1 RINGKASAN EKSEKUTIF Sistem penyampaian perkhidmatan adalah merupakan suatu perkara yang sangat penting dalam menjamin keberkesanan dan kualiti perhidmatan sesuatu organisasi. Bagi mencapai kehendak pelanggan, sesuatu organisasi hendaklah sentiasa mengemaskini maklumat dan juga sistem yang digunakan agar perkhidmatan yang disediakan benar-benar berkualiti, relevan dan mempunyai tahap kebolehlaksanaan yang tinggi disamping mesra pengguna. Proses membuat keputusan memerlukan pengumpulan data dan maklumat yang lengkap dan tepat. Pengumpulan data dan maklumat yang tidak sistematik akan memberi kesan terhadap proses membuat keputusan. Akibatnya keputusan yang dibuat akan menjadi lambat dan adakalanya tidak relevan. Sistem maklumat geografi ataupun Geographical Information System (GIS) adalah merupakan salah satu tools ataupun alat untuk menambahbaik perkhidmatan khususnya dalam bidang geoinformasi dan juga data kadastral di Pihak Berkuasa Tempatan (PBT). Penggunaan GIS dalam operasi PBT adalah sangat perlu kerana melibatkan proses-proses membuat keputusan khususnya dalam pembangunan, pelesenan dan perkhidmatan. Maklumat dan data yang lengkap akan menjadikan sesuatu keputusan yang dibuat itu tepat dan cepat. Memandangkan kepentingan ini, MPJ telah melaksanakan inovasi pengumpulan data dan perkongsian data diantara jabatan-jabatan dalaman MPJ dan mewujudkan pusat data atau data centre bagi menyelaras data-data dan maklumat bagi daerah Jasin. Pengwujudan Unit GIS dan Bank Data dibentuk bagi menyelaraskan data-data antara jabatan. Dengan sumber yang ada, MPJ telah menjalankan kolaborasi antara jabatan dengan melibatkan semua jabatan dalaman MPJ dan mewujudkan Jawatankuasa Kumpulan Kerja GIS
31
Embed
RINGKASAN EKSEKUTIF - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2501-sistem-maklumat-geografi-ataupun... · Layer lot (.kml) ditindihkan di dalam sistem ini.
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
RINGKASAN EKSEKUTIF
Sistem penyampaian perkhidmatan adalah merupakan suatu perkara yang sangat
penting dalam menjamin keberkesanan dan kualiti perhidmatan sesuatu organisasi.
Bagi mencapai kehendak pelanggan, sesuatu organisasi hendaklah sentiasa
mengemaskini maklumat dan juga sistem yang digunakan agar perkhidmatan yang
disediakan benar-benar berkualiti, relevan dan mempunyai tahap kebolehlaksanaan
yang tinggi disamping mesra pengguna. Proses membuat keputusan memerlukan
pengumpulan data dan maklumat yang lengkap dan tepat. Pengumpulan data dan
maklumat yang tidak sistematik akan memberi kesan terhadap proses membuat
keputusan. Akibatnya keputusan yang dibuat akan menjadi lambat dan adakalanya
tidak relevan. Sistem maklumat geografi ataupun Geographical Information System
(GIS) adalah merupakan salah satu tools ataupun alat untuk menambahbaik
perkhidmatan khususnya dalam bidang geoinformasi dan juga data kadastral di Pihak
Berkuasa Tempatan (PBT). Penggunaan GIS dalam operasi PBT adalah sangat perlu
kerana melibatkan proses-proses membuat keputusan khususnya dalam
pembangunan, pelesenan dan perkhidmatan. Maklumat dan data yang lengkap akan
menjadikan sesuatu keputusan yang dibuat itu tepat dan cepat. Memandangkan
kepentingan ini, MPJ telah melaksanakan inovasi pengumpulan data dan perkongsian
data diantara jabatan-jabatan dalaman MPJ dan mewujudkan pusat data atau data
centre bagi menyelaras data-data dan maklumat bagi daerah Jasin. Pengwujudan Unit
