Rủi ro và kiểm soát trong httt kế toán

1

Chương 3Rủi ro và Kiểm soát trong AIS

Phần 2: Kiểm soát trong môi trường máy tính

Mục tiêu

• Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu:– Các đặc điểm riêng biệt của môi trường xử lý

thông tin bằng máy tính

– Các rủi ro có thể xảy ra

– Các thủ tục kiểm soát chung

– Các thủ tục kiểm soát ứng dụng

Đặc điểm của môi trường máy tính

Cấu trúc tổ chức:• Kiêm nhiệm nhiều chức năng• Đòi hỏi trình độ nhân viên cao => gian

lận bằng cách sửa chữa chương trình xử lý kế toán

Đặc điểm của môi trường máy tính (tt)Đặc điểm xử lý dữ liệu, thông tin:• Chứng từ sử dụng: có trường hợp nhập dữ liệu mà không có

chứng từ, vd: tự động tính khấu hao, đặt hàng trực tuyến• Khó lưu lại dấu vết, các dấu vết nghiệp vụ không quan sát

được bằng mắt• Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ: một số nghiệp vụ thực hiện

tự động• Cập nhật 1 lần, ảnh hưởng tới nhiều tập tin• Các thủ tục kiểm soát có thể được lập trình• Khối lượng DL ghi nhận nhiều, sử dụng nhiều lần• Thông tin cung cấp nhiều, đa dạng• Phụ thuộc vào khả năng hoạt động của phần mềm, phần

cứng

Đặc điểm của môi trường máy tính

Khả năng truy cập, phá hủy hệ thống và DL• Khả năng truy cập, phá hủy hệ thống và DL

rất cao => xây dựng chính sách đảm bảo an toàn cho hệ thống

• Thiết bị lưu trữ DL, hệ thống xử lý dễ hư hỏng, phá hoại => phải có chính sách sao lưu và bảo trì

• Chương trình và DL có thể tập trung

RỦI RO TRONG MÔI TRƯỜNG XỬ LÝ BẰNG MÁY TÍNH• Rủi ro xử lý thông tin:

– Ghi nhận dữ liệu sai, không đầy đủ, không hợp lệ– Xử lý sai ( dữ liệu bị sai như việc phân loại sai, tính tóan sai

do chương trình xử lý không chính xác)– Cung cấp thông tin không đầy đủ, tin cậy, chính xác, báo cáo

có thể được chuyển giao không đúng người nhận• Rủi ro hệ thống: Liên quan đến việc xây dựng, bảo dưỡng, sử

dụng các rũi ro bao gồm:– Liên quan đến quá trình phát triển hệ thống– Rủi ro liên quan tới thiết bị– Rủi ro liên quan đến nhân sự,– Rủi ro liên quan đến dữ liệu lưu trữ

• Dữ liệu bị phá hủy do cố tình phá hoại• Dữ liệu dễ bị thâm nhập, phá hoại để sửa CT,phá hũy• Dữ liệu dễ bị mất do máy hư, phá hoại, ăn cắp tbị lưu trữ

Dữ liệu Xử lý

Lưu trữ

Kết xuất

Rủi ro nhập liệu- Dữ liệu không đầy đủ- Dữ liệu nhập ko kịp thời- Dữ liệu bị mất- Trùng lắp dữ liệu- Không hợp lệ- Không chính xác- Dữ liệu gian lận

Rủi ro xử lý- Sai tập tin- Không đúng thời điểm- Không đầy đủ- Cấu trúc xử lý sai - Chỉnh sửa chương trình xử lý

Rủi ro kết xuất- Mất mát- Không kịp thời- Không đầy đủ- Sai đối tượng- Chỉnh sửa- Sử dụng saiLưu trữ sai sót

8

8

CÁC THỦ TỤC KS TRONG MÔI TRƯỜNG MT

Rủi ro xử lý thông tin

Rủi ro nguồn lực hệ thống

• Tính hợp lệ• Chính xác• Đầy đủ

• Phát triển HT• Sử dụng HT• Bảo quản HT

Kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát chung

CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT

• Kiểm soát chung:

– Bao gồm các thủ tục, chính sách kiểm soát áp dụng chung cho toàn bộ môi trường xử lý thông tin

• Kiểm soát ứng dụng:

– Bao gồm các thủ tục kiểm soát nhập liệu, xử lý và kết xuất áp dụng cho 1 chương trình ứng dụng xử lý thông tin cụ thể

