TWINNING PROJECT SI 04/IB/FI/01 Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordination Transition facility 2004 for Republic of Slovenia 1 Twinning project SI 04/IB/FI/01 Nadaljnja krepitev razvoja notranjega nadzora javnih financ in sodelovanje v boju proti goljufijam - - Urad za nadzor prora Urad za nadzor prora č č una una - - Prehodna sredstva Prehodna sredstva 2004 2004 za Republiko Slovenijo za Republiko Slovenijo Revizijska sled Oblikovanje procesov Revizijska sled Oblikovanje procesov Izobra Izobra ž ž evalni program evalni program
47
Embed
Revizijska sled Oblikovanje procesov - unp.gov.si · združeni v eni sami službi. 9Nekatere naloge pripadajo računovodski službi, ... 9Na primer: plačilni proces in nabavni proces
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
1
Twinning project SI 04/IB/FI/01
Nadaljnja krepitev razvoja notranjega nadzora
javnih financ in sodelovanje v boju proti goljufijam
-- Urad za nadzor proraUrad za nadzor proraččunauna --
Prehodna sredstvaPrehodna sredstva 2004 2004 za Republiko Slovenijoza Republiko Slovenijo
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
5
I.1 Organizacija kot skupek sistemov
Definicija: organizacija (ustanova, podjetje, združenje,…) je sestavljena iz sredstev (človeška sredstva, osnovna sredstva, znanje, …), ki tvorijo skupek sistemovSistemi so potrebni elementi za obstoj same organizacijePomembnost sodelovanja:
Operacijski sistem in fizični tokInformacijski sistem in tok informacijSistem nadzorovanja in tok procesa odločanja
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
6
I.2I.2 Organizacija kot skupek funkcijDefinicija: Funkcija zajema potrebne vire organizacije, s katerimi uresničuje njene cilje. Funkcijo lahko razdelimo v osrednjo funkcijo (dejavnosti) in funkcijo podpore. Omogoča obstoj sistemovNajdemo jo v večini organizacijPomembnost funkcije je odvisna od narave organizacije.Funkcije niso naloge, ki jih je zadolžen izvajati posameznik ali ki se izvajajo v okviru delovnega mesta. Ravno nasprotno!Isto funkcijo lahko najdemo v različnih organizacijah in jo je mogoče primerjati
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
7
Nabavna funkcija
Nadzornafunkcija
Finančnafunkcija
Kadrovskafunkcija
Proizvodnafunkcija
...
Organizacija kot skupek funkcij
Funkcija: vertikalni pristop k organizaciji
ORGANIZACIJA
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
8
SSistemiistemi inin ffununkcijekcije
Funkcija (nabavna, finančna, kadrovska, proizvodna, informacijska …) potrebuje tri vrste sistemov:
Funkcija zajema dejavnosti, ki imajo dopolnilne namene in predstavljajo osnovo, na kateri se procesi izvajajo.
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
9
SSistemiistemi inin ffununkcijekcije
Rezultat oblikovanja procesa je odvisen od tega, kako so funkcije razporejene: podrobneje so funkcije opisane, natančnejše je proces oblikovan
Na primer: Pri grafičnem oblikovanju procesa javnega naročanja lahko računovodsko in finančno funkcijo ločimo ali pa ne. V organizacijski sestavi nekaterih organizaciji sta slednji funkciji združeni v eni sami službi. Nekatere naloge pripadajo računovodski službi, druge pa finančni.
Pri oblikovanju procesa lahko funkcije razumemo kot akterjeNa primer: Kadrovska funkcija, Enota za naročila, …
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
10
I.3 AI.3 AkterjikterjiPosamezniki, ki izvajajo postopek in ga sprožijo, ali posamezniki, ki jim je proces namenjen
Organizacijo tvorijo akterji
Zunanji akterji sodelujejo pri izvajanju procesa, a niso sestavni del organizacije same
Notranji akterji so del organizacije
Stranka je lahko v organizaciji ali izven nje
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
11
Zunanji akterjiZunanji akterji
Izven organizacije: sprožijo procese (operacijski proces, proces podpore, proces vodenja,…)
Na primer: Ko izglasuje proračun, sproži organ s proračunskimi pooblastili notranji proračunski proces
Zunanja funkcija:Na primer: računovodska služba izvaja naloge, ki se nanašajo na postopek “računov”, medtem ko urad za plačila (oz. plačilna funkcija), ki organizacijsko ne pripada organizaciji, spremlja in izvaja plačila kot zunanji akter.
