RESOLUCIÓN DE SECRETARÍA GENERAL Nº 092-2020/DP-SG Lima, 15 de diciembre del 2020 VISTO: El Informe N° 011-2020-DP/SG-AGDA, emitido por el Área de Gestión Documentaria y Archivo, relacionado a la aprobación del documento denominado: “Plan Anual de Trabajo Archivístico de la Defensoría del Pueblo 2021”; y, CONSIDERANDO: Que, de conformidad con los artículos 161° y 162° de la Constitución Política del Perú se aprueba la Ley N° 26520, Ley Orgánica de la Defensoría del Pueblo y mediante Resolución Defensorial N° 007-2019/DP se aprueba su Reglamento de Organización y Funciones; Que, mediante la Ley N° 25323, se crea el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación, organización y servicio del “Patrimonio Documental de la Nación”; Que, con Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, se aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA "Normas para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas" (en adelante la Directiva), cuya finalidad es desarrollar óptimamente las actividades archivísticas en la entidad pública; Que, los numerales 5.1 y 5.3 de la Directiva, establecen que el órgano de administración de archivos o archivo central de la entidad pública, es responsable de la elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico en coordinación con todas las unidades de organización y la oficina de planeamiento o la que haga sus veces; y, el Plan Anual de Trabajo Archivístico es aprobado por el titular o la más alta autoridad de la entidad mediante resolución; Que, asimismo, los numerales 6.1 y 6.6 de la Directiva, establecen que el Plan Anual de Trabajo Archivístico es un documento de gestión archivística que se formula en razón de los lineamientos de política institucional contenidos en el Plan Operativo Institucional (POI) de la entidad pública, manteniendo coherencia con la normatividad archivística; y, la entidad pública presenta el Plan Anual de Trabajo Archivístico al Archivo General de la Nación; Que, el artículo 20° del Reglamento de Organización y Funciones de la Defensoría del Pueblo, establece que el Área de Gestión Documentaria y Archivo es la unidad orgánica de la Alta Dirección que depende de la Secretaría General y tiene como función principal planificar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades de gestión documentaria y de archivo de la Defensoría del Pueblo;
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RESOLUCIÓN DE SECRETARÍA GENERAL Nº 092-2020/DP-SG VISTO
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RESOLUCIÓN DE SECRETARÍA GENERAL Nº 092-2020/DP-SG
Lima, 15 de diciembre del 2020 VISTO: El Informe N° 011-2020-DP/SG-AGDA, emitido por el
Área de Gestión Documentaria y Archivo, relacionado a la aprobación del documento denominado: “Plan Anual de Trabajo Archivístico de la Defensoría del Pueblo 2021”; y,
CONSIDERANDO: Que, de conformidad con los artículos 161° y 162° de
la Constitución Política del Perú se aprueba la Ley N° 26520, Ley Orgánica de la Defensoría del Pueblo y mediante Resolución Defensorial N° 007-2019/DP se aprueba su Reglamento de Organización y Funciones;
Que, mediante la Ley N° 25323, se crea el Sistema
Nacional de Archivos, con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación, organización y servicio del “Patrimonio Documental de la Nación”;
Que, con Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J,
se aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA "Normas para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas" (en adelante la Directiva), cuya finalidad es desarrollar óptimamente las actividades archivísticas en la entidad pública;
Que, los numerales 5.1 y 5.3 de la Directiva, establecen que el órgano de administración de archivos o archivo central de la entidad pública, es responsable de la elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico en coordinación con todas las unidades de organización y la oficina de planeamiento o la que haga sus veces; y, el Plan Anual de Trabajo Archivístico es aprobado por el titular o la más alta autoridad de la entidad mediante resolución;
