Sedic documentación electrónica nuevas soluciones para su tratamiento, preservación y difusión

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Jornada Universitaria y Profesional

ActualízaT3ª Sesión: Documentación electrónica: nuevas soluciones para su tratamiento, preservación y difusión

F/. 15 de abr de 2023

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Jornada Universitaria y Profesional ActualízaT3ª Sesión: Documentación electrónica: nuevas soluciones para su tratamiento, preservación y difusión



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Presentación de keensoft Documentación electrónica Presentación de la solución

Alfresco Nubarchiva ICEArchiva

Contenido



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Presentación de keensoft



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“El verdadero progreso es el que pone la tecnología al alcance de todos.” Henry Ford (1863-1947) Industrial estadounidense.

La informática es un área imprescindible en la empresa actual de cualquier sector. Este área puede dotar de mayor valor de competencia a los productos o servicios de la compañía independizándolo del tamaño o envergadura de sus infraestructuras tradicionales.

En keensoft pensamos que la amplia oferta de soluciones informáticas cumple todas las necesidades de las empresas. La implantación de soluciones informáticas por empresas proveedoras especializadas permite un tiempo de implantación mínimo, tecnología productiva desde el inicio sin errores ni incidencias y un presupuesto muy reducido.

keensoft somos un equipo de profesionales con más de 9 años en el mercado de la consultoría y desarrollo informático. Hemos construido nuestra experiencia realizando proyectos y productos de uso masivo en sectores de máxima relevancia y exigencia como el sector bancario y el de la administración pública.

Hemos creado keensoft para proporcionar a nuestros clientes la tecnología actual para la administración y gestión de su empresa y de sus clientes. Nuestra misión es analizar, asesorar y proveer de las soluciones informáticas que necesitan nuestros clientes para lograr sus objetivos más ambiciosos.

Ofrecemos los servicios desde una perspectiva ágil y pragmática, eliminando los artificios sin valor. Nuestro trabajo se desarrolla siguiendo nuestros valores de empresa y personales:

Profesionalidad en el trato y en el servicio Calidad al mayor nivel del sector industrial Honestidad y transparencia Servicio Global

2 sedes en Zaragoza damos servicios a España y resto de Europa 2 partner en Colombia para dar servicio a latinoamérica

keensoft - Quiénes somos



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Business Intelligence y Big Data

Estudiamos sus datos y objetivos de empresa, diseñamos los indicadores necesarios y el modo de exponerlos para obtener un análisis rápido y útil. Implantamos soluciones software para explotar los datos y obtener la información que permite alcanzar las metas propuestas.

Gestión de conocimientoIntranet colaborativa

Desarrollamos intranets de trabajo para potenciar la productividad de su entidad. La oficina cero-papel complementada con la interactividad colaborativa reduce los tiempos de espera y agiliza sus procesos.

Gestión DocumentalDiseñamos sistemas de gestión documental basados en tecnologías y plataformas existentes adaptándolas a sus necesidades. Agilice su negocio evitando los tiempos improductivos de búsqueda de información.

Gestión de ArchivoGestione su archivo de un modo eficiente y seguro garantizando su contenido. Aumente la accesibilidad de la información archivada permitiendo el autosuministro de la misma.

Custodia electrónica legalEs necesario establecer mecanismos para garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos guardados. Para ello keensoft hemos desarrollado un repositorio de custodia electrónica que garantiza la validez legal de la documentación electrónica a lo largo del tiempo de vigencia.

MovilidadCreación de sitios web adaptativos para su información pueda ser consultada correctamente desde cualquier dispositivo.

Desarrollamos soluciones en movilidad a partir de aplicaciones ya existentes actualmente o totalmente nuevas. Aplicamos nuestro conocimiento técnico en dirección de proyectos y de tecnologías emergentes para garantizar un rápido desarrollo en las plataformas más extendidas.

Web Adaptativas monotemáticas que aprovechan las ventajas de la web y de la movilidad..