Kiểm soát chung

Quản lý hàng tồn kho

Nợ phải thu

Nợ phải trả

Bán hàng Tiền

Tổng hợpBáo cáo

TSCĐ

KIỂM SOÁT CHUNG

1. Tổ chức bộ máy trong môi trường máy tính

2. Kiểm soát quá trình phát triển HTTT

3. Chuẩn hóa các tài liệu liên quan

4. Kiểm soát truy cập từ bên ngoài

5. Kiểm soát truy cập lôgic

6. Đảm bảo hoạt động liên tục

7. Kế hoạch khắc phục hậu quả nếu xảy ra…

KIỂM SOÁT CHUNG

1. Tổ chức bộ máy trong môi trường máy tính

Tách biệt chức năng xử lý thông tin với các bộ phận chức năng khác

Tách biệt các bộ phận bên trong của hệ thống xử lý thông tin:

Phát triển, vận hành hệ thống và bảo dưỡng hệ thống

Tách biệt giữa các chức năng bên trong từng bộ phận hệ thống

KIỂM SOÁT CHUNG

1. Tổ chức bộ máy xử lý thông tin

Quản lý HT

Phát triển Hệ thống BP kỹ thuật BP vận

hành/xử lý

Phân tích HT

Thiết kế HT

Lập trình HT

KS dữ liệu

Nhập liệu

Quản lý dữ liệu

Mạng và truyền thông

Quản trị CSDL

KS chất lượng HT

Xét duyệtThực hiệnBảo vệ TS

Tổ chức nhập liệu tập trung

KIỂM SOÁT CHUNG

2. Kiểm soát quá trình phát triển HTTT

– Lập kế hoạch phát triển

– Xác định các yêu cầu đặt ra

– Phân chia trách nhiệm phát triển hệ thống

– Sự tham gia của người sử dụng

– Đánh giá, chọn lựa quá trình phát triển

KIỂM SOÁT CHUNG

3. Chuẩn hóa các tài liệu liên quan

– Tài liệu quản trị: Bao gồm các tài liệu liên quan đến quá trình phát triển hệ thống, quy định quyền sử dụng…

– Tài liệu ứng dụng: Hướng dẫn sử dụng chương trình (nhập liệu, xử lý, báo cáo, tìm kiếm, sửa chữa…)

– Tài liệu hệ thống: Các yêu cầu về hệ thống, hệ thống mã chương trình, tập tin lưu trữ, các hướng dẫn phục hồi dữ liệu khi sự cố xảy ra

KIỂM SOÁT CHUNG

4. Kiểm soát truy cập từ bên ngoài

Hạn chế đối tượng không liên quan tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý

Phân loại đối tượng sử dụng hệ thống

Hệ thống xử lý

Khóa địa điểm

Bảo vệ ngoài

KIỂM SOÁT CHUNG

5. Kiểm soát truy cập lôgic: Hạn chế quyền sử dụng của nguời sử dụng trực tiếp hệ thống

• Nhận dạng người sử dụng (account user)

• Xác nhận người sử dụng (Password)

• Phân quyền truy cập (Access right)

• Theo dõi quá trình sử dụng (Nhật kí sử dụng)

KIỂM SOÁT CHUNG• Phân quyền truy cập

Các hoạt động

Các chu trình

Khai báo Nhập liệu Cập

nhật/báo cáo

Xem Thêm Chỉnh sửa/xóa

Ma trận truy cập

Minh họa ma trận truy cậpMenu KT trưởng KT phải thu KT tồn kho …

Chu trình doanh thu X: Xem; T: Thêm; S: Chỉnh sửaKhai báo+ Khách hàng X, T, S X X+ Hàng hóa X, T, S X XNhập liệu

+ Xuất kho X X T+ Lập hóa đơn X T X+ Thu tiền X X XCập nhật/báo cáo+ BC phân tích BH X, S X X+ Bảng kê KH X,S X X+ Báo cáo nợ pthu X,S X X

KIỂM SOÁT CHUNG6. Đảm bảo hoạt động liên tục

– Kiểm soát thiết bị lưu trữ (Đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD…. ): Đảm bảo an toàn thiết bị lưu trữ, Dán nhẵn, đặt tên, sắp xếp theo trình thự thời gian

– Sao lưu dự phòng dữ liệu (Back-up)

