SALINAN - Biro Umum dan Keuangan (BUK)

1

SALINAN

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS NEGERI MALANG

NOMOR 10 TAHUN 2016

TENTANG

TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

REKTOR UNIVERSITAS NEGERI MALANG,

Menimbang : a. bahwa berdasarkan Peraturan Menteri Riset,

Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, Nomor 51 Tahun

2015 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, perlu dilakukan perubahan tata naskah

dinas di Universitas Negeri Malang;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Tata

Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Negeri

Malang.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 Tentang

Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 4301);

2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi (Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 5336);

3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 30 Tahun 2012 Tentang Organisasi dan Tata

Kerja Universitas Negeri Malang (Berita Negara

Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 439); 4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

Nomor 71 Tahun 2012 Tentang Statuta Universitas

Negeri Malang (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1136);

5. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan

Tinggi Nomor 20 Tahun 2015 tentang Tata Naskah

Dinas Di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Berita Negara Republik

Indonesia Tahun 2015 Nomor 1042);

6. Keputusan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 248/MPK.A4/KP/2014 tentang

Pengangkatan Rektor Universitas Negeri Malang;

2

7. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 279/KMK.05/

2008 Tentang Penetapan Universitas Negeri Malang pada Kementerian Pendidikan Nasional sebagai

Instansi Pemerintah yang Menerapkan Pengelolaan

Keuangan Badan Layanan Umum;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS NEGERI MALANG

TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG.

Pasal 1

Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Universitas Negeri Malang adalah

sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Pasal 2

Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Universitas Negeri Malang sebagaimana

dimaksud dalam pasal 1 merupakan acuan bagi seluruh unit kerja di

lingkungan Universitas Negeri Malang dalam menyelenggarakan tata naskah dinas.

Pasal 3

Tata naskah dinas yang telah ada di unit kerja agar disesuaikan dengan Tata

Naskah Dinas Di Lingkungan Universitas Negeri Malang ini 5 bulan sejak

Peraturan ini ditetapkan.

Pasal 4

Pada saat Peraturan Rektor ini mulai berlaku, Peraturan Rektor Nomor 1

Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Universitas Negeri

Malang dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

3

Pasal 5

Peraturan Rektor ini mulai berlaku 5 bulan sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Malang pada tanggal 1 Agustus 2016

REKTOR,

TTD

AH. ROFI’UDDIN Salinan sesuai dengan aslinya

KEPALA BIRO UMUM DAN KEUANGAN,

Amin Sidiq NIP 196011011987091001

4

SALINAN

LAMPIRAN PERATURAN REKTOR

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

NOMOR 10 TAHUN 2016 TENTANG

TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN


BAB I

KETENTUAN UMUM

Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan:

1. Kementerian adalah Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

2. Universitas adalah Universitas Negeri Malang. 3. Unit kerja adalah unit yang berada di Universitas Negeri Malang.

4. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan

yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di Universitas Negeri Malang.

5. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi

pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam

kedinasan.

6. Tanggal adalah penulisan tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat.

5

BAB II

NASKAH DINAS

A. Jenis Naskah Dinas

a. Peraturan b. Keputusan

c. Instruksi

d. Prosedur Operasional Baku e. Surat Edaran

f. Surat Tugas

g. Nota Dinas

h. Memo i. Surat Dinas

j. Surat Undangan

k. Nota Kesepahaman l. Surat Perjanjian

m. Surat Kuasa

n. Surat Pelimpahan Wewenang o. Surat Keterangan

p. Berita Acara

q. Surat Pengantar r. Surat Pernyataan

s. Pengumuman

t. Laporan

u. Telaahan Staf v. Notula Rapat

B. Kepala Naskah Dinas a. Pada kepala naskah dinas Universitas, dicantumkan lambang Universitas,

nama Kementerian, nama Universitas, nama unit kerja, alamat, dan garis

penutup. b. Lambang Universitas dicetak sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam

Keputusan Rektor Nomor 0666/KEP/PT28.H/E/2001 tentang Lambang

Universitas Negeri Malang. c. Nama Kementerian dicetak pada baris pertama, nama Universitas dicetak

pada baris kedua, masing-masing dicetak dengan huruf kapital.

d. Nama Universitas dicetak tebal (bold), untuk kepala naskah dinas

Universitas. e. Nama lembaga, fakultas, pascasarjana, dan unit pelaksana teknis dicetak

tebal (bold) di bawah nama Universitas dengan huruf kapital.

f. Alamat ditulis lengkap pada baris akhir tanpa singkatan disertai kode pos, telepon, faksimile, dan laman.

g. Kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal

dengan ukuran garis 1½ pt. h. Jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4 cm.

i. Margin atas 1,5 cm, margin bawah 2,5 cm, margin kiri 3 cm, margin

kanan 2 cm.

j. Penulisan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, nama Universitas

menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14 cetak tebal (bold), dan

6

alamat menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12,untuk kepala

naskah dinas Universitas. k. Penulisan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi dicetak

pada baris pertama dengan menggunakan huruf Times New Roman

ukuran 14, nama Universitas dicetak pada baris kedua dengan

menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, unit kerja dicetak pada baris ketiga dengan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12 cetak tebal (bold), dan alamat menggunakan Times New Roman

ukuran 12, masing-masing dicetak dengan huruf kapital, kecuali alamat, untuk kepala naskah dinas fakultas, pascasarjana, lembaga, unit

pelaksana teknis, dan unit kerja lain.

2. Contoh Kepala Naskah Dinas.

1. Contoh Kepala Surat Dalam Negeri

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM) Jalan Semarang 5, Malang 65145

Telepon: 0341-551312 Faksimile: 0341-551921

Laman: www.um.ac.id

http://www.um/

7

2. Contoh Kepala Surat ke Luar Negeri


UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)

STATE UNIVERSITY OF MALANG Jalan Semarang 5, Malang 65145, Faksimile: 0341-551921

Telepon: 0341-551312

Laman: www.um.ac.id

3. Contoh Kepala Surat Fakultas

3.a. Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP)



FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN (FIP) Jalan Semarang 5, Malang 65145

Telepon: 0341-551312 Pes. 215, Faksimile: 0341-566962

Laman: www.um.ac.id

3.b. Fakultas Sastra (FS)



FAKULTAS SASTRA (FS) Jalan Semarang 5, Malang 65145


Laman: www.um.ac.id

3.c. Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA)


UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM) FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA)

Jalan Semarang 5, Malang 65145


Laman: www.um.ac.id

3.d. Fakultas Teknik (FT)



FAKULTAS TEKNIK (FT) Jalan Semarang 5, Malang 65145


Laman: www.um.ac.id

http://www.um.ac.id/





8

3.e. Fakultas Ekonomi (FE)



FAKULTAS EKONOMI (FE) Jalan Semarang 5, Malang 65145


Laman: www.um.ac.id

3.f. Fakultas Ilmu Keolahragaan (FIK)



FAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAAN (FIK) Jalan Semarang 5, Malang 65145

Telepon: 0341-551312 Pes. 332, 475, Faksimile: 0341-551102

Laman: www.um.ac.id

3.g. Fakultas Ilmu Sosial (FIS)



FAKULTAS ILMU SOSIAL (FIS) Jalan Semarang 5, Malang 65145


Laman: www.um.ac.id

3.h. Fakultas Pendidikan Psikologi (FPPsi)



FAKULTAS PENDIDIKAN PSIKOLOGI (FPPsi) Jalan Semarang 5, Malang 65145


Laman: www.um.ac.id

4. Contoh Kepala Surat Pascasarjana



PASCASARJANA Jalan Semarang 5, Malang 65145

Telepon: 0341-551312, Faksimile: 0341-551921

Laman: www.um.ac.id






9

5. Contoh Kepala Surat Lembaga

5.a. Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Pengajaran (LP3)



LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN

PEMBELAJARAN (LP3) Jalan Semarang 5, Malang 65145

Telepon: 0341-551312 Psw. 405, Faksimile: 0341-587169

Laman: www.um.ac.id.

5.b. Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LP2M)


UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM) LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN

KEPADA MASYARAKAT (LP2M)




6. Contoh Kepala Surat UPT

6.a. UPT Perpustakaan



UPT PERPUSTAKAAN


Telepon: 0341-551312 Psw 438, Faksimile: 0341-575035


6.b. UPT Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi



UPT PUSAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN

KOMUNIKASI (PTIK) Jalan Semarang 5, Malang 65145

Telepon: 0341-551312 Psw. 468






10

6.c. UPT Pusat Pengembangan Laboratorium Pendidikan



UPT PUSAT PENGEMBANGAN LABORATORIUM

PENDIDIKAN (P2LP) Jalan Semarang 5, Malang 65145

Telepon: 0341-551312 Psw. 499


6.d. UPT Satuan Penjaminan Mutu



UPT SATUAN PENJAMINAN MUTU (SPM) Jalan Semarang 5, Malang 65145


Laman: www.um.ac.id

6.e. UPT Pusat Pengkajian Pancasila



UPT PUSAT PENGKAJIAN PANCASILA Jalan Semarang 5, Malang 65145

Telepon: 0341-551312 Psw. 469


7. Contoh Kepala Surat Senat Universitas



SENAT UNIVERSITAS Jalan Semarang 5, Malang 65145

Telepon: 0341-551312 Psw.149, Faksimile: 0341-551921


8. Contoh Kepala Surat Satuan Pengawas Internal



SATUAN PENGAWAS INTERNAL (SPI) Jalan Semarang 5, Malang 65145

Telepon: 0341-551312 Psw. 495

Laman: www.um.ac.id





11

9. Contoh Kepala Surat Pusat Bisnis



PUSAT BISNIS Jalan Semarang 5, Malang 65145

Telepon: 0341-551312 Psw.420, Faksimile: 0341-551921


10. Contoh Kepala Surat Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Universitas



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA Jalan Semarang 5, Malang 65145


Laman: www.um.ac.id

11. Contoh Kepala Surat Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas



BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA Jalan Semarang 5, Malang 65145


Laman: www.um.ac.id

12. Contoh Kepala Surat Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas



BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK Jalan Semarang 5, Malang 65145

Telepon: 0341-551312

Laman: www.um.ac.id

13. Contoh Kepala Surat DMF Fakultas



DEWAN MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI Jalan Semarang 5, Malang 65145


Laman: www.um.ac.id



12

14. Contoh Kepala Surat Himpunan Mahasiswa Jurusan



HIMPUNAN MAHASISWA

JURUSAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN FIP Jalan Semarang 5, Malang 65145


Laman: www.um.ac.id

15. Contoh Kepala Surat Unit Kegiatan Mahasiswa



UNIT KEGIATAN MAHASISWA BLERO Jalan Semarang 5, Malang 65145


Laman: www.um.ac.id

13

BAB III

TATA TULIS NASKAH DINAS

A. PERATURAN

Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur. Bagian-bagian peraturan terdiri atas:

1. Kepala Peraturan

2. Judul Peraturan 3. Pembukaan Peraturan

4. Batang Tubuh atau Isi

5. Penutup

1. Kepala Peraturan

Kepala peraturan meliputi:

a. kepala naskah dinas;

b. kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis

dengan huruf kapital secara simetris;

c. kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan e. judul peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

2. Pembukaan Peraturan

Pembukaan peraturan meliputi: a. frasa dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa, ditulis dengan huruf

kapital secara simetris;

b. nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan, ditulis dengan

huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c. konsideran, berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali dengan kata mengingat;

d. konsideran menimbang, memuat uraian singkat mengenai pokok

pikiran yang menjadi latar belakang pembuatan peraturan; e. jika konsideran memuat lebih dari satu pokok pikiran, setiap pokok

pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan

kesatuan pengertian;

f. setiap pokok pikiran ditulis secara urut dengan huruf, diawali dengan kata bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma;

g. konsideran mengingat memuat dasar hukum kewenangan pembuatan

peraturan berisi peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi;

h. jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar

hukum lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan

tata urutan peraturan perundang-undangan, dan jika tingkatannya sama, disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau

penetapannya;

i. pencantuman Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden dilengkapi dengan Nomor Lembaran Negara Republik

Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang

diletakkan di antara tanda baca kurung; j. pencantuman Peraturan Menteri dilengkapi dengan Nomor Berita

Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca

kurung;

14

k. diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan;

l. kata memutuskan ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi secara simetris, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua;

m. kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata,

dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar dengan kata

menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua; dan

n. setelah kata menetapkan dicantumkan nama peraturan yang

ditetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri tanda baca titik. 3. Batang Tubuh

Batang tubuh atau isi peraturan memuat materi pokok yang diatur

dalam peraturan dan dirumuskan dalam pasal-pasal.

4. Penutup Peraturan Penutup peraturan meliputi:

a. tempat dan tanggal penetapan peraturan ditulis di sebelah kanan

bawah, di bawah baris akhir isi peraturan;

b. nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan

huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan

tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan dibubuhkan di

antara nama jabatan dan nama pejabat;

d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan;

e. nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan ditulis

dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa

mencantumkan gelar; dan f. singkatan NIP ditulis dibawah dan sejajar dengan nama pejabat yang

menandatangani, menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan

tanda baca titik dan diikuti dengan nomor induk pegawai tanpa jarak.

5. Lampiran

a. Bagian lampiran meliputi: 1) kepala;

2) isi; dan

3) penutup. b. Kepala lampiran terdiri atas:

1) penulisan kata Lampiran dengan menggunakan huruf kapital,

dan apabila terdapat lebih dari 1 (satu) lampiran, penulisan kata

Lampiran diikuiti dengan penomoran mengginakan angka

Romawi;

2) kata peraturan dan nama jabatan yang menetapkan, ditulis

dengan huruf kapital sejajar dengan penulisan kata Lampiran;

3) kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital sejajar

dengan penulisan kata Lampiran;

4) kata tentang ditulis dengan huruf kapital sejajar dengan kata

Lampiran; dan

5) judul peraturan ditulis dengan huruf kapital sejajar dengan

penulisan kata Lampiran.

15

c. Isi lampiran memuat hal-hal yang diatur lebih lanjut sesuai dengan batang tubuh peraturan.

d. Penutup lampiran terdiri atas:

1) nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital, ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah

baris akhir isi lampiran;

2) tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;

3) cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh

bagian sisi kiri tanda tangan;

4) nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa

mencantumkan gelar; dan

5) singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani, menggunakan huruf capital tanpa

diakhiri dengan tanda baca titik dan diikuti dengan nomor indul

pegawai tanpa jarak.

16

Contoh Format Peraturan Rektor




Laman: www.um.ac.id


NOMOR … TAHUN …

TENTANG

……………………………………………......................



Menimbang : a. bahwa...........................................................................;

b. bahwa....................…...…..................................…….….;

Mengingat : 1. .....................................................................................;

2. …......................................………..................................;

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS NEGERI MALANG TENTANG.......................................................................

Pasal 1 ……………………………………..............…….…….…….…….........

Pasal 2 (1) .......................................................................................................

a. ....................................................................................................;

1. ............................................................................................; 2. .....................................................................................; dst.

Ditetapkan di Malang

pada tanggal …………

REKTOR,

Tanda tangan dan cap jabatan

AH. ROFI’UDDIN NIP 196203031985031002

17

Contoh Format Lampiran Peraturan Rektor

LAMPIRAN


NOMOR 10 TAHUN 2016

TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN


.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Ditetapkan di Malang Rektor,

AH.ROFI’UDDIN NIP 196203031985031002

18

B. KEPUTUSAN

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan. Naskah Keputusan Rektor diketik dengan jenis huruf

Bookman Old Style, dengan huruf 12, di atas kertas F4. Bagian-bagian

keputusan terdiri atas: 1. Kepala Keputusan

2. Judul Keputusan 3. Pembukaan Keputusan

4. Batang Tubuh atau Isi

5. Penutup.

1. Kepala Keputusan

Kepala keputusan meliputi:

a. kepala naskah dinas;

b. kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan

ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c. nomor keputusan berisikan tanggal, bulan, nomor urut, kode

Universitas, kode jabatan penandatangan surat dinas, kode surat,

dan tahun pembuatan; dan 2. Judul keputusan

Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

3. Pembukaan Keputusan Pembukaan keputusan meliputi:

a. nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan;

b. konsideran berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali dengan kata mengingat; dan

c. diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan.

4. Batang Tubuh Batang tubuh atau isi keputusan memuat materi pokok yang

ditetapkan dalam keputusan.

5. Penutup Keputusan Penutup keputusan meliputi:

a. tempat dan tanggal ditetapkannya keputusan ditulis di sebelah kanan

bawah, di bawah baris akhir isi keputusan;

b. nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan

tanda baca koma;

c. tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;

d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian

sisi kiri tanda tangan; e. nama lengkap pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan

huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan

gelar; f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang

menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri

dengan titik dan diikuti dengan nomor; dan

g. lampiran menggunakan tata cara pembentukan dan format lampiran peraturan.

19

Contoh Format Keputusan Rektor




Laman: www.um.ac.id

KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS NEGERI MALANG NOMOR … /..... /…../......