Aplicaciones mantenibles de forma autónoma para las exposiciones mediante un gestor de contenidos móvil

Asesoría y consultoría tecnológicaCentrados especialmente en el software de gestión empresarial analizamos las necesidades de nuestros clientes, asesoramos sobre las soluciones que pueden impulsar su empresa.Garantizamos el éxito de los proyectos informáticos mediante la auditoria de sus planes, realizando revisiones independientes de los proyectos en marcha o asesorando a su equipo.

Dirección de proyectosDirigimos su proyecto de tecnologías de la información garantizando la consecución de sus objetivos y por tanto su éxito. Seguimiento de requisitos, aprobación de entregables, reporte de información, evaluación de riesgos y apoyo en la decisión.

keensoft · Servicios



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Documentación electrónica



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•e-Expediente •Creación•Formularios•Digitalización•Correo electrónico

Generación y captura

•Revisión•Colaboración•Aprobación•Flujos de trabajo

Gestión•Publicación•Web•Movilidad•Portales

Distribución

•Archivo central•Custodiar•No-repudio•Disposición•Selección

Almacenamiento y custodia •Conservación

•Diseminación•Accesibilidad•Custodia digital

Preservación y fiabilidad

Ciclo de vida completo del documento



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Preservación legal de larga duración

Ley 11/2007 , de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP)

Artículo 6. Derechos de los ciudadanos.” Se reconoce a los ciudadanos el derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos para el ejercicio de los derechos previstos en el artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, así como para obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimiento, entablar pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos administrativos”

Disposición final tercera “En el ámbito de la Administración General del Estado y los organismos públicos vinculados o dependientes de ésta, los derechos reconocidos en el artículo 6 de la presente ley podrán ser ejercidos en relación con la totalidad de los procedimientos y actuaciones de su competencia a partir del 31 de diciembre de 2009.”

http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf

La directiva 1999/93/CE “A la firma electrónica reconocida le otorga la ley la equivalencia funcional con la firma manuscrita respecto de los datos consignados en forma electrónica.”

Necesidad legal

http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf



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Preservación legal de larga duración

Total de personas que han utilizado Internet en los últimos 12 meses 26.644.542

Fuente: Encuesta sobre Equipamiento y Uso de Tecnologías de la Información y Comunicación en los hogares 2014. INE. http://www.ine.es/prensa/np864.pdf

Necesidad real

http://www.ine.es/prensa/np864.pdf

http://www.ine.es/prensa/np864.pdf



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Documento electrónico

Según la ley 11/2007 LAECSP, “Documento electrónico. Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.”




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El contenido, conjunto de datos en que se sustancia la información

Los metadatos, elemento que proporciona contexto al contenido, estructura y firma de un documento, contribuyendo al valor probatorio y fiabilidad de éste a lo largo del tiempo como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos.

La firma electrónica conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que:

Permite detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados,

Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a los que se refiere

y ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.

http://www.mpt.gob.es/dms/es/publicaciones/centro_de_publicaciones_de_la_sgt/GUIAS_NTI/text_es_files/Guia_documento-electronico-INTERNET.pdf







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Características de los documentos electrónicos Dinámicos, pueden variar de una visualización a otra Son procesables, la estructura y el contenido se conforman en el momento de la

visualización. Resultado de combinación de distintas fuentes como registros de una base de datos. Diferentes morfologías (imagen, texto, video, …) Formado por diferentes adjuntos (correo electrónico) Almacenamiento distribuido Necesita elementos hardware y software para su visualización.

