Ringkasan Sistem Akuntansi 2012 - Bab I

www.blog

gerbo

rneo.c

om

BAB 1

SISTEM AKUNTANSI

PENGERTIAN SISTEM AKUNTANSI

Secara umum, sistem dapat dapat diartikan sebagai sekelompok unsur yang saling berhubungan dan

memiliki fungsi masing-masing demi mencapai tujuan tertentu. Dari pengertian ini, dapat ditarik sebuah

kesimpulan bahwa suatu sistem akan terbentuk jika memiliki empat kriteria, yaitu:

1. Setiap Sistem Terdiri dari Unsur-unsur

Jika diambil sebuah contoh sistem pernapasan, maka unsur-unsur pembentuknya meliputi: hidung,

saluran pernapasan, paru-paru, dan darah. Unsur-unsur sebuah sistem terdiri dari subsistem yang lebih

kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.

2. Unsur-unsur Tersebut Merupakan Bagian Terpadu Sistem yang Bersangkutan

Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem

tersebut mempunyai bentuk tertentu.

3. Unsur Sistem Tersebut Bekerja Sama untuk Mencapai Tujuan Sistem

Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Sistem pernapasan kita bertujuan untuk menyediakan

oksigen dan pembuangan karbon dioksida dari tubuh kita, dari sini tampak masing-masing unsur saling

bekerjama dan melaksanakan fungsinya demi tercapainya tujuan sistem.

4. Suatu Sistem Merupakan Bagian dari Sistem Lain yang Lebih Besar

Sistem pernapasan kita merupakan salah satu sistem yang ada dalam tubuh kita, yang merupakan

bagian dari sistem metabolism tubuh. Contoh sistem lain adalah sistem pencernaan makanan, sistem

peredaran darah, sistem pertahanan tubuh, dan lain-lain.

Nah, setelah kita membahas pengertian sistem secara umum, sekarang mari kita menguraikan mengenai

apa yang dimaksud dengan sistem akuntansi?. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan

laporan yang dikoordinir sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh

manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi tersebut, unsur sistem akuntansi

pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan.

Berikut ini akan diuraikan lebih lanjut mengenai pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi tersebut

a. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Semua peristiwa

yang terjadi dalam organisasi perusahaan akan direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Dalam

bidang akuntansi, yang termasuk dalam kategori formulir antara lain: faktur penjualan, bukti kas keluar,

dan cek. Untuk faktur penjualan, akan dicatat data-data berupa tanggal transaksi, nama pembeli, nama

barang dan jumlah dibeli, sistem pembayaran, tanggal pengiriman, tanda tangan otorisasi, dan lain

www.blog

gerbo

rneo.c

om

sebagainya. Oleh karena itu, faktur penjualan digunakan khusus untuk melakukan pencatatan transaksi

penjualan.

Dalam sistem akuntansi manual (manual system), media yang digunakan untuk mencatat data transaksi

keuangan tersebut masih menggunakan bahan kertas (paper form). Sedangkan dalam sistem akuntansi

komputerisasi (computerized system), digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data ke

dalam sistem seperti: papan ketik (keyboard), layar sentuh (touch screen), dan lain-lain.

b. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan

meringkas data keuangan dan data lainnya. Jadi dari pencatatan formulir transaksi diatas, kemudian

dimasukkan dalam daftar jurnal dan diklasifikasikan menurut rekening perkiraannya masing-masing.

Yang termasuk dalam jurnal ini, antara lain: Jurnal Penerimaan Kas, Jurnal Pembelian, Jurnal Penjualan,

Jurnal Umum, dan Jurnal Pengeluaran Kas.

c. Buku Besar

Buku besar (general ledger) dibuat untuk mengelompokkan masing-masing rekening perkiraan dari

daftar jurnal umum yang telah dicatat sebelumnya. Yang menjadi contoh buku besar disini adalah Buku

Besar Kas, Buku Besar Persediaan, Buku Besar Hutang Usaha, Buku Besar Pendapatan Usaha, dan buku

besar-buku besar lainnya. Semua rekening yang dibuat akan menjadi unsur-unsur penyusun laporan

keuangan. Di satu sisi, rekening buku besar dapat dianggap sebagai wadah untuk menggolongkan data

keuangan, disisi lain dapat dipandang juga sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan

keuangan.

d. Buku Pembantu

Buku Pembantu (subsidiary ledger) ini merupakan sub bagian dari Buku Besar rekening perkiraan.