TENTANG ……………………………………………......................


Menimbang : a. bahwa .........................................................................;

b. bahwa .........................................................................;

c. bahwa .........................................................................;

Mengingat : 1. .......................................................................….………;

2. ..............................................................……….............; 3. ..............................................................……….............;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS NEGERI MALANG

TENTANG........................................................................

KESATU : .......................................................................................

KEDUA : ......................................................................................

KETIGA : ...................................................................................... KE (dst) : Keputusan Rektor ini mulai berlaku sejak tanggal

ditetapkan.



REKTOR,


AH. ROFI’UDDIN

NIP 196203031985031002


20

C. INSTRUKSI

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan tentang pelaksanaan kebijakan atau peraturan perundang-

undangan.

Bagian-bagian instruksi terdiri atas: 1. Kepala Instruksi

2. Dasar Hukum atau Latar Belakang

3. Batang Tubuh atau Isi 4. Penutup.

1. Kepala Instruksi

Kepala Instruksi meliputi: a. kepala naskah dinas;

b. kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

c. kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e. judul instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

f. nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan

huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2. Dasar Hukum

Dasar Hukum atau latar belakang memuat ketentuan atau alasan

perlunya ditetapka instruksi.

3. Batang tubuh Batang atau isi instruksi memuat nama pejabat yang diberi instruksi

dan materi pokok yang diatur dalam instruksi.

4. Penutup Instruksi Penutup Instruksi meliputi:

a. tempat dan tanggal dikeluarkannya instruksi ditulis di sebelah kanan

bawah, di bawah baris akhir isi instruksi; b. nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan

huruf kapital, sejajar dengan kata dikeluarkan, dan diakhiri dengan

tanda baca koma;

c. tanda tangan pejabat yang mengeluarkan instruksi dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;

d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian

sisi kiri tanda tangan; e. nama lengkap pejabat yang mengeluarkan instruksi ditulis dengan

huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan

gelar; dan f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang


dengan titik dan diikuti dengan nomor.

21

Contoh Format Instruksi Rektor




Laman: www.um.ac.id

INSTRUKSI REKTOR UNIVERSITAS NEGERI MALANG

NOMOR … TAHUN …

TENTANG ……………………………………………......................


Dalam rangka ……..............…., dengan ini memberikan instruksi kepada:

1. .................................................................................................................;

2. ..................................................................................................................;

untuk: ..........................................................................................................

KESATU : ..............................................................................................

KEDUA : ...............................................................................................

KETIGA : ..............................................................................................

KEEMPAT (dst): ...............................................................................................

Instruksi Rektor ini mulai berlaku sejak tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di Malang


REKTOR,


AH. ROFI’UDDIN

NIP 196203031985031002


22

D. SALINAN

Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan, Keputusan, dan Instruksi yang telah ditetapkan harus disalin sesuai dengan aslinya dan

ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.

Format salinan terdiri atas: 1. tempat dan tanggal penyalinan ditulis di sebelah kiri bawah, baris

akhir penutup peraturan;

2. nama jabatan pejabat yang menyalin ditulis dengan huruf kapital,

sejajar dengan kata salinan, dan diakhiri dengan tanda baca koma; 3. tanda tangan pejabat yang menyalin dibubuhkan di antara nama

jabatan dan nama pejabat; dan

4. nama lengkap pejabat yang menyalin ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan NIP dan gelar.

23

Contoh Format Salinan Peraturan Rektor

SALINAN

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS NEGERI MALANG NOMOR … TAHUN …

TENTANG ……………………………………………......................



Menimbang : a. bahwa............................................................................…;

Mengingat : 1. ...........................................................................…...........;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS NEGERI MALANG TENTANG ............................................................................

Pasal 1

……………………....…….........……..................................................................

Pasal 2

(1) ............................................................................................................... a. .......................................................................................................;

b. .......................................................................................................;

c. ........................................................................................................



REKTOR,

TTD

AH. ROFI’UDDIN

(tanpa NIP dan gelar)

Salinan sesuai dengan aslinya.

Jabatan Pembuat Salinan,

Tanda tangan pejabat pembuat salinan

Nama pejabat pembuat salinan

NIP pejabat pembuat salinan

24

E. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S0P)

Standar operasional prosedur merupakan naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. Ketentuan

mengenai jenis, bentuk, dan tata cara penyusunan standar operasional

prosedur diatur dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia, Nomor 35 Tahun 2012 tentang

Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi

Pemerintahan.

F. SURAT EDARAN

Surat edaran adalah naskah dinas yang berisi penjelasan atau petunjuk

tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan/atau perintah serta pemberitahuan yang memuat tentang hal tertentu yang

penting dan mendesak. Bagian-bagian surat edaran terdiri atas:

1. Kepala Surat Edaran 2. Pembuka Surat Edaran

3. Isi Surat Edaran

4. Penutup Surat Edaran 1. Kepala Surat Kepala surat edaran dibuat sesuai ketentuan pada tata cara dan

contoh pembuatan kepala naskah dinas pada halaman 5. 2. Pembuka Surat Edaran Pembuka surat edaran meliputi: a.

frasa Surat Edaran diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat menggunakan huruf kapital semua;

b. kata Nomor diketik di bawah dan sejajar frasa Surat Edaran; c.

kata Tentang ditulis dengan huruf kapital di bawah nomor dan simetris dengan frasa Surat Edaran; dan

d.

penulisan alamat tujuan surat edaran didahului singkatan Yth., diketik di bawah dan sejajar dengan kata Tentang, diikuti nama

jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.

3. Isi Surat Edaran Isi surat edaran meliputi a. pendahuluan berisi landasan hukum pembuatan surat edaran;

b. isi pokok memuat materi pokok surat edaran; dan c. kalimat penutup berisi perintah pelaksanaan surat edaran. 4. Penutup Surat Edaran Penutup surat edaran meliputi:

a. tanggal surat edaran, ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat edaran, tanpa didahului nama tempat pembuatan;

b. nama jabatan pejabat yang menandatangani surat edaran, ditulis di

bawah dan sejajar dengan tanggal surat edaran dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan

diakhiri tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang menandatangani surat edaran,

dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d. cap jabatan atau cap dinas, dibubuhkan dengan menyentuh bagian

sisi kiri tanda tangan pejabat;

25

e. nama pejabat yang menandatangani surat edaran, ditulis di bawah,

sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis

bawah;

f. NIP, ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri

dengan titik dan diikuti dengan nomor;

g. apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan

huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama

pejabat yang menandatangani surat edaran;

h. pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut

dengan angka Arab sejajar dengan kata tembusan; dan

i. pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth atau

diikuti frasa sebagai laporan.

26

Contoh Format Surat Edaran



Telepon: 0341-551312

Laman: www.um.ac.id

SURAT EDARAN NOMOR ..…/UN32…/...…/2016

TENTANG ……………………………………………......................

Yth. 1. ……………………..

2. ………………………

3. ……………………..

Universitas Negeri Malang

……………………………………………………………....................………………………

……………………………………………………………....................……………………… ……………………………………………………………………………

tanggal

Nama Jabatan,

Tanda tangan dan cap dinas

Nama Pejabat NIP

Tembusan:

1. ........................... 2. ............................



27

G. SURAT DINAS

Surat dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan. Bagian-bagian surat dinas terdiri atas:

1. Kepala Surat Dinas

2. Pembuka Surat Dinas 3. Isi Surat Dinas

4. Penutup Surat Dinas

1. Kepala Surat Dinas

Kepala surat dinas dibuat sesuai ketentuan pada tata cara dan contoh pembuatan kepala naskah dinas pada halaman 5.

2. Pembuka Surat Dinas Pembuka surat dinas terdiri atas:

a. nomor surat;

b. lampiran surat;

c. hal surat;

d. tanggal surat; dan

d. alamat tujuan surat.

a. Nomor Surat

1) nomor surat berisikan tanggal, bulan, nomor urut, kode Universitas, kode jabatan penandatangan surat dinas, kode surat, dan tahun

pembuatan surat;

2) kata nomor ditulis di sebelah kiri di bawah garis kepala surat dinas; 3) nomor urut surat tidak dikombinasikan dengan huruf.

b. Lampiran Surat

a) kata lampiran ditulis di bawah kata nomor dan menyebutkan

jumlah lampiran; b) jumlah lampiran yang dapat ditulis dengan satu atau dua kata

ditulis dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak

didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih ditulis menggunakankan angka Arab; dan

c) kata lampiran tidak ditulis apabila tidak ada yang dilampirkan.

c. Hal Surat a) kata hal ditulis di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal ditulis di bawah kata nomor; dan

b) hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.

d. Tanggal Surat a) tanggal surat dinas ditulis di sebelah kanan sebaris dengan

nomor surat; dan

b) tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya. e. Alamat Tujuan Surat

a) penulisan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat disingkat Yth. Kemudian nama jabatan atau nama orang yang

dituju; b) singkatan Yth. Ditulis di bawah kata hal; dan

c) nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

28

3. Isi Surat

a. pendahuluan

1) pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, ditulis

singkat dan jelas; dan 2) awal kalimat pendahuluan surat dinas ditulis di bawah dan

sejajar dengan alamat tujuan surat.

b. isi pokok isi pokok merupakan uraian dari inti surat dinas.

4. Penutup Surat

a. nama jabatan penanda tangan surat dinas yang ditulis di bagian kanan bawah dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali

kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

b. nama pejabat yang menandatangani surat dinas ditulis di bawah,

sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis

bawah;

c. tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;

d. NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang

menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

e. cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian


f. apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca

titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama

pejabat yang menandatangani surat dinas; g. pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan

apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut

dengan angka sejajar dengan kata tembusan; dan

e. pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan.

29

Contoh Format Surat Dinas




Laman: www.um.ac.id

Nomor : tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth. ………………………

…………………………………

………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………

Nama Jabatan,

tanda tangan dan cap dinas

Nama Pejabat

NIP

Tembusan: 1. ..........................

2. ...........................



30

H. NOTA DINAS Nota dinas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan

atau oleh bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat yang

berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan

kedinasan. Bagian-bagian nota dinas terdiri atas: 1. Kepala Nota Dinas 2. Pembuka Nota Dinas 3. Isi Nota Dinas 4. Penutup Nota Dinas 1. Kepala Nota Dinas Kepala nota dinas dibuat sesuai ketentuan pada tata cara dan contoh

pembuatan kepala naskah dinas pada halaman 5. 2. Pembuka Nota Dinas a. frasa Nota Dinas diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah

kepala surat, menggunakan huruf kapital semua; b. kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa nota dinas,

diawali dengan huruf kapital dan diikuti dengan nomor yang

dikeluarkan oleh unit pengolah masing-masing; c. tujuan nota dinas didahului dengan frasa yang terhormat disingkat

Yth. diketik sebelah kiri di bawah nomor, diikuti tanda baca titik dua (:);

d. asal nota dinas didahului dengan kata Dari, diketik di bawah sejajar

dengan singkatan Yth. diikuti tanda baca titik dua (:); dan e. kata Hal nota dinas diketik di bawah dan sebaris dengan asal surat,

diikuti tanda baca titik dua (:). 3. Isi Nota Dinas Isi nota dinas terdiri atas: a. pendahuluan 1. pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi nota dinas,

ditulis singkat dan jelas; dan 2. awal kalimat pendahuluan nota dinas ditulis di bawah dan

sejajar dengan alamat tujuan nota. b. isi pokok isi pokok merupakan uraian dari inti surat dinas. 4. Penutup Nota Dinas

a. tanggal nota dinas ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris

akhir isi nota dinas, tanpa didahului nama tempat pembuatan; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani nota dinas ditulis di

bawah dan sejajar dengan tanggal nota dinas dan menggunakan

huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

c. tanda tangan pejabat yang menandatangani nota dinas

dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian

sisi kiri tanda tangan pejabat; e. nama pejabat yang menandatangani nota dinas ditulis di bawah,

sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital

pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa

31

garis bawah; dan f. NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang


dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

32

Contoh Format Nota Dinas




Laman: www.um.ac.id

NOTA DINAS NOMOR ..…/UN32…/...…/2016

Yth : ……………………………..

Dari : ……………………………..

Hal : ……………………………..

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP Tembusan:

1. ..........................

2. ........................... Universitas Negeri Malang

33

I. Memo Memo adalah naskah dinas yang bersifat internal, berisi catatan singkat

tentang pokok persoalan kedinasan dari atasan kepada bawahan. Bagian-

bagian memo adalah sebagai berikut. 1. Kepala Memo

2. Pembuka Memo 3. Isi Memo 4. Penutup Memo 1. Kepala Memo

Kepala memo dibuat sesuai ketentuan pada tata cara dan contoh

pembuatan kepala naskah dinas pada halaman 5.

2. Pembuka Memo a. kata memo ditulis di bawah dan simetris dengan kepala memo, dan

menggunakan huruf capital;

b. tujuan memo didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah kata memo dan diikuti tanda baca

titik dua; dan c. asal memo didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar

dengan singkatan Yth., serta diikuti tanda baca titik dua. 3. Isi Memo Isi memo merupakan uraian singkat dari inti memo. 4. Penutup Memo terdiri atas:.

a. tanggal memo ditulis di sebelah kanan di bawah baris akhir isi memo;

b. nama jabatan yang menandatangani memo ditulis di bawah tanggal

memo dengan huruf kapital di setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

c. nama pejabat yang menandatangani memo ditulis di bawah dan sejajar

dengan nama jabatan serta menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah;

d. Tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;

e. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang

menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak; dan

f. pada penutup memo tidak dibubuhi cap dinas atau cap jabatan.

34

Contoh Format Memo




Laman: www.um.ac.id

MEMO Yth : ..................................

Dari : .................................. ……………………………………………………………………………………………...... ……………………………………………………………………………………………......

Nama Jabatan, tanda tangan

Nama Pejabat NIP

35

J. SURAT UNDANGAN

Surat undangan adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan kepada seseorang atau kelompok orang untuk menghadiri suatu acara pada waktu

dan tempat yang telah ditentukan. Surat undangan dapat berbentuk

lembaran surat atau berbentuk kartu. 1. Surat Undangan Berbentuk Lembaran Surat

a. Kepala Surat

Kepala Surat Undangan dibuat sesuai ketentuan pada tata cara dan contoh pembuatan kepala naskah dinas pada halaman 5.

b. Pembuka Surat Undangan

1) nomor surat;

2) lampiran surat; 3) hal surat undangan;

4) tanggal surat; dan

5) alamat tujuan surat. c. Isi Surat

1) pendahuluan

pendahuluan adalah kalimat pembuka isi surat undangan, ditulis singkat dan jelas. Awal kalimat pendahuluan isi surat undangan

diketik di bawah dan sejajar dengan alamat dituju surat.

2) isi Pokok: a) isi pokok adalah uraian dari inti surat undangan dengan

menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan

b) pada isi surat undangan dapat disebutkan pemimpin rapat,

pakaian yang harus dikenakan oleh pihak yang diundang, atau hal-hal yang harus dibawa oleh pihak yang diundang.

3) kalimat Penutup.

d. Penutup Surat 1) nama jabatan penanda tangan;

2) nama pejabat penanda tangan dan NIP;

3) tanda tangan; 4) cap dinas atau cap jabatan; dan

5) tembusan (apabila ada).

Nama jabatan diketik di bawah sebelah kanan baris akhir isi surat undangan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali

kata penghubung.

2. Surat Undangan Berbentuk Kartu terdiri atas

a. Kepala Surat 1) lambang Universitas dipergunakan jika yang mengundang

pejabat Universitas Negeri Malang; dan

2) nama jabatan yang mengundang dicetak secara lengkap di bawah lambang secara simetris.

b. Isi Surat Undangan

1) isi surat undangan yang berbentuk kartu berisikan maksud dan tujuan undangan serta hari, tanggal, waktu, tempat penyelengga-

raan dan jenis pakaian yang harus kenakan oleh para undangan; dan

2) isi surat undangan ditulis secara simetris di bawah kepala surat. c. Penutup Surat

Penutup surat undangan yang berbentuk kartu diakhiri dengan

ungkapan permohonan jawaban atau konfirmasi melalui telepon.

36

Contoh Format Undangan Yang Berbentuk Surat




Laman: www.um.ac.id

Nomor : ...................... tanggal Lampiran : ......................

Hal : ...................... Yth. ...........................................

Universitas Negeri Malang Kami mengharap dengan hormat kehadiran Saudara dalam pertemuan

yang akan dilaksanakan pada: hari, tanggal : ....................................................... pukul : ..................... s.d. .........................

tempat : ...................................................... acara : ...................................................... Atas kehadiran dan kerja sama Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Nama Jabatan,


Nama Pejabat NIP

Tembusan:

1. .......................... 2. ...........................


37

Contoh Format Undangan Yang Berbentuk Kartu

REKTOR UNIVERSITAS NEGERI MALANG

(beserta suami / istri)

mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara

pada acara

……………………………………………………………………….

