyttä erilaisin keinoin: lisäämällä vuorovaikut-teisuutta, yhteisiä tempauksia, uusia kannustuskeinoja ym.

o johdon aktiivisempi osallistuminen keskusteluihin intranetissä, johdonkolumnit

o johdon suorat tai nauhoitetut esitykset verkossa (ns. webcasting)o Tiedonkeruun ja jakamisen yksinkertaistaminen myös kansainvälisesti,

mm. verkoistoiden avulla

Tiedotamme lähtökohtaisesti ensin talon sisällä, vasta sen jälkeentalosta ulos.


o massatekstiviestien lähettämineno kriisitilanteessa viesti aina ensin henkilökunnalle

Viestinnän tuotteet ja palvelut on suunniteltu vastaamaanasiakkaittemme tarpeisiin. Puhumme vastaanottajan kieltä jayhteydenpito meihin on vaivatonta.

Otamme selvää asiakkaiden tarpeista


o asiakkuustiedon hyödyntäminen viestinnän suunnittelussa ja kehittämi-sessä sekä mittaamisessa, esimerkiksi ASTAR, sidosryhmätutkimusja tienkäyttäjätutkimus

o asiakassegmentoinnin käyttö viestinnän tuotteiden, esimerkiksi verkko-sivujen suunnittelun pohjana

Kerromme selkeästi miten ja milloin tienkäyttäjät voivat vaikuttaapäätöksiimme. Näin vaikutamme myös tienkäyttäjien odotuksiin.


o hankeviestinnän eri vaiheiden määrittely, systemaattinen tiedottaminenmilloin kansalaiset voivat vaikuttaa

o hankeviestinnän kehittämineno kansalaisosallistumisen tehostaminen verkossa



Määrittelemme sidosryhmäkohtaiset pääviestit vuositasolla japidemmällä aikavälillä.


o viestinnän tuotteiden räätälöinti eri kohderyhmilleo viestinnällisten tavoitteiden määritteleminen myös kansainväliselle ylei-

sölle, tavoitteena markkinoida Tiehallinnon ja Suomen asiantuntijuuttasekä tukea tienpidon markkinoiden kehittymistä pohjoismaisella tasolla

o seuranta kohderyhmittäin, mm. Observerin avullao viestinnällinen tuki sidosryhmävastuuhenkilöille, esimerkiksi kalvosar-

jat, viestinnälliset tavoitteet jokaiselle kohderyhmälle


Tiehallinnon viestinnän toimintalinjat 13VIESTINTÄVASTUUT

4 VIESTINTÄVASTUUT

Viestintä on Tiehallinnossa kaikkien asia, ei vain johdon ja ammattitiedottajien.Jokaisen virkamiehen oikeus ja velvollisuus on osallistua aktiivisesti oman asian-tuntemusalueensa viestintään ja varmistaa, että ajankohtainen tieto kulkee sisäi-sesti ja ulkoisesti.

Ylin vastuu Tiehallinnon viestinnästä on pääjohtajalla. Tiehallinnon yleistä kantaakoskevat median tiedustelut ohjataan ensisijaisesti pääjohtajalle, tulosyksiköidentai muille vastuullisille johtajille ja viestintäpäällikölle. Asiantuntijat voivat kertoaTiehallinnon kannan asiassa kun virallinen kanta on määritelty. Yksiköissä taipiireissä on etukäteen sovittava kenellä on oikeus antaa kommentteja mistäkinasiasta. Kaikista haastatteluista tulee kertoa esimiehelle tai viestintään.

Tulosyksiköiden johtajat vastaavat tiedonkulusta omassa yksikössään. Jokainenesimies on viestintävastuussa omalla tehtäväalueellaan.

PääjohtajaYlin vastuu viestinnästä ja yhteisökuvasta.Päävastuu viestinnästä suhteessa toimeksiantajiin.

