Revisra RedAr n° 4 - redarchiveroscordoba.comredarchiveroscordoba.com/wp-content/uploads/2016/04/REDAR-N°4.pdf · 38 adquirir archivos privados: una propuesta en nueve recomendaciones

Presentación: ARCHIVOS MUNICIPALES: TRANSPARENCIA, MEMORIA, IDENTIDAD… Norma Catalina Fenoglio

LA LEY DE TRANSPARENCIA No. 1710 de 2014 DE COLOMBIA. LOS ARCHIVOS MUNICIPALES Mariela Álvarez R.

ADQUIRIR ARCHIVOS PRIVADOS: UNA PROPUESTA EN NUEVE RECOMENDACIONES Didier Grange

EVALUACIÓN ARCHIVÍSTICA, MÁS ALLÁ DE EVALUAR PARA CONSERVAR Y ELIMINAR Lluís-Esteve Casellas

A FUNDAÇÃO ARQUIVOS E MEMÓRIA DE SANTOS E SUA POLÍTICA PARA IMPLANTAÇÃO DE ARQUIVOS MUNICIPAIS NA REGIÃO METROPOLITANA DA BAIXADA SANTISTA, BRASIL. Roberto de Assis Tavares de Almeida; Ana Célia Rodrigues

OS MARCOS LEGAIS ARQUIVÍSTICOS PRODUZIDOS EM ÂMBITO MUNICIPAL: O CASO DO ARQUIVO PÚBLICO DE MACAÉ – RJ. Juliana Loureiro Alvim Carvalho; José Maria Jardim; Mariana Lousada

PROGRAMA DESCRIPTIVO Y DIGITALIZACIÓN DE LOS PLANOS DEL ARCHIVO DEL SERVICIO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS DE SANEAMIENTO (SEPS), DE LA INTENDENCIA DE MONTEVIDEO (IM) – URUGUAY. Mónica Martins

PRIMERA COMISIÓN DE EVALUACIÓN, RETENCIÓN, DESCARTE Y DIGITALIZACIÓN DE LA MUNICIPALIDAD DE LA CIUDAD DE CÓRDOBA Liliana Winkelmann; Miguel A. Ciacci

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1

Revista REDar

ISSN 2525 - 1155

nº 4 / año 2 / julio - diciembre de 2017

Publicación de la RED de Archiveros Graduados de Córdoba

Córdoba, Argentina

CONTACTO

redarchiveroscordoba.com

[email protected]

Dirección postal: Juan Bautista Charlone Nº 5714. CP 5119

Los artículos expresan las opiniones de los autores

REVISTA REDAR por RED DE ARCHIVEROS GRADUADOS DE CORDOBA se

distribuye bajo una Licencia Creative Commons Atribución – No Comercial –

Sin Obra Derivada 4.0 Internacional.

2

Editora responsable

Lic. Noelia García

Editores

Arch. Claudio Trucco

Arch. Florencia Moyano

Comité Asesor

Lic. Víctor Barranco García – Asociación Uruguaya de Archivólogos – Uruguay

Mgter. Candelaria de Olmos – UNC – Argentina

Dr. Manuel Salamanca López – UCM – España

Me. Eliandro dos Santos Costa – UEL – Brasil

Dra. Jaqueline Vassallo – UNC – Argentina

Comité Evaluador

Dr. Murilo Bastos da Cunha – UnB – Brasil

Mgter. Tomás Bondone – UNC – Argentina

Lic. Sofia Brunero – UNC – Argentina

Dr. Francisco A. Chacón Gómez-Monedero – Arch. Histórico de la Catedral de Cuenca

– España

Mgter. Esteban Leiva – UPC - UNC – Argentina

Arch. Eliseo Gabriel Queijo Fellosa – Archivo Central Contaduría General de la Nación –

Uruguay

Mgter. María Laura Rosas Rossi – UdelaR – Uruguay

Dr. Eliezer Pires da Silva – UNIRIO – Brasil

Mgter. Ana Celia Navarro de Andrade – CEDIC-PUC-SP – Brasil

Dr. André Porto Ancona Lopez – UnB – Brasil

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Número temático

Archivos municipales: transparencia, memoria, identidad…

Coordinadora: Mgter. Norma Catalina Fenoglio

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Contenido

6 Presentación:

ARCHIVOS MUNICIPALES: TRANSPARENCIA, MEMORIA, IDENTIDAD…

Norma Catalina Fenoglio

12 LA LEY DE TRANSPARENCIA No. 1710 de 2014 DE COLOMBIA. LOS ARCHIVOS

MUNICIPALES

Mariela Álvarez R.

38 ADQUIRIR ARCHIVOS PRIVADOS: UNA PROPUESTA EN NUEVE RECOMENDACIONES

Didier Grange

49 EVALUACIÓN ARCHIVÍSTICA, MÁS ALLÁ DE EVALUAR PARA CONSERVAR Y ELIMINAR

Lluís-Esteve Casellas

78 A FUNDAÇÃO ARQUIVOS E MEMÓRIA DE SANTOS E SUA POLÍTICA PARA

IMPLANTAÇÃO DE ARQUIVOS MUNICIPAIS NA REGIÃO METROPOLITANA DA BAIXADA

SANTISTA, BRASIL.

Roberto de Assis Tavares de Almeida; Ana Célia Rodrigues

91 OS MARCOS LEGAIS ARQUIVÍSTICOS PRODUZIDOS EM ÂMBITO MUNICIPAL: O CASO

DO ARQUIVO PÚBLICO DE MACAÉ – RJ.

Juliana Loureiro Alvim Carvalho; José Maria Jardim; Mariana Lousada

107 PROGRAMA DESCRIPTIVO Y DIGITALIZACIÓN DE LOS PLANOS DEL ARCHIVO DEL

SERVICIO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS DE SANEAMIENTO (SEPS), DE LA INTENDENCIA

DE MONTEVIDEO (IM) – URUGUAY.

Mónica Martins

122 PRIMERA COMISIÓN DE EVALUACIÓN, RETENCIÓN, DESCARTE Y DIGITALIZACIÓN DE LA

MUNICIPALIDAD DE LA CIUDAD DE CÓRDOBA

Liliana Winkelmann; Miguel A. Ciacci

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Presentación:

ARCHIVOS MUNICIPALES: TRANSPARENCIA, MEMORIA, IDENTIDAD…

Norma Catalina Fenoglio

“La política de la ciudad nutre los archivos;

los archivos alimentan la política de la ciudad”.

Anne-Catherine Marin1

Los municipios son la base de la pirámide institucional de un país y, por lo tanto, los

documentos contenidos en sus Archivos son fundamentales para la marcha de la propia

administración, además de constituir el elemento sustancial para la salvaguarda y

recuperación de la memoria histórica local, ser la fuente de los antecedentes en que debe

basarse toda acción de gobierno, prueba de la gestión administrativa, centro de

información al que puede recurrir la ciudadanía en defensa de sus derechos e instrumento

esencial en cuanto a eficacia, transparencia y economía administrativa (Fenoglio, 2009).

Independientemente de los soportes documentales y del tamaño del Municipio, esta

realidad hace que la problemática de los archivos municipales sea amplia y compleja, ya

que incluye tanto cuestiones netamente técnicas como otras, de índole social, política y

cultural.

En cuanto a los roles de los Archivos Municipales, Manuel Real (1997) plantea que son un

recurso administrativo y jurídico, porque preservan la memoria de los actos de gobierno y

protegen los derechos y los intereses de la organización, y un instrumento de gestión y de

desarrollo, como sistema de información específico al servicio de la administración.

Nos interesa destacar los roles de transparencia, memoria e identidad.

El principio de transparencia hace referencia a la obligación de las Administraciones

Públicas de abrir canales permanentes, simples y claros de información y comunicación con

Magister, Docente en Escuela de Archivología, FFyH, UNC; miembro de la Sección Archivos Locales,

Municipales y Territoriales del Consejo Internacional de Archivos (ICA/SLMT);

[email protected] 1 Apertura del 5º Coloquio de la sección Archiveros Municipales de la AAF, en VAN REET, Benoît: “Colloque

de Toulouse, 5º colloque de la section des archivistes municipaux de la AAF, 14-16 juin 2000, en La lettre

des archivistes, Nº 53, publicación de la Association des Archivistes Français, mayo-junio 2000.

MUNICIPAL ARCHIVES: TRANSPARENCY, MEMORY, IDENTITY ...

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los administrados, para facilitarles el conocimiento de su labor, y al derecho correlativo de

éstos de saber, conocer, entender y fiscalizar los pormenores de la institución, a los fines de

prevenir irregularidades, abusos e incluso delitos y posibilitar el control de la opinión

pública sobre su desempeño (Jinesta Lobo, 2006; Chumbita, 2000). Según Aída Luz

Mendoza Navarro (2004:92) la preocupación por la transparencia se ha “puesto en

actualidad en los últimos tiempos debido a los descubrimientos cada vez más alarmantes

de actos de corrupción”, y considera que “una de las condiciones para que la democracia

sea efectiva es lograr que las administraciones sean transparentes, debido a que los actos

de corrupción encuentran su mejor aliada en la falta de transparencia” (Ídem, p.90). En los

últimos años, según Carlos Cordero Sanz (2007:55) “la transparencia se ha convertido en un

valor imprescindible para generar la confianza de los individuos y las organizaciones, en los

modelos y sistemas en los que se mueven y actúan” y se ha constituido en una necesidad

en las relaciones entre los distintos agentes que conviven en los sistemas. Además, como

sostiene Ernesto Jinesta Lobo (2006:03), la búsqueda de transparencia en todos los sectores

y actividades es una característica de la “sociedad digital”, se opone a “la entropía, el

hermetismo, el secreto, la opacidad, la complejidad y el caos”, consiste en “el intercambio

fluido de información vertical (hacia los administrados) y horizontal (entre los órganos y

entes)” y exige “un replanteamiento de las relaciones entre las Administraciones Públicas y

los administrados, sustituyendo los principios de autoridad, jerarquía, supremacía y

subordinación por el de negociación o concertación”. Dado que en un Estado de derecho

los actos de la Administración Municipal se expresan en documentos y éstos se conservan

en los Archivos, la fuente de la información que se brinda al ciudadano y, por lo tanto, la

base de la transparencia administrativa, la constituyen los documentos, razón por la cual es

imprescindible que se encuentren organizados de acuerdo a los principios básicos de la

archivología.

Archivos y memoria son términos relacionados con mucha frecuencia. Esto se debe,

probablemente, al concepto de “lieux de mémoire” (lugares de memoria o sitios de

memoria) acuñado por el francés Pierre Nora. Desde un punto de vista totalmente

diferente, Hilary Jenkinson también asignó a los archivos un rol de “memoria artificial” pero

con el argumento de que los documentos sirven para que el archivero o el administrador

no dependan de su propia memoria, sino que encuentren, en ellos, la información sobre lo

que se ha hecho en el pasado (Fenoglio, 2016).

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Para Angelika Menne-Haritz (2001) los archivos no almacenan memoria, sino que ofrecen la

posibilidad de crearla. Considera que la función de los archivos es prevenir la amnesia,

construir y dar forma a la memoria para ayudar a comprender los problemas del presente y

prepararnos para el futuro, es decir, son fuentes para el descubrimiento y la recuperación

de la memoria. Por su parte, Margaret Hedstrom (2016) manifiesta que los archivos son

fuentes para el descubrimiento y/o la recuperación de memorias perdidas y que, sin ellos,

“la memoria falla, el conocimiento sobre los hechos se desvanece y el orgullo de una

experiencia compartida se disipa” (Ídem, p.251) y, por eso, el archivo es el antídoto para

esas pérdidas.

En cuanto a la problemática de la identidad, Pierre Nora (2003:48) une memoria e identidad

en la que considera tercera edad de los documentos, la cual interesa “a todos y a nadie”. Y

agrega: “hemos convertido al archivo en depositario de nuestra identidad. De allí su carga

afectiva y emocional que nunca ha sido tan grande”.

La memoria se sostiene en el patrimonio documental y éste se conforma luego de la

evaluación de los documentos. Respecto de este proceso, si bien es complejo en cualquier

institución, cuando se trata de archivos municipales el compromiso del archivero es mayor,

porque al deber ético profesional se suma la responsabilidad política ante la sociedad que

está involucrada en los documentos y la información que se destruirá o se conservará

según la decisión que se adopte. El archivero municipal debe, por lo tanto, conocer tanto

las teorías como los criterios para poder optar por los que más convengan atento a las

particularidades del fondo documental pero también -y fundamentalmente- los rasgos

distintivos de la idiosincrasia local. Esto significa, tener en cuenta el “valor social” de los

documentos.

Según Terry Eastwood (2003:81), en una sociedad democrática, la evaluación debe

“satisfacer la necesidad que tienen los ciudadanos de saber cómo se ha gobernado y,

asimismo, permitirles llegar a comprender el lugar que ocupan dentro de las comunidades

de las que se consideran miembros. Este derecho a la información se relaciona tanto con la

protección de los derechos individuales como con la defensa de la identidad y el valor de

los documentos se relaciona con la memoria y la identidad de cada ciudad y de sus

habitantes, tanto en lo individual como en lo colectivo, porque, como dijo Wilfred Smith

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(1977:401), “Los archivos son un producto importante de la civilización, un recurso cultural,

un elemento esencial de la herencia humana”.

Los archivos municipales en el XII CAM

Visto la necesidad de tratar, en forma puntual y específica, cuestiones que atañen a los

Archivos Municipales, en el marco del XII Congreso de Archivología del Mercosur, el 29 de

setiembre de 2017, se llevó a cabo la IX JORNADA DE ARCHIVOS MUNICIPALES DEL

MERCOSUR, coordinada por dos reconocidas profesionales: Ana Célia Rodrigues, de Brasil,

y Miriam Salvatierra, de Argentina. La Jornada se desarrolló en dos mesas temáticas. En la

primera expusieron Mariela Álvarez Rodríguez (Colombia), con el tema Ley de

Transparencia y los archivos municipales en Colombia, Didier Grange (Suiza), con

Adquirir archivos privados: una propuesta en nueve recomendaciones y Lluís-Esteve

Casellas i Serra (Cataluña, España), con Evaluación archivística, más allá de evaluar para

conservar y eliminar. En la segunda Mesa se presentaron cuatro estudios de caso,

correspondientes a situaciones de Brasil, Uruguay y Argentina: Roberto de Assis Tavares de

Almeida y Ana Célia Rodrigues (Brasil) presentaron A Fundação Arquivos e Memória de

Santos e a política para criação de arquivos municipais na Região Metropolitana da

Baixada Santista; Juliana Loureiro Alvim Carvalho, José Maria Jardim y Mariana Lousada

(Brasil), Os marcos legais arquivísticos produzidos em âmbito municipal: o caso do

arquivo público de Macaé – RJ; Mónica Martins (Uruguay), Programa descriptivo y

digitalización de los planos del Archivo del Servicio de Estudios y Proyectos de

Saneamiento (SEPS) de la Intendencia de Montevideo (IM) y Liliana Winkelmann y

Miguel A. Ciacci (Argentina), Primera Comisión de Evaluación, Retención, Descarte y

Digitalización de la Municipalidad de la Ciudad de Córdoba.

Las siete presentaciones se incluyen en este dossier. Los textos se transcriben tal cual se

han recibido de parte de los autores y sólo se han rectificado las cuestiones formales

relacionadas con las reglas editoriales de REDar, así como algunos errores ortográficos.

Cabe señalar, finalmente, que de acuerdo a la metodología instrumentada por los

organizadores del XII CAM los ponentes presentaron propuestas, las que fueron aceptadas

por el comité académico y no hubo control final de los textos presentados; y aclarar que,

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por lo tanto, tanto las formas como las opiniones vertidas en los artículos son de exclusiva

responsabilidad de los autores.

Bibliografía

Chumbita, Hugo (2000): Nuevas tecnologías de la información y transparencia del Estado. INAP.

Instituto Nacional de la Administración Pública, Dirección Nacional de Estudios y

Documentación. Serie II. Estado y Sociedad. Documento Nº 34. Buenos Aires.

Cordero Sanz, Carlos (2008): Derecho de acceso a la información y transparencia: herramientas

necesarias para la democracia en una sociedad abierta. Sánchez de: Diego Fernández de La Riva,

Manuel (Coordinador) y otros: El derecho de acceso a la información pública. CERSA Madrid.

pp.55-67.

Eastwood, Terry (2003): La valoración archivística en las sociedades democráticas. En Tabula Nº

6: El refinado arte de la destrucción: la selección de documentos. Departamento de

Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Salamanca y Asociación de Archiveros

de Castilla y León (ACAL), Salamanca, pp.75-85.

Fenoglio, Norma Catalina (2016): El archivo: su rol como memoria e identidad ciudadana. En

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Pp.117-130.

Fenoglio, Norma Catalina (2009): Los archivos municipales como fuente para la historia regional.

En Revista del Archivo General de la Nación Nº 27, Ministerio de Justicia, Perú, Lima, pág.225 a

232.

Hedstrom, Margaret (2016): Arquivos e memoria coletiva. Mais que uma metáfora, menos que

uma analogia. En Terry Eastwood y Heather MacNeil (org), Anderson Bastos Martins (trad),

Heloísa Liberalli Bellotto (revision técnica), Correntes Atuais do pensamento arquivístico, pp.237-

259. Belo Horizonte, Editora UFMG.

Jinesta Lobo, Ernesto (2006): Transparencia administrativa y derecho de acceso a la información

administrativa, Editorial Juricentro, San José, Costa Rica.

Mendoza Navarro, Aída Luz (2004): Transparencia vs. Corrupción. Los archivos: políticas para su

protección. Guillermo Núñez Soto Editor, Lima.

Menne-Haritz, Angelika (2001): Access – the reformulation of an archival paradigm. En Archival

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Nora, Pierre (2003): Missions et enjeux des archives dans les sociétés contemporaines, en

COMMA 2003.2/3, ICA, Paris, pp.47-49.

Real, Manuel Luis (1997): Les archives au service des décideurs. Janus, Lligall 12, Revista Catalana

d’Arxivistica. Associació d’Arxivers de Catalunya, Barcelona, pp.230-245.

Smith, Wilfred (1985): Archivos y cultura: un ensayo (Cultures, IV/2, 1977, 51-65). En Peter Walne

(comp.). La Administración Moderna de Archivos y la Gestión de Documentos: El Prontuario RAMP,

11

Programa General de Información y UNISIST (RAMP) I-85/WS/32. Organización de las Naciones

Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, París. Diciembre de 1985, pp.401-413.

12

LA LEY DE TRANSPARENCIA No. 1710 de 2014 DE COLOMBIA.

LOS ARCHIVOS MUNICIPALES

THE LAW OF TRANSPARENCY No. 1710 of 2014 OF COLOMBIA. THE MUNICIPAL ARCHIVES

Recibido: 09/11/2017 – Aceptado: 22/12/17

Mariela Álvarez R.

“Las sociedades que no disponen de archivos son sociedades sin memoria.

Sin ellos, en la práctica, no existiría organización estatal”

Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T-443/94)

Resumen: La Ley 1712 de 2014 de Transparencia y Acceso a la Información Pública Nacional es

ejercicio del derecho fundamental a la información pública en Colombia; busca que la

información y documentación en posesión, custodia o bajo control de entidades públicas, esté a

disposición de todos los ciudadanos de manera oportuna, completa, reutilizable, procesable y

en formatos accesibles. Se requiere que las entidades definan la política y responsabilidades del

archivo, así como la inclusión de los documentos producidos en los procesos y procedimientos

relacionados con sus funciones, y la producción y trámite de los documentos de los archivos y

las bases de datos institucionales, estableciendo la planeación archivística de la institución-

PINAR, a corto, mediano y largo plazo, incluyendo el Programa de Gestión Documental-PGD,

estructurado en la planeación estratégica, táctica y operativa, definiendo Cuadros de

Clasificación Documental-CCD, la Tabla de Retención Documental, inventarios y los distintos

servicios definidos por la Ley.

Palabras clave: acceso a la información pública - planeación archivística - programa de gestión

documental.

Abstract: The Law 1712 of 2014 on Transparency and Access to National Public Information is

an exercise of the fundamental right to public information in Colombia. It aims that the

information and documentation in possession, custody or under the control of public entities is

available to all citizens on timely, complete, reusable, processable and accessible formats. It is

Docente en la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia, en la Especialización en Archivística.

Tunja- Boyacá Colombia. Bibliotecóloga y Archivista, Magister en Docencia, Gestión Documental y

Administración de Archivos. [email protected]

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required that the entities define the policy and responsibilities of the archive, as well as the

inclusion of the produced documents in the processes and procedures related to their functions,

with the production and processing of the archives records and the institutional databases,

establishing the archival planning of the institution-PINAR, in the short and medium term,

including the Records Management Program-PGD, structured in strategic, tactical and operative

planning, defining Documentary Classification Charts-CCD, the Documentary Retention Table,

the inventories and the different services defined by the Law.

Keywords: access to public information - archivistic planning - records management program

Antecedentes

En la actualidad, el acceso a la información es considerado como como un eje fundamental

y requisito para la interlocución entre gobierno y ciudadanía; en lo referente a Colombia, el

gobierno ha regulado el marco de su aplicación y buscado implementar, promover y

proteger el derecho de acceso a la información en poder de organismos públicos, en donde

la transparencia hacia los ciudadanos se ejerce complementariamente por los medios de

comunicación, como Internet, la prensa y las publicaciones, entre otros, constituyendo éstos

un canal corriente para que los ciudadanos interesados puedan tener la información de su

interés de las actividades del gobierno y del sistema político, institucionalizando así la

veracidad, exactitud y transparencia de las comunicaciones de prensa gubernamentales.

Los tratadistas consideran que la transparencia en la gestión pública no existe como un

valor absoluto, sino que es un objetivo a alcanzar en la medida en que las autoridades, los

gestores, los archivistas y los políticos la practiquen, y así la información en su sentido

general alcanzará las buenas prácticas archivísticas con características de eficacia y

eficiencia en la transparencia de la gestión de los organismos del sector público.

Bajo esta mirada, se conceptúa que la transparencia involucra dos componentes básicos:

disponibilidad de la información y facilidad de acceso. El primero hace referencia al archivo

considerado como el sustento de las organizaciones para su buen funcionamiento y la

toma de decisiones y, al mismo tiempo, como el medio por el cual se transparenta, se rinde

cuentas y se accede a la información, porque en el archivo se conservan los documentos,

testimonios y evidencias de las distintas acciones administrativas en el orden de ejecución

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de planes y proyectos en las entidades. El segundo es una actitud que se debe fomentar en

la sociedad, y está relacionado con los valores éticos de las personas. Tanto el primero

como el segundo son mecanismos vinculantes regidos por disposiciones legales y

normatividad específica para garantizar un derecho constitucional de los ciudadanos.

La práctica de la transparencia en un Estado se relaciona con el quehacer de las entidades

públicas. Se considera que la democracia representativa es un orden estable en el que

ejercen políticos, asesores y organismos de control, desarrollando y aplicando controles,

políticas, legitimadas si se realizan siempre en un marco democrático.

La forma en que Colombia, sus 32 departamentos y sus 1.122 municipios han asumido un

Modelo de Administración y de Gestión de la información generada por éstos, ha

repercutido en el alcance de la transparencia ejercida en la sociedad. La gestión de la

información, especialmente la producida por los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial,

que se conserva en los distintos documentos de los archivos, de oficina, centrales o

históricos, es esencial para garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos

generados por sus representantes políticos y por sus gestores los servidores públicos. La

Internet, los distintos softwares y la administración electrónica, presentándola en línea en

tiempo real, dan vía eficaz hacia la transparencia. Resumiendo lo anterior, es importante

remarcar que, sin gestión de la información de los documentos y el desarrollo de los

archivos, la transparencia es extremadamente limitada.

1. Disposiciones legales y transparencia

Con el objeto de invitar a los países de América a adoptar legislaciones que faciliten a los

ciudadanos el acceso a la información, la Organización de Estados Americanos – OEA, puso

a disposición de los países de la región en el año 2010 la “Ley Modelo Interamericana sobre

acceso a la información”. Hoy día alrededor de 30 países en la región han expedido algún

tipo de legislación que comparte contenidos de la Ley modelo de esta organización. Entre

los países que cuentan con un adelanto en esta materia se encuentran, Chile, Guatemala,

México y Colombia, entre otros.

En Colombia, la práctica de la transparencia se estableció con la Constitución Política de

1991, en donde en su artículo 74 establece que “todas las personas tienen derecho a

acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley”; por otra parte

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con la Ley Estatutaria 1712 de 2014 se definió el acceso a la información pública como un

derecho fundamental de las personas, de conocer sobre su existencia y acceder a la

información pública2 en posesión o bajo el control de los sujetos obligados.

Concomitante con lo anterior y como se dijo anteriormente, dos ejes fundamentales

soportan la transparencia: la información y los archivos, esto es, los documentos que

contienen la información y la disposición de los mismos con programas de gestión

documental, bases de datos y archivos organizados. Es importante señalar el hecho de que

si los documentos de los archivos no están organizados y bien gestionados, será difícil

determinar la autenticidad y la integridad de la información, así como cumplir con los

plazos establecidos de respuesta a la ciudadanía y a la administración, atendiendo el uso

del derecho de petición.

Uno de los grandes retos es lograr una ciudadanía bien informada acerca del cómo se hace

efectivo su derecho de acceso a la información, no solamente a través de una rendición de

cuentas en forma anual; se requiere también exigibilidad de resultados. Así, una ciudadanía

informada puede ejercer plenamente otros derechos fundamentales y buscar decisiones

más acertadas, es decir una ciudadanía bien informada, que conoce sus derechos, que los

ejerce plenamente, que exige rendición de cuentas y que participa en los asuntos públicos.

Hoy las entidades de carácter público y las privadas que cumplen funciones públicas o

administran recursos del Estado y el sector municipal, ya relacionan e interactúan de una

mejor forma y están trabajando en asegurar que haya disponibilidad de información para el

ciudadano a través de su página Web.

La palabra transparencia3 se utiliza de tres formas, como cualidad de un objeto, como

atributo de un sujeto y como atributo de un grupo o colección de sujetos. Un objeto es

transparente cuando deja paso a la luz y permite ver a través de él otras cosas; cuando se

habla que una persona es transparente es porque actúa de manera franca y abierta

2 Información pública: aquella que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, o controlen en

cualquier formato y en desarrollo de sus funciones, es decir, en el desarrollo de los fines propios del

estado. 3 La palabra transparencia, según el diccionario de la lengua española dice: “Tb. trasparencia.

1. f. Cualidad de transparente.

2. f. Lámina transparente que contiene dibujos o textos y a la que se pueden añadir datos durante su

proyección.

3. f. Cinem. Proyección sobre una pantalla transparente de imágenes móviles filmadas con antelación, que

sirve de fondo a una acción real”.

16

mostrándose tal cual es y sin importar nada; del mismo modo en las entidades públicas su

administración debe ser de una manera cristalina sin ocultar la información que es

relevante ante una comunidad; estas administraciones deben actuar con claridad

entregando su funcionamiento y procesos internos sobre la manera en que se administre

internamente la entidad, es decir, es mostrar ante una sociedad que las cosas son

transparentes y como tienen que ser.

2. La transparencia y los sistemas de archivos

Con independencia de lo indicado en la ordenación jurídica y la legislación de archivos del

país, lo cierto es que hoy en día las relaciones del sistema archivístico y de gestión

documental con el sistema de transparencia son fluidas, pues, como se puso de manifiesto,

pretender implantar un sistema de transparencia pública sin garantizar un funcionamiento

del sistema de archivos y garantizar la gestión documental es impracticable. Lo cierto es

que de nada sirve disponer de las mejores leyes de acceso a la información pública, si los

documentos propiamente de archivo aún no se organizan, valoran, describen y se ponen al

servicio del público.

En lo tocante con la administración pública en el caso colombiano, existe una normatividad.

La Ley 489 de 1998, obliga a las entidades públicas a establecer un Sistema Interno de

Gestión Documental como parte del Sistema de Información Administrativa del sector

público. La Constitución Política de Colombia contempla igualmente principios esenciales

relacionados con la función de los archivos en la vida social, tales como el derecho a la

información, el acceso a los documentos públicos y el principio de la democracia

participativa. La Ley 872 de 2003 y el Decreto reglamentario 4110 de 2004, que obligan a

las entidades públicas a implementar sistemas de gestión de la calidad, que involucran un

proceso de gestión documental. Conforme a la Ley 87 de 1993 y su Decreto reglamentario

1599 de 2005, las entidades públicas deben implementar sistemas de control interno por

procesos y el componente información a la gestión documental.

La gestión documental va de la mano con las iniciativas de gobierno electrónico y la

adopción de tecnologías de la información y la comunicación en la administración pública,

como parte de la obligación del Estado de ofrecer al ciudadano servicios de calidad y

transparencia. Igualmente se han expedido disposiciones sobre racionalización de trámites

17

y procedimientos administrativos. El documento Visión Colombia 2019 pone de relieve la

atención que el Estado le presta al ciudadano mediante la caracterización de la información

pública, según tipos de usuarios y grupos poblacionales.

Es de destacar que para el logro de los objetivos relacionados con la modernización del

Estado y las políticas anticorrupción, el Plan Nacional de Desarrollo expresa la necesidad de

contar con el concurso del Archivo General de la Nación-AGN, para responder a estos retos,

la entidad requiere la adaptación y constante renovación institucional. Se efectúan

reuniones por departamentos y municipios, se expone la obligación de aplicar esta Ley.

2.1 Consideraciones para desarrollar la transparencia

Resulta oportuno llamar la atención una vez más sobre cuestiones que, externas al texto

legal, pueden condicionar su mayor o menor efectividad en la aplicación de la

transparencia. Fundamental es la necesidad de que en las entidades se defina la política de

archivos, integrándola con los planes de gestión anuales, para que las responsabilidades del

diseño e implementación del sistema de gestión de documentos, la organización de las

series y subseries documentales, los plazos de conservación, el almacenamiento en la nube,

los depósitos, las salas de consulta y la facilitación de los distintos servicios del archivo,

sean implementados adecuadamente, para lograr no solo la formación sino un verdadero

cambio de la cultura administrativa; en conclusión, no hay transparencia sin un sistema de

gestión documental con normas técnicas y especializadas del área archivística.

