REVISIÓN, EVALUACIÓN, ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y PERFILES DE CARGOS EN LAS DEPENDENCIAS DE LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE, IMPLEMENTANDO LOS REQUISITOS EXIGIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008 JEFFREY LEANDRO PRADA HENAO UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI 2010
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REVISIÓN, EVALUACIÓN, ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y PERFILES DE CARGOS
EN LAS DEPENDENCIAS DE LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE,
IMPLEMENTANDO LOS REQUISITOS EXIGIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008
JEFFREY LEANDRO PRADA HENAO
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI 2010
REVISIÓN, EVALUACIÓN, ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y PERFILES DE CARGOS
EN LAS DEPENDENCIAS DE LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE,
IMPLEMENTANDO LOS REQUISITOS EXIGIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008
JEFFREY LEANDRO PRADA HENAO
Pasantía para optar el titulo de
Ingeniero Industrial
Director: FABIO HERNAN SALAZAR
Ingeniero Industrial
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE
FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN
PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI
2010
Nota de aceptación:
Aprobado por el comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al título de Ingeniero Industrial
ALVARO ARARÁ Jurado JENNY MOSQUERA Jurado
Ing. FABIO HERNAN SALAZAR Director
Santiago de Cali, 18 de febrero de 2010
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AGRADECIMIENTOS El desarrollo de este proyecto de grado ha sido posible gracias a varios factores relevantes y fruto de un enorme trabajo e invaluables aportes que han hecho de esta una idea factible, y aun más que eso, una historia con futuro. Quiero agradecer a mi mamá y mi padrastro por hacer el esfuerzo y pensar siempre en mi bienestar, dándome la oportunidad de ser hoy un profesional de éxito. A Dios que me dio la vida y me permitió culminar mi carrera, dándome su guía y su respaldo, mostrando soluciones y otorgándome el entendimiento necesario. A la gente que de una u otra manera me aportaron valiosas ideas y a aquellos que dieron las bases necesarias para desarrollar este proyecto.
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CONTENIDO
pág.
GLOSARIO 14
RESUMEN 16
INTRODUCCIÓN 17
1. OBJETIVOS 18
1.1 OBJETIVO GENERAL 18
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 18
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 19
3. METODOLOGIA 23
4. JUSTIFICACION 25
5. ANTECEDENTES 27
6. MARCO TEORICO 29
6.1 NORMAS ISO 9001:2000 29
6.1.1 Cambios entre la Norma ISO 9001:2000 y la Norma ISO 9001:2008. (Actualización 03/12/08: ISO 9001:2008, publicación y novedades). 29
6.1.2 Requisitos de la documentación 31
7. MARCO DE REFERENCIA 33
7.1 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 33
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7.2 NORMA FUNDAMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTO. 33
7.3 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CODIFICACION POR TIPO DE DOCUMENTO 34
7.3.1 Codificación. 34
7.4 FORMA Y ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS 35
7.4.1 Manual De Dependencia (Md). 35
7.4.1.1 Contenido Del Manual 35
7.4.2 Manual de funciones del cargo (MF). 36
7.4.2.1 Contenidos del manual 36
7.4.3 Manual de procesos y procedimientos 37
7.4.3.1 Caracterizaciones del proceso (PR). 37
7.4.3.1.1 Contenido del manual 38
7.4.4 Procedimiento (PD). 39
7.4.5 Manual de usuario (MU). 41
7.4.6 formatos (FO). 41
7.4.7 Tipo de fuente 41
7.4.8 Flujograma 42
8. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS DEPARTAMENTOS 48
8.1 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL 48
8.2 IDENTIFICACIÓN FRENTE A LOS NUMERALES OBLIGATORIOS 49
8.3 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CON LOS DEPARTAMENTOS, PARA REVISIÓN Y APROBACIÓN 50
7
8.4 RESULTADOS DE LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. 50
8.5. DOCUMENTOS OBSOLETOS 51
8.6 DIVULGACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO DESARROLLADOS EN LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. 52
8.7 FASES PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS 52
8.7.1 Consulta 52
8.7.2 consulta de documentos a través de la intranet 53
8.7.2.1 Ingreso al Portal Administrativo 53
8.7.2.2 Documentos Manuales y Procedimientos 57
8.7.2.3 solicitudes de cambio de documentos 58
8.8 IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA Y VERIFICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. 59
9. RESULTADOS OBTENIDOS 60
10. CONCLUSIONES 132
11. RECOMENDACIONES 133
BIBLIOGRAFIA 134
ANEXOS 136
8
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Cantidad de Documentos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. 21
Tabla 2. Cantidad de Documentos que faltan por actualizar de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera por Divisiones. 22
Tabla 3. Descripción campos 34
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LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1. Mapa de procesos 39
Figura 2. Manual de procesos y procedimientos 44
Figura 3. Ciclo PHVA aplicado en la UAO 49
Figura 4. Inicio de sección 53
Figura 5. Selección de EOYM 54
Figura 6. Inicio Organización y métodos 54
Figura 7. Opción Manual de Calidad Vicerrectoría Administrativa Y Financiera 55
Figura 8. Desplegar Manual de Calidad Vicerrectoría Administrativa y Financiera 55
Figura 9. Opciones consulta manual de calidad 56
Figura 10. Opción Manuales y procedimientos - Dependencias 57
Figura 11. Opción Procedimientos 58
Figura 12. Solicitud de Modificaciones 59
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LISTA DE CUADROS
pág.
Cuadro 1. Codificación 34
Cuadro 2. Tipos de Documentos 35
Cuadro 3. Cuerpo del documento 39
Cuadro 4. Despacho División Financiera – Departamento de Finanzas 61
Cuadro 5. Sección Tesorería 62
Cuadro 6. Sección Asesoría de Crédito 63
Cuadro 7. Departamento De Contabilidad Y Presupuesto 66
Cuadro 8. Sección Kardex Financiero 70
Cuadro 9. Departamento De Compras y Suministros - Almacén 72
Cuadro 10. Departamento de Compras y Suministros 72
Cuadro 11. Despacho División De Tecnologías 73
Cuadro 12. Departamento de Cómputo 74
Cuadro 13.Departamento De Redes Y Telecomunicaciones 75
Cuadro 14. Departamento de Soporte Técnico 81
Cuadro 15. Departamento de Multimedios 83
Cuadro 16. Despacho División Administrativa 86
Cuadro 17. Departamento de Recursos Humanos 87
Cuadro 18. Departamento de Servicios Generales 92
Cuadro 19. Departamento de Planta Física 94
Cuadro 20. Departamento de Evaluación, Organización y Métodos 99
11
Cuadro 21. Departamento de Protección y Control 101
Cuadro 22. Sección de Publicaciones E Impresiones 103
Cuadro 23. División de Mercadeo 109
Cuadro 24. Cantidad de Documentos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera 116
Cuadro 25. Cantidad de Documentos Actualizados de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera 118
Cuadro 26. Cantidad Total De Documentos De La Vicerrectoría Administrativa Y Financiera 120
Cuadro 27. Cantidad Total De Documentos De La División Financiera 122
Cuadro 28. Cantidad Total De Documentos De La División De Tecnologías 124
Cuadro 29. Cantidad Total De Documentos De La División Administrativa 126
Cuadro 30. Cantidad Total De Documentos De La División De Mercadeo 128
Cuadro 31. Porcentaje de actualización por cada División 130
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LISTA DE ANEXOS
pág.
Anexo 1. DM-3.2.4-FO1 Solicitud de Espacios y Equipos de Producción y Post Producción Audiovisual 136
Anexo 2. DM-3.2.4-FO6 Programación Semanal 138
Anexo 3.DM-3.2.4-FO7 Distribución Diaria de Equipos Móviles 139
Anexo 4. DM-3.2.4-MD Manual de Dependencia 140
Anexo 5. DM-3.2.4-MF1 Jefe del Departamento 142
Anexo 6. DM-3.2.4-MF2 Secretaria 147
Anexo 7. DM-3.2.4-MF3 Auxiliar de Reservas 151
Anexo 8. DM-3.2.4-MF4 Coordinador de Servicios Audiovisuales 155
Anexo 9. DM-3.2.4-MF5 Auxiliar de Depósito 159
Anexo 10. DM-3.2.4-MF6 Auxiliar de Auditorios 163
Anexo 11. DM-3.2.4-MF7 Auxiliar de Bodega 166
Anexo 12. DM-3.2.4-MF8 Coordinador de Producción Audiovisual 169
Anexo 34. DM-3.2.4-PD2.13 Préstamo de los Grafica /lab 223
Anexo 35. DM-3.2.4-PD3.1 Reparación de Equipos y Espacios Audiovisuales y de Producción Audiovisual 225
Anexo 36. DM-3.2.4-PD4.1 Acceder al servicio de videoconferencia 227
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GLOSARIO
ACCIÓN PREVENTIVA: medida establecida para eliminar la causa de una no conformidad potencial. ACCIÓN CORRECTIVA: medida establecida para eliminar la causa de una no conformidad encontrada. CALIDAD: conjunto de características inherentes a un bien o servicio que satisface las expectativas de un cliente. (Libro). CICLO PHVA: ciclo definido por Deming en el cual se establece que el mejoramiento continuo se logra a través de planear, hacer, verificar y actuar en función correctiva. CLIENTE: es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma voluntaria productos o servicios que necesita o desea para si mismo, para otra persona o para una empresa u organización; por lo cual, es el motivo principal por el que se crean producen, fabrican y comercializan productos y servicios. COPIA CONTROLADA: documentos que han sido aprobados por las instancias correspondientes y distribuidos en las áreas involucradas, se asegura su vigencia en cualquier momento en que vayan a ser consultados. COPIA NO CONTROLADA: aquellos documentos que no se les garantiza a los usuarios que sea la versión actualizada del mismo y aquellos que sean copiados e impresos a través de la intranet para ser utilizados en su gestión diaria DIRECCIÓN: es la persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel de una organización. Cliente es la organización o persona que recibe un producto/servicio. Proveedor es la organización o persona que proporciona un producto/servicio. Tanto los proveedores como los clientes pueden ser internos o externos a la organización. Parte interesada es cualquier persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización (clientes, propietarios, bancos, sindicatos, proveedores, socios,…). DOCUMENTO: información relacionada en un medio especificado. DOCUMENTO OBSOLETO: es todo aquel documento el cual su vigencia ha derogado y no da fe de su aplicación actual en la gestión de una dependencia. GESTIÓN DE LA CALIDAD: articulación de procesos, procedimientos y tareas utilizados en un Sistema de Gestión de la Calidad.
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LISTADO MAESTRO: listado donde se muestran todos los documentos del sistema de gestión de la calidad.
MEJORA CONTINUA: actividad sistemática que incrementa la capacidad para darle respuesta a los requisitos.
MISIÓN: es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. Así mismo es la determinación de la/las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un entorno determinado para conseguir tal misión. En la misión se define: la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.
NO CONFORMIDAD: no logro de un requisito.
OBJETIVO DE LA CALIDAD: logro buscado por la empresa relacionado con la Calidad. ORGANIZACIÓN: conjunto de elementos conectados entre sí que posee unos objetivos, unos responsables, unas autoridades y una relación entre estos. (Libro) POLITICA DE CALIDAD: directrices globales e intenciones de una organización relacionadas con la Calidad, expresadas por la alta gerencia. PROCEDIMIENTO: estructura especifica para desarrollar una actividad o un proceso. PROCESO: conjunto de la combinación de personas, información, máquinas y materiales a través de una serie de actividades conjuntas para producir bienes y/o servicios que satisfagan las necesidades del cliente. (Libro) REGISTRO: documento en donde se evidencia resultados obtenidos de actividades desarrolladas REQUISITO: requerimiento establecido que puede ser implícito u obligatorio. (Libro) SISTEMA: conjunto de elementos interconectados o que se interrelacionan SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC): sistema de Gestión que se determina para dirigir y controlar una empresa con respecto a los requisitos de calidad.
