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Règles de Certification pour le référentiel GTP
Version 1.3 Mars 2013
NOTE AU LECTEUR : Bien que ce document puisse être traduit dans
différentes langues pour la
commodité des utilisateurs, la version anglaise reste le
document de référence définitif en cas de litige.
Ce document fixe les règles de certification spécifiques pour
les Organismes certificateurs (OC) afin de les assister dans
l’évaluation du référentiel GTP (GTP = Guide de Bonnes Pratiques
Commerciales) dans le cadre de son accréditation.
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Contenu
1. Champ d’application de l’audit du référentiel GTP
............................................................................
4
2. Exigences générales
............................................................................................................................
4
3. Règles et responsabilités du COCERAL
..............................................................................................
4
4. Évaluation et agrément des organismes certificateurs (OC)
............................................................. 5
5. Formation, gestion et coordination des organismes
certificateurs (OC) ..........................................
6
6. Sélection et mission des auditeurs
.....................................................................................................
7
7. Préparation de l’audit
..........................................................................................................................
8
8. Évaluation de la conformité avec les exigences du référentiel
GTP ................................................ 8
9. Discussion finale et conclusions
.......................................................................................................
11
10. Exigences en matière d'évaluation - Durée et fréquence des
audits ......................................... 12
11. Exigences en termes de rapport d'audit
.......................................................................................
12
12. Exigences décisionnelles
...............................................................................................................
13
13. Exigences en matière de certificat
.............................................................................................
14
14. Publication de la décision de certification
.................................................................................
15
15. Règles de procédure applicables aux sanctions
.....................................................................
16
16. Les conditions financières
...........................................................................................................
17
ANNEXES
.................................................................................................................................................
18
ANNEXE 1: Règles de certification multisites
......................................................................................
18
ANNEXE 2 : Modèle du rapport d'audit GTP
.......................................................................................
22
EVALUATION GENERALE
................................................................................................................
23
Vue d'ensemble des non-conformités (NC) et recommandations
................................................ 25
ANNEXE 3: Formule de calcul pour la durée moyenne de l'audit
.................................................... 26
ANNEXE 4 : Exemple de déclaration d'impartialité
............................................................................
27
ANNEXE 5 : Formulaire d'évaluation de l’audit pour les
opérateurs ................................................ 28
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Pour toute correspondance, veuillez contacter: COCERAL
Département GTP 98 Rue du Trône, 4e étage B-1050 Bruxelles Belgique
Téléphone: 0032 (0) 2 / 502 08 08 Fax: 0032 (0) 2 / 502 60 30 Site
Web: http://www.gtpcode.eu
http://www.gtpcode.eu/�
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1. Champ d’application de l’audit du référentiel GTP Le
référentiel GTP est la propriété du COCERAL et s'applique aux
entreprises répondant à la définition suivante :
« Un opérateur dont l'activité consiste en la collecte, le
stockage, la commercialisation et le transport de céréales,
d’oléagineux, de protéagineux et d’autres produits végétaux ainsi
que les produits qui en sont dérivés destinés tant à l'alimentation
humaine qu’animale, livrés à des utilisateurs professionnels
(agriculteurs ou éleveurs), à des industries de transformation
primaire (malteurs, meuniers, fabricants d'aliments...) ou à
d'autres opérateurs du commerce. Les transports routiers et/ou
fluvio-maritimes en tant qu’activité indépendante ne peuvent pas
être certifiés dans ce cadre sauf s’ils sont liés à une activité
principale de collecte, de stockage ou de commercialisation des
produits précités.
Le référentiel s'applique à tous les opérateurs de collecte, de
stockage, de commercialisation et de transport actif en Europe ou
avec celle-ci.
2. Exigences générales L’Organisme Certificateur (OC) doit être
en mesure de prouver par tous moyens adéquats qu'il a informé les
candidats à la certification que la mise en œuvre des exigences du
référentiel du GTP ne peut en aucun cas se substituer au respect de
toute réglementation en vigueur, qu’elle soit nationale ou
européenne.
Les OC doivent s'assurer que leurs auditeurs GTP sont approuvés
par le COCERAL et qu’ils se conforment aux règles d’agrément des
auditeurs décrites en section 6 de ce document.
L'OC doit s'engager à prendre part au moins une fois par an aux
réunions de la commission d'harmonisation du référentiel GTP mise
en place par le COCERAL.
L'OC doit avoir un contrat écrit avec chacun des opérateurs
qu’il doit auditer et certifier.
3. Règles et responsabilités du COCERAL Via son secrétariat, le
COCERAL est en charge de :
Tenir un registre public avec une liste actualisée des OC
agréés. Le seul registre valable est celui disponible sur le site
Web du GTP à l’adresse suivante : http://www.gtpcode.eu
Tenir un registre public avec une liste actualisée des
opérateurs certifiés GTP. Le seul registre valable est celui
disponible sur le site Web du GTP précité.
Toute modification périodique des règles de certification faite
par COCERAL sera notifiée aux OC agréés et mentionnée sur la page
d'accueil du site du référentiel GTP. Afin d’aider les
utilisateurs, chaque révision de ces documents sera publiée avec
les principales modifications mises en surbrillance.
Une période de transition raisonnable pour la mise en œuvre des
modifications apportées au référentiel GTP et aux règles de
certification sera décidée par le COCERAL au cas par cas. Cette
période de transition raisonnable ne devra pas dépasser 12
mois.
http://www.gtpcode.eu/�
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Les versions linguistiques de référence du référentiel GTP et de
ses règles de certification sont les versions anglaises, publiées
sur le site du référentiel GTP précité.
L’évaluation et l’agrément des organismes certificateurs
conformément à la section 4 de ce document.
La formation, la gestion et la coordination des OC conformément
à la section 5.
4. Évaluation et agrément des organismes certificateurs (OC) Le
COCERAL est responsable de l'octroi, du maintien, de la suspension
et du retrait de l’autorisation donnée aux OC à délivrer des
certificats GTP. Le COCERAL est également responsable de la
formation et de la coordination de ces OC.
Aucun OC n'est autorisé à délivrer un certificat GTP sans
autorisation du COCERAL. Seuls les certificats GTP issus d’OC sous
contrat seront valides.
La certification des entreprises selon le référentiel GTP est
ouverte à tout OC dûment accrédité si ce dernier est une entité
juridique et sera limité aux champs d’application, aux activités et
aux lieux déclarés.
Le COCERAL et les OC auront un accord contractuel portant sur le
paiement du certificat au COCERAL, sur la supervision par le
COCERAL, sur le droit de surveillance par le COCERAL des activités
d'audit et sur le droit d'accès du COCERAL aux rapports d’audit
détaillés des auditeurs et la pleine acceptation des règles de
certification telles qu’établies par le COCERAL.
