BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi manajemen (SIM) (management information sistem, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. Kemampuan untuk melakukan pengolahan informasi dalam suatu organisasi akan membawa dampak langsung maupun tidak langsung bagi perkembangan organisasi itu sendiri. Untuk dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat dan akurat serta efisien, tidak terlepas dari bagaimana kegiatan tentang suatu data masukan atau input diolah dalam suatu sistem untuk menghasilkan output yang disebut informasi. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat mempunyai peranan yang sangat penting, terutama dalam bidang pendidikan. Kecepatan komunikasi untuk mendapatkan informasi sangatlah diperlukan untuk menggantikan sistem manual yang akan memperlambat pekerjaan dan memungkinkan terjadinya banyak kesalahan dalam mengolah data. Informasi telah menjadi kritis dan harus cepat disampaikan agar orang yang tepat bisa mengambil keputusan yang tepat. Dengan latar belakang tersebut diatas maka pada kesempatan ini penulis melakukan kegiatan penelitian pada Fakultas Tenik Universitas Udayana tentang pengolahan data pada kemahasiswaan, keuangan, kepegawaian, akademik,
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem informasi manajemen (SIM) (management information sistem, MIS)
adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan
manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk
memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi
bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa
karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan
pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya
digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang
bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan
manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem
informasi eksekutif.
Kemampuan untuk melakukan pengolahan informasi dalam suatu organisasi
akan membawa dampak langsung maupun tidak langsung bagi perkembangan
organisasi itu sendiri. Untuk dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat dan
akurat serta efisien, tidak terlepas dari bagaimana kegiatan tentang suatu data
masukan atau input diolah dalam suatu sistem untuk menghasilkan output yang
disebut informasi. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat mempunyai
peranan yang sangat penting, terutama dalam bidang pendidikan. Kecepatan
komunikasi untuk mendapatkan informasi sangatlah diperlukan untuk
menggantikan sistem manual yang akan memperlambat pekerjaan dan
memungkinkan terjadinya banyak kesalahan dalam mengolah data. Informasi
telah menjadi kritis dan harus cepat disampaikan agar orang yang tepat bisa
mengambil keputusan yang tepat.
Dengan latar belakang tersebut diatas maka pada kesempatan ini penulis
melakukan kegiatan penelitian pada Fakultas Tenik Universitas Udayana tentang
pengolahan data pada kemahasiswaan, keuangan, kepegawaian, akademik,
office, perlengkapan dan pengelolaan kegiatan. Adapun alasan yang menjadi latar
belakang perlunya dibuat atau dikembangkan sistem yang sudah ada adalah
karena beberapa faktor sebagai berikut : sistem yang sudah ada adalah sistem
yang bersifat semi-manual. Segala kegiatan yang dilakukan tidak secara
keseluruhan dilakukan menggunakan komputer dan memiliki beberapa kelemahan
diantaranya adalah :
1. Sistem yang telah ada sekarang belum seluruh nya menggunakan sistem
informasi, hanya sistem informasi akademik dan sistem informasi
kepegawaian. Sedangkan sistem informasi lain masih menggunakan
masih menggunakan excel sebagai tempat penyimpanan data
2. Data yang disimpan kurang effisien dan aman. Ini dikarenakan karena data
tersebut banyak yang masih disimpan dalas file dan bukan dalam database.
Sehingga dapat di akses oleh banyak user dan kemungkinan kehilangan
data menjadi riskan.
Berdasarkan permasalahan yang timbul maka perlu dibuat suatu rancangan
sistem informasi yang tepat dan sesuai di Fakultas Teknik Universitas Udayana
yang terdiri dari 7 (tujuh) modul yaitu modul kemahasiswaan, modul keuangan,
modul kepegawaian, modul akademik, modul front office, modul perlengkapan
dan modul pengelolaaan kegiatan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka didapatkan bebrapa rumusan masalah
sebagai berikut :
1. Bagaimana SOP rancangan sistem informasi administrasi kampus di
Fakultas Teknik Universitas Udayana ?
2. Bagaimana rancangan sistem informasi administrasi kampus di Fakultas
Teknik Universitas Udayana ?
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana
rancangan sistem informasi administrasi di Fakultas Teknik Universitas Udayana
dan memperbaiki bentuk rancangan sistem informasi administrasi Fakultas Teknik
yang sudah ada.
1.4 Manfaat
Adapun manfaat dari penelitian ini yaitu memberikan informasi mengenai
bagaimana bentuk sistem informasi administrasi Fakultas Teknik Universitas
Udayana. Dimana mahasiswa juga dapat belajar merancang sistem informasi
administrasi dari sumber-sumber yang didapat.
1.5 Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah yang kami rancang seperti diatas dan untuk
menghindari perluasan pembahasan, maka hal yang akan dirancang dalam Sistem
Informasi Manajeman di Fakultas Teknik Universitas Udayana ini terdiri dari
modul kemahasiswaan, modul keuangan, modul kepegawaian, modul akademik,
modul front office, modul perlengkapan, dan modul pengelolaan kegiatan.
Dimana setiap modul-modul ini akan dibagi lagi secara menjadi modul yang lebih
rinci.
BAB II
GAMBARAN UMUM SISTEM
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ADMINISTRASI KAMPUS
2.1 Gambaran Umum
Pada umumnya disetiap fakultas memiliki beberapa sistem informasi yang
digunakan untuk menjalankan beberapa kegiatan baik akademik maupun non
akademik yang dilakukan pada fakultas tersebut.Biasanya fakultas memiliki
rancangan sistem informasi yang dirancang untuk mempermudah para pegawai
didalam menggerjakan management datanya. Pada sistem informasi administrasi
disini terdiri dari beberapa subsistem, yaitu : front office, akademik, kepegawaian,
kemahasiswaan, keuangan, dan perlengkapan. Dimana tidak semua subsistem
pada sistem informasi ini memiliki rancangan subsistem yang baik sehingga
masih banyak kekurangan yang harus diperbaiki disetiap subsistemnya agar dapat
mempermudah pegawai didalam melakukan management data.
Sistem informasi administrasi kampus yang digunakan oleh fakultas teknik
masih tergolong semi otomatis, sistem ini merupakan gabungan antara sistem
manual dan sistem yang berbasis komputer.Dimana pegawai disini masih
menggunakan langkah – langkah manual dalam melakukan management data,
seperti menggunakan Microsoft Excel, Microsoft Word, dan lainnya. Pembuatan
surat – surat, LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban), Rancangan Anggaran Biaya
(RAB), dan lain sebagainya rata – rata masih menggunakan sistem manual di
dalam penerapannya. Sedangkan sistem yang berbasis komputer yang baru
dimiliki oleh sistem informasi administrasi kampus ini adalah hanya merupakan
sistem informasi managemen administrasi akademik (simak), sistem kepegawaian
(simpeg), dan sistem pennelitian dan pengembangan.
2.2 Desain Alur Simpanan Dokumen Sistem Informasi Manajemen Administrasi Kampus
Gambar 2.1 Alur Simpan Dokumen
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KAMPUS
Front Office Akademik Kepegawaian Kemahasiswaan Keuangan Perlengkapan
DataBase
Data Surat
Menyurat
Data
Mahasiswa
Data
Pegawai
Data
Organisasi
Mahasiswa
Data
Penelitian
Data
Inventori
Kampus
Simpanan Manual
2.3 Struktur Organisasi Fakultas Teknik
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kampus
FAKULTAS
TEKNIK
Kepegawaian
(SIMPEG)
Akademik
(SIMAK)
Penelitian dan
Pengembangan
Front Office
Keuangan Pengelolaan
Kegiatan
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KAMPUS
Kemahasiswaan
Senat Beasiswa
Perlengkapan
2.4 Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Administrasi Kampus
FRONT
OFFICEAKADEMIK
LITBANG
KEPEGAWAIAN
KEUANGAN
KEMAHASISWAAN
PENGELOLAAN
KEGIATAN
BEASISWA
SENAT
PERLENGKAPAN
MAHASISWA
REKTORATTAMU
TIM
EKSPEKTORATBANK
TU
JURUSAN
PENYEDIA
BEASISWA
PD III
DEKAN
MAHASISWA BARU
DOSEN
ALUMNI
35
17
3
2
KPKN23
28
29
31
18
19
9
5
33
21
12
32
413
6
8
1110
30
27
26
17
25
24
34
20
15
16
3622
14
Gambar 2.3 Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Administrasi Kampus
Adapun keterangan mengenai gambaran umum diatas, adalah sebagai berikut :
1. Mahasiswa diterima dari rektorat, pembuatan kalender akademik
2. Pendaftaran ulang mahasiswa (registrasi)
3. Nilai hasil ujian, data dosen
4. KHS, transkrip nilai, penawaran mata kuliah, daftar PA, jadwal proposal,
jadwal TA, penentu penguji, pembimbing TA
5. Registrasi KRS, data mahasiswa
6. Laporan akademik
7. acc surat sebelum memasuki akademik atau tujuan surat
8. Daftar mahasiswa yang sudah bayar SPP
9. Dana
10. Pengadaan PKKMB dan studentday fakultas
11. Pemberian nilai dan piagam PKKMB dan studentday
12. Data pengajuan kegiatan
13. Menyetor hasil penelitian dan pengembangan (TA/skripsi)
14. Penggajian pegawai
15. Pengajuan proposal jurusan
16. Pengajuan proposal kemahasiswaan
17. Pengajuan proposal kegiatan
18. Proposal
19. Laporan keuangan
20. Disposisi proposal
21. Register tenaga kerja dan pengajuan mutasi
22. Perekrutan panitia kegiatan fakultas
23. Data pegawai
24. Informasi beasiswa dan hasil penyeleksian penerima beasiswa, transkrip
nilai
25. Informasi beasiswa
26. Penginputan SKP
27. Hasil point SKP, formulir SKP yang sudah di acc
28. Data alumni
29. Laporan pertanggungjawaban kemahasiswaan
30. Laporan data penerima beasiswa, laporan penyediaan beasiswa, laporan
pendaftaran beasiswa
31. Memberikan informasi beasiswa dan memberikan bantuan beasiswa
32. Permintaan pengadaan barang dan jasa
33. Permohonan permintaan atau peminjaman barang dan jasa
34. Penyaluran sarana dan jasa
35. Pelaporan kunjungan
36. Gaji
2.5 Penjelasan Masing-Masing Subsistem
Adapun penjelasan dari masing-masing subsistem yang ada di dalam Sistem
Informasi Manajemen Administrasi Kampus Teknik adalah sebagai berikut :
2.5.1 Subsistem Front Office
Sistem fron office pada fakultas teknik masih mengandalkan pencatatan
secara manual. Hal-hal yang diurus pada bagian front office ini adalah sebagai
berikut : mengurus data tamu-tamu yang datang ke fakultas teknik, mengurus
surat-surat keluar dan masuk, permintaan tanda tangan ke para petinngi kampus,
serta mengurus pemberian nomer surat. Semua hal-hal tadi masih dilakukan
secara manual karena pada bagian front office belum di fasilitasi dengan
komputer.
