CONALEP 243
SECRETARA DE EDUCACIN PBLICACOLEGIO NACIONAL DE EDUCACIN
PROFESIONAL TCNICA
TRABAJO:REGSTRO DE MINUTAS DE ACUERDOSMATERIA:PLANEACIN DE
PROYECTOS DE SOFTWAREALUMNA:MARA ISABEL ROS PURADOCENTE:FRANCISCO
MARTINEZ MEZAESPECIALIDAD:P.T.B. INFORMTICAGRUPO:406[footnoteRef:1]
[1: JUCHITN DE ZARAGOZA, OAX., MAYO DE 2014]
NDICE.
PGINANDICE....1INTRODUCCIN.2DEFINICIN.........................................3PAPEL
DE LA MINUTA..4QUIN REDACTA LA
MINUTA?..........................4IMPORTANCIA DE LA MINUTA5CMO
REDACTAR UNA MINUTA?......................6MODELO DE
MINUTA....7CONCLUSIN.8
INTRODUCCIN.
Una minuta es un documento en el que se redactan los puntos
principales que se han discutido en una reunin.En ella es
importante especificar cada punto, los temas de los que se han
hablado, los acuerdos a los que se han llegado y normalmente
contiene los nombres de las personas a las que se convocaron, las
personas que han asistido, la hora y fecha de dicha reunin, el
lugar de reunin, lo que dijo cada persona, los acuerdos logrados,
pendientes de la prxima reunin, quin convocar la siguiente reunin y
la fecha de la siguiente reunin.Las minutas son documentos
importantes y se debe tener un registro de ellas para su previo
uso, en ellas se estructuran las reuniones que llevan a cabo los
integrantes del proyecto, contiene los temas tratados en las
reuniones y se pueden apreciar de forma clara el inters que tiene
cada integrante en el proyecto, ya que se toma nota de cada punto
relevante, as como la asistencia de las personas, lo que han
aportado a las reuniones y como han reaccionado en cada reunin.
REGSTRO DE MINUTAS DE ACUERDOS.
DEFINICIN.
Las minutas son el recurso escrito de una reunin o audiencia.
Proporcionan una descripcin de la estructura de la reunin,
comenzando con una lista de los presentes, siguiendo con los
planteamientos y las respuestas de cada uno de los asistentes, y
finalizando con el detalle de las conclusiones arribadas.
No hay consenso en lo que debe o no debe contener una minuta.
Dentro de ciertos lmites, los negocios y las organizaciones
privadas pueden seguir las reglas que ellos eligen. Las minutas
pueden ser tan detalladas y comprehensivas como una transcripcin, o
tan brevemente y sucintas como una lista simple de las resoluciones
o decisiones tomadas.
La funcin inmediata de la minuta es servir como archivode datos
a la audiencia. Sirve para guardar en forma escrita la informacin
tratada de manera oral, y mantenerla como un archivo permanente,
disponible para revisar en cualquier momento y por cualquier razn
(por lo general, se revisan las decisiones y compromisos tomados en
un determinado proyecto).
Papel de la minuta: Fijar todos los acuerdos que se acordaron
respecto al proyecto. Recordar informacin obtenida. Establecer
responsabilidades. Comunicar los avances de las actividades
acordadas.QUIN REDACTA LA MINUTA?
Usualmente las minutas son escritas por secretarias o por una
persona del equipo asignada para tal efecto. En el caso de los
mbitos pblicos y oficiales, por un mecangrafo. En cualquiera de los
casos, es responsabilidad del encargado de dicha tarea, tomar notas
a lo largo de la reunin e interpretar lo que se trate en la
misma.
Redactar una minuta parece ser una tarea bastante fcil, pero
realmente involucra problemas cognoscitivos y verbales para
escribir un informe til. Primero se debe distinguir lo esencial de
lo no esencial, la idea principal de las secundarias o de menor
importancia, y encontrar un lenguaje claro y apropiado para resumir
la informacin e ideas importantes.En muchos casos este trabajo se
complejiza puesto que algunas reuniones son usadas para establecer
disputas y, por lo tanto, la persona encargada de la minuta se
deber transformar en un juez y juzgar qu aspectos sacar en funcin
del inters y expectativas de sus colegas.
De todas formas, posteriormente ser necesario el consenso de la
minuta por parte de todo el equipo. Si los miembros del comit o del
grupo convienen que la minuta escrita refleja lo que sucedi en la
reunin, entonces sta queda aprobada. Si hay errores u omisiones,
estos pueden ser corregidos o amentados posteriormente. Los cambios
de menor importancia se pueden realizar inmediatamente, y las
minutas enmendadas pueden ser aprobadas segn la enmienda
prevista.
IMPORTANCIA DE LA MINUTA.Las minutas son suficiente prueba a
primera vista de lo que ocurri en la reunin. Son evidencia eficaz
de lo que se dijo e hizo. Las leyes en algunos estados
especficamente exigen que las corporaciones sin lucro guarden y
mantengan minutas de sus procesos, y libros completos y archivos de
sus cuentas. Grabar la discusin al pie de la letra no es de
requisito, ni tan siquiera es prctica general. Los asuntos y
sujetos deben ser grabados indicando si es que se pas bastante o
poco tiempo en la discusin. Si se hicieron declaraciones especficas
a favor o en contra de las cuestiones, stas se pueden resumir. Si
la declaracin parece lo suficiente importante, se puede grabar la
substancia de la declaracin y el nombre de la persona que hizo la
declaracin.CMO REDACTAR UNA MINUTA?
Al momento de su redaccin, ser necesario tener en cuenta que la
minuta debe ser:
Especfica.Se deben evitar abstracciones y generalidades. Para
ello, ser necesario especificar todo lo que d lugar a confusiones,
como: marcas de equipos, tipos de recursos, fechas y nombres de
personas responsables.
Concisa.La informacin debe ser, preferentemente, breve y
puntual.Si bien corresponde abarcar todo lo que se haya planteado
en la reunin (de forma resumida), se debern excluir detalles
innecesarios, particularmente aquellas discusiones que no llevan a
ninguna parte.La excepcin es para los casos de reuniones
financieras, en donde es muy usual incluir ciertos aspectos que
pudieran ser catalogados de irrelevantes pero que los participantes
prefieren adherirse a la mxima de es mejor que sobren a que falten
por cuestiones de seguridad.
Objetiva. Es necesario eliminar toda subjetividad que denote
opiniones, sentimientos, etc., y que pueda alterar la posterior
interpretacin de la reunin.
MODELO DE MINUTA.
CONCLUSIN.
Una minuta es un breve documento de trabajo que tiene la funcin
de fijar los acuerdos de una junta o una reunin con el fin de que
se tomen en cuenta los aportes y se deslinde las responsabilidades
de cada uno de los integrantes del proyecto.
Con stos documentos, te puedes dar una idea de qu se trat en una
reunin sin haber asistido, as mismo, funciona como soporte a todo
lo que se dijo en la reunin.
Las minutas son documentos importantes que se elaboran para
tener evidencias de las reuniones que se llevan a cabo con el
objetivo de plantear el desarrollo del proyecto, elaborar una
minuta es ms fcil que elaborar una cita, pero aun as es igual de
importante y completa, hay que tener en cuenta que estas minutas
tiene que ser elaboradas por otra persona que no sea el director de
la junta o reunin para as ser imparcial y que sea un documento ms
fiable.8