Sales

บทที่ 2 : ระบบการขาย

การขายน้ันสามารถแบงออกไดเปน 3 รูปแบบดังนี้ 1. การขายสินคาสําเร็จรูป สวนใหญจะเกิดกับกิจการประเภทขายมาขายไป โดยการขาย

สินคาสําเร็จรูปออกไปผานทางหนาราน เว็บไซต หรือสาขา

2. การขายสินทรัพยถาวร จะเกิดกับกิจการทุกประเภทท้ังกิจการผลิต กิจการบริการ และ

กิจการขายมาขายไป โดยขายสินทรัพยถาวรที่หมดสภาพ หรือไมตองการใชงานอีกตอไป เชน ที่ดิน

อาคาร เคร่ืองจักร อุปกรณสํานักงาน เปนตน

3. การขายอื่นๆ เชน ขายเศษวัสดุ เปนตน

1. ลูกคา (Customer)

เปนการสรางรายชื่อลูกคาเพื่อสะดวกในการติดตอซ้ือขายสินคาและบริการ กิจการสามารถแบงลูกคาออกเปน 2 ประเภทคือ ประเภทขายคร้ังเดียว (One Time Vendor) มักจะใชกับการขายเล็กๆ นอยๆ หรือในกรณี

เรงดวน หรือลูกคาที่ตองการซ้ือเพียงคร้ังเดียว ดังนั้นกิจการไมจําเปนตองสรางลูกคาใหมทุกคร้ังท่ีขายสินคาและบริการ เพราะจะทําใหฐานขอมูลมีชื่อลูกคามากเกินความจําเปน

ประเภทขายเปนประจํา (Recurring Vendor) มักจะใชกับการขายที่เปนประจํา เชน ขายสินคาและบริการตางๆ เปนตน หากตองการแบงกลุมลูกคาตามประเภทการขายจึงควรแบงกลุมออกเปน ลูกคาขายปลีก ลูกคาขายสง หรือลูกคาในประเทศ ลูกคาตางประเทศ เพื่อใหเกิดความสะดวกในการนําไปวิเคราะหการขายกับลูกคาแตละกลุม

1.1 การสรางขอมูลลูกคาใหม (New Customer)

สําหรับการสรางขอมูลลูกคาใหมนั้นมีขอมูลที่ตองบันทึกขอมูลอยู 6 Tabs ดวยกันคือ General, Contacts, History, Address Book, Payment และ Notes ดังนี้

ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท

www.thailandaccount.com

2

General Tab

ขอมูลการติดตอทั่วไป

Customer ID รหัสลูกคา Sales GL Account รหัสบัญชีขาย Sales Rep ID ชื่อผูขาย Default Price Sheet เลือกตารางราคาขาย Default Tax เลือกอัตราภาษีเปนภาษีขาย

ขอมูลการสงเอกสาร

Name/Company ชื่อลูกคา Address1 ที่อยูลูกคา นอกจากนั้นจะเปนรายละเอียดการติดตอกับลูกคา เชน โทรศัพท โทรสาร เปนตน ขอกําหนดการชําระเงิน

บทที่ 1 ระบบการขาย


3

Use Default Terms กําหนดการชําระเงินตามคามาตรฐาน COD Cash on Delivery ผูขายชําระเงินสดเม่ือไดรับสินคา Prepaid จายชําระลวงหนา Special Terms กําหนดเงื่อนไขการชําระเงินเฉพาะลูกคาแตละราย Due on specified date กําหนดวันครบกําหนดชําระเงินที่ตองการ Due end of month กําหนดวันครบกําหนดชําระเงินเปนวันส้ินเดือน Credit Limit จํากัดวงเงินขาย Contacts Tab

กด เพื่อโอนขอมูลการติดตอจาก General Tab

กด เพื่อเพิ่มขอมูลการติดตอ History Tab

สําหรับดูประวัติการส่ังขาย การออกใบกํากับสินคา และการรับเงิน



4

Address Book Tab

สําหรับบันทึกที่อยูในการจัดสง (Shipping Address) และบันทึกที่อยูในการเรียกเก็บเงิน (Billing Address) เนื่องจากในบางกิจการอาจกําหนดใหสงของที่คลังสินคาที่อยูในตางจังหวัด แตใหเรียกเก็บเงินที่สํานักงานใหญในกรุงเทพ

Payment

Cardholder Name ชื่อผูถือบัตร Credit Card Number เลขท่ีบัตรเครดิต Credit Card Expiration วันที่หมดอายุ Security Code รหัสความปลอดภัย



5

2.2 แสดงรายชื่อลูกคา (Maintain Customer)

จะแสดงรายช่ือของลูกคาทั้งหมดเพื่อดูในภาพรวมวากิจการมีลูกคาเปนใครบาง นอกจากน้ียังสามารถแสดงการจัดเรียงขอมูลลูกคาตามรหัสลูกคา ชื่อ ที่อยูได โดยกดที่ Asc (เรียงลําดับตามตัวอักษรจากนอยไปมาก) และ Desc (เรียงลําดับตามตัวอักษรจากมากไปนอย)