Tulosyksiköiden- ja muut johtajatPäävastuu viestinnästä yksikössään.Päävastuu sidosryhmäviestinnästä alueellaan.

ViestintäpäällikköPäävastuu viestinnän kehittämisestä, ohjauksesta ja suunnittelusta.Johtaa viestintää Tiehallinto-tasolla läheisessä yhteistyössä johdonkanssa ja johdon tukena.Koordinoi Tiehallinnon sisäistä ja ulkoista viestintää, myös kansainvälisesti.

Asiantuntijapalveluiden viestintätiimiAvustaa ja tukee viestintäpäällikköä viestinnän kehittämisessä, koordi-noinnissa ja suunnittelussa ja toteutuksessa.Vastuu erikseen tilatuista viestinnän tuotteista ja järjestelmistä.Asiantuntijapalveluiden sisäinen viestintä.

Tiedottajat tiepiireissäViestinnän kehittäminen, koordinointi, suunnittelu ja toteuttaminen tiepiirinalueella.

LiikennekeskusVastaa liikenteen sujuvuuteen liittyvästä päivittäisestä viestinnästä.

EsimiehetVastuu viestinnästä omassa yksikössään/tiimissään. Poimii omalle tiimille/ryhmälle tärkeimmät asiat tietotulvasta.Esimies – alaisviestintäTyöhyvinvointiin vaikuttava viestintäPerehdyttäminen


Kaikki Tiehallinnon työntekijätInformoida esimiehiä, työtovereita ja tarvittaessa viestintää omasta työs-tään ja sen vaikutuksista ja tuloksista.

Konsultit ja urakoitsijatHankeviestintä Tiehallinnon ohjeistusta ja ilmettä noudattaen.Projektien viestintäsuunnitelmien laatiminenTiehallinnon henkilöstön ja viestinnän pitäminen ajan tasalla suunnitel-mista ja tilanteesta esimerkiksi työmaalla.

VIESTINTÄVASTUUT


5 VIESTINNÄN KOHDERYHMÄT

Viestinnässä hyödynnämme Tiehallinnon vuorovaikutuskenttää tehokkaasti.Viestinnän tuotteet ja palvelut on tarpeen suunnitella asiakasryhmäkohtaisesti,koska jokaisella ryhmällä on omat tarpeensa ja tietotasonsa. Viestinnän suun-nittelussa hyödynnetään jo olemassa olevaa ja tulevaa asiakassegmentointia.

Tiehallinnon viestinnän kohderyhmät ovat:

Toimeksiantajat ja päättäjätYhteistyökumppanitPalveluiden tuottajat ja toimittajatAsiakkaat (tienkäyttäjät, kuljetusten tarvitsijat, viranomaistoiminnan asiak-kaat, tiedon tarvitsijat)HenkilöstöMedia

Jokaiselle kohderyhmälle asetetaan erillisiä viestinnällisiä tavoitteita (luku 7).Tavoitteita ja painopisteitä tarkastellaan vuosittain.

VIESTINNÄN KOHDERYHMÄT


6 VIESTINNÄN KANAVAT

Viestinnän kanavat määritellään tarkemmin kohdassa 8, jossa myös kuvataanmiten eri kanavia hyödynnetään eri kohderyhmien tavoittamiseen. Pääsääntöi-sesti viestintäkanavien valinnassa kannattaa pohtia etenkin, millä kanavallakohderyhmän tai kohdehenkilön parhaiten tavoittaa ja mikä on nopein tai jopatehokkain tapa eri tilanteissa.

