SCDRR Reporting Grant _Bandung Oct 2013

MYFF 2004-2007 and BUDGET STRATEGY 2004-05

GRANT REPORTINGNIM COSS# 12Four HACT Cash Transfer Modalities under National Implementation ModalityNote: These modalities are treated equally and subject to the request of the National Implementing Partner.# Types of Audit OpinionsUnqualified opinion The unqualified opinion has no reservations concerning the financial statements. This is also known as a clean opinion meaning that the financial statements appear to be presented fairly. Qualified opinion This means that the auditor has taken exception to certain current-period accounting applications or is unable to establish the potential outcome of a material uncertainty. Disclaimer opinion This type of report is issued when the auditor tried to audit an entity but could not complete the work due to various reasons and does not issue an opinionAdverse opinion This is a type of audit opinion which states that the financial statements do not fairly present the financial position, results of operations, and changes in financial position, in conformity with generally accepted accounting principles.

2Country Office Support Services (COSS)Based on request from the Implementing Partner, UNDP will provide support, under the Country Office Support Service (COSS) arrangement, which include:the identification and recruitment of project and programme personnelprocurement of goods and services, the administration of donor financial contributionsprovision of other technical or administrative support required to deliver the outputs.

In providing these services, UNDP will apply its rules and regulations. Services provided by the UNDP Country Office, including those through the COSS modality, will be subject to audit by UNDP's external (the United Nations Board of Auditors) and/or internal auditors (UNDPs Office of Audit and Investigation). # Minutes of Handover of Goods and Services (BAST)With respect to the Government of Indonesias reporting procedures on grant realization, UNDP reports the provision of services and goods through COSS modality by preparing the Minutes of Handover (Berita Acara Serah Terima BAST) of Goods and Services to be signed jointly by UNDP, NPD and the Implementing Partners Authorized Budget Owner (Kuasa Pengguna Anggaran - KPA).

This will be submitted by the Implementing Partner to the Directorate General of Debt Management (Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang DJPU) and the State Treasury Service Office (Kantor Pelayanan Pembendaharaan Negara KPPN) under the Directorate General of Treasury (Direktorat Jenderal Perbendaharaan) of the Ministry of Finance.

# Alur Pelaporan HibahBNPB DJPUBNPB DJPU KPPN Jkt VIData disiapkan UNDPUNDP, BNPB, Kuasa Penggguna Anggaran BNPB menandatangini BAST

BNPB & UNDPRekonsiliasi HibahMoF BNPBBNPB UNDPMoF UNDP# SOURCE OF FUND SCDRR PHASE II#

# Grant Registration and Grant Revision Process# 9Source: MoF - 2012

#

BACK# 10NoUraianPenjelasan1Nama Grant / ProyekDiisi dengan nama proyek sesuai yang tertulis dalam grant agreement (GA)2Nilai GrantDiisi dengan jumlah grant sesuai yang tertulis dalam GA3Nomor GrantDiisi dengan nomor reference dari donor4Tanggal Penandatanganan GrantDiisi dengan tanggal penandatangan grant (date signing)5Nama Lembaga / DonorJelas6NegaraJelas7Sumber PembiayaanJelas8Jenis Pembiayaan (Grant Purpose)Diisi dengan jenis peruntukkan pembiayaan dari grant, misal bantuan program,bantuan proyek, technical assistance8Executing AgencyDiisi dengan nama departemen penerima grant9Implementing AgencyDiisi dengan nama eselon I / Satker penerima dan pengelola grant10Penarikan Pinjamana. Tata Cara PenarikanJelasb. Disbursement Plan Dilampirkan dengan Disbursement Schedule dari executing agency, termasuk alokasi per jenis kategori dan per tahunc. Diterushibahkan kepadaDiisi nama lembaga/pemda/BUMN penerima penerusan hibah12Sektor PembiayaanDiisi dengan sektor yang dibiayai dalam grant, misal infrastructure, education, health dsb.13Lokasi dan Aloaksi ProyekDalam hal proyek diberbagai lokasi, harap disebutkan lokasi dan alokasi dana per propinsi dan kab/kota 14Tanggal efektifDiisi dengan tanggal efektif grant tersebut a. Telah ditetapkan dalam grant Jelasb. Batas waktu pengefektifanJelas15Closing Datea. Telah ditetapkan dalam grant Jelasb. Ditentukan dalam clausulDiisi sesuai dengan ketentuan yang disebutkan dalam GA16Closing AccountDiisi dengan tanggal penetapan penutupan account sesuai dengan ketentuan lender17Jenis Fee dan PembayaranDiisi dengan jenis-jenis fee dan besarnya rate yang ditetapkan dalam GA sedangkan jatuh tempo adalah saat pembayarannya sesuai yang telah disepakati dalam GA (jika ada)18Pengiriman NoD Diisi penjelasan bahwa dalam LA telah diatur / belum tentang ketentuan pencantuman ketentuan pengiriman NoD oleh Donor19Conditions Precedent for EffectivenessDiisi dengan keterangan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi untuk pengefektifan Grant tersebut (jika ada)PETUNJUK PENGISIAN GRANT SUMMARY# 1112Notes: Budget revision procedure has been done and signed

