Resumen Capitulo2 Terminado

8/16/2019 Resumen Capitulo2 Terminado

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Capítulo 2 – Infuencia de la organización y ciclode vida del proyecto.

En esta sección se tratarán los siguientes aspectos:1.Infuencia de la organización en la dirección de proyectos

2.Interesados del proyecto y gobernabilidad

3.Equipo del proyecto

4.Ciclo de ida del proyecto

1) Infuencia de la organización en la dirección deproyectos

Es co!"n encontrar proyectos desarrollados por una sola organización# quei!pregna en s$ sus caracter$sticas de dirección# control# inspección# cultura yestilo en sus obras. %in e!bargo# ta!bi&n puede e'iste el caso que 2 o !ásorganizaciones se unan para gestar el desarrollo de un proyecto co!"n# y aqu$ entra a (ugar un papel i!portante el te!a de có!o se incluyen caracter$sticasde a!bas organizaciones# que deben coe'istir para asegurar el &'ito delproyecto en !arc)a.

%eguida!ente analizare!os las secciones que describen las caracter$sticas# los*actores y los actios de la organización dentro de una e!presa susceptibles deinfuir en el proyecto.

Culturas y estilos de organización+as organizaciones son estructuras siste!áticas de entidades ,personas y-odeparta!entos destinados a lograr un ob(etio# general!entee!prendi!iento de proyectos.

+a cultura y el estilo de una organización infuyen directa!ente en la *or!aque ad!inistran sus proyectos# y se consideran *enó!enos de tipo grupal#lla!ados nor!as culturales. Estas nor!as incluyen di*erentes puntos de istapara llear a cabo los proyectos# tanto iniciarlos co!o plani/carlos# e(ecutarlos

y la *or!a en que se to!an decisiones.0lgunas e'periencias co!unes que con*or!an la cultura de una organizaciónson:

• isión# !isión# alores# creencias y e'pectatias co!partidas• or!as# pol$ticas# !&todos y procedi!ientos• %iste!as de !otiación e incentios• olerancia al riesgo


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• ercepción del liderazgo# (erarqu$a y relaciones de autoridad• Código de conducta# &tica laboral y )orario de traba(o• Entornos operatios

Co!unicaciones en la organización+as capacidades de co!unicación dentro de la organización tienen graninfuencia en la *or!a en que se llean a cabo los proyectos. Es i!portante lautilización de los recursos actuales para *aorecer una buena co!unicaciónentre los directores de proyecto y de!ás interesados infuyentes dentro de laestructura operatia de la organización.

Estructuras de la organización+as estructuras abarcan desde una estructura *uncional )asta una estructuraorientada a proyectos# con una ariedad de estructuras !atriciales entre ellas.

5na organización *uncional clásica# consiste en una (erarqu$a donde cadae!pleado tiene un superior clara!ente de/nido


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En una organización orientada a proyectos# los !ie!bros del equipo a !enudoestán ubicados en un !is!o lugar. +a !ayor parte de los recursos de laorganización están inolucrados en el traba(o de los proyectos y los directoresde proyecto tienen bastante independencia y autoridad. +as organizacionesorientadas a proyectos suelen contar con unidades organizacionales


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deno!inadas departa!entos# sin e!bargo# pueden reportar directa!ente aldirector del proyecto o bien prestar sericios de apoyo a arios proyectos.

+as organizaciones co!puestas# presentan todas estas estructuras a di*erentesnieles.


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6uc)as estructuras organizacionales incluyen los nieles estrat&gicos# de!andos inter!edios y operatio. El director del proyecto puede interactuar conlos tres nieles# dependiendo de *actores tales co!o:

7 +a i!portancia estrat&gica del proyecto7 +a capacidad de los interesados para infuir en el proyecto

7 El grado de !adurez en la dirección de proyectos7 +os siste!as de dirección de proyectos7 +as co!unicaciones en la organización

Esta interacción deter!ina caracter$sticas del proyecto# tales co!o:

7 El grado de autoridad del director del proyecto7 +a disponibilidad y la gestión de los recursos7 +a entidad que controla el presupuesto del proyecto7 El rol del director del proyecto7 +a co!posición del equipo del proyecto

0ctios de los procesos de la organizaciónEstos son los planes# procesos# pol$ticas# procedi!ientos y bases deconoci!ientos8 ele!entos espec$/cos de una organización e(ecutora yutilizados por la !is!a. Estos actios pueden agruparse en 2 categor$as:procesos y procedi!ientos# y base de conoci!ientos corporatia.

