Manajement Proyek & Resiko
· Konsep dasar manajemen proyek meliputi :
- Definisi Proyek
a. Berdasarkan hakekatnya proyek dapat didefinisiskan
sebagai
" Rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan
untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa/pelayanan unik tetentu,
dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya,
melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi, dan kontrol "
b. Proyek memilki jangak waktu tertentu, yang berarti bahwa
rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai
yang pasti (ditargetkan), dan
c. Bersifat unik, yang berarti bahwa tidak ada proyek yang
menghasilkan produk atau jasa/ pelayanan yang identik.
- Proyek sistem informasi dan teknologi informasi
a. Memakai bebagai fasilitas dan perlengkapan / bahan mentah
(raw materials) yang telah dapat didigitasi semacam teks, gambar,
audio, dan video
b. Menggantungkan diri pada standard - standard kualitas yang
belum baku karena sangat sulit dimengerti dan dipahami bersama
antara berbagai pihak yang berkepentingan dalam proyek
c. Mendasarkan proses pada rencana atau kontrak kerja yang
sangat sulit dikembangkan sehingga tidak terjadi keraguan dalam
menentukan telah selesainya sebuah proyek atau tidak.
- Manajemen proyek
a.definisi manajemen proyek sebagai berikut;
" Penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan,
metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek
sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang
berkepentingan (stakebolders) dari proyek tersrbut.
b.Biasanya, pemenuhan kepentingan berbagai pihak tersebut
berkisar pada hal- hal utama sebagai berikut;
· Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang
diharapkan dengan keterbatasan uang dan waktu.
c. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan/keinginan dan harapan
pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam
proyek yang kerap kali berbeda dan saliing bertolak belakang
· Karakteristik khusus yang membedakan proyek dari kegiatan
rutin lainnya
· Sistem organisasi
· Budaya organisasi
· Struktur organisasi
· Manajemen dan gaya kepemimpinan
1. Yang membedakan proyek teknologi informasi dengan proyek lain
pada umumnya proyek teknologi informasi yaitu;
· Proyek analisa kebutuhan sistem informasi manajemen
perusahaan
· proyek perencanaan sistem data bagian akuntansi dan
keuangan
· proyek pengembangan perangkat lunak sumber daya manusia
· Proyek implementasi aplikasi siap pakai semacam
oracle,SAP,atau microsoft office, proyek lain pada umumnya
· Proyek pengembangan produk-produk baru
· proyek perubahan struktur organisasi perusahaan
· proyek pelatihan manajemen dan karyawanperusahaan
· proyek pengadaan barang kebutuhan disebuah divisi usaha
· proyak konstruksi bangunan kantor cabang.
2. Saat ini pemerintah lengah dengan pembangunan jalan yang tata
letaknya kurang menyenangkan tuk dilihat dari segi keindahan cukup
baik, akan tetapi dari segi keramahan lingkungan maupun segi
ketangguhan waktu sangat buruk. Maka dari itu saat ini pemerintah
gencar kepada para departemen pekerjaan umum dalam membangun sarana
maupun pra sarana agar lebih di ukur dari segi kelayakan maupun
keindahan. Contohnya jalan yang tahun ini yang katanya akan amblas
dikarenakan pengikisan air tanah
Manajamen Proyek Sebagai Suatu Pengantar
Era sekarang ini banyak kita menemukan contoh adanya proyek baik
itu proyek skala kecil maupun besar, proyek komersial maupun
pelayanan umum. Pembangunan pelabuhan, pembangunan bandar udara dan
lain-lain disebut proyek, sementara itu kegiatan manusia yang lain
seperti menanam padi, pembayaran gaji bulanan dan pelaksanaan
perkuliahan tidak dinamakan proyek. Apa yang dimaksud dengan proyek
?
Jawaban dari pertanyaan ini dapat dilihat dari aspek tujuan,
siklus hidup, kompleksitas, keunikan dan konflik sumber daya yang
terjadi.
· Tujuan
Suatu proyek biasanya mempunyai suatu aktivitas yang berlangsung
dlam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat
dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk
memcapai tujuan proyek secara keseluruhan.
· Kompleksitas
Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi karena
diperlukan bermacam-macam keahlian dan bakat dari berbagai disiplin
ilmu.
· Keunikan
Suatu proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa
yang sudah dikerjakan sebelumnya.
· Tidak permanen
Proyek adalah aktivitas temporer artinya suatu proyek memiliki
batasan waktu tertentu
· Ketidakbiasaan
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen
yang tidak pasti dan beresiko.
· Siklus Hidup
Selama proses, proyek akan melewati beberapa fase yang disebut
siklus hidup proyek
Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa proyek
adalah suatu jenis program yang disusun secara terperinci sebagai
suatu bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan dan didalamnya secara
konkrit ditetapkan tujuan dan hasil yang akan dicapai, lokasi
jelas, organisasi pelaksana, biaya dan jadwal waktu serta
anggarannya tertuang dalam suatu dokumen
Komponen Proyek
Suatu proyek terdiri atas beberapa komponen yang mendukung yaitu
:
· Kemampuan
Berhubungan dengan pengetahuan tentang projek yang akan
dikerjakan, kemampuan dalam mengerjakan proyek tersebut, dan
pengalaman yang dibutuhkan yang bertujuan untuk mengurangi faktor
resiko yang terjadi dari suatu proyek yang akan dikerjakan
· Perangkat Bantu
Alat bantu yang dibutuhkan oleh seorang manajer proyek untuk
meningkatkan kemampuan menangani suatu proyek dalam bentuk
perangkat lunak maupun perangkat keras, seperti dalam hal
dokumentasi, perencanaan, permodelan, audit maupun pengevaluasian
proyek
· Proses
Adalah suatu teknis dan urutan kebutuhan yang dapat di monitor
dan di kontrol dalam waktu tertentu meliputi waktu, dana, kualitas,
resiko maupun bidang garapan proyek.
Manajemen Proyek
· Secara tradisional pengertian manajemen adalah meliputi
kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penempatan orang,
pengendalian dan pengarahan.
· Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya
organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu
dengan sumberdaya tertentu.
· Manajemen Proyek mempergunakan personil untuk ditempatkan pada
tugas tertentu dalam proyek
Ciri-ciri Manajemen Proyek
Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan,
organisasi dan sumber daya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai
berikut :
· Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara
independen.
· Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.
· Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.
· Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai
fungsi/disiplin yang bekerja.
· Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.
Macam-macam Proyek
· Proyek Kapital
Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan
tanah, pembelian peralatan, pemasangan fasilitas dan konstruksi
gedung
· Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek ini bisa penemuan produk baru, temuan alat baru dll.
proyek ini dapat muncul dilembaga komersial maupun pemerintah.
· Proyek yang berhubungan dengan manajemen service
Proyek ini sering uncul dalam perusahaan maupun instansi
pemerintah. Proyek ini bisa berupa perancangan struktur organisasi,
pembuatan sistem informasi manajemen, peningkatan produktifitas
perusahaan.
Batasan suatu proyek
Batasan suatu proyek menurut teori klasik menyatakan bahwa
proyek terdiri atas 3 hal yaitu :
· Ruang Lingkup
· Waktu
· Dana
Seiring dengan perkembang jaman, manajemen proyek memiliki
beberapa batasan yang mencakup :
· Ruang Lingkup
Ruang lingkup proyek meliputi tata cara untuk menentukan waktu
proyek dimulai, perencanaan lingkup proyek yang akan di garap,
pendefinisian ruang lingkup proyek, verifikasi proyek serta kontrol
atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut di
mulai.
· Waktu
Meliputi tata cara mendefinisikan suatu aktifitas, menentukan
urutan-urutan kejadian atas proyek, mendefinisikan durasi/lama
waktu dari setiap pekerjaan, pengembangkan suatu skedul serta
merencanakan kontrol atas skedul tersebut
· Dana
Meliputi tata cara untuk merencanakan sumber dana proyek,
mengestimasikan harga dan sumber daya, mendefinisikan budget, serta
mengontrol keuangan
· Kualitas
Meliputi kegiatan perencanaan kualitas, perencanaan jaminan atas
suatu kualitas berdasarkan standar tertentu, serta pengontrolan
atas kualitas
· Resiko
Meliputi perencanaan atas manajemen resiko,mengidentifikasikan
resiko yang timbul dari suatu proyek, menganalisa kuantitatif dan
kualitatif suatu resiko, merencanakan tindakan yang akan diambil
dari suatu resiko yang timbul serta memonitor setiap resiko yang
mungkin muncul dari suatu proyek
· Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia meliputi kegiatan perencanaan atas
sumber daya manusia yang akan mengerjakan proyek, perekrutan tenaga
kerja, serta pembangunan team
· Logistik
Manajemen logistik meliputi tahapan perencanaan kebutuhan sumber
daya untuk kegiatan proyek, perencanaan tender, proses tender dan
penentuan pemenang tender, administrasi atas kontrak pembelian, dan
tata cara penutupan kontrak.
· Komunikasi
Meliputi kegiatan perencanaan komunikasi atas level sumber daya,
distribusi informasi, laporan kemajuan proyek dan pembuatan
administrasi akhir proyek sebelum diserah terimakan.
· Manajemen Integrasi
Merupakan kegiatan yang meliputi perencanaan pengembangan,
perencanaan tata pelaksanaan suatu proyek dan kontrol atas
perubahan secara terintegrasi dari suatu proyek
Adapun batasan dari manajemen proyek tersebut di gambarkan
sebagai berikut :
1. Spektrum Manajemen
Manajemen proyek Perangkat Lunak (PL) yang efektif berfokus
pada
1.1 People ( Manusia)
SEI telah mengembangkan suatu model kematangan kemampuan
manajemen manusia (People Management Capability Manurity Model ( PM
– CMM ) ) untuk mempertinggi kesiapan organisasi PL dalam membuat
aplikasi yang semakin kompleks sehingga menarik, menumbuhkan,
memotivasi, menyebarkan dan memelihara bakat yang dibutuhkan untuk
mengembangkan kemapuan mengembangkan PL mereka.
Model kematangan manajemen manusia membatasi pada :
Rekruitmen, Seleksi, Manajemen unjuk kerja, Pelatihan
Kompensasi, Pemgembangan karir, Desain kerja & organisasi,
Perkembangan karir tim / kultur
Manusia dalam pengembangan PL terdiri dari :
A.Player (Pemain)
· Manajer Senior :menentukan isu bisnis yang mempengaruhi dalam
proyek
· Manajer Proyek : merencanakan, memotivasi, mengorganisir,
mengontrol aplikasi/produk
· Pelaksana : mempunyai ketrampilan teknik untuk merekayasa
aplikasi
· Pelanggan : menentukan jenis kebutuhan bagi PL yang akan
dibuat
· Pemakai : akhir yang berinteraksi dengan PL yang dibuat
B.Team Leader (Pimpinan Tim)
Manajemen proyek merupakan kegiatan manusia intensif sehingga
memerlukan praktisi yang cakap.
