ESTRATEGIA GENERAL DE LA AUDITORIAMBA JULIA GIRALDO A.
Ver despus no vale, lo que vale es ver antes y estar preparadoJos Mart
PLANIFICACIN DE LA ACTIVIDAD Planificar es un proceso para identificar los objetivos y concretar la mejor manera de alcanzarlos. El proceso de auditoria se puede ver condicionado por:La planificacin general de la organizacin.
La planificacin de rganos de control externos a la organizacin con los que est vinculado o subordinado funcionalmente.
EL PLAN DE ACTUACIONES DEL RGANO DE AUDITORA INTERNANIVELES O FASES DE PLANIFICACIN:
Plan a largo plazo o planificacin estratgica. Partiendo de la planificacin estratgica de la Auditoria, debe cubrir adecuadamente los riesgos ms significativos para el logro de los objetivos. Debe formularse con coherencia, concrecin y sinceridad y permite identificar el ciclo de auditora: Periodo en el que se prev realizar todos los proyectos que afecten a riesgos significativos para la organizacin. Periodo entre 3 y 5 aos. Planificacin operativa. Plan a corto o Plan de Actuaciones del Area de Auditoria. (Anual). Planificacin o programa de trabajo detallado para cada auditora.
PLANIFICACIN ESTRATGICAFinalidad: Fijar a medio y largo plazo cuales son los objetivos generales y las estrategias as como las polticas concretas a partir de las cuales se pretenden alcanzar.mbito: sus Perodo: Formas: Para el conjunto de la organizacin y/o para cada uno de Departamentos o reas. Medio o largo plazo (entre 3 y 5 aos).
Cada Departamento o rea realiza su planificacin estratgica y luego se integran en la planificacin estratgica de la organizacin. Elaborar el Plan Estratgico de la organizacin y, en base a l, los especficos de cada rea o Departamento.
PLANIFICACIN ESTRATGICACondicionantes:
Fines o misin que la normativa encomienda.
Grado de autonoma. Procesos de evaluacin: Problemas y oportunidades internasy externas. Puntos fuertes y dbiles.
Elevada comunicacin interna.
Niveles de consenso: Interno y externo..
PLANIFICACIN ESTRATGICAPASOS A DESARROLLAR:
Identificar con claridad el mandato de la organizacin o unidad. Concretrar la misin y los valores de la organizacin o unidad. Analizar y evaluar el entorno exterior e interior. Reconocer los temas crticos que afectan a la organizacin o unidad. Concretar las estrategias para afrontar cada tema crtico. Especificar la visin de futuro de la organizacin o unidad.
PLANIFICACIN OPERATIVA Finalidad: Concrecin detallada de las acciones y recursos a travs de los cuales se pretenden alcanzar las formulaciones contenidas en los planes estratgicos. Periodo: aos). Corto o medio plazo (entre 1 y 2
Forma: Los planes especficos de cada rea o Departamento se integran en el plan operativo integral o corporativo de la organizacin.
PLANIFICACIN OPERATIVAPasos a desarrollar: Si existe planificacin estratgica, los pasos seran:
A partir de los objetivos estratgicos, delimitacin de losobjetivos operativos concretos y cuantificados a alcanzar a corto plazo.
Fijar las actuaciones concretas que posibiliten el alcanzarcada objetivo operativo al menor costo y maximizando su utilidad.
EL PLAN DE ACTUACIONES DEL RGANO DE AUDITORACRITERIOS GENERALES:
La planificacin debe ser coherente con el Estatuto de la organizacin y las metas generales de la Auditoria. Hay que establecer: Metas. Programas de trabajo. Planes de personal y presupuestos financieros. Informes de actividad.
Las metas deben ser susceptibles de medicin y tener fechas estimadas de realizacin.
EL PLAN DE ACTUACIONES DEL RGANO DE AUDITORALos programas de trabajo deben incluir:Fechas y resultados del ltimo trabajo. Que actividades sern desempeados. Cuando sern realizadas. Tiempo estimado requerido.
Al establecer las prioridades del programa de trabajo se debe considerar:Fechas y resultados del ltimo trabajo.
Evaluaciones actualizadas de riesgos, y eficacia de la gestin de riesgos y de los procesos de control.
EL PLAN DE ACTUACIONES DEL RGANO DE AUDITORARequerimientos de la Direccin, el Comit de Auditora y el rgano de gobierno de la organizacin.
