-
UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACU FACULTATEA DE TIINE
ECONOMICE
DEPARTAMENTUL CONTABILITATE, AUDIT I ANALIZ
ECONOMICO-FINANCIAR
Programul de studii Contabilitate si Informatica de Gestiune
SISTEME INFORMATICE DE GESTIUNE
Note de curs
Lect.univ.dr. Romic Adam
-
1
CUPRINS
1. Sistemul informatic, parte componenta a sistemului
informational 3 1.1. Elemente fundamentale de teoria sistemelor
3
1.2. Unitatea economica - sistem cibernetic 5
1.3. Rolul si locul sistemelor informationale 6
1.4. Ciclul prelucrarii datelor intr-un sistem informatic 11
1.5. Tipuri de sisteme informatice 15
1.6. Sistemul informational contabil al intreprinderii moderne
18
2. Ciclul de viata al sistemelor informatice 23 2.1. Modelul in
cascada 23
2.2. Etapele si principiile de realizare a sistemelor
informatice 24
3. Analizele de fezabilitate 27
3.1. Fezabilitatea economica 28
3.2. Tehnici de reprezentare si programare calendarisitica a
planurilor 30
4. Analiza sistemului informational existent 34
4.1. Tehnici de culegere a datelor 34
4.2. Studiul sistemului informational existent 36
4.3. Structurarea cerintelor sistemului. Modelarea proceselor
38
4.4. Tehnica Yourdon & DeMarco 42
5. Modalitati de obtinere a hardware-ului si software-ului
44
5.1. Hardware 44
5.2. Software 45
5.3. Selectarea furnizorilor de harware si software 48
6. Codificarea datelor 50 6.1. Tipuri de coduri utilizate in
sistemele informatice 52
6.2. Fazele realizarii codificarii 55
6.3. Metode de determinare a cifrei de control la codurile
detectoare de erori 56
-
2
7. Modelarea conceptuala a datelor 61
7.1. Modelul entitate-asociere-corespondenta 61
8. Modelarea logica a datelor 73
8.1. Modelul relational 74
8.2. Normalizarea datelor 75
9. Proiectarea schemei bazei de date 87
9.1. Structura generala a bazei de date 88
9.2. Configurarea unei retele locale de calculatoare 92
9.3. Organizarea bazei de date distribute 95
10. Modelul unui sistem informatic contabil integrat 103
10.1. Obiectivele sistemului informatic contabil integrat
103
10.2. Situatiile de iesire ale sistemului informatic contabil
integrat 104
10.3. Criterii minimale privind programele informatice utilizate
in domeniu financiar-contabil
105
11. Securitatea si protectia informatiei 108
12. Exploatarea si intretinerea sistemelor informatice 112
12.1. Implementarea sistemului informatic 112
12.2. Strategii de implementare a sistemelor informatice 115
12.3. Exploatarea sistemelor informatice 117
Bibliografie 120
-
3
Capitolul 1. Sistemul informatic, parte componenta a sistemului
informational
In contextul evolutiei tehnologiilor informationale si a
comunicatiilor, nu mai exista astazi
practic domeniu de activitate care sa nu recurga la utilizarea
calculatoarelor - intr-un sens foarte restrans, sau sa nu aibe
implementate diferite sisteme infornatice pentru executarea
operatiunilor de baza sau pentru sprijinirea deciziilor. Scopul
acestei discipline este insusirea metodologiilor si tehnicilor de
realizare si implementare a sistemelor informatice intr-o unitate
economica.
1.1. Elemente fundamentale de teoria sistemelor
Sistemul poate fi definit ca o entitate alcatuita din doua sau
mai multe componente sau subsisteme, care interactioneaza intre ele
pentru atingerea unui scop (obiectiv). Orice sistem este
caracterizat prin faptul ca este legat de mediul ambiant, ca are o
anumita structura, functioneaza dupa anumite reguli si urmareste un
anumit scop.
Orice sistem se constituie din intrari, prelucrari si iesiri.
Pentru o unitate economica, intrarile sunt reprezentate de
resursele economice pe care intreprinderea le utilizeaza in
activitatile sale; prelucrarile sunt procesele prin care intrarile
sunt transformate in iesiri; iar iesirile sunt
reprezentate de bunurile si serviciile obtinute de intreprindere
si pe care le schimba cu mediul sau.
Exemplu. Pentru sistemul de productie dintr-o intreprindere,
intrarile sunt reprezentate de materii prime si materiale, care
sunt supuse procesului de prelucrare, in urma caruia rezulta
produsele finite, ca iesiri din acest sistem.
Forma de reprezentare conventionala a sistemului este
urmatoarea:
Se poate spune ca, orice subsistem de ordin superior este compus
dintr-o multime de subsisteme de ordin inferior, sau cu alte
cuvinte orice sistem este un subsistem al unui sistem mai mare: S1
< S2 < S3 . < Sn,
-
4
Cu cat complexitatea sistemului este mai mare, cu atat scade
posibilitatea de a-l descrie mai riguros. Oricat de independent ar
fi un sistem, in realitate nu poate fi vorba decat de o
independenta relativa, deoarece el este integrat, impreuna cu
celelalte sisteme, cu care se afla in interactiune, intr-un sistem
mai mare.
La studierea unui sistem trebuiesc analizate in principal
urmatoarele aspecte:
mediul in care acesta functioneaza
partile componente ale sistemului
relatiile care se manifesta in cadrul sistemului
intrarile si iesirile sistemului
obiectivul(ele) sistemului
Ce este un sistem informatic ? Ce este si cu ce se diferentiaza
acesta fata de celelalte sisteme ? Care sunt diferentele dintre
program informatic | aplicatie informatica | sistem informatic ?
Dar intai ce este comun ? La prima vedere cuvantul informatic, care
presupune ca mediul in care acestea exista este calculatorul.
Un program informatic este un cod executabil scris intr-un
anumit limbaj de programare, prin care se executa un anumit set de
instructiuni. El are anumite date de intrare, care sunt prelucrate
si se obtin astfel rezultatele. Putem vorbi de o aplicatie
informatica atunci cand aceasta este structurata pe mai multe
module de calcul, cu diferite functiuni, care prelucreaza un volum
mai mare de date, in vederea obtinerii unor raporte, situatii sau
actualizarea unor date. Sistemul informatic este un ansamblu de
componente, care interactioneaza intre ele (n.r. conform definitiei
sistemului) in vederea culegerii, prelucrarii si stocarii datelor
necesare fundamentarii anumitor decizii.
Dupa aceste definitii foarte simpliste, asupra carora o sa mai
revenim, putem spune ca un alt aspect comun este acela ca pot fi
considerate sisteme, intrucat toate trei au anumite date de
intrare, pe care le prelucreaza (dupa un anumit algoritm - de la
mai simplu, la complex) in vederea obtinerii unor rezultate.
Diferenta majora este din punctul de vedere al complexitatii.
Cand vorbim de sistem informatic, vorbim de locul unde acesta este
implementat, de tehnica de calcul folosita, de aplicatiile si
-
5
programele informatice utilizate, de personalul de specialitate
si de modul in care acesta opereaza pentru culegerea si prelucrarea
datelor. Plecand de la aspectele enumerate, putem descrie un sistem
informatic ca avand urmatoarele componente:
hardware
software
personal de specialitate
metodologii si tehnici de lucru
bazele de date
1.2. Unitatea economica - sistem cibernetic
Intreprinderea ca sistem, poate fi considerata un subsistem al
societatii, care reprezinta mediul sau. La randul sau,
intreprinderea contine mai multe subsisteme componente:
departamente, servicii, compartimente etc.
Fig.1.2. Unitatea economica sistem cibernetic
O unitate economica, poate fi privita ca un sistem cibernetic
(fig.1.2.). Atunci cand se constata, de exemplu, o scadere a
volumului vanzarilor, deci o abatere de la obiectivul propus,
managementul firmei trebuie sa identifice cauzele si sa ia masurile
corective necesare. Acest lucru inseamna ca intreprinderea este un
sistem cibernetic.
PROCESE DE TRANSFORMARE
INTRARI IESIRI
Management
Resurse: - materiale - financiare - umane - informatii
Atribute manageriale si tehnologice: - planificare - organizare
- conducere - controlt - tehnologie
Iesiri: - Produse/
servicii - profit /
pierdere
-
6
Proiectantii sistemelor informationale contabile trebuie sa
determine ce informatii sunt necesare conducerii si cat de rapid
trebuie ele oferite. Daca informatiile sunt insuficiente sau
eronate, deciziile vor avea de suferit.
Datele reprezinta un set de caractere acceptate ca intrare
intr-un sistem informational, care sunt memorate si prelucrate.
Informatiile reprezinta iesirile unui sistem informational si
sunt
rezultatul proceselor de prelucrare a datelor.
Datele sunt consemnate pe suporturi (documente justificative,
discuri magnetice), care formeaza fluxuri intre posturile contabile
de prelucrare (compartimetele: contabilitate materiale,
contabilitate produse finite, contabilitate mijl. fixe etc.). In
cadrul acestor posturi se efectueaza operatii de prelucrare a
datelor, potrivit procedurilor de prelucrare (analiza contabila si
emiterea articolului contabil, inregistrarea in contabilitatea
cronologica, inregistrarea in contabilitatea analitica si sintetica
etc.)
1.3. Rolul si locul sistemelor informationale
Sistemele informationale au devenit o componenta esentiala a
oricarei organizatii. Ele pot juca un rol capital in succesul unei
intreprinderi, prin furnizarea informatiilor de care are nevoie
conducerea si exploatarea lor eficienta, pentru obtinerea si
mentinerea avantajelor fata de concurenti.
Se poate spune ca un sistem informational nu este niciodata
finalizat, ci se afla intotdeauna intr-o continua faza de
modificare si realizare.
Din punct de vedere sistemic, o unitatea economica poate fi
considerata ca un ansamblu format din trei sisteme (fig. 1.3): -
sistemul operational , care mai este denumit si sistemul condus sau
sistemul de baza - sistemul de conducere, denumit si sistemul
decizional
- sistemul informational
-
7
Fig.1.3. Structura organizatorica si functionala a unui sistem
economic
Sistemul operational reprezinta resursele umane, materiale si
financiare si intregul ansamblu organizatoric care asigura
realizarea efectiva a obiectivelor stabilite de sistemul de
conducere. Cu alte cuvinte, el asigura transformarea factorilor de
productie (intrarile), in bunuri si servicii (iesirile), iar in
plan managerial transforma deciziile in performante.
Sistemul de conducere este format dintr-un ansamblu de
specialisti care cu ajutorul unor metode specifice controleaza,
dirijeaza si supravegheaza functionarea intregului sistem in scopul
indeplinirii obiectivelor stabilite. Sistemul de conducere primeste
informatii despre sistemul operational si actioneaza prin decizii
asupra acestuia.
