PD.Karunia Jaya
CV. LA VEDILIS SYSTEM CONSULTANT Jalan Palembang Prabumulih.
KM.32. Ogan Ilir. Sumsel 32181 Telp. 0711-606165 Fax. 0711-601517
Email: [email protected]
SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPerusahaan Variasi MobilPD. KARUNIA
JAYAAuto Accessories Car Audio - AC
Dosen Pembimbing :Arista Hakiki SE, M.Acc, Ak
Nama Kelompok :Adhiah Juliarti Harahap (01091003060)Lia Senda
Riyanti (01091003061)Veranty Soraya (01091003065)Lisnawati
(01091003117)
FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSIUNIVERSITAS
SRIWIJAYA2011PENDAHULUAN1. Latar BelakangUsaha variasi mobil tentu
tidak asing lagi bagi dunia otomotif. Bengkel variasi mobil yang
tidak lepas dari kebutuhan mobil bahkan tren masa kini menuntut
untuk menjadikan usaha variasi mobil terwujud dalam tingkat usaha
menengah ke atas. Setiap hari ada ratusan mobil-mobil yang berlalu
lalang di jalanan. Setiap hari pula di antara mobil-mobil tersebut
masuk ke bengkel variasi mobil untuk menambah aksesoris bahkan
piranti-piranti lain yang dapat melengkapi fasilitas dan kenyamanan
dalam berkendara.Pemanasan global yang berdampak pada peningkatan
suhu rata-rata bumi menyebabkan udara semakin panas. Hal ini
mengurangi kenyamanan dalam berkendara sehingga mendorong pemilik
mobil untuk menambah kenyamanan dalam berkendara, salah satunya
dengan pemasangan kaca film mobil agar udara panas yang
terperangkap diminimalisir, maupun untuk mengurangi teriknya
matahari.Seiring perkembangan zaman, asesoris mobil pun berkembang
dari segi mode dan kualitas, menuntut para pemilik mobil untuk
memberikan yang terbaik bagi kendaraannya sehingga mereka tidak
terlepas dari bengkel variasi mobil.
Hal-hal yang tersebut di atas , menjadikan perdagangan barang
dan jasa variasi, audio dan AC mobil ini berprospek cukup baik.
Bisnis ini memenuhi keinginan pecinta mobil. Mulai dari mendesain
bentuk luar mobil dan interiornya , pembuatan sound system dengan
beragam bentuk dan kualitas suara, serta memasang ataupun
memperbaiki pendingin mobil yang sangat dibutuhkan di tengah-tengah
padat dan macetnya lalu lintas.Bisnis variasi mobil nampaknya
merupakan bisnis yang potensial dewasa ini. Dari kalangan remaja
sampai tua telah terbiasa dalam menggunakan mobil, bahkan mobil
telah menjadi aset maupun koleksi kalangan elite. Bisnis yang
potensial ini sekiranya didukung oleh sistem yang baik pula untuk
menunjang kefisienan dan keefektifan perusahaan variasi mobil yang
tidak menutup kemungkinan akan menjadi usaha skala besar ini.
Terutama dalam hal sistem informasi akuntansi yang menjadikan
pekerjaan penyajian data kuantitatif menjadi lebih terstruktur dan
tersistem dengan rapi.Bentuk usaha variasi mobil yang pada umumnya
berskala menengah ke atas ini menuntut pihak internal agar
menyajikan data-data kuantitatif kegiatan perusahaan sebagai
pendukung agar terkontrolnya kegiatan perusahaan. Hal ini juga
tidak dapat dipungkiri sangat vital dalam pengontrolan kegiatan
usaha. Meskipun masih dalam bentuk yang sederhana namun sudah pasti
tentu adanya pegawai khusus yang dipekerjakan dalam bidang
administrasi keuangan, yang bertugas mencatat aktivitas-aktivitas
yang terjadi selama kegiatan palayanan pelanggan
berlangsung.Dokumentasi data-data kuantitatif yang tersusun
sedemikian rupa sangat berpengaruh bagi kegiatan melengkapi
persediaan, data penjualan, hingga pembayaran gaji pegawai.