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RESUMEN
El trabajo se enfoca básicamente en la actualización de los manuales de usuario, manuales de funciones, procedimientos y formatos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente, según la norma ISO 9001, debido a que la vigencia de los documentos se encuentra desactualizada y es necesario para el proceso de certificación que se esta adelantando. Se actualizaron los procedimientos eliminando actividades innecesarias que no agreguen valor a los resultados finales que se ofrecen a los usuarios tales como productos, servicio o atención al cliente. Para determinar las actividades que no agregan valor a los procedimientos se procede a plantear unas fases de trabajo con los departamentos, que son básicamente el mismo enfoque que le da el ciclo PHVA a la estructura de los procesos en cualquier campo de desempeño. El periodo de caducidad de los documentos es como mínimo de dos años para establecer gestiones de mejora continua, según el procedimiento DEOM-3.3.1-PD1.1 Elaboración y Control de Documentos. Por consiguiente fue necesario realizar acciones correctivas para poder medir, evaluar y mejorar de manera constante y eficiente los procesos de los departamentos para satisfacción de las necesidades de los usuarios. Finalmente, para el desarrollo de este proyecto se emplearon los conocimientos adquiridos en la materia Gestión y Auditoria de la Calidad y la inducción previa por el Ingeniero Fabio Hernán Salazar, aplicando las bases teóricas y asociándolas al desarrollo de la práctica empresarial y el control de calidad total.
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INTRODUCCIÓN
Para lograr un correcto y efectivo desarrollo empresarial que conlleve a las entidades a ser cada día más competitivas frente a los retos que el mundo globalizado de hoy les impone, es importante que éstas cuenten con guías y lineamientos claros que orienten a los funcionarios a realizar las actividades a cargo de la mejor manera posible y acorde con los objetivos organizacionales y, por otro lado, que permita perfeccionar cada vez más los procesos al interior de la compañía. La Vicerrectoría Administrativa y Financiera se ha preocupado por adoptar un Sistema de Gestión Calidad cuya motivación principal es hacer sus procesos más eficientes a través de la estandarización, simplificación y mejoramiento continuo de los mismos; siempre en pro de garantizar mejores servicios a la comunidad universitaria. Por esta razón, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera tiene su propio “Departamento encargado de hacer la implementación, mantenimiento, optimización y mejora de todos los procesos que se realizan dentro de la institución en pro de mejorar los servicios que ofrecen a sus estudiantes. Éste Departamento observó que los documentos (manuales de funciones, procedimientos, manuales de usuarios y formatos) de algunos departamentos de las diferentes divisiones (financiera, administrativa, tecnologías y mercadeo) se encontraban desactualizados y con el fin de mejorar esta situación, se organizo un plan de trabajo a través del practicante para que visitara los departamentos e informara que documentos se debían actualizar. En consideración a lo anterior, esta pasantía pretende revisar y evaluar acciones y/o actividades que no agregan valor en los trámites de las gestiones administrativas, apoyándose en métodos establecidos por la dirección de procesos y procedimientos frente al mejoramiento continuo de los servicios que se le suministran al usuario. El proyecto está enfocado a la actualización, elaboración y mejoramiento de los documentos que servirán a los departamentos como herramienta de apoyo a los colaboradores en sus labores del día a día. Además busca exaltar el nivel de calidad dentro de la institución para alinear los sistemas de gestión de calidad y los controles administrativos para optimizar la competitividad y lograr la fidelidad de los usuarios. Finalmente, luego de actualizada y levantada la información se procede a divulgar a través del portal interno de la Universidad Autónoma de Occidente, capacitando al usuario para que acceda, consulte y realice solicitud de cambios, creación, modificación y eliminación de los documentos.
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1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL � Revisar, evaluar, elaborar y actualizar los manuales de procesos, procedimientos y perfiles de cargos en las dependencias de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera en la Universidad Autónoma de Occidente, implementando los requisitos exigidos por la norma ISO 9001: 2008 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS � Analizar en compañía de los jefes de los departamentos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, los manuales de procesos, procedimientos y perfiles de cargos, las actividades realizadas por los funcionarios a fin de comparar y establecer las mejoras que se requieran para su actualización. � Identificar las actividades repetitivas o que no agregan valor a los procesos objeto de estudio para mejorarlas y/o simplificarlas. � Estructurar e implementar el sistema documental en los procesos de cada una de las divisiones, teniendo en cuenta los lineamientos de la Norma ISO 9001:2008. � Caracterizar e identificar los procesos de cada una de las divisiones, aplicando el ciclo PHVA de cada uno de los departamentos.
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Los manuales de procesos, procedimientos y perfiles de cargos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el desempeño mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, se hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Así pues los manuales de procesos y procedimientos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitando la capacitación de nuevos empleados, proporcionando una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puestos.
En este sentido las organizaciones con visión y que mantienen su proyección como la línea base a su compromiso con el mejoramiento, están en la búsqueda constante de mejorar cada día los procedimientos y lograr el óptimo desarrollo de las funciones. Dentro de estas herramientas se cuenta con uno de los más utilizados como son los manuales.
La finalidad de los manuales es exponer la información de la manera mas clara, sencilla y concreta. A través de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de información a los miembros de la organización, mediante cursos de acción cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.
En Colombia para las empresas es una necesidad establecer manuales administrativos; Ya que las organizaciones han progresado con el hecho de simplificar con esta herramienta de control la manera de realizar sus labores.
Esta empresa actualmente presenta una problemática relacionada en el área de almacén debido a la fuga de materiales al momento de la recepción y despacho de materiales importados, lo que genera el retraso en los mismos. Ya que no se cuenta con un documento formal que le indique las actividades de los procedimientos de entradas y salidas de dichos materiales importados.
Para la Universidad Autónoma de Occidente presenta una problemática relacionada en la actualización de manuales de procesos, procedimientos y perfiles de cargos de la vicerrectoría administrativa y financiera, ya que los departamentos que lo comprenden no verifican si sus procedimientos siguen siendo los mismos de hace 3 años y no los reportan al departamento de EOYM, para realizar la actualización, no se ha hecho conciencia acerca de la importancia de tener vigentes estos documentos, facilitando la inducción del personal nuevo.
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En estos momentos la Universidad se encuentra en un proceso importante, que es la certificación de la ISO 9001:2008, por eso para lograr el éxito de la certificación ISO 9001:2008, la vicerrectoría administrativa y financiera se encuentra en su mayoría documentado, pero requieren ser actualizados aproximadamente el 50,7% (ver tabla 1 y tabla 2) según el numeral 4.2.3 literal (b) de la norma NTC-ISO 9001, ya que algunos han cambiado o requieren someterse a un proceso de rediseño en sus procedimientos para mejorarlos. Estos procesos se deben gestionar de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2008. La Norma ISO 9001:2008 propone, un modelo de administración que les posibilita a las empresas contar con herramientas de gestión más sólidas y efectivas que les permitan orientar sus esfuerzos de una manera más efectiva, hacia el logro de sus metas.
A raíz de la problemática se enfocan las siguientes interrogantes:
Pregunta General: ¿La actualización del manual de procesos y procedimientos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente facilita a los funcionarios el desarrollo de sus actividades haciendo los procesos más eficaces y eficientes (productivos)? Preguntas Específicas: 1. ¿El análisis de los procesos y procedimientos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente permitirá identificar las actividades susceptibles de mejora? 2. ¿La identificación de las actividades repetitivas de los Procesos contribuye a la mejora de los mismos? 3. ¿La actualización del manual de procesos, procedimientos y perfiles de cargo del la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente permitirá a dicho departamento desarrollar sus actividades en conformidad con la norma NTC-ISO 9001? 4. ¿La actualización del manual de procesos y procedimientos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente permitirá a los funcionarios conocer mejor sus actividades diarias?
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Tabla 1. Cantidad de Documentos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera.
En esta tabla se puede ver claramente los documentos (procesos (PR), manual de funciones (MF), manuales de usuario (MU), manuales de dependencia (MD), procedimientos (PD), formatos (FO) y tablas de retención documental (TRD)) en los que se va a iniciar el proceso de actualización que tiene la vicerrectoría administrativa y financiera. Mostrando en la columna “Total por Área” los documentos totales por cada departamento y en la columna de “Total por división”, todos los documentos que comprenden a cada división.
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Tabla 2. Cantidad de Documentos que faltan por actualizar de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera por Divisiones.
DESPACHO DIRECCION DE MERCADEO Y PROMOCION INSTITUCIONAL
1 10 0 1 5 0 1 18 18 100%
TOTAL
108
105
85
TIPO DE DOCUMENTO TOTAL POR AREA
% POR AREA
DIVISION FINANCIERA
DIVISION ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
DIVISION TECNOLOGIAS
En esta tabla se puede ver claramente los documentos (procesos (PR), manual de funciones (MF), manuales de usuario (MU), manuales de dependencia (MD), procedimientos (PD), formatos (FO) y tablas de retención documental (TRD)) que faltan por actualizar de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, en los cuales iniciara el proceso de verificación con cada jefe de departamento, si esta vigente u obsoleto. En la columna “Total por Área” indican los documentos que faltan por actualizar en cada departamento y en la columna “% Área” indica el porcentaje que falta por actualizar.
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3. METODOLOGIA Para la correcta implantación de un sistema de gestión de la calidad en una organización, se requiere la realización de una planificación rigurosa y que los objetivos, las fases y las acciones que se desarrollen sean compartidas por el personal de dicha organización, de forma que comprendan que la implantación de un sistema de gestión de la calidad permite mejorar el funcionamiento y los resultados de la misma. Por ello, la actualización se desarrollara siguiendo la máxima coordinación con las personas de la vicerrectoría administrativa que van a participar en el proyecto. El proyecto se estructura en las siguientes fases: � 1. Identificar los procesos y procedimientos de los departamentos: Se verifica con el responsable de cada proceso si la información consignada aún correspondía con la vigente para el tiempo en que se actualizó, dicha información: Manual de dependencia, departamento, macro proceso, proceso, procedimiento. � 2. Diagnóstico de la situación actual. En esta fase se analiza el estado de situación del sistema de gestión de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, en relación con los requisitos establecidos en la Norma Internacional ISO 9001: 2008, verificando que documentación tienen hasta el momento, para revisar y comparar con los procesos que se van a certificar � 3. Identificar los numerales obligatorios según la norma ISO 9001:2008, para documentarlos: En este segundo paso se debe identificar los numerales obligatorios de la norma ISO 9001:2008, para luego realizar el procedimiento respectivo y las dependencias tengan claro como proceder en esos casos. � 4. Recopilación de la información de los procedimientos actuales. (Formatos, manuales de dependencia, manuales de funciones, procesos y procedimientos): En esta fase 4 se recoge información con los colaboradores de los documentos que se van a crear o actualizar del sistema de gestión de calidad. � 5. Mejoramiento de procesos y procedimientos (Actualización de procesos, levantamiento) En esta fase del proceso consiste en establecer los procedimientos documentados que existen, a fin de actualizar su contenido de acuerdo a los cambios a que hayan sido susceptibles los procesos de la organización. Esta etapa también incluye el análisis y estandarización de los procesos que no estén registrados, para la posterior elaboración de los documentos nuevos que se requieran.
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� 6. Validación de la documentación con los departamentos, para revisión y aprobación. Esta fase del proceso ha sido constante, ya que cada vez que hay una creación o actualización de un documento se hará la respectiva revisión y aprobación por cada uno de los colaboradores del sistema de gestión de calidad. � 7. Identificación de la documentación externa y verificación de las Tablas de Retención Documental. En esta etapa del proceso se identificará y verificará con cada jefe de área, la documentación externa y las tablas de retención documental, para cumplir con el numeral 4.2.3 literal (F) de la norma NTC-ISO 9001.
