SEKRETARIAT SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU (SPMB) Nomor UN27.30.PM01 PENGESAHAN Tanggal Terbit 01 Juni 2012 Revisi 00 Halaman - PROSEDUR MUTU: KEPANITIAAN SPMB Proses Penanggung jawab Tanggal Tandatangan Unit Kerja Nama Jabatan 1. Penyusunan Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) Munawar Kholil, SH., M.Hum. Sekretaris Eksekutif 01 Juni 2012 2. Pemeriksaan Kantor Jaminan Mutu Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. Vita Ratri Cahyani, M.P. Kepala 01 Juni 2012 3. Pengesahan Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) Prof. Drs. Sutarno, M.Sc., Ph.D. Ketua 01 Juni 2012
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Jika ada personel yang tidakdisetujui maka suratpermohonan dikirim kembalike tiap Fakultas/Unit/Bagianuntuk direvisi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Draft KepanitiaanSPMB
6 Mengirimkan usulankepanitiaan ke Ketua SPMBuntuk dimintakan persetujuan
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB
7 Jika disetujui,
Usulan kepanitiaan akandikirim ke Tata Usaha (TUHTL) untuk diverifikasi legaldrafting
Jika ada revisi,
Usulan akan dikembalikan keSekretariat SPMB untukdirevisi dan kemudiandiajukan kembali ke KetuaSPMB
Ketua SPMB Rektor
8 Usulan kepanitiaan yang telahdiverifikasi selanjutnyadidisposisi ke Rektor untukditandatangani
TU HTL Ka Biro AUK Disposisi Draft SuratKeputusan (SK)Kepanitiaan
9 Menandatangani SKKepanitiaan dan selanjutnyamendisposisikan ke KetuaSPMB melalui TU HTL
Rektor Rektor Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan
10 Memberikan nomor dan capSK Kepanitiaan
TU HTL Rektor Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan
11 Mendisposisikan ke SekretarisEksekutif SPMB
Ketua SPMB Rektor Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan
12 Mengirimkan SK Rektorkepada personel terkaitmelalui DekanFakultas/PPs/Unit
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM01
PROSEDUR MUTU KEPANITIAAN SPMBTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/4
Flowchart:
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM01
PROSEDUR MUTU KEPANITIAAN SPMBTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 4/4
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM02
PROSEDUR MUTU PENGUMUMAN HASIL SELEKSITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam mengumumkan peserta yanglolos seleksi SPMB
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi merancang Pengumuman Rektor, Memintakanpersetujuan, Mengumumkan melalui media pengumuman, dan mendistribusikanke yang berkepentingan
Refferensi Klausal ISO 9001:4.2.
Definisi/PenjelasanUmum
1. Pengumuman Hasil seleksi adalah Pengumuman Hasil Seleksi PenerimaanMahasiswa Baru untuk masing-masing jalur seleksi
2. Pengumuman melalui Website http://www.spmb.uns.ac.id
Rekaman Mutu 1. Disposisi dan Konsep Pengumuman Rektor
2. Pengumuman Rektor
Sasaran Kinerja Pengumuman bisa diakses oleh pendaftar SPMB
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Menerima draft PengumumanRektor yang dibuat oleh Deputi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Disposisi danKonsepPengumumanRektor
2 Melakukan evaluasi draftPengumuman Rektor yang dibuatoleh Deputi
Jika setuju,
Meneruskan ke Biro AUK dan BiroAA
Jika tidak setuju,
Mengembalikan draft PengumumanRektor kepada Deputi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Disposisi danKonsepPengumumanRektor
3 Melakukan verifikasi materirancangan Pengumuman Rektor
Biro AUK danBiro AA
SekretarisEksekutif
Disposisi danKonsepPengumumanRektor
4 Menerima hasil verifikasi draftPengumuman Rektor untukdilakukan perbaikan apabiladiperlukan
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Disposisi danKonsepPengumumanRektor
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM02
PROSEDUR MUTU PENGUMUMAN HASIL SELEKSITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
5 Mengirimkan rancanganPengumuman Rektor ke KetuaSPMB/PR 1 untuk dimintakanpersetujuan
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Disposisi danKonsepPengumumanRektor
6 Rancangan Pengumuman Rektoryang telah diverifikasi selanjutnyadidisposisi ke Rektor untukditandatangani
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Disposisi danKonsepPengumumanRektor
7 Rektor menandatanganiPengumuman kemudianmendisposisikan ke KetuaSPMB/PR1
Rektor Disposisi danKonsepPengumumanRektor
8 Mendisposisikan ke SE SPMB Ketua SPMB Rektor PengumumanRektor
9 Memintakan nomor dan cap ke TUHTL
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB PengumumanRektor
10 Mengunggah data peserta diterimajalur SPMB Swadana ke dalamWebsite
Seksi TIK danPengolah data
Deputi PengumumanRektor
11 Mengirimkan data peserta diterimajalur SPMB Swadana ke BiroAkademik dan Biro Keuangan untukpemantauan proses registrasi danmenyimpan arsip
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB PengumumanRektor
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM02
PROSEDUR MUTU PENGUMUMAN HASIL SELEKSITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM03
PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT MASUKTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/2
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Penanganan dan PengelolaanSurat Masuk
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Identifikasi Surat Masuk dalam agenda
Refferensi Klausal ISO 9001:4.2.