Misalnya saja, dengan catatan persediaan, bengkel variasi mobil ini
dapat menentukan barang-barang apa saja yang habis terjual, yang
paling laku atau digemari pelanggan, barang-barang yang harus
dipesan kembali untuk mengisi persediaan yang kosong guna
mengantisipasi permintaan pelanggan, maupun sebagai bahan
penelitian untuk meningkatkan usaha agar perusahaan selalu unggul
dalam menyediakan pasokan barang untuk kepentingan pelanggan.Data
penjualan yang pada mulanya terkumpul melalui media nota penjualan
sangatlah berperan penting dan merupakan informasi yang sangat
signifikan bagi usaha variasi mobil. Karena melalui kegiatan
penjualan (dalam hal ini menjual barang, pelayanan jasa berupa
pemasangan alatnya, maupun keduanya) inilah perusahaan dapat
menentukan pendapatan yang diperolehnya, baik itu berupa cash
maupun kredit.Pendapatan perusahaan dari hasil kegiatan operasional
menjadi sorotan utama bagi pemilik perusahaan untuk memenuhi
kewajibannya dalam menjalankan usaha, khususnya dalam mengelola
keuangan perusahaan. Hasil dari pendapatan inilah yang digunakan
untuk permodalan (melengkapi persediaan), membayar beban-beban
(gaji pegawai dan beban lainnya), maupun laba perusahaan yang dapat
dinikmati oleh pemilik.Dengan sistem pelaporan keuangan yang
dijalankan oleh perusahaan, perusahaan dapat mengendalikan keuangan
perusahaannya. Sistem penyajian data transaksi kiranya melengkapi
dan sangat berperan penting bagi kelangsungan serta keteraturan
keuangan perusahaan. Dapat dijadikan bahan rembukan, pengambilan
kebijakan, penentu keputusan yang absolut, menghindari
kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi baik disengaja maupun
tidak disengaja, bahkan menghindari kecurangan yang mungkin
dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.Dengan demikian
menunjukkan bahwa kontribusi sistem informasi akuntansi dapat
bekerja dan memiliki peranan penting dalam penyusunan hal-hal
keuangan perusahaan secara sistematis, teratur, dan terkontrol.
2. Gambaran Umum PD. Karunia JayaPD. Karunia Jaya yang didirikan
oleh Edy Harianto adalah suatu bentuk badan usaha perseorangan yang
bergerak dalam bidang perdagangan dan perbengkelan khusus variasi
mobil. Usaha variasi mobil ini dibentuk dengan modal pribadi
pemilik. Layanannya berupa penyediaan berbagai macam variasi mobil
seperti kaca film, lampu, jok, dan aksesoris mobil lainnya. Selain
itu juga melayani pemasangan audio, perbaikan audio, pasang baru
juga servis AC mobil. Bengkel dibuka mulai pukul 09.00 sampai pukul
17.00 pada hari kerja dan hingga tengah hari pada hari Minggu. PD.
Karunia Jaya memiliki 8 tenaga kerja, yaitu 1 orang teknisi khusus
pemasangan audio, 5 orang teknisi umum dan 2 orang tenaga
administrasi. Teknisi tentunya memiliki keahlian khusus karena
pekerjaannya termasuk dalam kategori pekerjaan yang membutuhkan
pelatihan.Perusahaan ini menjual barang sekaligus jasa mekaniknya.
Untuk penjualan barang serta jasa , misalnya untuk pemasangan kaca
film yang dipasangkan langsung oleh pegawainya, pembayaran dicatat
sebagai penjualan barang dan kas masuk sebagai hasil penjualan.
Tetapi jika pelanggan hanya membutuhkan jasa, dalam hal ini
misalnya servis audio atau AC, pembayaran tidak dicatat dalam buku
kas perusahaan karena pelanggan hanya perlu membayar kepada pegawai
yang mengerjakan kecuali jika perbaikan tersebut membutuhkan barang
tambahan, misalnya kabel, maka pelanggan harus membayar barang
tersebut.Untuk pengadaan barang, sales datang ke perusahaan dengan
membawa katalog lalu mencatat barang-barang yang dibutuhkan oleh
perusahaan. Selanjutnya barang dikirim dari Jakarta . barang sampai
hingga tiga hari kemudian. Selain itu, barang juga terkadang dibeli
di area Palembang (DND dan Berkat), di jalan Kapten A.Rivai.
seperti, garnish lampu. Namun demikian, barang dari Jakarta lebih
variatif sehingga barang sebagian besar dari Jakarta.