4.1 Exigences pour les organismes certificateurs (OC) Lors du
dépôt de sa demande d’agrément, l'OC devra pouvoir clairement
apporter les preuves documentaires de sa conformité avec les
exigences suivantes :
L’OC demandeur doit être en mesure de justifier:
De son accréditation selon la norme EN 45011, incluant la
couverture du GTP. Seules les demandes provenant d’OC accrédités
par un membre de l'Accord multilatéral IAF (MLA) pour un système de
certification ayant un domaine d’action couvrant des opérations
dans les secteurs de l'alimentation humaine et/ou animale (« Feed
and/or Feed industry ») seront prises en considération. Dans
l’année suivant la première approbation de l’OC par le GTP ou un an
après que le GTP ait été reconnu comme un standard accrédité, l'OC
devra être accrédité selon la norme EN 45011 avec le GTP inclut
dans son champ d’application. Cet engagement sera formalisé par une
lettre adressée au COCERAL.
De son engagement à participer aux réunions obligatoires de
formation et de coordination organisées par le GTP.
De son engagement à sélectionner des auditeurs compétents et
convenablement formés, et d’en assurer la formation continue. La
documentation nécessaire à cette formation et l'examen des
auditeurs seront mis à disposition par le COCERAL.
De son engagement à surveiller la qualité des rapports établis
par chaque auditeur et à prendre des mesures appropriées lorsque
les rapports ne répondent pas aux exigences du référentiel GTP.
Lorsque cela est jugé approprié, le COCERAL est habilité à
effectuer
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des audits parallèles en nommant une personne indépendante de
son choix pour surveiller les audits GTP.
L'OC ne peut pas, dans une période de deux ans préalable à un
audit, avoir effectué des consultations et/ou toute activité de
formation sur mesure auprès des sites de l’opérateur devant être
audité et il devra pouvoir confirmer de manière manifeste cette
indépendance. 4.2 Agrément des organismes certificateurs (OC) Les
OC désireux d'obtenir un agrément pour mener à bien des
certifications selon le référentiel GTP doivent déposer leur
demande au COCERAL, en y joignant les pièces requises.
a. La demande sera prise en considération une fois que le
formulaire de demande aura été entièrement rempli et remis au
COCERAL accompagné d'une déclaration d'intention de fournir les
pièces jointes requises dès que possible. b. Les frais de dossier
auront été payés au COCERAL
La décision d’acceptation ou de rejet du dossier est prise par
le COCERAL dans un délai raisonnable, après vérification de la
bonne conformité de toutes les conditions d‘application. Cette
décision est sans appel.
Toutes les informations obtenues avant, pendant ou après
l'évaluation seront traitées en toute confidentialité par le
COCERAL.
Après acceptation, l'OC demandeur doit accepter les dispositions
contractuelles (coordination, rapports et obligations d’acceptation
des frais) et doit assister aux réunions de formation organisées
par le COCERAL. L’agrément définitif de l’OC est obtenu après
signature du contrat entre l'OC et le COCERAL.
Toute modification des renseignements fournis dans la demande ou
tout changement des conditions liées aux exigences requises aux OC
devront être notifiés par ce dernier au COCERAL dans un délai de 8
semaines à compter de la mise en œuvre des changements.
En cas de non-respect des dispositions du contrat, le COCERAL
peut décider de retirer l'agrément de l’OC, après notification
écrite.
Dans une telle éventualité, les opérateurs certifiés concernés
devront veiller à signer un nouveau contrat avec un autre OC agréé
par le COCERAL. Les certificats GTP délivrés par l'OC suspendu
resteront valables à condition que les opérateurs certifiés
concernés remplissent bien toutes les exigences du référentiel GTP.
Le Comité d’harmonisation du GTP décidera au cas par cas, sur le
besoin éventuel de re-certification des opérateurs certifiés GTP
concernés.
5. Formation, gestion et coordination des organismes
certificateurs (OC) Le COCERAL assurera la coordination et la
formation générale des OC reconnus au travers d’au minimum une
réunion annuelle. La formation des auditeurs reste sous la
responsabilité des OC. Le COCERAL peut toutefois décider, au cas
par cas, de réaliser des sessions de formation pour les auditeurs,
lorsque cela sera jugé approprié. Il est demandé à chaque OC de
s'assurer que chaque auditeur participe au moins à 2 jours par an
de
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formation technique/mise à niveau afin de maintenir son niveau
d’expertise professionnel et ses connaissances de l'évolution des
systèmes d’assurance qualité et des obligations règlementaires
relatives au référentiel GTP.
Dans le cadre de leurs obligations contractuelles avec le
COCERAL, les OC devront :
Participer à la réunion annuelle GTP organisée par le COCERAL
Transmettre au COCERAL, au plus tard 10 jours avant chaque réunion
annuelle
susmentionnée, un rapport sur la mise en œuvre des programmes de
formation des auditeurs
Fournir (de façon confidentielle) une copie sommaire en anglais
de chaque rapport d'audit.
Fournir au Coceral un rapport biannuel statistique sur les
audits effectués, la liste des auditeurs ayant effectués ces audits
et les certifications accordées.
Signaler immédiatement au COCERAL toute non-conformité
identifiée durant les audits périodiques qui débouchent sur le
retrait d’une certification.
Faire un rapport au COCERAL sur l’interprétation et les
problèmes de mise en œuvre rencontrés lors des audits de
certification.
6. Sélection et mission des auditeurs Exigences pour les
auditeurs Les OC doivent s'assurer que tous les auditeurs, y
compris les auditeurs sous traités :
Sont approuvés avant d'être autorisés à effectuer seuls et sans
supervision des audits GTP. Afin d'être approuvés, les auditeurs
doivent répondre à toutes les exigences indiquées ci-dessous. L'OC
doit fournir la preuve au COCERAL que les exigences concernant les
auditeurs désignés sont bien respectées. Le nom, les détails et les
qualifications des auditeurs sont fournis au COCERAL dans le cadre
des accords contractuels entre le Coceral et l’OC. Une liste des
auditeurs exerçant des activités d'audit selon le référentiel GTP
et de leur champs d’application seront inclus dans le rapport
biannuel des OC.
Sont qualifiés selon les exigences des normes EN 45011 et ISO
19011:2002. Ont une formation supérieure en agriculture ou en
technologie agro-alimentaire. Ont une expérience d’au moins 3 ans
dans des secteurs de l'alimentation humaine
(« FOOD ») et / ou animale (« FEED »).
Ont une expérience d’audit individuel ou d’audit en témoin (avec
un minimum de 10 audits complets et satisfaisants dans les secteurs
FOOD et FEED au cours de 2 dernières années) selon des systèmes
qualités concernés tels que listés à l’annexe 6 du référentiel
GTP.
Ont suivi avec succès une formation d’auditeur principal et une
formation reconnue en matière de HACCP;
Ont une bonne connaissance du référentiel GTP et des risques
liés aux secteurs FOOD et FEED.
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Sont spécifiquement et régulièrement formés sur le référentiel
GTP par l'OC ou exceptionnellement par le COCERAL, lorsque cela est
jugé approprié, (au moins 2 jours par an de formation
technique/mise à niveau afin de maintenir leur niveau d’expertise
professionnel et leurs connaissances sur l'évolution des systèmes
d’assurance qualité et des obligations légales relatives aux
secteurs FOOD et FEED).