Sistemul informational reprezinta un ansamblu de fluxuri
informationale, de mijloace si metode de culegere, prelucrare si
transmitere a informatiilor, in vederea luarii deciziilor pe toate
treptele organizatorice ale conducerii si asigurarii unei bune a
functionari a sistemului operational. El reprrezinta o interfata
intre sistemul de conducere si sistemul operationale precum si
intre unitatea economica si mediul extern.
Informatiile pe care le ofera un sistem informational la o
unitate economica, permit cunoasterea
situatiei existente, a celei trecute si permite anticiparea
evolutiei viitoare, cu scopul atingerii
obiectivelor firmei. Misiunea sistemului informational se poate
concretiza in imbunatatirea activitatii, cresterea profitabilitatii
prin furnizarea de informatii corecte, sub o forma direct
utilizabila, la momentul oportun, in scopul sprijinirii proceselor
decizionale si operationale.
SISTEM DE CONDUCERE
Obiective, Sarcini Rapoarte, dari de seama
SISTEM INFORMATIONAL
SISTEM OPERATIONAL Produse, servicii Resurse
Mediu Informatii externe
-
8
Un sistem informational trebuie sa sprijine activitatea
desfasurata in cadrul firmei la toate nivelurile decizionale. Avand
in vedere ca sistemul de conducere are ca obiective principale: -
stabilirea obiectivelor si politicilor de dezvoltare si -
controlul, adica urmarirea modului de implementare a strategiilor,
evaluarea performantelor
realizate, corectarea eventualelor dereglari, putem spune ca
fluxul informational este compus din informatii strategice, tactice
si operative.
La nivel strategic sistemul informational sprijina luarea
deciziilor de catre conducere. Acestea sunt rezultate pe termen
lung, privesc intreaga activitate desfasurate in intreprindere.
Informatiile se refera la:
- valoarea rezultatelor financiare necesare stabilirii modului
de repartizare a profitului - starea financiara actuala
- modul de utilizarea a capacitatilor de productie.
La nivel tactic, informatiile oferite de sistemul informational
sprijina luarea deciziilor privind planificarea activitatilor ce
vor fi desfasurate in firma pe termen mediu.
La nivel operational sistemul informational sprijina luarea
deciziilor pentru desfasurarea activitatilor curente ale firmei,
informatii referitoare la productie (stoc de materii prime,
materiale), aprovizionare cu materii prime, materiale, la
desfacere, situatia mijloacelor fixe, situatia necesarului de
mijloace de plata, a obligatiilor de plata , cu termene de
scadente.
Intelegerea structurii organizatorice din intreprindere este
foarte imporanta in procesul dezvoltarii unui sistem informational,
intrucat acesta este grefat pe structura organizatorica a
intreprinderii. Determinarea necesarului de informatii din unitate
depinde de modalitatea de distribuire a autoritatii si
responsabilitatii, realizata in functie de structura
organizatorica.
Dezvoltarea economica a intreprinderilor este determinata de
realizarea sistemelor informatice. Sistemele informatice ocupa un
loc din ce in ce mai important in gestiunea intreprinderilor. In
procesul conducerii sunt solicitate tot mai multe informatii care
sa puna in valoare toate resursele materiale, financiare, umane si
spirituale pentru realizarea in conditii optime a obiectivelor
propuse.
Modelul traditional al fluxului informational dintr-o unitate
economica se poate prezenta ca in figura 1.4:
-
9
Fig. 1.4. Fluxul informational dintr-o unitate economica
Se observa ca serviciul contabilitate poate fi considerat
punctul central al activitatii economice, iar sursele de informatii
sunt: serviciile desfacere, aprovizionare, financiar, personal,
productie.
De la aplicatii informatice simple, sporadice informatizarea
intrepriderilor a evoluat catre sisteme informatice complexe, in
masura sa gestioneze eficient masa de informatii existenta si sa
ofere solutii pentru atingerea obiectivului esential : eficienta
gestionarii resurselor.
Sistemul informatic este inclus in cadrul sistemului
informational si are ca obiect de activitate, in general procesul
de culegere, verificare, transmitere, stocare si prelucrare
automata a datelor.
Putem elabora astfel o alta definitie a sistemului informatic,
ca fiind o parte componenta a sistemului informational, care
asigura prelucrarea eficienta a datelor cu ajutorul echipamentelor
de calcul.
In ceea ce priveste raportul dintre sistemul informatic si
sistemul informational, se poate aprecia ca sistemul informatic
tinde a egala sfera de cuprindere a sistemului informational, in
sensul ca noile tehnologii informationale si de comunicatii ofera
suportul de culegere, prelucare si interpretare a informatiilor in
format electronic, ramanand a se executa manual doar activitatile
neformale.
Putem insa afirma ca in timp ce un sistem informational se naste
si se dezvolta odata cu organizatia in care exista, un sistem
(subsistem) informatic este realizat la un moment dat prin actiuni
complexe, de reflexie si creatie.
Contabilitate
Desfacere Personal
Financiar Productie
Aprovizionare
Conducere
-
10
Fig. 1.5. Relatia sistem informational - sistem informatic
Din fig. 1.5 se observa ca informatizarea poate cuprinde
obiectiv numai acele parti ale sistemului informational care sunt
formalizabile, prin definirea unor functii de transformare a
intrarilor in iesiri.
Analizand resursele care sunt antrenate pentru obtinerea unui
scop, putem defini sistemul informatic ca fiind un ansamblu
tehnico-organizatoric de metode, procedee, echipamente de calcul si
personal de specialitate, prin care se asigura culegerea,
verificarea, transmiterea, stocarea si prelucrarea informatiilor in
vederea fundamentarii si elaborarii deciziilor
Dupa cum rezulta si din definitie, putem spune ca sistemul
informatic este format din urmatoarele componente principale:
- resursele materiale (hardware-ul) - totalitatea elementelor
necesare pentru introducerea datelor, prelucrarea datelor, stocarea
programelor si rezultatelor obtinute, comunicarea rezultatelor
- resursele logice (software-ul) totalitatea programelor ce
asigura functionarea si exploatarea controlata a sistemului:
sistemele de operare, sisteme de gestionare a bazelor de date,
programe utilitare, pachete de programe, software de aplicatii
etc.
- baza de date ansamblul datelor stocate in vederea
prelucrarilor prin programele de aplicatii. - personalul intregul
personal care intr-un fel sau altul folosesc sistemul
informatic:
specialisti (analisti de sistem, programatori, proiectanti de
sisteme, ingineri de sistem, administratori baze de date,
operatori) si nespecialisti (consultanti, utilizatori finali
beneficiari ai serviciilor oferite de sistemele informatice
etc.)
- metodologiile principiile, proiectele si procedurile aplicate
in sistemele informatice pentru a fi realizate sarcinile
stabilite
Sistem informational neformalizat
Sistem informational asistat de calculator
Sistem informational automatizat
Sistem informational formalizat
Sistem informatic
Sistem informational manual
-
11
1.4. Ciclul prelucrarii datelor intr-un sistem informatic
Obiectivele sistemului informational urmaresc cresterea relativa
a volumului datelor prelucrate, reducerea timpului de raspuns sau a
nivelului cheltuielilor generate de sistemul informational.
Cresterea relativa a volumului datelor prelucrate depinde direct de
performatele tehnice ale echipamentelor de calcul si de metodele si
procedeele utilizate. Performatele se masoara prin volumul maxim de
date exprimat in caractere prelucrate un unitatea de timp.
Costul sistemului informational este determinat de cheltuielile
cu proiectarea sistemului, achizitionarea echipamentului,
calificarea personalului si exploatarea curenta a sistemului.
Sintetic, se poate spune ca un sistem informational eficient,
trebuie sa aibe urmatoarele calitati: - sa fie flexibil, adica sa
poata fi usor modificat la aparitia unor noi situatii - sa permita
o vehiculare rapida a datelor la toate nivelele de conducere si
executie - sa redea datele intr-un mod ierarhizat si rational, iar
forma de prezentare sa fie accesibila si
corespunzatoare
Procesul de prelucrare a datelor intr-un sistem informatic,
cuprinde cinci faze: a) culegerea (colectarea) datelor b)
pregatirea datelor c) prelucrarea datelor d) intretinerea
colectiilor de date (actualizarea bazei de date) e) obtinerea
informatiilor de iesire
a) Faza de culegere a datelor cuprinde doua activitati
fundamentale: - observarea mediului care genereaza datele -
inregistrarea datelor (prin scrierea lor din documentele sursa sau
prin captarea lor sub
diferite forme cu ajutorul unor echipamente speciale)
Metodele de colectare a datelor pot fi grupate in directe
(culegerea la sursa) si indirecte (culegerea traditionala a
datelor). Metoda traditionala este o metoda costisitoare si
succeptibila de numeroase erori si presupune realizarea unui numar
mare de activitati, cele mai multe fiind realizate manual:
inregistrarea datele pe documente (factura, bon de consum etc),
cumuleze aceste documente pe loturi (de
-
12
regula pe o luna de zile), transmiterea acestor loturi de
documente personalului specializat in introducerea datelor pe
calculator (operatori de date). Metodele de culegere a datelor la
sursa isi propun automatizarea activitatii de colectare a datelor
prin utilizarea echipamentele de citire a codurilor de bare, a
scannerele de imagini si scanerele pentru recunoasterea optica a
caracterelor (OCR). Aceasta metoda presupune existenta unei retele
de calculatoare si dispunerea de terminale in diferite puncte din
intreprindere (sectii, magazie, birouri), care sa permita culegerea
datelor la locul producerii lor si transmiterea acestora in vederea
unei prelucrari centralizate.
b) Pregatirea datelor presupune executarea acelor operatii
asupra datelor pentru a facilita prelucrarea ulterioara:
- clasificarea datelor implica atribuirea de coduri de
identificare (cod material, simbol cont, numar gestiune etc.)
pentru ca datele sa poate fi incluse in submultimile
corespunzatoare
- gruparea datelor presupune acumularea intrarilor similare
pentru a fi prelucrate unitar; - verificarea datelor cuprinde o
mare varietate de proceduri privind controlul corectitudinii
datelor (semnarea documentelor, datele sa fie complete etc.),
inainte ca ele sa fie supuse procesului de prelucrare;
- sortarea datelor, prin care datele acumulate in loturi sunt
ordonate dupa diverse criterii
c) Prelucrarea datelor, poate sa includa o varietate de
activitati, cum sunt: - calcule matematice - compararea - supune
unei examinari simultane doua sau mai multe tipuri de date intre
care
exista o logatura logica
- sintetizarea presupune comasarea informatiilor
- filtrarea, prin care se extrag datele ce vor fi supuse
prelucrariloe urmatoare
In functie de metoda de culegere a datelor folosite, pentru
prelucrarea datelor din tranzactii putem avea :
- prelucrarea pe loturi (batch processing) - datelor acumulate
intr-o anumita perioada, sunt prelucrate la sfarsitul perioadei.