……………………………………………………………..………..

hari . . . . . . . . . tanggal . . . . . . . . . . . pukul . . . . . . .

bertempat di . . . . . . . . . . . .

1. Harap hadir ……. menit Pakaian :

2.

sebelum acara dimulai.

Undangan harap dibawa.

Pria : . . . . . . .

3. Konfirmasi kehadiran melalui telepon . . . . . . . .

Wanita : . . . . . . .

38

K. SURAT TUGAS

Surat tugas adalah surat yang berisikan penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang atau kelompok orang untuk melaksanakan

suatu kegiatan. Surat tugas dapat berbentuk lembaran surat atau

berbentuk kolom. Surat tugas terdiri atas bagian-bagian berikut.

1. Kepala Surat

Kepala surat tugas dibuat sesuai ketentuan pada tata cara dan contoh pembuatan kepala naskah dinas pada halaman 5.

2. Pembuka Surat

a. frasa surat tugas ditulis di bawah dan simetris dengan garis bawah

kepala surat, menggunakan huruf kapital semua; dan b. kata nomor ditulis sejajar dengan frasa surat tugas, diawali dengan

huruf kapital.

3. Isi Surat Tugas yang Berbentuk Lembaran

a. nama jabatan pemberi tugas ditulis di sebelah kiri, di bawah kata

nomor. b. kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa nama

jabatan pemberi tugas; c singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama;

d pangkat/golongan ditulis di bawah dan sejajar kata NIP; e kata jabatan ditulis di bawah dan sejajar kata pangkat/golongan;

dan

f. maksud, tanggal dan tempat penugasan ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan, didahului dengan kata untuk.

4. Isi Surat Tugas Berbentuk Kolom

a. nama jabatan pemberi tugas ditulis di sebelah kiri di bawah kata

nomor, dengan menyebutkan nama jabatan pimpinan nama Universitas, atau unit kerja yang bersangkutan;

b. kolom isian surat tugas berisi nomor, nama, NIP, pangkat/ golongan

dan jabatan yang diberi tugas ditulis di bawah dan sejajar kalimat awal nama jabatan pemberi tugas; dan

c. maksud, tanggal, dan tempat penugasan ditulis di bawah kolom

sejajar dengan nomor isian sebelah kiri, didahului dengan kata untuk.

5. Penutup

a. tanggal surat tugas ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris

akhir isi surat tugas , tanpa didahului nama tempat pembuatan; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani surat tugas ditulis di

bawah dan sejajar dengan tanggal surat tugas dan menggunakan

huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

c. tanda tangan pejabat yang menandatangani surat tugas

dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian


e. nama pejabat yang menandatangani surat tugas ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada

setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis

bawah;

39

f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat

yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak;

g. apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan

huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama

pejabat yang menandatangani surat tugas;

h. pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan

apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Arab sejajar dengan kata tembusan; dan

i. pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth atau

diikuti frasa sebagai laporan.

40

Contoh Format Surat Tugas yang berbentuk lembaran




Laman: www.um.ac.id

SURAT TUGAS

Nomor …. /UN32…. /…../2016

Rektor Universitas Negeri Malang, dengan ini menugaskan,

nama : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

NIP : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

pangkat/golongan : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . jabatan : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

untuk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . tanggal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

di . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Setelah melaksanakan tugas ini, Saudara harap menyampaikan

laporan secara tertulis kepada Rektor.

tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP

Tembusan: 1. ..........................

2. ...........................


41

Contoh Format Surat Tugas dengan Bentuk Kolom




Laman: www.um.ac.id

SURAT TUGAS

Nomor ...../UN32.. /...../2016

Rektor Universitas Negeri Malang memberikan tugas kepada:

No Nama/ NIP Pangkat/Golongan Jabatan

untuk ..................................................................................................…

tanggal ............................................................................................…….

di............................................................................................…………….

Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung

jawab.

tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP Tembusan:

1. ..........................

2. ........................... Universitas Negeri Malang

42

L. SURAT PENGANTAR

Surat pengantar adalah naskah dinas yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat, yang berfungsi untuk mengantar atau menyampaikan surat,

dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan. Surat pengantar

dapat berbentuk lembaran dan dapat juga surat berbentuk kolom. Bagian-Bagian Surat Pengantar

1. Kepala Surat

Kepala surat pengantar dibuat sesuai ketentuan pada tata cara dan contoh pembuatan kepala naskah dinas pada halaman 5.

2. Pembuka surat

a. Nomor Surat

1) nomor surat berisikan tanggal, bulan, nomor urut, kode Universitas, kode jabatan penandatangan surat dinas, kode surat,

dan tahun pembuatan surat;

2) kata nomor ditulis di sebelah kiri di bawah garis kepala surat dinas; dan

3) nomor urut surat tidak dikombinasikan dengan huruf.

b. Lampiran Surat 1) kata lampiran ditulis di bawah kata nomor dan menyebutkan

jumlah lampiran;

2) jumlah lampiran yang dapat ditulis dengan satu atau dua kata

ditulis dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih

ditulis dengan menggunakan angka Arab; dan

3) Kata lampiran tidak ditulis apabila tidak ada yang dilampirkan. 3. Hal Surat

a. kata hal ditulis di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang

dilampirkan, kata hal ditulis di bawah kata nomor; dan

b. hal berisikan inti keseluruhan isi surat pengantar. 4. Tanggal Surat

a. tanggal surat pengantar ditulis di sebelah kanan sebaris dengan

nomor surat; dan b. tanggal surat pengantar tidak disertai nama tempat pembuatannya.

5. Alamat Tujuan Surat

a. tenulisan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat disingkat Yth. kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju;

b. singkatan Yth. ditulis di bawah kata hal; dan

c. nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di. 6. Isi Surat a. Pendahuluan.

1) pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat pengantar, ditulis singkat dan jelas; dan

2) awal kalimat pendahuluan surat pengantar ditulis di bawah dan

sejajar dengan alamat tujuan surat. b. Isi Pokok

Isi pokok merupakan uraian dari inti surat pengantar.

1) frasa Surat Pengantar diketik di bawah dan simetris dengan garis

bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital semua; 2) kata Nomor diketik di bawah dan sejajar dengan frasa Surat

Pengantar;

43

3) tujuan surat pengantar didahului dengan frasa yang terhormat, disingkat Yth., diketik di sebelah kiri di bawah kata Nomor, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan

di pada nama tempat tujuan.

4) isi Surat

a) isi surat pengantar yang berbentuk lembaran, dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana pembuatan isi surat

dinas; dan

b) surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas nomor urut, isi surat/barang, jumlah, dan keterangan kolom diketik

di bawah tujuan surat dan sejajar dengan singkatan Yth.

7. Penutup Surat.

a. penutup surat pengantar yang berbentuk lembaran surat dibuat

dengan menggunakan ketentuan sebagaimana pembuatan penutup

pada surat dinas; dan b. penutup surat pengantar yang berbentuk kolom dibuat dengan

menggunakan ketentuan sebagaimana pembuatan penutup pada

surat edaran.

44

Contoh Format Surat Pengantar yang berbentuk Lembaran Surat




Laman: www.um.ac.id

Nomor : tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth. ……………………… …………………………..

……………………

Bersama ini kami kirimkan satu eksemplar Buku Tata Persuratan

Universitas Negeri Malang untuk dipergunakan dengan sebaik-baiknya.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP

Tembusan:

1. .......................... 2. ...........................


45

Contoh Format Surat Pengantar yang berbentuk kolom




Laman: www.um.ac.id

SURAT PENGANTAR

Nomor ……/UN32…./…./2016

Yth. …………………….

……………………………… ………………………………

No Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan

1. …………………………

……………………………………………………

………………………

Kami kirimkan dengan

hormat untuk............……… Terima kasih

tanggal

Nama Jabatan,


Tembusan: Nama Pejabat

1. ………………….. NIP

2. …………………………..


46

M. NOTA KESEPAHAMAN

Nota kesepahaman merupakan naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih

untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah

disepakati bersama dan dibuat untuk dan atas nama lembaga dengan pihak. Naskah nota kesepahaman diketik dengan jenis huruf Times New Roman, dengan ukuran huruf 12.

1. Bagian nota kesepahaman terdiri dari:

a. kepala

b. isi/batang tubuh c. kaki

2. Kepala nota kesepahaman terdiri atas:

a. lambang Universitas pihak pertama dicetak pada sebelah kiri; b. dan lambang Universitas pihak kedua dicetak di sebelah kanan;

c. pada kepala surat;

d. frasa Nota Kesepahaman ditulis simetris di antara kedua lambang

nama Universitas dengan huruf kapital; e. kata antara diketik di bawah dan simetris dengan frasa Nota

Kesepahaman dengan huruf kapital;

f. nama Universitas pihak pertama diketik di bawah dan simetris dengan

kata antara dengan huruf kapital; g. kata dan diketik di bawah dan simetris dengan nama Universitas dari

pihak pertama;

h. nama Universitas dari pihak kedua diketik di bawah dan simetris dengan kata dan dengan huruf kapital; dan

i. kata nomor diketik di bawah dan simetris dengan kepala surat, dengan

huruf kapital pada awal kata.

3. Isi nota kesepahaman terdiri atas: a. 1

)

frasa Pada hari ini, tanggal, bulan, tahun, bertempat di, dbuat dan ditandatangani Nota Kesepahaman oleh dan antara: ditulis setalah

nomor nota kesepahaman dan diawali dengan huruf capital; b. 2

)

nama pejabat yang menandatangani nota kesepahaman, keterangan

jabatan dan kedudukan hokum;

c. 3

)

frasa PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA, secara bersama-sama

disebut sebagai PARA PIHAK, ditulis dengan huruf capital cetak tebal; d. 4

)

frasa PARA PIHAK tetap bertindak sebagaimana tersebut di atas dengan ini menerangkan terlebih dahulu hal-hal sebagai berikut:, frasa

para pihak ditulis dengan huruf capital cetak tebal; dan

e. 5)

isi surat perjanjian memuat materi perjanjian kerja sama atau kesepakatan bersama yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal diketik di bawah dan simetris. Kata atau frasa dalam setiap perikatan

diketik di bawah dan simetris dengan Pasal dengan huruf kapital. 4. Kaki terdiri atas

a. nama para pihak yang membuat kesepakatan dibubuhi materai; dan

b. tanda tangan para pihak yang membuat kesepakatan dibubuhi cap dinas atau cap jabatan.

47

Contoh Format Nota Kesepahaman

NOTA KESEPAHAMAN

ANTARA


dan

TENTANG

…

Nomor : …(Pihak Pertama)

Nomor : …(Pihak Kedua)

Pada hari ini, …, tanggal …, bulan …, tahun …, bertempat di …, dibuat dan

ditandatangani Nota Kesepahaman oleh dan antara:

1. (nama pejabat) : …………., selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

2. (nama pejabat) : …………., selanjutnya disebut PIHAK KEDUA

PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA, secara bersama-sama disebut sebagai PARA PIHAK.

PARA PIHAK tetap bertindak sebagaimana tersebut di atas dengan ini menerangkan terlebih dahulu hal-hal sebagai berikut:

a. PIHAK PERTAMA adalah……………….. b. PIHAK KEDUA adalah …………………..

Atas dasar pertimbangan yang diuraikan tersebut di atas dengan itikad baik, dan tetap berpedoman kepada ketentuan peraturan perundang-undangan,

PARA PIHAK menerangkan dengan ini sepakat dan setuju untuk mengadakan

kerjasama yang dituangkan dalam Nota Kesepahaman dengan ketentuan-

ketentuan sebagai berikut:

MAKSUD DAN TUJUAN

PASAL 1

………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………….

RUANG LINGKUP

PASAL 2

………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………..

Lambang instansi

pihak II

48

PELAKSANAAN

PASAL 3

(1) Pelaksanaan Kesepahaman Bersama ini akan diatur lebih lanjut dalam

suatu Perjanjian Kerja Sama. ...............................................................................................................

JANGKA WAKTU

PASAL 4

...............................................................................................................

PENDANAAN

PASAL 5 ...............................................................................................................

PENYELESAIAN PERSELISIHAN

PASAL 6

...............................................................................................................

AMANDEMEN

PASAL 7 ...............................................................................................................

PENUTUP

PASAL 8

...............................................................................................................

PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA

Nama Jabatan, Nama Jabatan,

tanda tangan dan tanda tangan dan cap jabatan/dinas cap jabatan/dinas

Nama Pejabat Nama Pejabat

49

1. Kepala Surat a. lambang nama Universitas pihak pertama dicetak pada sebelah kiri

dan lambang nama Universitas pihak kedua dicetak di sebelah

kanan pada kepala surat;

b. frasa perjanjian/piagam kerja sama/kesepakatan kerja sama diketik simetris di antara kedua lambang nama Universitas dengan huruf

kapital;

c. kata antara diketik di bawah dan simetris dengan frasa piagam kerja sama dengan huruf kapital;

d. nama Universitas pihak pertama diketik di bawah dan simetris

dengan kata antara dengan huruf kapital;

e. kata dengan diketik di bawah dan simetris dengan nama Universitas dari pihak pertama dengan huruf kapital;

f. nama nama Universitas dari pihak kedua diketik di bawah dan

simetris dengan kata dengan dengan huruf kapital;

g. garis penutup kepala surat dengan menggunakan garis tebal tunggal;

h. Kata nomor surat perjanjian/kesepakatan kerja sama diketik di

bawah dan simetris dengan kepala surat, dengan huruf kapital pada awal kata;

i. awal surat perjanjian/kesepakatan diketik di sebelah kiri bawah

kata nomor dengan ungkapan frasa Pada hari ini; j. ngka Arab satu diketik di bawah dan sejajar dengan frasa pada hari

ini diikuti kata nama, kata jabatan dan kata alamat yang masing-

masing diakhiri tanda baca (:);

k. ungkapan Dalam hal ini diketik di bawah dan sejajar dengan angka Arab satu;

l. angka Arab dua diketik di bawah dan sejajar dengan ungkapan

Dalam hal ini diikuti kata nama, kata jabatan dan kata alamat yang masing-masing diakhiri tanda baca titik dua (:); dan

m. m ungkapan frasa kedua belah pihak diketik di bawah dan sejajar

dengan angka Arab dua, pada akhir kalimat diketik tanda baca titik

dua (:) 2. Batang Tubuh

Batang tubuh atau isi surat perjanjian memuat materi perjanjian kerja

sama atau kesepakatan bersama yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal diketik di bawah dan simetris. Kata atau frasa dalam

setiap perikatan diketik di bawah dan simetris dengan Pasal dengan

huruf kapital.

3. Penutup Surat Perjanjian/Kesepakatan Kerja Sama a. Penutup surat perjanjian berisi nama dan tanda tangan para pihak

yang mengadakan perjanjian dan para saksi, jika dipandang perlu,

serta dibubuhi materai sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

b. Frasa Pihak pertama diketik di sebelah kanan bawah diakhiri tanda

baca koma (,) dengan huruf kapital; dan c. Frasa Pihak kedua diketik di sebelah kiri sejajar dengan frasa Pihak

pertama diakhiri tanda baca koma (,) dengan huruf kapital.

N. SURAT PERJANJIAN

50

Contoh Format Surat Perjanjian

PERJANJIAN KERJA SAMA

ANTARA


DENGAN

(nama instansi yang menjadi pihak II dalam perjanjian)

TENTANG

…

NOMOR …

NOMOR …

Pada hari ini, …, tanggal …, bulan …, tahun …, bertempat di …, yang bertanda

tangan di bawah ini:

1. (nama pejabat) : (nama jabatan), dalam hal ini bertindak untuk dan atas

nama Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan

Tinggi/nama unit utama, berkedudukan di (alamat kantor), selanjutnya disebut sebagai (PIHAK

KESATU/sebutan lain yang relevan).

2. (nama pejabat) : (nama jabatan), dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan

Tinggi/nama unit utama, berkedudukan di (alamat

kantor), selanjutnya disebut sebagai (PIHAK KEDUA/sebutan lain yang relevan).

Selanjutnya, PIHAK KESATU dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama disebut PARA PIHAK, terlebih dahulu menerangkan hal-hal sebagai berikut: bahwa …;

a. dst …;

Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, PARA PIHAK sepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang …, yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut.

Pasal 1

TUJUAN KERJA SAMA

…

Pasal 2

RUANG LINGKUP KERJA SAMA

…

Lambang instansi

pihak II

51

Pasal 3

PELAKSANAAN KEGIATAN

…

Pasal...

PEMBIAYAAN

Pasal …

PENYELESAIAN PERSELISIHAN

…

Pasal …

LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau keadaan memaksa (force majeur) dapat dipertimbangkan kemungkinan

perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.

(2) Yang termasuk keadaan memaksa (force majeure): a. bencana alam;

b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; dan

c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap perjanjian kerja sama

ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Kesatu dan Pihak Kedua.

Pasal ...