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
Notranji akterjiNotranji akterji
Hierarhija znotraj organizacije:
Vsaka oseba zasede eno delovno mestoVsako delovno mesto je povezano z eno enoto.
Enota
Delovno mesto
Delavec
Primeri
Računovodska enota
Knjiženje računov
g. X
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
StrankaStranka
Glede na proučevano funkcijsko okolje je stranka akter v odnosu do organizacije, ki zanj opravlja dejanje oz. skupek dejanj (proces, dejavnost, naloga, misija)Stranka je lahko sestavni del organizacijske strukture ali pa se nahaja izven njeNa primer: računovodski proces je med drugim namenjen stranki, ki nadzoruje operacije. Urad za plačila je lahko stranka računovodske funkcije.
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
I.4 I.4 DejanjaDejanja in akterjiin akterji
Vsako dejanje sestavljajo različne ravni oz. faze izvajanja dejanjaNa vsaki ravni najdemo akterja
Dejanje
Dogodek
Vložek
Rezultat
Izložek
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
I.5 I.5 ProcesProces
Proces je v ožjem pomenu besede prečen postopekNa primer: proces plačevanja plač, proces javnega naročanja, proces zaposlovanja, proces proizvodnje, …
izvaja
ProcesOrganizacija
je izveden
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
I.6 I.6 DejavnostDejavnost
Dejavnost: niz nalog, ki so potrebne, da se proces ali funkcija delno ali v celoti opraviNa primer: izstavljanje računov, upravljanje pogodb, priprava proračuna, izbor dobaviteljev, prejem…
DejavnostEnota
je deležen
je zadolžen
Dejavnost lahko opravljamo takrat, ko se določajo delovna mesta, ki so zadolžena za opravljane danih nalog
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
I.7 I.7 NalogaNaloga
Naloga: skupek operacij, ki jih sproži dogodek in ki privedejo do rezultata. Naloga namreč zahteva zastavitev cilja: kaj je treba narediti.
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
I.8 OperaI.8 Operacijacija
Operacija: konkretno dejanje, ki je sestavni del naloge. Obseg operacije je odvisen od sredstev, ki so na razpolago za opravljanje naloge. Na primer: vtipkati podatke računa, podpisati pogodbo, …
OperacijaOsebaizvaja
je izveden
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
Dejanja in akterjiDejanja in akterji
Proces Ogovoren
Dejavnost Odgovoren
Naloge Pooblaščen za
izvajanje dejavnosti
Akter
Eden ali večprocesov
Ena ali večdejavnosti
Ena ali večnalog
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
I.9 I.9 SporoSporoččilaila
Sporočila vsebujejo informacije, ki so potrebne, da se proces izmenjave izpelje.
Določajo sprožilce in rezultate dejanj:Vhodno sporočilo predstavlja sprožilecIzhodno sporočilo predstavlja rezultat
Zagotoviti je treba sledljivost vseh sporočil, ki se izmenjajo znotraj funkcijskega okolja (listine, odobritve, informacije, stanje transakcij, predpisi, odločitve, dogodki, …).
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
dobaviteljaStanje transakcije: Vnos računa v informacijski
sistemPredpisi: Zakon o javnih naročilihOdločitev: izbor dobaviteljaDogodek: prijave kandidatov
…
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
SproSprožžilecilec
Naključni ali predvideni poslovni dogodki, ki sprožijo izvajanje procesa, dejavnosti, naloge. Cilj je doseganje rezultatov.