Definisi/PenjelasanUmum
1. Surat yang dimaksud adalah surat yang ditujukan ke salah satu atausebagian Panitia SPMB yang berkaitan dengan pelaksanaan SPMB
2. Staf SPMB adalah petugas yang membantu kerja dan dibawah kendaliSekretaris Eksekutif
Rekaman Mutu 1. Data Surat
2. Agenda Surat Masuk
Sasaran Kinerja Surat Masuk teridentifikasi dalam agenda surat masuk
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggung
JawabRekaman
1 Menerima surat dari pihak luarmelalui baik dikirim langsung,lewat kurir, pos, email ataufaximile
Staf SPMB(Administrasi)
SekretarisEksekutif
Data surat
2 Mencatat dalam agenda suratmasuk
Staf SPMB(Administrasi)
SekretarisEksekutif
1. Data surat
2. Agenda Surat Masuk
3 Melakukan cek atas informasipengiriman dan melakukanverifikasi tujuan dan jenisdokumen
Staf SPMB(Administrasi)
SekretarisEksekutif
Data surat
4 Mendisposisikan surat masukkepada pihak tertuju
Staf SPMB(Administrasi)
SekretarisEksekutif
Data surat
5 Mengarsipkan surat masukberdasarkan jenis dokumen, tipedokumen, dan menyimpannyasesuai masa retensi.
(Bentuk data bisa berupasoftcopy ataupun hardcopy)
Staf SPMB(Administrasi)
SekretarisEksekutif
Data surat
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM03
PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT MASUKTanggal Terbit 01 Juni 2012
PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT KELUARTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/2
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Penanganan dan PengelolaanSurat yang Dikeluarkan oleh SPMB
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Penanganan dan Pengelolaan Surat yangDikeluarkan oleh SPMB
Refferensi Klausal ISO 9001:4.2.
Definisi/PenjelasanUmum
Surat Keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh Panitia SPMB
Rekaman Mutu 1. Agenda surat keluar
2. Konsep surat, Disposisi, dan Surat Keluar
Sasaran Kinerja Surat keluar tercatat dalam agenda surat keluar
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggung
JawabRekaman
1 Menerima Konsep Surat dari Deputi SekretarisEksekutif
Ketua SPMB 1. Disposisi
2. Konsep SuratKeluar
2 Melakukan verifikasi Konsep suratkeluar
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Konsep SuratKeluar
3 Jika konsep surat disetujui,
maka konsep surat didisposisi keKetua SPMB untuk ditandatangani.