PENUTUP

…

PIHAK KESATU PIHAK KEDUA

Nama Jabatan, Nama Jabatan,

tanda tangan dan tanda tangan dan

cap jabatan/dinas cap jabatan/dinas


52

O. SURAT KUASA

Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.

Surat kuasa tersebut di atas tidak termasuk surat kuasa untuk beracara di

pengadilan. Bagian-Bagian Surat Kuasa

1. Kepala Surat

Kepala Surat Pengantar dibuat sesuai ketentuan pada tata cara dan contoh pembuatan kepala naskah dinas pada halaman 5.

2. Pembuka Surat

a. Pembuka surat kuasa terdiri atas:

1) frasa surat kuasa; dan 2) Nomor.

b. frasa Surat Kuasa diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah

kepala surat, menggunakan huruf kapital. c. kata Nomor diketik di bawah dan sejajar dengan frasa Surat Kuasa,

diawali dengan huruf kapital.

3. Isi Surat

a. ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini diketik di sebelah kiri di bawah kata Nomor;

b. pemberi kuasa didahului kata nama diketik di bawah dan sejajar dengan ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini;

c. jabatan pemberi kuasa didahului dengan kata jabatan, diketik di bawah dan sejajar dengan kata nama;

d. ungkapan dengan ini memberikan kuasa kepada diketik di bawah

dan sejajar dengan kata jabatan; e. penerima kuasa didahului kata nama diketik di bawah dan sejajar

dengan awal ungkapan dengan ini memberikan kuasa kepada; f. Jabatan penerima kuasa didahului dengan kata jabatan diketik

sejajar dengan kata nama; dan g. rincian kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa diketik

di bawah nama jabatan penerima kuasa dan sejajar dengan kata

jabatan.

4. Penutup Surat a. tanggal surat kuasa diketik di sebelah kanan bawah, di bawah baris

akhir isi surat kuasa tanpa didahului nama tempat pemberi surat

kuasa; b. frasa pemberi kuasa diketik di bawah dan sejajar dengan tanggal,

menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata;

c. nama pemberi kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah, diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, berjarak

tiga spasi di bawah dan sejajar dengan frasa pemberi kuasa; d. NIP pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital, di bawah dan sejajar

dengan nama pemberi kuasa, tanpa diakhiri titik, diikuti dengan nomor tanpa jarak;

e. di antara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa diberi

meterai dan dibubuhi tanda tangan pemberi kuasa; f. cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian

meterai dan tanda tangan pemberi kuasa;

g. frasa penerima kuasa diketik dengan huruf kapital pada setiap awal

53

kata, sejajar dengan kata jabatan dan sebaris dengan frasa pemberi kuasa;

h. nama penerima kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanda garis

bawah, diketik sejajar dengan frasa penerima kuasa, dan sebaris

dengan nama pemberi kuasa; i. NIP penerima kuasa ditulis dengan huruf kapital, diketik di bawah

dan sejajar dengan nama penerima kuasa tanpa diakhiri dengan

titik, diikuti dengan nomor tanpa jarak; dan

j. nanda tangan penerima kuasa dibubuhkan di antara frasa penerima kuasa dan nama penerima kuasa.

54

Contoh Format Surat Kuasa

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)



Laman: www.um.ac.id

SURAT KUASA Nomor ……/UN32…./…./2016

Yang bertanda tangan di bawah ini,

nama : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

jabatan : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

alamat : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

dengan ini memberikan kuasa kepada

nama : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . jabatan : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

alamat : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

untuk : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

tanggal

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

tanda tangan tanda tangan diatas

materai dan cap dinas

Nama Penerima Kuasa Nama Pemberi Kuasa

NIP NIP

55

P. SURAT PELIMPAHAN WEWENANG Surat pelimpahan wewenang adalah naskah dinas yang berisi penugasan

dari pejabat yang berwenang kepada pejabat satu tingkat di bawahnya

untuk melaksanakan tugas yang dilimpahakan.

Bagian-bagian surat pelimpahan wewenang 1. Kepala Surat

Kepala surat pelimpahan wewenang dibuat menggunakan tata cara

pembentukan dan format kepala naskah dinas. 2. Pembuka

Pembuka surat pelimpahan wewenang terdiri atas :

a. frasa surat pelimpahan wewenang, ditulis dengan huruf kapital dan dicetak tebal, diletakkan di tengah atas;

b. jabatan pejabat penandatangan ditulis dengan huruf kapital cetak

tebal, dibawah frasa surat pelimpahan wewenang; c. kata nomor ditulis dibawah jabatan pejabat penandatangan, cetak tebal; dan

d. judul substansi pelimpahan wewenang ditulis dibawah nomor dengan

cetak tebal; 3. Isi

isi terdiri atas :

a. kata menimbang ditulis dengan huruf awal kapital;

b. kata dasar ditulis dengan huruf awal kapital; c. frasa melimpahkan wewenang ditulis dengan huruf kapital cetak

tebal, diletakkan ditengah;

d. kata kepada ditulis dengan huruf awal kapital; dan e. kata untuk ditulis dengan huruf awal kapital.

4. Penutup

penutup terdiri atas :

a. frasa ditetapkan di ditulis dengan huruf awal kapital dan diletakkan di sebelah kiri bawah;

b. frasa pada tanggal ditulis dengan huruf awal kapital;

c. jabatan pejabat yang menandatangan; d. nama pejabat penandatangan ditulis setelah tanda tangan;

e. NIP pejabat penandatangan ditulis simetris dengan nama pejabat; dan

f. apabila ada tembusan, dibuat dengan menggunakan tata cara sebagaimana pembuatan tembusan pada surat edaran.

56

Contoh Format Surat Pelimpahan Wewenang




Laman: www.um.ac.id

SURAT PELIMPAHAN WEWENANG


Nomor : ..........................

TENTANG

............................................


Menimbang : .......................................................................................;

Dasar : .......................................................................................; MELIMPAHKAN WEWENANG

Kepada : ........................................................................................;

Untuk : ........................................................................................;

Ditetapkan di : ......................................

Pada tanggal : ...................................... Rektor,

Nama Pejabat NIP

Tembusan : ......................................


57

Q. SURAT KETERANGAN

Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi atau keterangan mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

Bagian-bagian Surat Keterangan

1. Kepala Surat 2. Pembuka Surat

a. frasa surat keterangan diketik di bawah dan simetris dengan garis

bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital semua.

b. kata nomor diketik di bawah dan sejajar dengan frasa surat keterangan, menggunakan huruf awal kapital.

3. Isi Surat Keterangan

a. frasa yang bertanda tangan di bawah ini;

b. kata nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang

memberikan keterangan; c. frasa dengan ini menerangkan bahwa;

d. kata nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang

diterangkan; dan e. isi keterangan.

Awal kalimat isi surat keterangan ditulis di sebelah kiri di bawah frasa

surat keterangan, diawali dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan

tanda baca koma. 4. Penutup Surat Keterangan

a. ) tanggal surat keterangan;

b. ) nama jabatan penanda tangan; c. ) nama pejabat penanda tangan;

d. ) tanda tangan;

e. ) NIP; dan f. ) cap dinas atau cap jabatan.

58

Contoh Format Surat Keterangan




Laman: www.um.ac.id

SURAT KETERANGAN Nomor ……/UN32…./…./2016


nama : ……………………………………………………… NIP : ………………………………………………………

pangkat dan golongan : ………………………………………………………

jabatan : ………………………………………………………

dengan ini menerangkan bahwa

nama : ………………………………………………………

NIP : ………………………………………………………


jabatan : ………………………………………………………

Dan seterusnya.................................................................

tanggal

Nama Jabatan,


Tembusan: Nama Pejabat 1. ………………….. NIP

2. ……………………

Universitas Negeri Malang.


59

R. SURAT PERNYATAAN

Surat pernyataan adalah naskah dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

Bagian-bagian surat pernyataan sebagai berikut.

1. Kepala Surat Kepala Surat Pernyataan dibuat sesuai ketentuan pada tata cara


2. Pembuka Surat Pembuka surat pernyataan berisi frasa surat pernyataan diketik di

bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan

huruf kapital.

3. Isi Surat Pernyataan a. awal kalimat isi surat pernyataan yang berisi frasa yang bertanda

tangan di bawah ini ditulis di sebelah kiri di bawah frasa surat pernyataan, diawali dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan

tanda baca koma; b. kata nama diketik di bawah dan sejajar dengan ungkapan Yang

bertanda tangan di bawah ini; c. kata jabatan diketik di bawah dan sejajar dengan kata nama; d. kata alamat ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan; dan

e. isi pernyataan ditulis di bawah alamat pejabat yang membuat

pernyataan. 4. Penutup Surat Pernyataan

a. tanggal surat pernyataan;

b. nama jabatan penanda tangan;

c. nama pejabat penanda tangan; d. tanda tangan;

e. NIP; dan

f. cap dinas atau cap jabatan.

60

Contoh Format Surat Pernyataan




Laman: www.um.ac.id

SURAT PERNYATAAN Nomor ……/UN32…./…./2016


nama : ………………………………………………………

NIP : ………………………………………………………


jabatan : ………………………………………………………

alamat : ………………………………………………………

dengan ini menyatakan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. ..

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya dan apabila dikemudian

hari menyimpang, saya bersedia menanggung segala akibatnya.

tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP

61

S. SURAT PENGUMUMAN

Surat pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat

umum. Surat Pengumuman terdiri atas bagian-bagian berikut.

1. Kepala Surat Kepala Surat Pengumuman dibuat sesuai ketentuan pada tata cara


2. Pembuka Surat a. kata Pengumuman diketik di bawah dan simetris dengan garis

bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital semua; dan

b. kata Nomor diketik di bawah dan sejajar dengan kata Pengumuman, diawali dengan huruf kapital.

3. Isi Surat

a. isi surat pengumuman berupa informasi baru yang harus diketahui

sivitas akademika atau masyarakat; b. isi surat pengumuman ditulis secara singkat, padat, dan jelas; dan

c. awal kalimat pada isi surat pengumuman diketik di sebelah kiri di

bawah kata Nomor. 4. Penutup Surat Pengumuman

a. tanggal surat pengumuman;

b. tama jabatan penanda tangan;

c. nama pejabat penanda tangan; d. nanda tangan;

e. NIP; dan

f. cap dinas atau cap jabatan.

62

Contoh Format Pengumuman




Laman: www.um.ac.id

PENGUMUMAN

Nomor ……/UN32…./…./2016

...............................................................................................................

...............................................................................................................

tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP

63

T. BERITA ACARA

Berita acara adalah naskah dinas yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian,

keterangan, dan hal lain yang berhubungan dengan kejadian atau

peristiwa tersebut.

Bagian berita acara terdiri atas:

1. Kepala;

2. Pembuka;

3. Isi; dan

4. Penutup.

1. Kepala

Kepala surat berita acara dibuat sesuai ketentuan pada

naskah dinas pada halaman 5.

2. Pembuka

a. frasa berita acara ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat

secara simetris;

b. kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan kata berita acara,

diawali dengan huruf kapital; dan

c. tanggal, bulan, dan tahun penandatangan berita acara ditulis setelah

nomor berita acara.

3. Isi

a. nama pejabat, NIP dan jabatan yang menandatangani berita acara; dan

b. substansi berita acara.

4. Penutup a. frasa Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan; b. frasa Dibuat di diletakkan di sebelah kiri bawah;

c. tanda tangan pihak yang menandatangani diletakkan simetris; dan d. nama pejabat yang menandatangani diletakkan simetris dibawah

tanda tangan.

64

Contoh Format Berita Acara




Laman: www.um.ac.id

BERITA ACARA Nomor ……/UN32…./…./2016

Pada hari ini, ............, tanggal..........., bulan ........., tahun ......., kami masing-masing:

1. ........(Nama pejabat), ........(NIP dan Jabatan), selanjutnya disebut Pihak Pertama, dan

2. ........(pihak lain) ......., selanjutnya disebut Pihak Kedua.

………………………………………………………………………..…… ……………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………..

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan

..................................

Dibuat di ……….

Pihak Pertama, Pihak Kedua,

tanda tangan tanda tangan


http://www.google.com/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0CAcQjRw&url=http://ilmusejarah13.blogspot.com/2013/12/silsilah-dan-sejarah-keluarga-bapak.html&ei=B8jaVKTYLI6MuASlwIG4Bw&bvm=bv.85761416,d.c2E&psig=AFQjCNEzD6fUK_KUuNMSgCJhNnS4FFTwLw&ust=1423710562289977

65

U. LAPORAN

Naskah laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu kegiatan.

Bagian Bagian Laporan adalah sebagai berikut.

1. Kepala Laporan

Kepala laporan dibuat sesuai ketentuan pada tata cara pembuatan

kepala naskah dinas pada halaman 5.

2. Pembuka Laporan a. kata laporan; dan

b. judul laporan

3. Isi Laporan a. Pendahuluan;

b. kegiatan yang dilaksanakan;

c. hasil yang dicapai; d. kesimpulan dan saran; dan

e. Penutup.

d. Penutup Laporan a. tanggal pembuatan laporan;

b. nama jabatan pembuat laporan;

c. tanda tangan dan cap jabatan atau cap dinas; d. nama pejabat yang membuat laporan; dan

e. NIP pejabat pembuat laporan.

66

Contoh Format Laporan




Laman: www.um.ac.id

LAPORAN TENTANG

…………………………………………………………………………..

A. Pendahuluan

1. Umum

2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup

4. Dasar

B. Kegiatan yang Dilaksanakan ........................................................................................................

C. Hasil yang Dicapai ........................................................................................................

D. Kesimpulan dan Saran ........................................................................................................

E. Penutup ................................................................................

Dibuat di Malang

Pada tanggal …………..

Nama Jabatan Pembuat Laporan,


Nama Pejabat Pembuat Laporan

NIP

67

V. NOTULA RAPAT

Notula rapat adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pembuat notula rapat/notulis yang memuat hasil pembahasan atau segala sesuatu yang

disampaikan dalam suatu rapat.

Bagian-bagian notula rapat adalah sebagai berikut. 1. Kepala Notula Rapat

Kepala Notula dibuat sesuai ketentuan pada tata cara pembuatan kepala naskah dinas pada halaman 5.

2. Pembuka notula rapat berisi kata “notula”.

3. Isi notula rapat terdiri atas:

a. nama rapat;

b. hari/tanggal rapat;

c. waktu rapat;

d. susunan acara rapat; e. pimpinan rapat yang terdiri atas ketua, sekretaris, dan notulis;

f. peserta rapat;

g. persoalan yang dibahas;

h. tanggapan peserta rapat; dan i. kesimpulan.

4. Penutup notula rapat terdiri atas:

a. kata pemimpin rapat;

b. nama jabatan;

c. tanda tangan pejabat pemimpin rapat;

d. nama pejabat pemimpin rapat; dan e. NIP pejabat pemimpin rapat.

68

Contoh Format Notula Rapat



Telepon: 0341-551312

Laman: www.um.ac.id

NOTULA

Rapat : …………………………………………

Hari/Tanggal : ………………………………………… Waktu rapat : …………………………………………

Acara : 1. ………………………………………

2. Dan seterusnya 3. Penutup

Pimpinan rapat :

Ketua : ….………………………………………

Sekretaris : ………………………………………… Pencatat : …………………………………………

Peserta rapat : 1. ………………………………………

: 2. Dan seterusnya Persoalan yang dibahas : …………………………………………

Tanggapan peserta rapat : …………………………………………

Kesimpulan : …………………………………………

Pemimpin Rapat Nama Jabatan,

Nama Pejabat NIP

69

W. TELAAH STAF

Telaah staf adalah bentuk uraian tertulis yang disampaikan oleh staf yang memuat analisis singkat dan jelas suatu persoalan dengan memberikan

jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

Bagian-bagian telaahan staf adalah sebagai berikut. 1. Kepala Telaah

Kepala Surat Pernyataan dibuat sesuai ketentuan pada tata cara pembuatan kepala naskah dinas pada halaman 5.

2. Pembuka Telaah Staf terdiri atas: a. kata telaah; dan

b. judul telaah.

3. Isi Telaah Staf terdiri atas: a. Persoalan;

b. Praanggapan; c. fakta yang mempengaruhi;

d. Analisis;

e. Kesimpulan; dan d. Saran.

4. Penutup Telaah Staf terdiri atas:

a. tempat pembuatan telaah;

b. tanggal pembuatan telaah;

c. nama jabatan pembuat telaah;

d. tanda tangan;

e. nama pembuat telaah; dan f. NIP pembuat telaah.

70

Contoh Format Telaah Staf




Laman: www.um.ac.id

TELAAH STAF

(JUDUL TELAAH STAF)

I. Persoalan

…………………………………………………………………

II. Praanggapan

…………………………………………………………………

III. Fakta-fakta yang mempengaruhi …………………………………………………………………

IV. Analisis …………………………………………………………………

V. Kesimpulan …………………………………………………………………

VI. Saran …………………………………………………………………

Tanggal pembuatan

Nama Jabatan Pembuat telaah,

Nama Pembuat Telaah NIP

71

BAB IV

SIFAT DAN DERAJAT SURAT

A. SIFAT SURAT

1. Surat Sangat Rahasia Surat sangat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya

membutuhkan tingkat pengamanan yang tinggi dan mempunyai

hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara, serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.