Cambios significativos en la actividad, operaciones, programas, sistemas y controles de la organizacin.Oportunidades de alcanzar beneficios operativos. Cambios y (flexibilidad). capacidades del personal de auditora
EL PLAN DE ACTUACIONES DEL RGANO DE AUDITORAOBJETIVOS Y ESTRUCTURA DEL PLAN
Identificados los objetivos a que pretende responder el Plan, es habitual que su estructura se realiza en base a los mismos. Los objetivos ms habituales (y una posible estructura) son:
1) Reforzar la gestin de riesgos de la Auditoria.2) Evaluar la eficacia, eficiencia y cumplimiento de las normas e instrucciones por las unidades y/o servicios de la organizacin (Modelo ms convencional de control interno).
EL PLAN DE ACTUACIONES DEL RGANO DE AUDITORA3) Auditar la efectiva realizacin de medidas, acciones o programas de carcter estratgico por la organizacin, as como los resultados obtenidos. 4) Reforzar la seguridad en el funcionamiento de la organizacin. 5) Desarrollar actuaciones de colaboracin institucional con otros rganos de auditora Estatal, o de otras Administraciones Pblicas, nacionales o internacionales.
EL PLAN DE ACTUACIONES DEL RGANO DE AUDITORAELABORACIN. PREMISAS
mbito temporal: El ao natural. rgano que lo realiza: Se puede o no disponer de una unidadespecfica de planificacin, pero el Gerente decidir las actuaciones a integrar en el Proyecto del Plan.
EL PLAN DE ACTUACIONES DEL RGANO DE AUDITORAFASES DEL PROCESO 1) Relevamiento o identificacin general. 2) Identificacin de los riesgos.
3) Identificacin de las actuaciones de Auditora.4) Cuantificacin de la carga de trabajo asumible por el Auditor: Mayor o menor complejidad (modelos argentino y espaol). Reserva (entre el 25% y el 35%).
EL PLAN DE ACTUACIONES DEL RGANO DE AUDITORA
5) Determinacin de las actuaciones de auditora a incorporar al Proyecto del Plan.
6) Aprobacin y/o modificacin del Plan de Actuaciones.
PROGRAMAS DE AUDITORAPOSIBLE TIPOLOGA DE PROGRAMAS DE AUDITORA:1) De control financiero y presupuestario. 2) De control y seguimiento de rganos o unidades territoriales.
3) De reas funcionales.4) De reas horizontales. 5) De seguridad informtica. 6) De conductas del personal. 7) De seguimiento de programas estratgicos de la Auditoria. 8) De colaboracin con otros rganos de control. 9) Otros programas.
PROGRAMAS DE AUDITORA1) Programas de auditora de control financiero y presupuestario
Objeto: Anlisis y evaluacin de la confiabilidad de los estados financieros y el control presupuestario de la Auditoria.Caractersticas: Regulacin especfica y minuciosa. Especial atencin y detalle en los Manuales de Auditoria (guiones, modelos de informes, etc.).
Los ms habituales: Controles de legalidad y el control financiero a posteriori.
PROGRAMAS DE AUDITORA2) Programas de auditora de control y seguimiento de rganos o unidades territoriales Objeto: Seguimiento permanente de los servicios integrados en los rganos o unidades territoriales, a travs del control de su actividad. Caractersticas: Su inclusin en el Plan anual se inserta en la planificacin a largo plazo. Uso de instrumentos especficos de planificacin y control permanente establecidos por la organizacin, as como los indicadores de cumplimiento de objetivos. Uso de Cuadro o Tablero de Mando. Almacenes de Datos. Notables diferencias segn su mbito y alcance.
PROGRAMAS DE AUDITORALos ms habituales:
Comprobaciones generales de grandes unidades de mbito territorial superior. Verificacin cumplimiento objetivos, anlisis de riesgos e instrumentos de control. Comprobaciones generales de unidades medianas y/o pequeas. Evaluacin global.Comprobaciones parciales: Desviaciones observadas en los objetivos programados, planificacin, estndares de calidad, etc.
PROGRAMAS DE AUDITORA3) Programas de auditora de reas funcionales Objeto: Si no existe Sistema de Gestin de Riesgos (SGR). Seguimiento y anlisis de sus procedimientos ms habituales (estandarizados) y actividades que implican cambios significativos. Si existe SGR . Evaluacin de los mismos.
Caractersticas: Procedimiento muy estandarizados y manualizados. Implican el conocimiento del rea. Adems de analizar las desviaciones observadas sobre los procedimientos, deben aportar valor para la mejora de los mismos. Los ms habituales: Vinculados a las reas funcionales suelen priorizarse las actuaciones en funcin de su relacin con los derechos de los contribuyentes y con los resultados globales de la Auditoria.