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4. JUSTIFICACION La razón para estudiar el tema de los Sistemas de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001, es porque las Universidades Colombianas ven necesario el desarrollo de sistemas de calidad basados en las Normas ISO 9000. Por lo tanto, es importante para el país contar con universidades que cada día sean más competitivas ya que esto tendrá como resultado el desarrollo integral de una nación; lo cual genera mejores oportunidades de participar en un mercado global. El sector servicio se encuentra en diferentes etapas de desarrollo, esto trae como consecuencia que las empresas desconozcan parcialmente los beneficios de los sistemas de calidad. Lo cual implica que sus productos y/o servicios no sean uniformes y las expectativas de los clientes no sean satisfechas. La documentación es uno de los puntos básicos de la Norma ISO 9001:2008, debido a que exige un esquema formal de documentación de calidad. Uno de los problemas típicos de las empresas deriva en que son tan solo una minoría las que cuentan con sus procedimientos documentados, como consecuencia se detectan a empleados “especializados” en ciertas funciones, estos por lo regular son los que han acompañado por mucho tiempo a la empresa, lo que suele generar pequeños feudos entorno a los procesos del funcionamiento de la empresa, convirtiéndose en una problemática cuando estos trabajadores dejan de desempeñar los cargos provocando un vacío documental acerca de las tareas ejercidas ya que la experiencia adquirida en el cargo no se encuentra documentada y el nuevo empleado tendrá que descubrir como se realizaban las funciones. Al conocer como implantar el Aseguramiento de Calidad por medio de las Normas ISO 9000 se obtiene una estructura sólida y funcional, lo cual permite tener un sistema idóneo para que el personal trabaje de una forma adecuada lo cual crea un ambiente propicio para generar una cultura de mejora continúa. Como resultado de la globalización se ha iniciado la estandarización y certificación de la Calidad en el ámbito mundial, tomando como base las Normas ISO 9001, por estas razones se deriva la importancia de la implementación de dichas Normas y lograr una ventaja competitiva que haga sobrevivir a las universidades. Las compañías de hoy se deben enfocar hacia acciones que permitan integrar sistemas modernos y dinámicos que permitan mantenerse en el mercado y abrir nuevos campos de acción en este mundo cada día más exigente en Calidad. Una de estas acciones se puede señalar el uso adecuado de la Norma ISO 9001:2008. Por otro lado, se debe recordar que cada empresa es parte de una gran cadena Cliente-Proveedor y que a través de una certificación ISO 9000 puede asegurarse
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la calidad del servicio, por lo tanto la empresa puede ser cliente de empresas que exigen este requisito, y al mismo tiempo solicitarlo a sus proveedores. Los propósitos que mueven a una organización a involucrarse en un proyecto destinado a implantar la Norma ISO 9001:2008, habitualmente comprenden obtener una ventaja competitiva, diferenciarse de la competencia, demostrar su preocupación por la calidad, iniciar un proyecto dirigido hacia la Calidad Total, o simplemente cumplir con la exigencia de sus clientes.
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5. ANTECEDENTES Dentro de la búsqueda del mejoramiento continuo institucional, las universidades han demostrado gran interés en desarrollar estrategias para fortalecer sus procesos críticos en sus diferentes áreas, en especial las áreas administrativas y académicas. A través del tiempo este interés se ha convertido en una necesidad apremiante que empezó con la identificación de los procesos críticos desde la documentación de todas las actividades de cada proceso, hasta encontrarse con el objetivo de obtener un certificado de gestión en calidad, como estrategia efectiva para el desarrollo interno que tiene un impacto positivo para la satisfacción de los usuarios. Como estándar de calidad se ha acogido la norma ISO 9001 la cual tiene como objetivo especificar los requisitos para un sistema de gestión de la calidad que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, en este caso , instituciones de educación superior que buscan tener esta certificación, para lograr la satisfacción del usuario ofreciendo mayor eficacia y eficiencia en los servicios que presta las instituciones. Para las instituciones educativas de nivel superior son muy importantes estos principios básicos de la gestión de la calidad, ya que son reglas de carácter social encaminadas a mejorar la marcha y funcionamiento de una organización mediante la mejora de sus relaciones internas. Las dependencias que se ven involucradas en esta certificación son principalmente los departamentos administrativos siguientes: Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Tesorería, Asesoría de Créditos, contabilidad y Presupuesto, Kárdex Financiero, Compras y Suministros, División de Tecnologías, Computo, Redes y Telecomunicaciones, Soporte Técnico, Multimedios, División Administrativa, Recursos Humanos, Servicios Generales, Planta Física e Infraestructura, Evaluación Organización y Métodos, Publicados e Impresiones y Mercadeo y Promoción Institucional. En Cali las universidades que han empezado o que ya han terminado sus procesos de certificación son: Universidad ICESI El 17 de diciembre de 2008, recibió la Certificación de Calidad ISO 9001:2000 en Diseño, desarrollo y prestación de servicios de educación. LA Universidad Santiago de Cali, el 13 de noviembre 2008, recibió la Certificación de Calidad ISO 9001:2000 en los respectivos alcances para los subsistemas de Bienestar Universitario (Servicio de Salud, consulta externa médica y psicológica) y Extensión Universitaria (Formulación y desarrollo de proyectos de capacitación,
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asesoría, consultoría, veeduría, asistencia técnica e interventora requeridos por el sector público y privado. Universidad libre de Cali, el 22 de junio de 2007, recibió la Certificación de Calidad ISO 9001:2000. En gestión de la dirección, administración de la calidad, gestión financiera, gestión humana, gestión de admisiones y registro, bienestar universitario, gestión de la biblioteca, gestión de la auditoria interna, gestión de servicios generales, gestión informática, gestión de adquisiciones y suministros. La Dirección de Extensión de la Universidad Autónoma de Occidente, fue certificada en el año 2005 por el Icontec, con la Norma ISO 9001 en su versión del año 2000, convirtiéndose en la primera del suroccidente colombiano y segunda en el país, en implementar un sistema de gestión de calidad. En la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente UAO se esta realizando dichos procesos y documentación con el fin de buscar la certificación de Calidad ISO 9001:2008. En gestión de la dirección administrativa, financiera, mercadeo y tecnologías.
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6. MARCO TEORICO 6.1 NORMAS ISO 9001:2000 La Norma ISO 9001:2000 Es una norma internacional aceptada por innumerables organizaciones y empresas que define los requisitos mínimos que debe cumplir un sistema de gestión de calidad para ser certificado. La anterior versión de la norma ISO de 1994 se componía de una serie de tres normas cuyos códigos eran UNE-EN-ISO 9001:94, UNE-EN-ISO 9002:94 y UNE-EN-ISO 9003:94, destinadas a empresas industriales que, respectivamente, contemplasen la totalidad de operaciones, incluidas las de diseño, que solamente tuviese en cuenta la fabricación o que basas en su sistema de calidad únicamente en el análisis y los ensayos finales de sus productos1. En la actualidad, todas ellas han sido sustituidas por la ISO 9001-2000 que señala los requisitos de un sistema de gestión de la calidad certificable y que se complementa con la ISO 9000 que se refiere a los fundamentos y el vocabulario y con la ISO 9004 que se ocupa de las directrices para la mejora del desempeño. Por lo tanto, si una organización desea certificar su sistema de calidad, dicho sistema deberá estar redactado de acuerdo con lo que se señala la norma ISO 9001:2000. Según su definición, la Norma ISO 9001:2000 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación, y su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente. 6.1.1 Cambios entre la Norma ISO 9001:2000 y la Norma ISO 9001:2008. (Actualización 03/12/08: ISO 9001:2008, publicación y novedades). � aclaraciones respecto a aspectos ya citados en la versión del texto de la norma ISO 9001 2000, de modo que se haga más sencilla su aplicación a un mayor número de sectores:
1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACION. Cambios entre la norma ISO 9001:2000 y la Norma ISO 9001:2008. 3 ed. Bogotá D.C: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), 2008. p. 5
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• Apartado 1.1. Generalidades (Alcance): Ampliación del término "producto" a las compras realizadas y a cualquier subproducto obtenido en las fases intermedias durante el proceso de realización. • Apartado 4.1. Requisitos Generales, - Nota 2: Aclara la necesidad de la aplicación del punto 7.4 a los procesos subcontratados en la realización de productos/servicios. - Se sustituye el término “identificar” por “determinar” y se incorpora el matiz de “cuando sea aplicable”. - Se sustituye “el control sobre dichos procesos” por “el tipo y grado de control a aplicar sobre dichos procesos”, e “identificado” por definido. • Apartado 4.2.1. Requisitos de la documentación (Generalidades), Nota 1: Aclara que es posible que con un único procedimiento se pueden cubrir varios requisitos o que se puede cubrir un requisito con varios procedimientos. • Apartado 4.2.3. Control de los documentos: En el subapartado f), aclara que es necesario identificar la documentación de origen externo "necesaria para el sistema de gestión de calidad". • Apartado 6.2.2. Competencia, toma de conciencia y formación: Incluye asegurar que se han alcanzado las competencias necesarias en lugar de asegurar la efectividad de las acciones tomadas. No hay cambio conceptual. - Se sustituye “calidad del producto” por “conformidad con los requisitos del producto”. La conformidad de los requisitos puede verse afectada por el personal que desempeña las tareas. - Proporcionar formación para lograr la competencia necesaria, cuando aplique. Asegurarse que la competencia necesaria se ha logrado (no la efectividad de las acciones tomadas). • Apartado 6.4. Ambiente de trabajo: Este concepto tiene implicación directa para alcanzar los requisitos de producto., se incluye la nota, el término “ambiente de trabajo” esta relacionado con aquellas condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo, incluyendo factores físicos, ambientales y de otro tipo tales como (ruido, temperatura, humedad, iluminación y condiciones climáticas).
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• Apartado 7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto (Nota): Las actividades post-venta deben incluir garantías, obligaciones contractuales: mantenimientos y servicios suplementarios como el reciclaje o su eliminación. • Apartado 7.3.1. Planificación del diseño y desarrollo (Nota): En la planificación del diseño del producto, se aclara que la revisión, verificación y validación deben llevarse a cabo y registrarse por separado o en combinación cuando sea adecuado al producto o la organización. • Apartado 7.5.4. Propiedad del cliente (Nota): Los "datos personales" están definidos como propiedad del cliente. Apartado 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición (Nota): La idoneidad del software para satisfacer la aplicación prevista debe incluir la gestión de la verificación y configuración del mismo. Apartado 8.2.1. Satisfacción del cliente: Introduce el término "indicador" para la medición de la satisfacción del cliente como "uno de los indicadores para el desempeño del sistema de gestión de calidad..." Apartado 8.2.3. Seguimiento de los procesos (Nota): El impacto en la conformidad de los requisitos de producto y la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad, determinará el grado y tipo de seguimiento que requiere el proceso. • Apartado 8.5.2. Acciones correctivas / Apartado 8.5.3 Acciones Preventivas: Aclara que se debe revisar la "efectividad" de las acciones correctivas y preventivas. 6.1.2 Requisitos de la documentación. Dado que la norma desarrolla un sistema de gestión de calidad basado en los procesos, éstos serán la base de la actuación y para su mejora se diseña un modelo que está soportado por los siguientes documentos:
a) documento de definición de objetivos a alcanzar por la organización. b) procedimientos documentados que describan los procesos realizados por la organización para alcanzar los objetivos. c) manual de la calidad que incluya todos los procedimientos documentados o haga referencia a ellos. d) documento en el que la dirección exprese la política de calidad que ha de desarrollarse para alcanzar los objetivos.
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e) documentos en donde se anoten los resultados de los procesos, de acuerdo con un plan de control y evaluación establecido y a los que se denomina registros de calidad2.
La eficacia del modelo consiste en que la organización ha de centrar sus esfuerzos en desarrollar los procesos de acuerdo con las instrucciones contenidas en los procedimientos documentados y los resultados obtenidos se trasladan a los registros de calidad los cuales sirven para realizar el seguimiento y establecer las bases para las futuras mejoras. El Manual de calidad específica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para conseguir los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. En él se describen la política de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad, etc. El fin del mismo se puede resumir en varios puntos:
� Única referencia oficial. � Unifica comportamientos decisionales y operativos. � Clasifica la estructura de responsabilidades. � Independiza el resultado de las actividades de la habilidad. � Es un instrumento para la Formación y la Planificación de la Calidad.
Es la base de referencia para auditar el Sistema de Calidad.