# Grant Reporting

# For Goods and Services

BAST #

Combined Delivery Report (CDR)Need to prepare BAST: Berita Acara Serah Terima# The purpose of BASTAs reference document for grant recording Grant treated as Income received in State Budget (APBN)As reference document to hand over grant (goods or services). RECIPIENT (IP/Line Ministry/Beneficiaries)DONOR (Development Partner)16# AFTER CERTIFIED BAST

# UNDP BAST - for SERVICES#

SAMPLE.1 BAST SERVICES #

# SAMPLE. 2 BAST SERVICES

# UNDP BAST for GOODS # SAMPLE.1 BAST GOODS

#

#

SAMPLE.2 BAST GOODS #

#

# For Goods and Services

CERTIFIED GRANT# 29DONORDJPUDJPUKPPNPA/KPA SPTMHL SP3HL-BJS BASTMPHL-BJSMPHL-BJSPenyusunan BAST

PermohonanRegistrasiPermohonanPengesahan PendapatanPengesahan BelanjaMekanisme Pengesahan Hibah Dalam Bentuk Barang/Jasa Melaporkan dalam SIMAK BMN, LRA dan Neraca Menjelaskan Hibah dalam CaLK Menatausahakan dok. Terkait penerimaan hibah

PemberianNo. RegisterPenyusunan BAST

Pengesahan

1234567PersetujuanSource: MoF - 2012#

Source: MoF - 2012# Pengesahan ke DJPUPA/Kuasa PA mengajukan Surat Perintah Pengesahan Pendapatan Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat berharga (SP3HL-BJS) dalam rangkap 3 kepada DJPU c.q. Direktur EAS dengan dilampiri:BAST; danSPTMHL (yang telah mencantumkan nilai B/J/S dalam Rupiah). Nilai B/J/S diperoleh dari BAST/dokumen pendukung hibah lainnya. Apabila:Nilai B/J/S dalam mata uang asing, dikonversi ke Rupiah berdasarkan kurs tengah BI pada tanggal BAST.Dalam BAST/dokumen pendukung lainnya tidak terdapat nilai B/J/S, Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Kantor/Satker selaku PA/Kuasa PA penerima hibah melakukan estimasi nilai wajar atas B/J/S yang diterima.31# Pengesahan ke DJPUDJPU mengesahkan SP3HL-BJS dalam rangkap 3 dengan ketentuan:Lembar ke-1, untuk PA/Kuasa PA;Lembar ke-2, untuk PA/Kuasa PA guna dilampirkan pada pengajuan MPHL-BJS; danLembar ke-3, untuk pertinggal DJPU.32

# Pencatatan Hibah Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga ke KPPNPA/Kuasa PA mengajukan Memo Pencatatan Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat berharga (MPHL-BJS) atas seluruh: Belanja Barang untuk Pencatatan Persediaan dari Hibah/Belanja Modal untuk Pencatatan Aset Tetap atau Aset Lainnya dari Hibah/Pengeluaran Pembiayaan untuk Pencatatan Surat Berharga dari Hibah dan Pendapatan Hibah Langsung bentuk barang/jasa/surat berharga baik dari Luar Negeri maupun dari Dalam Negeri sebesar nilai barang/jasa/surat berharga seperti yang tercantum dalam SP3HL-BJS pada tahun anggaran berjalan kepada KPPN mitra kerjanya.33# PA/Kuasa PA membuat dan menyampaikan MPHL-BJS ke KPPN dengan dilampiri:SPTMHL;SP3HL-BJS lembar kedua; danSPTJM.Atas dasar MPHL-BJS, KPPN menerbitkan Persetujuan MPHL-BJS dalam rangkap 3 dengan ketentuan:Lembar ke-1, untuk PA/Kuasa PA;Lembar ke-2, untuk DJPU c.q. Dit. EAS dengan dilampiri copy MPHL-BJS; danLembar ke-3, untuk pertinggal KPPN.

