REKOMENDASI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI BADAN PENGAWAS PEMILU REPUBLIK INDONESIA ATAS PELAKSANAAN KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM PROVINSI BANTEN TAHUN 2018 - 2019 Untuk memperkuat implementasi keterbukaan informasi publik di Bawaslu Provinsi, Bawaslu RI telah mengeluarkan beberapa Surat Edaran kepada Bawaslu Provinsi, yaitu: a. Surat Edaran Nomor 0645/K.BAWASLU/HM.00/VIII/2018 tentang Optimalisasi Keterbukaan Informasi Publik, pada Agustus 2018. b. Surat Edaran Nomor 0125/ K.BAWASLU/HM.00/III/2019 tentang Peningkatan Pengelolaan dan Pelayanan Kehumasan Bawaslu Provinsi dan Bawaslu Kabupaten/Kota, Maret 2019 c. Surat Edaran Nomor 0289/K.BAWASLU/HM.00/Ix/2019 tentang Peningkatan Pelayanan Informasi Publik di Bawaslu Provinsi, September 2019. Untuk mengetahui sejauhmana upaya yang dilakukan oleh Bawaslu Provinsi dalam rangka menjalankan Surat Edaran ini, PPID Bawaslu RI telah melakukan evaluasi. Metode evaluasi dilakukan dengan memeriksa Laporan Layanan Informasi Bawaslu Provinsi, menelusuri (tracking) situs web Bawaslu Provinsi, dan melakukan pengujian pelayanan informasi Bawaslu Provinsi. Berdasarkan evaluasi itu, PPID Bawaslu RI memberikan sejumlah rekomendasi kepada setiap Bawaslu Provinsi.
23
Embed
REKOMENDASI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN … - Rekomendasi.pdfakan adanya satu sistem pengelolaan informasi yang adminnya adalah staf di unit subbagian masing-masing. Inovasi yang
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
REKOMENDASI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI
BADAN PENGAWAS PEMILU REPUBLIK INDONESIA
ATAS PELAKSANAAN KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK
BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM PROVINSI BANTEN
TAHUN 2018 - 2019
Untuk memperkuat implementasi keterbukaan informasi publik di Bawaslu
Provinsi, Bawaslu RI telah mengeluarkan beberapa Surat Edaran kepada Bawaslu
Provinsi, yaitu:
a. Surat Edaran Nomor 0645/K.BAWASLU/HM.00/VIII/2018 tentang
Optimalisasi Keterbukaan Informasi Publik, pada Agustus 2018.
b. Surat Edaran Nomor 0125/ K.BAWASLU/HM.00/III/2019 tentang
Peningkatan Pengelolaan dan Pelayanan Kehumasan Bawaslu Provinsi dan
Bawaslu Kabupaten/Kota, Maret 2019
c. Surat Edaran Nomor 0289/K.BAWASLU/HM.00/Ix/2019 tentang
Peningkatan Pelayanan Informasi Publik di Bawaslu Provinsi, September
2019.
Untuk mengetahui sejauhmana upaya yang dilakukan oleh Bawaslu Provinsi
dalam rangka menjalankan Surat Edaran ini, PPID Bawaslu RI telah melakukan
evaluasi. Metode evaluasi dilakukan dengan memeriksa Laporan Layanan
Informasi Bawaslu Provinsi, menelusuri (tracking) situs web Bawaslu Provinsi, dan
melakukan pengujian pelayanan informasi Bawaslu Provinsi. Berdasarkan
evaluasi itu, PPID Bawaslu RI memberikan sejumlah rekomendasi kepada setiap
Bawaslu Provinsi.
Berikut ini rekomendasi terhadap Bawaslu Provinsi Banten.
I. REKOMENDASI TERKAIT MATERI LAPORAN LAYANAN INFORMASI TAHUN
2018 - 2019
Laporan Layanan Informasi bertujuan untuk memberikan gambaran kondisi
implementasi keterbukaan informasi publik di Bawaslu Provinsi. Laporan Layanan
Informasi ini menjadi dasar bagi Bawaslu RI untuk merancang program yang
berkaitan dengan keterbukaan informasi di Bawaslu Provinsi.