2.2 El cambio de mentalidad4

En los últimos 40 años se han modernizado instituciones, se han desarrollado las normas

técnicas y estructuras homologables a las democracias más avanzadas, pero en ciertos

aspectos, es preciso profundizar en la socialización de la democracia; la transparencia es

buena muestra de ello cuando, tras tantos años transcurridos desde la instauración del

régimen democrático, el estado de derecho, se habla de ella casi como de una absoluta

novedad; hay que considerar las iniciativas de gobierno electrónico que debe incluir

4 Díaz de los Ríos San Juan señala “que con el cambio de mentalidad se pretende conseguir el objetivo de

conectar el archivo con la sociedad para que desaparezca la imagen estereotipada que la población tiene

de ellos como almacenes de papeles viejos.”

18

proyectos relacionados con los documentos de los archivos públicos y los programas de

gestión documental; aún más la base de un buen gobierno electrónico no es la tecnología

sino la información. Es curioso, pero existen países con administraciones públicas muy

transparentes que carecen de leyes específicas en la materia y países con leyes de

transparencia que no han llegado a la democracia cercana al ciudadano.

2.3 La organización de la información

Las entidades en los niveles nacional, departamental y municipal disponen de sistemas de

información con documentos análogos, electrónicos, o híbridos; se requiere realizar cada

uno de los Programas de Gestión Documental con acciones de acercamiento al ciudadano

para capacitarlo en la consulta, aún en temas de cómo se organiza la información, y en el

conocimiento y manejo de algunas herramientas de tipo archivístico como los cuadros de

clasificación de documentos, auxiliares descriptivos, tablas de valoración, bases de datos,

metadatos, porque esto permite al consultar hacer ahorro de tiempo y encontrar las

evidencias en la administración pública. Evidencias que han de gestionarse adecuadamente,

con criterios profesionales, técnicamente específicos, desde su planeación en la creación

y/o producción, del documento, pasando por su identificación, clasificación, ordenación

hasta su conservación o eliminación. Porque transparencia no es ofrecer sólo datos; éstos

solos abruman, confunden, repiten; sólo tienen sentido si son interpretados, transformados

en expedientes, series y subseries con información; que muestran realizaciones concretas

con fechas, costos, nombres, el cómo se cumplió el procedimiento. Por ello, la

transparencia sólo es real si quien gobierna, además de poner a disposición los datos,

proporciona información organizada. Información que, acompañada de experiencia, juicio,

intuición y valores, develará un conocimiento claro y concreto.

Tanto el Artículo 10° de la Convención de las Naciones Unidas como el Foro sobre

Gobernabilidad, desempeño e institucionalidad realizado en Colombia en el 2001, señalan

la necesidad de concebir la relación entre los procesos y procedimientos –

transparencia– y la vida pública de cada una de las instituciones, además que el tema de

procesos y procedimientos debe mantenerse actualizado y concreto.

Con el fin de facilitar que el Programa de Gestión Documental, puede contribuir en manera

eficaz establecer acciones precisas en las entidades que busquen: a) fijar con toda precisión

19

en unión de las áreas responsables de procesos, calidad y las directamente relacionadas en

que se documente y automatice los diversos procesos de la entidad, b) utilizar programas

que permitan controlar el flujo de los documentos desde su creación hasta su destino final,

empleando programas de revisión y aún de rediseño de procesos y procedimientos, c)

trabajar con los archivistas de la entidad para facilitar la arquitectura de información de la

entidad, en igual forma con la definición de tecnologías de la información para gestión

electrónica de documentos de archivo, d) evaluar con las áreas definidas la gestión y el

desarrollo de los procesos para estudiar la conveniencia de un determinado procedimiento

en un área.

3. Requisitos para la transparencia en la gestión de las administraciones públicas

La gestión pública es la capacidad de los servidores públicos para ejecutar los lineamientos

consignados en los planes de desarrollo del país, del departamento y del municipio. Esta

capacidad se desarrolla y realiza siguiendo los lineamientos para que las prácticas de

gobierno sean ejercidas con legitimidad, transparencia, eficacia, eficiencia y efectividad.

Participar en e-gobierno requiere el intercambio de información, ideas y opiniones, no es

sólo expresarse sino conocer todo aquello que las personas y los distintos entes públicos y

privados producen en su diario trabajo. Los principales componentes de la administración

que se consideran son la planeación, ejecución, seguimiento y evaluación, con el fin de

alcanzar los objetivos y las metas propuestas para cada periodo de gobierno.

Las organizaciones existen cuando la gente interactúa para desempeñar funciones

esenciales que le permiten lograr sus metas. Las organizaciones son entidades sociales,

dirigidas a metas, diseñadas con una estructura deliberada y con sistemas de actividades

coordinadas y vinculadas con el ambiente externo.

De acuerdo con el aporte del profesor canadiense Henry Mintzberg (2000) la planeación “se

puede considerar como el proceso que se utiliza para definir y alcanzar metas

organizacionales. Consiste en relacionar las metas de una organización, determinar las

políticas y programas necesarios para lograr objetivos específicos en camino hacía esas

metas y establecer los métodos necesarios para asegurar que las políticas y los programas

sean ejecutados.”

20

3.1 Consideraciones de la planeación

Las consideraciones de la planeación,

en el tema de la transparencia, buscan

establecer los principios que la

organización debe tener en cuenta

para definir e implementar un proceso

de planeación, que permita alcanzar

los propósitos y metas de forma

coherente, cumpliendo con los

requisitos de la gestión pública,

estableciendo El Plan Institucional de

Archivos –PINAR– como el

instrumento para la alta dirección

concebido para garantizar la adecuada

planeación de la función archivística y del proceso de gestión documental, para lo cual

debe encontrarse articulado con los planes y proyectos estratégicos y de modernización de

la entidad, como son el Plan Anual de Acción y el Direccionamiento Estratégico.

Estableciendo los instrumentos archivísticos, haciendo seguimiento y articulando la función

archivística y el proceso de gestión documental a corto, mediano y largo plazo con planes y

proyectos estratégicos y de modernización de acuerdo a las necesidades, debilidades,

riesgos y oportunidades. En la figura 1 se muestran las características que debe contener la

consideración de la planeación.

3.2 Fases de la planeación institucional

En los últimos veinte años el Archivo General de la Nación –AGN– ha venido estableciendo

una serie de actividades, estudios e investigaciones en las entidades tendientes a redefinir

la función de Gestión Documental y Administración de Archivos en las entidades, para así

poder responder a las altas exigencias de la transparencia. Para ello, después del

diagnóstico del archivo, se ha emprendido una tarea de formación en temas de planeación

archivística en los distintos niveles nacional, departamental y municipal, incluyendo los

archivos y las exigencias de la transparencia, en cada entidad, para lo cual se han integrado

Consideraciones de

la planeación

La planeación

debe apoyar la

estrategia de la

organización

Considerar las

prioridades de la

organización y las

capacidades para

alcanzar los objetivos

La planeación no

puede ser desarro-

llada de forma ais-

lada, sino integra-

da con otras áreas

El objetivo es

traducir los

propósitos en

acciones específicas

de desempeño

FIGURA 1. Consideraciones de la planeación.

21

los distintos aspectos en la planeación estratégica, táctica y operativa. En el siguiente

esquema se pueden visualizar los diferentes componentes de la planeación antes

concebida:

Una institución es transparente si los procedimientos con los que opera son claros para

todos los interesados y compartidos por sus miembros, y si sus resultados pueden ser

sometidos a un juicio externo y aún divulgados.

En este sentido, la transparencia en una entidad no sólo se entiende como la publicidad de

los actos oficiales sino también como el acceso a la información de la misma, por parte de

la ciudadanía en general o de los interesados en particular. A mayor transparencia, mayor

visibilidad y, por lo tanto, menor riesgo de corrupción.

3.3 Requisitos para que exista la transparencia

Entre los requisitos que se han establecido para definir la existencia de la transparencia en

una institución se mencionan los siguientes:

Establecer que toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información y

documentos de cualquier entidad de la administración y los poderes públicos;

considerando que existen documentos reservados por Ley.

PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA PLANEACIÓN

TÁCTICA PLANEACIÓN

OPERATIVA

Misión

Visión

Valores

Objetivos institucionales (Estratégicos)

Programas

Proyectos

Presupuestos

Plan de acción

Plan de gestión

Procesos

Tareas

Planes operativos

Figura 2. Fases de la planeación institucional

22

Regular el procedimiento para que el acceso sea eficaz.

Establecer las excepciones al derecho de acceso a la información y los documentos.

El nivel de excepciones determina el nivel de transparencia de un país

generalmente. Las excepciones están relacionadas con la seguridad del estado, los

expedientes de personal, de historia clínica, entre otros.

Crear un órgano completamente independiente de control y evaluación de la

transparencia.

3.4 Componentes que interactúan en los sistemas de gestión documental

Entre los diferentes componentes que interactúan en los sistemas de gestión documental

se mencionan los siguientes:

La gestión administrativa, entendida como el conjunto de acciones que una

organización desarrolla para cumplir con su misión, sus objetivos y metas.

La gestión de la información, definida como las acciones que una organización

emprende para garantizar los flujos de información considerando aspectos como

planeación, producción, registro, acceso, uso, distribución, y conservación, así como

la integración de los diferentes sistemas existentes en las distintas áreas de la

entidad.

La gestión documental, concebida como el área de la gestión administrativa dirigida

a conseguir eficiencia y economía en la creación, mantenimiento uso y disposición

de los documentos.

En este sentido, se requiere diseñar e implementar Sistemas de Gestión Documental-SGD5

que respondan a las necesidades de las entidades del país, y que además resuelvan

problemas asociados con el manejo de los documentos, posibilitando que cualquier acción

o pronunciamiento por parte de la administración se pueda vincular a través de las

5 Un sistema de gestión documental se define como el conjunto de elementos relacionados con la gestión

documental, que interactúan de manera sincronizada y controlada desde la producción del documento,

conservación, uso y disposición de los documentos de una entidad a partir de la aplicación de técnicas

administrativas modernas dirigidas a aumentar la eficiencia administrativa, reducir y bajar los costos y

facilitar estos trámites a partir de la integración de las diferentes tecnologías de la información y la

aplicación de principios archivísticos.

23

relaciones orgánicos-funcionales-administrativas que existen en cualquier tramitación,

considerándose que es la base para la construcción del edificio de la sociedad del

conocimiento.

4. Conclusión

Con la Ley de transparencia y acceso a la información pública considerada como una norma

importante para la democratización real del país, el derecho al acceso a la información

incluye el derecho a recibir explicación y justificación del ejercicio del poder. Se detecta,

como fortaleza, el interés de los municipios por aplicar esta Ley al respecto que queda

evidenciado en sus actividades, aunque este beneficio quizás no sea por la búsqueda de

una mayor democratización sino para cumplir los acuerdos supranacionales firmados como

puede ser en la ONU o la UNESCO entre otros entes.

En la medida que dichas regulaciones se queden en el marco general, no sean articuladas y

los ciudadanos no se apropien de ellas para el control de los poderes públicos, la

democratización seguirá estando en un camino hacia la utopía. Asimismo, el periodista se

verá limitado en su ejercicio porque no tendrá acceso a las informaciones que permitan que

el ciudadano esté enterado del quehacer político.

Es prematuro valorar si la implementación legislativa sobre la Ley de transparencia y acceso

a la información ha incrementado la democratización en los municipios de una forma

empírica, tanto por la juventud de estas normatividades como por el peso histórico de

dichos municipios. Desde la comunicación, la tarea pendiente es sin duda promoverla, darla

a conocer, hacer uso de ella para generar así mejores democracias, con archivos bien

organizados y ciudadanos que estén formados en la consulta de sus documentos que se

encuentran organizados en los archivos. Es decir que:

La transparencia potencia la participación ciudadana, al tener ciudadanos más y

mejor informados,

esta Ley y su práctica inhiben y disuaden las malas prácticas y las entidades

divulgan su información,

mejoran la eficacia y la modernización de la gestión,

24

mejora el servicio democrático, pues a los ciudadanos mejor informados se les

facilita tomar las mejores decisiones, y

se desarrolla la confianza institucional al interior del municipio.

En las siguientes direcciones se presentan entidades con indicación de la información que

se sube a la página para la consulta del ciudadano, en el marco de la Ley de transparencia:

https://www.medellin.gov.co/irj/portal/medellin?NavigationTarget=navurl://5d8409c0964de

fbf2c5863b6b58c368b

http://www.mintrabajo.gov.co/web/guest/atencion-al-ciudadano/transparencia

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Villar Borda, Luis (2000). “La corrupción oficial de los estados contemporáneos”. En: Lecciones de

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26

ANEXO

LEY 1712 DE 2014

(Marzo 6)

Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 103 de 2015.

Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información

Pública Nacional y se dictan otras disposiciones

El Congreso de la República

Ver Circulares Sec. General 030 y 043 de 2015.

DECRETA:

TÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1°. Objeto. El objeto de la presente ley es regular el derecho de acceso a la

información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las

excepciones a la publicidad de información.

Artículo 2°. Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en

posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o

limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley.

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública. En la

interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los

sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos

sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más

amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley,

excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el

cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley.

Principio de buena fe. En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con las obligaciones

derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará con motivación honesta, leal y

desprovista de cualquier intención dolosa o culposa.

Principio de facilitación. En virtud de este principio los sujetos obligados deberán facilitar el

ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que

puedan obstruirlo o impedirlo.

Principio de no discriminación. De acuerdo al cual los sujetos obligados deberán entregar

información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer

distinciones arbitrarias y sin exigir expresión de causa o motivación para la solicitud.

Principio de gratuidad. Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no

se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

Principio de celeridad. Con este principio se busca la agilidad en el trámite y la gestión

administrativa. Comporta la indispensable agilidad en el cumplimiento de las tareas a cargo de

entidades y servidores públicos.

27

Principio de eficacia. El principio impone el logro de resultados mínimos en relación con las

responsabilidades confiadas a los organismos estatales, con miras a la efectividad de los

derechos colectivos e individuales.

Principio de la calidad de la información. Toda la información de interés público que sea

producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz,

completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes

e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la

respectiva entidad.

Principio de la divulgación proactiva de la información. El derecho de acceso a la

información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la

sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura

de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos

que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada,

accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos

y financieros.

Principio de responsabilidad en el uso de la información. En virtud de este, cualquier

persona que haga uso de la información que proporcionen los sujetos obligados, lo hará

atendiendo a la misma.

Artículo 4°. Concepto del derecho. En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la

información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública

en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente podrá

ser restringido excepcionalmente. Las excepciones serán limitadas y proporcionales, deberán

estar contempladas en la ley o en la Constitución y ser acordes con los principios de una

sociedad democrática.

El derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar

proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz,

oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de

producir o capturar la información pública. Para cumplir lo anterior los sujetos obligados

deberán implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo

de documentos electrónicos auténticos.

Parágrafo. Cuando el usuario considere que la solicitud de la información pone en riesgo su

integridad o la de su familia, podrá solicitar ante el Ministerio Público el procedimiento especial

de solicitud con identificación reservada.

Artículo 5°. Ámbito de aplicación. Corregido por el art. 1, Decreto Nacional 1494 de 2015. Las

disposiciones de esta ley serán aplicables a las siguientes personas en calidad de sujetos

obligados:

a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en

todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o

territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital;

b) Los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control;

c) Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que

presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la

prestación del servicio público;

28

d) Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe

función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada

con el desempeño de su función;

e) Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos;

f) Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u

origen público.

Las personas naturales o jurídicas que reciban o intermedien fondos o beneficios públicos

territoriales y nacionales y no cumplan ninguno de los otros requisitos para ser considerados

sujetos obligados, solo deberán cumplir con la presente ley respecto de aquella información que

se produzca en relación con fondos públicos que reciban o intermedien.

Parágrafo 1°. No serán sujetos obligados aquellas personas naturales o jurídicas de carácter

privado que sean usuarios de información pública.

Artículo 6°. Definiciones.

a) Información. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier

documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen;

b) Información pública. Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga,

adquiera, o controle en su calidad de tal;

c) Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de

un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o

semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o

exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos

particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley;

d) Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de

un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a

intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el

artículo 19 de esta ley;

e) Publicar o divulgar. Significa poner a disposición en una forma de acceso general a los

miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión;

f) Sujetos obligados. Se refiere a cualquier persona natural o jurídica, pública o privada incluida

en el artículo 5° de esta ley;

g) Gestión documental. Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida

por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

utilización y conservación;

h) Documento de archivo. Es el registro de información producida o recibida por una entidad

pública o privada en razón de sus actividades o funciones;

i) Archivo. Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el

transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e

información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la

historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación y la cultura;

29

j) Datos Abiertos. Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en

formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo

la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son

puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de

que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos;

k) Documento en construcción. No será considerada información pública aquella información

preliminar y no definitiva, propia del proceso deliberatorio de un sujeto obligado en su calidad

de tal.

TÍTULO II

DE LA PUBLICIDAD Y DEL CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN

Artículo 7°. Disponibilidad de la Información. En virtud de los principios señalados, deberá

estar a disposición del público la información a la que hace referencia la presente ley, a través

de medios físicos, remotos o locales de comunicación electrónica. Los sujetos obligados

deberán tener a disposición de las personas interesadas dicha información en la Web, a fin de

que estas puedan obtener la información, de manera directa o mediante impresiones. Asimismo,

estos deberán proporcionar apoyo a los usuarios que lo requieran y proveer todo tipo de

asistencia respecto de los trámites y servicios que presten.

Parágrafo. Se permite en todo caso la retransmisión de televisión por internet cuando el

contenido sea información pública de entidades del Estado o noticias al respecto.

Artículo 8°. Criterio diferencial de accesibilidad. Con el objeto de facilitar que las poblaciones

específicas accedan a la información que particularmente las afecte, los sujetos obligados, a

solicitud de las autoridades de las comunidades, divulgarán la información pública en diversos

idiomas y lenguas y elaborarán formatos alternativos comprensibles para dichos grupos. Deberá

asegurarse el acceso a esa información a los distintos grupos étnicos y culturales del país y en

especial se adecuarán los medios de comunicación para que faciliten el acceso a las personas

que se encuentran en situación de discapacidad.

Artículo 9°. Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto

obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de

manera proactiva en los sistemas de información del Estado o herramientas que lo sustituyan:

a) La descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes, la ubicación de sus sedes y

áreas, divisiones o departamentos, y sus horas de atención al público;

b) Su presupuesto general, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto público

para cada año fiscal, de conformidad con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011;

c) Un directorio que incluya el cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho

de los empleados y funcionarios y las escalas salariales correspondientes a las categorías de

todos los servidores que trabajan en el sujeto obligado, de conformidad con el formato de

información de servidores públicos y contratistas;

d) Todas las normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales, las metas y

objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos y los

resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de desempeño;

e) Su respectivo plan de compras anuales, así como las contrataciones adjudicadas para la

correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, las obras públicas,

los bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios o investigaciones

30

deberá señalarse el tema específico, de conformidad con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011.

En el caso de las personas naturales con contratos de prestación de servicios, deberá publicarse

el objeto del contrato, monto de los honorarios y direcciones de correo electrónico, de

conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas;

f) Los plazos de cumplimiento de los contratos;

g) Publicar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de conformidad con el artículo

73 de la Ley 1474 de 2011.

Parágrafo 1°. La información a que se refiere este artículo deberá publicarse de tal forma que

facilite su uso y comprensión por las personas, y que permita asegurar su calidad, veracidad,

oportunidad y confiabilidad.

Parágrafo 2°. En relación a los literales c) y e) del presente artículo, el Departamento

Administrativo de la Función Pública establecerá un formato de información de los servidores

públicos y de personas naturales con contratos de prestación de servicios, el cual contendrá los

nombres y apellidos completos, ciudad de nacimiento, formación académica, experiencia laboral

y profesional de los funcionarios y de los contratistas. Se omitirá cualquier información que

afecte la privacidad y el buen nombre de los servidores públicos y contratistas, en los términos

definidos por la Constitución y la ley.

Parágrafo 3°. Sin perjuicio a lo establecido en el presente artículo, los sujetos obligados

deberán observar lo establecido por la estrategia de gobierno en línea, o la que haga sus veces,

en cuanto a la publicación y divulgación de la información.

Artículo 10. Publicidad de la contratación. En el caso de la información de contratos indicada

en el artículo 9° literal e), tratándose de contrataciones sometidas al régimen de contratación

estatal, cada entidad publicará en el medio electrónico institucional sus contrataciones en curso

y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través

del cual podrá accederse directamente a la información correspondiente al respectivo proceso

contractual, en aquellos que se encuentren sometidas a dicho sistema, sin excepción.

Parágrafo. Los sujetos obligados deberán actualizar la información a la que se refiere el artículo

9°, mínimo cada mes.

Artículo 11. Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y

funcionamiento del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente

información mínima obligatoria de manera proactiva:

a) Detalles pertinentes sobre todo servicio que brinde directamente al público, incluyendo

normas, formularios y protocolos de atención;

b) Toda la información correspondiente a los trámites que se pueden agotar en la entidad,

incluyendo la normativa relacionada, el proceso, los costos asociados y los distintos formatos o

formularios requeridos;

c) Una descripción de los procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes

áreas;

d) El contenido de toda decisión y/o política que haya adoptado y afecte al público, junto con

sus fundamentos y toda interpretación autorizada de ellas;

e) Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría del sujeto obligado;

f) Todo mecanismo interno y externo de supervisión, notificación y vigilancia pertinente del

sujeto obligado;

31

g) Sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como

todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones;

h) Todo mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del

público en relación con acciones u omisiones del sujeto obligado, junto con un informe de

todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado;

i) Todo mecanismo o procedimiento por medio del cual el público pueda participar en la

formulación de la política o el ejercicio de las facultades de ese sujeto obligado;

j) Un registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad con la

presente ley y automáticamente disponibles, así como un Registro de Activos de Información;

k) Los sujetos obligados deberán publicar datos abiertos, para lo cual deberán contemplar las

excepciones establecidas en el título 3 de la presente ley. Adicionalmente, para las condiciones

técnicas de su publicación, se deberán observar los requisitos que establezca el Gobierno

Nacional a través del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o

quien haga sus veces.

Artículo 12. Adopción de esquemas de publicación. Todo sujeto obligado deberá adoptar y

difundir de manera amplia su esquema de publicación, dentro de los seis meses siguientes a la

entrada en vigencia de la presente ley. El esquema será difundido a través de su sitio Web, y en

su defecto, en los dispositivos de divulgación existentes en su dependencia, incluyendo

boletines, gacetas y carteleras. El esquema de publicación deberá establecer:

a) Las clases de información que el sujeto obligado publicará de manera proactiva y que en todo

caso deberá comprender la información mínima obligatoria;

b) La manera en la cual publicará dicha información;

c) Otras recomendaciones adicionales que establezca el Ministerio Público;

d) Los cuadros de clasificación documental que faciliten la consulta de los documentos públicos

que se conservan en los archivos del respectivo sujeto obligado, de acuerdo con la

reglamentación establecida por el Archivo General de la Nación;

e) La periodicidad de la divulgación, acorde a los principios administrativos de la función

pública.

Todo sujeto obligado deberá publicar información de conformidad con su esquema de

publicación.

Artículo 13. Registros de Activos de Información. Todo sujeto obligado deberá crear y

mantener actualizado el Registro de Activos de Información haciendo un listado de:

a) Todas las categorías de información publicada por el sujeto obligado;

b) Todo registró publicado;

c) Todo registro disponible para ser solicitado por el público.

El Ministerio Público podrá establecer estándares en relación a los Registros Activos de

Información.

Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información

cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el

Archivo General de la Nación, en relación a la constitución de las Tablas de Retención

Documental (TRD) y los inventarios documentales.

32

Artículo 14. Información publicada con anterioridad. Corregido por el art. 1, Decreto

Nacional 1862 de 2015. Los sujetos obligados deben garantizar y facilitar a los solicitantes, de la

manera más sencilla posible, el acceso a toda la información previamente divulgada. Se

publicará esta información en los términos establecidos.

Cuando se dé respuesta a una de las solicitudes aquí previstas, esta deberá hacerse pública de

manera proactiva en el sitio Web del sujeto obligado, y en defecto de la existencia de un sitio

Web, en los dispositivos de divulgación existentes en su dependencia.

Artículo 15. Programa de Gestión Documental. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la

entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de

Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios

para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos

públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado.

Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y

demás entidades competentes expidan en la materia.

Artículo 16. Archivos. En su carácter de centros de información institucional que contribuyen

tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa

del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan

dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y

conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos

que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación.

Artículo 17. Sistemas de información. Para asegurar que los sistemas de información

electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información

pública, los sujetos obligados deben asegurar que estos:

a) Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos

establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad;

b) Gestionen la misma información que se encuentre en los sistemas administrativos del sujeto

obligado;

c) En el caso de la información de interés público, deberá existir una ventanilla en la cual se

pueda acceder a la información en formatos y lenguajes comprensibles para los ciudadanos;

d) Se encuentren alineados con la estrategia de gobierno en línea o de la que haga sus veces.

TÍTULO III

EXCEPCIONES ACCESO A LA INFORMACIÓN

Artículo 18. Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o

jurídicas. Corregido por el art. 2, Decreto Nacional 1494 de 2015. Es toda aquella información

pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por

escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos:

a) Corregido por el art. 1, Decreto Nacional 2199 de 2015. El derecho de toda persona a la

intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en

concordancia con lo estipulado;

b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad;

c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales, así como los estipulados en el

parágrafo del artículo 77 de la Ley 1474 de 2011.

33

Parágrafo. Estas excepciones tienen una duración ilimitada y no deberán aplicarse cuando la

persona natural o jurídica ha consentido en la revelación de sus datos personales o privados o

bien cuando es claro que la información fue entregada como parte de aquella información que

debe estar bajo el régimen de publicidad aplicable.

Artículo 19. Información exceptuada por daño a los intereses públicos. Es toda aquella

información pública reservada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera

motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere

expresamente prohibido por una norma legal o constitucional:

a) La defensa y seguridad nacional;

b) La seguridad pública;

c) Las relaciones internacionales;

d) La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras

que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el

caso;

e) El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales;

f) La administración efectiva de la justicia;

g) Los derechos de la infancia y la adolescencia;

h) La estabilidad macroeconómica y financiera del país;

i) La salud pública.

Parágrafo. Se exceptúan también los documentos que contengan las opiniones o puntos de

vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos.

Artículo 20. Índice de Información clasificada y reservada. Los sujetos obligados deberán

mantener un índice actualizado de los actos, documentos e informaciones calificado como

clasificado o reservado, de conformidad a esta ley. El índice incluirá sus denominaciones, la

motivación y la individualización del acto en que conste tal calificación.

Artículo 21. Divulgación parcial y otras reglas. Corregido por el art. 3, Decreto Nacional 1494

de 2015. En aquellas circunstancias en que la totalidad de la información contenida en un

documento no esté protegida por una excepción contenida en la presente ley, debe hacerse una

versión pública que mantenga la reserva únicamente de la parte indispensable. La información

pública que no cae en ningún supuesto de excepción deberá ser entregada a la parte solicitante,

así como ser de conocimiento público. La reserva de acceso a la información opera respecto del

contenido de un documento público pero no de su existencia.

Ninguna autoridad pública puede negarse a indicar si un documento obra o no en su poder o

negar la divulgación de un documento.

Las excepciones de acceso a la información contenidas en la presente ley no aplican en casos de

violación de derechos humanos o delitos de lesa humanidad, y en todo caso deberán

protegerse los derechos de las víctimas de dichas violaciones.

Artículo 22. Excepciones temporales. La reserva de las informaciones amparadas por el

artículo 19 no deberá extenderse por un período mayor a quince (15) años.

34

TÍTULO IV

DE LAS GARANTÍAS AL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

Artículo 23. Funciones del Ministerio Público. El Ministerio Público será el encargado de velar

por el adecuado cumplimiento de las obligaciones estipuladas en la presente ley. Para tal

propósito, la Procuraduría General de la Nación en un plazo no mayor a seis meses establecerá

una metodología para que aquel cumpla las siguientes funciones y atribuciones:

a) Desarrollar acciones preventivas para el cumplimiento de esta ley;

b) Realizar informes sobre el cumplimiento de las decisiones de tutelas sobre acceso a la

información;

c) Publicar las decisiones de tutela y normatividad sobre acceso a la información pública;

d) Promover el conocimiento y aplicación de la presente ley y sus disposiciones entre los sujetos

obligados, así como su comprensión entre el público, teniendo en cuenta criterios diferenciales

para su accesibilidad, sobre las materias de su competencia mediante la publicación y difusión

de una guía sobre el derecho de acceso a la información;

e) Aplicar las sanciones disciplinarias que la presente ley consagra;

f) Decidir disciplinariamente, en los casos de ejercicio de poder preferente, los casos de faltas o

mala conducta derivada del derecho de acceso a la información;

g) Promover la transparencia de la función pública, el acceso y la publicidad de la información

de las entidades del Estado, por cualquier medio de publicación;

h) Requerir a los sujetos obligados para que ajusten sus procedimientos y sistema de atención al

ciudadano a dicha legislación;

i) Realizar, directamente o a través de terceros, actividades de capacitación de funcionarios

públicos en materia de transparencia y acceso a la información;

j) Efectuar estadísticas y reportes sobre transparencia y acceso a la información de los órganos

de la administración del Estado y sobre el cumplimiento de esta ley;

k) Entregar en debida forma las respuestas a las peticiones formuladas con solicitud de

identificación reservada a las que se refiere el parágrafo del artículo 4° de la presente ley;

l) Implementar y administrar los sistemas de información en el cumplimiento de sus funciones,

para lo cual establecerá los plazos y criterios del reporte por parte de las entidades públicas que

considere necesarias.

Las entidades del Ministerio Público contarán con una oficina designada que dispondrá de los

medios necesarios para el cumplimiento de las anteriores funciones y atribuciones.

Artículo 24. Del Derecho de acceso a la información. Toda persona tiene derecho a solicitar y

recibir información de cualquier sujeto obligado, en la forma y condiciones que establece esta

ley y la Constitución.

