SidangTugasAkhir - digilib.its.ac.id

Sidang Tugas Akhir

Implementasi Lean Thinking untuk MeminimalkanWaste pada Proses Pemasaran Pelumas di PT.PERTAMINA (PERSERO) UPMS V Surabaya

Disusun oleh :Ruly Kurniadi2508100090

Dosen Pembimbing : Prof. Ir. Moses L. Singgih, MSc., MRegSc., Ph.DNIP 195908171987031002

Presentation Outline1 • Pendahuluan2 • Tinjauan Pustaka3 • Metodologi Penelitian4 • Pengumpulan Data5 • Analisa6 • Kesimpulan dan Saran

Latar Belakang

Tahun 1997 = Pasar ±90%

Perusahaan nasionalyang bergerak dibidang oil & gas

Tahun 2002 = Pasar ±70%

Tahun 2007 = Pasar ±50%

Tahun 2012 = Pasar ±60%

Proses pembelianpelumas yang terlalu

lama

Penjualan yang tidaksesuai realita

Latar Belakang

Proses PembelianPelumas

Non Value Added

Activity

WASTE

Proses PemasaranPelumas

LEAN

Why Lean Thinking of Marketing ?

Eliminasi waste Diharapkan dapatMeningkatkan penjualan

Mengurangi biayaMeningkatkan

produktivitas pemasaran

Rumusan Masalah

Bagaimana meningkatkan kinerja pemasaran dalamaktivitas internal untuk menjadi value added dengan

mengurangi waste pada proses pemasaran pelumas diPT. Pertamina UPMS V dengan menggunakan pendekatan

lean thinking.

Tujuan

Mengidentifikasi waste yang paling berpengaruhterhadap proses pemasaran pelumas

Memberikan rekomendasi solusi perbaikanterhadap waste kritis yang terjadi untukmeningkatkan produktivitas pemasaran

Mengetahui dan mencari penyebab waste kritisyang terjadi pada proses pada proses pemasaranpelumas

Manfaat

Mengurangi waste dari proses pemasaran yang berlebihan sehingga perusahaan dapat mencapai efisiensi yang tinggi dan menjadi perusahaan yang lean.

Memberikan informasi padaperusahaan mengenai waste yang sebenarnya terjadipada proses pemasaranproduk di PT. PertaminaUPMS V

Pengurangan aktivitas non value added akan berperanpenting bagi peningkatankinerja pemasaran diperusahaan

Perusahaan dapat melakukanlangkah perbaikan untukmengeliminasi waste kritisagar dapat mencakup pasaryang lebih luas.

Ruang LingkupPenelitian

1

Penelitian hanyadilakukan pada

bagian pemasaranpelumas di PT.

Pertamina UPMS V.

2

Penggunaan data sekunder dilakukan

bila terjadiketerbatasan data

primer, data sekunderini diperoleh dari hasilbrainstorming denganpihak perusahaan.

Batasan

3

Waste yang menjadiobjek penelitian

adalah yang termasuk di dalam 7 waste lean thinking for

marketing

Ruang LingkupPenelitian

Asumsi

1

Tidak terdapatperubahan prosesbisnis di PT. Pertamina UPMS V selama periodepenelitian dilakukan.

2

Kebijakan padastrategi pemasarantidak ada perubahansecara signifikanselama penelitian

3

Tidak adaperbedaan antaramerk pelumas dankategori pelumas

Produktivitas

Penggunaan sumber daya (input) secaraefisien dalam menghasilkan barang danatau jasa (output) (Sumanth, 1985)

Pemasaran

Pemasaran adalah Proses yang melibatkan analisis, perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian, yang meliputi barang, jasa, dan gagasan, yang bergantung pada pertukaran, danmemiliki tujuan yang bernilai danmenghasilkan kepuasan bagi semuapihak yang terlibat (Kotler, 2000).

PRODUKSI

PEMASARAN

PELANGGAN

KEU

AN

GA

N

PERSO

NA

LIA

Marketing Capabilities and Performance Scales

Nomor Elemen Indikator

1 Pricing

Mengembangkan kemampuan teknik penetapan harga jual

Mengembangkan pengetahuan tentang strategi penetapan harga jual kompetitorMengembangkan monitoring system perubahan hargakompetitor

2 Product Development

Mengembangkan produk / servis baruMenambahkan teknologi baru dalam pengembangan produkMengembangkan keilmuan tentang koordinasi dalam peluncuran produk baruMendapatkan suara konsumen tentang spesifikasi produkbaru yang diinginkan

3 Channel Management

Mengembangkan hubungan baik dengan distributorMendapatkan pengetahuan tentang distribution partner