2 Ibíd., p 7
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7. MARCO DE REFERENCIA
7.1 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse, la norma ISO 9001 pide un procedimiento documentado que defina los controles para la aprobación, revisión y actualización de los documentos, los cambios deben identificarse así como el estado de revisión de los documentos. Además debe asegurar que las versiones vigentes de los documentos se encuentren en los puntos donde se requieran, que estén legibles y fácilmente identificables. Los documentos de origen externo que sean aplicables al sistema se deben identificar y se deben controlar su distribución y en todo momento se debe prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. En caso de que se mantengan documentos obsoletos por cualquier razón deben ser claramente identificados como tales. La Universidad Autónoma de Occidente es una organización que de forma permanente estableciendo políticas de mejoramiento en cada una de las secciones y departamentos, el control de sus documentos esta estandarizado permitiendo una buena aplicación en su momento. 7.2 NORMA FUNDAMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTO. La Universidad Autónoma de Occidente cuenta con un departamento que es el encargado de evaluar, diseñar y actualizar los procesos, procedimientos, funciones de cargos y dependencias que contribuyan al funcionamiento y control institucional, para asegurar la calidad y coherencia de las actividades, mediante el cual se rige bajo una norma fundamental para la administración y control de documentos (Elaboración y Actualización de Documentos). A continuación se explicaran cada uno de los puntos que se tuvieron en cuenta y se aplicaron tanto para la presentación de los documentos como para su control y administración.
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7.3 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CODIFICACION POR TIPO DE DOCUMENTO 7.3.1 Codificación. Los documentos que hacen parte de los manuales de proceso, procedimientos y funciones deben ser identificados para su adecuada emisión y control, por lo cual se ha establecido un sistema de control de documentos partiendo de lo establecido en el Instructivo para la elaboración de Comunicaciones, en el sistema de codificación institucional (Pág. 25 a 28) definido como:
Cuadro 1. Codificación
A B C
DEOM-3.3.4 PR 2
Fuente: SALAZAR RUBIO, Fabio. Administración de documentos. Universidad Autónoma de Occidente. Santiago de Cali, 2009. P.20
• A: Corresponde al código alfanumérico de la Dependencia que ha asignado el SIGED. • B: Corresponde a las letras que identifican el tipo de documento • C: Corresponde a una numeración consecutiva definida por cada departamento, de acuerdo al tipo de documento. Todos los tipos de documentos (Manuales de Procesos, Procedimientos, Funciones del Cargo, Manuales de Usuario) llevan en la parte superior derecha un encabezado que describe su procedencia y control para su respectiva identificación, descrita como: Tabla 3. Descripción campos Primer Renglón : Código / Código del tipo de documento al que pertenece en la
dependencia Segundo Renglón : Expedido / Fecha en la cual fue elaborado el documento por primera
vez Tercer Renglón : Actualizado / Fecha en la cual se actualizó el documento por última
vez
Cuarto Renglón : Versión / Número de revisiones aprobadas que ha tenido el documento, partiendo de 0 como la primera elaboración.
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En la siguiente tabla se muestra los tipos de documentos que en la Universidad con su respectiva nomenclatura. Cuadro 2. Tipos de Documentos
NUMERO TIPOS DE DOCUMENTOS NOMENCLATURA
1 Manual de Funciones MF
2 Manual de Dependencia MD
3 Manual de Usuario MU
4 Cuadro de Comando de Indicadores CMI
5 Caracterización del Proceso PR
6 Procedimiento PD
7 Formato FO
8 Manual de Calidad MC Fuente: SALAZAR RUBIO, Fabio. Administración de documentos. Universidad Autónoma de Occidente. Santiago de Cali, 2009. p.22
7.4 FORMA Y ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS 7.4.1 Manual De Dependencia (Md). Tiene como intención definir el "Deber ser" de la dependencia, en este documento se establecen los criterios conceptuales y organizacionales de la unidad de trabajo.
7.4.1.1 Contenido Del Manual
• Misión: Se expresa la razón de ser y de existir de la dependencia dentro de la institución. • Funciones: Detallada de las actividades o líneas de acción que planea, realiza, verifica y mejora la dependencia. • Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica interna de la dependencia y de las relaciones que guarda entre sí los cargos que la integran.
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7.4.2 Manual de funciones del cargo (MF). Tiene como propósito orientar adecuadamente a las personas que trabajan en la organización sobre el objetivo y asignación de las funciones de cada uno de los cargos establecidos. Sirve como guía para seleccionar, capacitar y evaluar el desempeño en cada cargo frente a las responsabilidades asignadas, de igual manera representa información para el análisis de cargas de trabajo. 7.4.2.1 Contenidos del manual • Identificación del cargo: Campo donde se especifica Nombre de la Dependencia, Cargo del funcionario, Cargo del superior inmediato y cantidad de cargos de su misma índole. • Objetivo del cargo: Razón de ser del cargo dentro de la estructura funcional de la Institución. • Funciones: Descripción de las actividades que ejecuta el cargo para las cuales debe determinar resultados acordados. Las funciones deben describirse a manera de competencia, utilizando la estructura Verbo, Objeto y Condición. • Relación con publico: Describe los contactos y justificación con los diferentes públicos internos y externos con los que relaciona el cargo. • Responsabilidades: Comprende el manejo de bienes, supervisión, discreción, detallada también la relación de informes que debe presentar el cargo a sus usuarios. • Requisitos: Describe los requisitos Educación, Formación, Habilidades y Experiencia que requiere el cargo. A continuación se relaciona la estructura de los manuales de funciones:
CONTENIDO
IDENTIFICACIÓN
DEPENDENCIA : NOMBRE DEL CARGO : SUPERIOR INMEDIATO : No. DE CARGOS :
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2. OBJETIVO 3. FUNCIONES Estructura de elaboración (VERBO – OBJETO – CONDICIÓN) 4. RESPONSABILIDADES 4.1 EN BIENES 4.2 EN SUPERVISIÓN 4.3 EN DISCRECIÓN 4.4 GENERALES 5. RELACIONES CON PÚBLICOS
Clase de público Interno y/o Externo
Objetivo de la relación Frecuencia de la relación
6. INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS QUE GENERA EL CARGO
Informe o Reporte Descripción Frecuencia de entrega Usuario
7. REQUISITOS
EDUCACION : FORMACIÓN : HABILIDADES : EXPERIENCIA3 :
7.4.3 Manual de procesos y procedimientos 7.4.3.1 Caracterizaciones del proceso (PR). Tiene como finalidad conceptualizar los atributos establecidos de un proceso de tal forma que se distinga claramente los parámetros que lo conforman.
3 SALAZAR RUBIO, Fabio. Procedimiento DEOM-3.3.4-PD1.1 Elaboración y Actualización de Documentos, Universidad Autónoma de Occidente. Santiago de Cali, 2004. 1 Archivo de Computador
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7.4.3.1.1 Contenido del manual • Objetivo: Razón de ser del proceso. • Entrada / requerimientos: Elementos requeridos para que se lleve a cabo el proceso, estos elementos pueden: ser información, necesidades o insumos de carácter indispensable para el resultado esperado. • Salida / productos y/o servicios: Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. • Proveedor de entrada: Quien proporciona los elementos de entrada para la realización del proceso. • Usuario de salida: Es quien(es) recibe(n) los resultados del proceso. • Procedimientos: Son las actividades que se llevan a cabo dentro del proceso para agregar valor a quien recibe los resultados definidos como procedimientos (flujo de actividades) • Responsable del proceso: Es quien directamente esta encargado de que se lleve a cabo correctamente el proceso se logren los resultados y el cumplimiento de los requisitos de los usuarios. • Recursos: Elementos que permiten o facilitan alcanzar los objetivos propuestos. • Proveedores del recurso: Quienes proporcionan los recursos para la realización del proceso. • Participantes del proceso: Cargos que están involucradas dentro del proceso. • Indicadores: Documentos que evidencia el logro de los objetivos a través de mecanismos para la medición. • Plantilla � Cuerpo del documento
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Cuadro 3. Cuerpo del documento
• Escala del mapa de proceso. El Mapa de Procesos cuenta con 4 Macroprocesos que agrupan los procedimientos que aplican para su correcto funcionamiento, según el siguiente esquema: Figura 1. Mapa de procesos
7.4.4 Procedimiento (PD). Describe de forma ordenada el flujo de actividades y decisiones que se llevan a cabo dentro de los procesos, de igual manera se definen los responsables de la ejecución de las actividades.
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• CONTENIDO DEL MANUAL NOMBRE DEL PROCESO: Se escribe el nombre de la caracterización macro NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Se escribe el nombre del procedimiento a actualizar o elaborar DEFINICIONES: Significado o equivalencia de términos o palabras que no sean de común dominio para las personas que tendrán que manejar el procedimiento. NORMAS: Especificación de condiciones generales y de obligatoriedad para el buen desarrollo de las actividades asociadas al proceso y procedimiento. DEPENDENCIA: Se especifica el nombre del departamento responsable de las actividades que se describen en el flujograma. RESPONSABLE: Se especifica el cargo encargado de realizar las actividades que se describen en el flujograma. PROCEDIMIENTO: Muestra gráficamente a manera de flujograma la descripción paso a paso de las actividades de cada procedimiento contenido en el proceso. SIMBOLOGIA UTILIZADA EN LA ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO – PROCEDIMIENTOS
COMIENZO/FIN: Se utiliza para dar inicio y fin al procedimiento
PROCESO: Representa una actividad dentro del procedimiento
DECISIÓN: Representa una decisión o una función de tipo conmutable que teniendo una sola entrada puede tener varias salidas.
CONECTOR : Representa una salida o una entrada desde otra parte del flujograma Nota 1: En caso de ser requerido algún símbolo fuera a los del estándar para detallar gráficamente alguna acción en particular en un procedimiento, este será incluido previa consideración de la dependencia usuario. Nota 2: Se debe para cada actividad mostrar la numeración secuencial dentro del procedimiento4
4 Ibíd., 1 archivo de computador
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7.4.5 Manual de usuario (MU). Es utilizado para describir la funcionalidad y administración de sistemas de información que apoyan la gestión de los procesos. En este se describen las pantallas y pasos que se llevan a cabo para la consulta y aplicación del usuario interno, de igual manera se utiliza para describir operaciones técnicas de carácter operativo que involucran acciones en equipos y maquinas, manipulación de sistemas de infraestructura física y tecnológica.
7.4.6 formatos (FO). Son formularios para registrar o capturar información de forma física o magnética, durante la realización de un proceso. Un formato está estructurado de varios ‘campos’ donde el usuario puede introducir la información solicitada. 7.4.7 Tipo de fuente: Para todos los documentos se detalla el uso de fuente de la siguiente manera:
Tipo de letra: Tahoma Tamaño: Desde 7 hasta 12 pt dependiendo del uso Encabezados y margen inferior se especifica de la siguiente manera: NOMBRE DE LA VICERRECTORIA: Tipo de letra: Tahoma, Mayúscula, Negrita Tamaño: Tamaño 10 pt - NOMBRE DE LA DEPENDENCIA QUE REALIZA EL DOCUMENTO: Tipo de letra: Tahoma, Minúscula, Negrita Tamaño: Tamaño 10 pt - NOMBRE DEL MANUAL: Palabras Manual de / Caracterización: Tipo de letra: Tahoma, Mayúscula, Negrita Tamaño: Tamaño 20 pt Palabras que especifican el Nombre del manual: Tipo de letra: Tahoma, Mayúscula, Negrita Tamaño: Tamaño 24 pt - CODIFICACIÓN, EXPEDICIÓN, ACTUALIZACIÓN Y VERSIÓN: Tipo de letra: Tahoma, Minúscula, Negrita,
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Tamaño: Tamaño 8 pt (parte superior derecha) - NOMBRE DE LA DEPENDENCIA A QUIEN SE LE REALIZA EL DOCUMENTO: Tipo de letra: Tahoma, Minúscula, negrita Tamaño: Tamaño 12 pt - NOMBRE DE PROCESO Y PROCEDIMIENTO: (donde aplique) Tipo de letra: Tahoma, Minúscula Tamaño: Tamaño 11 pt - EN EL PROCEDIMIENTO: FLUJOGRAMA, DEPENDENCIA, RESPONSABLE: Tipo de letra: Tahoma, Mayúscula Tamaño: Tamaño 8 pt - MARGEN INFERIOR: La cual debe ir en todas las hojas del documento Las palabras Elaborado por: -Aceptado por: - Revisado por: - Aprobado por: Tipo de letra: Tahoma, Minúscula, Tamaño: Tamaño 9 pt Nombre del funcionario: Tipo de letra: Tahoma, Mayúscula, Negrita Tamaño: Tamaño 8 pt Cargo: Tipo de letra: Tahoma, Mayúscula, Negrita Tamaño: Tamaño 7 pt5
7.4.8 Flujograma. Para realizar la modificación de los documentos se debe seguir el conducto ilustrado por medio del siguiente flujograma: El siguiente flujograma se utiliza como ejemplo real de cómo es el verdadero procedimiento de actualización, modificación, creación y eliminación de los documentos de los departamentos y dependencias, propuesto por el departamento de Evaluación, Organización y Métodos, para atender las solicitudes de gerenciamiento de procesos, estableciendo un sistema de construcción técnico de las actividades de cada una de las dependencias de la Universidad Autónoma de Occidente siempre la aplicación de un mejoramiento continuo en sus labores
5 Ibíd., 1 archivo de computador
43
del día a día evitando reprocesos y brindando una mejor administración en las actividades6.
