SAP PRESS SAP-Controlling – Customizing von Martin Munzel, Renata Munzel erweitert SAP-Controlling – Customizing – Munzel / Munzel schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: SAP Galileo Press 2013 Verlag C.H. Beck im Internet: www.beck.de ISBN 978 3 8362 2448 2
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SAP-Controlling – Customizing - beck-shop.de€¦ · Wenn Sie bereits mit der Anwend ung der SAP-Komponente CO ver-1 Einleitung. 1. SAP-Controlling Customizing ...
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SAP PRESS
SAP-Controlling – Customizing
vonMartin Munzel, Renata Munzel
erweitert
SAP-Controlling – Customizing – Munzel / Munzel
schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG
1.1 An wen richtet sich dieses Buch? ............................ 161.2 Aufbau des Buches ................................................. 161.3 Wie können Sie mit dem Buch arbeiten? ................. 191.4 Die Beispielunternehmen aus diesem Buch ............. 211.5 Danksagung ............................................................ 21
2 Unternehmensstruktur und Grundeinstellungen .... 23
2.3 Parallele Bewertung von Herstellkosten ab EHP 5 ... 542.4 Business Functions aktivieren .................................. 582.5 Web Dynpros und der SAP NetWeaver
Business Client ........................................................ 592.6 Zusammenfassung ................................................... 61
4.7 Aufbau der Kostenstellenrechnung in den drei Beispielunternehmen ............................................... 2074.7.1 Grundüberlegungen ................................... 207
Inhalt
9
4.7.2 Einsatz der Kostenstellenrechnung bei einem Produktionsunternehmen ................ 208
4.7.3 Einsatz der Kostenstellenrechnung bei einem Großhändler .................................... 209
4.7.4 Einsatz der Kostenstellenrechnung bei einem Dienstleistungsunternehmen ........... 211
5.8 Einsatz von Innenaufträgen in den drei Beispielunternehmen .............................................. 2965.8.1 Grundüberlegungen ................................... 2965.8.2 Einsatz der Innenaufträge bei einem
Produktionsunternehmen .......................... 2985.8.3 Einsatz der Innenaufträge bei einem
6.7 Aufbau der Prozesskostenrechnung in den drei Beispielunternehmen ............................................... 3336.7.1 Grundüberlegungen ................................... 3346.7.2 Einsatz der Prozesskostenrechnung bei
einem Produktionsunternehmen ................ 3356.7.3 Einsatz der Prozesskostenrechnung bei
einem Großhändler .................................... 3356.7.4 Einsatz der Prozesskostenrechnung bei
einem Dienstleistungsunternehmen ........... 3366.8 Zusammenfassung ................................................... 336
7.5.1 Vorbereitungen und Aktivierung des Material-Ledgers ....................................... 456
7.5.2 Materialfortschreibung .............................. 4607.5.3 Istkalkulation ............................................. 4647.5.4 Produktivstart für das Material-Ledger ....... 468
7.6 Einsatz des Produktkosten-Controllings in den drei Beispielunternehmen .............................................. 4717.6.1 Grundsätzliche Überlegungen .................... 4717.6.2 Einsatz des Produktkosten-Controllings
bei einem Produktionsunternehmen .......... 4737.6.3 Einsatz des Produktkosten-Controllings
bei einem Großhändler .............................. 4747.6.4 Einsatz des Produktkosten-Controllings
bei einem Dienstleistungsunternehmen ..... 4747.7 Zusammenfassung ................................................... 475
8 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung .................. 477
8.8 Buchhalterische Ergebnisrechnung ........................... 5868.9 Aufbau der Ergebnbisrechnung in den drei
Beispielunternehmen ............................................... 5888.9.1 Grundüberlegungen ................................... 5888.9.2 Einsatz der Ergebnisrechnung bei einem
Produktionsunternehmen ........................... 5898.9.3 Einsatz der Ergebnisrechnung bei einem
Großhändler ............................................... 5908.9.4 Einsatz der Ergebnisrechnung bei einem
9.8 Istbuchungen .......................................................... 6519.8.1 Grundeinstellungen im Ist .......................... 6519.8.2 Manuelle Erfassung über ein Layout .......... 6519.8.3 Maschinelle Kontierungszuordnung von
Erlösarten pflegen ...................................... 6539.8.4 Zusätzliche Bilanz- und GuV-Konten
9.10.1 Transport von Customizing-Einstellungen ... 6709.10.2 Erweiterungen ............................................ 6709.10.3 Belegverdichtung ....................................... 6719.10.4 Produktivstart vorbereiten .......................... 672
9.11 Aufbau der Profit-Center-Rechnung in den drei Beispielunternehmen ............................................... 6739.11.1 Grundüberlegungen ................................... 6749.11.2 Einsatz der Profit-Center-Rechnung bei
einem Produktionsunternehmen ................ 6749.11.3 Einsatz der Profit-Center-Rechnung bei
einem Großhändler .................................... 6759.11.4 Einsatz der Profit-Center-Rechnung bei
einem Dienstleistungsunternehmen ........... 6769.12 Zusammenfassung ................................................... 676
A Glossar .............................................................................. 713
B Menüpfade ........................................................................ 721
C Die Autoren ....................................................................... 755
Index ........................................................................................ 757
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1 Einleitung
Im Mittelpunkt dieses Buches steht das Customizing der Controlling-Komponente (CO) in SAP ERP mit all ihren Teilkomponenten. UmIhnen eine fundierte Anleitung zu geben, welche Einstellungen Sieim Customizing durchführen müssen, werfen wir immer auch einenBlick darauf, welche Funktionen Ihnen in CO zur Verfügung stehen.Anhand von Beispielen erläutern wir, welchem Zweck die jeweiligeFunktion dient und wie sie im Customizing abgebildet werden kann.In vielen Tipps, Hinweisen und Querverweisen machen wir deutlich,an welchen Stellen Zusammenhänge und Abhängigkeiten zu anderenFunktionen bestehen.