N'ont pas, dans un délai de deux ans avant l'audit, fournis des
prestations de consultation et / ou d’activités de formation en
lien avec les sites de l’opérateur devant être audités. Ils doivent
confirmer cette indépendance de manière claire.
Ont souscrit des engagements de non-divulgation/confidentialité
de toutes les informations obtenues, volontairement ou non, lors
des audits ou liées à ces opérations d’audit.
L'OC doit s’engager à ce qu’un auditeur ne contrôle pas le même
opérateur plus de 4 années consécutives. Un intervalle de 2 années
doit s’écouler avant qu’un auditeur puisse être autorisé à
recommencer un autre cycle de 4 audits consécutifs.
7. Préparation de l’audit Tous les documents liés à la
certification GTP en vigueur (dernière version du référentiel,
check-list d’audit, documentation de pré-audit, etc.) sont
disponibles sur le site du référentiel GTP du Coceral.
8. Évaluation de la conformité avec les exigences du référentiel
GTP En évaluant la conformité des opérateurs avec le GTP, les
auditeurs doivent suivre un plan de vérification qui comprend:
L’examen des mesures correctives mises en œuvre pour les
non-conformités (NC) constatées antérieurement et de leur
efficacité
L’examen de tous les changements organisationnels survenus
depuis le dernier audit.
L'évaluation des descriptions de processus/procédures documentés
pour leur conformité avec les exigences du référentiel GTP.
Toute non-conformité relevée doit être discutée avec la
Direction Générale et/ou avec le représentant de la direction
présent lors de l'audit. La même procédure s'applique lors des
discussions sur les mesures correctives destinées à être mises en
œuvre.
Les documents et autres éléments de preuve consultés à des fins
de vérification, y compris les entrevues, doivent être identifiés
dans le dossier d'audit. Les échantillons/copies/extraits de
documents dument répertoriés/identifiés et toutes les remarques
supplémentaires sont enregistrés pour servir de base à l'évaluation
de l'opérateur par l'auditeur après les entrevues. Un seul dossier
d’audit est nécessaire lorsque l'audit est réalisé conjointement
par deux ou plusieurs auditeurs d’une même équipe. Lorsque les
auditeurs opèrent séparément lors d'un audit, chaque auditeur doit
conserver son propre dossier de contrôle. L'évaluation est
effectuée soit à la fin de chaque étape de contrôle, soit, dans le
cas où des NC sont relevées, immédiatement après l'évaluation des
mesures de gestion faite conjointement par les deux auditeurs. A la
fin de l'audit, l'auditeur
http://www.gtpcode.eu/index.php?page=GTP&PHPSESSID=8604ac33312e0358eadeca8207cbff4e�http://www.gtpcode.eu/index.php?page=GTP&PHPSESSID=8604ac33312e0358eadeca8207cbff4e�
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principal récupère auprès du ou des autres co-auditeurs, les
documents des autres sections du dossier de vérification. Il n’y
aura au final qu’un seul enregistrement d'audit pour chaque
évaluation.
Les informations obtenues lors de l'audit et enregistrées dans
le rapport d'audit resteront strictement confidentielles et ne
seront disponibles que pour les représentants de l'OC, de
l'opérateur et du COCERAL. Les informations utilisées pour des
évaluations statistiques doivent être formulées sans aucune mention
des noms des opérateurs concernés.
Les non-conformités (NC) Avant la fin des inspections d’audit et
afin de préparer le compte rendu de l’audit et les commentaires
destinés à l’operateur, les observations de l’auditeur doivent être
évaluées. Au cours de cette évaluation, les NC rencontrées sont
classées sur base de la grille indicative suivante:
Classification des non-conformités et leurs causes
Classification Causes Critique Une violation règlementaire, un
raté dans le processus de sécurité
sanitaire aboutissant à la mise au marché d’aliments FOOD ou
FEED non sains, une perte totale de la traçabilité de telle sorte
que le rappel de produits dangereux serait impossible, un refus
partiel ou complet de coopérer lors de l’audit.
Majeur Un échec complet dans la mise en œuvre d’une exigence du
GTP ou un échec qui peut conduire à la mise sur le marché
d’aliments FOOD ou FEED dangereux. Une non-conformité mineure d’un
audit antérieur qui n’a pas été corrigée
Mineur Un échec partiel à mettre en œuvre une exigence du GTP ou
des données insuffisantes pour démontrer leur mise en œuvre.
Non-conformités, conséquences et corrections
Non-
conformités Audit initial Audit de surveillance ou
de re-certification Critique La certification ne peut être
accordée tant que les NC n’ont pas été corrigées
L’auditeur doit demander (par écrit) à l’opérateur :
L’interruption des activités de
commercialisation couvertes par le champ d’application du
certificat GTP
Le blocage et/ou le rappel des produits concernés
De signaler l’incident aux autorités compétentes, comme cela est
requis dans le règlement CE n° 178/2002
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Et à l’OC: La suspension immédiate du
certificat de l’opérateur D’informer le COCERAL de la
suspension du certificat Dans le cas où les NC ne sont pas
résolues dans le délai de suspension de 72 jours calendaires
(période maximale), la certification sera retirée.
Majeure La certification ne peut être accordée tant que les NC
n’ont pas été corrigées.
La certification n’est pas suspendue. Un plan d'action doit être
soumis à l'OC au plus tard dans les 14 jours calendaires suivant la
date de l’audit. Les preuves que les NC ont été corrigées seront
vérifiées 28 jours calendaires suivant la présentation du plan
d'action. Si les NC identifiées ne sont pas résolues d’ici là,
elles deviennent des NC critiques
Mineure La certification ne peut être accordée tant que les NC
n’ont pas été corrigées. Un accord sur le plan d'action doit être
trouvé entre l'OC et l'opérateur ; Un tel accord doit être trouvé
dans les 28 jours calendaires suivant la date de l’audit initial.
Les preuves que les NC ont été corrigées doivent être transmises à
l’OC dans un délai de 56 jours calendaires suivant la date de
l’audit initial.
La certification n’est pas suspendue. Un accord sur le plan
d'action doit être trouvé entre l'OC et l'opérateur : la date
limite pour arriver à cet accord est de 28 jours calendaires
suivant l’audit de surveillance ou de re-certification. Les preuves
que les NC ont été résolues seront vérifiées 56 jours calendaires
après la présentation du plan d'action. Si les NC identifiées ne
sont pas résolues d’ici là, elles deviennent des NC majeures.
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Recommandations En plus des NC, un auditeur peut faire des
recommandations basées sur ses observations, en vue de favoriser
l’amélioration continue de la gestion du système de qualité
sanitaire des produits alimentaires de l’opérateur.
Lorsqu’il établira ses recommandations, l’auditeur veillera à
prendre en considération les points suivants :
L’état général du site audité ou de l’opérateur La mise en œuvre
des principes HACCP destinées à l'amélioration continue de la
sécurité sanitaire des produits La motivation de la direction et
des employés La correction des anciennes NC La compréhension du
système dans les différents niveaux de l’entreprise Le comportement
des opérateurs (ouverture d'esprit, honnêteté, etc.)