2.5.2 Subsistem Akademik
Subsistem akademik pada fakultas teknik bertugas untuk menangani tugas-
tugas berikut : melakukan penerimaan mahasiswa baru untuk program regular dan
non regular, mengurus registrasi mahasiswa baru dan mahasiswa lama, menangani
perubahan registrasi akademik(penggantian/penambahan mata kuliah), mengatur
kalender akademik, mengurus masalah pengambilan cuti akademik, semester
pendek, administrasi ujian serta administrasi ujian akhir. Subsistem ini juga telah
dilengkapi dengan sebuah aplikasi yang disebut dengan SIMAK(Sistem Informasi
Management Administrasi Akademik), dimana sistem ini terintegrasi dengan
seluruh fakultas di universitas Udayana.
2.5.3 Subsistem Kepegawaian
Staf pegawai pada fakultas teknik universitas udayana masing-masing
terdiri dari Staf Dosen, Staf Teknisi, Staf Administrasi dan Pendukung.
Tugas dari subsistem kepegawaian ini adalah memproses keluar masuknya
staf pegawai fakultas teknik. Dimana kegiatan dari masing - masing staf akan
dilaporkan dan dipelajari langsung oleh Pembantu Dekan II.Tugas umum dari
Pembantu Dekan II disini adalah menangani bidang keuangan dan
kepegawaian.Bidang kepagawaian ini juga terdiri dari bagian keuangan dan
pengelolaan kegiatan. Dimana pada bagian keuangan ini terjadi proses keluar
masuknya dana yang akan digunakan nantinya pada setiap kegiatan fakultas,
sedangkan bidang pengelolaan kegiatan disini mengatur setiap kegiatan yang
dikerjakan oleh setiap sub sistem yang ada di fakultas teknik.
2.5.4 Keuangan
Keuangan merupakan bagian dari subsistem kepegawaian, dimana
keuangan memiliki beberapa peranan didalam menjalankan sistem informasi
administrasi kampus karena pada bagian keuangan ini terjadi perputaran uang atau
dana yang diperoleh dan akan memberikan renja pada masing – masing kegiatan
yang ada pada fakultas. Disetiap pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan oleh
fakultas baik kegiatan akademik maupun non akademik pasti akan melibatkan
keuangan, dimana keperluan dana dan pembiayaan yang akan dikeluarkan
diperoleh dari keuangan. Sebelumnya untuk mengeluarkan atau mencairkan dana
tersebut diperlukan adanya perancangan anggaran biaya yang akan digunakan
sebagai gambaran untuk mengetahui seberapa besar anggaran yang akan
dikeluarkan.
2.5.5 Pengelolaan Kegiatan
Bagian pengelolaan kegiatan ini gunayanya adalah untuk melakukan
manajemen mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan di lingkungan fakultas
teknik. Berikut ini adalah beberapa penjabaran kegiatan-kegiatan yang dimaksud :
2.5.5.1 Organisasi kemahasiswaan :
1. Pembentukan organisasi kemahasiswaan
2. Setiap organisasi dinyatakan sah apabila pembentukanya telah
mendapat persetujuan dekan
3. Setiap organisasi kemahasiswaan diwajibkan untuk membuat rencana
kerja dan anggaran tahunan
4. Fakultas daapat memberikan dana untuk kegiatan mahasiswa
5. Kegiatan yang tidak tercantum tidak akan mendapat ijin kegiatan dan
pendanaan
2.5.5.2 Ruang lingkup kegiatan kemahasiswaan :
1. Kegiatan kemahasiswaan meliputi kegiatan ekstrakurikuler, soft skill,
kepedulian social, dan pengabdian kepada masyarakat
2.5.5.3 Ijin kegiatan kemahasiswaan :
1. Seluruh kegiatan harus mendapat ijin dekan
2. Kegiatan yang melibatkan universitas harus mendapat ijin dari dekan
3. Kegiatan organisasi fakultas atas undangan pihak luar harus seijin
dekan
4. Kegiatan kemahasiswaan yang menggunakan fasilitas fakultas harus
mendapat ijin dari dekan
2.5.5.4 Teknis pelaksanaan kegiatan
1. Teknis pelaksanaan PKKMB diatur dalam pedoman umum dan
pedoman teknis
2. Teknis pelaksanaan student day diatur dalam pedoman teknis student
day unud
3. Kegiatan KIM hanya dapat dilaksanakan jika perkuliahan sudah
berjalan satu semester
2.5.5.5 Sanksi
1. Setiap menyelenggarakan kegiatan harus memperhatikan ketertiban,
keamanan dan norma-norma sosial yang berlaku secara umum
2. Bagi mahasiswa yang terbukti melanggar akan dikenakan sanksi
pemberhentian sementara dan atau pemecatan sebagai mahasiswa
universitas udayana
2.5.6 Kemahasiswaan
Subsistem kemahasiswaan pada fakultas teknik bertugas untuk menangani
kegiatan kemahasiswaan antara lain mengurus tentang beasiswa, Organisasi
Senat Mahasiswa, Musyawarah Mahasiswa Teknik, BPM Fakultas Teknik,
Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik. Menyangkut bidang kegiatan
kemahasiswaan yang dilakukan oleh organisasi mahasiswa di lingkungan Fakultas
Teknik sangat beragam diantaranya PKKMB, Student Day, KIM, BKFT,
Kegiatan Ilmiah, Kegiatan Olahraga dan Seni serta kegiatan lainnya. Bidang
kemahasiswaan pada Fakultas Teknik ini merupakan suatu sistem yang masih
manual, dalam arti sistem kemahasiswaan di Fakultas Teknik belum
menggunakan sistem online seperti pada Bidang Akademik, jadi untuk mengurus
sesuatu masih menggunakan tenaga pegawai untuk mengurusnya.
2.5.7 Beasiswa
Modul beasiswa pada fakultas teknik bertugas untuk menangani tugas-
tugas berikut : mengurus mahasiswa yang ingin memperoleh beasiswa, melakukan
seleksi terhadap mahasiswa yang ingin mendapatkan beasiswa, memberika
informasi beasiswa-beasiswa yang tersedia, seperti beasiswa PPA, BBBM,
Supersemar, Gudang Garam, Sampoerna, Bank Mandiri, dan lain-lain. Pada
subsistem beasiswa Fakultas Teknik ini merupakan suatu sistem yang masih
manual, dalam arti sistem kemahasiswaan di Fakultas Teknik belum
menggunakan sistem online seperti pada Bidang Akademik, jadi untuk mengurus
sesuatu masih menggunakan tenaga pegawai untuk mengurusnya.
2.5.8 Senat
Modul Senat Mahasiswa Fakultas Teknik bertugas untuk menangani
tugas-tugas berikut : mengurus kegiatan-kegiatan kemahasiswaan di lingkungan
fakultas teknik, mengurus mahasiswa yang ingin menginput SKP, menangani
kepanitiaan di setiap kegiatan di lingkungan fakultas teknik. Pada subsistem
beasiswa Fakultas Teknik ini merupakan suatu sistem yang masih manual, dalam
arti sistem kemahasiswaan di Fakultas Teknik belum menggunakan sistem online
seperti pada Bidang Akademik, jadi untuk mengurus sesuatu masih menggunakan
tenaga pegawai untuk mengurusnya.
2.5.9 Perlengkapan
Pada bidang perlengkapan di fakultas teknik universitas udayana berfungsi
sebagai pengelola perlengkapan-perlengkapan yang diperlukan dalam segala
kegiatan yang berlangsung di fakultas teknik universitas udayana.Bidang
perlengkapan ini juga menggunakan sistem manajemen perlengkapan yang
terstruktur dan terorganisasi secara sistematis. Dengan adanya sistem
perlengkapan yang terstruktur dan terorganisasi, sehingga akan dapat terbentuk
suatu bidang yang mampu bekerja secara cepat dan tepat.
Ada dua jenis inventaris yang dikelola oleh bidang perlengkapan fakultas
teknik universitas udayana, yaitu :
a. Alat Tulis Kantor (ATK), yaitu Inventaris yang digunakan untuk
proses operasional dalam bidang administrasi perkantoran.
Contoh : Kertas, printer, laptop, komputer, alat tulis, dll.
b. Benda Perlengkapan, yaitu Inventaris yang digunakan untuk proses
operasional dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan di fakultas teknik
universitas udayana.
Contoh : Kursi, meja, net.
