Riding the Flow - Wissenarbeit nach der Getting Things Done Methode

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Überblick

Getting Things Done in a Nut Shell

Kartenabfrage

Kognitive Grundlagen

Thinking Rock

FAQ & Tipps für Wissensarbeiter

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Dr. Jens Oberender

1997-2003 Diplom Informatik Studium, Uni Passau

Seit 1999 IEEE Student Branch Passau

Community an der Fakultät

Fachwissen aus erster Hand

Exzellente Aktivitäten in Passau

Workshops, FMI Party, Professoren Persönlich, Linux Install Party

Seit 2006 Gesellschaft für Arbeitsmethodik e.V.

Background vieler Trainer in D-A-CH

Stammtische der Regionalgruppe München

Alleinstellungsmerkmal, Führen

Jährliches Falkenstein Seminar

2003-2009 Promotion IT-Sicherheit

Informationen http://nymity.info

Beratung/Technologietransfer in KMUs

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Meine ersten

Versuche

4

Termine

Priorisierte Liste

Kontexte

Nachteile

Nicht-geschaffte Aufgaben umtragen

Unzureichend bei vielen Aufgaben,

die von Außen bestimmt werden

Motivation

Zeitmanagement

Aufgaben innerhalb

der zur Verfügung

stehenden Zeit

erledigen

Langfristige Ziele

unterrepräsentiert

Work/Life-Balance aus

den Augen verloren

Zufriedenheit muss sich

alleine aus Arbeit

schöpfen

Getting Things Done

Vertrauen gewinnen,

mit der eigenen Zeit

richtig umzugehen

Berücksichtigt kurz-

und langfristige Zielen

Entlastet das

Kurzzeitgedächtnis,

sofern möglich

„Flow“-fördernde

Strukturierung

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Vorbereitungen

Einstieg in GTD

Konfrontation mit allen offenen Enden gleichzeitig

Arbeitsraum und Hilfsmittel

Ziel: ablenkungsfrei

Ablagesystem für aktive Aufgaben

Eindeutiges Wiederauffinden

¾ gefüllt -> kein unbewusstes Zögern Informationen

dort abzulegen

Ablagesystem zur

Referenz

Schnelle Ablage,

z.B. Hängemappen

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Getting Things Done - Prinzipien

1. Erfassen

2. Durcharbeiten

3. Organisieren

4. Durchsuchen

5. Erledigen

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Prinzip 1) Erfassen

Inbox

Gedanken kurz aufnehmen

Masse zählt

Alles erfassen

Anrufbeantworter, Zeitschriftenstapel, Briefe

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Prinzip 2) Durcharbeiten Hineinversetzen

Motivation des Vorhabens formulieren

2 Minuten Regel: kurze Aufgaben sofort machen

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Prinzip 2‘) Durcharbeiten Ist jetzt ein Fortschritt möglich?

Muss die Aufgabe weiter behandelt werden?

(z.B. nach Delegieren)

Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?

Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen?

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Prinzip 3) Organisieren

Grundkategorien

Projektliste

Termine

Nächsten Schritte

Passive Kategorien

„Warten-auf“ Liste

Liste mit

Referenzmaterialien

„Vielleicht/Irgendwann“

Liste

Kontext

Telefon

Shopping

Arbeitsplatz

Seltener Ansprechpartner

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Prinzip 4) Durchsehen

Listen durchsehen und aktualisieren

Mindestens wöchentlich

Ergebnis

Aktualität

Hinreichend wichtige und

dringende Aufgaben sind gelistet

Fokussiertes Arbeiten

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Prinzip 5) Erledigen

Handlungsentscheidung basierend auf

1. Kontext

2. verfügbare Zeitdauer

3. Energielevel

4. Priorität

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Prinzip 5‘) Erledigen

Strenges Raster

Schnell beurteilen, was ich tun soll

Vorbestimmte Aufgaben

Akut anfallende Aufgaben /

Unvorhergesehenes

Selbstbestimmtes Arbeiten

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Prinzip 5‘‘) ErledigenWechsel der Perspektive