รวมทั้งแกไขและลบขอมูลลูกคาโดยกด หรือ เพื่อแกไข และกด เพื่อลบขอมูล

2. ออกใบเสนอราคา (Sales Quotes)

ในการดําเนินการส่ังขายปกติ กิจการสามารถออกใบส่ังขายไปยังลูกคาไดทันที หากเคยติดตอกับลูกคามาแลวและทราบรายละเอียดของสินคาและบริการที่จะส่ังขาย เชน ชื่อ ราคา ระยะเวลาชําระเงิน เปนตน แตหากยังไมเคยติดตอซ้ือขายกัน กิจการจําเปนตองออกใบเสนอราคาตามท่ีลูกคาตองการ

2.1 เรียกขอมูลลูกคา

Customer ID รหัสลูกคา Bill to ที่อยูของลูกคา Ship to ที่อยูสําหรับสงสินคา Quote Number ใสเลขท่ีใบเสนอราคา

กด เพื่อเลือกลูกคา จะแสดงขอมูลในสวนของ Bill to ซึ่งเปนที่อยูของลูกคา



6

หากที่อยูของลูกคาเปนที่อยูเดียวกันในการสงสินคา ใหกด ขอมูลที่อยูของลูกคาจะมาแสดงในที่อยูสําหรับสงสินคาดวย

หากที่อยูของลูกคาเปนคนละท่ีกับที่อยูในการสงสินคา ใหใสขอมูลที่อยูในการสงสินคา 2.2 ตรวจสอบขอมูล

Store ID รหัสคลังสินคา (ในกรณีที่มีคลังสินคาหลายคลัง สามารถเลือกคลังได)

Terms (Due) กําหนดเงื่อนไขในการชําระเงิน Expiration Date กําหนดวันที่ส้ินสุดการขอใบเสนอราคา A/R Account รหัสบัญชีลูกหนี้ 2.3 บันทึกใบเสนอราคา

Quantity ปริมาณท่ีตองการ SKU รหัสสินคาที่ตองการ

กด เพื่อเลือกรายการสินคาที่ตองการ Description คําอธิบาย GL Account รหัสบัญชี Unit Price ราคาตอหนวย Tax Rate อัตราภาษีขาย Amount ผลรวม Subtotal ผลรวมยอย Freight คาขนสง (โดยการเลือกวิธีการขนสงใน Carrier) Sales Tax จํานวนเงินภาษีขาย Invoice Total ยอดรวม



7

กด เม่ือตองการเพิ่มรายการที่จะขอใบเสนอราคาเพิ่ม เม่ือดําเนินการเสร็จแลว ใหกด

เพื่อบันทึกรายการ

3. ออกใบสั่งขาย (Sales Orders)

กิจการสามารถจัดทําใบส่ังขายไปยังลูกคาได 2 กรณีคือ 3.1 กรณีที่กิจการมีกระบวนการขอใบเสนอราคาจากลูกคา

ใหเขาไปที่ Sales Quotes Manager เพื่อดูรายการใบเสนอราคาทุกใบ

เลือกใบเสนอราคาท่ีผานการพิจารณา โดยกดเลือกใบเสนอราคาท่ีตองการ หรือกด จะแสดงรายละเอียดในใบเสนอราคา

โดยในท่ีนี้เลือก SQ01 ซึ่งจะสังเกตเห็นไดวา ชอง Close ยังไมไดกาเคร่ืองหมาย x นั่นหมายความวาใบเสนอราคาใบน้ียังมีสถานะเปดอยู หากมีเคร่ืองหมาย x แสดงวาใบเสนอราคาใบนี้ไดรับการพิจารณาและเปล่ียนไปเปนใบส่ังขายแลว หรือ อาจจะยกเลิกก็ได

กด เพื่อเปล่ียนใบเสนอราคาไปเปนใบส่ังขาย



8

ใสเลขท่ีใบส่ังขายแลว กด เพื่อบันทึกรายการ

และเม่ือกลับไปท่ี Sales Quotes Manager แลวจะมีคําวา Yes แสดงในบรรทัดของใบเสนอ

ราคาที่เปล่ียนไปเปนใบส่ังขายแลว และใบเสนอราคาในชอง Close จะมีเคร่ืองหมาย x

นอกจากนี้ระบบจะสรางใบส่ังขายที่ เปล่ียนมาจากใบเสนอราคา มาแสดงอยูใน SO

Manager เพื่อใหเรียกขอมูลใบส่ังขายนั้นขึ้นมาพิมพและลงนาม สงไปใหลูกคา

3.2 กรณีที่กิจการจัดทําใบส่ังขายโดยตรง

ใหเขาไปที่ Sales Orders จะแสดงรายละเอียดที่ตองบันทึกขอมูล

เรียกขอมูลลูกคา

Vendor ID รหัสลูกคา Bill to ที่อยูของลูกคา Ship to ที่อยูสําหรับสงสินคา SO Number ใสเลขท่ีใบส่ังขาย



