Reisekosten einfach online managen Integrierte HCM Soſtware für Ihre moderne Personalwirtschaſt www.kidicap.de
Reisekosten einfach online managen
Integrierte HCM Software für Ihre moderne Personalwirtschaft
www.kidicap.de
Reisekosten einfach online managenGerade im Dienstreisemanagement sind in vielen Ein-
richtungen erhebliche wirtschaftliche Optimierungs- und
Einsparpotenziale vorhanden. Durch den Einsatz von
KIDICAP.Travel für den Sachbearbeiter und in den Self-
Services für den Reisenden lassen sich diese Potenziale
optimal ausschöpfen.
KIDICAP.Travel ist uneingeschränkt mandantenfähig und
erfüllt sowohl die Anforderungen der öffentlichen Verwal-
tung oder kleinen Organisationen mit einem einzelnen
Reisekostenabrechnungsplatz, als auch die Bedürfnisse
überregional organisierter Institutionen mit verteilten
Standorten und heterogenen Systemwelten. Eine Ge-
meinsamkeit besteht ebenfalls in der Berücksichtigung
der gesetzlichen, tariflichen und internen Bestimmungen
für die Abrechnung von Dienstreisen.
KIDICAP.Travel bietet Ihnen rechtliche und rechnerische
Sicherheit bei gleichzeitiger Transparenz und
Effizienz in der Reisekostenabrechnung. Alle Funktionen
2 KIDICAP . Travel
KIDICAP.Travel ist die vollständig webbasierte und um-
fassende Software-Lösung für Ihre Anforderungen im
Dienstreisemanagement. Vom Reiseantrag über das Ge-
nehmigungsverfahren bis hin zur Dienstreise-
abrechnung und Buchung im Finanzwesen werden die
Schritte über einen Workflow abgebildet.
zur optimierten, elektronischen und medienbruchfreien
Vorgangsbearbeitung – von der Reiseplanung bis zur
Archivierung – sind in der Basisversion bereits enthalten.
Die einfache Handhabung durch die intuitive Benutzer-
oberfläche und die aussagefähigen Auswertungsmöglich-
keiten unterstützen zusätzlich einen effizienten Arbeits-
ablauf.
KIDICAP.Travel erfüllt höchste Sicherheitsansprüche an
den Datenschutz und wird nach SSL-Banken-
standard verschlüsselt.
Konnektor zu Banken
Einstellungen
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und und FiBu-System
en Reisemittelbuchung und Archivierung
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Personen- und Reise- Work�ow-Management Reisekostenabrechnung
datenverwaltung
Prüfungen
Travel
Grafik: KIDICAP.Travel-Komponenten
Leistungsmerkmale• Personalverwaltung (Personen- und Reisedaten)
• Workflow-Management (Antrag, mehrstufiger
Genehmigungsprozess)
• Reisekostenabrechnung
• Systemverwaltung (Basisdaten, Rechtsgrundlagen)
• Schnittstelle zu Buchungsverfahren wie bspw. FiBu,
SEPA-Lastschriftverfahren usw.
• Reisekostenvorschuss
• Gruppenerfassung
• Berechtigungskonzept
• Belegablage
• Reportgenerator
• Protokollierungen
• E-Mail-Benachrichtigungen
• Reisemittelbuchung
• Archivierung
KIDICAP.Travel-WorkflowDer KIDICAP.Travel-Workflow ermöglicht individuell
definierte Stationsfolgen (Bearbeitungsinstanze) mit den
von Ihnen vorgeschriebenen Tätigkeiten und Berechti-
gungen. Alle am Prozess beteiligten Personen (Reisende,
Vorgesetzte/Genehmigende, Reisekostensachbearbeiter,
Controller, Travel Manager) werden nach Bedarf in den
elektronischen Workflow der Planung, Beantragung, Ge-
nehmigung und Abrechnung von Dienstreisen integriert
und im Prozess per E-Mail über jeden Status informiert
oder beauftragt. Durch die im Produkt hinterlegten,
stets aktuellen Gesetzesregelungen und individuel-
len Reiserichtlinien sind alle Voraussetzungen für die
rechtskonforme Abrechnung Ihrer Dienstreisen gegeben.