2. Surat Rahasia

Surat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan

pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan, serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau

yang ditunjuk.

3. Surat Terbatas Surat terbatas adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan

pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus

kedinasan, serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

4. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

B. DERAJAT SURAT

1. Sangat Segera Sangat segera merupakan derajat surat yang isinya harus segera

diketahui penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada

kesempatan pertama atau secepat mungkin. 2. Segera

Segera merupakan derajat surat yang isinya harus segera diketahui dan

ditanggapi oleh penerima surat. 3. Biasa

Biasa merupakan derajat surat yang penyampaian dan penyelesaian-

nya tidak seperti derajat surat sangat segera dan segera.

CONTOH

CAP TANGGAL DAN DERAJAT SURAT

1. Cap tanggal (band dater) 28 Januari 2016

2. Cap nomor / angka (numerik)

100

3. Cap derajat surat

a. Amat segera

b. Segera

AMAT SEGERA

SEGERA

72

4. Cap sifat surat

a.

Sangat rahasia

b. Rahasia

c. Terbatas

SANGAT RAHASIA

RAHASIA

TERBATAS

73

BAB V

PENCANTUMAN ALAMAT SURAT

1. Alamat surat dicantumkan pada

a. sampul surat; dan b. surat.

2. Alamat pada sampul surat terdiri atas:

a. singkatan Yth;

b. nama jabatan; c. unit kerja; dan

d. alamat lengkap dan dicantumkan nomor kode pos.

3. Alamat pada surat terdiri atas: a. singkatan Yth;

b. nama jabatan;

c. unit kerja; dan d. alamat Nama Kota.

4. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata

nama itu secara cermat, lengkap, dan tidak disingkat. 5. Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak

dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, atau Saudara.

A. Alamat surat yang ditujukan kepada nama Universitas di luar

Universitas Negeri Malang dan kepada pejabat Unit Kerja di

lingkungan Universitas Negeri Malang yang berada di luar Kampus I

1) Pada Sampul Surat

Alamat pada sampul surat dicantumkan Yth, nama jabatan, unit kerja

dan alamat lengkap.

Contoh : Yth. Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

u.p. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Jl. Jenderal Sudirman, Pintu I Senayan

Jakarta 10270

2) Pada Surat

Alamat pada surat sama seperti yang diatur pada sampul surat, tanpa

alamat lengkap.

Contoh : Yth. Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

u.p. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Jakarta

74

3) Kata depan kepada dan kata penyapa, seperti Bapak, Ibu, atau

Saudara, di depan nama jabatan dan gelar tidak dicantumkan, baik pada sampul maupun pada surat.

a. Contoh pada sampul surat

Salah : Kepada

Yth. Bapak Rektor Universitas Sebelas Maret Jalan Ir. Sutami Nomor 36A

Kentingan, Surakarta 57126

Benar : Yth. Rektor Universitas Sebelas Maret Jalan Ir. Sutami Nomor 36A


b. Contoh pada surat

Salah : Kepada Yth. Bapak Rektor Universitas Sebelas Maret

Jalan Ir. Sutami Nomor 36A


Benar : Yth. Rektor Universitas Sebelas Maret

Surakarta

B. Alamat surat yang ditujukan kepada pejabat di Universitas Negeri

Malang

1) Pada Sampul Surat

Contoh 1 : Yth. Rektor


Contoh 2 : Yth. Dekan Fakultas Ekonomi


2) Pada Surat

Alamat pada surat sama seperti yang ditulis pada sampul surat

Contoh 1 : Yth. Wakil Rektor I


Contoh 2 : Yth.

1. Para Wakil Rektor

2. Para Dekan Universitas Negeri Malang

75

3) Kata depan kepada dan kata penyapa, seperti Bapak, Ibu, atau

Saudara, di depan nama jabatan dan gelar tidak diperlukan, baik pada sampul maupun pada surat.

a. Contoh pada sampul surat

Salah : Kepada

Yth. Bapak Rektor Universitas Negeri Malang

Benar : Yth. Rektor


b. Contoh pada surat

Salah : Yth. Sdr. Dekan Fakultas Sastra


Benar : Yth. Dekan Fakultas Sastra


76

BAB VI

KODE SURAT

1. Surat dinas harus menggunakan kode surat yang terdiri atas kode

jabatan, kode unit, dan kode hal. 2. Surat dinas yang bersifat rahasia diberi kode RHS di antara kode

jabatan atau nama Universitas atau unit kerja dan kode hal.

3. Kode jabatan adalah tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat.

4. Kode nama Universitas dan unit kerja merupakan tanda dari nama

Universitas dan unit kerja yang membuat atau mengeluarkan surat.

5. Kode hal adalah tanda dari hal atau subjek surat. 6. Kode nama Universitas dipakai juga sebagai kode jabatan Rektor

Universitas Negeri Malang, yaitu UN32.

7. Kode surat ditulis setelah nomor urut surat dengan urutan kode nama Universitas, kode jabatan, kode unit kerja, kode RHS (apabila bersifat

rahasia), kode hal, dan tahun pembuatan surat yang penulisannya

masing-masing dibatasi dengan garis miring. 8. Surat yang dibuat dan ditandatangani Rektor menggunakan kode

jabatan.

9. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon I dengan

penyebutan anb. menggunakan kode jabatan Rektor, dibatasi tanda titik dan diikuti kode unit kerja penandatangan surat.

10. Surat yang ditandatangani oleh pejabat eselon I dan berasal dari

pejabat setingkat di bawahnya menggunakan kode unit kerja penandatangan surat, dibatasi tanda titik dan diikuti kode unit kerja

asal surat.

11. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon I dengan penyebutan a.n. menggunakan tanda titik dan diikuti kode unit kerja

penandatangan surat.

12. Surat yang dibuat dan ditandatangnai oleh pejabat eselon II dengan penyebutan a.n. menggunakan kode unit kerja dari pejabat

yang diatasnamakan, dibatasi tanda titik dan diikuti kode nomor urut

unit penandatangan surat.

77

A. KODE UNIT KERJA UNIVERSITAS NEGERI MALANG

1. KODE UNIT KERJA STRUKTURAL 1. Rektor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32

2. Wakil Rektor Bidang Akademik (Wakil Rektor I) . . . . . UN32.I

3. Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan (Wakil Rektor II) . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.II

4. Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan (Wakil Rektor III) UN32.III

5. Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Sistem Informasi, Komunikasi, dan Kerja Sama (Wakil Rektor IV) . . . . . .

UN32.IV

6. Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP) . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1

7. Fakultas Sastra (FS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2

8. Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.3

9. Fakultas Ekonomi (FE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.4

10. Fakultas Teknik (FT). . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5 11. Fakultas Ilmu Keolahragaan (FIK) . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.6

12. Fakultas Ilmu Sosial (FIS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.7

13. Fakultas Pendidikan Psikologi (FPPsi) . . . . . . . . . . . . . UN32.8 14. Pascasarjana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.13

15. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat (LP2M). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.14 16. Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Pembelajaran UN32.15

17. Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan,

Informasi, dan kerjasama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.16

18. Biro Umum dan Keuangan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.17 19. UPT Perpustakaan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.18

20. UPT Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi . . . . . UN32.19

21. UPT Pusat Pengembangan Laboratorium Pendidikan . UN32.20 22. UPT Pusat Pengkajian Pancasila. . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.21

23. UPT Satuan Penjaminan Mutu . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.22

2. KODE UNIT KERJA NON STRUKTURAL

1. Senat Universitas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.25

2. Pusat Bisnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.26 3. Badan Konsultasi dan Bantuan Hukum . . . . . . . . . . . UN32.27

4. Masjid Al Hikmah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.28

5. Poliklinik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.29

6. Unit Korpri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.30 7. Unit Hubungan Internasional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.31

8. Koperasi Pegawai Republik Indonesia . . . . . . . . . . . . . UN32.32

9. Dharma Wanita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.33 10. Asrama Mahasiswa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.34

11. Organisasi Kemahasiswaan Tingkat Universitas.. . . . . UN32.35

12. Ikatan Alumni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.36 13. Majalah Komunikasi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.37

14. Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). . . . . . . UN32.38

15. Satuan Pengawasan Internal. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . UN32.39 16. Sertifikasi Dosen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.40

17. Sertifikasi Guru . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.41

18. Dewan Pengawas PK-BLU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.42

78

3. PENJABARAN KODE UNIT KERJA

A. KODE UNIT KERJA STRUKTURAL 1. 1. FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

DEKAN DAN WAKIL DEKAN

1. Dekan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1 2. Wakil Dekan Bidang Akademik (Wakil Dekan I) . UN32.1.1

3. Wakil Dekan Bidang Umum, Keuangan dan

Kepegawaian (Wakil Dekan II). . . . . . . . . . . . . . .

UN32.1.2 4. Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni

(Wakil Dekan III) . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.1.3

TATA USAHA 1. Kepala Bagian Tata Usaha . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.4

2. Kepala Subbagian Akademik . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.4.1

3. Kepala Subbagian Umum dan Barang Milik Negara UN32.1.4.2 4. Kepala Subbagian Keuangan dan Kepegawaian . . UN32.1.4.3

5. Kepala Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni . . UN32.1.4.4

JURUSAN

1. Bimbingan dan Konseling . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.5.1

2. Teknologi Pendidikan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.5.2 3. Pendidikan Luar Sekolah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.5.3

4. Administrasi Pendidikan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.5.4

5. Kependidikan Sekolah Dasar dan Prasekolah . . . . UN32.1.5.5

6. Pendidikan Luar Biasa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.5.6

ORGANISASI KEMAHASISWAAN

1. Dewan Mahasiswa Fakultas (DMF) . . . . . . . . . . . UN32.1.6.1 2. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (BEMFA) . . . UN32.1.6.2

3. Komisi Pemilihan Umum (KPU) . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.6.3

4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) - Bimbingan dan Konseling . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.6.4.1

- Teknologi Pendidikan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.6.4.2

- Pendidikan Luar Sekolah . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.6.4.3 - Administrasi Pendidikan. . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.6.4.4

- Kependidikan SD dan Pra Sekolah. . . . . . . . . . UN32.1.6.4.5

- Pendidikan Luar Biasa . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.6.4.6

SENAT FAKULTAS

Ketua Senat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.1.7

2. FAKULTAS SASTRA


1. Dekan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2 2. Wakil Dekan Bidang Akademik (Wakil Dekan I) UN32.2.1


Kepegawaian (Wakil Dekan II). . . . . . . . . . . . . .

UN32.2.2 4. Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan

Alumni (Wakil Dekan III) . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.2.3

79

TATA USAHA

1. Kepala Bagian Tata Usaha . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.4 2. Kepala Subbagian Akademik . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.4.1

3. Kepala Subbagian Umum dan Barang Milik Negara UN32.2.4.2

4. Kepala Subbagian Keuangan dan Kepegawaian . . UN32.2.4.3 5. Kepala Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni . . UN32.2.4.4

JURUSAN 1. Sastra Indonesia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.5.1

2. Sastra Inggris. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.5.2

3. Sastra Arab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.5.3

4. Sastra Jerman. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.5.4 5. Seni dan Desain. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.5.5

ORGANISASI KEMAHASISWAAN 1. Dewan Mahasiswa Fakultas (DMF) . . . . . . . . . . . .UN32.2.6.1

2. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (BEMFA) UN32.2.6.2

3. Komisi Pemilihan Umum (KPU) . . . . . . . . . . . . . UN32.2.6.3 4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)

- Sastra Indonesia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.6.4.1

- Sastra Inggris. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.6.4.2 - Sastra Arab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.6.4.3

- Sastra Jerman. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.6.4.4

- Seni dan Desain. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.6.4.5

SENAT FAKULTAS

Ketua Senat. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . UN32.2.7

3. FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM


1. Dekan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3 2. Wakil Dekan Bidang Akademik (Wakil Dekan I) . . . UN32.3.1


Kepegawaian (Wakil Dekan II). . . . . . . . . . . . . . . . .


(Wakil Dekan III) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.3.3

TATA USAHA 1. Kepala Bagian Tata Usaha . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3.4

2. Kepala Subbagian Akademik . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3.4.1

3. Kepala Subbagian Umum dan Barang Milik Negara UN32.3.4.2 4. Kepala Subbagian Keuangan dan Kepegawaian . . UN32.3.4.3


JURUSAN

1. Matematika. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3.5.1

2. Fisika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3.5.2 3. Kimia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3.5.3

4. Biologi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3.5.4

80


1. Dewan Mahasiswa Fakultas (DMF) . . . . . . . . . . . . UN32.3.6.1 2. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (BEMFA) . . . UN32.3.6.2

3. Komisi Pemilihan Umum (KPU) . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3.6.3

4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) . . . . . . . . . - Matematika. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3.6.4.1

- Fisika. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3.6.4.2

- Kimia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3.6.4.3 - Biologi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3.6.4.4

SENAT FAKULTAS

Ketua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.3.7

4. FAKULTAS EKONOMI

DEKAN DAN WAKIL DEKAN 1. Dekan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.4

2. Wakil Dekan Bidang Akademik (Wakil Dekan I) . . . UN32.4.1

3. Wakil Dekan Bidang Umum, Keuangan dan Kepegawaian (Wakil Dekan II). . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.4.2

4. Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni

(Wakil Dekan III) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.4.3

TATA USAHA

1. Kepala Bagian Tata Usaha . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.4.4

2. Kepala Subbagian Akademik . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.4.4.1 3. Kepala Subbagian Umum dan Barang Milik Negara UN32.4.4.2

4. Kepala Subbagian Keuangan dan Kepegawaian . . UN32.4.4.3


JURUSAN

1. Manajemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.4.5.1 2. Akuntansi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.4.5.2

3. Ekonomi Pembangunan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.4.5.3


1. Dewan Mahasiswa Fakultas (DMF) . . . . . . . . . . . . .UN32.4.6.1

2. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (BEMFA) . . . UN32.4.6.2

3. Komisi Pemilihan Umum (KPU) . . . . . . . . . . . . . . . UN32.4.6.3 4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) . . . . . . . . .

- Manajemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.4.6.4

- Akuntansi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.4.6.5 - Ekonomi Pembangunan . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.4.6.6

SENAT FAKULTAS Ketua Senat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.4.7

5. FAKULTAS TEKNIK DEKAN DAN WAKIL DEKAN

1. Dekan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . .

UN32.5

2. Wakil Dekan Bidang Akademik (Wakil Dekan I) . . UN32.5.1

81


Kepegawaian (Wakil Dekan II). . . . . . . . . . . . . . . .


(Wakil Dekan III) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.5.3

TATA USAHA

1. Kepala Bagian Tata Usaha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5.4

2. Kepala Subbagian Akademik . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5.4.1 3. Kepala Subbagian Umum dan Barang Milik Negara UN32.5.4.2

4. Kepala Subbagian Keuangan dan Kepegawaian . . UN32.5.4.3

5. Kepala Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni . . . UN32.5.4.4

JURUSAN

1. Teknik Mesin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5.5.1

2. Teknik Sipil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5.5.2 3. Teknik Elektro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5.5.3

4. Teknologi Industri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5.5.4


1. Dewan Mahasiswa Fakultas (DMF) . . . . . . . . . . . . UN32.5.6.1

2. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (BEMFA) . . UN32.5.6.2

3. Komisi Pemilihan Umum (KPU) . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5.6.3 4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)

- Teknik Mesin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5.6.4

- Teknik Sipil dan Bangunan . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5.6.5 - Teknik Elektro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5.6.6

- Teknologi Industri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5.6.7

SENAT FAKULTAS

Ketua Senat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.5.7

6. FAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAAN DEKAN DAN WAKIL DEKAN

1. Dekan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.6

2. Wakil Dekan Bidang Akademik (Wakil Dekan I) . . . UN32.6.1 3. Wakil Dekan Bidang Umum, Keuangan dan

Kepegawaian (Wakil Dekan II). . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.6.2

4. Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni (Wakil Dekan III) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.6.3

TATA USAHA 1. Kepala Bagian Tata Usaha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.6.4

2. Kepala Subbagian Akademik dan Kemahasiswaan . UN32.6.4.1

3. Kepala Subbagian Umum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.6.4.2

JURUSAN

1. Pendidikan Jasmani dan Kesehatan. . . . . . . . . . UN32.6.5.1

2. Pendidikan Kepelatihan Olahraga. . . . . . . . . . . . . UN32.6.5.2 3. Ilmu Keolahragaan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.6.5.3

4. Ilmu Kesehatan Kesehatan . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.6.5.4

82


1. Dewan Mahasiswa Fakultas (DMF) . . . . . . . . . . . . . UN32.6.6.1 2. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (BEMFA) . . UN32.6.6.2

3. Komisi Pemilihan Umum (KPU . . . . . . . . . . . . . . . UN32.6.6.3

4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) - Pendidikan Jasmani dan Kesehatan. . . . . . . UN32.6.6.4

-

- -

Pendidikan Kepelatihan Olahraga. . . . . . . . . .