Model Kepemimpinan (MOI yaitu Motivasi, Organisasi, gagasan
& Inovasi) menurut Jerry Weinberg Karakteristik yang menentukan
manajer proyek efektif yaitu :
- Pemecahan
Masalah
-Prestasi
-Identitas
manajerial
-Pengaruh & pembentukan tim
C.The Software Team ( Tim PL)
Sumber daya manusia kepada sebuah proyek yang akan membutuhkan n
manusia yang bekerja selama k tahun , ada beberapa alternatif untuk
menentukan sumber daya tersebut :
- n orang mengerjakan tugas fungsional berbeda sebanyak m dengan
sedikit kombinasi kerja & koordinasi tanggung jawab manajer
proyek - n orang mengerjakan tugas fungsional berbeda sebanyak m
(m
- n orang diatur di dalam tim , setiap orang mengerjakan >= 1
tugas fungsional, setiap tim mempunyai sebuah struktur spesifik
yang ditentukan untuk semua tim yang bekerja pada sebuah proyek,
koordinasi dikontrol oleh tim itu sendiri dan oleh manajer proyek
PL (sistem ini paling produktif)
7 faktor proyek yang harus dipertimbangkan dalam merencanakan
tim RPL yaitu :
1. Kesulitan pada masalah
2. Ukuran program yang dihasilkan (LOC / function)
3. Waktu tim (umur)
4. Tingkat dimana dapat dimodularitasi
5. Kualitas serta keandalan
6. Kepastian tanggal penyampaian
7. tingkat sosiabilitas / komunikasi
Constantine, mengusulkan 4 paradigma organisasional bagi tim
RPL:
1. Paradigma Tertutup : Membentuk hirarki otoritas tradisional (
mirip tim CC) tetapi kurang inovatif
2. Paradigma Random : Membentuk tim longgar & tergantung
pada inisiatif individual tim, untuk inovasi sangat baik (unggul)
bila unjuk kerja tim teratur.
3. Paradigma Terbuka : Membentuk tim dengan cara tertentu
sehingga banyak kontrol, inovasi banyak . Cocok untuk masalah yang
kompleks tetapi tidak seefesien tim lainnya
4. Paradigma Sinkron Mengorganisasikan tim untuk bekerja pada
bagian-bagian kecil masalah dengan komunikasi aktif pada tim
D. Coordinatian & Communication Issue (masalah koordinasi
& komunikasi) Proyek PL mengalami kesulitan dikarenakan :
- Skala usaha pengembangan yang besar sehingga kesulitan dalam
mengkoordinasi anggota tim & Kompleksitas yang semakin
besar
-Ketidakpastian mengakibatkan perubahan terus menurus pada
proyek
-Interoperabilitas merupakan ciri dari sistem dan menyesuaikan
dengan batasan system
1.2 Problem / Product
Analisis yang mendetail mengenai kebutuhan PL akan memberikan
informasi untuk menghitung perkiraan kuantitatif & perencanaan
organisasi. Tetapi itu sulit karena informasi yang diberikan
customer tidak lengkap. Ruang lingkup masalah dibatasi dengan :
· Konteks : PL yang dibangun memenuhi sistem, produk / konteks
bisnis yang lebih besar serta batasan yang menentukan hasilnya
· Tujuan informasi : Objek pelanggan yang dihasilkan sbg output
dr PL yang dapat digunakan sebagai input
· Fungsi & unjuk kerja : PL digunakan untuk
mentransformasikan input menjadi output Pernyataan ruang lingkup
dibatasi (data jumlah pemakai simultan, ukuran pengiriman, waktu
mak respon ), batasan /& jangka waktu dicatat (biaya produk
membatasi jumlah memori) & factor mitigasi (algoritma yang
dibutuhkan software aplikasi (pemograman))
Dekomposisi Masalah / pembagian masalah diterapkan pada :
- Fungsionalitas yang disampaikan
- Proses yang dipakai
1.3 Process
Proses PL memberikan suatu kerangka kerja dimana rencana
komprehensip bagi pengembangan PL yang dapat dibangun dengan :
· Sejumlah kumpulan tugas yang berbeda, kemampuan penyampaian
& jaminan kualitas
· Aktifitas pelindung, jaminan kualitas PL, manajemen
konfigurasi PL & pengukuran Tahap process ini berhubungan
dengan metode pengembangan perangkat lunak.
1.4 Proyek
Merupakan Penggabungan semua kerja untuk membuat produk menjadi
kenyataan. proyek terkadang mengalami kesulitan dikarenakan :
1. Kemajuan mengalami kecacatan
2. Tidak ada cara untuk mengkalibrasi kemajuan karena tidak
memperoleh matrik kuantitatif
3. Rencana proyek belum dirancang untuk mengakomodasi sumber
daya yang diperlukan pada akhir sebuah proyek
4. Resiko-resiko belum mempertimbangkan secara eksplisit serta
belum dibuat rencana untuk mengurangi, mengatur & memonitor
Jadwal yang ada tidak realistis & cacat
Untuk mengatasi masalah tersebut maka diperlukan waktu pada awal
proyek untuk membangun rencana yang realistis guna memonitor
rencana proyek selama berjalan & pada keseluruhan proyek serta
mengontrol kualitas serta perubahannya.
MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES
Siklus Hidup Produk
Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang
disebut Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle). Perencanaan
sebuah produk yang akan dibuat merupakan fase awal yang dilakukan
sebelum produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, fase
berikutnya adalah membuat analisa berkaitan dengan pengembangan
produk baru. Kelemahan dan kekurangan dari produk yang sekarang dan
studi kelayakan pembuatan produk baru merupakan fokus dari fase
analisis. Apabila hasil analisis merekomendasikan kelayakan
dikembangkannya produk baru, maka fase kegiatan berikutnya adalah
membuat desain produk baru tersebut dari berbagai aspek. Dengan
hasil desain ini, maka produk baru pada akhirnya dibuat. Kegiatan
ini dapat dilakukan dalam fase implementasi. Setelah produk jadi,
fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat apakah
produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah
tidak. Hasil evaluasi ini akan memungkinkan dilakukannya
pengembangan-pengembangan produk yang baru lagi.
Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak
terlepas dari pendekatan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems
Development Life Cycle – SDLC), dengan fase-fase kegiatan :
· Perencanaan (Planning)
· Analisis (Analysis)
· Perancangan (Design)
· Implementasi (Implementation)
· Dukungan (Support)
Dalam penerapannya, beberapa model metodologi pengembangan
sistem telah dikembangkan, misalnya :
· Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana
pengembangan dan support sistem mempunyai jenjang/tahapan kegiatan
secara linier.
· Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan
menggunakan pendekatan iteratif atau spiral yang dirasakan lebih
baik dibandingkan pendekatan linier.
· Model Incremental Release :
· Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk
mengembangkan sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas.
· Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe
untuk memperjelas dan memenuhi kebutuhan user.
Pembahasan lebih lanjut dari masing-masing model metodologi
pengembangan sistem ini dapat dibaca pada referensi-referensi
mengenai analisis dan desain sistem.
Siklus Hidup Proyek
Pengembangan sebuah proyek sebenarnya juga tidak terlepas dari
siklus hidup produk. Sebab dalam lingkup yang lebih khusus, suatu
proyek pada dasarnya dapat juga dilakukan dalam rangka pengembangan
sebuah produk. Jadi dalam hal ini, suatu proyek juga akan memiliki
siklus hidup, yang selanjutnya disebut Siklus Hidup Proyek (Project
Life Cycle).
Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan
dalam pelaksanaan proyek. Fase-fase kegiatan dalam pengembangan
sebuah proyek ini sangat bervariasi dan tergantung pada
karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi yang
mengembangkan proyek tersebut. Namun secara umum, fase-fase ini
kegiatan dalam siklus hidup proyek terdiri atas :
· Penyusunan Konsep (Concept)
Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek,
persiapan tentang estimasi biaya proyek dan menyusun aktivitas
kegiatan dalam proyek.
· Pengembangan (Development)
Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk menyusun perencanaan
proyek (project plan), estimasi anggaran biaya dan menyusun
aktivitas kegiatan dalam proyek secara lebih rinci.
· Pelaksanaan (Implementation)
Fase ini merupakan fase dimana aktivitas kegiatan yang sudah
direncakan dalam proyek dilaksanakan. Dalam fase ini juga dibuat
estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu, laporan-laporan kinerja
dari pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusun dalam
fase ini.
· Penyerahan Proyek (Close-out)
Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari seluruh aktivitas
dalam proyek. Dalam fase ini juga akan dipelajari berbagai
aktivitas kegiatan yang sudah dilaksanakan, sebelum hasil proyek
diserahterimakan kembali kepada stakeholder atau kustomer dan
selanjutnya dibubarkan.
Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek
dapat disimpulkan bahwa :
· Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik
pada proyek pengembangan produk maupun bukan.
· Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada
sifat/karakteristik produk yang akan dikembangkan.
· Produk IT sebagian besar dikembangkan sebagai deretan
proyek.
· Manajemen Proyek pada dasarnya digunakan pada semua fase
siklus hidup produk.
Memahami Kepentingan Stakeholder dan Struktur Organisasi
Proyek
Sebuah proyek akan mencapai keberhasilan melalui tiap fase
proyek yang kemudian dilanjutkan pada fase berikutnya. Pertimbangan
manajemen muncul dalam setiap fase untuk mengevaluasi kemajuan
proyek dan kemudian disesuaikan dengan sasaran organisasi.
Stakeholder proyek adalah orang-orang yang tergabung atau
berkepentingan dalam aktivitas proyek. Manajer proyek harus
menyisihkan waktunya untuk mengidentifikasi, memahami dan mengelola
hubungan dengan stakeholder proyek. Dalam hal ini senior eksekutif
merupakan stakeholder yang sangat penting. Untuk membantu memahami
kebutuhan dan harapan stakeholder, manajer proyek dapat menggunakan
4 kerangka pemahaman organisasi, yaitu:
· Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab,
koordinasi dan kontrol.
· Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang
harmonis antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber daya
manusia.
· Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan
koalisi / gabungan dari orang-orang atau kelompok-kelompok. Konflik
dan kekuasaan merupakan issue utama dalam kerangka ini.
· Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan
dengan suatu event. Kultur (budaya) merupakan hal yang sangat
penting dalam kerangka ini.
Sebagian besar organisasi memfokuskan pada kerangka struktural.
Terdapat 3 macam bentuk struktur organisasi yaitu :
· Struktur Organisasi Fungsional
Struktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab,
koordinasi dan kontrol secara bertingkat menurut fungsi-fungsi
manajemen.