Zusätzliche Sicherheit geben Ihnen Plausibilitätstests im
Verfahren.
KIDICAP.Travel unterwegsDie Erfassung von Dienstreisedaten ist selbstverständ-
lich über ein Tablet oder Smartphone von unterwegs
möglich. Nach der Anmeldung in der APP werden die
Daten werden automatisch an die zentrale Datenhaltung
übermittelt und abgeglich-en. Dies ist besonders nütz-
lich für Einrichtungen mit Mitarbeitern, die häufig oder
über einen längeren Zeitraum unterwegs sind, wie bspw.
Steuer- oder Wirtschaftsprüfer.
AbrechnerReisender ReisenderReisen PrüferGenehmigerTravel (ESS) Travel
Grafik: Beispiel KIDICAP.Travel – Workflow mit SelfService
Abb.: KIDICAP.Travel auf dem Tablet
3www.kidicap.de
KIDICAP IntegrationErgänzen Sie KIDICAP.Travel mit weiteren KIDICAP.APPs.
Verwenden Sie gemeinsame Stamm- und Bewegungsda-
ten. Zahlen Sie steuerpflichtige Anteile der Reisekosten
oder alternativ auch die komplette Reisekostenerstat-
tung über die App KIDICAP.Entgelt aus.
Eine Verwaltungsmöglichkeit für Reisekosten- und Ab-
rechnungsbelege findet sich im Reiseregister der App
KIDICAP.Personalakte. Wird eine tiefergehende Aus-
wertung der Reisekosten gewünscht, eignet sich die APP
KIDICAP.Reports.
KIDICAP.Travel: Software as a Service – SaaSDie moderne Web-Technologie von KIDICAP ermög-
licht Ihnen neben der Inhouse-Installation auch eine
SaaS-Nutzung als Dienstleistung über das Internet. Der
Software-Betrieb und die Wartung verbleiben beim
Anbieter – Software aus der Cloud.
Vorteile des SaaS-Angebots• Monatlich kalkulierbarer Mietpreis
• Keine kostspieligen Investitionen für Hardware und
Software Einführung
• Keine Vorort-Installation
• Keine Software-Verteilungsprobleme
• Umfassende Datensicherung durch den Betreiber
• Sie arbeiten jederzeit mit der aktuellsten Version;
Neue Funktionen stehen sofort allen Nutzern zur
Verfügung
• Aktualisierung erfolgt zentral
• Höchste, ortsunabhängige Systemverfügbarkeit (24/7)
Ihre Vorteile auf einen Blick• Unterstützung effizienter Organisationsabläufe
• Beschleunigung der Prozesse
• Hervorragendes Kosten-/Nutzen-Verhältnis
• Berücksichtigung interner Reiserichtlinien
• Prozessoptimierung mit individuellen und flexiblen
Workflow-Lösungen
• Transparenz auf jeder Bearbeitungsebene
• Rechtskonforme Abbildung:
• Steuerrechtliche Vorgaben
• Bundesreisekostengesetz
• Reisekostengesetze der Länder
• Permanente Plausibilitätsprüfungen
• Verbindung mit weiteren KIDICAP.APPs• Intuitive Bedienbarkeit – mit wenigen Klicks zum
gewünschten Ergebnis
• Zentrale Installation der Anwendung und Reduzie-
rung der Wartungsaufwände und -kosten
• Im zentralen Betrieb (Hosting, Outsourcing) oder als
SaaS-Angebot nutzbar
• Keine Installation auf den Clients notwendig
(ausschließlich Nutzung des verfügbaren Browsers)
Strahlenbergerstraße 11263067 Offenbach am Mainwww.gipmbh.de
T. 0 69 6 19 97 130F. 0 69 6 19 97 [email protected]
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