Ilmu Keolahragaan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ilmu Kesehatan Masyarakat. . . . . . . . . . . . . . .

UN32.6.6.5

UN32.6.6.6 UN32.6.6.7

SENAT FAKULTAS

Ketua Senat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.6.7

7. FAKULTAS ILMU SOSIAL

DEKAN DAN WAKIL DEKAN 1. Dekan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.7



UN32.7.2


(Wakil Dekan III) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.7.3

TATA USAHA

1. Kepala Bagian Tata Usaha . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.7.4

2. Kepala Subbagian Akademik dan Kemahasiswaan. UN32.7.4.1 3. Kepala Subbagian Umum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.7.4.2

JURUSAN 1. Hukum dan Kewarganegaraan . . . . . . . . . . . . . . UN32.7.5.1

2. Geografi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.7.5.2

3. Sejarah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.7.5.3 4. Sosiologi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.7.5.4

ORGANISASI KEMAHASISWAAN 1. Dewan Mahasiswa Fakultas (DMF) . . . . . . . . . . . . .UN32.7.6.1

2. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (BEMFA) . . UN32.7.6.2

3. Komisi Pemilihan Umum (KPU) . . . . . . . . . . . . . . . UN32.7.6.3

4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) - Hukum dan Kewarganegaraan . . . . . . . . . . . UN32.7.6.4.1

- Geografi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.7.6.4.2

- Sejarah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.7.6.4.3 - Sosiologi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.7.6.4.4

SENAT FAKULTAS

Ketua Senat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.7.7

83

8. FAKULTAS PENDIDIKAN PSIKOLOGI

DEKAN DAN WAKIL DEKAN 1. Dekan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.8



UN32.8.2


(Wakil Dekan III) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.8.3

TATA USAHA

1. Kepala Bagian Tata Usaha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.8.4

2. Kepala Subbagian Akademik dan Kemahasiswaan . UN32.8.4.1 3. Kepala Subbagian Umum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.8.4.2

JURUSAN Psikologi . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.8.5.1

ORGANISASI KEMAHASISWAAN 1. Dewan Mahasiswa Fakultas (DMF) . . . . . . . . . . . . UN32.8.6.1

2. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (BEMFA) . UN32.8.6.2

3. Komisi Pemilihan Umum (KPU) . . . . . . . . . . . . . UN32.8.6.3 4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)

- Psikologi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.8.6.4.1

SENAT FAKULTAS

Ketua Senat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.8.7

9. PASCASARJANA DIREKTUR DAN WAKIL DIREKTUR

1. Direktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . UN32.13

2. Wakil Direktur Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (Wakil Direktur I). . . . . . . . . . . . . .

UN32.13.1

3. Wakil Direktur Bidang Administrasi Umum (Wakil

Direktur II). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.13.2

TATA USAHA

- Kepala Subbagian Tata Usaha. . . . . . . . . . . . . . . . UN32.13.4

10. LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (LP2M)

KETUA DAN SEKRETARIS

1. Ketua ………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.14 2. Sekretaris ……… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.14.1

TATA USAHA 1. Kepala Bagian Tata Usaha. . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.14.3

2. Kepala Subbagian Umum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.14.3.1

3. Kepala Subbagian Program. . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.14.3.2 4. Kepala Subbagian Keuangan. . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.14.3.3

84

11. LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PEMBELAJARAN (LP3)

KETUA DAN SEKRETARIS Ketua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.15

Sekretaris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.15.1

TATA USAHA

1. Kepala Bagian Tata Usaha. . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.15.3

2. Kepala Subbagian Umum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.15.3.1 3. Kepala Subbagian Program. . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.15.3.2

4. Kepala Subbagian Keuangan. . . . . . . . . . . . . . . . UN32.15.3.3

12. BIRO AKADEMIK, KEMAHASISWAAN, PERENCANAAN, INFORMASI, DAN KERJA SAMA

KEPALA BIRO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.16

BAGIAN AKADEMIK 1. Kepala Bagian Akademik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.16.1

2. Kepala Subbagian Akademik dan Evaluasi . . . . . . . UN32.16.1.1

3. Kepala Subbagian Registrasi dan Statistik . . . . . . . UN32.16.1.2 4. Kepala Subbagian Sarana Akademik . . . . . . . . . . . UN32.16.1.3

BAGIAN KEMAHASISWAAN 1. Kepala Bagian Kemahasiswaan . . . . . . . . . . . . . . . UN32.16.2

2. Kepala Subbagian Minat, Penalaran, Informasi

Kemahasiswaan dan Alumni . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.16.2.1

3. Kepala Subbagian Pelayanan Kesejahteraan Mahasiswa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.16.2.2

BAGIAN PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI 1. Kepala Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi . . UN32.16.3

2. Kepala Subbagian Sistem Informasi . . . . . . . . . . . . UN32.16.3.1

3. Kepala Subbagian Perencanaan . . . . . . . . . . . . . . UN32.16.3.2

BAGIAN KERJA SAMA DAN HUBUNGAN MASYARAKAT

1. Kepala Bagian Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat

UN32.16.4

2. Kepala Subbagian Kerja Sama . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.16.4.1

3. Kepala Subbagian Hubungan Masyarakat . . . . . . . UN32.16.4.2

13. BIRO UMUM DAN KEUANGAN

KEPALA BIRO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.17

BAGIAN UMUM, HUKUM, TATALAKSANA, DAN BARANG MILIK NEGARA

1. Kepala Bagian Umum, Hukum, Tata Laksana, dan

Barang Milik Negara . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.17.1 2. Kepala Subbagian Tata Usaha . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.17.1.1

3. Kepala Subbagian Rumah Tangga . . . . . . . . . . . . . .. UN32.17.1.2

4. Kepala Subbagian Hukum dan Tata Laksana . . . . . . UN32.17.1.3 5. Kepala Subbagian Barang Milik Negara . . . . . . . . . .. UN32.17.1.4

6. Kepala Unit Layanan Pengadaan . . . . . . . . . . . . . . . UN32.17.1.5

- Sekretaris Unit Layanan Pengadaan . . . . . . . . . . UN32.17.1.5.1

85

7. Director Project Implementation Unit IDB UM . . . . . UN32.17.1.6

- Kepala Subbagian Tata Usaha . . . . . . . . . . . . . . UN32.17.1.6.1

BAGIAN KEPEGAWAIAN

1. Kepala Bagian Kepegawaian. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.17.2 2. Kepala Subbagian Tenaga Akademik. . . . . . . . . . . . UN32.17.2.1

3. Kepala Subbagian Tenaga Administrasi . . . . . . . . . UN32.17.2.2

BAGIAN KEUANGAN 1. Kepala Bagian Keuangan . . . . . . UN32.17.3

2. Kepala Subbagian Non-Penerimaan Negara Bukan Pajak UN32.17.3.1

3. Kepala Subbagian Penerimaan Negara Bukan Pajak . UN32.17.3.2 4. Kepala Subbagian Akuntansi dan Pelaporan UN32.17.3.3

14. UPT PERPUSTAKAAN 1. Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.18

2. Kepala Subbagian Tata Usaha. . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.18.1

15. UPT PUSAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

(UPT PTIK) 1. Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.19


16. UPT PUSAT PENGEMBANGAN LABORATORIUM PENDIDIKAN

(UPT P2LP)

1. Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.20


3. Badan Pengembangan Laboratorium Pendidikan . . . UN32.20.2

17. UPT PUSAT PENGKAJIAN PANCASILA

1. Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.21


18. UPT SATUAN PENJAMINAN MUTU (UPT SPM)

1. Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.22

2. Kepala Subbagian Tata Usaha. . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.22.1

B. KODE UNIT KERJA NON STRUKTURAL

1. SENAT UNIVERSITAS

a Ketua. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.25

b. Sekretaris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.25.1

+

2. PUSAT BISNIS

Ketua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.26

1. Kepala Divisi Properti UN32.26.1

a. Kepala Sub Divisi Pengelolaan Sarpras UN32.26.1.1

b. Kepala Sub Divisi Penerbitan . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.26.1.2

2. Kepala Divisi Pendidikan dan Pelatihan (Diklat). . . UN32.26.2

86

a. Kepala Sub Divisi Diklat Keterampilan Bisnis,

Industri dan TeknoIogi Informasi . . . . . . . . . . . . . .

UN32.26.2.1

b. Kepala Sub Divisi Diklat Keterampilan Teknik

Otomotif. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UN32.26.2.2

3. BADAN KONSULTASI DAN BANTUAN HUKUM (BKBH)

Ketua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.27

4. MASJID AL HIKMAH

Ketua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.28

5. POLIKLINIK

Ketua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.29

6. UNIT KORPRI

1. Kantor Pusat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.30

2. Fakultas Ilmu Pendidikan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.30.1

3. Fakultas Sastra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.30.2 4. Fakultas MIPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.30.3

5. Fakultas Teknik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.30.4

6. Fakultas Ekonomi. . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . UN32.30.5 7. Fakultas FIK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.30.6

8. Fakultas FIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.30.7

9. Fakultas FPPSi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.30.8

7. UNIT HUBUNGAN INTERNASIONAL

Direktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.31

8. KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA

Ketua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.32

9. DHARMA WANITA

1. Dharma Wanita Persatuan UM. . . . . . . . . . . . . . . UN32.33

2. Dharma Wanita Persatuan FIP . . . . . . . . . . . . . . UN32.33.1 3. Dharma Wanita Persatuan FS . . . . . . . . . . . . . . UN32.33.2

4. Dharma Wanita Persatuan FMIPA . . . . . . . . . . . . UN32.33.3

5. Dharma Wanita Persatuan FT . . . . . . . . . . . . . . UN32.33.4 6. Dharma Wanita Persatuan FE . . . . . . . . . . . . . . UN32.33.5

7. Dharma Wanita Persatuan FIK . . . . . . . . . . . . . . UN32.33.6

8. Dharma Wanita Persatuan FIS . . . . . . . . . . . . . . UN32.33.7

9. Dharma Wanita Persatuan FPPSi. . . . . . . . . . . . . UN32.33.8 10. Dharma Wanita Persatuan Kantor Pusat . . . . . . UN32.33.9

10. ASRAMA MAHASISWA

1. Asrama Mahasiswa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.34

11. ORGANISASI KEMAHASISWAAN TINGKAT UNIVERSITAS

a. Dewan Perwakilan Mahasiswa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35

b. Badan Eksekutif Mahasiswa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.1

c. Unit Kegiatan Mahasiswa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

87

1. Bidang Penalaran

- Ikatan Pecinta Retorika Indonesia . . . . . . . . . . . UN32.35.2 - Unit Kegiatan Mahasiswa Penulis . . . . . . . . . . . . UN32.35.3

2. Bidang Minat Kesenian

- Sanggar Tari dan Karawitan “Asri Kusuma . . . . . . UN32.35.4 - Paduan Suara Mahasiswa “SSC” . . . . . . . . . . . . . UN32.35.5

- Sanggar Minat . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.6

- Teater Hampa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.7 - Blero. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . UN32.35.8

- Seni Musik “OPUS” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.9

3. Bidang Minat Olahraga

- Bola Basket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.10 - Bola Voli. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.11

- Sepak Bola. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.12

- Ikatan Pencak Silat “Nur Harias”. . . . . . . . . . . . . UN32.35.13 - Perisai Diri. . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.14

- Persaudaraan Setia Hati Terate . . . . . . . . . . . . . UN32.35.15

- Tapak Suci. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.16 - Tae Kwon-Do Indonesia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.17

- Persatuan Judo Seluruh Indonesia . . . . . . . . . . . . UN32.35.18

- Merpati Putih. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.19 - Institut Karate Do Indonesia . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.20

4. Bidang Minat Khusus

- Satuan Resimen Mahasiswa (Menwa) 805 . . . . . . UN32.35.21

- Gerakan Pramuka Gugus Depan 04271-04272 . . UN32.35.22 - Korps Sukarela-Palang Merah Indonesia . . . . . . UN32.35.23

- Mahasiswa Pecinta Alam “Jonggring Salaka” . . . . UN32.35.24

- Himpunan Mahasiswa Penggemar Fotografi. . . . . UN32.35.25 5. Bidang Kesejahteraan

- Gerakan Mahasiswa Anti Napza . . . . . . . . . . . . . UN32.35.26

- Koperasi Mahasiswa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.27 6. Bidang Kerohanian

- BDM Al Hikmah. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.28

- Ikatan Keluarga Katolik (IKK) . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.29 - Ikatan Mahasiswa Kristen (IMAKRIS). . . . . . . . . . UN32.35.30

- Kesatuan Mahasiswa Hindu Dharma . . . . . . . . . UN32.35.31

- Al-Qur’an Study Club . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.35.32

12. IKATAN ALUMNI

Ketua Umum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.36

13. MAJALAH KOMUNIKASI

Redaktur . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.37

14. LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Ketua . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.38

88

15. SATUAN PENGAWASAN INTERNAL

Ketua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.39

Sekretaris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.39.1

16. SERTIFIKASI DOSEN

Ketua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.40

17. SERTIFIKASI GURU

Ketua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.41

18. DEWAN PENGAWAS PK-BLU

Ketua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.42

Anggota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . UN32.42.1

89

B. KODE HAL SURAT UNIVERSITAS NEGERI MALANG

No Hal Surat Kode

1. AKREDITASI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . AK

2. BEASISWA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . BW

3. DOKUMENTASI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . DO 4. DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN . . . . . . . . DK

5. EVALUASI PENDIDIKAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . EP

6. HUBUNGAN MASYARAKAT . . . . . . . . . . . . . . . . . HM 7. HUKUM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . HK

8. INOVASI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IN

9. KALIBRASI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . KI 10. KELEMBAGAAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . KL

11. KEMAHASISWAAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . KM

12. KEPEGAWAIAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . KP 13. KERJA SAMA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . KS

14. KERUMAHTANGGAAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . RT

15. KETATAUSAHAAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . TU

16. KEUANGAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . KU 17. KURIKULUM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . KR

18. MEDIA INFORMASI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . MI

19. MEDIA KREATIF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . MK 20. ORGANISASI DAN TATA LAKSANA . . . . . . . . . . . . OT

21. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN . . . . . . . . . . . . . . DL

22. PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN . . . . . . . . . . PP 23. PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT . . . . . . . . . PM

24. PENGAWASAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PW

25. PENGEMBANGAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PG 26. PENYETARAAN IJAZAH LUAR NEGERI. . . . . . . . . IL

27. PERENCANAAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PR

28. PERIZINAN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PI

29. PERLENGKAPAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PL

30. PERPUSTAKAAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PK 31. PUBLIKASI ILMIAH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PB

32. SARANA PENDIDIKAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SP

33. SERTIFIKASI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SR

34. SURAT EDARAN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SE 35. SURAT KUASA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SK

36. TEKNOLOGI INFORMASI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . TI

37. PENJAMINAN MUTU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PJ 38. LAIN LAIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . LL

90

C. PENJABARAN PEMBERIAN KODE HAL SURAT

No Hal Surat

1. AKREDITASI (AK)

- Permohonan data/kelengkapan usulan akreditasi program studi/

kelembagaan.

- Usul akreditasi program studi/kelembagaan.

- Pengiriman/penyebaran akreditasi program studi/kelembagaan.

2. BEASISWA (BW)

- Tawaran beasiswa.

- Pemberitahuan/permintaan data calon penerima beasiswa.

- Seleksi calon penerima dan pengiriman surat penetapan penerima

beasiswa mahasiswa. 3. DOKUMENTASI (DO)

- Permohonan peliputan kegiatan.

- Pengiriman hasil dokumentasi kegiatan (Pita Rekaman/Film/Foto/ press release/ Klise/Slide/ Liputan dan Laporan).

4. DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN (DK)

- Pembinaan Tenaga Kependidikan: Pendataan dan Penataan,

Pengembangan Profesi, Organisasi Profesi, Kesejahteraan. - Mutu Kependidikan: Uji Kompetensi, Penilaian Prestasi Kerja.

- Penghargaan Tenaga Kependidikan.

- Perlindungan Tenaga Kependidikan.

5. EVALUASI PENDIDIKAN (EP)

- Pemberitahuan/permohonan hasil evaluasi pendidikan (program

studi).

- Permintaan/pengiriman hasil evaluasi pendidikan.

6. HUBUNGAN MASYARAKAT (HM)

- Permohonan/pengiriman media informasi: Surat kabar/Majalah/

Bulletin/Naskah Pidato/Temu wartawan/Siaran Pers/Penerbitan/ Publikasi/Guntingan berita/kliping koran/pameran/ sayembara/

festival/pembuatan sanduk/Iklan/pengumuman/ pemberitahuan.

- Hubungan dengan lembaga negara: Dengar pendapat dengan DPR, Bahan untuk pidato kenegaraan.