· Struktur Organisasi Proyek
Struktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen
sebagai sebuah proyek, dimana konsep manajemen proyek berlaku pada
setiap area fungsi organisasi. Dan setiap proyek berada di bawah
tanggunngjawab langsung seorang pimpinan (Chief Executive
Officer).
· Struktur Organisasi Matriks
Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur
organisasi fungsional dan struktur organisasi proyek. Para manajer
proyek berada di bawah tanggungjawab seorang manajer program.
Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung di bawah
tanggungjawab manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian
masing-masing.
Perbedaan bentuk struktur organisasi tentunya akan mempunyai
pengaruh pada pelaksanaan proyek, khususnya penerapan manajemen
proyek. Berikut ini tabel ringkasan bagaimana pengaruh dari
macam-macam bentuk struktur organisasi pada pelaksanaan sebuah
proyek.
Kunci Keberhasilan Proyek IT
Menurut laporan Standish Group’s tahun 2001, item berikut akan
sangat membantu keberhasilan proyek IT :
· Dukungan eksekutif
· Keterlibatan user
· Pengalaman manajer proyek
· Sasaran bisnis yang jelas
· Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas)
· Infrastruktur software
· Kebutuhan dasar perusahaan
· Metodologi formal
· Perkiraan yang baik (akurat)
Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen
Beberapa studi menyebutkan bahwa komitmen top manajemen
merupakan salah satu faktor kunci yang akan menentukan keberhasilan
proyek. Top manajemen dapat membantu manajer proyek dalam menjamin
dipenuhinya kebutuhan sumberdaya, menggalang kerjasama dari
berbagai bagian dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang
baik.
Kebutuhan akan Komitmen Organisasi pada IT
Komitmen organisasi terhadap IT sangat penting dan menentukan
keberhasilan proyek IT. Sebab jika organisasi mempunyai pandangan
yang negatif dengan IT, maka akan berakibat pelaksanaan proyek
menjadi tidak terfokus dan motivasi pelaksana juga rendah.
Organisasi yang memiliki CIO (Chief Information Officer) sangat
membantu kelancaran pelaksanaan proyek IT. Memperbantukan tenaga
non-IT pada proyek IT juga akan memperjelas seberapa jauh komitmen
organisasi terhadap IT.
Kebutuhan akan Standar Organisasional
Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines)
kegiatan dalam organisasi akan sangat membantu manajer proyek dalam
mencapai efektifitas pekerjaan. Sebab berbagai aktifitas pekerjaan
akan dapat dilakukan secara sistematis dan menurut prosedur
kegiatan yang berlaku. Namun dalam kenyataannya, belum banyak
organisasi yang menerapkan standar dan prosedur ini, kecuali
organisasi-organisasi atau perusahaan-perusahaan yang sudah besar
dan mapan. Standar organisasi ini dapat bersifat universal (berlaku
untuk setiap organisasi)) maupun lokal (hanya berlaku di dalam
organisasi). Sertifikasi-sertifikasi manajemen, seperti SII, SNI,
ISO dll, saat ini sudah banyak dikeluarkan oleh asosiasi-asosiasi
baik tingkat nasional maupun internasional.
Untuk membantu memudahkan pertanggungjawaban setiap aktifitas
pekerjaan dalam proyek maka Senior Manajemen dapat menggunakan
software dan format standar organisasi untuk aktivitas manajemen
proyek, mengembangkan dan menggunakan petunjuk untuk menulis
perencanaan proyek atau menyediakan informasi, serta membuat kantor
manajemen proyek supaya berbagai pekerjaan koordinasi dan kontrol
mudah dilakukan.
Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek
Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan
fungsional manajemen proyek. Pekerjaan-pekerjaan tersebut tentunya
akan menyesuaikan karakteristik proyek dan sasaran dari proyek itu
sendiri. Northwest Center for Engineering Technologies memberikan
gambaran tentang garis besar pekerjaan fungsional manajemen proyek,
meliputi :
· Mendefinisikan scope/lingkup proyek
· Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur
eskalasi (peningkatan)
· Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown Structures –
WBS)
· Estimasi kebutuhan waktu
· Mengembangkan flow chart manajemen proyek
· Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya
· Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek
· Identifikasi dan evaluasi resiko
· Identifikasi ketergantungan antar aktivitas
· Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis
· Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase
proyek
· Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya
· Mengelola proses kontrol perubahan
· Membuat laporan kemajuan 9status) proyek
Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek
· Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listening dan melakukan
pendekatan (lobi).
· Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan
(planning), merumuskan sasaran (goal setting) dan melakukan
analisis (analyzing).
· Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi,
semangat yang tinggi.
· Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif
dan memiliki kemampuan pendelegasian.
· Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan
tekun.
· Keahlian Teknologi : Memiliki pengalaman dan pengetahuan
proyek
Ciri-ciri Manajer Proyek
Manajer Proyek Yang Efektif
Manajer Proyek Yang Tidak Efektif
· Memberikan contoh-contoh yang baik dalam kepemimpinan
· Berpijak pada visi
· Bekerja dengan keyakinan dan kepastian
· Mampu secara teknis
· Mampu berkomunikasi dengan baik
· Mampu menjadi motivator yang baik
· Koordinasi dengan manajemen tingkat atas hanya bila
dibutuhkan
· Selalu memberikan dukungan kepada anggota tim
· Berani dan penuh dengan ide-ide baru
· Memberikan contoh-contoh yang jelek dalam kepemimpinan
· Kurang mampu secara teknis
· Tidak percaya diri
· Tidak komunikatif
· Tidak mampu menjadi motivator
Gugus Proses Manajemen Proyek
Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang
merupakan penjabaran dari siklus hidup proyek (project life cycle),
meliputi :
· Proses inisialisasi (initiating)
· Proses perencanaan (planning)
· Proses pelaksanaan (executing)
· Proses pengawasan (controlling)
· Proses penyelesaian/penyerahan (closing)
MANAJEMEN BIAYA PROYEK
Pentingnya Manajemen Biaya Proyek
· Proyek IT mempunyai track record yang buruk dalam hal
penggunaan biaya untuk mencapai sasaran proyek
· Hasil studi yang dilakukan oleh CHAOS menjelaskan bahwa sejak
tahun 1995, rata-rata penggunaan biaya mencapai 189% diatas
perkiraan biaya asli 189%, namun mengalami peningkatan hingga 45%
pada studi yang dilakukan pada tahun 2001.
· Pada tahun 1995, proyek IT yang tertunda (dibatalkan) mencapai
$81 milyar.
Biaya dan Manajemen Biaya Proyek
· Biaya adalah suatu sumber daya yang dikeluarkan untuk mencapai
suatu sasaran yang bersifat khusus
· Biaya-biaya biasanya diukur dengan satuan uang seperti rupiah,
olar atau mata uang lainnya.
· Manajemen Biaya Proyek adalah suatu proses atau kegiatan yang
diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan dapat diselesaikan
dalam suatu anggaran yang telah disetujui.
Proses dalam Manajemen Biaya Proyek
Proses yang dilakukan dalam manajemen biaya proyek meliputi
:
· Perencanaan sumber daya : menentukan sumber daya apa saja yang
digunakan dan berapa jumlahnya.
· Estimasi Biaya : menyusun suatu perkiraan biaya-biaya dan
sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek.
· Penganggaran Biaya : membuat suatu alokasi perkiraan biaya
secara menyeluruh ke dalam rincian pekerjaan untuk menetapkan suatu
baseline sebagai ukuran kinerja.
· Pengendalian Biaya : melakukan pengendalian terhadap
perubahan-perubahan pada anggaran proyek
Prinsip Dasar dalam Manajemen Biaya Proyek
CEO (Chief Executive Officer) atau manajer eksekutif perusahaan
sebagai salah satu stakeholder proyek yang sangat penting perannya,
biasanya mengetahui lebih banyak tentang keuangan perusahaan, namun
sedikit mengetahui tentang IT. Sehingga manajer proyek IT harus
dapat menjembatani antara kebutuhan biaya proyek dengan keuangan
perusahaan dalam bahasa mereka. Prinsip yang paling mendasar untuk
dapat dipahami oleh seorang manajer proyek antara lain berkaitan
dengan :
· Laba : Pendapatan dikurangi biaya
· Siklus Hidup Biaya : Taksiran biaya proyek secara menyeluruh
selama umur proyek
· Analisis Arus Kas : Ditunjukkan dengan estimasi aliran-aliran
biaya dan manfaatnya untuk suatu proyek
· Biaya dan Manfaat dapat terukur (tangible) dan tidak terukur
(intangible), langsung (direct) maupun tidak langsung
(indirect)
· Biaya yang dikeluarkan tidak harus selalu menjadi criteria
dalam memilih/seleksi proyek
Perencanaan Sumber Daya
Sifat alami dari suatu proyek atau organisasi akan mempengaruhi
perencanaan sumber daya. Perencanaan sumber daya ini pada
prinsipnya membuat rencana kebutuhan berbagai sumber daya
(khususnya material, SDM, biaya dll) berdasarkan aktivitas
pekerjaan dalam suatu proyek. Beberapa hal yang perlu
dipertimbangkan, antara lain :
· Bagaimana tingkat kesulitan pekerjaan dalam proyek tersebut
?
· Apakah terdapat statemen khusus tentang lingkup (scope) proyek
yang akan mempengaruhi penggunaan sumber daya?
· Apakah organisasi tersebut pernah melakukan kegiatan atau
proyek yang serupa, sehingga dapat dipakai untuk acuan penggunaan
sumber daya ?
· Apakah organisasi mempunyai orang-orang, peralatan, dan
material yang tersedia dan mampu untuk melakukan pekerjaan di dalam
proyek ?
Estimasi Biaya
· Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling
penting adalah suatu perkiraan (estimasi) biaya.
· Ada beberapa jenis perkiraan biaya dan alat bantu (tool) serta
teknik yang dapat digunakan untuk membantu menyusun estimasi
biaya.
· Adalah penting juga untuk disusun suatu rencana manajemen
biaya yang menguraikan bagaimana variasi pengaturan biaya atas
suatu proyek.
Tool dan Teknik Estimasi Biaya
1. Pendekatan atas-bawah : menggunakan harga riil proyek sejenis
yang sebelumnya pernah dikerjakan untuk perkiraan biaya yang
baru.
2. Pendekatan bawah-atas : menaksir materi pekerjaan secara
rinci dan menjumlahkan secara keseluruhan untuk menentukan biaya
total proyek.
3. Pendeekatan parametrrik : membuat perkiraan biaya proyek
dengan menggunakan model matematika berdasarkan variabel atau
karakteristik proyek.