– Hạn chế mất mát dữ liệu khi mất điện

KIỂM SOÁT CHUNG

7. Kế hoạch khắc phục hậu quả nếu xảy ra…

– Các thứ tự ưu tiên phục hồi

– Phân chia trách nhiệm phục hồi

– Sao lưu dự phòng chương trình nguồn, dữ liệu

– Mua bảo hiểm hệ thống

– Các kế hoạch phải được thể hiện dưới dạng văn bản

KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG

Với mục tiêu Đầy đủ, Hợp lệ, Chính xác:

Tất cả các dữ liệu phát sinh đều được ghi nhận (kể cả các dữ liệu ghi vào tập tin chính)

Tất cả dữ liệu được ghi nhận đều hợp lệ

Tất cả dữ liệu hợp lệ được ghi nhận chính xác

Tất cả các dữ liệu hợp lệ được xử lý chính xác

Báo cáo, kết xuất phải đầy đủ, chính xác, hợp lệ

Kiểm soát nguồn dữ liệu

• Kiểm tra tính trình tự số chứng từ: Hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót nghiệp vụ

• Sử dụng chứng từ luân chuyển trong hệ thống: chứng từ được nhập 1 lần và luân chuyển trong hệ thống máy tính

• Xét duyệt nghiệp vụ: Dữ liệu phải được xét duyệt trước khi nhập vào hệ thống

• Đánh dấu chứng từ đã sử dụng• Quét chứng từ để kiểm tra tính hợp pháp của

chứng từ (vd dùng cho hóa đơn)

Kiểm soát nhập liệu, xử lý• Kiểm soát dự phòng

– Giảm khoảng cách (thời gian, không gian) giữa việc phát sinh nghiệp vụ và việc ghi chép nghiệp vụ

– Hạn chế việc nhập liệu trực tiếp từ người SD– Kiểm tra các dữ liệu nhập:

• Kiểu dữ liệu• Giới hạn• Ko trùng lắp• Tính đầy đủ

– Sử dụng các dữ liệu mặc định, tự động– Chọn từ danh sách dữ liệu có sẵn

25

Kiểm soát dự phòng

Thủ tục KSMục tiêu liên quanĐầy đủ

Hợp lệ

Chính Xác

Hạn chế việc nhập liệu trực tiếp từ người SD

x x

Kiểu dữ liệu X

Giới hạn dữ liệu X X

Ko trùng lặp dữ liệu X X

Trình tự nhập liệu X25

26

Kiểm soát dự phòng

Thủ tục KSMục tiêu liên quanĐầy đủ

Hợp lệ

Chính Xác

Dữ liệu mặc định X X

Dữ liệu tự động X X X

Giới hạn dữ liệu X X

Chọn dữ liệu từ danh sách X X

26

Kiểm soát nhập liệu, xử lý• Kiểm soát phát hiện

– Lập danh sách các nghiệp vụ sai sót– Thông báo các trường hợp bất thường– Dùng tổng kiểm soát, tổng hash– Kiểm tra tính phù hợp– Đối chiếu dữ liệu giữa 2 nguồn độc lập

28

Kiểm soát phát hiện

Thủ tục KSMục tiêu liên quanĐầy đủ

Hợp lệ

Chính Xác

Thông báo các trường hợp bất thường X X X

Kiểm tra tính phù hợp dữ liệu XLập danh sách các nghiệp vụ sai sót X X X

Dùng tổng kiểm soát, tổng hash X

Đối chiếu kết quả xử lý giữa 2 nguồn độc lập X 28

Kiểm soát nhập liệu, xử lý• Kiểm soát sửa sai

– Lập danh sách các nghiệp vụ sai sót– Quy định trình tự sửa sai– Xét duyệt các nghiệp vụ đã sửa sai– Nhập lại các nghiệp vụ đã sửa sai theo trình tự

thông thường như các nghiệp vụ nhập ban đầu

Kiểm soát kết xuất, báo cáo

• Kiểm tra thời điểm, thời kì kết xuất, sử dụng báo cáo, thông tin

• Phân chia quyền được kết xuất và sử dụng báo cáo, thông tin

• Quy định chế độ bảo mật thông tin

• Kiểm tra nguồn gốc phát sinh: Từ các thông tin trên báo cáo có thể xem các chứng từ gốc liên quan (dấu vết kiểm toán-> audit trail)

31

Yêu cầu

• Đọc Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 401: thực hiện kiểm toán trong môi trường tin học