Sesión 3 - Manejo de Proyectos y Control de Riesgos

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Manejo de proyectos y control de riesgos

Centro de DesarrolloEmpresarial

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Agenda

1. Términos clave en el manejo de proyectos

2. Principales factores de riesgo en el manejo de proyectos y sus posibles causas

3. Algunas ideas de solución y prevención de riesgos

4. Sesión de preguntas

TÉRMINOS CLAVE EN EL MANEJO DE PROYECTOS

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Términos clave en manejo de proyectos

Proyecto: La asignación de unos recursos con el fin de alcanzar un resultado específico con un presupuesto y plan de trabajo claramente establecido.

¿Que es la Administración de Programas?

► Coordinación inter-proyectos

► Un ambiente controlado y procesos para un desarrollo eficiente

► Requiere técnicas y metodologías diferentes para controlar su gestión

► Dirige y verifica la calidad de cada uno de los proyectos (un proyecto se mueve dentro de un presupuesto, la Administración de Proyectos maneja los presupuestos).

► Administra la dinámica de cambio

Programa: Un conjunto de proyectos inter-relacionados cuyo objetivo final es el desarrollar una nueva habilidad de negocio.

¿Que es la Administración de Proyectos?

► Enfocada a proveer productos específicos (como diseños de procesos, diseños de cargos, aplicaciones de software, etc.)

► Administra el alcance, la calidad, los riesgos asociados y los esfuerzos con el objetivo de proveer un producto específico

► Menor duración

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La Gestión de proyectos incluye …

Aplicación de…� Un conjunto de principios, métodos,

herramientas y técnicas para cumplir con los requerimientos del proyecto.

Gerenciar un proyecto incluye…� Identificar los requerimientos.� Establecer objetivos claros y alcanzables.� Balancear la relación entre las restricciones

del proyecto

El plan de gestión del proyecto… � es iterativo y puede alcanzarse a través de

una elaboración progresiva, lo cual incluye un mejoramiento continuo y la obtención de un plan detallado de ejecución

Disciplina para…� Realizar un trabajo eficiente y focalizado y

con un comportamiento orientado a la meta� Manejo transparente de riesgos� Planear con anticipación y evitar incendios

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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos … restricciones identificadas….

Tiempo Costo Calidad1 2 3

Alcance Recursos Riesgos4 5 6

Satisfaccióndel cliente

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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos … Areas de conocimiento….

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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos … Areas de conocimiento….

GERENCIA DE PROYECTOS

4. Gerencia de integración del proyecto 5. Gerencia del alcance del proyecto 6. Gerencia del tiempo del proyecto

7. Gerencia de costos del proyecto 8. Gerencia de calidad del proyecto 9. Gerencia de recursos humano del proyecto

10. Gerencia de comunicaciones del proyecto 11. Gerencia de riesgos del proyecto 12. Gerencia de adquisiciones del proyecto

4.1 Desarrollar la carta de apertura del proyecto4.2 Desarrollar la declaración preliminar del alcance del proyecto4.3 Desarrollar el plan de gerencia del proyecto4.4 Orientar y gerencia la ejecución del proyecto4.5 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto4.6 Control de cambios4.7 Cerrar el proyecto

5.1 Planeación del alcance5.2 Definición del alcance5.3 Crear EAP5.4 Verificación del alcance5.5 Control del alcance

6.1 Definición de las actividades6.2 Secuencia de las actividades6.3 Estimación de recursos de las actividades6.4 Estimación de la duración de las actividades6.5 Desarrollo del cronograma6.6 Control del cronograma

7.1 Estimativa de costos7.2 Presupuesto7.3 Control de costos

8.1 Planeación de la calidad8.2 Realizar aseguramiento de calidad 8.3 Realizar el control de calidad

9.1 Planeación de recursos humanos9.2 Contratar equipo de trabajo9.3 Desarrollar equipo de trabajo9.4 Gerenciar el equipo de trabajo