Der Fokus dieses Buches liegt auf der Konfiguration des SAP ERP-Systems, nicht auf seiner Anwendung. In jedem Kapitel erläuternwir den betriebswirtschaftlichen Hintergrund, das Konzept und diewesentlichen Bestandteile des Teilbereichs von CO, um dann imDetail die einzelnen Funktionen und das Customizing vorzustellen.Wir gehen jedoch nicht darauf ein, wie Sie diese Funktionen imAnwendungsmenü aufrufen und einsetzen.
Die Struktur der einzelnen Kapitel ist der Übersichtlichkeit halber andie Struktur des SAP-Standardeinführungsleitfadens angelehnt. Es istunser Anspruch, das Customizing des Controllings komplett vorzu-stellen. Allerdings haben wir dabei bewusst einige wenige Aspekteausgeklammert, nämlich jene Themen, die tiefere Kenntnisse inBereichen außerhalb des Controllings erfordern. Hierzu gehörenetwa Berechtigungen, ALE-Szenarien (das Zusammenspiel verschie-dener SAP-Systeme) und das Organisationsmanagement aus SAP ERPHuman Capital Management (HCM).
In der 2., aktualisierten und erweiterten Auflage wurde das Buchkomplett durchgesehen und um aktuelle Informationen zur neuenPlanungsfunktion und zur Stammdatenpflege, zur Profit-Center-Rechnung im neuen Hauptbuch sowie zu den parallelen Herstellkos-ten ergänzt.
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Einleitung1
1.1 An wen richtet sich dieses Buch?
Mit diesem Buch richten wir uns an Leser, die das SAP-System undseinen Aufbau bereits kennen. Elementare Konzepte wie z.B. die Sys-temarchitektur, der modulare Aufbau von SAP ERP, das Transport-wesen oder die Verarbeitung von Batch-Input-Mappen sollten Ihnenvertraut sein; wir verweisen ansonsten auf unser Buch SAP-Finanz-wesen – Customizing, das ebenfalls bei SAP PRESS erschienen ist undin dem wir diese Aspekte ausführlicher erläutert haben.
Wenn Sie bereits mit der Anwendung der SAP-Komponente CO ver-traut sind und sich weiteres Wissen über die Konfiguration des Con-trollings aneignen möchten, ist dieses Buch das richtige für Sie. Es istauch für SAP-Berater und SAP-Inhouse-Betreuer geeignet, die bereitsüber Grundwissen in anderen Komponenten des SAP-Systems verfü-gen und das Controlling kennenlernen möchten. Sie können diesesBuch nutzen, um das Customizing von CO systematisch und Schrittfür Schritt zu erlernen. Eine ähnlich umfangreiche Hilfestellung leis-tet das Buch denjenigen, die bereits als Anwender im Controllingarbeiten und ihre bisherigen Aufgaben durch die Konfigurationergänzen möchten.
Schließlich kann Ihnen dieses Buch als Nachschlagewerk für das Cus-tomizing dienen, wenn Sie bereits ein erfahrener CO-Berater oderCO-Inhouse-Betreuer sind. Auch bei der Vorbereitung auf eine Bera-terzertifizierung kann Sie das Buch unterstützen.
1.2 Aufbau des Buches
Das Buch ist in zehn Kapitel gegliedert, von denen die Kapitel 3 bis 9jeweils eine der CO-Komponenten behandeln. Diese Kapitel sindgleich strukturiert: Zunächst erläutern wir im Überblick die betriebs-wirtschaftlichen Hintergründe und die zugrunde liegenden Konzepteder jeweiligen Komponente und stellen anschließend die notwendi-gen Customizing-Einstellungen ausführlich vor. Am Ende der einzel-nen Kapitel skizzieren wir, wie die vorgestellten Funktionalitäten inden drei bereits erwähnten Beispielunternehmen eingesetzt werdenkönnen.
Einige Konzepte und Funktionalitäten tauchen in mehreren Kompo-nenten auf, wie z.B. Umlagen, Verteilungen, Abrechnung oder Kon-
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Aufbau des Buches 1.2
ditionsschemata. Da wir uns der Übersichtlichkeit halber an dieStruktur des SAP-Standardeinführungsleitfadens halten, kommenwir somit an mehreren Stellen auf dieselbe Funktion zu sprechen.Um uns nicht wiederholen zu müssen, beschreiben wir jede Funkti-onalität nur einmal ausführlich und verweisen an anderen Stellen imBuch darauf.