15Leben allgemein

Ausblick auf drei bis

fünf Jahre, Vision

Berufliche Ziele für ein

oder zwei Jahre

Verantwortungsbereiche,

Laufende Projekte

Aktuelles Handeln

GTD Grundprinzipien

1. Erfassen

2. Durcharbeiten, nächsten Schritt definieren

3. Organisieren nach Kategorien und Kontext

4. Durchsuchen

5. Erledigen

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Kartenabfage

Bitte:

5cm große

Buchstaben

nur Stichworte

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Orange Karte

Unklare Punkte

z.B. Fragen zur

Umsetzung

Grüne Karte

Faszination

“Ein Gedanke,

der mir gefällt“

Hindernisse für Wissensarbeiter

Abstrakt definierte Aufgaben

Fehlen direkter Erfolge

Unterbrechnung des Flows

Unsicherheit bei der Priorisierung

-> keine intrinsische Motivation

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Kognitive Grundlagen

Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen

Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende

Wahrnehmung

7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2)

[Miller 1956]

Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]

Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)

Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“)

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Stigmergische Tätigkeiten

Diskutieren Sie das stigmergische Feedback

Computerspiele

Ballsportarten

Hausaufgaben

Webdesign

Programmieren

Projektarbeit

Studieren/Promovieren

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Natürliches Planen

Warum? Klarheit über den Zweck

Vision der Zielerreichung

Vorstellen, fühlen, schmecken

Frische Ideen dazu bekommen

Wichtiges identifizieren, Strukturieren

Nächsten Schritt festlegen

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Prinzipien des Getting Things Done

Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig

Belastungsfreies Arbeiten

Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten

Ökonomie der Aufgabenwechsel

2 Minuten Regel

Wiedererkennen von Mustern

Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers

Vorfiltern relevanter Aufgaben

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GTD Live

http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

#Techniken_und_Werkzeuge

Thinking Rock

http://www.trgtd.com.au/

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FAQ1 Arbeitstag beginnen

Rahmenbedingungen (feste Termine) ermitteln

Eingangskorb durcharbeiten

“Nächste Schritte”-Liste durchschauen

Ggf. Fokus wechseln, wenn Fortschritt stagniert

GTD für Perfektionisten

Den Prozess perfektionieren,

Stillstand verhindern

GTD im Team

Vorrangig eigener Arbeitsablauf beeinflussen

Vorteil beim Delegieren,

Kontrolle bleibt aufrecht erhalten

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FAQ2 Zuviele anstehende Projekte

Tage für wichtige Aufgaben exklusiv reservieren

Zuviele “nächste Schritte”

Resultiert aus den Verantwortlichkeiten

Prioritäten setzen

(aus der aktuelle Woche nach Irgendwann

verschieben)

Aussage über freie Ressourcen

Auswahl schwierig

Genügend Information, um zu entscheiden?

Rationale Quellen vs. Intuition

Positiven Verlauf aktivieren

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FAQ3

Procrasination

Aufschieben, bzw. Verzögern wichtiger Aufgaben

Ursache: fehlender Überblick -> falsche

Entscheidungen

Selbstkontrolle/-disziplin

Klare Zielsetzung durch nächsten Schritt

Energie-abhängig

Verstärkt durch “Flow”

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Tipps für Wissensarbeiter

Generell

1. Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen

2. Zur lieben Gewohnheit machen:

Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen

3. Zu Beginn Methode fokussieren, Low-Tech

Promovieren

4. Relevante Gedanken sofort erfassen

5. Thema (10 000 Fuß) skizzieren,

dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen

6. Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren:

Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität

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GTD ist…

Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren,

Durchsehen, Durchführen

Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz

Support durch Tools

-> leichter entscheiden,

welcher nächste Schritte getan werden sollte

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Literatur

Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting

Things Done: The Science behind Stress-Free

Productivity, Long Range Planning, Volume 41,

Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.

Allen, David. Getting Things Done: The Art of

Stress-Free Productivity, Penguin, 2001.

http://www.davidco.com/faq.php, 2009

Images.google.com, search „getting things done

workflow“, source friendfeed.com

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