34Pencatatan Hibah Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga ke KPPN

# Grant Reconciliation

# Legal Basis : PMK 230/2011 Grant Accounting System

# Pasal 27(1)DJPU melakukan konfirmasi kepada Pemberi Hibah atas realisasi Pendapatan Hibah secara semesteran.(2)Dalam hal terjadi ketidakcocokan data, DJPU dan Pemberi Hibah melakukan penelusuran.# DG Debt Mngmnt (DJPU-EAS)DONORLine Ministry KPPNDG of TreasuryReconciliation (Matching on grant amount) 38#

Source: MoF, 2012# Implication of Reconciliation processesWhat will happen if we dont reconcile the grant?Implication to UNDPUNDP cannot claim the Grant disburse to GOI. Although UNDP has signed BAST and transferred cash advance, how do we know LM have certified to MoF ?Implication to the Line Ministry (LM)LM will be audited by BPK for recording process of Direct Grant. Certified BAST, Cash Advance received and BAR (Berita Acara Rekonsiliasi)# Reconciliation form #

# How to Prepare Grant Reconciliation ?UNDP filled in column the DONOR onlyDefine the type of grant, cash ? Goods ? Or services ?If cash find EFT and voucher ID for Direct Cash Transfer to IP.Then IP will compare it with certified direct grant for cash SP3HL (Surat Perintah Pengesahan Pendapatan Hibah Langsung)Fill in the beginning balance 16005 taken from ATLAS.If Goods and/or Services Copy signed BAST Goods and /or ServicesThen IP will compare it with certified direct grant for Goods and/or Services SP3HL-BJS (Surat Perintah Pengesahan Pendapatan Hibah Langsung-Barang Jasa Surat Berharga)If any discrepancy, take note on the bottom of this reconcililation report.# THANK YOULiliek SofitriPlanning Monitoring and Evaluation Unit0812 10003921021 3141308 Ext 845, [email protected]

# 44Sheet1GRANT SUMMARY1Nama Grant / Proyek:. . . . . . . . . . . . . . .2Nilai Grant:. . . . . . . . . . . . . . .3Nomor Grant:. . . . . . . . . . . . . . .4Tanggal Penandatanganan Grant:. . . . . . . . . . . . . . .5Nama Lembaga / Donor:. . . . . . . . . . . . . . .6Negara:. . . . . . . . . . . . . . .7Sumber Pembiayaan:MultilateralBilateralLainnya8Jenis Pembiayaan (Grant Purpose):. . . . . . . . . . . . . . .9Executing Agency:. . . . . . . . . . . . . . .10Implementing / Beneficiary:. . . . . . . . . . . . . . .11Penarikan Hibah:a. Tatacara Penarikan:PPL/CPLReksusb. Disbursement PlanCategoryThn-1Thn-2Thn-3Thn-4Thn-512345c. Diterushibahkan kepada:. . . . . . . . . . . . . . .12Sektor Pembiayaan:. . . . . . . . . . . . . . .13Lokasi dan Alokasi Proyek:. . . . . . . . . . . . . . .14Tanggal Efektifa. Telah ditetapkan dalam grant:TanggalBulan..Tahun.b. Batas Waktu Pengefektifan:TanggalBulan..Tahun/..bulan/hari15Closing Date:a. Telah ditetapkan dalam grant:TanggalBulan..Tahun.b. Ditentukan dalam clausul:.16Closing Account:TanggalBulan..Tahun.17Jenis dan Pembayaran Biayaa. . . . . . . . . . . . . . . . . .:% atau sebesar Jatuh tempob. . . . . . . . . . . . . . . . . .:% atau sebesar Jatuh tempo18Ketentuan pengiriman NoD:AdaTidak Ada19Conditions Precedent for Effectiveness20Nomor Registrasi:. . . . . . . . . . . . . . . . . ( Diisi oleh Direktorat EAS )21DMFAS Loan id:. . . . . . . . . . . . . . . . . ( Diisi oleh Direktorat EAS )