Toimiva nyrkkisääntö on, että hyviä kanavia varsinaiseen arkiseen tiedottami-seen ovat sähköiset ja kirjalliset kanavat. Varsinaiseen vuorovaikutukseen sopi-vat parhaiten suulliset kanavat. Yleisenä kehityksenä Internetin merkitys viestin-täkanavana tulee kasvamaan, mutta ei se kuitenkaan korvaa perinteistä keskus-telutilannetta. Esimerkiksi sähköposti menettää merkityksensä nopeana työväli-neenä, jos sitä käytetään vääriin tarkoituksiin. Eräs viisas henkilö on joskus to-dennut, ettei sähköpostilla voi johtaa. Vastaisuudessa talon sisällä on tärkeääpohtia pelisääntöjä sisäiseen viestintään, eli yhdessä päättää mitä kanavia käy-tetään ja mihin tarkoitukseen.

Nopeasti kehittyvä viestintäteknologia asettaa luonnollisesti haasteita myös jul-kishallinnolle. On kyettävä vastaamaan yhä nopeammin muuttuviin tieto- javiestintätarpeisiin, esimerkiksi tarjoamalla luotettavia ja jokseenkin valvottujakeskustelufoorumeita.

VIESTINNÄN KANAVAT


7 VIESTINNÄN SEURANTA JA ARVIOINTI

Tiehallinnon viestintä on tavoitteellista ja mitattua. Onnistunut viestintä edellyttääsuunnittelua, tehokasta toteuttamista ja jatkuvaa arviointia. Tiehallinnon viestin-nän toimivuutta seurataan säännöllisesti erilaisin tutkimuksin. Mittareita ja seu-rantaa kehitetään järjestelmällisesti osana asiakkuustiedon kehikkoa.

Viestinnälle on tarkoitus laatia tasapainoitettu tuloskortti, joka pohjautuu toistuviinviestinnän ja asiakkuuden onnistumista seuraaviin tutkimuksiin. Tuloskortin mit-tareita kehitetään ja tarkistetaan vuosittain.

Viestinnän vaikuttavuutta tutkitaan seuraamalla julkisuuskuvan kehitystämediassa, sidosryhmien mielipiteitä, sekä pääviestien läpimenoa mediassa.Observer Oy:n tarjoama mediaseuranta kertoo tiedotteiden läpimenosta jajulkisuusanalyysi antaa kuvan siitä minkälaiselta Tiehallinto yleisesti ottaenjulkisuudessa näyttää. Tavoitteena on pitää julkisuuden määrää vähintään ennal-laan. Puolivuosittain seurataan myös syvällisemmin kuinka hyvin eri teemat,vuonna 2006 esimerkiksi liikenteen hallinta, ovat menneet läpi julkisuudessaja onko syytä tehdä jotain korjauksia.

Jokaisen tiedotteen tai tiedotustilaisuuden jälkeen laaditaan lähtökohtaisestianalyysi läpimenosta tiedotusvälineissä. Media-analyysien avulla voimme käte-vässä muodossa seurata julkisuutemme kehitystä pidemmällä aikavälillä, myöstiepiireittäin. Observer Oy seuraa Tiehallinnon julkisuuskuvaa kotimaisessamediassa. Seurannassa on mm. julkisuuden myönteinen, neutraali tai kielteinensävy. Lisäksi viestintää voidaan mitata mekaanisemmin www-sivujen kävijämää-riä seuraamalla, messukävijöiden määrää arvioimalla ja lehtien tilaajamäärienperusteella.

Asiakkaiden, eli tienkäyttäjien ja median tyytyväisyyttä tutkitaan strategisellasidosryhmätutkimuksella sekä tienkäyttäjätyytyväisyystutkimuksella. Joka toinenvuosi toistuva strateginen sidosryhmätutkimus kertoo, minkälaisena yhteis-työkumppanina Tiehallinto yleisesti koetaan. Tutkimuksessa kysytään myösviestinnän onnistumisesta. Kyselyyn osallistuu median edustajia, joille on omakysymyspatteristo. Muita tiedonlähteitä ovat jo aiemmin mainittu tienkäyttäjä-tyytyväisyystutkimukset, asiakaspalaute, Internet-palaute, ja henkilöstön tyyty-väisyys. Tavoitteena on kasvattaa tiehallintolaisten tyytyväisyyttä sisäiseen tie-donkulkuun sekä saada heidät ymmärtämään oman roolinsa tiedotusketjussa.