In Kapitel 2, »Unternehmensstruktur und Grundeinstellungen«,erläutern wir zunächst einige Organisationseinheiten aus Finanz-buchhaltung und Controlling, die die Voraussetzung dafür schaffen,dass Sie überhaupt mit dem Customizing des Controllings beginnenkönnen. Darüber hinaus beschreiben wir in diesem Kapitel einigeGrundeinstellungen im Controlling, die Sie als Vorbereitung vor-nehmen müssen, bevor Sie mit der Einrichtung Ihres Systems fort-fahren.
Schwerpunkt von Kapitel 3 ist die Kostenartenrechnung. Kostenar-ten bilden die Basis für alle Buchungen, die Sie im Controlling vor-nehmen. Wir erklären den Unterschied zwischen primären undsekundären Kostenarten und zeigen die verschiedenen Wege dazu,wie Sie Stammsätze für Kostenarten anlegen können.
In Kapitel 4, »Kostenstellenrechnung«, stellen wir Ihnen die ersteCO-Unterkomponente vor. Wir beschäftigen uns zunächst mit denverschiedenen Arten von Stammdaten, wie z.B. Kostenstellen, Leis-tungsarten oder statistischen Kennzahlen. Im weiteren Verlauf desKapitels widmen wir uns der Planung und Etatverwaltung, Obligound Mittelbindung und den Istbuchungen.
Kapitel 5, »Innenaufträge«, thematisiert die Einstellungen für Innen-aufträge. Wir gehen zunächst auf die Auftragsstammdaten ein, bevorwir Ihnen anschließend die Konfiguration der Planung, Budgetierungund Verfügbarkeitskontrolle sowie der Istbuchungen vorstellen.
In Kapitel 6, »Prozesskostenrechnung«, nehmen wir eine Kompo-nente unter die Lupe, die im deutschsprachigen Raum verhältnismä-ßig wenig Verwendung findet. Wir erläutern daher ausführlicher alsin den anderen Kapiteln die Grundidee und die wesentlichen Kon-zepte der Prozesskostenrechnung, bevor wir auf die Stammdaten,Templates, Planung und Istbuchungen eingehen.
Die Produktkostenrechnung ist Thema von Kapitel 7, »Produktkos-ten-Controlling«, das das umfangreichste in diesem Buch ist. Das
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Einleitung1
Kapitel ist in die drei Teile »Produktkostenplanung«, »Kostenträger-rechnung« und »Istkalkulation/Material-Ledger« unterteilt. Wir zei-gen Ihnen ausführlich, wie Sie Standardpreise für Produkte kalku-lieren, stellen Ihnen die verschiedenen Arten von Kostenträgern vorund erläutern zum Schluss, wie Sie mithilfe des Material-Ledgersparallele Wertansätze führen und eine Istkalkulation durchführenkönnen.
In Kapitel 8, »Ergebnis- und Marktsegmentrechnung«, erläutern wiedie Funktionsweise der Ergebnisrechnung. Sie lernen die grund-legenden Konzepte wie Merkmale, Wertfelder und Ergebnisbereichekennen und erfahren, wie Sie Stammdaten bearbeiten, hierarchischanordnen oder ableiten können. Im Rahmen der Bewertung zeigenwir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten, um Werte aus der Pro-duktkalkulation oder mittels eines Kalkulationsschemas zu ermitteln.Neben einer ausführlichen Beschreibung der Planung kommen wirdann auf die Werteflüsse im Ist zu sprechen, bevor wir Ihnen zumSchluss noch einige hilfreiche Werkzeuge vorstellen.
In Kapitel 9, »Profit-Center-Rechnung«, beschäftigen wir uns mitder klassischen Profit-Center-Rechnung, die Sie nur noch einsetzen,wenn Sie noch nicht mit dem neuen Hauptbuch arbeiten. Wir gehenzu Anfang des Kapitels kurz auf die Veränderungen ein, die das neueHauptbuch mit sich bringt, und stellen dann die Funktionsweise inder klassischen Variante vor. Wir erklären Ihnen, welche Stammda-ten Ihnen zur Verfügung stehen, wie Sie Kontierungsobjekte zu Pro-fit-Centern zuordnen und wie Sie planen können. Schließlich gehenwir noch auf die Istbuchungen, Konsolidierungsvorbereitungen undWerkzeuge ein.
Kapitel 10, »Berichtswesen«, entspricht keiner CO-Komponente,sondern bildet eine Zusammenfassung der Einstellungen zumBerichtswesen in den einzelnen Komponenten. Da die Einstellungenzum Informationssystem in allen CO-Komponenten sehr ähnlichsind, haben wir beschlossen, das Berichtswesen zusammenzufassen.Wir gehen daher in den Kapiteln 3 bis 9 nicht auf das Informations-system ein; die grundlegenden Funktionen zum Report Painter undzur Recherche finden Sie zusammengefasst in Kapitel 10.