Menetapkan tingkat servis yang tinggi terhadap distributor

4 Marketing CommunicationMenggunakan jasa periklananMengembangkan pelayanan suara konsumen

Marketing Capabilities and Performance Scales

(Eng dan Jones, 2009)

Nomor Elemen Indikator

5 Selling

Memberikan pelatihan kepada sales people

Mengembangkan manajemen penjualan dan sistem kontrol

Memberikan dukungan penjualan yang efektif kepada sales people

6 Market Information Management

Mendapatkan informasi mengenai konsumen dan kompetitor

Melakukan penelitian terhadap pasar untuk menentukan program-program pemasaran yang efektif

Melacak keinginan dan kebutuhan konsumen Menganalisis informasi mengenai pasar

7 Marketing PlanningMenentukan strategi pemasaranMenentukan target dan segmen pasar

8 Marketing Implementation

Mengetahui bagaimana mengaplikasikan strategi pemasaran ke kegiatanpemasaran

Mengembangkan monitoring system untuk performansi pemasaran

LEAN

Lean Thinking adalah suatu pendekatan untukmereduksi atau bahkan mengeliminasi segala aktivitasmanufaktur yang tidak memberikan nilai tambah (non-value added). Tentunya tidak semua aktivitas yangtidak memberikan nilai tambah dihilangkan karena hal-hal yang termasuk non-value added belum tentu tidakdibutuhkan ( Hardiansyah, 2011).

Lean Marketing merupakan proses sebuah pendekatansistematis yang mereduksi atau bahkan mengeliminasiwaste secara kontinyu dan diharapkan dapatmeningkatkan penjualan dalam proses pemasaran diperusahaan.

Lean Manufacturing Lean Marketing

Konversi

No Waste Lean Manufacturing Lean Marketing (Mark, 2008) Lean Marketing

1 Over production

Produksi melebihipermintaan

Terlalu banyak promosi dan diskon

Terlalu luas pasar yang dituju

2 WaitingMenunggu Proses

Produksi sebelumnya, keputusan, dan otorisasi

Menunggu prosespenggandaan formulir

Menunggu fasilitas yang diperlukan dalam proses

pemasaran

Menunggu proses input identitas pelanggan

Menunggu persetujuan pimpinan

Tinjauan keuangan Perijinan periklanan

3 Transportation

Pemindahan material yang terlalu sering dan penundaan pergerakan

material

Pemindahan data pada satuarea ke area yang lain Pemindahan berkas

perijinan pemasaranPemindahan brosur pada satuarea ke area yang lain

Konversi

No Waste Lean Manufacturing Lean Marketing (Mark, 2008) Lean Marketing

4 Inappropriate Processing

Proses atau proseduryang tidak perlu dan

tidak menambah nilaidari produk itu sendiri

Proses atau prosedur pemasaran yang tidak terdefinisi secara jelas

Proses pemasaran tindak fokus pada tujuan

Proses pemasaran tidakdapat mencapai target

5 Excess Inventory Terlalu banyak WIP dan produk akhir

Tidak terdapat sumber dayayang cukup untuk melayani

konsumen

Terlalu banyak penyimpanan brosur

yang dihasilkan

6 Unnecessary Motion

Terlalu banyak pergerakan operator

yang tidak sesuai dengan SOP

Pergerakan pegawai yang berlebihan

Kegiatan yang dilakukantidak sesuai dengan

prosedur prosespemasaran

7 Defect Terdapat produk cacat Konsumen tidak melakukan transaksi

Tidak terjalin hubunganberkelanjutan terhadap

pelanggan

LEAN

Tools

Big Picture Mapping

Root Cause Analysis

Failure Mode and

Effect Analysis

Big Picture Mapping

Big picture mapping merupakan sebuah tool yang diadopsidari sistem produksi Toyota, merupakan tool yang digunakanuntuk menggambarkan sistem secara keseluruhan dan valuestream yang ada di dalamnya (Ridwan dan Ekawati, 2008).

Root Cause Analysis

Metode Root Cause Analysis (RCA) merupakan suatumetode yang digunakan untuk mengidentifikasi akarpenyebab terjadinya permasalahan. RCA merupakansuatu metode evaluasi terstruktur untukmengidentifikasi akar penyebab (root cause) pada suatukejadian yang tidak diharapkan (undesired outcome) danlangkah-langkah yang diperlukan untuk mencegahterulangnya kejadian yang tidak diharapkan (undesiredoutcome) (Rembulan, 2012).

Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)

Metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) inidikembangkan mulai tahun 1962 yang dikenal sebagai suatumetode untuk melakukan analisis, reliabilitas, analisis resiko,dan manajemen resiko yang berhubungan dengan produk, jasa,maupun proses yang terjadi (Aldridge and Dale, 2003)

occurrence severity detection

Risk Priority Number (RPN)

Penelitian Terdahulu

PenelitiProcess

Improvement Tools

Tujuan Penelitian Hasil Penelitian

Hines, P. dan Taylor, D. (2000) Lean Thinking

Implementasi lean thinking dalamperusahaan

Tahapan-tahapan secara detail dalam menerapkan konsep lean thinking

Susilo, S. R. (2010)

Lean Marketing and regresion analysis

Membuat indikator yang berpengaruh pada prosespemasaran, mengidentifikasi waste yang paling berpengaruh, dan Mencari penyebabterjadinya waste kritis

Meningkatkan penjualan denganmengetahui waste overproduction.Ditemukan untuk mengatasi waste tersebut diberikan rekomendasialternatif perbaikan berupapembuatan CD Presentation, mengadakan pelatihan sales people, dan promosi ke media cetak dan radio

Penelitian Terdahulu

Peneliti Process Improvement Tools Tujuan Penelitian Hasil Penelitian

BMA Inc. Hill, C. dan Maskell, B. (2010)

Lean Sales and Marketing

Menerapkan metode lean sales and marketing dengan mengurangi wastedan menjadikan peranpemasaran berada padaaspek yang paling pentingdi perusahaan

Konsep lean dapat membantu dalam mengidentifikasi waste yang terjadi pada proses pemasaran dan dapat mengetahui macam-macam aktivitas yang memberikan value addedkepada perusahaan dan menghilangkan non value added

Kurniadi, R. (2012)

Lean Thinking for Marketing

Mengimplementasikansuatu metode Lean Thinking untuk mereduksiatau mengeliminasi waste pada proses pemasaranuntuk meningkatkanproduktivitas danmeningkatkan penjualan

Mengurangi atau menghilangkan gap yang terjadi pada perusahaan denganberkurangnya biaya pemasaran danmeningkatnya penjualan denganmeberikan alternatif rekomendasiperbaikan. Aktivitas yang dilakukanlebih efektif dan efisien dalammencapai produktivitas kerja padaproses pemasaran.

Metodologi

A

A

Sejarah Perusahaan

1957PT. Pertamina

1961PN Permina

1968PN Pertamina

1971Pertamina

2003PT. Pertamina

(Persero)

PT. Pertamina(Persero)