Avantaje: utilizarea mai eficienta a resurselor informatice si un
mai bun control asupra datelor. Dezavantaje: nu se poate obtine o
informatie la zi despre activitatea intreprinderii, ca urmare a
decalajului dintre timpul de culegere si de obtinere a
informatiilor. Prelucrarea pe loturi este recomandata doar pentru
acele aplicatii care nu necesita actualizarea bazei de date pe
masura ce au loc tranzactii si atunci cand sunt solicitate rapoarte
doar la intervale bine definite.
-
13
- prelucrarea in timp real presupune prelucrarea datelor imediat
dupa ce a avut loc o tranzactie.Daca dam ca exemplu tranzactiile cu
materiale, un sistem bazat pe prelucrari in timp real preia datele
privind o tranzactie (aprovizionare cu materiale) imediat ce
aceasta are loc (primirea facturii de la furnizor), le prelucreaza
si actualizeaza imediat stocul acelui material. In cazul in care
conducerea solicita o informatie privind stocul unui material, ea
poate fi furnizata imediat printr-o simpla consultare a bazei de
date. Dezavantaje: necesitatea existentei a numeroase proceduri de
control privind controlul continutului bazei de date, impotriva
accesului neautorizat sau a distrugerii accidentale a datelor,
lucru care inseamna implicit cheltuieli suplimentare.
O comparatie intre cele doua tipuri de prelucrari este realizata
in tabelul de mai jos:
Caracteristica Prelucrarea pe loturi Prelucrarea in timp
real
Prelucrarea datelor Datele tranzactionate sunt colectate,
grupate, sortate,
transcrise si apot prelucrate
periodic
Datele tranzactionate sunt
prelucrate imediat ce ele au fost produse
Actualizarea fisierelor Dupa prelucrarea lotului Dupa
prelucrarea tranzactiei
Timpul de raspuns Mai multe ore sau zile, dupa ce lotul de date
a fost prelucrat
Cateva secunde dupa producerea tranzactiei
d) Faza de intretinere a colectiilor de date, presupune: -
memorarea (stocarea) datelor - actualizarea datelor - indexarea
datelor - protectia datelor
De ex., o tranzactie de cumparare de materiale va fi memorata
intr-o tabela de cumparari a bazei de date, iar pe baza acestei
tabele va fi actualizata tabela de stocuri (incrementarea stocului
cu cantitatea cumparata) si tabela de furnizori (incrementarea
datoriilor catre acesta, daca plata nu s-a efectuat).
-
14
e) Obtinerea informatiilor de iesire. Este ultima faza a
ciclului de prelucrare a datelor si urmareste obtinerea si
furnizarea informatiilor de iesire catre utilizatori. Informatiile
de iesire pot fi regasite sub forma de documente, rapoarte sau
raspunsuri la intrebari.
Observatii: - unele date pot fi colectate, prelucrate si
memorate simultan, fara sa mai parcurga alte operatiuni de iesire -
anumite date externe, ajung direct la manageri fara sa mai fie
supuse prelucrarii
Daca in trecut sistemele informatice ale societatilor s-au
dezvoltat in jurul unor necesitati legate in principal de gestiunea
resurselor intreprinderii (Enterprise Resource Planner -ERP) -
planificarea productiei, gestiunea stocurilor si livrarilor,
evidenta contabila si financiara, evidenta resurselor umane, astazi
accentul se pune din ce in ce mai mult pe deschiderea acestor
sisteme informatice pentru a e-interactiona cu mediul de afaceri
inconjurator.
Noile tehnologii informationale au schimbat si vor schimba
structura locurilor de munc n societate; multe locuri de munc
tradiionale vor dispare, si vor fi nlocuite de ctre informatic i
comunicaii electronice. Tehnologiile informationale si
comunicatiile vor avea un impact
major asupra organizatiilor prin prisma mutatiilor n ceea ce
priveste noile forme de lucru si activitatile pe care acestea le
pot genera.
Trecerea la societatea informationala va imparti practic
intreprinderile in organizatii moderne ("conectate" - care
utilizeaza noile tehnologii) si organizatii traditionale.
Succesul in afaceri implica in primul rand apel la tehnologia
informatica si extinderea relatiilor de afaceri in afara limitelor
teritoriului national. Astfel, o serie de companii au investit
masiv pentru dezvoltarea unor sisteme si procese care sa permita
integrarea operatiunilor proprii cu partenerii de afaceri si
oferirea unor servicii mai bune clientilor finali.
O alta distinctie intre organizatiile moderne si cele
traditionale este cu privire la metodele de munca folosite. O
organizatie moderna va solicita in primul rand OUTSOURCING-ul. Mai
mult ea include utilizarea pe scara larga a Internetului, a
retelelor de calculatoare si utilizarea pe scara larga a
softwarelului colaborativ Groupware.
-
15
1.5. Tipuri de sisteme informatice
Sistemele informatice se pot clasifica dupa mai multe criterii:
1. In functie de domeniul de utilizare: - SI pentru conducerea
activitatilor economico-sociale. Specific acestor SI este faptul
ca
datele de intrare, de regula, sunt furnizate prin documente, iar
datele de iesire sunt furnizate de catre sistem tot sub forma de
documente, pentru interpretarea acestora de catre om
- SI pentru conducerea proceselor tehnologice. Se caracterizeaza
prin aceea ca datele de intrare sunt asigurate prin intermediul
unor dispozitive automate care transmit sub forma de semnale
(impulsuri electronice) informatii despre diversi parametrii ai
procesului tehnologic (presiune , temperatura etc), iar datele de
iesire se transmit sub forma de semnale unor organe de executie,
regulatoare, care modifica automAt parametrii procesului
tehnologic. Se executa in acest fel controlul si comanda automata a
procesului tehnologic.
- SI pentru cercetarea stiintifica si proiectare tehnologica.
Asigura automatizarea calculelor tehnico-ingineresti, proiectarea
asistata de calculator si alte facilitati necesare specialistilor
din domeniile respective.
- SI pentru activitati speciale. SI speciale sunt destinate unor
domenii specifice de activitate ca de ex. : informarea si
documentarea tehnico-stiintifica, medicina etc.
2. Din punctul de vedere al nivelului ierarhic ocupat de
sistemul economic in cadrul societatii - SI pt. conducerea
activitatii la nivelul unitatii economice. - SI pentru conducerea
organizatiilor economico-sociale cu structura de grup - SI pt
conducerea ramurilor, subramurilor si activitatilor la nivelul
economiei nationale - SI functionale generale - au ca atribut
principal faptul ca intereseaza totate ramurile si
activitatile ce au loc in economia nationala (SI statistice,
financiar-bancare etc)
3. Dupa modul de organizare a datelor
- SI cu organizare in fisiere - SI cu organizare in baza de
date
4. Din punct de vedere fizic (aria de cuprindere) - SI
distribuite: - SI locale
Din punct de vedere fizic integrarea se realizeaza printr-o
retea de calculatoare care sa asigure distribuirea colectiilor de
date memorate la unitatile ce sunt in relatii ierarhice, in vederea
furnizarii necesarului de informatiii pentru fiecare dintre
acestea.
-
16
Arhitectura retelelor de calculatoare se stabileste in functie
de specificul fiecarei unitati. Avantajele folosirii unui sistem
informatic distribuit: - programele pot fi pastrate intr-o singura
copie (pe server) si sunt folosite de oricare din
utilizatorii retelei
- bazele de date pot fi exploatate de mai multi utilizatori
simultan - resursele hardware (imprimantele in special) pot fi
exploatate simultan de mai multi
utilizatori
- posibilitati de comunicare si schimb de informatii intre
utilizatori
5. Dupa tipul software-ului folosit in scrierea programelor,
putem avea sisteme informatice in care aplicatiile au fost scrise
in:
- limbaje de nivel inalt (ex. Pascal, C++, Visual Basic etc) -
limbaje orientate pe calcul tabelar (ex. Lotus, Quatro Pro, Excel
etc) - limbaje orientate pe gestiunea bazelor de date (Dbase,
Foxpro, Oracle, Informix etc)
Un limbaj de programare este un sistem de conventii adoptate
pentru realizarea unei comunicari intre programator si
calculator.
Un limbaj de nivel inalt manipuleaza concepte apropiate de
limbajul natural, concepte de nivel logic, cum ar fi: colectie de
date, nume de operatie (open, write etc). Cu ajutorul unui limbaj
inalt, programatorul se face mai usor inteles de catre calculator.
Uneori o singura linie de program scrisa cu un astfel de limbaj,
poate echivala cu sute de linii de program scrise in limbaj
masina.
Limbajele orientate pe gestiunea bazelor de date presupun
posibilitatea manipularii bazele de date cu mari dimensiuni prin
intermediul conexiunilor logice stabilite. Avantajele folosirii
unor astfel de limbaje: - nivel logic superior (corelatii,
structuri 1:n) - prelucrari (regasiri) de date cu un inalt nivel de
complexitate - nivel superior de portabilitate a datelor -
partajarea datelor intre mai multi utilizatori - servicii de
protectie a datelor
Alegerea de catre programator a limbajului de prelucrare a
datelor este foarte importanta. Pe de o parte, odata ales un limbaj
si incarcate bazele de date si construite aplicatiile ce efectueaza
prelucrarea acestor date, trecerea la un alt sistem este extrem de
dificila si implica un efort de programare suplimentar (pentru
conversia datelor), pe langa efortul scrierii de la zero a
-
17
aplicatiilor de prelucrare. Pe de alta parte, alegerea unui
limbaj de programare neadecvat volumului de date ce urmeaza a fi
prelucrate, poate sa conduca la obtinerea unor aplicatii cu un timp
de raspuns la interogari ridicat. Un alt factor important la
alegerea limbajului de programare se refera la prelucrarea
distribuita sau locala a datelor. Nu toate limbajele au
instructiuni privind prelucrarea datelor in retea.
6. dupa forma de coordonare a activitatilor de informatica: -
sisteme informatice coordonate de componente informatice proprii
(centre, statii, oficii de
calcul) - sisteme informatice coordonate prin terti
(outsourcing)
7. Din punct de vedere al complexitatii si al gradului de
integrare: - SI autonome - specifice unei activitati economice
(aplicatii pentru rezolvarea unui pachet
omogen de lucrari) - sisteme partial integrate
- sisteme total integrate - pentru gestionarea intregii
activitatii a unei unitati economico-
sociale
-
18
1.6. Sistemul informational contabil al intreprinderii
moderne
Un studiu efectuat relata ca, intr-o unitate economica din
totalul informatiilor, 80% sunt informatii economice, din care 47%
sunt informatii contabile. Alte tipuri de informatii sunt:
informatiile tehnice, care se refera la fluxurile fizice ale
materialelor si resurselor necesare;
informatii de personal; informatii de marketing.etc. Multe
informatii dintr-o unitate economica se suprapun in mai mult decat
una dintre aceste categorii.