Im Anhang fassen wir schließlich noch einmal alle wichtigen ver-wendeten Menüpfade zusammen. Außerdem finden Sie hier denIndex und ein Glossar.
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Wie können Sie mit dem Buch arbeiten? 1.3
1.3 Wie können Sie mit dem Buch arbeiten?
Die grundlegenden Konzepte, die für alle Komponenten von CObedeutsam sind, wie Organisationseinheiten, Nummernkreise, Ver-sionen oder Transportwesen, finden Sie in Kapitel 2. Abgesehen vondiesem Kapitel können Sie alle anderen Kapitel unabhängig vonein-ander lesen; alle für das jeweilige Kapitel wichtigen Begriffe werdenzu Anfang erklärt.
Die vergleichsweise große Anzahl von Querverweisen in diesemBuch ist dem Umstand geschuldet, dass eine Reihe von Funktionen inCO in unterschiedlichen Zusammenhängen eingesetzt wird. Wirerläutern diese jeweils nur an einer Stelle ausführlich und verweisenan den anderen Stellen darauf. Wo immer Abhängigkeiten zu ande-ren Funktionen im Customizing von CO bestehen, weisen wir daraufhin, um Ihnen das Verständnis zu erleichtern.
Sofern vorhanden, haben wir zusätzlich zu den Menüpfaden im Cus-tomizing auch den Transaktionscode angegeben. Viele Customizing-Einstellungen verwenden jedoch nur den allgemeinen Code SPRO –in diesen Fällen haben wir auf diese Information verzichtet. EineListe der verwendeten Menüpfade und Transaktionscodes finden Sieim Anhang.
Einige Transaktionen wie z.B. die Stammdatenpflege sind sowohlüber das Anwendungsmenü als auch über das Customizing erreich-bar. Wir haben in diesem Buch durchgängig alle Customizing-Trans-aktion angegeben, weil es sich schließlich um ein Buch über Custo-mizing handelt.
Um Ihnen das Arbeiten mit dem Buch zu erleichtern, verwenden wirdie folgenden Symbole, um auf spezielle Informationen hinzuwei-sen:
Dieses Symbol warnt Sie vor häufig gemachten Fehlern oder weistSie auf Besonderheiten hin, die Sie beachten sollten.
Mit diesem Symbol werden Tipps markiert, die Ihnen die Arbeiterleichtern werden.
Wenn das besprochene Thema anhand von praktischen Beispielenerläutert und vertieft wird, machen wir Sie mit diesem Symbol dar-auf aufmerksam.
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Einleitung1
Als Bonusangebote zu diesem Buch bieten wir Ihnen den Anhangdieses Buches (das Glossar, den Index sowie die Liste aller im Buchverwendeten Transaktionen) zum Download an. Dazu ergänzend fin-den Sie im Downloadbereich zu diesem Buch eine zusätzliche Über-sicht, die der Struktur des SAP-Standard-IMG zu CO entspricht undwiedergibt, an welchen Stellen im Buch die einzelnen Customizing-Transaktionen beschrieben werden.
Außerdem stellen wir Ihnen ausgewählte Beispiele zum Customizingvon CO als Offlinedemo zur Verfügung. Die 13 Videos haben zusam-men eine Gesamtdauer von über einer Stunde und beinhalten die fol-genden Themen:
� Video 1: Ressourcenplanung
� Video 2: Periodische Umbuchung in der Kostenstellenrechnung
� Video 3: Kostenstellenverteilung
� Video 4: Kostenstellenumlage
� Video 5: Interne Leistungsverrechnung in der Kostenstellenrechnung
� Video 6: Gemeinkostenzuschlag
� Video 7: Easy Cost Planning
� Video 8: Template-Verrechnung
� Video 9: WIP-Ermittlung
� Video 10: Strukturen in der Ergebnisrechnung
� Video 11: Planungseinstieg
� Video 12: Report-Painter-Bericht
� Video 13: Recherchebericht
Sie finden den Anhang und die Videos zum Download auf der Web-site des Verlags unter https://ssl.galileo-press.de/bonus-seite/. Hier wer-den Sie aufgefordert, den Zugangscode anzugeben, den Sie vorne imBuch auf der blauen Umschlagseite finden. Anschließend haben SieZugang zu den Zusatzangeboten dieses Buches. Einige der Videos fin-den Sie auch unter www.fico-forum.de.
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Danksagung 1.5
1.4 Die Beispielunternehmen aus diesem Buch
Wir stellen Ihnen nun kurz die Beispielunternehmen vor, die Sie imweiteren Verlauf des Buches kennenlernen werden.
Beim ersten Unternehmen handelt es sich um die Firma Kinderspiel,einen Hersteller von Spielwaren. Das Produktportfolio umfasst Brett-und Kartenspiele, Puzzles sowie Holz- und Plastikspielzeug. Alle Pro-dukte werden im eigenen Werk gefertigt und an den Großhandelverkauft.
Der Elektronikgroßhändler Hightech-Handel ist unser zweites Bei-spielunternehmen. Diese Firma kauft Elektronikartikel wie Hi-Fi-Geräte, Fernseher und Computer von diversen Herstellern ein undverkauft sie an den Einzelhandel weiter.