Requisitos de los documentos (también los electrónicos) Confidencialidad y acceso. Integridad Autenticidad Fiabilidad Usabilidad y disponibilidad Contextualidad




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1. Seguro

2. Sostenible tecnológicamente Flexible. Integrable. Basado en estándares.

3. Sostenible económicamente Escalable.

Propiedad de la entidad

4. Sostenible funcionalmente Ampliable o adaptable. Basado en estándares

5. Sostenible temporalmente Amplio mercado

6. Sostenible legalmente Cumpliendo la legislación

7. Usable y accesible

Sistema de información documental

Sistemas operativosBase de datos

Sistema de ficheros

Gestión documental y custodia

Identificación Firma electrónica

Backup

Gestión de

archivo

Registro electrónico

Gestión de expedientes



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Presentación de la solución



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Distribución








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Presentación de la solución Alfresco



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Ciclo de vida

Disposición

Relacionado a nivel de categorías Permite políticas de:

Retención Disposición

Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido

Observación de Registros

El sistema es capaz de identificar los registros que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión.

Eventos

Definidos por el usuario Definidos por el sistema Permiten ser enlazados a las

planificaciones de disposición Gran conjunto de eventos predefinidos:

Abolición Caso terminado Obsoleto Reasignación Preparado para disposición

Transferencia

Capacidad de "transferir" registros al final del ciclo de disposición.



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Seguridad y auditorías

Seguridad Soporte para autenticación encadenada, SSO y directorios de usuarios y enfocado a ACLs, Modelo extensible para necesidades propias Diferentes permisos preconfigurados como la capacidad de cerrar expedientes, eliminar

planificaciones, destrucción de archivos o periodos de cadencia.

Auditoria API de auditoria que permite una alta

granularidad en la auditoria de los elementos tratados

Auditar acciones Filtro por tipo de evento, usuario o fecha Las mismas auditorias pueden ser

declaradas como registros



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Motor de búsqueda

Técnicamente imbatible Motor basado en Lucene Arquitectura Java (multiplataforma y personalizable) Indexación matemática (muy rápido en consulta) Admite clusterización y replicación Integrable con sistemas externos (BBDD, CMS, etc.)

Funcionalmente brillante Búsqueda textual (como Google) Búsqueda facetada Corrección ortográfica Criterios personalizables de ordenación Muestra contenidos relacionados Resultados con información enriquecida (snippets) Ordenación según relevancia del resultado Posibilidad de contenidos promocionados Herramientas para relacionar contenidos



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Motor de procesos - WorkFlow

¿Porqué lo necesito? Podrá automatizar todos los procesos de su organización para asegurarse que se realiza,

que se hace conforme a sus reglas de negocio y podrá consultar cómo se hizo, el resultado. Para cada evento se definen las tareas a realizar y las posibles opciones de salida. Permite programar acciones automáticas dependiendo de los valores seleccionados en la

tarea Tendrá toda la información de cómo se realizó la tarea, la documentación asociada o el

resultado.

¿Qué es Activity? Es una plataforma ligera de reglas de negocio, BPM (Business Process Management).

Permite desarrollar en un entorno visual procesos BPMN-2 y está integrada en Alfresco. BPMN-2 es un estándar internacional para el desarrollo de reglas y procesos de negocio

que permite que todos los procesos construidos bajo su definición funcionen independientemente de la herramienta de procesos BPM que se esté utilizando



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Presentación de la solución nubarchiva



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Nubarchiva

Sistema de gestión de archivos que permite cumplir sus funciones tanto para los expedientes físicos como los electrónicos y mixtos.

Funciones: Sistema Gestión de Archivo (SGA)

Gestión de cuadro de clasificación Descripción multinivel (ISAD) Descripción de autoridades (ISAAR) Valores predefinidos y tablas auxiliares Gestión de ingresos

Transferencias entre archivos Gestión de salidas

Transferencias entre archivos Consultas y Prestamos

Informes de gestión

Gestión de usuarios y permisos Integración con LDAP o usuario s propios Permisos multientidad Permisos granulares

Interoperabilidad Servidor OAI-PMH Exportación de formatos

EDM ESE MARCXML DC

Importación de datos desde Access, XLS, CVS Integración en Hispana, Europeana y APEX