10.1 Planeación de las comunicaciones10.2 Distribución de las informaciones10.3 Informe de desempeño10.4 Gerenciar de las partes interesadas

11.1 Planeación de la gerencia de riesgos11.2 Identificación de los riesgos11.3 Análisis cualitativo de riesgos11.4 Análisis cuantativo de riesgos11.5 Planeación de respuestas a riesgos11.6 Seguimiento y control de riesgos

12.1 Planear compras y adquisiciones12.2 Planear contrataciones12.3 Solicitar respuestas de proveedores12.4 Seleccionar proveedores12.5 Administración de contrato12.6 Finalización de contrato

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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos … Procesos de gerenciamiento….

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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos … Procesos de gerenciamiento….

PRINCIPALES FACTORES DE RIESGO EN EL MANEJO DE PROYECTOS Y SUS POSIBLES CAUSAS

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Principales factores de riesgo en el gerenciamiento de un proyecto

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Estos factores de riesgo, si no son gestionados de manera adecuada y oportuna… conllevan a…

► Mala planificación, las estimaciones son poco realistas.

► Mala gestión, se involucran al proyecto recursos sin

experiencia

► Objetivos poco claros, contradictorios o cambios en los

objetivos durante la ejecución del proyecto

► Falta de apoyo y compromiso de los principales

stakeholders (usuarios, clientes, las partes intervinientes)

► Mala comunicación (interna o externa)

► Falta de preparación de la organización para recibir el

cambio

► Soluciones implantadas de forma inadecuada en relación

con la arquitectura de información (procesos de negocio o

técnico)

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Analicemos las posibles causas de estas fallas…

Proceso de iniciación del proyecto

� No existe un project charter del Proyecto

� No se realizó el caso de negocio del proyecto

� No se define y/o empodera oportunamente al Gerente de Proyecto

� No hay una clara descripción del proyecto y/o los objetivos del proyecto no están claros

� No se hace una buena “venta” del proyecto dentro de la organización.

� No se identificaron a todos los interesados

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Analicemos las posibles causas de estas fallas…

Proceso de Planeación del proyecto

� No se realiza una planeación oportuna o suficiente

� Las especificaciones son poco claras

� No existe apoyo de la Alta Dirección

� Equipo de Proyecto sin experiencia en planeación o en proyectos

� No se consideró la gestión de los riesgos

� No se realiza un adecuado análisis de restricciones

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Analicemos las posibles causas de estas fallas…

Proceso de Ejecución del proyecto

� Manejo inadecuado de la gestión integrada de cambios

� El recurso humano asignado no cuenta con el perfil y/o las habilidades necesarias

� Desincronización de recursos o de actividades

� Cambios no controlados en el alcance

� Cambios no controlados en el cronograma

� Falta de apoyo de la alta dirección

� Cambios en las restricciones del proyecto no manejadas apropiadamente

� Falta de uso de técnicas y herramientas de control de proyectos

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Analicemos las posibles causas de estas fallas…

Proceso de Seguimiento y control

� No se establecieron puntos de chequeo

� Inadecuado gestión de riesgos del proyecto

� Seguimiento inoportuno y/o inadecuado a los Proyectos

� No se controlan los cambios de manera integrada

� No hay sistemas de control operando

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Analicemos las posibles causas de estas fallas…

Proceso de cierre del proyecto

� Los productos entregados nos están alineados con las expectativas

� El Producto está incompleto.