Struktur Organisasi
Pemilik
Pegawai
Tekhnisi UmumPegawai AdministrasiTekhnisi Audio
3. HASIL OBSERVASI
3.1. HIPO Sistem Penjualan PD. Karunia Jaya (Sistem Lama)
3.2. IPO Sistem Penjualan PD. Karunia JayaSistem Penjualan
(Bagan 1.0)InputProcessOutput
Daftar Harga Kesepakatan Negoisasi Total harga dari pengerjaan
pesanan pelanggan Copy nota Penjualan Pemesanan Oleh Pelanggan
Persetujuan Pengerjaan Transaksi Pembayaran
Pencatatan penjualan selama 1 hari Negoisasi Harga Pengerjaan
Pesanan Nota Penjualan
Catatan penjualan harian
Penjualan (Bagan 2.0)InputProcessOutput
Daftar Harga Kesepakatan Negoisasi Total harga dari pengerjaan
pesanan pelanggan Pemesanan Oleh Pelanggan Persetujuan Pengerjaan
Transaksi Pembayaran Negoisasi Harga Pengerjaan Pesanan Nota
Penjualan
Pesanan Konsumen (Bagan 2.1)InputProcessOutput
Pesanan Pelanggan Daftar Harga Negoisasi Harga
Pengerjaan Pesanan (Bagan 2.2)InputProcessOutput
Kesepakatan Negoisasi Persetujuan Pengerjaan Pengerjaan
Pesanan
Transaksi Pembayaran (Bagan 2.3)InputProcessOutput
Total harga dari pengerjaan pesanan pelanggan Transaksi
Pembayaran Nota penjualan
Pelaporan (Bagan 3.0)InputProcessOutput
Copy nota penjualan
Pencatatan penjualan selama 1 hari Catatan penjualan harian
3.3 NARASI Sistem Penjualan PD. Karunia Jaya (Sistem Lama)Sistem
Penjualan dalam PD Karunia Jaya terbagi dua, yaitu penjualan dan
pelaporan. Pada prosedur penjualan terbagi lagi menjadi tiga yaitu
pemesanan, pengerjaan pesanan, dan pembayaran. Berikut ini akan
dijelaskan sistem penjualan secara berurutan.Sistem Penjualan PD.
Karunia Jaya dimulai dari pelanggan yang melakukan pemesanan.
Pelanggan menentukan barang apa yang akan dipesan. Selanjutnya
pihak penjual menerima pesanan tersebut. Lalu, dilakukanlah
negoisasi harga. Hasil negosiasi berupa kesepakatan harga barang
antara pelanggan dan pegawai administrasi namun proses negosiasi
ini tidak selalu menghasilkan kesepakatan harga antara kedua belah
pihak. Jika telah terjadi kesepakatan harga, maka tahap
selanjutnya, teknisi akan mengerjakan pesanan pelanggan. Jika
tidak, pesanan akan dibatalkan. Setelah pengerjaan selesai,
dilakukan pembayaran oleh pelanggan. Bukti dari transaksi
pembayaran ini berupa nota penjualan yang diberikan kepada
pelanggan dan Copy nota yang dipegang oleh pegawai administrasi
sebagai arsip perusahaan yang selanjutnya dicatat dalam catatan
penjualan harian.Pesanan yang selesai akan dilaporkan kepada
pegawai administrasi yang selanjutnya diberitahukan kepada
pelanggan. Selanjutnya pegawai administrasi menagih pembayaran
kepada pelanggan, pelanggan yang telah membayar akan dibuatkan
bukti nota yang diserahkan kepada pelanggan tersebut.Prosedur
Pelaporan di PD Karunia Jaya memiliki beberapa tahap. Copy nota
penjualan yang diperoleh dari transaksi penjualan per hari disusun
berdasarkan tanggal. Dari copi nota tersebut pegawai administrasi
akan melakukan pencatatan penjualan harian. Proses ini akan
menghasilkan catatan penjualan harian yang akan diserahkan kepada
pemilik beserta copi nota penjualannya.
3.4. Logical Data Flow Diagram/ Diagram Arus Data (Sistem Lama)
1. Diagram Arus Data Induk Sistem Penjualan PD.Karunia Jaya
PemilikPelanggan
Sistem Informasi Penjualan (1.0) Nota Penjualan Copy Nota Order
Catatan Penjualan harian pembayaran
Nota penjualanCatatan Penjualan Harian
2. Pengembangan Diagram Arus Data Catatan Penjualan harian
Sistem Penjualan (2.0)
Sistem Pelaporan (3.0) Data PesananCopy Nota
Order Pengerjaan Pesanan Pembayaran Nota Penjualan Copy Nota
Catatan Penjualan harian
PemilikPelanggan
3.4. Flowchart (Sistem Lama)Sistem Penjualan PD.Karunia
JayaPenjualanPelaporan
Copy Nota PenjualanNegoisasiTerima PesananPesanan
PenjualanMulai
Konsumen
Pencatatan Penjualan
Catatan Penjualan Harian
Apabila Negoisasi DisetujuiPemilik usaha
Pesanan Batal TIDAK
Pengerjaan pesanan YA
Apabila pengerjaan selesai
BELUM SELESAI
Pembayaran SELESAI
DCopy nota penjualan
Nota penjualanD = Disusun berdasarkan tanggal
Analisis Kelemahan Sistem Penjualan PD Karunia Jaya1.