Artículo 25. Solicitud de acceso a la Información Pública. Es aquella que, de forma oral o

escrita, incluida la vía electrónica, puede hacer cualquier persona para acceder a la información

pública.

Parágrafo. En ningún caso podrá ser rechazada la petición por motivos de fundamentación

inadecuada o incompleta.

Artículo 26. Respuesta a solicitud de acceso a información. Corregido por el art. 4, Decreto

Nacional 1494 de 2015. Es aquel acto escrito mediante el cual, de forma oportuna, veraz,

35

completa, motivada y actualizada, todo sujeto obligado responde materialmente a cualquier

persona que presente una solicitud de acceso a información pública. Su respuesta se dará en los

términos establecidos.

La respuesta a la solicitud deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la

reproducción y envío de la misma al solicitante. Se preferirá, cuando sea posible, según los

sujetos pasivo y activo, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante.

Artículo 27. Recursos del solicitante. Cuando la respuesta a la solicitud de información

invoque la reserva de seguridad y defensa nacional o relaciones internacionales, el solicitante

podrá acudir al recurso de reposición, el cual deberá interponerse por escrito y sustentando en

la diligencia de notificación, o dentro de los tres (3) días siguientes a ella.

Negado este recurso corresponderá al Tribunal administrativo con jurisdicción en el lugar donde

se encuentren los documentos, si se trata de autoridades nacionales, departamentales o del

Distrito Capital de Bogotá, o al juez administrativo si se trata de autoridades distritales y

municipales, decidir en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente, la petición

formulada.

Para ello, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al tribunal o al

juez administrativo en un plazo no superior a tres (3) días. En caso de que el funcionario

incumpla esta obligación el solicitante podrá hacer el respectivo envío de manera directa.

El juez administrativo decidirá dentro de los diez (10) días siguientes. Este término se

interrumpirá en los siguientes casos:

1. Cuando el tribunal o el juez administrativo solicite copia o fotocopia de los documentos sobre

cuya divulgación deba decidir, o cualquier otra información que requieran, y hasta la fecha en la

cual las reciba oficialmente.

2. Cuando la autoridad solicite, a la sección del Consejo de Estado que el reglamento disponga,

asumir conocimiento del asunto en atención a su importancia jurídica o con el objeto de unificar

criterios sobre el tema. Si al cabo de cinco (5) días la sección guarda silencio, o decide noavocar

conocimiento, la actuación continuará ante el respectivo tribunal o juzgado administrativo.

Parágrafo. Será procedente la acción de tutela para aquellos casos no contemplados en el

presente artículo, una vez agotado el recurso de reposición del Código Contencioso

Administrativo.

Artículo 28. Carga de la prueba. Le corresponde al sujeto obligado aportar las razones y

pruebas que fundamenten y evidencien que la información solicitada debe permanecer

reservada o confidencial. En particular, el sujeto obligado debe demostrar que la información

debe relacionarse con un objetivo legítimo establecido legal o constitucionalmente. Además,

deberá establecer si se trata de una excepción contenida en los artículos 18 y 19 de esta ley y si

la revelación de la información causaría un daño presente, probable y específico que excede el

interés público que representa el acceso a la información.

Artículo 29. Responsabilidad Penal. Todo acto de ocultamiento, destrucción o alteración

deliberada total o parcial de información pública, una vez haya sido objeto de una solicitud de

información, será sancionado en los términos del artículo 292 del Código Penal.

36

TÍTULO V

VIGENCIA Y MEDIDAS DE PROMOCIÓN

Artículo 30. Capacitación. El Ministerio Público, con el apoyo de la sociedad civil interesada en

participar, deberá asistir a los sujetos obligados y a la ciudadanía en la capacitación con enfoque

diferencial, para la aplicación de esta ley.

Artículo 31. Educación Formal. El Ministerio de Educación, con el apoyo de la sociedad civil,

deberá promover que en el área relacionada con el estudio de la Constitución, la instrucción

cívica y el fomento de prácticas democráticas obligatorias para las instituciones educativas

privadas y públicas, de conformidad con el artículo 41 de la Constitución Política, se incluya

información sobre el derecho de acceso a la información, sus principios y sus reglas básicas.

Artículo 32. Política Pública de acceso a la información. El diseño, promoción e

implementación de la política pública de acceso a la información pública, estará a cargo de la

Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, el Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones, el Departamento Administrativo de la Función Pública

(DAFP), el Departamento Nacional de Planeación (DNP), el Archivo General de la Nación y el

Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE).

Artículo 33. Vigencia y derogatoria. La presente ley rige a los seis (6) meses de la fecha de su

promulgación para todos los sujetos obligados del orden nacional. Para los entes territoriales la

ley entrará en vigencia un año después de su promulgación. La presente ley deroga todas las

disposiciones que le sean contrarias.

El Presidente del honorable Senado de la República,

Juan Fernando Cristo Bustos.

El Secretario General del honorable Senado de la República,

Gregorio Eljach Pacheco.

El Presidente de la honorable Cámara de Representantes,

Hernán Penagos Giraldo.

El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,

Jorge Humberto Mantilla Serrano.

REPÚBLICA DE COLOMBIA – GOBIERNO NACIONAL

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

En cumplimiento de lo dispuesto en la Sentencia C-274 del 9 de mayo de 2013, proferida por la

Corte Constitucional, se procede a la sanción del proyecto de ley, toda vez que dicha

Corporación ordena la remisión del expediente al Congreso de la República, para continuar el

trámite legislativo de rigor y su posterior envío al Presidente de la República para efecto de la

correspondiente sanción.

Dada en Bogotá, D.C., a los 06 días del mes de marzo del año 2014

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN

El Ministro del Interior,

Aurelio Iragorri Valencia.

37

El Ministro de Justicia y del Derecho,

Alfonso Gómez Méndez.

La Ministra de Educación Nacional,

María Fernanda Campo Saavedra.

El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,

Diego Molano Vega.

Corte Constitucional

Secretaría General

38

ADQUIRIR ARCHIVOS PRIVADOS: UNA PROPUESTA EN NUEVE

RECOMENDACIONES

ACQUIRING PRIVATE ARCHIVES: A PROPOSAL IN NINE RECOMMENDATIONS

Recibido: 09/11/2017 – Aceptado: 18/11/2017

Didier Grange

Resumen: En general, cuando pueden, los Archivos Municipales reciben archivos privados como

complemento de sus archivos administrativos. En la exposición se presentan nueve

recomendaciones generales al respecto, basadas en la práctica y la experiencia en los Archivos

de la ciudad de Ginebra (Suiza). Nacido en 1986, el Archivo de la ciudad de Ginebra tiene una

política de adquisiciones desde 2005, con el mandato explícito de las autoridades de recibir

archivos privados para completar y diversificar la memoria histórica de la Municipalidad.

Palabras clave: política de adquisiciones - Archivo de la Ciudad de Ginebra - Recomendaciones

- fondos privados - adquisición

Abstract: In general, when they can, the Municipal Archives receive private files as a

complement to their administrative files. This text presents nine general recommendations in

this regard, based on practice and experience in the Archives of the city of Geneva (Switzerland).

Born in 1986, the Archive of the city of Geneva has a policy of acquisitions since 2005, with the

explicit mandate of the authorities to receive private archives to complete and diversify the

historical memory of the Municipality.

Keywords: acquisitions policy - City of Geneva Archive - Recommendations - private funds -

acquisition

Al comienzo de mi intervención, hice dos preguntas a las personas presentes:

1) ¿Quién ha recibido el mandato explícito y oficial de las Autoridades Municipales para recolectar archivos privados?

2) ¿Quién tiene una Política de Adquisición escrita y validada por las autoridades municipales?

Tres personas respondieron afirmativamente a la primera pregunta.

Una sola persona mencionó que tenía un embrión de política de adquisición.

Original en francés, traducción Mgt. Norma Catalina Fenoglio.

Archivero de la Ciudad de Ginebra, Asesor especial ICA / [email protected]

39

Es poco. Esto demuestra que aún es necesario mucho trabajo en esta área para actualizar

las instituciones de archivo.

Mi intervención se refiere a la adquisición de archivos privados. Numerosas instituciones de

archivos públicos mantienen y ponen a disposición tales archivos. Pero, ¿cómo los

adquieren? ¿Lo hacen de acuerdo a reglas precisas? Por ejemplo, ¿tienen un mandato

oficial de las autoridades? ¿Una política de adquisición? ¿Documentos contractuales

necesarios para regular la cuestión de las donaciones y los legados? ¿Se coordinan con

otras instituciones para evitar la competencia cuando adquieren archivos privados o

trabajan en forma aislada? ¿Encuentran dificultades particulares? ¿O adquieren documentos

privados fuera de un marco claramente definido y sin seguir un proceso particular? Sin

duda, las situaciones pueden ser muy diversas. Las respuestas a estas preguntas también.

Esta comunicación no es el resultado de un estudio científico, basado en una revisión

detallada de la literatura profesional publicada sobre el tema. Esta literatura existe y es

relativamente abundante, especialmente en algunos países, más sensibles que otros sobre

este tema. Es más bien un ensayo basado en la práctica en la institución para la que

trabajo desde hace más de veinte años: el Archivo de la Ciudad de Ginebra (AVG). Este

texto es, por lo tanto, más un testimonio que una reflexión elaborada. Su objetivo es, ante

todo, compartir los frutos de nuestra experiencia.

Luego de una breve presentación del AVG, se harán nueve recomendaciones. Juntas,

constituyen un conjunto que permite ciertamente mejorar las condiciones bajo las cuales se

realizan las adquisiciones de archivos privados o iniciar una reflexión específica sobre el

tema.

Cabe señalar que, cuando hablo de adquisición, no tomo en cuenta la compra de archivos y

documentos aislados. Nos enfocaremos únicamente en las adquisiciones recibidas de forma

gratuita, en forma de donaciones o legados. Por supuesto, una Política de Adquisición

puede incluir adquisiciones hechas a título oneroso, pero en el caso de la Ciudad de

Ginebra, no contamos con los medios financieros para realizar compras. Esta figura, por lo

tanto, no se toma en consideración aquí.

Como los países anglosajones, por ejemplo. La sigla responde a su nombre en francés (Archives de la Ville de Genève) (Nota de la traductora). De ser necesario, pueden tenerse en cuenta también los depósitos.

40

A) ¿Por qué los archivos privados son importantes para una Municipalidad?

Antes que nada, es importante recordar por qué razón los archivos privados son adquiridos

por los archivos públicos.

La memoria de un municipio no puede basarse únicamente en los documentos producidos

o recibidos por las autoridades políticas y por los servicios de la administración. Si éste

fuera el caso, la imagen forjada a través del tiempo sería parcial y engañosa. El alcance de la

adquisición debe necesariamente ampliarse para incluir los fondos producidos o recibidos

por otros actores importantes ubicados en el territorio municipal, como asociaciones,

fundaciones, clubes deportivos o incluso personalidades, secciones municipales de los

partidos políticos, empresas, movimientos alternativos. Cada institución de Archivo debe

definir su ámbito de adquisición.

Las autoridades municipales, preocupadas por el uso del dinero público y la economía de

espacio disponible para los archivos, necesitan comprender por qué los archivos adquieren

tales fondos y apoyar a sus archiveros en sus esfuerzos a pesar de su renuencia –constatada

a menudo. De lo contrario no pasa nada, o los archivos funcionan con un incómodo vacío

institucional.

Lo que es cierto para el caso de los archivos municipales, lo es igualmente a nivel regional,

provincial o nacional. Los archivos privados son una parte fundamental del patrimonio

documental en general. Además, las recomendaciones básicas hechas en este ensayo

podrían totalmente ser tomadas por archivos que no son municipales.

B) Síntesis del Archivo de la Ciudad de Ginebra (AVG)

La Ciudad de Ginebra se separó del Estado en 1842 para convertirse en una Municipalidad

independiente. Hubo que esperar hasta fines de los años 1970 para asistir a una

movilización en favor del acceso a los documentos conservados por la Municipalidad. Hasta

entonces, los archivos eran responsabilidad del Secretario General de la Ciudad. Ningún

profesional estaba a cargo de ellos. Las consultas insistentes de los historiadores forzaron al

Ejecutivo a confiar la elaboración de un informe a un experto. Después de leer y debatir el

documento, en 1986 se decidió la creación del Archivo de la Ciudad de Ginebra (AVG). Se

Hemos vivido esta situación durante muchos años en el Archivo de la Ciudad de Ginebra.

41

nombró una archivera, que comienza a trabajar ese mismo año. Desde entonces, la unidad

ha crecido y ahora tiene 5.5 puestos. Está vinculada al Director General de la

Administración, el más alto funcionario de la Ciudad. Las misiones del AVG fueron definidas

y validadas por el Consejo Administrativo en marzo de 2005. A saber:

asesorar y ayudar a los departamentos de la Administración municipal en la gestión

de los documentos que producen y reciben; esos documentos forman los archivos

corrientes e intermedios de la Ciudad de Ginebra;

recoger y conservar los documentos producidos y recibidos por las autoridades de

la Ciudad de Ginebra y por la Administración Municipal que tienen un valor

permanente; estos documentos forman los archivos históricos de la Ciudad de

Ginebra, memoria del Municipio;

recibir y preservar fondos de archivos privados en relación con la historia de la

ciudad de Ginebra, complementos esenciales para los archivos públicos;

hacer que los documentos estén disponibles para el público y la Administración

municipal.

Se puede considerar que una quinta misión se agregó en 2009 a las cuatro mencionadas

anteriormente, cuando la unidad se hizo cargo del llamado sector “Dossiers”. Este último es

particularmente responsable de la gestión de los archivos corrientes del Poder Ejecutivo.

En 2017, el AVG conserva 114 fondos privados y 63 fondos de archivos públicos, con un

total de casi 5 km lineales. Los fondos privados representan aproximadamente el 10% del

total del metraje lineal. Estos fondos son muy solicitados por el público y los investigadores.

De acuerdo a los datos estadísticos, no es raro que, en un año, más de la mitad de las

consultas se realicen sobre fondos privados. Este resultado muestra que los archivos

privados son importantes y considerados como tales por los ciudadanos y los

investigadores. Además, si las instituciones de archivos públicos están al servicio de la

población y deben tener en cuenta sus necesidades o expectativas, como subrayan los

políticos a menudo, para la adquisición de archivos es aconsejable no limitarse sólo a

archivos públicos.

Los archivos privados que se almacenan en el AVG provienen de diferentes sectores, tales

como:

42

ex funcionarios, personas electas y magistrados

instituciones y asociaciones culturales (teatros, orquestas)

asociaciones deportivas

asociaciones relacionadas con la vida económica y social

Fundaciones de derecho público que reciben dinero del Municipio (Gran Teatro, por

ejemplo)

asociaciones barriales

empresas activas en el territorio del Municipio.

Debemos mencionar que el ámbito de la adquisición no depende de la casualidad o del

deseo de adquirir tantos archivos privados como sea posible, independientemente de su

origen, los temas cubiertos o sus especificidades, pero basado en un documento oficial

sobre el que regresaremos: una Política de Adquisición.

C) Nueve recomendaciones

Para adquirir archivos privados es necesario establecer una organización adecuada,

compuesta de diferentes elementos complementarios. La lista que se presenta a

continuación no es exhaustiva, pero incluye puntos que me gustaría destacar en esta

comunicación.

1 - Convencer a las autoridades

El principio mismo de adquirir archivos privados no es evidente. Debe ser aceptado y

respaldado por las autoridades municipales. Debe incluirse en la lista de misiones

encomendadas al Archivo Municipal. El apoyo de las autoridades legitima la acción de los

archivos municipales en este campo, le da peso. En el caso de que no exista un documento

oficial y la adquisición de archivos privados se haga sin reconocimiento oficial, los archivos

deberán realizar un trámite lo más pronto posible para obtener el acuerdo de las

autoridades. Es conveniente propiciar la redacción de un documento formal: una Política de

Adquisición, la cual debe enviarse a las autoridades para su validación (ver punto 3).

43

2 - Conocer el terreno, la situación

Antes de comenzar, es importante conocer el terreno, el entorno. ¿Cuál es la situación en la

propia institución, en otras instituciones coleccionistas, en el contexto local, regional o

incluso nacional? ¿Cuáles son las características del tejido social, económico y cultural del

municipio? ¿Cuáles son las potencialidades en materia de adquisición? ¿Cuáles son las

limitaciones desde el punto de vista legal, del espacio de conservación, de la voluntad

política? ¿Cuáles son los posibles obstáculos y resistencias conocidas? ¿Qué se ha hecho en

el pasado? ¿Quiénes son los principales actores? ¿Cuáles son las empresas, fundaciones,

asociaciones más antiguas del territorio? ¿Qué redes se pueden activar? ¿Qué transmisiones

se pueden movilizar? En resumen, debemos encontrar la manera de ser claros sobre su

entorno y el potencial que ofrece. Este trabajo prospectivo y reflexivo es un requisito previo

a cualquier acción relacionada con la adquisición de archivos privados.

3 - Tener una política de adquisición

Los archivos deben tener un documento llamado Política de Adquisición. Existen diferentes

definiciones de este tipo de instrumento, que se usa principalmente en los países

anglosajones (pero no solo en ellos).

Para citar un texto antiguo pero aún de actualidad, publicado en Canadá, “la política de

adquisición puede definirse como una herramienta que proporciona los parámetros que

deben regir las decisiones de evaluación y adquisición de archivos” (Conseil Canadien des

Archives, 1995: 13).

Según el mismo documento, una política de adquisición ofrece diferentes ventajas:

“permite a las personas que asignan los recursos comprender cómo la adquisición

de archivos contribuye al progreso del desarrollo organizacional o social;

reduce la posibilidad de que el archivero tome una decisión precipitada en materia

de adquisición, sin el beneficio de una reflexión previa sobre la dirección que la

organización pretende tomar;

establece el marco de los enfoques a los donantes;

proporciona una base de autoridad que justifica el rechazo por parte del archivero

de las donaciones de archivos no deseados;

44

permite al personal ver con mayor claridad cómo sus operaciones contribuyen al

desarrollo general del Archivo;

informa al público y a otros Archivos sobre las áreas de especialización

identificadas” (Ídem:13-14).

Este documento permite, entonces, fijar el marco en el que se inscriben las adquisiciones,

los criterios seleccionados y las condiciones. El documento debe ser público y permitir que

todos lean los diversos elementos que lo componen. La Política es muy útil tanto para

explicar a las autoridades por qué se puede aceptar un fondo, como para explicar al público

por qué se rechaza un fondo.

El Archivo de la Ciudad cuenta con una Política de Adquisición validada por las Autoridades

Municipales desde 2005. Este documento está disponible en la página web de AVG

(http://www.ville-ge.ch/geneve/archives/ ). Se revisa regularmente.

En los últimos años, numerosas instituciones de todo el mundo han adoptado dicho

documento.

4 - Coordinar con otras instituciones de archivo

Es importante no actuar de forma aislada. En un territorio dado, generalmente hay

diferentes instituciones que coleccionan archivos privados. Ya sean bibliotecas (para

manuscritos o, a veces, documentos de archivo) o archivos de diferentes tipos y tamaños,

así como fundaciones y asociaciones especializadas, todas son entidades con posibilidad de

adquirir archivos privados. Es fundamental que hablen y coordinen entre sí. La competencia,

incluso la competición abierta, no sirve de nada. Cada institución debe ser capaz de

desarrollar un área definida de adquisición. La coordinación entre ellas se puede hacer a

través de un convenio formal o simplemente a través de un acuerdo informal, una forma de

pacto entre caballeros. La ventaja de un acuerdo formal es que puede comunicarse

fácilmente tanto al público como a las instituciones.

En el caso de Ginebra, no hay un convenio formal, pero la coordinación ha funcionado muy

bien y esto ha estado sucediendo durante mucho tiempo (Zenoni y Hagmajer, 2009).

Las dos principales instituciones con las cuales colaboramos son el Archivo de Estado de Ginebra y el

Departamento de manuscritos de la Biblioteca de Ginebra. Esta última depende igualmente de la ciudad de

Ginebra.

45

Cuando una oferta de donación de archivos privados no entra en nuestra Política de

adquisición, la redirigimos a la institución que consideremos más apropiada. Nuestros

colegas hacen lo mismo.

5 – Disponer de modelos de acuerdos de donación y depósito

En materia de adquisición, la dimensión legal a veces se descuida. Sin embargo, para evitar

problemas, es conveniente regular de forma clara y precisa las condiciones al momento de

la adquisición de archivos privados, en lo que respecta a los derechos y deberes de las

partes, al acceso, a la propiedad intelectual, entre otros. En el fuego de la acción, la

dimensión legal a veces no se tiene en cuenta y la buena voluntad mutua se pone adelante,

a expensas de un acuerdo formal. Sin embargo, es recomendable la preparación y el uso de

modelos de donación y acuerdos de depósito revisados por juristas. Estos documentos son

esenciales, especialmente después del paso de los años, cuando los protagonistas ya no

están para afirmar sus intenciones originales y su opinión.

6 - Estar activos o pasar de una actitud pasiva a una actitud activa

En materia de adquisición de archivos privados, dos actitudes son posibles: una podría

calificarse como abierta, pero alerta, y la otra como proactiva. La primera consiste en recibir

fondos documentales cuando se ofrecen a la institución, sin más. La segunda consiste en

tomar la iniciativa y buscar activamente recolectar fondos, respetando la Política de

adquisición aprobada por las autoridades. Evidentemente, en este segundo caso, es

necesario contar con recursos suficientes, en especial en lo que respecta a personal.

Por falta de medios y de espacio, el Archivo de la Ciudad de Ginebra tuvo, durante muchos

años, la primera actitud. Sin embargo, en 2010, encomendamos un trabajo de investigación

y una reflexión a un estudiante de la Escuela Superior de Gestión en información

documental, en la forma de un trabajo de licenciatura (Nobs, 2010). El propósito de ese

trabajo fue:

a) Proponer un método proactivo de adquisición de fondos de archivos privados, luego

redactar un plan de acción adaptado al contexto del AVG.

46

b) Presentar propuestas de páginas web para informar a posibles donantes de fondos

privados, considerando también la posibilidad de utilizar otros medios de comunicación.

A pesar del impulso esperado, solo dimos unos pocos pasos después de este trabajo. A lo

sumo, nos expresamos cuando nos enteramos de que documentos que parecen

importantes para la memoria colectiva de nuestro Municipio serían destruidos. Pero no

fuimos más allá de eso. Queda mucho por hacer para pasar de una actitud pasiva a

proactiva.

7 – Rellenar las lagunas

En la medida de lo posible, la memoria de un municipio también debe tener en cuenta los

sectores que a veces se consideran secundarios y que, por lo tanto, se encuentran

descuidados. Es aconsejable apuntar a la adquisición de fondos en áreas particulares, no

siempre muy visibles. Este punto debe estar vinculado a la segunda recomendación hecha

en esta lista: conocer el terreno, la situación.

En el caso de nuestra ciudad, existen tres sectores específicos: movimientos alternativos o

de protesta (desde finales de los años sesenta, principios de los setenta), asociaciones

barriales y asociaciones de origen inmigrantes (económico o político).

Los archivos de empresas son otro sector importante para el que hasta el momento no se

ha encontrado una solución integral en Ginebra. Solo podemos lamentarlo.

La definición de estas categorías de fondos poco visibles debería, de ser posible, hacerse en

buen entendimiento con los colegas de las otras instituciones colectoras activas en el

territorio.

8 - Promover y despertar la sensibilidad

Para tener éxito en esta área se deben realizar esfuerzos para promover y concienciar no

sólo a las autoridades municipales, sino también a los posibles socios y donantes, y además,

por qué no, al público, a través de los medios de comunicación. Nada es evidente en

materia de adquisición de archivos privados. La dimensión didáctica en la acción no debe

ser olvidada.

47

9 - Evitar la dispersión

El contenido de las donaciones y legados puede ser muy complejo: a menudo, libros,

fotografías e incluso objetos se mezclan con documentos. No es raro que los elementos se

distribuyan entre instituciones sin que se mantenga la unidad del todo desde el punto de

vista intelectual. En este caso, cada institución incorpora, una los libros, otra las fotografías

(incluso audiovisuales), otra objetos, otra documentos, cada una a su manera, sin tener en

cuenta una visión general. Además, idealmente, si el conjunto no puede permanecer

físicamente en el mismo lugar, por razones prácticas y de conservación, el instrumento de

búsqueda debería mencionar explícitamente la ubicación institucional de todos los

componentes.

A los nueve puntos que acaban de presentarse, se podrían agregar otros dos:

- La dación

- La cooperación con las oficinas de quiebras

Sin dudas, puede haber otras ideas para mejorar las condiciones bajo las cuales se realizan

las adquisiciones de archivos privados.

D) Conclusión

Los nueve puntos expuestos no constituyen una receta milagrosa. En materia de

adquisición, no es suficiente seguirlos para tener éxito. Estos nueve puntos se encuentran

entre los principales elementos en los que hay que pensar. Nada más. Al final, cada

institución debe invertir tiempo y energías para realizar una revisión seria de la literatura

dedicada al tema, contactarse con colegas más experimentados y recibir de ellos ejemplos

y consejos, y llevar a cabo sus propias reflexiones, a nivel interno, a los fines de controlar

mejor el proceso de adquisición de documentos privados, de conformidad con las leyes y

regulaciones vigentes.

Las instituciones de archivo deben hacer un esfuerzo para que la adquisición de archivos

privados sea parte de su política y estrategia a largo plazo. No se trata de un lujo o un

capricho, sino de un compromiso. Los archivos privados representan una parte fundamental

48

de la memoria del territorio y la vida municipal. Por lo tanto, merecen una cierta inversión

tanto de los archiveros como de las autoridades.

Bibliografía

Burgy François. (2004). La place des Archives de la Ville de Genève dans une Ville-Etat». Arbido,

5, p. 22-24.

Burgy, François, Ciana, Xavier, Davier, Jacques y Grange, Didier. (2011). «La mémoire locale d’une

ville internationale: les Archives de la Ville de Genève». Archives, vol. 42, no 1, p. 137-154.

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https://doc.rero.ch/record/12956/files/TDB_2096.pdf.

http://www.ville-ge.ch/geneve/archives/

49 49

49

EVALUACIÓN ARCHIVÍSTICA, MÁS ALLÁ DE EVALUAR PARA CONSERVAR Y ELIMINAR

ARCHIVAL APPRAISAL, BEYOND EVALUATING TO PRESERVE AND ELIMINATE

Recibido: 21/03/2018 – Aceptado: 26/03/2018

Lluís-Esteve Casellas

Resumen: La evaluación dejó de ser Evaluación de documentos en el momento que la

Archivística centró su atención en el origen de los documentos, en el diseño de los sistemas que

los producían. Es entonces cuando se aprecia su valor añadido más allá de la conservación o

eliminación de los documentos: la Evaluación Archivística deviene el análisis funcional de la

organización. No obstante, este valor añadido sólo se crea si se parte de modelos de análisis

consolidados, coherentes, compartidos y objetivables. La metodología expuesta, basada

principalmente en la identificación de funciones transversales en la organización, parte de la

experiencia contrastada del Ayuntamiento de Girona. Sin embargo, su consideración como

modelo debe basarse en que tenga capacidad de análisis preventivo, incluso predictivo, sobre el

funcionamiento de una organización y, también, que su aplicación sea posible en otros

contextos organizativos y jurisdiccionales. Hasta ahora los resultados han sido siempre positivos.

Palabras clave: Evaluación - Análisis funcional - Período de retención - Valor primario -

Valor precaucional

Abstract: Appraisal ceased to be the Records Appraisal when Archival Science focused on the

origin of the records, on the design of the systems that produced them. It was then when its

added value is appreciated beyond the conservation or elimination of records: the Archival

Appraisal became the functional analysis of the organization. However, this added value is only

created if it is based on consolidated, coherent, shared and objective analysis models. The

exposed methodology, based mainly on the identification of transversal functions in the

organization, is based on the proven experience of the Girona City Council. However, its

consideration as a model should be based on having the capacity for preventive analysis,

even predictive, on the functioning of an organization and, also, that its application is

possible in other organizational and jurisdictional contexts. So far, the results have always

been positive.

Ayuntamiento de Girona / [email protected]

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50

Keywords: Appraisal - Functional Analysis - Retention Period - Primary Value - Precautionary

Value

¿Evaluar o no evaluar en el entorno digital?

A la vista de la incesante efervescencia tecnológica y el incremento exponencial de

la capacidad de almacenaje digital, ya sea en dispositivos, sistemas o en la nube, y

también de las nuevas herramientas de recuperación, procesamiento y

explotación de la información, hay quien empieza a plantear si la eliminación de la

información es todavía relevante para las organizaciones. Esto es más evidente en un

contexto en el cual la premisa “la información es el nuevo petróleo del siglo XXI” parece

presidir el despacho de todo personal directivo y ejecutivo que se precie. Sin duda, el

emergente Big Data y el avance tecnológico en el desarrollo de Inteligencia Artificial

han contribuido a esta idea. En este contexto la potencia de la perspectiva tecnológica y

la necesidad imperativa de explotar al máximo la información provoca cambios relevantes

en las organizaciones y también en las disciplinas vinculadas a su gestión como es la

archivística. Ante esta nueva oleada tecnológica la evaluación archivística puede

aparecer desdibujada, pero ¿es realmente obsoleta en el entorno digital?

Hasta ahora la evaluación archivística se ha centrado únicamente en determinar

qué documentos deben ser conservados y cuáles y cuándo deben ser eliminados. Sin

embargo, para determinar la disposición de la documentación es indispensable un

análisis más allá del documento, que incluye las funciones y los procesos de gestión de

toda la organización. ¿Este análisis sólo es de utilidad para la conservación o eliminación

de documentos de la organización? ¿La profesión puede obviar todo este

conocimiento? Y la organización, ¿identifica correctamente el tipo de conocimiento que

gestionamos?

Además de las constantes oleadas de innovación tecnológica y de la importancia

que actualmente supone situar la información como uno de los principales activos

de la organización, el siglo XXI también ha amanecido con un conjunto de nuevos

retos que implican serios cambios estructurales en la gestión interna de las

organizaciones, y muy especialmente en el marco de la Administración Pública, por

ejemplo:

La exigencia ciudadana de transparencia con sus correspondientes portales

(transparencia activa).

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51

La indispensable gestión del derecho de acceso a la información pública

(transparencia reactiva).