Sebagaimana disebutkan dalam Laporan bahwa berdasarkan hasil dari
penilaian Komisi Informasi Provinsi Banten memberikan Anugerah Keterbukaan
Informasi kepada Badan Publik di Provinsi Banten Tahun 2018 dimana Bawaslu
Provinsi Banten mendapatkan nilai tertinggi dalam kategori Badan Publik
Kementerian/Lembaga Non-struktural. Prestasi ini harus dipertahankan dengan
terus memperbaiki diri dan berinovasi.
Laporan Layanan Informasi yang disampaikan kepada Bawaslu RI dinyatakan
LENGKAP. Ke depan, kami berharap substansi Laporan seperti ini digunakan
dalam penyusunan Laporan yang disampaikan kepada Komisi Informasi Provinsi
Banten. Untuk format dan kreativitas lain terkait Laporan, silakan dikembangkan
oleh PPID Bawaslu Provinsi Banten.
Berikut ini rekomendasi atas Laporan Layanan Informasi yang disampaikan
kepada Bawaslu RI. Untuk kolom yang kosong (-) berarti tidak ada rekomendasi
karena sudah baik atau tidak untuk dinilai, tetapi untuk kepentingan pemetaan.
BAB SUB BAB KONDISI/REKOMENDASI
BAB I Struktur PPID Lengkap
SOP a. SOP yang berkaitan dengan keterbukaan
informasi telah dibuat dengan lengkap,
mencakup:
1. SOP Pelayanan Informasi Nomor:
SOP/004/SET/VII/2017
2. SOP Pelayanan Informasi Kepemiluan
Nomor SOP/001/SET/VII/2017
3. SOP Penanganan Keberatan Nomor:
SOP/008/SET/VII/2017
4. SOP Keberatan Informasi Kepemiluan
Nomor : SOP/002/SET/VII/2017
5. SOP Penanganan Sengketa Informasi
Melalui Mediasi Non Litigasi Nomor
SOP/003/SET/VII/2017
6. SOP Klasifikasi Informasi Nomor
SOP/005/SET/VII/2017
7. SOP Informasi Dikecualikan Nomor
SOP/006/SET/VII/2017
8. SOP Pengumpulan, Pengelolaan dan
Pendokumentasian Informasi Nomor
SOP/007/SET/VII/2017
b. Untuk SOP Informasi yang dikecualikan
perlu ditinjau kembali mengenai
kewenangan Bawaslu Provinsi dan Bawaslu
RI. Posisi Bawaslu Provinsi adalah
mengusulkan jika terdapat informasi yang
berpotensi dikecualikan (meragukan
statusnya)
c. Untuk SOP Pelayanan Informasi Pemilu dan
SOP Penanganan Keberatan Informasi
Pemilu, mohon disesuaikan dengan Perki
No. 1 Tahun 2019 tentang Standar Layanan
dan Prosedur Penyelesaian Sengketa
Informasi Pemilu dan Pemilihan.
d. Format SOP untuk publik dapat dibuat
sebagaimana yang telah ada. Namun untuk
internal, mohon dibuat sebagaimana
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang
Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan
e. SOP-SOP sebaiknya dimuat dalam
Lampiran Laporan Layanan Informasi.
Anggaran Untuk anggaran, sebenarnya ada untuk
kegiatan yang terkait PPID yaitu Rapat
Koordinasi PPID Bawaslu Kabupaten/Kota
(2018) dan penguatan pada peningkatan
pelayanan PPID baik online maupun offline
(2019). Mengapa tidak disebutkan
anggarannya?