6 SALAZAR RUBIO, Fabio Hernán. Procedimiento DEOM-3.3.4-PD1.1 Elaboración y Actualización de Documentos, Universidad Autónoma de Occidente. Santiago de Cali, 2004. p. 5. 1 Archivo de Computador
44
Figura 2. Manual de procesos y procedimientos
PROCESO
PROCEDIMIENTO
1
1.1
Administración y Control de Documentos
Elaboración y Actualización de Documentos
Código
Expedido
Actualización
Versión
Paginas
DEOM-3.3.4-PD1.1
Octubre de 2004
Febrero 24 de 2009
4
1 de 4
Elaborado y Aceptado por: Aceptado por:
Aprobado por:Revisado por:
FABIO HERNÁN SALAZARCOORDINADOR DEPARTAMENTO EOYM
ANDRÉS SIERRA GARZÓN DIRECTOR DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
FABIO HERNÁN SALAZARCOORDINADOR DEPARTAMENTO EOYM
DIEGO SMITHVICERRECTOR ADMINISTRATIVO & FINANCIERO
DEFINICIONES :
NORMA FUNDAMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTO:
1. COPIA CONTROLADA: Documentos que han sido aprobados por las instancias correspondientes y distribuidos en las áreas involucradas, se asegura su vigencia en cualquier momento en que vayan a ser consultados.
2. COPIA NO CONTROLADA: Aquellos documentos que no se les garantiza a los usuarios que sea la versión actualizada delmismo y aquellos que sean copiados e impresos a través de la intranet para ser utilizados en su gestión diaria.
3. DOCUMENTO OBSOLETO: Es todo aquel documento el cual su vigencia a erogado y no da fe de su aplicación actual en lagestión de una dependencia.
4. PROCESO :Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman insumos para el logro de un resultado (producto oservicio).
5. PROCEDIMIENTO: Forma especifica secuencial y ordenada para llevar a cabo una serie de actividades. Una forma deprocedimiento puede ser un documento (diagrama de flujo), un video, un instructivo, una ficha técnica, un instructivo, etc.
6. ACTIVIDAD: Conjunto de tareas interrelacionadas que conforman un procedimiento.
7. REGISTRO: Documento físico o magnético diligenciado que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados.
8. DOCUMENTO EXTERNO: Documentos que proporcionan información verificable de organizaciones o sistemas externos.
FLUJOGRAMADEPENDENCIA RESPONSABLE
Dependencia
Jefe de la dependencia o
Responsable del proceso
INICIOIdentifica la necesidad de crear, modificar y/o
eliminar un documento que hace parte del gerenciamiento de los procesos de la dependencia.
Diligencia el formato de solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos a través de la intranet y envía automáticamente al Dpto. de Evaluación, organización y métodos para su gestión
Auxiliar y/o Coordinador
Evaluación, Organización y
Métodos
Programa reunión con el responsable del proceso y participantes para validar la solicitud y evaluar
otras necesidades no especificadas
El sistema notifica a través del correo electrónico la solicitud
de la dependencia.
1
45
Figura 2. Continuación
Elaborado y Aceptado por: Aceptado por:
Aprobado por:Revisado por:
FABIO HERNÁN SALAZARCOORDINADOR DEPARTAMENTO EOYM
ANDRÉS SIERRA GARZÓN DIRECTOR DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
FABIO HERNÁN SALAZARCOORDINADOR DEPARTAMENTO EOYM
DIEGO SMITHVICERRECTOR ADMINISTRATIVO & FINANCIERO
PROCEDIMIENTO Elaboración y Actualización de Documentos1.1Código
Paginas
DEOM-3.3.4-PD1.1
2 de 4
FLUJOGRAMADEPENDENCIA RESPONSABLE
Auxiliar y/o Practicante con
Coordinador
Dpto. Evaluación,
Organización y Métodos
1Revisa previamente el documento actual y se proponen los cambios, eliminaciones o creación de nuevos documentos
establecidos por necesidad de la dependencia
Auxiliar y/o Practicante con
Coordinador
Evaluación, Organización y
Métodos
CREADO
ELIMINADOMODIFICADO ESTADO DEL DOCUMENTO
FIN
3Se revisa el documento con el usuario dela dependencia solicitante asegurando el
cumplimiento de sus necesidades
Elabora el documento de acuerdo a las normafundamental definida por este procedimiento y a las especificaciones o necesidades definidas
por la dependencia
Ingresa a la matriz de control de cambios y versiones el evento realizado
al documento correspondiente
Realiza las actividades de cambio de versión al documento y fecha de ultima
actualización
Realiza los cambios al documento de acuerdo a las definiciones y observaciones realizadas por el responsable del proceso
Ingresa al portal administrativo y saca de uso el documento correspondiente e
informa a la Dependencia solicitante
Ingresa a la matriz de control de cambios y versiones el evento realizado
al documento correspondiente
Revisa con el responsable del proceso y definen eliminar el documento
2
46
Figura 2. Continuación
Elaborado y Aceptado por: Aceptado por:
Aprobado por:Revisado por:
FABIO HERNÁN SALAZARCOORDINADOR DEPARTAMENTO EOYM
ANDRÉS SIERRA GARZÓN DIRECTOR DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
FABIO HERNÁN SALAZARCOORDINADOR DEPARTAMENTO EOYM
DIEGO SMITHVICERRECTOR ADMINISTRATIVO & FINANCIERO
PROCEDIMIENTO Elaboración y Actualización de Documentos1.1Código
Paginas
DEOM-3.3.4-PD1.1
3 de 4
FLUJOGRAMADEPENDENCIA RESPONSABLE
SI NO
Auxiliar y/o Practicante
Evaluación, Organización y
Métodos
5
Cualquier Dependencia
Funcionario de la dependencia o Responsable
del proceso
Requiere Ajustes?
3
Informa al Dpto. de Evaluación, Organización y Métodos que el documento requiere de ajustes
antes de ser emitido.
Informa al Dpto. de Evaluación, Organización y Métodos que el
documento cumple y está acuerdo con los requerimientos
2
Imprime y envía el documento con sello de “Copia No Controlada” y el registro de firmas de control de documentos al director de división o
decanatura para su revisión y aprobación.
Realiza ajustes al documento
Auxiliar y/o Practicante
4
Coordinador
Superior de la Dependencia
SolicitanteDependencia
NO
SI
APRUEBA?
Devuelve al Dpto. de Evaluación, Organización y Métodos el documento con las firmas correspondientes de aprobación,
revisión y/o aceptación del documento
Devuelve al Dpto. de Evaluación, Organización y Métodos informandolas observaciones y/o modificaciones
a realizar en el documento
Efectua modificaciones solicitadas.
Envía el documento con el registro de firmas de control de documentos al director de división o
decanatura para su revisión y aprobación.
Comunica a contraloría para dar a conocer la creación, modificación y/o
eliminacion del documento
4
Evaluación, Organización y
Métodos
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Figura 2. Continuación
Auxiliar y/o Practicante
NOTA Se debe proporcionar en el momento requerido por una instancia superior o por necesidad de un área de control interno o externo el documento impreso, con sello verde de copia no controlada, previa solicitud al departamento de Evaluación, Organización y Métodos.
FIN
El documento es publicado en la intranet para su consulta
Informa a los responsables del procesoy partes interesadas de la versión del nuevo documento para ser consultado
Entrega copia física del documento con sello de “Copia No Controlada” a
la Dependencia solicitante
Elaborado y Aceptado por: Aceptado por:
Aprobado por:Revisado por:
FABIO HERNÁN SALAZARCOORDINADOR DEPARTAMENTO EOYM
ANDRÉS SIERRA GARZÓN DIRECTOR DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
FABIO HERNÁN SALAZARCOORDINADOR DEPARTAMENTO EOYM
DIEGO SMITHVICERRECTOR ADMINISTRATIVO & FINANCIERO
PROCEDIMIENTO Elaboración y Actualización de Documentos1.1Código
Paginas
DEOM-3.3.4-PD1.1
4 de 4
FLUJOGRAMADEPENDENCIA RESPONSABLE
Evaluación, Organización y
Métodos
5
48
8. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS DEPARTAMENTOS
� Para esta fase de identificación de los procedimientos se realizó una reunión con cada Jefe de Departamento, para revisar previamente la documentación que había hasta ese momento y saber si estaba vigente o no. En esta fase algunos Jefe de Departamento manifestaron que se había realizado previamente un trabajo con el practicante anterior y hasta el momento hacia falta actualizar el 50,7% de la documentación de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, por lo tanto se empezó a hacer un diagnostico de la situación actual para empezar a actualizar la documentación faltante. 8.1 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL � Para realizar el diagnostico actual de los diferentes formatos, manuales de procesos, procedimientos y perfiles cargo de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, se hizo un análisis de las condiciones actuales de los mismo con el fin de identificar aquellos que contienen información desactualizada y requieran alguna modificación o reforma en sus contenidos. Después de haber realizado el análisis individual de cada uno de los procesos que conforman los departamentos, se procede a realizar un diagnostico de las condiciones actuales utilizando la metodología del ciclo PHVA.
49
Figura 3. Ciclo PHVA aplicado en la UAO
8.2 IDENTIFICACIÓN FRENTE A LOS NUMERALES OBLIGATORIOS � En esta fase de identificación de los numerales obligatorios de la ISO 9001, se actualizó el procedimiento DEOM-3.3.4-PD4.1 Auditorias Internas de Calidad en Marzo 6 de 2009, DEOM-3.3.4-PD1.1 Elaboración y Actualización de Documentos en Febrero 2 de 2009 y se crearon los procedimientos que estaban haciendo falta para cumplir con los requisitos de la ISO 9001:2008 que son: DEOM-3.3.4-PD4.2 Control del Producto No Conforme Febrero 6 de 2009, DEOM-3.3.4-PD4.3 Acciones Correctivas y Preventivas Febrero 6 de 2009 y los formatos DEOM-3.3.4-FO22 Listado Maestro de Acciones Correctivas o Preventivas Febrero 6 de 2009 y DEOM-3.3.4-FO23 Seguimiento a Acciones Correctivas o Preventivas Febrero 6 de 2009.
50
8.3 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CON LOS DEPARTAMENTOS, PARA REVISIÓN Y APROBACIÓN � Recopilación de la información de los procesos. El análisis de un proceso puede dar lugar a acciones de rediseño para incrementar la eficacia, mejorar la claridad y acortar los tiempos reduciendo los plazos y entrega del servicio. Esta primera fase tiene como intención cumplir con el plan de trabajo, el cual constituye tres puntos significativos. El primero de ellos, organizar el equipo de trabajo involucrado en el desarrollo de los procedimientos, con el fin de estudiar los contenidos de dichos documentos con el personal involucrado. Seguidamente se comentaron los resultados obtenidos de los análisis para identificar aquellos que deben mejorar, y realizar las reformas necesarias con las sugerencias obtenidas, como por ejemplo la reducción del número de trámites implicados en un ejercicio de simplificación característico de esta estrategia de gestión. 8.4 RESULTADOS DE LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.