Proces
Dejavnost
Naloga
Operacija
Sprožilno sporočilo
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
RezultatRezultat
Rezultat, ki se doseže pri izvajanju naloge, dejavnosti ali procesa
Proces
Dejavnost
Naloga
Operacija
Sporočilo orezultatu
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
26
Pristop po stopnjah:
1 Opredelitev obsega procesa
2 Analiza procesa
3 Predstavitev procesa
II II –– Oblikovanje procesaOblikovanje procesa
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
27
Definicija obsega
Analiziran proces: O čem se gre?Opredelitev dejanj, ki so vključena v procesOpredelitev dejanj, ki niso vključena v procesPredstavitev organizacije in njenih funkcijPooblastilo odgovornostiOpredelitev akterjev (notranjih in zunanjih) in tokov
II.1 – Opredelitev obsega procesaOpredelitev procesa
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
Obseg
Dve vprašanji:Akter: KDO ?
-> funkcije, oddelki, enote, delovna mesta, osebeTok informacij: KAJ ?
-> komuniciranje med akterjiMeje enega ali več procesov se ugotavljajo takrat, kose jasno opredeli oz. prepozna akterje, sporočila in povezave z drugimi procesi. Na primer: plačilni proces se začne z računom in zaključi, ko je dobavitelj plačan.
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
29
Predstavitev akterjev in tokovPredstavitev akterjev in tokov
• Kdo in kaj na posamezni stopnji izvajanja dejavnosti ali naloge
akter 1enota 1
akter 2Enota 2
akter3Enota 3
akter 4Enota 4
Tok BSporočilo B
Tok ASporočilo A
Tok YSporočilo Y
Tok CSporočilo C
Tok FSporočilo F
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
PovezovanjePovezovanje
Treba je ločiti akterje, ki se nahajajo znotraj funkcijskega okolja (tj. proučevanega procesa), od zunanjih akterjev. Informacijski tok (sporočila), ki poteka med notranjim in zunanjim akterjem, nam omogoča, da ugotovimo povezave med procesiLokalizacija kontaktnih točk/povezav nam zagotavlja, da jasno orišemo meje okolja.Na primer: plačilni proces in nabavni proces vplivata drug na drugega.
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
31
Grafično oblikovanje procesa• Proces izvaja organizacija (uprava, podjetje,…)
Organizacija
Zunanjiakter
1
Sprožilno sporočilo 1
Sporočilo o rezultatu 1
Zunanjiakter
2
Sprožilno sporočilo 2
Sporočilo o rezultatu 2
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
32
Grafično oblikovanje procesa• Primeri
Organizacija
Proračunski uporabnik
Objava proračuna
Izvrševanje proračuna
Dobavitelj
Posredovanje računa
Plačilo
Proračunski proces
Proces nabav
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
II.2 - Analiza procesaAnaliza procesa
Proces: zaporedje dejavnosti, ki jih je zunanji akter sprožil in jih organizacijske enote znotraj organizacije izvajajo ter ki so namenjene doseganju rezultata, ki bo koristil zunanjemu akterju.
Proces
Dejavnost
Naloga
Operacija
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
34
RazRazččlenitev procesalenitev procesa
Zunanjiakter
Sprožilec procesa p
Rezultat procesa p
Notranjiakter 1
Dejavnost 1
Notranjiakter 2
Dejavnost 2
Notranjiakter 3
Dejavnost 3
Notranjiakter 4
Dejavnost 4
Notranji akter n
Dejavnost n
Dejavnosti izvajajo organizacijskeENOTE organizacije
Proces se zagotavlja z izvajanjem dejavnosti znotraj organizacije
Sprožilnadejavnost 3
Activity result 3
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
RazRazččlenitev procesa v dejavnostilenitev procesa v dejavnosti
Posebnosti dejavnosti:
Izvaja se jo z uporabo sredstev organizacije
Zahteva strokovno znanje
Sestavlja homogeno enoto
Privede do opaznih rezultatov, ki so namenjeni stranki
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
RazRazččlenitev procesa v dejavnostilenitev procesa v dejavnosti
Analiza, ali je razčlenitev procesa na dejavnosti dobra, mora sloneti na naslednjem pravilu:
ČAS: neprekinjeno zaporedje dejavnosti
KRAJ: mesta so sestavni deli enote
DEJANJE: podobna dela
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
Analiza dejavnostiAnaliza dejavnosti
Dejavnost: zaporedje nalog, ki jih akter izven odgovorne enote sproži in jih delovna mesta izvajajo. Rezultati, ki se preko dejavnosti dosežejo, prispevajo k izvajanju procesa.