PROGRAMAS DE AUDITORA4) Programas de auditora de reas horizontales o instrumentales (Recursos humanos, administracin econmica, informtica, servicio jurdico, organizacin y planificacin, etc.) Objeto: Similar a los programas de las reas funcionales. Con o sin SGR. Condicionados por el nivel de autonoma de la Auditoria. A mayor autonoma ms alta la importancia de estas actuaciones. En general, evaluacin y anlisis del desarrollo de sus tareas. En particular:
Caractersticas:
Los ms habituales:
Informtica: Procesamiento de datos, sistemas no automticos, Intranet. Administracin econmica: No actuaciones en relacin a presupuestacin o contratacin. se la incluyen las contabilidad,
PROGRAMAS DE AUDITORA5) Programas de auditora de seguridad informtica
Objeto: Supervisar la poltica general de seguridad de la informacin de la Auditoria Adecuacin tecnolgica y organizativa. Incidencias de seguridad ocurridas y como se han registrado. Excepciones admitidas a las reglas generales aprobadas en el sistema y los aspectos no contemplados en el mismo.
Caractersticas: Condicionados por la existencia de una Unidad de auditora.
PROGRAMAS DE AUDITORALos ms habituales: Supervisin del funcionamiento y del cumplimiento de objetivos por los rganos y unidades de informtica.
Supervisin de los riesgos en reas tcnicas.Supervisin de la gestin de la seguridad de la informacin (fsica y lgica de los sistemas y de la informacin residente en ellos).
PROGRAMAS DE AUDITORA6) Programas de auditora de conductas del personal
Objeto: Dar cumplimiento a las funciones en relacin a la prevencin, deteccin e investigacin de conductas incorrectas o irregulares del personal de la organizacin.Caractersticas: Dado el tamao de la organizacin, suelen basarse en instrumentos informatizados, as como en las denuncias o quejas recibidas. Carcter permanente. Reserva genrica de carga de trabajo. Los ms habituales: Uso exclusivamente (Accesos). profesional de la informacin
Normativa sobre horario.
Normativa sobre incompatibilidades.Conflictos de intereses.
PROGRAMAS DE AUDITORA7) Programas de auditora de seguimiento de programas estratgicos de la Auditoria Objeto: Analizar y evaluar las medidas adoptadas para la organizacin directamente vinculadas al logro de un objetivo estratgico. Caractersticas: Por su contenido pueden ser muy variados.
Mayor valor en funcin de que sirvan para poner de manifiesto desviaciones o disfunciones en plazo para su adecuacin a los objetivos previstos.
Los ms habituales: Vinculados a medidas Organizativas y procedimentales.
PROGRAMAS DE AUDITORA8) Programas de auditora de colaboracin con otros rganos de auditora Objeto:
Cumplimiento de las obligaciones y/o acuerdos con los rganos de control externos a la organizacin, tanto si tiene dependencia funcional como si no (Coordinacin). Analizar y evaluar aspectos comunes en distintas Administraciones.
PROGRAMAS DE AUDITORACaractersticas:
Carcter homogneo tanto en su naturaleza y alcance como en la metodologa e instrumentos a utilizar. Su finalidad suele ser su posterior integracin para obtener conclusiones y propuestas comunes. 9) Otros programas
En este grupo se incorporan las actuaciones que no tienen acomodo en los anteriores.
El proceso bsico de planeacin: sus etapas y pasosPartes de la planeacinFines. Especificar metas y objetivos
Medios. Elegir polticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos.Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
Realizacin. Disear los procedimientos para la toma de decisiones Control. Disear un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.
MODELO DE CAMBIO ESTRATGICO VISIN
BARRERAS IMPLICADOS
DIAGNSTICOOBJETIVOS AO 3
SITUACIN ACTUALOBJETIVOS AO 2
PLANES DE ACCIN
OBJETIVOS AO 1
MISINPLANES DE ACCIN
PLANES DE ACCIN
ENTORNO
VALORES COMPARTIDOS
AHORA
BARRERAS
FUTURO
MISIN
ESTRATEGIA
VISIN
DIAGNSTICO ESTRATGICO
PROBLEMAS ESTRATGICOS
REAS DE RESULTADOS CLAVES
SOLUCINES ESTRATTICAS
OBJETIVOS ESTRATGICOS
PLANES DE ACCION
Modelo del cambio estratgico
ESCENARIO
INDICADORES DE MEDIDA
Enfoque Estratgico Ver la organizacin como un sistema abierto e insertado en un escenario social, econmico y poltico Priorizar su forma de relacionarse con la sociedad: productos y servicios Pensar estratgicamente: clara visin de futuro, solucin de problemas principales, logro de los objetivos estratgicos y control de funciones esenciales Ampliacin de las interacciones y participacin humana Descentralizacin en la toma de decisiones: Principios orientadores tica y valores humanos Pertinencia a necesidades especficas. Atencin personalizada/regionalizada