Contoh Tool :
COCOMO (Constructive Cost Model) yang dikembangkan oleh Barry
Boehm : software yang digunakan untuk menyusun estimasi biaya
proyek
Jenis-jenis Masalah Yang Berkaitan dengan Estimasi Biaya
· Menyusun estimasi untuk suatu proyek yang sangat besar adalah
tugas yang sangat kompleks dimana estimasi harus dilakukan pada
berbagai langkah-langkah atau aktivitas pekerjaan dalam proyek.
· Banyak orang yang melakukan estimasi hanya mempunyai sedikit
pengalaman sebelumnya. Untuk menghindari hal tersebut, mungkin
perlu dilakukan pelatihan dan pembimbingan penyusunan anggaran.
· Banyak orang cenderung meremehkan kegiatan estimasi ini
sehingga pada akhirnya banyak perkiraan yang bias/menyimpang.
Penyimpangan ini dapat dihindari dengan melakukan
review/tinjauan/presentasi anggaran biaya atau dengan pendapat
untuk meyakinkan bahwa anggaran biaya tidak menyimpang.
· Pihak manajemen biasanya menginginkan informasi jumlah biaya
proyek dan bukan estimasi riil atas suatu proyek. Manajer proyek
harus melakukan negosiasi dengan pihak sponsor proyek untuk
menentukan biaya proyek yang realistis.
Penganggaran Biaya
· Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling
penting adalah suatu perkiraan anggaran biaya melibatkan alokasi
perkiraan biaya proyek ke item-item materi pekerjaan dan
menyediakan suatu pedoman pembiayaan.
· Sebagai contoh : Pada proyek penggantian system bisnis di
atas, total anggaran biaya untuk pengadaan hardware dan maintenance
pada tahun 97 (FY97) sebesar $270,000, pemeliharaan software
sebesar $250,000 dan sebagainya.
Pengendalian Biaya
Pengendalian biaya proyek meliputi :
· Monitoring penggunaan biaya ;
· Memastikan bahwa perubahan biaya proyek sudah tercakup dalam
anggaran biaya yang direvisi dalam pedoman anggaran biaya ;
· Memberikan informasi kepada stakeholder proyek terhadap
perubahan-perubahan yang mempengaruhi biaya proyek
MANAJEMEN MUTU PROYEK
Menurut organisasi internasional untuk standarisasi, ISO, mutu
didefinisikan sebagai keseluruhan karakteristik dari suatu kesatuan
yang membawa kepada kemampuan pencapaian standar kebutuhan yang
disyaratkan. Manajemen mutu proyek merupakan suatu proses untuk
memberikan jaminan bahwa hasil-hasil dari suatu proyek sesuai
dengan standar atau sasaran yang telah ditetapkan.
Proses Manajemen Mutu
Proses dalam suatu manajemen mutu proyek terdiri atas :
· Perencanaan Mutu : mengidentifikasi standar mutu yang berkait
dengan proyek dan bagaimana cara pencapaiannya.
· Jaminan Mutu : mengevaluasi keseluruhan pencapaian proyek
untuk memastikan proyek tersebut sesuai dengan standar mutu yang
telah ditetapkan.
· Pengendalian mutu : monitoring proyek secara khusus untuk
memastikan bahwa pelaksanaan proyek telah memenuhi standar mutu
serta uuntuk mengidentifikasi cara meningkatkan mutu secara
keseluruhan.
Manajemen Mutu Modern
· Menitikberatkan pada kepuasan pelanggan/stakeholder
· Menyukai pencegahan ke pemeriksaan
· Mengenali tanggung jawab manajemen untuk mutu
Beberapa konsep manajemen mutu modedrn dikembangkan oleh
pakar-pakar manajemen mutu seperti Deming, Juran, Crosby, Ishikawa,
Taguchi, dan Feigenbaum.
Perencanaan Mutu
· Salah satu kegiatan penting dalam manajemen mutu adalah
merancang mutu dan mengkomunikasikan factor-faktor penting yang
secara langsung berperan untuk memenuhi kebutuhan
kustomer/stakeholder.
· Perancangan berdasarkan eksperimen akan membantu
mengidentifikasi variabel yang mempunyai pengaruh pada keseluruhan
hasil suatu proses dalam suatu proyek.
· Banyak aspek yang mempengaruhi perancangan mutu seperti
kemampuan, corak, keluaran sistem, pencapaian, keandalan, dan
sebagainya.
Jaminan Mutu
· Jaminan mutu meliputi semua aktivitas yang berhubungan dengan
bagaimana standar mutu uuntuk suatu proyek dapat dicapai.
· Sasaran dari jaminan mutu ini adalah adanya peningkatan mutu
yang berkelanjutan.
· Benchmarking dapat digunakan untuk menghasilkan gagasan untuk
peningkatan berkwalitas.
· Audit mutu dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi
bagaimana cara meningkatkan pencapaian atas proyek pada masa depan
atau sekarang.
Pengendalian Mutu
Keluaran dari proses pengendalian mutu yang utama adalah :
· Pengambilan keputusan
· Pengerjaan ulang
· Penyesuaian proses
Beberapa tool dan teknik dalam pengendalian mutu antara lain
:
· analisa pareto
· statistik sampling
· diagram kendali mutu (diagram : p, c, R, s, x dll) Baca buku
statistika/manajemen mutu
· pengujian
Upaya Peningkatan Mutu Proyek IT
Beberapa usul untuk meningkatkan mutu proyek IT meliputi :
· Kepemimpinan yang memperhatikan/peduli akan mutu
· Pemahaman ongkos mutu
· Memusatkan pada faktor tempat kerja dan pengaruh organisatoris
yang mempengaruhi mutu
· Mengikuti perkembangan model-model untuk meningkatkan mutu
MANAJEMEN SDM PROYEK
Pentingnya MSDM
SDM menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi dan proyek.
Hasil studi yang dilakukan oleh ITAA menemukan bahwa terdapat lebih
dari 844.000 lowongan untuk pekerjaan IT pada tahun 2000. Dan dari
hasil survei dinyatakan bahwa 1 dari 14 orang pekerja di Amerika,
bekerja di bidang IT. Selain itu, dari 47% angakatan kerja wanita,
29% diantaranya bekerja di bidang IT.
Beberapa permasalahan yang berkaitan dengan SDM IT :
Beberapa profesional IT bekerja dalam waktu yang panjang dan
harus selalu mengikuti perkembangan dan perubahan-perubahan yang
terjadi dalam bidang IT.
karena alasan yang klasik, banyak pekerja yang akhirnya
meninggalkan karirnya di bidang IT.
kebutuhan untuk meningkatkan manfaat, memperbaiki jam kerja dan
insentif, dan menyediakan sumber daya manusia yang lebih baik.
Apakah Manajemen SDM Proyek itu ??
Manajemen SDM proyek meliputi semua proses/kegiatan yang
diperlukan untuk mengefektifkan orang–orang yang terlibat dalam
proyek. Proses tersebut meliputi :
· Perencanaan organisasi
· Pengadaan staff
· Pembentukan tim
Pedoman untuk memanajemen orang/SDM :
Ilmu psikologi dan teori manajemen sudah banyak mengasilkan
riset dan pemikiran tentang bagaimana cara memanage orang saat
bekerja.
Area penting yang berhubungan dengan manajemen proyek meliputi
:
· motivasi
· pengaruh dan kekuasaan
· efektifitas
FAKTOR MOTIVASI
· Abraham Maslow mengembangkan hirarki dari kebutuhan untuk
menggambarkan teorinya bahwa perilaku masyarakat/orang berpedoman
pada suatu urutan atau hirarki kebutuhan. Hirarki Kebutuhan Maslow
meliputi :
· Kebutuhan Fisiologis ; bahwa orang akan bekerja dalam upaya
untuk memenuhi berbagai fisiologis seperti berbagai kebutuhan
primer (sandang, pangan, papan), kebutuhan biologis dan
lainnya.
· Kebutuhan Rasa Aman ; bahwa dalam melakukan pekerjaan, orang
membutuhkan adanya rasa aman dan nyaman tanpa mempunyai beban atau
tekanan dari orang lain termasuk perasaan cemas, takut dan
sebagainya. Terpenuhinya kebutuhan ini akan meningkatkan kinerja
dan produktivitas seorang pekerja.
· Kebutuhan Sosial ; bahwa setiap orang (khususnya sebagai
makhluk sosial) tidak akan terlepas dari interaksi dengan orang
lain. Kerjasama dengan orang lain atau tim work dalam sebuah
lingkungan pekerjaan merupakan salah satu wujud kebutuhan sosial
dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan ini..
· Kebutuhan Harga Diri ; Kebutuhan ini menyangkut penghargaan
seseorang, termasuk didalamnya unsur harga diri dan kekuasaan.
Selain itu perasaan untuk diperhatikan dan memperhatikan juga
merupakan salah satu kunci keberhasilan seseorang dalam melakukan
pekerjaan.
· Kebutuhan Aktualisasi Diri ; bahwa setiap orang pada dasarnya
suatu saat akan berusaha untuk menunjukkan jati dirinya. Biasanya
orang akan berusaha untuk meraih prestasi-prestasi terbaik dalam
bidangnya.
Kebutuhan-kebutuhan tersebut di atas dapat dilihat secara
hirarki dimana kebutuhan fisiologis merupakan kebutuhan yang paling
mendasar dan menuntut untuk dipenuhi terlebih dahulu. Setelah
kebutuhan ini terpenuhi, kebutuhan orang akan meningkat ke jenjang
kebutuhan yang lebih tinggi yaitu kebutuhan akan rasa aman.
Kemudian akan meningkat lagi pada kebutuhan sosial dan kebutuhan
harga diri. Dan akhirnya dengan terpenuhinya kebutuhan tersebut
maka orang akan lebih mudah melakukan atau memenuhi kebutuhan
aktualisasi diri. Kebutuhan ini akan memacu seseorang untuk
berprestasi. Maslow berpendapat bahwa manusia mempunyai kualitias
yang unik yang memungkinkannya untuk membuat pilihan sendiri,
dengan begitu memberikan pada mereka sebuah kendali untuk tujuan
mereka.
FAKTOR PENGARUH DAN KEKUASAAN
Unsur-unsur Keberhasilan dari Thamhain dan Wilemon
· Otoritas : adanya hirarki yang jelas dan pasti akan
· Penugasan : manajer proyek harus mampu untuk
· Anggaran : manajer proyek harus mampu untuk mengatur dan
memberikan hak penggunaan dana pada orang lain
· Promosi : Manajer harus mampu mempromosikan pekerja pada
jenjang posisi tertentu
· Uang : kemampuan untuk menaikkan upah pekerja
· Sanksi : Manajer harus mampu memberikan hukuman/sanksi atas
kesalahan pekerja
· Tantangan Pekerjaan : Manajer harus mampu uuntuk menugaskan
pekerja dengan tantangan yang lebih besar pada pekerjaan
tertentu
· Keahlian : Manajer harus mampu mengenali kemampuan/keahlian
orang lain
· Kebersamaan : Manajer harus mampu menjalin kebersamaan dan
hubungan personal dengan pekerja dalam lingkungan proyek
Proyek biasanya akan sukses apabila manajer proyek sangat
memperhatikan akan unsur keahlian dan tantangan pekerjaan.