Proces
Dejavnost
Naloga
Operacija
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
38
RazRazččlenitev lenitev dejavnostidejavnosti
Zunanjiakter
Sprožilni proces p
Rezultat procesa p
Notranji akter 1
Dejavnost1
Notranji akter 2
Dejavnost2
Notranjiakter4
Dejavnost 4
Notranjiakter n
Dejavnostn
naloga 1Dejavnost 3
naloga 2Dejavnost 3
naloga 3Dejavnost 3
Sporočilo o rezultatunaloge 3
Sporočilo za sprožitevnaloge2
Dejavnost sestavljaveč nalog
Naloge izvajajo delovna MESTA.
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
Analiza nalogeAnaliza naloge
Naloga: zaporedje operacij, ki jih delovno mesto sproži in jih posameznik izvaja. Pridobljen rezultat prispeva k izvajanju dejavnosti.
Proces
Dejavnost
Naloga
Operacija
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
40
II.3 – Grafična predstavitev procesa
Poslovne procese je treba grafično prikazatiZa prikaz poslovnih procesov uporabljamo flowchart Model procesov je sestavljen iz naslednjih komponent:
Akterji v stolpcih (funkcije, oddelki, enote, osebe)Proces tvorijo dejavnosti, naloge,… (priporoča se razdelitev)Pravila upravljanja: pravila, ki se nanašajo na dano nalogo ali dejavnost. Treba jih je jasno opredeliti, kar zagotavlja dobro razumevanje procesa
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
41
Osnove flowcharta
Začetek ali konec procesa. Priporoča se, da se našteje vhodne dogodke, ki sprožijo dejavnost, in izhodne rezultate dejavnosti.
Sklicevanje na postopek, ki izhaja iz drugega procesa ali druge dejavnosti.
Začetek/Konec+ Naziv
vhodnega dogodka/rezultata
Naziv postopka
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
42
Osnove flowcharta
Naloga: Naloge je treba oštevilčiti (v zgornjem pravokotniku). Spodnji simbol prikazuje uporabljeno sredstvo (informacijski sistem). Ker je naloga dejavnost, jo moramo opisati z uporabo glagola.
Odločitev oz. kontrola: Oštevilči se jo kot nalogo in sledi vrstnemu redu nalog. Pri vsaki kontrolni nalogi je treba opredeliti dva izhodna elementa (da/ne).
Št. nalogeOpis
ne
da
IT
Opis naloge
št. naloge
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
43
Osnove flowcharta
Listina: v večini primerov predstavlja listina (narava sporočila) izhodni element naloge ali dejavnosti.
Zunanji ali notranji dogodek, ki vpliva na potek procesa
Naziv listine
Opis dogodka
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
44
Kako oblikovati in brati flowchart
Smer branja je od leve proti desni in od zgoraj navzdolVelike procese (javno naročanje,…) je treba razdeliti in posamezno oblikovati en flowchart za vsako opredeljeno dejavnostPodrobnost flowcharta je odvisna od tega, kako podrobno so bili akterji opredeljeniV nekaterih primerih se lahko izvaja več nalog istočasno. To je odvisno od proučenega procesa. Flowchart mora prikazati resnično sliko poteka procesa.
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
45
Flowchart je kot živo bitje
Organizacija je živo bitje, kar zahteva stalno posodabljanje modela poslovnega procesa
Flowchart lahko prikazuje:Obstoječi procesModel, ki ga je treba vzpostavitiStanje v razvoju ali v prehodu
TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01
Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia
46
•Primer: Postopek obravnave naročila znotraj procesa naročanja
Začetek: sklenitev pogodbe z dobaviteljem (vložek)