9. Discussion finale et conclusions Le résultat de l'audit peut
permettre de conclure que le système de gestion:
a. Remplit les exigences du référentiel GTP, ou b. Qu’une ou
plusieurs NC ont été détectées. Le représentant de la direction est
en droit de commenter les résultats de l'audit. L'objectif est de
parvenir à un accord sur les forces et les faiblesses du système de
gestion de la qualité sanitaire mis en œuvre et, s'il y a des NC,
sur leur ampleur et sur les actions correctives à prendre.
L'objectif étant de documenter les actions correctives dès que
possible après la fin de l'audit.
Les NC et actions correctives à prendre en compte sont
répertoriées dans le plan d'action, et doivent être signées par
l’auditeur en chef et le représentant de la direction. Le
représentant de la direction reçoit l’original du plan d'action et
en fait une copie pour l'auditeur.
Ce plan d’action sert également de base pour déterminer la masse
de travail à faire lors du prochain audit. Lorsque cela est jugé
nécessaire, des contrôles destinés à s’assurer de la bonne mise en
œuvre, dans les délais prévus, des mesures de corrections des NC
précédentes, peuvent être effectués avant l’audit de suivi. Le
résultat doit être convenu avec la direction générale au cours de
la discussion finale et les détails de l'accord conclu doivent être
consignés dans le rapport.
L’auditeur en chef prépare la présentation de la discussion
finale conformément aux observations et accords conclus. Les points
suivants doivent être considérés:
Liste complète des personnes présentes. Présentation des
résultats d'évaluation. Information fournie à l’opérateur sur le
fait
que le conseil de certification de l'OC prendra la décision
finale sur l'attribution ou non de la certification.
Explication sur les forces et les faiblesses relevées.
Explication sur les étapes suivantes (audit de suivi, le cas
échéant).
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Fixation d’une date pour le prochain audit. Remarques finales de
l’auditeur, si cela est souhaité. Remarques de clôture du
représentant de la direction de l’opérateur. Echange de vues, si
besoin est.
10. Exigences en matière d'évaluation - Durée et fréquence des
audits Les durées d'audit sont établies conformément à la grille
horaire détaillée en annexe 3 des présentes règles de
certification.
Les règles d'échantillonnage sur le nombre de sites qui seront
visités dans le cadre d’un audit multisites sont présentées en
annexe 1 des présentes règles de certification.
Les audits doivent être effectués en suivant le schéma
traditionnel, à savoir un premier audit de certification suivi de
deux audits de surveillance, un tous les douze mois. Un audit
complémentaire peut être également décidé par le conseil de
certification de l'OC, si les conclusions de l'audit en soulignent
la nécessité.
L'OC s'engage à n’utiliser que la « check-list » de vérification
publiée par le COCERAL, telle quelle, sans modification ou
révisions. La « check-list » peut être traduite dans la langue
nationale, sous réserve de validation technique par le COCERAL.
Le COCERAL se réserve le droit de mandater une personne
indépendante de son choix pour surveiller l’audit GTP.
11. Exigences en termes de rapport d'audit Le projet de rapport
d'audit doit être discuté avec l'opérateur et le rapport final
d’audit doit être envoyé à ce dernier dans les 4 semaines suivant
l'audit. Pour permettre au COCERAL de surveiller les audits et de
s’assurer de leur cohérence, les résultats des audits doivent être
transmis au COCERAL dans un format standard, qui mentionne le
nombre de NC par section (critique, majeure, etc.) ainsi qu’un
résumé des observations et conclusions. Le rapport des résultats de
l’audit fourni au COCERAL doit être suffisamment détaillé pour
permettre une compréhension des bases de la décision de
certification et doit mentionner les domaines couverts par l'audit,
les observations positives et négatives faites et un résumé des NC
identifiées. Le COCERAL se réserve le droit d'évaluer les rapports
d'audit sur base d’un échantillonnage aléatoire. En cas
d’incertitudes quant à la qualité de l'audit et aux certifications
correspondantes existantes, le COCERAL se réserve le droit de
déclencher des audits parallèles indépendants.
Un modèle de rapport d'audit est joint au présent document (voir
annexe 2).
Les OC doivent utiliser le modèle standard fourni par le
COCERAL.
Les rapports d’audits fournis aux opérateurs dans leur langue
locale (et non en anglais) doivent inclure une déclaration
informant l'opérateur qu’un résumé en anglais du rapport d’audit
sera envoyé au COCERAL et à l’opérateur, et que le rapport sera
traité en toute confidentialité. Le contrat entre l'OC et
l'opérateur doit inclure une clause précisant que ce rapport de
synthèse est envoyé de façon confidentielle au COCERAL. Il s’agit
là d’une
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responsabilité de l’OC. La responsabilité de déterminer si un
opérateur doit être certifié ou non, est du ressort entier de
l'OC.
Les informations obtenues lors de l'audit et enregistrées dans
le rapport d'audit resteront strictement confidentielles et seront
accessibles seulement pour les représentants de l'OC et ceux du
COCERAL. Toutes données destinées à des fins statistiques devront
être fournies sans mentions des opérateurs concernés.
En cas de désaccord non résolu entre un opérateur et un OC
agréé, les détails de ce désaccord doivent être transmis par écrit
par l'opérateur au COCERAL pour un examen ultérieur par le Comité
de certification.
L'OC doit s'engager à conserver la « check-list » de
vérification remplie par l'auditeur (en particulier pour les
éléments concernant les NC) dans le dossier concernant l'opérateur
audité pendant la période de validité du certificat.
12. Exigences décisionnelles Comité de certification Chaque OC
doit nommer un conseil de certification qui doit inclure au moins
un représentant des opérateurs du commerce, un représentant des
acheteurs et un expert du secteur. Le Conseil de certification doit
se prononcer sur les rapports d'audit dans un délai de temps
raisonnable.
Le Comité de certification nomme un réviseur technique en charge
de l'évaluation technique des rapports d'audit. Cette personne doit
avoir les mêmes compétences qu’un auditeur. Une fois la décision
prise, l'OC doit envoyer son certificat GTP à l'opérateur
audité.
Certificat Le certificat est valable 3 ans et des audits de
surveillance doivent être effectués chaque année entretemps. Si
l'audit de surveillance n'est pas effectué à temps, l'opérateur
sera retiré de la liste publique.
L'OC doit transmettre au Secrétariat du COCERAL les informations
nécessaires à la publication ou à la mise à jour de la liste
publique des opérateurs certifiés au plus tard un mois suivant
l'octroi du certificat. Les informations transmises doivent
mentionner :
Le nom de l'opérateur audité L’opinion et la date de la décision
du Conseil de certification Une copie du certificat sous format
acrobat (pdf) ou la notification confirmant la
réussite de l'audit de surveillance Le nom du Représentant légal
Les coordonnées du point de contact Les coordonnées du responsable
de crise de l’opérateur Les Numéros de téléphone et de télécopieur,
si disponibles Les adresses mail
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En cas de suspension ou de retrait du certificat, l'OC informe
immédiatement le secrétariat du COCERAL afin que des mesures
nécessaires puissent être prises.