Que, asimismo, los numerales 6.1 y 6.6 de la Directiva, establecen que el Plan Anual de Trabajo Archivístico es un documento de gestión archivística que se formula en razón de los lineamientos de política institucional contenidos en el Plan Operativo Institucional (POI) de la entidad pública, manteniendo coherencia con la normatividad archivística; y, la entidad pública presenta el Plan Anual de Trabajo Archivístico al Archivo General de la Nación;
Que, el artículo 20° del Reglamento de Organización y Funciones de la Defensoría del Pueblo, establece que el Área de Gestión Documentaria y Archivo es la unidad orgánica de la Alta Dirección que depende de la Secretaría General y tiene como función principal planificar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades de gestión documentaria y de archivo de la Defensoría del Pueblo;
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Que, el literal j) del artículo 21° del citado Reglamento, establece entre otras funciones del Área de Gestión Documentaria y Archivo la de presentar a la Secretaría General el Plan Anual de Trabajo del área;
Que, mediante el Informe N° 011-2020-DP/SG-
AGDA, el Área de Gestión Documentaria y Archivo sustenta el documento denominado: “Plan Anual de Trabajo Archivístico de la Defensoría del Pueblo 2021”, como un “un instrumento de gestión que tiene como finalidad el garantizar la planificación de las actividades archivísticas de la Institución y en este se consideran todas las actividades archivísticas que proyectamos realizar el próximo año”, asimismo, señala que “para la formulación del POI se toma en cuenta las actividades archivísticas planificadas en la entidad” conforme a la Tercera Disposición Complementaria Final de la Directiva;
Que, mediante el Informe N° 040-2020-DP/OPP, la
Oficina de Planeamiento y Presupuesto concluye que “De acuerdo al análisis efectuado por el Área de Modernización, esta oficina emite opinión favorable y recomienda la aprobación de la “Plan Anual de Trabajo Archivístico de la Defensoría del Pueblo 2021”, con el fin de desarrollar óptimamente las actividades archivísticas en la entidad; así como garantizar que la planificación archivística sea efectiva y orientada hacia la protección de los documentos archivísticos”, asimismo, recomienda que “las actividades recogidas en el proyecto de “Plan Anual de Trabajo Archivístico de la Defensoría del Pueblo 2021” deben considerar en la formulación del Plan Operativo Institucional 2021 con el fin de articular estos documentos de gestión”;
Que, los artículos 17° y 18° del Reglamento de
Organización y Funciones de la Defensoría del Pueblo, establecen que la Secretaría General se constituye en la autoridad de gestión administrativa; y, se encarga de dirigir, coordinar y supervisar la ejecución de las actividades de los órganos de administración interna en asuntos de gestión documentaria y archivo;
Que, por las consideraciones expuestas, en el marco de la Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA "Normas para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas", resulta procedente la emisión de la resolución que apruebe el documento denominado: “Plan Anual de Trabajo Archivístico de la Defensoría del Pueblo 2021”, a fin de cumplir con lo dispuesto por el órgano rector y central del Sistema Nacional de Archivos;
Con los visados de las oficinas de Planeamiento y
Presupuesto y de Asesoría Jurídica; De conformidad con lo dispuesto por los literales b),
c) y n) del artículo 19° del Reglamento de Organización y Funciones de la Defensoría del Pueblo, aprobado por Resolución Defensorial N° 007-2019/DP;
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SE RESUELVE: Artículo Primero. - APROBAR el documento
denominado: “Plan Anual de Trabajo Archivístico de la Defensoría del Pueblo 2021”, que consta de catorce (14) páginas que forma parte integrante de la presente Resolución.
Artículo Segundo. - REMITIR copia de la presente
Resolución y del “Plan Anual de Trabajo Archivístico de la Defensoría del Pueblo 2021” al Archivo General de la Nación.
Artículo Tercero. - DISPONER la publicación de la
presente Resolución en el Portal Institucional de la Defensoría del Pueblo.
Regístrese, comuníquese y publíquese.