Jika ada revisi,
konsep dikembalikan ke Deputiuntuk direvisi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Konsep SuratKeluar
4 Melakukan verifikasi surat keluar Ketua SPMB Ketua SPMB Konsep SuratKeluar
5 Jika disetujui,
Konsep Surat akan ditandatangani
Jika ada revisi,
Konsep surat akan dikembalikan keSekretariat SPMB untuk direvisidan kemudian diajukan kembali keKetua SPMB/PR 1
Ketua SPMB Ketua SPMB Konsep SuratKeluar
6 Memintakan nomor dan cap ke TUHTL
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Surat Keluar
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM04
PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT KELUARTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/2
7 Surat Keluar dikirimkan kepadapihak terkait dan menyimpannyasebagai arsip
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB 1. Surat Keluar
2. Agenda suratkeluar
Flowchart
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM05
PROSEDUR MUTU PENANGANAN PELANGGANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Pelayanan kebutuhan informasiSPMB dan Penanganan keluhan pelanggan
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pelayanan kebutuhan informasi, keluhan danpenyelesaiannya
Refferensi Klausal ISO 9001:7.2.3
Definisi/PenjelasanUmum
1. Pelanggan yang dimaksud adalah Siswa, orang tua dan masyarakat yangmembutuhkan informasi SPMB dan yang menjadi peserta SPMB
2. Staf SPMB adalah petugas yang membantu kerja dan dibawah kendaliSekretaris Eksekutif
Rekaman Mutu Keluhan Pelanggan dan Register Keluhan Pelanggan
Sasaran Kinerja Kepuasan Pelanggan
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Menerima informasi kebutuhan pelangganatau keluhan melalui telepon, kotak saran,email atau secara langsung
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
KeluhanPelanggan
2 Mengidentifikasi kebutuhan atau keluhanpelanggan
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
3 Mencatat keluhan dalam register, apabilapelanggan menyampaikan keluhan danmemberitahu pelanggan penyelesaian/solusi atas keluhan tersebut
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
Register KeluhanPelanggan
4 Apabila pelanggan hanya membutuhkaninformasi pendaftaran SPMB UNS makaakan diberikan informasinya dengandijawab secara langsung atau diberikanleaflet ataupun link website SPMB UNS
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
5 Menyampaikan kepada pihak terkaitapabila kebutuhan informasi atau keluhantidak bisa diselesaikan oleh petugassecara langsung
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
6 Apabila pihak yang terkait/kompeten tidakada ditempat maka pertanyaan akandicatat untuk ditanyakan kepada bagianyang berkompeten dengan memintapelanggan untuk menelepon kembali
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM05
PROSEDUR MUTU PENANGANAN PELANGGANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
diwaktu yang akan datang atau petugasmencatat nomor telepon/email pelanggan
7 Melakukan monitoring dan evaluasi statuskeluhan pelanggan setiap bulannya
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
Register KeluhanPelanggan
8 Mengkoordinasikan kepada pihak terkaitapabila terdapat kebutuhan atau keluhanpelanggan yang belum diselesaikan
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM05
PROSEDUR MUTU PENANGANAN PELANGGANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM06
PROSEDUR MUTU PENANGANAN PERMINTAAN DOKUMENTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan penanganan permintaan dokumen
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi penanganan permintaan dokumen dan data SPMB
Refferensi Klausal ISO 9001: 4.2.3.
Definisi/PenjelasanUmum
Dokumen yang dimaksud adalah yang bersifat rahasia dan biasa
Rekaman Mutu 1. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data
2. Register Dokumen/Data
Sasaran Kinerja Kepuasan Pelanggan terhadap kebutuhan data
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggung
JawabRekaman
1 Menyampaikan kebutuhandokumen/data dengan menuliskanpada buku register
Pemohon SeketarisEksekutif
Surat permohonanKebutuhanDokumen/Data
2 Melakukan verifikasi kebutuhandokumen/data sesuai dengankategori kerahasiaan dankewenangan akses dokumen/data
Staf SPMB(Administrasi)
SeketarisEksekutif
1. Registerdokumen/data
2. SuratpermohonanKebutuhanDokumen/Data
3 Jika dokumen yang diminta bersifatbiasa,
maka dokumen dapat langsungdiberikan
Jika dokumen yang diminta bersifatrahasia,
maka pelanggan diminta membuatsurat permohonan yang akandiajukan terlebih dahulu kepadaSeketaris Eksekutif
Staf SPMB(Administrasi)
SeketarisEksekutif
1. Registerdokumen/data
2. SuratpermohonanKebutuhanDokumen/Data
5 Memberikan disposisi permohonankebutuhan dokumen/data kepadaKetua
SeketarisEksekutif
Ketua SPMB 1. Disposisi
2. SuratpermohonanKebutuhanDokumen/Data
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM06
PROSEDUR MUTU PENANGANAN PERMINTAAN DOKUMENTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
6 Menyetujui atau menolakpermohonan atau meneruskankepada Sekretaris Eksekutif
Ketua SPMB Ketua SPMB 1. Disposisi
2. SuratpermohonanKebutuhanDokumen/Data
7 Menyerahkan dokumen/data sesuaikebutuhan atau menolakpermohonan dokumen/data sesuaidisposisi Ketua SPMB
Staf SPMB(Administrasi)
SeketarisEksekutif
Dokumen/data
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM06
PROSEDUR MUTU PENANGANAN PERMINTAAN DOKUMENTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM07
PROSEDUR MUTU PENGADAAN HARDWARETanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pengadaan hardware untukmemenuhi kebutuhan pelaksanaan SPMB
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pengadaan hardware untuk memenuhi kebutuhanpelaksanaan SPMB
Refferensi Klausal ISO 9001:7.4.; 6.3.