Características técnicas Integración con gestor de expedientes Multientidad Backup por entidad Auditoria Tareas programadas



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1. Búsqueda facetada

2. Tipos de vista3. Filtrado rápido4. Edición de

registros5. Informes6. Refinado de

búsqueda7. Vista miniaturas8. Ordenación

• Diseño adaptativo multidispositivo

• Informes Google Analytics personalizados

• Niveles de acceso

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Nubarchiva - OPAC



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Presentación de la solución icearchiva



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Desde la aprobación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos la interacción de los ciudadanos de forma electrónica a los servicios de la administración es un derecho.

Consecuencia de ello se requiere de herramientas para: Admitir documentación en formato electrónico con la misma garantía y validez legal Gestión de la documentación de un modo integral independientemente de su soporte (electrónico o papel) Guardar la documentación electrónica que forma parte de un expediente con las mismas garantías que un

expediente en papel.

En el caso de los expedientes electrónicos los principales problemas existentes para son: La obsolescencia de los algoritmos utilizados para realizar firma electrónica debido al aumento de la capacidad

computacional de los equipos. Esto permitiría falsificar el documento La limitación del ciclo de vida de los certificados utilizados que exige su renovación no superior a 4 años.

Por este motivo es necesario establecer mecanismos para garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos guardados.

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica indica dos posibles aproximaciones para dar solución a este objetivo:

Uso de formato de firma longeva o de archivo. Conservación y custodia de las firmas en archivos digitales garantizando la fecha de ingreso y la no

modificación de los mismos

Por motivos legales, culturales e históricos (cumplimiento del articula 31 de la LAECSP)

Presentación de necesidad



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Firma electrónica

Directiva 1999/93/CEMarco EC para la firma electrónica

Ley 59/2003Firma electrónica

RD-Ley 14/1999Firma electrónica

Ley 34/2002LS Sociedad de información

Ley 56/2007Medidas de Impulso a la

sociedad de la información

RD 1720/2007Protección de datos

Ley 15/1999LOPD

RD 1/2007Defensa de Consumidores y

Usuarios

Ley 11/2007LAECSP

RD 3/2010ENS

RD 4/2010ENI

Marco normativo



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El servicio de archivo electrónico y la preservación digital de larga duración es una necesidad estratégica para el desarrollo de la administración electrónica con las garantías legales exigibles.

El archivo de larga duración permite: Custodia de los documentos electrónicos con la garantía del mantenimiento de su validez legal

a lo largo del tiempo Soluciones de protección ante la obsolescencia tecnológica Servicio de evidencia electrónica con validez legal

Así pues el sistema de preservación digital de la información debe tener las siguientes funciones: Basado en el modelo OAIS (ISO 14721:2003) Open Archival Information System Control de formatos: normalización y migración Control de acceso (LDAP) Registro de accesos Gestión de la obsolescencia. Conversión de formatos Metainformación sobre preservación Almacenamiento de documentos encriptados

Objetivos funcionales



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Firma electrónica

Gráfico: INTECO (Instituto de Tecnologías de la Comunicación) http://www.inteco.es

Firma electrónica

http://www.inteco.es/



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Uno de los aspectos más importantes es disponer de un sistema de vigilancia de la obsolescencia de la información.

Para ello se deben establecer filtros de conversión que garanticen que la información será siempre visible.

Aun con todo siempre se guardará la información original accesible para que pueda obtenerse la fuente del proceso.

Para mantener la legalidad del documento se realizaran copias autenticas dentro del documento preservando la legalidad.

Obsolescencia de formatos



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Perdurabilidad legal Asegura la validez legal e integridad de sus archivos durante el periodo de vigencia

mediante el resellado electrónico Basado en el estándar OAIS guarda los recursos recibidos y los empaqueta en un PIA.