La privacidad de datos personales con sus implicaciones en la anonimización y el

derecho al olvido.

El fortalecimiento de la seguridad de la información, la gestión de activos digitales

y del riesgo a ellos asociado.

La apertura de datos para su reutilización con los pertinentes tratamientos de

disociación de datos.

La transformación digital de las instituciones más allá del documento y la firma

digital, con cambios inevitables en la forma de organizar y gestionar los flujos de

trabajo.

Cualquier proyecto de impulso de estas iniciativas requiere indiscutiblemente una visión

corporativa y, por descontado, la adopción de estrategias cooperativas para poder ser

implementadas con éxito y posteriormente desarrolladas. Sin embargo, el éxito de cada uno

estos proyectos también está condicionado a los recursos disponibles para cada una de

estas iniciativas. Por este motivo, resulta extremadamente eficiente diseñar estrategias

concurrentes entre proyectos, dado que los objetivos de alto nivel son compartidos por

todos ellos así como por el conjunto de la institución:

La gestión eficiente de los recursos de información.

La seguridad jurídica de la institución y todos los agentes implicados.

La garantía de los derechos y obligaciones de la ciudadanía y de la propia

institución.

En este contexto, la evaluación archivística de ningún modo puede considerarse obsoleta, al

contrario. La evaluación es vital para la consecución de dichos objetivos generales y, al

mismo tiempo, supone un valor añadido esencial para la materialización y el éxito las

iniciativas anteriormente mencionadas. “Evaluar” actualmente va más allá de conservar y

eliminar, aún a pesar de que continua siendo uno de sus resultados más visibles. Evaluar en

el siglo XXI significa analizar y comprender globalmente la institución desde de la

perspectiva de cómo gestiona la consecución de sus objetivos y cómo desarrolla las

funciones que le son propias, cómo se establecen los flujos de trabajo en los que se basa y,

en última instancia aunque no menor, qué información y documentos produce, quién

interviene y cómo los administra. En definitiva, las tendencias de la archivística

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contemporánea ponen de relieve el valor añadido que la evaluación aporta a la

organización por su amplia visión corporativa y su alto valor informativo, lo cual le confiere

una perspectiva altamente estratégica.

Criterios vs. metodología

Si bien resulta claro que en este contexto de cambio y adaptación constante la evaluación

archivística puede desarrollar un papel clave, es igualmente cierto que la profesión debe

interrogarse sobre si las bases actuales de la evaluación son suficientemente sólidas para

aportar a la organización el valor añadido que se le supone. Una de las conclusiones de la

experiencia del Foro Iberoamericano de Evaluación Documental (FIED, 2009-2012)1 fue

precisamente la disparidad de criterios de aplicación incluso a pesar de compartir un mismo

corpus teórico. Es decir, se compartían principios teóricos pero se apreciaban claras

contraposiciones en su desarrollo y aplicación práctica. Esto era especialmente significativo

en relación con el enfoque adoptado para el análisis y, sobretodo, en su aplicación sobre

funciones, series documentales o documentos. No cabe duda que dicha disparidad supone

una clara debilidad para la profesión, máxime cuando se produce en el que hasta ahora ha

sido el ámbito tradicional de la evaluación.

Es justamente en un entorno organizativo y de trabajo extremadamente cambiante cuando

más necesario resulta disponer de una metodología homogénea y ampliamente

compartida, más allá de compartir también los principios de los cuales emana. En entornos

en constante evolución la metodología ofrece la estabilidad imprescindible en la

perspectiva de análisis, de ahí su importancia. Así mismo, una base metodológica sólida y

coherente ofrece a su vez una mayor visibilidad precisamente por el hecho de ser

compartida. La visibilidad, por su parte, comporta una mejor apreciación de los resultados

por parte de las organizaciones, lo cual favorece claramente una mejor valoración

profesional. Por consiguiente, la evaluación archivística sólo podrá ofrecer un valor añadido

real en otras áreas vinculadas a la gestión de documentos (transparencia, protección de

datos, seguridad de la información, etc.) a partir de una metodología compartida que

aporte estabilidad en el análisis continuado de la organización y, al mismo tiempo, que

garantice la visibilidad y la apreciación correcta de sus resultados.

1Los documentos producidos por el FIED (FENOGLIO, Norma, dir.) pueden consultarse en

http://blogs.ffyh.unc.edu.ar/evaluaciondedocumentos/ <2018-03-19>

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En cualquier caso, situar la evaluación en el entorno digital (y también en papel) como

instrumento estratégico de análisis pasa ineludiblemente por consolidar previamente

conocimiento, metodología y práctica en el que ha sido hasta ahora su objetivo tradicional:

determinar la conservación o la eliminación de documentos, primeramente en el enfoque

utilizado y, en segundo lugar, en los elementos que permitan delimitar con objetividad el

valor primario y los criterios para determinar la disposición de los documentos.

En cuanto al enfoque, seguramente el más potente en las últimas décadas en el ámbito

internacional ha sido la macroevaluación, planteada por los Archivos Nacionales de Canadá

con una clara orientación de 'arriba a abajo' (top-down). Más allá de interpretaciones

teóricas y de su influencia en la teoría archivística contemporánea, deberíamos plantearnos

hasta qué punto es una metodología asumida por la profesión o una experiencia

compartida entre organizaciones altamente complejas, puesto que hasta ahora parece

haberse aplicado sólo sobre estructuras estatales (Australia, Holanda, Sudáfrica...). En

esencia, se trata de un enfoque estratégico en la planificación de la evaluación como

respuesta metodológica a la tradicional evaluación “documento a documento”. No obstante,

la cuestión de fondo es si este planteamiento permite identificar y aplicar patrones de

análisis para determinar qué debe conservarse y qué eliminarse en una organización de

forma ágil y sistemática.

De hecho, un ejemplo muy interesante con el mismo enfoque es el proyecto PIVOT

(iniciales en holandés de Proyecto para Implementar un Nuevo Período de Transferencia)

de los Archivos Nacionales de Holanda, especialmente por su transparencia en la valoración

de resultados. El análisis en el sector público estatal holandés permitió identificar entorno a

50.000 funciones susceptibles de ser evaluadas. Más allá del enorme conocimiento

adquirido, la conclusión después de una primera fase (ampliada) fue replantear el proyecto,

dado que además de sus costes económicos, el número de funciones sobrepasaba la

capacidad material de llevar a cabo la evaluación en un período razonable de tiempo. El

proyecto también puso de relieve algunas carencias del enfoque: documentos que no

correspondían a ninguna “función”, serias dificultades para vincular correctamente los

documentos producidos con las funciones aprobadas en las tablas de retención, y la

existencia de una brecha significativa entre las funciones identificadas y los documentos

producidos:

“...another gap exists in locating records that lack connectedness to any mandatory task at

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all. How to appraise and what to decide for records that are not found under a “function”

umbrella? PIVOT-in-practice shows that the top-down approach is no super-highway: it

ignores the fact that in ongoing business processes, there is more between heaven and

earth than mandatory tasks and functions (JONKER, 2005, p. 214).2

Por otra parte, con independencia de los enfoques metodológicos adoptados, a un nivel

más detallado del “análisis funcional” se aprecia fácilmente como en general el valor

primario ha despertado poco interés hasta hace relativamente poco, al contrario del valor

secundario. Por este motivo, no es de extrañar la disparidad de criterios también en la

aplicación práctica de la evaluación, principalmente en los procesos de identificación, la

granularidad del análisis de funciones y los criterios de aplicación de la disposición de

documentos. En este sentido, a menudo tanto la disposición final como sobretodo el

período de retención son resultado más de la prudencia que no de un proceso claramente

objetivable. Además, el desarrollo de discursos justificativos de los resultados ha derivado

en aproximaciones diferenciadas y dispersas entorno a los valores de los documentos

(administrativo, legal, fiscal, financiero, de testimonio, probatorio, informativo, etc.), lo cual

no contribuye precisamente al consenso o a una perspectiva homogénea.

No obstante, si acudimos al origen de los conceptos de los valores de los documentos

comprobamos como la propuesta de Theodore Schellenberg se limitaba sólo a dos valores,

el primario y secundario, mientras que consideraba como sus componentes o variables

aquellos conceptos que posteriormente fueron considerados distintos tipos de “valor” por

diversos autores. En definitiva, a efectos de poder adoptar una perspectiva de análisis

global sería conveniente volver a los dos conceptos básicos, al menos en lo que a

determinar el período de retención se refiere. Ahora bien, si consideramos que el valor

secundario es inherente al documento que lo posee ¿cómo determinar cuándo termina el

valor primario? Porqué indudablemente en él se halla uno de los elementos estratégicos de

la evaluación.

Manuel Vázquez Murillo aportó dos elementos claves entorno al valor primario: la vigencia

y el valor precaucional. A pesar de no explicitarlo en sus textos, de ellos emerge de forma

diáfana la importancia de situar la prescripción como elemento objetivo de base jurídica

para determinar la extinción del valor primario. Una premisa básica de la evaluación debe

ser siempre garantizar la seguridad jurídica de la institución y para ello es indispensable que

2JONKER, Agnes E. M., “Macroappraisal in the Netherlands. The first ten years, 1991–2001, and beyond”

en Archival Science, 5, 2005, p. 203-217.

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55

la toma de decisiones tenga unos fundamentos claramente objetivables desde el punto de

vista legal. Por consiguiente, si el valor primario es estratégico, la prescripción es la clave.

Valor primario, valor estratégico: identificar el período de retención

¿Por qué el valor primario es estratégico más allá de la evaluación? La pregunta parece

eludir la importancia que de por si supone poder eliminar o no documentos con garantías

legales suficientes, o tomar decisiones sobre la transferencia de documentación. No es ése

el objetivo, pues su importancia es evidente en combinación con el valor secundario. La

cuestión clave es situar el valor primario como activador indispensable para reforzar,

justificar o impulsar acciones vinculadas a la protección de datos personales y el derecho al

olvido (cancelación o bloqueo de datos), la transparencia administrativa y el derecho de

acceso a la información, la reutilización de la información y la disponibilidad en línea de

conjuntos de datos abiertos, o la seguridad de la información y la sostenibilidad de las

medidas de protección de activos digitales.

Es decir, los Sistemas de Gestión de Documentos (SGD) son una herramienta esencial en la

administración de las organizaciones como base de adaptación a los cambios y poder dar

respuesta a nuevas necesidades corporativas y de la ciudadanía. La Gestión de Documentos

se ha convertido en el nuevo eje de la profesión, pero incluso más allá ya de su concepto

“tradicional”. En la medida que los SGD deben formar parte de sistemas de gestión más

amplios como los anteriormente enunciados, la Gestión de Documentos y los profesionales

debemos evolucionar (inevitablemente) a una concepción más global de nuestro ámbito

estricto de interés. La GD, por lo tanto, se transforma en Gobernanza Archivística de la

Información o simplemente Gobernanza de la Información, pero siempre bajo la

perspectiva archivística.

En este nuevo contexto, la evaluación y más concretamente la identificación y gestión del

valor primario no es sólo determinante para la preservación de los documentos, sino que

también es esencial para la toma de decisiones en el diseño de los sistemas de gestión de

la información, su explotación y rendición de cuentas, y en su mantenimiento y

sostenibilidad a lo largo del tiempo, vinculando el valor primario con los períodos de

retención y éstas con las acciones de disposición de los documentos y de la información en

dichos sistemas.

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56

Por consiguiente, parece lógico y sensato que la determinación del valor primario

condicione el período de retención a aplicar, y que éste se fundamente en bases sólidas,

jurídicas y objetivas como es la prescripción del acto administrativo. Ahora bien, ¿qué tipo

de prescripción aplicar, administrativa o penal? ¿Cómo identificar el período correcto de

retención? ¿Cómo calcularlo? ¿Cómo aplicar estos criterios de forma coherente, sistemática

y ágil al conjunto de una organización? ¿Y a múltiples organizaciones?

La necesidad de garantizar la seguridad jurídica de la destrucción de documentos ha

motivado la elaboración de una metodología específica en el Ayuntamiento de Girona para

la identificación y el cálculo de los períodos de retención. Esta metodología surge de la

práctica continuada desarrollada tanto en el marco de la institución como por la

participación desde 1990 hasta 2015 en la Comisión de Evaluación y Selección Documental

de Cataluña (CNATD, desde 2008 CNAATD, al incorporar la regulación sobre Acceso), y

también en los grupos de trabajo vinculados a dicha comisión sobre documentación

municipal (1994-hasta la actualidad). Por lo tanto, el componente práctico resulta evidente,

del mismo modo que el contacto diario con la realidad administrativa lo convierte en una

metodología en revisión permanente. Cabe añadir que dicha metodología parte del análisis

de la legislación catalana y española, por este motivo se acepta y se agradece cualquier

aporte de experiencias de aplicación en otros contextos jurisdiccionales.

El estudio de legislación de base, de legislación sectorial y de numerosos estudios de caso

ha permitido identificar cuatro factores esenciales a considerar en la identificación del

período de retención. El primero, como bien señaló Manuel Vázquez Murillo, es la vigencia

administrativa, mientras que los otros tres constituyen los elementos esenciales para

determinar el período de prescripción o plazo precaucional. Los factores a considerar son:

La vigencia administrativa (V) derivada de un acto administrativo, entendida

como el desarrollo de efectos que produce una resolución administrativa y, por

consiguiente, la fuerza de los documentos para obligar, testimoniar o informar. Por

ejemplo, un plazo de 2 años para realizar una obra municipal, establecidos

mediante una contratación de obras. Base jurídica: los pliegos de cláusulas del

contrato y el contrato mismo.

La anulabilidad o revocabilidad (A) de actos administrativos, instada por persona

interesada o por la misma institución. En la legislación española la posibilidad de

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anular o revisar los actos administrativos prescribe a los 4 años de la resolución

administrativa. Base jurídica: la ley de procedimiento administrativo.

Las responsabilidades derivadas (R) de terceros en el ejercicio de un derecho

durante la vigencia administrativa de un acto administrativo (por ejemplo, por

posibles infracciones administrativas), o responsabilidades derivadas del mismo

Ayuntamiento en base a su responsabilidad patrimonial. Por ejemplo, la

responsabilidad del director/a técnico de una obra sobre la solvencia técnica del

proyecto durante 10 años, o de 15 años por parte del constructor, como

responsable de posibles vicios ocultos en la obra. Base jurídica: la legislación sobre

contratación pública.

El control y auditoría (Ca) o la rendición de cuentas y fiscalización por parte de un

órgano de control externo, principalmente económico. Por ejemplo, la posible

fiscalización y auditoria de la adjudicación de un contrato de obra pública o

cualquier resolución con incidencia presupuestaria durante 7 años en la legislación

española. Base jurídica: la legislación en materia de contabilidad de las

administraciones locales.

Cada unos de estos factores (factores VARCa, por las iniciales) comporta un plazo concreto.

Su superposición o concatenación permite determinar con exactitud y objetividad el

período final de retención de un documento, pasado el cual el documento puede

considerarse prescrito desde el punto de vista legal. Por consiguiente, prevalece el plazo

más largo desde el cierre del expediente. De este modo, es posible establecer el período de

retención referenciado siempre a criterios de legalidad, sin necesidad de recurrir a períodos

adicionales en base a la subjetividad de la prudencia.

Sobre qué tipo de prescripción aplicar, administrativa o penal, se propone considerar en

principio la prescripción administrativa, no la penal. La razón es que por norma general los

plazos de prescripción penal tienen un significativo margen de aplicación según las

condiciones y los agravantes de cada delito. Por ejemplo en España existen variaciones en

algunos casos de 1 hasta 20 años. De aplicar estos plazos, en la práctica supondría la

conservación de la mayor parte de la documentación durante el plazo de prescripción más

largo posible, lo cual es sin duda absurdo y poco eficiente. Sin embargo, en según qué

contextos no debe descartarse la adopción consensuada de plazos de prescripción penal en

58 58

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funciones especialmente sensibles ante la opinión pública, como son la contratación

pública o la concesión de subvenciones.

En cuanto al cálculo del período de retención, deberá realizarse a partir de la superposición

de prescripciones por anulabilidad o revocación del acto administrativo, por

responsabilidades derivadas y por control y auditoría a partir del cierre efectivo del

expediente o del último apunte en un registro (Véase Anexo 1, Cálculo del período de

retención: superposición de prescripciones). Por lo tanto, resulta imprescindible determinar

correctamente el cierre de los expedientes, por norma general cuando se extinga la vigencia

administrativa. Sin embargo, en expedientes con una vigencia no definida previamente,

como la aprobación de un reglamento, será necesario arbitrar determinadas convenciones

como la extinción del plazo para presentar recursos a la resolución o al acto administrativo

que finaliza el procedimiento. En este caso su período de retención vendrá condicionado

por el plazo para interponer un recurso de anulabilidad de actos administrativos o iniciar de

oficio su revocación. Si el expediente tuviere incidencia presupuestaria también se debe

tener en cuenta el plazo máximo de control y auditoría externa.

Análisis funcional, la perspectiva transversal

Con criterios razonablemente objetivos para identificar el valor primario y los plazos de

retención vinculados queda por resolver cómo aplicarlos coherentemente y, sobretodo, de

forma sistemática y ágil al conjunto de una organización o a múltiples organizaciones,

especialmente si hablamos de administraciones públicas del mismo rango administrativo.

De acuerdo con los principios de la Archivística la aplicación de las disposiciones de la

evaluación deben basarse en el sistema de clasificación de la organización. A su vez, la

clasificación se basa en el tradicional trinomio competencias / funciones / actividades,

acorde con los principios clásicos de la Archivística. Ahora bien, si nos referimos a su

aplicación real, y por consiguiente homogénea, convendremos que más que un trinomio

teórico es más bien un nuevo Triángulo de las Bermudas en lo referido al inexistente

consenso sobre qué es una cosa y qué la otra, ya se trate de clasificación pretendidamente

funcional, orgánica o de ambas cosas a la vez en la proporción que se prefiera.

Conocemos demasiado bien los problemas derivados de clasificación orgánica, pero el

proyecto PIVOT puso de relieve las dificultades para elaborar una clasificación estrictamente

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funcional. A las dificultades de elaboración cabe añadir, además, la problemática sobre su

comprensión por parte de las unidades productoras, cuestión en absoluto menor para el

éxito de dicho proyecto. De la experiencia holandesa también puede extraerse otra

conclusión, en mi opinión, esencial: la necesidad de delimitar la granularidad de análisis de

una organización. Es decir, hasta qué nivel de detalle debemos aplicar el análisis de

funciones, pues la vaguedad del concepto “función” puede tener un efecto infinitamente

recursivo (función, subfunción, sub-subfunción...), especialmente en organizaciones de

estructura administrativa compleja. Este planteamiento es igualmente necesario cuando el

análisis de la producción documentos se basa en el trinomio competencias / funciones /

actividades, porque a menudo el resultado es un desglose en cascada de subámbitos

competenciales, subfunciones, subactividades, etc.

En este sentido, la presente propuesta se centra en la simplificación del enfoque como

premisa, y tiene por objetivo la identificación de funciones básicas aplicables de forma

transversal a cualquier tipo de administración pública. Dicho de otro modo, identificar

aquellas funciones existentes tanto en organizaciones de gestión centralizada como en

aquellas que por su tamaño optan por la descentralización de funciones comunes de

gestión, o incluso su externalización. En el contexto de las Administraciones Públicas, estas

funciones transversales derivan de sus potestades administrativas y, en principio, pueden

ser aplicables con independencia del marco jurisdiccional analizado. Por otra parte, esta

perspectiva puede también adaptarse a las funciones propias de las organizaciones

privadas.

Este enfoque parte de las funciones transversales básicas de una organización combinadas

con los ámbitos de actuación en los cuales se llevan a cabo y las formas documentales que

producen. En base a la experiencia desarrollada en el Ayuntamiento de Girona, cabe señalar

que este método de análisis es útil para cualquier tipo de proyecto que requiera una visión

corporativa de la organización porque identifica activos de información, su contexto

jurídico y administrativo, su posible reutilización, las limitaciones de privacidad o seguridad

para hacerlo, y su valor a largo plazo para la institución.

Atendiendo a todo lo expuesto conviene clarificar los conceptos utilizados en el marco de

este trabajo con las siguientes definiciones:

Potestad administrativa: Facultad de una organización para ejercer una función

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transversal de manera exclusiva en uno o más ámbitos de actuación de acuerdo con

las competencias otorgadas o que le son propias. Por ejemplo: las potestades de

autoorganización municipal, reglamentaria, sancionadora, tributaria y financiera, de

planificación, etc.

Función transversal: Acción específica derivada del ejercicio de una potestad

administrativa en uno o más ámbitos de actuación. Algunas funciones son

inherentes a la existencia de una organización como la de dirección o toma de

decisiones o, en el ámbito público, la intervención administrativa. Otras serán

específicas según los objetivos de la organización, sus ámbitos de actuación y sus

competencias, por ejemplo la prestación de servicios.

Ámbito de actuación: Área general de gestión en el cual una organización

desarrolla sus funciones transversales según su nivel de competencia. Por ejemplo:

la gestión económica, la gestión del territorio, los servicios comunitarios, etc.

Competencia: Delimitación específica para el desarrollo de una función en un

ámbito de actuación concreto. Por ejemplo, los límites a la intervención administra

(autorizaciones o sanciones) según un determinado ámbito o subámbito de

actuación (edificación, seguridad ciudadana, etc.)

Forma documental: En el contexto del presente trabajo el concepto se aplica en su

acepción más básica, por consiguiente, como representación formal de la

información en el producto final de un procedimiento administrativo. Los tipos

básicos son habitualmente tres: registro, expediente y dossier.

A pesar de que no los trataremos en este artículo pero que dado que al tratar de análisis

funcional, clasificación o evaluación a menudo se aluden a ellos, conviene también incluir

otros conceptos para evitar confusiones:

Procedimiento: Regulación legal o normativa que determina una secuencia de

acciones formales (trámites o transacciones) de acuerdo a un consenso de garantías

aceptadas por todas las partes implicadas para la obtención de un producto final en

una tramitación administrativa. El análisis funcional del procedimiento también es

útil para identificar secuencias de acciones repetitivas (en una misma función

transversal y ámbito de actuación) o repetibles (siguen las mismas pautas pero con

desarrollos distintos). Por ejemplo, cualquier procedimiento que implique

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“concurrencia pública competitiva” para adjudicar contratos de obras, servicios o

suministros, contratar recursos humanos, otorgar subvenciones, convocar premios,

etc. La pauta a nivel general es aprobación de bases reguladoras, convocatoria,

propuestas, valoración, selección y formalización.

Acción (trámite o transacción): Cada uno de los pasos formales necesarios para

resolver una tramitación administrativa. Las principales acciones o trámites tienen

como resultado la elaboración de un documento convenientemente validado y

reconocido como tal por todas las partes implicadas. Algunas acciones pueden

constar de varios componentes o subacciones, el control de las cuales mediante

metadatos garantiza su trazabilidad y un contexto de calidad en la producción del

documento, indispensable en un entorno digital.

Proceso: Secuencia de gestión del flujo de acciones formales o no para conseguir

un producto o documento de manera eficiente de acuerdo con el procedimiento

aplicable. Analizar los procesos desde la perspectiva archivística es indispensable en

la actual tendencia de desmaterialización de documentos. Esto resulta

especialmente relevante cuando el documento se diluye en datos y formularios

virtuales de sistemas gestores de bases de datos. El análisis permite identificar en

que momento del flujo de gestión una acción determinada debe tener ser

considerada y gestionada como documento, y como tal fijada, contextualizada y

preservada según su clasificación y disposición asociada.

A título enunciativo, las principales funciones transversales comunes en la Administración

pública, en este caso en la municipal, son:

Dirección: Toma de decisiones en la acción de gobierno o en la acción

administrativa. La forma documental preeminente será el registro (libro de actas,

resoluciones, etc.), mientras que la forma documental secundaria normalmente

corresponderá a expedientes de apoyo (convocatoria y orden del día, borradores,

etc.)

Organización: Creación y constitución, modificación o disolución de órganos

políticos o administrativos, delegaciones de competencias, etc. La forma

documental preeminente será el expediente.

Administración: Gestión de recursos propios (patrimoniales, económicos, de

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información, humanos, etc.) y la provisión de recursos externos (contratación,

solicitud de subvenciones, etc.). La forma documental preeminente será el registro

en el control de recursos y su rendición de cuentas, y contará con los

correspondientes documentos de apoyo en expedientes. En cambio, en la provisión

de recursos será el expediente, a pesar de que también genere registros como

producto derivado, principalmente como instrumento de rendición de cuentas.

Regulación normativa: Adopción de reglas de prestación de servicio,

funcionamiento, control, etc. La forma documental preeminente será el expediente

de su aprobación (ordenanzas, reglamentos, normativas, circulares, etc.).

Planificación: Análisis, estudio, proyecto y programación de acciones o previsiones

futuras, ya sean a largo, medio o corto plazo. Documentalmente se traduce

esencialmente en expedientes de aprobación (planes generales, programas y

memorias de actuación, proyectos, presupuestos anuales y sus respectivas

liquidaciones, etc.).

Intervención administrativa: Control administrativo en el ejercicio de derechos y

obligaciones de terceros o en la gestión de recursos humanos de la organización

(inspección, concesión de autorizaciones o licencias administrativas, declaraciones

responsables, procedimiento sancionador o disciplinario, etc.). La forma documental

preeminente será el expediente aunque pueden generarse registros de control y

dossieres de apoyo con actuaciones sin resolución administrativa.

Fomento: Iniciativas de facilitación y mejora social, económica, cultural, de calidad,

etc. en cualquiera de los ámbito de actuación de una organización. La forma

documental preeminente será el expediente aunque pueden generarse registros de

control y rendición de cuentas o de apoyo (subvenciones, convenios de

colaboración, etc.).

Prestación de servicios: Atención de las necesidades de la persona ya sea de forma

colectiva o bien de forma individualizada. La forma documental preeminente será

preeminente el expediente (expediente asistencial, clínico, académico etc.), mientras

registros tendrán una carácter secundario como instrumento de control (gestión de

personas usuarias, etc.).

En el marco de una administración pública, y más concretamente en un ayuntamiento, estas

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funciones se articulan con los ámbitos de actuación y las delimitaciones de competencias

que correspondan. De este modo, partiendo de un análisis simplificado y yendo de lo

general a lo específico, un ayuntamiento gestiona la propia organización, administra el

territorio y presta servicios a sus ciudadanos. Trasladados estos ámbitos generales a

ámbitos más concretos podemos distinguir ocho ámbitos de actuación, con sus

principales subámbitos a nivel operativo:

Acción de gobierno: Órganos de gobierno, órganos consultivos y de participación

ciudadana, representación y protocolo, identidad e integridad del municipio, y

gestión de competencias.

Administrativa general: Administración y organización general, gestión

documental y archivos, infraestructura tecnológica y de comunicación,

comunicación e información ciudadana, gestión de los recursos humanos y servicios

jurídicos.

Gestión económica: Administración del patrimonio, gestión y ejecución

presupuestaria, y gestión tributaria y recaudación.

Gestión del territorio: Gestión de la población, planificación y gestión urbanística,

equipamientos e infraestructuras municipales, edificación y uso del suelo, control de

actividades económicas y protección medioambiental.

Servicios generales o comunitarios: Abastecimiento de agua, abastecimientos y

mercados, alumbrado público, limpieza viaria y gestión de residuos, movilidad y

transporte público, salud pública, saneamiento de aguas residuales, seguridad

ciudadana, servicios funerarios y vía pública.

Servicios a las personas: Asistencia social, atención a la juventud y a las personas

mayores, cultura, educación y deportes.

Desarrollo económico y social: Fomento del empleo, vivienda, promoción

económica y turismo.

Cooperación interadministrativa: Organización de elecciones municipales,

elecciones generales, censos generales de distinta naturaleza, etc.

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64

Guías de aplicación: ejemplos a partir de la experiencia de Girona

La articulación de dichos ámbitos de actuación con las funciones anteriormente enunciadas

permite una primera lectura de alto nivel del funcionamiento de la organización. A partir de

su combinación, según las peculiaridades y complejidad de cada organización, se pueden

trazar directrices sobre la conservación o destrucción de documentos y mapear la

aplicación de criterios y plazos de retención de forma homogénea. Además, la

identificación de funciones y sus formas documentales preeminentes puede favorece la

creación de registros o mejora de los existentes en las funciones que los generan de forma

secundaria, de modo que previamente formalizados puedan constituir documentos

recapitulativos que permitan al eliminación de determinados expedientes. Esto es

especialmente necesario en organizaciones que generalmente por su complejidad

organizativa no mantienen registros en la función de dirección, espina dorsal de cualquier

sistema de gestión de la información.

A continuación, una breve orientación sobre aplicación a partir de la legislación catalana y

española.3

En general, puede asumirse que los documentos preeminentes derivados de la función de

dirección y función normativa tenderán a ser evaluados de conservación permanente, con

independencia del ámbito o subámbito de competencia. En ambos casos la vigencia

habitualmente no estará definida y como criterio de retención habrá que aplicar su posible

anulabilidad o revocación. De este modo, los expedientes de la función de dirección, cuya

información esencial queda recogida en los respectivos registros de resoluciones o

acuerdos, podrían ser destruidos vencido dicho plazo.

La función de organización, focalizada en la forma en cómo se estructura la organización

para la toma de decisiones y para la consecución de sus objetivos, se materializa de manera

habitual en expedientes con un alto valor informativo. Ahora bien, será necesario distinguir

entre expedientes de gestión a corto plazo y expedientes de gestión a largo plazo.

Formarían parte del primer caso, por ejemplo, las delegaciones de competencias entre

cargos institucionales, la constitución de órganos políticos o administrativos, normalmente

3Véase CASELLAS, Lluís-Esteve. “Destrucción de documentos y transparencia: ¿criterios más allá de la

retórica?” en El Consultor de los Ayuntamientos: La gestión documental en la nueva Administración

Digital (Joan SOLER, coord.), nº 916/2017, Editorial Wolters Kluwer, p. 916-935.