Pornind de la premisa ca sistemele informationale trebuie sa
sprijine indeplinirea tuturor functiilor intreprinderii (marketing,
resurse umane, productie, etc.), se pot identifca mai multe tipuri
de sisteme informationale functionale.
Potrivit criteriului functional, structura unui sistem
informatic pentru conducerea unei unitati economice, poate arata
astfel:
Fig.1.6. Structura functionala a unui sistem informatic la nivel
de unitate economica
Un obiectiv important pentru firme il reprezinta integrarea
acestor categorii de sisteme informationale. O asemenea integrare
ofera posibilitatea partajarii resurselor informationale ale firmei
(date, echipamente, software, resurse umane), determinand cresterea
eficientei activitatii.
Sistemul informational pentru activitatea comerciala urmareste
in special furnizarea de informatii care sa permita realizarea unei
aprovizionari ritmice cu materii prime si materiale,
planificarea si promovarea vanzarilor .
Activitatea comerciala, desfasurata in cadrul unor compartimente
corespunzatoare, are in vedere elementele specifice fiecarei
subactivitati, dupa cum urmeaza:
Subsistem financiar-contabil
Subsistem de resurse umane
Subsistem pt. activitatea comerciala
Subsistem de marketing
Subsistem pt. productie
Sistem informatic
-
19
Subactivitatea de aprovizionare tehnico-materiala propune
rezolvarea urmatoarelor aspecte specifice:
- Fundamentarea necesarului si comenzilor de aprovizionare -
Contractarea necesarului de aprovizionat - Urmarirea derularii
contractelor de aprovizionare, colectarea si inregistrarea datelor
privind
facturile primite de la furnizori, furnizarea diferitelor
rapoarte privind activitatea de aprovizionare
Subactivitatea de desfacere, presupune: - Preluarea si
inregistrarea comenzilor primite de la clienti - Livrarea catre
clienti a productiei contractate - Urmarirea ritmicitatii
livrarilor in scopul onorarii contractelor incheiate, colectarea
si
inregistrarea datelor privindvanzarile, furnizarea de informatii
necesare desfasurarii activitatii curente
Sistemul informational pentru activitatea de marketing
presupune: - Studierea caracteristicilor tehnico-economice,
inclusiv a tehnicilor de comercializare a
produselor concurente, furnizate de alte societati comerciale
din tara sau strainatate - Studierea caracteristicilor specifice
ale pietelor de desfacere in vederea realizarii relatiilor
valutar-financiare si de distribuire a produselor proprii -
Cooperarea cu alte societati comerciale din tara si strainatate in
vederea promovarii
produselor pe terte piete
Sistemul informational pentru productie vizeaza ingineria
asistata de claculator, proiectarea asistata de calculator,
calculul si planificarea necesarului de materiale pentru productie,
productia asistata de calculator .
Sistemul informational pentru gestiunea resurselor umane
presupune planificarea necesarului de personal, dezvcoltarea
intregului potetial al angajatilor si controlul tuturor politicilor
si programelor relative la personal, respectiv"
- recrutarea, selectia si angajarea de personal - atribuirea
sarcinilor de munca - intretinerea cartilor de munca si a altor
documente - intocmirea documentelor de plata privind drepturile
salariale - evaluarea randamentului personalului angajat - formarea
si perfectionarea personalului
-
20
Activitatea de contabilitate la nivelul unitatii economice se
structureaza in doua componente: - Contabilitatea financiara
(sintetica) concretizata in urmarirea existentului si miscarii
elementelor patrimoniale (imobilizari stocuri, creante si
datorii, mijloace finanicare, capital, fonduri, credite, cheltuieli
si venituri)
- Contabilitatea de gestiune (analitica)
Intreaga activitate de contabilitate asigura: - inregistrarea
cronologica si sistematica a tuturor operatiilor economice
- prelucrarea datelor in concordanta cu principiile si metodele
contabilitatii - sintetizarea intregii activitati
financiar-contabile prin intermediul instrumentelor de baza ale
contabilitatii (balanta si bilantul contabil).
Informatiile furnizate de contabilitate constituie fundamentul
procesului decizional pe diferite nivele ierarhice. Nu intamplator
informatizarea intreprinderilor a inceput cu contabilitatea.
Sistemul informational contabil face parte din sistemul
informational, fiind o componenta cu mare pondere. El poate fi
definit ca fiind un set de resurse umane si de capital care se
ocupa cu colectarea, procesarea, stocarea si accesarea si
transmiterea datelor si informatiilor despre procesele contabile ce
au loc organizatie.
In cadrul sistemului informational contabil exista posibilitatea
structrarii acestuia folsind diferite criterii. Un prim criteriu il
reprezinta structurarea pe cele laturi specifice contabilitatii
(dualismul contabil) respectiv: - susbsistemul contabilitatii de
gestiune/manageriale - care ofera informatii contabile
utilizatorilor interni
- subsistemul contabilitatii financiare - care ofera informatii
contabile utilizatorilor externi
Informatia contabila este ceruta de sase mari categorii de
utilizatori: - cumparatorii care sunt interesati sa cunoasca:
pretul produselor, performantele lor;
informatii despre situatia firmei (datorii, termene de plata
etc.) - furnizorii, care livrand marfurile pe credit, sunt
interesati sa cunoasca disponibilitatile de
plata ale unitatii respective, situatia lor financiara
- actionarii care urmaresc situatia economico-financiara a
firmei in vederea incasarii de dividende
-
21
- angajatii unitatii - vor sa cunoasca salariul mediu, ce parte
din profit li se cuvine, alte informatii non-contabile
- creditorii de cele mai multe ori bancile, nu numai ca se
intereseaza dar si verifica majoritatea datelor contabile alte
unitatii
- organisnele guvernamentale, institutii de cercetare, de
invatamant care de asemenea solicita date contabile
Dupa criteriul circuitelor contabile putem spune ca SIC este
compus din: - componenta cumparari-vanzari
- componenta incasari-plati
- componenta productie-stocuri-imobilizari - componenta operatii
diverse
Daca vom avea in vedere criteriul etapelor procesului de
productie, atunci componentele SIC sunt:
- aprovizionare
- productie - stocuri
- desfacere - terti
- trezorerie
Dupa natura elementelor patrimoniale, putem avea:
- componenta capitaluri
- componenta imobilizari - componenta stocuri
- coponenta terti
- componenta trezorerie
- componenta venituri si cheltueili
- componenta extra-bilantiera
Circuitele contabile specifice operatiilor de exploatare In
categoria operatiilor de exploatare sunt incluse cumpararile,
vanzarile, tertii, inclusiv salariatii, veniturile si cheltuielile.
In cadrul acestor operatii delimitam urmatoarele circuite
contabile:
1. stocuri: achizitie, transfer, consum, obtinere, vanzare,
operatii speciale
-
22
2. terti-furnizori: receptie, plati, compensari, transferari
3. terti-clienti: facturare, incasare, compensari,
transferari
4. terti-personal si organisme speciale: inregistrari datorii,
compensari, operatii speciale 5. terti-bugetul statului:
inregistrari de datorii, compensari, plati, operatii speciale 6.
alti terti: creare debit-creanta, compensari-regularizari,
plati-incasari, operatii speciale 7. venituri si cheltuieli:
conform operatiilor de mai sus si din activitatile de investitii
sau
finantare
Circuitele contabile specifice operatiilor de investitii
Circuitul investitional se refera la ansamlul de operatii ce
privesc imobilizarile corporale, imobilizarile necorporale si cele
financiare. In cadrul acestor circuite delimitam operatii ce
privesc:
- activele imobilizate - investitii, cedare, scoatere din
folosinta, vanzare, transferuri - amortizarile si provizioanele
aferente activelor imobilizate - constituire, diminuare,
suplimentare, anulare.
Circuitele contabile specifice operatiilor de finantare de
finantare privesc in special structura capitalurilor intreprinderii
prin prisma echilibrului dinrte capitalurile proprii si cele
imprumutate, politica de dividende si deciziile de finantare. In
aceste conditii trezoreria este afectata in mod direct de: - de
aportul actionarilor - de datoriile financiare contractate
Circuitele contabile avute in vedere se refera la: -
capitalurile proprii: Capital, Rezerve, Subventii si Provizioane
reglementate - datoriile financiare: Imprumuturi de la institutiile
financiar-bancare (contractare, rambursare)
si alte imprumuturi.
Circuitele contabile specifice operatiilor de trezorerie
Activitatile de exploatare, de investitii si cele financiare ce au
loc in cadrul unei intreprinderi influenteaza direct nivelul
trezoreriei, conducand la aparitia fluxurilor de intrare si de
iesire de disponibilitati, care in final va schita fluxul de
disponibilitati la nivel de intreprindere (cash-flow)
-
23
Capitolul 2. Ciclul de viata al sistemelor informatice
Mutatiile din domeniul tehnologiilor informationale si al
metodelor de abordare s-au reflectat si in ciclul de viata al
dezvoltarii sistemelor, fie prin schimbarea etapelor acestora, fie
prin modificarea opticii de parcurgere a lor.
Prin parcurgerea materialelor de specialitate, se poate constata
ca numarul fazelor/etapelor variaza de la trei (ex. : analiza,
proiectare, implementare) la peste douazeci, in functie de locul in
care a fost studiata implementarea metodei respective, sau de
gradul de detaliere abordat. Indiferent de numarul si numele
etapelor ciclului de viata al dezvoltarii sistemelor, o problemea
este mult mai importanta, si anume ordinea si felul in care se
parcurg etapele respective, ceea ce in literatura de specialitate
se trateaza sub numele de modele ale ciclului de viata al
dezvoltarii sistemelor.
2.1. Modelul cascada Ciclul de via este prezentat ca o secven de
faze intermediare cu obiective precise, toate concurand pentru
atingerea obiectivului final i anume realizarea unui produs program
eficient. Facilitile acestui model sunt viabile n condiiile n care
se au n vedere urmatoarele aspecte: - orice faz s fie ncheiat prin
trecerea cu succes a unor verificri de sfrit. - produsele realizate
ntr-o faz servesc ca punct de plecare ptr. dezvoltri ulterioare,
calitatea i exactitatea lor fiind determinate . Schematic, acest
model poate fi reprezentat ca in figura 2.2.
Concluzii: - modelele sunt diferite, in functie de tehnologiile
folosite in procesul de realziare a sistemelor,
saltul considerabil inregistrandu-se in mediile orientate-obiect
- modelele depind de marimea proiectelor, dar si domeniilor carora
le apartin sistemele - diferentele dintre modele constau ,
indeosebi, in modul de parcurgere a etapelor, ca ordine,
dar si in ceea ce priveste modalitatea de abordare a sistemului
(in intregime sai pe parti componente)
- in selectarea modelului un rol important il are echipa ce
efectueaza aceasta operatiune, referindu-ne la experienta ei de
lucru cu diverse modele
- complexitatea sistemului se va reflectam in mare masura, in
tipul modelului selectat
-
24
Fig. 2.2. Modelul in cascada
Aplicarea in practica a acestor modele se face in functie de
particularitatile sistemului informatic ce urmeaza a fi proiectat
si de conditiile concrete de realizare, in asa fel incat avantajele
obtinute sa conduca cu cheltuieli cat mai reduse si in timp cat mai
scurt la obtinerea unor sisteme corespunzatoare calitativ.