InputPerusahaan ini tidak memiliki data penjualan yang lengkap
seperti catatan pesanan konsumen apalagi pembuatan data dengan
system komputerisasi. Pesanan konsumen tidak dicatat oleh pegawai
administrasi sebab semua pesanan konsumen akan segera diproses
untuk dikerjakan langsung. Data-data mengenai barang yang ada di
perusahaan hanya dicatat dalam sebuah buku serta pegawai
administrasi juga mencatat nomor polisi kendaraan konsumennya pada
nota di akhir proses penjualan.
2. ProsesProses penjualan yang terjadi di perusahaan ini sangat
sederhana, setiap konsumen yang datang akan segera dilayani jika
telah terjadi kesepakatan harga barang pesanan. Tidak ada
pencatatan pesanan konsumen serta data barang-barang (misalnya
dalam katalog) yang ada di perusahaan, semua proses dikerjakan
secara manual.
3. OutputDalam perusahaan ini keberadaan laporan penjualan tidak
ada, pegawai adminstrasi hanya mencatat semua transaksi penjualan
yang terjadi setiap hari dan langsung menyerahkannya kepada pemilik
usaha. Catatan penjualan perusahaan hanya berupa catatan transaksi
penjualan harian saja tidak didukung oleh keberadaan laporan
penjualan perusahaan.
4. Media PeralatanPerusahaan ini masih menggunakan sistem manual
sepenuhnya. Hanya menggunakan kalkulator untuk menjumlahkan total
penjualan harian, bukan menggunakan komputer dengan software
tertentu.
5. PengendalianPengendalian informasi penjualan hanya dalam
bentuk pencatatan pada kertas-kertas, bukan pada buku khusus juga
tidak terdapat back-up informasi penjualan dalam bentuk apa pun.
Jika terjadi hal yang tidak diinginkan maka perusahaan bisa saja
kehilangan seluruh informasi tersebut. Catatan penjualan perusahaan
yang kurang memadai juga menyebabkan perusahaan tidak mengetahui
secara jelas mengenai kondisi sebenarnya perusahaan sebab
perusahaan tidak mempunyai laporan penjualan yang baku.6.
OrangPerusahaan ini tidak memiliki tenaga administrasi yang
terspesialisasi. Dalam hal ini harus dibedakan antara kasir dan
tenaga pembukuan agar transaksi pembayaran dan pelaporan penjualan
lebih terstruktur dan efektif.
Rumusan Masalah Berdasarkan analisis kelemahan yang telah di
uraikan di atas, dapat disimpulkan bahwa Sistem yang di terapkan
oleh PD.Karunia Jaya masih belum optimal. Sistem yang diterapkan
masih terlalu sederhana dan dilakukan secara manual. Sistem yang
ada tersebut yaitu, pencatatan transaksi hingga pelaporan yang
masih di catat manual oleh pegawai administrasi dengan hanya
menggunakan satu lembar kertas untuk pencatatan penjualan setiap
harinya. Perusahaan ini belum menghasilkan laporan yang memadai
untuk menginformasikan data-data penjualan. Sehingga perlu
penggunaan perangkat teknologi guna menunjang operasional
perusahaan agar semua proses yang terjadi dapat berjalan lebih
efektif dan efisien.
Solusi
Perbaikan untuk sistem penjualan pada PD.Karunia Jaya adalah
dengan menerapkan sistem LA VEDILIS, yaitu sistem komputerisasi
yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan pelaporan penjualan
pada perusahaan variasi mobil (perusahaan dagang) ini.