Procesos y procedimientos

Incluyen:

7 Inicio y plani/cación:o 9u$as y criterios para adaptar el con(unto de procesos y

procedi!ientos estándar de la organización con el /n de quesatis*agan las necesidades espec$/cas del proyecto

o Estándares espec$/cos de la organización# tales co!o: pol$ticas,p.e(.# pol$ticas de recursos )u!anos# pol$ticas de seguridad ysalud# pol$ticas de &tica# y pol$ticas de dirección de proyectos#ciclos de ida del producto y del proyecto# pol$ticas yprocedi!ientos de calidad ,p.e(.# auditor$as de procesos# ob(etiosde !e(ora# listas de eri/cación y de/niciones estandarizadas deprocesos para su uso en la organización

o lantillas ,p.e(.# plantillas de registro de riesgos# de estructura dedesglose del traba(o# de diagra!as de red del cronogra!a delproyecto y de contratos.

7 E(ecución# !onitoreo y control:o rocedi!ientos de control de ca!bios# con la descripción de las

etapas durante las cuales se !odi/carán los estándares# pol$ticas#planes y procedi!ientos de la organización e(ecutora ,o cualquierotro docu!ento del proyecto# y có!o se realizará la aprobación yalidación de cualquier ca!bio


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o rocedi!ientos de control /nanciero ,por e(e!plo# in*or!es detie!po# reisiones requeridas de gastos y dese!bolsos# códigoscontables y proisiones contractuales estándar

o rocedi!ientos para la gestión de incidentes y de*ectos quede/nen los controles# la identi/cación# y las acciones desegui!iento a realizar para los !is!os8

o equisitos de co!unicación de la organización ,p.e(.# tecnolog$aespec$/ca de co!unicación disponible# !edios de co!unicaciónautorizados# pol$ticas de conseración de registros y requisitos deseguridad

o rocedi!ientos para asignar prioridad# aprobar y e!itirautorizaciones de traba(o

o rocedi!ientos de control de riesgos# que incluyen categor$as deriesgos# plantillas de declaración de riesgos# de/niciones deprobabilidad e i!pacto# y la !atriz de probabilidad e i!pacto8

o 9u$as# instrucciones de traba(o# criterios para la ealuación depropuestas y criterios para la !edición del dese!pe;oestandarizados.

7 Cierre:o 9u$as o requisitos de cierre del proyecto ,p.e(.# lecciones

aprendidas# auditor$as /nales del proyecto# ealuaciones delproyecto# alidaciones del producto y criterios de aceptación.

Base de conocimiento corporativa+a base de conoci!iento de la organización para al!acenar y recuperarin*or!ación incluye# entre otros ele!entos:

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7 0rc)ios de proyectos anteriores ,p.e(.# l$neas base del alcance# costo#cronogra!a y !edición del dese!pe;o# calendarios de proyecto#diagra!as de red del cronogra!a del proyecto# registros de riesgos#acciones de respuesta plani/cadas e i!pacto del riesgo de/nido.

=actores a!bientales de la e!presa+os *actores a!bientales de la e!presa ar$an a!plia!ente en cuanto a tipo onaturaleza. +os *actores a!bientales de la e!presa# incluyen entre otros:

7 +a cultura# estructura y gobierno de la organización87 +a distribución geográ/ca de instalaciones y recursos87 +os estándares de la industria o guberna!entales ,p.e(.# regla!entos del

organis!o de control# códigos de conducta# estándares de producto#estándares de calidad y estándares de *abricación8

7 7 +as in*raestructuras ,p.e(.# instalaciones e'istentes y bienes decapital8

7 +os recursos )u!anos e'istentes ,p.e(.# )abilidades# disciplinas yconoci!ientos co!o los relacionados con el dise;o# el desarrollo# lasleyes# las contrataciones y las co!pras8

7 +a gestión de personal ,p.e(.# pautas de selección y retención depersonal# reisión del dese!pe;o de los e!pleados y registros decapacitación# pol$tica de incentios y )oras e'tras y registro de )orastraba(adas8