Sebaliknya akan cenderung gagal apabila manajer proyek lebih
berorientasi pada otoritas, uang dan sanksi.
KEKUASAAN
Kekuasaan adalah kemampuan manajer untuk mempengaruhi lingkungan
agar pekerja betul-betul mengerjakan apa yang harus dikerjakan dan
tidak mengerjakan apa yang seharusnya tidak dikerjakan.
Bentuk-bentuk kekuasaan ini haruslah bersifat memaksa, resmi,
sesuai keahlian, mengandung imbal balik/penghargaan dan terdapat
referensi.
EFEKTIVITAS
7 Upaya Covey untuk meningkatkan Efektivitas :
· Be proactive
· Begin with the end in mind
· Put first things first
· Think win/win
· Seek first to understand then to be uunderstood
· Synergize
· Sharpen the saw
Manajer proyek yang baik adalah pendengar yang serius dan tegas
dalam sebuah komunikasi. Mereka mendengarkan dengan seksama untuk
memahami sesuatu. Profesional IT hendaknya meningkatkan relasi baik
dengan pekerja maupun dengan stakeholder proyek.
PENGADAAN STAFF
· Perencanaan dan prosedur perekrutan staf merupakan hal yang
sangat penting.
· Beberapa perusahaan memberikan upah karyawan untuk tiap orang
yang membantu bekerja (dipekerjakan) dalam proyek.
· Beberapa organisasi juga mengijinkan orang-orang bekerja dari
rumah, tergantung jenis pekerjaannya.
· Faktor-faktor yang menyebabkan pekerja meninggalkan
pekerjaannya mungkin disebabkan oleh tidak adanya penghargaan yang
jelas atas bidang pekerjaannya, rendahnya upah, tidak dapat bekerja
sama baik dengan atasan atau rekan pekerja, kurangnya motivasi dan
hanya sekedar mencari uang dan lain-lain.
Pengaturan Sumber Daya
· Pengaturan Sumber Daya adalah suatu teknik untuk memecahkan
konflik sumber daya dengan melakukan penundaan tugas.
· Tujuan utama pengaturan sumber daya adalah untuk menciptakan
suatu distribusi/alokasi pemakaian sumber daya yang lebih fleksibel
sesuai beban pekerjaan dan mengurangi over alokasi.
PEMBENTUKAN TIM PROYEK
· Tim pelaksana proyek merupakan sekumpulan orang yang saling
bekerja sama untuk pencapaian keberhasilan proyek.
· Pelatihan dalam tim pelaksana proyek akan membantu pemahaman
dan rasa saling kerjasama antara satu dengan yang lain.
· Faktor yang erlu diperhatikan dalam pembentukan timproyek
diantaranya adalah perhatian terhadap berbagai tantangan fisik
maupun psikologis dalam bidang pekerjaan.
MANAJEMEN WAKTU PROYEK
Waktu proyek atau biasa disebut umur proyek merupakan salah satu
atribut proyek yang sangat penting dalam manajemen proyek.
Kegagalan mengelola waktu proyek akan berakibat pada penyelesaian
proyek yang tidak tepat waktu. Dari hasil studi pada tahun 1995,
Standish Group CHAOS menemukan bahwa rata-rata penyelesaian
proyek-proyek IT molor hingga 222 persen dari waktu proyek yang
direncanakan. Artinya bahwa satu proyek yang semestinya selesai
pada tahun ini, baru selesai 2.2 tahun mendatang. Penyelesaian
waktu proyek yang mundur dan kurangnya pengelolaan waktu proyek
tentunya akan berakibat pada membengkaknya berbagai sumber daya
proyek, khususnya biaya dan SDM proyek. Dengan demikian seorang
manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu proyek
sebaik-baiknya dalam rangka keberhasilan proyek. Dilihat dari fase
proyek, penerapan manajemen waktu proyek lebih banyak diterapkan
pada fase Planning dan selebihnya pada fase controlling. Kagiatan
manajemen waktu proyek pada fase planning meliputi : Mendefinisikan
Aktivitas, Pengurutan Aktivitas, Estimasi Lama Aktivitas, dan
Penyusunan Jadwal Proyek. Sedangkan pada fase controlling
kegiatannya adaah Pengendalian Jadwal Proyek.
Mendefinisikan Aktivitas (Activity Definition)
Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan
aktivitas atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek.
Daftar aktivitas ini dapat mengacu pada WBS (Work Breakdown
Structure) yang telah disusun sebelumnya pada manajemen scope.
Sebagaimana penyusunan WBS, tim proyek dalam mendefinisikan
aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain untuk
memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara
lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi
aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya
lain dapat disusun.
Pengurutan Aktivitas (Activity Sequencing)
Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya
adalah membuat urutan aktivitas yang merupakan detil dari WBS,
detil deskripsi produk, asumsi dan batasan-batasan untuk menentukan
hubungan antar aktivitas. Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang
ketergantungan dan perbedaan bentuk ketergantungan. Ketergantungan
dan hubungan akan menentukan urut-urutan aktvitas. Misalnya apakah
mulainya satu aktivitas harus menunggu aktivitas lain selesai ?
Apakah beberapa aktivitas dapat berjalan bersamaan ? apakah
beberapa aktivitas saling overlap ? Ketergantungan atau hubungan
antar aktivitas merupakan bahan dasar dalam menyusun penjadwalan
proyek. Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun urutan
aktivitas.
· Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies);
ketergantungan yang tidak dapat dipisahkan antar
aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat
dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.
· Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies) ;
ketergantungan yang ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh,
dalam rangka mendapatkan hasil desai yang baik, tim proyek mungkin
belum akan memulai pekerjaan desain selama pekerjaan analisis
sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain sistem
sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan analisis sistem
diselesaikan semuanya.
· Ketergantungan Eksternal (External Dependencies) ;
ketergantungan antara aktivitas proyek dengan aktivitas non proyek.
Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem operasi dan program
aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware baru
yang dipasok oleh suplier.
Berdasarkan identifikasi (definisi) aktivitas, dan saling
ketergantungannya ini, maka akan memudahkan tim proyek dalam
menyusun urutan pekerjaan pada proyek yang pada akhirnya diwujudkan
dalam bentuk penjadwalan proyek. Alat bantu yang biasanya digunakan
dalam menyusun urutan aktivitas salah satunya adalah : Diagram
Jaringan Proyek (Project Network Diagrams) dan Precedence
Diagramming Method (PDM).
Diagram Jaringan Proyek
Adalah skema yang menunjukkan hubungan logis atau urutan
aktivitas-aktivitas proyek menggunakan metode AOA
(activity-on-arrow) atau ADM (arrow diagramming mehod). Suatu
aktivitas disimbolkan dengan anak panah (arrow) sekaligus
menunjukkan aliran kerja dan dihubungkan pada suatu titik yang
disebut node untuk menggambarkan urutan aktivitas. Node ini
sekaligus menunjukkan titik mulai dan titik selesainya suatu
aktivitas. Setiap node di beri nomor secara urut, nomor node
pertama (no. 1) menunjukkan awal proyek dan nomor node terakhir
menunjukkan akhir proyek.
Langkah-langkah membuat Diagram Jaringan Proyek :
· Tentukan semua aktivitas awal proyek dan tempatkan awal semua
aktivitas ini pada node 1. Buat node-node baru sebagai akhir
aktivitas dari node 1 dan hubungkan dengan anak panah masing-masing
ke node 1. Beri nama atau simbol aktivitas pada anak panah.
Estimasi waktu juga dapat dituliskan pada anak panah. Misalnya A =
3 artinya aktivitas A dengan alokasi waktu 3 hari (jika satuan
waktunya hari).
· Lanjutkan menggambar diagram network, bekerja mengalir dari
kiri ke kanan. Perhatikan apakah ada aktivitas yang mengumpul
(merger) atau menyebar (burst). Suatu node disebut burst jika dari
node ini menghasilkan satu atau lebih aktivitas (sekaligus node)
baru. Dan suatu node disebut merger jika dari beberapa aktivitas
yang berasal dari beberapa node mengumpul pada satu node sebagai
akhir aktivitas.
· Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai seluruh
aktivitas tergambarkan pada diagram.
· Sebagai acuan lainnya, semua anak panah sedapat mungkin
digambarkan mengalir ke depan atau ke arah kanan, dan hindari anak
panah yang saling menyilang antar node. Jika mendapatkan gambar
diagram jaringan dengan anak panah saling menyilang, susun ulang
gambar diagram jaringan sedemikian sehingga aliran dan urutan
pekerjaan mudah dibaca dan dipahami.
Contoh :
Diketahui pekerjaan-pekerjaan proyek sebagai berikut :
Nama
Aktivitas
Kode
Aktivitas
Aktivitas
Yang Mendahului
Durasi (hari)
Analisis Kebutuhan Software
A
-
1
Pemodelan Sistem
B
-
2
Analisis Kebutuhan Hardware
C
-
3
Pengadaan & Instalasi SO & DBMS
D
A
4
Desain Input, Output, Database
E
B
5
Persiapan & Pelatihan User
F
B
4
Pengadaan Hardware
G
C
6
Programming
H
D, E
6
Instalasi Hardware
I
G
2
Implementasi
J
F, H, I
3
Pengertian Proyek
Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha
melakukan dan mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002). Sedangkan
manajemen proyek adalah sekelompok alat, proses dan sumber daya
manusia yang berkompeten guna mengerjakan aktivitas-aktivitas yang
berkaitan, dan berusaha untuk menggunakan sumber daya secara
efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat
waktu.Untuk memahami lebih jauh tentang konsep proyek, berikut
merupakan atribut-atribut dari proyek:
· Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang
tidak sederhana dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output
yang dihasilkan dari sebuah proyek harus didefinisikan secara jelas
tentang. Contohnya, proyek komputerisasi pemilu, memiliki tujuan
menyediakan sarana baik hardware, software jaringan untuk
perhitungan suara dari tingkat kecamatan sampai pusat secara
otomatis.
· Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan
dimulai dan kapan selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang
berkelanjutan. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu diatas,
perlu ditetapkan kapan proyek harus segera dimulai dan kapan produk
harus diselesaikan agar pada saat akan digunakan sudah siap dan
dipastikan akan berjalan sesuai yang diharapkan.
· Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt
charts atau PERT charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk
mengukur dan pengendalian.
· Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas
disiplin ilmu. Proyek membutuhkan sumberdaya dari berbagai area
atau bidang meliputi manusia, hardware, software dan aset-aset
lainnya yang bersifat sementara. TIM akan dinyatakan bubar setelah
proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar departemen atau
instansi-instansi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai keahlian
yang bisa secara full-time pada posisinya. Dalam contoh proyek
komputerisasi pemilu, melibatkan berbagai keahlian antara lain
bidang TI, hukum, politik dan sebagainya.
· Proyek memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat
pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya
ada yang sebagai sponsorship yang menyediakan arahan dan mendanai
dari proyek.
· Proyek mengandung ketidakpastian. Karena proyek memiliki
karakteristik khusus, sering kali sulit mendefinisikan tujuan
secara jelas, mengestimasi waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek, berapa biaya yang diperlukan. Faktor-faktor
tersebut sering sebagai penyebab munculnya kendala atau tantangan
apalagi proyek yang melibatkan teknologi yang relatif baru.
Kerangka Manajemen proyek
Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek,
yaitu :
1. Konteks Komponen proyek, yang merupakan deskripsi tentang
lingkungan internal dan eksternal dari proyek tersebut, yang
mencakup empat komponen seperti telah dibicarakan diatas yaitu
ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu.
2. Rangkaian proses manajemen proyek, yang mengacu pada
fase-fase dari pelaksanaan proyek : fase pendefinisian proyek,
perencanaan awal proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek
dan penyerahan proyek.
3. Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge
area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat
delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen
kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi,
manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen
pengadaan.
Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami
proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated
Project Management).
Komponen Proyek
Terdapat empat komponen penting dari sebuah proyek, yaitu ruang
lingkup (scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen
tersebut yang menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek. Bisa
dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari produk yang
dihasilkan dari proyek meliputi kriteria atau batasan waktu,
batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas. Jadi
terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:
1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan dengan tepat
waktu.
2. Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah
ditentukan
3. Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati
4. Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai yang kriteria
yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek
Proyek dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan produk
atau hasil akhir sesuai kesepakatan pihak-pihak yang
berkepentingan. Keberhasilan dari sebuah proyek dapat diukur dari
ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan. Penyelesaian yang
terlambat akan berdampak buruknya kredibelitas pelaksana proyek
dimata user atau pemberi proyek, karena bagi user proyek tersebut
bisa mempengaruhi aktivitas organisasi. Sehingga waktu merupakan
faktor yang sangat penting dari sebuah proyek.
Batasan Ruang lingkup :
Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu
diselesaikan dalam sebuah proyek. Ruang lingkup memberi gambaran
sejauh mana yang menjadi tanggung jawab pelaksana proyek dan
hasil-hasil yang harus dilaporkan atau diserahkan kepada pemberi
proyek.
Batasan Biaya :
Biaya menjadi salah satu faktor sebuah proyek yang memiliki
potensi resiko tinggi. Proyek dilaksanan dengan biaya yang telah
disepakati oleh penyandang dana yang harus digunakan untuk mencover
seluruh pembiayaan proyek. Manajer proyek harus memperkirakan dan
mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana
dan mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak
melebihi dari yang telah direncanakan.
Batasan Kualitas.
Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi
dan penerima proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai
standar kualitas dari produk yang dihasilkan. Dengan standar
kualitas pelaksana proyek berusaha untuk menetapkan target-target
yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan proyek.
Empat komponen dari proyek tersebut diatas menjadi faktor yang
saling mempengaruhi. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kualitas
yang lebih tinggi maka perlu menaikkan biaya atau ruang lingkup
yang dikurangi, jika menginginkan waktu penyelesaian proyek
dipercepat maka perlu biaya yang lebih besar, dan sebagainya.
Rangkaian Proses Manajemen Proyek
Untuk merealisasikan agar komponen-komponen proyek dapat
tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang
terintegrasi, tahapan tersebut dilakukan dengan membagi beberapa
fase:
1. Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan
sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek.
2. Project Planning (perencanaan awal proyek): Segala sesuatu
yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum
rangkaian pekerjaan dimulai.
3. Project Executing (Pelaksanaan proyek): Proses
mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan sejumlah
pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk sesuai yang
ditargetkan.
4. Project Control (Pengendalian proyek) : Proses pengawasan
setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak
menyimpang dari yang telah direncanakan.
5. Project Closing: proses persetujuan secara formal antara
pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan
menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.
Area Pengetahuan Manajemen Proyek
Knowledge area meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau
fasilitas. Fungsi utama memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek
sesuai dengan kontek manajemen proyek yang meliputi : Manajemen
ruang lingkup, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen
kualitas. Dan fungsi pendukung memiliki fungsi mencapai efisiensi
dan efektivitas dalam penyelesaian proyek. Fungsi pendukung
meliputi manajemen sumber daya manusia, manajemen komunikasi,
manajemen resiko dan manajemen pengadaan.
Dengan memahami proyek diatas yang meliputi komponen dan fase
dari proyek maka sangat diperlukan ilmu dan keahlian tertentu yang
harus dimiliki mereka yang terlibat dalam mengerjakan proyek
khususnya manajer proyek, agar produk atau jasa yang dihasilkan
sesuai dengan yang diharapkan. Ilmu untuk mengelola proyek tersebut
disebut dengan manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah suatu
aktivitas penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik
memanfaatkan sumberdaya untuk mengelola sebuah proyek untuk
memenuhi harapan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap proyek
tersebut. Harapan-harapan dari pihak-pihak yang berkepentingan
(stakeholders) meliputi berbagai aspek yang berkaitan dengan
komponen-komponen proyek yang sudah dibicarakan diatas, antara
lain:
1. Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang
diharapkan dengan keterbatasan biaya dan waktu,
2. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan dan keinginan pihak-pihak
yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proyek dan
biasanya saling bertolak belakang,
3. Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan dengan jelas dan
tegas sesuatu yang diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek,
baik yang nyata (tangible) maupun yang tidak nyata
(intangible).
Manager proyek
Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab
terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer
proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari
awal sampai selesai. Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer
proyek adalah :
1. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown
proyek menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola,
memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja
untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
2. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan
memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat
waktu
3. Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder
tentang perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.
4. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi
dan meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.
5. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap
perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100% berjalan
sesuai dengan yang direncanakan.
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area
kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah:
kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan
kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak,
pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi
dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi
hambatan. Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah:
1. komunikasi yang tidak baik (Poor communication)
2. persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
3. kesalahpahaman (Misunderstandings)
4. suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
5. pemogokan kerja (Union strikes)
6. konflik pribadi (Personality conflicts)
7. manajemen yang tidak baik (Poor management)
8. definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals
and objectives)
Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi
menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah
resiko yang mungkin terjadi seperti:
1. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau
keingingan konsumen tidak terpenuhi.
2. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan
manajer proyek
3. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan
biaya
4. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang
mempengaruhi proyek.
Tabel dibawah ini menampilkan faktor-faktor yang menyebakan
kegagalan sebuah proyek :
Faktor
Prosentase (%)
Kebutuhan yang tidak jelas
13,1
Kurangnya keterlibatan user
12,4
Kurangnya ketersediaan sumber daya
10,6
Harapan yang tidak realistis
9,9
Kurangnya dukungan dari pimpinan
9,3
Perubahan kebutuhan dan spesifikasi
8,7
Kurangnya kualitas proses perencanaan
8,1
Kurangnya kebutuhan terhadap hasil proyek
7,5
Kurangnya kemampuan mengelola teknologi informasi
6,2
Rendahnya tingkat pemahaman teknologi
4,3
Lain-lain
9,9
Proyek Sistem Informasi
Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki
fungsi menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user.
Komponen yang termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur
hardware, Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang
teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau
keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem
informasi.
Contoh-contoh proyek sistem informasi
· Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu
· Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa
Tengah
· Proyek pengembangan sistem CRM (Customer Relationship
Management) pada di PT Garuda.
· Proyek pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.
· Proyek pembangunan jaringan komputer kantor pusat dan cabang
pada PT. Jaya Angkasa.
· Proyek penjualan elektronik (E-Commerce)
Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi
dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut :
1. Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat
intangible seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit
untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.
2. Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena
perkembangan yang sangat cepat.
3. Membutuhkan beraagam sumber daya manusia dengan keahlian dan
kompetensi yang beragam
4. Ukuran yang dijadikan standard sulit dibakukan, karena sulit
mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara
seragam.
MANAJEMEN PROYEK TERINTEGRASI
Mengintegrasikan manajemen proyek meliputi koordinasi semua area
pengetahuan proyek ke dalam aktifitas pada siklus proyek atau
tahapan – tahapan pelaksanaan proyek guna mencapai keberhasilan
proyek sesuai dengan komponen proyek (kualitas, waktu, biaya, ruang
lingkup).
Untuk memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai
dengan standart, dapat diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai
anggaran dan ruang lingkup sesuai dengan kesepakatan membutuhkan
siklus proses pendefinisian, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian
dan persetujuan. Dan untuk masing-masing proses perlu pengelolaan
ruang lingkup, kualitas, biaya, waktu, sumberdaya manusia,
komunikasi, resiko dan maanajemen pengadaan.
Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan
sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek yang
merupakan komitmen dari dari pihak-pihak yang berkepentingan.
Definisi proyek meliputi :
Nama proyek. Setiap proyek harus memiliki nama yang unik agar
dapat dibedakan dengan proyek lain dan menghindari kebingungan
antara proyek-proyek yang berhubungan.
Diskripsi proyek secara jelas dan keperluan yang ingin dicapai.
Tujuan dari proyek harus didiskripsikan secara jelas secara
tertulis dengan memasukkan estimasi waktu dan biaya agar tidak
hanya berupa jargon.
Stakeholder. Stakeholder adalah individu atau sekumpulan orang
atau unit organisasi yang secara aktif terlibat di dalam
penyelenggaraan sebuah proyek dan kepentingan mereka secara
langsung maupun tidak langsung mempengaruhi pengelolaan sebuah
proyek (chan K.C. et al 2004). Yang termasuk sebagai stakeholder
dari sebuah proyek adalah :
1. Pimpinan proyek
2. User atau pemakai (individu atau organisasi) proyek teknologi
informasi yang akan dibangun.
3. Sponsor, yaitu individu atau sekelompok orang atau organisasi
yang membiayai proyek dan bertanggung jawab terhadap pengalokasian
sejumlah sumber daya yang dibutuhkan proyek.
4. Tenaga ahli yang terlibat proyek (analis sistem, programmer,
konsultan proyek ), dan sebagainya sesuai dengan bidang keahlian
atau spesialisasinya.