DESAIN KONSEPTUAL SISTEM PENJUALAN PADA PD.KARUNIA JAYALA
VEDILIS SALES APPLICATION SYSTEM
BAGAN HIPO LA VEDILIS SALES APPLICATION SYSTEM (Sistem Baru)
BAGAN IPO LA VEDILIS SALES APPLICATION SYSTEM (Sistem
Baru)Sistem Penjualan (Bagan 1.0)InputProcessOutput
Daftar Harga
Pesanan pelanggan yang tertera dalam nota
Nota penjualan 1
Nota Penjualan 2
Pemesanan Oleh Pelanggan Pencatatan pesanan ke Nota
Pengerjaan pesanan
Membuka Database Membuka File Penjualan Membuka Sheet 2 (Struk
Pembayaran) Entry kode barang Pemeriksaan kode pada file data
barang Penghitungan harga barang Record Data Barang terjual ke
dalam Sheet 3 ( Pelaporan ) Pencetakan slip pembayaran Penerimaan
kas Memberikan Struk penjualan 1 kepada konsumen Menyimpan Struk 2
(sebagai arsip)
Membuka Database Membuka Sheet 3 (Pelaporan) Menghitung total
Penjualan Pencetakan Laporan Bulanan Penyerahan Laporan Penjualan
kepada pemilik Nota Penjualan Salinan Nota Penjualan
Pesanan selesai
Struk Pembayaran
Laporan penjualan bulanan
Penjualan (Bagan 2.0)InputProcessOutput
Daftar Harga
Pemesanan pelanggan yang tertera dalam nota
Nota penjualan 1 Pemesanan Oleh Pelanggan Pencatatan pesanan ke
nota
Pengerjaan pesanan
Membuka Database Membuka File Penjualan Membuka Sheet 2 (Struk
Pembayaran) Entry kode barang Pemeriksaan kode pada file data
barang Penghitungan harga barang Record Data Barang terjual ke
dalam Sheet 3 ( Pelaporan ) Pencetakan slip pembayaran Penerimaan
kas Memberikan Struk penjualan 1 kepada konsumen Menyimpan Struk 2
(sebagai arsip) Nota penjualan Salinan Nota Penjualan
Pesanan selesai
Struk Pembayaran
Pesanan Pelanggan (Bagan 2.1)InputProcessOutput
Daftar Harga
Pemesanan Oleh Pelanggan Pencatatan pesanan ke nota Nota
penjualan Salinan Nota penjualan
Pengerjaan Pesanan (Bagan 2.2)InputProcessOutput
Pemesanan pelanggan yang tertera dalam nota Pengerjaan
pesanan
Pesanan selesai
Pembayaran (Bagan 2.3)InputProcessOutput
Nota penjualan 1 Membuka Database Membuka File Penjualan Membuka
Sheet 2 (Struk Pembayaran) Entry kode barang Pemeriksaan kode pada
file data barang Penghitungan harga barang Record Data Barang
terjual ke dalam Sheet 3 ( Pelaporan ) Pencetakan slip pembayaran
Penerimaan kas Memberikan Struk penjualan 1 kepada konsumen
Menyimpan Struk 2 (sebagai arsip) Struk Pembayaran
Pelaporan (Bagan 3.0)InputProcessOutput
Nota Penjualan 2
Membuka Database Membuka Sheet 3 (Pelaporan) Menghitung total
Penjualan Pencetakan Laporan Bulanan Penyeraha Laporan Penjualan
kepada pemilik Laporan penjualan Bulanan
LDFD LA VEDILIS SALES APPLICATION SYSTEM (Sistem Baru)DIAGRAM
ARUS DATA INDUK
Pelanggan Nota Pembayaran
Nota penjualan order
Sistem Informasi Penjualan (2.0)
Pemilik Struk Pembayaran Laporan Penjualan Nota Penjualan Nota
Penjualan Struk Pembayaran File Penjualan File Pelaporan
PENGEMBANGAN DIAGRAM ARUS DATA
KONSUMEN Struk Pembayaran
Nota Penjualan Order
Sistem penjualan (2.0) File Penjualan Nota Penjualan
Salinan Nota Penjualan Salinan Struk Pembayaran
Pelaporan (3.0)Salinan Nota File Pelaporan Salinan Struk
PEMILIK
NARASI LA VEDILIS SALES APPLICATION SYSTEMProses Penjualan yang
terjadi di PD. Karunia Jaya yaitu di mulai dari Pelanggan yang
datang untuk melakukan pemesanan. Pegawai administrasi menyiapkan
nota penjualan dan mencatat semua pesanan ke dalam nota penjualan
rangkap dua. Nota penjualan 1(nota tagihan), di berikan kepada
pelanggan dan Nota penjualan 2, diberikan ke kasir yang kemudian
untuk di simpan sebagai arsip. Selanjutnya dilakukanlah pengerjaan
pesanan. Jika pengerjaan telah selesai, pelanggan melakukan
pembayaran di kasir dengan membawa nota tagihan.Transaksi
Pembayarannya yaitu dimulai dari Pelanggan yang memberikan nota
tagihan kepada kasir. Lalu kasir menginput kode dan jumlah unit
barang ke dalam komputer. Setelah komputer mengolah data dan total
harga penjualan di ketahui, pelanggan melakukan pembayaran.
