Reportes Final Computacion II

Universidad de El Salvador

Facultad de Ciencias Económicas. Departamento de Computación.

AVANCE DE PRIMERA TAREA EX AULA

Cátedra:

Computación II

Catedrática:

Inga. Alam Aviles

Grupo Teórico:

#17

Presentado por:

Ciudad Universitaria, 19 de Octubre de 2012

Nombre, Apellido Carnet Firma

Josue Daniel Diaz Viera DV07011

Claudia Guadalupe Viana Perez VP09012

Amadeo Alejandro Vaquis Orellana VO10009

Rene Estanley Melendez Morataya MM09093

Matias Eduardo Ayala

Universidad de El Salvador Página 1

ÍNDICE.

Pág.

ÍNDICE. ................................................................................................................... 1

I. INTRODUCCIÓN. ............................................................................................. 3

II. OBJETIVOS ...................................................................................................... 5

Objetivo General: ........................................................................................... 5

Objetivos Específicos: ................................................................................... 5

III. MARCO HISTÓRICO. ................................................................................ 6

Misión. ........................................................................................................... 6

Visión. ............................................................................................................ 6

Nuestros Valores. .......................................................................................... 6

Historia. ......................................................................................................... 7

IV. MARCO TEÓRICO-CONCEPTUAL. ........................................................ 10

Sistema de información basado en computadoras: ..................................... 10

Sistema de información: .............................................................................. 10

Objetivo del sistema de información: ........................................................... 11

• Método de prototipo de sistemas: ................................................................ 11

V. PLANIFICACIÓN DE PROYECTO. ............................................................. 17

Diagrama de Gantt (Diseñado en Microsoft Project) ................................... 17

VI. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN. ................................................... 19

Identificación de las fuentes de información: ............................................... 19

VII. DEFINICIÓN DEL SISTEMA .................................................................... 20

Definición. .................................................................................................... 20

Formulación del problema. .......................................................................... 20

Planteamiento del problema (Método de la Caja Negra). ............................ 21

Descripción del sistema utilizando Método de Enfoque de Sistemas. ......... 21

a) Nombre del Sistema. ................................................................................ 21

b) Descripción narrada de la situación actual. .............................................. 21

c) Diagrama del sistema información del proceso de ventas de

DISTRIBUIDIRA CUSCATLÁN, S.A. de C.V. ................................................. 23


d) Objetivos del Sistema. .............................................................................. 25

e) Características del sistema. ..................................................................... 25

f) Fronteras del sistema. .............................................................................. 26

g) Elementos del sistema. ............................................................................ 26

h) Control del sistema................................................................................... 26

VIII. IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS. ............................................ 27

IX. DISEÑO/CONSTRUCCIÓN DE BASE DE DATOS.................................. 33

Modelo Conceptual (Diagrama Entidad – Relación) Diseñado en DIA. ....... 33

Modelo Lógico (Normalización de Tablas) Diseñado en DIA. ..................... 34

Diccionario de Datos. .................................................................................. 35

X. CONCLUSIONES. ....................................................................................... 38

XI. RECOMENDACIONES. ........................................................................... 39

XII. ANEXOS. ................................................................................................. 40


I. INTRODUCCIÓN.

La presente investigación, se llevo a cabo a través de un plan de trabajo y

recolección de información, requerimientos y procedimientos en el cual nos

proporciono ayuda la empresa privada “DISTRIBUIDORA CUSCATLAN S.A. de

C.V.” En su área de ventas para el desarrollo de un sistema de información

basado de computadoras para dicha área.

Para el desarrollo de un sistema de información basado en computadoras, se

tomo como base El método de prototipo de sistema, La construcción de prototipos

representa una estrategia de desarrollo, cuando no es posible determinar todos los

requerimientos del usuario de manera puntual , Es por ello que incluye el

desarrollo interactivo o en continua evolución, donde el usuario participa de forma

directa junto a los analistas en el proceso del desarrollo del sistema es aquí donde

se tomo muy en cuenta las necesidades de la empresa a partir del análisis de la

información brindada con respecto a la facturación, base de datos de clientes e

inventarios para la realización de nuestro prototipo de sistema.

Para esto nos apoyamos en la etapas del método de prototipos las cuales son:

identificación de requerimientos conocidos, desarrollo de un prototipo que funcione

o modelo de trabajo -en el cual es importante conocer sus componentes- El

Prototipo y el Usuario, revisión del Prototipo, repetición del Proceso hasta obtener

un sistema satisfactorio y el abandono de el prototipo.

Además se exponen los conceptos de Base de Datos, Datos, Método de la Caja

Negra con sus ventajas y desventajas, Entidad, Atributos, Relación, Diccionario de

Datos; los cuales son de entera importancia para el desarrollo de nuestro trabajo

de campo.

En nuestra investigación se debió seguir un plan de trabajo en el cual nuestra

herramienta de apoyo es el diagrama de Gantt y como herramienta para el

modelar los datos que nos permitieron representar las entidades relevantes de

nuestro sistema de información utilizamos el Diagrama Entidad-Relación.


La metodología utilizada parte de la Identificación de las Fuentes de Investigación.

Nuestra investigación fue de carácter descriptiva, apoyada en la investigación

documental o bibliográfica, pero como principal estrategia que adoptamos para

responder al problema planteado fue un diseño de investigación de campo.

Basado en la información que hemos obtenido a través de diversas fuentes que

consideramos como claves para conocer cuál era el problema que nos

plantearíamos solucionar, como equipo de trabajo distinguimos como fuentes

claves de investigación: Fuentes Primarias que como ya se mencionaba se obtuvo

la información por medio de los datos proporcionados por el personal del área de

ventas de Distribuidora Cuscatlán, S.A. de C.V.

Como fuentes Secundarias páginas web, las cuales nos permitió comprender en

gran manera los elementos que debe comprender un sistema de este tipo,

además el material proporcionado por la cátedra de Computación II sobre el

método del prototipo de sistemas. Con lo cual sumado a la recolección de la

información pertinente del área a la cual se pretende se utilice nuestro sistema de

información computacional para la solución del problema planteado donde se hizo

la definición del sistema a priori de la formulación del problema y haciendo la

valoración del planteamiento del problema por el Método de la Caja Negra.

Siguiendo con la descripción del sistema utilizando Método de Enfoque de

Sistemas. Luego el nombre del Sistema, la descripción narrada de la situación

actual, el diagrama del sistema información del proceso de ventas de

DISTRIBUIDIRA CUSCATLÁN, S.A. de C.V.

Continuando así con la determinación de los objetivos, las características, las

fronteras, los elementos y el control del sistema para

Concluir con la Identificación de requerimientos. El método y requerimientos

operativos que se determinaron factibles para la Distribuidora Cuscatlán S.A de

C.V .ya que por medio de este sistema podrá obtener un mejor y eficiente registro

de sus ventas.


II. OBJETIVOS

Objetivo General:

Elaborar un sistema de información a través del método del prototipo de

sistemas para facilitar el registro del proceso de ventas en una empresa.

Objetivos Específicos:

Manejar los pasos necesarios para desarrollar un sistema de información a

través del método del prototipo.

Identificar de forma clara cuales son los problemas que tienen la empresa

para poder sugerir un sistema que trate de minimizar los problemas

encontrados.

Utilizar de la mejor manera las herramientas que nos permiten elaborar el

modelo lógico, modelo conceptual y diccionario de datos para nuestro

sistema de información.


III. MARCO HISTÓRICO.

Misión.

Ser una empresa líder en la distribución de productos de consumo masivo,

caracterizada por la excelencia en el servicio. Somos competitivos, exitosos,

innovadores y con calidad humana, trabajamos unidos como un equipo

comprometido para mantener y reforzar este liderazgo.

Visión.

Ser una organización líder a nivel nacional e internacional en distribución, con un

portafolio diversificado de productos y marcas de excelente calidad, optimizando e

innovando procesos con tecnología de punta, capaz de adaptarse a los cambios

para satisfacer de manera oportuna las necesidades de nuestros clientes.

Nuestros Valores.

Confiabilidad

Responsabilidad

Trabajo comprometido


Historia.

Distribuidora Cuscatlán, S.A. de C.V., fue fundada el 19 de Septiembre de 1.971

en el municipio de San Salvador, departamento del mismo nombre. Su nacimiento

se fundamento en el sueño de un matrimonio para quienes el esfuerzo, la ayuda al

prójimo y la constancia formaban parte de sus principios de vida, nace de la idea

principal de la generación de empleo en la sociedad salvadoreña, y del

compromiso con el cuidado personal.

En IC Cuscatlán Marca Privada Una división especializada en desarrollo, asesoría

y manejo de líneas Privadas.

Más de 40 años de experiencia en fabricación de productos cosméticos para

prestigiosas empresas y marcas a nivel internacional. Entendemos el compromiso

que obtenemos cuando alguien deposita su confianza en nuestra empresa.

Sabemos la responsabilidad que representa tener el prestigio de una marca en

nuestras manos.

Nuestro compromiso es ir mas allá de lo que el cliente espera. Ponemos atención

a cada detalle y nos aseguramos que la calidad sea constante y del mismo nivel

que los productos líderes del mercado.

Con nosotros encuentras la experiencia de un fabricante líder, y la versatilidad y

conocimientos de un especialista en líneas Privada. Nuestra capacidad y

experiencia en el área de marcas privadas nos permite objetivamente ofrecer la

rentabilidad y calidad deseada a nuestros clientes.

Nuestra empresa, división de Línea Privada:

3 MODERNAS PLANTAS DE PRODUCCIÓN.

Incosa Labs: Esmaltes, Quita Esmaltes, Polvos compactos, tratamientos

para uñas, talcos, aceites minerales.


Laboratorios Cuscatlán: Shampoo, Tratamientos, Gel para cabello, cremas

para alisar, Perfumería, productos de terminación para cabello, jabón

liquido, gel anti-bacterial.

Solpaq: Diseño Desarrollo y Producción de envases y empaques plásticos,

promocionales, serigrafía y tapas.

Contamos con el único Laboratorio de investigación y desarrollo de productos para

cuidado personal en la región, tenemos la capacidad de formular según la

necesidad del cliente.

Departamento de Mercadeo y Diseños INHOUSE:

Diseñamos y desarrollamos internamente el concepto que el cliente busca.

Contamos con la capacidad de presentar los productos en 3D así como muestras

físicas antes de producir.

Nos especializamos en crear conceptos y marcas de manera integral cubriendo

todos los aspectos mercadológicos que involucran el desarrollo de una marca.

Ventajas de Trabajar con ICC tu marca:

Mayor Rentabilidad. OSS (One Stop Shop) desarrollamos y fabricamos

todos los componentes del producto.

Asesoría o desarrollo completo de tu marca.

Constante asesoría en desarrollo de nuevos productos y renovación de

imagen de acuerdo a tendencias, por medio de un programa aplicado de

mejora continúa.

Programas de mejora continua aplicaba a formulaciones y nuevas adiciones

a la línea.

Asesoría en planificación de lanzamiento de productos por etapa.


Procesos marca privada envase-contenido-diseño:

El proceso de desarrollo inicia con la propuesta económica y de imagen que el

cliente desea, evaluando las condiciones del segmento en el que piensa competir.

Se entrega un reporte inicial con nuestras sugerencias en cuanto al

producto y mercado.

Se trabaja inicialmente en la formulación del producto, paralelamente a la

imagen del mismo.

Finalmente el articulo es validado por un “focus Group” de consumidores.

Una vez concretadas estas dos etapas se define la secuencia de productos,

o etapas de lanzamiento dependiendo las preferencias y capacidad

económica del cliente.

Algunos Productos que Ofrece en el mercado nacional (Catalogo).

Baby Blues (Shampoo, Crema)

Sylt Kids (Shampoo 2 en 1)

Spiky Kids (Gel)

Lemans (Shampoo, crema)

Shampoo Anticaspa blues.

Fresch Gardens (Shampoo, crema)

Frutalia (Shampoo)

Crema Felicity.

Gelatina Blues (8 oz & 38 oz)

Ice gel Menthol Blues.


IV. MARCO TEÓRICO-CONCEPTUAL.

Sistema de información basado en computadoras:

Antes que nada es necesario definir que es un sistema, y este lo podemos definir

como un conjunto de elementos interrelacionados entre si, para lograr un objetivo

en común. Si tenemos claro la definición de sistema podemos hacer la aplicación

de dicho término al área de la informática, para poder decir que el sistema de

información basado en computadoras es un conjunto de subsistemas

interrelacionados entre si, que incluyen hardware, software, medios de

almacenamiento de datos para archivar y bases de datos, con el objetivo de

procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y

producir información, reportes y otras salidas.

Sistema de información:

Es un sistema que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien

los recibe para fines de toma de decisiones. El sistema de información dentro de

una organización juega el papel análogo al del sistema nervioso de un animal.

Incluido en el sistema están los componentes que ejecutan funciones tales como:

la percepción, clasificación, transmisión, almacenamiento, recuperación,

transformación. Su propósito primordial es proporcionar información para la toma

de decisiones y la coordinación. En el sentido más amplio el sistema de

información incluye todos los componentes envueltos en la toma de decisiones,

coordinación y advertencia tanto humanas como automáticas. El conjunto

particular de subsistemas utilizados, como equipo especifico, programas, archivos

y procedimientos, es lo que se denomina SISTEMA DE INFORMACIÓN. De esta

forma los sistemas de información pueden tener aplicaciones en ventas, compras,

contabilidad o administración de recursos humanos.


Objetivo del sistema de información:

Proporciona información para la toma de decisiones y solución de problemas,

actividades que son vitales y obligatorias en cualquier tipo de organización y que

permite controlar y dirigir su existencia, operación y destino. Para desarrollar un

sistema de información podemos basarnos en tres métodos o bajo tres enfoques:

Método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas.

Método del desarrollo del análisis estructurado.

Método del prototipo de sistemas.

En este caso nos basaremos en el MÉTODO DEL PROTOTIPO DE SISTEMAS.

• Método de prototipo de sistemas:

Cuando hablamos de sistemas; entenderemos que es un conjunto de subsistemas

interrelaciónales entre sí, que incluyen hardware, software, medios de

almacenamientos de datos, con el objetivo de procesar entradas, mantener

información, reportes y otras salidas.

¿Qué es el método de prototipo?

Es un sistema que funciona, desarrollando con la finalidad de probar ideas y

suposiciones relacionadas con el nuevo sistema. Un prototipo es un modelo de

trabajo de las aplicaciones del sistema.

El prototipo no tiene toda la funcionalidad del sistema final, pero es suficiente para

que los usuarios puedan utilizar el sistema e identificar qué aspectos están bien y

cuáles no son adecuados, además de poder sugerir mejoras o la inclusión de

nuevos elementos.


Pasos en el proceso de desarrollo de prototipo:

a) Identificar los requerimientos de información que el usuario conoce junto con las

características necesarias del sistema.

b) Desarrollar un prototipo que funcione.

c) Utilizar el prototipo anotando las necesidades de cambios y mejoras.

d) Revisar el prototipo con base en la información obtenida a través de la

experiencia del usuario.

e) Repetir los pasos anteriores las veces que sea necesario, hasta obtener un

sistema satisfactorio.

f) El abandono o dejarlo como esta.

Etapas del Método de Prototipos

Identificación de requerimientos conocidos.

La determinación de los requerimientos de una aplicación es tan importante para

el método de desarrollo de prototipo como lo es para los métodos del ciclo clásico

de desarrollo de sistemas o análisis estructurados. Por consiguiente, antes de

crear el prototipo, los analistas y usuarios deben trabajar juntos para identificar los

requerimientos conocidos que tiene que satisfacerse. Para hacerlo determinar los

fines para lo que servirá el sistema o el enlace de sus capacidades.

Desarrollo de un prototipo que funcione o modelo de trabajo.

Es útil comenzar el proceso de construcción s del prototipo con el desarrollo de un

plan general que permita a las personas conocer lo que se espera de ellas y del

proceso de desarrollo. Es difícil, y en ocasiones imposible fijar una fecha tentativa

de terminación. La experiencia con el sistema es la que determina eventualmente

cuando el sistema está determinado. En el desarrollo de un prototipo se prepara

los siguientes componentes:


o El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario y el sistema

o Pantallas o formatos para la entrada de datos

o Módulos esenciales del procesamiento

o Salida del sistema.

El Prototipo y el Usuario.

Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar su característica

y operación. La experiencia del sistema bajo condiciones permite obtener

familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejorar que sean

necesarios así como la eliminación de características inadecuadas o innecesarias.

Revisión del Prototipo.

Información sobre lo que les gusta o lo que les desagrada a los usuarios. La

información obtenida tendrá influencia sobre las características de la siguiente

versión de la aplicación. Los cambios al prototipo son planificados con los usuarios

antes de llevarla a cabo. El analista es responsable de realizar las modificaciones.

Repetición del Proceso hasta obtener un sistema satisfactorio.

El proceso finaliza cuando los usuarios y analistas estén de acuerdo en que el

sistema ha evolucionado lo suficientes como para incluir todas las características

necesarias o cuando ya es evidente que no se obtendrá mayor beneficio.

El abandono o dejarlo como esta.

Cuando se verifica que no es posible desarrollar el sistema para satisfacer los

objetivos deseados, ya sea por la tecnología existente o por el factor económico.

En el desarrollo del sistema de información será necesario utilizar una serie de

herramientas que nos permitan diseñar y elaborar el sistema en mención, a

continuación conceptualizamos algunos términos que utilizaremos mas adelante:


Base de Datos:es una aplicación de software que permite gestionar y

organizar una serie de datos, luego usted puede utilizar características

específicas para consultar, analizar e informar sobre esos datos. es una

entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada, con

la menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios

deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos

generalmente está relacionado con el de red ya que se debe poder

compartir esta información. De allí el término base. "Sistema de

información" es el término general utilizado para la estructura global que

incluye todos los mecanismos para compartir datos que se han instalado.

Dato: es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica,

entre otros.), un atributo o característica de una entidad. Los datos

describen hechos empíricos, sucesos y entidades. Los datos aisladamente

pueden no contener información humanamente relevante. Sólo cuando un

conjunto de datos se examina conjuntamente a la luz de un enfoque,

hipótesis o teoría se puede apreciar la información contenida en dichos

datos. Los datos pueden consistir en números, estadísticas o proposiciones

descriptivas. Los datos convenientemente agrupados, estructurados e

interpretados se consideran que son la base de la información

humanamente relevante que se pueden utilizar en la toma decisiones, la

reducción de la incertidumbre o la realización de cálculos.

Método de la Caja Negra: se refiere a un sistema cuyo interior no puede

ser descubierto, cuyos elementos internos son desconocidos y que sólo

puede conocerse “por fuera”, a través de manipulaciones externas o de

observación externa.

VENTAJAS:

Este método permite identificar claramente las entradas y salidas y estudiar

las relaciones que existen entre ellas, permitiendo así maximizar la

eficiencia de los sistemas sin tener que introducirnos en los procesos


complejos que se encuentran en la Caja Negra. Exceptuando cuando se

presentan problemas es decir cuando hay anomalías en las relaciones

entre entrada y salida, entonces nos vemos obligados a destapar la Caja

Negra y estudiar ese subsistema en forma más precisa.

DESVENTAJAS

Este método tiene su razón de ser, pues, la mayoría de las personas dan

prioridad a los resultados, pero, por otra, destruye la saludable curiosidad

de saber el funcionamiento y el porqué de las cosas.

Diagrama de Gantt: es una herramienta que le permite al usuario modelar

la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto.

Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta

herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos

los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del

proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del

proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las

diversas personas involucradas en el proyecto.

Diagrama Entidad-Relación: es una herramienta para el modelado de

datos que permite representar las entidades relevantes de un sistema de

información así como sus interrelaciones y propiedades.

Entidad: Representa una “cosa” u "objeto" del mundo real con existencia

independiente, es decir, se diferencia unívocamente de otro objeto o cosa,

incluso siendo del mismo tipo, o una misma entidad.

Atributos: son las características que definen o identifican a una entidad.

Estas pueden ser muchas, y el diseñador solo utiliza o implementa las que

considere más relevantes. Los atributos son las propiedades que describen

a cada entidad en un conjunto de entidades.


Relación: Describe cierta dependencia entre entidades o permite la

asociación de las mismas.

Diccionario de Datos: es un conjunto de metadatos que contiene las

características lógicas y puntuales de los datos que se van a utilizar en el

sistema que se programa, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido

y organización.

Identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se

necesita el acceso inmediato a la información, se desarrolla durante el

análisis de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la

determinación de los requerimientos del sistema, su contenido también se

emplea durante el diseño.

En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que

forman parte del flujo de datos de todo el sistema. Los elementos más

importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El

diccionario de datos guarda los detalles y descripción de todos estos

elementos.


V. PLANIFICACIÓN DE PROYECTO.

Diagrama de Gantt (Diseñado en Microsoft Project)



VI. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN.

Nuestra investigación fue de carácter DESCRIPTIVA, apoyada en la investigación

documental o bibliográfica, pero como principal estrategia que adoptamos para

responder al problema planteado fue un diseño de investigación de CAMPO.

Identificación de las fuentes de información:

El desarrollo de nuestra investigación de campo se baso en la información que

hemos obtenido a través de diversas fuentes que consideramos como claves para

conocer cual era el problema que nos plantearíamos solucionar, como equipo de

trabajo distinguimos como fuentes claves de investigación:

a) Fuentes Primarias:

La información se obtuvo por medio de los datos proporcionados por:

Personal del área de ventas de Distribuidora Cuscatlán, S.A. de C.V.

b) Fuentes Secundarias:

Se obtuvo información sobre desarrollo de sistema para registro y control de

ventas en paginas web, lo cual nos permitió comprender en gran manera los

elementos que debe comprender un sistema de este tipo, además de consultar el

material proporcionado por la cátedra correspondiente sobre el método del

prototipo de sistemas.

Luego de tener la información pertinente sobre el problema, se procede a construir

el desarrollo el sistema de información que permita a nuestro usuario solucionar la

problemática que se plantea, en el siguiente capitulo se presenta cual es el

problema que nos lleva a construir un sistema de información.


VII. DEFINICIÓN DEL SISTEMA

Definición.

En el presente trabajo de campo como equipo desarrollamos un sistema de

información para el registro y control de ventas de DISTRIBUIDORA

CUSCATLÁN, S.A. de C.V., el sistema de información desarrollado esta basado

en el método del prototipo de sistemas, este método comprender una seria de

pasos, los cuales ya se han mencionado en el marco teórico-conceptual,

desarrollar cada uno de esos pasos ha permitido que el desarrollo del sistema se

lleve con éxito.

El sistema desarrollado no tiene completa funcionalidad comparada a un sistema

final, pero consideramos que es útil y podrá facilitar el proceso de registro y control

de ventas que se lleva a cabo en DISTRIBUIDORA CUSCATLÁN, S.A. de C.V.,

además este modelo permite utilizar el sistema y de esta manera identificar que

aspectos están funcionando correctamente y que elementos necesitan mejoras,

dándonos la posibilidad de perfeccionarlo.

Formulación del problema.

DISTRIBUIDORA CUSCATLÁN, S.A. de C.V., carece de un sistema de

información mecanizado que le permita tener un control eficiente y actualizado

sobre registro y control del proceso de ventas, que le permita proporcionarle

información de suma importancia a la mayor brevedad de tiempo posible, además

de proporcionar la mayor cantidad de información posible sobre esta área.


Planteamiento del problema (Método de la Caja Negra).

Descripción del sistema utilizando Método de Enfoque de Sistemas.

a) Nombre del Sistema.

Sistema de información automatizado para el registro y control de ventas de

DISTRIBUIDORA CUSCATLÁN, S.A. de C.V.

b) Descripción narrada de la situación actual.

DISTRIBUIDORA CUSCATLÁN, S.A. de C.V. es una empresa industrial dedicada

a la transformación de la materia prima en productos finales de cuidado personal,

principalmente productos cosméticos. A diferencia de las empresas comerciales

que son mas comunes las cuales se dedican a comprar un articulo para luego

ellos venderlo nuestra distribuidora se encargar de hacer los productos que

ofrecemos al mercado, para llegar hasta el punto de la venta tenemos que pasar

por una serie de pasos, los cuales inician con la compra de materia prima a

nuestros proveedores los cuales realizamos por medio de cotizaciones que se

ENTRADAS:

Deficiencia en el proceso

de registro y control del

proceso de ventas

realizado en Distribuidora

Cuscatlán, S.A. de C.V.,

no es posible obtener

información de manera

oportuna sobre los

elementos que se

relacionan con esta área.

SALIDAS:

Sistema de Información

para registro y control del

proceso de ventas

automatizado, que

permitirá contar con

información actualizada

en todo lo relacionado al

proceso de ventas.

PROCESOS


realizan en periodos de tiempo determinado, con la materia prima en las

instalaciones de la distribuidora comienza el proceso de producción, este es uno

de los procesos que incurre en mayores gastos y también tiempo, esta

distribuidora cuenta con el personal altamente capacitado y organizado de manera

que las actividades a desarrollar por cada uno de ellos están desde luego

asignadas. Culminado el proceso de producción los productos elaborados pasan a

bodega en el cual se colocan para la disposición de la venta. Distribuidora

Cuscatlán se encarga de proveer de mercadería a los principales supermercados

del país y tiendas de conveniencias, el proceso de venta inicia con la visita del

cliente al departamento de ventas de la entidad, en este se tienen las muestras de

todos los productos que se ofrecen al mercado, se cuenta con un catalogo que

muestra a los interesados los productos disponibles.

Cuando ya el cliente ha revisado el catalogo de productos con el que cuenta la

empresa se procede a verificar la existencia en inventario de los productos

solicitados, esto por medio de una orden de compra que los vendedores llenan

con los datos de los productos que los clientes solicitan.

Cada producto cuenta con un código que lo identifica, además de contar con una

organización en la bodega que permite identificar los productos rápidamente ya

que se encuentran ordenados por tipo de uso, si en el inventario de la empresa

arroja que se cuenta con existencia del producto solicitado se procede entonces

ordenar el pedido del cliente, actualmente se cuenta con una base de datos en el

programa Microsoft Excel, por medio de una tabla que permite identificar los datos

del cliente con solo su número de DUI, esta base de datos cuenta con los datos

mas relevantes de los clientes mas frecuentes.

El vendedor se dirige a la bodega a ordenar el pedido realizado ya una vez

corroborada la existencia de dicho producto en inventario, cuando el vendedor

tiene ya el paquete o pedido ordenado se procede a una revisión final por medio

de la orden de compra para verificar que el pedido que sea solicitado este

completo y con las características solicitadas.


Luego de haber corroborado que todo se encuentra en orden se procede a

facturar el pedido para que este sea cancelado en el cajero de la entidad, esta

empresa brinda dos opciones de pago una al contado y la otra al crédito, las

ventas al crédito con un plazo máximo de 2 meses, para el otorgamiento de

crédito se debe de llenar una serie de documentos, Luego que la factura es

cancelado por el contribuyente o consumidor final se procede a realizar el envió de

la mercadería, para el envió de mercadería se cuenta con equipo de transporte y

el personal encargado que le corresponde transportar la mercadería desde las

bodegas de la distribuidora hasta el lugar donde el cliente haya solicitado que la

mercadería le sea entregada.

Contamos también con personal que se encarga de visitar a las diferentes tiendas

y supermercados para ofrecer los productos, esto principalmente para los clientes

mas frecuentes y de esta manera se evita estar recibiendo al cliente en la sala d

ventas, ahorrándole tiempo al cliente, el proceso que prosigue es el normal al

mencionado anteriormente.

Los documentos que respaldan las ventas actualmente son todos los

Comprobantes de Crédito Fiscal, facturas de consumidor final y la respectiva

orden de compra que se emite al inicio, contamos con una base de datos de

clientes la cual incluye los datos básicos de este y un detalle de las ultimas

compras realizadas, todos los documentos se manejan de forma manual, el control

de cliente en la base de datos antes mencionada elaborada en MS Excel, los

inventarios por medio de tarjeta Kardex.

No se cuenta con un software que permita conocer completamente el proceso de

venta que se lleva a cabo en esta industria, se cuenta con algunas bases de datos

pero se mantienen en muchos casos de forma aisladas y no relacionadas con los

diferentes elementos del área de venta.

c) Diagrama del sistema información del proceso de ventas de DISTRIBUIDIRA

CUSCATLÁN, S.A. de C.V.


ELEMENTO

CONTROL:

Reglamento interno de empresa.

Políticas de calidad de la empresa..

Defensoría del consumidor.

Manual de ventas.

ENTRADAS:

Detalle de productos que ofrece

Distribuidora Cuscatlán, S.A. de

C.V.(nombres y características)

Precios de productos que se ofrecen.

Tarjeta Kardex de cada producto.

Datos de proveedores de materias

primas.

Datos básicos de clientes (base de datos

existente)

Información de últimos pedidos de cada

cliente.

Orden de compra (manual), detalle de

pedido

Factura de consumidor final (talonario)

Comprobantes de Crédito Fiscal

(talonario)

Libro de ventas a contribuyentes

(mecanizados, legalizados)

Libro de ventas a consumidor final

(mecanizados, legalizados)

Libro de Compras (mecanizados,

legalizados)

Condiciones de Crédito.

Nomina de Cuentas por Cobrar.

PROCESOS:

Administrar la cartera de clientes.

Administrar las ventas en la

distribuidora.

Administración de inventario.

Disponibilidad de datos de inmediato

(precio, existencia).

Control de ventas por empleado

(vendedor).

Detalle de pedido de forma mecanizada.

Elaboración e impresión de

comprobante de pago.

Control de formas de pago.

Control de pagos.

Políticas de calidad de Distribuidora

Cuscatlán, S.A. de C.V.

Manual de procedimientos.

RECURSOS MATERIALES

Computadoras, productos, estantes, impresora,

sillas, papel bond, lapiceros, contometro, cajas

de empaque, comprobantes de crédito fiscal,

facturas de consumidor final, otros.

SALIDAS:

Orden de compra impresa.

Factura de consumidor final en forma

mecanizada.

Comprobante de crédito fiscal en forma

mecanizada.

Libro de ventas a consumidor final.

Libro de ventas a contribuyentes.

Nomina de cuentas por cobrar impreso

y en formato digital.

Control de pagos de ventas al crédito en

forma digital e impreso.

Detalle de ventas por cada cliente

impreso.

Detalle de ventas realizadas por cada

empleado, en formato digital.

Control de entradas de dinero por

ventas al contado.

MEDIO AMBIENTE:

Mercado nacional, ministerio de

hacienda, defensoría del consumidor,

clientes, precios de productos,

competencia en el mercado, otros. Diagrama de sistema de información del proceso de

ventas de Distribuidora Cuscatlán, S.A. de C.V.


d) Objetivos del Sistema.

Disponer de información actualizada y de forma rápida sobre las ventas

realizadas en un periodo de tiempo determinado.

Preparar un sistema que proporcione información clave del proceso de

ventas que se realiza dentro de la empresa.

Contar con la mayor cantidad de información sobre las ventas que realiza

cada vendedor en un periodo de tiempo determinado.

Servir de instrumento para controlar de mejor manera las cuentas por

cobrar de la entidad.

Apoyar el sistema de manejo de control de inventarios de los diferentes

productos que ofrece la empresa al mercado.

Elaborar los comprobantes de pago de manera mecanizada realizándolo de

manera eficiente.

e) Características del sistema.

El sistema información sobre el proceso de ventas de Distribuidora Cuscatlán,

S.A. de C.V. cuenta con una serie de características que posibilitan que su

aplicación vuelva algunos procesos mucho mas fáciles y prácticos, logrando de

esta manera mejorar la atención al cliente tanto al momento de realizar su pedido

u orden de compra, como el mismo momento en el que el empleado realiza la

venta, entre estas podemos mencionar que es un sistema artificial debido a que

los procesos de registro y reserva son procesos manipulados por el recurso

humano con el que se cuenta, además es adaptable ya que su diseño permite

modificaciones que representen mejoras en el rendimiento, es un sistema concreto

ya que aparte de utilizar recurso humano, demanda de recursos materiales tales


como computadoras, impresora, entre otros. Tampoco podemos agregar la

característica de dinámico ya que al igual que la característica de adaptabilidad

permite realizar cambios.

f) Fronteras del sistema.

La frontera que limita el sistema en información son todos aquellos factores –

elementos que se vuelven indispensables para la realización del proceso de

ventas en una base de datos actualizada y que proporcione información oportuna,

algunos elementos que podemos mencionar son: los datos generales de clientes,

la disponibilidad de productos en inventario, recurso humano, recurso material y

técnicos, manuales de procedimientos, entre otros.

g) Elementos del sistema.

Administrar la cartera de clientes.

Administrar las ventas en la distribuidora.

Control de ventas por empleado (vendedor).

Proceso de elaboración de orden de compra o detalle de pedido,.

Proceso de facturación.

Recursos humanos.

Recursos materiales.

Recursos económicos.

Recurso técnico.

Manuales de aplicación.

h) Control del sistema.

• Reglamento interno de empresa.

• Políticas de calidad de la empresa.

• Defensoría del consumidor.

• Manual de ventas.


VIII. IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS.

El método del prototipo nos ayudara a un mejor registro de ventas de los pedidos

que los clientes nos hacen, en todos los aspectos como lo es el almacenamiento

de la información necesaria de cada producto y clientes (código único del

producto, código de cliente, nombre, dirección, y un breve registro de los pedidos

antes hechos).

Para que la Distribuidora Cuscatlán S.A de C.V crezca teniendo un buen

almacenamiento de información de cada producto que los clientes solicitan para

que así, tanto el registro como la entrega del producto sea más eficaz y eficiente,

además en el sistema también podemos organizar información sobre los

vendedores, datos como: nombre del vendedor, código de vendedor, fecha de la

venta, en fin un conjunto de elementos necesarios para un mejor registro de

ventas en la Distribuidora Cuscatlán.

PROCESOS

Administrar información del Cliente.

1. Inicio

2. Hacer lista de clientes

3. Registra al cliente con todos los datos personales o de sociedad.

4. Cada cliente estará registrado y tendrá un código para su mejor ubicación a

la hora de solicitar un pedido.

5. Entre la información que estará en el registro: nombre, dirección, teléfono,

lugar de envió.

6. Fin.


Administrar información del personal del departamento de ventas.

1. Inicio

2. Recolectar información de contratación.

3. Registrar a todo el personal con sus nombres y apellidos

4. Registrar edades

5. Registrar turnos laborales

6. Tener en la base de datos el código del vendedor la fecha de contratación.

7. Tener registrado la información del personal como: nombre, dirección, teléfono.

8. Fin.

Buscar información de pedidos del Cliente.

1. Inicio

2. Poseer el nombre del cliente

3. Registrar código del cliente

4. Introducir los datos del usuario

5. Verificar si se encuentra la información del pedido del usuario. Si se encuentra

la información del pedido del cliente.

6. Extraer información del pedido del cliente.

7. Fin


Registro de compras a proveedores

1. Inicio

2. Código del proveedor

3. Código del producto de comprar

4. Registro de cantidad de productos comprados

5. Registro del código del producto

6. Registrar precio del producto por unidad

7. Registrar total a pagar de la compra

8. Fin

Registro del cliente.

1. Inicio

2. Se necesita que haya un pedido

3. Ingresar a la base de datos

4. Se ingresa al acampo de registro del producto

5. Se busca el nombre o código del cliente que hizo el pedido

6. Seleccionar al cliente

7. Realizar la hoja de pedidos

8. Se ingresa los datos del producto buscado o pedido

9. Se elabora el pedido

10. Guardar datos del pedido

11. Fin


Administración de información de proveedores

1. Inicio.

2. Registrar nombre comercial del proveedor.

3. Registrar el nombre y apellidos del titular de la empresa.

4. Preguntar dirección del proveedor.

5. Registrar la dirección del proveedor.

6. Registrar el número telefónico del proveedor.

7. Registrar el producto que nos provee.

8. Registrar el precio de compra de los productos.

9. Registrar precio de venta.

10. Fin

Control de productos

1. Inicio

2. establecer un mínimo y máximo de existencia a cada producto de acuerdo a un

tiempo establecido respectivamente

3. registrar el mínimo y máximo de existencia de cada producto

4. revisar semanalmente según el Id de cada producto las existencias de los

mismos.

5. Fin


Registro de Ventas

1. Registro de Id del cliente

2. Registro de denominación o razón social

3. Verificación del pedido en existencia

4. Registro de orden de compra

5. Proceso de facturación

6. Registro de salida de producto

7. Fin

REQUERIMIENTOS OPERATIVOS

El análisis de requerimientos es la fase en la que los elementos que conforman el

sistema son identificados, los cuales son relacionados estrechamente entre sí y

que son necesarios para la creación un sistema.

Los requerimientos operacionales son factibles para la Distribuidora Cuscatlán S.A

de C.V ya que por medio de este sistema podrá obtener un mejor y eficiente

registro de sus ventas toda la información del producto y de los pedidos, sin dar

efectos negativos en ella porque así será favorable para los encargados y les

ayudara a desempeñar mejor su trabajo sistemáticamente.

En la Distribuidora Cuscatlán S.A de C.V se contiene diferentes tipos de producto

de higiene de diferentes marcas entre ellos tenemos cosméticos, cremas para el

cuerpo, champo, lociones, y todo producto e higiene personal, es por ello que se

necesita un sistema de registro de todas las entradas y salidas de productos ya

sea para la venta como para la compra a los proveedores.


Requerimientos Técnicos

Para poder llevar a cabo un sistema de registro de ventas es muy importante la

verificación de elementos esenciales en el desarrollo del sistema. Entre los

elementos tenemos:

o El recurso humano

La Distribuidora Cuscatlán S.A de C.V no cuenta con personal capacitado para la

elaboración de este es por ello que se contratara a personal externo apto para la

realización del sistema con conocimientos en base de datos, diseño de software

etc. Esto es para que el desarrollo del sistema sea según las necesidades de la

distribuidora y no presente ningún fallo a la hora de utilizarlo.

o Hardware:

La Distribuidora Cuscatlán S.A de C.V cuenta con equipos computacionales en el

cual se harán las correspondientes instalaciones del sistema dichos equipos

computacionales deben de tener un sistema operativo que soporte el programa.

o Software:

La Distribuidora cuenta con software para diferente departamento, eso nos indica

que ya tiene experiencia en el uso de programas que faciliten el proceso de

registro excepto el departamento de ventas.


IX. DISEÑO/CONSTRUCCIÓN DE BASE DE DATOS.

Modelo Conceptual (Diagrama Entidad – Relación) Diseñado en DIA.


Modelo Lógico (Normalización de Tablas) Diseñado en DIA.


Diccionario de Datos.

Diseño de diccionario de datos para la tabla que almacena la información de

VENDEDOR:


CLIENTE:

VENDEDOR

Nombre del Campo Descripción Tipo de dato Longitud

ID_vended Identificación del vendedor Numérico 6

1nom_vended Primer nombre del vendedor Texto 10

2nom_vended Segundo nombre del vendedor Texto 10

1apell_vended Primer apellido del vendedor Texto 15

2apell_vended Segundo apellido del vendedor Texto 15

tel_vended Teléfono del vendedor. Numérico 8

Num_pedido Numero de pedido Numérico 4

Num_compte Numero de comprobante Numérico 4

CLIENTE


ID _cte Identificación del cliente Alfanumérico 8

nom_1 Primer nombre del cliente Texto 10

nom_2 Segundo nombre del cliente Texto 10

apell_1 Primer apellido del cliente Texto 15

apell_2 Segundo apellido del cliente Texto 15

tel Teléfono del cliente Numérico 8

tel_ casa Teléfono de casa del cliente Numérico 8

tel_negocio Teléfono de negocio del cliente Numérico 8

tel_cel Teléfono celular del cliente Numérico 8

dirrec Dirección de casa del cliente Texto 50

rec_cred Record crediticio del cliente Texto 1

Direcc Dirección del cliente Texto 50



PEDIDO:


DISPONIBILIDAD EN BODEGA:

Diseño de diccionario de datos para la tabla que almacena la información de TIPO

DE PAGO:

PEDIDO


fech_ped Fecha de pedido Numérico 9

num_ped Número del pedido Numérico 50

Nom_producto Nombre de producto Texto 25

ID_cte Identificación del cliente Alfanumérico 8

DISPONIBILIDAD EN BODEGA


ID_producto Identificación de producto Texto 10

nom_prod Nombre del producto Texto 15

disp_bodg Disponibilidad en bodega Texto 2

cant_disp Cantidad de productos disponibles

Numérico 15

cant_prod Cantidad de productos pedidos Numérico 15

categ_prod Categoría de los productos Texto 10

cat_per Categoría uso personal Texto 15

cat_limp Categoría limpieza Texto 15

TIPO DE PAGO


id_tipag Identificación para el tipo de pago que realizara el cliente

Texto 10

efect Pagar en efectivo Texto 2

cred Abrir o cargar a la cuenta de crédito.

Texto 2

cheque Pago realizado con cheque Alfanumérico 8

Num_pedido Numero de pedido Numérico 8

ID_cte Identificación del cliente Alfanumérico 8



COMPROBANTE DE PAGO:


DETALLE DE PEDIDO:


VERIFICA:

COMPROBANTE DE PAGO


num_compte Numero de comprobante de pago

Numérico 8

tipo_compte Tipo de comprobante Texto 30

factura Factura de consumidor final Numérico 10

ccf Comprobante de crédito fiscal Numérico 10

tot_pagar Total a pagar en concepto de la compra

Numérico 15

ID_vended Identificación de vendedor Numérico 6

DETALLE DE PEDIDO


Num_ped Numero de pedido Numérico 8


Nom_prod Nombre de producto Texto 10

Prec_prod Precio del producto Numérico 15

Cant_prod Cantidad de producto Numérico 6

Categ_prod Categoría de producto Texto 10

Cat_per Categoría personal Texto 2

Cat_limp Categoría de limpieza Texto 2


VERIFICA





X. CONCLUSIONES.

El sistema que se utiliza en Distribuidora Cuscatlán aunque es eficiente

tiene sus deficiencias también, y se nota que las formas de registrar la

información es muy compleja, ya que el uso de Microsoft Excel en el

sentido de registro de datos complejos existen mejores programas para la

ayuda de los mismos.

Bajo el sistema de consulta de información necesaria detalla cada una de

las características de los productos y con las recomendaciones que a

continuación se harán se espera mejorar la eficiencia para digitar las

características del registro de venta y podemos llegara la conclusión que un

sistema basado en el método del prototipo será muy eficaz para tomar

decisiones de mejoramiento de los sistemas actuales.

A lo largo del trabajo notamos que quedaría bien un sistema de registro de

ventas donde al ocurrir una búsqueda de información sea factible y sea

eficiente al mismo tiempo para el buscador organizando así una mejoría y

eficacia con relación al tiempo.


XI. RECOMENDACIONES.

Tener acceso restringido a cierta información confidencial que maneja la

empresa utilizando un sistema basado en la vista de información según

corresponda, en base de las modificaciones que se le haga a esta

información por medio de contraseñas y proceder a registrar los datos

correspondientes.

Recomendamos que al implementar los nuevos sistemas de registro de

ventas, se pueda dar a cada uno de los usuarios del sistema capacitaciones

donde se enseñe a usar el nuevo sistema y mostrar cada una de las

ventajas que traerá el nuevo sistema.

Que la empresa adopte nuevas técnicas y medidas de control, como:

manuales de registro de inventarios, ventas, producto en proceso de

manera que el registro sea mas eficiente y menos complejo dando así que

la información correlativa aparezca por si sola (fecha, # de venta, precios

con y sin IVA, etc.).


XII. ANEXOS.

Productos que ofrece la empresa al mercado nacional.

Baby blues

(Shampoo, crema)

Sylt Kids

(Shampoo 2 en 1)


Spiky Kids

(Gel)

Lemans

(Shampoo)

Reportes Final Computacion II

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