2.6 Hirarki Chart Sistem Secara Umum 0
SIM Administrasi Kampus
1.0
Kemahasiswaan
3.0
Kepegawaian
4.0
Akademik
6.0
Perlengkapan
5.0
Front Office
1.1
Beasiswa
1.2
Alumni
4.1
Penerimaan Mahasiswa Baru
4.2
KRS
4.3
Penjadwalan Mata Kuliah
4.4
Manipulasi Data Pengajar
4.5
Penilaian
4.6
Manipulasi Data Mahasiswa
4.7
Laporan Akademik
6.1
Pemasukkan Barang
6.2
Pengeluaran Barang
4.6.1
Update Data Mahasiswa
4.6.2
Update Data Dosen
4.4.1
Update pengajar
4.4.2
Delete Pengajar
4.2.1
Pengajuan KRS
4.2.2
Registrasi KRS
4.2.3
Perubahan KRS
3.1
Penerimaan
3.2
Absensi
4.8
Surat Menyurat
5.1
Penerimaan Tamu
5.2
Pencatatan nomor surat
6.2.1
Insert
6.2.2
Update
6.2.1
Insert
6.2.2
Update
3.3
Penerimaan Penilaian Dosen
1.1.1
Penginformasian Beasiswa
1.3.1
Input SKP
1.1.2
Pendaftaran Beasiswa
2.1
Penerimaan Beasiswa
1.3.2
Penghitungan Poin SKP
4.9
Cuti mahasiswa
3.4
Penggajian
7.0
Pengelolaan Kegiatan
7.1
Kegiatan Mahasiswa Baru
7.2
Proposal Kegiatan
2.0
Keuangan
2.1
Penggajian
2.2
Cek Pembayaran SPP
2.3
Laporan Keuangan
2.4
Permintaan Dana
3.5
Mutasi
3.6
Laporan Kepegawaian
3.1.1
Penerimaan Dosen
3.1.2
Penerimaan Pegawai
3.2.1
Proses Absensi
3.2.2
Proses Lembur
3.3.1
Input Data Penerimaan Penilaian
Dosen
3.3.2
Update Data Penerimaan Penilaian
Dosen
3.3.3
Delete Data Penerimaan Penilaian
Dosen
3.4.1
Proses THR
3.4.2
Proses Penggajian
3.5.1
Kenaikan pangkat
3.5.2
Penurunan pangkat
3.5.3
Pensiun
3.5.4
Pindah department
1.4
Laporan Kemahasiswaan
1.3
SKP
1.2.1
Pendataan Alumni
1.2.2
Laporan data alumni
1.3.3
Laporan SKP
3.4.3
Laporan Penggajian
3.1.3
Laporan penerimaan pegawai
3.2.2
Proses cuti
3.2.3
Rekap absensi
3.2.4
Pelanggaran
3.2.5
Jadwal Kerja
3.2.6
Laporan absensi
3.5.5
Laporan mutasi
Gambar 2.4 Hirarki Chart Umum
2.7 Konteks Diagram SIM Administrassi Kampus
Mahasiswa Baru
Mahasiswa
Dekan
Tamu
Dosen
Jurusan
KPKN
Data registrasi
Informasi jadwal kuliah
Registrasi KRS, data mahasiswa
KHS/transkrip, penawaran mata kuliah, jadwal proposal TA, penentu penguji, pembimbing TA, informasi jadwal
kuliah
Kalender akademik, daftar mahasiswa baru yang diterima
Laporan akademik, kemahasiswaan, perlengkapan
Daftar registrasi tenaga kerja, pengajuan mutasi, pengajuan keiatan
Pelaporan kunjungan
Nilai hasil ujian
Data konfirmasi gaji, informasi jadwal kuliah
Permohonan permintaan barang masuk, pengajuan proposal jurusanData mata kuliah, data pengajar, jadwal mata kuliah perjurusan
Data penyaluran sarana dan jasa
Data alumni
Laporan pertanggung jawaban kemahasiswaan
Informasi beasiswa
Data penerima beasiswa
Data pembayaran
Laporan keuangan
Data pegawai
L
A
K
N
J
I
F
SIM Administrasi Kampus
***
**
****
*****
O
Litbang
P
Pegawai
Data pengajuan kenaikan Pangkat, pengajuan cuti,
data absensi
Data Penelitian dan Pengembangan Dosen
Q
PD IILaporan Kepegawaian
Rektorat
D
Kepala
Kepegawaian
R
Data Jadwal kerja
Alumni
C
PD III
B
Penyedia beasiswa
H
Bank
G
BKN
E
Gambar 2.5 Konteks Diagram SIM Administrasi Kampus
2.8 DFD Level 0 SIM Administrassi Kampus
Data alumni
Data keuangan
B
PDIII
C
Alumni
A
Mahasiswa
**
D
Rektorat
***
J
Dosen
****
K
Dekan
A
Mahasiswa
**
Mahasiswa
Baru
tb_tpengajuan_proposalD7
tb_alumniD9
tb_pegawaiD8
tb_penggajianD6
tb_mahasiswaD1
tb_KRSD3
tb_dosenD5
tb_tamuD10
tb_inventoryD11
data pegawai
data krs, data nilai
data dosen
laporan pertanggung jawaban
kemahasiswaan
data alumni
informasi beasiswa, SKP
yang sudah di acc
laporan beasiswa
Data pegawai, data
dosen
Data dosen pengajuan cuti, data
kenaikan pangkat, pensiun
Data Pengajuan kenaikan pangkat, pensiun,
cuti
data reistrasi krs, data mahasiswa, jadwal
kuliah
data registrasi
informasi jadwal kuliah, dan mata kuliah
nilai hasil ujian, data dosen,
informasi jadwal kuliah
kalender akademik, daftar mahasiswa yang
diterima
laporan akademik
Laporan kunjungan
data gaji
data
mahasiswa
informasi jadwal kuliah,
dan mata kuliah
jadwal proposal TA, penentu
penguji TA, pembimbing TA
data tamu
data permohonan permintaan atau
peminjaman barang dan jasa
Data barang masuk dan
keluar
Data penyaluran barang dan jasa
Permintaang pengadaan barang dan jasa
data disposisi
proposal
Data m
hs
sudah
bay
ar spp
AC
C
surat
tb_tugas_akhirD4
Permintaan barang dan jasa
diterima
Jadwal TA
H
penyedia
beasiswa
Data informasi
beasiswa
Data penerima
beasiswa
0.1
Kemahasiswaan
0.3
Kepegawaian
0.4
Akademik
0.5
Front Office
0.6
Perlengkapan
J
Dosen
****
D
Rektorat
***
D
Rektorat
***
I
Jurusan
*****
L
Data nilai
Tb suratD12Data surat
Tb_SKPD16Data penginputan SKP
Tb_pengajuan_beasiswaD15Data pengajuan beasiswa
G
Bank
I
Jurusan
*****
Data keuangan
data pembayaran
pengajuan proposal jurusan
O
Litbang
Data penelitian dan
pengembangan dosen
tb_dosenD5data dosen
data pengajuan proposal
jurusan
0.2
Keuangan
0.7
Pengelolaan Kegiatan
P
Pegawai
Data pengajuan kenaikan
Pangkat, pengajuan cuti, data
absensi
Q
PD IILaporan Kepegawaian
Tamu
M
Tb_absensiD20Data absensi
Tb_cutiD21Data cuti
Tb_kegiatanD18
Data kegiatan
Tb_keuanganD17
Tb_pelanggaranD19Data pelanggaran
Tb_pensiunD24Data pensiun
Tb_organisasiD26Data organisasi
K
Dekan
N
senat
Memberi ijin laporan
Menerima laporan
Mengajukan laporan
Sk kenaikan pangkat, penurunan pangkat,
cuti, pensiun,
D2
7Tb_informasi_beasiswa
D28 Tb_penerima_beasiswaData Penerima beasiswa
Data Informasi Beasiswa
D29 Tb_poin_SKP
E
BKN
F
KPKN
Tb_jadwalD30
Tb_jadwal_proposalD31
Tb_userD32
Data jadwal
Data user
Data jadwal proposal
I
Jurusan
*****
Data mata kuliah, data pengajar, jadwal
mata kuliah perjurusan
tb_matakuliahD2
Tb nilaiD13
Kepala
Kepegawaian
R
Data Jadwal kerja
Sk kenaikan pangkat, penurunan
pangkat, pindah department
cuti, pensiun
Data absensi, lembur
dosen
Kebijakan SK
Tb_jadwal kerjaD32Data jadwal kerja
Data poin SKP
Gambar 2.6 DFD Level 0 SIM Administrasi Kampus
2.9 Disain Jaringan SIM Administrassi Kampus Secara Umum
Front OfficeAkademik
KeuanganKemahasiswaan
kepegawaian
Pengelola
kegiatan
Rektorat
JurusanRouter
Fakultas
server
useruseruser
Radio TowerGDLN
Router
perlengkapan
Kabel fiber optik
Kabel UTP
Gambar 2.7 Disain Jaringan SIM Administrasi Kampus
Desain jaringan dari system yang kami buat, secara umum dapat dilihat dari
gambar 2.6 diatas, yang memusatkan semua sistem di sebuah tempat yang itu
pada ruang server tersendiri. Sub sistem akan dipusatkan pada ruang tersebut dan
diakses dari bagian-bagian yang mempergunakan dan memerlukan sistem
informasi sesuai bidang-bidangnya masing-masing.
BAB III
PERANCANGAN SISTEM
DI MASING-MASING SUBSISTEM
Sistem yang kami rancang ini terdiri dari 7 subsistem besar yang nantinya
akan di pecah lagi secara lebih rinci. Subsistem-subsistem tersebut adalah sebagai
berikut :
1. Subsistem Kemahasiswaan
2. Subsistem Keuangan
3. Subsistem Kepegawaian
4. Subsistem Akademik
5. Subsistem Front Office
6. Subsistem Perlengkapan
7. Subsistem Pengelolaan Kegiatan
Subsistem yang kami rancang diatas nantinya akan kami bagi mekanisme
pengerjaannya dengan semua anggota kelompok kami. Jadi setiap subsistem akan
ditangani oleh 2 orang anggota. Berikut ini adalah pembahasan mengenai masing-
masing subsistem pada sistem yang kami rancang :
SUB SISTEM
KEMAHASISWAAN
Oleh :
Dwi Ade Riandayani (0904505021)
AA Md Dian Krisnandari (0904505037)
3.1 Subsistem Kemahasiswaan
Subsistem kemahasiswaan pada fakultas teknik bertugas untuk menangani
kegiatan kemahasiswaan antara lain mengurus tentang beasiswa, alumni, dan
penghitungan poin SKP oleh senat mahasiswa fakultas teknik. Bidang
kemahasiswaan pada Fakultas Teknik ini merupakan suatu sistem yang masih
manual, dalam arti sistem kemahasiswaan di Fakultas Teknik belum
menggunakan sistem online seperti pada Bidang Akademik, jadi untuk mengurus
sesuatu masih menggunakan tenaga pegawai untuk mengurusnya.
3.1.1 SOP Kemahasiswaan
Alur Sistem yang direncanakan dari Sub Sistem Informasi
Kemahasiswaan, Sistem Informasi Fakultas Teknik dapat dilihat pada SOP yang
kami rancang berikut ini :
3.1.1.1 Penginformasian Beasiswa
Penyedia
Beasiswa
Bagian Kemahasiswaan
fakultasi
Start
Penyaringan
informasi
beasiswa
Pembuatan syarat
dan ketentuan
beasiswa
Informasi dan
persyarata
beasiswa
Informasi dan
persyarata
beasiswa
diterima
Data informasi
beasiswa yang
disetujui diinputkan
kedalam sistem
Diterima
Informasi dan
persyarata
beasiswa
diteruskan ke
mahasiswa
Informasi
beasiswa
yang
disetujui
End
Informasi
dicetak
Informasi
ditempel di
papan
pengumuman
Y
T
Mahasiswa Keterangan
· Informasi beasiswa dimulai dari
proses pembuatan syarat dan
ketentuan beasiswa dari pihak
penyedia beasiswa.
· Dokumen informasi beasiswa
kemudian di kirim kebagian
kemahasiswaan fakultas.
· Kemudian dikkukan penyaringan
informasi beasiswa tersebut oleh
bagian kemahasiswaan fakultas.
· Jika informasi beasiswa tersebut
tidak dapat diterima, maka informasi
tersebut tidak akan diteruskan ke
mahasiswa.
· Sebaliknya, jika informasi tersebut
dapat diterima, maka data nformasi
beasiswa yang disetujui terlebih
dahulu diinputkan ke sistem.
· Lalu informasi beasiswa dicetak dan
ditempel di papan pengumuman
sehingga informasi dapat dterima
oleh mahasiswa.
Gambar 3.1 Alur Proses Sistem penginformasian beasiswa yang direncanakan
3.1.1.2 Pendaftaran Beasiswa
Mahasiswa Bagian Kemahasiswaan
fakultas
Start
Mengambil
Formulir
pendaftaran
beasiswa
Mengisi dan
Melengkapi
syarat dan
ketentuan
beasiswa
Lengkap ?
Y
T
End
Mengumpulkan
berkas
pendaftaran
beasiswa
Penginputan
Mengecek
kelengkapan
berkas
pengajuan
beasiswa
Data
pendaftaran
beasiswa yang
sudah lengkap
Data
Pendaftaran
diterima
Penyedia Beasiswa Keterangan
· Pendaftaran beasiswa
dimulai dari pengambilan
formulir pendaftaran
beasiswa oleh mahasiswa di
bagian kemahasiswaan
fakultas.
· Setelah itu mahasiswa wajib
untuk mengesi dan
melengkapi semua
persyaratan dan ketentuan
beasiswa.
· Setelah formulir terisi,
berkas-berkas pendaftaran
tersebut kemudian
diserahkan kembali
kebagian kemahasiswaan.
· Bagian kemahasiswaan
mengecek kembali berkas
pengajuan beasiswa tadi.
· Jika tidak lengkap, maka
mahasiswa harus
melengkapinya kembali.
· Jika sudah lengkap,
kemudian dilakukan
penginputan data-data
pendaftaran ke sistem.