Respondiendo a la estrategia para mejores prácticas, el departamento de Evaluación, Organización y Métodos cumple con el objetivo estratégico planteado para lograr la excelencia administrativa en cada actividad programa. De esta manera se propuso elaborar un cuadro donde se evidenciaran los documentos que no estaban vigentes, la cual el Jefe del Departamento de Evaluación, Organización y Métodos envió un correo electrónico a los Jefes de cada departamento para realizar una cita con cada uno y mostrarles la documentación desactualizada y definir un plan de trabajo ideal para abarcar toda la documentación de la dependencia en que se llevó a cabo dicha actividad e identificar las acciones a implementar de acuerdo al Cantidad de Documentos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. (ver tabla 1) Documentación de los procesos y/o procedimientos. Siempre que un proceso va a ser rediseñado o mejorado, su documentación es esencial como punto de partida. Encontramos que buena parte de las actividades de un proceso necesitan ser reformadas y actualizadas con el fin de cumplir con el numeral 4.2.4 “Control de Documentos” de la norma ISO 9001:2008. Algunas son actividades de control, duplicadas o, simplemente, que se llevan a cabo porque surgieron, por alguna razón más o menos operativa en principio, pero que hasta ahora no se justifica su presencia. La gestión de procesos cuestiona
51
estas actividades dejando perduras las estrictamente necesarias, como aquellas de evaluación imprescindibles para controlar el proceso o las que deban realizarse por cumplimiento de la legalidad y normativa vigente. Administración y control de los documentos. El Departamento de Evaluación, Organización y Métodos de la Universidad es el encargado de administrar y llevar el control de los documentos en la institución para esta actividad cuenta con una matriz de control de documentos en la cual maneja la vigencia de todos los documentos de la Universidad Autónoma de Occidente, para reforzar mas el seguimiento a los documentos se cuenta con un programa creado en Microsoft Office Access llamado “Sistema de Administración Documental SAD” que nos permite ver el nombre del documento, la fecha de creación de los documentos, fecha de actualización, versión y que cambios se le han realizado durante las actualizaciones. Toda solicitud de Creación, Modificación o Eliminación de documentos debe ser aprobada única y exclusivamente por Evaluación, Organización y Métodos. Todos los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad se les debe realizar actualización por lo menos cada 2 años, excepto los formatos cuando apliquen cambios de campos de información importante para el proceso y en los Manuales de Funciones cuando se presente nuevas responsabilidades o creaciones de cargos, si algún documento no presenta cambios durante este periodo, se debe realizar actualización por vigencia donde se modificará la fecha de actualización pero este no afecta la versión del documento. Los cambios de vigencia que no generen nuevas versiones se debe asegurar por parte del responsable del proceso de la Dependencia consignado la información en el formato DEOM-3.3.4-FO16 “Certificación de Vigencia de Documentos” donde se determina finalmente que el proceso sigue vigente en la actualidad tal cual lo especifica el procedimiento. 8.5. DOCUMENTOS OBSOLETOS Todos los documentos que se encuentren en medio físico y que no correspondan a la versión actual serán identificados con un sello de “Documento Obsoleto” con el fin de prevenir el uso no intencionado mientras estos se mantengan por cualquier razón en el puesto de trabajo según el numeral 4.2.4 “Control de Documentos”, se manejara un registro de entrega de documento a los que han sido revisados y aprobados por las instancias correspondiente en el formato DEOM-3.3.4-FO26; esto aplica solamente para las Dependencias de Protección y Control, Servicios Generales, Publicaciones e Impresiones, Multimedios y Planta Física; debido a que no todo el personal dispone de equipo de computo por el tipo de funciones desempeñadas.
52
8.6 DIVULGACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO DESARROLLADOS EN LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. La divulgación de los documentos que han sido aprobados por creación o actualización se realizará por medio de un e-mail enviado por el Departamento de Evaluación, Organización y Métodos, esta información le llegará al Responsable y participantes del proceso donde se especifica que tales documentos están aprobados y disponibles en la INTRANET para su consulta, conocimiento, aplicación e información general. Se utilizará la capacitación, reunión u otra metodología que asegure la divulgación de documentos cuando apliquen procedimientos nuevos o que generen alto impacto en el proceso en la Dependencia. 8.7 FASES PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS 8.7.1 Consulta. Se realiza por la INTRANET, siendo el único medio Institucional para la consulta de los documentos que han sido revisados y aprobados por la instancia correspondiente y cuenta con el debido control de la información. Accesando en la siguiente dirección: http://www.uao.edu.co/portaladm en el Link de Consulta de Documentos, donde se encuentran todos los documentos disponibles para cada Dependencia (MC, MD, MF, PR, PD, FO, MU, CMI) con su identificación y control respectivo. Las copias físicas que se encuentren en los puestos de trabajo no serán consideradas como un documento controlado para el Sistema de Gestión de Calidad, ni para ningún tipo de revisión general (Auditorias internas y/o externas y de control). Solo las Dependencias de Protección y Control, Servicios Generales, Publicaciones e Impresiones, Multimedios y Planta Física podrán contar con copias físicas que llevarán un sello de identificación como “Copia No Controlada”, debido a que no todo el personal de estas Dependencias dispone de equipo de cómputo ya que sus funciones no lo requieren. Nota 1: Los formatos son un tipo de documento, los cuales son consultados y descargados de la Intranet para el uso de los usuarios que lo requieran; asegurando que aquellos documentos se encuentren vigentes al momento de su uso. Nota 2: Los Manuales de Usuario y Funciones serán entregados en documento físico a las Dependencias y contaran con una identificación como “Copia No Controlada” para ser utilizado como herramienta de inducción y reinducción.
53
A continuación se muestra la secuencia a seguir, la cual explica la forma de ingreso al sistema, los pasos para la consulta de algún documento y la forma de hacer algún tipo de solicitud para alguna modificación. 8.7.2 consulta de documentos a través de la intranet 8.7.2.1 Ingreso al Portal Administrativo 1. Ingrese la siguiente dirección en la barra de direcciones de Internet.
http://www.uao.edu.co/portaladm 2. Digite su usuario y contraseña (es la misma con la que inicia sesión en Windows a su equipo). Figura 4. Inicio de sección
3. En la pestaña Div. Administrativa, seleccione el siguiente link. EOYM. (ver figura).
2
54
Figura 5. Selección de EOYM
4. Una vez seleccionada encontrará en la siguiente pantalla, dos opciones: Manual de Calidad, Manuales y Procedimientos y Solicitud de Cambio de Documentos. Figura 6. Inicio Organización y métodos
3
4
55
5. El usuario selecciona la opción Manual de Calidad, Manuales y Procedimientos ó Solicitud de Cambio de Documentos. Figura 7. Opción Manual de Calidad Vicerrectoría Administrativa Y Financiera
6. Despliega Manual de Calidad Vicerrectoría Administrativa y Financiera Figura 8. Desplegar Manual de Calidad Vicerrectoría Administrativa y Financiera
5
6
5
56
7. Posteriormente de haber desplegado el Manual de Calidad, consulta por cualquiera de las opciones que se presentan. Figura 9. Opciones consulta manual de calidad
7
57
8.7.2.2 Documentos Manuales y Procedimientos 8. Despliega Universidad. En este campo ingresa a la división, al cual pertenece el Departamento. Figura 10. Opción Manuales y procedimientos - Dependencias
9. Posteriormente de haber ingresado a su departamento, observará los siguientes links, el cual usted deseará consultar (Formatos, Manuales de Funciones de Cargos, Manual de Dependencia, Manual de Usuario, Procesos, Tablas de Retención Documental).
8
58
Figura 11. Opción Procedimientos
8.7.2.3 solicitudes de cambio de documentos 10. Cuando selecciona Solicitud de Cambios a Documentos aparece este pantallazo, la cual en Nombre Dependencia escribe el departamento que requiere cambios en los documentos, en Tipo de Documento selecciona el documento que se va a crear, modificar o eliminar, en el código documento escribe el código que aparece en la parte superior – derecha de los documentos, en el caso de estar creado, caso contrario que no este creado, escribe por asignar, en observaciones escribe todas las justificaciones de la creación o eliminación del documento y en Adicionar Archivos adjunta un documento si lo tiene.
9
59
Figura 12. Solicitud de Modificaciones
8.8 IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA Y VERIFICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. En esta fase se revisó con cada Jefe de Área la tabla de Retención Documental, para actualizarla, ya que se había creado hace dos años con el departamento SIGED, el cual es el encargado del levantamiento y no se habían dado a conocer a los diferentes departamentos, además de eso se levantó y se identificó la documentación externa que afectaba a cada uno de ellos, como son leyes, decretos, resoluciones emitidas por instancias externas, que podían afectar el proceso de cada departamento.