VIESTINNÄN SEURANTA JA ARVIOINTI


8 TIEHALLINNON PÄÄVIESTIT KOHDERYHMITTÄIN

Tienkäyttäjien laaja asiakaskunta tarvitsee tietoa erilaisista asioista, ja myösTiehallinto haluaa kohdentaa viestinsä tarkasti. Kohdennettu viestintä helpottaaviestinnän suunnittelua ja viestien läpimenoa. Lisäksi se palvelee asiakkaitaparemmin. Pääviestit kohderyhmittäin taulukkoon on koottu kiteytys Tiehallinnonkeskeisistä viesteistä:

• Viestinnällinen tavoite on se toiminta tai tieto, jota viestinnällä halutaansyntyvän. Nämä tavoitteet ovat joko strategisia tai vastaavat asiakaskon-takteissa ilmi käyneisiin tiedontarpeisiin.

• Pääviesti on se sanoma, johon tavoite on puettu.• Kanavat ovat niitä keinoja, joilla haluamme asiakkaamme tavoittaa.• Vastuutahoiksi on kirjattu ensisijaiset viestinnästä vastaavat.

TIEHALLINNON PÄÄVIESTIT KOHDERYHMITTÄIN


8.1. Toimeksiantajat ja päättäjät


Viestinnälliset tavoitteet Pääviestit ja – teemat

Viestintäkanavat Vastuut

Tietoa tiestön tilasta ja asiakkaiden liikkumis-tarpeista päätöksenteon tueksi

Hyvä tiestö on osa kilpailukykyämme. "Hyvä tie kuuluu kaikille"

Sidosryhmätapaamiset Etappi Vuosikertomus Yleisesite Messut ym. tapahtumat (seminaarit, keskustelutilaisuudet) Tiennäyttäjä Tiefakta Tietilasto Tiedotteet Internet

Pääkonttori Johto Tulosyksiköt viestintäpäällikkö

Ennakoivaa informaatiota kehityksestä ja toiminta-ympäristön muutoksista

Pitkäjänteinen rahoitusohjelma hankeohjelman tueksi "Hyvällä tiellä tulevaisuuteen"

Tutkimukset Tulevaisuuden näkymät Tiennäyttäjä Sidosryhmätapaamiset Internet

Pääkonttori Tulosyksiköt Johto viestintäpäällikkö

Perustietoa rahoituksesta

Miten Tiehallinto käyttää sille osoitetut varat Uudet rahoitusmallit ja kansainväliset trendit

TTS Mitä maksaa vuosikertomus Tietilasto Tiefakta Etappi Sidosryhmätapaamiset Hankeviestintä Internet

Pääkonttori Johto Tulosyksiköt

Tienpidon perusteluviestintä osana liikennejärjestelmää

Liikennejärjestelmä-yhteistyö Edelläkävijyys "Hyvä tie (väylä) tehdään yhteistyössä" Väylähallintoyhteistyö KV -yhteistyö T&K -yhteistyö

Etappi Sidosryhmätapaamiset Internet Messut ym. tapahtumat (seminaarit, keskustelutilai-suudet) Tutkimukset ja niiden tulokset

Pääkonttori AP Tulosyksiköt Yksittäiset asiantuntijat

Perustietoa tienpidon tavoitteista, vaikutuksista ja vastuunjaosta myös alueelliset näkökulmat

Tiehallinnon tärkeimmät tavoitteet ja tulokset

Internet Vuosikertomus Tiefakta Sidosryhmätapaamiset Messut ym. tapahtumat (seminaarit, keskustelu-tilaisuudet) TTS