GIS dan Bank Data dibentuk bagi menyelaraskan data-data antara jabatan. Dengan
sumber yang ada, MPJ telah menjalankan kolaborasi antara jabatan dengan melibatkan
semua jabatan dalaman MPJ dan mewujudkan Jawatankuasa Kumpulan Kerja GIS
2
MPJ bagi memastikan projek ini berjalan dengan lancar. Latihan demi latihan diberikan
secara in house oleh kakitangan yang berkemahiran untuk memastikan kesedaran dan
penggunaan GIS dapat diserapkan dikalangan semua warga kerja MPJ khususnya
dalam bidang teknikal. MPJ juga tidak mengeluarkan perbelanjaan yang besar bagi
tujuan ini memandangkan semua gerak kerja dibuat secara dalaman dan secara hands
on. Dengan cara ini secara tidak langsung, data-data dapat dikemaskini dan kakitangan
MPJ juga mendapat kemahiran dari segi penggunaan asas GIS. Kini hampir 40%
daripada kakitangan MPJ khususnya dalam bidang teknikal telah memahami prinsip-
prinsip asas GIS dan telah mengaplikasikan penggunaan data GIS dalam proses kerja
mereka di setiap jabatan. Usaha ini juga telah mendapat pengiktirafan di peringkat
kebangsaan apabila projek GIS MPJ ini telah diberi pengiktirafan bagi Anugerah
Geospatial Kebangsaan 2016 oleh Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
bersempena Simposium Maklumat Geospatial Kebangsaan Ke-7 pada 8 Ogos 2016.
Disamping itu, MPJ juga menjadi rujukan beberapa agensi untuk pembelajaran serta
perkongsian ilmu dan idea.
3
PERINCIAN PROJEK
1.0 Signifikan Pemilihan Projek
1.1 Pengenalan
Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) adalah merupakan salah satu agensi yang
sangat penting yang memberikan perkhidmatan secara terus kepada rakyat.
Bagi memastikan kualiti perkhidmatan sentiasa berada di tahap optimum, PBT
perlulah sentiasa peka dan inovatif dalam menyediakan kemudahan-kemudahan
perkhidmatan selari dengan teknologi terkini. Kepuasan pelanggan adalah
bergantung kepada kualiti perkhidmatan yang diberikan termasuklah dari segi
tempoh masa perkhidmatan yang diberikan, tahap kemudahan yang disediakan,
cara layanan, ketepatan maklumat dan sebagainya. Dengan cara ini, PBT akan
dapat meningkatkan mutu perkhidmatan yang diberikan seterusnya dapat
menyediakan perkhidmatan yang berkualiti kepada rakyat serta menjamin
kepuasan pelanggannya (rakyat).
Perkhidmatan yang baik sudah semestinya merangkumi penyampaian
perkhidmatan dan juga proses membuat keputusan. Dalam memastikan sesuatu
keputusan yang dibuat benar-benar tepat dan cepat, pengumpulan data dan
maklumat yang tepat dan menyeluruh adalah sangat penting. Maka dengan
sebab itulah, MPJ sentiasa berusaha untuk menambahbaik sistem pengumpulan
data dan maklumat yang ada di MPJ agar proses membuat keputusan akan
menjadi lebih mudah, cepat, tepat dan berkesan.
4
1.2 Pernyataan Isu dan Masalah
Proses membuat keputusan memerlukan penyediaan data atau maklumat yang
lengkap dan tepat. Maklumat yang lengkap dan tepat akan menjamin ketepatan,
kecepatan dan kebolehlaksanaan sesuatu keputusan yang dibuat. Antara isu
dan masalah yang dihadapi oleh PBT dalam proses ini ialah tahap keberadaan
data atau maklumat khususnya maklumat geospatial di PBT. MPJ telah mengkaji
dan mengenalpasti beberapa isu dan masalah yang dihadapai oleh MPJ.
Antaranya ialah :-
1. Maklumat dan data geospatial yang tidak lengkap dan tidak dikemaskini
2. Kesukaran MPJ untuk mendapatkan maklumat dan data geospatial
daripada pelbagai agensi.