Aliran Pemasaran

Pertamina Agen

Grosir

Sub Grosir

Konsumen

Konsumen

Konsumen

Pengumpulan Data

Production Unit

Depot Pelumas

Pemasaran Pelumas UPMS V

Distributor

Pembuatan

Quatation

Pengecekan

Formulir

Penerimaan Formulir Input

dataPembayara

n

Pengambilan Pelumas

2 Mesin 1 Pekerja1 Pekerja 1 Pekerja1 Pekerja 2 Pekerja

15 Menit 25 Menit 60 Menit 15 Menit 20 Menit 1 Hari

Daily Order

Jawa Timur

Bali

NTB

NTT

Aliran Proses PelayananPembelian Pelumas

Pengumpulan Data

Aliran Proses KegiatanPemasaran Pelumas

Pemasaran Pelumas UPMS V

Survey Penjualan

Pengusulan kegiatan

pemasaranPromo

Distributor

Branding bengkel

Promo Outlet

Promo Mekanik

Branding kendaraan

umum

Merekap Bengkel

yang diusulkan

Penyusunan Surat

pencarian vendor

Survey bengkel

Vendor terpilih

Permintaan dana dari

pusat

Pengecekan Data

Penjualan

Penyusunan surat

Persetujuan surat untuk melakukan

promo

Pengusulan program pelumas

Pengumuman promo kepada

pekerja

Promo dilakukan kepada

kendaraan

2 Pekerja8jam/ hari

1 Pekerja3 bulan

1 Pekerja1 bulan

2 Pekerja8jam

1 Pekerja5 menit

1 Pekerja2 minggu

1 Pekerja1 bulan

1 Pekerja5 menit

1 Pekerja 2 minggu

1 Pekerja 2 Pekerja

Persentase Waste dalamProses Pemasaran

00.050.10.150.20.250.30.350.4W

aiti

ng

De

fect

Exce

ss In

ven

tory

Tran

spo

rtat

ion

Inap

pro

pri

ate

P

roce

ssin

g

Un

ne

cess

ary

Mo

tio

n

Ove

r P

rod

uct

ion

1 2 3 4 5 6 7

Persentase

Persentase

Waste Kritis

Waiting

Menunggu PengecekanFormulir

Menunggu Quotation

Alur PengurusanPersetujuan Terlalu

Panjang

Waste Kritis

Defect Konsumen tidakmelakukan transaksi

RCAWaiting

1• Pengecekan sisa produk pelumas yang tidak

terintegrasi

2• Tidak adanya integrasi pemantauan secara online

3• Tidak dapat melakukan kebutuhan promosi tepat

waktu sesuai kebutuhan

4• Proses menunggu persetujuan dari pusat

RCA Defect

1• Tingkat Availability produk pelumas yang kurang

dipasaran

2• Birokrasi jasa transportir yang rumit

3• Armada yang tidak mencukupi

4• Tidak adanya reward and punishment pada setiap

region

Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)

Waiting

Defect

Tidak adanya sistem integrasisecara online

Pengiriman terlambat dariproduction unit

Rekomendasi Perbaikan

KonsepPerbaikan

PembuatanSoftware e-marketing

DesentralisasiKebijakan

PenerapanReward and Punsihment

Evaluasi BiayaRekomendasi Perbaikan

Pembuatan Software e-marketingNo Nama Kegiatan Jumlah Harga satuan Total

1 Pembelian software e-marketing 4Rp.

20.000.000Rp.

80.000.000

2 Pelatihan software e-marketing 32 Rp.

1.750.000 Rp.

56.000.000

3 Seminar software 50 Rp. 22.500Rp.

1.125.000

4 Insentif Job Enlargement 2Rp.

1.000.000Rp.

2.000.0005 Biaya maintanance software 4 Rp. 150.000 Rp. 600.000

Rp. 139.725.000

Total

http://www.cs88id.com/pricelist.php

Evaluasi BiayaRekomendasi Perbaikan

DesentralisasiKebijakan

Nama Kegiatan Kebutuhan Jumlah Harga satuan Total

Konsumsi 25 Rp. 35.000 Rp. 875.000

Penyewaan penginapan

6 Rp. 2.000.000Rp.

12.000.000Transportasi keseluruhan

6 Rp. 750.000Rp.

4.500.000Rp.

17.375.000Total

Pengadaan sosialisasi dengan pusat tentang penjelasan yang

akan diberikan untuk kebutuhan promosi,pemberian kewenangan

dan tanggung jawab

http://infoharga.detikpos.net & http://www.agoda.web.id

Evaluasi BiayaRekomendasi Perbaikan

Penerapan Reward and Punishment

Nama Kegiatan Kebutuhan Jumlah Biaya TotalPemberian sosialisasi kepada

jasa transportir untuk ketentuan standarisasi perusahaan

Konsumsi 6 Rp. 30.000 Rp. 180.000

Pemberian hadiah kepada jasa transportir setiap bulan dalam pencapaian target pengiriman

Hadiah insentif

3Rp.

5.000.000Rp.

15.000.000

Rp. 15.180.000Total

Evaluasi KonsepPerbaikan

Software e-marketing diperkirakan memberikan penghematan Rp.98.638.752 setiap tahunnya. Penghematan ini didapatkan dari penghematan penggunaan kertas cetak formulir, pembuatan quotationuntuk distributor, dan juga pada pengurangan sumberdaya yang diperlukan untuk berjalannya software ini.

NoKonsep

PerbaikanEstimasi Biaya

1Penerapan

software e-marketing

Rp 139,725,000

2Desentralisasi

Kebijakan Rp 17,375,000

3Penerapan

reward and punishment

Rp 15,180,000

Analisa PenerapanKonsep Terpilih

E-Marketing◦ Sistem integrasi antara distributor, administrasi, dan

DSSP dalam produk pelumas Prinsip Penerapan◦ Sangat privasi, jaminan keamanan, kejujuran, dan

kerahasiaan data distributor dan data DSSP. Pengaksesan antara pihak satu dan yang lain berbeda.

Manfaat◦ Akses terbatas, kemudahan pencarian, mengurangi

beban biaya kebutuhan kertas, meningkatkan efisiensi Faktor yang dipertimbangkan◦ Persiapan Teknologi dan Sumber Daya Manusia

Future State

Production Unit

Depot Pelumas

Pemasaran Pelumas UPMS V

Distributor

Daily Order

Jawa Timur

Bali

NTB

NTTE-Marketing

DSSP

Proses Pelayanan PembelianProduk Pelumas

Kesimpulan

Berdasarkan pada hasil identifikasi dan brainstorming dengan perusahaan didapatkan waste yang terjadi dalam proses pemasaran pelumas Pertamina UPMS V adalah pada waste waiting, excess inventory, defect.