60
9. RESULTADOS OBTENIDOS A continuación relaciona que se trabajaron en cada una de las dependencias de la Vicerrectoría Administrativa
61
Cuadro 4. Despacho División Financiera – Departamento de Finanzas
DESPACHO DIVISIÓN FINANCIERA - DEPARTAMENTO DE FINANZAS
CODIGO DOCUMENTO REFERENCIA TIPO
DOCUMENTO FECHA
EXPEDICION FECHA DE
ACTUALIZACION PROXIMA
ACTUALIZACION DEPENDENCIA-
SECCION VERSION ACTUAL
DVF-3.1-FO01 Solicitud de Contratación por Servicios
Cuadro 24. Cantidad de Documentos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera
DEPARTAMENTO TIPO DE DOCUMENTO TOTAL
POR ÁREA
TOTAL POR
DIVISIÓN PR MF MU MD PD FO TRD
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DESPACHO VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
0 2 0 1 1 1 1 6 835
DIVISIÓN FINANCIERA
DESPACHO DIVISIÓN FINANCIERA 1 3 2 1 16 5 1 29
265
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 0 3 2 1 38 9 1 54
DPTO. ASESORIA DE CRÉDITOS 0 2 1 1 19 4 1 28
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
0 5 0 1 40 11 1 58
DPTO. KÁRDEX FINANCIERO 0 4 1 1 20 16 1 43
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
0 2 4 1 13 25 1 46
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS (ALMACÉN)
0 3 0 0 3 0 1 7
DIVISIÓN TECNOLOGÍAS
DESPACHO DIVISIÓN TECNOLOGÍAS 1 3 5 1 1 16 1 28
217
DEPARTAMENTO DE COMPUTO 0 3 1 1 24 6 1 36
DPTO. DE REDES Y TELECOMUNICACIONES 0 6 9 2 49 16 2 84
DPTO. DE SOPORTE TÉCNICO 0 7 0 1 9 10 1 28
DEPARTAMENTO DE MULTIMEDIOS 0 13 0 1 19 7 1 41
117
Cuadro 24. Continuación
DEPARTAMENTO TIPO DE DOCUMENTO TOTAL
POR ÁREA
TOTAL POR
DIVISIÓN PR MF MU MD PD FO TRD
DIVISION ADMINISTRATIVA
DESPACHO DIVISIÓN ADMINISTRATIVA 1 2 0 1 3 4 1 12
304
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 0 8 2 1 26 32 1 70
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
0 8 1 1 16 12 1 39
DEPARTAMENTO DE PLANTA FÍSICA E INFRAESTRUCTURA
0 13 5 1 39 8 1 67
DPTO. EVALUACIÓN ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
0 3 1 1 10 25 1 41
DEPARTAMENTO DE PROTECCIÓN Y CONTROL
0 2 0 1 12 10 1 26
SECCIÓN DE PUBLICACIONES E IMPRESIONES
0 3 0 1 13 31 1 49
DIVISIÓN DE MERCADEO Y PROMOCIÓN
INSTITUCIONAL
DESPACHO DIRECCIÓN DE MERCADEO Y PROMOCIÓN INSTITUCIONAL
1 10 0 1 5 25 1 43 43
TOTAL DOCUMENTOS 4 105 34 21 376 273 22
118
Cuadro 25. Cantidad de Documentos Actualizados de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera
DEPARTAMENTO TIPO DE DOCUMENTO TOTAL
POR ÁREA
TOTAL %
POR ÁREA PR MF MU MD PD FO TRD
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DESPACHO VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
0 0 0 0 0 0 1 1 1 17%
DIVISIÓN FINANCIERA
DESPACHO DIVISIÓN FINANCIERA 1 0 0 0 3 2 1 7
121
24%
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 0 0 0 0 2 4 1 7 13%
DPTO. ASESORIA DE CRÉDITOS 0 2 1 1 19 0 1 24 86%
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
0 1 0 1 36 6 1 45 78%
DPTO. KÁRDEX FINANCIERO 0 4 0 0 12 8 1 25 58%
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
0 0 1 0 6 1 1 9 20%
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS (ALMACÉN)
0 0 0 0 3 0 1 4 57%
DIVISIÓN TECNOLOGÍAS
DESPACHO DIVISIÓN TECNOLOGÍAS 1 1 0 0 0 0 1 3
125
11%
DEPARTAMENTO DE COMPUTO 0 0 0 0 4 5 1 10 28%
DPTO. DE REDES Y TELECOMUNICACIONES 0 3 8 2 25 14 2 54 64%
DPTO. DE SOPORTE TÉCNICO 0 7 0 1 9 3 1 21 75%
DEPARTAMENTO DE MULTIMEDIOS 0 13 0 1 19 3 1 37 90%
119
Cuadro 25. Continuación
DEPARTAMENTO TIPO DE DOCUMENTO TOTAL
POR ÁREA
TOTAL %
POR ÁREA PR MF MU MD PD FO TRD
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
DESPACHO DIVISIÓN ADMINISTRATIVA 1 0 0 0 0 0 1 2
191
17%
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 0 0 0 0 26 20 1 47 67%
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
0 0 1 0 12 3 1 17 44%
DEPARTAMENTO DE PLANTA FÍSICA E INFRAESTRUCTURA
0 13 0 1 32 1 1 48 72%
DPTO. EVALUACIÓN ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
0 0 0 0 5 4 1 10 24%
DEPARTAMENTO DE PROTECCIÓN Y CONTROL
0 2 0 1 12 4 1 20 77%
SECCIÓN DE PUBLICACIONES E IMPRESIONES
0 3 0 1 13 29 1 47 96%
DIVISIÓN DE MERCADEO Y PROMOCIÓN
INSTITUCIONAL
DESPACHO DIRECCIÓN DE MERCADEO Y PROMOCIÓN INSTITUCIONAL
1 10 0 1 5 25 1 43 43 100%
TOTAL DOCUMENTOS 4 59 11 10 243 132 22 481
120
Cuadro 26. Cantidad Total De Documentos De La Vicerrectoría Administrativa Y Financiera
CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
NOMBRE DEL DOCUMENTO CANTIDAD DE DOCUMENTOS
CANTIDAD DE DOCUMENTOS
ACTUALIZADOS
PROCESO 4 4 MANUAL DE FUNCIONES 105 59
MANUAL DE USUARIO 34 11 MANUAL DE DEPENDENCIA 21 10
PROCEDIMIENTO 376 243 FORMATO 273 132
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 22 22
TOTAL DOCUMENTOS 835 481
121
Grafico 1. Cantidad Total De Documentos De La Vicerrectoría Administrativa Y Financiera
CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
4
105
3421
376
273
22
4
59
11 10
243
132
22
0
50
100
150
200
250
300
350
400
PROCESO MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE USUARIO MANUAL DEDEPENDENCIA
PROCEDIMIENTO FORMATO TABLAS DE RETENCIÓNDOCUMENTAL
Tipo de Documento
Can
tid
ad
de
Do
cum
ento
s CANTIDAD DEDOCUMENTOS
CANTIDAD DEDOCUMENTOSACTUALIZADOS
En este grafico se observa la cantidad de documentos que hay en el año 2009 en la división Financiera que incluyen los diferentes departamentos como son: División administrativa, financiera, tecnologías y de mercadeo, con referencia a los diferentes tipos de documentos a nivel general, por ejemplo en procedimientos habían 376 documentos y se actualizaron 243 de ellos.
122
Cuadro 27. Cantidad Total De Documentos De La División Financiera
CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN FINANCIERA
NOMBRE DEL DOCUMENTO CANTIDAD DE DOCUMENTOS
CANTIDAD DE DOCUMENTOS
ACTUALIZADOS
PROCESO 1 1 MANUAL DE FUNCIONES 22 7
MANUAL DE USUARIO 10 2 MANUAL DE DEPENDENCIA 6 2
PROCEDIMIENTO 149 81 FORMATO 70 21
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
7 7
TOTAL DOCUMENTOS 265 121
123
Grafico 2. Cantidad Total De Documentos De La División Financiera Vs Tipo de Documento
CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN FINANCIERA VS TIPO DE DOCUMENTO
1
22
106
149
70
71
72 2
81
21
7
0
20
40
60
80
100
120
140
160
PROCESO MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE USUARIO MANUAL DEDEPENDENCIA
PROCEDIMIENTO FORMATO TABLAS DE RETENCIÓNDOCUMENTAL
Tipo de Documento
Can
tidad
de
Do
cum
ento
s
CANTIDAD DE DOCUMENTOS
CANTIDAD DE DOCUMENTOSACTUALIZADOS
En este grafico se observa la cantidad de documentos que hay en el año 2009 en la División Financiera que incluyen los diferentes departamentos como son: Contabilidad y Presupuesto, Kárdex Financiero, Tesorería, Asesoría de Crédito, Suministros - Almacén y el Despacho División Financiera con referencia a los diferentes tipos de documentos, por ejemplo en los formatos procedimientos habían 273 documentos y se actualizaron 132 de ellos.
124
Cuadro 28. Cantidad Total De Documentos De La División De Tecnologías
CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN DE TECNOLOGÍAS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CANTIDAD DE DOCUMENTOS
CANTIDAD DE DOCUMENTOS
ACTUALIZADOS
PROCESO 1 1
MANUAL DE FUNCIONES 32 24 MANUAL DE USUARIO 15 8
MANUAL DE DEPENDENCIA 6 4 PROCEDIMIENTO 102 57
FORMATO 55 25 TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL 6 6
TOTAL DOCUMENTOS 217 125
125
Grafico 3. Cantidad Total De Documentos De La División De Tecnologías Vs Tipo de Documento
CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN DE TECNOLOGÍAS VS TIPO DE DOCUMENTO
1
32
15
6
102
55
61
24
84
57
25
6
0
20
40
60
80
100
120
PROCESO MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE USUARIO MANUAL DEDEPENDENCIA
PROCEDIMIENTO FORMATO TABLAS DE RETENCIÓNDOCUMENTAL
Tipo de Documento
Can
tid
ad d
e D
ocu
men
tos CANTIDAD DE
DOCUMENTOS
CANTIDAD DEDOCUMENTOSACTUALIZADOS
En este grafico se observa la cantidad de documentos que hay en el año 2009 en la División de Tecnologías que incluyen los diferentes departamentos como son: Multimedios, Computo, Redes y Telecomunicaciones, Despacho División de Tecnologías y Soporte Técnico con referencia a los diferentes tipos de documentos, por ejemplo en los procedimientos habían 102 documentos y se actualizaron 57 de ellos.
126
Cuadro 29. Cantidad Total De Documentos De La División Administrativa
CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL DOCUMENTO CANTIDAD DE DOCUMENTOS
CANTIDAD DE DOCUMENTOS
ACTUALIZADOS
PROCESO 1 1 MANUAL DE FUNCIONES 39 18
MANUAL DE USUARIO 9 1 MANUAL DE DEPENDENCIA 7 3
PROCEDIMIENTO 119 100 FORMATO 122 61
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
7 7
TOTAL DOCUMENTOS 304 191
127
Grafico 4. Cantidad Total De Documentos De La División Administrativa Vs Tipo de Documento
CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA VS TIPO DE DOCUMENTO
1
39
9 7
119122
71
18
1 3
100
61
7
0
20
40
60
80
100
120
140
PROCESO MANUAL DEFUNCIONES
MANUAL DE USUARIO MANUAL DEDEPENDENCIA
PROCEDIMIENTO FORMATO TABLAS DE RETENCIÓNDOCUMENTAL
Tipo de Documento
Can
tid
ad d
e D
ocu
men
tos
CANTIDAD DEDOCUMENTOS
CANTIDAD DEDOCUMENTOSACTUALIZADOS
En este grafico se observa la cantidad de documentos que hay en el año 2009 en la División Administrativa que incluyen los diferentes departamentos como son: Recursos Humanos, Servicios Generales, Despacho División Administrativa, Planta Física e Infraestructura, Evaluación, Organización y Métodos, Protección y Control y Publicaciones e Impresiones con referencia a los diferentes tipos de documentos, por ejemplo en los procedimientos habían 119 documentos y se actualizaron 100 de ellos.
128
Cuadro 30. Cantidad Total De Documentos De La División De Mercadeo
CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN DE MERCADEO
NOMBRE DEL DOCUMENTO CANTIDAD DE DOCUMENTOS
CANTIDAD DE DOCUMENTOS
ACTUALIZADOS
PROCESO 1 1 MANUAL DE FUNCIONES 10 10
MANUAL DE USUARIO 0 0 MANUAL DE DEPENDENCIA 1 1
PROCEDIMIENTO 5 5 FORMATO 25 25
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
1 1
TOTAL DOCUMENTOS 43 43
129
Grafico 5. Cantidad Total De Documentos De La División De Mercadeo
CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN DE MERCADEO VS TIPO DE DOCUMENTO
1
10
01
5
25
11
10
01
5
25
1
0
5
10
15
20
25
30
PROCESO MANUAL DEFUNCIONES
MANUAL DEUSUARIO
MANUAL DEDEPENDENCIA
PROCEDIMIENTO FORMATO TABLAS DERETENCIÓN
DOCUMENTAL
Tipo de Documento
Can
tid
ad d
e D
ocu
men
tos
CANTIDAD DE DOCUMENTOS
CANTIDAD DE DOCUMENTOSACTUALIZADOS
En este grafico se observa la cantidad de documentos es igual a la cantidad de documentos actualizados, ya que en este año fue que salio la resolución reglamentando que la División de Mercadeo pertenecía a la Vicerrectoría Administrativa & Financiera
130
Cuadro 31. Porcentaje de actualización por cada División
DIVISIÓN CANTIDAD DE DOCUMENTOS
CANTIDAD DE DOCUMENTOS
ACTUALIZADOS
% DE ACTUALIZACIÓN
DESPACHO VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
6 1 17%
FINANCIERA 265 121 46%
TECNOLOGÍAS 217 125 58%
ADMINISTRATIVA 304 191 63%
MERCADEO 43 43 100%
TOTAL DOCUMENTOS 835 481 58%
131
Grafico 6. Porcentaje de actualización por cada División
PORCENTAJE DE ACTUALIZACIÓN POR CADA DIVISIÓN
17%
46%
58%
63%
100%DESPACHO VICERRECTORÍAADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
FINANCIERA
TECNOLOGÍAS
ADMINISTRATIVA
MERCADEO
Esta grafica representa el porcentaje que se actualizo en el año 2009 por cada división, este proceso se viene realizando desde el año 2008, ahí se refleja el porcentaje de actualización efectuado en el transcurso del año; este porcentaje de actualización se formulo con la cantidad de documentos (sumatoria de todos los tipos de documentos por división) actualizados en este año dividido entre la cantidad total de documentos que habían hasta el año 2009. La más representativa fue la división administrativa en donde se actualizó la información hasta un 63%, representado en 191 documentos actualizados.
