ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA MILITAR Tribunal de Justiça Militar do Estado do Rio Grande do Sul www.tjmrs.jus.br 96 anos do TJM – 166 da JME RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA COORDENADORIA DE BIBLIOTECA E MEMÓRIA PLANO ANUAL DE AUDITORIAS 2015 RELATÓRIO Nº 01/NCI/2015
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PODER JUDICIÁRIO
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Tribunal de Justiça Militar do Estado do Rio Grande do Sul www.tjmrs.jus.br
96 anos do TJM – 166 da JME
RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA
COORDENADORIA DE
BIBLIOTECA E MEMÓRIA
PLANO ANUAL DE AUDITORIAS
2015
RELATÓRIO Nº 01/NCI/2015
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Relatório de Auditoria nº 01/NCI/2015
Plano Anual de Auditoria 2015
Auditoria Operacional e de Conformidade na Coordenadoria de Biblioteca e Memória do
Tribunal de Justiça Militar do Estado do Rio Grande do Sul.
Exmo. Senhor Presidente:
Em observância ao Plano Anual de Auditoria correspondente ao exercício de
2015, apresentamos o Relatório de Auditoria Operacional e de Conformidade na Coordenadoria de
Biblioteca e Memória do Tribunal de Justiça Militar do Estado do Rio Grande do Sul, onde foram
realizados exames sobre as rotinas internas e procedimentos de Controle, Levantamento do
acervo a disposição da Biblioteca, sua atualização, sua origem, investimentos e atividades
realizadas pelo Serviço de Memória bem como os projetos em andamento e necessidades da
Coordenadoria.
1. INTRODUÇÃO
O presente relatório tem por finalidade divulgar para o Exmo. Senhor Presidente do
Tribunal de Justiça Militar do RS, os registros sobre a atividade de Controle Interno, quando em
análise à Coordenadoria de Biblioteca e Memória desta Casa, desenvolvidas através de ação de
auditoria operacional e de conformidade independente e objetiva, visando apurar a legalidade e
legitimidade dos atos e fatos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos
aspectos da eficiência, eficácia, efetividade e economicidade das atividades da Coordenadoria,
com a finalidade de promover o aperfeiçoamento da gestão pública (orçamentária, financeira,
patrimonial, operacional, contábil e finalística) além do registro dos processos operacionais, sendo
as atividades desenvolvidas “in loco”, nos dias 27 e 30 de março de 2015, e o planejamento e
análise nos dias que antecederam e posteriores a este período.
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2. LEGISLAÇÃO E REGULAMENTOS ATINENTES À MATÉRIA:
- Resolução 171/2013 do Conselho Nacional de Justiça (Dispões sobre as normas
técnicas de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização das unidades
jurisdicionadas);
- Resolução 58/2008 deste Tribunal (Regula o funcionamento da Biblioteca);
- Ato Normativo nº 01/2009, deste Tribunal (Dispõe sobre os procedimentos a serem
desenvolvidos pelo Núcleo de Controle Interno);
- Resolução nº 138/2014, deste Tribunal (Dispõe sobre o Núcleo de Controle Interno e
revoga as Resoluções nº 62/2009 e 87/2011);
- Regulamento de Serviços Auxiliares edição 2014 (Regula a organização e
funcionamento das unidades integrantes dos serviços auxiliares da Justiça Militar do
Estado do Rio Grande do Sul).
3. ESCOPO DO TRABALHO
A auditoria realizada na Coordenadoria de Biblioteca e Memória deste Tribunal
compreendeu os exames necessários à avaliação e monitoramento das rotinas internas e
procedimentos de controle, levantamento do acervo à disposição da Biblioteca, sua atualização,
sua origem, investimentos e atividades realizadas pelo Serviço de Memória bem como os projetos
em andamento e necessidades da Coordenadoria.
Conforme a matriz de procedimentos de auditoria, definida pela equipe do Núcleo de
Controle Interno, foram auditados os tópicos abaixo descritos, quanto à operacionalidade e
conformidade:
- As condições do ambiente quanto a exposições adversas que possam reduzir a vida útil
do acervo;
- A idade do acervo e suas condições físicas e de atualização;
- O registro de utilização do patrimônio;
- Através de amostragem, a localização do acervo nas estantes;
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- Se a Coordenadoria observa as metas traçadas no Plano Plurianual e no Planejamento
Estratégico do TJM/RS, a fim de evitar que os recursos sejam focados em atividades
que não trarão benefícios ao Tribunal;
- Montantes referentes às despesas de contratação de serviços e de aquisição referente à
atualização do acervo;
- Dados referentes a demandas atendidas.
Além dos itens constantes da matriz de procedimentos de auditoria, a equipe entendeu que,
dentro do princípio da Governança Participativa, deveria ser incluído tópico que oportunizasse a
oitiva das críticas, sugestões e necessidades da Coordenadoria, alinhadas ao Planejamento
Estratégico.
4. EQUIPE DE TRABALHO
A equipe de trabalho, que executou as ações de auditoria operacional e de conformidade
foi composta pelos servidores Roberto José Larrossa e Félix Alexandre Grivot Neto.
5. OPERACIONALIDADE E CONFORMIDADE
a. Os trabalhos de auditoria foram realizados em estrita observância às normas e
procedimentos determinados pela Resolução nº 171/CNJ em seu Art. 7º, Inciso II,
autorizados pelo § 2º do Art. 1º da Resolução nº 138/2014 deste tribunal, e ainda
com amparo no Ato Normativo nº 01/2009 também do TJM/RS, tendo por objetivo
apurar a conformidade das ações administrativas e operacionais da Coordenadoria,
tendo por princípio o previsto no Regulamento de Serviços Auxiliares (RSA/TJMRS),
especificamente no prescrito na Seção 5 em seus artigos de números 43 a 47 e na
Resolução nº 58/2008 deste Tribunal.
b. O escopo do exame tratou das rotinas internas e procedimentos de controle, o
levantamento do acervo à disposição da Coordenadoria, sua origem, sua
atualização e investimentos, bem como as atividades desenvolvidas pelo setor de
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Memória, anteriormente denominado Projeto Memória, além do andamento de seus
projetos e custos vinculados.
c. Nenhuma restrição foi imposta aos exames realizados na extensão considerada
necessárias nas circunstâncias apresentadas, utilizando-se das técnicas de auditoria
previstas na Resolução nº 138/2014-TJMRS e no Ato Normativo nº 01/2009-TJMRS.
d. A presente auditoria está inserida no Plano Anual de Auditorias Exercício 2015,
tornado público no sítio oficial deste Tribunal
(www.tjmrs.jus.br/site/conteudo/presidencia/auditorias_2015.pdf) bem como na