Pada pengumpulan data perusahaan mengenai waste yang terjadi (waste kritis) dan berdampak negatif pada proses pemasaran pelumas Pertamina UPMS V adalah waiting, dan defect.

Terpilih subwaste kritis pada proses pemasaran pelumas UPMS V adalah pada waste waiting yang berupa menunggu pengecekan formulir, menungguquotation, dan alur pengurusan persetujuan terlalupanjang. Pada subwaste defect yaitu pada kejadiankonsumen tidak melakukan transaksi.

Kesimpulan

Penggunaan tools FMEA didapatkan hasil penyebab waste kritis. Penyebab kritis dari subwaste waiting yaitu tidak adanya sistem integrasi secara online. Penyebab kritis dari subwaste defect yaitu konsumen tidak melakukan transaksi.

Berdasarkan hasil analisa PUGH perbaikan yang perlu diprioritaskan adalah penerapansoftware e-marketing.

Saran

Pemanfaatan sumber daya untuk meningkatkan efisiensi proses.

Penelitian untuk meningkatkan kualitas dan identifikasi terhadap waste proses pemasaran pelumas UPMS V secara berkala.

Penerapan metode Lean Thinking sangatdibutuhkan pada perusahaan.

Daftar Pustaka Aldridge, J.R. and Dale, B.G., 2003. Managing Quality : Fourt Edition. Blackwell

Publishing Ltd , Berlin. Best, R. J. (2005). Market Based Management: Strategies for Growing Customer Value

and Profitability. New Delhi: Prentice Hall of India. Eng, T.Y., & Jones, J. G. (2009). An Investigation of Marketing Capabilities and Upgrading

Performance of Manufacturers in Mainland China and Hong Kong. Journal of World Business 44, 463-475.

Gaspersz, V. 2006. Continuous Cost Reduction Through Lean Sigma Approach, Bogor, Gramedia Pustaka Utama.

Hamidum. 2009. Produktivitas Kerja, (Online) Available atwww.hamidum’s.blogspt.com (Accessed Pebruary 10th, 2012).

Hardiansyah, A. (2011). Sistem Penunjang Pengambil Keputusan melaui Pengukuran Performansi dengan Pendekatan Overall Throughput Effectiveness (OTE) dan Penjadwalan Maintenance. Teknik Industri ITS

Hines, Peter, and Rich, Nick, . 1997, The Seven Value Stream Mapping Tools. International Journal of Opertaion & Production Management, Vol. 17, No. 1, pp. 46-04. Cardiff, UK: Lean Enterprise Research Centre, Cardiff Business School.

Hines, P. dan Taylor, D. 2000. Going Lean. Cardiff, UK: Lean Enterprise Research Centre, Cardiff Business School.

IPL, Group LLC (2007). 5 Why’s Root Cause Analysis Worksheet – A Back to the Basic Improvement Template available at www.theiplgroup.com/5%20Whys%20Template.pdf (Accessed April 24 th, 2012)

Kosasih, Wilson. 2009. Peningkatan Kualitas. Fakultas Teknik Universitas Indonesia.

Kotler, P. (2000.a), Manajemen Pemasaran Edisi Milenium I, Penerbit PT. Prenhallindo, Jakarta.

Kotler, P. (2000.b), Manajemen Pemasaran Edisi Milenium II, Penerbit PT. Prenhallindo, Jakarta.

Kotler, P., Hauder, D.H., dan Rein, I. (1998), Marketing Places: Attracting Invesment, Industry and Tourism to Cities, State and Nations, The Free Press Admission of Macmillan Inc., New York.

Mareta, A. (2008), Evaluasi Strategi Pelumas OtomotiveTahun 2007. Fakultas EkonomiUniversitas Islam Indonesia.

Rembulan, G. (2012). Implementasi Lean Healthcare Untuk Meminimalkan Waste dalam Rumah Sakit. Teknik Industri ITS.

Ridwan, A., dan Ekawati, R. (2008). Rancangan Sistem Proses Produksi denganMenggunakanValue Stream Analysis Tools (VALSAT). Teknik Industri Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

Singgih, M.L. 2010. Peningkatan Produktivitas Melalui Perbaikan Proses Untuk Meningkatkan Daya Saing. Pidato Pengukuhan Untuk Jabatan Guru Besar dalam bidang Ilmu Analisis Produktivitas.

Sumanth, David, 1985, Productivity Engineering and Management. Mc Graw Hill Book Company.