2.2. Etapele si principiile de realizare a sistemelor
informatice
Proiectarea sistemelor informatice de gestiune contabila se
realizeaza separat pentru fiecare unitate economica, in functie de
particularitatile sistemelor de conducere, operational si
informational ale fiecarei organizatii.
Structurarea procesului de proiectare si realizarea se face din
considerente practice legate de complexitatea si diversitatea
activitatilor si operatiilor implicate. Se realizeaza astfel o
Studiul de fezabilitate Validare
Analiza cerintelor -planificarea-
Validare
Proiectarea de ansamblu Verificare
Proiectarea de detaliu Verificare
Elaborarea si testarea
Test unitar
Implementarea
Test de sistem
Exploatarea si intretinerea Revalidare
-
25
succesiune bine definita de etape si faze care reprezinta stadii
succesive de dezvoltare a sistemului informatic.
In opinia celor mai multi autori, metodologia de proiectare si
realizare a sistemelor informatice se desfasoara prin parcurgerea
urmatoarelor etape: 1. identificarea cerintelor si a fezabilitatii
sistemului:
- determinarea a ceea ce nu functioneaza in vechiul sistem si
identificarea obiectivelor noului sistem
- analize de prefezabilitate tehnica, operationala, economica,
juridica si a programarii in timp
- stabilirea comitetului coordonator a proiectului noului sistem
si a echipei de proiectare
2. analiza de sistemului informational existent - studierea si
documentarea sistemului curent si depistarea problemelor cu care
se
confrunta
- colectarea informatiilor despre cerintele noului sistem -
integrarea cerintelor si realizarea unui model al noului sistem
3. proiectarea conceptuala (de ansamblu) a sistemului -
realizarea modelului conceptual al noului sistem - luarea deciziei
asupra modului de realizare a softului de aplicatii - descrierea
detaliata a noului sistem
4. proiectarea de detaliu a noului sistem - proiectarea
formularealor si a rapoartelor
- proiectarea interfetelor si a dialogurilor - proiectarea
bazelor de date
5. elaborarea si testarea programelor - construirea unei
versiuni operationale a sistemului
6. implementarea sistemului - conversia de la vechiul sistem la
noul sistem - instruirea utilizatorilor pentru exploatarea noului
sistem
- test final pentru acceptarea noului sistem
7. exploatareasi intretinerea noului sistem informatic - punerea
in functiune a noului sistem
- evaluarea performantelor noului sistem si a modului de
satisfacere a ceintelor - inregistrarea tuturor modificarilor
aparute in sistem
-
26
Proiectarea si realizarea sistemelor informatice are la baza
urmatoarelor principii generale: 1. fundamentarea realizarii
sistemelor informatice pe criterii de eficienta economica.
Acest
principiu presupune:
- evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea,
realizarea, implementarea si
exploatarea curenta a sistemelor informatice
- compararea cheltuielilor cu efectele economice directe si
indirecte obtinute in urma implementarii
2. participarea nemijlocita a beneficiarului la conceperea si
realizarea sistemului, presupune: - adoptarea si transpunerea in
practica de catre beneficiar a tuturor masurilor cu caracter
organizatoric necesar desfasurarii proiectarii si introducerii
in exploatare a sistemului - participarea beneficiarului cu
specialistii proprii la elaborarea conceptiei si realizarii
efective a sistemului informatic
- definirea obiectivelor si performantelor viitorului sistem -
definirea cerintelor informationale la care urmeaza sa raspunda
sistemul - stabilirea si mobilizarea resurselor umane si financiare
pentru realizarea sistemului - pregatirea personalului din
compartimentele functionale pentru angajarea in activitatea de
informatica
3. asigurarea calitatii solutiei adoptate, presupune: -
aplicarea celor mai eficiente metode si tehnici de proiectare -
specificarea unor caracteristici de calitate care sa fie validate
si controlate pe parcursul
realizarii sistemului
4. adoptarea de solutii in concordanta cu resursele disponibile,
presupune: - corelarea permanenta a proiectarii SI si
caracteristicile echipamentelor de tehnica de
calcul existente sau prevazute a intra in dotare - integrarea si
valorificarea cat mai completa a echipamentelor de calcul de
diverse tipuri
existente deja in dotarea beneficiarului.
-
27
Capitolul 3. Analizele de fezabilitate
Analizele de fezabilitate au rolul de a asigura informatiile
obiective necesare pentru a cunoaste daca un proiect de realizare a
unui sistem informational poate fi demarat sau nu, sau daca un
proiect deja inceput mai poate fi continuat. Proportiile si durate
studiilor de fezabilitate variaza, in functie de marimea si natura
sistemului de implementat. Echipele de studiu trebuie sa includa in
structura lor reprezentanti ai conducerii, ai echipelor de control
intern, specialisti, reprezentanti ai utilizatorilor finali. Unul
dintre membrii echipei va fi manager de proiect, care raspunde de
:
- elaborarea unor studii de fezabilitatev generala - elaborarea
planurilor detaliate ale proiectelor - gasirea celor mai buni
membri ai echipei proiectului.
Studiile de fezabilitate trebuie sa aiba la baza o documentatie,
ce va contine : - definirea problemei (o scurta descriere a
proiectului si explicarea a ceea ce-si propune el
sa realizeze) - descrierea cerintelor sistemului - descrierea
solutiilor sistemului propus - cuantificarea tuturor costurilor
materiale si beneficiilor aferente - o lista a costurilor si
beneficiilor necuantificabile
Tipuri de analize de fezabilitate
1. Fezabilitatea tehnica. Trebuie sa raspunda la urmatoarele
intrebari fundamentale:
- poate fi elaborat si implementat sistemul planificat in
organizatia respectiva folosind tehnologia existenta ?
- ofera unitatea conditii persoanelor care vor proiecta,
implementa si exploata sistemul propus ?
2. Fezabilitatea economica - justifica sistemul propus timpul,
banii, alte resurse si costurile necesare pentru a fi
implementat ?
- are unitatea fondurile necesare pentru elaborarea si
implementarea sistemului ?
-
28
3. Fezabilitatea exploatarii - este posibil ca noul sistem sa
fie utilizat de catre persoanele carora le este adresat ? Noul
sistem informatic poate sa conduca atat la schimbari formale cat si
neformale. Schimbarile formale pot afecta granitele
compartimentelor si relatiilor de lucru dintre executanti si
personalul de conducere. Schimbarile neformale au o mare importanta
deoarece: fiecare sistem nou sau transformare a altuia existent are
rolul de a-l imbunatati si , firesc de a-l face mai eficient. Cei
afectati insa nu pot vedea schimbarea in acelasi fel. O persoana va
vedea schimbarea ca buna sau rea, in functie de modul cum ea este
afectata. Factorii de conducere, de exemplu, vad in schimbare ceva
pozitiv, daca se concretizeaza in cresterea profitului sau a
realizarilor sau daca se reduc costurile, in timp ce un angajat
poate sa vada aceeasi schimbare ca fiind rea, daca este desfiintat
postul sau sau daca are o influenta nefasta.
4. Fezabilitatea legalitatii urmareste sa se determine daca se
pot inregistra conflicte intre sistemul propus si posibilitatea
organizatiei de a nu avea anumite conflicte fata de obligatiile
legale. De asemenea, sistemul trebuie sa respecte toate statutele,
deciziile, regulamentele, legile si alte acte normative si
juridice.
5. Fezabilitatea programarii, raspunde la urmatoarea intrebare :
- poate fi proiectat si implementat sistemul in timpul alocat ?
3.1. Fezabilitatea economica Determinarea fezabilitatii
economice presupune estimarea cu mare atentie a costurilor si
beneficiilor sistemului propus.. Cheltuielile spre deosebire de
beneficii pot fi stabilite cu mai multa usurinta.
In rezumat, cheltuielile initiale si cele de exploatare au
urmatoarea structura :
ECHIPAMENTE - calculatoare si echipamente periferice
- echipamente pentru comunicatii (retele, modem-uri, linii
telefonice, accesorii speciale) - upgrade hard disk-uri, memorii
etc.
SOFTWARE
- costul achizitionarii soft-ului de aplicatii - sisteme de
operare
-
29
- utilitare
- sisteme de gestiune a bazelor de date - procesoare de texte
etc
DOCUMENTATIE
- documentatie despre sistemele utilizate - documentaita
programelor - documentatia utilizatorilor
PERSONAL
- recrutarea si intruirea personalului specializat in
calculatoare: operatori calculatoare,
analisti de sistem si programatori etc - consultanta
PREGATIREA LOCURILOR DE MUNCA
- spatii aditionale (sala serverului etc.) - aer conditionat,
controlul umiditatii si prafului, protectii impotriva focului si a
apei - securitatea fizica (accesul in sistem) - birouri pentru
analisti, programatori, controlori etc) - mobilier si alte
instalatii fixe - instalatii de iluminat
CHELTUIELI DE INSTALARE
- taxe de transport aprovizionare - fixarea si legarea
echipamentelor periferice
- rearanjarea mobilierului si a celorlate echipamente
existente
CONVERSIA - testarea sistemului
- conversia fisierelor si a datelor - exploatari paralele
- instruiri
FURNITURI DE BIROU - proiectarea si modificarea formularelor -
formulare preimprimate
-
30
- materiale pentru stocarea datelor (diskete, benzi magnetice
etc) - alte furnituri specifice (hartie autocopiativa, etc)
INTRETINERE/SIGURANTA
- intretinere hard/soft - copii de siguranta si pastrarea lor -
instalatii de putere suplimentare, inclusiv UPS uri
FINANCIAR
- taxe legale
- asigurari
- taxe de consultanta
Beneficiile generate de instalarea noului sistem pot fi
clasificate ca beneficii cuantificabile si necuantificabile. Dintre
beneficiile aduse de un nou sistem amintim :
- economii aduse de reducerea numarului personalului - cresterea
capitalului circulant prin reducerea stocurilor si a soldurilor
clientilor, prin
facturari mai rapide si printr-o prognoza a incasarilor si
platilor cat mai corecta - costuri de exploatare mai mici -
cresterea productivitatii muncii - servicii mai bune prestate
clientilor - imbunatatirea procesului de luare a deciziei - un
control mai bun - cresterea performatelor de prelucrare si
imbunatatirea conditiilor de lucru ale angajatilor
3.2. Tehnici de reprezentare si programare calendarisitica a
planurilor
3.2.1. Diagramele Gantt
Diagramele Gantt reprezinta o modalitate de reprezentare grafica
a proiectului. Ca reprezentare grafica se folosesc barelor
orizontale prin care sunr prezentate activitatile planificate.
