SAP-Workshop Prof. Dr. T. Jansen DV-Unterstützung des Personalmanagement - 1 Prof. Dr. Thomas Jansen DV-Unterstützung des Personal- management/Personalinformationssyst eme SAP-Workshop Sommersemester 2013 21.05./23.05.2013 Jansen - Master IM - Entsendung und Repatriierung -
31
Embed
SAP-Workshop Prof. Dr. T. Jansen DV-Unterstützung des Personalmanagement - 1 Prof. Dr. Thomas Jansen DV-Unterstützung des Personal- management/Personalinformationssysteme.
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 1
Prof. Dr. Thomas Jansen
DV-Unterstützung des Personal-management/Personalinformationssysteme
SAP-Workshop
Sommersemester 2013
21.05./23.05.2013
Jansen - Master IM - Entsendung und Repatriierung - 1
Verbesserung der Arbeitssituation für Personalsachbearbeiter (Entlastung von
administrativen Tätigkeiten, Konzentration auf Kernaufgaben)
Bessere Betreuung der Mitarbeiter/-innen
Anpassung an neue DV-technische Entwicklungen und Trends
2. Ziele von Personalinformationssystemen
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 9
Als Anforderungen bzw. Ansprüche an ein Personalinformationssystem gelten - wiederum aus Nutzersicht:
Verfügbarkeit der Informationen „auf Klick“
jederzeitiger / ubiquitärer Zugang für alle Interessierten / Berechtigten
Verbindung der Systeme / Geschäftsprozesse
kurze Prozesszeiten
einheitlicher Datenbestand / keine Doppelerfassung von Daten
Aktualität der jeweiligen Personaldaten
einheitliche Begriffsdefinitionen (z. B. bei der Ermittlung von Kennzahlen)
Vermeidung von Medienbrüchen bei Verarbeitung und Archivierung
(Hier nach FEINEISEN 2003, S. 41 f..)
3. Ansprüche an ein Personalinformationssystem
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 10
3. Ansprüche an ein Personalinformationssystem
Im Personalbereich ist bezüglich des Softwareeinsatzes bzw. der Anbieter weiterhin relativ große Vielfalt zu beobachten:
Nach MÜLDER, W.: Personalsoftware 2007, in: CoPers 2007, Nr. 4
24%
11%
10%10%7%7%
6%
4%
21%
SAP R/3 HR
ADP Paisy
mySAP HR
Eigenentw.
P&I Loga
Lexware
Interflex
ATOSS
Sonstige
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 11
3. Ansprüche an ein Personalinformationssystem
Eine aktuelle Vergleichsstudie ergab – hier allerdings beschränkt auf den Bereich der Entgeltabrechnung und die Branche der sozialen Dienste - generell relativ gute Zufriedenheits-werte bezogen auf die eingesetzten Produkte:
Vgl. Homepage des Lehrstuhls für Industriebetriebslehre, Universität Erlangen/Nürnberg, Download 28.04.2009
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 12
4. Aufgaben in Personalinformationssystemen
4.1 Administrative Aufgaben (Auswahl)
Lohn- und Gehaltsabrechnungen, z. B. Führung der Lohn- und Gehaltskonten Gleitzeitabrechnung
Erstellen interner Personalstatistiken, z. B. Fluktuationsstatistik Lohn- und Gehaltsstatistik
Bearbeitung von Meldungen an verschiedene Adressaten, z. B. Mitteilungen an Mitarbeiter/-innen Statistiken für externe Adressaten (Arbeitsamt, BA Statistik)
6. Komponenten von Personalinformationssystemen zur Erfüllung administrativer Aufgaben (Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnung)
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 18
6. Rechtliche Rahmenbedingungen
Zu berücksichtigende Rahmenbedingungen sind insbesondere:
EU-Richtlinie 95/46EG
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Beteiligungsrechte der Mitarbeitervertretungen (insbesondere BetrVG)
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 19
• Nicht speziell arbeitsrechtlich, aber EU-weit relevant
• weites Verständnis von personenbezogenen Daten und Verarbeitung (Art. 2)
• Nennung von Voraussetzungen (Art. 7)
• Unterscheidung „allgemeiner“ und „besonderer“ Daten
• Recht auf Auskunft (Art. 10-12)
• Rechte auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung (Art. 6)
• Recht auf Verwertungsverbot (Art. 15)
6. Rechtliche Rahmenbedingungen - RL 95/46/EG
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 20
• „Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird.“ (§ 1)
• Allgemeine Grundsätze
– Datenvermeidung und Datensparsamkeit (§ 3)
– Verbot mit Zulässigkeitsvoraussetzungen (§ 4)
– Zweckbindung
– Regelungen für Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Nutzung, Übermittlung, Berichtigung, Löschung, Sperrung, …
• Recht auf Auskunft (§§ 19, 34)
• Rechte auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung (§§ 20, 35), jeweils unabdingbar
• Recht auf Anrufung des Bundesbeauftragten für Datenschutz und anderer Kontrollinstitutionen
Nach Vorlesungsunterlage des FB Informatik der Universität Dortmund, SS 2004
Die Abbildung zeigt die beim Datenschutz wichtigen Zusammenhänge:
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 22
Ein Betriebsrat hat Informations- und Beratungsrechte bei der Planung und Durchführung entsprechender Maßnahmen (Arbeitssystemgestaltung) (§§ 80, 90, 92).