� Preparación insuficiente o nula para la recepción del Entregable por parte del cliente o del usuario

ALGUNAS IDEAS DE SOLUCIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS

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Factores claves de éxito

Patrocinio por parte de

presidencia / junta directiva

Patrocinio por parte de

presidencia / junta directiva

La PMO debe demostrar el valor agregado que resulta de la inversión agregada

Alto nivel de poder, autoridad y control sobre los proyectos de inicio a fin

Gestión activa de lar resistencia al cambio y eliminación de barreras

La PMO debe demostrar el valor agregado que resulta de la inversión agregada

Alto nivel de poder, autoridad y control sobre los proyectos de inicio a fin

Gestión activa de lar resistencia al cambio y eliminación de barreras

1

Comunicación efectiva e

involucramiento de los “stakeholder”

Comunicación efectiva e

involucramiento de los “stakeholder”

Acordar las metas, establecer las métricas de progreso, medidas y reportes, y comunicar el éxitoAcordar las metas, establecer las métricas de progreso, medidas y reportes, y comunicar el éxito

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Aprender de proyectos pasados

Aprender de proyectos pasados

Crear repositorio de información

Utilizar como referencia las experiencias y lecciones aprendidas de proyectos pasados

Crear repositorio de información

Utilizar como referencia las experiencias y lecciones aprendidas de proyectos pasados

Planeación estricta y detallada

Planeación estricta y detallada

Reflejar en los planes de trabajo estimados de costos, esfuerzo, y tiempo.

Incluir en el plan de trabajo y presupuesto holgura/contingencia

Reflejar en los planes de trabajo estimados de costos, esfuerzo, y tiempo.

Incluir en el plan de trabajo y presupuesto holgura/contingencia

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3

Distribución de recursos según las

necesidades y perfil requeridos

Distribución de recursos según las

necesidades y perfil requeridos

Asegurar que los recursos asignados cuenten con el conocimiento y experiencia requerida, y estén capacitados en la gerencia de proyectos.

Identificar cuando es necesario contratar externos para que ayuden al equipo a desarrollar las habilidades requeridas

Asegurar que los recursos asignados cuenten con el conocimiento y experiencia requerida, y estén capacitados en la gerencia de proyectos.

Identificar cuando es necesario contratar externos para que ayuden al equipo a desarrollar las habilidades requeridas

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Es necesario definir un modelo de proyectos….

Es necesario administrar eficientemente los proyectos y programas entendiendo y ajustando la operación del modelo de proyectos a las necesidades propias de la Empresa.

► Institucionalizar el Modelo de Gobierno de programas y proyectos

► Compartir y coordinar recursos transversales

► Desarrollar de metodologías y estrategias de administración de proyectos, mejores prácticas y estándares comunes

► Administrar y consolidar los riesgos de todos los proyectos centralizadamente

► Coordinar las comunicaciones► Monitorear los cronogramas y presupuestos

a todo nivel en la organización ► Alinear los estándares de calidad para todos

los proyectos entre los gerentes de proyectos y cualquier ente interno o externo

Principios de un Modelo de Proyectos... Un Modelo de proyectos evita …

Iniciativas en desalineadas

Iniciativas aisladas Objetivos equivocados

Iniciativas en conflicto

… con el fin de que los programas y proyectos habiliten lasestrategias y los objetivos organizacionales

±

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Se debe definir como la gerencia de proyectos reporta y gobierna los proyectos…

Ejecutivo

Comité directivo

PMO

Frente de trabajo

1

Frente de trabajo

2

Frente de trabajo

3

Frente de trabajo

4Otros

Rol principal:►Aprobar recomendaciones de frentes

de trabajo►Resolver problemas entre frentes de

trabajo► Facilitar la integración de esfuerzos

Rol principal:► Integración y alineación de los distintos frentes de

trabajo y ►Velar por el cumplimento del plan de trabajo.►Comunicar el avance y estado del proyecto/programa►Velar por la coordinación de los diferentes frentes del

proyecto, resaltando las dependencias entre las diferentes iniciativas

►Monitoreo a las incidencias y dependencia dependencias

►Gestión de línea base► Integrar esfuerzos de trabajo

►Reportar avance► Seguimiento a ruta

crítica► Seguimiento de

incidencias

►Informar estado de avance de los hitos.►Seguimiento del

alcance

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Se deben priorizar los proyectos alineados con las necesidades estratégicas y operativas

