ESTUDIAR PARA PREVER Y PREVER PARA ACTUAR Instituto Tecnológico de Colima Dirección General de Educación Superior Tecnológica Institutos Tecnológicos SEP R PREMIO INTRAGOB 2006 a la 06 RSGC - 617 INICIO: 2012.09.28 TERMINO: 2015.09.28 ISO 9001:2008 PROCESO EDUCATIVO SGC SNEST IMNC-RSGC-617 IMNC-RSGC-617 IMNC-RSGC-617 CERTIFICADO BAJO LA NORMA ISO 9001:2008 CERTIFICADO BAJO LA NORMA ISO 9001:2008 VILLA DE ÁLVAREZ, COL., MARZO DE 2014 OPCIÓN III PROYECTO DE INVESTIGACIÓN QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL PRESENTA MAGALY IRASEMA AMEZCUA MENDOZA ASESOR M.C. MIGUEL ESCAMILLA LOPEZ REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO ATRASADO
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ESTUDIAR PARA PREVERY PREVER PARA ACTUAR
Instituto Tecnológico de Colima
Dirección General de Educación Superior Tecnológica
Institutos TecnológicosSEP
R
P R E M I OINTRAGOB
2006
a la
06
RSGC - 617INICIO: 2012.09.28
TERMINO: 2015.09.28
ISO 9001:2008
PROCESO EDUCATIVO
S G C
S N E S T
IMNC-RSGC-617
IMNC-RSGC-617IMNC-RSGC-617
CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008
CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008
VILLA DE ÁLVAREZ, COL., MARZO DE 2014
OPCIÓN III
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
INGENIERO INDUSTRIAL
PRESENTA
MAGALY IRASEMA AMEZCUA MENDOZA
ASESOR
M.C. MIGUEL ESCAMILLA LOPEZ
REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO ATRASADO
INDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………. 1
1. ANTECEDENTES GENERALES DE LA EMPRESA
1.1 Historia y aspectos generales de la empresa……………………………... 4
1.2 Productos y servicios que ofrece…………………………………………………. 8
1.3 Proceso de producción…………………………………………………………….. 12
1.4 Localización de instalaciones……………………………………………………… 14
1.5 Organización………………………………………………………………………… 15
1.6 Área donde se realizó el proyecto…………………………………………… 17
1.7 Equipo móvil…………………………………………………………………………. 18
1.8 Departamento de administración, objetivos y funciones…………...…………. 18
2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
2.1 Descripción del problema………………………………………………..…… 19
2.2 Propuesta de investigación…………………………………………………… 21
4.5 Composición de fondo fijo…………………………………………………. 35
4.6 Políticas generales…………………………………………………………. 36
4.6.1 Políticas internas a implementar Base Gdl ……………………………….. 43
4.7 Procedimiento para la reposición de fondo fijo……………………….. 44
4.7.1 Diagrama de flujo para la reposición de fondo fijo………………………. 47
4.7.2 Diagrama de proceso de reposición por departamento……………….. 48
4.7.3 Grafica de Gantt del proceso de reposición del fondo fijo……………. 49
4.8 Procedimiento de subproceso 1 tabla Excel………………………………….… 50
4.8.1 Gráficos Procedimiento de subproceso 1 tabla Excel…………………………. 51
4.8.2 Tabla para asignar cuenta contable……………………………………………… 52
4.8.3 Tabla para asignar números de centros de costo …………………………….. 55
4.8.4 Tabla para asignar grupo de artículo…………………………………………….. 56
4.9 Procedimiento de subproceso 2 generación de orden de compra……………. 57
4.9.1 Gráficos Procedimiento de subproceso 2 generación de orden de compra…. 59
4.9.2 Entrar al sistema SAP…………………………………………………………….. 59
4.9.3 Entrar a transacción y llenar cabecera de documento…………………………. 60
4.9.4 Capturar información del cuerpo e imputación de documentos……………… 61
4.9.5 Asignar impuesto correspondiente y verificar subtotal…………………………. 62
4.9.6 Grabar documento y extraer numero de orden ………………………………… 63
33
MANUAL DE POLITICAS Y PROCESO DE REPARACION DEL
FONDO FIJO
4.3.-Objetivos
Vigilar el correcto y eficiente manejo de los recursos asignados a través del fondo fijo
para cubrir las necesidades emergentes de la base.
4.3.1.- Objetivos generales
Determinar los lineamientos bajo los cuales se regulara la solicitud y el finiquito del
fondo fijo.
Establecer los requisitos y plazos que se deberán de cumplir para la reposición del
fondo fijo.
4.3.2 -Alcance
Los procesos, políticas, anexos y demás información contenida en el presente modulo
son aplicables a las 12 bases que componen a Cemex transportes dentro del país,
involucradas en el desarrollo de los procesos generales administrativos aquí descritos.
Bases:
Guadalajara, Jal.
México, D.F.
Torreón, Coh.
Monterrey, N.L.
Huichapan. Hgo.
Ensenada, B.C.N.
Coatzacoalcos, Ver.
Aguascalientes, Ags.
Ixtlán del rio, Nay.
La Paz, B.C.S.
Hermosillo, Son.
Mérida, Yuc.
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4.4-Definiciones:
Fondo fijo: Monto asignado a la base para el gasto de su operación diaria bajo la
responsabilidad del Jefe de Base.
Rescate de unidad: Cuando un tracto camión presenta algún incidente o falla mecánica y se
queda varado en algún lugar lejano a la base, uno o varios mecánicos, se dirigen al lugar
para diagnosticar y si es posible reparar la falla para que la unidad móvil pueda regresar a la
base o según la falla seguir con su operación.
Reembolso: Es la actividad en la cual se envían los comprobantes fiscales a Contraloría para
que estos depositen el total de los comprobantes por transferencia bancaria al Jefe de base.
Arqueo de caja chica: Es el análisis semanal donde la suma de Banco, caja, deudores y
facturas por reembolsar deben dar el total del monto asignado como fondo fijo a la base.
Talacha Foránea: son aquellas ponchaduras de llanta que se presentan en viajes foráneos en
donde el operador de camión busca una vulcanizadora para que repare y/o en su defecto
reponga la llanta dañada.
El resguardarte del fondo: Es quien Arquea, Administra, reembolsa y controla el fondo
fijo, así como reporte al responsable del fondo fijo el estado del mismo, en este caso el
Supervisor Administrativo.
Responsable de fondo fijo: El Jefe de Base el responsable del monto total del fondo fijo.
Contraloría: Órgano interno de la empresa que se encarga de validar que los comprobantes
cumplan con las políticas para ser reembolsadas.
Cotejador: Es quien en contraloría recibe los comprobantes, los valida o los rechaza
dependiendo cumplan con las políticas para reembolso.
35
4.5- Composición de fondo fijo
En la Figura 9 se ilustra un ejemplo de la composición del fondo fijo de manera equilibrada.
Figura 9. Composición del fondo fijo.
El total de monto de fondo fijo se divide en 4 componentes
Banco : Una vez las facturas son enviadas a contraloría para ser reembolsadas estas son
revisadas por cortejadores , los cuales al verificar que este cumple con las políticas en un
plazo de 5-7 días hábiles , depositan el total de las facturas a una cuenta HSBC a nombre de
Cemex Transporte el titular de la cuenta es el Jefe de Base.
Caja: Se puede retirar de banco solo de 17 mil pesos de efectivo al día, 10 mil de Telecom en
dos retiros de 5 mil cada uno y 7 mil de cajero automático. Este efectivo está en la caja para
utilizarlo para la operación diaria, ya que la tarjeta HSBC es un monedero inteligente y no
cuenta con cuenta en línea
Deudores: El efectivo entregado a operadores, Mecánico y/ o supervisores para la operación
que van a desempeñar ya sea viaje, rescate y otros los cuales no han comprobado.
Facturas por reembolsar: Son las facturas que operadores, Mecánico y/ o supervisores
entregaron al resguardarte del fondo fijo para su reembolso.
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4.6.- Políticas generales para el fondo fijo
1. .-El fondo fijo no tiene límite determinado pero su monto más grande autorizado en la
actualidad es de 42,000 dólares.
2. Todo aquel que requiera de efectivo de fondo fijo deberá solicitar de manera
personal y oral con el Supervisor de Administrativo quien es el resguardarte del
fondo fijo.
3. Las facturas que presenten los empleados para comprobar el gasto deberán
cumplir las siguientes requisitos:
-
Fiscales:
Factura emitida
Número de factura y Fecha
IVA Desglosado
Facturada a Razón social
Cemex Transportes S.A DE C.V.
Registro Federal de Contribuyentes
Domicilio fiscal Av. Constitución No 444 Pte, Col Centro Monterrey, N.L.-
De control:
Nombre, firma y número del empleado que autoriza
Centro de costos al cual se cargará el gasto
Concepto o motivo de gasto
La unidad (ejemplo: tracto camión, tolva, dollie, marrana, vehículo utilitario)
4.-Las erogaciones por concepto de Fondo Fijo no deberán exceder de 70 dólares
(sin incluir IVA) por comprobante, evitando fraccionar partidas o conceptos de
gastos. Los conceptos autorizados son:
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a) Casetas :
Datos que se deben anexar a las casetas para entregar al resguardante de fondo fijo
Numero de Unidad
Nombre de operador
Numero de viaje
b) Refacciones para rescate de unidad
Datos que se deben anexar a las facturas para entregar al resguardante de fondo
fijo
- Fiscales:
Factura emitida
Número de factura y Fecha
IVA Desglosado
Facturada a Razón social
Cemex Transportes S.A DE C.V.
Registro Federal de Contribuyentes
Domicilio fiscal Av. Constitución No 444 Pte, Col Centro Monterrey, N.L.
De control:
La firma del Supervisor de Mantenimiento
Refacción comprada detalle
Numero económico de unidad
38
Nombre de operador y/o mecánico
Lugar de incidente
Fecha
c) Talachas foráneas para rescate de unidad.
Datos que se deben anexar a las facturas para entregar al resguardante de fondo
fijo.
- Fiscales: Factura emitida
Número de factura y Fecha
IVA Desglosado Facturada a Razón social
Cemex Transportes S.A DE C.V.
Registro Federal de Contribuyentes
Domicilio fiscal Av. Constitución No 444 Pte, Col Centro Monterrey, N.L.
- De control:
La firma del Supervisor de Mantenimiento
Numero de posición de llanta
Numero de llanta
Numero de unidad
Nombre de operador
Lugar de incidente
Fecha
39
d) Alimentación en desvió ferroviario y/o rescate de unidad.
El consumo de alimentos para cada persona de $80 pesos máximo.
Datos que se deben anexar a las facturas para entregar al resguardante de fondo
fijo
- Fiscales: Factura emitida
Número de factura y Fecha
IVA Desglosado Facturada a Razón social
Cemex Transportes S.A DE C.V.
Registro Federal de Contribuyentes
Domicilio fiscal Av. Constitución No 444 Pte, Col Centro Monterrey, N.L.
- De control:
La firma del Supervisor de Mantenimiento
Numero de viaje y/o rescate
Nombre de operador y/o mecánico
Unidad rescatada
Lugar de rescate
Fecha
40
e) Hospedaje.
Datos que se deben anexar a las facturas para entregar al resguardante de fondo
fijo
- Fiscales: Factura emitida
Número de factura y Fecha
IVA Desglosado Facturada a Razón social
Cemex Transportes S.A DE C.V.
Registro Federal de Contribuyentes
Domicilio fiscal Av. Constitución No 444 Pte, Col Centro Monterrey, N.L.
- De control:
Numero de viaje y/o rescate
Nombre del operador
Unidad en operación
Fecha
Motivo por el cual se utilizo hospedaje
41
5.-En los casos de gastos menores en los que por las condiciones del
establecimiento del servicio requerido no sea posible obtener el comprobante
fiscal, (tales como papelería , autobuses, propinas, traslado en taxis, etc.), deberán
presentarse para su reposición en nota de venta o como vale de caja, y serán
autorizados solo si el responsable de fondo fijo(Jefe de base) lo autoriza.
6.-. Las erogaciones NO autorizadas con este fondo son las siguientes:
a) Adquisiciones de activo fijo o bienes inventariables con un monto superior a los
70 dolores.
b) Préstamos o remuneraciones al personal.
c) Refacciones o reparaciones mayores para unidades
d) Talachas para mantenimiento preventivo.
e) Chicles
f) Cigarros
g) Alcohol
7.- Los comprobantes deberán cumplir con los requisitos, según el Artículo 29-A del Código
Fiscal de la Federación
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8.-No se aceptaran para trámite de comprobación los documentos con alteraciones,
raspaduras o enmendaduras con corrector, por carecer de validez fiscal.
9.-Los comprobantes de los gastos deberán de expedirse:
a) Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del
registro
federal de contribuyente de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan
más de
un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del
local
establecimiento en et que se expidan los comprobantes.
b) Contener impreso el número de folio.
c) Lugar y fecha de expedición.
d) Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien expida.
e) Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que ampara.
f) Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así
como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban
trasladarse, en su caso.
g) Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado,
10.-. Toda reposición de Fondo fijo. Deberá ser firmada por el resguardarte de Fondo
fijo y Jefe de base y así como la persona que hay ha realizado el gasto.
11.- Los suministros de eventos especiales deberán programarse para ser autorizados o
no por el Jefe de base, pagando solo lo urgente a través del Fondo Fijo, especificando los
datos del evento.
12-Los comprobantes deberán estar adheridos en hojas blancas y contener al pie de
página lo siguiente:
43
13.-No se aceptaran comprobantes con el concepto de Varios, excepto anexando el
ticket de compra.
14.-No se repondrá el monto excedente al importe total autorizado para el Fondo Fijo.
15.-La antigüedad de los comprobantes no deberá ser mayor a 45 días hábiles.
16.-La Reposición del Fondo Fijo se realizara 4 veces al mes, los lunes.
17.-El Responsable Administrativo deberá de mantener informado al Resguardante de
Fondo Fijo del presupuesto con el que cuenta la Unidad Administrativa.
4.6.1 Política Interna Base Guadalajara a Implementar
El operador puede comprobar después de 5 días hábiles solo sí: Se encuentra en una
operación foránea que no le permite regresar a la Base antes del tiempo establecido para
comprobar y se asigna una fecha para su regreso.
Se implementara un sistema de consecuencia para los deudores de caja que rebasen los 5
días hábiles permitidos para comprobar gastos de operación
6-7 días hábiles sin comprobación: se hace una llamada de atención oral al deudor con el Jefe de
Base
8-9 días hábiles sin comprobación: se genera un acta informativa al deudor con firma el Jefe de Base
9-10 días hábiles sin comprobación: Se genera un acta administrativa al deudor con firma de Jefe de
base y pérdida de bono de Productividad (1250 Pesos)
10 -16 días hábiles sin comprobación: El operador ya no puede hacer viajes mientras no compruebe
su gasto
17 días hábiles sin comprobación: El operador será dado de baja
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4.7.-Procedimiento para la reposición de fondo fijo No. Tiempo Actividad Descripción
1.- 30 min Arqueo de Fondo fijo
Se hace un arqueo de Fondo fijo para comprobar que la suma de efectivo en banco, caja, deudores, facturas por reembolsar, sea igual a la totalidad del monto del fondo fijo, de esa manera se valida que el monto a reembolsar sea el correspondiente.
2 25 min Organizar Comprobantes fiscales para reembolso.
El resguardarte del fondo fijo agrupa y valida que se cumpla con las políticas los comprobantes fiscales a reembolsar.
3 40 min Elaborar una tabla de Excel para justificar el monto del los comprobantes fiscales a reembolsar. Subproceso 1Tabla Excel
Se capturan los datos en un formato de tabla Excel dependiendo la naturaleza de su gasto y se segmentan por cuenta contable, cc, Grupo de artículo, subtotal, iva y totales (véase pág. 50 Sub proceso 1 tabla Excel. )
4 24hrs
Entregar comprobantes fiscales a reembolsar al Jefe de base para su aprobación.
El Jefe de Base revisa cada factura para verificar que cumplan con las políticas del fondo fijo y las firma para que sigan su proceso de reposición
45
5 ¿Son aprobados los comprobantes fiscales a reembolsar?
.Si: Pasa con el encargado de la reposición para ser capturado en SAP.
No: El Jefe de Base regresa aquellos documentos que no cumplan las políticas establecidas al supervisor Admón. para su corrección o cancelación.
6 25 min Generar Orden de compra de comprobantes fiscales a reembolsar en el sistema SAP Subproceso 2 Generar Orden de Compra
Hacer una Orden de compra en SAP al mediante un procedimiento anexado (véase en pág. 57 Sub proceso 2 Generar Orden de Compra) la cual arroja un numero de Orden de compra anexar a la ultima columna de la tabla de la tabla Excel( véase Fig.11)
7 48 hrs Autorización de orden de compra.
Una vez grabada la orden de compra corre por una ruta de 3 autorizantes dependiendo el monto del reembolso.
Jefe de base 500Dls
Abastos Regional 600Dls
Coordinador zona 2500 Dls
Gerente de Transporte 5000 Dls
8 ¿Es aprobado la orden de compra por autorizantes?
.Si: pasa con el encargado de la reposición para ser copiado, sellado y enviado.
No: Envía el autorizante inconforme por vía correo sus observaciones a Jefe de Base para corrección o cancelación.
9 15 min Archivo de comprobantes fiscales a reembolsar
Se copian y sellan todos los comprobantes así como la caratula de archivo Excel para su archivo.
46
10 15 min Enviar Comprobantes originales a reembolsar a contraloría
Enviar caratula de Excel y comprobantes fiscales originales ordenados a contraloría por paquetería para su reembolso
11 120 hrs Cotejo de Comprobantes originales a reembolsar en contraloría
En contraloría los cotejadores validan y verifican que los comprobantes cumplan con las políticas establecidas (véase en pág. 36)
12 ¿Es cotejado el reembolso?
.Si: envían por transferencia bancaria el monto total reembolsado a cuenta del responsable de fondo fijo.
No: Envían el reembolso a una bandeja de incidencias en SAP al Jefe de Base anexando los comentarios para su modificación
y/o cancelación
13 24 hrs Transferencia Bancaria
Se transfiere a la cuenta del jefe de Base la totalidad del los comprobantes a reembolsar
Tiempo : 218.5 hrs=9 .104días
47
4.7.1 Diagrama de reembolso de fondo fijo
48
4.7.2 Diagrama de proceso por Departamento
49
4.7.3 Grafica de Gantt del proceso de reposición del fondo fijo
En esta Grafica de Gantt se muestra los procesos en relación a los días para la
reposición de fondo fijo, Figura 10.
Figura 10. Grafica de Gantt proceso de reposición del fondo fijo días.
50
4.8 Sub proceso 1Tabla Excel
Procedimiento para Generar Tabla Excel No. Tiempo Actividad Descripción
1.- Formato Excel fondo fijo datos de cabecera
En el formato se captura en número y nombre del responsable del fondo fijo, fecha, Base.
5 min.
2 5 min. Captura filas de descripción de gasto
Estas filas se componen de Cuenta Contable (Tabla 1), centro de costo (Tabla 2), grupo de articulo(Fig.12) Descripción de gasto, subtotal, IVA total (Fig.11)
2.1 5 min. Asignar Cuenta contable
Cada gasto tiene asignado una cuenta contable de 8 dígitos ejemplo ;56795365: Casetas (véase Tabla 1)
2.2 5 min. Asignar Centro de costo
Es centro de costo consta de 10 dígitos que se seccionan en 3 , los primeros 3 dígitos xxx son la organización Cemex ejemplo: transporte, Logística etc, , los 3 dígitos siguientes corresponden a la unidad de negocio ejemplo Base gdl , la Paz los últimos 4 dígitos xxxx corresponden a que activo de la unidad de negocio que se emite el gasto ejemplo dolly , remolque , tracto , etc. (Véase Tabla 2 ) ejemplo 8121113766:Cabezote Tracto
2.3 5 min. Grupo de articulo
consta de 5 dígitos se asigna un grupo de articulo dependiendo que tipo de insumo es dentro de los grupos establecidos (véase Fig.12) ejemplo 20500:Otros Varios
2.4 10 min. Descripción del gasto
Un breve texto del gasto ejemplo : talachas foráneas
3 5 min. Totales Sumar las columnas de Subtotal, IVA y total
51
4.8.1 Gráficos del Sub proceso 1Tabla Excel
En la Figura 11 se presenta un ejemplo de la tabla Excel, que se realiza para el
Subproceso 1.
Figura 11.Componentes de tabla Excel.
52
4.8.2 Tabla para asignar cuenta contable
La tabla 1 exponen las cuentas que se utilizan para asignar a cada gasto de acuerdo su
descripción y concepto.
Tabla 1. Cuentas contable
Cuenta SAP Desc. Larga CONCEPTOS DE GASTOS (Texto Breve)
56033037 Diesel Gasto por Consumos de Diesel de Unidades Moviles ( Tractos y Marranas )
56053408 Llantas Equipo Movil Se utiliza para gastos de llantas de tractores y remolques.
56194001 Llantas Esta cuenta se utiliza para llantas de equipos utilitario. ( Camionetas, carros )
56194002 Grasas Aceites Lubricantes Registrar gasto de grasas, aceites y otros lubricantes que son de gasto directo sin convenio y conveniado.
56194003 Soldadura - Gases Registrar gasto soldadura y gases conveniado y no conveniado.
56194004 Materiales y Herramientas Para cargar gastos en herramientas en convenio y no convenio
56194005 Repuestos y Refacciones Para ingresar gastos en repuestos y refacciones para tractos, remolques o equipo auxiliar en convenio y no convenio.
56194006 Rptos. y Refacc. Recuperables Mantenimiento de Refacciones propias que se les realiza compostura.
56194008 Serv. Mtto. Cont. por Admon. Para cargar mano de obra y refacciones referentes a todos los miscelaneos generales en convenio y no convenio.
56194010 Reparaciones Externas Para cargar gastos de reparaciones en talleres externos.
56194011 Mantenimiento Equipo Leasing Para cargar gastos de mantenimiento de equipo por leasing. (Penske, Idealease).
56194012 Alquiler de Equipos para Mtto. Para cargar servicios de gruas, renta de equipo en general.
56194016 Serv. Mtto. Cont. Mano Alzada Se ingresarán todos los gastos relacionados con Imagen, igualas y lavados. (Mano de obra, consumibles, etc.)
56194017 Mantenim.Vehiculos Utilitarios Se ingresarán todos los gastos de mantenimiento a vehículos utilitarios.
56304203 Salarios Tiempo Normal Controlado por Departamento de Nóminas
56304204 Tiempo Extra Controlado por Departamento de Nóminas
56304205 Recargos Domin.Noctur.Festiv. Controlado por Departamento de Nóminas
56304207 Incentivo a Choferes Controlado por Departamento de Nominas
56304251 Vacaciones Controlado por Departamento de Nóminas
56304252 Prima Vacacional Controlado por Departamento de Nóminas
56304253 Aguinaldo Monetario Controlado por Departamento de Nóminas
56304257 Pagas Extraordinarias Extras otros sueldos uso exclusivo nominas
56304258 Prima de Antigüedad Controlado por Departamento de Nóminas
56304280 Aportación Cuenta de Retiro Controlado por Departamento de Nóminas
56304303 Gratificac. Extraordinarias Controlado por Departamento de Nóminas
56304351 Aportaciones Fondo de Ahorro Controlado por Departamento de Nóminas
56304352 Aportaciones Fondo de Retiro Controlado por Departamento de Nóminas
56304359 Gastos Medicos Pensionados Controlado por Departamento de Nóminas
56304360 Seguros del Personal Controlado por Departamento de Nóminas
56304361 Capacitación y Mats. Enseñanza Cursos y capacitaciones Empleados Cemex Transporte
56304363 Gastos Medicos Controlado por Departamento de Nóminas
53
56304364 Bonos de Despensa Controlado por Departamento de Nóminas
56304365 Transporte de Personal Controlado por Departamento de Nóminas
56304366 Gastos de Alimentacion Controlado por Departamento de Nóminas
56304367 Uniforme y Utiles de Seguridad Controlado por Departamento de Nóminas
56304371 Otros Gastos de Personal Controlado por Departamento de Nóminas
56304456 Indemn. Calculo Actuarial Controlado por Departamento de Nóminas
56304501 Seguridad Social Controlado por Departamento de Nóminas
56304503 Aportes a Fondos para Vivienda Controlado por Departamento de Nóminas
56304504 Aportes a Fondos de Pensiones Controlado por Departamento de Nóminas
56304509 Impuesto Estatal s/Remunerac. controlado por Departamento de Nóminas ( Impuesto sobre Nomina)
56734802 Limpieza - Aseo Pago de Personal de Limpieza y Aseo proveedor Conveniado a crédito
56734803 Vigilancia Gasto de Vigilancia de la Base Transporte.
56734805 Correo y Mensajeria Gasto de Servicios de Mensajería por Fondo Fijo
56734808 Fletes y Acarreo Diversos Gasto extraoridnario por pago de grua para mover Unidad pesada de la Base, cuando no supere los 1000 mil pesos
56734810 Energia Elect Oficinas o Bodeg Registro de Gasto Centralizado de pago de Luz en la Base
56734811 Acueducto y Alcantarillado Pago de Consumo Agua Potable en la Base
56734812 Servicios de Fotocopiadora Gastos de mtto de copiadoras en Transporte
56734814 Otros Servicios no Industriale Para gasto de servicio de traslado y limpia de basura, chatarra y residuos peligrosos en Base Transporte
56734820 Contratación de personal Gastos por Cargos de Personal Externo
56755101 Alquiler de Terrenos Rentas Terrenos
56755102 Alquiler Edificio y Construcc. Rentas de Oficinas
56755105 Alquiler Equipo Movil Renta de Sopladores, dollys, volteos etc. Excepto Tractos
56755114 Arr. Puro Equipo de Transporte Cargo centralizado personal de Riesgos y Seguros
56755116 Arr. Puro Otros Equipos Cargo centralizado personal de Riesgos y Seguros
56765201 Alimentacion Gastos de Comida en Fondo Fijo o por Convenio con Proveedores para la base
56765202 Alojamiento Hospedaje por Fondo Fijo
56765204 Transporte Aereo Gasto de avion empleados transporte
56765205 Transporte Terrestre Renta de Vehiculos por Gasto de Viaje por revisión especial
56765206 Renta de Autos Renta de autos, autorizado
56765207 Taxis Gasto de Taxi por consumos de Fondo Fijo.
56765208 Peajes NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56765211 Otros Gastos de Viaje Otros gasto de Viaje con detalle justificado que no pueda clasficarse en otra cuenta.
56765212 Otros no Deducibles Gastos varios que no tienen comprobantes deducibles de impuestos de gasto de Viaje.
56785301 Primas de Seg Elem Transportes Controlado por Activo Fijo ( Gasto Centralizado )
56785302 Primas de Seg Mercancias Gasto de polizas diversas como Fianzas para franquicia Pemex, etc.
56785303 Primas de Seg Patrimoniales Controlado por personal de Riesgos y Aseguranza en Corporativo ( Gasto Centralizado )
56785304 Primas de Seg Resp Civil Controlado por personal de Riesgos y Aseguranza en Corporativo ( Gasto Centralizado )
56795353 Vehiculos NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56795365 Peajes Cargos de Gastos Centralizado
56815553 Gasolina Gasto de Gasolinas Utilitarias con o sin convenios proveedores
56815554 Gas NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
54
56815555 Diesel NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56855752 Afiliaciones Cuotas de Afiliación en Industria Transporte ( ejem. Canacar, CAINTRA, etc)
56855756 Gastos Legales Gastos legales
56855757 Tramites y Licencias Gastos por tramites de gobierno federal, estatal por temas de licencias, placas, permisos, etc para unidades Transporte
56855760 Elementos Seguridad Industrial Gastos de cascos, chalecos, lentes y demas equipo de seguridad
56855761 Alimentos y Gastos Zootecnia NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56855762 Articulos de Aseo y Limpieza NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56855763 Elementos de Oficina-Papeleria Registro de Gastos de Papelería Convenios y no convenios que caen por Fondo Fijo
56855764 Gastos de Cafeteria Gastos por Fondo Fijo para temas de cafetería, platos, vasos, café, leche en la oficina de la Base.
56855765 Multas y actualiz.de impuestos Pago de Multas, y Recargos en tramites Gobierno y Estado
56855767 Festejos y Regalos a Terceros
Gastos por celebraciones por reconocimientos o temporadas de temas a celebrar como dia del Niño, mes Verde, posada operadores, y otro tema autorizado
56855768 Fomento al Deporte a Terceros Gasto por actividad deportiva y recreativa autorizada por Admon. Transporte y su Gerencia
56855771 Diversos
Otros Costos minimos que se generan por temas puntuales en la Base y que no se reconoce alguna clasificación, Poner el detalles exacto del concepto
56855772 Diversos no Deducibles
Gastos de Fondo Fijo menores a 200 pesos que sean conceptos No deducibles, como comidas menores no facturables, gasto de rosca de reyes, etc.
56855777 Reuniones de Trabajo Juntas de trabajo
56896067 Servicios de Información Gastos de mtto en instalción de equipo electrónico de comunicación en Transporte
56896068 Servs. Nals. Telecom. Lineas Arrendadas NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56896074 Servs. Intern. de Telecom. Líneas Arrend NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56896082 Ancho/Banda Tráfico Celular Local y LD Cargos de Telefonia Celular y Telefónía en la Base
56896084 Servicio Local Telecomunicación NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56896086 Otros Servicios de Telefonía NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
Nota. Las cuentas son determinadas para cada unidad de negocio y las define el Gerente de cada área. Fuente:
Programa: SAPLMEGUI 2013, versión componentes: SAP ECC 6.0 Transacción: ME21N.
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4.8.3 Tabla para asignar números para centro de costo
En la tabla 2 se evidencia los números de centro de costos que se le asignan a cada
gasto dependiendo la unidad de negocio, área y razón social a la que corresponda.
Tabla 2. Centros de costo
Nota. Los centros de costo son determinadas para cada unidad de negocio y las define el Gerente de cada área.
Fuente: Programa: SAPLMEGUI 2013, versión componentes: SAP ECC 6.0 Transacción: ME21N.
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4.8.4 Imagen asignar grupo de artículo
El grupo de nomina se asigna de acuerdo a la denominación del gasto, el catalogo de
estos grupos se encuentran en la Figura 12.
Figura 12 .Catalogo grupo de artículo.
Nota. Los grupos de artículos son determinadas para cada unidad de negocio y las define el Gerente de cada área.
Fuente: Programa: SAPLMEGUI 2013, versión componentes: SAP ECC 6.0 Transacción: ME21N.
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4.9 Subproceso 2 Procedimiento para Generar orden de compra
Procedimiento para Generar orden de compra
No. Tiempo Actividad Descripción Imagen 1.- Entrar al
sistema SAP a la transacción ME22N
Se ingresa al sistema SAP (véase definición en pág.59) en el ambiente MPR y se ingresa usuario y contraseña (véase en Fig.13) y en la barra de comando ingresar la transacción ME21N y dar clic en ejecutar (véase en Fig.14)
1min
2 5min Capturar datos de cabecera de documento
Ingresar numero de proveedor (numero de empleado del responsable del fondo fijo) y (véase en Fig.14)
3 10min Capturar cuerpo de la orden de compra
En el cuerpo se ingresa la imputación (léase definición en pagina) la descripción del gasto, cantidad, precio, fecha subtotal grupo de articulo (véase Fig.15 y Fig.16) dar ejecutar.
4 5min Capturar pie de documento
En la pestaña inferior imputación ingresar cuenta contable y centro de costo previamente asignado a cada línea en la tabla Excel
5 2min Validar orden de compra
Dar ejecutar para que el sistema verifique que todos los datos estén correctos, si hay algún error en la OC se presentaran 3 opciones retener, cancelar (véase Fig.17)
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6 ¿Orden de compra no es correcta?
Si : la orden se graba en el icono grabar No: el sistema señala las advertencias de error y la soluciones y esta se modifica de nuevo(véase Fig.15)
7 2min Grabar Se graba la orden de compra y arroja un numero de orden de compra de 10 dígitos (véase Fig. 17)
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4.9.1 Gráficos Sub Proceso 2 Captura en sistema SAP Orden de compra (ZEUP
4.9.2 Entrar a Sistema SAP
El sistema SAP establece e integra el sistema productivo de la empresa, se ingresa al él
mediante un usuario y contraseña que la compañía asigna al empleado como se
muestra en la Figura 13.
