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La dirección dereuniones es una técnicao habilidad directiva queconsiste en encauzar lospensamientos y las ideasde un grupo de personashacia la consecución deunos objetivos medianteel establecimiento deunos planes de acción.
Si funcionan bien sonuna fuente de energíadinamizadora de larealidad y un punto de lamáxima importancia enla gestión de la Cía.Si funcionan mal son unapérdida de recursos y unelemento fundamentalde desilusión para susparticipantes.
En general son uninstrumento elementalde la comunicación y dela integración socialmediante el intercambiode ideas y opinionesentre los asistentes.La monopolización deestas es un factornegativo de una enormemagnitud negativa.
• Lograr beneficio para la organización
Objetivo
• No siempre es tangible
Producto• Debe apuntar
en la dirección correcta
Orientación
Informativa
De revisión
De solución
Creativa
Social
De comunicación
De aproximación
De liderazgo
• No son gratuitas ni banales
Coste
• Su productividad es importante
Ahorro• Gastar para
recuperar
Inversión
No debe convocarse apersonas que no seencuentren vinculadasdirectamente a lostemas a tratar, pues laactitud pasiva de estasen nada benefician alambiente de la reunión ypierden un tiempo queles puede ser precioso.
• Problemas de retraso y rendimiento
1ª hora
• Problemas de cansancio
Última hora• Problemas
de horario
Continuas
Presentación Introducción
Desarrollo Debate
Conclusiones Resumen
- Informativa- De captación- De resolución- Creativa- De control- De proyecto- De formación- De negociación- De entrevista- Política
Ofrecer información concreta y que el mensaje sea recibido claramente
Introducción Cuerpo de la reunión Ruegos y preguntas
Papel pasivo de los asistentes
Papel activo del moderador como orador-informador
Saber que ocurre y recabar opiniones
Introducción Cuestiones y debate Resumen final
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como encuestador
Buscar soluciones comunes a un problema planteado
Introducción Cuestión y debate Resumen final de acciones
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como motivador, no imponedor
Generación de nuevas ideas en un ambiento distendido
BrainstormingResumen final de ideas
Papel muy activo de los asistentes
Papel activo del moderador como animador
Intercambio de información y control de objetivos
Exposición de datos Debate Compromisos
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como dinamizador
Intercambio de información y seguimiento del desarrollo
Exposición de datos Debate Resumen de acciones
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como facilitador
Transmisión de conocimientos y de motivación
Exposición del tema Dudas surgidas Aclaración de puntos
Papel pasivo de los asistentes
Papel activo del moderador como formador
Conciliación de intereses y objetivos comunes
Exposición del objeto Aportación de posiciones Resumen del acuerdo
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como negociador
Intercambio de informaciones y posibles intereses comunes
Exposición del objeto Aportación de posiciones Resumen del diálogo
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como entrevistador
Desarrollo de posicionamientos o contactos
Sin estructura definida
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como anfitrión
Evitar la reunionitis
Elegir el lugar adecuado
Impedir las interrupciones
Sin prisas pero sin pausas
Instigador Planificador
IniciadorConductor
Finalizador Ejecutor
Invisible Respetuoso
Autómata Duro
Una vez convocada yanunciada la agenda,deja fluir la reunión porsí sola.
No es posible unareunión eficaz bajo estetipo de dirección.
Consigue que las cosasse hagan, es lógico yeficiente pero poco onada adecuado para unasesión de brainstorming.
Ideal para las reunionesde información rutinaria.
Controla la reunión deprincipio a fin con unfuerte componente deliderazgo.
Resulta eficaz tanto paramotivar como para locontrario, según superfil.
Funciona bien en todaclase de reuniones,preparado y seguro de símismo. Sabe llevar a laspersonas sin rechazarninguna idea.
Las reuniones resultanmás sociales.
Fijar objetivos
Toda reunión debeperseguir un fin y seevitarán las reunionesrutinarias establecidaspor costumbre.
Prever reacciones
Adelantarse a ciertoscomportamientos podráfacilitar el fluir de lasconversaciones.
Preparar agenda
Orden del día o planescrito de los temas atratar. Tal vez unaagenda privada.
Preparar los medios
Reservar la sala ypreparar documentos ypresentaciones de formamuy especial.
Puntualidad
No comenzar a la horaprevista da sensación defalta de formalidad ysienta precedentes.
Participantes
Los convocados debenacudir ya preparadosigualmente para ganartiempo y dinamismo.
Apertura
Abrir la reuniónpresentando el asuntode forma directa yconcisa.
Intervenciones
Las reuniones resultanmás entretenidas cuantomayor es el número depersonas que hablandurante la presentación.
Enfoque
Mantener el enfoque sopena de perder eltiempo, pasando a otrotema si no hay acuerdo.
Dinamismo
El tiempo ha de serlimitado y es necesarioaprovecharlo. Infórmesea los asistentes de inicio.
Información
El aporte de lainformación debe serclaro, resumido yapoyado en materialilustrativo.
Descansos
En reuniones largas hande hacerse descansos yretomar el puntomediante un pequeñoresumen.
Feedback
Es necesario administrarlas aportaciones yvalorar si fomentarlas oralentizarlas según loscasos.
Comunicaciones
El volumen de datosdebe ser ordenado paraimpedir un aluvión detratamientos.
Monopolio
Debe impedirse que eluso de la palabra seamonopolizado por unasola persona, pero deforma sutil.
Silencios
Si alguien permanece ensilencio largo rato debesolicitarse su opinión yactivar su participación.
Disputas
No tomar partido ydetener el punch nadamás comenzar. Aplazarla reunión de sernecesario.
Culpables
La reunión es parabuscar soluciones y noculpables. Esa es otrafunción más privada.
Transición
Evitando las reunioneseternas, debe prepararseel camino hacia el cierretras las opiniones detodos.
Resumen
Realizar un pequeñoresumen de lo tratado yacordado. Servirá comopunto de partida en lasiguiente ocasión.
La dirección dereuniones es una técnicao habilidad directiva queconsiste en encauzar lospensamientos y las ideasde un grupo de personashacia la consecución deunos objetivos medianteel establecimiento deunos planes de acción.
Si funcionan bien sonuna fuente de energíadinamizadora de larealidad y un punto de lamáxima importancia enla gestión de la Cía.Si funcionan mal son unapérdida de recursos y unelemento fundamentalde desilusión para susparticipantes.
En general son uninstrumento elementalde la comunicación y dela integración socialmediante el intercambiode ideas y opinionesentre los asistentes.La monopolización deestas es un factornegativo de una enormemagnitud negativa.
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