(http://www.girona.cat/sgdap/cat/articles_sgdap.php)

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limitados en el tiempo y que, de hecho, siempre tienen su reflejo en los correspondientes

registros de resoluciones (función de dirección). Estos expedientes estarán sometidos a

criterios de retención vinculados a su posible anulabilidad o revocación y por consiguiente

podrían ser destruidos al término del período. Serían ejemplos del segundo caso los

expedientes de creación, modificación o resolución de entidades públicas de gestión que,

pesar de tener su reflejo en los registros de resoluciones (en realidad cualquier acto

administrativo o tiene, o debería...) contienen un alto valor informativo por la justificación

de la necesidad y, muy especialmente, los documentos de formalización que contengan

(cartas fundacionales, estatutos, etc.). Este tipo de documentación sería de conservación

permanente y su período de retención se vincularía a criterios de control y auditoría (7

años).

En cuanto a la identificación de plazos de prescripción para la función de administración,

centrada en la administración de recursos de la propia institución, éstos van a depender

tanto de la forma documental como del ámbito concreto de gestión: gestión económica y

financiera, gestión tributaria, administración patrimonial, gestión de recursos humanos,

contratación, etc. En general, primará la conservación de registros por encima de los

expedientes, a los cuales, extinguida la vigencia, habrá que aplicar los plazos de prescripción

de fiscalización y rendición de cuentas, prescripción fiscal, responsabilidades derivadas, etc.

Sin embargo, deberán conservarse los expedientes en ámbitos en los cuales los registros no

existan o no recopilen toda la información esencial. Esta circunstancia suele ser más

frecuente en la administración patrimonial, cuyo Inventario General de Bienes a veces

resulta demasiado “general”. También en la gestión de recursos humanos, en donde es

habitual (aunque no recomendable) que el registro de servicio de cada persona empleada

se constituya a partir de la acumulación de expedientes o, en el peor de los casos, por la

acumulación directa de todas las tramitaciones en un sólo expediente, desgraciadamente

de carácter “enciclopédico”.

No obstante, en esta función más que en cualquier otra existen registros secundarios, o

auxiliares de otros registros, que pueden ser evaluados en algunos casos como de

conservación temporal. En cualquier caso, y excepcionalmente al ser esta función nuclear en

la organización, debiera aplicarse sobre todo el conjunto de registros un período de

retención mayor al ordinario de fiscalización y rendición de cuentas, alineado con la

prescripción penal de delitos contra la Administración pública. Por lo tanto, si se

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66

considerará la pena máxima de inhabilitación de 20 años por malversación prevista en el

Código Penal (Art. 432.3) la prescripción del posible delito se situaría en 15 años desde la

comisión de la última infracción (Art. 131.1).

La función de planificación es, por lo general, también de conservación permanente con

independencia del ámbito competencial y, habitualmente, los documentos derivados de

dicha función tendrán una vigencia definida. En consecuencia, deberán aplicarse las

correspondientes prescripciones por responsabilidades derivadas a partir de la extinción de

la vigencia. De igual modo, si el desarrollo de sus efectos administrativos ha derivado en

actuaciones con incidencia presupuestaria deberá aplicarse la prescripción de fiscalización y

rendición de cuentas a partir del último acto administrativo (generalmente una resolución

administrativa) con efectos contables.

Por otra parte, la forma documental puede ser determinante en tanto que la existencia de

registros con carácter recapitulativo facilitará la destrucción de los expedientes que lo han

motivado sin pérdida de su información esencial. Así por ejemplo, los expedientes de

inspecciones administrativas derivados de la función de intervención administrativa podrían

ser destruidos al vencer el plazo de prescripción de la posible infracción, puesto que las

principales actuaciones tienen su reflejo en las correspondientes resoluciones del libro

registro de decretos o acuerdos del libro registro de actas que corresponda, además de la

conservación del asiento en el registro de expedientes y la trazabilidad de acciones en los

registros de entrada y salida de documentos y, si fuere el caso de multas coercitivas,

también en los correspondientes asientos contables.

Del mismo modo debería procederse en expedientes de naturaleza sancionadora en

relación con la prescripción de la sanción, especialmente en infracciones leves y graves. La

conservación de expedientes por faltas muy graves, dada su especial relevancia, sólo

debería contemplarse en los supuestos de que la infracción esté tipificada en un marco

normativo común. Es decir, que su tipificación no pueda basarse sólo en ordenanzas

municipales, la gravedad de las cuales puede ser variable de un municipio a otro. En

cualquier caso, también deberá ponderarse si se trata de una persona física y si ésta tiene

carácter público o no, lo cual podría condicionar la posible disociación de datos en el caso

de conservación.

En cuanto al otorgamiento de licencias municipales o autorizaciones el valor informativo a

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medio plazo es extremadamente bajo a excepción de aquellas licencias que puedan incidir

a largo plazo en derechos de terceros, o bien ser de interés para el propio desarrollo de las

funciones inspectoras de la Administración. Por ejemplo, as actividades económicas sujetas

a licencia o las licencias de obras de nueva construcción o de gran reforma o rehabilitación

que requieran proyecto técnico específico, no así las licencias urbanísticas menores. A groso

modo, el resto de licencias y autorizaciones (uso común especial o uso privativo de bienes

públicos) podrían ser destruidos una vez prescrita cualquier posible responsabilidad

derivada originada durante el período de vigencia y siempre que hubiere también prescrito

la posible anulabilidad del acto administrativo que la otorgó. En estos supuestos, no

aplicaría la prescripción de control y auditoria (7 años) por incidencia presupuestaria dada

la naturaleza de las tasas como ingreso directo, que estarían sujetas a su prescripción fiscal

(4 años), pero no así sus correspondientes asientos en los registros contables (mínimo 7

años).

La función de fomento, por lo general, tenderá a ser de conservación permanente y,

puntualmente, de conservación parcial, por ejemplo en la convocatoria de subvenciones, en

las cuales sólo se conservarían bases, y proyectos y memorias seleccionados. En todos los

casos debe considerarse la aplicación plazos de retención vinculados a criterios de

fiscalización y rendición de cuentas a efectos de ejecución presupuestaria y siempre a partir

del vencimiento de su vigencia administrativa.

La documentación derivada de la función de prestación de servicios comprende

principalmente expedientes con limitaciones de acceso aunque con distintos niveles de

restricción. A pesar de que la restricción de acceso no debe condicionar la conservación o

destrucción de documentos, sí debe valorarse la posible necesidad de disociar datos si

determinados tipos de expedientes han de ser conservados, incluso si responden al

resultado de aplicar un muestreo estadístico. También cabe valorar la existencia de

documentos recapitulativos que recojan el principal valor informativo de dichos

expedientes, como registros o memorias de actuación y, por consiguiente, faciliten su

eliminación una vez prescritos. En el caso de que no existan, puede plantearse un muestreo

estadístico siempre que el método garantice que es realmente representativo y no al azar,

cuestión condicionada al volumen mínimo de expedientes por año. Por otra parte, la

evaluación también deberá valorar la distinta naturaleza del servicio prestado a fin de

identificar correctamente los plazos de vigencia administrativa y de prescripción.

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68

La vigencia no siempre es un elemento definido en el ejercicio de esta función, por ejemplo

en expedientes de asesoramiento ocupacional o expedientes personales de atención social.

Si la prestación se corresponde a un servicio delimitado como sería el primer ejemplo, y

entendiendo dicho servicio como gratuito, el plazo de retención sería el aplicable al de la

prescripción de la responsabilidad patrimonial de la Administración. Si por el contrario, se

trata de expedientes de prestación continuada del servicio (el segundo ejemplo) sin

vigencia previamente establecidos, el plazo puede equipararse a otros de carácter más

general a contar desde la última atención prestada, por ejemplo, los 5 años fijados

legalmente sobre responsabilidad por acciones personales. Sobre el último acto

administrativo, si tuviere incidencia presupuestaria (ayudas personales) se aplicaría el

correspondiente plazo preceptivo sujeto a fiscalización y rendición de cuentas.

Más allá de conservar y eliminar, reutilización corporativa de resultados

La articulación de ámbitos de actuación y funciones transversales permite trazar directrices

homogéneas y coherentes sobre la conservación o destrucción de documentos y, al mismo

tiempo, una comprensión de alto nivel de la organización. Pero en función de la

granularidad del análisis el nivel de conocimiento puede resultar mucho más detallado,

incluso más allá de la unidad que conforma un expediente. Es decir, la perspectiva funcional

también puede aplicarse en el análisis de las tipologías de documentos para determinar su

valor informativo en relación con el tipo expediente en que se ha generan (Véase Anexo 2,

Tipología de documentos en expedientes y su función informativa). Por lo tanto, los

principales beneficios son:

Un conocimiento que abarca de lo general a lo específico en el funcionamiento de

la organización.

La identificación de las funciones que generan documentación de preservación

permanente y las que generan documentación eliminable.

La asignación de plazos de retención basados en criterios objetivables como

anteriormente se ha expuesto.

Cabe añadir que el análisis facilita al mismo tiempo la identificación y valoración de tipo de

información de dichas funciones y de los documentos producidos, lo cual permite la

aplicación de criterios homogéneos de regímenes de acceso en base a la regulación de

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69

transparencia de las actuaciones de la Administración Pública. Evidentemente, el régimen

de acceso de la documentación conlleva también la identificación de sus correspondientes

limitaciones o restricciones,4 ya sean de por tratar materias clasificadas o por contener

datos de carácter personal.

En este sentido, para la organización es vital disponer de esta información: qué documentos

son de preservación permanente, cuáles no lo son y hasta cuándo deben conservarse por

estar sujetos a publicidad activa, por rendición de cuentas o son susceptibles de ser

consultados en el ejercicio del derecho de acceso de los ciudadanos, además de proteger y

no divulgar los datos personales que contengan. Por consiguiente, se trata de información

esencial para la gestión de riesgos en la gobernanza de la información. Riesgos que no sólo

implican la gestión interna de la información sino que deben de ser valorados

correctamente cuando se produzcan externalizaciones de servicios que conlleven gestionar

dichos activos de información, ya sean por ser información de alto valor informativo o

reputacional para la organización o por contener información reservada o sensible de

personas.

Así mismo, en un entorno digital la gestión del riesgo también debe tener en cuenta las

determinadas prestaciones de servicios por parte de terceros que supongan el almacenaje

o gestión de dichos activos en la Nube. Si bien la gestión en la Nube parece cada vez más

inevitable, es igualmente cierto y prudente regular convenientemente la titularidad de la

información y documentos, la identificación del titular y localización de los servidores, el

marco jurisdiccional que los respalda, sus sistemas de seguridad de la información, la

preservación de los documentos en condiciones de autenticidad, la portabilidad de datos,

las medidas de protección de datos personales o sensibles, etc.5 siempre en relación con la

criticidad de las funciones y ámbitos de actuación afectados, así como los documentos y

datos derivados (Véase Anexo 2, Tipología de documentos en expedientes y su función

informativa, y Anexo 3. Funciones transversales i formas documentales preeminentes:

orientación sobre disposición y acceso).

4

5

Véase CASELLAS, Lluís-Esteve. "Transparència en l'Administració pública: què hi aportem els arxivers?".

Lligall. Revista d'Arxivística Catalana, 38 (2015). Barcelona: Associació d’Arxivers i Gestors de

Documents de Catalunya, p. 64-93. (http://www.girona.cat/sgdap/cat/articles_sgdap.php).BUSHEY, J.; DEMOULIN, M.; HOW, E.; MCLELLAND, R. InterPares Trust “ Lista de verificación

para contratos de servicios en la nube” (A. Barnard, trad.) InterPARES

TRUST.< https://interparestrust.org/assets/public/dissemination/

ABAITRUSTNA14_FINAL_checklist_julio-29_2016TRAD.AB_.pdf> (2018-03-19).

70 70

70

La tendencia actual de desmaterialización de documentos en datos6 requiere

necesariamente de políticas cooperativas en todos los ámbitos implicados para una gestión

eficiente y sostenible en le tiempo: transparencia, derecho de acceso, protección de datos

personales, datos abiertos, gestión de riesgos y seguridad de la información. La perspectiva

archivística puede dar una respuesta eficaz a estas necesidades compartidas desde el punto

de vista de la gestión del ciclo de vida de la información y del conocimiento de los datos que

cada función genera en los distintos ámbitos de actuación de la organización. Por ejemplo,

en relación con la seguridad informática las acciones vinculadas a la gestión de los activos

de información pueden determinarse mediante:

La identificación de los activos de información con la correspondiente descripción de

sus estructuras de datos.

La evaluación de los activos de información a través del análisis de las funciones y

actividades que motivan la creación de los conjuntos de datos.

La preservación de la autenticidad mediante la aplicación de los procedimientos y

requisitos formales y técnicos que documenten y garanticen el contexto, la

identidad y la integridad de los conjuntos de datos definidos como documentos.

Por último, y derivado de la preservación de la autenticidad, la extracción de datos

de forma regular y sistemática bajo la forma documental de registro, y su

incorporación al Sistema de Gestión de Documentos de la organización.

Si bien en términos de seguridad informática la incorporación de dichas acciones de

gestión del ciclo de vida contribuye a identificar, dimensionar y mitigar riesgos, ¿cuál sería

el valor añadido para los proyectos Open Data y la gestión de la protección de datos?

Apuntamos algunos beneficios:

Un control más efectivo y completo de los activos que contienen datos de carácter

personal, el mapeo de activos reutilizables en un contexto Open Data y la

identificación de los datos sensibles que deberían disociarse.

La evaluación permite la selección de los datos de valor que constituyen un registro

administrativo o que pueden constituirlo mediante una formalización previa, así

6CASELLAS, Lluís-Esteve. “A la preservación de datos... ¡y más allá!” en Legajos. Boletín del AGN, núm. 9

(Enero-Abril, 2016). Octava época, año 3. México: Archivo General de la Nación, p.

157-187. (http://www.girona.cat/sgdap/cat/articles_sgdap.php).

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71

como sus características formales y técnicas.

La selección de datos facilita una identificación precisa de los datos relevantes que

podrían ser publicados así como la evaluación del riesgo asociado a su publicación.

La aplicación de los calendarios de retención sobre estos activos y de los

procedimientos para su correcta disposición refuerzan la conformidad legal en

relación con la Protección de Datos.

La fiabilidad de los conjuntos de datos abiertos resulta altamente reforzada con la

implementación de los requisitos para preservar la autenticidad de las fuentes.

Los procesos de extracción regulados y normalizados también se pueden aplicar

para obtener productos de datos abiertos, reforzando así su confiabilidad.

Los procedimientos de disociación de datos personales podrían ser incluidos ya en

la fase de diseño de los procesos de extracción, de acuerdo con los criterios de

Privacidad por Diseño.

En definitiva, para la organización resulta claramente beneficioso implementar criterios

archivísticos de gestión del ciclo de vida de los activos de información. En un contexto

acelerado de datificación, la transparencia y apertura de datos, la protección de la

privacidad, la gestión de riesgos, la seguridad de la información y la preservación

archivística de datos adquieren una relevancia y valor significativos, también

económico. El valor añadido de la evaluación es contribuir para una mayor cooperación

entre dichas políticas (Véase Anexo 4. Políticas cooperativas: Evaluación, transparencia,

privacidad, datos abiertos).

Reflexión final

La evaluación dejó de ser de Evaluación de Documentos en el mismo momento que la

Archivística puso el foco de atención en el origen de los documentos, y muy especialmente

en el diseño de los sistemas que los producían porque ya no era posible analizar su

resultado documento a documento. Afirmar que todo empezó con el documento digital,

como alguna vez se ha afirmado, no sería del todo cierto. Quien haya trabajado

(duramente…) en Gestión de Documentos sabe de sobras que también en papel se requería

estar muy al inicio del ciclo de vida. Entonces, ¿cómo distinguir el análisis documental para

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diseñar un SGD del análisis documental para determinar el destino final de los documentos

producidos?

En realidad, estábamos trabajando bajo la misma perspectiva. Es entonces y sólo entonces,

cuando apreciamos el valor real de nuestro trabajo, y que éste puede de ser utilidad más

allá de la conservación o eliminación de los documentos. ¿Cómo denominar esta

perspectiva que en la práctica supone un análisis de la organización? ¿Y cómo diferenciarlo

de otros análisis centrados en el mismo sujeto pero con distintos objetivos? La Evaluación

Archivística de la organización es precisamente ese análisis funcional desde una perspectiva

específica, desde una perspectiva global del ciclo de vida de la información: de la

concepción de los sistemas a la determinación de la memoria, pasando por la valorización

de los activos de información desde distintos puntos de vista, para distintos tipos de

usuarios y en distintas fases de su vida.

La evaluación archivística tiene, por consiguiente, un claro valor añadido para las

organizaciones. No obstante, este valor añadido sólo se crea si la evaluación parte de

modelos de análisis consolidados, de aplicación homogénea, coherente, compartida y,

sobretodo, con bases objetivables que puedan ser fácilmente auditadas y publicitadas. En

este sentido, la metodología expuesta parte de una experiencia consolidada en los últimos

años en el Ayuntamiento de Girona. ¿Puede considerarse un modelo de análisis

consolidado? Sí, en lo que respecta al Ayuntamiento de Girona. Nació de la práctica, del

análisis de la casuística en el seno de la organización pero también confrontándola con la

casuística de otras. Ahora bien, sigue siendo un trabajo en curso más allá de que siempre es

positivo seguir en revisión permanente.

Sin embargo, hay dos cuestiones esenciales a tener en cuenta sobre su valoración como

modelo. La primera es que tenga capacidad de análisis preventivo, incluso predictivo, sobre

el funcionamiento de una organización. Hasta el momento las pautas de análisis han dado

siempre buenos resultados, lo cual permite proponer soluciones ya en la fase de diseño de

los sistemas de gestión, pero ¿podemos ir más allá?

La evaluación archivística se fundamenta en la clasificación y estamos acostumbrados a la

perspectiva jerárquica de un Cuadro de Clasificación. Es decir, a una perspectiva en dos

dimensiones en la sistematización de la información. Sin embargo, hace ya tiempo que las

estructuras administrativas de una organización han dejado de ser verticales o sólo

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verticales. La distribución del trabajo en organizaciones más horizontales tampoco no

corresponde exactamente a la realidad. Las organizaciones actuales tienden a organizarse

de forma matricial, con flujos de trabajo e información (procesos) en todas direcciones

(verticales, horizontales, diagonales) y en todos los sentidos (arriba-abajo, abajo-arriba,

izquierda-derecha, etc.). Las organizaciones adoptan estructuras poliédricas según el

modelo de dirección y de gestión. En estos “nuevos” entornos poliédricos la aplicación de

criterios de análisis basados en funciones transversales básicas es fundamental para

identificar patrones de gestión y organización de la información. Estos patrones constituyen

fractales de información7 que, de un modo u otro, se reproducen a diferente escala de

forma similar. Las diferencias entre fractales informativos en el seno de una misma

organización o en relación con otras organizaciones serán motivadas por estilos de

dirección u organización, contextos sociales o culturales o por los distintos objetivos a los

cuales focalizan su actividad. En cualquier caso, sus variantes responderán a condicionantes

derivados de la naturaleza de las organizaciones, como sistemas complejos y dinámicos que

son y que pueden encajar perfectamente con el concepto de la Teoría del Caos. De ahí el

valor de identificar funciones transversales básicas como fractales, es decir, como

herramientas de análisis del sistema dinámico que es una organización.

La segunda cuestión es el hecho de que su aplicación sea posible también en otros

contextos organizativos y jurisdiccionales, sino no puede considerarse un modelo. Animo al

lector (a quien agradezco haber llegado hasta aquí) a ponerlo en práctica, a confrontarlo, a

debatirlo o a rebatirlo, porque el resultado, sea cual sea, siempre será positivo.

7Fractal: objeto geométrico cuya estructura básica, fragmentada o aparentemente irregular, se repite a

diferentes escalas.

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Anexo 1. Cálculo del período de retención: superposición de prescripciones (documento de trabajo)

1. Siempre que el acto administrativo que motivó la vigencia haya prescrito reclamación (anulabilidad, control y auditoría, etc.).

Ejemplo: licencias de ocupación de la vía pública, 3 años de finalizada la vigencia, siempre que hayan transcurrido 4 desde su otorgamiento.

2. Por ejemplo, el acta de recepción de una obra, la liquidación final de una concesión admiinistrativa, etc.

3. Generalmente, documentación de conservación permanente (normativas, constitución de órganos de gestión, etc.). El criterio sirve para

definir el período de retención, no su valor informativo ni su disposición.

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Anexo 2. Tipología de documentos en expedientes y función informativa: orientación sobre disposición y acceso (documento de trabajo)

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Anexo 3. Funciones transversales i formas documentales preeminentes: orientación sobre disposición y acceso (documento de trabajo)

1. Los registros no preceptivos no constituyen registros formalizados, sin embargo pueden formalizarse a nivel de la institución con finalidad de evidencia y preservación. Su preservación estará condicionada a su carácter primario o secundario. Son secundarios cuando tienen una función auxiliar de otros registros, por ejemplo en el ámbito contable. En cambio los registros auxiliares o secundarios en relación a expedientes primarios tenderán a conservarse como documentos recapitulativos o instrumentos de evidencia, por ejemplo, un registro de licencias de obras, de contratos o el mismo registro general de expedientes. Ejemplos de registros preceptivos son el padrón municipal de habitantes, los libros/registro de decretos o acuerdos, los registros contables, padrones fiscales, etc.

2. La disposición propuesta para la forma documental expediente es, en general, aplicable tanto al expediente primario como a sus expedientes derivados. Los expedientes secundarios o derivados de un registro son, generalmente, eliminables por ejemplo los expedientes de modificación de padrones fiscales o los dossieres de documentación acreditativa y soporte a las inscripciones padronales de habitantes.

3. La selección en el tipo expediente se basa en la tipología funcional de los documentos de los expedientes y el valor informativo de dicha función.

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Anexo 4. Políticas cooperativas: Evaluación, transparencia, privacidad, datos abiertos (documento de trabajo)

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A FUNDAÇÃO ARQUIVOS E MEMÓRIA DE SANTOS E SUA POLÍTICA PARA IMPLANTAÇÃO DE ARQUIVOS MUNICIPAIS NA REGIÃO

METROPOLITANA DA BAIXADA SANTISTA, BRASIL

THE FUNDAÇÃO ARQUIVOS E MEMÓRIA DE SANTOS AND ITS POLICY FOR IMPLEMENTATION

OF MUNICIPAL ARCHIVES IN THE METROPOLITAN REGION OF BAIXADA SANTISTA, BRAZIL

Recibido: 09/11/2017 – Aceptado: 15/12/17

Roberto de Assis Tavares de Almeida

Ana Célia Rodrigues

Resumo: Apresenta-se o projeto da Fundação Arquivos e Memória de Santos (FAMS) para

implantação de arquivos municipais na Baixada Santista, as ações desenvolvidas e os resultados

obtidos. A Região Metropolitana da Baixada Santista abriga em seu território organizações

administrativas que remontam ao século XVI com a criação da Vila de São Vicente, que deu

origem aos nove municípios que a compõe, no atual Estado de São Paulo, Brasil. Apesar da sua

importância histórica, a situação dos arquivos municipais na região é bastante precária,

justificando intervenções para reverter o processo de abandono e descaso em que se encontra a

documentação pública. A FAMS tem por objetivo definir a política de preservação da memória e

gerenciamento dos arquivos do município de Santos, atuando em parceria com outros órgãos

públicos e privados da Baixada Santista na defesa do patrimônio documental, histórico e

cultural da região. Desde 2006, vem desenvolvendo ações dentro do Projeto de Implantação de

Arquivos Municipais na Região Metropolitana da Baixada Santista, que resultou na do Termo de

Cooperação Técnica n. 201 (2016), parceria estabelecida entre a Agência Metropolitana da

Baixada Santista (AGEM) e a FAMS para estimular a criação de arquivos municipais, como

contribuição para preservação da memória histórica e documental desta importante região do

país.

Palavras chave: Política Arquivística - Arquivos Municipais - Fundação Arquivos e Memória

de Santos (FAMS).

Fundação Arquivo e Memória de Santos / [email protected]

Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – Universidade Federal Fluminense /

[email protected]

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Abstract: It presents the project of the Archives and Memory of Saints Foundation (FAMS) for

the implementation of council archives in the Baixada Santista, the actions developed and the

results obtained. The Metropolitan Region of the Baixada Santista is home to administrative

organizations dating back to the 16th Century with the creation of the Vila de São Vicente, which

gave rise to the nine councils that comprise it, in the present state of São Paulo, Brazil.

Despite its historical importance, the situation of the council archives in the region is very

precarious, justifying interventions to reverse the process of abandonment and neglect in which

the public documentation is found. FAMS aims to define the memory preservation policy and

archives management of the Santos Council, acting in partnership with other public and

private agencies of Baixada Santista in defense of the documentary, historical and cultural

heritage of the region. Since 2006, it has been developing actions within the Council Archives

Implantation Project in the Baixada Santista Metropolitan Region, which resulted in the Technical

Cooperation Term n. (2016), a partnership established between the Metropolitan Agency of

Baixada Santista (AGEM) and FAMS to encourage the creation of council archives, as a

contribution to preserving the historical and documentary memory of this important region of

the country.

Keywords: Archival Policy - Council Archives - Archives and Memory of Saints Foundation

(FAMS).

Introdução

No Brasil, a Constituição da República Federativa do Brasil (1988), expressa que “todos

têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular,

ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob

pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à

segurança da sociedade e do Estado" (art. 5º, inc. XXXIII). É de competência comum

da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, “proteger os documentos,

as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as

paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos” (art. 23, inc. III) e proporcionar os

meios de acesso à cultura, à educação e à ciência (art.23, inc. V) e que “cabe a

administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as

providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem” (art. 216, parag. 2º).

80

A Lei Federal n. 8.159 (1991), que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e

privados, define a esfera de jurisdição e a competência das instituições arquivísticas

públicas brasileiras, afirmando que “São considerados arquivos públicos, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos

de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções

administrativas, legislativas e judiciárias (art.7, cap. II)”.

Estudos realizados pelo Arquivo do Estado de São Paulo apontam que há 68 arquivos

municipais criados, num total de 577 municípios que integram o Estado de São Paulo. 25%

dos Arquivos Municipais foram criados após 2001, decorrentes da assinatura do termo de

parceria do Arquivo do Estado com o Ministério Público Estadual, que tem entre seus

objetivos a implantação de programas de gestão documental nas administrações

municipais. Entretanto, ainda é inexpressivo o número de arquivos municipais

institucionalizados, frente ao número de municípios paulistas.

Este quadro demonstra que não basta promulgar leis, sendo necessária a criação de

mecanismos que impulsionem a implantação de arquivos municipais, como a

conscientização das comunidades, estimulando a implantação de políticas públicas de

defesa do patrimônio documental.

O poder público municipal individualmente tem tido dificuldade em superar esse problema,

daí a importância de uma atividade conjunta para reverter a situação dos arquivos

municipais na região metropolitana.

A FAMS tem como objetivo formular a política referente á memória e ao gerenciamento

dos arquivos do município de Santos e atua em parceria com outros órgãos (públicos e

privados) correlatos da região na defesa do patrimônio documental, histórico e cultural da

região.

Neste contexto, iniciativa inédita de parceria estabelecida entre a FAMS e a AGEM,

resultaram no estabelecimento de um Termo de Cooperação Técnica, que tem por objetivo

o estabelecimento de políticas arquivísticas para a implantação de arquivos municipais,

auxiliando nesse sentido aos nove municípios que abrangem a atuação da AGEM.

A proposta foi elaborada a partir de diagnóstico da situação dos arquivos municipais, cujos

dados foram levantados em questionários aplicados nos nove municípios da Região

Metropolitana da Baixada Santista, Estado de São Paulo: São Vicente, Cubatão, Santos e

Praia Grande, Bertioga, Itanhaém, Guarujá, Mongaguá, Peruíbe. Como resultado deste

81

levantamento de dados, observou-se a inexistência de arquivos municipais nas cidades que

integram a região, impedindo a comunidade ao acesso às informações sobre o seu passado

e seu presente.

Nesta perspectiva, esta comunicação tem por objetivo apresentar o projeto, as ações

desenvolvidas e os resultados obtidos.

A Baixada Santista, sua história e seus arquivos.

A colonização do Brasil tem inicio em 1532 com a chegada da esquadra de Martim Afonso

de Sousa e a fundação da Vila de São Vicente, primeira Câmara Municipal do Brasil colonial,

dotando a região de um acervo documental expressivo, considerado o mais antigo do país.

A Região Metropolitana da Baixada Santista (RMBS) foi criada pela Lei Complementar

Estadual n. 815 (1996), a qual compreende os municipios de São Vicente, Cubatão, Santos e

Praia Grande, Bertioga, Itanhaém, Guarujá, Mongaguá, Peruíbe.

Figura 1: Região Metropolitana da Baixada Santista: Divisão Político-Administrativa

Fonte: (AGEM, 2002) 1

A criação de uma região metropolitana por lei não se presta a uma finalidade meramente

estatística, o objetivo é a viabilização de sistemas de gestão de funções públicas de

interesse comum dos municípios conurbados. Região metropolitana é um grande centro

populacional, que consiste em uma (ou, às vezes, duas ou até mais) grande cidade central

1 Recuperado de: http://www.agem.sp.gov.br/indicadores/default.htm.

82

(uma metrópole), e sua zona adjacente de influência. Geralmente, regiões metropolitanas

formam aglomerações urbanas, uma grande área urbanizada formada pela cidade núcleo e

cidades adjacentes, formando uma conurbação.

No Estado de São Paulo, existem três Regiões Metropolitanas: de São Paulo, da Baixada

Santista e de Campinas, que concentram cerca de 21,7 milhões de habitantes, ou seja,

58,6% da população do Estado e 12% do total do País.

Braço executivo na Região Metropolitana a Agência Metropolitana da Baixada Santista

(AGEM) têm a função de integrar e organizar as políticas públicas comuns aos nove

municípios dentro de suas atribuições, encaminhando para a prática as resoluções tomadas

no Conselho de Desenvolvimento da Região Metropolitana da Baixada Santista (CONDESB),

órgão deliberativo paritário composto por representantes dos municípios e do governo

estadual. Numa linguagem bastante simplificada o CONDESB seria o parlamento e a AGEM

o governo, o executivo da RMBS.

Dentro dessa integração metropolitana há um elo comum, que praticamente une o

conjunto de cidades, sua História.