Definisi/PenjelasanUmum
Pengadaan Hardware yang mendukung kinerja dalam pelaksanaan SPMB
Rekaman Mutu 1. Disposisi dan Permohonan hardware beserta spesifikasi dan jumlah
2. Disposisi dan Surat Pengadaan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah
3. Bukti serah terima hardware
Sasaran Kinerja Kebutuhan peralatan untuk pelaksanaan SPMB terpenuhi
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Mengajukan permohonankebutuhan hardware dengandilengkapi spesifikasi, jumlahserta waktu penyediaannya
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pemeliharaan Hardware/Software
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pemeliharaan secara periodik untuk Software, PC,Laptop, Printer, Server, Kamera Digital, Handy Cam, UPS dan Scanner sertaPeralatan Elektronik Lainnya
Refferensi Klausal ISO 9001:6.3.
Definisi/PenjelasanUmum
Pemeliharaan Hardware/Software yang digunakan dalam pelaksanaan SPMB
3. Daftar Parameter Hardware/Software yang menjadi fokus pemeliharaan
4. Disposisi dan Surat Perbaikan Hardware/Software
5. Hasil Uji Fungsi
Sasaran Kinerja Memastikan bahwa hardware dan software tetap bisa digunakan
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggung
JawabRekaman
1 Membuat jadwal pemeliharaansecara periodik untukHardware/Software.
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
JadwalPemeliharaanHardware/Software
2 Menetapkan parameter setiaphardware/software yang menjadifokus pemeliharaan
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
Daftar Parameterhardware/softwareyang menjadi fokuspemeliharaan
3 Melakukan pemeliharaan secaraberkala sesuai jadwal
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
4 Mencatat hasil pemeliharaandalam register
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
RegisterPemeliharaanHardware/Software
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM10
PROSEDUR MUTU PEMELIHARAANHARDWARE/SOFTWARE
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
5 Menyampaikan usulan perbaikanhardware/software apabiladiperlukan atau melaporkanhardware yang tidak layakdipergunakan
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
RegisterPemeliharaanHardware/Software
6 Bisa Memperbaiki,
Melakukan perbaikan sesuaikemampuan atau membuatusulan perbaikanhardware/software
Tidak Bisa Memperbaiki,
Mengusulkan perbaikan keSekretaris Eksekutif
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
RegisterPemeliharaanHardware/Software
7 Mendisposisi perbaikanhardaware/ software ke BagianPerlengkapan
Sekretaris Eksekutif Ketua SPMB 1. Disposisi
2. Surat PerbaikanHardware/Software
8 Melakukan uji fungsi apabiladiperlukan untukhardaware/software yang telahdiperbaikiBagus,Menerima hardware/softwareyang telah diperbaikiBelum,Dikembalikan ke BagianPerlengkapan untuk diperbaikikembali
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
1. Hasil Uji Fungsi2. RegisterPemeliharaanHardware/Software
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM10
PROSEDUR MUTU PEMELIHARAANHARDWARE/SOFTWARE
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart:
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM11
PROSEDUR MUTU KOORDINASI PERSIAPANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretariat SPMB dalammelaksanakan lokakarya persiapan proses SPMB di UNS
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Undangan, Kajian Sistem sebelumnya, peluangperbaikan dan penetapan sistem berikutnya
Refferensi Klausal ISO 9001: 5.5.