13. Exigences en matière de certificat Certificat Le certificat
doit mentionner les informations suivantes, en anglais, et si
requis par les clients, dans la langue nationale de l'État membre
de l'opérateur audité :
En-tête/Titre Référence au champ d’application de la
certification (y compris tous les groupes de
produits et services fournis aux clients et couverts par cette
certification) Indication de la version du référentiel GTP qui a
été utilisée lors de l’audit de
l'opérateur Date de certification Date d'expiration du
certificat Nom et l'adresse de l'opérateur audité Si l'opérateur
audité a plusieurs sites, il faut mentionner au verso du
certificat, le
nom et l'adresse de chaque site certifié et son périmètre de
certification Nom, adresse et logo de l'OC Logo de la version du
référentiel GTP
Les versions linguistiques de référence du référentiel GTP et
les règles de certification sont les versions anglaises, publiées
sur le site du référentiel GTP.
Retrait de certificats Le retrait du certificat demeure de la
responsabilité de l'OC. Tout opérateur certifié qui est en
violation des dispositions du référentiel GTP, quelles qu’elles
soient, peut se voir retirer sa certification selon le référentiel
GTP avec effet immédiat, par notification écrite adressée par l’OC
agréé (plus de détails sur ce sujet à la section 15.2). Cet avis de
retrait devra informer l'opérateur certifié de la raison du retrait
et fournira également des détails sur la procédure d'appel (voir
section 15.3). Une fois que le retrait est confirmé, le nom de
l'opérateur sera radié de la liste officielle des opérateurs
certifiés GTP sur le site (http://www.gtpcode.eu), une fois que le
COCERAL en aura été informé.
Expiration de la validité des certificats Lorsque la date de
validité du certificat a expiré, le nom de l'opérateur restera
toujours sur la liste des opérateurs certifiés GTP du site
(http://www.gtpcode.eu) pour une période supplémentaire d'un mois,
mais avec une remarque sur son statut. Si, après cette période, un
certificat renouvelé n'a pas été soumis au COCERAL, le nom de
l'opérateur sera radié du registre du GTP sur le site internet
officiel du référentiel GTP.
http://www.gtpcode.eu/index.php?page=GTP&PHPSESSID=8604ac33312e0358eadeca8207cbff4e�http://www.gtpcode.eu/�http://www.gtpcode.eu/�
-
~ 15 ~
Exclusions sur les certificats Il est de la responsabilité et de
l'obligation de l'opérateur certifié GTP de ne pas induire en
erreur les parties prenantes et les autorités quant à la portée de
leur certification.
Utilisation du logo GTP Le nom du GTP et le logo ne peuvent être
utilisés que par des opérateurs qui ont obtenu la certification
d'un OC approuvé par le COCERAL. Le droit d'utiliser le logo GTP
et/ou le nom est exclusivement octroyé par le COCERAL et peut être
retiré à tout moment en cas de non-conformité avec les exigences de
certification.
Les opérateurs certifiés peuvent afficher le logo GTP pendant la
période de validité de leur certificat. Utiliser ou afficher le
logo GTP ne constitue pas une preuve que l'opérateur est
certifié.
Le logo du GTP est disponible sur demande faite au COCERAL et/ou
à l’OC concerné. Il ne peut être utilisé que dans ses couleurs et
proportions d'origine.
Le nom et le logo du GTP ne doivent pas être utilisés sur les
produits, emballages, étiquettes et moyens de transport, mais
peuvent être utilisés sur les certificats, les publicités et les
brochures.
Les communiqués de presse mentionnant le nom et/ou le logo du
GTP doivent être approuvés par le COCERAL avant toute
publication.
14. Publication de la décision de certification Le premier
certificat et la confirmation des audits de surveillance doivent
être envoyés au COCERAL. Le COCERAL doit accorder un numéro
d'identification personnel et un logo GTP à l'opérateur audité afin
qu'il puisse les utiliser pour toute correspondance future avec
l'opérateur audité.
Le COCERAL doit enregistrer le nom de l'opérateur audité et la
date d'expiration du certificat sur la liste publique disponible
sur le registre du GTP sur le site http://www.gtpcode.eu, dans
l’onglet « Certified companies » du menu « Code of Good Trading
Practice »
Le COCERAL est autorisé à transmettre les informations
concernant la certification GTP à tout organisme officiel
représentant les autorités publiques, nationales ou européennes, ou
à toute organisation professionnelle ou interprofessionnelle, afin
de permettre le référencement des opérateurs audités sur des listes
publiques appropriées.
Dès réception des informations de l'OC, le COCERAL supprime
l'enregistrement d'un opérateur audité sur la liste publique en cas
de suspension ou de retrait du certificat.
http://www.gtpcode.eu/�
-
~ 16 ~
15. Règles de procédure applicables aux sanctions 15.1
Généralités Lorsqu'un opérateur enfreint les règles du référentiel
GTP et ne respecte pas ses exigences, il peut être pénalisé par des
sanctions, telles que la suspension de sa certification dans le
cadre d'une procédure de sanction. Le COCERAL et l'OC sont
responsables de la fixation du niveau des sanctions imposées qui
seront envisagées au cas par cas. L'OC doit tenir informé le
COCERAL de toutes les suspensions potentielles dès qu'il en est
alerté. 15.2 Suspension et retrait d’un certificat L'OC, en
coordination avec le COCERAL, peut suspendre ou retirer un
certificat de conformité d'un opérateur dans les cas suivants :
L’opérateur n’a pas corrigé des NC dans les délais requis. De
graves NC ayant, ou étant susceptibles d'avoir, un effet négatif
sur la sécurité
sanitaire des produits ou le respect de la règlementation ont
été détectées. L’opérateur dont le certificat est suspendu doit
démontrer à l'OC que les NC ont été
résolues de manière à avoir sa certification rétablie. Un audit
de suivi par l’auditeur doit être effectué afin de s’assurer de ces
faits.
Les opérateurs qui n’ont pas apporté les preuves à l'OC que les
NC ont été corrigées dans un délai d’un mois après la suspension
verront leur(s) certificat(s) de conformité définitivement
retiré(s).
Les opérateurs qui ont eu leur certification retirée devront
déposer une nouvelle demande « en tant que nouvel opérateur » s’ils
souhaitent retrouver une certification.
L'OC informera le COCERAL qui devra ensuite mettre
automatiquement à jour le registre des opérateurs certifiés du site
web GTP avec les détails sur le statut d'un opérateur, lorsque la
certification de ce dernier a changé.
Les opérateurs dont les certificats ont été suspendus ou retirés
ne peuvent pas prétendre être approuvés par le GTP, ni s'engager
dans des contrats qui requièrent une certification GTP sans en
avertir le client.