A Região Metropolitana da Baixada Santista abriga em seu território organizações

administrativas que remontam ao século XVI com a formação da Vila de São Vicente, que

deu origem aos nove municípios que a compõe. Apesar da importância histórica a situação

dos arquivos municipais da Baixada Santista é bastante precária, necessitando de uma

intervenção para reverter o processo de abandono e descaso com a documentação pública.

Tabela 1: Região Metropolitana da Baixada Santista

ANO DE CRIAÇÃO DOS MUNICIPIOS DA

REGIÃO METROPOLITANA DA BAIXADA SANTISTA

Municipio Ano de criação Dispositivo legal

São Vicente 1532 Em 22 de janeiro

Santos 1545 Foral de 19 de janeiro de 1545

Itanhaém 1561 Provisão de abril de 1561

Guarujá 1934 Decreto nº 6.501, de 19.06.1934.

Cubatão 1948 Lei nº 233, de 24.12.1948.

Mongaguá 1959 Lei nº 5.285, de 18.02.1959.

Peruíbe 1959 Lei nº 5.285, de 18.02.1959.

83

Praia Grande 1964 Lei nº 8.092, de 28.02.1964.

Bertioga 1991 Lei nº 7.664, de 30.12.1991.

Fonte: (AGEM, 2002)2

Neste contexto, a FAMS, nascida do desdobramento do Centro de Memória Santista, criado

em 1990, entidade arquivística e de memória referência da região e membro do Conselho

nacional de Arquivos (CONARQ) é uma importante referencia para o estabelecimento de

políticas de preservação da memória e dos arquivos da região.

O patrimônio arquivístico do município é integrado por todos os documentos produzidos

desde a criação das antigas Câmaras Municipais do Brasil, no séc. XVI. As Câmaras

Municipais criadas no período colonial eram as únicas instituições responsáveis pela

administração das vilas brasileiras, desempenhando as funções legislativas e executivas, no

cargo do presidente e agente executivo municipal. Hoje estão configuradas em poderes

autônomos, nas atuais Prefeituras e Câmaras dos municípios.

Por definição, portanto, é atribuição do arquivo municipal a responsabilidade pelos

documentos acumulados no âmbito da administração pública direta e indireta dos órgãos

que compõem a administração local, ou seja, Prefeitura e Câmara Municipal. Documentos

estes que independentes de sua idade, natureza ou suporte físico são reunidos por

acumulação natural, pois resultam das atividades específicas da gestão administrativa

desenvolvida junto à comunidade. Pode custodiar ainda, mediante o estabelecimento de

convênio, os documentos provenientes do poder judiciário e outros acervos de origem

privada que sejam considerados de interesse para a preservação da memória local.

Os arquivos dos povos e as cidades nascem com a administração diária de direitos e

obrigações, como elemento de prova ou comunicação de sua gestão. A reunião de

documentos nos arquivos das municipalidades é o espelho fiel de sua atuação, ressalta

Rodrigues (2005). Esta natureza revela

o conteúdo da vida humana, por sua imparcialidade e autenticidade na manifestação da

alma do seu povo e sua gente, de seus prazeres e de suas tristezas, de suas sombras e

suas luzes (...) espelho que se estiver bem trabalhado gera confiança no administrador

atual que olha para trás para dar um salto adiante, e no administrado para segurança de

seus direitos e constância de suas atuações (Romero Tallafigo, 2000).

2 Recuperado em: http://www.agem.sp.gov.br/indicadores/default.htm.

84

Neste sentido, o arquivo é, por excelência, um órgão prestador de serviços de informação,

espaço que preserva direitos preconizados constitucionalmente, onde governo e cidadão

têm garantido acesso pleno às informações do passado e do presente.

Nos arquivos municipais é “onde se apalpa a plenitude do conceito de arquivo como

memória viva do passado, como memória útil à comunidade em geral e como memória

integrada à gestão cotidiana do tempo presente”, afirma Manuel Romero Tallafigo (2000).

Uma política de arquivos não deve contribuir apenas para ressaltar a particularidade de

cada município, mas também integrá-lo à nação. Logo, uma política de arquivos não

dever se vista como uma forma de reprodução da cultura, mas como a que subsidia os

elementos para o equilíbrio político e social do país. Em última análise, uma comunidade

estará mais integrada à nação, na medida em que se reconheça em sua forma especial de

comportamento e de inserção na sociedade. A consciência dos atos realizados pelas

gerações passadas e a percepção do processo de construção social da comunidade são

fortes elementos para a integração dos indivíduos e grupos a uma ideia de nacionalidade

(Rodrigues, 2002).

Os arquivos municipais contêm aspectos relevantes da história da comunidade no contexto

nacional, no cenário das transformações históricas do mercado de trabalho, da economia e

das lutas sociais pela democracia e pelos direitos à plena cidadania que marcaram a vida

brasileira. (Rodrigues, 2005)

Nesta perspectiva cabe perguntar: como transformar um arquivo municipal em um eficiente

órgão de prestação de serviços de informação, que garanta a integração do passado e do

presente de uma comunidade?

Os municípios apresentam uma realidade complexa e uma extrema carência de recursos,

inclusive metodológicos, para o desenvolvimento dos arquivos.

Em matéria de políticas públicas que versam sobre documentos e arquivos, a insuficiência

de recursos materiais e humanos não caracteriza o único problema do qual padecem as

administrações municipais. A ausência de metodologias para o tratamento de documentos

públicos constitui outro grave problema a ser enfrentado para transformar os arquivos em

órgãos prestadores de serviços.

Entretanto, o desafio de implantar uma política para a criação de arquivos municipais

eficientes pode ser superado se pautado em estratégias de cooperação, sobretudo

institucionais.

A história de Santos se situa no contexto regional, razão pela qual a FAMS tem

desenvolvido trabalhos de cooperação com entidades afins de outras cidades da Região

Metropolitana para a definição de políticas públicas que integrem ações regionais, o que

85

culminou em 2006 com a elaboração do Termo de Cooperação Técnica para a prestação de

assessoria técnica e conjugação de esforços para assegurar proteção ao patrimônio

documental e histórico da Região Metropolitana da Baixada Santista.

A cooperação como estratégia para criação de arquivos municipais na Baixada

Santista: a parceria FAMS e AGEM

A história da FAMS tem inicio nos anos 90 do séc. XX, com a criação do Centro de Memória

Santista vinculado à Secretaria Municipal de Cultura. Com a reforma administrativa de abril

de 1993, passou a denominar-se Centro de Memória Cultural e a responder à Secretaria

Municipal de Desenvolvimento Urbano. Em dezembro de 1994, nova alteração ocorre e

recebe nome de Centro de Memória e Arquivo, vinculado à Secretaria Municipal de

Administração. Para dar autonomia administrativa e maior agilidade na busca de recursos

humanos, técnicos e financeiros a administração municipal criou em 1995, a atual FAMS.

A FAMS é uma instituição que trabalha, com o apoio da Administração Municipal, no

gerenciamento dos arquivos públicos da Prefeitura Municipal de Santos e com a memória

documental e iconográfica da cidade, garantindo a salvaguarda, a preservação e a

disseminação desse patrimônio. Seu acervo está dividido entre os Arquivos Permanente

(AP), Intermediário (AI), Geral (AG), custodiando cerca de três milhões de documentos, que

datam do final do século XVIII aos dias atuais.

A FAMS tem como objetivo formular a política referente á memória e o gerenciamento dos

arquivos do município de Santos e atua em parceria com outros órgãos (públicos e

privados) correlatos da Baixada na defesa do patrimônio documental, histórico e cultural da

região.

Desde 2006, a fundação vem desenvolvendo ações dentro do Projeto de Implantação de

Arquivos Municipais na Região Metropolitana da Baixada Santista3 que resultou no Termo

de Cooperação Técnica n. 201 (2016), parceria estabelecida entre a AGEM e a FAMS para

assegurar proteção ao patrimônio documental e histórico da Região Metropolitana da

3Trabalho de Conclusão de Curso intitulado Uma Política de Arquivos para os Municípios da Região

Metropolitana da Baixada Santista, de Roberto de Assis Tavares de Almeida, defendido em 2008 sob

orientação da Profa. Dra. Ana Célia Rodrigues, no MBA em Gestão Documental e Arquivologia da

Universidade Paulista, UNIP-Santos.

86

Baixada Santista, estimulando a criação de arquivos municipais nos nove municípios que

abrangem a atuação da AGEM.

O Termo de Cooperação Técnica entre a FAMS e a AGEM surge num momento em que os

municípios se deparam com grande aumento da produção documental e aumento dos

serviços públicos principalmente nas áreas de educação, promoção social, saúde e defesa

da cidadania. Concomitantemente ao aumento desses serviços houve a municipalização

dos mesmos gerando uma necessidade de acesso a informação e criação de arquivos

preparados para oferecê-lo.

O referido instrumento caracteriza-se como o resultado de ações desenvolvidas pela FAMS

no âmbito do Projeto de Implantação de Arquivos Municipais na Região Metropolitana da

Baixada Santista.

A proposta foi elaborada a partir de um diagnóstico sobre a situação dos arquivos

municipais da Região Metropolitana da Baixada Santista, onde foi aplicado um questionário

nos nove municípios da região. O objetivo deste levantamento de dados foi revelar os

problemas e soluções apresentados pelos arquivos dos municípios estudados, informações

que pudessem servir de parâmetro para discussão entre os envolvidos.

Para completar o diagnóstico foram feitas visitas aos arquivos da região e efetuadas

discussões com responsáveis e técnicos que participaram das atividades promovidas pela

FAMS (seminários, encontros, oficinas, etc.) sendo constatado que a exemplo das outras

regiões do estado, a Baixada Santista não possui arquivos municipais institucionalizados

juridicamente, com exceção do município de Santos, que tem seus arquivos administrados

pela FAMS.

Os questionários foram respondidos de forma pouco clara e sem fundamento arquivístico,

mostrando a baixa qualificação dos funcionários sobre as normas arquivísticas, sem quadro

de funcional e sem dotação orçamentária. A análise das respostas demonstrou a pouca

importância dada ao conjunto documental pelo poder público municipal e por seus

funcionários. Foram aplicados in loco nos municípios de São Vicente, Cubatão, Santos e

Praia Grande e, encaminhados por e-mail, para Bertioga, Itanhaém, Guarujá, Mongaguá,

Peruíbe, dos quais não se obteve resposta.

Constatou-se que os municípios na sua grande maioria não têm um sistema de arquivos

integrados na sua administração; não é garantido o acesso a documentos públicos para a

pesquisa acadêmica; os funcionários não são qualificados para a realização de tarefas

87

arquivísticas e, muitas vezes passam a fazer parte do quadro funcional dos arquivos

municipais como “castigo”. O arquivo chamado “histórico” fica separado do corrente e

intermediário, e geralmente vinculado à Secretária da Cultura. Algumas prefeituras

possuem um local (depósito de documentos) que chamam de “arquivo morto”,

normalmente vinculado à Secretária da Administração.

Os arquivos municipais na sua maioria não existem legalmente, isto é, não estão

institucionalizados, com pessoal e infraestrutura inadequadas não estão preparados para

atender ao serviço arquivístico.

A legislação brasileira é clara sobre a responsabilidade e dever dos Municípios quanto à

proteção, guarda e gestão de documentos públicos, na esfera de sua competência,

porém, dificuldades de toda natureza dificultam o seu cumprimento. No Estado de São

Paulo, por exemplo, dos 645 municípios existentes, menos de 10% deles possuem

arquivos municipais legalmente instituídos e, em seu lugar, encontram-se depósitos

desorganizados, repletos de documentos, sem controle e identificação, apontados

frequentemente, como verdadeiros obstáculos ao atendimento da população e à

eficiência e transparência da administração pública. Infelizmente, porém, essa não é uma

prerrogativa paulista. É a realidade brasileira. (SAESP, 2007, p. 34)

Como se pode constatar pelo diagnóstico realizado sobre os arquivos municipais na região

da Baixada Santista, lamentavelmente a situação não é diferente de outras regiões do

Estado de São Paulo ou do país, necessitando de uma intervenção enérgica do poder

público para que se reverta esta situação.

Assim, o projeto propõe a análise metodológica e implementação na prática do Termo de

Cooperação Técnica AGEM/FAMS n. 201 (2016), no que concernem ao estabelecimento de

políticas arquivísticas e implantação de arquivos municipais, auxiliando nesse sentido ao

nove municípios que abrangem a atuação da AGEM. Tem por objetivos: estimular a criação

de Arquivos Municipais institucionalizados na Região Metropolitana; capacitar recursos

humanos para atuarem profissionalmente nos Arquivos Municipais, estabelecendo

parcerias e/ou convênios com as universidades da região para a promoção de cursos e

eventos e colaborar na captação de recursos financeiros para o desenvolvimento de

projetos arquivísticos no âmbito dos arquivos municipais.

Para alcançar seus objetivos, foram formuladas as seguintes metas:

Realizar seminários, encontros e oficinas para a sensibilização de funcionários e

autoridades da administração municipal, visando a implantação de Arquivo

Municipais institucionalizados.

Eleger um município para implantar um projeto piloto de Arquivo Municipal.

88

Fornecer os parâmetros legislativos para criação dos Arquivos Municipais.

Indicar fontes de financiamento dos governos estadual e federal e também da

iniciativa privada (Lei Rouanet, BNDS, Petrobrás, Programa ADAI) para apresentação

de projetos pelos Arquivos Municipais.

Estabelecer parcerias / convênios com as universidades da região para a promoção

de cursos e eventos.

Estabelecer contato com parlamentares do nível estadual e federal para prepararem

emendas ao orçamento que contemplem a implantação dosa Arquivos Municipais.

Estabelecer parceria com a UNESP, campus São Vicente, para a promoção de cursos

de capacitação direcionados aos funcionários das Prefeituras e Câmaras da Região

Metropolitana.

Receber funcionários dos Arquivos Municipais e Câmaras da região para vivenciarem

a experiência arquivística na FAMS, como complemento à formação ou estímulo à

realização de tarefas junto aos arquivos municipais.

Este trabalho apresenta uma relevância social importante, pois além de criar estratégias

para guardar e preservar a documentação pública municipal nos arquivos busca sensibilizar

os habitantes de cada cidade, e em particular os prefeitos e vereadores, para a importância

e valor que apresentam os documentos que transitam todos os dias pelas repartições e que

mostram o cotidiano, não da cidade em si, mas de quem a faz, o cidadão.

Perseguindo o ideal de integração regional, a FAMS tem realizado várias atividades no

sentido de promover o desenvolvimento dos trabalhos arquivísticos e de memória no

contexto regional, realizando ações para criar arquivos municipais, entre as quais merecem

destaque:

VII Seminário Regional de Arquivologia (a partir de 2005).

Visitas aos municípios da Baixada Santista e Vale do Ribeira e reuniões com

autoridades locais para discutir as políticas públicas para implantação de arquivos

municipais, com a participação de Heloísa Liberalli Bellotto, Universidade de São

Paulo e Ana Célia Rodrigues, Universidade Federal Fluminense (2006).

Assinatura do Termo de Cooperação Técnica FAMS e AGEM para implantação de

arquivos municipais na região metropolitana da Baixada Santista (2006).

I Encontro Metropolitano de Arquivos Municipais, em Praia Grande (2007).

V Jornadas de Arquivologia (a partir de 2008).

89

II Encontro Metropolitano de Arquivos Municipais, em Peruíbe (2006).

Elaboração de Diagnostico e Projeto de criação do Arquivo Histórico da PM Peruíbe

(2011).

Palestra sobre arquivos na administração pública dirigida aos funcionários da PM de

Peruíbe com a participação de Ana Célia Rodrigues da Universidade Federal

Fluminense e Lauro Pereira do Arquivo do Estado de São Paulo (2011).

Encontro de Arquivos Municipais do Vale do Ribeira, em Iguape (2011).

Reuniões com Prefeitos Secretários Municipais da Região Metropolitana da Baixada

sobre implantação de Arquivos Municipais (desde 2005).

Considerações finais

Fortalecendo o movimento para a institucionalização dos arquivos, a FAMS vem ao longo

de seus 10 anos propondo e realizando eventos que aproximam as realidades arquivísticas,

buscando a troca de experiências e o estimulo para a criação de arquivos municipais na

região. A capacitação do pessoal diretamente ligado a esse setor será o ponto central para

que toda a estrutura dos arquivos seja mudada para um maior rendimento na busca das

informações requeridas, seja pela própria administração ou pelo munícipe.

Neste sentido, ressalta Ana Célia Rodrigues (2002)

(...) é urgente repensar qual é o papel que os arquivos públicos representam para a

sociedade contemporânea. Se ainda é urgente pensar a memória em relação a critica do

presente, ao compromisso com a transparência administrativa dos atos do governo

registrados em documentos de arquivos, ao exercício pleno dos direitos de cidadania,

muito mais urgente se faz pensá-la em função de um projeto de futuro.

O desafio de implantar uma política regional para a preservação da memória dos

municípios da baixada santista, articulada em função da criação de arquivos municipais

eficientes, pode ser superado se pautado em estratégias de cooperação, sobretudo

institucionais, exemplo que AGEM e FAMS buscam transformar em referencia para outras

regiões do Brasil.

Referencias

Agencia Metropolitana da Baixada Santista (2001). Termo de Cooperação Técnica n. 201. AGEM

- Agência Metropolitana da Baixada Santista e FAMS – Fundação Arquivo Memória de Santos.

29 mar 2006.

90

Almeida, R. A. T. (2007). Uma política de arquivos para os municípios da Região Metropolitana

da Baixada Santista: o Termo de Cooperação Técnica entre a AGEM e a FAMS. Santos: UNIP.

(Monografia de Conclusão de Curso).

Constituição da República Federativa do Brasil. (1988). Recuperado de :

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicaocompilado.htm

Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e

privados e dá outras providências.

Estado de São Paulo. SAESP. (2007). Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado

de São Paulo. Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos, 24 de

outubro de 2007. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, SAESP. (Apostila).

Fundação Arquivos e Memória de Santos. (2010). Relatório Final do Projeto: Arquivo Histórico

Municipal de Peruíbe.

Rodrigues, A. C. (2002). História e cidadania: o papel dos arquivos municipais. Boletim do

Arquivo. São Paulo, v.4, n.1, p.22 - 27

Rodrigues, A. C. (2005). Tipologia documental como parâmetro de classificação e avaliação em

arquivos municipais. Cadernos de Estudos Municipais. Universidade do Minho (Portugal):

v.17/18, n.jun a dez, p.11-46.

Romero Tallafigo, M. (1998). El patrimonio documental de los municipios andaluces: situación y

problemas. In: Jornadas sobre Gestión del Patrimônio Documental - Archivos Municipales, I,

Córdoba. Actas. Córdoba (España): Diputación de Córdoba, 2000. p. 95-124.

91

OS MARCOS LEGAIS ARQUIVÍSTICOS PRODUZIDOS EM ÂMBITO MUNICIPAL: O CASO DO ARQUIVO PÚBLICO DE MACAÉ – RJ

THE ARCHIVISTIC LEGAL FRAMEWORKS PRODUCED IN MUNICIPAL AREA: THE CASE OF THE

PUBLIC ARCHIVE OF MACAÉ - RJ

Recibido: 09/11/17 – Aceptado: 21/11/2017

Juliana Loureiro Alvim Carvalho

José Maria Jardim

Mariana Lousada

Resumo: Este trabalho é uma parte da pesquisa de mestrado da referida autora e possui por

objetivo apresentar uma análise sobre os mecanismos legais arquivísticos produzidos no

município de Macaé, localizado no estado do Rio de Janeiro, e a sua aplicabilidade ou a falta

dela. A pesquisa justifica-se devido ao Arquivo Público de Macaé possuir legislações

significativas com relação à gestão e à funcionalidade de uma instituição arquivística municipal.

Pretendeu-se, assim, inquirir se esses aparatos legais são utilizados pelo Arquivo, se contribuem

para a gestão e o acesso aos documentos. Dessa forma, foi realizada uma identificação da

estrutura político-jurídica a partir dos marcos legais produzidos durante o período de

2005-2016. A abordagem metodológica utilizada foi a pesquisa qualitativa, mediante a

análise documental das legislações arquivísticas elaboradas pelo poder público. Utilizou-se,

também, um questionário e um roteiro de entrevista para coleta de dados. O questionário foi

adotado a fim de conhecer a situação arquivística atual do Arquivo Público de Macaé com

relação à aplicabilidade da legislação, ao passo que a entrevista foi utilizada para

compreender o antigo cenário do Arquivo, o que gerou a elaboração dos dispositivos legais

existentes. Os resultados obtidos consistiram na identificação da legislação arquivística e na

constatação de que ela não é empregada no que concerne à gestão e ao acesso aos

documentos.

Arquivista da Secretaria Municipal de Cultura de Macaé e Mestranda do Programa de Gestão de

Documentos e Arquivos da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO).

[email protected] Professor Titular do Departamento de Estudos e Processos Arquivísticos da Universidade Federal do

Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO). [email protected] Professora Adjunta do curso de Arquivologia na Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro

(UNIRIO) e Coordenadora do Programa de Gestão de Documentos e Arquivos da Universidade Federal do

Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO). [email protected]

92

Palavras-Chaves: Arquivo Público Municipal - Município - Macaé - Gestão de documentos -

Acesso.

Abstract: This paper is a part of the master's research of said author and aims to present an

analysis on the archival legal mechanisms produced in the municipality of Macaé, located in the

state of Rio de Janeiro, and its applicability or lack thereof. The research is justified because the

Public Archive of Macaé has significant legislation regarding the management and functionality

of a municipal archival institution. It was intended, therefore, to inquire whether these legal

devices are used by the Archive, if they contribute to the management and access to

documents. In this way, an identification of the political-legal structure was made based on the

legal frameworks produced during the period 2005-2016. The methodological approach used

was the qualitative research, through documentary analysis of the archival legislations

elaborated by the public power. A questionnaire and an interview script for data collection were

also used. The questionnaire was adopted in order to know the current archival situation of the

Public Archive of Macaé regarding the applicability of the legislation, while the interview was

used to understand the old scenario of the Archive, which generated the elaboration of existing

legal provisions. The results obtained consisted in the identification of the archival legislation

and the finding that it is not used as regards the management and access to documents.

Keywords: Municipal Public Archive - Municipality - Macaé - Document management - Access.

Introdução

As múltiplas demandas de acesso à informação no Brasil, no século XXI, advindas de

uma concepção de Estado em que há participação cidadã, transparência

administrativa e modernização tecnológica, geram questionamentos a respeito de

como se operam os arquivos públicos brasileiros. Em 2008, a situação arquivística dos

arquivos públicos brasileiros foi objeto de pesquisa pelo Conselho Nacional de

Arquivos(CONARQ)

,objetivava-se, na ocasião, reconhecer o

A Lei de Arquivos, no Brasil, cria o CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que possui por

competência definir a política nacional de arquivos.

Informações retiradas da Ata 52° da Reunião Plenária Ordinária do CONARQ.Ata 52° da Reunião Plenária

Ordinária do Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). (2008). Brasil. Recuperado em 10 de outubro, 2016,

de:http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/Atas/Ata_52_reuniao_plenaria

_ordinaria_conarq_20081212.pdf.

93

cenário dessas instituições públicas. O CONARQ enviou um questionário aos 5.564

municípios brasileiros, na época, apenas 45 arquivos municipais responderam, ao passo que

dos 26 estados, 23 deram retorno. As respostas auferidas, por meio da aplicação do

questionário, foram apresentadas na Reunião Plenária Ordinária do CONARQ e foram

enfatizadas as seguintes dificuldades: infraestrutura tecnológica, morosidade ao responder

o questionário e necessidade de se estabelecer parcerias com os arquivos públicos

estaduais.

A temática sobre os arquivos públicos municipais foi desenvolvida por Silva e Venâncio

(2016), que investigaram sobre a realidade arquivística da Região Metropolitana da Grande

Vitória. Dos seis arquivos municipais inquiridos, apenas um era institucionalizado. Os

autores afirmaram ainda que:

Ao abordar o tema Arquivos Municipais, chama a atenção a pouca existência deles,

principalmente os estruturados e com autonomia ou vinculados aos arquivos setoriais

executivos municipais. Falta-lhes, muitas vezes, a atenção administrativa além da devida

institucionalização legal. As pessoas frustram-se ao demandarem direitos de cidadãos,

que dependem de comprovação documental, mas cujos registros não são localizados nos

arquivos dos municípios (2016, p.4, grifo nosso)

Soma-se a isso o Plano Setorial de Arquivos (2016-2026) elaborado pelo Conselho Nacional

de Política Cultural (CNPC). Com o intuito de propor ações de curto, médio e longo prazo,

este documento previa a criação de um arcabouço básico para o cumprimento da

legislação arquivística e de uma política integrada do Governo Federal com o Distrito

Federal, Estados e Municípios, além de ter apresentado como um dos indicadores a

existência de apenas 250 arquivos municipais, sendo que na época o Brasil contava com

5.565 municípios.

O tema deste trabalho focalizou os marcos legais arquivísticos produzidos em Macaé e,

para realizá-lo, foi necessário realizar um breve apanhado sobre a realidade das instituições

arquivísticas públicas brasileiras, especialmente dos arquivos públicos municipais. A escolha

por esta delimitação temática de pesquisa ocorreu devido ao interesse em investigar o

cenário arquivístico e institucional (atual e passado) do arquivo, tendo em vista a

quantidade notável de aparatos legais aprovados pela Câmara dos Vereadores, sobre a

institucionalização do Arquivo Público de Macaé e suas funções como órgão do Executivo

Municipal.

94

O recorte temporal analisado refere-se aos onze anos (2005-2016) da institucionalização

legal do Arquivo Público, na época denominada como Arquivo Geral. Considerando-se esse

marco temporal, questionou-se: os marcos legais são cumpridos e contemplam as

necessidades do Arquivo Público? Os aparatos legais produzidos a partir da criação do

Arquivo auxiliaram a gestão de documentos e o acesso à informação?

Como abordagem metodológica utilizou-se a pesquisa qualitativa. Os métodos

empregados foram: 1) a aplicação de dois instrumentos de coleta de dados (um

questionário e um roteiro de entrevista com questões fechadas e abertas - aplicados junto

ao atual e ao antigo Coordenador do Arquivo, respectivamente, e 2) a análise documental

dos marcos legais produzidos (2005-2016) pelo poder público com relação ao Arquivo

Municipal.

Diante disso, abordar-se-á se os dispositivos legais produzidos no município de Macaé, a

contar da criação do Arquivo Público, são balizadores no que concerne à gestão e acesso

aos documentos.

Aparatos legais referentes à institucionalização do Arquivo Público de Macaé: um

breve contexto

Considerada a Capital do Petróleo, Macaé localiza-se no Norte Fluminense e estima-se que

tenha uma população de 239.471 habitantes (população residente no ano de 2016). Em

2012, representou o quadragésimo (40º) lugar na posição ocupada pelos 100 maiores

municípios em relação ao Produto Interno Bruto (PIB), de acordo com informações do

Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). Atualmente, o município apresenta

alguns problemas característicos de grandes cidades brasileiras, a saber, o aumento da

violência, noticiada frequentemente por alguns veículos de comunicação, a favelização e o

desgaste do meio ambiente.

Seu crescimento habitacional, advindo da instalação da Petrobras em decorrência do

descobrimento do petróleo na Bacia de Campos, desde o fim dos anos 70, é perceptível

até os dias atuais. Desta forma, a busca por melhores oportunidades, em razão da oferta de

Disponível em: <http://www.macae.rj.gov.br/conteudo/leitura/titulo/petroleo>. Acesso em 21 de outubro

de 2016.

95

emprego, proporcionou um "boom" demográfico na região, fato que pode ser verificado

nos censos de 1970 a 2016.

Com relação ao seu Arquivo Público Municipal, Macaé possui uma expressiva quantidade

de marcos legais.Para Dye (1972), Bucci (2002) e outros autores da política pública,

caracterizados como estatistas ou estadocêntricos (state-centeredpolicy-making), o ato do

Estado de conceber as leis e fazer com que a sociedade as cumpra é uma política pública.

Enquanto para outros, como Rhodes (1997), que possuem abordagem multicêntrica ou

policêntrica, a política pública deve ser construída por vários atores, sendo o problema a ser

enfrentado um ato público.

Os mecanismos legais são extremamente importantes para compreender como o município

planejou ações no que se refere ao cuidado e ao tratamento dos documentos públicos.

Segundo Secchi (2013, p.3), “as políticas públicas são elaboradas dentro do aparato

institucional-legal do Estado, embora as iniciativas e decisões tenham diversas origens”.

O primeiro aparato legal que faz referência à documentação é a Lei Orgânica do município

de Macaé, com data de 05 de abril de 1990. Tal lei passou a ser uma obrigatoriedade para

os municípios brasileiros após a Constituição Federal de 1988 e, conforme ressaltado no

Art. 29, o município deve reger-se por Lei Orgânica e ser responsável pela sua elaboração.

A Lei Orgânica do município de Macaé menciona no art. 12, inc. II, certa preocupação com

a documentação ao destacar a competência do município em:

Proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os

monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos localizados dentro

dos limites do Município, bem como impedir a evasão, no que couber. (Lei Orgânica,

1990, p.10).

Além disso, a Lei Orgânica de Macaé menciona algumas precauções no que se refere à

proteção e ao recolhimento dos documentos históricos, fato verificado no art.210, incisos

VIII e IX, assim como no art.213. Porém, essa lei ressalta a importância na temporalidade

dos documentos, conforme consta no art.250 – “Lei municipal disporá sobre prazos e

condições para a guarda e incineração de documentos” (Lei Orgânica, 1990, p.132).

No ano de 2003, cria-se o cargo de Arquivologista pela Lei Complementar n°030 de 2003,

antes mesmo da criação do Arquivo, sendo assim um indicador para este trabalho. Destaca-

As informações referentes aos marcos legais desta subseção foram obtidas a partir da consulta ao Portal

da Transparência do município de Macaé e a pedidos de acesso à informação.

96

se o Art. 1: “Fica criado o cargo de Arquivologista no quadro permanente da Prefeitura

Municipal de Macaé” (Lei n. 030, 2003). O cargo citado integra-se ao grupo ocupacional de

nível superior e com carga horária de 30 horas semanais, possuindo três níveis e quatro

vagas. A criação do cargo de arquivista em âmbito municipal suscita certa precaução com a

construção do corpo técnico do Arquivo Público do município de Macaé.