Selanjutnya data file yang di sebut juga dengan slip pembayaran, di
cetak untuk di berikan kepada pelanggan. Dan data penjualan
tersebut di record langsung ke dalam file pelaporan.Pada Proses
Pelaporan, data barang terjual yang telah di rekap selama satu
bulan di total secara keseluruhan yang kemudian akan menghasilkan
Laporan penjualan Bulanan. Laporan Penjualan Bulanan tersebut
selanjutnya disetorkan kepada pemilik beserta Nota Penjualan 2 dan
Salinan Struk Penjualan.
FLOWCHART PD. KARUNIA JAYA (Sistem Baru)
ALA VEDILIS SALES APPLICATION SYSTEMPenjualan
Nota Penjualan 1Pelanggan
Entri Kode & identitas pelanggan
Database BarangForm PesananPesanan penjualan
Pencarian kode dalam databaseSiapkan nota penjualan
Jika kode cocokANota Penjualan 1
Nota Penjualan 2 Tidak cocok cocok
Penghitungan harga barangPengerjaan pesanan
N belum selesai
Pencetakan slip PembayaranRecord dataJika pengerjaan selesai
Slip pembayaranDatabase Barang Terjual Selesai
BPembayaran
A
Pelaporan
B
Penyusunan Laporan Penjualan
Database Barang terjualRecord Laporan PenjualanCetak Laporan
Penjualan
Laporan Penjualan Bulanan
Pemilik
Anggaran Pengembangan Sistem Penjualan PD. Karunia JayaA.
Taksiran Biaya Pengembangan Sistem Pelaporan Penjualan1. Biaya
SurveyTransportasi (3 orang x @16.000)Rp 48.000,-TOTALRp
48.000,-
2. Biaya Desain Sistema) Tahap desain konseptual:1. Administrasi
(ATK, kertas, dll)Rp 50.000,-2. Honor analis (1 orang @300.000)Rp
300.000,-b) Tahap desain fisik:1. Honor programmer (2 orang
@300.000)Rp 600.000,-TOTALRp 950.000,-3. Biaya Implementasi
Sistema) Pembelian komputer + printer(2.000.000 + 500.000)Rp
2.500.000,-b) Biaya instalasi programRp 300.000,-TOTALRp
2.800.000,-4. Biaya Pemeliharaan/Evaluasia) Honor analis (1 orang
@200.000)Rp200.000,-b) Honor programmer (2 orang
@250.000)Rp500.000,-TOTALRp700.000,-
5. Biaya Utilitasa) ListrikRp 50.000,-b) TeleponRp 50.000,-c)
Biaya administrasi umum(kertas, pena, tinta printer) sebulanRp
40.000,-TOTALRp 140.000,-
TOTAL KESELURUHANRp 4.638.000,-
B. Biaya Rutin yang dikeluarkan untuk Sistem LamaAlokasi terdiri
dari:1. Gaji tenaga administrasi keuangan(1 orang x 12 bulan
@600.000)Rp 7.200.000,-2. Biaya perlengkapan dan peralatana) Buku
nota (12 bulan x @5.000)Rp 60.000,-b) Pena (5 pena/tahun @2.000)Rp
10.000,-c) Kertas binder (1 pack x 12 bulan @6000)Rp 72.000,-d)
Buku catatan plat mobil, ALK lainnyaRp 10.000,-e) Biaya lain-lain
(fotokopi, transpor, dll)Rp 60.000,-Total Biaya Rutin yang
dikeluarkanRp 7.412.000,-
C. Biaya yang dikeluarkan untuk Sistem Baru1. Gaji bagian
administrasi keuangan(1 orang x 12 bulan @750.000)Rp 9.000.000,-2.