3. Penyimpanan data yang tidak sistematik dan setiap jabatan menyimpan
data tanpa adanya sistem yang boleh menggalakkan perkongsian data.
4. MPJ menjadi rujukan kepada pelbagai agensi dan orang ramai untuk
permohonan data termasuk data geospatial.
5. Format data yang tidak selaras kerana tiada garispanduan khusus bagi
penerbitan data dan metadata geospatial di MPJ
6. Kekurangan kepakaran atau tenaga mahir dalam mengendalikan dan
menyelaras data-data geospatial.
7. Proses membuat keputusan akan menjadi lewat kerana perlu membuat
pengumpulan maklumat ataupun data secara manual dan mengambil masa
untuk mendapatkan maklumat yang lengkap.
5
1.3 Tujuan
GIS MPJ diwujudkan adalah bertujuan untuk menyelaras, memantau,
mengemaskini dan mengumpul data geospatial bagi kegunaan pejabat MPJ.
GIS MPJ adalah sebagai data centre bagi data geospatial. Setelah wujudnya
data centre geospatial ini, semua data-data yang dapat disemak ketepatannya.
Ini penting bagi tujuan analisa sebelum sesuatu keputusan yang tepat dapat
dibuat dengan kadar segera. Pengwujudan data centre geospatial ini memberi
kelebihan kepada MPJ untuk mengeluarkan maklumat dengan cepat seterusnya
membantu dalam mempercepatkan proses membuat keputusan. GIS MPJ juga
berperanan untuk melahirkan warga kerja MPJ khususnya pegawai ataupun
kakitangan teknikal (kumpulan sasar) yang mahir di dalam bidang geospatial
dan membudayakan geospatial di dalam norma kerja seharian mereka.
Secara ringkasnya tujuan projek ini adalah seperti berikut:
1. Mewujudkan Data Centre Geospatial MPJ
2. Memastikan pengumpulan data geospatial MPJ tepat dan membolehkan
keputusan yang tepat dapat dicapai
3. Membolehkan analisa dibuat dan membantu proses membuat keputusan
4. Mempercepatkan proses membuat keputusan
5. Melahirkan warga kerja yang mahir di dalam bidang geospatial
6
1.4 Objektif
Objektif projek adalah untuk :-
1. Meningkatkan kecekapan dan kualiti perkhidmatan selaras dengan dasar
kerajaan.
2. Memperbaiki dan meningkatkan keadaan atau mutu kerja agar sentiasa
produktif dan inovatif.
3. Menyelaras, memantau dan membekal data geospatial kepada setiap
jabatan bagi tujuan keperluan kegunaan jabatan dan juga untuk tujuan
pengemaskinian;
4. Memberi pendedahan, latihan dan tunjuk ajar kepada kumpulan sasar bagi
pengendalian data geospatial;
5. Memastikan setiap data geospatial yang dikemaskini dan yang digunakan
tepat dan sentiasa relevan.
6. Membudayakan penggunaan GIS di dalam norma kerja seharian .
2.0 Tindakan Penyelesaian
Bagi memastikan kualiti perkhidmatan sentiasa dalam keadaan terbaik, MPJ sentiasa
terus berusaha untuk mempertingkatkan mutu dan kualiti perkhidmatan yang
disediakan agar ianya sentiasa terkini, berkualiti dan mesra pengguna. Selaras dengan
itulah tercetusnya idea untuk mewujudkan data centre / bank data dan projek GIS MPJ.
7
2.1 Idea Perlaksanaan Inovasi
Idea pelaksanaan Projek GIS MPJ ini tercetus apabila Jabatan Perancang
Bandar, MPJ dipertanggungjawabkan untuk menyelaras data-data MPJ yang ada
kerana data-data sediada tidak tersusun, berselerak dan agak lambat untuk
diperolehi apabila maklumat tersebut diperlukan. Pihak pengurusan telah
bersetuju untuk mewujudkan satu (1) data centre bagi memudahkan operasi
MPJ. Dengan adanya projek ini, semua data berkaitan dengan operasi MPJ
dapat dikumpulkan dan dikemaskini secara konsisten. Ini seterusnya dapat
mempercepatkan proses membuat keputusan selain dapat mempertingkatkan
sistem perkhidmatan MPJ sediada.