Program PPID Dalam Laporan disebutkan ada dua program
PPID, yaitu:
1. Rapat Koordinasi PPID Bawaslu
Kabupaten/Kota sebanyak 1 (satu) kali yang
diprogramkan oleh Divisi Humas dan Hubal,
yaitu pada bulan Desember 2018 pada
tanggal 27 Desember 2018 dengan
menghadirkan narasumber dari Komisi
Informasi Provinsi Banten, dan Komisi
Penyiaran Indonesai Banten. Dimana pada
kesempatan tersebut juga dibarengi dengan
kegiatan penandatanganan MoU antara
Bawaslu Provinsi Banten dengan lembaga
lain yaitu KI Provinsi Banten, Kemenag
Banten, Baznas Banten, KPI Banten, dan
KPU Banten. Menyusul kemudian dengan
RRI Banten.
2. Untuk program tahun 2019 lebih kepada
penguatan pada peningkatan pelayanan
PPID baik online maupun offline.
Sebaiknya disampaikan juga sejak MoU
dengan Badan Publik di atas ini hingga saat
ini, apa saja dampak atau capaian yang
diperoleh.
Selain program di atas, sebenarnya ada banyak
program yang dapat dirancang oleh PPID
antara lain:
a. Peningkatan pemahaman dan
keterampilan dalam pengelolaan dan
pelayanan informasi publik di Bawaslu
Provinsi, dan Bawaslu Kabupaten/Kota.
(Misalnya: sosialisasi peraturan
perundang-undangan yang berkaitan
dengan keterbukaan informasi, pelatihan
penyusunan DIP, pelayanan informasi,
dan lain-lain).
b. Peningkatan pengetahuan publik
(masyarakat/komunitas/pers, dan lain-
lain) tentang cara mendapatkan
informasi publik baik melalui permintaan
informasi maupun melalui sarana-
sarana lainnya seperti situs web dan
media sosial.
c. Koordinasi terkait keterbukaan informasi
publik, antara Bawaslu Provinsi dengan
Bawaslu RI, Bawaslu Kabupaten/Kota,
dan/atau Penyelenggara Pemilu lainnya.
d. Pengadaan barang dan jasa yang
berkaitan dengan pengelolaan dan
pelayanan informasi.
e. Peningkatan pengelolaan dan pelayanan
informasi di Bawaslu Provinsi dan
Kabupatan/Kota.
f. Penyusunan SOP yang berkaitan dengan
implementasi keterbukaan informasi
g. Pengolahan informasi dalam berbagai
bentuk dan sarana (Misal: infografis).
BAB II Sarana dan
prasarana
Ada formulir lain yang perlu disiapkan secara
tercetak maupun online, yaitu:
a. Formulir pemberitahuan perpanjangan
pelayanan informasi (Dalam hal PPID
Bawaslu Provinsi belum dalam menjawab
permintaan informasi dalam waktu 10
hari kerja).
b. Formulis pemberitahuan bahwa
informasi yang diminta tidak dapat
diberikan (Formulir Penolakan
Permintaan Informasi)
SDM Mohon disampaikan secara detil per personil
sehingga tergambar kondisi SDM untuk
pengelolaan dan pelayanan informasi di
Bawaslu Provinsi Banten
Anggaran
pelayanan
informasi serta
laporan
penggunaannya
-
BAB III Jumlah
Permintaan
Informasi Publik
Secara umum, minimnya jumlah pemohon
informasi, kemungkinan disebabkan salah satu
atau beberapa faktor di bawah ini.
- Ketersediaan informasi di situs web cukup
lengkap sehingga informasi yang dicari
publik dapat diperoleh dari web.
- Publik belum mengenal Bawaslu Provinsi
dengan baik
- Rendahnya kepercayaan pada Bawaslu
Provinsi
- Rendahnya sosialisasi tentang hak dan
mekanisme publik untuk meminta
informasi di Bawaslu Provinsi
- Publik tidak tertarik pada Pemilu/Pilkada
karena berbagai faktor. Misalnya faktor
kandidat
- Dan lain-lain.
Karena itu, program-program Bawaslu
sebagaimana disebutkan di atas perlu
dilakukan secara berkala oleh Bawaslu
Provinsi.