Biaya perlengkapan dan peralatana) Biaya pemeliharaan (12 bulan
@40.000)(Up-date program, penggantian komponenyang
rusak)Rp480.000,-b) Kertas (4 rim/tahun @35.000)Rp140.000,-c) Tinta
printer (6 kotak/tahun @25.000)Rp150.000,-d) Pena (2 buah/tahun
@2.000)Rp 4.000,-e) Nota (12 bulan x @5.000)Rp 60.000,-Total Biaya
Rutin yang dikeluarkanRp9.834.000,-
Studi Kelayakan1. Aspek EkonomiSistem pengolahan laporan
penjualan yang terkomputerisasi menggunakan program Microsoft
Excell yang telah dirancang sesuai dengan kebutuhan pelaporan
penjualan perusahaan. Tenaga yang dianjurkan dalam mengolah
pelaporan penjualan adalah tamatan SMEA yang mengerti akan
pembukuan, sehingga tenaga kerja dapat dipercaya untuk mengolah
pelaporan penjualan dan komputer, serta biaya gaji yang dikeluarkan
tidak begitu besar jika dibandingkan untuk membayar akuntan. Proses
memasukkan data-data penjualan pun menjadi lebih cepat, tepat, dan
terperinci jika dibandingkan dengan proses manual selama ini.
Total Estimasi Biaya1) Biaya SurveyRp 48.000,-2) Biaya Desain
SistemRp950.000,-3) Biaya Implementasi Sistem Rp 2.800.000,-4)
Biaya Pemeliharaan/EvaluasiRp140.000,-TotalRp 4.638.000,-
Penghematan Biaya1. Pena (3 pena/tahun @2.000)Rp 6.000,-2.
Kertas binder (1 pack x 12 bulan @6000)Rp 72.000,-3. Buku catatan
plat mobil, ALK lainnyaRp 10.000,-4. Biaya lain-lain (fotokopi,
transpor, dll)Rp 60.000,-TotalRp148.000,-
2. Aspek Teknis
Hal ini menyangkut pada kelayakan pengoperasian sistem Penjualan
yang telah diusulkan yaitu dengan menggunakan Sistem yang
terkomputerisasi. Perangkat komputer yang tersedia akan
dioptimalisasikan penggunaannya sehingga dapat menunjang proses
yang terjadi di dalam Sistem Penjualan PD. Karunia Jaya. Sistem
terkomputerisasi ini penggunaannya cukup mudah. Karena program
dibuat dirancang sebaik mungkin untuk pencatatan penjualan
perusahaan agar lebih baik. Selain itu, program yang dibuat cukup
mudah penggunaannya untuk user. untuk menunjang sistem ini, juga
akan ada perekrutan pegawai baru yang setidaknya mengerti tentang
pembukuan dan komputer.
3. Aspek OperasionalDengan menggunakan Sistem baru yakni dengan
menerapkan Sistem terkomputerisasi dengan Program Microsoft Exel,
Transaksi Penjualan PD Karunia Jaya akan menjadi lebih baik. Di
karenakan dengan adanya Sistem terkomputerisasi, kegiatan input,
proses dan output data akan lebih mudah dan terformat &
tersimpan rapi, sehingga akan mengurangi kesalahan-kesalahan yang
seringkali terjadi dalam pencatatan manual. Dalam rangka penerapan
sistem ini agar bisa dilakukan dengan baik maka diperluakan satu
orang pegawai baru yang mengerti komputer dan pembukuan. Dan untuk
pegawai administrasi sebelumnya akan ada pelatihan singkat untuk
mempelajari bagaimana menggunakan sistem baru ini.4. Aspek
HukumSistem pemrosesan penjualan yang kami ajukan ini tidak
melanggar hukum dan perundang-undangan yang berlaku, karena
perangkat yang digunakan dibeli secara legal dan merupakan software
yang sudah pernah dipakai oleh perusahaan-perusahaan pengguna
sistem lain, hal ini mengungkapkan bahwa sistem ini telah lulus
dalam uji kelayakan dalam aspek hukum dan program yang dipakai
dirancang sendiri untuk kepentingan perusahaan, dan bukan untuk
mengganggu dan merusak privasi orang lain dalam bidang ilmu
pengetahuan dan teknologi. Perundang-undangan di Indonesia juga
melegalkan penggunaan software yang dapat membantu kinerja manusia
selama masih dalam ruang lingkup aman dan tidak mengancam
keberadaan orang lain. Program yang kami gunakan adalah Microsoft
Exel original, dan telah mendapat lisensi dari Microsoft Inc.
5. Aspek Psikologis
Struktur Organisasi yang telah ada di PD Karunia Jaya tidak
banyak perubahan. Hanya saja untuk bagian administrasi, ada
tambahan satu orang untuk pegawai administrasi. Dan orang tersebut
setidaknya lulusan SMEA yang mengerti tentang pembukuan dan
komputer.