Proyek harus memperhatikan dan berusaha memenuhi keinginan dari
stakeholder. Manajer proyek dan tim harus mengetahui betul tujuan
yang harus dicapai serta kinerja yang harus dipenuhi dari sebuah
proyek. Memenuhi harapan para stakeholder merupakan sesuatu yang
sangat sulit dan merupakan tantangan tersendiri bagi manajer
proyek, karena masing-masing memiliki keinginan yang sering
berlawanan menyangkut masalah kualitas, waktu, biaya dan ruang
lingkup, misalnya:
1. Pihak user (mis, Bagian Akuntansi) menginginkan software yang
dapat memonitor dan mengevaluasi arus uang sampai pada level yang
sangat rinci sehingga memerlukan sistem yang sangat komplek dengan
biaya yang besar. Sementara Direktur Keuangan hanya mampu
mengalokasikan dana untuk membangun sistem yang kecil.
2. Presiden Direktur menginginkan sistem informasi dapat
dibangun dalam waktu 2 bulan, sementara sumber daya yang dimiliki
hanya mampu menyelesaikan dalam waktu 4 bulan.
3. Bagian perencanaan pemasaran menginginkan sistem yang mampu
memprediksi perilaku pasar atau pelanngan, bagian penjualan
menginginkan sistem yang mengelola transaksi pembelian, dan bagian
sumber daya manusia menginginkan sistem yang mandukung menilai
kinerja customer service, dan lain sebagainya.
Nama manajer proyek dan anggota tim inti. Struktur dan anggota
tim proyek perlu dirancang agar proyek dapat dicapai lebih efektif.
Setiap individu yang terlibat di dalam proyek harus mengetahuai
secara pasti peranan, tugas dan tanggungjawabnya, terutama
keterkaitan antara aktivitas yang dilakukan dengan aktivitas lain
yang dikerjakan anggota tim lainnya.
Penyerahan proyek. Gambaran yang jelas dari produk yang akan
dihasilkan proyek. Software, jenis hardware, laporan teknis, materi
training adalah contoh yang perlu diserahkan ke pihak pemberi
tanggung jawab.
Perencanaan Proyek :
Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting)
proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai. Perencanaan berkaitan
dengan kebutuhan dan alokasi sumber daya yang diperlukan di dalam
proyek yang mencakup ruang lingkup proyek, waktu, biaya , kualitas,
komunikasi, tenaga dan penanganan resiko. Keberhasilan proyek
sangat tergantung pada akurasi dari perencanaan proyek yang
dilakukan.
Pelaksanaan proyek :
Pelaksanaan proyek merupakan implementasi dari perencanaan
proyek dengan cara melakukan koordinasi tim proyek dan sumber daya
yang lain untuk mengerjakan proyek guna menghasilkan produk dan
menyerahkan hasil proyek atau hasil dari masing-masing phase
proyek. Termasuk di dalam pelaksanaan proyek adalah mengembangkan
tim proyek, mendistribusikan informasi, pengadaan dan seleksi
kebutuhan proyek, menjamin tercapainya kualitas dan penyerahan
hasil kerja.
Pengendalian proyek :
Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar
setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.
Manajer proyek dan staf mengawasi dan mengukur dengan cara
membandingkan progress dengan rencana dan melakukan koreksi jika
diperlukan. Jika diperlukan perubahan, seseorang harus
mengidentifikasi, menganalisis dan melakukan perubahan
tersebut.
Proses penyerahan dan persetujuan :
Proses ini merupakan persetujuan secara formal antara pelaksana
dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan
produk sesuai dengan kesepakatan.
Manajemen Ruang Lingkup
Ruang lingkup adalah semua pekerjaan yang termasuk dalam
penciptaan produk.Manajemen ruang lingkup terjadi atau diperlukan
pada tahan inisiasi, perencanaan dan pengendalian. Proses utama
proyek yang termasuk dalam manajemen ruang lingkup meliputi :
· Initiation. Termasuk dalam proses ini adalah komitmen
organisasi pada awal proyek atau kelanjutan fase berikutnya dari
sebuah proyek. Output dari proses initiation ini adalah project
charter (diagram proyek), dimana berupa dokumen formal yang
menunjukkan eksistensi dan memberikan overview menyeluruh dari
proyek.
· Perencanaan ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah
pengembangan dokumen guna memberikan dasar untuk keputusan proyek
ke depan, kriteria – kriteria dalam menetapkan bahwa proyek atau
suatu fase telah berhasil dengan lengkap. Tim proyek membuat
statemen ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai
hasil dari proses perencanaan ruang lingkup.
· Pendefinisian ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah
mendekomposisikan proyek utama menjadi aktivitas – aktivitas lebih
kecil yang deliverable dan komponen yang manageable. Tim proyek
membuat Work Breadown Structure (WBS) dalam proses ini.
· Verifikasi ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah
penerimaan dan persetujuan secara formal terhadap ruang lingkup
proyek. Stakeholder utama proyek seperti pengguna/pelanggan dan
sponsor secara formal menerima dan menyetujui hasil proyek atau
fase yang diserahkan.
· Pengendalian perubahan ruang lingkup. Termasuk di dalam proses
ini adalah perubahan ruang lingkup yang terjadi, koreksi yang perlu
dilakukan dan pelajaran yang bisa dipetik dari perubahan ini.
Manajemen Waktu
Manajemen waktu proyek adalah suatu proses yang menjamin bahwa
suatu proyek akan selesai dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang
ditetapkan. Manajemen waktu terjadi pada tahap perencanaan dan
tahap pengendalian. Kegiatan yang dilakukan dalam manajemen waktu
adalah :
1. Mendefinisikan aktivitas, yaitu berdasarkan pada WBS dari
proses pendefinisian ruang linkup dibuat daftar pekerjaan yang
memerlukan waktu penyelesaian.
2. Membuat urutan aktivitas, yaitu berdasarkan definisi
aktivitas disusun daftar urutan aktivitas sesuai dengan persyaratan
pengerjaan atau penyelesaian setiap aktivitas.
3. Estimasi durasi waktu, yaitu berdasarkan definisi aktivitas
dan urutan aktivitas, diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk
setiap aktivitas.
4. Mengembangkan jadwal, yaitu menyusun rencana alokasi waktu
pelaksanaan proyek dengan alat-alat seperti Network Planning,
diagram chart dan sebagainya.
5. Pengendalian jadwal, yaitu melakukan pemantauan terhadap
pelaksanaan setiap aktivitas proyek, apakah sesuai dengan jadwal
yang direncanakan dan mencari solusi jika terjadi perubahan jadwal
pada saat pelaksanaan proyek.
Manajemen Biaya
Manajemen Biaya adalah suatu proses yang menjamin bahwa proyek
dapat diseleaikan dengan dana yang tersedia. Manajemen biaya
diperlukan pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian. Aktivitas
yang tercakup dalam manajemen biaya adalah :
1. Perencanaan sumber daya, yaitu berdasarkan pada ruang
lingkup, aktivitas dan sebagainya dapat diidentifikasikan sumber
daya yang memerlukan dana atau biaya (tenaga kerja, alat
administrasi dan sebagainya)
2. Estimasi biaya, yaitu masing-masing sumber biaya dihitung
perkiraan besar dana yang diperlukan
3. Anggaran biaya, yaitu menghitung anggaran biaya yang
diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
4. Pengendalian biaya, yaitu proses pemantauan terhadap
pengeluaran selama pelaksanaan proyek untuk membandingkan antara
dana yang senyatanya dikeluarkan dengan yang direncanakan. Dan
dilakukan langkah-langkah pengendalian jika terdapat perubahan
anggaran.
Manajemen Kualitas
Manajemen kualitas adalah proses yang menjamin bahwa proyek akan
menghasilkan produk yang memenuhi kriteria-kriteria yang telah
ditetapkan. Manajemen kualitas diperlukan pada tahan perencanaan,
pelaksanaan maupun pada tahap pengendalian. Proses manajemen
kualitas meliputi:
1. Perencanaan kualitas, yaitu berdasarkan pada WBS pada tahap
pendefinisisan ruang lingkup, didiskripsikan produk dan
kriteria-kriteria kualitas yang harus dipenuhi
2. Jaminan kualitas, yaitu melakukan
3. Pengendalian kualitas, yaitu
Manajemen Sumber Daya Manusia
Adalah sustu proses yang menjamin tersedianya sumber daya
manusia yang memiliki kemampuan secara Tim untuk menyelesaikan
proyek. Manajemen sumber daya manusia diperlukan pada tahapan
perencanaan dan pelaksanaan proyek. Proses manajemen sumberdaya
manusia meliputi :
1. perencanaan organisasi, yaitu manajer proyek menyusun tim
dengan melakukan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan
merencanakan rekruitmen.Output dari aktivitas ini adalah diagram
atau struktur organisasi proyek, dokumen definisi pekerjaan dan
proses penugasan, matrik pertanggungjawaban penugasan (RAM).
2. Penyususnan Staff, yaitu melakukan rekruitmen tenaga kerja
dan mengalokasikan sesuai dengan sturktur tim yang sudah
disusun
3. Pengembangan Tim, yaitu proses pengembangan tim meliputi
evaluasi pengalokasian tenaga kerja dan realokasi tenaga kerja.
Manajemen Komunikasi
Manajemen komunikasi adalah proses yang menjamin kelancaran arus
informasi termasuk didalamnya adalah pengumpulan, penyebaran
informasi dan pelaporan. Manajemen komunikasi diperlukan pada
proses perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan proses
penyerahan. Aktivitas dari manajemen komunikasi meliputi:
1. Perencanaan komunikasi, yaitu menetapkan atau
mengidentifikasi kebutuhan informasi dan komunikasi bagi
stakeholder, siapa dan informasi apa yang dibutuhkan, kapan
membutuhkannya dan bagaimana informasi disampaikannya.
2. Distribusi informasi, yaitu mendistribusikan informasi agar
sampai yang pada stakeholder tepat waktu.
3. Pelaporan kinerja, yaitu mengkoleksi data, menyebarluaskan,
pelaporan status dan pengukuran kemajuan proyek.
4. Persetujuan administratif , yaitu mengumpulkan dan
menyerahkan laporan secara menyeluruh pada penyerahan proyek.
Manajemen Resiko
Manajemen resiko adalah suatu proses untuk meminimalkan potensi
terjadinya resiko dan memaksimalkan potensi kesempatan memperoleh
keuntungan. Manajemen resiko diperlukan pada proses perencanaan dan
proses pengendalian proyek. Yang tercakup dalam manjemen resiko
adalah :
1. Perencanaan manajemen resiko, yaitu menetapkan pendekatan dan
rencana aktivitas manajemen resiko. Dengan mereview diagram proyek,
WBS, toleransi resiko stakeholder dan sebagainya akan dapat
menyususn rencana manajemen resiko.
2. Identifikasi resiko, yaitu mengidentifikasi resiko mana yang
diperkirakan memiliki pengaruh terhadap proyek dan
mendokumentasikannya.