Wichtig sind die Mitbestimmungsrechte bei der Einführung überwachungsfähiger Arbeitssysteme und bei der Personaldatenverarbeitung (§ 87 I, VI; § 94; § 95)
Das BetrVG geht dem BDSG als Spezialgesetz vor.
Bei überbetrieblichen DV-Systemen ist das BDSG relevant.
Der Betriebsrat muss die Einhaltung der arbeitnehmerschützenden Normen (u. a. des BDSG) überwachen (§ 80 BetrVG)
Die Betroffenenrechte (Benachrichtigung, Auskunft, Einsicht (§ 83 BetrVG), Berichtigung, Löschen, Sperren) sind durch Verträge nicht ausschließbar
Die Auswertungen im Rahmen eines Personalinformationssystems dürfen nicht die Kontrolldichte einer Totalüberwachung erreichen
6. Rechtliche Rahmenbedingungen - BetrVG
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 23
6. Rechtliche Rahmenbedingungen - BetrVG
Die Abbildung zeigt typische Abläufe/Inhalte bei der Einführung eines Personalinformations-systems (PIS) in einem Unternehmen bzw. Betrieb mit Betriebsrat (BR):
Ag willPIS ein-richten
BR ver-langtBV-Ab-schluss
BV nach § 77 Abs. 2 BetrVG regelt z. B.- Geltungsbereich, Laufzeit- Positiv/Negativkatalog erfasster Daten- Schlüsselverzeichnis- Verzeichnis zulässiger Auswertungen- Zugriffsberechtigung- Schnittstellen- Verfahrensweise bei Änderungen- Kontrolle durch BR- Rechte der einzelnen AN- Verfahrensweise bei Verstößen
Einigungs-stellen-
verfahren§ 87 Abs. 2§ 76 BetrVG
Ag be-streitet/BR ver-weigert
Um-setzung
Arbeits-gerichts-prozess
Verändert nach OECHSLER, Personal und Arbeit, 6. Aufl. 2006, S. 204-205
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 24
7. Implementierung von Personalinformationssystemen
Probleme bei der Einführung resultieren oft aus Spannungen zwischen verschiedenen Interessengruppen im Unternehmen.
Nutzer- bzw. Betroffenenperspektive beachten:
Sichtweise der Betroffenen: Die Einführung eines PIS betrifft alle Mitarbeiter/-innen. Sie legen Wert auf die Wahrung ihrer Intim- und Privatsphäre.
Sichtweise der Anwender auf Sachbearbeiter-Level: Mögliche Auswirkungen von PIS können sein: erhöhte Kontrolle des Arbeitsplatzes, Verlust von Einfluss durch abnehmende Bedeutung der Spezialkenntnisse.
Sichtweise der Nutzer auf Management-Ebene: In der Regel positive Einstellung, da rationellere Aufgabenerfüllung; Informationsbedarfe müssen gedeckt werden
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 25
7. Implementierung von Personalinformationssystemen
Folgende Punkte sind bei der Implementierung insbesondere zu beachten:
Die Arbeitnehmervertretung sollte über die mitbestimmungsrechtlichen Notwendigkeiten hinaus bereits in der Planungsphase informiert werden, um Akzeptanzbarrieren zu verhindern.
Einführungen in die Möglichkeiten der Hard- und Software für Führungskräfte und Personalreferenten sollten frühzeitig erfolgen.
Arbeitnehmervertreter und Benutzer sollten in die Projektgruppe einbezogen werden
Eine Koordinationsstelle sollte eingerichtet werden; zu deren Aufgaben gehören die Klärung von Fehlern, Pflege des Systems, Erstellen von Handbüchern, Durchführung von Schulungen etc.