7 +os siste!as de autorización de traba(os de la co!pa;$a87 +as condiciones del !ercado87 +a tolerancia al riesgo por parte de los interesados87 El cli!a pol$tico87 +os canales de co!unicación establecidos en la organización8

7 +as bases de datos co!erciales ,p.e(.# datos para esti!aciónestandarizada de costos# in*or!ación de estudios de los riesgos de laindustria y bases de datos de riesgos8 y

7 El siste!a de in*or!ación para la dirección de proyectos ,p.e(.#)erra!ientas auto!áticas# tales co!o una )erra!ienta de so*t>are paraprogra!ación# un siste!a de gestión de con/guraciones# un siste!a derecopilación y distribución de la in*or!ación o las inter*aces >eb a otrossiste!as auto!áticos en l$nea.

2) Interesados y gobierno del proyecto

5n interesado es un indiiduo# grupo u organización que puede a*ectar# ersea*ectado# o percibirse a s$ !is!o co!o a*ectado por una decisión# actiidad oresultado de un proyecto.

+a gobernabilidad del proyecto?la alineación del proyecto con las necesidadesu ob(etios de los interesados?resulta *unda!ental para la gestión e'itosa dela participación de los interesados y para el logro de los ob(etios de laorganización


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Interesados del proyecto+os interesados incluyen todos los !ie!bros del equipo del proyecto# as$ co!otodas las entidades interesadas# ya sea internas o e'ternas a la organización.

+a identi/cación de los interesados es un proceso continuo a lo largo de todo elciclo de ida del proyecto. %on cr$ticos para el &'ito de un proyecto laidenti/cación de los interesados# la co!prensión de su grado relatio de

infuencia en el proyecto y el equilibrio de sus de!andas# necesidades ye'pectatias. %i esto no se consiguiera# puede conducir a retrasos# au!ento delos costos# incidentes inesperados y otras consecuencias negatias# incluyendola cancelación del proyecto.

0lgunos e(e!plos de interesados del proyecto:

7 atrocinador: 5n patrocinador es la persona o grupo que proee recursosy apoyo para el proyecto y que es responsable de *acilitar su &'ito.

7 Clientes y usuarios: +os clientes son aquellas personas u organizaciones

que aprobarán y gestionarán el producto# sericio o resultado delproyecto. +os usuarios son aquellas personas u organizaciones queutilizarán el producto# sericio o resultado del proyecto.

7 endedores: +os endedores# ta!bi&n lla!ados proeedores# suplidoreso contratistas# son co!pa;$as e'ternas que celebran un contrato paraproporcionar co!ponentes o sericios necesarios para el proyecto.

7 %ocios de negocio: +os socios de negocios son organizaciones e'ternasque tienen una relación especial con la e!presa# obtenida en ocasiones


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!ediante un proceso de certi/cación. +os socios de negociosproporcionan e'periencia especializada o dese!pe;an un rol espec$/co#tales co!o una instalación# personalización# capacitación o apoyo.

7 9rupos de la organización: +os grupos de la organización son interesadosinternos que se en a*ectados por las actiidades del equipo delproyecto8 se incluyen !ar@eting y entas# recursos )u!anos# área legal#/nanzas# operaciones# producción y sericio al cliente.

7 9erentes *uncionales: dese!pe;an el rol de gestores dentro de un áreaad!inistratia o *uncional de una e!presa# tal co!o recursos )u!anos#/nanzas# contabilidad o co!pras-adquisiciones. El gerente *uncionalpuede aportar al proyecto su e'periencia en la !ateria# o bien su *unciónpuede proporcionar sericios al proyecto.

7 Atros interesados: tales co!o entidades contratantes# instituciones/nancieras# organis!os reguladores# e'pertos en la !ateria# consultoresy otros# pueden tener inter&s /nanciero en el proyecto# realizarcontribuciones al proyecto o tener inter&s en el resultado del proyecto.

9obernabilidad del proyecto+a gobernabilidad del proyecto es una *unción de superisión que está alineadacon el !odelo de gobierno de la organización y que abarca el ciclo de ida delproyecto.