Die Firma RM Consulting ist schließlich ein Beratungshaus, das seineKunden bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen sowie bei derEinführung und Optimierung von Standardsoftware wie SAP undOracle berät.
1.5 Danksagung
Wir möchten uns ganz besonders bei Uwe Brück, Herbert Krause undJörg Siebert bedanken, die unser Manuskript Korrektur gelesen unduns mit zahlreichen Hinweisen und Anregungen unterstützt haben.Dank gilt auch Michael Haupt dafür, dass er ein anschauliches Bei-spiel für die Iteration der Tarifermittlung in Abschnitt 4.6.3, »Perio-denabschluss«, beigesteuert hat.
Wie üblich hat Frau Eva Tripp von SAP PRESS dafür gesorgt, dassunser Manuskript reibungslos in das Buch verwandelt wurde, das Sienun in den Händen halten.
Auch unsere Söhne Vincent, Philip und Jan haben das Ihre zu diesemBuch beigetragen. Als besonders hilfreich hat sich eine Kinderampelerwiesen, die sie uns geschenkt haben. Mit diesem Hilfsmittel konn-ten wir an der Tür zum Arbeitszimmer kenntlich machen, ob Kinderim Arbeitszimmer gerade erwünscht sind oder nicht.
Renata und Martin Munzel
83
Mit der Kostenstellenrechnung strukturieren Sie das Unter-nehmen in Verantwortungsbereiche. Die Kostenstellen erlau-ben es Ihnen, Gemeinkosten zu planen, zu erfassen und zu verrechnen.
4 Kostenstellenrechnung
In diesem Kapitel geben wir Ihnen zunächst einen Überblick über dieFunktionalität der Kostenstellenrechnung und erläutern die Integra-tion dieser Komponente mit den anderen Komponenten von CO.Wir zeigen Ihnen dann, welche Grundeinstellungen notwendig sind,um mit der Kostenstellenrechnung arbeiten zu können. Weiter gehtes dann mit den Stammdaten – wir stellen die wichtigsten Konzeptewie Kostenstellen, Leistungsarten, statistische Kennzahlen und Res-sourcen dar und beschreiben die verschiedenen Möglichkeiten, diesezu pflegen. Im Anschluss daran erläutern wir Ihnen die verschiede-nen Möglichkeiten, die Ihnen bei der Planung zur Verfügung stehen,und gehen auch auf die Etatverwaltung ein. Zum Thema Obligo undMittelbindung beschreiben wir, welche Einstellungen nötig sind, umdie Obligofortschreibung zu aktivieren und um Belege zur Mittelbin-dung erfassen zu können.
Den größten Teil dieses Kapitels nimmt der Abschnitt zu den Istdatenein. Wir zeigen Ihnen zunächst, welche Einstellungen Sie im Custo-mizing vornehmen müssen, um manuelle Belege zu erfassen undDaten aus anderen SAP-Komponenten zu übernehmen. Dann befas-sen wir uns ausführlich mit den verschiedenen Methoden zur perio-dischen Kostenverrechnung und zeigen anhand von Beispielen, wieSie diese einsetzen können. Zum Schluss demonstrieren wir Ihnenanhand einiger Beispiele, wie die Kostenstellenrechnung in unserendrei fiktiven Unternehmen eingesetzt werden könnte.
84
Kostenstellenrechnung4
4.1 Überblick
Kostenstellen alsVerantwortungs-
bereiche
Die Kostenstellenrechnung sollte am Anfang einer Implementierungvon CO stehen, da sie hilft, die Unternehmensstruktur im Sinne vonKostenverantwortung abzubilden, und eine Reihe von Grundvoraus-setzungen für andere CO-Komponenten schafft.
Die Kostenstellenrechnung ist Teil des Gemeinkosten-Controllingsund dient dazu, ein Unternehmen so zu strukturieren, dass sämtlicheanfallenden Gemeinkosten eindeutig einem Verantwortlichkeitsbe-reich zugeordnet werden können.
Ein Verantwortungsbereich wird dabei durch eine Kostenstelle reprä-sentiert. Eine Kostenstelle ist eine organisatorische Einheit, die einebestimmte Aufgabe ausführt (z.B. Finanzbuchhaltung, Leitung, Ein-kauf), der eine gewisse Anzahl von Personen zugeordnet ist (z.B. alleMitarbeiter der Abteilung Finanzbuchhaltung) und die einen Verant-wortlichen hat (den Kostenstellenleiter). Kostenstellen werden hierar-chisch gegliedert, um die gesamte Unternehmensstruktur abzubilden.
Strukturierung derKostenstellen
Nach welchen Kriterien die Strukturierung erfolgt, hängt zum einenstark von der Branche des Unternehmens ab (ein Industrieunterneh-men wird anders strukturiert sein als ein Dienstleister), andererseitsvon der internen Führungsstruktur: Manche Firmen strukturierensich nach Funktionen (z.B. Rechnungswesen, Vertrieb, Logistik etc.,siehe z.B. Abbildung 4.1), andere nach ihren Produkten (die gleicheBeispielfirma wie in Abbildung 4.1 könnte sich z.B. nach ihren Pro-duktgruppen Spielzeug, Brettspiele und Bücher gliedern).