132
10. CONCLUSIONES
La organización de los procesos en las dependencias de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera permitieron aumentar las ventajas en la aplicación de los manuales de función, procesos, procedimientos implicando mayores niveles de eficacia, la ampliación de la esfera de actuación de los empleados o sea de su satisfacción, y la posibilidad de reaccionar de forma más flexible y competitiva a las circunstancias externas. El hecho de ahorrar tiempo en el desarrollo de las funciones condujo notoriamente a una reducción de actividades innecesarias, que a largo plazo conduce a un incremento en la productividad. Por lo anterior, la actualización efectuada a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente por el estudiante en practica de la Universidad Autónoma de Occidente en compañía de los funcionarios de dicha entidad, fue importante para el crecimiento de los departamentos ya que los funcionarios se involucraron más en los procesos que diariamente ejecutan, conociendo la mejor manera de desarrollar sus actividades y las nuevas normas que aplican a sus procesos. Los documentos debidamente actualizados son un instrumento que facilita el desarrollo de las labores ejecutadas por los funcionarios, ya que presenta de forma secuencial, lógica y sistemática las actividades para la efectiva fluidez de los procesos y les brinda una guía que les permite optimizar su accionar. La actualización de la documentación, permitirá a los funcionarios de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera analizar y cuestionar la manera de desarrollar sus actividades y si estas le están generando valor agregado a los proceso y por ende a la empresa de la cual son parte.
133
11. RECOMENDACIONES
Cuando una empresa tiene documentación actualizada de sus actividades puede establecer controles que contribuyan a perfeccionar su desempeño. En el caso de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, es indispensable contar con manuales actualizados, teniendo en cuenta los cambios frecuentes en la normatividad que la rige y con la finalidad de garantizar la mejora continua de sus procesos para brindar servicios con calidad. En cuanto al trabajo realizado en la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, se exalta la importancia de divulgar los manuales de procesos actualizados a todos los funcionarios que lo integran, con el fin de alcanzar una mayor rotación de las personas entre los diferentes procesos que allí se manejan, logrando así un mejor aprovechamiento del recurso humano mediante la interacción permanente, la retroalimentación continua y pluralizando el conocimiento; generando un óptimo desempeño, el cual se reflejará en el resultado final de la gestión del Departamento.
134
BIBLIOGRAFIA ¿Qué es un cliente? [en línea]. Los Ángeles: Microsoft Corporation, 2009 [consultado 15 de octubre de 2009]. Disponible en Internet: http://www.microsoft.com/business/smb/es-es/rrpp/cliente.mspx
ESCRIU PARADELL, Jordi. Normas Para La Gestión De La Calidad (ISO 9000) [en línea]. Cataluña: Mapping Interactivo, 2008 [Consultado 15 de octubre de 2009]. Disponible en Internet: http://www.mappinginteractivo.com/plantilla-ante.asp?id_articulo=1458
FERNÁNDEZ HATRE, Alfonso. Manual y procedimientos de un Sistema de Calidad ISO 9001-2000 [en línea]. Madrid: Centro para la Calidad en Asturias CCA, 2008 [consultado 15 de octubre de 2009]. Disponible en Internet: http://www.asoc-cca.es/servicios/informacion/Libros/Manual_PD_SGC.pdf GONZÁLEZ, Carlos. Conceptos generales de calidad total: El manual de calidad, los procedimientos y la documentación operativa [En línea]. México: Monografias.com, 2009. [Consultado 15 de octubre de 2009]. Disponible en Internet: http://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtml HERRERA FONTALVO, Tomás. Herramientas Efectivas para el Diseño e Implantación de un SGC ISO-9000:2000: Término y Definiciones. Colombia: Asesores Del 2000, 2004. 380 p. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACION. Cambios entre la norma ISO 9001:2000 y la Norma ISO 9001:2008. 3 ed. Bogotá D.C: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), 2008. 24 p. Misión de una empresa [en línea]. México: Club Planeta, 2009 [consultado 15 de octubre de 2009]. Disponible en Internet: http://www.trabajo.com.mx/mision_de_una_empresa.htm Procedimiento DEOM-3.3.4-PD1.1 Elaboración y Actualización de Documentos, Universidad Autónoma de Occidente. Santiago de Cali, 2004. 1 Archivo de Computador
135
SALAZAR RUBIO, Fabio. Administración de documentos. Universidad Autónoma de Occidente. Santiago de Cali, 2009. 1 Archivo de Computador Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001:2000 [en línea]. Madrid: Ministerio de Fomento, 2009 [consultado 15 de octubre de 2009]. Disponible en Internet: http://www.fomento.es/NR/rdonlyres/30E622FC-95A4-428C-BA6C-54DB2AD33E6F/19523/CaptuloIRequisitosISO9001.pdf THOMPSON, Iván. Definición de Cliente [en línea]. España: Promonegocios, 2007 [Consultado 15 de octubre de 2009]. Disponible en Internet: http://www.promonegocios.net/clientes/cliente-definicion.html) YZAGUIRRE PERALTA, Laura Elena. Calidad Educativa e ISO 9001-2000 en México [en línea]. México: Revista Iberoamericana de Educación, 2001. [Consultado 15 de octubre de 2009]. Disponible en Internet: http://www.rieoei.org/deloslectores/945Yzaguirre.PDF
136
ANEXOS
Anexo 1. DM-3.2.4-FO1 Solicitud de Espacios y Equipos de Producción y Post Producción Audiovisual
FORMATO PARA SOLICITUD DE ESPACIOS Y EQUIPOS DE PRODUCCIÓN Y POST PRODUCCIÓN AUDIOVISUALDepartamento de Multimedios
DM-3.2.4-FO1
1. DATOS BÁSICOS DEL SOLICITANTESEMESTRE
PROGRAMA ACADÉMICO O DEPENDENCIA NOMBRE DEL DOCENTE DEL CURSO
CÉDULA CÓDIGO
AÑOMES
HORA DE INICIO FECHA DE FINALIZACIÓN
DIA AÑOMES
HORA DE FINALIZACIÓN
AM
PM
FECHA DE INICIO
DÍADENTRO DE LA UNIVERSIDAD
FUERA DE LA UNIVERSIDAD
NUMERO DE PARTICIPANTES
AM
PM
Maleta 1Arri 1000
Maleta 4Arri 600
Maleta 2Arri 1000-650
Maleta 5Arri 150
Maleta 3Arri 650
Maleta 6Speedtron
Granangular para F828
MALETAS DE ILUMINACIÓN
2. DATOS DE LA SOLICITUD
3. DATOS TÉCNICOSKITS DE PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
Tele para F828
LENTES
Mini Jib
Extensión Energía 10 m
Extensión Energía 20 m
Extensión Energía 40 m
Caja Eléctrica
ACCESORIOS
Flex
Dolly
Piaña para Boom
Cargador Baterías Cámara
Kit Micrófono Boom
CANTIDAD
Audio / Pro 1
Audio / Pro 2
Audio / Pro 3
Video / Pro 1
Video / Pro 2
Video / Pro 4
Estudio 1 de Televisión
Estudio 2 de Televisión
Master de Emisión
FECHA DE UTILIZACIÓN
Desde
Hasta
DÍA
DÍA
MES
MES
AÑO
AÑO
ACCESORIOS CANTIDAD
Monitor
ESPACIOS
Video / Pro 3
Número de Horas Requeridas:
CORREO ELECTRÓNICO PRODUCCIÓN A REALIZAR
NOMBRE (S) Y APELLIDO (S) TELÉFONO
Kit 5
Kit 6
Kit 7
Kit 8
Kit 1
Kit 2
Kit 3
Kit 4
Foto / Lab
137
KITS
DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS KITS(Estos campos son para uso exclusivo del Departamento de Multimedios)
Cámara DV-CAM DSR- PDX 10
Cables de Línea 2 Extensiones de energía de 5 metrosDos (2) BateríasMaleta de transporteTrípodeFuente de Energía con CableAudífonos Micrófono de mano + cablesMicrófono Boom + cables
BARRAS
KIT 1
Cámara DV AG – DVC 80 P
Cables de Línea 2 Extensiones de energía de 5 metrosMaleta de transporteTrípodeFuente de Energía con CableAudífonos Micrófono de mano + cablesMicrófono Boom + cablesDos (2) baterías
KIT 3
Cámara DVC – PRO 50 DXC – D35 WS + AJ – D90
Maleta de Transporte
Trípode
Fuente de Energía con Cable
Una (1) bateríaKIT 5
Cámara Fotográfica Sony F 828
Maleta de Transporte
Trípode
Memoria Sony de 1 GB
Fuente de Energía con Cable
Dos (2) baterías
KIT 6
Cámara Cine Alta
1 Memoria de 8 GB
1 Memoria de 16 GB
Tres (3) Baterías
Maleta de transporte
Trípode
Fuente de Energía con Cable
Audífonos
Micrófono de mano + cables XLR
Micrófono Boom + cables
KIT 8
Cables de Línea
2 Extensiones de energía de 5 metros
KITSNo. KIT
Cámara DV- CAM DSR – 450WS
Una (1) BateríaMonitorLuz portátilMaleta de transporteTrípodeFuente de Energía con CableAudífonos Micrófono de mano + cablesMicrófono Boom + cables
KIT 2
Cámara Mini DV 401 PA
Cables de Línea 2 Extensiones de energía de 5 metrosMaleta de transporteTrípodeFuente de Energía con CableAudífonos Micrófono de mano + cablesUna (1) Batería
Cámara HDV
Dos (2) Baterías
Maleta de transporte
Trípode
Fuente de Energía con Cable
Audífonos
Micrófono de mano + cables
Micrófono Boom + cables
KIT 7
Cables de Línea
2 Extensiones de energía de 5 metros
2 Extensiones de energía de 5 metrosCables de Línea
Cables USB y Línea
FIRMA DE AUTORIZACIÓN MULTIMEDIOSFIRMA DEL DOCENTE
ESPACIO RESERVADO PARA LA GESTIÓN DE LA COORDINACIÓN DE PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
BARRASNo. KIT
KIT 4
4. DATOS DE GESTIÓN
138
Anexo 2. DM-3.2.4-FO6 Programación Semanal
DÍA S
L UN E S
M e hag o re sp on sa bl e
d e es te esp ac io y s u s eq u ip os
M A RT E S
M e h ag o re sp ons a bl e
d e e s te e sp aci o y s u s eq u ip os
M IER CO L E S
Me h ag o res po ns ab le
de e ste es pa cio y su s equ ip os
JU EV E S
M e hag o re sp ons a b le
de es te esp acio y s u s eq u ip os
V IE RN ES
M e hag o re sp ons a bl e
d e es te e sp acio y s u s eq u ip os
6 :0 0 - 7 :3 0
7 :3 0 - 9 :00
9:00 - 1 0:30
10 :3 0-1 2:00
12 :0 0 - 2:00
2 :0 0 - 3 :30
3 :3 0 - 5 :0 0
5 :0 0 - 6 :30
6 :3 0 - 8 :00
8 :0 0 - 9 :3 0
* D ota ció n Bá sica: Equip os que se enc ue ntran en el lugar.
DE P A RT AM EN T O D E M UL T IM E D IO S N O M B R E D E L L U G A RPR O G RA M A D O R SE M AN AL
S EM A NA DEL A L D E DE 200 9
H O R AS
139
Anexo 3.DM-3.2.4-FO7 Distribución Diaria de Equipos Móviles
140
Anexo 4. DM-3.2.4-MD Manual de Dependencia
141
142
Anexo 5. DM-3.2.4-MF1 Jefe del Departamento
143
144
145
146
147
Anexo 6. DM-3.2.4-MF2 Secretaria
148
149
150
151
Anexo 7. DM-3.2.4-MF3 Auxiliar de Reservas
152
153
154
155
Anexo 8. DM-3.2.4-MF4 Coordinador de Servicios Audiovisuales
156
157
158
159
Anexo 9. DM-3.2.4-MF5 Auxiliar de Depósito
160
161
162
163
Anexo 10. DM-3.2.4-MF6 Auxiliar de Auditórios
164
165
166
Anexo 11. DM-3.2.4-MF7 Auxiliar de Bodega
167
168
169
Anexo 12. DM-3.2.4-MF8 Coordinador de Producción Audiovisual