Waktu
pemenuhan
permintaan
Informasi Publik
-
Jumlah
permintaan
Informasi Publik
yang dikabulkan
-
Permintaan
Informasi Publik
yang ditolak
beserta
alasannya
-
Jumlah
permintaan
berdasarkan
Sarana
Permintaan
Informasi Publik
-
BAB IV Publikasi
Informasi Publik
Lihat rekomendasi terkait situs web
Data Statistik
Pengakses web
Sebaiknya data yang ditampilkan adalah data
yang sudah diolah per bulan, sehingga mudah
dimengerti. Untuk data sebagaimana
disampaikan dalam Laporan, dijadikan sebagai
Lampiran.
Jenis Informasi
Yang Diakses
melalui Web
Tidak ada. Mohon dilaporkan.
BAB V Jumlah
keberatan yang
diterima
-
Alasan Keberatan -
Tanggapan Atas
Keberatan
-
BAB VI Jumlah
Permohonan
Penyelesaian
Sengketa
Informasi di KI
dan Pengadilan
-
Permohonan
penyelesaian
sengketa ke
Komisi Informasi
-
Permohonan
penyelesaian
sengketa di
Pengadilan
(PN/PTUN/MA)
-
Putusan Final
KI/Pengadilan
-
BAB VII Kendala eksternal
dalam
pelaksanaan
Layanan
Informasi Publik
Pada 27 Desember 2018 ada penandatanganan
MoU antara Bawaslu Provinsi Banten dengan
lembaga lain yaitu KI Provinsi Banten,
Kemenag Banten, Baznas Banten, KPI Banten,
dan KPU Banten, menyusul kemudian dengan
RRI Banten. Apakah ada dampak atau capaian
bagi keterbukaan informasi di sektor pemilu
maupun bagi kelembagaan Bawaslu Provinsi
Banten. Apakah ada kendala-kendala yang
dihadapi?
Kendala internal
dalam
pelaksanaan
Layanan
Informasi Publik
Mohon dapat dijelaskan lebih detil mengenai:
a. Keterbatasan SDM yang mumpuni dan
Sarana Prasarana
b. Dukungan Anggaran PPID dan Pelayanan
Informasi Belum Ada
BAB VIII DIP yang
diperbaharui
a. Penulisan format DIP disesuaikan dengan
Perbawaslu No. 1 Tahun 2017 (dalam
proses revisi tetapi untuk format DIP tidak
berubah) atau Perki No. 1 Tahun 2010
tentang Standar Layanan Informasi Publik
b. Kelengkapan subjek Informasi. Informasi
yang dikuasai oleh Bawaslu Provinsi juga
perlu dicantumkan dalam DIP meskipun
tidak diproduksi oleh Bawaslu Provinsi.
Misalnya LHKPN atas nama ….. tahun…..
c. Penulisan subjek informasi. Misalnya,
Laporan Kegiatan dan Kinerja (LAKIP) ditulis
secara lengkap. Misalnya: Laporan
Keuangan Tahun 2018
Informasi publik
yang dihasilkan
di setiap
subbagian di
Bawaslu Provinsi
Mohon subjek informasi ditulis secara lengkap.
Misalnya: Data Rekapitulasi Penangangan
Pelanggaran Bawaslu Provinsi dan
Kabupaten/Kota se Provinsi Banten Tahun
2019.
BAB IX Inovasi terkait
pengelolaan
informasi publik
Dalam Laporan disebutkan: Belum ada inovasi
yang dapat diterapkan pada proses pengelolaan
informasi, karena keterbatasan SDM dan
pengetahuan terkait PPID, sehingga saat ini
proses pengelolaan informasi masih dikelola
secara apa adanya, kedepan tentunya berharap
akan adanya satu sistem pengelolaan informasi
yang adminnya adalah staf di unit subbagian
masing-masing.