2.2 Proses Perlaksanaan Inovasi
Keistimewaan projek ini ialah dimana projek ini dilaksanakan secara dalaman
(in house) melibatkan semua pengarah jabatan dan juga pegawai teknikal yang
dilantik menjadi ‘pegawai yang bertanggungjawab’. Kejayaan projek ini
bergantung kepada komitmen yang diberikan oleh semua anggota. Bagi tujuan
ini, MPJ telah membentuk satu jawatankuasa yang akan memantau gerak kerja
projek ini sehingga berjaya. (rujuk Rajah 1: Carta Organisasi Jawatankuasa
Kumpulan Kerja GIS MPJ). Dari segi tempoh perlaksanaan, MPJ tidak
menetapkan sebarang tempoh yang tetap kerana projek ini adalah merupakan
suatu projek penambahbaikan yang berterusan yang dilaksanakan oleh MPJ
untuk menambahbaik dan memantapkan lagi mutu perkhidmatan MPJ.
8
Rajah 1.0 : Carta Organisasi Jawatankuasa Kumpulan Kerja GIS MPJ.
Projek GIS MPJ ini dilaksanakan 100% kolaborasi diantara jabatan-jabatan
dalaman MPJ mengikut bidang tugas masing-masing. Agihan tugasan ini dibuat
untuk memastikan data dan maklumat dapat dikumpul dan diselaraskan dengan
tepat dan cepat. (rujuk Rajah 2.0 : Agihan Tugas Mengikut Jabatan) Ini
secara tidak langsung dapat melatih pegawai teknikal berkaitan disamping
maklumat dapat dikumpulkan dengan lebih cepat dan tepat. Konsep ini
digunakan bagi memastikan pegawai-pegawai berkaitan akan mendapat latihan
secara hands on dan secara tidak langsung maklumat juga dapat dikemaskini.
9
Rajah 2.0 : Agihan Tugas Mengikut Jabatan
2.3 Kaedah Perlaksanaan
Projek ini dijalankan secara dalaman dengan melibatkan kolaborasi setiap
jabatan teknikal dalaman MPJ. Setiap jabatan memainkan peranan yang penting
dan perlu komited dalam menjayakan projek ini. Dari segi implikasi kewangan,
MPJ tidak mengeluarkan kos yang tinggi kerana projek ini hanya menggunakan
sumber yang ada. Dengan menggunakan kakitangan terlatih yang ada iaitu
seramai 2 orang, kemahiran ini dikembangkan kepada semua kakitangan
teknikal yang ada dalam MPJ. Latihan secara hands on diberi oleh kakitangan
MPJ sendiri, seterusnya kemaskini dibuat dalam setiap siri latihan yang diberi.
Kaedah ini memberi kesan yang baik dimana setiap kakitangan yang dilatih akan
mendapat ilmu yang diajar disamping data dapat dikemaskini dan dikumpulkan
10
secara terus. Berikut disenaraikan kaedah yang dilaksanakan bagi memastikan
kejayaan projek GIS MPJ ini berjalan dengan lancar.
1.1 Memberi latihan teknikal dan tutorial secara in house kepada
kakitangan yang dilantik bagi tujuan kerja-kerja pengemakinian data
yang seragam dan teratur.
1.2 Mewujudkan Manual Asas Mapinfo dan juga ringkasan Standard Of
Procedure (SOP) GIS (rujuk Rajah 3.0). Dokumen ini menjadi asas
rujukan kepada kakitangan di dalam kerja-kerja yang melibatkan data
geospatial dan juga pengurusan data-data tersebut;
1.3 Menyeragamkan data dari segi format, sistem koordinat dan
pengisian metadata mengikut piawaian sirim MS1579:2015.
1.4 Pendaftaran permohonan pelan teknikal menggunakan kaedah
charting dalam sistem Mapinfo (rujuk Lampiran 1: Pendaftaran Pelan
Permohonan). Proses charting ini juga telah dimasukkan ke dalam
prosedur kerja bagi memastikan data geospatial akan sentiasa dapat
dikemaskini dan juga membantu melancarkan lagi siasatan awalan dan
ulasan tapak dikeluarkan.