Mantiene inviolable la autenticidad, integridad, no repudio y validez Admite firmas electrónicas básicas, avanzadas (CAdES, PAdES, XAdES) en todas sus

variantes (T, C/L/XL, A/LTV) Ofrece accesibilidad a la información con las funciones definidas en la norma RFC 4810 (y

asociadas) del protocolo de archivos de larga duración LTAP (Long Term Archive Protocol) Perdurabilidad de formatos (obsolescencia)

Conversión de formatos según sistema de copia autentica tal y como indica el ENI Consola de gestión de políticas de conversión

Características técnicas Utiliza el formato XML METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) como

estructura de almacenamiento Almacena el registro en el repositorio ECM mediante el estándar CMIS

Icearchiva - Características



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El sistema se basa en el sistema OAIS

ISO 14721:2003: Open Archival Information System

ISO 20652:2006 Space data and information transfer systems -- Producer-archive interface -- Methodology abstract standard

Como puede verse en el esquema la información que entra en el sistema se encuentra paquetizada de modo que puede tratarse de un modo “abstracto” sin conocer su contenido.

El sistema trata los expedientes electrónicos como paquetes de entrada y salida.

Icearchiva – Modelo de arquitectura



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Icearchiva –Arquitectura

EntidadDoc

icea

rch

iva

CMIS

WS

LD

AP

Fir

ma

ME

TS

UUID

Doc

Mets

A

Audit



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De este modo el objeto de información del archivo almacenado es una composición de:

Documento guardado Metadatos de preservación de la información Metadatos del paquete de información Metadatos descriptivos Documento en formato preservable

Cada paquete de información es almacenado en formato METS que permite gestionar los datos complejos de metadatos + objeto digital que forman un expediente

Icearchiva - Esquema de paquetes de información

Todo ello siguiendo el modelo ENI http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_Area_Descargas&langPae=es&iniciativa=145

Firma

HashAttach

Política

TSA

OCSP

VERIFY

TSA

TSA

Renovació

n

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Icearchiva - Funcionalidades

Entidad externa AUTORIZACIÓN AUDITORÍA

ARCHIVAR

EXPORTAR

BORRAR

VERIFICAR

OBTENER IDS

RFC

4810

RelojPROCESO de RESELLADO

http://www.iconarchive.com/show/oxygen-icons-by-oxygen-icons.org/Actions-im-user-icon.html

http://www.iconarchive.com/show/oxygen-icons-by-oxygen-icons.org/Actions-im-user-away-icon.html



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Icearchiva. Caso de uso



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icearchiva. Características técnicas

Cumplimiento del protocolo LTA (Long Term Archive) http://tools.ietf.org/html/draft-ietf-ltans-ltap-08

Integración Con FileSystem a través de CMIS (Content Management Interoperability Services) https://

www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=cmis Con Web Services interoperables (http://www.ws-i.org/)

WSI 1.0 attachment profile http://www.ws-i.org/Profiles/AttachmentsProfile-1.0.html WSI 1.2 Basic Profile http://www.ws-i.org/Profiles/BasicProfile-1.2-2010-11-09.html

RESTFul API Con abstracción de la plataforma de firma

@firma. http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_General&langPae=es&iniciativa=afirma

ASF Otras

Utiliza múltiples autoridades de sellado de tiempo para permitir para que el resellado sea escalable TS@

http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_General&langPae=es&iniciativa=tsa

http://tools.ietf.org/html/draft-ietf-ltans-ltap-08

http://tools.ietf.org/html/draft-ietf-ltans-ltap-08

https://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=cmis

https://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=cmis

http://www.ws-i.org/

http://www.ws-i.org/

http://www.ws-i.org/Profiles/AttachmentsProfile-1.0.html

http://www.ws-i.org/Profiles/AttachmentsProfile-1.0.html

http://www.ws-i.org/Profiles/BasicProfile-1.2-2010-11-09.html

http://www.ws-i.org/Profiles/BasicProfile-1.2-2010-11-09.html

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Distribución






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