No ano de 2005, marco temporal desta pesquisa, cria-se o Arquivo Geral do Município de

Macaé por meio da Lei Complementar n° 051 de 2005 e o integra à Secretaria Municipal de

Administração. O aparato legal traz como finalidades do Arquivo, em seu Art. 2°:

I- Garantir acesso às informações contidas nos documentos sob sua guarda,

observadas as restrições regimentais, na fase intermediária, e de forma plena,

na fase permanente.

II- Custodiar os documentos de valor temporário e permanente acumulados pelos

órgãos da Prefeitura no exercício de suas funções, dando-lhes tratamento

técnico.

III- Estender a custodiados documentos de origem privada, considerados de

interesse público municipal, sempre que houver conveniência e oportunidade;

IV- Estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando tecnicamente as

unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no

âmbito do Poder Executivo Municipal.

A Lei mencionada refere-se também à definição do Protocolo no Art. 3°, que deve

encarregar-se “do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de

documentos” (Lei n. 051, 2005, p.1). Além disso, ressalta a estrutura organizacional

composta pelas divisões de: Arquivo Intermediário, Arquivo Permanente, Apoio Normativo

e Técnico, Apoio Cultural e Apoio Administrativo.

No Art. 9 da Lei em análise, admite-se que o Arquivo Geral, mediante convênio, poderá

custodiar os documentos da Câmara Municipal de Macaé.

A avaliação de documentos no município foi prevista na Portaria n° 1.218 de 2005,

publicada no jornal intitulado: O Diário- Diário de Macaé, do dia 11 de agosto de 2005. O

prefeito da época nomeou os servidores relacionados, sob presidência do coordenador do

Arquivo Geral, para constituírem a comissão encarregada de analisar e avaliar prazos para a

implantação da Tabela de Temporalidade Documental (TTD).

97

No ano de 2006, foi publicada nova portaria sobre a questão documental. A portaria

número 512, de 2006, designa alguns servidores, também sob presidência do coordenador

do Arquivo Geral, para constituírem a comissão responsável pela microfilmagem e

digitalização de documentos do Arquivo Geral do Município de Macaé.

O Decreto n° 257, de 2009, intitulou alguns integrantes do Grupo de Trabalho para

elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos, com novos membros e composta

por um arquivista (atual coordenador do Arquivo Público), um técnico de arquivo

(graduado em Arquivologia) e sete outros servidores com formações diversas. O decreto

supracitado foi substituído pelo Decreto n° 279, de 2009, que modificou cinco integrantes

do grupo de trabalho.

Em 2008, por meio da Lei Complementar n° 102, de 2008, que dispunha sobre a criação do

Arquivo Público do Município de Macaé, reafirmou-se a criação do arquivo com outra

denominação, que foi vinculado à Unidade da Secretaria Municipal Especial de

Planejamento e Gestão e estabeleceram-se outras funcionalidades, que não foram previstas

na Lei 051, de 2005. Com relação às funcionalidades previstas na Lei 102, de 2008,

destacam-se: proceder à racionalização e à eficiência administrativa. Nesse sentido, a Lei

destaca a gestão de documentos para proporcionar eficiência administrativa e faz alusão à

utilização dos instrumentos de gestão, diferencia as fases documentais, assim como ressalta

a importância de se constituir uma Comissão permanente de Avaliação de Documentos.

Soma-se a isto, o Decreto n° 211, de 2011, que regulamentou o artigo 7° da Lei

Complementar nº 102/2008, mencionada no parágrafo anterior, além de instituir a Tabela

de Temporalidade dos documentos no âmbito da Administração Pública do Município de

Macaé e aprovar o Termo de Eliminação de Documentos.

A Tabela de Temporalidade de Documentos, instituída pelo Decreto supracitado, traz em

suas classes assuntos referentes às áreas meio e fim do executivo municipal de Macaé.

Nesse decreto, o prefeito destaca a necessidade de racionalizar e otimizar o espaço do

Arquivo Público Municipal, definir prazos de guarda, distinguir os documentos

considerados como correntes e/ou intermediários e a preservação do patrimônio

documental nas suas diversas finalidades, em consonância com o princípio de eficiência.

A Portaria do Congem n° 002, de 2016, designou os servidores para compor a Comissão

Permanente de Avaliação de Documentos, para acompanhar a diminuição do acervo

98

documental da PMM e o acondicionamento de toda documentação desta municipalidade

no Arquivo Geral do Município.

Para Rosseau e Couture, (1998, p.159), “a legislação surge como essencial para criar uma

rede arquivística viável, ou pelo menos para consolidar as infraestruturas existentes e

preparar os desenvolvimentos futuros”.

Com isso, os aparatos legais referentes à questão documental no município demonstram

certa responsabilidade da administração pública com a documentação custodiada no

Arquivo Público Municipal.

A tabela abaixo apresenta os aparatos legais publicados no período de 2005-2016,

relacionados à questão político-jurídica do Arquivo.

Tabela 2- Legislação Arquivística de Macaé (2005-2016).

LEGISLAÇÃO ASSUNTO ANO

Lei Complementar 051 Cria-se o Arquivo Geral de Macaé e dá outras providências. 2005

Portaria n°1.218 Designa alguns servidores a constituírem a Comissão encarregada de

Analisar e Avaliar Prazos Documentais.

2005

Portaria n°512 Designa alguns servidores a constituírem a Comissão Responsável pela

Microfilmagem e Digitalização de Documentos do Arquivo Geral do

Município de Macaé.

2006

Lei Complementar nº 102 Institui o Arquivo Público do Município de Macaé, a Comissão

Municipal de Arquivo, e dá outras providências.

2008

Decreto n°257 Designa integrantes do Grupo de Trabalho para a elaboração da Tabela

de Temporalidade de Documentos.

2009

Decreto n°279 Substitui integrantes do Grupo de Trabalho para elaboração da Tabela

de Temporalidade de Documentos

2009

Decreto nº211 Institui a Tabela de Temporalidade dos documentos no âmbito da

Administração Pública do Município de Macaé.

2011

Portaria Congem n° 002 Designa os servidores para compor a Comissão Permanente de

Avaliação de Documentos, para acompanhar a diminuição do acervo

documental de Prefeitura Municipal de Macaé e o acondicionamento

de toda documentação desta municipalidade no Arquivo Geral do

Município.

2016

Fonte: Elaboração própria, com base na legislação de Macaé.

99

É importante frisar nesse processo de institucionalização do Arquivo e de seus instrumentos

de gestão o artigo 11 da Lei Complementar n° 164, de 2010, que descreve as

competências da Controladoria Geral do Município e, especificamente, o inciso IX, o qual

destaca que esse órgão deve efetuar o controle do arquivo geral de documentos, bem

como da movimentação dos processos do Protocolo Geral. Ao passo que no art. 13 efetua-

se a subordinação do Arquivo à Controladoria, da seguinte maneira: “ficam vinculados à

Controladoria Geral do Município: I- Arquivo Geral; II- Protocolo Geral” (Lei n. 164, 2010,

p.6).

No Plano Diretor, instituído no município de Macaé por Lei 076, de 2006, em seu Art.103

ficam estabelecidas algumas estratégias das políticas públicas para o Patrimônio Histórico e

Cultural e, dentre essas políticas, a questão estrutural do local de guarda do patrimônio

documental do município foi pensada, conforme é ressaltado no inciso VI:

[...] dotar o órgão público municipal responsável pelo patrimônio histórico cultural com as

condições adequadas de espaço físico, equipamentos, infraestrutura, logística e outros

mecanismos operacionais capazes de garantir a preservação de documentos e outras

fontes de diversas naturezas que constituem o acervo relacionado à história de Macaé.

(Lei n.076, 2006, p.89).

Outrossim, é válido reforçar que o Arquivo é um órgão integrante de uma esfera do

Executivo e para compreender o seu cenário institucional foi necessário conhecer o

arcabouço da Prefeitura Municipal de Macaé (PMM). O executivo (até o ano de 2016) está

dividido por quarenta e três secretarias, uma autarquia e sete fundos.

Lei Complementar n° 164 de 2010- Dispõe sobre a reestruração na Administração Pública Municipal.

Disponível em: <http://sistemas.macae.rj.gov.br:84/sim/midia/anexolegislacao/(LC-164-2010)_LC%20164-

2010.pdf>. Acesso em 22 de maio de 2017.

O Plano Diretor é instrumento global e estratégico da política municipal de desenvolvimento social, urbano, econômico, ambiental e dos serviços de utilidade pública do Município de Macaé, determinante para todos os agentes públicos e privados que atuam no Município, tendo como objetivo fundamental definir o conteúdo das políticas públicas, da função social da cidade e da propriedade urbana, de forma a garantir o acesso à terra urbanizada e regularizada, o direito à moradia, ao saneamento básico, aos serviços urbanos públicos, ao transporte, ao trabalho, à educação, às culturas, à saúde, ao lazer, ao meio ambiente para as presentes e futuras gerações, voltado para implementar uma gestão democrática e participativa, com vistas a reduzir as desigualdades sociais e promover a elevação da qualidade de vida (MACAÉ, 2006, p.1).Vale lembrar que o Plano Diretor de Macaé teve como principal prazo de revisão o dia 10 de outubro de 2016. Disponível em: <http://sistemas.macae.rj.gov.br:84/sim/midia/

anexolegislacao/(LC-076-2006)_Anexo%20da%20LC%20076-2006.pdf>.

A Lei Complementar n° 256 de 2016 reestruturou a Administração Pública Municipal, reduziu secretarias e

alguns cargos comissionados.

100

Assim sendo, esta seção demonstrou os aparatos legais publicados ao longo de onze anos

sobre o cuidado com os documentos e com o Arquivo Público. De posse da Lei

Complementar de Criação do Arquivo Público, de n°051 e n°102, entende-se que há em

Macaé mecanismos legais que se relacionam à gestão, preservação e acesso aos

documentos públicos. Necessita-se, assim, identificar se tais dispositivos são aplicados, se

contribuem para a gestão e o acesso à informação.

Metodologia

Definiu-se a abordagem qualitativa com a finalidade de descrever, compreender e analisar

os dados coletados, conforme ressalta Granger (1982) citado por Minayo (1993, p. 246).

Gondim (2010) lembra que a pesquisa qualitativa busca a compreensão dos fenômenos por

meio de instrumentos de natureza qualitativa (observação, participante, entrevista em

profundidade, história de vida e outros). É importante salientar que é a natureza do objeto

que definirá o método a ser implantado.

De acordo com o campo epistemológico da Arquivologia, em especial com o objeto

estudado neste trabalho, foi importante compreender se os mecanismos legais existentes

são balizadores de uma eficiente gestão de documentos e acesso à informação. Para obter

tal resposta foi necessária a aplicação de dois instrumentos de coleta de dados e uma

pesquisa nas fontes documentais.

O roteiro de entrevista e o questionário - aplicados junto ao atual e ao antigo Coordenador

do Arquivo Público, respectivamente-tinham o interesse em investigar, no eixo destinado à

legislação e normas, informações relativas à aplicabilidade dos aparatos legais no Arquivo

Público de Macaé. Procurou-se apurar se os mecanismos legais são utilizados; se existem

outros instrumentos legais no município; se a formulação da Legislação arquivística de

Macaé teve como base dispositivos legais de outros municípios, estados ou do plano

federal; se há uma justificativa para a inexistência de um regimento interno; e se o Arquivo

possui normas técnicas.

A entrevista foi realizada em duas etapas com o antigo Coordenador do Arquivo Público e

em dias distintos, porém assuntos inerentes à legislação e normas conseguiram ser

finalizados no primeiro dia 06/02/2017 de 10h 56min às 11h 11min. Ao passo que o

questionário foi aplicado ao atual Coordenador e a dois funcionários do Arquivo no dia

101

01/02/2017, de 9h 34min às 10h 57min, em uma única etapa, porém algumas dúvidas

foram sanadas em um segundo momento.

Além disso, as fontes documentais pesquisadas auxiliaram na investigação do cenário

político-jurídico do Arquivo Público. A consulta a esses registros institucionais, escritos em

formato de leis, decretos e portarias, foi realizada no site da Prefeitura Municipal de Macaé,

assim como no Portal Transparência do município.

Com relação à escolha pela pesquisa documental, Gil (2008, p.51) destaca que: “a pesquisa

documental vale-se de materiais que não receberam ainda um tratamento analítico, ou que

ainda podem ser reelaborados de acordo com os objetivos da pesquisa”.

Abaixo, serão analisadas as informações obtidas com a aplicação dos dois instrumentos de

coleta de dados, a fim de verificar se os dispositivos legais auxiliam na gestão e acesso aos

documentos.

Análise de dados

Por meio da análise dos dados é possível inferir que os marcos legais existentes não são

aplicados e além deles não serem utilizados, alguns são, até mesmo, desconhecidos pelo

corpo técnico do Arquivo, conforme informou o atual Coordenador do Arquivo. Segundo

ele, os aparatos legais existentes foram fundamentados na legislação arquivística do âmbito

federal, citando o CONARQ como órgão que os alicerçou.

Com relação ao regimento interno, não há justificativa para a inexistência dele, assim como

das normas técnicas arquivísticas. Apesar disso, está explicitado na Lei 051, de 2005,

Parágrafo único, que as competências específicas de cada unidade do Arquivo constarão no

regimento interno, a ser baixado por ato próprio.

A entrevista realizada com o antigo Coordenador do Arquivo procurou compreender como

e por que foi concebida a legislação arquivística de Macaé e quais foram os principais

atores envolvidos nesse processo. O entrevistado afirmou que a Procuradoria do município

teve participação incisiva neste processo e que o Arquivo de Macaé nunca cumpriu a

legislação vigente. Informou ainda que a legislação foi criada com a intencionalidade de

possuir um diálogo como o CONARQ.

102

A Constituição Federal garante ao cidadão o acesso à informação pública em seu Artigo 5°,

porém, para que esse acesso aconteça de forma eficiente, é vital que tais informações

sejam organizadas e respeitem a legislação arquivística.

A Lei de Arquivos ratifica o direito de pleno acesso aos documentos públicos e pontua

questões relativas à gestão de documentos. Em seu artigo 1º, estabelece que é dever do

Poder Público a gestão de documentos e a proteção especial a documentos de arquivos

como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e

como elementos de prova e informação (Lei n. 8159, 1991).

Com relação à Legislação Arquivística do município em análise, a Lei 051, de 2005, que

dispõe sobre a criação do Arquivo Geral do Município de Macaé, estabelece em seu artigo

2° algumas de suas competências, dentre elas: garantir acesso às informações contidas nos

documentos sob sua guarda (Lei n. 051, 2005, p. 1). Identificou-se que o acesso é realizado,

porém de uma maneira ineficiente. Não há sala destinada à consulta, a localização dos

documentos solicitados acaba sendo mais vagarosa, devido à existência de massa

documental e ao recolhimento selvagem realizado pelas secretarias do Executivo

Municipal.

Nessa perspectiva, é paradoxal o fato de que o Arquivo Municipal de Macaé possua

aparatos legais tão bem formulados, mas que não são aplicados. Questiona-se, assim, se há

eficiência no acesso, independentemente da utilização da legislação arquivística,

compreendendo que os mecanismos legais “[...] não podem ser analisados sob o ponto de

vista estritamente legal. Inúmeros outros fatores estão envolvidos na questão” (Fonseca,

1996, p.98).

O documento final, elaborado pela Mesa Redonda Nacional de Arquivos (1999), ressalta a

importância do acesso à informação pública como um direito de cidadania garantido no

Brasil, tanto na Constituição Federal, como em textos legais complementares. Entretanto, a

ausência de tratamento dessas informações, contidas nos documentos arquivísticos, é

prejudicial para o acesso e para o exercício pleno da cidadania.

Entende-se, portanto, que a legislação arquivística do município não é aplicada e que uma

parte significativa dos funcionários do próprio Arquivo a desconhecem. Dessa forma, é

Segundo Bellotto (2004, p.143), “o recolhimento selvagem é quando grandes massas aleatórias são

literalmente descarregadas nos arquivos permanentes, sem obediência a critérios técnicos. ” Com isso, esse

recolhimento não contribui para o acesso a informações futuras.

103

imperativo que seja produzido um regimento interno que estabeleça as diretrizes

necessárias para o funcionamento do Arquivo, além de inserir a legislação arquivística de

Macaé no escopo do trabalho.

Outro fator que merece destaque é a análise da obra: Como Fazer 3 - Como Implantar

Arquivos Públicos Municipais. Na parte destinada à legislação, há um modelo de lei para a

criação de arquivos municipais e o município de Macaé fez uso integral desse modelo para

elaboração da Lei n° 051, de 2005, que cria o Arquivo Geral de Macaé.

É valido mencionar que a Lei n° 102, de 2008, traz uma nova nomenclatura para o Arquivo,

antes denominado pela Lei nº 051, de 2005, como Arquivo Geral do Município de Macaé e

atualmente identificado como Arquivo Público de Macaé. Para o Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivística (2005), arquivo central é sinônimo de arquivo geral, pois é um

local responsável pelas publicações de normas técnicas, centralização e custódia dos

documentos. Enquanto o Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado pela

Associação de Arquivistas de São Paulo, define arquivo público como:

Conjunto de documentos acumulados em decorrência das funções executivas, legislativas

e judiciárias do poder público no âmbito federal, estadual e municipal, bem como o

conjunto de documentos de entidades de direito privado encarregadas de serviços

públicos (ARQ-SP.,2012, p.24).

Assim sendo, surgem interrogações a respeito da verdadeira necessidade ou da motivação

por detrás da criação dos marcos legais do município de Macaé. Além disso, vale ratificar

que a sua criação foi realizada sem um estudo prévio sobre a verdadeira necessidade do

Arquivo, pois, como mencionado anteriormente, a primeira lei que cria o Arquivo é uma

reprodução integral da obra: Como Fazer Arquivos Municipais.

Considerações finais

Concluiu-se, portanto, que os aparatos legais produzidos a partir da criação do Arquivo

podem e devem auxiliar na gestão de documentos e no acesso à informação. Porém, é

indispensável o investimento em recursos humanos, financeiros e tecnológicos, bem como

a melhoria dos locais de guarda da documentação, com o intuito de aplicar a gestão de

documentos desde a produção. Desse modo, pode-se afirmar que a atuação do Arquivo

junto às secretarias é primordial, fato que não ocorre no momento, para que se cumpram

104

os dispositivos previstos na Lei n. 102 de 2008, no que tange à racionalização e à eficiência

administrativa.

É válido ressaltar que há diversos problemas nos arquivos públicos brasileiros, fato esse

verificado em literaturas sobre o tema, mas, cabe a um conjunto de atores do Estado e da

sociedade atuar de forma política, despertando, assim, interesses da administração pública

e da sociedade com relação à importância da documentação custodiada por esses locais

que, por muitas vezes, são esquecidas ou omitidas pelo próprio Estado.

Percebeu-se, também, que a existência de inúmeros mecanismos legais não corresponde a

uma eficiente gestão e acesso aos documentos, mas sim à sua aplicabilidade. Apesar da

legislação arquivística existente, o Arquivo Público de Macaé necessita de

institucionalização e capacidade arquivística para exercer suas funções nos termos da Lei

8.159 e do que se concebe como missão de uma instituição arquivística.

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Portaria n. 512, de 07de abril de 2006 (2006). Designa alguns servidores a constituírem

a Comissão Responsável pela Microfilmagem e Digitalização de Documentos do Arquivo Geral

do Município de Macaé. Macaé, RJ.

Portaria Congem n. 002, de 21 de março de 2016 (2016). Designa os servidores para compor a

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enancib2016/paper/view/3899

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PROGRAMA DESCRIPTIVO Y DIGITALIZACIÓN DE LOS PLANOS DEL ARCHIVO DEL SERVICIO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS DE

SANEAMIENTO (SEPS), DE LA INTENDENCIA DE MONTEVIDEO (IM) – URUGUAY

DESCRIPTIVE PROGRAM AND DIGITALIZATION OF THE PLANS FROM THE ARCHIVE OF THE

STUDIES AND SANITATION PROJECTS SERVICES (SSPS), OF THE MONTEVIDEO INTENDENCE(MI) - URUGUAY

Recibido: 09/11/2017 – Aceptado: 23/11/17

Mónica Martins

Resumen: El Servicio de Estudios y Proyectos de Saneamiento (SEPS), de la Intendencia de

Montevideo, depende de la División Saneamiento y esta, del Departamento de Desarrollo

Ambiental. El acervo documental que custodia su Archivo contiene diferentes tipos

documentales que datan de principios del siglo pasado y muchos de ellos son de valor

patrimonial. A partir de 2016 y a través de un llamado a licitación pública, el Consorcio Artelia -

Halcrow - Rhama - CSI Ingenieros, se comprometió a elaborar el Plan Director de Saneamiento y

Drenaje Urbano, y contrata mis servicios como archivóloga, para iniciar la descripción y

digitalización de los planos vinculados al saneamiento de Montevideo. La documentación

estaba organizada desde hace tiempo por varios funcionarios del servicio, por lo tanto se hacía

difícil la recuperación de la información. Inmediatamente comenzaron las intervenciones

archivísticas de identificación, organización, diseño de un plan descriptivo normalizado,

restauración de planos, digitalización y definición de metadatos para una base. También se

incorporó el Archivo del SEPS, al Sistema Archivístico Institucional, cuyo ente rector es el Archivo

Central de la Intendencia. Se destaca la importancia del aporte interdisciplinario en el

reconocimiento de los diferentes tipos documentales, para la conformación de las series, así

como también para el diseño y la implementación de una base de datos, a través del software

Alfresco. Los planos se digitalizaron en formato PDF, y están en proceso de ser adjuntados a

la descripción de los documentos en la base de datos. Asimismo se tomarán en cuenta

para vincularlos a través del software Quantum GIS, siendo este un Sistema de

Información Geográfica (SIG) que utiliza el personal especializado, para la actualización de datos

técnicos.

Servicio de Estudios y Proyectos de Saneamiento de la Intendencia de Montevideo / [email protected] /

[email protected]

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Palabras clave: descripción - interdisciplinariedad - digitalización - nuevas tecnologías -

acceso.

Abstract: The Studies And Sanitation Projects Services (SSPS), of Montevideo Intendence,

depends on the Sanitation Division, and this depends of the Environmental Development

Departament. The records collection that holds its Archive contains different types of records

dating from the beginning of the last century, and many of them are of heritage value.

From 2016 and through a call for public tender, the Artelia - Halcrow - Rhama - CSI

Ingenieros Consortium, undertook the development of the Urban Sanitation and Drainage

Master Plan, and hires my services as an Archivist, to begin the description and digitalization

of the plans related to the sanitation of Montevideo. The documentation was organized for a

long time by several officials of the service, therefore it was difficult to recover the

information. Immediately we began the archival interventions of identification, organization,

design of a standardized descriptive plan, restoration of plans, digitization and definition of

metadata for a base. The Archive of the SSPS was also incorporated into the Institutional Archival

System, whose governing body is the Intendance Central Archive. We highlight the importance

of the interdisciplinary contribution in the recognition of the different record types, for the

conformation of the series, as well as for the design and implementation of a database, through

the Alfresco software. The plans were digitized in PDF format, and these are in the

process of being attached to the documents description in the database. They will also be

taken into account to link them through the Quantum GIS software, this being a Geographic

Information System (GIS) used by specialized personnel to update technical data.

Keywords: description - interdisciplinarity - digitalization - new technologies - access.

Introducción

Para comprender la evolución de los diferentes tipos documentales que conforma el

Sub Fondo documental que custodia el Archivo del SEPS, es necesario tener en

cuenta los antecedentes de las diferentes etapas de las Obras de Saneamiento, que se

realizaron en la ciudad.

Montevideo fue la primera ciudad de América del Sur en contar con una red de

colectores, impulsada por el empresario uruguayo Juan José de Arteaga en septiembre de

1852, con el fin de mejorar las condiciones de higiene de la ciudad, debido a las pestes de

la época.

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Si bien los eventos que se detallan a continuación muestran una posible relación entre

enfermedades y falta de saneamiento, recién en la segunda mitad del siglo XIX se logró

establecer que el desarrollo de enfermedades era dado por las malas condiciones de

higiene (falta de saneamiento):

- En el año 1853 el médico John Snow relaciona el cólera con la falta de saneamiento

(Llanos, 2005).

- En 1856 William Budd estableció la relación entre la ocurrencia de fiebre tifoidea y la falta

de saneamiento (Otrosky, 2004).

- En 1857 Pasteur estableció la teoría de que las infecciones y las enfermedades son

causadas por gérmenes y bacterias como en el caso del cólera (Martínez, 2013).

Luego de 25 años de ejercicio independiente y después de atravesar el período más

convulsionado de su historia que fue la Guerra Grande (1839-1851), el país quedó

sumergido en una profunda crisis política, social y económica (Barrán, 1987). Fue en este

contexto en que surge la propuesta de Juan J. Arteaga, con el propósito de atender las

necesidades sanitarias de la población de Montevideo (Montevideo publishing, 1905) Cabe

destacar que en ese momento, el desarrollo a nivel mundial relativo a temas de

saneamiento era escaso, y que incluso ciudades de mayor porte e historia que Montevideo,

apenas comenzaban a estudiar la posibilidad de un sistema de drenaje, y tardarían varios

años más, por ejemplo Londres y Nueva York.

La propuesta de Arteaga fue diseñada por un arquitecto francés de apellido Aulbourg. La

empresa “Arteaga” desarrolló y administró su red de saneamiento hasta el año 1913,

alcanzando a construir 211 kilómetros de colectores y cubrir 1157 hectáreas,

aproximadamente.

Posteriormente, desde 1917 y hasta 1955, la Intendencia de Montevideo asumió la gestión

del Saneamiento de la ciudad, con la realización del Plan de Obras de Montevideo

conocido como “Plan Maggiolo”. En el período entre 1956 y 1981, fue agravándose la

contaminación de las playas, y se iniciaron Planes de Saneamiento para su

descontaminación.

En 1991 se pone en funcionamiento el Emisario Subfluvial de Punta Carretas. Entre 1992 y

1995, se elaboró el Plan Director de Saneamiento, que retomaba con fuerza la planificación

e incorporación de elementos electromecánicos en la red (estaciones de bombeo, rejas

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mecanizadas). Asimismo se implementó el Plan de Saneamiento II, destinado a la

recuperación de la Playa Ramírez.

A mediados del año 1995, con el Plan de Saneamiento III, se dio inicio al “período

moderno” del desarrollo del Sistema de Saneamiento, cubriendo de ese modo el 30 % del

área actualmente saneada.

Ya en el año 2005, Montevideo se convirtió en la primera ciudad – Capital, con playas

certificadas por la norma ISO 14.001.

En el período comprendido entre los años 2009 y 2011, se realizaron obras para recuperar

la Bahía y en 2009 se recibió el Premio de Agua y Saneamiento para América Latina y el

Caribe, otorgado por el BID y la Fundación FEMSA (una de las empresas de bebidas más

grandes de América Latina).

En el año 2015, se iniciaron las obras del Sistema de Disposición Oeste, que incluye la

construcción de un emisario en la península de Punta Yeguas. Este emisario permitirá a la

zona oeste de Montevideo, contar con una solución de disposición final de calidad.

La Intendencia de Montevideo tiene un horizonte de planificación hasta el año 2050, para

que Montevideo sea la primera ciudad de Latinoamérica con el 100% de su área

urbana saneada. (Intendencia de Montevideo Desarrollo Ambiental, 2013).

La Misión del SEPS es participar en los procesos de gestión del territorio, aportando

conocimiento sobre el drenaje de la ciudad, colaborando a identificar las causas de los

problemas de drenaje y proponer soluciones. Además suministra los recaudos necesarios

para la construcción, mantenimiento y uso de obras, gestiona las afectaciones,

servidumbres y expropiaciones de saneamiento.

Para tales propósitos es necesario que los documentos custodiados por el Archivo del SEPS

estén disponibles de manera ágil y eficiente, facilitando la toma de decisiones del equipo

técnico, y para el diseño de nuevos planes de trabajo (primera vez que dicho Archivo

dispuso de asistencia archivística).

Una vez estudiada la evolución histórica del saneamiento y las competencias del SEPS, se

procedió a ejecutar la identificación y la organización de las series documentales que

conforman el Sub Fondo.

Posteriormente, se diseñó un Programa Descriptivo y se comenzaron a digitalizar los planos

de saneamiento y drenaje. Se formularon pronósticos basados en el conocimiento de la

institución y se implementa al día de hoy un programa de conservación para la difusión de

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los documentos, de amplio acceso, como derecho ciudadano y fortalecimiento

democrático.

Objetivo

Describir y digitalizar los planos de saneamiento y drenaje de Montevideo para su

vinculación en base de datos y sistemas de información geográfica.

Metodología

Para llevar a cabo el desarrollo del Programa Descriptivo y la digitalización de los planos del

SEPS, fue necesario previamente organizar y acondicionar los documentos, como se detalla

a continuación.

Estudio sobre la evolución histórica del saneamiento en la ciudad de Montevideo.

Relevamiento de las actividades que se desarrollan en las unidades del SEPS

Entrevista a los integrantes del equipo técnico de cada unidad, para facilitar el

reconocimiento de los diferentes tipos documentales existentes y relevar sus

necesidades de información.

Análisis del estado de situación del Archivo y elaboración de propuestas de mejoras

edilicias y ambientales (figura 1).

Figura 1. Instalación eléctrica inadecuada antes de su organización.

Gestiones para el acondicionamiento del Archivo: pintura, instalación eléctrica,

iluminación, fumigación, etc.

Distribución espacial del mobiliario y adquisición de estanterías móviles.

Incorporación del Archivo del SEPS al Sistema Archivístico Institucional.

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Centralización de todos los documentos que estaban distribuidos en distintas

unidades del servicio.

Identificación: investigación y análisis de las características de los elementos

esenciales que constituyen la serie documental y el productor. Para el cumplimiento

de esta fase se utilizó el formulario de identificación y valoración de las series

documentales.

Clasificación: teniendo en cuenta el Principio de Procedencia, se definieron las

series, así como también la documentación asociada a ellas. Dichas series se

ubicaron jerárquicamente en el diseño del Cuadro de Clasificación.