Lorsque l'opérateur voit sa certification GTP suspendue ou
retirée, l'OC sera, sur demande expresse, autorisé à fournir une
explication sur les raisons de la suspension ou du retrait, à
d'autres opérateurs GTP qui ont, au moment de la sanction, des
contrats en cours avec l'opérateur dont le certificat GTP a été
suspendu ou retiré. 15.3 Procédure de recours/d’appel Un opérateur
certifié GTP a un droit d’appel contre les décisions prises par
l'OC et le COCERAL. Pendant la durée de cet appel, l'opérateur
restera certifié jusqu'à ce que la décision finale d’appel soit
prise. Cependant, cette possibilité sera considérée au cas par cas
en fonction de la gravité de la non-conformité.
L’appel doit être soumis par écrit à l'OC dans les 14 jours
après notification d'une décision pouvant faire l'objet d'un
appel.
-
~ 17 ~
L'OC accuse réception des appels et une enquête initiale est
faite par le gestionnaire du référentiel de l'OC. Le COCERAL doit
être constamment maintenu informé par l'OC.
Si le gestionnaire du référentiel de l'OC ne soutient pas la
décision contre laquelle l’appel a été fait, il appartiendra à l'OC
de corriger la décision erronée.
Dans le cas où le gestionnaire du référentiel confirme la
décision contre laquelle l’appel a été fait, alors un jury
indépendant, comprenant un représentant du COCERAL, est réuni afin
de gérer cet appel. L'OC, le COCERAL et l'opérateur sont autorisés
à assister le jury d’appel et à lui soumettre des informations. Le
jury, nommé par l'OC et le COCERAL, est réputé indépendant et
neutre. Les membres du jury ne doivent pas être des employés de
l'opérateur concerné, ni leurs actionnaires ni faire partie de tout
autre opérateur actif dans les opérations de marché de l’opérateur.
Les résolutions et décisions du jury d’appel sont délivrées au nom
du jury par son président ou son/sa suppléant(e). Les membres du
jury sont tenus de respecter une stricte confidentialité sur tous
les sujets dont ils ont pu prendre connaissance en leur qualité de
membres du jury.
Le jury indépendant d’appel rend une décision basée sur les
informations fournies lors de l'audience.
La décision du comité d’appel est exécutoire et définitive pour
l'OC et pour l'opérateur.
Le jury d’appel sera convoqué dans les 30 jours suivant la
réception du recours.
16. Les conditions financières L'opérateur certifié qui est
inscrit sur la liste publique doit verser à l'OC agréé les frais de
participation du référentiel GTP suivants qui sont fonction du
nombre de sites inclus dans la certification GTP :
Nombre de sites 1 2-20 21-49 50-99 100-199 ˃ 200
Frais certification GTP
€ 350 € 400 € 450 € 500 € 550 € 600
-
~ 18 ~
ANNEXES Annexe 1 : Règles de certification multisites Annexe 2 :
Modèle du rapport d'audit GTP Annexe 3 : Formule de calcul pour la
durée moyenne de l'audit Annexe 4 : Exemple de déclaration
d'impartialité Annexe 5 : Fiche d'évaluation pour les
opérateurs
ANNEXE 1: Règles de certification multisites Introduction Les
règles suivantes ont été définies pour la certification des
systèmes de gestion des entreprises avec plusieurs sites répartis
sur une vaste zone géographique. Elles ont pour objectif d’assurer
que les audits réalisés fournissent l’assurance que l’opérateur est
en conformité avec les exigences du schéma tout en prenant en
compte les spécificités pratiques et économiques de certains
opérateurs telles que les collecteurs et les stockeurs avec de
nombreux sites.
Périmètre et limites Ces règles s’appliquent aux opérateurs
possédant une organisation multisites, étant une entité légale
unique ou non, où tous les sites doivent avoir un lien juridique ou
contractuel avec le bureau central de l’opérateur et un système de
gestion commun prévu, établit et faisant l’objet d’une surveillance
et d’audits internes par le bureau central. Les entreprises de
négoce ne manipulant pas physiquement les matières premières ne
font pas partie du périmètre de cette annexe.
Cela signifie que le bureau central peut exiger que les sites
mettent en œuvre des actions correctives en cas de besoin. Le cas
échéant, cela devra faire l’objet d’un accord formel entre le
bureau central et les sites. Le bureau central doit être enregistré
conformément au règlement (EC) n°183/2005, au règlement n°(EC)
852/2004, ou équivalent.
Ces règles ne peuvent toutefois pas être utilisées si plusieurs
entreprises indépendantes se sont réunies sous forme d’une
organisation, union, fédération ou association.
Exigences générales Les opérateurs en conformité avec le
périmètre d’application de ces règles de certification multisites
doivent s’assurer que : Tous les sites ont la même activité et sont
situés dans le même pays ou le cas
échéant, dans les régions limitrophes des pays voisins
-
~ 19 ~
Tous les sites sont gérés selon un même système de gestion de la
sécurité sanitaire des aliments
Un audit interne est réalisé chaque année sur chaque site
L’utilisation des règles d’échantillonnage multisites est
possible pour les organisations ayant un bureau central et au moins
un site supplémentaire sur la base des règles d’audits internes et
externes détaillées ci-dessous.
A. Audits externes
Sur la base d’un programme d’échantillonnage, l’auditeur GTP
désigné par un Organisme Certificateur approuvé par le COCERAL doit
sélectionner au hasard les sites à auditer selon les règles
suivantes :
Pour les entreprises avec 2 à 20 sites : tous les sites doivent
être audités pendant le période de certification de 3 ans
Pour les entreprises avec plus de 20 sites : au-delà de 20
sites, le ratio de 1 sur 5 sites s’applique. Ainsi, 20 + 1/5 sites
au-delà-de 20 sites doivent être audités pendant le période de
certification de 3 ans.
Les sites échantillonnés à auditer au cours de la période de
certification doivent être également répartis sur les 3 ans. La
sélection des sites est de la responsabilité de l’organisme
certificateur et de son auditeur GTP et doit prendre en compte le
critère géographique pour réduire les déplacements d’un site à
l’autre, afin de réduire les coûts pour les opérateurs.
Après l’audit, aucun site audité ne doit être non-conforme. Les
résultats de l’audit des sites audités doivent être considérés
comme représentatifs de l’ensemble du système et la/les corrections
doivent être mises en œuvre en conséquence.
Cela n’empêche pas l’obligation pour l’organisme certificateur
d’auditer tous les 12 mois le bureau central de l’opérateur qui
réalise une certification multisites.
Tableau : Exemples du nombre de sites à auditer au cours de la
période de certification de trois ans quand la certification
multisites est utilisée :
Nombre totale de sites
2-20
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Nombre de sites au-dessus de 20 sites
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
-
~ 20 ~
Nombre supplémentaire de sites à auditer
0 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 3
Nombre de sites à auditer
2-20
21 21 21 21 21 22 22 22 22 22 23
B. Audits internes
Tous les sites, y compris le bureau central, doivent être
audités en interne tous les ans par un membre compétent du
personnel de l’opérateur (exemple : responsable qualité,
responsable de site ou autre représentant de l’entreprise). La
planification des audits internes ainsi que les résultats de ces
audits doivent être documentés. Le rapport d’audit interne doit
être établi de manière à ce que l’organisme certificateur puisse
faire usage de cette information lors de l’audit du bureau
central.