Lungimea barelor este proportionala cu timpul alocat activitatilor
reprezentate. De asemenea, se pot folosi diferite culori pentru a
scoate in relief anumite activitati.
-
31
Diagramele Gantt nu indica ordinea activitatilor, ci indica data
inceperii si cea a finalizarii acestora.
Aceasta tehnica este recomandata pentru descrierea proiectelor
simple sau a unor subcomponente ale proiectelor mari, si pentru
monitorizarea modului in care se efectueaza activitatile in
comparatie cu cele planificate.
GESTIUNEA STOCURILOR Ian. 2004 Feb.
2004 Martie
2004 Aprilie
2004 Mai
2004 Iunie
2004 Nr.
crt.
Nume activitate
1. Colectarea cerintelor
2. Proiectare
ecrane
3. Proiectare
rapoarte
4. Proeictare baze de date
5. Documnetatie
utilizator
6. Programare
7. Testare
8. Instalare
-
32
3.2.2. Diagramele PERT
Diagramele PERT (Program Evaluation Review Techique) sunt o
modalitate de reprezentare grafica a activitatilor unui proiect si
a relatiilor dintre ele. Caracterstica esentiala a acestui tip de
diagrama este fapul ca scoate in relief ordinea in care se executa
activitatile, prin prezentarea predecesorilor si succesorilor.
Astfel, secventele de activitati ale unui proiect sunt
prezentate sub forma unei retea de sageti si noduri. Sagetile
reprezinta sarcinile sau activitatile care presupun anumite resurse
si un anumit timp de executie. Nodurile retelei simbolizeaza
evenimentele sau reperele proiectului, reprezentand indeplinirea
uneia sau mai multor activitati si/sau initierea uneia sau mai
multora activitati in continuare.
Unul din primele aspecte ale tehnicii PERT consta in analiza
retelei prin prisma timpilor necesari fiecarei activitati si ai
proiectului in intregime.
Primul pas in aplicarea diagramelor PERT consta in determinarea
tuturor actiunilor persoanelor din proiect, dupa care se stabilesc
relatiile de precedenta dintre actiuni. Aceasta inseamna ca, daca
actiunea A este urmata de B, atunci intai trebuie sa demareze
actiunea A si dupa terminarea ei se continua cu B. Unele actiuni
pot avea mai multi predecesori si nu pot incepe pana nu au fost
realizate toate actiunile anterioare. Pentru fiecare activitate se
estimeaza
timpul de realizare in ore, zile, saptamani sau luni. Dupa ce au
fost determinate toate activitatile si relatiile de precedenta,
poate fi schitata reteaua PERT.
Dupa aceasta, se continua cu determinarea drumului critic al
retelei calea activitatilor de la evenimentul de inceput pana la
cel de sfarsit care ar necesita volumul maxim de timp consumat.
Orice intarziere in executia unei actiuni este critica intrucat se
reflecta imediat asupra intregului proiect.
Nr.
crt. Denumire activitate Durata
Start
planificat Sfarsit planificat
Predecesori
1. Colectarea cerintelor
3,5 sapt 05/01/2004 31/01/2004 0
2. Proiectare ecrane 6 sapt 01/02/2004 15/03/2004 1
3. Proiectare rapoarte 6 sapt 01/02/2004 15/03/2004 1
4. Proiectare baze de
date 3 sapt 16/03/2004 07/04/2004 2,3
5. Documentatie 5 sapt 08/04/2004 15/05/2004 4
-
33
utilizator
6. Programare 5 sapt 08/04/2004 15/05/2004 4
7. Testare 3 sapt 16/05/2004 07/06/2004 6
8. Instalare 1 sapt 08/06/2004 15/06/2004 5,7
Utilizarea diagramelor PERT sau Gantt este preferata in functie
de aspectele urmarite : - Gantt vizualizeaza durata activitatilor,
PERT vizualizeaza dependenta unor activitati de
altele
- Gantt evidentiaza suprapunerea unor activitati in timp, PERT
nu, dar poate sa prezinte in paralel activitatile respective
- Unele forme ale diagramei Gantt vizualizeaza si diferenta de
timp in cazul celui mai timpuriu start sau al celui mai intarziat
final. Diagramele PERT indica elementele respective doar prin
mentionarea datelor in interiorul dreptunghiurilor.
Documentatie utilizator
15/05/2004
5 5 sapt 08/04/2004
Instalare
15/06/2002
8 1 sapt 08/06/2004
Proiectare rapoarte
15/03/2004
3 6 sapt 01/02/2004
Proiectare baze de date
07/04/2004
4 3 sapt 16/03/2004
Testare
07/06/2004
7 3 sapt 16/05/2004
Programare
15/05/2004
6 5 sapt 08/04/2004
Proiectare ecrane
15/03/2004
2 6 sapt 01/02/2004
Colectarea cerintelor
31/01/2003
1 3,5 sapt 05/01/2003
-
34
Capitolul 4. Analiza sistemului informational existent
4.1. Tehnici de culegere a datelor
Analiza sistemului informational existent are scopul de a
efectua un studiu complex asupra activitatilor si fluxurilor
informationale, a volumului de informatii prelucrate, a ariei de
cuprindere a sistemului informational, in vederea stabilirii
cerintelor generale ce vor fi asigurate prin intermediul noului
sistem informatic.
In vederea culegerii cu succes a datelor se recomanda sa se tina
seama de urmatoarele principii: - nu se considera nimic cunoscut
dinainte - orice informatie trebuie sustinuta prin date certe - nu
se porneste cu idei preconcepute in privinte solutiilor de
imbunatatirea a sistemului
informational contabil - in timpul culegerii datelor nu se
elaboreaza solutii - sa se tina seama in permanenta de obiectivele
analizei
In general, la culegerea datelor colectivul de analiza poate
intimpina doua categorii de dificultati: - din partea sistemului
(conducatorii compartimentelor cand sunt intrebati in detaliu cu
privire
la sistemul existent, impotriva aparentelor, de multe ori nu
stiu sau mai curand raspund ce cred sau cum ar vrea sa functioneze
sistemul pe care il conduc).
- din partea analistor din cadrul colectivului de analiza, care
pot fi superficiali, slab pregatiti profesional, fara spirit
analitic, lipsiti de tenacitate etc.
In analiza unui sistemu informational contabil se utilizeaza mai
multe procedee sau metode de culegere a datelor: - observarea
directa - studierea documentatiei existente - participarea
personala la intocmirea activitatilor
- inventarierea documentelor sistemului informational -
chestionarul
- interviul
-
35
Folosirea unui procedeu nu exclude folosirea concomitenta sau
ulterioara si a unui alt procedeu. Alegerea unui anumit procedeu de
culegere a datelor depinde de: - complexitatea si particularitatile
sistemului informational
- aria de cuprindere a acestuia - conditiile de lucru si
experienta personalului implicat
Observarea directa a activitatilor desfasurate - se realizeaza
prin deplasarea analistilor de sistem in compartimentele
functionale, pentru a surprinde sfera si particularitatile
activitatilor desfasurate de fiecare compartiment. Observarea
directa se foloseste pentru o analiza cat mai obiectiva a modului
de efectuare a operatiilor de prelucrare, a documentelor utilizate,
a timpului necesar realizarii fiecarei operatiuni.
Studierea documentatiei existente poate include: bugetem,
planuri de conturi, corespondenta firmei, diagramele fluxurilor de
date, regulamentul de ordine interioara, regulamentul de organizare
si functionare, manuale de referinta si alte materiale privind
procedurile manuale si cele executate pe calculator.
Participarea la executare activitatilor din sistemul
informational consta in executarea efectiva a anumitor lucrari
complexe in paralel cu personalul compartimentelor respective.
Procedeul permite obtinerea de date certe cu privire la volumul
activitatilor si gradul de dificultate in realizarea acestora,
inclusiv timpul de raspuns al compartimentelor implicate in
rezolvarea lucrarilor cu caracter complex.
Inventarierea documentelor utilizate in sistemul informational
contabil consta in identificarea si descrierea tuturor documentelor
din sistemul informational. Prin acest procedeu se verifica gradul
de utilizare a documentelor tipizate si alte tipuri de documente
care se vehiculeaza in sistem.
Chestionarul este un procedeu care are la baza o lista de
intrebari adresate personalului din compartimentele functionale,
pentru a raspunde in scris cu privire la anumite elemente necesare
studiului sistemului informational
Interviul consta in studiul sistemului informational prin dialog
direct intre analisti si personalul din compartimentele implicate.
Acest procedeu este eficient deoarece reprezinta modalitatea
principala de investigare a aspectelor pozitive si a neajunsurilor
sistemului informational analizat.
-
36
4.2. Studiul sistemului informational existent
Studiul sistemului informational existent presupune o cunoastere
detaliata a : a) structurii organizatorice a unitatii b)
activitatilor si mijloacelor de calcul folosite c) fluxului
informational rezultat d) determinarea volumului de date din
sistemului informational e) identificarea cheltuielilor de
functionare a sistemului informational existent
a) Studiul structurii organizatorice vizeaza urmatoarele
aspecte: - cunoasterea obiectivelor activitatii de baza -
descrierea operatiilor tehnologice, a fluxului de productie -
determinarea modului de ierarhizare a sectoarelor de productie si a
compartimentelor
functionale
- referiri la forma de contabilitate, metode de evidetierea
valorilor materiale si cea de calculatie a costurilor
Fiecare compartiment si post din organigrama este privit sub
aspectul legalitatii si oportunitatii, al sarcinilor ce-I revin, al
functiilor si numarului de personal incadrat, a posibilitatilor de
perfectionare a organizarii si functionarii, avand in vedere
avantajele prelucrarii automate a datelor.
b) Studiul activitatilor si a dotarii cu tehnica de calcul
vizeaza: - natura si specificul activitatilor desfasurate -
documentele utilizate in cadrul fiecarei activitati si
compartimentele functionale implicate - dotarea cu tehnica de
calcul si gradul de utilizare a acesteia
Studierea documentelor utilizate in unitate are in vedere
determinarea informatiilor privitoare la:
- felul documentelor utilizate - frecventa si termenul
intocmirii
- temeiul legal al emiterii acestora
- numarul de exemplare utilizate pentru fiecare document -
stabilirea fluxului informational al fiecarui document - daca
documentul este sub forma tipizata sau nu
-
37
- ce decizii se iau be baza datelor din document - care sunt
informatiile din documentele existente care raman nevalorificate -
ce echipamente de calcul sunt folosite pentru intocmirea fieacarui
document - determinarea gradului de incarcare a compartimentului cu
documente
Analiza are menirea sa puna in evidenta gradul de automatizare a
executarii lucrarilor sistemului informational contabil, limitele
mijloacelor de calcul folosite si posibilitatile de integrare a
acestora in sistemele de calcul mult mai evoluate.