· Selanjutnya bagian
kemahasiswaan
mengirimkan data
pendaftaran tadi kepada
pihak penyedia beasiswa,
Gambar 3.2 Alur Proses Sistem pendaftaran beasiswa yang direncanakan
3.1.1.3 Proses Penerima beasiswa
Bagian
KemahasiswaanSistem Kemahasiswaan
Start
Pembuatan
laporan
Pihak Rektorat
Cetak Laporan
Laporan Data
Mahasiswa
Penerima Beasiswa
Penandat
anganan
Memilih laporan
yang akan
ditampilkan
Laporan Data
Mahasiswa
Penerima Beasiswa
Laporan Data
Mahasiswa
Penerima Beasiswa
yang sudah
ditandatangani
End
Penyedia
Beasiwa
Penyeleksian
Pendaftaran
Beasiswa
Data mahasiswa
yang lolos
seleksi
beasiswa
Data mahasiswa
penerima
beasiswa
Data
mahasiswa
penerima
beasiswa
PD III
Laporan Data
Mahasiswa
Penerima Beasiswa
yang sudah fix
Keterangan
· Setelah dilakukan
penyeleksian oleh pihak
penyedia beasiswa, maka
didapat data mahasiswa
penerima beasiswa.
· Data mahasiswa yang
penerima beasiswa yang
berasal dari fakultas Teknik
Udayana kemudian
diserahkan ke bagian
kemahasiswaan.
· Data ini kemudian disimpan
ke dalam database sistem
sebagai arsip.
· Sistem kemahasiswaan
kemudian memilih data
yang akan ditampilkan
sebagai laporan.
· Laporan kemudian diproses
untuk selanjutanya dicetak
dan diserahkan ke PDIII.
· PDIII menandatangani
laporan tersebut.
· Laporan yang telah fix lalu
di serahkan kerektorat
sebagai arsip.
Gambar 3.3 Alur Proses Sistem penerima beasiswa yang direncanakan
3.1.1.4 Pengajuan SKP
Mahasiswa Jurusan Senat
Start
Sertifikat PKKMB,
studentday, KIM
dan piagam
penghargaan
Mengumpulkan
sertifikat
PKKMB,
studentday, KIM
dan piagam
penghargaan
Mencari Surat
Rekomendasi
Himpunan dilengkapi
dengan tanda tangan
pembina
Mengumpulkan surat
rekomendasi
himpunan dan
sertifikat PKKMB,
studentday, KIM dan
piagam penghargaan
End
Surat
Rekomendasi
Himpunan
Surat
Rekomendasi
Himpunan
Keterangan
· Untuk mengajukan penginputan
SKP, maka mahasiswa harus
mengumpilkan sertifikat PKKMB,
studentday, KIM dan piagam
penghargaan yang dimilikinya.
· Kemudian mahasiswa harus
mencari surat rekomendasi
himpunan dilengkapi dengan tanda
tangan pembinanya.
· Setelah surat rekomendasi didapat,
kemudian mahasiswa
mengumpulkan surat rekomendasi
tersebut kepada Senat beserta
dengan sertifikat PKKMB,
studentday, KIM, dan piagam
penghargaan sebagai bukti autentik
Gambar 3.4 Alur Proses Sistem pengajuan SKP yang direncanakan
3.1.1.5 Pembuatan Transkrip SKP
Senat PD IIIBagian Kemahasiswaan
Fakultas
SKP>=200?
Y
End
Menyerahkan
Surat SKP
yang sudah
dilegalisir
Pengiriman
permohonan
legalisir surat
SKP
Legalisir Surat
SKP dengan
tanda tangan PD
IIIMengumpulkan Buku SKP
yang sudah terisi disertai
dengan sertifikat PKKMB,
studentday, KIM dan
piagam penghargaan
Start
Surat SKP yang sudah
ditandatangani ketua
senat dan kabid.
kesekretariatan
Surat SKP yang
sudah dilegalisir
Menyerahkan
Surat SKP
yang sudah
dilegalisir
T
Penginputan SKP
Keterangan
· Pertama senat melakukan pengumpulan buku
SKP yang sudah terisi dan disertai dengan
sertifikat PKKMB, studentday, KIM dan piagam.
· Kemudian dilakukan penginputan data SKP ke
sistem.
· Lalu sistem melakukan pengecekkan apakah
SKP yang dimiliki telah memenuhi point standar
minimal?
· Jika syarat tidak memenuhi maka kegiatan
penginputan dihentikan.
· Jika Y, maka Surat SKP ditandatangani ketua
senat dan kabid. kesekretariatan
· Kemudian meminta surat permohonan legalisir
surat SKP ke bagian Kemahasiswaan Fakultas.
· Setelah itu surat SKP dilegalisir dan
ditandatangani oleh PD III.
· Surat SKP yang telah disahkan oleh PDII
keudian diserahkan kembali ke bagian
kemahasiswaan.
· Dokumen SKP yang telah dilegalisir juga
disimpan di bagian Senat sebagai arsip.
Gambar 3.5 Alur Proses Sistem pembuatan transkrip SKP yang direncanakan
3.1.1.6 Pendataan Alumni
Mahasiswa Pegawai
Apakah sudah
alumni
Y
End
Start
T
Keterangan
· Sistem ini akan memeriksa apakah
mahasiswa sudah menjalani wisuda atau
belum, apabila mahasiswa sudah menjalani
wisuda, berarti mahasiswa tersebut sudah
bisa dikatakan sebagai alumni
· Pegawai akan memasukkan data alumni
tersebut yang sudah diambil melalui sistem
simak
· Data akan diperiksa, apakah data sudah
benar, jika benar maka data akan langsung
masuk ke dalam tb_alumni, tetapi jika tidak,
maka data akan diperbarui sehingga data
tersebut akan selalu terupdate.
· Data alumni tersebut akan tersimpan
didalam tb_alumni, dimana sistem yang
digunakan disini sudah menggunakan suatu
proses yang menggunakansistem informasi
manajemen.
Input data alumni
Input benar
Memperbaharui
data alumni
Data alumni
Y
T
Gambar 3.6 Alur Proses Pendataan Alumni
3.1.2 Hirarki Chart Subsistem Kemahasiswaan
0
Kemahasiswaan
3.0
SKP
2.0
Alumni
1.0
Beasiswa
4.0
Laporan
Kemahasiswaan
1.1
Informasi
Beasiswa
1.2
Pendaftaran
Beasiswa
1.3
Penerimaan
Beasiswa
1.4
Laporan
beasiswa
1.1.1p
Insert
1.1.2p
Update
1.1.3p
Delete
1.1.4p
Searching
1.1.5p
Cetak Informasi
1.2.1p
Insert
1.2.2p
Update
1.2.3p
Delete
1.2.4p
Searching
1.3.1p
Insert
1.3.2p
Update
1.3.4p
Searching
1.3.3p
Cetak
Pengumuman
Penerima
3.1
Pencatatan Poin
SKP
3.2
Penghitungan
Poin SKP
3.3
Laporan SKP
3.1.1p
Insert
3.1.2p
Update
3.1.3p
Delete
3.1.4p
Searching
2.1
Pendataan
Alumni
2.2
Laporan
2.1.1p
Insert
2.1.2p
Update
2.1.3p
Delete
2.1.4p
Searching
Level 0
Level 1
Level 2
94
3.1.3 Konteks Diagram Subsistem Kemahasiswaan
Berikut ini adalah konteks diagram untuk subsistem kemahasiswaan. Pada
konteks diagram ini terdapat 6 entitas yang terlibat, diantaranya yaitu :
mahasiswa, alumni, jurusan, penyedia beasiswa, rektorat, PD III.
Entitas mahasiswa dan penyedia beasiswa melakukan proses pendaftaran
beasiswa yang kemudian data tersebut di laporkan ke entitas rektorat. Sementara
entitas alumni melakukan pendataan data alumni ke sistem.
mahasiswa
alumni
Penyedia
beasiswa
A H
C
Data pengajuan beasiswa
Info beasiswa & penerima
beasiswa
Informasi beasiswa &
penerima beasiswa
Data alumni
Data laporan
kemahasiswaan
0
Kemahasiswaan
surat rekomendasi
skp
**
jurusan
I
*****
PD III
rektorat
D
Laporan SKP
B
Gambar 3.8 Konteks Diagram Subsistem Kemahasiswaan
95
3.1.4 DFD Level 0 Subsistem Kemahasiswaan
Pada DFD level 0 subsistem kemahasiswaan ini terdapat 4 buah modul
yang bekerja di dalamnya. Modul-modul tersebut diantaranya yaitu : modul
beasiswa, modul alumni, modul SKP, dan modul laporan kemahasiswaan.
Modul beasiswa mengurus masalah penginformasian beasiswa dari
penyedia beasiswa, pendaftaran dan pengumuman penerima beasiswa. Modul
alumni mengurus pendataan informasi dari alumni fakultas teknik. Modul SKP
merupakan modul untu mengurus pencatatan poin SKP.
0.3
SKP
0.2
Alumni
0.1
Beasiswa
0.4
Laporan Kemahasiswaan
09 Tb_kegiatan_mahasiswa
Sertifikat Ospek, KIM
dan piagam
penghargaan
Data input SKP
SKP yang telah
dilegalisir
Mahasiswa
A
**
Penyedia beasiswa
H
Alumni
C
***
Rektorat
D
Jurusan
I
Data pendaftaran
Beasiswa
Data informasi
beasiswa dan penerima
beasiswaD15 Tb_pengajuan_beasiswa
Data
pendaftaran
falid
Informasi beasiswa,
data penerima
beasiswa
Data pendaftar
beasiswa
Data alumni
Data pendaftar
beasiswa
09 Tb_alumniData alumni
Laporan penerima
beasiswa dan
alumni
Data alumni
Data Beasiswa
Mahasiswa
A
**
D27 Tb_informasi_beasiswa
D28 Tb_penerima_beasiswa
Informasi beasiswa
Data penerima
beasiswa
Surat rekomendasi
D29 Tb_poin_SKP
Data poin SKP
Data SKP
Laporan data SKP dan
legalisir SKP
PD III
B
Gambar 3.9 DFD Level 0 Subsistem Kemahasiswaan
96
3.1.5 DFD Level 1 Kemahasiswaan
3.1.5.1 DFD Level 1 Subsistem Beasiswa
Pada DFD level 1 subsistem beasiswa ini terdapat 4 buah modul yaitu :
modul informasi beasiswa, pendaftaran beasiswa, penerimaan beasiswa dan
laporan beasiswa, dengan dua entitas yang terlibat didalamnya. Entitas-entitas
tersebut adalah penyedia beasiswa dan mahasiswa.
1.1.1
Informasi Beasiswa
Data informasi beasiswa
Data informasi beasiswa
1.1.2
Pendaftaran Beasiswa
Data pengajuan beasiswa
Data mahasiswa penerima
beasiswa
D15 Tb_pengajuan_beasiswa
Data pendaftaran
1.1.3
Penerimaan Beasiswa
Data penerima
beasiswa
Data penerima
beasiswa
D27 Tb_informasi_beasiswa
Mahasiswa
A
**
Penyedia beasiswa
H
D28 Tb_penerima_beasiswa
Data penerima
beasiswa
Penyedia beasiswa
H
1.1.3
Laporan beasiswa
Data penerima
beasiswa
Data pendaftar beasiswa
Data informasi beasiswa
Gambar 3.10 DFD Level 1 Subsistem Beasiswa
3.1.5.2 DFD Level 1 Subsistem Alumni
Pada subsistem alumni ini terdapat dua buah modul yaitu modul pendataan
alumni yang gunanya untuk mendata segala informasi dari alumni fakultas teknik,
dan modul laporan alumni yang gunanya untuk membuat laporan dari data alumni
yang ada.