Exigences additionnelles Si un nouveau site se joint à une
entreprise ou un groupe d’entreprises, une vérification des points
clés doit être réalisée au bureau central et le nouveau site devra
être audité selon les principes mentionnés ci-dessus et selon les
règles suivantes :
• Cas 1 : Fusion/Absorption d’entreprises (A absorbe B)
A est certifiée alors que B ne l’est pas : si A le souhaite,
elle peut intégrer tout ou partie des sites de B. Dans ce cas,
l’entreprise A définira son nouveau périmètre de certification. Les
règles de certification multisites (et d’échantillonnage)
s’appliqueront sur tous les sites du nouveau périmètre de
certification.
A n’est pas certifiée alors que B est certifiée : possibilité de
transférer le certificat de B vers A à condition que le périmètre
et les conditions d’obtention du certificat (inclant les procédures
qualité mises en places) soient inchangées. Dans ce cas,
l’entreprise A définit son périmètre de certification. Les règles
de certification multisites (et d’échantillonnage) s’appliqueront
sur tous les sites inclus dans son périmètre de certification.
A et B sont certifiés : o Suivre le cycle de A. Dans ce cas,
l’entreprise A définira son nouveau
périmètre de certification. Les règles de certification
multisites (et d’échantillonnage) s’appliqueront sur tous les sites
du nouveau périmètre de certification. Ou
o Conserver deux certificats correspondants aux périmètres des
deux entreprises qui fusionnent, pour une durée limitée à 12 mois à
compter de la
-
~ 21 ~
date de fusion, afin de laisser une flexibilité aux entreprises
pour mettre en œuvre des procédures communes, puis un seul
certificat.
• Cas 2 : Création d’une entreprise C (C absorbe A et B)
o Nouveau certificat pour C (audit initial). Dans ce cas,
l’entreprise C définit son périmètre de certification. Les règles
de certification multisites (et d’échantillonnage) s’appliqueront
sur tous les sites que l’entreprise C a inclut dans son périmètre
de certification. Ou
o Conserver deux certificats correspondants aux périmètres des
deux entreprises qui fusionnent, pour une durée limitée à 12 mois à
compter de la date de fusion, afin de laisser une flexibilité aux
entreprises pour mettre en œuvre des procédures communes, puis un
seul certificat (audit initial)
Quel que soit le scénario de fusion entre deux entreprises ou
plus, la période de couverture de certification ne peut pas
dépasser la période de 12 mois initialement prévue (cela s'applique
même si l'un des sites intégrés doit être audité dans un délai
inférieur à 12 mois par rapport au précédent).
-
~ 22 ~
ANNEXE 2 : Modèle du rapport d'audit GTP Rapport de conformité
GTP OPERATEUR Nom : Adresse postale : N° d'enregistrement GTP :
Date de la première certification GTP: L’opérateur est-il déjà
certifié au titre d’autres régimes de qualité? (Si oui, lesquels?)
SITE AUDITE Adresse de visite : Point de contact : Représentant
légal de l’opérateur: Responsable Cellule de Crise : Email :
Téléphone : Fax : CHAMP D'APPLICATION DE L'AUDIT Quels sont les
produits couverts par la certification: Champs de la certification
(par exemple marché de l'UE-27 uniquement et/ou avec d'autres pays
tiers ? Quels flux?): ORGANISME CERTIFICATEUR (OC) Nom de l’OC: Nom
de l’auditeur principal : Autres auditeurs : TYPE D’AUDIT : □
Initial □ Surveillance □ Renouvellement □ Vérification Version du
référentiel GTP utilisée : Durée de l'audit (contrat /
planification) : h. Durée de l'audit (réelle): h. DATE(S) DE
l’AUDIT Date de l’audit : Date du rapport d’audit : Remarque: un
rapport de synthèse en anglais sera envoyé au COCERAL ; ce rapport
sera traité en toute confidentialité.
-
~ 23 ~
EVALUATION GENERALE Conclusions générales sur la mise en œuvre
et l'efficacité des bonnes pratiques d'hygiène pour les opérateurs
de la collecte, du stockage, de la commercialisation et / ou du
transport et leur conformité avec les exigences du référentiel GTP.
Bonnes pratiques d'hygiène générales : Votre texte ici.
Recommandations de bonnes pratiques pour les opérations de
commercialisation : Votre texte ici. Opérations de collecte et de
réception : Votre texte ici. Opérations de stockage : Votre texte
ici. Expédition, livraison et transport : Votre texte ici.
Application du système HACCP : Votre texte ici. Application de la
procédure « Contrôle d’accès » (Gatekeeper): O / N Votre texte ici.
NON-CONFORMITES (NC) ET RECOMMANDATIONS Résumé
Sections GTP concernées Niveau des NC
Critique Cr
Majeure Ma
Mineure Mi Recommandation
2.1 Portée et champs couverts 3.1 Bonnes pratiques d’hygiène
générales
3.2 Recommandations de bonnes pratiques pour les opérations de
commercialisation
3.3 Opérations de collecte et de réception 3.4 Opérations de
stockage 3.5 Opérations d’éxpédition, livraison et transport
4. Application du système HACCP Total Vérification des NC
relevées lors de l’audit précédent : Merci de lister et confirmer
si les NC ont été corrigées et dans quels délais.
-
~ 24 ~
Recommandation et suivi Audit initial □ La certification ne peut
être accordée jusqu'à ce que la NC ait été résolue.
□ La certification ne peut être accordée jusqu'à ce que la NC
ait été résolue. Un accord sur le plan d'action doit être conclu
dans les 28 jours calendaires après la date de vérification entre
l'OC et l'opérateur. Les preuves que les NC ont été corrigées
doivent être transmises à l’OC dans un délai de 56 jours
calendaires suivant la date de l’audit initial.
□ La certification ne peut être accordée tant que les NC n’ont
pas été liquidées. Audit de surveillance ou de renouvellement
□ La certification est suspendue. Dans le cas où les NC ne sont
pas corrigées dans le délai de suspension maximale de 72 jours
calendaires, la certification sera retirée.
□ La certification continue. Un plan d'action doit être soumis à
l'OC dans les 14 jours calendaires suivant la date de l’audit. Dans
le cas où des NC ne sont pas corrigées et résolues dans un délai de
28 jours après la présentation du plan d'action, elles deviennent
des NC critiques.
□ La certification continue. Un accord sur le plan d'action doit
être pris entre l'OC et l'opérateur dans les 28 jours calendaires
suivant la date de l’audit. Dans le cas où les NC ne sont pas
corrigées et résolues dans un délai de 56 jours calendaires après
la présentation du plan d'action, elles deviennent des NC
majeures.
□ La certification est accordée. Aucune autre action de
l'opérateur n’est nécessaire.