c) Studiul fluxurilor informationale are ca obiective: - sa
stabilieasca activitatile in detaliu si circulatia privind fiecare
fel de document si exemplar,
de la aparitia (emiterea) lui pana la arhivare - sa stabileasca
compartimentele implicate in emiterea documentelor, prelucrarea
datelor si
valorificarea rezultatelor prelucrarii datelor - prezentarea
intr-o forma grafica cat mai sugestiva, uzand de semne
conventionale, a
prelucrarilor la care sunt supuse datele din documente in cadrul
compartimentelor unde circula
- identificarea deficientelor de circulatie a documentelor
(fluxuri informationale paralele, inutile, stationari prelungite in
cadrul compartimentelor), pentru a fi eliminate din sistemul
informational
- determinarea gradului de utilizare a documentelor tipizate -
verificarea oportunitatii datelor din documentele utilizate, in
scopul precizarii datelor
neutilizate, nevalorificate in totalitate sau neincluse in
continutul documentelor - determinarea gradului de incarcare si
solicitare a fiecarui compartiment implicat in cadrul
functionarii intregului sistem
- integrarea sistemului informational specific cu alte sisteme
informationale externe
d) Studiul volumului datelor in sistemul informational contabil
Informatiile pentru stabilirea volumului de date din sistemul
informational contabil se culeg odata cu studiul documentelor si al
circulatiei acestora. Analiza volumului datelor se realizeaza prin
intocmirea unui tabel cuprinzand elementele cantitative de date
despre fiecare document cum ar fi:
- denumirea documentului - frecventa intocmirii
- nr. maxim si mediu de documente intocmite pe perioada
frecventei - nr. mediu de randuri completate pentru fiecare fel de
document pe perioada frecventei
-
38
- nr. de exemplare pentruu fiecare fel de document - evolutia
probabila a numarului mediu din fiecare fel de document in
urmatorii 5 ani
Concomitent cu descrierea acestor documente se vor urmari si
sistemul de coduri utilizat in unitate pentru a fi preluate in
viitorul sistem informatic, facand astfel sa existe o
compatibilitate a datelor preluate. Analiza documentelor sub
aspectul volumului de date, corelata cu numarul de posturi din
statul de functiuni sau cu acela al personalului efectiv incadrat
pe compartiment, permite se se puna in evidenta : volumul de
ansamblu al documentelor, al datelor continute, exprimat in numa de
randuri
(inregistrari, articole) volumul de munca necesar gradul de
incarcare-solicitare a personalului incadrat gradul de folosire a
tehnicii de calcul
Pe baza evaluarilor facute prin studierea volumului datelor din
sistemul informational, echipa de analiza poate formula recomandari
privind: - tipul configuratiei echipamentelor de calcul necesare
viitorului sistem informatic - numarul si capacitatea unitatilor
periferice , etc.
e) Studiul costurilor de functionare a SIC asigura determinarea
categoriilor de cheltuieli efectuate in scopul comensurarii
efortului financiar al unitatii pentru intretinerea
sistemului.
4.3. Structurarea cerintelor sistemului. Modelarea proceselor
Toate metodologiile folosite in realizarea unui sistem apeleaza la
operatiunea de modelare logica a datelor si a prelucrarilor sub
forma diagramelor fluxurilor de date (DFD).
Scopul diagramelor fluxurilor de date (DFD), pentru o anumita
componenta organizatorica sau functionala (sectie, birou,
compartiment, intreaga unitate, o anumita activitate vanzari,
cumparari, incasari, plati etc) este de a scoate in relief
urmatoarele aspecte: - sursa datelor de prelucrat - operatiunile de
prelucrare prin care trec datele - destinatia datelor prelucrate -
legatura existenta intre prelucrari si activitatea de memorare a
datelor
-
39
Diagrama fluxurilor de date poate fi utilizata in doua moduri:
pentru documentarea unui sistem existent sau pentru schitarea unuia
in curs de proiectare.
DFD pot fi clasificate in :
- Diagrame de context - Diagrame ale fluxului de date logic -
Diagrame ale fluxului de date fizic
In practica cele mai multe produse de proiectare automata a
sistemelor informatice (produsele CASE), apeleaza la doua tehnici
de construire a DFD: Gane&Sarson si Yourdon & DeMarco.
Aceste tehnici, in general, folosesc patru simboluri de baza pentru
a reprezenta sistemele informationale si anume :
Obiect Simbolul Gane & Sarson Simbolul
Yourdon & DeMarco
Entitate externa Patrat ingrosat
Patrat
Flux de date Sageata
Sageata care poate lua diverse forme
Loc de memorare / pastrare
Dreptunghi deschis la dreapta
Linii paralele
Proces (prelucrare) Dreptunghi cu colturi rotunjite
Cerc
a) Diagrama de context este diagrama de pe cel mai inalt nivel
al sistemului informational, prin care se descriu fluxurile datelor
in si din sistem, din si spre entitatile externe sistemului
analizat.
Exemplu: Descrierea activitatii de incasare a unui client
CLIENT
Proces de incasare
BANCA
Plata
Depunere
-
40
Entitatile externe cele mai relevante: Client si Banca Fluxurile
de date ale sistemului cu mediul sau: Plata si Depunere
b) Diagrama fluxului de date logice (DFDL) este o reprezentare
simbolizata a unui sistem, prin care se evidentiaza procesele
sistemului, precum si intrarile sau iesirile de date in/din
procese. Prin ea se reprezinta ce activitati efectueaza sistemul,
fara sa specifice cum, unde sau de catre cine sunt executate
activitatile.
DFDL pentru exemplul anterior ar putea arata astfel:
Dupa cum se observa, din aceasta diagrama nu putem sti cum este
efectuata "plata", sub forma de cec, bani lichizi ? etc.
c) Diagramele fluxului de date ale sistemului fizic sunt o
reprezentare schematica a sistemului prin care sunt scoase in
evidenta entitatile interne si externe ale sistemului, precum si
fluxul datelor in si din aceste entitati. O entitate interna poat
fi o persoana, un loc (sectie, compartiment) sau un echipament
(calculator) din sistem cate contribuie la transformarea datelor.
Din aceasta cauza diagrama fluxului de date fizice (DFDF) specifica
unde, cum si de cine este realizat acest proces al sistemului.
CLIENT
Pregatire depunere bani
BANCA
Validare incasari
Depunere
Incasare
Plata
Inregistrare vanzare
Jurnal_vanzari
Contabilizare
-
41
In DFDF cercurile definesc entitatile interne. In figura de mai
sus : Client Plateste la Vanzator Vanzator Jusitificare-Vanzari la
Casier etc.
Deci, se observa unde merg banii si cum sunt pastrate
informatiile privind incasarile, dar de exemplu, nu stim cu
exactitate ce face Vanzatorul.
Concluzie:
DFDL permit reprezentarea activitatilor sistemului, in timp ce
DFDF descriu infrastructura sistemului, ambele fiind necesare
pentru intelegerea completa a sistemului.
DFD nu scot in evidenta factorul timp. De exemplu, nu rezulta
daca un flux de date apare constant, cu repetitie zilnica,
saptamanala sa.m.d. De asemenea, nu reiese ca un proces este
executat intr-un moment sau altul. Aceste aspecte pot fi
evidentiate prin intermediul diagramele starilor de
tranzitii.(DST). DST reliefeaza modul in care procesele unei
diagrame a fluxului de date si stari diferite in timp ale aceluiasi
proces sunt ordonate in timp. DST sunt forme de redare a logii
folosite indeosebi in analiza si proiectarea orientata-obiect.
Procesul de descompunere a analizei unui sistem este foarte
subiectiv. El poate inceta in orice moment, dar poate fi reluat si
ulterior daca se considera utila descompunerea, o importanta
deosebita avand-o DFD logice.
Atunci cand se intentioneaza realizarea unor diagrame ale
fluxurilor de date mai complexe, se recomanda ca inainte de
demararea procesului de construire a diagramei, sa se inceapa cu
crearea unei liste a entitatilor externe si a intrarilor/iesirilor
cu aceste entitati..
CLIENT
Casier
BANCA
Monetar + Bani
Foaie de varsamant +
Bani
Vanzator
Bani
Contabilitate
Registru de casa Jurnal_vanzari
-
42
Prin analiza DFD finale pot rezulta urmatoarele concluzii :
- fluxuri de date redundante - date care intra in prelucrari,
dar nu sunt folosite - date ce sunt actualizate identic in mai
multe locuri.
Diagramele fluxului de date prezinta atat datele stocate in
sistem, cat si procesele de prelucrare prin care trec acestea,
indicand relatiile existente intre datele sistemului si procesele
de prelucrare.
4.4. Tehnica Yourdon & DeMarco
Tehnica Yourdon & DeMarco sugereaza ca un sistem sa fie
reprezentat prin urmatorul set de diagrame: - o diagrama de context
- se recomanda ca nici o diagrama sa nu cuprinda mai mult de 7
procese de prelucrare (cercuri) - o diagrama de nivel 0 indicand
principalele subsisteme ale sistemului - pana la 7 diagrame de
nivel 1, indicand principalele functii (aplicatii) ale fiecarui
subsistem - pana la 49 de diagrame de nivel 2, indicand detaliile
fiecarei functii sai ale fiecarei aplicatii
Ex. Diagrama de context pentru procesul de
vanzare-cumparare:
BANCA
CLIENTI
FURNIZORI
MANAGEMENT
Comenzi vanzare
Prelucrare stocuri vanzari si
cunmparari de marfuri
Documente de
Date vanzari
Comenzi aproviziona
-
43
Diagrama fluxurilor de date pentru vanzarea produselor
PRODUSE
Date despre
Prelucrare comenzi
Comenzi
Clienti
VANZARI
Date vanzari
-
44
Capitolul 5 Modalitati de obtinere a hardware-ului si
software-ului
Sistemul informatic cuprinde:
hardware
software
bazele de date
personal de specialitate
metodologii si tehnici de lucru
5.1. Hardware (Proiecte studenti componenta unui calculator,
preturi, periferice)
a) Selectarea hardware-ului
Raspunsul la intrebarea ce tip de calculator trebuie sa
achizitionam ? ar fi acel calculator care sa satisfaca toate
cerintele si care sa ofere, cu un cost redus, siguranta in
functionare, precum si servicii cat mai bune si diversificate.
Progrsul tehnologic atat de rapid in acest domeniu, faca ca un
sistem cumparat astazi sa devina depasit peste doi sau cinci ani.