Inovasi yang dapat dilakukan terkait
pengelolaan informasi misalnya: kerjasama
dengan Lembaga Arsip Daerah untuk
pengembangan kapasitas staf dalam rangka
pengelolaan dokumen, dan lain-lain.
Inovasi terkait
pelayanan
informasi publik
Dalam Laporan disebutkan: Dari segi
pelayanan informasi pun sama, saat ini di
Bawaslu Banten pelayanan informasi baru bisa
dilayani melalui desk layanan informasi,
melalui telpon, fax, email saja, belum ada akses
permohonan informasi melalui aplikasi di
website.
Inovasi yang dapat dilakukan terkait pelayanan
informasi misalnya:
3. membuat hotline center berbasis whatsapp
atau yang lain
4. Mengaktifkan medsos untuk sosialisasi
pelayanan informasi Bawaslu Provinsi
Banten, dan lain-lain.
Inovasi terkait
penyusunan
Inovasi yang dapat dilakukan terkait pelayanan
informasi misalnya: membuat DIP secara online
menggunakan google doc.
Daftar Informasi
Publik
Lain-lain -
BAB X Rekomendasi dan
Rencana Tindak
Lanjut Terkait
Kendala Internal
Rencana Tindak Lanjut mencakup
program/kegiatan yang telah direncanakan
secara resmi oleh Bawaslu Provinsi Banten dan
program/kegiatan yang dalam proses
pengusulan. Mohon diberi keterangan.
Selanjutnya, mohon berkoordinasi dengan
PPID Bawaslu RI untuk pelaksanaan rencana
tindak lanjut agar lebih tepat, sistematis, dan
berdampak bagi peningkatan kualitas
keterbukaan informasi di Bawaslu Provinsi
Banten.
Rekomendasi dan
Rencana Tindak
Lanjut Terkait
Kendala
Eksternal
Pelaksanaan
rekomendasi/RTL
dalam Laporan
Layanan
Informasi tahun
sebelumnya dan
Rakornas PPID
Situs web Bawaslu Kabupaten/Kota yang telah
dibuat hendaknya diumumkan di profil,
sebagaimana kami sampaikan di atas.
Ke depan, kami berharap substansi Laporan seperti ini digunakan dalam
penyusunan Laporan yang disampaikan kepada Komisi Informasi Banten. Untuk
format dan kreativitas lain terkait Laporan, silakan dikembangkan oleh PPID
Bawaslu Provinsi Banten.
Agar Laporan berikutnya lebih baik lagi, kami berharap dalam proses
penyusunan Laporan melibatkan seluruh unsur pada sekretariat dan Komisioner
yang terkait. Tujuannya, agar isi Laporan tepat, komprehensif dan mendalam,
sebagai sarana sosialisasi tentang keterbukaan informasi, dan menumbuhkan
tanggung jawab terhadap keterbukaan informasi di seluruh unit yang ada di
Bawaslu Provinsi Banten.
II. REKOMENDASI TERKAIT SITUS WEB
Format tabel yang kami sampaikan berikut ini merupakan revisi dari tabel yang
telah kami sampaikan sebelumnya. Ada sejumlah tambahan dimana pada
praktiknya, informasi-informasi tersebut telah diumumkan oleh sebagian Bawaslu
Provinsi. Dengan tabel ini, kami berharap dapat menjadi panduan bagi
peningkatan isi web Bawaslu Provinsi.
Secara umum, situs web Bawaslu Provinsi Banten sudah baik dalam hal:
kelengkapan dan penataan menu serta kelengkapan dan kebaruan isi. Namun ada
beberapa catatan untuk perbaikan kedepan. Antara lain:
a. Upayakan agar tidak ada menu yang kosong. Jika belum ada informasi,
mohon ditulis sesuai kondisi. Misalnya, menu LHKPN. Jika dalam proses
verifikasi KPK, mohon dituliskan demikian. Begitu pula dengan Laporan
Keuangan Tahun 2018. Jika dalam proses Audit, mohon dituliskan.
b. Berikut ini beberapa rekomendasi terkait sejumlah informasi yang wajib