3. Monitoring dan pengendalian resiko, yaitu memonitor resiko
yang diketahui, mengidentifikaasi resiko baru, mengurangi resiko
dan mengevaluasi sepanjang pelaksanaan proyek.
Manajemen Pengadaan
Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin
tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh
proyek. Manajemen pengadaan diperlukan pada proses perencanaan,
pelaksanaan dan proses penyerahan proyek. Aktivitas dari manajemen
pengadaan ini meliputi :
1. Perencanaan pengadaan, yaitu menetapkan apa saja yang perlu
disediakan dan kapan harus dilakukan. Memilih pemasok dan
menetapkan kontrak kesepakatan kerja.
2. Solicitation planning (perencanaan permintaan) , yaitu
mendokumentasi permintaan produk dan mengidentifikasi sumber-sumber
potensial, mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk Request for
Proposal(RFP) dan mengembangkan kriteria evaluasi.
3. Solititation (permintaan), yaitu proses melakukan permintaan
terhadak kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan
proyek.
4. Seleksi sumber, yaitu memilih suplier-suplier potensial,
mengevaluasi prospek suplier dan negosiasi kontrak.
5. Penyelesaian kontrak, yaitu melakukan verifikasi produk dan
audit kontrak.
PERENCANAAN PROYEK
Perencanaan sering merupakan aktivitas yang sangat sulit dan
merupakan proses yang tidak dihargai dalam manajemen proyek. Banyak
orang memandang negatif terhadap perencanaan karena rencana dibuat
bukan fasilitas untuk action. Walaupun demikian rencana proyek
adalah memberi arahan untuk pelaksanaan proyek. Sebagai arahan,
rencana proyek harus realistis dan berdaya guna.
Perencanaan proyek membutuhkan setiap area pengetahuan yang
diperlukan dalam pengelolaan sebuah proyek. Keterkaitan antara Area
pengetahuan, proses perencanaan dan output yang dihasilkan terlihat
seperti pada tabel 4.1
4.1 Merencanakan ruang lingkup
Perencanaan ruang lingkup adalah proses pengembangan dokumen
hasil inisiasi guna memberikan dasar untuk melakukan penilaian
terhadap pelaksanaan proyek ke depan. Perencanaan ruang lingkup
dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut:
1. Mendiskripsikan pekerjaan utama dari proyek untuk memberi
batasan yang jelas antara pekerjaan mana yang termasuk dan mana
yang tidak termasuk dalam proyek.
2. Mendiskripsikan kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk
masing-masing pekerjaan dan rencana pengelolaan yang dilakukan
untuk menjamin tercapainya kriteria tersebut.
Output dari tahap perencanaan ruang lingkup ini adalah berupa
pernyataan yang berisi tentang tahap-tahap pekerjaan dengan
kriterianya serta rencana pengelolaan yang dilakukan.
Statemen Ruang Lingkup
Statemen ruang lingkup digunakan untuk mengembangkan dan
mengkonfirmasikan kesepahaman tentang ruang lingkup proyek.
Statemen ini berisi justifikasi proyek, diskripsi yang jelas produk
yang dihasilkan, ringkasan tentang penyerahan proyek dan statemen
tentang apa yang menunjukkan keberhasilan proyek.
· Justifikasi proyek menggambarkan kebutuhan bisnis yang
diperoleh dari proyek. Contoh :Proyek upgrade teknologi informasi
digunakan untuk mendukung aplikasi bisnis berbasis internet yang
sedang dikembangkan pada PT. KARYA MAKMUR.
Area
Perencanaan
Output
Ruang lingkup
Merencanaan ruang lingkup
Pernyataan ruang lingkup
Rincian dukungan
Rencana manajemen ruang lingkup
Mendefinisikan ruang lingkup
WBS,
Update pernyataan ruang lingkup
Waktu
Mendefinisikan aktivitas
Daftar aktivitas
Detail dukungan
Pengurutan aktivitas
Diagram jaringan proyek
Update daftar aktivitas
Mengestimasi durasi aktivitas
Estimasi durasi aktivitas
Mengembangkan jadwal
Jadwal proyek
Detail dukungan
Rencana pengelolaan jadwal
Update kebutuhan sumber daya
Biaya
Merencanakan sumber daya
Kebutuhan sumber daya
Mengestimasi biaya
Estimasi biaya
Detail dukungan
Rencana manajemen biaya
Penganggaran biaya
Acuan biaya
Kualitas
Perencanaan kualitas
Rencana manajemen kualitas
Definisi operasional
Cheklist
SDM
Perencanaan organisasi
Aturan tugas dan pertanggungjawaban
Rencana manajemen penempatan
Struktur organisasi
Detail dukungan
Penyusunan staf
Susunan personel
Direktori tim proyek
Komunikasi
Perencanaan komunikasi
Rencana manajemen komunikasi
Resiko
Perencanaan manajemen resiko
Rencana manajemen resiko
Identifikasi resiko
Resiko, Pemicu resiko
Analisa resiko kualitatif
Daftar rangking resiko
Daftar prioritas resiko
Daftar resiko untuk manajemen dan analisis tambahan
Kecenderungan hasil analisis resiko kualitatif
Analisa resiko kuantitatif
Daftar prioritas resiko kuantitatif
Analisis probabilistic proyek
Probabilitas pencapaian tujuan biaya dan waktu
Kecenderungan hasil analisis resiko kuantitatif
Perencanaan respon resiko
Rencana respon resiko
Resiko residual
Resiko sekunder
Pernyataan secara kontrak
Pengadaan
Perencanaan pengadaan
Rencana manajemen pengadaan
Statemen kerja
\
Solicitation planning
Dokumen pengadaan
Kriteria evaluasi
Update statemen kerja
· Diskripsi produk proyek menjelaskan tentang karakteristik
produk atau jasa yang akan dihasilkan proyek. Contoh untuk proyek
upgrage teknologi informasi adalah: Sebuah aplikasi bisnis yang
mampu menangani pemesanan dan pembelian online dengan internet.
· Ringkasan penyerahan proyek berisi daftar dokumen atau output
yang perlu diserahkan dari aktivitas proyek. Seperti rencana proyek
(diagram proyek), WBS, rincian estimasi biaya, rencana manajemen
komunikasi, laporan kinerja dan sebagainya. Dalam contoh upgrade
teknologi informasi di atas termasuk penyerahan persediaan semua
hardware dan software yang diupdate.
· Rencana manajemen ruang lingkup menggambarkan
ketetapan-ketetatan atau kriteria keberhasilan proyek secara
kuantitatif yang digunakan acuan untuk mencapainya, seperti biaya,
jadwal, ukuran kualitas. Contoh proyek dikatakan sukses jika 90%
pekerja yang manggunakan komputer mampu menggunakan sistem internet
yang baru tidak lebih dalam sembilan bulan dan tidak lebih dari 15
juta rupiah.
Mendefinisikan Aktivitas
Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya
sebuah proyek dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal
lebih detail. Berdasarkan diagram proyek, manajer proyek
mengembangkan statemen ruang lingkup danWBS
Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam
mengembangkan lebih detail dari WBS dengan penjelasan yang
mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah agar tim proyek
memahami secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan
sebagai bagian dari ruang lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan
elemen pekerjaan yang diukur kinerjanya karena memiliki durasi,
biaya dan kebutuhann sumber daya yang diharapkan.
Pengurutan Aktivitas
Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS,
diskripsi produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang
menunjukkan keterkaitan antar aktivitas. Termasuk di dalamnya
mengevaluasi alasan-alasan ketergantungan dan perbedaan tipe-tipe
ketergantungan. Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan
dari aktivitas atau tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai
sebelum aktivitas lain di mulai? Apakah bisa beberapa aktivitas
dikerjakan secara paralel? Apakah bisa beberapa aktivitas sebagian
overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan antar aktivitas
memeliki pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan pengelolaan
jadwal proyek.
Mengestimasi Durasi Aktivitas
Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses
perencanaan dalam manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi
durasi dari setiap aktivitas. Hal ini sangat penting karena durasi
merupakan waktu riil yang diperlukan oleh sebuah aktivitas.
Mengembangkan Jadwal
Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan
tanggal mulai dan tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari
pengembangan jadwal adalah menemukan jadwal proyek yang realistis
dan sebagai dasar monitoring kemajuan proyek dipandang dari dimensi
waktu.
Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses
mengembangkan jadwal:
· A Gantt chart, adalah alat yang secara umum untuk
mendisplaykan informasi jadwal proyek,
· Analisis PERT, adalah alat untuk mengevaluasi resiko jadwal
suatu proyek,
· Analisis Jalur Kritis, adalah alat penting untuk mengembangkan
dan mengendalikan jadwal proyek,
· Penjadwalan rantai kritis, adalah teknik untuk menghitung
batasan sumberdaya
Gantt Charts
Gantt chart menyediakan format baku untuk menampilkan informasi
jadwal proyek berupa daftar aktivitas proyek dan kaitannya dengan
tanggal mulai dan tanggal selesai dalam format kalender. Gambar 4.4
menunjukkan gantt chart sederhana dari contoh proyek di atas.
Akt
Juni minggu ke1
30 Mei - 5 juni
Juni minggu ke 2
6 juni – 13 juni
S
M
T
W
T
F
S
S
M
T
W
T
F
S
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
Gambar 4.4. Gantt Chart
TUJUH FASE PROYEK SOFTWARE
Ada 7 fase dari proyek software, yaitu :
1. DEFINITION
2. ANALYSIS
3. DESIGN
4. PROGRAMMING
5. SYSTEM TEST
6. ACCEPTANCE
7. OPERATION
Tujuan dari fase definisi adalah untuk memahami dengan baik
masalah-masalah yang dihadapi oleh user dalam memperkirakan biaya
dan waktu penyelesaian proyek.
Ada 3 aktifitas utama yang harus dilakukan dalam Fase Definisi
:
Pertama Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang
dihadapi oleh user dan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
masalah tersebut (KEBUTUHAN).
Kedua Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak.
Jika keputusannnya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda harus
dapat menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang
dapat menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu
dalam penulisan PROPOSAL yang berisi rincian menganai proyek apa
yang akan ditawarkan, kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya
untuk risiko-risiko yang mungkin terjadi).
Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting
pada akhir fase ini.
Pertama, menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang
berisi rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap,
sehingga Tim Proyek (Project Tem (PT)) dapat memahami seluruh
masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan
biaya penyelesaian proyek tersebut.. Kejadian penting pertama yang
akan Anda hadapi berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD
oleh User dan Tim Proyek.
Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary
Project Plan (PPP)). PPP merupakan langkah pertama dalam
merencanakan langkah-langkah berikutnya yang harus diambil untuk
mengembangkan produk dan sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan
untuk setiap langkahnya. Rencana tersebut menggambarkan berapa lama
sumber-sumber tersebut akan diperlukan dan berapa banyak biaya
ya