Abbildung 4.1 Beispiel für eine Kostenstellenstruktur
Buchhaltung Controlling Einkauf
Firma »Kinderspiel«
Unternehmens-leitung
Rechnungswesen Logistik
Produktion
Vertrieb
85
Überblick 4.1
In Abbildung 4.2 können Sie das Ergebnis einer Umfrage auf derWebsite www.fico-forum.de sehen, wonach offenbar eine Gliederungnach funktionalen Gesichtspunkten eine relativ weit verbreiteteStrukturform für Kostenstellen ist.
Abbildung 4.2 Umfrage zur Gestaltung der Kostenstellenstruktur (Quelle: www.fico-forum.de)
Anhand der Kostenstellenstruktur können somit sämtliche Gemein-kosten eindeutig einer Kostenstelle und damit einem Verantwortli-chen zugeordnet werden. Beachten Sie, dass dies in der Regel nichtfür Einzelkosten gilt; das Konzept des Controllings in SAP ERP siehtvor, dass Sie andere Teilkomponenten wie z.B. die Ergebnisrechnung(siehe Kapitel 8, »Ergebnis- und Marktsegmentrechnung«) oder dasProduktkosten-Controlling (siehe Kapitel 7, »Produktkosten-Control-ling«) zur Verwaltung der Einzelkosten einsetzen. Weitere Details zuden Kostenstellenstammdaten und der Kostenstellenhierarchie fin-den Sie in Abschnitt 4.3, »Stammdaten«.
Kostenerfassung auf Kostenstellen
Wie Sie bereits aus Kapitel 3, »Kostenartenrechnung«, wissen, erfolgtdie Klassifizierung von Kosten in SAP ERP anhand von Kostenarten.Primären Kostenarten steht dabei jeweils ein Sachkonto in derFinanzbuchhaltung gegenüber, während sekundäre Kostenarten derVerrechnung innerhalb des Controllings dienen. Die Erfassung vonKosten – im Plan wie im Ist – kann sowohl anhand von primärenBuchungen aus der Finanzbuchhaltung erfolgen als auch mittels Ver-rechnungen über Sekundärkostenarten zwischen Kostenstellen undanderen Controlling-Objekten.
0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 %
Keine der oben genannten
Gemischt
Geografisch
Funktional(Einkauf, Fertigung, Vertrieb)
Nach Produktsparten
4,31 %
20,69 %
4,31 %
59,48 %
11,21 %
Nach welcher Logik ist Ihre Unternehmensstruktur in der Kostenstellen-rechnung auf oberster Ebene aufgebaut? (Abgegebene Stimmen: 116)
86
Kostenstellenrechnung4
Kostenstellen-planung
Sie können Kosten zu Kostenstellen geschäftsjahres- und periodenge-nau planen und Ihre Planung regelmäßig aktualisieren. In Auswer-tungen (siehe dazu Kapitel 10, »Berichtswesen«) können Sie denPlankosten die Istkosten gegenüberstellen, um zu analysieren, wel-che Ursachen es für mögliche Plan-/Istabweichungen geben könnte.Plandaten können Sie entweder manuell erfassen oder mit Unterstüt-zung durch das System, z.B. bei der Ressourcenplanung oder der For-melplanung bzw. Template-Planung.
Zum Periodenabschluss steht Ihnen eine Reihe von Möglichkeitenzur Verfügung, Verrechnungen zwischen Kostenstellen und eventu-ell anderen Controlling-Objekten vorzunehmen. Dazu bietet das Sys-tem neben verschiedenen Formen der Abgrenzung noch Gemeinkos-tenzuschläge, mehrere Möglichkeiten der Leistungsverrechnung unddie Template-Verrechnung an. Besonders ausführlich werden wir dievier Verrechnungsmethoden beschreiben, die auf der Zyklus-Tech-nik basieren, nämlich die periodische Umbuchung, die Verteilung, dieUmlage und die indirekte Leistungsverrechnung.
Mittels Leistungsverrechnungen können Kostenstellen Leistung (z.B.in der Fertigung oder bei der Durchführung von Dienstleistungen) anObjekte im Produktkosten-Controlling wie etwa Fertigungsaufträgeweiterbelasten. Voraussetzung dafür ist, dass Sie Leistungsarten anle-gen (siehe Abschnitt 4.3.6, »Leistungsarten«). Eine Leistungsart dientdazu, im Betrieb erbrachte Leistungen zu klassifizieren, zu messenund zu bewerten. Für unterschiedliche Arten von Leistungen könnenSie verschiedene Leistungsarten erstellen, diese anhand vonbestimmten Dimensionen wie Zeit oder Menge messen und miteinem Tarif bewerten.