Pääkonttori Johto Tulosyksiköt


8.2. Tienkäyttäjät


Viestinnälliset tavoitteet

Pääviestit ja – teemat

Viestintäkanavat

Vastuut

Tietoa tienpidon vaikutuksista ja mahdollisuuksista

Palvelulupaus Resurssien riittävyys "Hyvä tie säästää ympäristöä" Tienpidon rahoituksen riittävyys (realistisuus)

Tiedotteet, Tiedotustilaisuudet, Internet Messut ym. tapahtumat Asiakaspalautteisiin vastaaminen Tienkäyttäjän linja

Johto Viestintäryhmä, kaikki Tiehallintolaiset

Sujuva ja turvallinen liikkuminen

Tienpidon keinoin voidaan vaikuttaa vain osittain liikenne-turvallisuuteen "Myös tienkäyttäjällä on vastuu liikenne-turvallisuudesta" "Hyvä tie on turvallinen"

Tiedotteet Internet Kampanjat Liikennetiedotus Tilaisuudet

Liikennekeskus Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa (Liikenneturva, LP, radiot, koulut, autokoulut yms.)

Hankeviestintä

Kansalaisosallistuminen "Tieympäristö kehittyy ja muuttuu"

Internet Erilaiset tilaisuudet Tiedotteet Tietyökartta TTS Lehdet

Projektipäälliköt Viestintäryhmä Talous Konsultit

Tietoa Tiehallinnon palveluista erilaisille käyttäjäryhmille

Esteettömyys Eri liikennemuodot Eri liikkumismuodot Lupa-asiat

Internet Tiedotteet Messut ja muut tapahtumat Etappi Luvat

Tulosyksiköt Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa Asiakaspalvelu


8.3. Henkilöstö


Viestinnälliset tavoitteet Pääviestit ja – teemat

Viestintäkanavat Vastuut

Työhyvinvointi

Arvojen, vision, strategian kirkastaminen ja konkretisointi jokaisen omiin työtehtäviin Ajankohtaiset henkilöstöön vaikuttavat asiat ja muutokset ja niiden perusteleminen. "Tiehallinnossa on kivaa"

Henkilöstötilaisuudet EA -keskustelut Sinetti Kokoukset

Tulosyksiköt Esimiehet Henkilöstö ViLi Kaikki tiehallintolaiset

Tiedon ja osaamisen jakaminen

Koulutus Työssä oppiminen Tietoiskut Kokoukset Henkilöstön työ/urakierto

Esimiehet Kaikki tiehallintolaiset Henkilöstö

Organisaatiokulttuurin vahvistaminen

Ammattiylpeys, "Me tiehallintolaiset" Työympäristön kehittäminen

Yhteiset tapahtumat Henkilöhaastattelut "Palkinnot" (Vuoden xxx) Perehdytys

Esimiehet Kaikki tiehallintolaiset Henkilöstö

Työnantajakuvan luominen

Alan imago Edelläkävijyys

Etappi Työpaikkailmoitukset Tiennäyttäjä Internet Koulutus Esiintymiset (tiehallintolaiset)

Johto Henkilöstö Kaikki tiehallintolaiset Oppilaitokset LVM Urakoitsijat


8.4. Yhteistyökumppanit (1) Järjestöt ja yhdistykset, yliopistot, tutkimus-laitokset




Viestintäkanavat

Vastuut

Jatkuva vuorovaikutus ja verkostoituminen

Tiehallinnon tehtävistä, tavoitteista ja tuloksista kertominen Liikennejärjestelmän, tiestön ja koko infra-alan merkitys yhteiskunnalle

Sidosryhmätilaisuudet Internet Ajankohtaisviestintä Kokoukset Messut, tapahtumat Lehdet