97
Alumni
1.2.1
Pendataan Alumni
1.2.2
Laporan Alumni
09 Tb_alumni
Data alumni
Data Alumni
Data alumniC
Rektorat
D Laporan alumni
Gambar 3.11 DFD Level 1 Subsistem Alumni
3.1.5.3 DFD Level 1 Subsistem SKP
DFD level 1 subsistem SKP adalah alur yang menjelaskan tentang proses
penginputan, penghitungan dan pembuatan laporan SKP.
1.3.1
Pencatatan Poin SKP
Sertifikat Ospek, KIM
dan piagam
penghargaanData kegiatan
1.3.2
Penghitungan Poin SKP
SKP yang telah
dilegalisir
D29 Tb_SKPData point SKP
1.3.3
Laporan SKP
Mahasiswa
A
**
09 Tb_kegiatan_mhs
Data kegiatan
Data point SKP
Laporan data poin
SKP dan legalisir
PD IIIB
Gambar 3.12 DFD Level 1 Subsistem SKP
98
3.1.6 DFD Level 2 Kemahasiswaan
3.1.6.1 DFD Level 2 Subsistem Informasi Beasiswa
DFD Level 2 subsistem informasi beasiswa ini menggambarkan alur
pemberian informasi beasiswa mulai dari penyedia beasiswa yang memberikan
informasi ke sistem, lalu informasi disimpan ke sistem dan kemudia dicetak.
Hingga informasi tersebut sampai ke tangan mahasiswa.
2.1.1.1p
Insert
2.1.1.2p
Update
2.1.1.3p
Delete
2.1.1.4p
Searching
Data Informasi
Beasiswa
Penyedia beasiswa
H
D27 Tb_informasi_beasiswa
Mahasiswa
A
**
2.1.1.5p
Cetak Informasi
Data Informasi
Beasiswa
Data Informasi
Beasiswa
Data Informasi
Beasiswa
Data Informasi
Beasiswa
Data Informasi
Beasiswa
Data Informasi
Beasiswa
Data Informasi
Beasiswa
Data Informasi
Beasiswa
Data Informasi
Beasiswa
Data Informasi
Beasiswa
Laporan
Laporan pendaftaran
Beasiswa
Gambar 3.13 DFD Level 2 Subsistem Informasi Beasiswa
Gambar 3.101 Alur Proses Sistem Jadwal Kuliah yang direncanaka
163
3.4.1.3 Alur Proses Matakuliah
Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses
matakuliah
Jurusan Akademik MIS
Mulai
Memproses mata kuliah
Selesai
File data
matakuliah
Data matakuliah
Manual proses
matakuliah
Daftar mata kuliah
Keterangan
Alur proses :
-mulai
-akademik
menginputkan data
matakuliah dari
matakuliah yang di
proses jurusan
- akademik
memproses
matakuliah
-file tersimpan dalam
sistem
-akademik membuat
daftar matakuliah
-selesai
Gambar 3.102 Alur Proses Sistem Matakuliah yang direncanakan
3.4.1.4 Alur Proses Mahasiswa
Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses
mahasiswa
Akademik MIS Keterangan
Alur Proses :
-mulai
-sistem memproses / edit
data mahasiswa
-file di simpan di data
mahasiswa dalam sistem
-akademik menyimpan
dokumen daftar mahasiswa
-sistem menyimpan daftar
mahasiswa dalam dokumen
-selesai
Mulai
Memproses/edit data
mahasiswa
Selesai
Daftar mahasiswa
File data
mahasiswa
Daftar mahasiswa
Gambar 3.103 Alur Proses Sistem Mahasiswa yang direncanakan
164
3.4.1.5 Alur Proses Pengajar
Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses
pengajar
Akademik MIS
Mulai
Memproses/edit data dosen
Selesai
Daftar dosen
File data dosen
Daftar dosen
Keterangan
Alur proses
-mulai
-sistem memproses / edit
data dosen
-file di simpan di data dosen
dalam sistem
-akademik menyimpan
dokumen daftar dosen
-sistem menyimpan daftar
dosen dalam dokumen
-selesai
Gambar 3.104 Alur Proses Sistem Dosen yang direncanakan
3.4.1.6 Alur Proses Penilaian
Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses
penilaian
Mulai
Memberikan jadwal
ujian
Rekap data nilai
Memproses data nilai
Selesai
Mahasiswa Akademik MIS
File Nilai
Penilaian hasil ujian Ujian Akhir Semester
Penginputan data nilai
Dosen Keterangan
-mulai
-akademik memberikan
jadwal ujian
-mahasiswa melakukan
ujian akhir semester
-dosen melakukan
penilaian hasil ujian
-dosen menginputkan
data nilai
- sistem memproses
data nilai
-data nilai disimpan di
dalam database
-akademik melakukan
rekap data nilai
-selesai
Gambar 3.105 Alur Proses Sistem Penilaian yang direncanakan
165
3.4.1.7 Alur Proses KRS
Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses KRS
Memproses data KRS
Selesai
Penginputan data KRS
Manual form
perencanaan KRS
Manual pemberian
form perencanaan
KRS
File KRS
Mulai
Rekap data KRS
semester
Pengesahaan KRS
oleh pembimbing
akademik
Dosen Mahasiswa Akademik MIS Keterangan
-mulai
-akademik memberikan
form perencanaan
KRS
-mahasiswa negisi
form perencanaan
KRS
-form di sahkan oleh
dosen pembimbing
akademik
-mahasiswa
menginputkan data
KRS
-Data KRS di proses
oleh sistem
-sistem menyimpan
data KRS
-rekap data KRS
semester di akademik
-selesai
Gambar 3.106 Alur Proses Sistem KRS yang direncanakan
166
3.4.1.8 Alur Proses Tugas Akhir
Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses Tugas
Akhir
Jurusan Dosen MISmahasiswa
Mulai
Memilih dosen
pembimbing
Menungaskan dosen
pembimbing/
membuat surat tugas
SK Pembimbing
Mengambil surat
tugas/SK dan
memberikan kepada
pembimbing
Mengajukan judul
tugas akhir ke
pembimbing utama
Apakah judul
TA disetujui
Membuat proposal TA
Proposal TAMenyerahkan
proposal ke jurusan
Registrasi proposal
Apakah proposal
disetujui?
Apakah setuju
untuk diujikan?
Ujian tugas akhir
Melakukan proses
bimbingan tugas
akhir
Apakah lulus
ya
Mengikuti yudisium
Selesai
File data TA
Proses input data
TA
ya
tidak
tidak
ya
tidak
ya
Alur Proses :
· mulai
· Mahasiswa memilih
dosen pembimbing,
kemudian jurusan
menugaskan dosen
pembimbing/membuat
surat tugas
· Mahasiswa mengambil
surat tugas/SK dan
memberikannya kepada
dosen pembimbing
· Mahasiswa memberikan
SK Pembimbing ke
dosen,
· Mahasiswa mengajukan
judul tugas akhir ke
pembimbing utama
· Jika judul TA disetujui,
maka dilanjutkan dengan
membuat proposal TA,
· Jika judul TA tidak
disetujui, maka kembali
mengajukan judul tugas
akhir ke pembimbing
utama
· -mahasiswa menyerahkan
proposal ke jurusan
· Registrasi proposal
· jika proposal TA
disetujui, maka
dilanjutkan dengan
melakukan bimbingan TA
Jika proposal TA tidak
disetujui, maka kembali
membuat proposal TA
· jika dosen menyetujui
untuk proposal diujikan,
maka dilanjutkan dengan
ujian TA, jika tidak, maka
kembali melakukan
bimbingan TA
· Jika lulus, berhak
mengikuti yudisium,
jika tidak lulus, maka
kembali melakukan
bimbingan TA
· setelah lulus, dilakukan
proses input data TA di
jurusan, dan
penyimpanan file data TA
ke database di MIS
· mahasiswa berhak
mengikuti wisuda
· Selesai
Keterangan
Mengikuti wisuda
Gambar 3.107 Alur Proses Sistem Tugas Akhir yang direncanakan
167
3.4.1.9 Alur proses Pencatatan Surat
Berikut merupakan SOP (Standar Operating Procedure) alur proses
pencatatan surat
Akademik MIS KeteranganFront Office
Mulai
Menerima surat atau
proposal
Mengecek kembali
surat atau proposal
Manual penyerahan
surat atau proposal
disetujui
Selesai
Alur Proses :
· mulai
· Front Office menerima
surat atau proposal
· Front office mengecek
kembali surat atau
proposal
· Front office menyerahkan
proposal atau surat yang
perlu di ACC
· Akademik menerima
surat
· Akademik memeriksa
surat
· Apabila tidak memenuhi
persyaratan akan di
kembalikan ke front
office untuk di cek
kembali
· Apabila memenuhi
persyaratan di ACC oleh
akademik
· Pencatatan surat-surat
yang sudah di ACC oleh
akademik
· Data surat di proses dan
di simpan oleh sistem
· Selesai
meerima surat atau
proposal
Memeriksa surat
atau proposal
Pencatatan surat atau
proposal
Data surat
ACC surat atau
proposal
Y
T
Gambar 3.108 Alur Proses Sistem Pencatatan surat
168
3.4.2 Konteks Diagram Subsistem Akademik
Konteks diagram subsistem akademik mempunyai 6 (enam) buah entitas
luar yaitu Mahasiswa, Rektorat, Mahasiswa Baru, Dosen, Front Office dan
Jurusan.
Mahasiswa memberikan input berupa data registrasi KRS, data
mahasiswa, dan memberikan output KHS, Transkrip nilai dan penawaran
matakuliah, dan informasi jadwal kuliah. Rektorat memberikan input data
mahasiswa yang di terima, dan mendapatkan output berupa laporan akademik.
Jurusan memberikan data matakuliah, data pengajar, dan jadwal matakuliah.
Dosen memberikan input data nilai hasil ujian, data dosen dan di berikan output
informasi jadwal kuliah. Front office memberikan input berupa data surat yang di
acc. Mahasiswa baru memberikan input informasi jadwal kuliah, penawaran
matakuliah dan di berikan output berupa data registrasi.