Bei den genannten Werkzeugen zur Verrechnung wie der Umlageoder Verteilung belasten Sie Kosten von Kostenstellen an mehrere
Leistungsarten
Typische Beispiele für Leistungsarten in Unternehmen sind:
� Personalstunden in der Fertigung, gemessen in Stunden
� Maschinenstunden in der Fertigung, gemessen in Stunden
� Rüstzeiten in der Fertigung, gemessen in Stunden
� zubereitete Menüs in der Kantine, gemessen in Stück
� Energie, gemessen in Kilowattstunden
87
Überblick 4.1
Empfänger gleichzeitig weiter. Welchen Anteil dabei jeder Empfän-ger bekommen soll, können Sie über verschiedene Kriterien, wie z.B.die Höhe der Kosten einer bestimmten Kostenart im Plan oder Ist,festlegen. Anhand sogenannter statistischer Kennzahlen haben Sieaber auch die Möglichkeit, Kriterien heranzuziehen, die nicht in Kos-ten gemessen werden können.
Schnittstellen der Kostenstellen-rechnung
Wie Sie bisher gesehen haben, steht Ihnen in der Kostenrechnungeine Reihe von Werkzeugen zur Verfügung, mittels derer Sie Kosteninnerhalb der Kostenstellenrechnung verrechnen können. Die Kos-tenstellenrechnung bietet aber auch Schnittstellen zu den anderenKomponenten im Controlling, wie Sie in Abbildung 4.3 sehen.
Abbildung 4.3 Einordnung der Kostenstellenrechnung in das Gesamtkonzept der Komponente CO
Die engste Verknüpfung besitzt die Kostenstellenrechnung mit denInnenaufträgen, denn diese können als statistische Aufträge direkt
Statistische Kennzahlen
Als statistische Kennzahlen können Sie z.B. verwenden:
� Anzahl der Mitarbeiter in einer Abteilung
� Fläche eines Raums (in Quadratmetern)
� Anzahl der PCs, die eine Abteilung benutzt (in Stück)
Kostenstellen-rechnung
(CO-OM-CCA)
Innenauftff räge(CO-OM-OPAPP )
Prozesskosten-rechnung
(CO-OM-ABC)
Produktkosten-Controlling
(CO-PC)
Ergr ebnis- undMarktsegment-
rechnung(CO-PAPP )
Profit-Center-Rechnung (EC-PCA)
88
Kostenstellenrechnung4
auf Kostenstellen durchbuchen. Kosten können anhand der unter-schiedlichen Verrechnungsmethoden an Innenaufträge weiterbelas-tet und über die Abrechnung auch an Kostenstellen zurückverrechnetwerden (siehe Abschnitt 5.7.5, »Abrechnung«).
Die Prozesskostenrechnung dient dazu, Gemeinkosten präziser zubündeln und Verursachern zuzuordnen, als dies mit den Möglichkei-ten der Kostenstellenrechnung machbar wäre. Dazu ist es jedochzunächst erforderlich, die auf Kostenstellen erfassten Gemeinkostenden Prozessen zuzuordnen. Dies geschieht entweder über Template-Verrechnungen (siehe Abschnitt 6.4, »Templates«) oder über Umla-gen von Kostenstellen an Geschäftsprozesse. Umlagen erläutern wirin Abschnitt 4.6.3, »Periodenabschluss«.
In der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung können Sie Gemein-kosten auch direkt Marktsegmenten wie z.B. Produkten oder Kun-den zuordnen. Zu diesem Zweck setzen Sie Umlagen von Kostenstel-len an Ergebnisobjekte ein. Welche Einstellungen dafür notwendigsind, erläutern wir in Abschnitt 8.6.7, »Gemeinkosten übernehmen«.
Zum Schluss unseres Überblicks über die Controlling-Landschaftbeachten Sie außerdem, dass jede Kostenstelle genau einem Profit-Center zugeordnet sein muss, sofern Sie die Profit-Center-Rechnungeinsetzen. Damit sind sämtliche auf Kostenstellen erfassten Gemein-kosten automatisch auch in der Profit-Center-Rechnung sichtbar.
Wir erläutern Ihnen nun im Detail das Customizing der Kostenstel-lenrechnung und beginnen mit den Grundeinstellungen.
4.2 Voraussetzungen und Grundeinstellungen
Notwendige Orga-nisationseinheiten
Bevor Sie die Kostenstellenrechnung im Controlling aktivieren undeinsetzen können, müssen Sie im Customizing bereits die folgendenEinstellungen vorgenommen haben:
Darüber hinaus müssen Sie die Kostenstellenrechnung im Kosten-rechnungskreis aktivieren. Wählen Sie dazu im Customizing denMenüpfad Controlling � Kostenstellenrechnung � Kostenstel-
lenrechnung im Kostenrechnungskreis aktivieren (TransaktionOKKP). Selektieren Sie dann den entsprechenden Kostenrechnungs-kreis, und wählen Sie Komponenten aktivieren/Steuerungskenn-
zeichen (siehe Abbildung 4.4). Stellen Sie dann den Parameter Kos-
tenstellen auf Komponente aktiv.
Abbildung 4.4 Kostenstellenrechnung im Kostenrechnungskreis aktivieren
Sie können außerdem den Parameter Kontierung LeistArt aktivie-ren; damit erlaubt es Ihnen das System, Primärkosten beim Verbu-chen direkt Leistungsarten zuzuordnen, um Soll-/Istvergleiche anzu-stellen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in Abschnitt 4.6.3,»Periodenabschluss«, zum Thema Splittung.