Cele mai comune criterii de selectarea a unui sistem de calcul pot
fi: - cost
- capacitatea de a lucra cu softul dorit - viteza de prelucrare
a microprocesorului - capacitatea de memorarea si posibilitatea de
extensie - facilitatile de intrare/iesire - capacitatea de
interconectare - compatibilitatea cu alte sisteme - intretinere
usoara
- garantia sistemului
In cererea de oferta catre furnizori, unitatea trebuie sa
precizeze: - principalele echipamente si aplicatii existente in
firma
- cerintele de securitate si protectie - specificatii privind
hardul si softul necesar si care ai fi dorite
-
45
- programul de realizare a implementarii - restrictii de costuri
- cresterea economica proiectata si eventualele schimbari
b) Evaluarea ofertelor si selectarea sistemului La evaluarea
ofertelor primite de la furnizori, unitatea trebuie sa aiba in
vedere aspectele din studiile de fezabilitate si cerintele
sistemului. 0 Pentru evaluarea sistemului (pachetului) trebuie sa
se urmareasca urmatoarele probleme? - pachetul selectat raspunde
specificatiilor obligatorii din cerere ? - sistemul va putea fi
folosit pe toata durata lui de utilizare ? va avea nevoie de
modificari ? - ati utilizatori au fost multumiti de sistem ? Ce
probleme au avut, ce limite au observat la el? - Softul este
compatibil cu ceea ce exista in unitate ? - Pachetul este prietenos
utilizatorului ?
- Cat de lunga este garantia si care sunt conditiile de
garantare ? - Cat de eficient este softul ? Cat timp ia in executie
? De cata memorie principala si secundara
ar fi nevoie ?
- Softul este modularizat, flexibil si usor de intretinut ?
La evaluarea furnizorului se vor avea in vedere urmatoarele
criterii: - este un furnizor cu multa experienta si este bine
consolidat pe piata ? Mai are sistme
asemanatoare instalate la alte firme?
- Are o reputatie pentru siguranta sistemelor oferite ?
- Poate asigura furnizorul hardul, softul si intretinerea ? -
Care este situatia financiara a furnizorului
- Ofera incredere calitatea personalului furnizorului, prin
experienta lui ? - Asigura instruirea necesara ?
- Cat de puternic va fi sprijinul ulterior si cat de eficient
?
5.2 Software Softul necesar sistemului poate fi obtinut pe
urmatoarele cai: - cu forte proprii
- la comanda - la cheie
- la cheie modificat
a) Softul realizat cu forte proprii
-
46
Se poate apela la aceasta varianta in cazul in care:
- beneficiarii sistemului informatic sunt in faza incipienta a
utilizarii calculatoarelor - nu exista pe piata programe care sa
satisfaca cerintele dorite. - activitatile desfasurate sunt atat de
complexe incat singura modalitate de a satisface cerintele o
constituie elaborarea propriului soft de aplicatii.
Avantaje: - aplicatiile pot fi concepute a.i. sa raspunda exact
cerintelor unitatii - unitatea poate functiona conform solutiei
dorite si nu cum este prezentata prin pachetele la
cheie
- pachetele proprii sunt mult mai compatibile cu alte softu-ri
existente in unitate, si deci integrarea poate fi usor
realizata
- loialitatea angajatilor fata de propriul sistem este mult
sporita
Dezavantaje: - munca de elaborare este foarte mare si
costisitoare - elobararea aplicatiilor dureaza mult timp (luni sau
ani de zile) - posibilitatea de a esua, la primele incercari de
utilizare, este mai mare - solicita costuri deosebite, timp si
control exigent
b) Softul realizat la comanda
Presupune procurarea softului prin angajarea din afara unitatii
a unor programatori sau a unei companii de soft, pentru elaborarea
unui pachet-program de aplicatii. Aceasta varianta se
caracterizeaza prin:
- softul elaborat poate sa utilizeze si componente din
programele deja existente la client, prin adaptarea, completarea si
combinarea lor
- realizatorul softului trebuie sa inteleaga in profunzime modul
cum lucreaza unitatea, calitatea analizei sistemului jucand un rol
important in performantele softului realizat
- aceasta varianta presupune incheierea unui contract care sa
consemneze responsabilitatea contractantului de a rezolva cerintele
utilizatorului in cazul in care n-au fost onorate clauzele
contractuale.
-
47
c) Softul la cheie
Softul la cheie realizat de catre companii specializate de
software, este vandut pe piata pentru o mare diversitate de
utilizatori cu cerinte similare. Unii producatori de soft combina
softul cu hardul si la vand ca pachete. Aceasta combinatie este
numita si sistem la cheie Producerea softului la comanda presupune
o munca anevoioasa si de aceea scumpa. Ca urmare, tot mai multe
organizatii se indreapta spre pachetele la cheie, care sunt mai
putin costisitoare pe de o parte , iar pe de alta parte s-a ajuns
la concluzia ca nu este cazul sa se reinventeze roata, scriind
programe care deja se comercializeaza pe piata. Odata cu trecerea
timpului, apar pachete-program tot mai performante, raspunzand
cerintelor unitatilor, ca si cand ele ar fi elaborate cu forte
proprii.
Avantaje: - costul este mult mai redus fata de celelalte
variante, deoarece costul elaborarii si intretinerii
se imparte la numerosi utilizatori
- practic nu exista timp de asteptare pana la utilizarea lui -
cumparatorul minimizeaza riscul prin testarea softului inainte, si
prin chestionarea altor
utilizatori ai aceluiasi pachet
- utilizatorul poate sa aleaga pachetul care se raspunda cel mai
bine propriilor cerinte - documentatia lor este mai buna - unitatea
nu are nevoie de prea multi analisti sau programatori, sau chiar nu
este nevoie de ei
pentru a intretine softul.
Dezavantaje - cerintele firmei nu opt sa se regaseasca perfect
in ceea ce ofera pachetul-program, fiind
necesare schimbari in modul de lucru sau chair revizuirea
stilului de afaceri a unitatii - evaluarea pachetelor disponibile
pe piata inseamna consum de timp si bani - programele
ultrageneralizate nu sunt la fel de eficiente ca programele proprii
ale unitatii - nu ofera posibilitatea specialistilor unitatii sa
intervina in caz de esec - exista riscul ca realizatorul softului
sa dea faliment sau sa nu mai fie de gasit si astfel sa nu se
mai poate efectua actualizarea.
d) Modificarea softului la cheie
Modificarile pot fi facute de catre cel care a livrat softul si
este considerata o cale foarte eficienta de a satisface cerintele
utilizatorilor.
-
48
Avantaje: - Raspunde mai bine cerintelor unitatii decat softul
la cheie - Unitatea poate lucra conform stilului pe care si-l
doreste si nu cum se impune prin programul
la cheie
- Pot fi mai ieftine si solicita mai putin timp decat softul
realizat cu forte proprii
Dezavantaje: - nu de putine ori modificarea programelor este mai
dificila decat scrierea lor initiala - multi furnizori nu accepta
modificarea programelor lor - documentatia despre schimbari poate
di incompleta sau inexistenta - modificarile substantiale pot fi la
fel de scumpe ca si programele scrise de client - modificarile pot
genera erori logice de control si alte efecte neasteptate
Care metoda este mai buna ? Datorita situatiilor si conditiilor
diferite, nu exista o cale anume, catalogata ca fiind cea mai buna.
Fiecare situatie trebuie luata in calcul separat. De regula, softul
la cheie tinde sa fie cea mai buna solutie, cand el raspunde
exigentelor unitatii sau cand el poate fi usor modificat. Odata cu
cresterea marimii si complexitatii sistemului sau a cerintelor lui,
softul la cheie are slabe sperante de a fi achizitionat. Multi
specialisti considera ca, daca softul la cheie nu poate fi realizat
cu forte proprii, varianta apelarii la persoane din afara pentru
a-l scrie este mult mai scumpa decat softul la cheie. Concluzie:
solutia trebuie sa vina de la fiecare unitate, dupa ce-si evalueaza
propriile cerinte, prin analiza, si dupa ce cunoaste softul
existent pe piata.
5.3. Selectarea furnizorilor de harware si software
Dupa tipul serviciilor si bunurilor oferite, furnizorii pot fi
grupati in: - producatori de calculatoare - producatori de
echipamente periferice - companii pentru inchirierea
calculatoarelor sau oferirea lor in sistem leasing
- furnizorii de sisteme la cheie procura echipamente de la
producatori si le revand in combinatie cu softul de aplicatie
adecvat
- furnizorii de software elaboreaza si vand aplicatii, programe
de uz general, utilitare, SGBD-uri si alte tipuri de programe
pentru toate tipurile de calculatoare
-
49
- furnizori de echipamente si furnituri de birou - birourile de
servicii acele firme care asigura servicii de prelucrare a datelor
cu propriile
echipamente contra unor tarife. Serviciile sunt mai ieftine
decat daca s-ar apela la propriile calculatoare, insa securitatea
datelor nu mai este la fel de bine asigurata.
-
50
Capitolul 6 Codificarea datelor
Prin codificare se intelege activitatea prin care se stabileste
o corespondenta biunivoca intre o multime de elemente si o multime
de simboluri astfel constituite incat sa permita identificarea
unica a elementelor, si eventual, exprimarea unor caracteristici
ale acestora.
Fig. . Codificarea datelor
Necesitatea codificarii datelor este impusa de cerintele de
grupare si ierarhizare a atributelor in prelucrarea colectiilor de
date. De asemenea, codurile aferente atributelor bazei
informationale pot asigura confidentialitatea si integritatea
valorii atributelor, ceea ce confera colectiilor de date o anumita
protectie si securitate in timpul prelucrarii.
De ex. codul numeric personal s-a construit astfel incat sa
permita identificarea unica a oricarei persoane, cetatean roman,
oferind informatii privind: sexul, anul, luna si ziua nasterii,
judetul in care s-a nascut persoana respectiva.
1 67 08 31 04 008 9
Codul se formeaza utilizand simboluri - cifre sau litere -
combinate sau determinate dupa reguli specifice. In aceasta
viziune, codul este o colectie ordonata de simboluri care asigura
identificarea si utilizarea unui atribut al bazei
informationale.
Codificarea se impune deoarece: - regulile de scriere a
denumirilor sunt mult mai complexe si mai greu de respecat in
comparatie cu utilizarea unor simboluri restranse, fapt pentru
care si erorile sunt cu mult mai reduse in conditiile folosirii
simbolurilor;
C3
C1
C2
P1
P3
P2
-
51
- denumirile, in general, nu pot fi folosite ca atare pentru
realizarea ierarhizarii datelor pe grupe, subgrupe etc.
- denumirile se compun dintr-un numar mai mare de caractere
decat simbolurile, ocupand un volum sporit de suport si necesitand
un timp marit de prelucrare
Cerintele codificarii
1. unicitatea codului - presupune existenta unei valori unice
atribuite elementului codificat (corespondenta biunivoca).
2. stabilitatea si supletea in timp a codului - exprima
necesitatea utilizarii unui tip de cod pe toata perioada de
existenta a bazei informationale, cu posibilitatea realizarii in
timp a extensiilor impuse de cresterea volumului datelor supuse
codificarii.
3. comoditatea utilizarii codului - se refera la facilitatea
operatiilor de codificare-decodificare precum si la detectarea si
cor