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 26
7. Implementierung von Personalinformationssystemen
Bei der Implementierung internationaler Personalinformationssysteme ist nach RUTA der folgende Zusammenhang zu beachten:
Change Management User-Akzeptanz Nutzen
AllgemeineKontext-Faktoren
AllgemeinerImplemen-tierungsplan
LokaleKontext-Faktoren
LokalerImplemen-tierungsplan
IndividuelleReaktionen
Nutzungs-Absicht
tatsächlicheAnwendung
Vgl. RUTA, D. C.: The Application of Change Management Theory to HR Portal Implementation in Subsidiaries of Multinational Corporations. In: Human Resource Management, Spring 2005, S. 37
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 27
7. Implementierung von Personalinformationssystemen
Am Beispiel der ersten drei Monate der Nutzungszeit des Personalportals @HP bei Hewlett Packard Italien sind gleich zwei typische Entwicklungen zu erkennen:
Kriterium
Hits
Page Views
Besucher
Besuche
d. Dauer
März
17.195
4.914
791
1.520
8 m 11 s
April
13.674
4.269
772
1.438
7 m 22 s
Mai
16.201
4.642
940
1.704
8 m 18 s
Vgl. RUTA, D. C.: The Application of Change Management Theory to HR Portal Implementation in Subsidiaries of Multinational Corporations. In: Human Resource Management, Spring 2005, S. 47
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 28
7. Implementierung - Gestaltungsgrundsätze
THOM empfiehlt die Beachtung der folgenden Gestaltungsgrundsätze
Offene Systeme gestalten; keine Vollständigkeit anstreben; nicht versuchen, alles zu quantifizieren!
Kontextverlust bei Abbildung von Menschen im Datensystem beachten
Abbildung des Menschen keineswegs so umfassend, dass sie als Eingriff in die Privatsphäre empfunden wird;
Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung personenbezogener Daten verhindern!
Wirtschaftlichkeit der Aufgabendurchführung erhöhen (Beschleunigung, Objekti-vierung und Nachvollziehbarkeit, Wiederholbarkeit der Aufgabendurchführung, Kosten des Systems begrenzen)
Konsequente Benutzerorientierung
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 29
Zugangskontrolle (Räume): Türsicherung, Sicherheitsschloss, abschließende Räume, Schlüsselregelung, Ver-schluss von Datenträgern, Wechselfestplatten, nicht einsehbare Aufstellung von Geräten, Überwachungsanlagen.
Datenträgerkontrolle: Spezielle Räume zur Aufbewahrung, Datensafes, kontrolliertes Kopieren mit Dokumen-tation, Bestandskontrollen, kontrollierte Vernichtung ordnungsgemäße Verwaltung von Datenträgern / Hardcopies
Speicherkontrolle: Trennung von Programm- und Datenbereichen verschiedener Benutzer, Löschen von Speicherbereichen vor Wiederverwendung, Sperrung von Laufwerken Benutzerkontrolle: Physische Verhinderung der Nutzung durch Unbefugte, Passwortregelungen / Identifikations- verfahren, Kontrolle der Netzverbindungen, kontrollierter Einsatz der Betriebssystemfunktionen
Zugriffskontrolle: Festlegung und Prüfung der Zugriffsberechtigungen, Protokollierung von Zugriffen, zeitliche Begrenzung von Zugriffen, Dokumentation der Benutzerprofile
Übermittlungskontrolle: jeweilige Definition von Empfänger und Art der zu übermittelnden Daten, Dokumentation, Verschlüsselung
Organisationskontrolle: Festlegung von Verantwortlichkeiten, Planung, Verpflichtungen und Dienstanweisungen, Verfahrens-, Dokumentations- und Programmierrichtlinien, Funktionstrennung
7. Implementierung – Realisierung des Datenschutzes, u. a. durch
Vgl. u. a. MÜLDER 2000, S. 98 ff.; vgl. www.iop.unibe.ch
SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen
DV-Unterstützung des Personalmanagement - 31
8. Entwicklungstrends
Beispiel: Outsourcing der Entgeltabrechnung in sozialen Einrichtungen
Eine Studie der Universität Erlangen Nürnberg (Befragung von 4.300 sozialen Einrichtungen) ergab folgendes zum Status des Outsourcing in diesem Bereich:
Die Zufriedenheit ist im Outsourcing-Fall am höchsten bei der Zusammenarbeit mit Steuerberatern (Durchschnittsnote 1,6, gefolgt von kommunalen Rechenzentren und Regionalverbänden (ca. 1,8).
Vgl. Homepage des Lehrstuhls für Industriebetriebslehre, Universität Erlangen/Nürnberg, Download 28.04.2009