Ordenación documental: se investigó la presencia de un orden anterior, en algunos

planos de saneamiento, dicho orden se tomó en cuenta en la descripción, debido a

que otros documentos hacen referencia al mismo. Posteriormente se les adjudicó

nuevo orden numérico y además la signatura topográfica. Para las demás series que

no son planos, el orden también es numérico.

Acondicionamiento de cajas en las estanterías móviles y los planos en sus

respectivas planeras.

Para el diseño del Programa Descriptivo normalizado se tuvieron en cuenta tres elementos:

a) Que la descripción de los documentos sea clara, correcta y breve. Deberá ser

actualizada de acuerdo a las necesidades de los usuarios.

b) Definir caracteres externos e internos de los documentos (externos: clase, tipo,

formato, cantidad y forma – internos: entidad productora, origen funcional, fecha y

lugar de producción, contenido sustantivo).

c) La política descriptiva se aplicará a todas las series que conforman el sub fondo

documental.

Teniendo en cuenta estos elementos, se procedió a diseñar un programa real, fiable y

práctico, comenzándose a describir desde lo general a lo particular, siendo el nivel

descriptivo establecido la serie documental.

A continuación se detallan las tareas realizadas para el desarrollo de dicho programa

Restauración: se realizó parcialmente, en algunos documentos que presentaban

faltantes o lagunas.

Elaboración de instrumentos de descripción tales como Inventarios, Índices y Tablas

de contenido. Estos instrumentos se diseñaron de acuerdo a los parámetros que

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establece la Norma Uruguaya de Descripción Archivística (NUDA) (Abella et al,

2016). Por lo tanto cada instrumento descriptivo, contendrán los campos que exige

dicha normativa.

Almacenamiento de la información descrita: se guarda en la red de intranet - Samba

(servidor gratuito capaz de ejecutarse en una gran cantidad de variantes como ser;

Unix, Linux y otras).

Una vez descritos los planos de saneamiento y drenaje, se procedió a la digitalización de los

mismos. Para vincularlos a la descripción, se escribió manualmente con tinta, el número de

orden establecido y la signatura topográfica, en el dorso de cada plano. La digitalización se

realizó en la Unidad de Reprodocumentación (dependiente del Servicio de Imprenta y

Reproducciones de la Intendencia de Montevideo). Los archivos digitales se guardaron en

formato pdf, provisoriamente en Samba, y luego serán vinculados a la descripción de cada

plano, en la base de datos.

Los equipos que dispone dicho sector, no admiten escanear planos de más de 90 cm de

ancho, por lo tanto, aquellos que excedieron esa medida, fueron fotografiados por el

Centro de Fotografía de Montevideo (CFF).

Se diseñó una base de datos normalizada, con el fin de almacenar y vincular los archivos

digitales con la descripción de cada documento. Dicha base posibilitará el acceso a todos

los usuarios internos, pero solamente aquellas personas debidamente autorizadas, podrán

editar la información. La Unidad de Administración de Bases de Datos, dependiente del

Servicio de Infraestructura de la Intendencia de Montevideo, facilitó su implementación en

el SEPS, a través de un software libre, denominado “Alfresco”. Actualmente se están

realizando pruebas en dicha base de datos. Posteriormente, se realizará la migración de los

inventarios que fueron realizados a través de planillas de cálculo.

Además de unificar la información, posteriormente es procesada por el personal técnico, a

través del software Quantum GIS (un Sistema de Información Geográfica libre y de código

abierto). Este software permite editar características físicas específicas, por ejemplo; en el

caso de los caños de saneamiento: longitud, diámetro, sentido etc. Luego se vincularán

estos datos, con la imagen digital de los planos de los proyectos de saneamiento. Una vez

editada y procesada dicha información es transferida al Servicio de Geomática de la

Intendencia de Montevideo, para actualizar los visualizadores; Google Earth y Montevimap.

Esto posibilita que cualquier usuario pueda acceder a la información desde internet.

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Una vez organizada la documentación en las estanterías y planeras, se diseñó e implementó

un programa de control y préstamos de documentos. Para ello, se capacitó a los usuarios

sobre la modalidad de solicitud de los mismos y sobre los controles que se llevarán a cabo

en torno a su devolución. Para este procedimiento se diseñó un formulario de solicitud de

documentos.

Asimismo se realizaron otras capacitaciones a los usuarios; la correcta manipulación de los

documentos, instrucción sobre la señalización dentro del Archivo, cómo realizar búsquedas

y recuperación de información. Además, se les informó sobre otras novedades relativas al

Archivo (cambios en estanterías, señalizaciones, etc.).

Finalmente, se realizó la trasferencia de los Planes Directores de Saneamiento y los Planes

Especiales de Saneamiento en formato libro. Se guardaron tres ejemplares de cada plan y

los sobrantes se transfirieron al Archivo Central y a Bibliotecas Municipales. El documento

que acompaña esta gestión, es un formulario el cual es firmado por el Jefe del Servicio y

por el destinatario.

Resultados

Luego del estudio de la evolución histórica del saneamiento de la ciudad de Montevideo y

del acondicionamiento físico del Archivo del SEPS, se asignó un lugar a los documentos de

todas las series. Para ello se adquirieron nuevas estanterías móviles (figura 2) y se

acondicionaron las planeras existentes (figura 3).

Figura 2. Estanterías móviles. Figura 3. Planeras.

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Después de la identificación se realizó la clasificación de los documentos y como resultado

se obtuvo el siguiente Cuadro de Clasificación del Archivo del SEPS:

1. PLAN DIRECTOR DE SANEAMIENTO.

2. PLANES ESPECIALES.

3. PROYECTOS DE CUENCAS DE SANEAMIENTO.

4. PLANOS DE CUENCAS HIDROGÁFICAS.

5. PROYECTOS DE OBRAS – (GRUPOS DE SERIES).

5.1 Proyectos de recursos hídricos.

5.2 Proyectos de Saneamiento y Drenaje.

5.3 Planos generales.

5.4 Relevamientos.

5.5 Proyectos especiales

6. CONTRATOS DE OBRAS – (GRUPO DE SERIES).

6.1 Contratos de grupos de obras.

6.2 Contratos de proyectos de obra.

6.3 Contratos de operación y mantenimiento.

7. GRUPOS DE OBRAS DE SANEAMIENTO.

7.1 Proyectos de obras que integran el grupo.

8. INFORMES DE DATOS DE OBRAS – (GRUPO DE SERIES).

8.1 Planchas.

8.2 Expedientes de avances de obras.

9. EXPEDIENTES DE FACTIBILIDADES DE CONEXIONES A COLECTORES.

10. EXPEDIENTES DE COLECTORES PROVISORIOS.

11. EXPEDIENTES DE CANALIZACIONES ESPECIALES.

12. EXPEDIENTES DE CERTIFICADOS DE CAPACIDAD DE COLECTORES.

13. EXPEDIENTES POR DENUNCIAS.

14. EXPEDIENTES DE INUNDACIONES - CURSOS DE AGUAS.

15. EXPEDIENTES DE INUNDACIONES - DEFICIENCIA EN CAPTACIONES.

16. EXPEDIENTES DE INUNDACIONES -DEFICIENCIA EN DISEÑO DE REDES.

17. EXPEDIENTES DE INUNDACIONES – INTRUSIÓN PLUVIAL.

18. EXPEDIENTES DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN.

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19. EXPEDIENTES SOBRE ASUNTOS QUE NO CORRESPONDEN A LAS COMPETENCIAS

DEL SERVICIO.

20. EXPEDIENTES DE CORRECCIONES EFECTUADAS EN EL DRENAJE.

21. EXPEDIENTES DE EXPANSIONES DEL SISTEMA DE SANEAMIENTO Y DRENAJE.

22. EXPEDIENTES DE AGRIMENSURA LEGAL.

23. EXPEDIENTES DEL PROGRAMA DE INTEGRACIÓN DE ASENTAMIENTOS

IRREGULARES.

24. EXPEDIENTES DE RELLENOS DE CURSOS DE AGUA.

25. EXPEDIENTES DE CANALIZACIONES ESPECIALES DE DESAGÜES.

26. EXPEDIENTES DE IMPACTO AMBIENTAL.

27. EXPEDIENTES DE COLECTORES PROVISORIOS.

28. EXPEDIENTES DE VIABILIDAD DE SANEAMIENTO.

29. EXPEDIENTES DE MANTENIMIENTO DE LA RED DE SANEAMIENTO Y DRENAJE.

30. EXPEDIENTES DE SUPERVISIÓN DE CAPACIDAD DE VERTIMIENTO INDUSTRIAL.

31. EXPEDIENTES DE CATASTRO TÉCNICOS.

32. EXPEDIENTES Y PLANOS SANEAMIENTO DE CONJUNTOS HABITACIONALES.

33. NOTAS Y MEMOS.

34. PLIEGOS DE CONDICIONES PARTICULARES, MEMORIAS DESCRIPTIVAS Y NÓMINA

DE PIEZAS QUE COMPRENDE UN PROYECTO.

35. RECOPILACIONES E INFORMES.

36. COLECCIÓN DEL SERVICIO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS DE SANEAMIENTO.

37. COLECCIÓN ETEA (ESPACIO TÉCNICO DE EDUCACIÓN AMBIENTAL).

En cuanto a la ordenación de los documentos, se detectó la existencia de un orden

numérico anterior, en algunas series vinculadas a los planos de saneamiento. En ese

sentido, y siempre fiel al principio archivístico de Respeto al Orden Original (Schellenberg,

1958), dicho orden se tuvo en cuenta en la descripción, pero se asignó a cada plano un

nuevo número de ordenación numérica y la signatura topográfica. Para las demás series, el

orden también fue numérico, por ejemplo: las unidades de conservación de una

determinada serie, son etiquetadas con la numeración y el nombre de la misma, y debajo

llevan un tejuelo con la signatura correspondiente (figura 4).

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Figura 4. Ordenación numérica de la serie proyectos. Etiquetas y tejuelo

con signatura topográfica.

Las intervenciones archivísticas descritas anteriormente, se realizaron según Heredia (1991).

Algunos documentos presentaban ganchos, restos de cinta adhesiva, lagunas, faltantes y

rasgados. Se efectuó sobre ellos una limpieza mecánica y se restauraron con papel tisú,

usando el pegamento Metil (figura 5).

Figura 5. Proceso de restauración de un plano que presentaba un desgarro.

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Finalizado el proceso de restauración se realizó la descripción mediante inventario analítico

utilizado los campos obligatorios de la norma NUDA y posteriormente fueron almacenados

en Intranet-Samba.

A continuación se digitalizó aproximadamente el 50% de planos de las series: Cuencas de

saneamiento, Hidrográficos, Proyectos de obras de saneamiento y Grupos de obras. Estos

archivos digitales se guardaron en formato pdf provisoriamente en Samba, para luego ser

transferidos a la base de datos Alfresco. Dicha base ya ha sido diseñada y se encuentra en

etapa de prueba comenzando con la serie Grupos de obra de saneamiento.

En cuando a las solicitudes de préstamos de documentos, se diseñó un formulario que

permite llevar el control de qué persona retira y devuelve la documentación (figura 6). Una

vez completado el formulario se registra la información del mismo en una planilla de

cálculo para extremar controles.

Figura 6. Formulario de solicitud de préstamos.

Por último se diseñó el formulario para la transferencia de los Planes Directores y Especiales

al Archivo Central de la Intendencia de Montevideo y a las Bibliotecas Municipales (figura

7). Este formulario se expide en dos vías: una para el destinatario y la otra se guarda en el

Archivo.

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Figura 7. Formulario de transferencia. A modo de ejemplo se muestra

el detalle de cómo se describe cada volumen.

Conclusión

La información es el insumo fundamental que tienen los profesionales de la Ingeniería, para

entender procesos de los cursos de agua, cambios climáticos, medición de lluvias, control

de inundaciones y mantenimiento del saneamiento. Estos aspectos también están

directamente vinculados con la salud de los ciudadanos. Dichos profesionales y la persona

encargada del Archivo, son responsables de mantener viva la memoria de una urbanización

que está en permanente cambio. Por lo tanto, somos conscientes de que las actuales y las

futuras generaciones, merecen y deben poder acceder a todas las huellas de la trayectoria

profesional, que dejaron a través del tiempo, los profesionales de la ingeniería. Esto les

permitirá aprender, tomar decisiones, corregir los errores que se pudieron haber cometido,

afirmarse en líneas aún vigentes y apostar a la mejora continua de la calidad de vida de los

ciudadanos. Esto implica que cada vez que se requiera atender la mejora de algún

problema vinculado al saneamiento, es necesario contar inmediatamente con toda la

información existente sobre ese lugar. De no estar disponible se podrían llegar a cometer

errores debido a la pérdida de procesamientos ya realizados, que llevarían mucho tiempo

ser nuevamente formulados.

120

La implementación de un Programa descriptivo y la digitalización de los planos de

saneamiento y drenaje, fue esencial para que todos los usuarios (internos y externos)

puedan acceder de manera rápida y eficiente a la información, a través de una base de

datos, o de un visualizador geográfico.

Es importante destacar la disponibilidad y el valioso aporte interdisciplinario para la

identificación de los tipos documentales y para el diseño de una base de datos que

sostiene toda la información procesada.

El Archivo del Servicio de Estudios y Proyectos de Saneamiento, tiene como meta

aprovechar al máximo las nuevas tecnologías para conservar y difundir los documentos,

facilitando el acceso a la información como derecho humano, para el fortalecimiento

democrático.

Perspectivas

En base a lo realizado en el presente trabajo, y con la finalidad de mejorar el acceso a los

documentos que custodia el Archivo del SEPS, se prevé que la mencionada base de datos

posibilite a usuarios internos acceder a la descripción de los documentos y a la imagen de

los planos. Se espera que usuarios externos, como el caso de empresas nacionales o

consorcios internacionales, contratados por la Intendencia de Montevideo, puedan tener

acceso a dicha información a través de un permiso especial.

Además, el Archivo del SEPS pretende promover el acceso a la información a través de

talleres destinados a estudiantes, investigadores y público en general. Además se realizarán

exposiciones de documentos en formato papel, planos cuyo valor es patrimonial, así como

también fotografías e instrumentos de medición antiguos que conforman una colección.

Por otro lado se prevé que a través de un link en la página de la Intendencia de

Montevideo, cualquier ciudadano pueda visualizar los planos de saneamiento de la ciudad.

En cuanto a la conservación y la prevención de riesgos, se deberá diseñar e implementar un

programa de contingencia para minimizar riesgos vinculados a la seguridad del Archivo,

que cuente con políticas bien definidas y acciones que aseguren la adecuada conservación

y almacenamiento de los documentos.

121

Agradecimientos

Especialmente al Ing. Pablo Guido y a todo el equipo de profesionales que trabajan junto a

él, por el apoyo incondicional, calidez humana y disponibilidad.

Bibliografía

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Schellenberg, T. (1958). Archivos Modernos. Principios y técnicas. La Habana, Cuba: Instituto

Panamericano de Geografía e Historia.

122

PRIMERA COMISIÓN DE EVALUACIÓN, RETENCIÓN, DESCARTE Y DIGITALIZACIÓN DE LA MUNICIPALIDAD DE LA CIUDAD DE CÓRDOBA

FIRST COMMITTEE OF APPRAISAL, RETENTION, DISCHARGE AND DIGITIZATION OF THE

CITY OF CÓRDOBA COUNCIL

Recibido: 09/11/2017 – Aceptado: 10/12/2017

Liliana Winkelmann

Miguel A. Ciacci

Resumen: La Primera Comisión de Evaluación, Retención, Descarte y Digitalización de la

Municipalidad de la Ciudad de Córdoba trabaja con el objetivo de implementar una solución

archivística en el marco de una verdadera política documental, en toda la extensión de la

Administración Municipal. Esta decisión se toma a partir de que existe una excesiva acumulación

de documentos archivados y que se encuentran ocupando irracionalmente espacios, atentando

contra la salubridad, calidad, disponibilidad, accesibilidad e integridad física de las series

documentales, como así también contra los recursos económicos y humanos que velan por su

custodia y conservación. Para ello el Tribunal de Faltas y la Administración Municipal de la

Ciudad de Córdoba, crean Instrumentos jurídicos para fomentar una cultura eficiente sobre la

producción, gestión y selección documental y establece la digitalización como soporte de

consulta y de conservación.

Palabras clave: evaluación - digitalización - descarte - Córdoba

Abstract: The First Commitee of Evaluation, Retention, Disposal and Digitalization of the

City of Córdoba Council works with the objective of implementing an archival solution

within the framework of a true record policy, in all the extension of the Council Administration.

This decision is taken from the fact that there is an excessive accumulation of archived

records and that they are irrationally occupying spaces, attacking the health, quality,

availability, accessibility and physical integrity of the record series, as well as against

economic and human resources that watch over their custody and conservation. For this, the

Faltas Court and the Municipal Administration of the City of Córdoba, create legal

Directora General Mesa General de Entradas, Archivo General y Atención al Vecino, Municipalidad de la

Ciudad de Córdoba / [email protected] Director de Infraestructura y Planificación Tribunales Administrativos Municipales de Faltas,

Municipalidad de la Ciudad de Córdoba.

123

instruments to promote an efficient culture on the production, management and selection of

records and establishing the digitization as a support for consultation and conservation.

Keywords: evaluation - digitalization - discharge - Córdoba

Introducción

En la Administración Municipal en toda su extensión, incluidas las Instituciones

Autárquicas y Autónomas, existe una excesiva acumulación de documentación

archivada, que se encuentra en custodia de la misma Administración, ocupando

irracionalmente espacios, atentando contra la salubridad, la calidad, la

disponibilidad, la accesibilidad y fundamentalmente contra los recursos económicos

y humanos, quienes velan por su custodia y conservación. Para ello se hizo

necesario crear herramientas que permitan conformar comisiones interdisciplinarias

para proceder a elaborar las Tablas de Selección y Destino Final de la Documentación,

realizando los juicios de valor que corresponden, esto es, administrativo, jurídico,

histórico y archivístico. De esa forma, se pretende ahorrar recursos, minimizar al

máximo la generación y mantención de documentación que carece de valor para su

conservación permanente, traducido ello en la liberación de lugares, conservando los

de mayor valor y en su estado original. Además, se pretendió fomentar una cultura

eficiente, sobre la producción de los recursos documentales.

La producción documental es desmedida. Por caso, a la Administración Central ingresa

un promedio de 135 documentos diarios, lo que se traduce en –aproximadamente–

37.000 documentos anuales. Otro caso digno de analizar, es el relativo a la Justicia

Administrativa Municipal de Faltas. Aquí, entre los años 2008 y 2012 ingresaron 125.000

legajos.

¿Cómo encaramos nuestro proyecto? Relevamos, concientizamos, capacitamos,

elaboramos e implementamos. Capacitamos y concientizamos sobre selección

documental, elaborando los instructivos correspondientes. Qué hicimos como

Municipalidad con relación a los instrumentos jurídicos? Creamos dos normativas:

1. El decreto del 20 de setiembre de 2016, que lleva el número 3393, acompañado por

la Resolución 358/2016 de la Justicia Administrativa Municipal de Faltas.

2. Creamos un proyecto de ordenanza que fue enviado al Concejo Deliberante y

sancionado por unanimidad el 26 de octubre de 2016, que lleva el número 12.571.

124

Esta Ordenanza deroga a la 10.413 y obliga a crear la Comisión, describe las

disciplinas que conformarán la misma y le da la facultad de crear las Tablas de

Retención y Destino Final de la Documentación. Además, describe el proceso de

selección, su metodología de implementación, su aplicación y también establece el

proceso de digitalización, conservación y eliminación.

Con fecha 17 de noviembre de 2016, el Sr. Intendente Municipal de Córdoba dicta

el decreto de promulgación, que lleva el número 4178 y con fecha 29 de junio de 2017 se

ha dictado el decreto que da conformación a la Comisión que tendrá a su cargo la

evaluación de toda la documentación existente en las áreas de la Administración Central.

Relevamos y realizamos un cuadro de situación en la Justicia Administrativa Municipal

de Faltas y mediante el Decreto Nº 3393 se definió el proceso de

“despapelización”, se establecieron las tablas con un sólo tipo documental, que son Actas

originales y copias con la interesante variable que en este caso es el estado de las

causas, que pueden ser finalizadas, con domicilio incierto, con personas inciertas, con

juicios prescriptos o con infracciones con tramitación extrajudicial. Además, el

Administrador General de la Justicia Administrativa Municipal de Faltas dictó –en el uso

de sus atribuciones– la Resolución Nº 358/2016, que establece la conformación de la

Comisión y los criterios para la clasificación y ordenación de los documentos.

Finalmente, es preciso señalar que se trabajó sobre tres tipos de formularios, a saber:

el Formulario Nº 01, que identifica el paquete, el Formulario Nº 02, que describe el

paquete y el Acta de Eliminación, que registra y certifica el acto de eliminación de los

documentos.

1. Proceso de despapelización

Objeto: Actas de infracción y Legajos

a) Se estableció un cronograma de trabajo;

b) Se propusieron y se definieron técnicas archivísticas y formularios para trabajar;

c) Se instruyó a todas las Direcciones que produzcan Actas sobre la selección,

clasificación y ordenación para la documentación que será tratada en el proceso.

d) Se determinó el tamaño de los paquetes, entre 30 a 40 cm, con el uso del

Formulario Nº 01, encabezando cada paquete y por duplicado;

e) Se estableció la modalidad del proceso de clasificación;

125

f) Se estableció que el proceso de ordenación se realizará por asunto y en forma

cronológica;

g) En el Formulario Nº 01 (ver anexo I), que se encontrará en cada paquete, deberá

indicarse: nombre del organismo; nombre de la repartición; fecha en la que se

arma el paquete; teléfono de la repartición; tipo documental; asunto; número de

asiento de la tabla; fechas tope del paquete; número del paquete, compuesto

por nº de juzgado, nº de asiento y fecha; número correlativo/nº de tabla/nº de

orden/fecha, o la designación que corresponda según el área productora, a

consensuar con la Comisión;

h) Se confeccionará el Formulario Nº 02 (ver anexo II), donde se implementará la

descripción de los documentos, colocando la descripción de los mismos y los

siguientes datos: número de causa; fecha de archivo; número de asiento en la

tabla y nº de orden, o la designación que corresponda según el área productora,

a consensuar con la Comisión; destino final; observaciones; firma y sellos de los

responsables;

i) Se cuantificará causas por paquetes y paquetes por Direcciones;

j) Se relevarán los paquetes y se establecerán los procesos de valoración;

k) Se establecerán las unidades de conservación y medidas de seguridad para la

preservación de aquellos documentos que se definan de guarda permanente; a

tal efecto, se guardará 1 (una) muestra de cada mes, correspondiente al primer

día hábil de cada mes y se ordenará por cuerda separada. Se digitalizará y

guardará en el Archivo General, a los fines de preservar su valor histórico;

l) Se establecerá el proceso de digitalización (ver punto 3), la accesibilidad, la

recuperación de la información, la clasificación y ordenación en los servidores de

guarda, solo para los originales;

m) Se definirá en que casos será necesario los backup de resguardo documental,

previamente definidos por la Comisión, solo para los originales;

n) Se establecerá el proceso de eliminación y la modalidad de entrega en donación

o venta;

o) Se labrará el Documento Final (Acta de Eliminación) (ver anexo III) encabezada

por número correlativo, el que se conformará del siguiente modo: comenzando

por el número 1, luego el código de área y finalmente el año.

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2. Tablas de eliminación documental

Nro. Tipo

documental

Descripción

documental

Retención Destino

final

Observaciones

001

Originales

Actas de

infracción

- Causas finalizadas

- Causas con domicilio

incierto

- Causas con personas

inciertas

4 años y 1

mes Eliminación

Art. 37º Ord. 12468

Decreto 3393/2016

Resolución

358/2016

002

Copias

Actas de

infracción

- Causas finalizadas

- Causas con domicilio

incierto

- Causas con personas

inciertas

1 año Eliminación

Decreto 3393/2016

Resolución

358/2016

003

Originales

Actas de

infracción

- Causas infraccionales

con juicio

prescripto

5 años Eliminación

Desde la sentencia –

Código Civil Art.

2560

004

Originales

Actas de

infracción

- Causas infraccionales

extrajudiciales

4 años y 1

mes

Eliminación

Art. 37º Ord. 12468

Decreto 3393/2016

Resolución

358/2016

3. Proceso de escaneo en la Justicia Administrativa Municipal de Faltas.

a. Justificación del proyecto

Como se desprende del considerando del DECRETO Nº 3393/2016 los motivos que

justifican el proceso de “despapelización” del Archivo son muchos, solo para mencionar

algunos se puede decir que existe una excesiva acumulación de causas archivadas en la

sede de la JAMF; el sistema informático actual, diseñado e implementado por la

Administración General y la Dirección de Infraestructura y Planificación en marzo de

2015, tiene el registro de cada una de las causas por lo que la recuperación de la

información es muy simple y dinámica; el plazo de prescripción de las causas es de 4

años de la fecha de la sentencia firme como establece el Código de Convivencia

(Ordenanza Nº 12.468); permite ahorrar recursos materiales, espacio físico de la

dependencia evitando la generación de sustancias nocivas y el posible perjuicio en la

salud de los agentes. Además de esto, y principalmente, este proceso de

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“despapelización” fomenta una nueva cultura del uso eficiente de las potencialidades y

recursos ambientales y financieros, contribuyendo con el ecosistema, reduciendo el

impacto ambiental negativo y generando un mayor aprovechamiento del espacio físico.

b. Procedimiento de escaneo

El proceso de despapelización de la documentación del Archivo debe comenzar a

medida que la Comisión encargada hacer el juicio de valor jurídico, histórico y

archivístico realice el análisis pertinente de la documentación y considere oportuno,

previa confección de tablas y demás documentación necesaria, que la misma pase a

manos del área de Escaneo.

Cuando el personal del área de Escaneo recibe la documentación, procede a prepararla

para hacerla apta de ser escaneada, ya sea quitando ganchos metálicos, clips y cualquier

otra acción requerida que no altere el contenido de la documentación. Posteriormente, a

través de un software específico instalado en los escáneres de alta velocidad con función

dúplex (escaneo de ambas caras), se procede a cargar metadatos (tipo de documento y

fecha por ejemplo) previo al escaneo de cada documento.

El proceso de escaneo permite además de utilizar metadatos, también utilizar la

tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR por sus siglas en inglés) lo

que facilita luego realizar búsquedas en el contenido de los documentos, además de los

metadatos cargados inicialmente. Esto brinda una gran riqueza a la hora de consultar la

información que vuelve muy simple y dinámico el proceso de búsqueda de información

siempre que se cuente con los permisos para hacerlo.

Para la consulta de la información digitalizada existe un software específico que permite

hacer búsquedas muy poderosas de manera simple y amigable al usuario. Una vez

recuperada la información requerida, puede visualizarse por pantalla o imprimirse si

fuera necesario.

El almacenamiento de la información escaneada se lleva a cabo en tecnología WORM,

en 2 (dos) storages (marca EMC Centera) con alta seguridad y disponibilidad, lo que

garantiza el acceso seguro y controlado a la información y la replicación inmediata de la

WORM: La tecnología WORM es un método de almacenamiento de datos que permite que la información se grabe sólo una vez en el medio de almacenamiento, evitando que el usuario la borre, altere

o reescriba de forma accidental o intencionada.

Storage: dispositivo de almacenamiento de información.

128

información en ambos Storages ubicados en distintos puntos geográficos por mayor

seguridad. Los storage EMC Centera aprueban las normas IRAM de la República

Argentina.

Las ventajas de utilizar tecnologías WORM son:

Búsquedas rápidas.

Gran capacidad de almacenamiento.

Escalabilidad.

Alta disponibilidad.

La conexión desde los escáneres a los Storages se realiza mediante un enlace punto a

punto para mayor seguridad y velocidad de transferencia de datos.

Los medios y el formato de almacenamiento de la información digitalizada son estándar

en el mercado (archivos PDF y bases de datos). Ello permite asegurar que los

documentos digitalizados no pueden ser alterados por los usuarios y garantizan la

compatibilidad y la portabilidad con futuras tecnologías.

Se realizarán backups4 diarios de la información en unidad de discos ópticos (DVD) para

asegurar el resguardo de la información ante cualquier contingencia.

Los DVD de respaldo estarán en poder de la Dirección de Infraestructura y Planificación

de la Justicia Administrativa Municipal de Faltas.

4 Backup: es una copia de seguridad o el proceso de copia de seguridad. Backup se refiere a la copia y

archivo de datos de la computadora de modo que se puede utilizar para restaurar la información original

después de una eventual pérdida de datos.

Captura Almacenamiento Consulta

129

El coordinador será la persona encargada de proveer la documentación a los grupos de

trabajo, resolver eventuales inconvenientes que se presenten con los mismos y recibir la

documentación una vez que haya sido escaneada.

Grupos de trabajo

Se conformarán grupos de trabajo de 11 agentes, distribuidos en las áreas de

Acondicionamiento de la Documentación (7 agentes), Escaneo y Control de Calidad (3

agentes) y Despapelización y Reciclado del Papel (1 agente).

Los agentes del área de Acondicionamiento de la Documentación deberán recibir

paquetes con la documentación por parte del coordinador, prepararla y acondicionarla

para luego proceder al escaneo de la misma.

En el área de Escaneo cuentan con 2 escáneres de alta velocidad, los que tienen

instalado un software específico para el escaneo de la información, requiriendo al

usuario el ingreso de ciertos “metadatos”.

Una vez escaneada deberán ingresarla nuevamente a los sobres y devolverlos al

coordinador, quien es el que realizará el proceso de control de calidad.

Fedatario

Una o varias personas designadas por la Administración de la Justicia Administrativa

Municipal de Faltas, las cuales deben dar fe de que la documentación digitalizada es la

misma que la Comisión autorizó a hacerlo y que esta es legible y su contenido no se ha

visto modificado en el proceso.

c. Roles

Coordinador

130

Plano de Oficina de Despapelización

131

Anexo I: modelo de Formulario Nº 1

132

Anexo II: modelo de Formulario Nº 2

133

Anexo III: modelo de Acta de Eliminación

134

Anexo IV: Decreto Nº 3393/2016

135