Definisi/PenjelasanUmum
1. Panitia SPMB terdiri dari personel yang ditunjuk oleh Rektor melalui SKdengan tugas pokok dan fungsi masing-masing terlampir
2. Koordinasi dilaksanakan dengan agenda tinjauan sistem & instrumen yangtelah dipergunakan tahun sebelumnya serta sistem & instrumen yang akandipergunakan tahun berikutnya
3. Kajian masing-masing topik dan sistem dilakukan oleh Seksi, Deputi sertaSekretaris Eksekutif
Rekaman Mutu 1. Keputusan Rektor Kepanitiaan
2. Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi PersiapanSPMB UNS Tahun 2011 (Undangan, Notulen, Rekomendasi PelaksanaanSPMB Tahun Berikutnya)
Sasaran Kinerja Perbaikan sistem berkelanjutan
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Menerima SK Rektorperihal Panitia SPMB
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan
2 Mengundang Panitiatersebut dalam SK Rektoruntuk melakukanpembahasan persiapanpelaksanaan SPMB
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Undangan
3 Membuka danmemberikan arahankoordinasi
Ketua SPMB Rektor Notulen
4 Melakukan analisa ataukajian pelaksanaan SPMBtahun sebelumnya
Deputi, SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Notulen
5 Melakukan kajian SistemPendaftaran On Line
Seksi TIK Deputi Notulen
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM11
PROSEDUR MUTU KOORDINASI PERSIAPANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
6 Melakukan kajiansubstansi informasi dalamleaflet atau laman
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Notulen
7 Melakukan kajian prosespenyusunan naskah ujianserta proses pengolahandata
Seksi Naskah Deputi Notulen
8 Mengidentifikasi peluangperbaikan untuk masukanpelaksanaan SPMB
Deputi, SekretarisEksekutif
Ketua SPMB 1. Notulen2. RekomendasiPelaksanaan SPMBTahun Berikutnya
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM11
PROSEDUR MUTU KOORDINASI PERSIAPANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart:
������������������
�� �������������� ��������������������������
�� �������
����������
��� ����� ���
������ �������
����������
������� ������
����������
����������
����������������
���������������
����������
��������
�������� �
���������������
��� ��
����! ����
"�������������
����������� �
���������������
�����
�� ������
������#����
���������������
���� ����
��!�����������
$��!�� ���$����
%
&
'
�������� �!�����
����������������
�� ���������
�����������
���
���
'
�� �������(
%)���� ���� ������� ����� ��������� ����
&)���� #�������
')�� ����
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM12
PROSEDUR MUTU SOSIALISASI, PROMOSI & PUBLIKASITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan sosialisasi,promosi dan Publikasi SPMB sehingga informasi SPMB di UNS lebih luasjangkauannya
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pelaksanaan sosialisasi atau promosi SPMB melaluimedia cetak atau elektronik
Refferensi Klausal ISO 9001:7.2.3
Definisi/PenjelasanUmum
1. Sosialisasi yang dimaksud adalah Sosialisasi, Promosi, dan PublikasiSPMB sebagai sarana penyampaian informasi ke masyarakat yangberkaitan dengan pelaksanaan SPMB
2. Media Sosialisasi yang digunakan: website/internet, bertemu langsungdengan pelanggan (gathering), Expo/Pameran pendidikan, Media Cetakdan Elektronik, Material Promo (Leaflet dan Pamflet), dan Direct Mail
Rekaman Mutu 1. Jadwal, Media yang digunakan, dan Konsep desain/materi sosialisasi2. Surat permohonan, Surat Penawaran Sosialisasi, Kontrak Kerjasama3. Materi Sosialisasi: Spanduk, leaflet/brosur4. Data Stok Materi Sosialisasi5. Laporan dan Evaluasi Pelaksanaan Sosialisasi
Sasaran Kinerja Informasi lebih luas dan merata di berbagai daerah Jawa dan Luar Jawasehingga mendapatkan pendaftar dan mahasiswa yang berkualitas tinggi dariberbagai propinsi di Indonesia
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Merencanakan Jadwal danMedia yang digunakanuntuk Sosialisasi
Seksi Humas,Promosi, danPublikasi
SekretarisEksekutif
Jadwal dan MediaSosialisasi
2 Menyiapkan konsepdesain/materi sosialisasilainnya yang diperlukan