1.5 Carian lot menggunakan perisian Mapinfo dan Google Earth dalam
mengenalpasti lokasi siasatan aduan dan tapak permohonan.
Penggunaan sistem open source sebagai alternatif semakan lot dan
tapak. Layer lot (.kml) ditindihkan di dalam sistem ini. Sistem ini juga dapat
11
diakses menggunakan komputer dan juga telefon pintar. (rujuk Lampiran
2 : Kaedah Carian Lot).
1.6 Menjalankan proses pengemaskinian data secara berkala.
1.7 Mewujudkan data centre/ bank data GIS bagi memudahkan pengguna
mendapatkan maklumat disamping untuk tujuan penyelarasan.
1.8 Mewujudkan Sistem Maklumat Eksekutif untuk diakses oleh pihak
pengurusan bagi tujuan membuat keputusan.
1.9 Menjalinkan kerjasama mesra diantara Unit GIS MPJ dengan Unit GIS
Melaka bagi tujuan perkongsian data dan pengalaman .
Rajah 3.0 : Manual Asas Mapinfo dan Standard Of Procedure (SOP) GIS
12
2.4 Implikasi Kewangan
Dari segi implikasi kewangan, tiada implikasi kewangan yang besar
memandangkan projek ini dijalankan secara in house. Kos-kos hanya
melibatkan:-
1. Langganan lesen data kadestral JUPEM;
2. Penyelenggaraan peralatan / perkakasan komputer. Kos ini diserap dalam
kos penyelenggaraan sediada / berkala jabatan;
3. Pembelian perisian Mapinfo;
Manakala bagi tujuan kemaskini data, anggota MPJ menggunakan kelebihan
teknologi sediada iaitu telefon pintar untuk kenalpasti dan merekod maklumat
melalui aplikasi Global Positioning System (GPS) yang ada di dalam telefon.
Oleh yang demikian, kos yang perlu ditanggung oleh MPJ telah dapat
dikurangkan melalui:
1. Tiada lantikan kontraktor / vendor bagi pembangunan aplikasi khas. Projek
ini menggunakan Google Earth yang boleh diperolehi secara muat turun
percuma;
2. Penggunaan kepakaran tenaga/pegawai dalaman MPJ. Latihan dan tunjuk
ajar diberikan oleh pegawai MPJ yang telah dilantik;
3. Tidak perlu penaiktarafan perkakasan komputer bagi pelaksanaan projek.
Perisian yang digunakan boleh dicapai dengan perkakasan sediada.
13
3.0 Keberhasilan Projek
3.1 Outcome dan Impak
MPJ melihat projek ini telah memberikan outcome dan impak yang baik kepada
semua pihak samada MPJ sendiri, perkhidmatan awam, pelanggan yang terdiri
daripada rakyat dan juga agensi ataupun jabatan-jabatan luaran yang berurusan
dengan MPJ. Berikut adalah impak yang dikenalpasti :-
1. Dari segi agensi/jabatan, proses membuat keputusan dan tindakan berkaitan
dengan isu-isu tanah, pembangunan, pelesenan dan perkhidmatan yang
merangkumi aduan awam dapat dibuat dengan segera;
2. Sistem penyampaian maklumat kepada pelanggan lebih mudah dan cepat;
3. Daripada 40 staff teknikal yang ada, sebanyak 100% telah mengetahui asas
GIS manakala 50% daripadanya berupaya mengendalikan sistem secara
sendiri;
4. Dengan adanya projek ini, MPJ tidak perlu mengeluarkan kos yang besar
untuk membina dan mengendalikan sistem GIS di jabatan dalaman MPJ;
5. Latihan secara in-house juga dapat memberi peluang kepada anggota bukan
teknikal mendapat manfaat dengan menggunakan dan mengendalikan sistem
ini. (contoh:- membuat carian lot);
Selain daripada itu, MPJ juga telah mengenalpasti impak sebelum dan selepas
projek ini dilaksanakan.
14
A. Capaian data yang tepat dan pantas bagi carian nombor lot tanah.
Sebelum inovasi
Pihak Jabatan perlu menghantar surat kepada pejabat tanah bagi mengenalpasti
maklumat tanah seperti nombor lot, keluasan dan sebagainya yang mengambil
mengambil masa minimum 7 hari.
Selepas Inovasi
Semakan menggunakan Data Geospatial (Mapinfo), (Cuma mengambil masa
lima [5] minit.)
B. Membuat analisa dan keputusan ( pihak pengurusan) bagi cadangan
pemindahan lokasi tapak yang baharu bagi gerai buah Taman Maju.
Sebelum inovasi
Proses pemindahan mengambil masa yang lama kerana faktor pemilihan lokasi,
pencarian tapak gerai sementara, penentuan nombor lot dan tanah serta proses
pemindahan.
Selepas Inovasi
Proses pemindahan hanya mengambil masa 7 hari ( 1 hari untuk penentuan
lokasi dan lot dan 6 hari untuk proses pemindahan gerai sementara)
(rujuk Lampiran 3 : Proses Kerja Pemindahan Lokasi Gerai Buah Taman
Maju)
15
3.2 Elemen Inovasi
3.2.1 Inovatif / Kreativiti
Pihak JPBD, MPJ telah memanfaatkan Program Google Earth sediada
dan diintegrasikan dengan data-data lot kadestral sediada dan juga instant
street view. Dengan adanya sistem ini maklumat / gambaran awal dapat
diperolehi terlebih dahulu sebelum siasatan atau lawatan tapak dijalankan.
Ini merupakan salah satu kaedah segera untuk membuat semakan awal
dan membantu pembuat keputusan untuk membuat lawatan tapak secara
maya bagi mendapatkan gambaran awal sesuatu kawasan. Kebaikannya
dari segi penjimatan masa dan memudahkan pembuat keputusan serta
kemaskini maklumat bagi data centre juga semakin mudah.
3.2.2 Keberkesanan
Projek ini dilihat sangat berkesan untuk digunakan oleh semua jabatan-
jabatan di dalam MPJ dalam proses membuat keputusan. Sistem ini turut
digunakan dalam mesyuarat jawatankuasa teknikal yang ada di MPJ
termasuklah Mesyuarat Jawatankuasa OSC, Mesyuarat Jawatankuasa
Pelesenan, mesyuarat membincangkan projek-projek di dalam kawasan
MPJ dan lain-lain yang berkaitan. Dengan adanya sistem ini, pengguna
dan juga ahli jawatankuasa akan mendapat maklumat dan gambaran
awal tentang lokasi / kawasan yang dibincangkan. Selain itu, data-data ini
16
juga dijual di dalam bentuk pelan kepada pihak berkaitan. Ini sedikit
sebanyak dapat meningkatkan hasil MPJ.
3.2.3 Signifikan
Projek GIS MPJ ini dilihat memberi impak positif kepada sistem
penyampaian dan perkhidmatan MPJ kerana menjimatkan masa, kos dan
juga sumber. Dengan hanya menggunakan sumber yang ada, MPJ telah
berusaha menambahbaik mutu perkhidmatan dan meningkatkan
produktiviti kerja khususnya dalam bidang teknikal tanpa perlu melantik
pihak luar/vendor. Dengan adanya sistem ini, banyak faedah yang
diperolehi antaranya, data yang dikemaskini, kemahiran / latihan kepada
pegawai, maklumat yang cepat dan tepat dapat diperolehi.
3.2.4 Relevan
Projek ini juga dilihat menyumbang kepada agenda nasional iaitu dari segi
perkongsian data-data geospatial. Maklumat-maklumat ini turut dikongsi di
peringkat negeri dan nasional melalui sistem My Geoportal, iPlan Malaysia
dan juga 1Map Melaka. Melalui perkongsian data ini, semua maklumat
dapat dikumpulkan dalam satu data centre dan analisa akan dijalankan.
Analisa-analisa tersebut termasuklah potensi pembangunan, unjuran-