Bagan Desain Konseptual
KomponenPenjualanPelaporan
Output Nota Penjualan Copi Nota Penjualan Struk pembayaran 1
Struk Pembayaran 2 Laporan Penjualan Bulanan
Proses Pesanan konsumen (secara lisan) Pencatatan pesanan ke
nota Pengerjaan pesanan Pesanan selesai Buka Database penjualan
Buka sheet 2 ( Struk pembayaran) Entri kode barang ke sistem
Pengecekan Kode Penghitungan penjualan Pencetakan struk pembayaran
Struk dan nota ke konsumen Buka database Penjualan Buka Sheet 3 (
Laporan penjualan) Entri kode barang ke sistem Pengecekan Kode
Penghitungan laporan penjualan Pencetakan laporanpenjualan
Penyerahan laporan ke pemilik
Input Pesanan konsumen ( lisan ) Nota penjualan Copi nota
penjualan Struk Pembayaran 2
Media Nota Penjualan Alat Tulis 1 unit komputer Printer HP
MF2410 Kertas Struk Tinta Printer HP C9351A 1 unit Komputer Printer
HP MF2410 Copi Paper ltlazer A4 500 lembar Tinta Printer HP
C9351A
Orang Pegawai administrasi Pelanggan Teknisi Pegawai
Administrasi Pemilik
Pengendalian Pelatihan kepada pegawai administrasi Pemakaian
Password Pelatihan kepada pegawai administrasi Pemakaian
Password
File transaksi Sheet 1 data barang Sheet 2 Struk Penjualan Sheet
3 Laporan penjualan
Database Database Penjualan Database Penjualan
Penyimpanan Harddisk Flashdisk Harddisk Flashdisk
Uraian Desai Konseptual
Output :1. Nota :Format : Kertas nota penjualan di tulis tangan
Terdiri dari 2 rangkapFungsi : Bukti pesanan pelanggan Bukti
penyerahan barang Bukti pelunasan pesanan
Isi : Nama konsumen Nomor kendaraan Nomor nota Tanggal pesanan
Banyaknya barang Nama barang pesanan Harga perunit barang Jumlah
harga Total harga Tanda terima pelanggan Tandatangan pegawai
administrasiOrang yang membuat : Pegawai administrasiWaktu
Pembuatan : Saat pemberitahuan pesanan knsumen kepada pegawai
administrasi
2. Copi Nota :Format : Salinan dari nota penjualan Salinan hanya
1 rangkapFungsi : Arsip perusahaan Kebutuhan dalam mengisi data
pesanan ke computerIsi : Nama konsumen Nomor kendaraan Nomor nota
Tanggal pesanan Banyaknya barang Nama barang pesanan Harga perunit
barang Jumlah harga Total harga Tanda terima pelanggan Tandatangan
pegawai administrasiOrang yang menbuat : Pegawai administrasiWaktu
Pembuatan : Bersamaan dengan pembuatan nota penjualan
3. Struk pembayaranFormat : Printout dari computer Terdiri dari
2 rangkap
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran tunai pelangganIsi : Logo
perusahaan Nama perusahaan Alamat perusahaan Nomor telepon
perusahaan Tanggal pembayaran pesanan Jenis pesanan Nomor kendaraan
Nomor struk Kode barang Nasma barang Jumlah barang Harga perunit
barang Jumlah harga Total harga pesananOrang yang membuat : Pegawai
administrasiWaktu Pembuatan : Pada saat konsumen akan membayar
pesdanan tunai
4. Copi Struk :Format : Salinan dari stru pembayaran Terdiri
hanya1 rangkapFungsi : Arsip perusahaan Isi : Logo perusahaan Nama
perusahaan Alamat perusahaan Nomor telepon perusahaan Tanggal
pembayaran pesanan Jenis pesanan Nomor kendaraan Nomor struk Kode
barang Nasma barang Jumlah barang Harga perunit barang Jumlah harga
Total harga pesananOrang yang membuat : Pegawai administrasiWaktu
Pembuatan : Bersamaan dengan pembuatan struk pembayaran
5. Laporan Penjualan Bulanan :Format : Printout dari laporan
penjualan yang telah direkapFungsi : Sebagai laporan pegawai
administrasi kepada pemilik mengenai transaksi penjualan selama
sebulan Sebagai eval;uasi kinerja perusahaan dari masa ke masaIsi :
Logo perusahaan Nama peusahaan Alamat peudsahaan Nomor telepon
perusahaan Nama laporan Tasnggal transaksi pesanan Kode barang
pesanan Nama barang pesanan Harga barang perunit Jumlah harga
pesanan Total penjualan slam sebulanOrang yang membuat : Pegawai
administrasiWaktu Pembuatan : Sebulan transaksi penjualan
Sistem Informasi Akuntansi