+a 6A ta!bi&n puede tener un rol decisio en t&r!inos de la gobernabilidadde un proyecto. +a gobernabilidad del proyecto inolucra tanto a losinteresados co!o a las pol$ticas# los procedi!ientos# los estándares# lasresponsabilidades y las autoridades docu!entadas. +os e(e!plos de ele!entosdel !arco de gobernabilidad de un proyecto incluyen:

7 +os criterios de &'ito del proyecto y de aceptación de los entregables8

7 El proceso para identi/car# escalar y resoler incidentes que sur(andurante el proyecto8

7 +a relación entre el equipo del proyecto# los grupos de la organización ylos interesados e'ternos8

7 El organigra!a del proyecto que identi/ca los roles del !is!o87 +os procesos y procedi!ientos para la co!unicación de in*or!ación87 +os procesos para la to!a de decisiones del proyecto87 +as gu$as para alinear la gobernabilidad del proyecto con la estrategia

de la organización87 El en*oque del ciclo de ida del proyecto87 El proceso para la reisión de *ases o ca!bios de etapas87 El proceso para la reisión y aprobación de ca!bios al presupuesto# al

alcance# a la calidad y al cronogra!a que están *uera de la autoridad deldirector del proyecto8 y

7 El proceso para alinear a los interesados internos con los requisitos delos procesos del proyecto.


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B'ito del proyectoado que los proyectos son de naturaleza te!poral# el &'ito de un proyectodebe !edirse en t&r!inos de co!pletar el proyecto dentro de las restriccionesde alcance# tie!po# costo# calidad# recursos y riesgo# tal y co!o se aprobó porlos directores del proyecto con(unta!ente con la dirección general. El director

del proyecto es responsable y rinde cuentas por el estableci!iento de l$!itesrealistas y alcanzables para el proyecto y por la e(ecución del proyecto dentrode las l$neas base aprobadas.

3) Euipo del proyectoEl equipo del proyecto incluye al director del proyecto y al grupo de indiiduosque act"an con(unta!ente en la realización del traba(o del proyecto paraalcanzar sus ob(etios.

+os equipos de proyecto incluyen roles tales co!o:

7 ersonal de dirección de proyectos. %on los !ie!bros del equipo querealizan actiidades de dirección del proyecto tales co!o elaboración delcronogra!a# preparación del presupuesto# presentación de in*or!es ycontrol# co!unicaciones# gestión de riesgos y apoyo ad!inistratio. Esterol puede ser realizado o apoyado por una o/cina de dirección deproyectos ,6A.

7 ersonal del proyecto. %on los !ie!bros del equipo que llean a cabo eltraba(o de crear los entregables del proyecto.

7 E'pertos de apoyo. +os e'pertos de apoyo realizan actiidadesrequeridas para desarrollar o e(ecutar el plan para la dirección delproyecto. Bstas pueden incluir roles tales co!o contratación# gestión/nanciera# log$stica# asuntos legales# seguridad# ingenier$a# pruebas ocontrol de calidad. ependiendo del ta!a;o del proyecto y del niel de

apoyo requerido# los e'pertos de apoyo pueden asignarse para traba(ara tie!po co!pleto o si!ple!ente participar en el equipo cuando serequieren sus )abilidades espec$/cas.

7 epresentantes del 5suario o del Cliente. +os !ie!bros de laorganización que aceptarán los entregables o productos del proyectopueden designarse co!o representantes o enlaces para asegurar lacoordinación adecuada# asesorar acerca de los requisitos o alidar laaceptabilidad de los resultados del proyecto.

7 endedores. +os endedores# ta!bi&n lla!ados proeedores# suplidoreso contratistas# son co!pa;$as e'ternas que celebran un contrato paraproporcionar co!ponentes o sericios necesarios para el proyecto. 0

!enudo se asigna al equipo del proyecto la responsabilidad desuperisar el dese!pe;o y la aceptación de los entregables o sericiosde los endedores. Cuando los endedores asu!en una gran parte delriesgo asociado a la entrega de los resultados del proyecto pueden tenerun rol signi/catio en el equipo del proyecto.

7 6ie!bros de e!presas socio. %e puede asignar co!o !ie!bros delequipo del proyecto a !ie!bros de los socios de negocios paragarantizar una coordinación adecuada.