0
Akademik
Mahasiswa
A
**
Data registrasi KRS, Data Mahasiswa
Data mahasiswa yang
diterima
Laporan akademik
Dosen
J
****
Mahasiswa
Baru
L
Rektorat
D
***
KHS, transkip nilai dan penawaran mata
kuliah, informasi jadwal kuliah
Nilai hasil ujian, data
dosen
Data registrasi
Informasi jadwal kuliah,
mata kuliah
Front office
RData surat
yang di
ACC
Informasi jadwal kuliah
Jurusan
I
*****
Data matakuliah, data
pengajar, jadwal
matakuliah perjurusan
Gambar 3.109 Konteks Diagram Subsistem Akademik
169
3.4.3 Hierarki Chart Subsistem Akademik
Berikut merupakan bentuk hierarki dari subsistem akademik
Subsistem
akademik
0
2.0
Manajemen
Jadwal
5.0
Manipulasi data
pengaar
2.1
MatakuliahJadwal
matakuliah
3.1
Registrasi KRS
3.2
Perubahan KRS
Diagram konteks
DFD level 0
2.1.1 p
Inser matakuliah
2.2
3.0
KRS
2.1.2 p
Update
matakuliah
2.1.3 p
Delete
matakuliah
7.0
Pencatatan
surat
10.0
Laporan
akademik
1.0
Penerimaan
mahasiswa baru
2.3
Pencatatan Kalender
Perkuliahan semester
2.2.1 p
Insert jadwal
2.2.2 p
Update Jadwal
2.2.3 p
Delete jadwal
4.0
Penilaian
4.1 p
Insert Nilai
4.2 p
Update Nilai
4.3 p
Delete
Nilai
6.0
Manipulasi data
mahasiswa
8.0
Tugas akhir
DFD level 1
5.1 p
Insert Pengajar
5.2 p
Update
Pengajar
5.3 p
Delete Pengajar
6.1 p
Update
mahasiswa
6.2 p
Delete
Mahasiswa
DFD level 2
4.4 p
Pembuatan
Transkrip nilai
9.0
User
2.1.4 p
Search
Matakuliah
5.4 p
Search Pengajar
6.3 p
Search
Mahasiswa
Gambar 3.110 hierarki Chart Subsistem Akademik
3.4.4 DFD Level 0 Subsistem Akademik
Berikut merupakan DFD level 0 dari subsistem akademik. Subsistem ini
mempunyai 10 (sepuluh) buat proses yaitu penerimaan mahasiswa baru,
manajemen jadwal, KRS, penilaian, manipulasi data pengajar, manipulasi data
mahasiswa, pencatatan surat, tugas akhir, user dan laporan akademik.
Proses penerimaan mahasiswa baru bertujuan untuk melakukan input data
mahasiswa baru, proses manajemen jadwal bertujuan untuk melakukan pembuatan
jadwal matakuliah semester dari matakuliah yang ada, kemudian dilakukanya
proses pembuatan kalender perkuliahan. Proses KRS merupakan proses untuk
meregistrasi KRS dan melakukan perubahan KRS. Proses penilaian merupakan
proses untuk melakukan penilaian hasil ujian dosen. Proses manipulasi data
pengajar merupakan proses untuk memanipulasi data dosen yang mengajar
matakuliah pada setiap semester Proses manipulasi data mahasiswa merupakan
proses yang dilakukan untuk mengubah atau menghapus data mahasiswa yang
ada, proses penginputan di lakukan di prose penerimaan mahasiswa baru. Proses
pencatatan surat merupakan proses yang di lakukan utuk mencatat surat yang telah
di ACC. Proses Tugas Akhir merupakan proses yang dilakukan untuk melakukan
pencatatan tugas akhir, proses pemberian informasi jadwal tugas akhir dan juga
proses pemberian informasi pembimbing dan penguji TA. Proses user merupakan
proses yang digunakan untuk penyimpanan data user baik itu mahasiswa, dosen
ataupun staff akademik. Proses laporan akademik merupakan proses yang
dilakukan untuk melakukan pelaporan dari masisng-masing proses.
125
Data matakuliah
Data mahasiswa
Data KRS
10.0
Laporan
akademik
8.0
Tugas akhir
6.0
Manipulasi
Data mahasiswa
7.0
Pencatatan
Surat
Absensi/data
mahasiswa
yang
mengiluti
matakulliah
3.0
KRS
5.0
Manipulasi
Data Pengajar
4.0
Penilaian
1.0
Penerimaan
mahasiswa baru
2.0
Manajemen
Jadwal
Mahasiswa
Baru
L
Rektorat
D
***
Data registrasi
Informasi
jadwal kuliah
Data mahasiswa
yang di terima
Data pengajar, data
matakuliah, jadwal
matakuliah
perjurusan
Data mahasiswa
Mahasiswa
A Data KRS
Penawaran matakuliah
KRS, transkip nilai
Persyaratan IPK, data
nilai
Nilai hasil ujianDosen
J
****Data dosen
Data mahasiswa
Mahasiswa
A
Front Office
RSurat yang di ACC
D14 Tb_surat
mahasiswa
A
**
Jadwal proposal TA, penentu
penguji TA, pembimbing TAD4 tb_tugas_akhir
penentu penguji TA,
pembimbing TA
Data dosen
Rektorat
D
***Laporan akademik
D13 tb_nilai
D14 tb_PA
D4 tb_PAData PA
Data dosen
D5 tb_dosen
D13 tb_nilai
D5 tb_dosen
Data nilai
Data dosen
Laporan akademik
**
**
Informasi
jadwal kuliah
Informasi
jadwal kuliah
Data mahasiswa
Data surat
Data TA
Data nilai
Data KRS
Data surat
Data mahasiswa
tb_jadwal_proposalD31
Data jadwal proposal Data jadwal proposal
Jurusan
I
*****
Kalender
akademik
Data matakuliah
Data jadwal Data jadwal
9.0
User
mahasiswa
A
**
Dosen
J
****
Data mahasiswa
Data dosen
tb_userD32Data userData user
tb_mahasiswaD1
tb_mahasiswaD1
tb_mahasiswaD1
tb_matakuliahD2
tb_matakuliahD2
tb_matakuliahD2
tb_dosenD5
tb_jadwalD30
tb_KRSD3
Gambar 3.111 DFD Level 0 Subsistem Akademik
126
3.4.5 DFD level 1 Subsistem Akademik
Berikut merupakan DFD level 1 dari masing-masing proses
3.4.5.1 DFD level 1 Manajemen Jadwal
Berikut merupakan DFD level 1 manajemen jadwal, terdapat 3 (tiga) buah
proses dalam manajemen jadwal yaitu proses matakuliah, proses jadwal
matakuliah, dan proses pencatatan kalender perkuliahan semester.
2.1
Matakuliah
2.2
Jadwal Matakuliah
Mahasiswa
A
**
D2 tb_matakuliah
D5 tb_dosen
Mahasiswa
Baru
Dosen
Informasi Jadwal Kuliah
Informasi Jadwal Kuliah
Informasi Jadwal Kuliah
Jurusan
I
*****
Data matakuliah , data pengajar
Jadwal matakuliah perjurusan
D30 tb_jadwal
Data matakuliah , data
pengajar
Rektorat
D
***
2.3
Pencatatan kalender
perkuliahan semester
Kalender AkademikD30 tb_jadwal
Jadwal
Matakuliah
D2 tb_matakuliah
D5 tb_dosen
Gambar 3.112 DFD Level 1 Manajemen Jadwal
127
3.4.5.2 DFD Level 1 KRS
Berikut merupakan DFD level 1 dari sistem KRS, terdapat 2 (dua) buah
proses yaitu registrasi KRS dan perubahan KRS. Dalam proses ini mahasiswa
menginputkan data KRS untuk melakukan registrasi, dan perubahan KRS
kemudian di simpan dalam tb_KRS
3.1
Registrasi KRS
Data KRS
3.2
Perubahan KRS
Data KRS
Data yang terupdate
Mahasiswa
A
**
D2 tb_matakuliah
D3 tb_krs
D13 tb_nilai
D14 tb_PA
D1 tb_mahasiswa
Gambar 3.113 DFD Level 1 KRS
128
3.4.5.3 DFD Level 1 Penilaian
Berikut merupakan DFD level 1 dari sistem KRS, terdapat 4 (empat) buah
proses yaitu insert nilai, update nilai, dan delete nilai. dosen memberikan nilai
hasil perkuliahan kemudian tersimpan dalam tb_nilai. Pembuatan KHS/ Transkrip
nilai dapat dilakukan pada proses ini, yang berumber dari tb_nilai dan kemudian
dapat di akses oleh mahasiswa
4.1
Insert Nilai
Nilai hasil ujian
4.2
Update Nilai
Nilai hasil ujian
Mahasiswa
A
**
KHS / transkrip nilai
Dosen
J
****
4.3
Delete Nilai
Nilai hasil ujian
D2 tb_matakuliah
D13 tb_nilai
D1 tb_mahasiswa
D5 tb_dosen
D5 tb_dosen
4.4
Pembuatan KHS/
transkrip nilai
Data niai
yang
terhapus
Data nilai
yang di
masukan
Data nilai
yang di
update
Gambar 3.114 DFD Level 1 Penilaian
129
3.4.5.4 DFD Level 1 Manipulasi Data Pengajar
Berikut merupakan DFD level 1 manipulasi data pengajar. Terdapat 4
(empat) buah proses, yaitu proses insert data pengajar, prosea update data
pengajar, proses delete data pengajar, dan proses search data pengajar.
5.2
Update data pengajar
Data Dosen
5.3
Delete data pengajar
Data Dosen
Dosen
J
****
D5 tb_dosen
5.1
Insert data pengajar
Data Dosen
5.4
Search data pengajar
Data Dosen
Data Dosen
Data Dosen
Data Dosen
Data Dosen
Data Dosen
Data Dosen
Gambar 3.115 DFD Level 1 Manipulasi Data Pengajar
3.4.5.5 DFD Level 1 Manipulasi Data mahasiswa
Berikut merupakan DFD level 1 manipulasi data pengajar. Terdapat 3
(tiga) buah proses, yaitu proses update data mahasiswa, proses delete data
mahasiswa, dan proses search data mahasiswa.
6.1
Update data
mahasiswa
Mahasiswa
A
**
Data Mahasiswa
6.2
Delete data
mahasiswaData Mahasiswa
D1 tb_mahasiswa
6.3
Search data
mahasiswa
Data
Mahasi
swa
Data Mahasiswa
Data Mahasiswa
Data Mahasiswa
Gambar 3.116 DFD Level 1 Manipulasi Data Mahasiswa
130
3.4.6 DFD Level 2 Subsistem Akademik
Berikut merupakan DFD level 2 dari masing-masing proses
3.4.6.1 DFD Level 2 Matakuliah
Berikut merupakan DFD level 2 manipulasi data pengajar. Terdapat 4
(empat) buah proses, yaitu proses insert matakuliah, prosea update matakuliah,
proses delete matakuliah, dan proses search data matakuliah
2.1.1 p
Insert
MatakuliahD2 tb_matakuliah
D5 tb_dosen
Jurusan
I
*****
Data matakuliah , data pengajar
2.2.2 p
Update Matakuliah
2.2.3 p
Delete Matakuliah
Data matakuliah , data pengajar
Data matakuliah , data pengajar
2.2.4 p
Search Matakuliah
Data matakuliah , data pengajar
Data matakuliah , data
pengajar
Data
matakuliah ,
data pengajar
Data matakuliah ,
data pengajar
Data matakuliah ,
data pengajar
Data matakuliah ,
data pengajar
Gambar 3.117 DFD Level 2 Matakuliah
131
3.4.6.2 DFD Level 2 Jadwal kuliah
Berikut merupakan DFD level 2 manipulasi jadwal kuliah. Terdapat 3
(tiga) buah proses, yaitu proses insert jadwal matakuliah, prosea update jadwal
matakuliah dan proses delete jadwal matakuliah.