Asiakkuus ja henkilöstö, viestintäryhmä, Sidosryhmävastuu-henkilöt

Yhteistyö

Teemat yhteistyökumppanista riippuen Muuttuva toimintaympäristö

Kampanjat Messut ja muut tapahtumat Tiedotteet Projektit Koulutus

Sidosryhmävastuu-henkilöt Viestintäryhmä Litu-ihmiset Ympäristö -ihmiset

T&K -toiminnan tukeminen

Yhteistyömahdolli-suudet (rahoitus, projektien organisointi) Tutkimustulokset Käyttöönotto ja soveltaminen Innovaatiot ja edelläkävijyys

Tiedotteet Tiennäyttäjä Etappi Seminaarit Internet Ohjeet Projektit

AP Johto T&K -asiantuntijat Tulosyksiköt


8.5. Yhteistyökumppanit (2) Media



Viestintäkanavat

Vastuut

Sujuva ja turvallinen liikkuminen

Vuodenaikoihin liittyvät muutokset Tienpidon keinoin voidaan vaikuttaa vain osittain liikenne-turvallisuuteen (tienkäyttäjällä oma vastuu) Liikenneturvallisuus-toimenpiteet Tieympäristön kehittäminen Häiriötiedottaminen

Tiedotteet Tiedotustilaisuudet Internet Haastattelut Kampanjat Häiriötiedotteet

Johto Viestintäryhmä Asiantuntijat Liikennekeskus Tulosyksiköt

Yhteisökuvaan vaikuttaminen

Tiehallinnon tehtävät, tavoitteet ja tulokset Tiehallinnon nykyinen rooli Toimialan vastuut ja roolit

Tiedotteet Internet Tiennäyttäjä Tietyökartta Etappi Ilme

Johto Viestintäryhmä

Suotuisan mielipideilmaston luominen ja vahvistaminen

Tienpidon rahoituksen riittävyys (realistisuus) Tiestön merkitys yhteiskunnan hyvinvoinnille

Tiedotteet Internet Tiedotustilaisuudet Haastattelut Vastineet

Johto "Spokes(wo)men" Viestintäryhmä

Asiantuntijatieto

Muutokset toimintaympäristössä Perusdatan (esim. tilastot) jakaminen Tutkimustuloksista kertominen

Taustatietomateriaalin jakaminen Tiedotustilaisuudet Haastattelut Vastineet Internet Lehdet Tienkäyttäjätyytyväisyys-tutkimus

Johto AP Tulosyksiköt Viestintäryhmä Yhteistyötahot



8.6. Palvelujen tuottajat ja toimittajat



Viestintäkanavat

Vastuut

Palvelujen toimittajilla ja Tiehallinnolla on yhteinen tavoite

Tyytyväinen asiakas on kaikkien yhteinen etu

Kokoukset (esim. työmaakokoukset) Sopimukset (esim. urakka) Ohjeet

Johto Hankinnan asiantuntijat Tiepiirit Tiemestarit Sidosryhmävastuu- henkilöt

Hankeviestinnän kehittäminen ja pelisäännöt

Roolien kirkastaminen tilaaja-tuottaja – mallissa

Sopimukset (esim. urakka) Ohjeet

Viestintäryhmä

Tiivis yhteistyö, vuorovaikutus ja sitouttaminen

Yhteinen näkemys tavoitteista ja toteuttamisesta

"Perehdytys" Vaatimusmäärittelyt Projektisuunnitelmat Seuranta (arviointi & palautteet) Kokoukset Viestintäsuunnitelma

Projektipäälliköt Koskee kaikkia "tilaajia"

Laatu

Tiehallinto vastaa aina laadusta Bonusjärjestel- män kehittäminen Laadun varmistus

Liito-palautteet Asiakastyytyväisyys-tulokset Asiakaspalautteet Seminaarit Koulutus

Hankinnan asiantuntijat Tiemestarit Tiepiirit


ISSN 1458-1561TIEH 4000513-v

Sisäisiä julkaisuja 15/2006 - Julkaisut - Väylävirasto · 2006. 5. 24. · houkutteleminen valtion leipiin suurten ikäluokkien siirtyessä eläkkeelle. On tärkeää miettiä,

Documents