- Hubungan antar lembaga: Pemerintah/Swasta/LSM/Perusahaan/

perguruan tinggi/media massa. - Kunjungan dinas: Dalam negeri/Luar negeri.

7. HUKUM (HK)

- Penerimaan/pengiriman produk hukum (Undang-Undang,

Peraturan Pemerintah, Surat Keputusan Presiden, Surat Keputusan Bersama Menteri, Instruksi Presiden, Surat Edaran

- Pelanggaran hukum pidana/perdata

- Dokumen produk hukum intern/ekstern

- Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan hukum

91

8. INOVASI (IN)

- Pelaksanaan kegiatan ilmiah. - Hasil-hasil temuan ilmiah.

9.

10.

KALIBRASI (KI)

-

- -

Data akurasi pengukuran.

Standar pengukuran. Hasil pengukuran.

KELEMBAGAAN (KL)

- Usul pembentukan lembaga/unit kerja. - Penerimaan/pengiriman surat penetapan pembentukan lembaga.

- Data dan informasi tentang kelembagaan.

11. KEMAHASISWAAN (KM) -

- -

Data/informasi, permasalahan pokok, pemecahan permasalahan,

perumusan kebijakan mahasiswa.

Penalaran dan kreativitas mahasiswa. Minat: olahraga, kesenian, pencipta alam, kemah kerja, pramuka,

widya wisata, dan resimen mahasiswa.

- Kesejahteraan: bimbingan dan konseling, tunjangan belajar,

beasiswa, asrama, kafetaria, koperasi mahasiswa - Bimbingan penyelenggaraan program tri dharma perguruan tinggi

- Kegiatan mahasiswa: (ilmiah, sosial kemasyarakatan, kesenian,

napak tilas, pecinta alam, dsb.) - Organisasi mahasiswa: pembentukan organisasi, pengangkatan dan

pemberhentian anggota organisasi kemahasiswaan.

- Mahasiswa berprestasi. - Mahasiswa meninggal dunia.

- Status mahasiswa: surat keterangan sebagai mahasiswa

(mahasiswa asing).

- Surat penetapan menjadi mahasiswa. - Kartu mahasiswa: pemberitahuan/permintaan/penyerahan kartu

mahasiswa (kartu induk mahasiswa/kartu mahasiswa/kartu

rencana studi/kartu hasil studi/kartu daftar ulang/kartu tanda registrasi administrasi mahasiswa/kartu peserta kuliah/kartu

tanda anggota perpustakaan.

- Surat keterangan ijin/tugas belajar. - Cuti mahasiswa: permohonan/perpanjangan cuti kuliah/kuliah

kembali setelah habis masa cuti, laporan cuti mahasiswa.

12. KEPEGAWAIAN (KP)

- Perencanaan jabatan.

- Formasi dan pengadaan pegawai.

- Pemindahan/alih tugas/perbantuan pegawai. - Mutasi Pegawai: kenaikan pangkat, kenaikan gaji, kenaikan dalam

jabatan, dan mutasi keluarga.

- Administrasi pegawai: usul kenaikan pangkat/jabatan, usul penetapan angka kredit, pemberitahuan pensiun, penyesuaian

ijazah, peninjauan masa kerja, pemberitahuan masa habis jabatan,

pembuatan kartu pegawai, usul pemberian tanda penghargaan, status/surat keterangan sebagai pegawai.

- Pembinaan pegawai.

92

-

-

Disiplin pegawai: kehadiran, kedisiplinan, keberatan pegawai dan

sanksi pegawai. Pemberhentian pegawai: pensiun, atas permintaan sendiri, tidak

atas permintaan sendiri, meninggal dunia, pemberhentian

sementara pegawai. - Kesejahteraan pegawai.

- Surat ijin pegawai.

- Surat tugas/ijin belajar pegawai.

13.

KERJASAMA (KS)

- Penawaran, pengajuan dan tindak lanjut kerja sama luar negeri

dalam bidang Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi; antara lain

meliputi: bantuan beasiswa, perlengkapan, tenaga ahli, keuangan, ilmu pengetahuan dan teknologi, studi.

14. KERUMAHTANGGAAN (RT)

-

-

Administrasi pengelolaan dan kebersihan taman, halaman, pertamanan/landscaping.

Keamanan dan ketertiban: Administrasi keamanan dan ketertiban

kampus, rumah dinas/ rumah jabatan rektor, pakaian dinas

pegawai, dan laporan ketertiban dan keamanan. - Administrasi dan pelaporan konsumsi dan akomodasi.

- Administrasi dan pelaporan pengelolaan parkir.

- Acara kedinasan (pelantikan dan hari-hari besar). - Administrasi dan laporan langganan daya dan jasa.

- Administrasi pengelolaan, penyetoran dan pelaporan jasa listrik, air

minum, dan sampah. - Administrasi dan laporan penggunaan fasilitas kantor.

-

-

Pemeliharaan gedung, ruang dan fasilitas kantor lainnya.

Administrasi dan laporan pemeliharaan dan perbaikan sarana prasarana kantor.

- Pemeliharaan, perbaikan, penggunaan dan pelaporan gedung.

- Administrasi dan pelaporan penggunaan/langganan peralatan

telekomunikasi. - Administrasi dan pelaporan pemeliharaan dan perbaikan mekanikal

dan enginering.

- Kendaraan dinas: pengurusan surat-surat kendaraan dinas, pemeliharaan dan perbaikan kendaraan, pelaporan pemakaian

kendaraan.

- Penggunaan sarana olah raga dan sarana lainnya. 15. KETATAUSAHAAN (TU)

- Penerimaan tamu.

- Pembinaan persuratan dan kearsipan. - Persuratan: pembinaan tata naskah persuratan, penggandaan

dokumen/arsip, pendistribusian naskah surat, surat undangan

rapat, risalah/notula rapat, daftar nama/alamat kantor, daftar

nama/alamat pejabat, ucapan terima kasih penerimaan naskah / dokumen, buku agenda surat, statistik persuratan dan laporan

tata naskah persuratan.

- Kearsipan: penyimpanan dan pemeliharaan arsip, peminjaman dan penggunaan arsip, penyusutan arsip (pemindahan arsip inaktif,

pemusnahan arsip, penyerahan arsip).

93

16. KEUANGAN (KU)

- Perencanaan anggaran rutin/pembangunan.

- Administrasi penyusunan anggaran rutin dan pembangunan. - Perhitungan anggaran rutin dan pembangunan (nota keberatan).

- Penerimaan/pendapatan.

- Pelaksanaan anggaran: Belanja gaji dan tunjangan pegawai, belanja operasional, belanja modal, pembangunan dan rehabilitasi gedung,

belanja pemeliharaan, belanja barang, belanja jasa, belanja perjala-

nan, layanan kegiatan dan belanja, pengembangan laboratorium

- -

-

Program studi, SDM, proposal, promosi (fakultas dan pasca sarjana), Penerimaan mahasiswa baru, orientasi mahasiswa baru,

optimalisasi SPMI program studi, program kreatifitas mahasiswa,

kegiatan pimnas, pengelolaan website Universitas Negeri Malang.ac.id, hasil pengabdian kepada masyarakat swadana,

project manajement.

Perbendaharaan Bantuan/pinjaman luar negeri. -

-

Implementasi sistem akuntansi pemerintah.

Uang muka kerja dan data pendukung.

- Pembukuan anggaran. - Pertanggungjawaban keuangan.

-

-

Pengelolaan anggaran.

Penggunaan dana pemerintah untuk kontribusi/iuran dan lain-lain pada badan /organisasi internasional.

- Laporan keuangan.

17. KURIKULUM (KR) - Data dan informasi kurikulum.

- Pengembangan kurikulum dan silabus: persiapan perumusan,

perumusan/penyusunan, percobaan/perintisan/tryout, pelaksanaan dan penilaian, penyempurnaan, pengukuhan, penetapan

kurikulum, penyusunan kurikulum, penyempurnaan kurikulum,

penetapan kurikulum, pelaksanaan kurikulum.

- Penyusunan kurikulum baru. - Evaluasi pelaksanaan kurikulum.

- Sajian pelaksanaan kurikulum.

- Deskripsi mata kuliah. - Administrasi pelaksanaan kurikulum.

18. MEDIA INFORMASI (MI)

- -

Media Cetak. Media Elektronik.

19. MEDIA KREATIF (MK)

- Media Pembelajaran. - Media Penyampaian Informasi Publik.

- Media Internet.

20. ORGANISASI DAN TATA LAKSANA (OT)

- Perencanaan Organisasi. - Perincian Tugas Satuan Organisasi (SOP).

- Pembentukan dan pengembangan (Eksistensi) organisasi.

- Data dan informasi Organisasi dan Tata Kerja. -

-

Evaluasi dan Analisis Organisasi dan Tata Kerja.

Pengawasan Organisasi.

94

- Struktur Organisasi.

- Tata kerja organisasi. -

-

-

Statuta dan OTK.

Struktur tugas dan fungsi organisasi.

Uraian/analisis jabatan/analisis manajemen, serta penyusunan Ketatalaksanaan.

- Beban kerja dan audit kinerja (borang).

21. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (DL)

- Rencana dan Program Diklat -

-

-

Penawaran

Diklat/Seminar/Lokakarya/Temukarya/Worshop/Bintek

Pengiriman Peserta Diklat/Seminar/Lokakarya/Temukarya/ Worshop/Intek/Prajabatan/Penyelenggaraan diklat/seminar/

lokakarya /temukarya/worshop/ bintek

- Buku Register Peserta Diklat: Nomor Ijazah/STTPL - Sertifikasi Sumber Daya Manusia Kediklatan

22. PENELITIAN (LT)

- Rencana dan Program Penelitian - Data dan Informasi, Permasalahan Pokok, Pemecahan

Permasalahan, Perumusan Kebijakan tentang penelitian

-

- -

-

Administrasi pelaksanaan penelitian: perencanaan kerja/TOR,

proposal, jadwal, survey/studi lapangan, tim/satgas peneliti, surat ijin penelitian, administrasi pembiayaan penelitian, surat-surat ijin,

laporan dan evaluasi hasil penelitian, dan lain-lain.

Kegiatan Penelitian: proposal, program penelitian, surat ijin. Penelitian, survey/studi lapangan, jadwal penelitian, pembiayaan

penelitian, laporan hasil penelitian, evaluasi hasil penelitian,

penerbitan jurnal penelitian. Laporan Hasil Penelitian: Hibah Bersaing, Pundamental, Hibah

Pakerti, Kompetensi, Strategi Nasional, Hibah Pasca Sarjana, Hibah

Unggulan Perguruan Tinggi, Mandiri, Swadana, Ristek, Disertasi Doktor.

- Penyajian, pelayanan dan penyebaran hasil penelitian dan

pengembangan.

- Data, statistik dan jurnal penelitian. - Sosialisasi dan desiminasi hasil penelitian, pengkajian dan

pengembangan.

- Penawaran penelitian. 23. PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (PM)

- Rencana dan Program Pengabdian Kepada Masyarakat.

- Observasi, Penyuluhan dan Konsultansi Kepada Masyarakat. - Kuliah Kerja Nyata (KKN).

- Kuliah Kerja Lapangan (KKL).

- Praktek Kerja Lapangan (PKL). - Pemantapan Kemampuan Mengajar (PKM).

-

-

Bantuan Sosial Kepada Masyarakat.

Data dan informasi, permasalahan pokok, pemecahan permasalahan,

perumusan kebijakan pengabdian kepada masyarakat. - Penerapan dan Pengenalan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Serta

Seni: Perintisan, Penunjang.

95

- Pengembangan Ilmu Pengetahuan Dan Teknologi Serta Seni.

- Pedoman/Juklak/Program Kerja. - Penyebaran Informasi: Judul-Judul Pengabdian Pada Masyarakat,

Abstrak/Hasil Pengabdian Pada Masyarakat.

24. PENGAWASAN (WS) - Administrasi pengawasan: surat penugasan, surat pemberitahuan

dan lain-lain.

-

-

Pelaksanaan pengawasan: laporan hasil pengawasan, pembinaan/

fasilitasi, tindak lanjut hasil pengawasan, monitoring hasil pengawasan, pengaduan/masukan intern&ekstern, analisis hasil

pengawasan, ekspose hasil pengawasan.

Pengawasan Ekternal (pengaduan, keluhan, ketidakpuasan masyarakat kepada Universitas): administrasi pengawasan, hasil

pengawasan, hasil pengawasan, tindak lanjut/pemantauan

pengawasan, laporan pengawasan, pembinaan hasil pengawasan. - Penanganan kasus (Pidana/ Perdata): penanganan kasus/ sengketa

pidana/perdata baik kejahatan maupun pelanggaran, proses verbal

mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis, berkas pembelaan dan bantuan hukum, telaahan hukum dan opini

hukum.

- Penyelesaian kasus pidana/perdata/sengketa tata usaha negara:

penyelesaian proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis, berkas pembelaan dan bantuan hukum,

telaahan hukum dan opini hukum.

25. PENGEMBANGAN (PG) - Rencana dan program pengembangan.

-

- -

-

Usulan, dan tindak lanjut pengembangan.

Pengembangan Organisasi dan Kelembagaan. Pengembangan Penyelenggaraan Pendidikan dan Perkuliahan.

Pengembangan Sarana Pendidikan.

- Pengembangan Penelitian. - Pengembangan Pengabdian Kepada Masyarakat.

- Pengembangan Tenaga Kependidikan.

- Pengembangan Seni, Budaya dan Olahraga.

- Pengembangan IPTEK. - Pengembangan Wawasan Akademik.

26. PENYETARAAN IJAZAH LUAR NEGERI (IL)

- Pengumuman Pendaftaran. - Verifikasi data.

27. PERENCANAAN (PR)

- -

Usulan rencana dan program unit kerja. Penyusunan program rutin dan pembangunan.

- Perencanaan anggaran.

- Rencana dan Program, Kebijakan dan Strategi Pembangunan. - Rencana Strategi Universitas/Fakultas/PPS/Unit Kerja.

- Rencana Operasional Universitas/Fakultas/PPS/Unit Kerja.

- Program kerja tahunan unit kerja kerja/Universitas.

- Evaluasi dan monitoring pelaksanaan program rutin dan pembangunan.

- Laporan pelaksanaan program rutin dan pembangunan (LAKIP)

96

28. PERIZINAN (PI)

- Izin menggunakan fasilitas di universitas. - Izin melaksanakan kegiatan di universitas.

29. PERLENGKAPAN (PL)

- Rencana kebutuhan barang. - Perencanaan kebutuhan barang tidak bergerak.

- Perencanaan kebutuhan barang bergerak.

- Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan

langsung). - Pengadaan/pembelian barang melalui lelang.

- Pengadaan barang bergerak, mulai dari lelang, pengumuman

pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang.

- Pengadaan barang investasi, mulai dari lelang, pengumuman

pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang.

- Pengadaan barang melalui: bantuan/hibah, tukar-menukar,

pinjaman, sewa. -

-

Pengadaan jasa.

Penyimpanan/ administrasi pergudangan.

- Kartu barang/kartu gudang.

- Penyaluran/distribusi. -

-

-

Pergudangan barang.

Perbaikan/pemeliharaan barang bergerak/barang tidak bergerak.

Inventarisasi barang bergerak/barang tidak bergerak.

30.

-

Penghapusan barang bergerak/barang inventaris kantor/investasi,

bukti-bukti kepemilikan aset.

PERPUSTAKAAN (PK) - Ketentuan/tata tertib perpustakaan.

- Data dan program perpustakaan.

- Pengadaan bahan pustaka/perbukuan: pembelian, hibah, sumbangan, dan lain-lain.

- Daftar pustaka/buku/koleksi/katalog/referensi.

- Kartu anggota. - Peminjaman.

- Pelayanan pustaka.

- Penulisan/penerbitan. - Pengadaan bahan pustaka/perbukuan.

- Bantuan bahan pustaka.

- Pengaduan/masukan.

- Pengawasan penggunaan pustaka. - Administrasi pengelolaan pustaka.

- Pengolahan bahan pustaka.

- Penyusutan/penghapusan buku/bahan pustaka.

31. PUBLIKASI ILMIAH (PB)

- Publikasi Penelitian Dosen. - Publikasi Jurnal Dosen dan Mahasiswa.

- Publikasi Karya Ilmiah Mahasiswa.

97

32. SARANA PENDIDIKAN (SP)

- -

-

Kalender Akademik. Diskripsi Mata Kuliah.

Bahan Ajar dan Media Pembelajaran.

- Penyusunan/Pengembangan Bahan Ajar /Media Pembelajaran. - Penyusunan bahan ajar bahan penunjang pendidikan.

- Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran.

- Pengembangan proses belajar mengajar. - Sistem/Model Pembelajaran TIK.

- Media Pembelajaran TIK.

- Studio: Radio/Televisi/Multi Media.

- Evaluasi Pelaksanaan Bahan Ajar/Media Pembelajaran. - Laporan Pelaksanaan Bahan Ajar/Media Pembelajaran.