2.2.2
Update Jadwal
Matakuliah
Mahasiswa
A
**
Mahasiswa
Baru
Dosen
Informasi Jadwal Kuliah
Informasi Jadwal Kuliah
Informasi Jadwal Kuliah
Jurusan
I
*****
Jadwal matakuliah perjurusan
D30 tb_jadwal
D2 tb_matakuliah
D5 tb_dosen
2.2.1
Insert Jadwal
Matakuliah
2.2.3
Delete Jadwal
Matakuliah
Gambar 3.118 DFD Level 2 Jadwal Kuliah
3.4.7 Form I/O Subsistem Akademik
Berikut merupakan form I/O dari subsistem akademik
132
3.4.7.1 Form Login Mahasiswa
Berikut merupakan form login mahasiswa dari subsistem akademik.
Terdapat username yang telah di buat oleh masing-masing mahasiswa, dan
password sebagai otentifikasi login
Gambar 3.119 Form login mahasiswa
3.4.7.2 Form Login Dosen
Berikut merupakan form login dosen dari subsistem akademik. Terdapat
username yang telah dibuat oleh masing-masing dosen dan password sebagai
ottentifikasi login
133
Gambar 3.120 Form login dosen
3.4.7.3 Form Login Staf Akademik
Berikut merupakan form login staff akademik dari subsistem akademik.
Terdapat username yang telah di buat oleh masing-masing staff dan password
sebagai ottentifikasi login.
Gambar 3.121 Form login staff akademik
3.4.7.4 Form Input Data Mahasiswa
Berikut merupakan form input data mahasiswa dari subsistem akademik.
Form ini digunakan untuk menginputkan data dari mahasiswa.
134
Gambar 3.122 Form input data mahasiswa
3.4.7.5 Form Input Data Pengajar
Berikut merupakan form input data pengajar dari subsistem akademik.
Form ini digunakan untuk menginputkan data dari pengajar.
Gambar 3.123 Form input data pengajar
135
3.4.7.6 Form Input Matakuliah
Berikut merupakan form input matakuliah dari subsistem akademik. Form
ini digunakan untuk menginputkan matakuliah yang ada.
Gambar 3.124 Form input matakuliah
3.4.7.7 Form Registrasi KRS
Berikut merupakan form registrasi KRS dari subsistem akademik. Form
ini digunakan untuk melakukan registrasi KRS
136
Gambar 3.125 Form registrasi KRS
3.4.7.8 Form Jadwal Matakuliah
Berikut merupakan form pengiputan jadwal matakuliah dari subsistem
akademik. Form ini digunakan untuk menginputkan jadwal matakuliah
persemester di tiap jurusan
137
Gambar 3.126 Form jadwal matakuliah
3.4.7.9 Form Pencatatan Tugas Akhir Mahasiswa
Berikut merupakan form pencatatan tugas akhir dari subsistem akademik.
Form ini digunakan untuk mencatat tugas akhir yang telah di buat oleh
mahasiswa.
138
Gambar 3.127 Form Tugas Akhir
3.4.7.10 Form Pencatatan Surat
Berikut merupakan form pencatatan surat dari subsistem akademik. Form
ini digunakan untuk mencatat surat yang telah di acc di akademik.
139
Gambar 3.128 Form pencatatan surat
3.4.7.11 Form Laporan
Berikut merupakan form laporan dari subsistem akademik. Form ini
digunakan untuk melakukan pelaporan.
Gambar 3.129 Form Laporan
140
SUB SISTEM
FRONT OFFICE
Oleh :
Agus Adi Suarnaya (0904505068)
141
3.5.1 Subsistem Front Office
3.5.2 SOP (Standar Operating Procedure) Subsistem Akademik
Berikut alur Sistem yang direncanakan dari Sub Sistem Informasi Front
Office, Sistem Informasi Fakultas Teknik yaitu:
Start
Laporan tamuBerkepentingan
DATA
Laporan
Penerimaan Tamu
End
Tamu Staf FO
Start
Surat
DATA
End
Proses Mencatat
Nomer Surat
Staf FOTamu
Y
N
Gambar 3.130 Alur Proses Sistem Pengelolaan Kegiatan yang direncanakan
3.5.2 Konteks Diagram Subsistem Front Office
Berikut merupakan konteks diagram subsistem front office.
5.0
Front OfficeTamu Staf Front Office
Gambar 3.131 Konteks diagram subsistem front office
3.5.3 Hierarki Chart Subsistem Front Office
Berikut hierarki chart subsistem front office dari sistem administrasi
kampus
142
Pencatatan
Nomer Surat
5.2
FRONT
OFFICE
5.0
Pencatatan
Buku Tamu
5.1
Insert Buku
tamu
5.1.1
Update Buku
Tamu
5.1.2
Delete Buku
Tamu
5.1.3
Gambar 3.132 Hierarki chart subsistem front office
3.5.4 DFD Level 0 Subsistem Front Office
Berikut merupakan DFD Level 0 subsistem front office, terdapat 1 (satu)
buah entitas luar yaitu tamu. Terdapat 2 (dua) buah proses yaitu pencatatan buku
tamu dan proses pencatatan nomer surat.
5.1
Pencatatan Buku Tamu
Tamu tb_tamuD1Pelaporan Tamu Data tamu
5.2
Pencatatan Nomer Surat
tb_suratD14
Memberi Surat
Data surat
Gambar 3.133 DFD Level 0 subsistem Front Office
3.5.5 DFD Level 1 Pencatatan Buku Tamu
143
Berikut merupakan DFD Level 1 Pencatatan Buku Tamu. Terdapat 3 (tiga)
buah proses yaitu insert buku tamu, update buku tamu dan delete buku tamu
5.1.1
Insert Buku tamuTamu tb_tamuD1
Pelaporan tamu Data tamu
5.1.2
Update Buku Tamu
5.1.3
Delete Buku Tamu
Gambar 3.134 DFD Level 0 subsistem Front Office
3.5.6 Form I/O Subsistem Front Office
Berikut merupakan Form Input atau Output dari subsistem front Office.
Form ini merupakan from pencatatan data tamu.
144
Form TitleForm Title
FORM PENCATATAN DATA
TAMU
Nama Tamu
Alamat
No. Telp
Keperluan
Tanda Tangan
Catat Batal
Gambar 3.135 Forrm pencatatan tamu
145
SUB SISTEM
PERLENGKAPAN
Oleh :
I Gd Ronny Pardalos Pranata (0904505047)
I Putu Cahya Prawira (0904505051)
146
3.6 Subsistem Perlengkapan
3.6.1 SOP (Standar operation Procedure)
Alur Sistem yang direncanakan dari Sub Sistem Informasi Perlengkapan,
Sistem Informasi Fakultas Teknik yaitu:
a) Permintaan barang
Start
pengajuan
surat
Insert
Pemasukan
Barang
Surat
Disposisi
Update
Pemasukan
Barang
Stop
tb_inventory
Pegawai Rektorat Sistem
Y
N
Keterangan
pegawai membuat
surat disposisi
proses penyetujuan
surat disposisi
Proses penginputan
pemasukan barang
Proses pengupdatean
pemasukan barang
Simpan di tb_inventory
Selesai
Gambar 3.136 Alur Proses Sistem permintaan barang yang direncanakan
b) Pengadaan barang
Start
Apakah ada pengadaan barang ?
Membuat surat pengadaan barang
Menerima Surat pengadaan barang
dari jurusan
Menerima surat pengadaan barang
dari front office
Apakah barang ada ?Menerima surat
pengadaan barang dari perlengkapan
Meminta persetujuan dari PD
II
Menerima surat pengadaan barang
dari front office
Apakah di setujui ?
Surat pengadaan barang di setujui
Menerima surat pengadaan barang
yang telah di setujui
Pengeluaran barang
Menerima barang
end
Informasi pengadaan barang
yang di tolak
Jurusan Front Office Perlengkapan PD II Keterangan
Y
N
Y
N
N
Y
Alur sistem :
· Jurusan membuat surat pengadaan barang
· Surat pengadaan yang telah di buat di
serahkan kepada petugas pada front office
· Petugas front office menerima surat
pengadaan barang yang kemudian di serahkan kepada bagian perlengkapan
· Pada bagian perlengkapan mengecek barang
sesuai dengan surat pengadaan yang diterima dari front office
· ika barang yang ada pada surat pengadaan
itu tersedia surat di serahkan kembali kepada front office untuk proses selanjutnya
· Jika barang yang ada pada surat pengadaan
itu tidak tersedia surat di serahkan kembali kepada front office untuk memberikan konfirmasi kepada jurusan bahwa surat pengadaan barang ditolak.
· Pada front office membawa surat pengadaan
itu kepada PD II untuk meminta persetujuan untuk pengeluaran barang sesuai isi pada surat pengadaan barang tersebut
· Jika surat pengadaan barang disetujui oleh
PD II, surat pengadaan barang akan di ACC dan di berikan kembali ke bagian front office untuk proses selanjutnya.
· Jika surat pengadaan barang tidak disetujui
oleh PD II, surat pengadaan barang akan langsung diberikan ke bagian front office untuk memberikan konfirmasi kepada jurusan bahwa surat pengadaan barang ditolak.
· Pada bagian front office yang menerima surat
yang telah disetujui oleh PD II akan bibawa ke bagian perlengkapan untuk mengeluarkan barang sesuai isi dari surat pengadaan barang tersebut.
· Barang yang telah dikeluarkan dari
perlengkapan akan langsung diberikan kepada petugas jurusan yang diberi amanat untuk mengambil barang yang sesuai dengan isi dari surat pengadaan barang yang di kirim sebelumnya.
Gambar 3.137 Alur Proses Sistem pengadaan barang yang direncanakan
3.6.2 Hierarki Chart Subsistem Perlengkapan
0
Perlengkapan
2.0
Pengadaan
Barang
1.0
Peminjaman
Barang
1.1
Stok Barang
1.2
Peminjaman
Barang
1.3
Pengembalian
Barang
1.4
Laporan
Peminjaman
1.1.1p
Insert
1.1.2p
Update
1.1.3p
Delete
1.1.4p
Searching
1.2.1p
Insert
1.2.2p
Update
1.2.3p
Delete
1.2.4p
Searching
1.3.1p
Insert
1.3.2p
Update
1.3.4p
Searching
1.3.3p
Cetak
Pengumuman
Penerima
2.1
Pendataan
Pengadaan
Barang
2.2
Laporan
Pengadaan
Barang
2.1.1p
Insert
2.1.2p
Update
2.1.3p
Delete
2.1.4p
Searching
Level 0
Level 1
Level 2
Gambar 3.138 Hierarki Chart Subsistem Perlengkapan
3.6.3 Konteks Diagram Subsistem Perlengkapan
PerlengkapanJurusan
Rektorat
Pengelolaan Kegiatan
ID
Data penyaluran barang dan jasa
Permintaan pengadaan barang dan jasa
Dis
po
sisi
pro
po
sal
Data permohonan barang dan jasa
Data penyaluran barang dan jasa
0.6
***** ***
Gambar 3.139 Konteks Diagram Level 1 Subsistem Perlengkapan
3.6.4 DFD Level 0 Subsistem Perlengkapan
Pada DFD level 0 subsistem perlengkapan ini terdapat 1 buah modul yang
bekerja di dalamnya. Modul tersebut diantaranya yaitu : perlengkapan.