9

กด เพื่อเลือกลูกคา จะแสดงขอมูลในสวนของ Bill to ซึ่งเปนที่อยูของลูกคา

หากที่อยูของลูกคาเปนที่อยูเดียวกันในการสงสินคา ใหกด ขอมูลที่อยูของลูกคาจะมาแสดงในที่อยูสําหรับสงสินคาดวย

หากที่อยูของลูกคาเปนคนละท่ีกับที่อยูในการสงสินคา ใหใสขอมูลที่อยูในการสงสินคา ตรวจสอบขอมูล

Store ID รหัสคลังสินคา (ในกรณีที่มีคลังสินคาหลายคลัง สามารถเลือกคลังได)

Terms (Due) กําหนดเงื่อนไขในการชําระเงิน Expiration Date กําหนดวันที่ส้ินสุดการขอใบเสนอราคา A/R Account รหัสบัญชีลูกหนี้ บันทึกใบส่ังขาย

Quantity ปริมาณท่ีตองการ SKU รหัสสินคาที่ตองการ

กด เพื่อเลือกรายการสินคาที่ตองการ Description คําอธิบาย GL Account รหัสบัญชี Unit Price ราคาตอหนวย Tax Rate อัตราภาษีขาย Amount ผลรวม Subtotal ผลรวมยอย Freight คาขนสง (โดยการเลือกวิธีการขนสงใน Carrier) Sales Tax จํานวนเงินภาษีขาย



10

Invoice Total ยอดรวม กด เม่ือตองการเพิ่มรายการที่จะขอใบเสนอราคาเพิ่ม เม่ือดําเนินการเสร็จแลว ใหกด

เพื่อบันทึกรายการ

4. การรับของ (Receive)

เม่ือกิจการไดส่ังขายสินคาไปแลวขั้นตอนตอไปก็คือการออกใบกํากับสินคา ใหเขาไปที่ SO Manager เพื่อดูรายการขอใบส่ังขายทุกใบ

กด เพื่อเปล่ียนแปลงวันที่ไดรับสินคา จะแสดงหนาตางเพื่อใหแกไขวันที่

จากนั้นใหแกไขวันที่ที่ตองการแลวกด เพื่อบันทึกรายการ

กด เพื่อออกใบกํากับสินคา

ใสปริมาณสินคาในชอง Quantity แลวกด เพื่อออกใบกํากับสินคา



11

5. การออกใบวางบิล ()

หลังจากส่ังขายสินคาและออกใบกํากับสินคาแลว กิจการจะนําใบกํากับสินคามาวางบิลเพื่อ

เรียกเก็บเงินคาสินคา

ใหเขาไปที่ออกใบวางบิล โดยระบบจะแสดงรายช่ือลูกคามาใหเลือก

เลือกลูกคาที่ตองการออกใบรับวางบิล

กด เพื่อแสดงใบกํากับสินคาที่ไดรับทั้งหมดของลูกคารายน้ันๆ

เลือกใบกํากับสินคาที่ตองการวางบิล แลวกด Submit เพื่อบันทึกการวางบิล ซึ่งใบกํากับ

สินคาที่รับวางบิลนี้จะถูกสงไปรอเรียกเก็บเงิน

6. การเรยีกเก็บเงิน (Pay Bills)

เม่ือครบกําหนดระยะเวลาการเรียกเก็บเงิน ใหเขาไปทําการเรียกเก็บเงินที่ ระบบการเงิน แลว

เลือกชําระเงินตามใบแจงหนี้



12

กด เพื่อเลือกลูกคาที่จะจายเงิน ระบบจะแสดงขอมูลลูกคาและยอดเงินที่มีกําหนดตอง

รับเงิน

เม่ือเลือกลูกคาแลว ระบบจะแสดงรายการใบกํากับสินคาที่ไดวางบิลไวใหเลือกวาจะเก็บเงิน

ใบกํากับสินคาใบไหน และจํานวนเงินเทาไร

ใสจํานวนเงินที่เรียกเก็บ (สามารถแบงเก็บเงินเปนบางสวนได) แลวใหกาเคร่ืองหมาย x ใน

ชอง Pay

กด เพื่อบันทึกรายการรับเงิน

7. การรับเงินมัดจํา (Customer Deposits)

ในกรณีที่การขายสินคาหรือบริการนั้น ผูขายตองการใหลูกคาวางเงินมัดจําไว



13

กด เพื่อเลือกลูกคา ระบบจะแสดงขอมูลลูกคาเม่ือเลือกลูกคาแลว ใหใสเหตุผลพรอม

จํานวนเงินที่มัดจํา

และเม่ือไดรับชําระคาสินคาและบริการแลว สวนที่เหลือจากเงินมัดจํา ใหเลือกจายเงินมัดจํา

คืน (Customer Refunds)

เลือกลูกคาที่ตองการรับเงินมัดจําคืน

ใสจํานวนเงินที่ตองการคืนเงินมัดจํา แลวใหกาเคร่ืองหมาย x ในชอง Pay

กด เพื่อบันทึกรายการรับเงินมัดจําคืน

Sales

Education

customer id bill

sales orders vendor

customer refunds x

store id terms

new customer

customer deposits

manager quantity

close x somanager