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PLAN ANUAL DE TRABAJO
ARCHIVÍSTICO DE LA DEFENSORÍA
DEL PUEBLO - 2021
Área de Gestión Documentaria y Archivo
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PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO
2021
I. ALCANCE
El presente Plan Anual de Trabajo es un instrumento de gestión que orienta las
actividades archivísticas para el logro de los objetivos y metas del Archivo Central y
los Archivos Desconcentrados de la Defensoría del Pueblo y es de cumplimiento
obligatorio para los responsables de los Archivos de Gestión y Desconcentrados de
la Defensoría del Pueblo para el año 2021.
II. OBJETIVOS GENERALES
2.1. Implementar el Sistema Institucional de Archivos de la Defensoría del Pueblo
(SIA-DP).
2.2. Realizar actividades relacionadas a la valoración del acervo documental de la
entidad, de cara al proceso de eliminación documental y a la preservación de
la documentación considerada como muy importante la cual se resguardará en
el Archivo Central.
2.3. Aplicación de la tecnología y sistematización de la información, con miras a la
reducción del papel y a hacer más eficiente el servicio archivístico.
2.4. Continuar con el seguimiento y evaluación relacionadas a las actividades
archivísticas en los Archivos Gestión y Desconcentrados.
2.5. Realizar actividades de capacitación al personal a cargo del manejo
documental en materia archivística.
III. OBJETIVOS ESPECIFICOS
3.1. Administrar eficientemente el funcionamiento de los archivos institucionales y
sus respectivas actividades.
Meta prevista: Programar actividades en materia archivística, a fin de contribuir
con el mejoramiento de la gestión archivística de la Entidad.
Logro: Realizar nuestras actividades archivísticas de una manera ordenada y
programada y cumplir con la normatividad vigente en la materia.
3.2. Implementar medidas de conservación y preservación preventivas, para
asegurar la conservación de los documentos custodiados en los diferentes
niveles de archivo de la Entidad.
Meta prevista: Inspeccionar el estado de los documentos custodiados y velar
por la integridad física del acervo documental de la Institución y prevenir
posibles situaciones de riesgo.
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Logro: Garantizar la preservación del acervo documentario de la Defensoría del
Pueblo.
3.3. Establecer un procedimiento de valoración del acervo documentario
identificando los periodos de retención de todas las series documentales de la
Entidad.
Meta prevista: Aprobación de la propuesta del Programa de Control de
Documentos Archivísticos – PCDA.
Logro: Contar con un instrumento de gestión archivística (PCDA) que permita
orientar las posteriores actividades de eliminación documental.
3.4. Promover la capacitación y orientar al personal a cargo del manejo documental,
en los distintos niveles de archivo, para la correcta aplicación de los procesos
técnicos archivísticos y adecuada gestión del acervo a su cargo.
Meta prevista: Realizar capacitaciones presenciales, durante las visitas
programadas, o remotas (virtuales) en materia de gestión archivística.
Logro: Contar con personal capacitado para poder así cumplir con nuestros
objetivos de trabajo.
3.5. Efectuar la oportuna atención de requerimientos de los documentos solicitados
por los usuarios (servicio archivístico).
Meta prevista: Brindar un eficiente y eficaz servicio archivístico, dentro de los
plazos legales establecidos, por ejemplo: para las atenciones de Acceso a la
Información Pública o para presentar documentos al Poder Judicial.
Logro: Cumplir con todas las atenciones solicitadas.
3.6. Impulsar el uso de la tecnología para una adecuada sistematización de la
información.
Meta prevista: Sistematizar ordenadamente el acervo documentario
institucional que custodiamos, a través de procesos de digitalización con o sin
valor legal.
Logro: Sistematizar y digitalizar la mayor cantidad de documentos.
IV. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
a. Sector Gubernamental:
Órgano Constitucional Autónomo.
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b. Nombre Oficial de la Entidad:
Defensoría del Pueblo.
c. Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad:
Defensor del Pueblo - Walter Gutiérrez Camacho
d. Nombre del Responsable del Archivo a Nivel Central: