Reporte KWT

Benemérita Universidad Autónoma de Puebla

Facultad de Administración

Licenciatura en Administración de Empresas

Proyecto Final

Servicio Social enfocado a:

KI WO TSUKAU

Dependencia: Secretaria de Competitividad, Trabajo y Desarrollo Económico

Asesora:Mtra. Lizbeth Carmona Morales

Alumno: Maldonado Maldonado Donald

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Índice

K1............................................................................................................................................3

Secretaría de Finanzas y Administración...........................................................................3

(Servicios Consolidados)......................................................................................................3

Descripción de las funciones del Practicante....................................................................3

Identificación de la Necesidad.............................................................................................4

K2............................................................................................................................................5

Misión......................................................................................................................................5

Visión.......................................................................................................................................5

Objetivos.................................................................................................................................5

Justificación de la propuesta a mejorar..............................................................................7

Planteamiento del Problema................................................................................................8

Descripción de la Propuesta de Mejora..............................................................................9

Indicadores de Evaluación.................................................................................................10

Cronograma.........................................................................................................................11

K3..........................................................................................................................................12

Impacto de la mejora...........................................................................................................12

Conclusiones........................................................................................................................13

Matriz de Ki Who TsuKau...................................................................................................14

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K1

Secretaría de Finanzas y AdministraciónÁrea de

Descripción de las funciones del Área Recursos Materiales

(Servicios Consolidados)

Se lleva a cabo la planeación continua de todas las dependencias y

entidades de la administración pública así como de la contratación de

cualquier tipo de servicios que requiera la Secretaría de Finanzas y

Administración.

Se realizan los trámites para pagos de los servicios requeridos por las

dependencias de gobierno.

Realizar las requisiciones de bienes de naturaleza consolidada (anexo)

a través del Sistema de Captura de Requisiciones por Internet

(SISREQ).

Descripción de las funciones del Practicante

Redacción de Memorándum u Oficios que se realizan para conocimiento

de las dependencias.

Apoyo en el archivo de documentos y ordenación.

Entrega de diversos documentos en diferentes áreas de la dependencia.

Apoyo en actividades extra o de otros departamentos que me permiten

el aprendizaje de diferentes actividades que se realizan en la

dependencia.

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Identificación de la Necesidad

En la Dirección General de Planeación, Accesso a la información, Innovación e

Informatica, no se observa una estandarización en los procedimientos que se

desarrollan.

Los trabajadores desarrollan los procedimientos de forma empírica ya que el

manual con el que cuentan esta desactulizado.

Dicho problema afecta de manera sustancial la agilización de trámites para los

mismos proveedores que van en busca de información ya que se utiliza

demasiado tiempo buscando a las personas que los pueda atender;

Además de que entre el mismo personal se siente un poco incómodo al estar

todos juntos en un mismo departamento pero en espacios distanciados, de su

mismo grupo de trabajo y no cuentan con un espacio laboral adecuado para

cada trabajador y esto ocasiona un problema aún mayor.

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K2

Misión

Proporcionar seguridad a través de la transportación aérea del Estado con los

más altos estándares internacionales de seguridad y eficiencia, otorgando a

todos una experiencia de satisfacción.

Visión

Posicionarnos como una dependencia con alto nivel de rentabilidad, líder en el

ramo, garantizados estabilidad y permanencia en la administración y el

transporte aéreo del Estado.

Objetivos

Incrementar los ingresos del estado, mediante la promoción del

cumplimiento voluntario de las obligaciones fiscales y el respeto a la ley,

para contar con finanzas públicas sanas, sustentables y crecientes en el

tiempo.

Garantizar finanzas estatales en equilibrio atendiendo a las necesidades

y requerimientos de los  programas y proyectos de desarrollo definidos

como de mayor impacto y beneficio social para la ciudadanía, en el

marco de los ejes rectores del Plan Estatal de Desarrollo y las

disposiciones normativas federales aplicables.

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Contribuir al financiamiento del desarrollo del Estado de Puebla, con

base en la planeación para el ejercicio honesto, transparente y eficiente

de los recursos públicos.

Conducir la política estatal en materia de administración, remuneración y

desarrollo integral de recursos humanos; de recursos materiales; de

bienes muebles e inmuebles y servicios generales, de adquisiciones,

arrendamientos y servicios; de adjudicaciones de obra pública y

servicios relacionados con la misma, de esquemas de participación

público-privado y de proyectos para prestación de servicios que

requieran las Dependencias y Entidades de la Administración Pública

Estatal, en términos de lo dispuesto por la legislación aplicable.

Representar, defender y velar por los intereses del Estado en los medios

de defensa que controvierta el interés fiscal, así como brindar asesoría

en materia fiscal estatal a las Unidades Administrativas de ésta y otras

Dependencias o Entidades, respecto a situaciones reales y concretas

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Justificación de la propuesta a mejorar

Al formar parte de un equipo multidisciplinario, encargado de desarrollar

proyectos y planes de trabajo, se puede observar la importancia de que cada

miembro conozca las funciones puntuales que debe realizar dentro de la

organización.

Formar un equipo de trabajo en base a motivación y conocimientos

especializados no es suficiente, se deben organizar, delegar y controlar las

actividades. Cuando un integrante no tiene claro hasta donde se delimitan sus

funciones se crea un ambiente de confusión, lo cual repercute en el resto del

equipo y por ende en los objetivos finales.

Por eso es importante la implementación de un manual de procedimientos

actualizado. De esta manera se evita la confusión, cada miembro se enfoca en

su actividades a realizar, se genera una coordinación entre el equipo, las

acciones se cumplen y los objetivos también.

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Planteamiento del Problema

Al no contar con un manual de procedimientos actualizado, se sugiere un

trabajo de actualización, para esto se deben tomar en cuenta varias situaciones

entre ellas, la autorización por parte del responsable de la Dirección General de

Planeación, Acceso a la Información, Innovación e Informática, un análisis de

los procedimientos por área y la comparación con el manual actual para

rescatar algunos procedimientos vigentes.

Para poder llevar a cabo todo esto se debe tener una delimitación clara y

precisa tomando en cuenta las siguientes características:

Diagnóstico de los procedimientos

Se realiza un listado de todos los procedimientos que se generan para

posteriormente documentarlos.

La delimitación del tiempo

El periodo programado para la aplicación y funcionamiento de la “Actualización

del Manual de Procedimientos” fue de 4 meses ya que se tomó en cuenta la

identificación del problema, la propuesta, análisis, evaluación del

funcionamiento, aprobación, desarrollo, seguimiento y mejoras.

Los recursos disponibles

Se necesita de la cooperación de todos los integrantes de la dirección..

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Descripción de la Propuesta de Mejora

En consecuencia a lo mencionado y analizado se propuso realizar una

“Actualización del Manual de Procedimientos”, lo cual consistirá en la

documentación y descripción de cada procedimiento que se realiza dentro de la

Dirección General de Planeación, Acceso a la Información, Innovación e

Informática.

Todo esto permitirá agilizar los trámites reduciendo el tiempo en la elaboración

de cada uno y la comodidad de desarrollar las actividades designadas de todos

los trabajadores de esta dependencia.

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Indicadores de Evaluación

La herramienta que se utilizó para el desarrollo de la propuesta fue un Cuadro

Comparativo Interno en el área de recursos materiales de la Secretaria de

Finanzas y Administración (este consistía de una muestra del total de los

trabajadores de esta área), en el cual se observaba el tiempo (días) que

transcurría para realizar el trámite para pago a proveedores antes de la

implementación de la Distribución y después de la esta.

CUADRO COMPARATIVO

Antes de la implementación de la “Mejor Distribución del personal”

Después de la implementación de la “Mejor Distribución del personal”

Nombre del

Proveedor

Fecha de

Solicitud

Fecha de

Entrega

Nombre del

Proveedor

Fecha de

Solicitud

Fecha de

Entrega

Alexis Acosta

Núñez

19-Agosto-

2014

26-Agosto-

2014

Alexis

Acosta

Núñez

24-

Noviembre-

2014

25- Noviembre

-2014

Asociados

Barrera SA

de CV

02-

Septiembre-

2014

09-

Septiembre

-2014

Asociados

Barrera SA

de CV

26-

Noviembre

-2014

27- Noviembre

2014

Teléfonos De

México

16-

Septiembre

-2013

23-

Septiembre

-2013

Teléfonos

De México

01-

Diciembre-

2014

02- Diciembre

-2014

HP México

SA de CV

07-Octubre-

2013

14-

Octubre-

2013

HP México

SA de CV

03-

Diciembre -

2014

04- Diciembre

-2014

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Cronograma

Las actividades que realice las clasifique mensualmente, ya que el proceso de

implementación de la propuesta se realizó después de conocer a detalle las

funciones y actividades que se realizaban en el departamento.

Agosto En este mes me enfoque en conocer las funciones del departamento llevando a cabo los procesos que ya se tenían establecidos.

Septiembre Durante el mes de septiembre observe los procedimientos que se desarrollan, así como también el orden de los documentos y archivos que se guardan.

Octubre A inicios de este mes ya tenía clara las actividades que se desarrollaban.

Noviembre Durante este mes la propuesta que realice se analizó ya que anterior mente se había comentado por compañeros que lo habían notado, lo cual impulso para que mi propuesta fuera llevada a cabo.

Diciembre Comencé con la actualización del manual de procedimientos. Documentando cada procedimiento que se hacía de manera empírica.

Enero Presentación e implementación del nuevo manual de procedimientos.

Febrero Evaluación

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K3

Impacto de la mejora

La creación y principalmente la implementación de la mejora que sugerí

llamada “Actualización del Manual de Procedimientos” permite la agilización de

los trámites reduciendo el tiempo en la elaboración de cada uno; y la

comodidad de desarrollar las actividades designadas de todos los trabajadores

de esta dependencia

Lo que antes se llevaba una semana se redujo a 2 días hábiles, las mejoras

observadas pueden constatarse en la Dirección General de Planeación, Acceso

a la Información, Innovación e Informática.

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Conclusiones

El servicio social me enseño el desarrollo de la documentación de proyectos

productivos, así como el panorama y los factores que afectan la

implementación de estos. El trabajo en equipo y la proactividad que se requiere

para una coordinación de trabajo efectiva.

Mi panorama sobre financiamiento se amplió, ya que comprendí que existen

muchos programas de apoyo a emprendedores que están al alcance de

cualquier persona interesada, esto me ayudara mucho, ya que estoy

determinado a emprender proyectos productivos y ahora el camino es más

claro.

El haber realizado mis prácticas en esta dependencia bajo el cargo de la Lic.

Rita Elena Balderas Huesca, me dejo la experiencia suficiente para emprender

de una forma más preparada. El conocimiento aquí adquirido es invaluable

para mí, pues el desarrollo de mis competencias y habilidades como

emprendedor es mi mayor activo ya que posteriormente estas me aseguraran

el éxito en mis proyectos, convirtiéndome en un agente de cambio para la

sociedad.

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Matriz de Ki Who TsuKau

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