-
~ 25 ~
Vue d'ensemble des non-conformités (NC) et recommandations
N. Section GTP Problèmes détectés Niveau de la
NC Cr/Maj/Min/Rem
Plan d’action présenté
(O / N, date) Date de clôture
requise
-
~ 26 ~
ANNEXE 3: Formule de calcul pour la durée moyenne de l'audit
Critères de calcul Les critères pour le calcul de la durée d'audit
moyenne qui doivent être pris en compte sont Le nombre de silos
principaux qui ont été échantillonnés tels que le siège social,
le
séchoir ou l’entrepôt principal de stockage (A) Le nombre de
silos secondaires* qui ont été échantillonnés (B) Le temps moyen
pour visiter un silo principal (C) La durée moyenne d'un audit
documentaire selon l'effectif moyen de l'opérateur (D) Les
certifications déjà existantes (voir annexe 6 du référentiel GTP)
qui ont été prises en
compte (E)
*Un silo est considéré comme secondaire quand il n'a pas de
personnel permanent et a une période d'ouverture limitée.
Le nombre de silos de l'échantillon est calculé en conformité
avec les règles d'échantillonnage prévues à l'annexe 1. Eléments
indicatifs pour le calcul
Temps moyen pour visiter un site majeur (C) 0,5 jour
Durée moyenne d'un audit documentaire selon le personnel (D)
1 à 30 personnes 0,25 jour + de 30 personnes 0,5 jour
Pourcentage de réduction dans le cas où existent des
certifications équivalentes/reconnues (E) de gestion de la qualité
tel que mentionné à l'annexe 6 du référentiel GTP
25%
Pourcentage de réduction en cas d'éléments déjà vérifiés par
d’autres standards de sécurité sanitaire FOOD et FEED en pleine
conformité avec les critères de la liste de vérification du
référentiel GTP
Au moins 80%, point par point conforme au GTP
Formule de calcul pour la durée moyenne de l'audit Durée moyenne
= [(A + B / 2) * C + D] * (1 - E) Le résultat est exprimé en jours
de vérification, arrondi à la demi-journée supérieure près.
-
~ 27 ~
ANNEXE 4 : Exemple de déclaration d'impartialité Adressée au
Comité de Certification Je (nous) confirme (ons) que tous les
travaux menés au nom de l'organisme certificateur seront effectués
avec impartialité. Toutes relations financières, commerciales,
techniques ou autres avec des clients ou des groupes de clients qui
pourraient affecter notre impartialité seront déclarées à
l’organisme certificateur. A titre d’exemple, de telles relations
peuvent se caractériser par les actions suivantes : • Conseiller un
client sur la façon de répondre aux exigences des systèmes •
Réception de fonds ou de cadeaux d’un client • Détenir des
parts/actions de la société du client (concerne le directeur
technique) • Concevoir ou fournir des produits du même type que
ceux offerts par les clients • Avoir des liens personnels proches
(y compris familiaux) avec des employés du client • Offrir des
services de consultation, des offres de services ou de conseil au
client dans
n’importe quel aspect de leurs opérations commerciales •
Recevoir des cadeaux ou l'hospitalité d'un client (autre que des
cadeaux commerciaux
reconnus comme typiques et de subsistance - repas). Si de telles
circonstances ou d'autres devaient survenir, pouvant causer une
perte réelle ou potentielle de notre impartialité, je(nous)
donne(ons) mon(notre) assurance que j’en(nous en) aviserais(erions)
immédiatement le directeur technique.
-
~ 28 ~
ANNEXE 5 : Formulaire d'évaluation de l’audit pour les
opérateurs Le COCERAL a une politique de révision et d'amélioration
continue de son référentiel GTP. En remplissant ce formulaire, vous
contribuerez aux mises à jour futures du référentiel afin que
celui-ci puisse continuer à satisfaire les besoins de votre
entreprise et d’apporter des garanties à vos clients. Toutes les
entreprises auditées doivent avoir la possibilité de donner leur
avis sur l'auditeur, sur l'organisme certificateur ainsi que sur le
référentiel GTP. Le formulaire d’évaluation ci-dessous doit être
retourné directement au COCERAL.
MERCI DE COMPLETER LE FORMULAIRE APRES VOTRE AUDIT ET DE LE
FAXER AU COCERAL au +32 2 502 60 30
Toutes les réponses seront traitées de manière
confidentielle
Nom de l’opérateur
N° enregistrement GTP
Date de l’audit
QUESTIONNAIRE DE COMMENTAIRE D’AUDIT 1. Nombre d'employés : 1
2-5 6-20 21+
(Sur le site d'audit) 2. Nombre de sites : 1 2-5 6-10 11+
(Toutes les activités) 3. Modules GTP : Collecte Stockage
CommercialisationTransport
TECHNIQUES
Excellente Bonne Moyenne Mauvaise 4. L'objectif du référentiel
GTP
est d'améliorer la sécurité sanitaire des produits FOOD et
FEED
Comment considérez-vous sa réussite ?
5. Est-ce que le référentiel GTP est facile à lire /
comprendre?
6. Quels avantages pensez-vous que la certification GTP apporte
à votre entreprise?
-
~ 29 ~
Fortement En accord En désaccord Fortement d’accord en désaccord
Améliore vos normes de travail Répond aux exigences de la
législation et de la clientèle Permet d’avoir seulement 1 audit/an
au lieu de multiples audits clients Excellent Bien Moyen Mauvais 7.
Votre audit a-t-il été facile
à organiser ? 8. Comment avez-vous perçu la
compréhension de vos activités par l’auditeur ?
9. A votre avis, les non-conformités
relevées par l’auditeur vous ont-elles été bien expliquées ?
10. A votre avis, les étapes suivantes
vous ont-elles été bien expliquées par l’auditeur ?
11. Quels aspects du référentiel GTP trouvez-vous satisfaisants
et lesquels aimeriez-vous voir améliorés?
Les points satisfaisants : ....
Et ceux qui devraient être améliorés : ....
Merci beaucoup pour le temps que vous nous avez accordé pour
répondre à ce questionnaire. Si vous souhaitez faire des
commentaires, merci de remplir l’espace ci-dessous :
1. Champ d’application de l’audit du référentiel GTP2. Exigences
générales3. Règles et responsabilités du COCERAL4. Évaluation et
agrément des organismes certificateurs (OC)5. Formation, gestion et
coordination des organismes certificateurs (OC)6. Sélection et
mission des auditeurs7. Préparation de l’audit8. Évaluation de la
conformité avec les exigences du référentiel GTP9. Discussion
finale et conclusions10. Exigences en matière d'évaluation - Durée
et fréquence des audits11. Exigences en termes de rapport
d'audit12. Exigences décisionnelles13. Exigences en matière de
certificat14. Publication de la décision de certification15. Règles
de procédure applicables aux sanctions16. Les conditions
financièresANNEXESANNEXE 1: Règles de certification
multisitesANNEXE 2 : Modèle du rapport d'audit GTPEVALUATION
GENERALEVue d'ensemble des non-conformités (NC) et
recommandations
ANNEXE 3: Formule de calcul pour la durée moyenne de
l'auditANNEXE 4 : Exemple de déclaration d'impartialitéANNEXE 5 :
Formulaire d'évaluation de l’audit pour les opérateurs