Alineación de Estrategia

Impacto financiero (directo)

Impacto no financiero

Riesgo de la ejecución del proyecto

Crecimiento Excelencia operacional Experiencia del cliente

►Incremento de margen►Incremento de clientes

►Incremento de la capacidad para soportar el crecimiento

►Impacto en costos►Costos del Inventario

►Necesidades de clientes/socios

►Cambio FTE►Mitigación del riesgo►Evitar costos►Satisfacción del

empleado

►Alineación del cliente►Alineación de la estrategia del cliente►Mejorar ingresos de clientes►Control

►Alineación de la estrategia a largo plazo►Cumplimiento

►Obtención oportuna de los beneficios►Presencia del cambio (interno y externo)

►Capacidades organizacionales y aslistamiento

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Se debe realizar una gestión adecuada de riesgos

Planear la gestiónde riesgos

Definir cómo realizar lasaactividades de gestión de riesgos

en los proyectos

Identificar los riesgos

Determinar que riesgos puedenafectar el proyecto y documentar

sus características

Análisis cualitativode los riesgos

Priorizar los riesgos para realizarotros análisis o acciones

posterioress, evaluando y combinando su ocurrencia y

probabilidad de impacto

1 2 3

Análisis cualitativode los riesgos

Análizar numéricamente el efectode los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto

Planificar la respuesta a los

riesgos

Desarrollar acciones y opcionespara mejorar las oportunidades y

reducir las amenazas a los objetivos del proyecto

Realizar el seguimiento y control

de riesgos

Realizar el seguimiento a los riesgosidentificados, supervisar los riesgos

residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los

riesgos y evaluar su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto

4 5 6

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Se debe llevar a cabo un programa de control efectivo del proyecto / programa…

(7) Costos: alinear la estrategia de la Empresa con el alcance del proyecto, con el fin de alcanzar las metas a corto y largo plazo. Por ejemplo Reducir Costos, Identificar nuevos mercados, etc.

(10) Comunicación: En la fase de iniciación, la importancia de comunicar la necesidad de la compañía y el soporte a los proyectos, es de vital importancia para lograr el correcto patrocinio.

(9) Recursos: Dependiendo de la estructura organizacional y los roles que se identifican durante los proyectos. Es necesaria la administración de un pool de recursos de para maximizar su disponibilidad.

(4) Integración: Área de conocimiento que contempla todo el ciclo de vida del proyecto, iniciando con el desarrollo del project charter hasta el cierre del proyecto. Incluye las actividades relacionadas con gestión del (5)Alcance, (6)Tiempo, (7) Costos y(9) Recursos

(8) Calidad: Medir los indicadores claves de éxito, para evaluar la calidad de los resultados de los proyectos.

(10) Comunicación: Durante la fase de monitoreo y control, el área de comunicaciones enfatiza en el desarrollo de informes según el perfil de los interesados.

(10) Comunicación: El marco general de E&Y contiene un capítulo separado, para la gestión del cambio de cada uno de sus proyectos.

(12) Proveedores: Complementando la gestión de recursos, existe un seguimiento detallado a los proveedores, para que se alineen a la estrategia de la Empresa.

(10) Comunicación: Durante la fase de monitoreo y control, el área de comunicaciones enfatiza en el desarrollo de informes según el perfil de los interesados.

(11) Riesgos: Como parte fundamental de nuestro marco general, dedicamos especial atención a los riesgos en las fases de planeación y monitoreo y control.

Programa de Control

efectivo

Aceptación del Negocio

Visión y direcciónMedición y

Seguimiento

PlanificaciónEjecución

AdministraciónDel Cambio

Compromiso y Comunicación a los

Interesados

Alineación Estratégica y

casos de negocios

Presentación de Informes

Gestión deBeneficios

GobernabilidadProcesos de Gestión de proyectos

Recursos (Gente, Factores

Culturales,Tecnología)

Gestión de Riesgos

Patrocinio

PREGUNTAS….?

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