Figura 13 .Imagen entrada sistema SAP.
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4.9.3 Entrar a Transacción y llenar cabecera de documento
Dentro de este sistema a cada usuario se le asigna una gama de transacciones de acuerdo al
puesto y a las funciones que se desempeñan, la transaccion ME21N es especificamente
para generar ordenes de compra como lo indica la Figura 14.
Figura 14 .Transacción SAP.
61
4.9.4 Capturar información del cuerpo e imputación del documento
La orden de compra debe ser capturada con descripciones breves y claras como lo
indica la Figura 15.
Figura 15 .Cuerpo del documento SAP.
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4.9.5 Asignar impuesto correspondiente y verificar subtotal
Es relevante cerciorarse que los montos sean exactos en relación con la tabla Excel previamente
elaborada, ya que sí se envían los datos erróneos a contraloría, estos no pagaran el monto hasta
que se realice la modificación y esto retrasara el proceso. La herramienta SAP te mostrara los
errores de la orden y te arrojara guías para solucionarlos como se observa en la Figura 16.
Figura 16.Impuesto y subtotal del documento SAP.
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4.9.6 Grabar Documento y extraer número de orden
En la Figura 17 nos describe como grabar el documento y conservar como referencia el número
de orden que el sistema expide.
Figura 17 .Número de orden de compra SAP.
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5. RESULTADOS.
Después de haber implantado el manual para la recuperación del fondo fijo durante un
periodo de 6 meses, los resultados han sido muy alentadores; ya que aunque no se ha
alcanzado el objetivo propuesto, se ha observado un recuperación del 70% del fondo fijo
en el tiempo optimo, como se observa en la Figura 18.
Figura 18. Recuperación actual del fondo fijo.
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También el manual fue implementado durante 6 meses en la capacitación de 3
supervisores de nuevo ingreso en Monterrey, La Paz, Baja California y Torreón, en las
cuales se redujo el tiempo de capacitación en un 80% como se observa en la figura 19.
Figura 19. Tiempo de capacitación reposición fondo fijo.
0% 20% 40% 60% 80% 100%
PROCESO ANTERIOR
PROCESO ACTUAL
Tiempo de capacitacion
Tiepo de capacitacion
66
En cuanto a las variaciones del proceso en las 12 Bases de Cemex transportes en la
Republica Mexicana, las variaciones en el proceso se redujeron en los 6 meses de
evaluación en un 50% tal como señala la Figura 20, el objetivo para dentro de 2 meses
más, retroalimentando este manual se espera de un 60% la disminución de variaciones
en el proceso optimo en la reposición del fondo fijo.
Figura 20. Variaciones en proceso de reposición del fondo fijo.
Se espera que en lo sucesivo, mejore significativamente esta Recuperación,
Capacitación y el correcto proceso de reposición del Fondo Fijo, este manual es revisado
y actualizado sistemáticamente con el fin de adecuarlo a las necesidades reales.
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6. CONCLUSIONES.
Este manual de procesos para la reposición del fondo fijo mejoro considerablemente la
capacitación e inducción al puesto de Administración de las 12 Base de Cemex
Transporte a Nivel Nacional ayudando al nuevo ingreso a aclarar dudas respecto a el
fondo fijo y la importancia de mantener su equilibrio y como repercute este en la
productividad de la empresa.
Así también ayudo a la rápida recuperación del fondo fijo que se encuentra sin
comprobar, en manos de los deudores .implementando políticas internas para que por
medio de un sistema de consecuencias adecuado a la operación de cada base para que
el proceso sea eficiente y eficaz.
Al tener las 12 Bases una sola información clara y precisa acerca de las políticas y el
proceso de reposición de fondo fijo, se minimizaron las variaciones, incidencias y mal
manejo de los recursos por desconocimiento, unificando y homogenizando los procesos
dentro de la empresa.
El presente Manual fue realizado dentro de Cemex México, definió la importancia de
administrar los recursos de una empresa y su control para la sobrevivencia de la misma,
que la correcta acción y función de cada individuo dentro de la empresa y que este siga
las políticas y procesos como se determinan hará que marche como lo planeado, evitar
contratiempos o demoras y cumplir con la demanda.Este proyecto me hizo entender el
largo y complejo proceso que se debe hacer y la cantidad de personal que se necesita
para que un saco de cemento llegue a su destino, y que cada paso desde las entradas
a salidas, desde el encargado de limpieza al director, cada uno juega un papel
importante para que el producto terminado llegue al cliente en tiempo y forma, por lo
cual es importante que todos desarrollen al pie de la letra su función, para esto la
importancia de manuales de operación para que cada individuo conozca sus actividades
como un proceso determinado y claramente definido para que la organización