Gambaran sederhananya adalah misalnya sebuah perusahaan telah membuat Buku Besar Piutang

Dagang dengan jumlah debitur sekitar 60 orang, maka biasanya perusahaan tersebut akan membuat

Buku Pembantu yang jumlahnya sama dengan jumlah debitur tersebut. Jadi setiap debitur akan memiliki

pencatatan tersendiri untuk mengetahui historis piutangnya kepara perusahaan selama ini. Buku Besar

dan Buku Pembantu merupakan catatan akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada lagi

pencatatan setelah proses Buku Besar dan Buku Pembantu dilakukan.

e. Laporan

Langkah berikutnya adalah menyusun laporan keuangan, disini akan dapat dilihat akumulasi nilai dari

tiap-tiap rekening yang telah dicatat dalam Buku Besar dan Buku Pembantu sebelumnya. Laporan

keuangan ini merupakan hasil akhir dari keseluruhan proses pencatatan transaksi, yang termasuk dalam

laporan keuangan meliputi: laporan neraca, laporan rugi laba, laporan arus kas, laporan perubahan

modal, dan catatan atas laporan keuangan.

www.blog

gerbo

rneo.c

om

PERBEDAAN PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan

kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya

melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan

secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan

prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan berikut ini yang

dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, meliputi: Menulis,

Menggandakan, Menghitung, Memberi Kode, Mendaftar, Memilih, Memindah, dan Membandingkan.

Untuk memperjelas antara pengertian sistem dan prosedur, akan diambil satu contoh sistem penjualan

tunai di suatu toko buku. Ada lima divisi/bagian yang terkait disini, antara lain: Bagian Order Penjualan,

Bagian Kasa, Bagian Pembungkusan, Bagian Akuntansi, dan Bagian Pemeriksaan Intern. Masing-masing

divisi/bagian memiliki tugas sebagai berikut:

Bagian Order Penjualan

Menerima order dari pembeli

Mengisi Faktur Penjualan Tunai (FPT) yang terdiri atas 3 rangkap

Lembar pertama diberikan kepada pembeli untuk dibawa ke Bagian Kasa ; Lembar kedua

diserahkan kepada Bagian Pembungkusan ; dan Lembar ketiga diarsipkan

Bagian Kasir

Berdasarkan FPT yang dibawa oleh pembeli, menerima uang pembayaran dan memberi cap

“Lunas” sekaligus mencatat transaksinya ke Mesin Kas Register

Bukti penerimaan pembayaran bersama dengan FPT dikembalikan lagi kepada pembeli sebagai

bukti pengambilan barang

Setiap harinya melakukan penyetoran uang hasil pendapatan ke Bank dimana bukti setornya

diberikan kepada Bagian Akuntansi

Bagian Pembungkusan

Berdasarkan FPT Lembar Kedua dari Bagian Order Penjualan, barang yang dimaksud telah

dipersiapkan

Mengacu pada FPT Lembar Pertama dan Bukti Pembayaran dari konsumen, barang tersebut

diserahkan kepada Pembeli

Memberi cap “Sudah Diambil” pada FPT Lembar Pertama dan Kedua, membandingkan data barang

di kedua FPT tersebut untuk memastikan barangnya sama

Menyerahkan barang kepada pembeli beserta FPT Lembar Kedua, sedangkan FPT Lembar Pertama

dan Bukti Pembayaran diserahkan kepada Bagian Akuntansi

www.blog

gerbo

rneo.c

om

Bagian Akuntansi

Mencatat FPT Lembar Pertama yang disertai dengan Bukti Pembayaran kedalam Jurnal Penjualan

dan Jurnal Penerimaan Kas

Mengarsipkan dokumen-dokumen berupa FPT Lembar Pertama dan Bukti Pembayaran

Bagian Pemeriksaan Intern

Memeriksa output mesin kas register dan membandingkannya dengan catatan yang ada setiap

harinya

Membuat laporan rekonsiliasi bank setiap bulannya untuk memastikan saldo kas dan bank sesuai

dengan pencatatan

Berikut ini adalah tampilan diagram flowchart nya:

Mulai

Menerima

Order dari

Pembeli

Mengisi

Faktur

Penjualan

Tunai

FPT1

2

3

1

Bersama dengan

penyerahan

barang ke Bagian

Pembungkusan

Diserahkan kepada

pembeli untuk

pembayaran ke

Bagian Kas

2

N

Bagian Order Penjualan

1

FPT1

Menerima Uang

dan

Mengoperasikan

Register Kas

Membubuhkan

Cap Lunas pada

FPT

FPT1

3Diserahkan kepada

pembeli untuk

pengambilan barang

Pita Register Kas

Menyetor

kan Uang

ke Bank

Bukti Setor

5

Setiap Hari

Bagian Kas

Gambar 1.1 Sistem Penjualan Tunai di Suatu Toko Buku

www.blog

gerbo

rneo.c

omMembungkus

Barang

Membubuhkan Cap

Sudah Diambil pada

FPT Lembar 2

4

Via Pembeli

Bersamaan

dengan

penyerahan

barang

N

Bagian Akuntansi

FPT1

Pita Register Kas

FPT2

2 3 5

Menyerahkan

Barang

kepada

Pembeli

Membandingkan

FPT Lembar 1

dan Lembar 2

FPT2

1

Pita Register Kas

4

Kepada Pembeli

Bagian Pembungkusan

FPT1

Pita Register Kas

Mencatat

FPT

Jurnal

Penjualan

Jurnal

Penerima

an Kas

Bukti Setor1

Membandingk

an Bukti Setor

dgn Jumlah

Rupiah FPT

Selesai

T

Gambar 1.1 Sistem Penjualan Tunai di Suatu Toko Buku (Lanjutan)

www.blog

gerbo

rneo.c

om

Bagian Pemeriksaan Intern

Melakukan

Pembacaan

Register Kas

Setiap Hari

Pita Register Kas

T

Menerima

Rekening

Koran Bank

Setiap Bulan

Rekening Koran

Bank

Membuat

Rekonsiliasi

Bank

Rekonsiliasi Bank

T

Gambar 1.1 Sistem Penjualan Tunai di Suatu Toko Buku (Lanjutan)

KOMPONEN UTAMA SISTEM INFORMASI

Sistem akuntansi adalah salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem informasi yang digunakan

oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Jika diasumsikan sebagai sebuah bangunan, maka sistem

informasi memiliki 6 (enam) blok, meliputi: masukan, model, keluaran, teknologi, basis data, dan

pengendalian. Gambar dibawah menggambarkan blok bangunan dalam sistem informasi.

Masukan Model Keluaran

Teknologi Basis Data Pengendalian

Blok Masukan ( Input Block )

Blok Masukan adalah data yang dimasukkan kedalam sistem informasi beserta metode dan media yang

digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut kedalam sistem. Masukan terdiri dari:

www.blog

gerbo

rneo.c

om

transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah, dan pesan. Cara untuk memasukkan masukan kedalam sistem

dapat berupa tulisan tangan, formulir kertas, papan ketik (keyboard), dan lain sebagainya.

Blok Model ( Model Block )

Blok Model adalah sebuah bentuk kombinasi unsur-unsur data dengan hasil pengolahan masukan sehingga

diperoleh hasil (output) yang dikehendaki. Salah satu contoh blok model adalah pada pengolahan data

pendapatan dan biaya diperlukan konsep perhitungan LABA = PENDAPATAN - BIAYA untuk dapat

menghasilkan Laporan Rugi Laba.

Selain itu, pada pelaporan saldo piutang unsur-unsur yang dimasukkan dan diolah antara lain sebagai

berikut:

Blok Keluaran ( Output Block )

Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi bermutu dan dokumen untuk semua

tingkat manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi.

Keluaran suatu sistem menjadi faktor utama berhasil tidaknya blok-blok lain berfungsi karena jika tidak

sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, maka perancangan blok masukan, model, teknologi, basis

data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya.

Keluaran sistem akuntansi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat pesanan, cek, laporan penggunaan

anggaran, dan lain sebagainya. Mutu yang menjadi dasar disini adalah ketelitian, ketepatan waktu, dan

relevansi.

Blok Teknologi ( Technology Block )

Teknologi dapat diibaratkan sebagai mesin untuk menjalankan sistem informasi, teknologi menangkap

masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan

keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem. Dalam sistem informasi berbasis komputer, teknologi terdiri

dari tiga komponen yaitu: komputer dan penyimpan data di luar (auxiliary storage), telekomunikasi, dan

perangkat lunak (software). Contoh blok teknologi adalah penggunaan Mesin Kas Register yang mampu

menampung data penjualan dan persediaan barang secara otomatis.

Blok Pengendalian ( Control Block )

Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman, seperti: bencana alam, api,

kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, sabotase, dan

lain-lain. Beberapa cara yang perlu dilakukan dalam model pengendalian ini, antara lain:

1. Penggunaan sistem pengelolaan catatan

2. Penerapan pengendalian akuntansi

3. Pengembangan rancangan induk sistem informasi

Saldo Piutang = Transaksi Penjualan Kredit - ( Retur Penjualan Kredit + Penerimaan Kas Kredit Piutang )

www.blog

gerbo

rneo.c

om

4. Pembuatan rencana darurat dalam hal sistem informasi gagal menjalankan fungsinya

5. Penerapan prosedur seleksi karyawan

6. Pembuatan dokumentasi lengkap tentang sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan

7. Perlindungan dari bencana api dan putusnya aliran listrik

8. Pembuatan sistem penunjang untuk mengantisipasi kegagalan jalannya sistem sebelumnya

9. Pembuatan prosedur pengamanan dan penggunaan alat-alat pengamanan serta pengendalian

akses kedalam sistem informasi

SISTEM AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR

Kegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari: desain dan pengembangan produk,

pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, dan penjualan produk jadi kepada pembeli. Sistem

akuntansi yang berlaku dalam perusahaan manufaktur, meliputi:

1. Sistem Akuntansi Pokok : Merupakan kegiatan inti dari sistem keuangan yang terdiri atas

proses menginput dokumen transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian dilanjutkan ke proses

buku besar, menggunakan jurnal dan buku besar pembantu, membuat jurnal-jurnal

penyesuaian, hingga akhirnya terbentuklah sebuah laporan keuangan. Untuk lebih jelasnya,

perhatikan gambar siklus akuntansi dibawah ini:

2. Sistem Akuntansi Piutang : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani

proses penjualan seperti: transaksi penjualan tunai atau kredit, retur penjualan, penerimaan

kas (pembayaran piutang), daftar transaksi piutang secara keseluruhan, dan lain-lain.

3. Sistem Akuntansi Hutang : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani

proses pembelian seperti: transaksi pembelian tunai atau kredit, retur pembelian,

pengeluaran kas (pembayaran hutang), daftar transaksi hutang secara keseluruhan, dan lain-

lain.

www.blog

gerbo

rneo.c

om

4. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan : Merupakan sistem yang dirancang khusus

untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Sistem

ini terdiri dari beberapa jaringan prosedur seperti: pencatatan waktu jam kerja, pembuatan

daftar gaji dan upah, pembayaran gaji dan upah, dan distribusi biaya gaji dan upah.

5. Sistem Akuntansi Biaya : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani

pengendalian produksi dan pengendalian biaya. Sistem ini terdiri dari beberapa prosedur

seperti: proses order produksi dan pengumpulan biaya produksi maupun non produksi.

6. Sistem Akuntansi Kas : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani transaksi

penerimaan dan pengeluaran kas. Yang termasuk dalam prosedur sistem akuntansi ini,

meliputi: proses penerimaan kas, pengeluaran kas, dan kas kecil (petty cash).

7. Sistem Akuntansi Persediaan : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani

transaksi terkait dengan mutasi persediaan yang disimpan di gudang. Yang termasuk dalam

prosedur sistem ini meliputi: metode harga pokok pembelian bahan baku, harga pokok

produksi bahan setengah jadi, harga pokok persediaan, dan lain-lain.

8. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani

transaksi yang bersangkutan dengan mutasi aktiva tetap. Beberapa prosedur yang terkait

dengan sistem ini meliputi: proses pengadaan aktiva tetap, penghentian aktiva tetap,

depresiasi aktiva tetap, dan penempatan aktiva tetap.

Gambaran Rerangka Sistem Akuntansi

Dokumen

Pendukung

Sistem Penyusunan Anggaran

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Sistem Akuntansi Piutang

Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem Akuntansi Hutang

Sistem Akuntansi Penggajian dan

Pengupahan

Sistem Akuntansi Biaya

Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Sistem Akuntansi Persediaan

Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

Dokumen

Sumber

Jurnal Buku Besar

Buku Pembantu

Laporan

Keuangan

Sistem Akuntansi Pokok

Umpan Balik

www.blog

gerbo

rneo.c

om

TUJUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:

1. Untuk Menyediakan Informasi bagi Pengelolaan Kegiatan Usaha Baru

Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu

perusahaan mendirikan usaha baru yang berbeda bidang dengan usaha yang telah dijalankan

selama ini.

2. Untuk Memperbaiki Informasi yang Dihasilkan oleh Sistem yang Sudah Ada

Terkadang sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik

dalam hal mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasi yang terdapat dalam

laporan. Hal ini biasanya terjadi diakibatkan perubahan sistem sebagai dampak dari usaha

yang berkembang.

3. Untuk Memperbaiki Pengendalian Akuntansi dan Pengecekan Intern

Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan

terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan

organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula

ditujukan untuk memperbaiki kualitas pengendalian dan pengecekan intern agar informasi

yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.

4. Untuk Mengurangi Biaya Klerikal dalam Penyelenggaraan Catatan Akuntansi

Salah satu efek dari penggunaan sistem akuntansi adalah memangkas beberapa jenis biaya

terkait pekerjaan-pekerjaan klerikal yang selama ini dilakukan secara manual telah dapat

dilakukan secara otomatis oleh sistem. Dengan kata lain, operasional perusahaan akan lebih

efisien dibanding sebelumnya.

Berdasarkan tujuan pengembangan sistem akuntansi diatas, maka dapat diambil satu kesimpulan

bahwa dalam melakukan pengembangan sistem ada beberapa jenis bentuk yang bisa dilakukan,

meliputi:

1. Pengembangan suatu sistem akuntansi yang baru dan lengkap

2. Perluasan sistem akuntansi yang sekarang dipakai untuk mencakup kegiatan bisnis yang

baru

3. Perbaikan berbagai tahap sistem dan prosedur yang sekarang digunakan

HUBUNGAN SISTEM AKUNTANSI DENGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Manajemen perusahaan menjalankan bisnis perusahaan dengan menggunakan sistem informasi

yang disebut sistem informasi manajemen. Sistem informasi ini menghasilkan informasi yang

www.blog

gerbo

rneo.c

om

memungkinkan manajemen mengambil keputusan mengenai langganan yang harus dilayani, jenis

barang, dan jasa yang diperlukan oleh pelanggan, saat dan cara pengiriman barang kepada

pelanggan. Sistem akuntansi merupakan salah satu bagian (subsistem) dalam sistem informasi

manajemen . Perhatikan gambar dibawah ini:

Sistem Informasi

Manajemen

Sistem Informasi

Pemasaran

Sistem Informasi

Produksi

Sistem Informasi

Akuntansi

Sistem Informasi

Teknik

Sistem

Akuntansi

Piutang

Sistem

Akuntansi

Hutang

Sistem

Akuntansi

Penggajian

Sistem

Akuntansi

Aktiva

Tetap

Buku Besar Sistem

Akuntansi

Persediaan