- Data dan Informasi Sarana Pendidikan.

- Laporan Sarana Pendidikan. - Administrasi Umum Sarana Pendidikan.

33. SERTIFIKASI (SR)

- Serifikasi Dosen. - Sertifikasi Guru.

34. SURAT EDARAN (SE)

- Surat edaran Rektor, Dekan, Direktur Pascasarjana, dan Ketua Lembaga.

35. SURAT KUASA (SK)

- Surat kuasa dari atasan ke bawahan.

- Surat kuasa dari lembaga ke mahasiswa. 36. TEKNOLOGI INFORMASI (TI)

-

-

Perencanaan Sistem Informasi dan Komunikasi.

Pengumpulan dan Pengolahan Data. -

-

Data Base.

Administrasi Keanggotaan/langganan/jaringan.

- -

Evaluasi Sistem dan Media.

Implementasi Sistem Informasi dan Komunikasi Elektronik.

37.

- Pemeliharaan/Perbaikan Sistem Informasi dan Komunikasi

Elektronik. PENJAMINAN MUTU (PJ)

- Penetapan Standar.

- Pelaksanaan dan Monitoring. - Evaluasi Diri dan Audit Internal.

38. LAIN-LAIN (LL)

98

D. PEMBERIAN KODE SURAT UNIVERSITAS NEGERI MALANG

1. Dari Rektor

Nomor : X.X.X /UN32/KP/2016

Tanggal

Bulan Nomor Urut Surat Keluar

Kode Universitas Negeri Malang

Kode Jabatan Rektor Kode Hal Kepegawaian

Tahun Pembuatan Surat

2. Dari Wakil Rektor I Nomor : X.X.X /UN32.I/KR/2016

Tanggal

Bulan

Nomor Urut Surat Keluar Kode Universitas Negeri Malang

Kode Jabatan Wakil Rektor I

Kode Hal Kurikulum


3. Fakultas

a. Dari Dekan Fakultas Ilmu Pendidikan Nomor : X.X.X /UN32.1/AK/2016

Tanggal

Bulan

Nomor Urut Surat Keluar


Kode Jabatan Dekan FIP

Kode Hal Akreditasi


b. Dari Ketua Jurusan Bimbingan dan Konseling FIP

Nomor: X.X.X/UN32.1.5.1/KM/2016 Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Kajur BK FIP

Kode Hal Kemahasiswaan


99

c. Dari Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Pendidikan

Nomor: X.X.X/UN32.1.4/TU/2016 Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Kabag TU FIP

Kode Hal Ketatausahaan


d. Dari Kasubbag Akademik Fakultas Ilmu Pendidikan Nomor: X.X.X/UN32.1.4.1/KR/2016

Tanggal

Bulan



Kode Kasubag Akad. FIP

Kode Hal Kurikulum


4. Lembaga

a. Dari Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat (LP2M) Nomor : X.X.X/UN32.14/LT/2016

Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Ketua LP2M

Kode Hal Penelitian


b. Dari Kepala Pusat Penelitian dan Pengabdian Bidang

Pendidikan (P3P)

Nomor: X.X.X/UN32.14.2.1/LL/2016 Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Kapus P3P

Kode Hal Lain-lain


100

c. Dari Kabag Tata Usaha LP2M

Nomor : X.X.X/UN32.14.3/IN/2016 Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Kabag LP2M

Kode Hal Inovasi


5. Unit Pelaksana Teknis (UPT) a. Dari Kepala UPT Perpustakaan

Nomor : X.X.X/UN32.18/TU/2016

Tanggal

Bulan



Kode Jab. Kep. UPT Perpust.



b. Dari Kasubbag Tata Usaha UPT Perpustakaan

Nomor : X.X.X/UN32.18.1/WS/2016 Tanggal

Bulan



Kode Jab.Kasub.TU Perpus.

Kode Hal Pengawasan


6. Biro Umum dan Keuangan (BUK) a. Dari Kepala Biro UK

Nomor : X.X.X/UN32.17/PL/2016

Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Kepala Biro UK

Kode Hal Perlengkapan


101

b. Dari Kabag UHTBMN

Nomor : X.X.X/UN32.17.1/TU/2016 Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Kabag UHTBMN



c. Dari Kasubbag Barang Milik Negara

Nomor : X.X.X/UN32.17.1.4/KU/2016 Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Kasubag BMN

Kode Hal Keuangan


7. Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi dan Kerja Sama (BAKPIK)

a. Dari Kepala Biro AKPIK

Nomor: X.X.X/UN32.16/SP/2016 Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Karo AKPIK

Kode Hal Sarana Penedidikan


b. Dari Kabag Kemahasiswaan

Nomor : X.X.X/UN32.16.2/KM/2016

Tanggal

Bulan



Kode Jab. Kabag Kemahasiswaan



102

c. Dari Kasubbag Sarana Akademik

Nomor : X.X.X/UN32.16.1.3/PL/2016 Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Kasubag Sarak



8. Dari Ketua Penerbit dan Percetakan Nomor : X.X.X/UN32.27/PB/2016

Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Ketua Penerbit

Kode Hal Publikasi Ilmiah


9. Dari Ketua Poliklinik

Nomor : X.X.X/UN32.28/KP/2016

Tanggal

Bulan



Kode Jab. Ketua Poliklinik

Kode Hal Kepegawaian


10. Dari Kepala Sekolah Dasar Laboratorium UM Nomor : X.X.X/UN32.20.4/PL/2016

Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Kepala SD Lab. UM



103

11. Dari Ketua Pusat Bisnis

Nomor : X.X.X/UN32.24/RT/2016 Tanggal

Bulan

Nomor Urut Surat Keluar Universitas Negeri Malang

Kode Jabatan Ket.Pusat Bisnis

Kode Hal Kerumahtanggaan Tahun Pembuatan Surat

12. Dari Ketua Koperasi Pegawai Republik Indonesia UM Nomor : X.X.X/UN32.32/PW/2016

Tanggal

Bulan Nomor Urut Surat Keluar


Kode Jabatan Ketua KPRI UM Kode Hal Pengawasan


13. Dari Unit Hubungan Internasional

Nomor : X.X.X/UN32.31/KS/2016

Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Direktur HI

Kode Hal Kerja Sama


14. Dari Ketua Senat Universitas Nomor : X.X.X/UN32.23/KP/2016

Tanggal

Bulan

Nomor Urut Surat Keluar Kode Universitas Negeri Malang

Kode Jabatan Ket. Senat Univ.

Kode Hal Kepegawaian Tahun Pembuatan Surat

104

15. Dari Ketua Dewan Mahasiswa Fakultas (DMF) FIP

Nomor : X.X.X/UN32.6.6.1/KM/2016 Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Ketua DMF-FIP



16. Dari Ketua HMJ Sastra Indonesia FS

Nomor : X.X.X/UN32.2.6.4.1/RT/2016

Tanggal

Bulan



Kode Jabatan Ketua HMJ SI-FS

Kode Hal Kerumahtanggaan


105

BAB VII

PENANDATANGANAN SURAT

Penandatanganan surat terdiri atas:

1. Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan Universitas.

2. Penandatangan surat yang ditujukan kepada unit dalam lingkungan

Universitas.

1. Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan

Universitas ditentukan sebagai berikut.

a. Surat Rektor yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar Universitas ditandatangani oleh Rektor.

b. Apabila Rektor mendelegasikan penandatanganan surat kepada

pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.

c. Apabila pejabat penerima delegasi dari Rektor berhalangan,

penandatanganan dapat didelegasikan kepada pejabat yang setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n.

d. Surat Rektor yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar

Kementerian dapat ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang

bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor. e. Apabila pimpinan unit kerja mendelegasikan penandatanganan surat

kepada pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan

oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n. f. Apabila pejabat penerima delegasi berhalangan, penandatanganan

dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan

penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n.

2. Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di dalam

lingkungan Kementerian ditentukan sebagai berikut. a. Surat Rektor yang ditujukan kepada Menteri ditandatangani oleh

Rektor.

b. Apabila Rektor berhalangan, penandatanganan dapat didelegasikan

kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan a.n. dan apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani berhalangan,

penandatanganan surat dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat

di bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n. c. Surat Rektor yang ditujukan kepada Menteri ditandatangani oleh

Rektor atau pemimpin unit kerja dengan tembusan kepada Rektor.

d. Surat pemimpin unit kerja yang ditujukan kepada pemimpin unit kerja lainnya di lingkungan Universitas ditandatangani oleh pemimpin unit

kerja yang bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor.

e. Surat Kepala Biro yang ditujukan kepada Kepala Biro lainnya di lingkungan Universitas ditandatangani oleh Kepala Biro yang

bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor.

f. Surat Kepala Bagian unit kerja yang ditujukan kepada Kepala Bagian

lainnya di lingkungan Universitas ditandatangani oleh Kepala Bagian yang bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor, Pemimpin Unit

Kerja, dan Kepala Biro.

106

g. Surat Kepala Subbagian yang ditujukan kepada Kepala Subbagian

lainnya di lingkungan Universitas ditandatangani oleh Kepala Subbagian yang bersangkutan dengan tembusan kepada Kepala

Bagian.

3. Penulisan dan pencantuman a.n. (atas nama), u.b. (untuk beliau), apb.

(atas perintah beliau), a.p. (atas perintah), wks. (wakil sementara), plt (pelaksana tugas), plh. (pelaksana harian), dan u.p. (untuk perhatian)

ditentukan sebagai berikut. a. a.n. ditulis dengan huruf kecil masing-masing diakhiri titik,

digunakan hanya jika yang berwenang menandatangani surat

mendelegasikan penandatangan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya.

b. u.b. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik,

dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat

memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya. c. apb. ditulis dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, digunakan

jika Rektor menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat di

bawahnya; d. a.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik,

digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat

memberikan kuasa kepada pejabat di bawahnya. e. wks. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan jika

seseorang pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau

berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, atau cuti,

untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya.

f. plt. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan untuk

seorang pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan, tetapi belum ditunjuk secara definitive.

g. plh. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan jika pejabat

yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu

tertentu karena tugas dinas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak

berada di tempat;dan

h. u.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang

menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan

kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

107

KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS


No. JENIS NASKAH DINAS REKTOR WR

DEKAN

/

DIR.

WAKIL

DEKAN/

ASDIR

KAJUR KETUA

LEMBAGA

KAPUS/

SEK.

LEMBAGA

KEPALA

UPT KARO KABAG KASUBAG

1. Peraturan √ - - - - - - - - - -

2. Keputusan √ - √ - - √ - - - - -

3. Instruksi √ - - - - - - - - - -

4. Surat Edaran √ - √ - - √ - - - - -

5. Surat Dinas √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

6. Nota Dinas √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

7. Memo √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

8. Surat Undangan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ -

9. Surat Tugas √ √ √ √ - √ √ √ √ - -

10. Surat Pengantar √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ -

11. Surat Perjanjian √ - √ - - - - - - - -

12. Surat Kuasa √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ -

13. Surat Keterangan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

14. Surat Pernyataan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

15. Surat Pengumuman √ √ √ √ √ √ √ √ √ - -

16. Berita Acara √ √ √ - - √ - - √ - -

108

BAB VIII

PEMAKAIAN SINGKATAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG

Pemakaian Singkatan a.n., u.b., apb., a.p., wks., plt., plh., dan u.p.

1. a.n. (atas nama); penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika yang berwenang

menandatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada

pejabat setingkat di bawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi

surat tetap di tangan yang memberikan kuasa.

Contoh: a.n. Rektor

Wakil Rektor I,

Tanda tangan

Nama Pejabat

NIP

2. u.b. (untuk beliau); penulisan u dan b dengan huruf kecil dan

masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang diberi

kuasa menandatangani surat memberikan kuasa kepada pejabat satu tingkat di bawahnya.

Contoh : a.n. Wakil Rektor II

Kepala Biro Umum dan Keuangan u.b.

Kepala Bagian Kepegawaian,

Tanda tangan

Nama Pejabat NIP

3. apb. (atas perintah beliau); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, dipergunakan jika Rektor menugaskan

penandatanganan surat kepada pejabat satu tingkat di bawahnya.

Contoh : Rektor apb.

Kepala Biro AKPIK,

Tanda tangan

Nama Pejabat NIP

109

4. a.p. (atas perintah); penulisan a dan p dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang

berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada pejabat

satu tingkat di bawahnya.

Contoh : a.p. Kepala Biro AKPIK

Kepala Subbagian Registrasi dan Statistik,

Tanda tangan

Nama Pejabat NIP

5. wks. (wakil sementara); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang belum ditunjuk

penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara

penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang satu tingkat dengan eselonnya;

Contoh : wks. Kepala Biro AKPIK

Kepala Biro Umum dan Keuangan,

Tanda tangan

Nama Pejabat

NIP

6. plt. (pelaksana tugas); penulisannya dengan huruf kecil semua dan

diakhiri titik, dipergunakan untuk seorang pejabat yang ditunjuk

untuk melaksanakan tugas jabatan tetapi belum ditunjuk secara definitif.

Contoh: Plt. Kepala Biro Umum dan Keuangan,

Tanda tangan

Nama Pejabat

NIP

110

BAB IX CAP JABATAN DAN CAP DINAS UNIVERSITAS NEGERI MALANG

KETERANGAN CAP JABATAN : V = Cap/Stempel yang digunakan R = Rektor UP = UPT U = Universitas UN = Unit FP = Fakultas / PPS L = Lembaga

No. SURAT YANG

DI TANDA TANGANI

CAP DINAS

R U FP L UP S P K UN

1. REKTOR V - - - - - - - -

WR (I, II, III. IV) - V - - - - - - -

2. FAKULTAS/PPS

DEKAN/DIREKTUR - - V - - - - - -

WK DEKAN (I, II, III) - - V - - - - - -

KETUA JURUSAN - - V - - - - - -

SEKRETARIS JUR. - - V - - - - - -

KABAG/KASUBBAG - - V - - - - - -

3. BIRO AKPIK/AUK

KEPALA BIRO - V - - - - - - -

KABAG/KASUBBAG - V - - - - - - -

4. LEMBAGA :

KETUA - - - V - - - - -

SEKRETARIS - - - V - - - - -

KABAG/KASUBBAG - - - V - - - - -

5. U P T :

KEPALA - - - - V - - - -

KASUBAG TU - - - - V - - - -

6. NON STRUKTURAL

DIREKTUR/KETUA - - - - - - - - V

SEKRETARIS - - - - - - - - V

111

CAP JABATAN DAN CAP DINAS

1. Kerangka cap jabatan dan cap dinas

72 °

40 mm

2. Contoh Cap jabatan dan cap dinas

Cap Dinas Universitas Cap Jabatan Rektor

A. Cap Dinas Fakultas

Cap Dinas Cap Dinas Cap Dinas Fakultas Fakultas Ilmu Pendidikan Fakultas Matematika dan Ekonomi

Ilmu Pengetahuan Alam

Cap Dinas Fakultas Sastra Cap Dinas Fakultas Teknik Cap Dinas Fakultas Ilmu Keolahragaan

112

Cap Dinas Cap Dinas FPPsi Cap Dinas Pasca Sarjana Fakultas Ilmu Sosial Fakultas Pendidikan

Psikologi

B. Cap Dinas Lembaga

Cap Dinas Lembaga Cap Dinas Lembaga Penelitian Pengembangan dan Pembelajaran dan Pengabdian kepada Masyarakat

C. Cap Dinas Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Cap Dinas UPT Cap Dinas UPT Cap Dinas UPT Perpustakaan Pusat Pengembangan Pusat Teknologi Informasi Laboratorium Pendidikan dan Komunikasi

Cap Dinas UPT Cap Dinas UPT Pusat Cap Dinas UPT

Satuan Penjaminan Mutu Pengkajian Pancasila Balai Bahasa dan Budaya

113

D. Cap Unit Kerja Non Struktural.

Cap Senat Universitas Cap Senat Fakultas Cap Pusat Bisnis

Cap Korpri Cap Badan Konsultasi Cap LPSE Dan Bantuan Hukum

Cap Koperasi Pegawai Cap Satuan Pengawas Internal Cap Poliklinik Republik Indonesia

Cap Hubungan Project Implementation Unit Cap Dewan Pengawas Internasional Islamic Development Bank Pengelolaan Keuangan

Badan Layanan Umum

114

Cap Badan Cap Badan Eksekutif Cap Komisi Eksekutif Mahasiswa Mahasiswa Fakultas Pemilihan Umum

Cap Himpunan Cap Unit Kegiatan Cap Dharma Wanita Mahasiswa Jurusan Mahasiswa

Ditetapkan di Malang pada tanggal 1 Agustus 2016

REKTOR,

TTD

AH. ROFI’UDDIN

Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO UMUM DAN KEUANGAN,

Amin Sidiq

NIP 196011011987091001

UNIVERSITAS NEGERI

MALANG (UM)

SALINAN - Biro Umum dan Keuangan (BUK)

Documents