Modul perlengkpan mengurus masalah penginformasian perlengkapan dari
penyedia perlengkapan, pengajuan dan pengeluaran perlengkapan. Pada
subsistem terdapat 4 proses yaitu kepegawaian, jurusan, rektorat serta
penyimpanan data pada tb_inventory.
PerlengkapanJurusan
Rektorat
Kepegawaian
I
P
DData penyaluran barang
dan jasa
Permintaan pengadaan barang dan jasa
Dis
po
sisi
pro
po
sal
Data permohonan barang dan jasa
Data penyaluran barang dan jasa
1.6.0
***** ***
tb_inventoryD11
tb_pegawaiD8
Gambar 3.140 DFD Level 0 Subsistem Perlengkapan
3.6.5 DFD Level 1 Subsistem Perlengkapan
Pada DFD level 1 subsistem perlengkapan ini terdapat 1 buah modul yang
bekerja di dalamnya. Modul tersebut diantaranya yaitu : perlengkapan.
Modul perlengkpan mengurus masalah penginformasian perlengkapan dari
penyedia perlengkapan, pengajuan dan pengeluaran perlengkapan. Pada
subsistem terdapat 4 proses yaitu kepegawaian, jurusan, rektorat serta
penyimpanan data pada tb_inventory.
PerlengkapanJurusan
Rektorat
Pengelolaan Kegiatan
ID
Data penyaluran barang dan jasa
Permintaan pengadaan barang dan jasa
Dis
po
sisi
pro
po
sal
Data permohonan barang dan jasa
Data penyaluran barang dan jasa
1.6.0
***** ***
tb_inventoryD11
tb_pegawaiD8
Gambar 3.141 DFD Level 1 Subsistem Perlengkapan
3.6.6 DFD Level 2 Subsistem Perlengkapan
Pada DFD level 2subsistem perlengkapan ini terdapat 2 bagian yaitu
pemasukan pan pengeluaran. Terdapat masing-masing 2 buah modul yang
bekerja di dalamnya. Modul tersebut diantaranya yaitu : insert data pengeluaran,
update data pengeluaran, insert pemasukan barang dan update data pengeluaran
barang.
Pada bagian pemasukan jurusan mengirimkan data penyaluran barang dan data
pemohonan barang
Jurusan tb_inventoryD11
data permohonan barang
data penyaluran barang
data penyaluran
barang data barang
update pengeluaran
pegawai tb_inventoryD11
disposisi proposal
disposisi proposaldata ketersediaan
barang
update data pemasukan
rektorat
permintaan pengadaan
barang
data pengadaan
barang
2.6.1.1
Insert data
pengeluaran
2.6.1.2
Update data
pengeluaran
2.6.2.1
Insert pemasukkan
barang
2.6.2.2
Update pemasukkan
barang
Gambar 3.142 DFD Level 2 Subsistem Perlengkapan
3.6.7 Disain I/O
Ada beberapa form-form yang kami rencanakan dalam subsistem
keuangan ini, diantaranya yaitu seperti gambar dibawah ini :
Dibawah ini adalah form utama pada system perlengkapan, dimana
terdapat tiga menu untuk melakukan peminjaman barang, pengembalian arang,
dan stok barang.
Gambar 3.143 Form Utama Subsistem Perlengkapan
Tampilan dibawah ini merupakan tampilan dari form peminjaman barang
yang gunanya untuk menginputkan data barang-barang dekanat yang dipinjam
oleh pihak lain.
Gambar 3.144 Form Peminjaman Barang
Dan gambar dibawah merupakan tampilan form stok barang yang gunanya
untuk menginputkan data barang yang masuk ke bagian perlengkapan dekanat.
Gambar 3.145 Form Stok Barang
SUBSISTEM
PENGELOLAAN KEGIATAN
Oleh :
Putu Erick Pursana (0904505044)
3.7 PENGELOLAAN KEGIATAN
3.7.1 SOP Pengelolaan Kegiatan
Alur Sistem yang direncanakan dari Sub Sistem pengelolaan kegiatan, Sistem
Informasi Fakultas Teknik dapat dilihat pada SOP yang kami rancag berikut ini :
3.7.1.1 SOP Pembentukan Organisasi
Senat Dekan
Persetujuan
laporanStart
Pembentukan
organisasiTb_organisasi
Perijinan
pembentukan
organisasi
Pembentukan
organisasi
End
Y
N
Keterangan
* pembentukan organisasi
di senat
* laporan di ajukan ke
dekan lalu di setujui atau
tidak oleh dekan, jika di
setujui maka di simpan di
tb_organisasi
* lalu di lanjutkan dengan
perijinan pembentukan
organisasi dari senat
* pembentukan organisasi
Gambar 3.143 alur proses pembentukan organisasi
3.7.1.2 SOP Pembuatan Kegiatan
Senat Dekan
Persetujuan
laporanStart
Pembentukan
kegiatanTb_kegiatan
Konfirmasi
pembuatan
kegiatan
Pembentukan
kegiatan
End
Y
N
Keterangan
* senat melakukan
pembentukan kegiatan
* laporan di ajukan ke Dekan ,
jika laporan telah di setujui lalu
laporan di simpan di
tb_kegiatan
* lalu di lanjutkan dengan
konfirmasi pembuatan
kegiatan oleh senat
* pembentukan kegiatan
Gambar 3.144 alur proses pembuatan kegiatan
3.7.2 Hirarki Chart Subsistem Pengelolaan Kegiatan
Pelaksanaan
kegiatan
0
Pembentuka
n organisasi
1.0
Pencatatan
organisasi
1.1
laporan
1.2p
Searching
1.1.4p
Delete
1.1.3p
Update
1.1.2p
Input
1.1.1p
Pembuatan
kegiatan
2.0
Pencatatan
kegiatan
2.1
Laporan
2.2p
Delete
2.1.3p
Update
2.1.2p
Input
2.1.1p
Searching
2.1.4p
Gambar 3.145 hirarki chart subsistem pengelolaan kegiatan
3.7.3 Diagram Konteks Pengelolaan Kegiatan
Berikut ini adalah konteks diagram untuk subsistem pengelolaan kegiatan.
Pada konteks diagram ini terdapat 3 entitas yang terlibat, diantaranya yaitu :
Dekan, senat, dan Panitia.
Entitas senat melakukan proses penyetoran laporan ke dekan yang meberikan
izin pengelolaan kegiatan.
0
Pelaksanaan kegiatan
Panitia
Dekan
Senat
K
N
Gambar 3.146 Diagram konteks pengelolaan kegiatan
3.7.4 Dfd level 0 Pengelolaan Kegiatan
Pada DFD level 0 subsistem pengelolaan kegiatan ini terdapat 2 buah modul
yang bekerja di dalamnya. Modul-modul tersebut diantaranya yaitu :
pembentukan organisasi dan pembuatan kegiatan.
Modul pembentukan organisasi mengurus masalah pembentukan kegiatan
yang nantinya senat mengajukan laporan ke dekan untuk di persetujui. Modul
pembuatan kegiatan mengurus masalah pembuatan kegiatan seperti KIM, student
day dan PKKMB.
Dekan
Senat D26 Tb_organisasi
Mengajukan
laporan
Menerima
laporan
Memberi ijin
laporan
Data masuk
ke database
1.0
Pembentukan organisasi
2.0
Pembuatan kegiatan
Dekan
Senat D18 Tb_kegiatan
Mengajukan laporan
pembuatan kegiatan
Penyimpanan
pembuatan kegiatan
Menerima laporan
pembuatan kegiatan
Memberi ijin laporan
pembuatan kegiatan
K
K
N
N
Gambar 3.147 Dfd level 0 pengelolaan kegiatan
3.7.5 Dfd level 1 Pengelolaan Kegiatan
3.7.5.1 Dfd level 1 Pembuatan organisasi
Pada DFD level 1 subsistem pembuatan organisasi ini terdapat 2 buah
modul yaitu : pencatatan organisasi dan laporan dengan dua entitas yang terlibat
didalamnya. Entitas-entitas tersebut adalah senat dan dekan
1.1
Pencatatan organisasi
Senat
Data pemberian
kegiatan
Pemberian izin
kegiatanD18 Tb_kegiatan
Data kegiatan di
simpan
1.2p
LaporanDekan
Pemberian
laporan
Pemberian izin
N
K
Gambar 3.148 Dfd level 1 Pembuatan organisasi
3.7.5.2 Dfd level 1 Pembuatan kegiatan
Pada DFD level 1 subsistem pembuatan kegiatan ini terdapat 2 buah
modul yaitu : pencatatan kegiatan dan laporan dengan dua entitas yang terlibat
didalamnya. Entitas-entitas tersebut adalah senat dan dekan
2.1
Pencatatan kegiatan
Senat
Data pemberian
kegiatan
Pemberian izin
kegiatanD26 Tb_organisasi
Data kegiatan di
simpan
2.2p
LaporanDekan
Pemberian
laporan
Pemberian izin
N
K
Gambar 3.149 Dfd level 1 Pembuatan kegiatan
3.7.6 Dfd level 2 pengelolaan kegiatan
3.7.6.1 Dfd level 2 pencatatan organisasi
DFD Level 2 subsistem informasi pencatatan organisasi ini
menggambarkan alur pemberian data dari senat yang bisa di input, update, delete
maupun searching.
1.1.1p
Input
1.1.2p
Update
1.1.4p
Delete
1.1.3p
Serching D26 Tb_organisasi
Senat N
Gambar 3.150 Dfd level 2 pencatatan organisasi
3.7.6.2 Dfd level 2 pencatatan kegiatan
DFD Level 2 subsistem informasi pencatatan organisasi ini
menggambarkan alur pemberian data dari senat yang bisa di input, update, delete
maupun searching.
2.1.1p
Input
2.1.2p
Update
2.1.4p
Delete
2.1.3p
Serching D26 Tb_organisasi
Senat N
Gambar 3.151 Dfd level 2 pencatatan kegiatan
3.7.7 Desain IO
Form pengelolaan ini berfungsi untuk menginputkan data suatu kegiatan yang
di lingkungan fakultas teknik . data yang di catat berupa nama kegiatan, jenis
kegiatan, tanggal kegiatan , ketua kegiatan
FORM PENGELOLAAN
KEGIATAN
NAMA KEGIATAN
JENIS KEGIATAN
TANGGAL
KETUA KEGIATAN
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Gambar 3.152 form pengelolaan kegiatan
BAB IV
PENUTUP
4.1 Simpulan
Dari hasil analisis dan pembahasan yang telah kami paparkan dalam laporan
ini, maka dapat kami tartik beberapa kesimpula sebagai berikut :
1. Sistem informasi manajemen yang kami rancang terdiri dari tujuh buah
sub sistem yaitu : Subsistem Kemahasiswaan, Subsistem Keuangan,
Subsistem Kepegawaian, Subsistem Akademik, Subsistem Front Office,
Subsistem Perlengkapan dan Subsistem Pengelolaan Kegiatan.
Keterkaitan antar modul didasari atas keperluan data dari modul-modul
yang ada.
2. Sistem informasi ini memiliki beberapa kelemahan diantaranya:
a) Biaya yang besar untuk pembelian hardware, software dan instalasi
jaringan di Fakultas Teknik.
b) Perlu penyesuaian bagi para pegawai untuk memakai sistem yang
baru.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.