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7 %ocios de negocios. +os socios de negocio son ta!bi&n co!pa;$ase'ternas# pero tienen una relación especial con la e!presa# obtenida enocasiones !ediante un proceso de certi/cación. +os socios de negociosproporcionan e'periencia especializada o dese!pe;an un rol espec$/co#tales co!o una instalación# personalización# capacitación o apoyo.

Co!posición de los equipos de proyectoueden ser:

7 edicado: En un equipo dedicado# la asignación de todos o de la !ayorparte de los !ie!bros del equipo del proyecto es para traba(ar a tie!poco!pleto en el !is!o. El equipo del proyecto puede estar ubicado en un!is!o lugar o ser irtual y nor!al!ente reporta de *or!a directa aldirector del proyecto. Esta es la estructura !ás sencilla para un directorde proyecto# ya que las l$neas de autoridad son claras y los !ie!bros delequipo pueden concentrarse en los ob(etios del proyecto.

7 ie!po parcial: 0lgunos proyectos se establecen co!o traba(o adicionalte!poral# en estos tanto el director del proyecto co!o los !ie!bros delequipo traba(an en el proyecto# pero per!anecen en sus respectiasorganizaciones y contin"an lleando a cabo sus *unciones nor!ales. +osgerentes *uncionales !antienen el control sobre los !ie!bros del equipoy los recursos asignados al proyecto# y el director del proyecto suelecontinuar realizando otras tareas de gestión. +os !ie!bros de equipos atie!po parcial ta!bi&n pueden ser asignados a !ás de un proyecto al!is!o tie!po.

!) Ciclo de vida del proyecto

El ciclo de ida de un proyecto es la serie de *ases por las que atraiesa unproyecto desde su inicio )asta su cierre.

+as *ases se pueden diidir por ob(etios *uncionales o parciales# resultados oentregables inter!edios# )itos espec$/cos dentro del alcance global del traba(oo disponibilidad /nanciera. +as *ases son general!ente acotadas en el tie!po#con un inicio y un /nal o punto de control.

Características del Ciclo de "ida del #royecto

ueden con/gurarse dentro de la siguiente estructura gen&rica de ciclo deida:

1. Inicio del proyecto#2. Arganización y preparación#3. E(ecución del traba(o y4. Cierre del proyecto.

$ases del #royecto


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5n proyecto se puede diidir en cualquier n"!ero de *ases. 5na *ase delproyecto es un con(unto de actiidades del proyecto# relacionadas de !aneralógica# que cul!ina con la /nalización de uno o !ás entregables.

%elaciones entre $ases

• elación secuencial• elación de superposición

Ciclos de "ida #redictivos

+os ciclos de ida predictios ,ta!bi&n conocidos co!o total!ente orientadosal plan son aquellos en los cuales el alcance del proyecto# el tie!po y costorequeridos para lograr dic)o alcance# se deter!inan lo antes posible en el ciclode ida del proyecto.

En el inicio del proyecto# el equipo del proyecto se en*ocará en de/nir elalcance global del producto y del proyecto# desarrollar un plan para entregar elproducto ,y cualquier entregable asociado# y posterior!ente procederá atra&s de las *ases para e(ecutar el plan dentro de dic)o alcance.

9eneral!ente se opta por ciclos de ida predictios cuando el producto aentregar se co!prende bien.

Ciclos de "ida Iterativos e Incre&entales

+os ciclos de ida iteratios e incre!entales son aquellos en los cuales# dentrode las *ases del proyecto ,ta!bi&n lla!adas iteraciones# se repiten de !aneraintencionada una o !ás actiidades del proyecto a !edida que au!enta elentendi!iento del producto por parte del equipo del proyecto.

+os proyectos iteratios e incre!entales pueden desarrollarse en *ases# y laspropias iteraciones se realizarán de un !odo secuencial o superpuesto.

Ciclos de "ida 'daptativos

+os ciclos de ida adaptatios ,ta!bi&n conocidos co!o !&todos orientados alca!bio o !&todos ágiles pretenden responder a nieles altos de ca!bio y a laparticipación continua de los interesados. +os !&todos adaptatios ta!bi&n

son iteratios e incre!entales# pero di/eren de los anteriores en que lasiteraciones son !uy rápidas y de duración y costo /(os.

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