Beachten Sie, dass Sie die Kostenstellenrechnung (wie auch alle ande-ren Komponenten in CO) jahresweise aktivieren. Als Voreinstellung
90
Kostenstellenrechnung4
gibt das System einen Zeitraum vom aktuellen Geschäftsjahr bis zumJahr 9999 vor. Über den Button Neue Einträge können Sie hier wei-tere Intervalle eintragen.
Kostenstellen-standardhierarchie
einstellen
Kehren Sie nun zum Einstiegsbild der Transaktion OKKP zurück, undführen Sie einen Doppelklick auf Ihren Kostenrechnungskreis aus.Sie gelangen damit zu den Grunddaten des Kostenrechnungskrei-ses. Sofern noch nicht geschehen, tragen Sie hier ein, wie die Kosten-stellenstandardhierarchie für den Kostenrechnungskreis heißen soll(siehe Abbildung 4.5).
Abbildung 4.5 Kostenstellenstandardhierarchie zum Kostenrechnungskreis eintragen
Die Standardhierarchie bildet den Ursprungsknoten für die gesamteKostenstellenhierarchie des Kostenrechnungskreises. Von hier ausge-hend, können Sie Kostenstellengruppen und einzelne Kostenstellenzuordnen und somit die Kostenstellenstruktur Ihres Unternehmens
91
Stammdaten 4.3
abbilden, wie wir im Anschluss in Abschnitt 4.3, »Stammdaten«,näher erläutern werden.
4.3 Stammdaten
Nachdem Sie die Standardhierarchie im Kostenrechnungskreis angelegthaben, können Sie Ihre Unternehmensstruktur anhand von Kostenstel-lengruppen und individuellen Kostenstellen in der Kostenstellenrech-nung abbilden. Für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung benö-tigen Sie außerdem Leistungsarten; statistische Kennzahlen helfen vorallem bei Verrechnungen, Ressourcen bei der Planung.
4.3.1 Kostenstellenarten
Kostenstellen-arten anlegen
Bevor Sie jedoch damit beginnen, sollten Sie zunächst die von SAP imStandard ausgelieferten Kostenstellenarten überprüfen und gegebe-nenfalls an Ihre Anforderungen anpassen. Eine Kostenstellenartdient zum einen dazu, Vorschlagswerte für alle Kostenstellen einzu-stellen, die zu dieser Art angelegt werden (diese Vorschlagswertekönnen jedoch in den Stammdaten der Kostenstellen überschriebenwerden). Zum anderen ist es möglich, die Verwendung von Leis-tungsarten auf eine bestimmte Kostenstellenart einzuschränken.
Sie definieren Kostenstellenarten im Customizing über Controlling
Jede Kostenstellenart erhält einen Schlüssel (Spalte KArt) und eineBezeichnung. Die Spalte Menge (Mengen führen) bedeutet, dass dasSystem überwacht, ob bei Buchungen auf Kostenstellen dieser Kos-
Kostenstellenart und Leistungsart
Sie definieren die Kostenstellenart Fertigung. Als Vorschlagswerte legenSie fest, dass auf allen Fertigungskostenstellen Mengen geführt werdensollen, und geben außerdem einen Funktionsbereich vor.
Sie stellen dann die Leistungsart Fertigungsstunden so ein, dass diesenur zur Planung auf Fertigungskostenstellen verwendet werden darf. Es istdamit nicht möglich, diese Leistungsart zur Planung auf Kostenstellenanderer Art zu benutzen.
92
Kostenstellenrechnung4
tenstellenart jeweils eine Menge mitgegeben werden muss (z.B. Ver-brauchsmenge eines Materials oder eine Menge von Einheiten einerLeistungsart). Ist dies nicht der Fall, wird eine Meldung ausgegeben.In den weiteren Spalten legen Sie fest, welche Geschäftsvorgängeerlaubt oder gesperrt sein sollen: Primärkostenbuchungen im Ist (Ist-
Pri), Sekundärbuchungen im Ist (IstSek), Isterlöse (IstErl), Primär-bzw. Sekundärkosten und Erlöse im Plan (PlnPri, PlnSek undPlnErl) sowie Obligo. In der Spalte Funk können Sie einen Funkti-onsbereich vorschlagen.
Abbildung 4.6 Kostenstellenarten definieren
Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie Kostenstellenstammdaten anlegenkönnen. Dazu steht Ihnen eine Reihe von verschiedenen Transaktio-nen zur Verfügung.
4.3.2 Standardhierarchie
Kostenstellen-standardhierarchie
pflegen
Über die Customizing-Transaktion Controlling � Kostenstellen-
pflegen (Transaktion OKEON) können Sie die gesamte Kostenstel-lenstruktur zentral pflegen (siehe Abbildung 4.7). Im Beispiel sehenSie, dass bereits sowohl Kostenstellengruppen (z.B. M001-01 für dasRechnungswesen) als auch Kostenstellen angelegt wurden (z.B. 500für die Fertigung).